Gerenciamento de Aquisições em ProjetosFortaleza, CE

GP11

A Webproject é uma empresa certificada na área de T.I (Tecnologia da Informação) e com 10 anos de mercado. Vasto portfólio de clientes e reconhecida pela inovação em seus produtos. Atuação especializada em projetos web, desenvolvimento de websites e soluções para internet.

Produto desenvolvido pela Web Project com propósito de contribuir com a população e turistas da cidade de Fortaleza a principio no período da Copa do Mundo, mas também com utilidade posterior ao evento. GCOPA é um guia informativo com dicas de hospedagem, lazer, alimentação, transporte e serviços de utilidade pública, para os visitantes e torcedores que virão para a Copa 2014 em Fortaleza-Ce-Brasil.

Arenusa Barros Goulart Diana Patrícia Bunker

Juliana Linhares Morais De Castro

Iana Lívia Rodrigues Dourado

Kelma Rejane Pinheiro Boavista De Oliveira

CORPO DIRETIVO

OBJETIVO DO TRABALHO A WebProject é responsável pela condução de todo o projeto GCOPA onde está incluso planejar, conduzir, administrar e encerrar as aquisições necessárias. Todo o processo será acompanhado com o objetivo de reduzir os riscos e otimizar as aquisições. A finalidade é alcançar metas e propósitos planejados e entregar o produto conforme o escopo do projeto.

Projeto GCopa2014 Critério Make or Buy1. Gerenciamento do Projeto 1.1 Project Charter M 1.2 Reunião de Kick off M 1.3 Plano do Projeto 1.3.1 Declaração do escopo M 1.3.2 EAP M 1.3.3 Dicionário EAP M 1.3.4 Matriz de responsabilidade M 1.3.5 Cronograma M 1.3.6 Orçamento M 1.3.7 Mapa de Aquisições M 1.3.8 Gerenciamento dos riscos M 1.4 Monitoramento e controle 1.4.1 Reuniões de Acompanhamento M 1.4.2 Relatórios de Desempenho M2. Concepção 2.1 Estudo de Viabilidade B 2.2 Pesquisa (mapear) B 2.3 Especificações M3. Desenvolvimento software 3.1 Design M 3.2 Avaliação de Software M4. Comercialização 4.1 Definições das cotas de patrocínio e apoio M 4.2 Levantamento dos clientes e patrocinadores M 4.3 Tabela de preços / Política de comercialização M 4.4 Prospecção M5. Marketing 5.1 Criação de campanha de publicidade (Agência de Publicidade) B

5.2 Briefing M 5.3 Definições das cotas de patrocínio e apoio B 5.4 Aprovação da Campanha M 5.5 Divulgação / Veiculação B6. Encerramento 6.1 Encerramento de contratos M 6.2 Relatório de Lições Aprendidas M 6.3 Relatório do projeto M

WBS completa do

GCopa

Critérios Make or Buy adotados: 1 Necessidade de focar no negócio da empresa – não perder o foco central do negócio. Não faz sentido insistir em ser auto-suficiente se podemos contar com parcerias especializadas para cumprir prazos e qualidade desejados.2 Quantidade de recursos da equipe – a Webproject não possui os recursos (materiais, equipamentos e pessoas) na quantidade e especialização exigidas para a geração de todos os pacotes de trabalho.3 Necessidade de fornecimento especializado – a empresa não possui, em seu quadro, equipe especializada em Marketing.4 Restrições de prazo – o prazo de entrega do produto está atrelado aos preparativos para a Copa do Mundo 2014. É necessária a divisão do trabalho para cumprir o cronograma no prazo estabelecido.5 Compartilhamentos de riscos – por meio de contratação de fornecedor, com cláusulas contratuais claras acerca dos riscos, limites e garantias.6 Custo – os custos para contratação de um fornecedor especializado são menores que o desenvolvimento do serviço / materiais na própria Webproject.7 Existência de fornecedores confiáveis – fornecedores que já atuaram em projetos similares, com capacidade técnica, econômica e empresarial reconhecidas.

N˚ Item a ser contratado Ref. WBS

Vendor List OrçamentoR$

Prazo Critério Make or Buy aplicado

1 Estudo de Viabilidade 2.1 ResultEcon

PME Solutions

20.000,00 Nov/12 7.1, 7.6, 7.7

2 Pesquisa (mapear) 2.2 Mercado BomDistarget

Data Folha

10.000,00 Ago/12 7.1, 7.6, 7.7

3 Criação de campanha de publicidade (Agência de

Publicidade)

5.1 EBM QuintoBolero

600.000,00 Jan/13 7.1, 7.3

4 Cotas de patrocínio e apoio

5.3 ÍntegraVMS

50.000,00 Mar/13 7.2, 7.4, 7.5

5 Divulgação / Veiculação da Campanha

5.5 Vitriny MídiaGrupo O POVO

Sistema Verdes Mares

3.000.000,00

Jun/13 7.1, 7.3

Mapa das Aquisições

WBS revisada para a gerência das aquisições

Projeto GCopa2014 Critério Make or Buy1. Gerenciamento do Projeto 1.1 Project Charter M 1.2 Reunião de Kick off M 1.3 Plano do Projeto 1.3.1 Declaração do escopo M 1.3.2 EAP M 1.3.3 Dicionário EAP M 1.3.4 Matriz de responsabilidade M 1.3.5 Cronograma M 1.3.6 Orçamento M 1.3.7 Mapa de Aquisições M 1.3.8 Gerenciamento dos riscos M 1.4 Monitoramento e controle 1.4.1 Reuniões de Acompanhamento M 1.4.2 Relatórios de Desempenho M2. Concepção 2.1 Estudo de Viabilidade B 2.1.1 Contratação 2.1.1.1 Preparação M 2.1.1.2 Divulgação M 2.1.1.3 Julgamento M 2.1.2 Gestão Contrato M 2.1.3 Encerramento Contrato M 2.2 Pesquisa (mapear) B 2.3 Especificações M3. Desenvolvimento software 3.1 Design M 3.2 Avaliação de Software M4. Comercialização 4.1 Definições das cotas de patrocínio e apoio B 4.2 Levantamento dos clientes e patrocinadores M 4.3 Tabela de preços / Política de comercialização M 4.4 Prospecção M5. Marketing 5.1 Criação de campanha de publicidade (Agência de Publicidade) B 5.1.1 Contratação 5.1.1.1 Preparação M 5.1.1.2 Divulgação M 5.1.1.3 Julgamento M 5.1.2 Gestão Contrato M 5.1.3 Encerramento Contrato M 5.2 Briefing M 5.3 Aprovação da Campanha M 5.4 Divulgação / Veiculação B6. Encerramento 6.1 Encerramento de contratos M 6.2 Relatório de Lições Aprendidas M 6.3 Relatório do projeto M

Significado das siglas:ESP = especificaçõesPQ = pré-qualificaçãoSEL = processo de seleçãoCONT = contratoADM = administração

Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco

Amostragem insuficiente (no estudo de viabilidade & pesquisa)

- Analisar histórico (tempo no mercado, clientes).- Multa contratual.

ESPPQSEL

CONTADM

Atraso na divulgação / veiculação da campanha

- Analisar histórico de fornecimento.- Multa contratual.

SELCONTADM

Material de divulgação incompatível com público alvo

- Diversidade do material de divulgação- Contratar empresa especializada.

ESPPQ

CONTADM

Material de divulgação fora das especificações de qualidade

- Especificações previstas em contrato.- Garantia de troca prevista em contrato.

CONT

Registro de Riscos (RR) revisado para a gerência das aquisições:

Critérios eliminatórios adotados:

N˚ Item a ser contratado Ref. WBS Vendor List Orçamento - R$ Prazo Critério Make or Buy aplicado

3 Criação de campanha de publicidade (Agência de

Publicidade)

5.1 EBM QuintoBolero

600.000,00 Jan/13 7.1, 7.3

Processo de concorrência escolhido do Mapa de Aquisições:

• Apresentação de certidões negativas de débitos Municipal, Estadual e Federal.• Fornecedor com pelo menos 5 anos de atuação no mercado.• Desempenho em contratos anteriores (carta de recomendação de, no mínimo, 3 clientes).• Habilitação jurídica.• Parceria com 3 agências internacionais (nos EUA, Europa e Ásia)

Critérios classificatórios adotados

• Agência especializada em web mídia.• Capacidade técnica (apresentação de 5 cases de sucesso e portfólio de clientes).• Preço.• Redução de Prazo.• Posicionamento no mercado

Declaração de Trabalho

Especificação funcional: Criação de campanha publicitária, de alcance nacional e internacional, para divulgação de guia informativo na web com dicas de hospedagem, lazer, alimentação, transporte e utilidade pública, para os visitantes e demais torcedores que virão para a Copa 2014 em Fortaleza-Ce-Brasil.

Mídias utilizadas: Mídias Sociais/Internet, Mídia Aeroportuária, Material Gráfico (panfletos, cartazes, banners), Ações promocionais, TV, Rádio, Jornal, Outdoors, Busdoor, Taxidoor,

Prazo para aprovação da campanha: Fev/13 Critério de medição: obter aprovação até prazo estipulado e com máximo de 20% de

refação. Qualidade: Clareza na comunicação. Fácil entendimento. Escolha de veículos líderes em audiência de grande alcance nacional e/ou internacional. Fornecer EAP da aquisição Apresentação de certidões negativas de débitos Municipal, Estadual e Federal. Fornecedor com pelo menos 5 anos de atuação no mercado. Desempenho em contratos anteriores (carta de recomendação de, no mínimo, 3 clientes). Habilitação jurídica. Parceria com 3 agências internacionais (nos EUA, Europa e Ásia)

Divulgação dos critérios de avaliação

Na Declaração de Trabalho divulgaremos os critérios eliminatórios aos fornecedores convidados, objetivando transparência nos processos, otimização do tempo para contratação e fortalecimento da parceria.

Critérios classificatórios Peso%

Fornecedor

EBM Quinto Bolero

Nota Nota

Agência especializada em web mídia 30 10 10

Capacidade técnica (apresentação de 5 cases de sucesso e portfólio de clientes)

20

9 7

Preço 15 8 9

Redução de Prazo 25 10 7

Posicionamento no mercado 10 8 9

Total 100 9,3 8,4

Sistema de pontuação completo

Documentos de aquisição adotados

As empresas que atenderem aos critérios eliminatórios e classificatórios será enviada pasta com três capítulos:

Carta de convite / introdutória contendo informações relevantes de nossa empresa, uma solicitação de proposta (RFP) com prazo para recebimento;

Declaração de trabalho com todos os requisitos (nossas necessidades, anseios e expectativas)

Modelo de contrato com condições de pagamento.

Visto que o escopo não está 100% definido e a decisão será feita não somente por preço.

Envio do conviteO envio da carta de convite e demais documentos de aquisição para as agências de publicidade será feito via correio, por meio de carta registrada com aviso de recebimento, devido ao alto valor do contrato, prezando pela formalidade que o processo de contratação exige.

ContratoO contrato será formal, ou seja, um ato jurídico bilateral, manifestando expressamente o acordo entre as partes com a finalidade de produzir os efeitos jurídicos esperados, observadas as prerrogativas constantes da Lei 10.406/2002, o Código Civil Brasileiro. Justifica-se a preferência por tal instrumento devido ao elevado dispêndio financeiro para o fim pretendido, além da necessidade precípua de atendimento de prazos. No contrato constará todas as regras e garantias necessárias ao perfeito cumprimento de seu objeto.

Espécie adotada para o contratoA espécie de contrato será Prestação de Serviços, prevista no artigo 594 do Código civil (“Toda espécie de serviço ou trabalho lícito, material ou imaterial, pode ser contratada mediante retribuição.”) Tal escolha se deu pela necessidade da contratação de serviços profissionais qualificados para a criação de campanha de publicidade.

Tipo de contratoO tipo de contrato será de preço fixo ou global (lump sum), já que o contratante não dispõe de conhecimento especializado no serviço a ser contratado, cabendo, portanto, ao prestador do serviço a elaboração do escopo e o gerenciamento do risco sobre a criação da campanha.

Planejar aquisições- EAP- Critério Make or Buy- Mapa de Aquisições- Critérios classificatórios (vendor list)- Plano Geral de Aquisições- Revisão EAP- Revisão das Resposta aos Riscos

Emissão de Declaração de Trabalho

- Necessidades- Expectativas- Anseios

Emissão de solicitação de Proposta (RFP)

+ modelo de contrato+ carta de convite / introdutória

Enviar documentos de aquisição para os fornecedores

(que passaram nos critérios eliminatórios)

Fluxo de concorrência privada:

Recebimento propostas

fornecedores

Análise das Propostas:- Critérios classificatórios- Short List

Escolha do Vencedor

Contratação

Comunicação ao vencedor e negociações finais

Comunicação aos perdedores

Fim

Atitudes e fiscalização que serão adotadas para administrar a aquisição

1. Reunião de kick off do contrato.2. Cumprimento do Contrato por ambas as partes: verificação de aceite de todas as

cláusulas do contrato por ambas as partes.3. Emissão de ordem de serviço / autorização de trabalho.4. Desenvolvimento de um plano de administração do contrato, com indicação de um

gestor responsável.5. Apresentação de relatório quinzenal de acompanhamento da campanha,

mostrando as entregas no cronograma.6. Medição / controle de qualidade da campanha: verificar se as escolhas dos veículos

estão seguindo as exigências estabelecidas.7. Controle integrado de mudanças.8. Monitoramento e controle de riscos.9. Administração de pleitos e reinvindicações.

Relatório para administrar a aquisiçãoEntregas de cada atividade:Progresso medido:Período de medição:

Item Descrição Peso Quant Critério Avanço físico

1 Cliente informa dados para o atendimento 20 1 100% 20%

2 Atendimento desenvolve um briefing

20 1 50% 10%

3 Planejamento transforma dados em informação 10 1 100% 10%

4 Criação se baseia nas informações e conversa com Mídia e Produção

10 1 50% 5%

5 Criação fala com atendimento sobre a idéia 10 1 50% 5%

6 Atendimento apresenta para o cliente 30 1 0% 0%

Total

50%

não

Sim

Análise e aprovação dos entregáveis

Sim

Reunião de Kick-off do Contrato- Cobrança de respeito ao contrato- Papéis e responsabilidades- Planejar a gestão do contrato (ambas as partes)- Plano de comunicação- Processo para gerenciamento das mudanças

Reunião de Performance- Periodicidade: quinzenal- Apresentação relatório- Elaboração e circulação de ata

Relatório aprovado?

Reunião Extraordinária- Ajustes das não conformidades

Entrega de ordem de serviço + template de relatório de acompanhamento

quinzenal identificando as atividades críticas que serão acompanhadas,

milestones

Recebimento dos entregáveis

Entregáveis OK?

Sim

Liberação de pagamento

não

Administração do contrato

Encerramento do contrato

Fim•Relatório de Lições aprendidas•Comunicação•Atualização de registros•Arquivamento

Confirmação de que todas as entregas foram aceitas / escopo

completado, pagamentos efetuados

Termo de recebimento definitivo

Índice de como seria organizado o PGA das aquisições

1. Projeto2. Objetivo do Plano3. Responsabilidades

3.1 Detalhamento do serviço objeto da aquisição3.2 Definição de prazos

4. Normas para as aquisições4.1 Critérios Make or Buy4.2 Mapa de aquisições4.3 Registro de Riscos4.4 Declaração de Trabalho

5. Seleção de fornecedores6. Contratação7. Administração do Contrato

7.1 Fiscalização7.2 Controle de Qualidade

8. Encerramento do Contrato