Gerenciamento de Aquisição em Projetos

João Pessoa – GPJ IV

Projeto Atendimento Nota 10

Diretores

CARLOS EDUARDO TAVARES (engcarlostavares@hotmail.com)

FABIO MARCELO SOARES PEREIRA(fabiomspereira@me.com)

FRANCISCO ALISSON VIEIRA ARAGÃO (gc@grupopaubrasil.com.br)

HÉLIO VINÍCIUS OLIVEIRA DA SILVA (heliovinicius@gmail.com)

TIAGO OLIVEIRA MOREIRA (tiagoom@hotmail.com)

A PEX Consultoria é uma empresa de prestação de serviços

á entidades financeiras com foco em otimização dos

processos.

Fundada em 2013 por alunos da Fundação Getúlio Vargas,

atendemos médias e grandes empresas no Brasil, cujo

mercado tem crescido em média de 2,5% a.a.

PEX Consultoria

Sobre a Empresa

A PEX Consultoria é uma empresa de prestação de serviços

á entidades financeiras com foco em otimização dos

processos.

Fundada em 2013 por alunos da Fundação Getúlio Vargas,

atendemos médias e grandes empresas no Brasil, cujo

mercado tem crescido em média de 2,5% a.a.

PEX Consultoria

Sobre o Projeto

O projeto tem com objetivo principal, otimizar os serviços de

atendimento do Banco Dinheiro na mão. Haja vista que foi

detectado pelo SAC do cliente que há um crescente número

de reclamações sobre os serviços de atendimento em todas

as esferas.

Visando a melhoria continua dos processos e a oportunidade

de ganho de mercado, aproveitando o bom momento

econômico do pais o cliente decidiu mudar radicalmente

seus processos de atendimento ao usuário. Objetivando um

ganho de 10% na sua carteira de clientes.

Projeto Atendimento Nota 10

• Apresentar processos direcionados á área de conhecimento em

gerenciamento das aquisições em projetos, que alicerçam decisões

assertivas no processo de compras de produtos e serviços fora da equipe

de projetos. São eles:

• Planejar o gerenciamento das aquisições

• Conduzir as aquisições

• Controlar as aquisições

• Encerrar as aquisições

Objetivo do Trabalho

EAP Completa

Atendiment

o Nota 10

EAP M

Declaração

De Escopo M

Matriz de

Responsabilidade

M

Cronograma M

InfraestruturaM

Controle M

Portal B

Segurança

B

Mobile B

Incentivo a

Utilização

M

Software-

B

Hardware

B

Comunicação

M

Salas de

AutoAtendo

B

Segurança

B

Interface-

B

Ouvidoria

M

Call

Center M

Processos

Layout M

Sistemas-

B

Pessoas

M

M – Make

B - Buy

Processos

M

Atendimento

Pessoal

Atendimento

Telefonico

Auto

Atendimento

Internet

Banking Projeto

Orçamento M

Critérios Make or Buy da empresa

Nº CRITÉRIO JUSTIFICATIVA

1 Restrição de conhecimento

técnico

A Equipe de projeto não dispõe de Know how técnico na área

especificada.

2 Restrição de Custo O valor pago a um terceiro para execução é inferior ao custo

de internalização.

3 Falta de equipamentos para

conclusão do trabalho

A equipe de projetos não dispõe de todos os

equipamentos necessários á realização do trabalho.

4 Risco da atividade Redução do nível de risco para relização da atividade

5

6 QLP insuficiente para conclusão

do projeto

7 Tempo limitado para conclusão

do projeto.

A Equipe de projeto não executará as atividades no tempo

estipulado

Nº CRITÉRIO JUSTIFICATIVA

6 Restrições de subcontratação Trata-se de uma atividade restrita, ou sigilosa, que não

pode ser terceirizada.

7 Existência de Fornecedores

confiáveis

Os fornecedores qualificados para execução da

atividade são/não são confiáveis.

8 O core business da empresa A atividade é/não é o core business da empresa.

9

Compartilhamentos de riscos

É uma atividade com risco envolvido e, os

fornecedores qualificados assumem o seu

compartilhamento com a equipe do projeto.

10 Problemas legais ou de

segurança de informação

É uma atividade que apresenta restrições legais ou de

segurança de informação, por isso não podem ser

terceirizadas.

Critérios Make or

Buy

Mapa de Aquisições

Concorrência Item a ser

contratado

REF

EAP

Vendor List Orçamento Prazo Critério

M/B

1 Software R$500.000,00 120 dias

2 Portal R$ 80.000,00 100 dia

3 Sistemas R$ 100.000,00 100 dias

4 Interface R$ 250.000,00 90 dias

5 Sala de Auto

Atendimento

R$ 400.000,00 120 dias

EAP Revisada

Atendiment

o Nota 10

EAP M

Declaração

De Escopo M

Matriz de

Responsabilidade

M

Cronograma M

InfraestruturaM

Controle M

Portal B

Segurança

B

Mobile B

Incentivo a

Utilização

M

Software-

B

Hardware

B

Comunicação

M

Salas de

AutoAtendo

B

Segurança

B

Interface-

B

Ouvidoria

M

Call

Center M

Processos

Layout M

Sistemas-

B

Pessoas

M

M – Make

B - Buy

Processos

M

Atendimento

Pessoal

Atendimento

Telefonico

Auto

Atendimento

Internet

Banking Projeto

Orçamento M

Gerenciamento

de Aquisições M Geração de

Contratos M

Administração de

Contratos M

Encerramento de

Contratos M

RR - Registro de Riscos

Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da

Resposta ao

Risco

Não atendimento as

necessidades da empresa

Ver outros trabalhos da empresa

ganhadora

Esp

Plan

Pq

Problemas no manuseio pelos

clientes

Fazer testes com clientes para que

seja validado

Esp

Plan

Pq

Adm

Enc

Problema na compatibilidade

e interface com outros

aplicativos

Testes e verificação do sistema Plan

Sel

Enc

Atraso no cronograma de

execução dos treinamentos

Alinhar na contratação o cronograma

de entrega dessas atividades

Multa Contratual

Sel

Adm

Linha do Mapa de Aquisições

Considerando a primeira linha do mapa de aquisições, teremos as

seguintes etapas:

• Declaração de Trabalho;

• Apresentação dos critérios eliminatórios;

• Apresentação dos critérios classificatórios;

• Apresentação de critérios de avaliação e verificar se poderão ser

compartilhados com o fornecedor;

• Sistema de pontuação.

Especificação: Software compatível com sistemas Windows e Mac Os

Qualidade: Com rapidez no funcionamento e fácil manuseio.

Prazo de entrega: 120 dias;

Custo: R$500.000,00;

Suporte técnico: 24hs,com resoluções de problemas imediatos;

Treinamento: Toda a equipe de operação do sistema com validação dos

treinadores e critérios de aceitação.

Garantia: Mínimo de 1 ano

Condições de pagamento: Negociação

Acompanhamento do avanço físico: Relatórios semanais

Reuniões de Acompanhamento: Quinzenais

DT – Declaração de Trabalho

Atende aos critérios eliminatórios? Fornecedo

r A

Fornecedor

B

Fornecedor

C

Fornecedor

D

Ter portfolio de softwares de grande

porte

Envolvidos na construção do

software ter certificação em TI

Apresentar certidões negativas de

débito com o INSS, com as Receitas

Federal, Estadual e Municipal

Ter histórico de boas relações no

pós-venda com seus clientes

Estar disponível para atender no

prazo especificado

Critérios Eliminatórios

Critérios Classificatórios

1.Proposta com maior qualidade no produto a ser

entregue e com menor preço;

2.Ter na equipe de preparação e implantação

profissionais experientes em outros projetos, que foram

bem sucedidos;

3.Número de projetos implantados em empresas do

mesmo segmento;

4.Tempo de existência no mercado;

5.Condições de pagamento

Divulgação dos Critérios de Avaliação

Os critérios de avaliação serão divulgados

aos convidados fornecedores.

Justificativa:

Para que os fornecedores já desistam ou procurem se

enquadrar nos itens eliminatórios ou classificatórios,

evitando o retrabalho.

Critério

Peso

Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C

Nota Média Nota Média Nota Média

Proposta com maior qualidade no

produto a ser entregue e com menor

preço

20

Ter na equipe de preparação e

implantação profissionais experientes

em outros projetos,que foram bem

sucedidos

15

Número de projetos implantados em

empresas do mesmo segmento 30

Tempo de existência no mercado 10

Condições de pagamento 25

TOTAL 100

Sistema de pontuação completo

O documento utilizado será o RFP (Request for proposal)

A escolha deste documento é justificada pela necessidade dos

fornecedores colocarem suas propostas, respeitando os critérios

eliminatórios e classificatórios

Documentos de aquisições adotados

O documento de aquisição adotado é a carta convite.

A escolha da carta convite leva em consideração o peso de

qualidade do produto, pois escolhemos as melhores empresas

do mercado em software para participar da concorrência.

Meio adotado

Contrato Formal, pois é o contrato que tem as diretrizes no

código civil brasileiro .

Contrato formal ou tácito?

Espécie do contrato adotada

Contrato EPC – A empresa contratada fica responsável pela

engenharia, aquisição e construção, assumindo o risco pelo

desempenho do produto ou serviço.

Contrato PG-Preço Global

Pois nesta modalidade fixa-se o preço sem alterações no

decorrer do projeto, pois trata-se de uma entrega onde há

forte dependência da expertise do fornecedor.

Tipo de contrato

Concorrência Privada – Aquisição de Software

Passo a passo

para CONDUZIR

LEVANTAR FORNECEDORES

FORNECEDOR

APROVADO CRITERIOS ELIMINATÓRIOS

VENDOR TRASH

VENDOR LIST Enviar RFs VIA EMAIL OU

FAX

NÃO>

SIM

RECEBE PROPOSTAS

APLICAÇÃO DE CRITÉRIOS

Enviar RFs VIA EMAIL OU

FAX

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

CLASSIFICAÇÃO

NÃO> GENERAL VEDOR LIST

BUSCA NEGOCIAÇÃO

RECLASSIFICA

ESCOLHA DE PROPOSTAS

ASSINATURA DO CONTRATO MODELO CONTRATO

INICIO DA PRESTAÇÃO

ENTREGA/PRODUTO

GERAR RELÁTORIOS DE LIÇÕES

APRENDIDAS

PLANEJAMENTO DAS

AQUISIÇÕES

Atitudes e Fiscalização

Atitudes

• Respeitar as partes interessadas do contrato ,cobrança e respeito ao contratado;

• Realizar reuniões periódicas para alinhar processos e resolução de Problemas;

• Ver os possíveis problemas sempre com intuito de resolução e não de litígio;

• Boa Integração entre contratante e contratada prezando sempre pela sinergia;

• Caso persista problemas depois de reuniões e alinhamento o problema ainda

venha a existir entrar em contato com o jurídico.

Fiscalizações

• Fiscalizações diárias feitas por pessoas responsáveis pela fiscalização;

• Verificação in loco do cronograma,acompanhado por profissional de informática;

• Demonstração do produto validando sua qualidade;

• Auditoria de segurança e proteção contra antivírus;

• Documentar tudo que está no escopo e não está sendo realizado pelo contratado

formalizando o processo com atas e assinaturas dos responsáveis;

• Administrar Clains (Pleitos/reivindicações);

• Avaliação do fornecedor.

Relatórios adotados

Relatório para registrar eventos e

avanço das atividades, contendo:

O número do contrato, data, Pacote de

trabalho, mobilização para entender

como está sendo feito o serviço se está

trabalhando 100% da equipe

Atividades a serem realizadas, com

status de conclusão e iniciação

Medição contendo a atividade a ser

medida a data que acontecerá a

mesma,a previsão de término, a data

real de término, os custos extras

escopo e reembolso.

Fluxograma para administrar

Fluxograma para encerrar

VERIFICAR O

ESCOPO

PROCESSO DE

ENCERR DO

CONTRATO NÃO

VER.

PEND/CAUSAS

SOLUCIONAR E DOCUMENTAR

PENDENCIAS

DOCUMENTAR LIÇÕES

APRENDIDAS

SIM

VERIFICAR SE AS

OBRIGAÇÕES CONTRATUAIS

FORAM CUMPRIDAS

NÃO VER.

PEND/CAUSAS

SOLUCIONAR E DOCUMENTAR

PENDENCIAS

DOCUMENTAR LIÇÕES

APRENDIDAS

DESCUMPRIMENTO

CONSTANTE DAS

OBRIGAÇÕES

RECISÃO

CONTRATUAL

DOCUMENTAÇÃO

DAS RAZÕES E

REINCIDENCIAS

ELABORAÇÃO FORMAL DO

DOCUMENTO POSTERIOR

ASSINATURA

AUDITORIA

VERIFICAÇÃO DOS

PONTOS POSITIVOS

E

NEGATIVOS,DOCUMENTAÇÃO DAS

LIÇÕES

APRENDIDAS

ARQUIVO DO

CONTRATO

SIM

VERIFICAR SE OS

PAGAMENTOS FORAM

EFETUADOS NÃO

VERIFICAR FALTA DE

PAGAMENTO E SUAS

RAZÕES

SOLUCIONAR E

DOCUMENTAR

PENDENCIAS

DOCUMENTAR LIÇÕES

APRENDIDAS

SIM

VERIFICAR TIPO DE

ENCERR. DO

CONTRATO

TERMINAÇÃO NÃO RESILIÇÃO

SIM CONTRATADO,EMISSÃO ATESTADO DE EXISTENCIA

DE CLANS,QUITAÇÃO ,RELATORIO DE ENCERR. DO

CONTRATO

CONTRATANTE; EMISSÃO DO TERMO DE ACEITE ;

RELATÓRIO DE ENCERRAMENTO DO CONTRATO

AUDITORIA VERIFICAÇÃO DOS PONTOS POSITIVOS

E NEGATIVOS,DOCUMENTAÇÃO DAS LIÇÕES

APRENDIDAS

ARQUIVO DO CONTRATO

NEGOCIAÇÃO DO ACORDO DE ELABORAÇÃO

FORMAL DO DOCUMENTO DEVIDAMENTE ASSINADO

ELABORAÇÃO FORMAL DO DOCUMENTO

DEVIDAMENTE ASSINADO

AUDITORIA VERIFICAÇÃO DOS PONTOS POSITIVOS

E NEGATIVOS,DOCUMENTAÇÃO DAS LIÇÕES

APRENDIDAS

Sumário do PGA PGA - Plano de Gerenciamento das Aquisições - SUMÁRIO

• Inclui os processos para adquirir bens e serviços externos à empresa

• 1- Planejar as aquisições – processos de documentação das decisões de compras

do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.

• 1.1 Entradas: WBS;

• 1.2 Ferramentas: Critérios Make or Buy;

• 1.3 Saídas: Plano de Gerenciamento de Aquisições, Mapa de Aquisições e

Declaração de Trabalho.

• 2-Conduzir as Aquisições – processos de slicitações de propostas, obtenção de

respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato;

• 2.1 Entradas: Propostas;

• 2.2 Ferramentas: Documentos de aquisição adotados (RFP, RFQ, RFI) e Processo

de Seleção de Propostas;

• 2.3 Saídas: Contrato.

• 3-Administrar as aquisições – processo de gerenciamento das relações de

aquisição, monitorando e controlando o desempenho do contrato e realização de mudanças e correções.

• 4-Encerrar as aquisições – processo de finalizar as aquisições do projeto.