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GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES

SETOR DE TECNOLOGIAUNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁDEPARTAMENTO DE CONSTRUÇÃO CIVIL

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Gerenciamento de Aquisições

O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços

ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho

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• Planejar as aquisições: documentação das decisões de compras do projeto

• Realizar as aquisições: obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato

• Administrar as aquisições: gerenciamento das relações de aquisição e realização de mudanças e correções

• Encerrar as aquisições: finalizar todas as aquisições do projeto

Fases de gerenciamento de Aquisições

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Processo de gerenciamento de aquisiçõesGerência de aquisições

Planejar compras e aquisições

Planejar contratações

Solicitar respostas de fornecedores

Selecionar fornecedores

Administração de contrato

Encerramento de contrato

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Planejar as Aquisições O que significa planejar aquisições?

Identificar necessidades do projeto que podem ser melhor atendidas com aquisição de produtos;

Decidir entre “Fazer ou comprar”; Identificar potenciais fornecedores; Definir como serão os processos de aquisição;

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Fazer ou Comprar Análise de “fazer” ou “comprar”:

“Comprar” quando se deseja diminuir riscos às restrições do projeto;

Melhor “fazer” se: Existem instalações ociosas ou força de trabalho disponível; Deseja-se reter o controle; O trabalho envolve informações ou procedimentos

proprietários;

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Análise de “fazer” ou “comprar”:Você está tentando decidir entre locar ou comprar um item para o seu projeto. O custo diário da locação é $120. Para comprar o item, o custo do investimento é $ 1.000 e o custo diário é $ 20. Quanto tempo será necessário para que o custo da locação seja igual ao custo da compra?

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Análise de “fazer” ou “comprar”: $ 120D = $ 1.000 + $20D $ 120D - $20D = $1.000 $100D = $1.000 D = 10

E então? Você compraria ou alugaria?

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Análise de “fazer” ou “comprar”:Resposta Se você acha que precisará do item durante mais de 10 dias, deve considerar a compra para reduzir o custo. Outras considerações: – Grau de risco a ser aceito pela empresa – Situação micro e macro da economia – Evolução tecnológica – Fluxo de caixa da empresa – ...

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Tipo de Contratos

Em geral existem 3 tipos de contratos: Custos reembolsáveis (CR) Tempo e material (T&M) Preço fixo (F)

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Custos reembolsáveis

Os custos do fornecedor são reembolsados, acrescidos de um valor adicional

Os custos são desconhecidos O comprador tem maior risco de custos O comprador sabe o que é necessário, mas não sabe

como fazer O fornecedor descreverá o trabalho detalhado Projetos de P&D, TI, ...

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Tempo e Material (T&M)

Geralmente usado para valores e períodos reduzidos

O preço do contrato baseia-se em um custo por hora ou por item e tem elementos de um contrato de preço fixo e um contrato de custos reembolsáveis

Ex. Contrato = $ 100 por hora + despesas ou materiais ao preço do custo

Ex. $5 por metro linear de madeira

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Preço Fixo Tipo de contrato mais comum no mundo Um preço é acordado para todo o trabalho O comprador tem o menor risco de custos, desde

que o escopo seja completamente definido O fornecedor tem o maior risco de custos Ex. Contrato = $ 1.100.000

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Realizar Aquisições

É o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.

Nesse processo a equipe receberá licitações ou propostas e aplicará critérios de seleção previamente definidos para escolher um ou mais fornecedores que sejam qualificados para realizar o trabalho

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Realizar Aquisições

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Realizar AquisiçõesSelecionar fornecedores: –Receber e analisar as propostas, e selecionar um fornecedor; –Aplicar os critérios de avaliação de capacidade identificados no plano de aquisições –O fornecedor escolhido pode com base nos métodos:

Ser solicitado a assinar um contrato padrão; Ser solicitado a fazer uma apresentação e, se tudo

funcionar, passar para as negociações; Os fornecedores podem ser solicitados a fazer

apresentações e o selecionado passar para as negociações; O comprador pode negociar com um ou mais fornecedores.

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Realizar Aquisições

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Realizar AquisiçõesNegociação –Objetivos:

Obter um preço justo e razoável Desenvolver um bom relacionamento com o fornecedor

–Táticas de Negociação Ataques – “Se você não está ciente dos detalhes da sua própria empresa, talvez fosse melhor sair do negócio!” Insultos pessoais – “Se você não entende o que está fazendo, deveria tentar encontrar outro emprego!” Prazo – “O nosso voo sai hoje às 5 da tarde e nós precisamos concluir as negociações antes disso.” Autoridade limitada – “Eu não posso aprovar uma redução de seis meses no cronograma. Só fui autorizado a oferecer três meses.” Pessoa ausente – “Só o meu chefe pode aprovar essa solicitação e ele não está aqui. Por que não concordamos em fazer somente ____? Eu posso aprovar.

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Administrar as Aquisições

É o processo de gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer mudanças e

correções conforme necessário.

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Administrar as AquisiçõesAções que precisam ocorrer:–Revisar faturas –Concluir o controle integrado de mudanças –Documentação –Fazer e gerenciar as mudanças –Autorizar pagamentos –Interpretar o que o contrato significa –Solucionar controvérsias –Realizar reuniões –Comunicar o desempenho

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Administrar as AquisiçõesAções que precisam ocorrer:–Garantir que somente pessoas autorizadas se comuniquem com o fornecedor –Trabalhar com o gerente de contratos para gerenciar as mudanças e a conformidade com o contrato –Analisar as reclamações –Controlar a qualidade –Verificar o escopo –Identificar riscos –Monitorar e controlar os riscos –Divulgas as mudanças para as partes apropriadas

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Administrar as Aquisições

Avaliação de desempenho do fornecedor: – Reunião onde todos os dados disponíveis são reunidos para ver se o fornecedor está cumprindo os requisitos– O objetivo é identificar e recomendar ações corretivas e preventivas necessárias, e solicitar mudanças formais

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Administrar as AquisiçõesAdministração de reclamações: –Pode ser uma alegação de que o comprador fez algo que prejudicou o fornecedor e o fornecedor está solicitando uma compensação –É uma forma de solicitação de mudanças do fornecedor –Imagine trabalhar com um contrato de preço fixo e escopo incompleto

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Encerrar as AquisiçõesÉ o processo de finalização de cada aquisição do projeto.

• O encerramento é feito quando: –Um contrato termina –Um contrato é rescindido antes que o trabalho seja concluído

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Encerrar as AquisiçõesTrabalho a ser realizado durante o encerramento dos contratos:

–Verificação do produto –Encerramento financeiro –Atualizar os registros no sistema de gerenciamento de registros –Relatórios de desempenho finais do contrato –Arquivo do contrato –Auditorias de aquisições –Lições aprendidas –Aceitação formal e encerramento

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QUESTÕES

Questões

Durante qual dos processos abaixo, a negociação ocorre?a)Planejar as Aquisiçõesb)Realizar as Aquisiçõesc)Administrar as Aquisiçõesd)Encerrar as Aquisições

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Questões

Durante qual dos processos abaixo, a negociação ocorre?a)Planejar as Aquisiçõesb)Realizar as Aquisiçõesc)Administrar as Aquisiçõesd)Encerrar as Aquisições

Negociação ocorre durante o processo de realizar a aquisição

QuestõesO comité está discutindo sobre os fornecedores em potencialque submeteram suas respostas. Um membro do comitéargumenta sobre um dos fornecedores enquanto outro membrodo comité quer que o projeto seja adjudicado para outrofornecedor. Em qual dos processo de aquisição isto seenquadra?a)Planejar as Aquisiçõesb)Realizar as Aquisiçõesc)Administrar as Aquisiçõesd)Negociar Contratos

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QuestõesO comité está discutindo sobre os fornecedores em potencialque submeteram suas respostas. Um membro do comitéargumenta sobre um dos fornecedores enquanto outro membrodo comité quer que o projeto seja adjudicado para outrofornecedor. Em qual dos processo de aquisição isto seenquadra?a)Planejar as Aquisiçõesb)Realizar as Aquisiçõesc)Administrar as Aquisiçõesd)Negociar Contratos

QuestõesCom que tipo de projeto o fornecedor está MAIS ciente sobre o escopo do projeto?a)Preço fixob)Custo mais remuneração fixac)Tempo e Materiald)Ordem de compra

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QuestõesCom que tipo de projeto o fornecedor está MAIS ciente sobre o escopo do projeto?a)Preço fixob)Custo mais remuneração fixac)Tempo e Materiald)Ordem de compra