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GESTÃO DE PROCESSOS(Oficina)
Escritório de Projetos e ProcessosMarço - 2017
1. Definições claras de responsabilidade e propriedade:
Gerente do Processo: executor principal do processo, responsável por manter o mapeamento atualizado no site da Instituição, atender a questionamentos sobre o andamento do processo, solucionar problemas e monitorar continuamente os controles internos.
Para registro e formalização utilizaremos a Ficha Cadastral do Processo.
Evita o “empurra empurra”, facilita a comunicação, agiliza a resolução de problemas.
2. Superação de obstáculos de fronteiras funcionais, pois foca o processo e não os setores.
3. Ênfase na transformação do processo e não apenas no mapeamento (desenho).
4. Permite o uso de ferramentas apropriadas , pois conhecer os processos em detalhes auxilia na identificação correta dos recursos necessários (carga de trabalho, habilidades, sistemas...).
5. Afeta a motivação dos servidores, devido maior visibilidade e reconhecimento pelo trabalho, e por conseguinte o desempenho.
6. Reduz os ruídos na comunicação.
7. Contribui para o controle de custos, qualidade e melhoria contínua através das medições de desempenho.
8. Permite melhorar aspectos de padronização, logo elimina a possibilidade de tratamento diferenciado para situações semelhantes.
9. Necessário ao Gerenciamento de Riscos, logo, auxilia também na aderência a Instrução Normativa Conjunta do MPOG/CGU 01 de 2016.
Gerenciamento de Riscos (noções básicas)
RiscoEvento em potencial que venha a ter impacto no
cumprimento dos objetivos.
Identificação dos Riscos
Causa (fonte) x Impactos (consequências)
Exemplo:
Falta de planejamento (causa)Atraso na execução (risco)Demanda não atendida tempestivamente (consequência)
Classificar os riscos identificados:
Risco inerente: não considera as ações gerenciais que possam reduzir a probabilidade ou impacto (não tratado).
Risco Residual: o resíduo após a implementação das estratégias de mitigação (o que sobra).
Definir resposta aos riscos (ameaças)
a. Aceitar: Aceitação ativa (criação de plano de contingências ou Aceitação passiva (ações serão determinadas quando e se o risco ocorrer)
b. Transferir: Tornar outra pessoa ou organização responsável pelo risco (ex: seguradora)
c. Mitigar: Reduz a probabilidade ou o impacto
d. Evitar: Elimina a causa do problema
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Tarefa Automática (Invocação de serviço)
Tarefa de Envio de mensagem
Tarefa de Recebimento de mensagem
Tarefa de Usuário: uma pessoa desempenha a tarefa com a assistência de uma aplicação de software.
Tarefa Manual
BPMN sugere alguns símbolos que podem ser adicionados à tarefa para representar visualmente sua utilização
● Fluxo de SequênciaMostra a ordem dos elementos de fluxo. Só pode ser usado para ligar elementos dentro da mesma piscina.
Tempo Tempo
● Fluxo de Sequência Padrão
Conector entre uma tarefa/subprocesso e um desvio de fluxo.
Mostra o caminho padrão do fluxo quando nenhuma das opções do desvio forem verdadeiras.
● Fluxo de Mensagem
Usado para mostrar o fluxo de mensagens entre atividades em piscinas distintas.
● Conector de Associação
Usado para conectar os elementos de artefatos (Anotação, grupos, etc) ao diagrama, e é representado por uma linha pontilhada, podendo ou não apresentar setas em “v”.
Subprocesso Contraído
Subprocesso Expandido
Os fluxos de sequência de entrada e saída devem ser ligados no limite do subprocesso (sua borda).
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Indica ponto de início de eventos sem tipo
Ponto, intervalo, instante ou limite de tempo
Inicia uma comunicação
Inicia um processo quando determinada condição se torna verdadeira
Evento intermediário padrão.
Ex: Se a data de entrega prevista for atingida e o recebimento das mercadorias não tiver sido confirmado, a tarefa é automaticamente cancelada e o fluxo que sai do evento de timer é disparado, dando início à atividade “Cancelar o pedido”
Ex: se o após dois dias úteis a tarefa “Avaliar pedido” ainda não tiver sido finalizada, o fluxo iniciado no evento é disparado, iniciando a tarefa “Receber aviso de atraso na avaliação”
Mensagem Enviada.
Mensagem Recebida.
Finaliza um processo sem gerar especificações.
Finaliza o processo com envio de uma mensagem.
Finaliza por completo o processo, mesmo existindo atividades em fluxo. Somente devem ser utilizados para interromper processos/subprocessos em que haja fluxos ocorrendo em paralelo.
Os desvios de fluxo oferecem a lógica para o processo.
Indicam as razões para tomadas de decisão em fluxos de processos.
Permitem descrever as possíveis exceções conhecidas do negócio, ou beneficiar a duração do processo através da paralelização de atividades.
É representado visualmente por um losango. O símbolo interno do losango identifica a interpretação lógica representada.
Boa prática: descrever que valor resultante da condição deve ser verdadeiro para que o fluxo siga por aquele caminho
Exclusivo baseado em dados Condição de fluxo exclusiva, em que apenas um dos caminhos criados será seguido
ParaleloCondição de fluxo em que dois ou mais caminhos que serão executados paralelamente. É utilizado para realizar a convergência de fluxos, garantindo que todos os caminhos paralelos sejam concluídos, chegando até ele antes de dar continuidade.
InclusivoCondição de fluxo em que o processo deverá avaliar a condição relacionada, e um ou mais caminhos poderão ser seguidos.
É utilizado para realizar a convergência de fluxos, ele garantirá que todos os fluxos que estiverem em execução sejam concluídos, chegando até ele antes de dar continuidade à sequência de atividades.
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m guia para iniciar estudos em BPMN (I): Atividades e sequência: http://blog.iprocess.com.br/2012/11/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-i-atividades-e-sequencia/
Um guia para iniciar estudos em BPMN (II): Gateways: http://blog.iprocess.com.br/2012/11/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-ii-gateways/
Um guia para iniciar estudos em BPMN (III): Eventos de Início e Fim: http://blog.iprocess.com.br/2012/12/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-iii-eventos-de-inicio-e-fim/
Um guia para iniciar estudos em BPMN (IV): Eventos Intermediários: http://blog.iprocess.com.br/2012/12/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-iv-eventos-intermediarios/
Um guia para iniciar estudos em BPMN (V): Subprocessos: http://blog.iprocess.com.br/2012/12/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-v-subprocessos/
Um guia para iniciar estudos em BPMN (VI): Swimlanes e Artefatos: http://blog.iprocess.com.br/2013/01/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-vi-swimlanes-e-artefatos/
BPMN: Modelando processos de negócio com elementos avançados (Parte I): http://blog.iprocess.com.br/2013/01/bpmn-modelando-processos-de-negocio-com-elementos-avancados-parte-i/
Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM CBOK)
Avaliação de Controles Internos (FONAI-MEC), Souza, Kleberson
Instrução Normativa CGU/MPOG 01 de 2016.