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Gerenciamento de Projetosde Forma Simples
Mentorear Assessoria Empresarial Ltda
Gestão de Projetos
Paulo Espindola
TV.3.0
Tempo
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Gerenciamento de Projetos de Forma Simples11/04/23 2/27
Leve este pensamento com você . . .
Em terra de cego quem tem um olho … continua caolha. Aprimore-se sempre !
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Tempo é . . .
Diferente...... de qualquer outro recurso que você possa gerenciar. Ele não pode ser economizado, armazenado ou estocado para uso mais tarde.
Por isso...... o dia sempre terá no máximo 24 horas. Use-as da melhor forma possível ou perca-as!
Desta forma...... finais de semana e feriados NUNCA deveriam ser “dias úteis” na sua agenda. Útil só para descansar e fazer o que você gosta. Embora você possa estar “plugado” 24 X 7 . . .
PMI – PMBOK 2004
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Gerenciando o Tempo
• Ele é finito e não pode ser comprado;• Pode ajudar você a ser mais competitivo no mercado;• Ninguém que gasta tempo demais é eficiente e eficaz;• Libera tempo para você se energizar;• O mundo global otimiza o tempo;• Porque ele é muito importante para você.
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O que é Gerenciamento do Tempo?
É gerenciar muito bem as datas acordadas com a equipe, com o cliente e com você.
É a aplicação dos processos necessários para realizar o término do projeto no prazo.
PMI – PMBOK
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Restrição Tripla – Triple Constraint
Escopo
Tempo Custo
QualidadeRiscos
Satisfação do Cliente
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Tempo com 5W2H
Perguntas que você deveria estar sempre fazendo nas suas atividades . . .
How Much Quanto . . . Vou gastar nisso ?
How Como . . . Nós faremos isso ?
Where Onde . . . Isto será feito ?
When Quando . . . É necessário entregar ?
What O que . . . É preciso entregar ?
Who Quem . . . Tem interesse nisso ?
Why Por que . . . Devemos fazer isso ?
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Plano de Gerenciamento de Tempo
• Define o formato a ser adotado nos cronogramas;• Define os critérios para desenvolvimento;• Define os critérios de controle;• Define as técnicas e ferramentas adotadas;• Define a freqüência de revisão do plano; • outras...
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Uma pergunta que não quer calar!
O que é um cronograma?
Como você deve desenvolvê-lo?
Quem deveria estar envolvidono desenvolvimento dele?
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Cronograma
É uma lista de atividades, seqüenciadas, com datas de inícioe término estabelecidas, com recursos alocados e que, quandoexecutadas, devem gerar os produtos estabelecidos no projeto.
Como desenvolvê-lo, não perca a seguir . . .
Envolver todos que tenham relação com os produtosque devem ser entregues. Mas quem ?
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Como elaborar um Cronograma
Lista de Atividades * Identificar as atividades que devem ser realizadas para produzir seus produtos;
Utilizar a EAP/WBS
Estimativa de Duração * Definir um tempo estimado para cada atividade; Atentar para possíveis restrições
Dependência de Atividades * Definir as dependências entre as atividades listadas; Identificar paralelismo, seqüenciamento, mandatórias, externas
Alocação dos Recursos * Definir quem trabalha em qual atividade do projeto; Melhor alocação
Calendário do Cronograma * Planejar o calendário do projeto para os dias trabalhados; Normal 40 horas por semana. Registrar feriados
Calendário dos Recursos * Planejar o calendário dos profissionais para os dias trabalhados; Conforme horário de trabalho do profissional.
Registrar férias, licenças, viagens, etc
Marcos do projeto * Definir entregas críticas para controle do projeto; Verificar pontos de controle, restrições, compromissos
Negociar datas de início/término * Escalar para obter comprometimento gerencial;
E por fim . . . Definir BASELINE do CRONOGRAMA.
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Tipos de Cronogramas
Marcos
ID % Real Task Name Duration Start1 50% PDM - ADM Delivery RJ - Macro-Atividades - Ano 2008 261 days 1/1/08
2 100% IDP - Individual Development Plan 64 days 1/1/08
6 100% PBC - Personal Business Commitment 64 days 1/1/08
10 27% MBA / TCR - Ciclo Salarial 41 days 2/5/08
15 31% SEA - Service Excellence Award 261 days 1/1/08
22 100% GDP - Growth Driven Profit-Sharing - Bônus de Participação 64 days 1/1/08
26 100% MD - Matriz de Diferenciação 64 days 1/1/08
30 0% MFP - Manager Feedback Program 42 days 1/10/08
34 100% HMP / TT (High Manager Professional / Top Talent) - Indicação 42 days 1/1/08
38 100% TR - Technical Resource - Indicação 41 days 1/2/08
42 27% Acordo Coletivo 42 days 1/5/08
46 0% Manager's Day 20 days 2/6/08
50 38% PTO - Plano de Treinamento Organizacional 261 days 1/1/08
57 0% PA / PDFA - Project Assessment / Professional Development Framework Assessment131 days 1/7/08
Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb2007 2008 2009
ID % Real Task Name Duration Start1 50% PDM - ADM Delivery RJ - Macro-Atividades - Ano 2008 261 days 1/1/08
2 100% IDP - Individual Development Plan 64 days 1/1/08
6 100% PBC - Personal Business Commitment 64 days 1/1/08
10 27% MBA / TCR - Ciclo Salarial 41 days 2/5/08
11 100% Início do Processo 0 days 2/5/08
12 52% Avaliação 21 days 2/5/08
13 0% Divulgação 20 days 2/6/08
14 0% Término do Processo 0 days 30/6/08
15 31% SEA - Service Excellence Award 261 days 1/1/08
16 100% Início do Processo 0 days 1/1/08
17 100% 1* Quartil (Indicação & Premiação) 42 days 1/2/08
18 26% 2* Quartil (Indicação & Premiação) 42 days 2/5/08
19 0% 3* Quartil (Indicação & Premiação) 43 days 1/8/08
20 0% 4* Quartil (Indicação & Premiação) 42 days 3/11/08
21 0% Término do Processo 0 days 31/12/08
22 100% GDP - Growth Driven Profit-Sharing - Bônus de Participação 64 days 1/1/08
26 100% MD - Matriz de Diferenciação 64 days 1/1/08
30 0% MFP - Manager Feedback Program 42 days 1/10/08
34 100% HMP / TT (High Manager Professional / Top Talent) - Indicação 42 days 1/1/08
38 100% TR - Technical Resource - Indicação 41 days 1/2/08
42 27% Acordo Coletivo 42 days 1/5/08
46 0% Manager's Day 20 days 2/6/08
50 38% PTO - Plano de Treinamento Organizacional 261 days 1/1/08
57 0% PA / PDFA - Project Assessment / Professional Development Framework Assessment131 days 1/7/08
2/5
30/6
1/1
31/12
Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb2007 2008 2009
ID % Real Task Name Duration Start1 50% PDM - ADM Delivery RJ - Macro-Atividades - Ano 2008 261 days 1/1/08
2 100% IDP - Individual Development Plan 64 days 1/1/08
3 100% Início do Processo 0 days 1/1/08
5 100% Término do Processo 0 days 31/3/08
6 100% PBC - Personal Business Commitment 64 days 1/1/08
7 100% Início do Processo 0 days 1/1/08
9 100% Término do Processo 0 days 31/3/08
10 27% MBA / TCR - Ciclo Salarial 41 days 2/5/08
11 100% Início do Processo 0 days 2/5/08
14 0% Término do Processo 0 days 30/6/08
15 31% SEA - Service Excellence Award 261 days 1/1/08
16 100% Início do Processo 0 days 1/1/08
21 0% Término do Processo 0 days 31/12/08
22 100% GDP - Growth Driven Profit-Sharing - Bônus de Participação 64 days 1/1/08
23 100% Início do Processo 0 days 1/1/08
25 100% Término do Processo 0 days 31/3/08
26 100% MD - Matriz de Diferenciação 64 days 1/1/08
27 100% Início do Processo 0 days 1/1/08
29 100% Término do Processo 0 days 31/3/08
30 0% MFP - Manager Feedback Program 42 days 1/10/08
31 0% Início do Processo 0 days 1/10/08
33 0% Término do Processo 0 days 28/11/08
34 100% HMP / TT (High Manager Professional / Top Talent) - Indicação 42 days 1/1/08
35 100% Início do Processo 0 days 1/1/08
37 100% Término do Processo 0 days 28/2/08
38 100% TR - Technical Resource - Indicação 41 days 1/2/08
39 100% Início do Processo 0 days 1/2/08
41 100% Término do Processo 0 days 31/3/08
42 27% Acordo Coletivo 42 days 1/5/08
43 0% Início do Processo 0 days 1/5/08
45 0% Término do Processo 0 days 30/6/08
46 0% Manager's Day 20 days 2/6/08
47 0% Início do Processo 0 days 2/6/08
49 0% Término do Processo 0 days 30/6/08
1/1
31/3
1/1
31/3
2/5
30/6
1/1
31/12
1/1
31/3
1/1
31/3
1/10
28/11
1/1
28/2
1/2
31/3
1/5
30/6
2/6
30/6
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AtividadesSumarizados
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Tipos de Estimativas
CHUTECálculos Hipotéticos Utilizando Técnicas de Estimativas
Estimativa é usada para ...Fornecer o tempo requerido (esperado) para completar uma atividade,utilizando parâmetros como skill dos profissionais, riscos, premissas,restrições, produtividade, histórico realizado, experiência, entre outros.
Conceitos entre Duração &
Esforço
Outros TiposAnáloga;Paramétrica;Especialista no Assunto;Três pontos : O, M, P;
Conceitos entre Top-down & Botton-up
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??????
Precisão das Estimativas
Ordem de Magnitude
???
Definitiva
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o da
Est
imat
iva
Menos
Mais
Co
nh
ecim
ento
do
Ass
un
toA
um
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a P
reci
são
da
Est
imat
iva -25% a
+75%
-5% a+10%
-10% a+25%
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Tipos de Dependências
ID Task Name Duration Start Finish1 Turma 09 - TEMPO 9 days 30/7/08 11/8/08
2 Atividade A (FS) 2 days 4/8/08 5/8/08
3 Atividade B 1 day 6/8/08 6/8/08
4 Atividade C 3 days 7/8/08 11/8/08
5
6 Atividade A (SS) 1 day 4/8/08 4/8/08
7 Atividade B 2 days 4/8/08 5/8/08
8 Atividade C 3 days 4/8/08 6/8/08
9
10 Atividade A (FF) 2 days 4/8/08 5/8/08
11 Atividade B 3 days 4/8/08 6/8/08
12 Atividade C 1 day 6/8/08 6/8/08
13
14 Atividade A (SF) 1 day 30/7/08 31/7/08
15 Atividade B 4 days 4/8/08 7/8/08
16 Atividade C 2 days 31/7/08 4/8/08
S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W27 Jul '08 3 Aug '08 10 Aug '08 17 Aug '08 24 Aug '08 31 Aug '08
FS – Finish to Start – Quando terminar, inicia a próximaSS – Start to Start – Devem iniciar juntasFF – Finish to Finish – Devem terminar juntasSF – Start to Finish – (raro) Quando iniciar, termina a anterior
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Tipos de Folgas
Folga Livre – Free FloatÉ o tempo permitido para atraso de uma atividade do cronograma sematrasar o início mais cedo de qualquer outra atividade seguinte.
Folga Total – Total FloatÉ o tempo permitido para atraso de uma atividade do cronograma doseu início mais cedo sem atrasar o término do projeto.
Folga > 0, tudo sob controle ... (lindos sonhos)
Folga = 0, nada pode dar errado ... (quer dormir?)
Folga < 0, projeto atrasado ... (pesadelos)
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Caminho Crítico
É o caminho de mais longa duração do seu projeto.Ele determina a data final do seu projeto.
Qualquer atividade que atrase neste caminho, atrasa seu projeto.
Qualquer atividade que antecipe neste caminho, antecipa seu projeto.
Pode haver mais de um
caminho crítico no projeto?
Sim, bastando eles terminarem na
mesma data final do projeto. Mas
não é aconselhável.
Por que ?
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Reduzindo Datas no Cronograma
Fast Tracking - ParalelismoPassar a realizar atividades em paralelo.• Pode gerar retrabalho;• Aumenta os riscos.
Crashing - CompressãoAvaliar custo e tempo para determinar o máximo de compressão de prazos com o menor custo incremental.• Aumento de custo;• Nem sempre é viável.
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Informações de uma atividade
Representação Gráfica(sugerida)
LS – Late StartInício mais tarde
Nr e Nome da Atividade
LF – Late FinishTérmino mais tarde
Duração
Folga
ES – Early StartInício mais cedo
EF – Early FinishTérmino mais cedo
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Um exemplo . . .
30 3 2 14
1 5
3 3 5 5 19
019 19
19 190
0 1 1 6
000 1955330
1914 131413 13
Tirar foto para o passaporte
Solicitar o passaporte Receber o passaporte
Partir para o Exterior
Tomar as vacinasMarcar a vacinação
Aprovaçãoda Viagem
Internacional
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Uma pergunta que não quer calar!
O que você poderia levar para outros projetoscomo lição aprendidano gerenciamento do
tempo do seu projeto?
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Gerenciamento de Projetos de Forma Simples11/04/23 22/27
Lições Aprendidas com Tempo
• Consulte pessoas ao criar sua lista de atividades;• Cheque bem a lista para buscar ausências;• Verifique atividades que podem ser paralelas;• Peça ao responsável uma estimativa da atividade; • Mantenha sob controle o Caminho Crítico;• Tem Lição Aprendida em todas as áreas.
Algumas Idéias
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Gerenciamento de Projetos de Forma Simples11/04/23 23/27
Dúvidas
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Gerenciamento de Projetos de Forma Simples11/04/23 24/27
Leve este pensamento com você . . .
Não siga aonde leva a trilha. Em vez disso, vá aonde não há trilha e deixe seu rastro.
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Gerenciamento de Projetos de Forma Simples11/04/23 25/27
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Gerenciamento de Projetos de Forma Simples11/04/23 26/27
E agora ?
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Gerenciamento de Projetos de Forma Simples11/04/23 27/27
E agora ?