EAP e Dicionário da EAP com apoio do MS Project 2013inShare13

Olá pessoal,

A ideia deste post é mostrar para vocês como podemos utilizar o MS Project 2013 para criar a EAP

Analítica do projeto de uma forma muito simples. Mostrarei algumas boas práticas de Gerenciamento de

Projetos e a aplicação na ferramenta.

Vamos lá.

Definindo Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

De acordo com o PMBOK 5ª edição, criar a Estrutura Analítica do Projeto é o processo de subdividir

ou decompor hierarquicamente (subdivisão) as entregas e o trabalho do projeto em

componentes menores e mais fáceis de serem gerenciáveis. A estes componentes menores

chamamos de pacotes de trabalho.

Em resumo, com a EAP temos uma forma clara de organizar e representar todo o trabalho contido na

Declaração de Escopo aprovada, com os requisitos coletados das partes interessadas. E lembrem-se:

trabalho que não está contido na EAP não faz parte do escopo do projeto. Isto significa dizer que a EAP

deve cobrir 100% do escopo do projeto e capturar todos as entregas necessárias.

Figura 01: Processo 5.4 (Criar EAP) do Gerenciamento do Escopo do Projeto

Entendendo os pacotes de trabalho (work packages)

Cada subdivisão do escopo representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. A

medida que descemos níveis na EAP, temos um maior detalhamento do que precisa ser feito.

Quando chegamos ao ponto da decomposição em que os componentes da EAP não necessitam mais ser

subdivididos – por já existir neste ponto uma visão clara das estimativas de tempo, custo e recursos

necessários para desempenhar o trabalho –  encontramos os pacotes de trabalho.

Então, pacotes de trabalho representam os níveis mais baixos da EAP. A partir deles, a decomposição

resulta em atividades do projeto, que só serão definidas no processo 6.2 do Gerenciamento de Tempo

do projeto.

Dicionário da EAP

O dicionário da EAP, como o próprio significado, detalha todos os elementos envolvidos na EAP. Uma

descrição da entrega ou pacote de trabalho, os principais responsáveis, uma ideia preliminar do trabalho

necessário para produzir esta entrega ou pacote, alguns riscos preliminares, estimativas de custo e prazo.

A ideia é que o dicionário da EAP funcione como uma base de referência para as demais etapas de

planejamento do projeto. Ou seja; no momento em que estivermos listando as atividades necessárias

para produzir os pacotes de trabalho (processo 6.1), poderemos fazer uso do dicionário da EAP como

referência e suporte a este trabalho. Da mesma forma para Riscos, Custo, etc.

O dicionário da EAP poupará trabalho em cada etapa futura do planejamento, uma vez que trará “dicas e

colas” do que tem que ser feito, em que tempo tem que ser feito, com que requisitos deverá ser

desenvolvido, etc.

Criando a EAP no MS Project 2013

Feito este pequeno nivelamento de conceitos envolvendo EAP, partiremos para a construção da EAP

utilizando a ferramenta MS Project 2013.

Configurando Opções da Ferramenta

É importante que o usuário da ferramenta MS Project 2013 entenda que, para cada etapa do ciclo de vida

do projeto, um conjunto de ajustes e configurações são necessárias para garantir o correto funcionamento

da mesma.

Sendo assim, antes de inserirmos as entregas e pacotes de trabalho no MS Project, é necessário realizar

este conjunto de ajustes para esta etapa do projeto (planejamento do escopo).

No MS Project 2013 as opções estão localizadas no Backstage. Para acessá-las basta selecionar a

guia ARQUIVO. Em seguida, selecione Opções.

Figura: Configurando opções do MS Project 2013  (clique na figura para ampliar)

Guia Geral

Nas opções gerais do MS Project 2013 vamos garantir que o modo de exibição padrão para este

momento do planejamento do projeto seja a Planilha de Tarefas.

Figura: Configurando opções GERAIS do MS Project 2013  (clique na figura para ampliar)

Guia Cronograma

Na guia Cronograma faremos os ajustes de opções relacionadas a Agendamento, Calendário e Cálculo.

Aqui o importante é garantir as seguintes configurações

- Novas tarefas criadas: agendada automaticamente

- Tipo de tarefa padrão: Duração fixa

- As novas tarefas são controladas pelo empenho: desmarcada

- Vincular automaticamente tarefas inseridas ou movidas: desmarcada

- Dividir as tarefas em andamento: desmarcada

Figura: Configurando opções CRONOGRAMA – clique na figura para ampliar

Guia Avançado

Nesta guia de opções, vamos garantir que a tarefa resumo do projeto (ID 0) seja apresentada. Ela é muito

importante para efeito de cálculos futuros da ferramenta. Por tanto, ao invés de inserir o nome do projeto,

habilite esta opção.

Figura: Configurando opções AVANÇADAS – clique na figura para ampliar

Criando modos específicos de trabalho (ou modos de exibição)

Como explicamos anteriormente a filosofia de trabalho é construir visões (ou modos de trabalho) para

cada etapa de planejamento do projeto de forma a apresentar os dados que serão armazenados,

eliminando assim os dados desnecessários para aquele momento (para que queremos saber

predecessoras ou duração se estamos definindo o escopo do projeto?).

Os modos de exibição são compostos de cinco elementos principais:

- Nome (Name): o nome do modo de exibição que será gerado;

- Tela (Screen): forma em que os dados serão apresentados graficamente;

- Tabela (Table): conjunto de campos que é apresentado ao usuário;

- Grupo (Group): onde a informação será estruturada;

- Filtro (Filter): seleciona os registros de acordo com critérios.

Construindo a tabela EAP

Como visto anteriormente, o modo de exibição é composto por cinco elementos. São eles: Nome, Tela,

Tabela, Grupo e Filtro. Vamos agora iniciar a criação de uma tabela de dados EAP que apoiará a

construção do modo de exibição.

Através da guia EXIBIÇÃO, acesse o comando Tabelas dentro do grupo de comandos Dados.

Selecione a opção Mais Tabelas

Clique no botão Nova para criar uma nova tabela.

Forneça os campos necessários para compor a tabela T01 – EAP. São eles:

- ID: número da linha de trabalho

- Indicadores: indicadores de alterações

- EDT (nível da EAP): nível da EAP (2 –  2.1 –  2.1.2 –  2.1.2.4)

- Nome (Nome do Elemento): nome das entregas e pacotes de trabalho

- Anotações: é o dicionário da EAP.

Na tela acima selecionamos os campos do MS Project 2013 que serão utilizados pela EAP. Nas

definições, poderemos ajustar o alinhamento dos dados, a largura das colunas, o título das colunas (por

padrão ele ficará com o mesmo nome dos campos), o alinhamento do título e quebras de cabeçalho.

Na opção Bloquear a primeira coluna, a coluna ID ficará fixa na tabela e não poderá ser ajustada.

Clique em Fechar para terminar. Aqui é importante observarmos que ao clicarmos no botão [Aplicar],

estaremos aplicando a tabela recém criada dentro do modo de exibição atual. E não é isto que queremos.

Queremos aplicar esta tabela no modo de exibição que ainda será criado. Portanto, clique no botão

[Fechar]

Construindo o Modo de Exibição M01 – EAP

Com base nesta tabela criada, montaremos o modo de exibição equivalente. Ele fará uso desta

tabela T01 – EAP criada acima. Vamos aos passos para a criação do modo:

Na guia EXIBIÇÃO acesse o comando Outros Modos de Exibição.

Selecione a opção Mais modos de exibição.

Clique no botão Novo.

Os modos de exibição únicos são aqueles que possuem um painel de informação, fazendo uso dos 5

elementos principais (Nome, Tela, Tabela, Filtro e Grupo). O modo de exibição combinado utiliza 2 modos

de exibição únicos previamente gerados, dividindo a tela e exibindo um modo na parte superior e outro

modo na parte inferior.Nesta etapa do planejamento, o modo de exibição utilizado será do tipo único.

Selecione a opção [Modo de exibição único] e clique em [Ok]

É preciso preencher cada campo de definição do modo de exibição único que desejamos criar. O

preenchimento deve ser feito com base nas informações da tela abaixo.

Ao marcar a opção [Mostrar no menu], garantimos que este modo de exibição estará disponível como

opção no menu.

Clique em [Ok]

Aplicando o modo de exibição, teremos a seguinte interface:

Pronto! Toda vez que estivermos elaborando uma EAP e seu dicionário, poderemos fazer uso deste modo

de exibição para auxiliar o trabalho do gerente de projeto. A filosofia é esta; ou seja, para cada momento

do projeto podemos fazer uso de modos de exibição para suportar o trabalho. Neste caso, criamos o

modo de EAP para auxiliar a criação da EAP analítica.

Insira as entregas e pacotes de trabalho no novo modo utilizando os comandos de recuo para estabelecer

assim os pacotes de trabalho dentro de cada entrega ou fase do projeto.

Checklist de boas práticas GP na elaboração de uma EAP

Algumas boas práticas devem ser observadas na elaboração de uma EAP.

1- Verifique se todo o escopo do projeto está representado na EAP. Elemento fora da EAP não faz parte

do escopo do projeto;

2- Abaixo de cada elemento da EAP deve ter, pelo menos, outros 2 elementos de maior detalhe. Se existir

apenas um elemento abaixo de outro, remova-o e ajuste o nível sumário para absorver as características

e propriedades da caixa abaixo;

3- Cada entrega ou pacote de trabalho deve ser representado uma única vez e somente uma vez na EAP.

4- Top-down check: tudo que existe abaixo de elemento sumário deve traduzir tudo que é preciso ser feito

para produzir a sumária;

5- Pense na EAP como um grande instrumento de comunicação do projeto, pois mostra tudo o que é

preciso ser feito no projeto.

6- Descrição dos elementos sumários sob a forma de Substantivo, sempre tentando representá-lo da

forma mais clara possível (1. Requisitos – 1.1 Requisitos de Software – 1.1.1 Requisitos iniciais)

7- Geralmente não associamos custo, recurso, trabalho ou duração em tarefas sumárias. A única exceção

são recursos do tipo Orçamento.

8- As atividades sumárias deverão ser designadas por SUBSTANTIVOS e escritas em CAIXA ALTA.

Veremos adiante que as atividades serão designadas por VERBO e os marcos serão representados por

VERBOS NO PARTICÍPIO PASSADO;

Codificação personalizada da EAP

Os códigos da EAP (ou níveis da EAP) estão armazenados no campo EDT (estrutura de tópicos). Este

campo já está inserido no modo de exibição EAP que acabamos de criar. O MS Project 2013 permite que

o gerente de projeto crie códigos personalizados da EAP.

Vejamos como criar um padrão de numeração para o projeto seguindo o procedimento abaixo:

Na Guia PROJETO, acesse o comando WBS no grupo de comandosPropriedades.

Selecione [Definir código…]

Proceder com os ajustes necessários. Fornecer o prefixo do código do projeto e utilizar sempre o

sequenciamento das entregas e pacotes com base nos números ordenados.

Uma vez criada a estrutura, é possível renumerá-la sempre que necessário. Para isso basta acessar a

guia PROJETO, o comando WBS e a opção Renumerar. Selecione a opção Projeto Inteiro e clique

em OK. Desta forma, o gerente de projeto garantirá o padrão de numeração correta, com a ordenação

correta.

Criando o Dicionário da EAP com apoio de relatórios no MS Project 2013

No MS Project 2013 podemos criar um relatório personalizado do tipo Tabela para apresentarmos os

dados armazenados no campo Anotações que utilizamos para funcionar como Dicionário da EAP.

Forneça o nome do relatório (Dicionário da EAP).

Observe o relatório gerado. Por padrão, ele carrega os campos Nome, Início, Término e % Concluída.

Queremos mudar isto, removendo os campos Início, Término e % Concluída e adicionando EDT e

Anotações.

Selecionar os campos indesejados, clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção remover

campos

Selecionar os campos que queremos inserir (EDT e Anotações).

Promover ajustes na ordem de apresentação das colunas, clicando e segurando o campo e arrastando

para o lugar desejado.

Certifique-se que todas as subtarefas serão exibidas através da opção Nível da Estrutura de Tópicos,

escolhendo a opção Todas as subtarefas.

Promova ajustes no título e nas larguras da coluna, altere as cores da tabela, insira o logotipo do seu

projeto e o resultado final ficaria.

Tornando os modos, tabelas e relatórios disponíveis para futuros projetos

Transferir Modo de exibição, tabela e campos personalizados para o Global.mpt Este procedimento é

realizado para permitir que o modo de exibição, tabela e campos personalizados que foram criadas

fiquem disponíveis para cada novo projeto.

Transfira tudo que foi criado para o global.mpt. Isto economizará tempo pois tudo que foi criado estará

disponível em um futuro planejamento, evitando com que tabelas, modos de exibição e campos

personalizados sejam criados do zero.

Clique na guia ARQUIVO para acionar o Backstage. Em Informações, selecione a opção Organize o

Modelo Global.

Verifique se a tabela e o modo de exibição criados estão dentro do Global.MPT. Caso contrário, transfira-

os para que possamos tê-los disponíveis em futuros projetos.

Bom, era isto.

Espero que este post tenha sido útil para vocês e até o próximo post. Até lá.