gestão do tempo - como manter o trabalho sob controle e minimizar o estresse do dia-a-dia

GESTÃO DO TEMPO

Natalia Menezes10/06/2014

COMO MANTER O TRABALHO SOB CONTROLE E MINIMIZAR O ESTRESSE DO DIA-A-DIA

• Urgente x importante

• Matriz de Einsenhower

• 10 erros mais comuns e como evitá-los

• Algumas técnicas

• Usando a tecnologia a seu favor

• Dicas finais

AGENDA

URGENTE OU IMPORTANTE?

IMPORTANTE

Atividade que contribue para atingir objetivos pessoais ou profissionais. Acrescenta valor e resultado.

URGENTE

Atividade que demanda atenção imediata.

"O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”

Eisenhower (Presidente dos EUA durante a 2a Guerra Mundial)

“APAGAR INCÊNDIOS”

Geralmente concentramos nas atividades urgentes. Elas demandam nossa atenção pois as consequências de não resolvê-las são imediatas.

CUIDADO!

Não deixe uma atividade importante se transformar em urgente! Como?

1. Prevendo possíveis cenários futuros

Zona de influência x Zona de preocupação Stephen Covey - Os 7 hábitos da pessoas altamente eficazes

2. Evitando os 10 erros mais comuns da gestão do tempo

URGENTE OU IMPORTANTE?

• 60% - Planejar, fazer com tempo hábil, não deixar tornar urgente• 20% - Não previsíveis ou deixados pra última hora• 15% - Atrapalham a atingir objetivos e completar trabalho. Reagende ou delegue • 5% - Pura distração. Ignorar, cancelar, saber dizer não

60% 20%

15%5%

Erro #1: não definir objetivos

Quando você sabe onde quer chegar, consegue determinar o que precisa ser feito e em qual ordem.

Objetivos devem ser SMART:

• Specific.• Measurable.• Attainable.• Relevant.• Time Bound.

Pesquisa divulgada pela HBR indica que pessoas que usam recompensas ou reforços positivos/negativos tem maiores chances de atingirem seus objetivos “se... então”

Erro #2: não priorizar

Saber identificar o grau de relevância da tarefa

-Esquema A-B-C -Matriz importante/urgente

App ToDo list

Erro #3: não ter uma lista de to-do

Use a memória “externa”Você não pode carregar tudo na cabeça (David Allen - Getting things done)

Separe as listas por contextosCasa, trabalho, ligações, pessoal

Um passo de cada vezQuebrar grandes tarefas em pequenas aumenta significativamente a eficiência, reduz erros e atrasos

Diminua as reuniõesTroca de ideias e informações é importante, mas as reuniões não são o lugar para realmente fazer o trabalho ou agir

Faça um planejamento semanalAproveite um tempo de espera para fazer um planejamento semanal bem estruturado.

Erro #4: não saber gerenciar as distrações

Minimizar distrações

- Colocar tempo limite para cada tarefa, ao fim do qual pode dar atenção às distrações

Gerenciar interrupções

- Definir e esclarecer com pessoas ao redor quais interrupções são aceitáveis.

-Definir momentos “do not disturb”

Garantia de “ganhar” pelo menos 1 hora por dia

Erro #5: procrastinar

Racionalizações comuns

1. Sou mais produ.vo quando trabalho sob pressão2. Não sei como fazer isso, estou esperando eu

saber para então começar3. Não estou fazendo por que realmente não quero

fazer. Essa é a verdade4. Relaxe. O mundo não vai acabar se eu não fizer

isso.5. É mais fácil fazer quando eu es.ver afim. Não

estou afim agora.6. Da úl.ma vez, esperei até o úl.mo momento e

deu tudo certo, por que não daria agora?7. Se eu esperar até o úl.mo minuto, não vou

gastar tanto tempo nisso8. Circunstâncias fora do meu controle me

impediram de fazer9. Faz tanto tempo que estou trabalhando nisso,

não tenho mais interesse ou energia

Se algo pode ser feito em menos de dois minutos, faça agora! (David Allen - Getting things done)

Passos para a cura1. Perceber que está adiando algo

desnecessariamente2. Levantar os reais mo.vos para isso3. Disputar estes mo.vos e superá-‐los4. Começar a tarefa

Impedimentos comuns para superar procras6nação1. Mañana -‐ "Farei amanhã."2. Mañana con.ngente -‐ "Farei amanhã,

se ..."3. Escapismo -‐ "Preciso dar uma volta

primeiro para esvaziar a cabeça"4. Impedimentos -‐ "Meu problema se

resolveria se eu morasse em outro lugar, se eu fosse mais novo... "

5. Cavalgaria ao resgate -‐ "O professor vai ficar doente e cancelar a prova!"

Algumas ferramentas para ajudar• Faça as tarefas parecerem pequenas e

fáceis na sua cabeça • Faça apenas uma pequena parte da tarefa

por vez • Plano de 5 min: trabalhe em algo por cinco

minutos. Ao final deste tempo, pode fazer outra coisa. Provavelmente você já estará envolvido.

• Comunique seus planos de realizar algo e deixe a pressão dos outros te mo.var

• Use um amigo como modelo posi.vo e aproveite sua presença

• Modifique seu ambiente -‐ se não consegue trabalhar em casa, vá para um café.

• Planeje o dia seguinte e estabeleça prioridades

• Saiba aceitar retrocessos e começar de novo, se for necessário


Erro #6: ter sobrecarga de tarefas

• Causa baixa performance, estresse e baixa moral.

• Micromanager: alguém que insiste em controlar ou fazer todo o trabalho, por não confiar em mais ninguém para fazê-lo corretamente (É um problema para todos, não apenas gerentes!)

• Saber falar sim para a pessoa e não para a tarefa: assim é possível ser assertivo e ainda manter bom relacionamento com o grupo.

Erro #7: adorar estar “ocupado”

Não reclamamos, temos orgulho e celebramos estar sempre ocupados. Sinônimo de sucesso e importância. Raramente significa que se é efetivo.

“A busca indisciplinada por mais”: fazer tudo, ter tudo, alcançar tudo

Aliança entre três tendências: smartphones, mídia social e consumismo extremo.

Resultado: sobrecarga de informação e de opinião. Nunca estivemos tão cientes sobre o que todos estão fazendo e, portanto, do que nós “deveríamos” estar fazendo. Nesse processo, acreditamos que sucesso é ser super-homem e fazer tudo.

Quando a “bolha do mais” explodir...Tempo desperdiçado fazendo coisas que não tinham valor algum. Abrimos mão das poucas coisas que realmente importam pelas várias coisas que não importam.

http://blogs.hbr.org/2014/06/why-we-humblebrag-about-being-busy/



Erro #7: adorar estar “ocupado”

“A busca disciplinada por menos, porém melhor”

Os Essencialistas: desenhar a vida a redor do que é essencial e eliminar o restante. Sensação de se desfazer de uma caixa de roupas velhas que não usa mais: a bagunça se foi, temos mais espaço para o que importa.

Ex.: Caminhadas de manhã para pensar, ter fins de semana de verdade sem trabalho, desligar tecnologia por alguns períodos. Diminuir tempo no Facebook e ligar para as pessoas que realmente importam.

As empresas estão competindo entre si para melhorarem nisso: sleep pods no Google, salas de meditação no Twitter.

1. Pare para definir o que é essencial 2. Descanse para atingir excelência: Dois principais diferenciais entre os “bons” e os “excelentes”: horas de dedicação (10 mil horas para excelência) e horas de sono3. Saiba dizer “não” para boas oportunidades




Erro #8: multitasking

O cérebro não consegue de fato focar em mais de uma tarefa por vez.

Problema: compromete a qualidade do trabalho, aumenta nível de estresse e causa perda de tempo.

Estudos mostram que multitasking pode resultar em um desperdício de 20-40% do nosso tempo, dependendo da tarefa que estamos tentando executar.

Sinais de multitasking: várias abas abertas ao mesmo tempo, aceitar interrupções constantes, estar fazendo uma tarefa não motivante, não recordar de algo que acabou de ser dito, falar com alguém enquanto escreve ou lê outra coisa, etc.

FOCUS - Daniel Goleman

Pomodoro Technique

Erro #9: não descansarTRIPÉ: sono, alimentação e exercícios físicos

É impossível focar e produzir trabalho de qualidade sem dar ao cérebro tempo para descansar

Otimize o tempo de sono

-Alimentação e exercícios físicos-Banho quente (temperatura do corpo)-Quarto escuro, sem barulhos, sem aparelhos eletrônicos muito perto-Ritual: mantenha o ciclo hormonal regular dormindo e acordando sempre na mesma hora-Instale F.lux para reduzir a luz azul (cansa a vista e suprime a produção de melatonina durante a noite)-Não durma vendo TV ou no computador (a luz suprime a produção de melatonina e os aparelhos estimulam a mente invés de relaxá-la)-Tome um pouco de sol todos os dias (vitamina D e serotonina)-Não use o quarto e a cama para trabalhar, estudar ou comer-Tente dormir antes das 11h. (Janela entre 10:45 e 11h - “gás” de cortisol te deixa produtivo ou pelo menos acordado até as 2h.

Google, AOL, P&G, Apple permitem tempo de soneca no trabalho

Erro #9: não descansar

Erro #10: enganar-se

• Não prestar atenção nos sinais que o corpo e o cérebro dão

• Acreditar que já gerencia seu tempo muito bem é o pior erro. Uma das melhores maneiras de aprimorar a gestão do tempo é reconhecer e retificar erros. Isso faz uma enorme diferença na produtividade, no nível de estresse e felicidade.

Agendar tarefas ineficientemente

Cada pessoa tem um ritmo diferente e se sente mais produtivo e cheio de energia em uma parte do dia.

1. Encontre seu horário de pico no dia

2. Agende atividades importantes (alto valor) para esta hora

3. Agende atividades de baixa-energia (retornar ligações, responder emails) para o horário de pouca energia

Algumas técnicas

GTD“Getting Things Done” - baseia-se na identificação das etapas a serem cumpridas e na regra dos 2 minutos

MAPA MENTALFerramenta para organizar os pensamentos e visualizar as etapas e o todo

TÉCNICA DO POST-ITAs atividades de um dia têm que caber em um post-it, já que o dia, assim como o quadrado de papel, é limitado

NEOTRIADBaseado na classificação de tarefas em IMPORTANTES, URGENTES E CIRCUNSTANCIAIS. Proposta é reduzir tempo gasto com urgências e obrigações para investir nas importantes

ZEN HABITSDefende que é preciso desacelerar para acelerar. Diminuir estresse para focar no que realmente importa. Blog de bem-estar e organização.

POSECSigla em inglês para PRIORIZAR, ORGANIZAR, RACIONALIZAR, ECONOMIZAR E CONTRIBUIR. Sugere agrupamento de tarefas em blocos curtos, elencando objetivos por ordem de importância.

TÉCNICA DE POMODOROFracionar o dia, concentrando em uma única atividade por 25 minutos, com uma pausa de 5 minutos.

Usando a tecnologia a seu favor

Quer gerenciar o email melhor?O mailbox te deixa dar snooze em emails, visualizar longas conversas como um chat, integrado com Dropbox.O sanebox prioriza emails importantes e resume o restante, também permite dar snooze em emails e enviar notificações para quem ignora seus emails.

Quer lembrar de todas as tarefas? Estes são alguns dos principais apps de task management, compatíveis com vários dispositivos. O CARROT te pune por procrastinar (Would you like to confess your laziness to all your social media friends?”), e te recompensa por produtividade com pontos que podem ser resgatados em brindes

Quer guardar algo interessante para depois? Salve artigos, vídeos, imagens, textos para a hora certa, podendo visualizá-los no computador, tablet ou celular


Quer ter mais foco? -focus@will oferece canais de música desenvolvidos com base na neurociência para aumentar atenção em até 400%. Música comercial reduz compreensão e causa distração pois é feita para conectar com você intelectual e emocionalmente-focuslock bloqueia apps que te distraem nos momentos em que precisa concentrar-focus booster é um timer de Pomodoro digital, em que você define o tempo de sessão e de pausa

Quer ir ao supermercado sem esquecer a lista? Aqui você pode criar listas de compra e o app até sugere receitas

Quer descobrir quanto tempo está desperdiçando?Ambos ajudam a entender os hábitos diários e descobrir os “ladrões de tempo”. RescueTime verifica seu histórico e envia relatórios baseados nos objetivos definidos por você. No Toggl você inputa cada atividade desempenhada e ele faz planilhas do que está consumindo seu tempo


Quer equilibrar melhor a vida pessoal com a vida profissional? O Eternity divide o tempo entre trabalho, dormir e diversão. Você define a hierarquia das atividades e começa o timer

Quer visualizar melhor uma idéia ou projeto? O Zamurai e o Talkboard te deixam escrever, salvar e compartilhar quadro-branco

Dicas finais

• Conheça suas motivações e seus limites

• Otimize tempo de espera (elevador, trânsito até o trabalho, etc)

• Entenda que sempre há espaço para melhoria em gestão do tempo, e que não há perfeição.

• Não se prenda demais a uma técnica, adapte e otimize para você.

• Para selecionar uma técnica ou app, busque um que esteja relacionado com as suas limitações e não se confunda utilizando vários apps ou técnicas diferentes

OBRIGADA

Natalia Menezes10/06/2014

gestão do tempo - como manter o trabalho sob controle e minimizar o estresse do dia-a-dia

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