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Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO

Fundamentos da Gestão de projetosEscritório de Projetos

Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO

O que é um Escritório de Projetos?

Área responsável pela governança dos projetos e suas melhores práticas:

Tem como objetivo ser reconhecido pelos seus clientes como ferramenta estratégica para aperfeiçoar projetos e seus resultados;

Seleciona, prioriza e atende as demandas com foco na maximização dos resultados, no crescimento sustentado da instituição, do Estado e na satisfação dos contribuintes.

Melhores Práticas:

Foco no cliente; Comitê Executivo de Projetos; Resposta ágil às necessidades da instituição; Melhoria contínua.


Formas de atuação

Gestão do Portfólio de Projetos e ferramentas: Gestão do Portfólio:

Seleciona e Prioriza Projetos e demandas; Relatórios e Status Report Projetos.

Estruturação - Metodologia e Melhores Práticas: Cria Ferramentas, políticas e procedimentos; Aperfeiçoa Templates e Metodologia.

Gestão de Recursos: Controle produtividade e compartilhamento de recursos.

Gestão de Projetos Complementares: Coaching – Mentoring e Treinamento dos Gerentes de Projetos:

Reuniões periódicas foco: lições aprendidas, gaps identificados e coaching individual;

Treinamento da Equipe de Projeto e Partes interessadas.


Como podemos ajudá-lo?

Iniciação: Zelando pelo melhor uso dos recursos através da seleção dos

projetos de maior retorno para a SEFAZ e Contribuinte. Planejamento:

Garantindo que os fatores de sucesso e as melhores práticas estejam sempre presentes.

Execução e Controle: Orientando os Gerentes de Projetos na implantação e execução dos

projetos, fornecendo ferramentas ou apresentando técnicas para a resolução de problemas;

Garantindo que os projetos sejam concluídos no prazo, custo e escopo definido.

Encerramento: Validando e divulgando o retorno dos projetos.

Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO

Fundamentos da Gestão de projetosConceitos sobre Projetos


O que é um projeto?

Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (PMBOK).

Temporário: Início e Término

Entrega(s) exclusiva(s)

Viagem dos sonhos Abertura da empresa Reforma da casa

Criação de um treinamento Loja Virtual Projeto de Inclusão

Social


Projeto x Operação

Projeto Operação= • Executado por Pessoas

• Limitado aos recursos disponíveis• Planejado, executado e controlado

para atingir objetivos da organizaçãoDuração Temporário ContínuaProduto Exclusivo RepetitivaRecurso Por projeto Por funçãoFoco Expandir o negócio Manter o negócio


Quem são as Partes interessadas?

Indivíduos e organizações ativamente envolvidos no Projeto;

Podem ser positivamente ou negativamente afetados com a execução do projeto;

Podem influenciar o projeto e/ou seu resultado.


PROJETO

Cliente (Usuário do produto)

Gerente de ProjetoOrganização

Patrocinador

Equipe do Projeto

PMO (PM Office)

Partes interessadas


O que é Gerenciamento de Projetos?

Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos (PMBOK)

Identificar as necessidade

s

Estabelecer objetivos claros e

alcançáveis

Balancear conflitos de qualidade,

escopo, tempo e

custo

Adaptar às diferentes

expectativas das partes

interessadas


Por que Gerenciar projetos?

Identificar estratégias para cuidar das pessoas resistentes

“Se alguma coisa pode dar errado, com certeza dará” - Lei de Murphy

“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para

ser concluído” Lei de Parkinson

“Porque cada um olha pro seu próprio umbigo”

Lei dos interesses individuais (Senso Comum)


Portfólio de Projetos

Consolidação dos projetos da empresa ou de uma área para gerenciar melhor os recursos compartilhados e obter melhores resultados

Portfólio

Programa

Projeto

Subprojeto

Portfólio Corporativo

Aumento de Receita

Novos Mercados

Novas Fábricas

Novos Negócios

Redução de Custos

Produtividade

Atualização Tecnológica

Simplificação de Processos

Processos de Finanças

Processos de Logística

Revisão de Layouts de

Fábricas

Capacitação de Recursos


Estrutura Organizacional Funcional Por Projetos

Característica dos projetos Fraca Balanceada Forte

Autoridade do GP Pouca ou Nenhuma

Limitada Baixa / Moderada

Moderada / Alta

Alta / Total

Disponibilidade de recursos

Pouca ou Nenhuma

LimitadaBaixa /

ModeradaModerada /

AltaModerada /

AltaFunção do GP Tempo Parcial Tempo Parcial Tempo

integralTempo integral

Tempo integral

Quem controla o

orçamento

Gerente

funcional

Gerente

funcional

Misto Gerente de

Projeto

Gerente de

Projeto Equipe administrativa do

GPTempo Parcial Tempo Parcial Tempo Parcial

Tempo

integral

Tempo

integral

Matricial

Características dos tipos de estrutura da organização


Metodologia de gerenciamento de projetos;

Políticas, diretrizes e procedimentos;

Procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, instruções de trabalho, regras gerais em diversas áreas;

Requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos; ...

Ativos de processos organizacionais


Premissas organizacionais, ambientais e externas: Fatores considerados verdadeiros sem prova para fins de

planejamento; O que você quer exigir das partes interessadas; “Cláusulas contratuais” que se não forem cumpridas,

comprometem o sucesso do projeto:Ex: Disponibilidade de 50% do tempo do cliente durante os testes.

Restrições organizacionais, ambientais e externas: Limitação aplicável a um projeto, a qual afetará o desempenho do

projeto ou de um processo; O que você quer esclarecer às partes interessadas:

Limitações reais: orçamento, recursos, tempo de alocação, ... Ex: Orçamento de R$1.500.000,00.

O que são Premissas e Restrições?

Ciclo de vida de Projetos

Fundamentos da Gestão de projetos


Ciclo de Vida – Fases do Projeto

Fases do projeto: Divisões do projeto visando:

melhor controle gerencial; adequação aos processos da organização; Podem ser sequenciais ou sobrepostas.

Conjunto de fases do projeto = Ciclo de vida


Ciclo de Vida de um Projeto de TI

Iniciação Análise Design Desenvolvimento

Teste Implantação Fechamento

Solicitação do ProjetoTermo de Abertura

Especificações FuncionaisPlano de Projeto

Especificações TécnicasCaso de Uso

Sistema Codificado

Plano de Teste Termo de Aceite

Procedimentos OperacionaisPlano de Contingência

Lições Aprendidas

1 Fase => N Entregas. Uma entrega é um produto tangível e verificável. Conclusão de uma fase => Revisão das entregas:

Determinar continuação do projeto. Detectar e corrigir erros.


Ciclo de vida do produto

Ciclo de vida do projeto

Plano de Negócio Projeto Operações Retirada

Fase 1 Fase 2 ... Fase Final

Ciclo de Vida do Projeto x Produto

Processos de Gerenciamento de Projetos



Processos de Gerenciamento de projetos

Projetos são compostos por processos: Um grupo de processo é um conjunto de processos que

suportam o desenvolvimento do projeto;

“Processo é um conjunto de ações (inter-relacionadas) que levam a um resultado (saídas esperadas de produtos, resultados ou serviços)”.

Processos de gerenciamento de Projetos: Descrevem, organizam e completam o trabalho do projeto.

Processos orientados ao Produto: Especificam e criam o produto do projeto;

Tipicamente são definidos pelo ciclo de vida do projeto;

Variam de acordo com a área de aplicação.


Madeira, pregos, ...

Serrote, Martelo, ..

Telhado de madeira

Processo (Entradas, Ferramentas e Saídas)

Entradas• O que será

transformado• Insumos

Ferramentas e Técnicas• O que se usa para

transformar

Saídas• O que se espera• Resultado com

valor agregado


Controle de Processos via PDCA

Definir metas

Atuar nos processos em função dos

resultados Determinar os métodos para alcançar as metas

Verificar os efeitos do trabalho executado

Educar e treinar

Executar o trabalho


Processos de Gerenciamento de Projetos

Processos dePlanejamento

Processos deExecução

Processos deMonitoração eControle

Processos deEncerramento Processos de

Iniciação

Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos



ObjetivoIntegração Integrar todas áreas de conhecimento

Escopo Gerenciar o que deve ser feitoConcluir no escopo aprovado

Tempo Concluir no prazo planejado

Custos Concluir conforme orçamento aprovado

QualidadeDefinir critérios de sucesso do projeto e alcança-losGerenciar qualidade do projeto e de suas entregas

Recursos humanos Organizar e gerenciar a equipe

Comunicações

Tornar a comunicação efetiva criando um elo entre as diversas partes interessadas para atender os objetivos do projeto e garantindo geração, coleta, disseminação, armazenamento e descarte das informações de forma oportuna e adequada

Riscos Gerenciar os riscos do projeto

Aquisições Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar os contratos.

Partes interessadas Identificar os interesses das partes interessadas no projeto e desenvolver

estratégias para quebrar as resistências e garantir seu envolvimento

Áreas de Conhecimento


Grupo de Processos de GP

• Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.

• Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o escopo do projeto.

• Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto.

• Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao planejado para se tomar as devidas ações corretivas.

• Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.


Principais Saídas

Documento Descrição

Termo de Abertura Processo de autorização formal do projeto. Termo de notificação de conhecimento de projeto para a empresa.

Registro das partes interessadas

Identifica as partes interessadas no projeto e define estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos

Declaração EscopoDicionário da EAP

Determina qual trabalho será realizado e quais entregas produzidas.Detalha as entregas.

Plano de Projeto O plano de projeto guia a execução, controle e encerramento do projeto.

Cronograma Determina datas de início e término das atividades do projetoGestão de Risco Identifica os riscos associados ao projeto e descreve como serão tratadosSolicitação de Mudança

Toda mudança solicitada deve ser avaliada pelo GP e precisa ser aceita ou rejeitada por uma autoridade ou comitê.

Status Report Divulga informações pertinentes ao projeto.

Ata de reunião Descreve as decisões importantes tomadas durante a reunião

Issues Log Lista todos os problemas / situações não previstas enfrentados durante o projeto e como foram solucionadas.

Termo de Aceite Documento de aceitação formal de entrega pelo cliente.

Lições aprendidas Sumariza principais problemas enfrentados como foram solucionados para evitar ocorrências em futuros projetos.


1. http://escritoriodeprojetos.com.br/

2. Guia PMBOK® - Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – Quinta Edição. PMI®. 2013.

Referências Bibliográficas

Obrigado!

Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO(63) 3218 – 1269/1239

[email protected]

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