EMSCasos de Sucesso

Por Rodrigo Diniz Meyer Abrantes

Executivo de Contas Neomind

Por Rodrigo Diniz Meyer Abrantes

Executivo de Contas Neomind

Casos de Sucesso

A EMS é a empresa farmacêutica líder no Brasil há seis anos consecutivos. Fundada há quase 50 anos e com capital 100% nacional, possui dois complexos industriais estrategicamente localizados em São Bernardo do Campo e em Hortolândia, no estado de São Paulo. Com um trabalho baseado em ousadia, simplicidade, excelência e responsabilidade, a EMS não chegou ao topo do ranking por acaso. A força da marca está nos constantes investimentos em tecnologia, infraestrutura e pesquisa e desenvolvimento, na ampliação contínua da linha de produtos e no pioneirismo. Como o primeiro laboratório brasileiro a produzir, no país, medicamentos genéricos em 2000, a exportar medicamento para a Europa em 2005, e a disponibilizar ao mercado brasileiro, em 2010 e em 2011, as versões genéricas de importantes produtos que tiveram a patente expirada, a EMS definitivamente vem reinventando o mercado farmacêutico.

Sobre a EMS

1. Diagnóstico Inicial

O processo de autorização de pagamentos era completamente manual e realizado através de formulários de papel, o que o tornava lento e com erros no preenchimento dos formulários. Os aprovadores corretos não eram encontrados com frequência, gerando atrito ao escalar aprovações, e o volume de papel processado diariamente era muito grande e ocasionava atrasos nos pagamentos. Em resumo, haviam as necessidades de gerir os ciclos de forma precisa e centralizada, e de obter eficiência e rapidez nas respostas.

Autorização de Pagamentos

2. Soluções Propostas

Criação de um e-form (formulário eletrônico) para preenchimento de forma digital que, após preenchido, segue um fluxo de aprovação previamente modelado que localiza os responsáveis e dispara a aprovação. Assim que aprovado, o Fusion realiza a integração com o SAP e faz a programação dos pagamentos. A Gerência Financeira libera os pagamentos em lote. O usuário gestor do processo tem acesso a todas as solicitações iniciadas do processo. Nesta opção é possível visualizar as solicitações com as marcações do status em que se encontram: “Em dia” (há prazo de mais de um dia), “Em aviso” (último dia do prazo) e “Em atraso” (prazo estourado).

Autorização de Pagamentos

Perspectiva do gestor do processo

Autorização de Pagamentos

Fluxo do Processo de Autorização de Pagamentos Fluxo do Processo de Autorização de Pagamentos

Formulário Principal do Processo de Autorização de Pagamentos Formulário Principal do Processo de Autorização de Pagamentos

3. Benefícios Obtidos

Assim que aplicadas, as soluções da Neomind resultaram em um processo ágil e claro, com informações precisas e fluxo automático das aprovações, gerando gasto zero de papel e desperdício de tempo inexistente. Agora há indicadores, relatórios e controles de ciclos do processo, pode-se identificar gargalos, tempo médio de execução do processo e afins.

Autorização de Pagamentos

1. Diagnóstico Inicial

O processo de prorrogação de títulos era extremamente lento, o cliente deveria ligar para a EMS e solicitar a prorrogação de um título, esta solicitação era preenchida de forma manual em papel e enviada para aprovação aos departamentos responsáveis. O resultado não era gerado no tempo esperado, haviam atrasos constantes, que obviamente geravam descontentamento entre os clientes.

Prorrogação de Títulos

2. Soluções Propostas

A solução proposta foi baseada em uma modelagem Workflow/BPM da Neomind, utilizando resursos como formulários eletrônicos e automatização do processo para atender as necessidades apresentadas pela EMS. O que difere o processo de prorrogação de títulos do processo de autorização de pagamentos são o fluxo e o e-form, que foram feitos de acordo com a necessidade do processo, entretanto a perspectiva do gestor do processo é idêntica a feita anteriormente, tornando mais prática a gestão dos processos.

Prorrogação de Títulos

Perspectiva do gestor do processo

Prorrogação de Títulos

Fluxo do Processo de Prorrogação de Títulos Fluxo do Processo de Prorrogação de Títulos

Formulário Principal do Processo de Prorrogação de Títulos Formulário Principal do Processo de Prorrogação de Títulos

3. Benefícios Obtidos

As necessidades da empresa EMS foram supridas conforme solicitado. O processo que antes era lento e extrapolava o prazo de aprovação agora está sempre em dia e não é mais necessário o encaminhamento de uma cópia física do processo de setor em setor, o que contribui para o aumento da rapidez do processo e também para a economia da empresa, afinal de contas, não é mais necessário o uso de papel nos processos. Assim que aprovados, os processos dão continuidade ao fluxo preestabelecido, poupando o tempo dos envolvidos. Também neste processo foram colocados indicadores, relatórios e controles de ciclos, podendo-se identificar gargalos, tempo médio de execução do processo e afins.

Prorrogação de Títulos

Obrigado!rodrigo.abrantes@neomind.com.br