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Etec Doutor Renato Cordeiro
Habilitação Profissional Técnica de Nível Médio Técnico em Administração
ANNY CAROLYNE SANTOS RODRIGUES DE JESUS GISLENE DE FÁTIMA BINI
WESLLEY HENRIQUE VIEIRA LOPES FERNANDES
GESTÃO EFICIENTE EM UM ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE
BIRIGUI - SP 2011
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ANNY CAROLYNE SANTOS RODRIGUES DE JESUS GISLENE DE FÁTIMA BINI
WESLLEY HENRIQUE VIEIRA LOPES FERNANDES
GESTÃO EFICIENTE EM UM ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Banca Examinadora da Etec Doutor Renato Cordeiro de Birigui - SP, Habilitação Profissional Técnica de Nível Médio Técnico em Administração sob a orientação do Prof. Alexandre Violin Garcia e Co-orientador Fernando Vieira de Sousa.
Birigui - SP 2011
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FOLHA DE APROVAÇÃO:
ANNY CAROLYNE SANTOS RODRIGUES DE JESUS GISLENE DE FÁTIMA BINI
WESLLEY HENRIQUE VIEIRA LOPES FERNANDES
GESTÃO EFICIENTE EM UM ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Banca Examinadora da Etec Doutor Renato Cordeiro de Birigui - SP, Habilitação Profissional Técnica de Nível Médio Técnico em Administração sob a orientação do Prof. Alexandre Violin Garcia e Co-orientador Fernando Vieira de Sousa.
_______________________________________________ Prof. José Avanço
Instituição: ETEC Doutor Renato Cordeiro Data: 29/06/2011
_______________________________________________
Prof. Matheus dos Santos Bastos Instituição: ETEC Doutor Renato Cordeiro
Data: 29/06/2011
_______________________________________________ Prof. Alexandre Violin Garcia Instituição: ETEC Doutor Renato Cordeiro Data: 29/06/2011
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DEDICATÓRIA
A minha família, principalmente minha querida mãe
Andréia Aparecida dos Santos que mesmo com as dificuldades me apoiou e incentivou a estudar, a buscar novos horizontes através dos estudos, e conseguir uma vida melhor. A todos os meus amigos que sempre me motivaram a estudar, me dando forças para percorrer esse caminho dos estudos. Portanto dedico o meu Trabalho de Conclusão de Curso a todos que sempre estiveram ao meu lado, querendo algo a mais para minha vida, que sempre torceram por mim.
Anny Carolyne Santos Rodrigues de Jesus
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DEDICATÓRIA
Ao meu amado filho Alexandre Luis Bini, que sempre me incentivou, nunca me deixando desistir diante das dificuldades enfrentadas, me proporcionando recursos e apoio para que concluísse esta etapa tão importante da minha vida, à minha futura nora Nayara Cristina Jorge que também sempre me motivou; e em especial ao meu grande amigo Fernando Vieira de Sousa, que conseguiu realizar um desejo seu, de conseguir que eu voltasse a estudar, me dando muita força para eu conseguir o meu aperfeiçoamento profissional.
Gislene de Fátima Bini
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DEDICATÓRIA
A minha querida mãe Arenice Vieira Lopes que sempre apoiou meus estudos, incentivando e cobrando resultados, me ajudando a concluir uma das mais importantes fases da minha vida. E ao meu grande amigo José Ricardo Bezerra de Lima, por me apoiar e incentivar a buscar cada vez mais soluções, passando por cima dos obstáculos, seguindo o pior e o mais longo caminho, porém o que trará ao final deste percurso a alegria e satisfação. A todos os amigos e familiares que me apoiaram indiretamente, e torceram para que eu concluísse este curso.
Weslley Henrique Vieira Lopes Fernandes
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AGRADECIMENTOS
Para que o nosso trabalho fosse concluído contamos com a colaboração e apoio de
nossos mestres, amigos e familiares, portanto nossos agradecimentos vão:
� A Deus, em primeiro lugar, que nos abençoa e ilumina a cada dia, nos
proporcionando a vida.
� Ao Centro Paula Souza – Etec de Birigui Doutor Renato Cordeiro, representado
pelos seus dirigentes, funcionários e colaboradores.
� Aos Mestres: que foram perseverantes, e nos qualificaram para o exercício da
profissão, nos preparando para enfrentar os desafios existentes, com muita
eficiência e eficácia.
� Ao Orientador: Prof. Alexandre Violin Garcia, pessoa muito especial, que nos
incentivou a produzir esse trabalho, nos indicando o melhor caminho para as
pesquisas, com muita disposição, nos encorajando, conseguindo assim, que
atingíssemos os nossos objetivos em comum.
� Ao Co-orientador: Prof. Fernando Vieira de Sousa, que nos auxiliou com
algumas ferramentas e informações para o desenvolvimento de nosso trabalho.
� Aos amigos: Que nos deram força e apoio para que não desistíssimos do curso,
permanecendo ao nosso lado, nos piores momentos, e, em especial à aluna
Quitéria Maria de Araújo, in memorian, que foi sempre muito aplicada e
presente, que não pode concluir o curso, mas que estará sempre presente em
nossa memória.
� Ao escritório: JC Serviços Contábeis, que nos auxiliou na conclusão do nosso
trabalho, permitindo que as nossas pesquisas fossem realizadas em três dos seus
departamentos.
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MENSAGEM
Há ao menos duas maneiras básicas de conseguir sucesso na vida. Ou você possui um talento excepcional em alguma área de atividade e explora
isso, ou você segue o caminho comum e correto de disciplina, estudo, esforço, humildade, privações e trabalho para conseguir o que deseja.
Em qualquer uma delas, não existem sonhos se realizando da noite pro dia. Nenhuma árvore nasce, cresce e oferece frutos instantaneamente. Tudo demanda
trabalho, paciência e dedicação. E também não existe sorte. O que existe é estar no lugar certo, na hora certa – mas
não por coincidência, mas por estar ativo no jogo! Não existe essa estória de marcar um gol estando no banco de reservas.
Você tem que estar em campo, chamando o jogo pra si, tomando a responsabilidade: a responsabilidade por si próprio, de quem faz a própria vida, e de
quem não espera, mas faz acontecer.
Augusto Branco
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RESUMO
Os novos modelos de gestão que surgiram com a globalização, evolução do mercado e com o avanço tecnológico, buscando a sua excelência e eficiência. Com as novas estruturas e formas organizacionais as empresas tiveram que se modernizar, criando assim, como forma de uma melhor organização a departamentalização, aumentando a sua eficiência. Os sistemas de ERP revolucionaram a gestão contribuindo com a melhoria da produção e redução de custos. Na sequência é apresentada a gestão eficiente, onde as empresas planejam um caminho a percorrer, visando a qualidade. O estudo de caso realizado no escritório JC Serviços Contábeis, tem a finalidade de compreender o novo sistema de gestão. A gestão eficiente em um escritório de contabilidade, sua administração, suas características e qualidade dos serviços, buscando melhorias com ações planejadas; seus ambientes tiveram que se adequar com as diversas mudanças tecnológicas, legais e mercadológicas, a terceirização dos serviços contábeis pelas empresas, visando o seu crescimento. O planejamento estratégico, a gestão de relacionamento com clientes e o benchmarking são apresentados como ferramentas de gestão nos escritórios contábeis a fim de se alcançar o sucesso almejado. A postura, comportamento, ética profissional dos seus dirigentes, o grande desafio de saber lidar com pessoas e a liderança, são características imprescindíveis para uma gestão eficiente e eficaz. Os aspectos técnicos e operacionais da gestão do escritório demonstrados através de seu cadastro, enquadramento correto no tipo de sociedade, suas instalações, a melhor forma de arquivo e o modo de como ocorre o trânsito dos documentos. Os seus departamentos e suas competências são apresentados como maneira de se obter um novo modelo de organização contábil com qualidade, eficiência e funcionalidade. PALAVRAS-CHAVE: Gestão, Eficiência, Organização, Contabilidade, Administração.
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ABSTRACT
The new management models that have emerged with globalization, market evolution and with technological advances, searching for excellence and efficiency. With new structures and organizational forms companies had to modernize, thus creating a better organization and departmentalization form, increasing their efficiency. ERP systems have revolutionized the management, contributing with the improvement of production and cost reduction. Following is presented the efficient management, where the companies plan a way to go, seeking quality. The case study conducted in the office JC Serviços Contábeis aims to understand the new management system. The efficient management in an accounting office, its administration, its characteristics and quality of services, seeking improvements with planned actions; their environments had to adapt with many technological changes, legal and market, the outsourcing of accounting services by companies, aimed at their growth. The strategic planning, managing customer relationship and benchmarking are presented as management tools in the accounting offices in order to achieve the desired success. The posture, behavior, professional ethics of their leaders, the big challenge of know how to deal with people and leadership are essential characteristics for an efficient and effective management. The technical and operational aspects of the management accounting office demonstrated through your registration, the correct framework of society, your installations, the better way to archive and how is the transit of documents. Their departments and competencies are presented as a way to get a new model of accounting with quality, efficiency and functionality. KEYWORDS: Managment, Efficiency, Organization, Account, Administration.
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LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1: Estrutura Linear .................................................................................... 25 Figura 2: Estrutura Funcional .............................................................................. 26 Figura 3: Ciclo da Gerência ................................................................................ 46 Figura 4: Seis Ingredientes da Comunicação Interpessoal Excelente ................ 62
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LISTA DE TABELAS Tabela 1: Emoções Favoráveis/Desfavoráveis ao Profissionalismo .................... 58 Tabela 2: Escolha do Tipo de Sociedade ............................................................. 66
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ...............................................................................................
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CAPÍTULO I – GESTÃO EMPRESARIAL ................................................... 18 1 HISTÓRIA DA ADMINISTRAÇÃO ........................................................... 18 1.1 Principais Precursores ................................................................................ 19 1.2 A Teoria da Administração Científica de Frederick Winslow Taylor ....... 21 1.3 A Teoria Clássica da Administração de Henry Fayol ................................ 22 2 A ORGANIZAÇÃO NA EMPRESA ........................................................... 23 2.1 Terceirização .............................................................................................. 23 2.2 A Estrutura Organizacional ........................................................................ 24 2.3 Tipos de Estruturas ..................................................................................... 24 3 DEPARTAMENTALIZAÇÃO ..................................................................... 27 3.1 Departamento Financeiro ........................................................................... 27 3.2 Departamento Executivo ............................................................................ 27 3.3 Departamento Administrativo .................................................................... 28 3.4 Departamento Operacional ......................................................................... 28 3.5 Departamento Jurídico ............................................................................... 28 3.6 Departamento Contábil .............................................................................. 29 3.7 Departamento Comercial ............................................................................ 29 3.8 Departamento de Marketing ....................................................................... 30 3.9 Departamento de Recursos Humanos ........................................................ 31 3.10 Departamento de Informática ................................................................... 34 4 TEORIAS MODERNAS DE GESTÃO ....................................................... 36 4.1 Administração por Objetivos ..................................................................... 37 4.2 Administração Estratégica .......................................................................... 38 4.3 Administração Participativa ....................................................................... 38 4.4 Gestão de Mudança .................................................................................... 39 4.5 Gestão Eficiente .........................................................................................
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CAPÍTULO II – GESTÃO EFICIENTE EM UM ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE .........................................................................................
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1 UM BREVE HISTÓRICO DE CONTABILIDADE .................................... 43 2 A CONTABILIDADE E SEUS OBJETIVOS .............................................. 45 2.1 Administração da empresa Contábil .......................................................... 45 2.2 Tipos de Usuários ....................................................................................... 46 2.3 Características das Informações Contábeis ................................................ 47 2.4 Qualidade dos Serviços .............................................................................. 51 2.5 Ambiente das Organizações Contábeis ...................................................... 52 2.6 Ferramentas de Gestão Contábil ................................................................ 53 2.7 Postura Profissional dos Dirigentes ............................................................ 55 3 ASPECTOS TÉCNICOS E OPERACIONAIS DA GESTÃO DO ESCRITÓRIO ..................................................................................................
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3.1 Cadastro do Escritório ................................................................................ 62 3.2 Tipos de Sociedade ..................................................................................... 63 3.3 Instalações Necessárias .............................................................................. 66 3.4 Trânsito de Documentos ............................................................................. 67 3.5 Melhor Forma de Arquivo .......................................................................... 68
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3.6 Departamento e Suas Competências ..........................................................
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CAPÍTULO III – ESTUDO DE CASO: JC SERVIÇOS CONTÁBEIS ......... 76 1 HISTÓRIA .................................................................................................... 76 2 ANÁLISE DO RESULTADO ...................................................................... 77 3 DIAGNÓSTICO FINAL ..............................................................................
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CONCLUSÃO .................................................................................................
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REFERÊNCIAS ...............................................................................................
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APÊNDICES .................................................................................................... 90
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INTRODUÇÃO
Nos últimos anos percebe-se um ambiente cada vez mais competitivo nos
escritórios contábeis, ocorrendo assim uma grande corrida no sentido de aperfeiçoamento,
conhecimento, organização, necessitando de novos modelos de gestão.
Um novo modelo de direção dos escritórios contábeis apresenta características do
tipo de organização profissional e empreendedora, podendo assim, elevar a geração de
resultados financeiros e operacionais, afim de melhorar o desempenho e sua estrutura
funcional, permitindo que as organizações produzam resultados e alcancem metas
propostas, com poder para tomada de decisões, traçando assim planos futuros.
A questão não é se o sistema de medição do desempenho de uma organização é importante ou não, mas se a medição sistemática, seguindo uma estrutura planejada, faz diferença na capacidade de uma organização apresentar resultados excelentes e sustentáveis. (FUNDAÇÃO PARA O PRÊMIO NACIONAL DA QUALIDADE, 2002, apud UENOYAMA, 2007. p.10).
Destacando a importância do contador profissional se tornar contador empresário,
desenvolvendo uma imagem positiva de sua marca pessoal, oferecendo serviços
diferenciados e identificados com as necessidades dos clientes
Um escritório contábil para ser eficiente não basta apenas possuir equipamentos e
instalações novas e modernas, mas, também, funcionários motivados, com presença do
proprietário, para que se alcance assim uma maior produtividade, e, que os serviços prestados
sejam de ótima qualidade.
Na gestão dessas organizações, as decisões são tomadas exclusivamente pelo diretor, mas,
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podem ter a participação de colaboradores que trabalhem no nível operacional, desde que se
respeite a hierarquia existente.
A insuficiência de gerenciamento, falta de estruturação dos processos, desconhecimento dos
custos dos serviços prestados; onde a contabilidade é realizada simplesmente para cumprimento de
obrigações com o fisco; sendo que é elemento e ferramenta importantíssima para a tomada de
decisões de uma empresa no momento exato; geram problemas sérios na gestão dos escritórios
contábeis.
Toda atividade humana organizada, seja de qual natureza for, dá origem a duas exigências fundamentais e opostas, que são: divisão do trabalho em várias tarefas e a coordenação dessas tarefas. Essas exigências envolvem diversos parâmetros de design, assim como fatores situacionais e parâmetros de design deteminam a estrutura organizacional de uma entidade eficaz, devendo, para tanto, haver consistência entre esses elementos. (MINTZBERG, 2003, apud, MICHIELETTO et al., 2010, p.2).
Desta forma é necessário que se tenha divisão de trabalho, isto é, uma departamentalização
dos setores, e, que essa equipe seja coordenada para que se atinja uma maior eficiênca e agilidade
no serviço.
Atualmente, os escritórios contábeis estão buscando, por meio de ferramentas de
gestão, um diferencial no mercado, e investindo mais na área gerencial. No processo de
gestão, planejar é fundamental, estabelecer objetivos, atingir metas; só com esses planos
traçados, os gestores saberão qual a melhor decisão a ser tomada. A importância do contador
empresário é definida como principal meio para o crescimento e evolução das empresas.
Com a evolução da tecnologia vieram as exigências de mudanças no sistema de
gestão dos escritórios contábeis, procurando assim, a sua excelência de organização, não
somente na questão financeira, mas, também na operacional.
Os sistemas de controle das empresas precisam adaptar-se à nova realidade do mundo dos negócios. As mudanças decorrentes da tecnologia da informação, possibilitam que a informação trafegue instantaneamente em todos pontos da empresa, obrigando alguns sistemas a serem repensados [...]. (DANTAS, 2003, apud, UENOYAMA, 2007, p. 11).
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Para se atingir uma qualidade maior e eficaz, é, sim, necessário que se possa unir as
duas ciências: administração de empresas e contabilidade; estas, integradas, podem
melhorar, e muito as empresas em todas as suas áreas, alcançando o sucesso, atingindo
todas as suas metas.
Com uma estrutura organizacional e seus componentes: responsabilidade, autoridade,
comunicação, e, capacidade decisória, percebe-se que esta influencia diretamente no
desempenho de uma organização.
Que se crie uma sinergia, uma ordem dinâmica na organização contábil, um
desenvolvimento de um sentimento pela profissão, que se conquiste um marketing pessoal e
profissional, só assim poderemos atingir todos os nossos objetivos e metas.
Surge um questionamento inicial se o uso das ferramentas de gestão na organização de
um escritório contábil pode torná-lo mais eficiente e com melhor qualidade?
Para nortearmos o processo definimos o objetivo de apresentar as ferramentas
necessárias para uma boa gestão e organização em escritório contábil, direcionando aos
seus gestores a melhor forma de se administrar através de pesquisas realizadas no
escritório contábil JC Serviços Contábeis afim de se aplicar soluções aos negócios,
mudanças na estutura física organizacional, melhoria de qualidade, inovações, auxílio
em tomada de decisões.
Para a comprovação foram usados os métodos de referencial bibliográfico, e
pesquisas que foram realizadas em um escritório contábil, com objetivo de avaliar os
seus sistemas de gestão, suas estuturas organizacionais, de departamentalização, qual a
melhor maneira de se alcançar a motivação entre os seus funcionários, como atingir suas
principais metas e objetivos, mostrando, assim, como alcançar um resultado satisfatório
das organizações contábeis, atingindo a sua eficiência.
Como forma de demonstrar a pesquisa realizada dividimos em três capítulos
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discriminados abaixo:
Capítulo I – Demonstrar a gestão empresarial desde o ínicio da história da
administração, seus precursores e suas teorias; organizações na empresa, suas estruturas
e seus departamentos; até as teorias modernas de gestão e sua eficiência.
Capítulo II – Evidenciar a gestão eficiente em um escritório contábil; suas
características, ambientes, qualidade dos serviços, ferramentas de gestão; postura e ética
profissional dos dirigentes; forma de cadastro, tipos de sociedade, instalações, trânsito de
documentos, melhor forma de arquivo; seus departamentos e suas competências.
Capítulo III – Realização de pesquisas em três departamentos de um escritório
contábil, seus resultados com análises individuais, conclusão geral e aplicação de
métodos para uma melhor eficiência de gestão.
Ao final a conclusão e referências bibliográficas.
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CAPÍTULO I
GESTÃO EMPRESARIAL
1 HISTÓRIA DA ADMINISTRAÇÃO
A administração surgiu há pouco mais de 200 anos, com a Revolução Industrial,
onde, teve duas fases.
Na sua primeira fase, o homem artesão foi substituído por máquinas e usinas, a
produção ficou mais rápida, surgindo os centros de trabalho e os meios de transporte,
como a locomotiva e o navio a vapor; os de comunicação, como o telégrafo e o telefone;
o carvão e o ferro eram os produtos predominantes da época.
Segundo Forte e Ramirez (2003, p. 6) “Essas novas opções de mercado
provocaram inúmeras migrações, à procura de trabalho nas fábricas recém inauguradas,
surgindo, dessa forma, várias cidades ao redor destes centros de trabalho.”
Na sua segunda fase, as fábricas crescem e se transformam em grandes
organizações, com máquinas automáticas e especialização dos operários, o aço era a
principal matéria-prima; surgem o automóvel, o avião e o rádio.
Nesse período, predominaram a eletricidade e os derivados de petróleo como principais fontes de energia, e o aço, como principal matéria
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prima. Surge a estrada de ferro, o automóvel, o avião, a lâmpada elétrica, o telégrafo sem fio, o rádio etc. (FORTE, RAMIREZ, 2003, p. 6).
Com todo esse progresso, as empresas estavam desorganizadas, necessitando de
uma administração científica eficiente, integrando, assim os departamentos das
empresas para enfrentarem a concorrência no mercado.
Em 1903 surgiu o primeiro estudo científico dos métodos de gestão, sob a forma
de teoria. Desde a Escola de Administração Científica de Taylor à atualidade, é grande a
evolução dos trabalhos, foram necessárias teorias que se adaptassem ao clima e ao meio
ambiente.
[...] a corrida desenfreada ao progresso, o crescimento acelerado das empresas, de forma completamente desorganizada, obrigando-as a enquadrarem em uma administração científica capaz de substituir toda a improvisação e o empirismo verificados na época. (FORTE, RAMIREZ, 2003, p.6).
Surgiram algumas novas tendências que formaram novos modelos de gestão, por
exemplo: a globalização, onde as fronteiras de pesquisas e a prática de administração
são alteradas e reforçadas pela nova configuração dos blocos econômicos: Mercosul,
Nafta, União Européia e a formação de parcerias, onde os dirigentes de empresas
interessados em desenvolver suas organizações devem acompanhar a evolução do
mercado e o avanço tecnológico, buscando a excelência em sua administração.
1.1 Principais Precursores
Os principais precursores foram três gênios da história da administração, com
pensamentos diferentes, cada um deles conseguiu alcançar o sucesso almejando o
mesmo objetivo comum.
Havia também uma corrida atrás de maior eficiência e produtividade nas empresas, visando melhor integração entre os diversos departamentos das empresas, objetivando condições mais favoráveis
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para enfrentar a concorrência no mercado. (FORTE, RAMIREZ, 2003, p.6).
1.1.1 Frederick Winslow Taylor – 1856-1915
Americano, interrompeu seus estudos e tornou-se aprendiz em uma fábrica, foi
mecânico, estudou engenharia, então formado, desenvolveu consultoria de empresas de
forma independente, sempre com muita regra e rigor. Desenvolveu a teoria da
administração científica.
1.1.2 Henry Ford – 1863-1947
Irlandês, iniciou sua carreira como aprendiz de mecânico, fundou a Ford Motor
Company – Companhia de Motores Ford, lançou o primeiro carro popular: o T, com
preços baixos, suas vendas foram tão intensas e seus lucros foram enormes. Defendia a
ideia de que o segredo do sucesso está na habilidade de encarar os funcionários como
seres humanos.
Em primeiro lugar, um empregador deve compreender as pessoas que trabalham para ele. Ele não deve cometer o erro de pensar neles como unidades ou ganhadores de salários ou como sendo diferentes dele mesmo, em qualquer aspecto. Se ele for obter seu melhor trabalho e esforço, seu interesse e, consequentemente, os melhores resultados em seu negócio, ele deve perceber que os seres humanos que trabalham para ele têm as mesmas ambições e desejos que ele. (FORD; CHANDLER, 1977, p. 447-448, apud FERREIRA; REIS; PEREIRA, 2009, p. 21).
1.1.3 Henry Fayol – 1841-1925
Engenheiro de minas, nomeado diretor na Societé Anonyme Commentry-
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Fourchambaut, em 1888, com muita competência salvou a empresa da falência, graças
a sua maneira de pensar na empresa e os seus problemas básicos de administração
prática; para tanto, desenvolveu a primeira teoria da administração, defendendo que o
estudo teórico deveria preceder a prática da profissão.
1.2 A Teoria da Administração Científica de Frederick Winslow Taylor
Observou que as indústrias perdiam ou desperdiçavam matéria-prima, com base
em alguns de seus princípios, criou a padronização do trabalho, treinando e capacitando
os operários para que chegassem à eficiência no desenvolvimento no setor da produção,
inovando assim, com divisão de tarefas, supervisão e obediência hierárquica, com
tempo estimado para cumprimento das mesmas, melhorando os salários, incentivou o
trabalho em conjunto, atingindo uma maior produtividade. Com a divisão do trabalho
em subtarefas, o funcionário ganhava velocidade ao realizar um movimento único em
repetidas vezes, aumentando a produção, seu salário aumentava proporcionalmente.
Segundo Ferreira, Reis e Pereira (2009, p. 16) “Uma tarefa deve ser dividida no maior
número possível de subtarefas. Quanto menor e mais simples a tarefa, maior será a
habilidade do operário em desempenhá-la.”
Foi criticado por estudiosos da administração, pois, considerava o funcionário
como máquina, esquecendo o lado humano, valorizando simplesmente o valor
monetário, o salário, que nem sempre é o fator mais suficiente para um trabalhador.
Com os funcionários efetuando sempre a mesma tarefa, foi visível que eles não
precisavam de qualificação, esta se tornou supérflua. Na época, não havia legislação
trabalhista, nem sindicatos, portanto, com todos esses fatores descritos, a Administração
Científica explorou os empregados, em prol dos patrões.
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Segundo Ferreira, Reis, Pereira (2009, p. 18), “Com a fragmentação das tarefas, a
qualificação do funcionário passa a ser supérflua. Ele passa a desenvolver tarefas cada
vez mais repetitivas, monótonas e desarticuladas do processo como um todo.”
Entretanto, poucos observaram que com a sua teoria ele conseguiu o aumento da
eficiência da produção, reduziu os custos, elevou os lucros e que com o aumento da
produtividade os salários também se elevaram. Além disso, por mais críticas que
recebeu, alguns de seus métodos são até hoje utilizados no processo produtivo, como a
divisão de trabalho em tarefas mínimas, estimulando a tecnologia e automação
industrial, tornando as tarefas menos monótonas e entediantes. Seguido por Henry Ford,
lançou alguns princípios que agilizavam a produção, tais como:
a) Integração vertical e horizontal: produção integrada desde a matéria-prima ao
produto final, com rede de distribuição;
b) Padronização: ou produção em massa de produtos padronizados sem nenhuma
variação, por exemplo: de cor, simplificando o processo produtivo, diminuindo
custos de produção, oferecendo preços populares, aumentando os lucros;
c) Economicidade: redução de estoques e agilização na produção, com
cumprimento de prazo de entrega.
1.3 A teoria clássica da administração de Henry Fayol
Nesta época as indústrias visavam principalmente à produção, deixando em
segundo plano o ser humano ou operário; defendia a estrutura organizacional da
empresa; e que somente existiam seis funções básicas nas empresas: técnicas,
comerciais, financeiras, segurança, contábeis e administrativas.
A administração é uma atividade comum a todos os empreendimentos humanos – governo, política, família, negócios, justiça, que sempre
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exigem algum grau de planejamento, organização, comando, coordenação e controle, razão pela qual todos devem estudá-la [...] (FAYOL, apud PEREIRA, 2007).
Dentre seus quatorzes princípios destacamos:
a) Divisão do trabalho: especialização para se atingir uma eficiência;
b) Autoridade e responsabilidade: direito e poder de ordenar e o dever de prestar
contas;
c) Disciplina: obediência, comportamento e respeito às normas estabelecidas;
d) Remuneração do pessoal: satisfação para os empregadores e retribuição aos
colaboradores;
e) Estabilidade do pessoal: contra a rotatividade de pessoas, pois isso causa
impacto negativo sobre a eficiência da organização;
f) Espírito de equipe: com harmonia e união entre as pessoas eleva a organização.
2 A ORGANIZAÇÃO NA EMPRESA
Significa um empreendimento constituído pelo homem, ou uma empresa que têm
objetivos, metas e missões.
a) Organização formal: Planejada, com organograma; formada por órgãos:
diretoria, divisões departamentos, e, por cargos: diretor, gerente, chefe.
b) Organização informal: Formada por indivíduos de uma mesma empresa
formal, sem organograma nenhum.
2.1 Terceirização
Com o objetivo principal de reduzir gastos tributários, trabalhistas, operacionais, a
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empresa contrata outra empresa especializada para executar o serviço, como por
exemplo: o serviço de limpeza e segurança. Segundo Prado e Takaoka (2001, p. 6) “A
Teoria Baseada em Recursos vê a empresa como uma coleção de recursos produtivos e
o seu crescimento depende da utilização desses recursos.”
2.2 A estrutura organizacional
Significa uma forma de distribuição das pessoas dentro de suas atividades
exercidas, estabelecendo níveis hierárquicos.
Estrutura Organizacional é o arcabouço que serve de base para o funcionamento adequado, coordenado, equilibrado e integrado da organização, pois apresenta as diversas inter-relações existentes entre os diferentes elementos que a conformam. Essas inter-relações abrangem aspectos técnicos e comportamentais, baseados nos condicionamentos e componentes específicos que influenciam o seu próprio desenho. (OLIVARES, 1999, p.14).
a) Forma horizontal: Área administrativa, produtiva, marketing, financeira e
recursos humanos.
b) Forma vertical: Nesta ordem: diretoria, gerência, chefia, supervisão e por fim
os demais funcionários.
2.3 Tipos de estruturas
As estruturas servem para ajudar na administração de uma empresa, como se fosse
um guia para o empreendedor. As estruturas definem como as pessoas são reunidas
dentro da empresa de acordo com escalões, de níveis hierárquicos e de áreas de
atividades.
Segundo Forte e Ramirez (2003, p.14) “Organização como função administrativa:
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significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos da empresa,
estabelecendo as relações entre eles.”
2.3.1 Estrutura Linear
Simples e antigo, a autoridade é única de um superior, existe apenas um chefe
para cada subordinado e as decisões são únicas e exclusivamente tomadas pela diretoria
da empresa; com a desvantagem de centralização excessiva em cada chefe, e a
comunicação é muito demorada.
Figura 1: Estrutura Linear
Fonte: Forte, Ramires, 2003, p.17
2.3.2 Estrutura funcional
Possui descentralização isto é, vários chefes, especializados, de várias seções; as
decisões são tomadas também por eles, tornando-se mais rápidas; com a desvantagem
de: como são vários chefes o funcionário poder receber ordens de um ou mais chefe,
gerando assim conflitos, baseia-se na autoridade do especialista que tem conhecimento
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técnico, mas não o comando e a decisão.
Segundo Forte e Ramirez (2003, p. 18) “[...] existe uma tendência de que os
diretores da empresa fiquem alheios ao desenvolvimento dos trabalhadores internos,
acarretando problemas nas etapas à frente do processo de produção.”
Figura 2: Estrutura Funcional
Fonte: Forte; Ramires, 2003, p.18
2.3.3 Estrutura Linha-Staff
Segue o mesmo padrão da estrutura linear e funcional, reduzindo desvantagens,
mas com o diferencial de possuir órgãos de staff; ou seja, de apoio, suporte, como
marketing, finanças, recursos humanos; e órgãos de linha, também conhecidos como
órgãos de ação, com autoridade absoluta e onde as ordens são obedecidas.
O resultado da combinação dos tipos de organização linear e funcional, isto é, constituída pela combinação de características dos tipos de organização linear e funcional, criada como intuito de unir as vantagens de dados estilos organizacionais. A busca por um novo estilo organizacional para atender as crescentes necessidades de eficiência das empresas, impulsionou a criação desse estilo que busca especializar as áreas da organização para que os esforços dos colaboradores tenham foco em tarefas específicas. (WIKIPÉDIA, apud, CHIAVENATO, 2004)
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3. DEPARTAMENTALIZAÇÃO
Criado na era da Teoria Clássica por Henry Fayol, como uma forma de aumentar
a eficiência, segmentando os setores e dividindo as tarefas para uma melhor execução
por funções. Citaremos a seguir alguns departamentos de uma empresa, observando que
a comunicação entre esses departamentos é imprescindível para uma gestão se tornar
eficiente.
3.1 Departamento Financeiro
Compete a este departamento controlar os recursos financeiros necessários,
analisar orçamentos e investimentos para manter uma empresa em bom funcionamento.
É um departamento importante, pois centraliza todas as atividades da empresa e têm as
responsabilidades de executar todos os outros, como por exemplo: compra, vendas e
marketing. Um bom planejamento financeiro oferece muitas vantagens com relação à
previsão de resultados, com boa disciplina operacional e conscientização dos objetivos
para que sejam tomadas as decisões com mais rapidez e agilidade.
3.2 Departamento Executivo
É responsável pela análise e execução de projetos da empresa de ordem interna ou
externa.
Os executivos realizam o seu trabalho por meio de trabalho de outras pessoas. Eles tomam decisões alocam recursos e dirigem as atividades de outros com intuito de atingir determinados objetivos. Eles trabalham em uma organização, a qual pode ser definida como uma unidade coordenada, composta de duas ou mais pessoas. (GRAPEIA, 2009)
28
3.3 Departamento Administrativo
É considerado como o oxigênio de uma empresa, possibilita a realização de
atividades, objetiva lucros, investimentos. Controla entrada e saída de recursos
financeiros, viabilidade de negócios que tragam crescimento e desenvolvimento com
estabilidade para a empresa. Ligado à diretoria, administra ou gerencia todos os outros
departamentos.
3.4 Departamento Operacional
Executa, em conjunto, as atividades no setor produtivo da empresa, como
operações de maquinários, manipulação de materiais e a todo o trabalho físico. É
responsável pela produção dos bens, a quantidade e qualidade do mesmo, produção em
lotes econômicos, pequeno investimento em estoque, definição de melhores métodos de
trabalho, e menor movimentação de materiais.
3.5 Departamento Jurídico
Analisa todos os relatórios de ordem jurídica, dando o seu parecer, tem como
atribuição:
a) Propor ações jurídicas relativas à direção da empresa;
b) Defender a empresa nas ações contrárias e administrativas;
c) Representar a empresa perante a administração pública;
d) Redigir e analisar contratos;
e) Analisar negócios empresariais;
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f) Zelar pelo cumprimento da lei;
g) Manter informada a diretoria quanto à riscos processuais.
Enfim, é peça fundamental e necessária junto aos outros departamentos da
empresa.
3.6 Departamento Contábil
Controlado por contadores, é responsável pela contabilidade da empresa, tem
papel fundamental na tomada de decisões, elabora demonstrações contábeis como: B.P.
– Balanço Patrimonial, D.R.E. – Demonstração do Resultado do Exercício, D.L.P.A. –
Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados, D.F.C. – Demonstração do Fluxo
de Caixa, encaminhando-os para o departamento de marketing para as devidas
publicações nos meios de comunicação.
A contabilidade fundamenta-se em princípios, leis e outras normas decorrentes das relações sociais entre pessoas, empresas e instituições em geral, sendo portanto vinculada à área das ciências sociais aplicadas. (FORTES, 2001, p. 37, apud OLIVEIRA; CERQUEIRA, 2003, p. 2).
3.7 Departamento Comercial
Responsável pelo atendimento ao cliente interna e externamente. Os gestores
comerciais planejam, dirigem e coordenam as atividades relacionadas com venda de um
produto ou serviço de uma empresa. O departamento comercial é muito importante, uma
empresa só tem o rendimento satisfatório quando as suas receitas superam as despesas.
Algumas das atividades do departamento comercial são:
a) Levantamento de necessidades dos clientes;
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b) Negociação;
c) Análise de mercado.
3.8 Departamento de Marketing
Os objetivos principais deste departamento são: atrair novos clientes e mantê-los
fiéis à empresa. Também responsável pela propaganda e marketing da empresa,
campanhas publicitárias e pesquisas de mercado, cuidar das marcas da empresa junto
aos principais veículos de comunicação. Marketing é entender e atender clientes.
Segundo Kotler (1993, apud MARCOLAN et al., 2005, p. 552) “O marketing é
um processo social e gerencial pelo qual indivíduos e grupos obtêm o que necessitam e
desejam através da criação, oferta e troca de produtos de valor com os outros.”
3.8.1 Marketing Pessoal
Hoje o marketing pessoal é uma ferramenta muito eficiente para fazer com que
seus pensamentos, atitudes, apresentação e comunicação estejam ao seu favor em
qualquer ambiente de trabalho.
Para se ter um bom marketing pessoal, primeiramente o profissional deve estar preparado para desempenhar suas funções básicas, como também é necessário que o mesmo esteja a um tempo mínimo no mercado, para absorver o conhecimento adquirido. (LAURINDO, 2001, p. 5, apud PELEIAS et al., 2005, p. 4).
Ter cuidado com a ética e a capacidade de liderar, ter habilidade de se auto-
motivar e também motivar as pessoas a sua volta.
São todos os esforços estratégicos e comunicacionais para ofertar serviços de qualidade, criados para suprir a necessidade e desejos do cliente, utilizando os instrumentos de marketing, sempre de acordo com a ética. O marketing contábil bem realizado deve na realidade, influir como os clientes percebem o profissional, o escritório, e essa
31
percepção é que irá gerar uma imagem positiva ou negativa. O contabilista deve construir uma marca pessoal universal. (BERTOZZI, 2003, apud PELEIAS et al., 2005, p. 4).
Atualmente as empresas analisam sua experiência profissional, mas também estão
atentas para sua capacidade intelectual, sua ética para definir sua contratação.
Existem alguns detalhes que merecem uma atenção especial:
a) Estar sempre pronto e capacitado para enfrentar todos os tipos de mudanças;
b) Ter consciência de suas atitudes para alcançar seus objetivos;
c) Focar problemas e controlar seus sentimentos;
d) Acreditar em sua capacidade de realização e superar obstáculos.
e) Manter-se motivado;
f) Ser gentil e atencioso ao lidar com as pessoas;
g) Pontualidade é absolutamente necessário;
h) Honestidade e objetividade;
i) Cuidado com a aparência;
j) Forma de se expressar, não gesticule demais, fale baixo e devagar.
3.9 Departamento de Recursos Humanos
O departamento de recursos humanos é mais conhecido como RH, e é responsável
pelo recrutamento e seleção de funcionários, seja interno ou externo, e benefícios
sociais da empresa.
É ele que analisa currículos, seleciona candidatos e verifica se você está apto para
os cargos oferecidos dentro da organização.
O recrutamento e a seleção são o primeiro passo rumo a uma relação produtiva com o funcionário. Reservar tempo para entrevistar minuciosa e imparcialmente pode resultar em um funcionário motivado que irá permanecer na empresa por muito tempo. (CHIAVENATO, 2002, apud BILLA; MIRANDA, 2005, p. 3, 2002).
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3.9.1 Recrutamento e seleção de pessoal
Diferentemente do antigo departamento de pessoal, onde eram somente efetuados
admissões, demissões, folhas de pagamentos e pagamentos de salários, hoje o setor é
responsável pelo recrutamento e seleção de pessoas certas para ocuparem cargos e
funções certos, com habilidades, responsabilidades, qualificações, comportamentos
devidos, e que tenham perseverança; analisa currículos, comprova as informações ali
descritas, evitando o trabalho supérfluo.
Destacando que as pessoas ou colaboradores são o principal ativo das empresas, o
que não acontecia nas teorias científica de Taylor, e clássica de Fayol, onde eram
sempre deixados em segundo plano.
O ser humano vive em busca frenética para satisfazer suas necessidades pessoais, que são escalonadas em ordem de prioridades, a cada novo desafio vencido, sempre haverá outro que irá surgir, é uma realidade aplicada às grandes organizações. (MASLOW, apud FERREIRA, 2010).
3.9.2 Benefícios sociais
Conhece-se por benefícios aquelas facilidades, conveniências ou vantagens
que um colaborador recebe da empresa, no sentido de causar estímulos para que
estes se sintam motivados. Responsável também pelo gerenciamento dos planos de
benefícios sociais, onde cada empresa constrói seu plano de benefícios sociais, que
geralmente está apontado para certos objetivos, sendo eles para curtos e/ou longos
prazos, dependendo de cada benefício e do porte de cada empresa. Dentre vários
objetivos sociais destacamos: melhoria da qualidade de vida dos empregados, melhoria
do clima organizacional e aumento da produtividade em geral.
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Segundo Forte e Ramirez (2003, p. 61) “O intuito desses benefícios é economizar
esforços e tempo dos funcionários, propiciando-lhes facilidades e vantagens para que
possam dedicar todo o seu melhor tempo disponível na busca de uma melhor
produtividade.”
Para a empresa reduz a rotatividade, elevando a lealdade do empregado junto à
empresa, facilitando o recrutamento e a retenção do pessoal, aumentando o bem-estar e
a moral dos empregados.
São vantagens que os colaboradores recebem das empresas para que eles se
sintam motivado, melhorando o relacionamento social entre eles, aumentando a
satisfação no trabalho e reduzindo a insegurança, que contribui para o desenvolvimento
pessoal e bem-estar individual e com a equipe, que conseqüentemente melhora as
relações entre empregado e empresa, relacionados com a conscientização da
responsabilidade social da organização.
A importância dos benefícios sociais espontâneos é reconhecida pelos funcionários, que, em muitas vezes, evitam desligar-se das empresas para não perderem as vantagens proporcionadas pelo salário acrescido de um pacote de benefícios. (FORTE; RAMIREZ, 2003, p. 62).
a) Benefícios sociais espontâneos: são vantagens, gratificações, seguros de
vida, prêmios de produção recebidos da empresa e lazer, refeitório, recreações,
atividades comunitárias.
b) Benefícios sociais legais: são exigidos pela Legislação Trabalhista: 13°
salário, férias, aposentadoria, auxílio doença, salário família, salário
maternidade, seguro de acidentes de trabalho.
3.10 Departamento de Informática
Responsável pela área de informática, internet, site, e-mail, domínios, manutenção
34
dos computadores, e também pelos S.I.G – Sistemas Gerenciais de Informações.
Os sistemas de controle das empresas precisam adaptar-se a nova realidade do mundo dos negócios. As mudanças decorrentes da evolução da tecnologia da informação possibilitam que a informação trafegue instantaneamente em todos os pontos da empresa, obrigando alguns sistemas a serem repensados [...]. (DANTAS, 2003, p.3, apud, UENOYAMA, 2007, p.11)
3.10.1 E.R.P. – Enterprise Resource Planning – Planejamento dos Recursos da
Empresa
Alguns dos benefícios alcançados pela Tecnologia da Informação são: a melhoria
da produção e redução de custos, e o gerenciamento de tudo o que ocorre dentro da
empresa.
Em sistemas de maior porte o componente usuário está dividido em dois grupos: um formado por um conjunto de pessoas que, tradicionalmente compõem o CPD – Centro de Processamentos de Dados da empresa, e outro que são os usuários propriamente dito. (VELLOSO, 1999, p. 25, apud OLIVEIRA; CERQUEIRA, 2003, p. 4).
3.10.2 T.I. – Tecnologia da Informação na Logística
Muitas grandes empresas especializadas em logística abandonaram o papel e o
Excel e investiram em sistemas de ERP, que controlam o tráfego de mercadorias
reduzindo os custos. Infelizmente, no Brasil, não existem ainda muitas empresas
especializadas em tecnologia da informação, provocando assim que seu preço se torne
um tanto quanto elevado.
Segundo Hilton Rocha, consultor de negócios e processos em supply chain da
infor-empresa global - cadeia de fornecimento da informação-empresa global, os
investimentos no Brasil ainda são baixos.
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Vem crescendo, mas ainda não atingiu um bom nível. As corporações que adquirem serviços logísticos, por exemplo, ainda se preocupam com o menor custo final e não com o valor agregado, e isto se reflete nos investimentos em automatização. Entre um servidor e uma empilhadeira, se investe no segundo. E T.I. ainda não é explorado da forma como deveria, até porque logística é vista como despesa em muitas empresas. (TIINSIDE, 2010, p. 8).
Portanto, investir em T.I. é preciso, pois a empresa atinge assim sua excelência em
distribuição, controla toda a operação e o que acontece com os seus caminhões,
consegue entregar seus produtos com mais rapidez, otimizando o serviço e reduzindo
custos.
3.10.3 T.I. na Gestão empresarial
Surgiram na década de 50 os primeiros sistemas de gestão empresarial; além de
lentos, os computadores eram muito caros, mas os sistemas já eram eficientes, pois
reduziam o tempo de cálculos que demoravam meses.
Na década de 90, surgiu o P.C., e as grandes empresas já se informatizavam, com
os sistemas de gestão empresarial. Daí, com a redução de preços dos próprios
computadores, internet, os E.R.P’s se tornaram frequentes em todas as empresas, se
tornando não só um diferencial, mas também um pré-requisito.
3.10.4 Tipos de Sistemas de Gestão Empresarial
São quatro os principais tipos de sistemas de gestão empresarial, eles servem para
ajudar na organização de dados de uma empresa, para facilitar a verificação de
informações mais antigas, evitando problemas futuros.
a) S.G.P. – Sistema de Gestão Patrimonial: Controla e cataloga os dados do
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inventário, os bens patrimoniais, como imóveis; marcas e patentes, estudos
científicos e investimentos, bem como os seus valores, atualizando-os.
b) G.D.E. – Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos: Cataloga os dados
dos documentos da empresa, como: descrição, imagem, arquivos de
computador.
c) S.C.E. – Sistema de Controle de Estoque: Armazena os dados referente aos
estoques de matérias-primas, produtos acabados e o consumo de insumos,
gerando relatórios de verificação.
d) S.C.P. – Sistema de Controle da Produção: Integrado com os sistemas de
controle de estoque e com a contabilidade, controlando as linhas de produção e
atualizando as quantidades e valores dos estoques.
Portanto, podemos afirmar que os S.G.E. são ferramentas eficazes na
administração e planejamento das empresas, promovem a integração entre os
departamentos, diminuindo a morosidade e o fim do retrabalho operacional.
Investir em T.I. reduz tempo, gera maior rentabilidade e uma visão de um futuro
mais próximo.
4. TEORIAS MODERNAS DE GESTÃO
A abordagem contingencial é uma estratégia que passou a ocupar espaço a partir
dos anos 60 diante das dificuldades de adaptação.
É um sistema que tem como objetivo definir formas e metas de relação com o
desempenho individual, envolvendo todos os níveis administrativos. Serve como
indicador comum, para definição de responsabilidades de cada indivíduo objetivando
resultados para sua atividade.
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É uma técnica de planejamento e avaliação conjunta de prioridades que estabelece
resultados a serem alcançados em determinados períodos e acompanha o desempenho e
correções necessárias.
A Teoria da Contingência nasceu a partir de uma série de pesquisas feitas para verificar quais os modelos de estruturas organizacionais mais eficazes em determinados tipos de indústrias. Os pesquisadores, cada qual isoladamente, procuraram confirmar se as organizações eficazes de determinados tipos de indústria seguiam os pressupostos da Teoria Clássica, como a divisão do trabalho, a amplitude de controle, a hierarquia de autoridade, etc. (PEREIRA, apud LIRA, 2011)
Serve como base democrática e participativa para novos métodos de avaliação do
desempenho humano, compatibilizando objetivos organizacionais e individuais.
4.1 Administração por objetivos
Uma empresa tem sempre que se modernizar para enfrentar novos desafios. Para
se alcançar o sucesso é necessário que se invista em tecnologia, o qual vem provocando
um impacto enorme em toda a sociedade, que se trace uma estratégia, determinando os
objetivos básicos de longo prazo e que se obtenham recursos suficientes para
concretizar esses objetivos.
Definir esses objetivos é uma tarefa prioritária do sistema de gestão; a empresa
deve saber claramente o que pretende alcançar, considerando seus pontos fortes e
fracos. Uma das características que a empresa deve ter para atingir a eficiência é a
integração interdepartamental.
Uma vez definidos os objetivos são estabelecidos métodos e distribuídas às responsabilidades para a sua consecução. Para o bom resultado contínuo da empresa, os objetivos devem ser continuamente revistos e ajustados às novas exigências e aspirações organizacionais. (HUMBLE, 1970, apud FERREIRA; REIS; PEREIRA, 2009, p. 108).
Através de criação de oportunidades, desenvolvimento pessoal, transformam-se
recursos em empresa, ampliando-os, e, esses recursos são os humanos, os
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colaboradores.
O foco no negócio da empresa é um dos principais diferenciais de uma boa gestão,
quando um gestor não sabe o que fazer, sua empresa fica sem saber que rumo tomar,
toda empresa é o reflexo das decisões que toma.
A Descentralização administrativa ocasiona um melhor desempenho,
aperfeiçoando a estrutura organizacional. Para uma boa gestão é necessário que o gestor
controle seu próprio desempenho.
Segundo Drucker (1981, apud FERREIRA; REIS; PEREIRA, 2009, p. 110), “Um dos
maiores benefícios da administração por objetivos foi o fato de ela ter permitido
substituir a administração através da dominação pela administração através do
autocontrole.”
4.2 Administração estratégica
Sua principal característica é traçar planos, definir o que deseja que o seu negócio
seja no futuro, procura capacitar as pessoas a pensar estrategicamente, alcançando uma
mudança de comportamento.
4.3 Administração participativa
Uma constante nos novos modelos de gestão é a participação dos funcionários nas
decisões da empresa.
Participação consiste basicamente na criação de oportunidades para que as pessoas influenciem decisões que as afetarão. Essa influência pode variar pouco ou muito. Participação é como um caso de delegação, na qual o subordinado obtém maior controle, maior liberdade de escolha em relação às suas próprias responsabilidades. (Paterman, 1970, apud FERREIRA; REIS; PEREIRA, 2009, p.129).
39
4.4 Gestão de mudança
Ao administrador atual cabe a tarefa de prevenção e antecipação das mudanças,
liderar pessoas, motivando-as, desenvolvendo uma cultura de desafio constante.
Investimento em pessoas, tecnologia e informações é necessário para enfrentar as
dificuldades encontradas pelo caminho.
[...] o fundamental é considerar a organização como um todo, composto por várias partes componentes, interligadas e interagentes. Tomada em seus aspectos básicos, toda organização deve analisar seus recursos humanos, materiais/financeiros e tecnológicos que, fluindo através da organização, são responsáveis pela manutenção do funcionamento do sistema, no sentido de cumprir sua missão. (FERREIRA, REIS, PEREIRA, 2009, p. 242)
Os colaboradores passam a ser dominantes nas empresas; são pessoas planejando,
organizando, controlando e dirigindo; com inovações promovem que a empresa alcance
metas e objetivos, maximizando a riqueza, são perceptores de que novas técnicas e
modelos de gestão empresarial, apesar de serem eficientes, também têm suas
desvantagens, mas que poderão ser vencidas, melhoradas, e que através destas
desvantagens sendo estudadas, analisadas, pode-se também chegar ao equilíbrio de uma
gestão eficiente e eficaz.
Sua finalidade, as razões e os porquês, são questões mais facilmente explicáveis em nível empresarial, embora na maioria das vezes sempre depois que ocorrerem. A única coisa que diferencia nossa época das anteriores é a velocidade das mudanças que se tornam cada vez maiores. (FERREIRA, REIS, PEREIRA, 2009, p. 240)
São gestores, empreendedores que fazem os negócios acontecerem, determinando
sua:
a) Missão: que dá uma direção à empresa, ligada diretamente aos seus objetivos;
b) Visão: é o sonho da empresa, algo concreto a ser alcançado;
c) Valores: que representam os princípios éticos, regras morais de seus
administradores e colaboradores.
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4.5 Gestão Eficiente
Poucas são as empresas que planejam um caminho a percorrer. Muitas não visam
a qualidade e sim o custo do serviço, necessário que se busque conhecimento, utilize
novas tecnologias, invista-se em pessoal qualificado, aumentando a sua produtividade e
competitividade no mercado e agregando valores aos seus produtos e serviços.
A necessidade de aplicar esta prática nas empresas é crescente em um momento onde fatores econômicos forçam as empresas a evoluírem para gerir os negócios com mais controle e rigor. O gerenciamento eficiente da informação pode ser um fator fundamental para a manutenção e o sucesso organizacional em um mercado competitivo e em constante mutação. (ALBUQUERQUE, 2009).
Para uma gestão eficiente, a informação é um fator fundamental para se manter o
sucesso da empresa dentro do mercado. As empresas buscam se aprimorar nos seus
sistemas, pois a competitividade e fatores econômicos forçam-nas a se atualizar e
acompanhar as mudanças internas e externas.
Estamos vivendo a era da informação, uma empresa que não se utiliza de
indicadores terá uma gestão sem parâmetros e sem feedback, o monitoramento de
processos e atividades com uma certa freqüência ajudam em tomadas de decisões, com
velocidade e de forma racional e exata.
Esta prática de monitoramento de indicadores pode provocar mudanças na
organização, e algumas vezes uma reestruturação em processos de produção. O uso de
indicadores melhora o controle dos objetivos organizacionais, eficiência,
relacionamento entre clientes e fornecedores, contribui também com as atividades do
marketing, melhorando produtos e serviços.
Uma empresa que não utiliza indicadores pratica uma gestão sem parâmetros, sem feedback de suas ações internas e/ou externas. Empresas que não fazem uso de indicadores para monitorar o andamento de processos e atividades assim com seus resultados, com freqüência correm riscos no processo de tomada de decisão. Sem informação precisa não há como decidir de maneira racional sobre
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estes processos e atividades. Estes indicadores são fundamentais para se determinar os rumos da empresa no planejamento estratégico. (ALBUQUERQUE, 2009).
A vantagem que a empresa obtém é a possibilidade de compreender prioridades
de ação em determinados momentos. É preciso que os gestores e colaboradores tenham
bom relacionamento. Os líderes definem as metas e incentivam a equipe.
O gestor precisa ter bom relacionamento com sua equipe, motivando-a, a ter o
mesmo objetivo, para cumprir as metas desejadas, deve saber administrar conflitos,
saber executar e respeitar opiniões e dialogar.
Gestão eficiente é ter um diferencial, para se alcançar destaque na empresa. É
necessário que se tenha um projeto bem planejado, é ter uma idéia brilhante e colocar
em prática. Ter mão de obra qualificada, com alguns anos de experiência no mercado de
trabalho. Em busca de qualidade nas organizações procuramos ferramentas de Gestão
Empresarial, pois as mudanças ocorrem com frequência, transformando o mundo dos
negócios.
Para se alcançar sucesso profissional precisamos avaliar essas mudanças no
sentido de como elas podem afetar as empresas ou não. O sucesso estratégico de uma
empresa depende de normas técnicas e científicas que auxiliam na busca de qualidade
total que nada mais é do que a qualidade de tudo que é feito numa empresa.
Administrar, hoje, é muito mais fácil do que antigamente, pois, temos inúmeras
ferramentas disponíveis para nós, os gestores, nos aperfeiçoarmos, em busca de um
melhor resultado para uma organização eficiente e eficaz. Com planejamento
estratégico que são planos, ações e caminhos que indicam como vamos atingir os nossos
objetivos e ambições.
Em uma perspectiva estratégica de mudança, vê-se a organização como um sistema aberto e inserido em um contexto social, econômico e político; privilegia-se sua forma de relacionar-se com a sociedade, isto é, sua razão de ser, seus produtos e serviços. Enfatiza-se a tomada de decisões considerando, sobretudo, o fluxo de informações entre a
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organização e seu ambiente: como se identificam e selecionam demandas, apoios e alternativas de ação, bem como o papel de cada participante desse processo; valoriza-se a busca de racionalidade: o pensar estrategicamente. Julga-se que para mudar uma organização é necessário definir sua missão, seus objetivos e suas formas de identificar e selecionar alternativas de ação. (MOTTA, 1998, apud ALBUQUERQUE, 2009).
Para fazer um projeto ser aceito na empresa primeiramente devemos fazer uma
pesquisa econômica no mercado; qual o retorno do investimento; e depois verificar o
objetivo deste projeto como, por exemplo, se é vender mais; para isso precisamos
entender ou ter sabedoria da necessidade da empresa.
Analisar os riscos, impacto no mercado, estabelecer metas e prazos a serem
cumpridos em curto, médio e longo prazo, estratégia, prevendo possíveis atrasos, pois, a
falta de descumprimento de prazo acarreta o fracasso do projeto e pode causar prejuízo
à empresa.
A Administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos. (STONER, 1999, p.4, apud GUEDES, 2006).
Necessário, primeiramente, que se determine onde a empresa quer chegar, que se
tenha um foco, porque às vezes, sabemos o que fazer, mas não sabemos como fazer; que
se forme uma boa equipe de trabalho, que esta seja unida e tenha competência,
juntamente com o gerente do projeto, que as tarefas sejam divididas, pois a equipe
responderá pelas falhas ou pelo sucesso. Um projeto precisa ter um gerente ou gestor
para que o mesmo possa acompanhar, coordenar, cooperar; senão pode fracassar e não
conseguir atingir seus objetivos. Só assim, alcançaremos, com certeza, nossos objetivos
e nosso sucesso empresarial, com eficiência e eficácia.
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CAPÍTULO II
GESTÃO EFICIENTE EM UM ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE
1 UM BREVE HISTÓRICO DA CONTABILIDADE
Com o surgimento da indústria moderna entre os séculos XVIII e XIX, o homem
deixa a caça, e começa a se organizar economicamente, principalmente com o direito de
uso do solo e as propriedades herdadas de seus pais, já denominada, nesta época, como
patrimônio, todos os valores passaram a ser chamados de patrimônio, daí a necessidade
de registros do comércio, onde se origina a contabilidade. Nesta época as compras e
vendas eram efetuadas através de trocas, sempre à vista, não se existiam os créditos e
eram controladas por relatórios simples; mas os bens ou valores aumentavam cada vez
mais e já se faziam necessárias mais informações, como valorizar os seus próprios bens
e serviços, aumentar as posses, índices de produção de uso e consumo, os quais eram
controlados com ramos de árvores; quando se desenvolve, então o papiro – papel, e o
cálamo – pena de escrever. Na Itália surge o termo Contabilitá – Contabilidade.
A evolução da Ciência Contábil resume-se em quatro períodos:
a) Contabilidade do mundo antigo - desde o início das civilizações até 1202 da
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Era Cristã, quando surge o livro Liber Abaci – Livro do Ábaco, de autoria de
Leonardo Pisano;
b) Contabilidade do mundo medieval - de 1202 da Era Cristã até 1494, com
apareceu o Tratactus de Compustis et Scripturis – Contabilidade por Partidas
Dobradas, do Frei Luca Paciolo; período importante na história da
contabilidade, denominado: Era Técnica, época que surgiu o livro caixa, que
controlava registros de recebimentos e pagamentos em dinheiro;
c) Contabilidade do mundo moderno – de 1494 até 1840, com a obra La
Contabilitá Applicatta alle Amministrazioni Private e Pubbliche-
Contabilidade aplicada à administração pública e privada, de Franscesco Villa;
período em que o trabalho escravo cedeu lugar ao trabalho assalariado,
tornando os registros mais complexos, aparece a conta Capital, representada
pelos recursos integralizados na empresa;
d) Contabilidade do mundo científico – desde 1840 até a atualidade – Nesta
época, século XVII, a contabilidade chegava às universidades, já existia a
calculadora, e a contabilidade era confundida com administração, os
contadores eram chamados de guarda-livros. No Brasil, com a vinda da família
real portuguesa, aumentou a atividade colonial, surgindo o Tesouro Nacional e
Público, o Banco do Brasil, e as tesourarias eram compostas somente por um
inspetor, um contador e um procurador fiscal, que eram responsáveis por todas
as funções desde a arrecadação até a administração financeira e fiscal.
Atualmente o contador vem ganhando destaque no mercado em Auditoria,
Controladoria e Atuarial, que são áreas de análises contábeis e operacionais,
ele participa das tomadas de decisões das empresas; daí podemos afirmar que a
contabilidade é muito mais que um mero registro ou efetuar lançamentos
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contábeis, emitir demonstrações contábeis e financeiras, e, sim, denominá-la
como um instrumento básico de gestão.
2 A CONTABILIDADE E SEUS OBJETIVOS
Enfrentar desafios de adaptação das condições no mercado exigente, competitivo,
com grandes mudanças para um melhor resultado é o que diferencia os escritórios
contábeis atuais dos mais antigos, com eficiência ou obtenção de máximo retorno sobre
os recursos empregados.
2.1 Administração da empresa contábil
Com o surgimento de um novo modelo de gerência, os escritórios contábeis
tiveram necessariamente que se adequarem à novos padrões de administração para
atenderem aos seus objetivos, buscando uma melhora constante e maior produtividade,
enfrentando, assim, seus concorrentes em padrão mundial.
Através da evolução dos tempos as empresas foram obrigadas a adaptar os seus
gestores com rapidez, rumo ao processo de globalização, tecnologia e economia. Os
colaboradores precisam ter flexibilidade no trabalho, participando, dando ideias; pois,
atualmente, eles têm consciência dos seus direitos, então, necessário se faz que os
conquistemos, pois a concorrência no mercado é muito forte e precisamos de pessoas
qualificadas.
Segundo Tachizawa, Ferreira e Fortuna (2001, apud ROSA; FUTIDA, 2009, p.17)
“Neste cenário, o papel gerencial, mantendo a base inicial e retendo aspectos
fundamentais assimilados no processo evolutivo, passa a incorporar novas atividades.
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Gerenciar é orientar o trabalho, é ter poder, com autoridade e responsabilidade
sobre pessoas, com um objetivo comum: atingir melhores resultados; é responder pela
parte financeira, equipamentos, tomar decisões, buscando uma máxima produtividade.
As tarefas fundamentais de uma gerência são: planejar, organizar, dirigir e
controlar, que nada mais é do que prever acontecimentos que afetem negativamente os
resultados, antecipando assim decisões; definir as tarefas para as pessoas certas; dirigir a
equipe com liderança e eficácia; controlar o planejado e corrigir os erros que possam
acontecer.
Figura 3: Ciclo da Gerência
Fonte: Rosa; Futida, 2009, p. 19
2.2 Tipos de Usuários
a) Usuário Interno: é o que utiliza as informações específicas ligadas à empresa,
somadas com informações adicionais que a contabilidade financeira não
demonstra, tornando essas informações decisivas para as tomadas de decisões
aos administradores. A contabilidade gerencial busca mostrar diferentes
situações que ajudam os gerentes, para que estes planejem, controlem e tomem
decisões corretas, com isso as empresas obtêm o diferencial da contabilidade
financeira que prende aos princípios fundamentais; diferencial esse que fornece
Organização Controle
Planejamento
Direção
Ciclo da Gerência
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diferentes soluções para várias decisões.
Para os usuários internos à entidade, interessam além das demonstrações contábeis como ponto de partida, também subsidiam os tomadores internos de decisão, outros tipos de relatórios que aliem conceitos e informações derivantes do sistema de Contabilidade financeira (Geral) – que produz os relatórios tradicionais, a outros derivantes da Contabilidade de Custos, da administração financeira, da administração da produção e outras disciplinas que apresentam conceitos importantes para a tomada de decisões.(IUDÍCIBUS; MARION, 1999, p. 54, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 4).
A contabilidade gerencial auxilia na tomada de decisões, que é flexível a cada
gestor e a cada empresa, com informações corretas para que a empresa continue ativa.
b) Usuário externo: tem como principal objetivo publicar as demonstrações
contábeis, que são extraídas informações da contabilidade financeira.
Para seus usuários Externos, conforme a Lei 6.404/76 apud Marion (1994): A Lei das Sociedades por Ações estabelece que ao fim de cada exercício social a entidade deva elaborar de acordo com os princípios de contabilidade as seguintes demonstrações contábeis: Balanço Patrimonial, Demonstrações do Resultado do Exercício, Demonstrações de Lucros e Prejuízos Acumulados ou Demonstrações das Mutações do Patrimônio Líquido; Demonstrações de Origens e Aplicações de Recursos. (IUDÍCIBUS; MARION, 1999, p.54, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 4).
Essas informações fornecidas pela contabilidade são predestinadas à acionistas,
administradores, para o fisco, bancos, investidores e para a sociedade.
A contabilidade deve estar sempre preparada para atender às necessidades dos
usuários, pois é através dela que obtemos informações, capacitando funcionários para
planejar, controlar e tomar as decisões corretas.
2.3 Características das informações contábeis
Com o passar dos tempos a contabilidade deixou de medir apenas a evolução do
patrimônio das organizações. Ela foi se aperfeiçoando cada vez mais de acordo com as
necessidades de cada empresa, obrigando-as a ter cada vez mais a procura de escritórios
48
de contabilidade, para que o administrador ou presidente esteja sempre atualizado das
novidades que surge a cada dia, e aplicando este conhecimento dentro da empresa para
melhores e/ou maiores resultados.
Com o advento da tecnologia da informação e o processo de globalização mundial as exigências cresceram e se diversificaram. A competição global exige que as empresas estejam comprometidas com contínuo e completo aperfeiçoamento de seus produtos, processos e colaboradores. Um dos principais ativos de uma empresa são suas informações e seus recursos humanos que delas se utilizam (...) a qualidade e confiabilidade desses dados influem decisivamente no sucesso dos negócios. (RAUPP, 2000, p. 44, SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 5)
O mundo hoje necessita dessas informações contábeis em tempo real, e nós
precisamos estar aptos para gerar esta informação naquele momento, sendo este um dos
maiores desafios da contabilidade, além de levar estar informações, a contabilidade tem
como objetivo apresentar a informação para o planejamento da empresa,
conseqüentemente para ter controle e tomar a decisão correta.
Portanto, como os gestores estão sempre tomando decisões, cabe à contabilidade
estar apta com as informações oportunas, confiáveis e adequadas para determinada
situação.
A informação contábil não deve privilegiar somente uma pessoa, mais sim
proporcionar estas informações a todos para que possam fazer uso destas.
A contabilidade é uma das áreas mais importantes dentro de uma organização,
pois, é ela que com suas informações fazem a empresa crescer cada dia mais.
A informação deve ser adequada aos fins a que se destina, uma vez que facilite o entendimento do usuário, deve emergir da verdade, ser eficaz e atingir o objetivo do usuário, deve ser precisa e não conter erros, precisa ser relevante, confiável e segura para a tomada de decisões, deve ser apresentada de forma simples afim de se tornar compreensível para quem precisa dela. (VASCONCELOS, 2002, p. 25, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 5).
Para que se tome uma decisão, é preciso que a informação gerada pela
contabilidade seja de qualidade.
49
As características qualitativas são atributos que tornam as informações contábeis úteis para os usuários. Estes atributos são: a confiabilidade, relevância, compreensibilidade e comparabilidade. (IASB –
INTERNATIONAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD – JUNTA DAS NORMAS CONTÁBEIS, 1998, p. 35, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 6)
a) Confiabilidade
Quando a empresa gera uma informação de qualidade, e que não tenha erros, ela
tem que passar a confiança para que os usuários colaborem e que possam utilizar esta
informação com veracidade.
A informação tem a qualidade de confiabilidade quando está livre de erros relevantes, e podem os usuários depositar confiança como representando fielmente aquilo que ela diz representar ou poderia razoavelmente esperar-se que representa-se. (IASB 1998, p. 36, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 6)
A IASB coloca também que a informação apresente os requisitos necessários para
que ela seja confiável, como: representação adequada, primazia de essência sobre a
forma, neutralidade, prudência e integridade.
b) Relevância
Para que seja tomada uma decisão, a informação tem que ser relevante, ou que se
sobressaia, que seja necessária, importante.
A fim de ser útil, a informação precisa ser relevante para as necessidades de tomada de decisão dos usuários. A informação possui a qualidade da relevância quando influencia as decisões econômicas dos usuários ajudando-os a avaliar eventos passados, presentes ou futuros ou confirmando ou corrigindo suas avaliações anteriores. (IASB, 1998, p. 35, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 7).
A informação se tornou um elemento importante para a empresa, independente
dos resultados.
As decisões consistem realmente na escolha entre os cursos alternativos de ação que têm conseqüências futuras, as quais geralmente são incertas. Pode-se diminuir os efeitos adversos desta incerteza, tornando-se bem informado sobre o assunto relacionado à decisão. Quanto mais informações relevantes sobre o assunto de uma decisão forem acumuladas, mais claro será o curso de ação correto. (HORNGREN, 1978, p. 104, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 7).
50
c) Compreensibilidade
A informação após ser gerada deve ser exposta aos usuários, de modo que seja
compreensível.
Essas informações devem ser evidenciadas de modo que possibilite a todos os
usuários; de fácil entendimento, mas sempre mostrando de maneira completa as
operações da organização. Porém é necessário que o usuário tenha conhecimento de
contabilidade e de seus negócios, para que compreenda as informações.
Uma qualidade essencial é que as informações apresentadas nas demonstrações contábeis é que elas sejam prontamente entendidas pelos usuários. Para esse fim presume-se que os usuários tenham conhecimento razoável do negócio, atividades econômicas contabilidade. (IASB, 1998, p. 35, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 8).
Sendo assim, a informação compreensível e o usuário com o conhecimento
necessário, tornam-se eficaz a comunicação entre ambas as partes.
d) Comparabilidade
Os proprietários de empresas devem comparar demonstrações contábeis de anos
anteriores para que seja feita uma análise da empresa, a fim de identificar sua própria
posição financeira e seu desempenho.
Segundo Shigunov e Shigunov (2003, p. 9) “O contador deve considerar a
importância das características qualitativas no seu dia-a-dia para a prestação dos
serviços contábeis, até como forma de se manter no mercado.”
Com o resultado das avaliações, deve-se fazer um parâmetro de sua posição
financeira com outras empresas do mercado que sejam concorrentes. A empresa precisa
conhecer as políticas contábeis junto com suas declarações para seguir as normas
brasileiras de contabilidade.
Os usuários devem comparar as demonstrações contábeis de uma empresa ao longo do tempo a fim de identificar tendências na sua própria posição financeira e no seu desempenho. Os usuários devem também ser capazes de comparar as demonstrações contábeis de
51
diferentes empresas a fim de avaliar em termos relativos, a sua posição financeira. (IASB, 1998, p. 37, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 9).
2.4 Qualidade dos Serviços
A qualidade começa quando a empresa procura por processos organizacionais,
para atender as necessidades de seus clientes, buscando melhorias com ações
planejadas.
Segundo Kaplan e Rieser (1996, p. 34, apud Shigunov; Shigunov, 2003, p. 12),
“Qualidade é uma maneira de gerenciar os negócios da empresa. Aprimoramento da
qualidade só pode ser alcançado em uma empresa com a participação de todos.”
Com o desenvolvimento de um processo organizacional de qualidade é totalmente
benéfico para os clientes externos, como para os funcionários internos, pois auxilia-os
com padrões, normas e procedimentos a fim de diminuir falhas e de refazer um trabalho,
sendo assim, aumenta a satisfação do cliente com o serviço que lhe foi prestado.
A sobrevivência das organizações depende diretamente de quão hábil é a organização para reorganizar-se internamente, para mudar hábitos e atitudes das pessoas envolvidas, mudando para comprometê-las com o processo de crescimento do negócio onde elas possam ter a certeza que fazem parte do processo se comprometendo e interagindo entre si produtivamente. (SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 12)
Com a chegada da era da informação, as empresas estão percebendo a necessidade
de estarem atualizadas, antes a informação era usada somente para o fisco, hoje se
tornou essencial o uso das tecnologias da informação.
Os escritórios que adotam a qualidade de seus serviços entram no mercado de
trabalho com o diferencial necessário em relação às empresas que não aderiram a este
processo.
Paralelamente à satisfação do cliente está a satisfação das necessidades da empresa, tanto do empresário quanto dos funcionários
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que nela trabalham. Ao buscar a qualidade não devemos dispensar a atenção aos colaboradores, tendo em vista a produtividade e como conseqüência o lucro. (KALKMANN, 2002, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 13)
2.5 Ambiente das Organizações Contábeis
Com as diversas mudanças tecnológicas, legais e mercadológicas, houve uma
imensa mudança no ambiente das organizações contábeis. Um desses motivos foi a
mudança na Lei das Sociedades Anônimas; o processo das normas brasileiras de
contabilidade foram ajustados aos padrões internacionais, com o SPED Contábil –
Sistema Público de Escrituração Digital.
Hoje, as grandes empresas também buscam a terceirização dos seus serviços
contábeis, considerando uma decisão importante para o crescimento da empresa e
evidenciam os contadores como parceiros para a continuidade e crescimento do seu
negócio; com esse aumento de serviços oferecidos aos escritórios contábeis, aumenta
também a concorrência no setor, onde muitos deixam sua conduta ética de lado,
barateando os honorários, diminuindo assim a qualidade dos serviços, é a chamada
concorrência desleal. Toda organização deve ter um portfólio, lista onde consta todo o
seu trabalho em andamento relacionado com os objetivos do negócio, e este evoluiu
para assessorias, perícias contábeis, auditorias, consultorias e acompanhamento
necessário a um desempenho satisfatório das empresas contratantes.
Portfólio ótimo é aquele em que tem a quantidade certa de produtos, em consonância com as condições da empresa, e em que cada um dos produtos não só se justifica, mas também contribui para o sucesso dos demais. (MARION, ROSA, 2004, p. 43, apud RODRIGUES; LEMOS, 2009, p. 6).
As organizações contábeis devem sempre praticar o marketing dos seus serviços
oferecidos para captar mais clientes, agregando valor aos seus serviços prestados.
53
O marketing envolve todo o processo empresarial. Ele começa a atuar antes da ideia do produto e vai até a satisfação do cliente e a consolidação do vínculo com ele. Assim sendo, o marketing tem muito a ajudar quando se trata de promover uma mudança empresarial para colocar uma organização mais sintonizada com o ambiente. (MARION, ROSA, 2004, apud RODRIGUES; LEMOS, 2009, p. 7).
Portanto, cada vez mais as organizações contábeis devem investir parte dos seus
recursos em publicidade veiculadas em todas as mídias, para ser enxergada e analisada
com mais valor pelos seus concorrentes. Um exemplo de anúncio abaixo:
Nossa grande vocação é a contabilidade e todos os temas que circundam essa ciência: controles financeiros, supervisão fiscal, inteligência tributária, suporte tecnológico, gestão de pessoas e folhas de pagamentos salariais. Mas nossa grande missão, mesmo, é cuidar bem da sua empresa. (GESTÃO EMPRESARIAL, 2009, p. 35, apud RODRIGUES; LEMOS, 2009, p. 6).
2.6 Ferramentas de Gestão Contábil
Através de metodologias administrativas, traçamos as diversas etapas que
devemos seguir num determinado processo a fim de avaliar nossas capacidades, e
potencialidades, para tanto utilizamos ferramentas de gestão apropriadas à estrutura e
forma de atuação das empresas tanto no ambiente administrativo, financeiro e
patrimonial, como em recursos humanos.
A utilização de boas ferramentas de gestão pode ser um passo importante na decisão de ampliação de mercados, diversificação de portfólio de serviços, expansão dos negócios ou a simples manutenção do estabelecimento. O mercado se movimenta rapidamente em vários sentidos e quem ficar parado tende a ser rapidamente ultrapassado pela concorrência, pelas tecnologias, pelas leis e pelo próprio conhecimento que se renova constantemente. (RODRIGUES; LEMOS, 2009, p. 15).
2.6.1 Planejamento Estratégico
Todas as empresas têm que ter um planejamento, pois este é de extrema
54
importância para a organização, saber o que tem que fazer, e uma instrução de qual
rumo seguir.
Para conhecer o conceito, é preciso saber o que significa as palavras planejamento
e estratégico.
Um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente. (Oliveira, 2011, p. 46, apud LOUREIRO, 2007, p. 29)
O Planejamento Estratégico trata-se das decisões organizacionais, sobre:
a) Mercados a serem servidos;
b) Produtos a serem comercializados;
c) Investimentos a serem feitos;
d) Construção de novas unidades produtivas;
e) Tecnologia a ser incorporada pela organização.
Essas decisões no geral tem um alcance de longo prazo.
Portanto, o planejamento estratégico é uma das ferramentas de gestão mais usada
nas empresas, e tem como objetivo atuar com eficiência dentro de uma organização.
2.6.2 Gestão de Relacionamento com Clientes
Atualmente para se ter uma empresa reconhecida, é preciso ter um bom
relacionamento com os clientes, e o que acontece na maioria das empresas é que na
medida com que as empresas crescem elas começam a deixar os clientes de lado
passando a se preocupar mais com as áreas operacionais da organização e com seus
colaboradores.
Uma estratégia de negócios voltada para otimizar a lucratividade, vendas e satisfação com os clientes, da adoção de comportamentos voltados para a satisfação dos clientes e da implementação de processos e tecnologias que suportam interações coordenadas com os
55
clientes através de canais de relacionamento. (DOMINGUEZ, 2001, p. 2, apud LOUREIRO, 2007, p. 26)
Portanto, é necessário que as empresas tenham um bom relacionamento com os
clientes para seu melhor desenvolvimento, e até mesmo para a empresa ser reconhecida,
conseguir um maior número de clientes, para que todos vivam num bom ambiente
profissional e que possam ter um bom relacionamento. Contudo as empresas devem dar
total atenção aos clientes.
2.6.3 Benchmarking
Benchmarking é uma forma, uma ferramenta de gestão usada para buscar
informações, ideias, processos de gerenciamento que implantados deram certos e que
poderão ser desenvolvidos nas empresas.
O processo contínuo de medir produtos, serviços e processos, comparando-os dos líderes das indústrias ou dos mais fortes concorrentes. Isso resulta na procura de melhores práticas, que vão conduzir a um desempenho superior, utilizando a medida de desempenho, implementando continuamente mudanças e praticando emulação para realizar o melhor. (OAKLAND, 1994, p.183, apud LOUREIRO, 2007, p. 25)
Benchmarking por ser uma ferramenta analítica, ou seja, antes de ser aplicada
deve ser analisado os processos, para que o mesmo possa ser aplicado sem prejudicar o
processo já existente na empresa, tem como vantagens a melhoria do conhecimento e a
introdução de novos conceitos na organização.
2.7 Postura Profissional dos dirigentes.
Em nossa vida social temos que nos adequar a vários ambientes dotados de regras
que regulam o nosso comportamento, e quando essas regras são cumpridas são
56
chamadas de conduta adequada, e um conjunto de regras adequadas é chamado de
papel, dentro desse papel podemos concordar, discordar, ou simplesmente seguir as
condutas mais apropriadas, aquelas que achamos que são corretas e a manifestação
efetuada no papel é chamada de postura.
Segundo Rosa e Futida (2009, p. 23) “Uma postura adequada, neste sentido,
requer: Conhecimento do papel; Aceitação do papel; Disciplina para exercícios das
condutas do papel.”
2.7.1 Postura profissional
Postura profissional nada mais é, então, do que uma adequação perfeita da
conduta ao papel profissional, com harmonia e de bom caráter entre a equipe e
superiores, efetividade no trabalho, proporcionando assim uma maior empregabilidade e
promoções, contribuindo para ampliação da sua realização. De acordo com Rosa e
Futida (2009, p. 23) “A postura adequada é premiada usualmente com aprovação social,
que cria base para a captação de cooperação.”
2.7.2 Comportamento
O dirigente de uma empresa ocupa a posição de comando e este precisa exercer
uma postura adequada, com reflexão, aceitação do papel e ter conduta. Cada vez mais se
espera que as empresas tenham responsabilidade social e as empresas contábeis
precisam atender a essas expectativas.
Responsabilidade social pode ser definida como o compromisso que uma instituição deve ter perante a sociedade, expresso por meio de atitudes e atos que a afetem positivamente, de modo abrangente, ou a alguma comunidade, de modo específico, agindo proativamente e
57
eticamente no que diz respeito ao seu papel na sociedade e a sua prestação de contas para com ele. A organização neste sentido, assume responsabilidades de caráter moral, além do que está previsto na legislação, mesmo que não diretamente vinculada às suas atividades, mas que possam, de alguma forma contribuir com o desenvolvimento das comunidades. Assim, numa visão expandida, responsabilidade social é toda e qualquer ação que venha contribuir para o crescimento e melhoria de vida da sociedade. (ASHLEY, 2003, apud SANTOS, 2009)
Necessário se faz uma reflexão para que se obtenha um quadro perfeito de
posturas adequadas ao dirigente, acompanhando sempre os seguintes ângulos:
a) Postura Ética: refere-se à promoção do bem, do justo e do correto; observando
sempre a lei, o código de ética profissional do contabilista, o exercício da
profissão com respeito e dignidade, aceitação à responsabilidade do poder.
b) Postura Política: refere-se à contribuição com harmonia para a direção geral da
empresa, com aceitação das normas com cooperação e esforços da organização.
c) Postura Estratégica: refere-se à solução de problemas, realização de metas, com
conhecimentos novos, como tecnologia, gestão, contribuição para a tomada de
decisões e acompanhar as ameaças e oportunidades do mercado empresarial.
d) Postura Gerencial: refere-se à uma gestão com maior aplicação de seus
recursos e talentos, promovendo harmonia crescimento, criação de cultura de
competência na equipe, colabora com outras áreas para se atingir os objetivos
de toda a empresa.
e) Atitudes e Sentimentos de Dirigentes: atitude é o modo de como o dirigente
reage frente a uma pessoa, uma ideia ou uma situação, como ter uma atitude
específica com relação a funcionários mais jovens ou a um método de trabalho.
Essas atitudes podem ser negativas, quando um dirigente que tem preconceitos
contra o trabalho da mulher, tratando-as de modo inadequado, afetando a
motivação delas e a produtividade; ou positivas quando um dirigente cultiva
atitudes abertas, capazes de promover a cooperação, a motivação e a
58
produtividade.
Igualmente, o perfil emocional das pessoas tem tudo a ver com sua postura profissional. Há sentimentos que não são favoráveis ao bom desempenho no trabalho. Torna-se, então, necessário que o supervisor os controle, para que o seu profissionalismo se expresse. E há, por outro lado, sentimentos que induzem ao melhor desempenho, os quais devem obrigatoriamente ser cultivados pelo profissional. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 26)
Tabela 1: Emoções Favoráveis/ Desfavoráveis ao Profissionalismo.
Favoráveis Desfavoráveis • Otimismo • Pessimismo • Entusiasmo • Ceticismo • Bondade • Maldade • Amizade, coleguismo • Inveja, competitividade inapropriada • Amor – em termos gerais e específicos • Ira, rancor
Fonte: Rosa; Futida, 2009, p.26
2.7.3. Ética profissional
Geralmente, quando um profissional está em início de carreira, leva consigo a
imagem de que para crescer profissionalmente é necessário que se bajule o líder ou o
patrão, que se diminua o colega de trabalho, isso é um grande erro e uma falta de ética.
Assim, a Ética é o conjunto de normas morais pelo qual o indivíduo deve orientar seu comportamento na profissão que exerce e é de fundamental importância em todas as profissões e para todo ser humano, para que possamos viver relativamente bem em sociedade. Com o crescimento desenfreado do mundo globalizado, muitas vezes deixamos nos levar pela pressão exercida em busca de produção, pois o mercado de trabalho está cada vez mais competitivo e exigente, e às vezes não nos deixa tempo para refletir sobre nossas atitudes. (JORGE, 2008)
Muitas vezes confundimos o termo bajulação, que quase sempre faz parte de
cortesia com o líder, esses mecanismos de sustentação de emprego e promoção estão
cada vez mais escassos.
Segundo Rosa e Futida (2009, p. 29), “A postura profissional e ética, por outro
lado, dá força e sustentação. Pode haver até algum desvio temporário na organização,
59
com a premiação de comportamentos não profissionais, mas ao longo do tempo se volta
à racionalidade.”
O profissionalismo está sempre ligado com a eficiência, ocasionando, assim,
promoções, empregabilidade e crescimento na carreira.
2.7.4 O dirigente de empresa contábil e seu comportamento
Quase sempre o dirigente de uma empresa contábil é contador, e este tem
muitas responsabilidades, exerce papel importantíssimo na vida empresarial de seus
clientes, na tomada de decisões, para tanto, ele precisa sempre estar muito bem
informado e atualizado, corretamente.
O dirigente de empresa contábil tem diferentes papéis. Primeiro, é contador e como tal tem responsabilidades referentes à profissão. Segundo, é dirigente, e igualmente tem responsabilidades específicas daí decorrentes. Terceiro, é um profissional do saber, isto é, aquele de quem se espera uma seriedade no trato com questões do conhecimento, com a informação correta. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 30).
2.7.5 Lidando com pessoas
A tarefa mais difícil de um dirigente é a de lidar com pessoas; é um grande
desafio conseguir que se obtenha um trabalho disciplinado, com objetivos traçados em
comum e com motivação.
Com as mudanças diversas ocasionadas pela modernidade, as empresas
necessitam de pessoas que aceitem e colaborem com os seus planos, que se empenhem
com muito talento e que foquem os seus esforços na mesma direção para que haja a
realização desses planos. Portanto, toda e qualquer empresa precisa que seus
colaboradores sigam três elementos fundamentais:
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a) Adesão: que os funcionários estejam sempre presentes na empresa, que
dediquem suas horas de trabalho ao trabalho, e não percam tempo com
assuntos particulares ou diversões. Para que isso aconteça, o dirigente deve ter
uma comunicação muito clara com a equipe, mostrando sempre o porque de tal
decisão e qualificar sempre muito bem a empresa, para que não se tenha
rejeição ou resistência contra a empresa.
b) Empenho: a empresa precisa, nos dias de hoje de pessoas que dêem o máximo
de si, que se esforcem, não tenham preguiça e sejam disciplinados, mas para
que isso aconteça, o funcionário precisa entender que o seu trabalho é
importante, que dá resultados, precisa ser valorizado, e que possam também
participar de algumas decisões da empresa, precisa acreditar que seu empenho
tenha sentido e valor.
Isso não poderá ocorrer se o funcionário for abandonado no local de trabalho. Ele precisa ser notado, acompanhado, orientado e até mesmo cobrado em base constante. Cabe ao supervisor discutir o trabalho com o funcionário, avaliá-lo, orientá-lo com críticas construtivas e sugestões de melhora, agradecer a colaboração recebida, elogiar o que o funcionário vem fazendo de bom, valorizar o funcionário perante a empresa. Se isso for feito, o empenho é uma conseqüência quase que automática. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 52).
c) Direcionamento dos esforços: um funcionário responsável, envolvido, que dá o
melhor de si, que aceita os planos da empresa, pode achar que isso não é
suficiente para ele, que precisa saber qual rumo a empresa quer tomar, suas
prioridades.
d) Para se obter um direcionamento adequado, o dirigente precisa treiná-los para a
função certa, que eles possam dar opiniões e sugestões e que foquem os
objetivos em primeiro lugar.
O supervisor tem a responsabilidade de prover o necessário direcionamento. Ele deve atuar como treinador, como técnico de futebol – que empurra o time para frente, como conselheiro. Deve avaliar o funcionário sempre, estimulá-lo para ir mais longe, ajudá-lo
61
na administração do tempo e das atividades. E deve ajudá-lo a desenvolver as necessárias atitudes positivas com relação às outras áreas e funções. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 53).
2.7.6 Liderança na empresa contábil
Um contador, como dirigente da empresa contábil traz vantagens e desvantagens,
isso observado na prática.
a) Vantagens: se identificar com o pessoal que é da mesma área; autoridade
intelectual, conhecimento para a clientela e imagem de responsabilidade.
b) Desvantagens: geralmente, o contador é muito tecnicamente centrado, falta-lhe
jogo de cintura para lidar com determinadas pessoas. Para melhorar com seus
colaboradores, é necessário que ele faça uma auto-crítica de suas qualidades e
deficiências e crie um programa de adequação à liderança participativa.
Por fim, é importante lembrar também que, sendo a organização contábil uma prestadora de serviços, a boa liderança é a chave da produtividade, que é a chave do oferecimento de um bom serviço ao cliente, que, por sua vez, é a chave do sucesso. Logo, investir no desenvolvimento da liderança vale a pena. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 58).
Figura 4: Seis Ingredientes da Comunicação Interpessoal Excelente
Credibilidade Qualidade daquele em que se pode acreditar.
Empatia Capacidade de ver e sentir as coisas do modo que o outro as vê e sente.
Expressividade Capacidade se de expressar plenamente com clareza: sentimentos, pensamentos,
intenções. Influência
Capacidade de obter adesão. Atratividade
Capacidade de despertar simpatia e admiração. Compromisso
Uso maduro da comunicação. Fonte: Rosa; Futida, 2009, p. 58.
62
3 ASPECTOS TÉCNICOS E OPERACIONAIS DA GESTÃO DO
ESCRITÓRIO
De acordo com Rosa e Futida “A Contabilidade é uma ciência que estuda e
pratica as funções de controle e de registros relativos aos atos e fatos da administração e
da economia”, segundo definição postulada no I Congresso Brasileiro da Contabilidade.
(2009, p. 73).
A contabilidade, exercida por contadores registra e interpreta as informações
patrimoniais, financeiras e econômicas, de qualquer Pessoa Jurídica ou entidades sem
fins lucrativos, de direito público ou privadas.
O Contabilista deve obter seu registro no Conselho Regional de Contabilidade –
CRC, para ter direito ao exercício da sua profissão. O mercado de trabalho é imenso,
tanto pode exercer as suas funções em empresas públicas, privadas, instituições; como
também em escritórios de contabilidade, mas precisa seguir sempre os Princípios do
Código de Ética do Contabilista.
Para conhecer as prerrogativas desta profissão, é recomendável que se conheça a Resolução CFC nº 560/83. Lembre-se sempre de que o bom contabilista não se compra com a sonegação, antes a combate; não se mancomuna com o erro, procura eliminá-lo; não avilta a profissão e os honorários a que faz juz, pelo contrário, coloca a primeira em alto padrão de decência e estipula o segundo de forma a viver com dignidade. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 75).
3.1 Cadastro do escritório
O escritório contábil tanto pode ser inscrito como escritório individual ou
organização contábil ou sociedade, independente do número de empresas que prestará
serviços e também do local onde será instalado.
63
3.1.1 Inscrição, alteração e restabelecimento de escritório individual
Para se inscrever como escritório individual é necessário preencher requerimento
modelo padrão do CRC, estar com as suas anuidades em ordem, recolher as taxas
conforme tabela e se houver algum débito em nome do titular ou dos sócios deve ser
regularizado com antecedência. Esses requisitos também são exigidos tanto para
alteração ou restabelecimento do escritório individual.
3.1.2 Baixa de Escritório Individual
Para encerramento ou baixa de escritório individual é necessário preencher
requerimento padrão do CRC; o contabilista e o escritório deverão estar com suas
anuidades em ordem; proceder com o encerramento na prefeitura municipal da cidade
através de requerimento padrão; também apresentar o alvará cadastral emitido pelo
CRC, e por fim, recolher as devidas taxas conforme tabela.
3.2 Tipos de Sociedade
Existem dois tipos de sociedade: a sociedade empresária e a sociedade simples.
a) Sociedade Simples: é quando dois profissionais da mesma área, ou seja, dois
contadores abrem um escritório contábil, mas os clientes têm total liberdade
para procurarem por um ou outro contador, em razão do conhecimento e da
confiança que inspira.
b) Sociedade empresária: é quando os profissionais resolvem transformar o
escritório contábil em uma organização contábil, pois encerra-se assim a
64
influência do caráter pessoal dos profissionais.
O exemplo do médico que tem um consultório em sociedade com outro médico. Pelo fato de as pessoas procurarem este ou aquele profissional em razão do conhecimento e da confiança que cada um deles inspira, essa sociedade será considerada simples. Entretanto, caso resolvam transformar essa clínica em um hospital, passará a ser uma sociedade empresária, pois não há mais a influência de caráter pessoal dos profissionais, mas o elemento de empresa como organização econômica. Para ele, neste caso, os sócios exercerão profissionalmente atividade econômica organizada para a produção de serviços. (ULHÔA, apud ROSA; FUTIDA, 2009, p. 79)
Existem duas formas de atuação: autônomo ou sociedade profissional.
É relevante a opção quanto à forma de atuação junto à clientela em geral, da forma jurídica que se estabelece um profissional no mercado de prestação de serviços. O profissional pode se apresentar como autônomo ou por meio de uma empresa de sociedade civil. (ROSA, FUTIDA, 2009, p. 79).
a) Autônomo: perante o fisco federal é equiparado como pessoa física; perante os
empregados equiparado pela previdênca social como pessoa jurídica, com
responsabilidades de recolhimentos de previdência social junto ao Instituto
Nacional do Seguro Social – I.N.S.S., fundo de garantia por tempo de serviço –
F.G.T.S., contribuições sindicais, confederativas e assistenciais. É obrigatório o
registro perante o CRC e tem limitação no seu campo de atuação, se for
técnico, mas se for contador não há limites, podendo participar de perícias
judiciais, auditorias, análise de balanços entre outras.
Segundo o Conselho Federal de Contabilidade – CFC, “As prerrogativas
profissionais dos Técnicos em Contabilidade bem como dos Bacharéis em Ciências
Contábeis estão previstas nos artigos 25 e 26 do Decreto-lei nº 9.295/46, de 27 de maio
de 1946.
Artigo 25º, são considerados trabalhos técnicos de contabilidade:
a) Organização e execução de serviços de contabilidade em geral;
b) Escrituração dos livros de contabilidade obrigatórios, bem como de todos os
65
necessários no conjunto da organização contábil e levantamento dos
respectivos balanços e demonstrações;
c) Perícias judiciais ou extra-judiciais, revisão de balanços e de contas em geral,
verificação de haveres, revisão permanente ou periódica de escritas, regulações
judiciais ou extra-judiciais de avarias grossas ou comuns, assistência aos
Conselhos Fiscais das sociedades anônimas e quaisquer outras atribuições de
natureza técnica conferidas por lei aos profissionais de contabilidade.
Artigo 26 Salvo direitos adquiridos ex-vi do disposto no art. 2º do Decreto nº
21.033, de 8 de fevereiro de 1932, as atribuições definidas na alínea c do artigo anterior
são privativas dos contadores diplomados.”
Em 28 de outubro de 1983, o CFC, através da Resolução CFC nº 560/83, detalhou
ainda mais as prerrogativas estabelecidas no Decreto-lei, afirmando que não há
restrições para os técnicos quanto à assinatura de balanços, mas sim quanto a realização
de Trabalhos de Auditoria, Perícia, e Análise de Balanços, entre outras.
b) Sociedade Profissional: essa opção é considerada como Pessoa Jurídica e o
CRC não admite leigos na sociedade, os sócios deverão ser técnicos em
contabilidade ou contadores e o contrato social deverá ser aprovado
primeiramente pelo Conselho e depois registrado no Cartório de Registro Civil
das Pessoas Jurídicas ou Cartório de Títulos e Documentos, que registra e
publica no Diário Oficial do Estado, posteriormente é emitido o registro,
fornecendo a Certidão Cadastral de Empresa de Contabilidade, com seu devido
número de inscrição.
O CRC exerce uma fiscalização séria sobre os escritórios contábeis e seus
contadores, através de denúncias, processos contra leigos, falsidade ideológica e
66
deslizes profissionais.
Em resumo, sociedade empresária é quando os sócios são meros administradores, delegando o trabalho a seus funcionários ou auxiliares, em que a empresa oferece os serviços. Nesse caso, a empresa deverá ser registrada na Junta Comercial. Sociedade simples ocorre quando os sócios oferecem seus serviços pessoais executando o trabalho intelectual com ou sem auxiliares. Nessa situação, a empresa deverá ser registrada no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas. Ambas as sociedades podem ser limitadas. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 81)
Tabela 2: Escolha do Tipo de Sociedade
Faça Sua Opção Firma Individual Sociedade de Quotas por Responsabilidade
Não há necessidade de conseguir um sócio. Como o nome diz, basta o próprio empresário.
É preciso um sócio, mesmo que a participação seja mínima, de 1%.
A responsabilidade da empresa se confunde com a do empresário. Seus bens pessoais, por exemplo, podem ser utilizados para cumprimento de obrigações da empresa com terceiros, em falência e dívidas tributárias.
A responsabilidade da empresa é limitada ao seu próprio capital. Não há risco para os bens dos sócios.
A pessoa do empresário fica vinculada à empresa, que fica registrada com o mesmo nome.
A pessoa do sócio fica desvinculada da pessoa jurídica, que possui uma razão social e nome próprio.
A negociação com outras empresas é dificultada, pois há receio da criação de vínculo empregatício.
É mais fácil negociar com outras empresas, pois não há riscos de caracterizar vínculo empregatício.
No caso de Falecimento do Empresário, a empresa tem que ser encerrada.
Mesmo com o falecimento de um dos sócios, a empresa tem continuidade. É preciso apenas alterar o contrato social.
Fonte: Rosa; Futida, 2009, p. 82
3.3 Instalações necessárias
A localização da organização contábil deverá ser centralizada, de fácil acesso, tem
que haver segurança, fator importante, tanto para a empresa como para seus
funcionários e clientes. As instalações devem ser modernas, de bom gosto e é
perfeitamente possível que sejam estabelecidas em apartamentos ou em conjuntos
comerciais.
Quando da escolha do local para a instalação de sua empresa, observe que a atividade empresarial de contabilidade não é uma atividade de vitrine, ou seja, não requer estar junto à calçada da cidade, como, por
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exemplo, uma loja comercial que necessita da exposição de seus produtos ou mercadorias. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 133).
Alguns dos itens necessários para a abertura da empresa contábil são: sede da
empresa, móveis e utensílios, telefone, fax, microcomputadores, calculadoras
eletrônicas, impressoras e ainda usamos a velha máquina de escrever para
preenchimento de alguns documentos.
3.4 Trânsito de Documentos
O ideal seria devolver imediatamente os documentos contabilizados e registrados
em livros fiscais, que devem estar em ordem de registros, de acordo com o Livro Diário;
mas, com o aumento de obrigações fiscais, tributárias e contábeis, na maioria dos
escritórios contábeis, aplica-se a devolução após o encerramento do exercício, quando
da entrega de suas Declarações de Imposto de Renda Pessoa Jurídica – DIPJ; e, estando
assim também seus livros fiscais e contábeis devidamente assinados, encadernados e
registrados nos órgãos competentes: Junta Comercial do Estado, Cartório Civil de
Pessoa Jurídica; através de Protocolos de Devolução de Documentos, e esse controle
tem que ser rígido, para evitar extravios de documentos.
Segundo Rosa e Futida (2009, p. 135), “A sistemática de utilização do protocolo
deve ser aplicada sempre que possível, para evitar jogo de empurra-empurra em caso de
extravio de documentos, tanto nos recebimentos quando nas devoluções de documentos
para os clientes.”
Uma prática e moderna opção para o trânsito diário de documentos vêm sendo
adotadas por todas as organizações contábeis, que é o sistema de malotes, devidamente
etiquetados com os nomes das empresas, ou clientes, geralmente, cada um possui dois
malotes, um permanece na empresa e outro no escritório, e três vezes por semana, no
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mínimo, são trocados, isto é, entregam-se os documentos, impostos e demais ao cliente,
e este por sua vez, envia os que estão em seu poder para o escritório efetuar os seus
serviços.
3.5 Melhor forma de arquivo
Obrigatoriamente, os documentos devem ser arquivados em ordem organizada e
cronológica, pois o Fisco poderá solicitar a comprovação desses documentos. Devem
obedecer às técnicas modernas, racionalizando espaços físicos, com critérios e normas;
como por exemplo, a microfilmagem, que ainda não é aceita pelo Fisco no Brasil, mas,
que, com certeza reduzirá muito os custos e espaços dentro do escritório e das empresas.
3.5.1 Teoria das 3 Idades:
a) Idade Corrente: representada pelos documentos de uso freqüente, dentro do
exercício fiscal, como documentos contábeis, fiscais e previdenciários, esses
arquivos são necessários para atendimento, principalmente ao Fisco.
b) Idade Intermediária: Representada por documentos que não tem mais
necessidade de permanecerem no escritório, pois já foram registrados, pelo
exercício findo, em Declarações de Imposto de Renda, Balanço Patrimonial,
dentre outros.
c) Idade Permanente: Representada por documentos que por possuírem valor
histórico da empresa, oferecem subsídios a economistas, administradores,
estatísticos e outros, que analisam a evolução da empresa.
69
3.5.2 Arquivo-morto
Existe o arquivo-morto ou arquivo-inativo, que são representados por documentos
que não tem mais uso freqüente na empresa, cujas informações já estão armazenadas em
relatórios internos e externos. O prazo legal e fiscal para a guarda desses documentos é
de cinco anos; ao prescrever o período de fiscalização; exceto os de ordem trabalhistas e
previdenciárias, que é de dez anos; os livros Diário, Razão Analítico, Balancete
Patrimonial e de Resultados, são de guarda permanente.
De acordo com Rosa e Futida (2009, p. 140), “Quando a empresa estiver sob
fiscalização tributária e previdenciária, o prazo de guarda dos documentos somente se
encerrará ao término do processo.”
3.6 Departamentos e suas competências
Em um novo modelo de organização contábil deve haver uma mudança em sua
estrutura física e organizacional, para isso, a departamentalização é necessária e
funcional e cada departamento tem as suas competências.
3.6.1 Departamento Fiscal
É uma área muito importante, pois envolve toda a tributação da empresa, o
responsável por este departamento necessita estar sempre atualizado e atento à
legislação, pois as mudanças são diárias e se houverem erros podem acontecer
fiscalizações e multas; e nesse caso, a organização pode ser responsabilizada. As suas
funções básicas são:
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a) Registros e escrituração de notas fiscais de entradas, saídas, prestação de
serviços;
b) Emissão ou listagens dos livros de entradas, saídas, Imposto Sobre Serviço de
Qualquer Natureza – ISSQN, apuração do Imposto sobre circulação de
mercadorias e serviços – ICMS; apuração do Imposto sobre Produtos
Industrializados – IPI;
c) Escrituração e emissão do Livro de Inventário, que pode ser mensal ou anual;
d) Transmissão de Guias de Informação e Apuração do ICMS – GIA-ICMS,
Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com
Mercadorias e Serviços – SINTEGRA, Sistema Público de Escrituração Digital
– SPED FISCAL;
e) Apuração mensal de impostos:
Federais: Programa de Interação Social – PIS, Contribuição para o Financiamento
da Seguridade Social – COFINS, Imposto de Renda Pessoa Jurídica – IRPJ,
Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido – CSLL;
Estaduais: Impostos sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS,
Impostos sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços – Substituição Tributária
Municipais: ISSQN, Taxa de Licença e Funcionamento.
3.6.2 Departamento de Pessoal
Suas funções básicas são: admissões e rescisões contratuais de trabalho de
funcionários, contratos de experiência, folhas de pagamentos, holerites, cálculos de
apuração de encargos trabalhistas e previdenciários, como FGTS e Previdência Social.
Suas obrigações mensais: transmissão do Cadastro Geral de Empregados e
71
Desempregados – CAGED, Guia de Recolhimento de Fundo de Garantia do Tempo de
Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP, Guia de Recolhimento Rescisório
do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – GRRF, PIS sobre folha de pagamento.
Suas obrigações periódicas: cálculo de férias, exames periódicos, Programa de
Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO, Programa de Prevenção de Riscos
Ambientais - PPRA, Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP, laudo técnico das
condições do ambiente de trabalho.
Suas obrigações eventuais: solicitação de Certidão Negativa de Débitos – CND
Previdenciária, Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
– CRF-FGTS, perante a Caixa Econômica Federal – CEF.
3.6.3 Departamento de Recursos Humanos – RH
Tem papel estratégico e fundamental dentro da organização contábil, pois gere
pessoas, que é o principal ativo da empresa.
Suas principais responsabilidades são:
a) Iniciativa de atrair e motivar pessoas,
b) Recrutamento e seleção de pessoas,
c) Desenvolver planos de incentivos para um desempenho focado em resultados,
identificar e captar talentos internos e externos, encorajar o auto-
desenvolvimento para que o colaborador possa exercer o papel de líder.
Segundo o Manual de Orientação e de Procedimentos para as Organizações Contábeis.
O cumprimento das obrigações trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais requer especial atenção, seja pela peculiar condição da relação entre a empresa e seus empregados, seja pela exigüidade de prazos para a execução das muitas rotinas envolvidas, aliadas às severas multas quando da sua não observância. (CRC-RS – CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SUL, 2009, p. 14)
72
3.6.4 Departamento Jurídico
O principal objetivo do departamento jurídico é visar o lucro da empresa, para
isso ele deve estar submetido ao cumprimento das suas metas.
Suas principais atribuições são: propor ações judiciais, relativas a direitos da
empresa ou cliente;
a) Defender a empresa nas ações que lhe são contrárias;
b) Interpor recursos perante os tribunais;
c) Defender a empresa em processos administrativos;
d) Representar a empresa perante os órgãos da administração pública e perante os
tribunais.
e) Acompanhar o andamento das ações judiciais e dos processos administrativos;
f) Redigir e analisar contratos e sugerir cláusulas que possam comprometer no
futuro o patrimônio da empresa;
g) Emitir pareceres, responder a consultas, analisar negócios empresariais;
h) Auditar internamente os procedimentos de outros departamentos.
A pressão implementada pela empresa para viabilizar uma alta performance, a eficiência, a redução de custos, faz parte da realidade das empresas e da rotina de todos os executivos. Essa pressão atinge o advogado interno, o departamento jurídico, atingindo indiretamente os advogados externos, posto que há um aumento do controle exercido sobre a atividade do jurídico externo, buscando-se a obtenção de informações sobre o andamento dos processos, análise de riscos e do contingenciamento, agilidade na análise de documentos e emissão de pareceres. (BORTMAN, 2010).
3.6.5 Departamento Contábil
Composto por pessoal experiente e altamente qualificado. O Departamento
Contábil elabora todas as demonstrações contábeis da organização exigidas pela
73
Legislação de acordo com as normas contábeis, auxilia tributariamente. É de suma
importância para a tomada de decisões, mostrando o caminho certo a ser seguido.
Existe até uma metáfora sobre a importância da contabilidade como ferramenta
gerencial que compara uma empresa sem contabilidade, a um barco perdido no meio do
oceano e sem bússola, de autor desconhecido.
Suas principais atribuições são:
a) Escrituração dos lançamentos contábeis, onde todo o movimento da empresa é
digitado em sistema Enterprise Resource Planning – Planejamento dos
Recursos da Empresa – ERP;
b) Escrituração dos livros Diários, Razão e Balancetes de Verificação, Livro de
Apuração do Lucro Real – LALUR;
c) Elaboração das Demonstrações Contábeis exigidas pela Legislação Societária e
Fiscal como: Balanço Patrimonial – BP, Demonstração do Resultado do
Exercício – DRE, Demonstração dos Lucros e Prejuízos Acumulados – DLPA,
Demonstração do Fluxo de Caixa – DFC, Demonstração de Origens e
Aplicações dos Recursos – DOAR;
d) Análise das Demonstrações Contábeis;
e) Controle dos Bens do Ativo Permanente;
f) SPED, obrigatório para as empresas Lucro Real, e brevemente para as
empresas de Lucro Presumido, onde todos os lançamentos vão diretamente
para os computadores da Receita Federal.
g) Elaboração e entrega da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da
Pessoa Jurídica – DIPJ, Declaração Anual do Simples Nacional – DASN,
Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON, Declaração
de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF.
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h) Relatórios Gerenciais que são executados para auxiliar o gestor da empresa na
análise das informações contábeis, como: comparativo de períodos, regime de
tributação, análises de custos e despesas em relação às receitas em percentuais.
3.6.6 Departamento Paralegal
Responsável pelos documentos legais de constituição da Pessoa Jurídica – PJ, que
são arquivadas em pastas próprias à disposição da Fiscalização.
Suas atribuições são:
a) Arquivamento de documentos como Contratos Sociais, Requerimentos de
Empresário Individual, Estatutos, Atas, na Junta Comercial e em Cartórios de
Registro Civil de Pessoas Jurídicas;
b) Regularização de empresas junto a Secretaria da Fazenda Estadual – SEFAZ;
c) Regularização de empresas junto às Prefeituras Municipais;
d) Obtenções de Certidões junto à Cartórios de Registro de Imóveis e Cartórios de
Protestos;
e) CND, junto à Receita Federal de Brasil – RFB, Fazenda Estadual, Municipal e
Previdenciária;
f) Atuação perante os órgãos públicos, representando interesse dos clientes;
g) Regularização com solicitação de alvarás de funcionamento de empresas
perante a Companhia de Tecnologia de Saneamento Ambiental – CETESB, Corpo de
Bombeiros, Agência Nacional de Vigilância Sanitária – ANVISA, Instituto Nacional
da Propriedade Industrial – INPI;
h) Obtenções de Parcelamentos perante a RFB, SEFAZ, Prefeitura Municipal – PM;
i) Termo de opção pelo Simples Nacional.
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3.6.7 Departamento de Arquivo
Local destinado ao arquivamento de todos os documentos legais como: contratos
sociais, requerimentos empresariais, documentos contabilizados, notas fiscais de
entradas e de saídas, documentos de departamento pessoal, livros fiscais e contábeis, em
pastas identificadas e etiquetadas e em caixas box ou padrão; é fundamental que se
tenha uma organização desses documentos para um bom andamento da empresa.
76
CAPÍTULO III
ESTUDO DE CASO: JC SERVIÇOS CONTÁBEIS
1 HISTÓRIA
O início de carreira profissional foi com dez anos de idade, como boy em um
escritório contábil. No dia, fiz um teste juntamente com mais quatro garotos e fui
aprovado, daí trabalhei 11 anos sem registro, e estava muito cansado porque não havia
mais condições de melhorias, pois o proprietário só prometia e não cumpria nada.
Então, tomei coragem e pedi demissão e resolvi montar uma sociedade com um
amigo, e, como já tinha uma boa experiência, montamos um escritório contábil. No
primeiro ano foi muito difícil; pois tínhamos apenas meia dúzia de clientes, sem
dinheiro, e trabalhando em um local de favor. Afinal, quase desistimos, mas superamos,
e aí o meu sócio não cumpria com as suas obrigações, deixando a maioria das tarefas
somente por minha conta e responsabilidade; eu resolvia tudo, e, dividíamos os
rendimentos, o que achava injusto. Trabalhamos juntos durante 8 anos, formamos uma
boa carteira de clientes, mas eu quis separar; e, claro, ele não queria, mas vivíamos com
a conta bancária devedora, pagando juros, porque também era ele quem gerenciava o
77
caixa.
Depois de muito tentar, um dia meio desesperado, pedi ajuda a Deus e tive uma
ideia, se eu conseguisse separar a sociedade, o nome do meu escritório teriam as iniciais
de Jesus Cristo; até escrevi no dia: Escritório JC, e aí, como milagre, realmente houve
um incidente entre nós e conseguimos separar a sociedade; fiquei com os piores
clientes, levantamos o ativo e passivo de cada um, o dinheiro que tive que devolver para
ele referente à sua parte, o fiz; mas, não recebi a parte à que eu tinha direito. Daí fui pra
minha casa, usei minha sala, um dos banheiros e até minha garagem; passei por muitas
dificuldades, mas graças a Deus venci. Hoje, possuo um prédio próprio onde funciona o
escritório, com boas instalações e um bom número de clientes; nunca mais paguei juros,
e tudo está na mais perfeita paz, e, o mais importante, a minha família é responsável
pelo gerenciamento do Escritório JC Contábil, que graças a Deus, superou a todos os
obstáculos que tivemos. Hoje estamos a cada dia tentando aperfeiçoar e atender melhor
os nossos clientes.
2 ANÁLISE DO RESULTADO
Para o estudo de caso foram aplicados questionários em três setores do escritório:
proprietário, gerente do Departamento Contábil e gerente do Departamento Pessoal,
com o propósito de análises dos dados coletados e conclusões para aplicações em sua
melhoria e aperfeiçoamento, assim as questões analisadas foram:
1) Existe algum tipo de capacitação na área administrativa da empresa?
Especifique qual.
Alternativas Porcentagens Cursos de capacitação 66,67% Desenvolvimento de liderança 00,00% Treinamento empresarial 33,33%
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Análise: No escritório contábil pesquisado, 66,67% dos entrevistados
responderam que investe em cursos de capacitação; 33,33% em treinamento
empresarial; e nenhum respondeu em desenvolvimento de liderança.
2) Existe uma estrutura organizacional na empresa baseada em organograma?
Qual?
Alternativas Porcentagens Linear 100,00% Funcional 00,00% Linha - Staff 00,00%
Análise: No escritório contábil pesquisado, 100% dos entrevistados responderam
que a estrutura linear é a única utilizada; e nenhum respondeu funcional ou linha – staff.
3) Se a estrutura for funcional a hierarquia é respeitada pelos funcionários?
Alternativas Porcentagens Sim 100,00% Não 00,00%
Análise: No escritório contábil pesquisado, 100 % dos entrevistados responderam
que a hierarquia é respeitada pelos funcionários; e nenhum respondeu que não é
respeitada.
4) A empresa possui departamentalização? Quais?
Alternativas Porcentagens Financeiro 16,67% Contábil 16,67% Informática 00,00% Paralegal 00,00% Administrativo 16,67% Marketing 00,00% Fiscal 16,67% Arquivo 16,66% Jurídico 00,00% Recursos Humanos 00,00% Pessoal 16,66%
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Análise: No escritório contábil pesquisado, 100,00% dos entrevistados
responderam que existem os Departamentos: Financeiro, Contábil, Administração,
Fiscal, Arquivo e Pessoal; e nenhum respondeu: Departamento de Informática,
Paralegal, Marketing, Jurídico e Recursos Humanos.
5) A empresa trabalha com algum tipo de marketing? Qual?
Alternativas Porcentagens Campanhas publicitárias 00,00% Endomarketing 00,00% Pesquisas de mercado 66,67% Nenhum 33,33%
Análise: No escritório contábil pesquisado, 66,67% dos entrevistados
responderam que a empresa trabalha com pesquisas de mercado; 33,33% responderam
nenhuma existência de algum tipo de marketing; e nenhum respondeu campanhas
publicitárias e endomarketing.
6) No departamento pessoal existe um sistema para contratação dos funcionários?
Qual?
Alternativas Porcentagens Recrutamento e seleção de pessoal 33,33% Comprovação das informações curriculares 00,00% Avaliação das qualificações e habilidades e comportamentos 66,67%
Análise: No escritório contábil pesquisado, 33,33% dos entrevistados
responderam que existe o recrutamento e seleção de pessoal; 66,67% responderam que
existe a avaliação das qualificações, habilidades e comportamentos; e nenhum
respondeu que existe a comprovação das informações curriculares.
7) Qual a maior importância do sistema de ERP para a empresa?
Alternativas Porcentagens Melhoria da produção 66,67% Gerenciamento interno 00,00% Redução dos custos 33,33%
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Análise: No escritório contábil pesquisado, 66,67% dos entrevistados
responderam melhoria da produção; 33,33% responderam redução dos custos; e nenhum
respondeu gerenciamento interno.
8) No departamento contábil qual o nível do colaborador?
Alternativas Porcentagens Estagiários 00,00% Técnico 40,00% Superior 60,00%
Análise: No escritório contábil entrevistado, existem 40% de colaboradores com
nível técnico, 60% com nível superior e nenhum estagiário.
9) Quais as ferramentas que são utilizadas na gestão do escritório?
Alternativas Porcentagens Planejamento estratégico 50,00% Gestão de relacionamento com clientes 50,00% Benchmarking 0,00%
Análise: No escritório contábil pesquisado, dos entrevistados, 50% responderam
planejamento estratégico; 50% gestão de relacionamento com clientes; e nenhum
benchmarking.
10) O método de trânsito dos documentos é realizado através de protocolos de
devolução? De que forma?
Alternativas Porcentagens Após os lançamentos necessários mensalmente 40,00% Após o exercício findo 60,00% Após a entrega das D.I.R.P.J. 00,00%
Análise: No escritório contábil pesquisado, dos entrevistados, 40% responderam
que devolvem os documentos após os lançamentos necessários mensalmente; 60%
responderam após o exercício findo, e nenhum respondeu que é após a entrega da
D.I.R.P.J.
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3 DIAGNÓSTICO FINAL
Após a coleta, tabulação e análise dos dados efetuados no escritório contábil
pesquisado foi verificado que a sua gestão cresce com os cursos de capacitação e
treinamento empresarial; com uma estrutura organizada e hierarquia respeitada. Com a
departamentalização, foi observado que possui os principais departamentos, e que existe
o investimento em pesquisas de mercado. Os seus sistemas ERP contribuem para a
melhoria da produção e também com a redução dos custos. Os seus colaboradores são
avaliados por suas qualificações, habilidades e comportamentos; e que são, em sua
maioria de nível superior. Utiliza as principais ferramentas de gestão, como
planejamento estratégico e de relacionamento com clientes.
Conclui-se que o escritório contábil pesquisado segue um bom padrão de
organização com gestão eficiente e moderna.
Como proposta de intervenção algumas sugestões para uma melhor gestão
eficiente do escritório contábil:
a) Que a empresa proporcione cursos de desenvolvimento de liderança, já que os
seus departamentos possuem líderes, contribuindo assim para a evolução;
b) Que em sua departamentalização, inclua-se o departamento paralegal; que
talvez até por desconhecimento do título não tenha sido evidenciado; por ser de
muita importância para o escritório; e também o departamento de marketing,
ou então simplesmente um gestor de marketing, para que assim possa participar
de campanhas publicitárias e de endomarketing, desenvolvendo e evidenciando
cada vez mais a sua marca;
c) Que o Sistema ERP seja utilizado também no gerenciamento interno, pois o
escritório possui gestores responsáveis pelos departamentos existentes,
82
beneficiando–os com uma melhor qualidade.
Portanto ficam as propostas acima com o intuito de melhorias futuras para uma
gestão com eficiência e eficácia, dependendo da avaliação e aceitação da empresa.
83
CONCLUSÃO
O trabalho desenvolvido apresenta um novo modelo de gestão, a gestão eficiente
em um escritório contábil.
A qualidade dos serviços prestados, o atendimento fiel aos clientes, a divisão de
tarefas e a atribuição de autoridade, a liderança, melhorias no processo de tomada de
decisões, envolvendo a organização em um esforço único, desenvolvendo uma cultura
de aprendizagem, com perseverança, tornando-as mais competitivas no mercado.
A pesquisa apresentou-nos que o escritório pesquisado está enquadrado nesse
novo perfil de modelo de gestão eficiente.
Neste ponto, é necessário observar a conclusão do presente trabalho de pesquisa.
Verificando os objetivos inicialmente propostos, podemos assim resgatar o objetivo
geral que buscava apresentar as ferramentas necessárias para uma boa gestão e
organização em escritório contábil, direcionando aos seus gestores a melhor forma de se
administrar, afim de se aplicar soluções aos negócios, mudanças na estrutura física
organizacional, melhoria de qualidade, inovações, auxílio em tomada de decisões.
Observa-se assim, que o objetivo foi alcançado, pois, durante toda a pesquisa foi
identificado que as ferramentas de gestão auxiliam na tomada de decisões e ampliação
dos negócios e que com a departamentalização houveram mudanças na estrutura física e
organizacional do escritório contábil.
84
Mesmo assim, para reafirmar o objetivo geral, e torná-lo melhor dimensionado e
para alcançar de forma positiva através das metas, que todas foram atingidas, na medida
em que:
a) Foi apresentado um modelo de organização dos departamentos de Recursos
Humanos, Fiscal, Contábil, Paralegal;
b) Ficou identificada a avaliação da importância de se obter um sistema moderno
de arquivos;
c) Foi demonstrado que a melhor forma de se conseguir uma boa equipe de
trabalho é a motivação, qualificando-os de maneira que aprendam a conviver e
trabalhar em equipe.
Podemos concluir que a resposta para o questionamento inicial, antes da
realização da pesquisa, que era se o uso da gestão na organização de um escritório
contábil pode torná-lo mais eficiente e com melhor qualidade, a priori, completamente
alcançada durante a pesquisa, pois realmente, através de pesquisas em um escritório
contábil pudemos avaliar que, da capacidade de uma melhor gestão, dependem a
qualidade de serviços oferecidos e a eficiência para se alcançar o sucesso almejado.
Por fim fica aqui definido que a pesquisa realizada não esgota o tema abordado,
podendo assim existir futuras pesquisas sobre o assunto.
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REFERÊNCIAS
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86
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APÊNDICE A – Questionário de pesquisa com o proprietário.
1) Existe algum tipo de capacitação na área administrativa da empresa? Especifique
qual. ( ) Cursos de capacitação ( ) Treinamento empresarial ( ) Desenvolvimento de liderança
2) Existe uma estrutura organizacional na empresa baseada em organograma? Qual? ( ) Linear ( ) Funcional ( ) Linha-Staff
3) Se a estrutura for funcional a hierarquia é respeitada pelos funcionários? ( ) Sim ( ) Não
4) A empresa possui departamentalização? Quais ? ( ) Financeiro ( ) Administrativo ( ) Jurídico ( ) Contábil ( ) Marketing ( ) Recursos Humanos ( ) Informática ( ) Fiscal ( ) Pessoal ( ) Paralegal ( ) Arquivo
5) A empresa trabalha com algum tipo de marketing? Qual? ( ) Campanhas publicitárias ( ) Pesquisas de mercado ( ) Endomarketing ( ) Nenhum
6) No departamento pessoal existe um processo para contratação dos funcionários? Qual?
( ) Recrutamento e seleção de pessoal ( ) Comprovação das informações curriculares ( ) Avaliação das qualificações e habilidades e comportamentos
7) Qual a maior importância do sistema de ERP para a empresa? ( ) Melhoria da produção ( ) Redução dos custos ( ) Gerenciamento interno
8) No departamento contábil qual o nível de formação dos colaboradores? ( ) Estagiários ( ) Técnico ( ) Superior
9) Quais as ferramentas que são utilizadas na gestão do escritório? ( ) Planejamento estratégico ( ) Gestão de relacionamento com clientes ( ) Benchmarking
10) O método de trânsito dos documentos é realizado através de protocolos de devolução? De que forma?
( ) Após os lançamentos necessários mensalmente ( ) Após o exercício findo ( ) Após a entrega das D.I.R.P.J.
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APÊNDICE B – Questionário de pesquisa com gerente do departamento pessoal.
1) Existe algum tipo de capacitação na área administrativa da empresa? Especifique
qual. ( ) Cursos de capacitação ( ) Treinamento empresarial ( ) Desenvolvimento de liderança
2) Existe uma estrutura organizacional na empresa baseada em organograma? Qual? ( ) Linear ( ) Funcional ( ) Linha-Staff
3) Se a estrutura for funcional a hierarquia é respeitada pelos funcionários? ( ) Sim ( ) Não
4) A empresa possui departamentalização? Quais ? ( ) Financeiro ( ) Administrativo ( ) Jurídico ( ) Contábil ( ) Marketing ( ) Recursos Humanos ( ) Informática ( ) Fiscal ( ) Pessoal ( ) Paralegal ( ) Arquivo
5) A empresa trabalha com algum tipo de marketing? Qual? ( ) Campanhas publicitárias ( ) Pesquisas de mercado ( ) Endomarketing ( ) Nenhum
6) No departamento pessoal existe um processo para contratação dos funcionários? Qual?
( ) Recrutamento e seleção de pessoal ( ) Comprovação das informações curriculares ( ) Avaliação das qualificações e habilidades e comportamentos
7) Qual a maior importância do sistema de ERP para a empresa? ( ) Melhoria da produção ( ) Redução dos custos ( ) Gerenciamento interno
8) No departamento contábil qual o nível de formação dos colaboradores? ( ) Estagiários ( ) Técnico ( ) Superior
9) Quais as ferramentas que são utilizadas na gestão do escritório? ( ) Planejamento estratégico ( ) Gestão de relacionamento com clientes ( ) Benchmarking
10) O método de trânsito dos documentos é realizado através de protocolos de devolução? De que forma?
( ) Após os lançamentos necessários mensalmente ( ) Após o exercício findo ( ) Após a entrega das D.I.R.P.J.
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APÊNDICE C – Questionário de pesquisa com o gerente de contabilidade.
1) Existe algum tipo de capacitação na área administrativa da empresa? Especifique
qual. ( ) Cursos de capacitação ( ) Treinamento empresarial ( ) Desenvolvimento de liderança
2) Existe uma estrutura organizacional na empresa baseada em organograma? Qual? ( ) Linear ( ) Funcional ( ) Linha-Staff
3) Se a estrutura for funcional a hierarquia é respeitada pelos funcionários? ( ) Sim ( ) Não
4) A empresa possui departamentalização? Quais ? ( ) Financeiro ( ) Administrativo ( ) Jurídico ( ) Contábil ( ) Marketing ( ) Recursos Humanos ( ) Informática ( ) Fiscal ( ) Pessoal ( ) Paralegal ( ) Arquivo
5) A empresa trabalha com algum tipo de marketing? Qual? ( ) Campanhas publicitárias ( ) Pesquisas de mercado ( ) Endomarketing ( ) Nenhum
6) No departamento pessoal existe um processo para contratação dos funcionários? Qual?
( ) Recrutamento e seleção de pessoal ( ) Comprovação das informações curriculares ( ) Avaliação das qualificações e habilidades e comportamentos
7) Qual a maior importância do sistema de ERP para a empresa? ( ) Melhoria da produção ( ) Redução dos custos ( ) Gerenciamento interno
8) No departamento contábil qual o nível de formação dos colaboradores? ( ) Estagiários ( ) Técnico ( ) Superior
9) Quais as ferramentas que são utilizadas na gestão do escritório? ( ) Planejamento estratégico ( ) Gestão de relacionamento com clientes ( ) Benchmarking
10) O método de trânsito dos documentos é realizado através de protocolos de devolução? De que forma?
( ) Após os lançamentos necessários mensalmente ( ) Após o exercício findo ( ) Após a entrega das D.I.R.P.J.
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BINI, Gislene de Fátima – 1963 FERNANDES, Weslley Henrique Vieira Lopes – 1994 JESUS, Anny Carolyne Santos Rodrigues – 1994 GESTÃO EFICIENTE EM UM ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE, 93 p. – Monografia da Habilitação Profissional Técnica de Nível Médio Técnico em Administração CENTRO PAULA SOUZA Etec Doutor Renato Cordeiro – Birigui - SP - 2011
1. Contabilidade 2. Gestão 3. Eficiência