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DISCIPLINA: GESTÃO DE PROJETOS

Prof. Msc. Carlos José Giudice dos Santos

ÁREAS DE CONHECIMENTO

Nós já sabemos que o Guia PMBOK é dividido em 10 áreas do conhecimento relacionadas ao processo de gerenciamento, a saber:

1. Integração; 6. Comunicações;

2. Escopo; 7. Recursos Humanos;

3. Tempo; 8. Riscos;

4. Custo; 9. Partes interessadas;

5. Qualidade; 10.Aquisições.

Na apostila anterior vimos a Integração e o Escopo. Nesta apostila vamos abordar o Tempo e os Custos.

TEMPO [01]

Para o PMBOK, gerenciar o tempo inclui todos os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto. O gerenciamento do tempo está presente em apenas dois grupos de processos: o do planejamentoe o do monitoramento e controle.Dentro do grupo de processos de planejamento temos:1) Planejar o gerenciamento do cronograma;2) Definir atividades;3) Sequenciar atividades;4) Estimar recursos das atividades;5) Estimar duração das atividades; e 6) Desenvolver o cronograma.

TEMPO [02]

Dentro do grupo de processos de monitoramento e controle temos um único e importantíssimo processo:

1) Controlar o cronograma do projeto.

Vamos conhecer um pouco de cada um desses processos.

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [01]

O primeiro processo de responsabilidade da área do tempo dentro do grupo de processos de planejamento é planejar o gerenciamento do cronograma.De acordo com o Guia PMBOK, planejar o gerenciamento do cronograma significa estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o desenvolver, gerenciar, executar e controlar o cronograma do projeto.Assim como nós temos a linha de base do escopo, jáestudada anteriormente, temos que ter uma linha de base do tempo. Em nosso caso, a linha de base do tempo é o cronograma do projeto.

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [02]

O principal benefício do processo de planejar o gerenciamento do cronograma é fornecer informações e instruções de como o cronograma do projeto serágerenciado ao longo do andamento do projeto.A saída desse processo é o plano de gerenciamento do cronograma (PGC). Este plano pode sofrer mudanças ao longo do andamento do projeto, e toda vez que o plano de gerenciamento do cronograma sofrer uma mudança, o plano de gerenciamento do projeto (PGP) também sofrerá mudanças.O PGC é fortemente influenciado pelas restrições conflitantes, pelos fatores ambientais da empresa e pelos ativos de processos organizacionais.

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [03]O segundo processo de responsabilidade da área do tempo dentro do grupo de processos de planejamento édefinir atividades.De acordo com o Guia PMBOK, definir atividades é o processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para realizar as entregas do projeto. A principal entrada desse processo (mas não a única) é a linha de base do escopo, que como já sabemos, éformada pela Declaração do escopo + EAP + Dicionário da EAP.O principal benefício desse processo é dividir os pacotes de trabalho em atividades que fornecem uma base para poder estimar, programar, executar e controlar os trabalhos do projeto.

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [04]O processo de definir atividades possui três saídas importantes: 1) Lista de atividades; 2) Atributos das atividades; e 3) Lista de marcos.Cada pacote de trabalho da EAP é decomposto em uma lista de atividades. Atividade é uma série de ações a serem realizadas para fazer uma entrega.Os atributos das atividades relaciona principalmente quem é o responsável pela atividade e que recursos são necessários para desenvolver a atividade.A lista de marcos constitui em um grande grupo de entregas que são resultado de uma série de atividades.

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [05]O terceiro processo de responsabilidade da área do tempo dentro do grupo de processos de planejamento ésequenciar as atividades.De acordo com o Guia PMBOK, sequenciar as atividades é o processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto.O principal benefício desse processo é a definição da sequência lógica do trabalho com a finalidade de se obter um alto nível de eficiência na condução das atividades do projeto.Uma ferramenta muito importante que é utlizada para sequenciar as atividades é o Método do Diagrama de Precedência (MDP), que produz diagramas de rede.

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [06]Figura 1: Um diagrama de rede de cronograma de projeto produzido pelo MDP.

Fonte: Disponível em: <www.universoprojeto.wordpress.com>

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [07]O MDP lista as atividades a serem executadas, suas dependências e as necessidades de antecipação ou adiamento das atividades. A grande maioria dos softwares de gestão de projetos utiliza esta técnica.A principal saída do processo de sequenciar as atividades é o diagrama de rede, que é uma representação visual das atividades a serem desenvolvidas, com suas relações, dependências e possibilidades de antecipação, espera ou adiamento.Por exemplo, existem dependências obrigatórias (legais – alvará, p. ex.), arbitradas (especificação de um determinado material ou fornecedor, p. ex.), internas e externas (à empresa ou setor que executa a atividade).

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [08]O quarto processo de responsabilidade da área do tempo dentro do grupo de processos de planejamento é estimar recursos das atividades.De acordo com o Guia PMBOK, estimar recursos das atividades é o processo de estimativa do tipo e quantidade de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para a realização de cada atividade.O principal benefício desse processo é dar a oportunidade de conhecer os tipos, quantidades e características dos recursos necessários à execução das atividades do projeto.

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [09]Uma das entradas importantes desse processo de estimar os recursos das atividades é o calendário de recursos, que determina quando (dias ou horários) que os recursos (por exemplo, espaço de trabalho, pessoas e equipamentos) estarão disponíveis para as atividades.É importante destacar que este processo estáestreitamente relacionado com o processo de estimativa de custos e de identificação dos riscos. Em outras palavras, não dá para estimar custos ou identificar riscos sem estimar que recursos serão gastos em cada atividade.

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [10]O quinto processo de responsabilidade da área do tempo dentro do grupo de processos de planejamento é estimar a duração das atividades.De acordo com o Guia PMBOK, estimar a duração das atividades é o processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos estimados.O principal benefício desse processo é fornecer a quantidade de tempo necessária para a conclusão de cada atividade, além de ser uma das etapas mais importantes do processo de desenvolvimento do cronograma.

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [11]O processo de estimar a duração das atividades éum dos principais processos de um projeto, porque não se pode começar um projeto sem ter ideia do prazo de conclusão do projeto.Várias técnicas podem ser utilizadas para se estimar a duração das atividades (por exemplo, estimativa análoga ou top-down, estimativa paramétrica e estimativa de três pontos – data mais provável, otimista e pessimista).É importante salientar que a experiência da equipe de projeto e o próprio andamento do projeto permite fazer estimativas de tempo (duração das atividades) cada vez mais precisas.

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [12]O sexto e último processo de responsabilidade da área do tempo dentro do grupo de processos de planejamento é desenvolver o cronograma.De acordo com o Guia PMBOK, desenvolver o cronograma é o processo de análise das sequênciasdas atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma, com o objetivo de se criar o cronograma do projeto. Este é o processo com maior número de entradas entre todos os processos descritos no Guia PMBOK (treze ao todo).O principal benefício desse processo é gerar o modelo de cronograma, que apresenta as datas prováveis das entregas do projeto.

O TEMPO NO PLANEJAMENTO [13]Outra particularidade do processo de desenvolver o cronograma é o fato de ser também o processo que mais utiliza técnicas e ferramentas para o seu desenvolvimento.Uma das técnicas mais utilizadas é o método do caminho crítico, que identifica em um diagrama de rede, a sequência de atividades que representa o caminho mais longo dentro de um projeto. A partir da identificação deste caminho, pode-se tentar impor metas para adequação da duração das atividades.A principal saída (mas não a única) desse processo é o calendário do projeto, que contém a organização do tempo com base no cronograma.

O TEMPO NO MONITORAMENTO [01]O único processo de responsabilidade da área do tempo dentro do grupo de processos de monitoramento e controle é controlar o cronograma do projeto.De acordo com o Guia PMBOK, controlar o cronograma do projeto é o processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização de seu progresso e gerenciamento das linhas de base do cronograma.O principal benefício desse processo é conhecer os meios para se reconhecer os desvios de tempo em relação ao planejado e tomar medidas corretivas e preventivas para a conclusão do projeto de acordo com o cronograma.

O TEMPO NO MONITORAMENTO [02]Existem várias entradas que são importantes para este processo, tais como o PGP, o cronograma do projeto, o calendário do projeto e, principalmente, os dados de desempenho do trabalho.O controle do cronograma está intimamente ligado ao controle integrado de mudanças, uma vez que toda mudança aprovada tem geralmente algum tipo de impacto no cronograma.Técnicas como otimização de recursos, criação de modelos, antecipações e esperas, compressão de cronograma e utilização de softwares de gerenciamento de projetos devem ser utilizadas pata manter o cronograma dentro do planejado.

CUSTOS [01]A área de custos de um projeto é uma das mais importantes, além de ser uma das maiores fontes das restrições conflitantes. De acordo com o PMBOK (2013), o gerenciamento dos custos inclui os processos relacionados com o planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos e finalmente, gerenciamento e controle dos custos, que tem o objetivo de garantir que o projeto seja concluído dentro dos custos planejados e aprovados.A área de custos está presentes em apenas dois grupos de processos: o grupo de processos de planejamento e o grupo de processos de monitoramento e controle.

CUSTOS [02]Dentro do grupo de processos de planejamento, a área de custos é responsável por três processos, a saber:1) Planejar o gerenciamento dos custos;2) Estimar os custos;3) Determinar o orçamento.

Dentro do grupo de processos de monitoramento e controle, a área de custos é responsável por um único processo:1) Controlar os custos.

OS CUSTOS NO PLANEJAMENTO [01]O primeiro processo de responsabilidade da área de custos dentro do grupo de processos de planejamento é planejar o gerenciamento dos custos. De acordo como PMBOK (2013), planejar o gerenciamento dos custos é o processo de estabelecer políticas, procedimentos e a documentação para o planejamento, gestão, despesas e controle dos custos de um projeto.As principais entradas desse processo são o TAP, o PGP (representado aqui pela linha de base do escopo), os fatores ambientais da empresa (representados aqui pela economia do país, taxas de câmbio, taxas de juros, etc) e os ativos de processos organizacionais.

OS CUSTOS NO PLANEJAMENTO [02]Entre as ferramentas e técnicas usadas nesse processo de planejar o gerenciamento dos custos, as reuniões, as opiniões especializadas e técnicas analíticas são muito usadas. Esse processo pode se beneficiar bastante de um sistema de informações gerenciais.É importante destacar que a saída do processo de planejamento do gerenciamento dos custos é entrada para vários processos de diversas áreas, pelo fato dos custos, junto com o tempo e a qualidade, serem restrições conflitantes críticas. A definição de métricas e de limites de variação fazem parte desta saída e serão usadas posteriormente no controle.

OS CUSTOS NO PLANEJAMENTO [03]O segundo processo de responsabilidade da área de custos dentro do grupo de processos de planejamento é estimar os custos. De acordo como PMBOK (2013), estimar os custos é o processo de desenvolvimento de uma estimativa dos recursos monetários necessários para executar as atividades do projeto.Este processo tenta responder a pergunta: “Quanto este projeto vai custar?”.Esse é um processo que possui muitas entradas (sete ao todo) e o que mais utiliza técnicas e ferramentas em seu processamento (dez no total).

OS CUSTOS NO PLANEJAMENTO [04]Em geral a estimativa orçamentária de custos de um projeto parte de uma estimativa otimista de -25% atéchegar em uma estimativa pessimista de +75% em relação aos custos preliminares estimados. Este tipo de estimativa grosseira é conhecida como RoughOrder of Magnitude (ROM) ou Ordem de Grandeza.Esta estimativa de ordem de grandeza não considera todas as entradas do processo. A partir do momento em que temos mais informações, esta estimativa de custos vai refinando e aumentado a precisão das estimativas, até chegar em uma estimativa definitiva conhecida como Bottom Up que varia de -5% (otimista) até +10% (pessimista).

OS CUSTOS NO PLANEJAMENTO [05]É importante destacar que a estimativa de custos pode sofrer muita influência de outras áreas, tais como a área de aquisições e a área de riscos.Caso isso aconteça, com certeza serão solicitadas mudanças que serão apresentadas e avaliadas no controle integrado de mudanças.É interessante que o projeto possua uma reserva financeira como forma de uma resposta planejada aos riscos que todo projeto tem.As principais técnicas que o gerentes de projetos pode utilizar para chegar a uma estimativa orçamentária de custos são as seguintes:

OS CUSTOS NO PLANEJAMENTO [06]Estimativa Análoga: É uma técnica que utiliza uma analogia com projetos anteriores semelhantes para estimar os custos. É uma técnica barata e rápida, mas muito arriscada por não ser muito precisa. Égeralmente usada para uma estimativa inicial em ordem de grandeza (ROM).Estimativa Paramétrica: É uma técnica baseada em parâmetros (dados ou informações validadas em projetos anteriores). É uma técnica mais precisa, mas que necessita de muitos dados e experiências anteriores da empresa na condução de projetos da mesma natureza (p.ex., custo por metro quadrado de obra, custo por ponto de função).

OS CUSTOS NO PLANEJAMENTO [07]Estimativa de três pontos: É uma técnica já conhecida (usada na estimativa do tempo) em que o custo estimado varia entre um custo otimista (menor custo), o custo mais provável e um custo pessimista (maior custo).Estimativa Bottom Up: É a técnica de estimativa dos custos mais confiável, porque utiliza todas as atividades já definidas e detalhadas do projeto. Por este motivo, éa técnica mais demorada de todas, apesar de ser a mais precisa.Voltando ao tema da reserva financeira, temos dois tipos: reservas contingenciais (para riscos conhecidos -obrigatórias) e reservas gerenciais (para riscos desconhecidos – não obrigatórias).

OS CUSTOS NO PLANEJAMENTO [08]O terceiro processo de responsabilidade da área de custos dentro do grupo de processos de planejamento é determinar o orçamento. De acordo como PMBOK (2013), determinar o orçamento é o processo de agregação dos custos estimados das atividades individuais ou dos pacotes de trabalho para se estabelecer uma linha de base de custos autorizada. Vamos aprender mais uma coisa importante: o gerente de projetos não autoriza a linha de base de custos de um projeto. Essa responsabilidade cabe à parte interessada responsável pelo patrocínio do projeto, ou a alguém por ela indicado.

OS CUSTOS NO PLANEJAMENTO [09]Este é um processo que possui muitas entradas (nove ao todo), mas poucas saídas. A principal saída desse processo (mas não a única) é a linha de base dos custos. As outras duas saídas são os requisitos de recursos financeiros do projeto e a atualização dos documentos dos projetos.A linha de base dos custos é uma versão aprovada do orçamento do projeto, incluindo as reservas contingenciais, e referenciada no tempo (ou seja, de acordo com o cronograma). Em geral, os custos aumentam devagar no começo do projeto, sobem drasticamente durante os processos de execução, e perto do fim do projeto, desaceleram e mantém um ritmo vagaroso até o final.

OS CUSTOS NO MONITORAMENTO [01]O único processo de responsabilidade da área de custos dentro do grupo de processos de monitoramento e controle é controlar os custos. De acordo como PMBOK (2013), controlar os custos é o processo de monitoramento do progresso do projeto para atualização de seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos.O principal benefício desse processo é fornecer meios de se reconhecer as variações de custos que possam acontecer além do planejado para que sejam tomadas medidas preventivas e corretivas de ajuste.Uma das principais técnicas utilizadas para controlar o orçamento é o gerenciamento do valor agregado (GVA).

OS CUSTOS NO MONITORAMENTO [02]A técnica de gerenciamento do valor agregado (GVA) mensura variáveis relacionadas com o escopo, custos e cronograma do projeto. Esta técnica utiliza a linha de base de avaliação do desempenho para comparar o trabalho que foi planejado com o trabalho que foi feito.

Assim, é possível também comparar os custos reais com os custos planejados. As três dimensões usadas para fazer os cálculos do gerenciamento do valor agregado são:

1) Valor Planejado (VP): Valor aprovado para uma atividade específica ou um pacote da EAP;

2) Custo Real (CR): Valor gasto até o momento do cálculo com uma atividade ou um pacote da EAP;

3) Valor Agregado: Produto do percentual de conclusão da tarefa (ou pacote) com o valor planejado para aquela tarefa.

OS CUSTOS NO MONITORAMENTO [03]As saídas do processo de controlar os custos do projeto são as seguintes:1) Informações sobre o desempenho do trabalho;2) Previsões de custos;3) Solicitações de mudanças; e 4) Atualizações do PGP, dos documentos e dos ativos.Quando se fala em solicitações de mudança nesse processo, queremos responder a seguinte pergunta:Para poder entregar no prazo, escopo e custos planejados, o que precisamos modificar?

Bibliografia Consultada

ARANHA, Frederico de Azevedo. Curso de Treinamento para certificação CAPM. Disponível no Youtube.

PMI – Project Management Institute. Um guia do conhecimento em gestão de projetos (GUIA PMBOK). 5. ed. SãoPaulo: Saraiva, 2013.