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RELATÓRIO AUDITORIA INTERNA Data em Vigor 28/11/2017

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Per íodo da auditoria: 10/05/2018 das 08:00 ás 10:00 Data do relatório: 16/05/2018

Processo auditado: S ISTEMA DE A B A S T E C I M E N T O

Setores auditados: D E P A R T A M E N T O T É C N I C O Audi tados: M O R E N O DE B A R R O S A R R U D A

Auditores: AL INE C. C A S A S , JÚLIA E. M E N E G A Z Z O e LUIZ E. PEREIRA

ITEM VERIFICADO DOCUMENTOS E EVIDÊNCIAS VERIFICADAS

4.4 Sistema de Gestão da Qualidade e seus Processos

0 Mapeamento de Processo foi apresentado conforme Matriz de Registros vigente e as informações nele contidas são pertinentes a Política da Qualidade do SAMAE e compreendem as atividades desempenhadas peto setor e acompanhadas por esta auditoria. Apenas existe a necessidade de disponibilização do documento para os outros setores do SAMAE, o que é feito através de publicação na W\k\.

5.1 Liderança e Comprometimento

Foi constatado que o setor entende sua responsabilidade com o Sistema de Gestão da Qualidade e que há comprometimento para que a documentação esteja coerente com a realidade e com o objetivo pretendido pela liderança.

5.2 Comunicando a Política de Qualidade

A Política da Qualidade está exposta em um quadro no setor e em memorandos emitidos pelo setor conforme comprovado em pastas suspensas de arquivamento locai, 0 que comprova o cumprimento deste item.

5.3 Papéis, Responsabilidades e Autoridades Organizacionais

Estão definidos papéis, responsabilidades e autoridades organizacionais no SGQ, e os servidores do Departamento Técnico estão cientes de sua contribuição para com o SAMAE e, especialmente, com a cidade de Blumenau/SC.

6.1 Ações para abordar riscos e oportunidades

Notamos que o setor auditado possui uma Análise de Riscos, mas que esta ainda está em discussão com a equipe na data desta auditoria. Foram visualizados registros de reuniões através de anotações em posse do Gerente de Projetos, Sr. Moreno de Barros Arruda, e comprovações de discussões realizadas com a equipe resultando em um documento não certificado pela diretoria. OBSERVAÇÃO ITEM 6.1.

6.2 Objetivos da Qualidade e Planejamento para Alcançá-los

Analisando o único Indicador de Qualidade do setor podemos notar que a porcentagem de projetos desenvolvidos em anos anteriores é superior ao valor estabelecido, porém este indicador apenas é mensurado ao final do ano, desse modo não foi possível constatar se o objetivo da qualidade será ou não atingido. OBSERVAÇÃO ITEM 6.2.

6.3 Planejamento de Mudanças

0 setor demonstra uma preocupação com o planejamento de mudanças, uma vez que existe documentação de reuniões de equipe para se tratar, por exemplo do Mapeamento de Processos e Análise de Riscos, além das posturas observadas nos servidores entrevistados. OBSERVAÇÃO ITEM 6.3.

7.1.3 Infra-estrutura Foram solicitadas impressões de documentos do SGQ nos computadores de Tombo n° 9412 e 9534, operados respectivamente pelos servidores Luan Gritten e Maicon Juliano Franzen Lopes e não ocorreram problemas de comunicação com o servidor, nem com o Sistema Wiki e nem com hardwares para impressão. A quantidade de mesas é compatível com o número de pessoas que trabalham no local e a disposição de mesas e cadeiras não conflitam umas com as outras. A organização estava adequada.

7.1.4 Ambiente As lâmpadas do sistema de iluminação estavam funcionando adequadamente, não foi percebido no local níveis de ruído que justificassem necessidade de medição profissional para comprovação, o ambiente estava higienizado adequadamente por equipe de limpeza terceirizada e o convívio social entre os servidores aparentou ser favorável. Este último sendo constatado através do suporte que um oferecia ao outro na resolução de problemas enquanto em Auditoria.

7.1.5 Recursos de Monitoramento e Medição

Os aparelhos Dataloggers de numeração de patrimônio 9182 e 9184, conforme fotos A, B, C e D do ANEXO, adquiridos pelo Empenho 252/15 da Lamon Produtos verificados na ocasião da Auditoria Interna, utilizados para medição de pressão pelo Setor de Pitometria, são considerados recursos de monitoramento e medição pela Norma ISO 9001:2015 e portanto exigem certificado de calibração para comprovar sua confiabilidade. NÃO CONFORMIDADE SADT-01.

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7.3 Conscientização 0 servidor Akon Walter Baumgarten foi abordado e soube explanar a respeito da Política de Qualidade do SAMAE e a contribuição da Diretoria Técnica para concretização dela. Porém o servidor Luan Gritten, não tinha conhecimento sobre como acessar as documentações do SGQ, porém recebeu auxílio de outros servidores e conseguiu acessar o Manual da Qualidade. OBSERVAÇÃO ITEM 7.3.

7.4 Comunicação Os servidores do setor entendem o que comunicar, quando comunicar, com quem se comunicar, como se comunicar e quem deve comunicar com os demais setores do SAMAE e com os clientes externos através do Manual da Qualidade.

7.5 Informação Documentada

Foi solicitado a servidora Ana Paula Schmitz a conferência do projeto DA_17_2329, o arquivamento digital estava adequado, conforme foto E em anexo, porém no arquivamento físico o projeto contido na embalagem com a capa desse projeto era o de DA_17_2343 e o mesmo estava sem a Lista de Materiais, que é um requisito de projeto, conforme fotos F, G e H em anexo, o que evidencia problemas no arquivamento físico. Também foi constatado que algumas DAs só possuem arquivadas as capas e, segundo a Matriz de Registros os projetos são arquivados juntamente com a respectiva DA. Além disso, o setor precisa definir as formas de armazenagem, proteção, recuperação, retenção e descarte de alguns documentos, os quais estão em branco na Mathz de Registros. Verificou-se que o setor não tem controle de memorandos emitidos e nem o arquivamento sequencial dos mesmos, esta falha acontece devido a redação acontecer sem a constatação da sua real necessidade, ocorrendo então a falha na sequência. NÃO CONFORMIDADE SADT-02. OBSERVAÇÃO ITEM 7.5.

8.1 Planejamento e Controle Operacional

Foi constatado que o Sistema DA, regido pela Instrução Normativa DPE-002 e o Ftuxograma de Processo (Formulários Diversos) estabelecem todo planejamento e controle operacional dos projetos desenvolvidos, determinando critérios para Abertura de DA e todas as questões de status de projeto até sua conversão para cadastro.

8.3Projetoe Desenvolvimento de Produtos e Serviços

Foram escolhidos de maneira aleatória 3 projetos, e foram constatadas, através do acesso ao Sistema DA pelo computador tombo n° 9516 operado pela servidora Ana Paula Schmitz, as seguintes situações: DA_16_2299 - Gov. Jorge Lacerda, de Status 4, Em Validação para Cadastro, no Sistema DA. Não localizada "Solicitação de Serviço" confomne rege o Item 7.1 da IT-DPE-002 Não foram realizadas reuniões, nem metas, nem prazos, ou se foram: não foram localizadas atas conforme descreve o Item 7.2.1 Não localizados Parâmetros de Análise, nem Características Operacionais da Região, nem Pesquisa de Campo, nem Pesquisa de Demanda conforme rege o Item 7.2.2 Os projetos físicos dessa DA não estavam arquivados fisicamente no setor, podemos então pressupor que não ocorreu Análise Crítica da DA, conforme Item 7.2.3 A verificação e conferência do projeto foi constatada pela Assinatura da Lista de Materiais e das Plantas do Projeto entregues ao setor de Obras em concordância ao que determina os Itens 7.2.4 e 7.2.5. A DA foi entregue ao setor de Obras do SAMAE para execução e foi executada de maneira parcial, o que é evidenciado peto Relatório de Obra DA_17_2299 de acordo com foto 1 nos anexos deste relatório, encaminhado para o Departamento Técnico para cadastro. DA_17_2329 - Iguapé x General Arthur Koehler, de Status 7, Concluído, no Sistema DA. Não localizada "Solicitação de Serviço" conforme rege o Item 7.1 da IT-DPE-002 Não foram realizadas reuniões, nem metas, nem prazos, ou se foram: não foram localizadas atas conforme descreve o Item 7.2.1 Não localizados Parâmetros de Análise, nem Características Operacionais da Região, nem Pesquisa de Campo, nem Pesquisa de Demanda conforme rege o Item 7.2.2 As plantas do projeto e lista de materiais estavam arquivadas em arquivo físico conforme Matriz de Registro. 0 Relatório de Obra DA_17_2329 emitido pelo executor e o Relatório de Captação de Dados para Cadastro foram executadas e comprovadas pelo acesso ao Sistema GEO a partir do computador número de Tombo 9534 operado pelo servidor Maicon Juliano Franzen Lopes, responsável pelos cadastros.

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8.5 Produção e provisão do serviço

8.5.6 Controle de Mudanças

8.6 Liberação de Produtos e Serviços

DA_16_2262 - Loteamento Johann Ohf, de Status 8, Finalizado sem Retomo, no Sistema DA. "Solicitação de Serviço" realizada via ERP (Status 1); As etapas contidas no Item 7.2 não se aplicaram em sua totalidade neste caso já que é apenas uma consulta para de viabilidade de abastecimento de água pelo SAMAE por parte de um cliente externo, desse modo foi realizada a etapa do Item 7.2.2 para deferir o projeto, sendo encaminhado o parecer ao cliente via ERP, que mantêm todo o histórico das etapas realizadas, conforme fotos J, K e L em anexo. NÃO CONFORMIDADE SADT-03. OBSERVAÇÃO ITEM 8.3. Confirmado cumprimento deste item, porém foi verificado que apenas o servidor Jonathan Jander Tavares possui conhecimento técnico e responsabilidade sob os procedimentos de Pitometria. OBSERVAÇÃO ITEM 8.5. Não foram apresentados planos de ação para melhorias, muito possivelmente por falta de conhecimento para abertura de RACAPs e recente percepção de adequações necessárias da norma versão 2008 para a versão 2015. NÃO CONFORMIDADE SADT-04. Foi constatado que o Sistema DA não mantém registros relativos ao processo, nem liberação dos projetos para execução, porém os projetos possuem assinaturas datadas das pessoas responsáveis, o que cumpre a norma, OBSERVAÇÃO ITEM 8.6.

8.7 Controle de Saídas Não Conformes

Sem o Mapeamento do Processo não foi possível avaliar este quesito a contento.

9.1.1 Monitoramento, medição, análise e avaliação 9.1.3 Análise e Avaliação

Existe um sistema de cálculo para gerar o único Indicador de Qualidade do setor, este que visa estabelecer uma porcentagem de projetos desenvolvidos pelo setor, foram feitas ponderações no Item 6.2 desta auditoria OBSERVAÇÃO ITEM 9.1.1. A porcentagem mínima requerida pelo Indicador da Qualidade é de 70%, e em todos os anos desde 2013 o setor supera estes valores, sendo que nos últimos 2 anos estes valores ficaram acima dos 90%.

10.2 Não-conformidade e Ação Corretiva

Como nas últimas Auditorias Internas e Externas o Departamento de Projetos não apresentou nenhuma Não Conformidade, o mesmo não precisou deliberar nenhuma ação corretiva. Quanto às observações da Auditoria Interna de 2017: a sugestão de mudança de nome do FORM_302 foi acatada, porém o problema quanto a capacidade de armazenamento do servidor persiste. Já no que diz respeito a Oportunidade de Melhoria citada pela Auditoria Externa de 2017, a qual prevê uma melhor interação entre os procedimentos do setor de Obras e o Departamento Técnico, está sendo realizada de maneira tímida.

10.3 Melhoria Contínua Ficou evidenciado através das interações realizadas no Departamento Técnico que as pessoas que ali trabalham buscam a melhoria contínua dos processos, o que foi comprovado pela abertura e presteza que todos demonstraram nos contatos e na consciência do que necessita ser reavaliado no setor para que o resultado seja percebido pela cidade de Blumenau como um todo

N Ã O - C O N F O R M I D A D E S IDENTIF ICADAS Total: 07

NC N° Item da ISO Descr ição e Evidência Objet iva (EO) RACAP N°

SADT-01 7.1.5 Os aparelhos Dataloggers de numeração de patr imônio 9182 e 9184 não possuem Cert i f icado de Cal ibração o que é exigido pela norma j á que é considerado um recurso de moni toramento e medição.

SADT-02 7.5 Arqu ivamento f ísico do projeto DA_17_2329 não segue padrão especif icado pela Matriz de Registros do setor.

SADT-03 8.3 Constatado que os projetos identi f icados como: DA_16_2299 e DA_17_2329 não possuem documentos comprobatór ios das determinações estabelecidas pela Instrução de Trabalho DPE-002.

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SADT-04 8.5.6 0 setor não possui R A C A P s estabelecidas para correçáo de não conformidades. 0 ^ OBSERVAÇÕES DA EQUIPE AUDITORA

OBSERVAÇÃO ITEM 6.1. A Análise de Riscos deve estar devidamente aprovada e disponibilizada com urgência, haja vista a iminente realização da Auditoria Externa. OBSERVAÇÃO ITEM 6.2: Sugerimos que o indicador do Departamento Técnico, seja mensurado mais de uma vez ao ano para que sejam tomadas ações corretivas em tempo hábil para que o indicador anual não fique além do esperado. OBSERVAÇÃO ITEM 6.3: Aconselhamos que o Formulário 302 - Ata Reunião Depto. Técnico seja mais utilizado pelo setor um_a vez que ele foi estabelecido junto ao SGQ e evidencia o controle de projetos, OBSERVAÇÃO ITEM 7.3: Lembramos que a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade pode e deve ser utilizada para compreensão plena das atividades de responsabilidade do setor e sua interação com as outras atividades executadas pelo SAMAE. OBSERVAÇÃO ITEM 7.5: O arquivamento físico exige um grau de atenção elevado, haja visto o volume de documentos em cada projeto e a quantidade de projetos geradas pelo setor, dessa forma, cabe ao setor avaliar se realmente o arquivo físico dos projetos DA é necessário, uma vez que o arquivamento digitai já cumpriria a exigência da norma. Sugerimos também uma melhoria no controle de emissão de memorandos e arquivamento das documentações externas pertinentes ao setor, OBSERVAÇÃO ITEM 8.3: Entendemos que a Instrução de Trabalho DPE-002 necessita de atualização completa para expor a realidade atual do setor ou que as atividades descritas nela sejam cumpridas de modo que seja possível evidenciar que todas as etapas foram cumpridas conforme esperado. Do mesmo modo que foi citado no Item 6,3, lembramos que o Formulário 302 - Ata Reunião Depto. Técnico foi estabelecido para determinar registros de processos e, em caso de não utilização, um documento de comprovação substituto para, por exemplo, uma alteração de requisito de um projeto deve ser providenciado. Além disso, cabe ao setor avaliar como proceder em casos de execução parcial, uma vez que o Sistema DA não possui este status e na prática essa situação ocorre. Aparentemente existe uma oportunidade de melhoria no Cadastro, uma vez que o cadastrador recebe informações do executante e de uma equipe técnica de cadastro do próprio departamento, indicamos a aproximação desses setores para convergir os esforços de modo a otimizar o sistema. OBSERVAÇÃO ITEM 8.5: Sugerimos que mais servidores do setor sejam capacitados para realizar as atividades do serviço de pitometria e tenham acesso aos dados da mesma, para que o SAMAE esteja preparado para atender os clientes externos com eficiência. OBSERVAÇÃO ITEM 8.6: Sugerimos que o Sistema DA seja reavaliado e o setor avalie a possibilidade de constar na DA os servidores que de algum modo se envolveram com o projeto, desde sua entrada até sua conclusão efetiva. de modo a não necessitar que as informações sejam buscadas no físico, OBSERVAÇÃO ITEM 9.1.1: Notamos uma oportunidade de criação de novos indicadores de qualidade para o processo "Sistema de Abastecimento" e isto envolverá tanto o Departamento Técnico, quanto a Diretoria de Operações, especificamente o Setor de Obras.

ANEXOS

Fotos A, B, C e D:

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Foto E:

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Fotos F. G e H :

A r q u h ^ ^ ^ F í s i c o da DA_17_2329: Caixa de Arquivo Padrão. Capa de DA e Plantas de Projeto.

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Fotos J, K e L: Arquivamento Físico da DA_16_2262: Solicitação do Serviço e Histórico da Situação, Parecer Técnico do SAMAE

CONCLUSÃO

Entendemos que existem si tuações a serem corrigidas no depar tamento . porém temos certeza da capac idade dos servidores do setor para que aval iem a respeito das considerações aqui real izadas e encont rem soluções adequadas para o melhor andamento das at ividades, lembrando que o processo Sis tema de Abastec imento t a m b é m envolve a Gerência de Obras e é interessante que exista u m a sinergia nas at iv idades executadas por ambos os setores.

Assinaturas:

Audi tor Líder / / Audi tado / 1731-0 Luiz Eduardo Pereira y 207q^2 Moreno de B ^ o s Arruda