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Criando a EAP Analtica no MS ProjectDefinindo Estrutura Analtica do Projeto (EAP)De acordo com o PMBOK 4 edio, criar a Estrutura Analtica do Projeto o processo de subdividir ou decompor hierarquicamente (subdiviso) as entregas e o trabalho do projeto em componentes menores e mais fceis de serem gerenciveis. A estes componentes menores chamamos de pacotes de trabalho. Em resumo, com a EAP temos uma forma clara de organizar e representar todo o trabalho contido na Declarao de Escopo aprovada, com os requisitos coletados das partes interessadas. E lembrem-se: trabalho que no est contido na EAP no faz parte do escopo do projeto. Isto significa dizer que a EAP deve cobrir 100% do escopo do projeto e capturar todos os entregveis necessrios. Figura 01: Processo 5.3 do Gerenciamento do Escopo do Projeto

Entendendo os pacotes de trabalho (work packages)Cada subdiviso do escopo representa uma definio cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. A medida que descemos nveis na EAP, temos um maior detalhamento do que precisa ser feito. Quando chegamos ao ponto da decomposio em que os componentes da EAP no necessitam mais ser subdivididos por j existir neste ponto uma viso clara das estimativas de tempo, custo e recursos necessrios para desempenhar o trabalho encontramos os pacotes de trabalho. Ento, pacotes de trabalho representam os nveis mais baixos da EAP. A partir deles, a decomposio resulta em atividades do projeto, que s sero definidas no processo 6.1 do Gerenciamento de Tempo do projeto.

Dicionrio da EAPO dicionrio da EAP, como o prprio significado, detalha todos os elementos envolvidos na EAP. Uma descrio da entrega ou pacote de trabalho, os principais responsveis, uma ideia preliminar do trabalho necessrio para produzir esta entrega ou pacote, alguns riscos preliminares, estimativas de custo e prazo. A ideia que o dicionrio da EAP funcione como uma base de referncia para as demais etapas de planejamento do projeto. Ou seja; no momento em que estivermos listando as atividades necessrias para produzir os pacotes de trabalho (processo 6.1), poderemos fazer uso do dicionrio da EAP como referncia e suporte a este trabalho. Da mesma forma para Riscos, Custo, etc. O dicionrio da EAP poupar trabalho em cada etapa futura do planejamento, uma vez que trar dicas e colas do que tem que ser feito, em que tempo tem que ser feito, com que requisitos dever ser desenvolvido, etc.

Criando a EAP no MS Project 2007Feito este pequeno nivelamento de conceitos envolvendo EAP, partiremos para a construo da EAP utilizando a ferramenta MS Project 2007.Configurando Ferramentas Opes

importante que o usurio da ferramenta MS Project entenda que, para cada etapa do ciclo de vida do projeto, um conjunto de ajustes e configuraes ser necessrio para garantir o correto funcionamento da mesma. Sendo assim, antes de inserirmos as entregas e pacotes de trabalho no MS Project, necessrio realizar

um conjunto de configuraes para esta etapa do projeto (planejamento do escopo). Figura: Configurando ferramentas e opes (clique na figura para ampliar)Guia Cronograma

- Tipo de tarefa padro: Durao fixa - As novas tarefas so controladas pelo empenho: desmarcada Figura: Configurando opes de cronograma (Schedule) clique na figura para ampliarGuia Exibir

- Modo de exibio padro: Planilha de Tarefas (Task Sheet) - Mostrar tarefa de resumo do projeto: marcada Figura: Configurando opes de exibio

Criando modos especficos de trabalho (modos de exibio)O MS Project um processador de informaes e funciona como um banco de dados. Sendo assim, para cada etapa do projeto criaremos modos especficos de exibio (views) para apresentar esses dados armazenados. Os modos de exibio (views) so compostos de cinco elementos principais: - Nome (Name): o nome do modo de exibio que ser gerado - Tela (Screen): forma em que os dados sero apresentados graficamente - Tabela (Table): conjunto de campos que apresentado ao usurio - Grupo (Group): onde a informao ser estruturada - Filtro (Filter): seleciona os registros de acordo com critriosConstruindo a tabela EAP

Como visto anteriormente, o modo de exibio composto por cinco elementos. So eles: Nome, Tela, Tabela, Grupo e Filtro. O nome para este modo de exibio ser EAP e a tela, j definida como padro nas configuraes de exibio, ser Planilha de Tarefas (Task Sheet) - Nome: EAP - Tela: Planilha de Tarefas (Task Sheet) Vamos agora iniciar a criao de uma tabela de dados EAP. Atravs da Acesse a barra de menu e selecione a opo [Exibir] Selecione a opo [Tabela: Entrada] Selecione [M ais tabelas...]

Na janela [Mais tabelas...], clique no boto [Nova] para criar uma nova tabela Fornea os campos necessrios para compor a tabela EAP. So eles: - ID: nmero da linha de trabalho - Indicadores: indicadores de alteraes - EDT (nvel da EAP): nvel da EAP (2 2.1 2.1.2 2.1.2.4) - Nome (Nome do Elemento): nome das entregas e pacotes de trabalho - Anotaes: o dicionrio da EAP. Certifiquese que a opo [Mostrar no menu] est marcada. Ela far com que a tabela esteja disponvel no menu principal, em opes de exibir tabelas. Nesta tela selecionamos os campos do MS Project que sero utilizados pela EAP. Nas definies, poderemos ajustar o alinhamento dos dados, a largura das colunas, o ttulo das colunas (por padro ele ficar com o mesmo nome dos campos), o alinhamento do ttulo e quebras de cabealho. Na opo [Bloquear a primeira coluna], a coluna ID ficar fixa na tabela e no poder ser ajustada. Clique em OK para terminar. A partir de agora a tabela EAP estar disponvel no menu [Exibir] > [Tabelas] > [M ais tabelas...] Aqui importante observarmos que ao clicarmos no boto [Aplicar], estaremos aplicando a tabela recm criada dentro do modo de exibio atual. E no isto que queremos. Queremos aplicar esta tabela no modo de exibio que ainda ser criado. Portanto, clique no boto [Fechar]Construindo o Modo de Exibio EAP

Com base nesta tabela criada, montaremos o modo de exibio equivalente. Ele far uso desta tabela EAP criada acima. Vamos aos passos para a criao do modo: Atravs da Acesse a barra de menu e selecione a opo [Exibir] Selecione a opo [Mais modos de exibio Clique no boto [Novo] Os modos de exibio nicos so aqueles que possuem um painel de informao, fazendo uso dos 5 elementos principais (Nome, Tela, Tabela, Filtro e Grupo). O modo de exibio combinado utiliza 2 modos de exibio nicos previamente gerados, dividindo a tela e exibindo um modo na parte superior e outro modo na parte inferior.Nesta etapa do planejamento, o modo de exibio utilizado ser do tipo nico. Selecione a opo [Modo de exibio nico] e clique em [Ok]

preciso preencher cada campo de definio do modo de exibio nico que desejamos criar. O preenchimento deve ser feito com base nas informaes da tela abaixo. Ao marcar a opo [M ostrar no menu], garantimos que este modo de exibio estar disponvel em [M enu] > [Exibir] > [M ais modos de exibio]. Clique em [Ok] Aplicando o modo de exibio, teremos a seguinte interface: Pronto! Toda vez que estivermos elaborando uma EAP e seu dicionrio, poderemos fazer uso deste modo de exibio para auxiliar o trabalho do gerente de projeto. A filosofia esta; ou seja, para cada momento do projeto podemos fazer uso de modos de exibio para suportar o trabalho. Neste caso, criamos o modo de EAP para auxiliar a criao da EAP analtica.

Dica: utilize a barra de modos para auxiliar na escolha do modo de exibio correto para cada momento do projeto.

Inserindo entregas e pacotes de trabalho na EAP

Com base no modo de exibio EAP e no escopo do projeto "Churrasco dos Sonhos", vamos inserir os elementos da EAP analtica. Teremos, basicamente, a atividade sumria do projeto (ID ZERO) e atividades sumrias representando as entregas e pacotes de trabalho. Neste momento, ainda no teremos atividades detalhadas para produzir as entregas e pacotes. Isto acontecer na etapa de definio das atividades, no planejamento do tempo do projeto (processo 6.1). Melhores prticas: as atividades sumrias devero ser designadas por SUBSTANTIVOS. Veremos adiante que as atividades sero designadas por VERBO e os marcos sero representados por VERBOS NO PARTICPIO PASSADO.Codificao personalizada da EAP

Os cdigos da EAP (ou nveis da EAP) esto armazenados no campo EDT (estrutura de tpicos). Este campo j est inserido no modo de exibio EAP que acabamos de criar. O MS Project permite que o gerente de projeto crie cdigos personalizados da EAP.

Vejamos como criar um padro de numerao para o projeto seguindo o procedimento abaixo: Na barra de menus, clique em [Projeto] Selecione a opo [EDT] (Estrutura de tpicos), que o equivalente ao cdigo da EAP. Selecione [Definir cdigo] Proceder com os ajustes necessrios. Fornecer o prefixo do cdigo do projeto e utilizar sempre o sequenciamento das entregas e pacotes com base nos nmeros ordenados. Uma vez criada a estrutura, possvel renumera-la sempre que necessrio. Para isso basta acessar o menu Projeto, EDT, Renumerar. Selecione a opo Projeto Inteiro e clique em OK. Desta forma, o gerente de projeto garantir o padro de numerao correta, com a ordenao correta. Tornando os modos e tabelas disponveis para futuros projetos Transferir Modo de exibio, tabela e campos personalizados para o Global.mpt Este procedimento realizado para permitir que o modo de exibio, tabela e campos personalizados que foram criadas fiquem disponveis para cada novo projeto. Transfira tudo que foi criado para o global.mpt. Isto economizar tempo pois tudo que foi criado estar disponvel em um futuro planejamento, evitando com que tabelas, modos de exibio e campos personalizados sejam criados do zero. Clique em [Ferramentas] na barra de menus e escolha a opo [Organizador]. Transfira a tabela EAP e o modo de exibio EAP para Global.MPT

Videoaula "Criando a EAP Analtica do projeto" O vdeo abaixo mostra todo o passo a passo descrito acima para a criao da EAP Analtica do projeto. Criando a EAP Analtica no MS Project from Alexandre Paiva, PMP, MCTS, ITIL on Vimeo. Download do artigo completo Faa download do artigo completo Criando a EAP no MS Project aqui. This entry was posted on Friday, August 13th, 2010 at 7:10 pm and is filed under Escopo , MS Project 2007 . You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. You can leave a response , or trackback from your own site.