Curso de Planejamento de

Eventos

Eventos: Conceito, Tipologias ea origem do planejamento.

Profº Esp. Paulo Magalhães

Quem sou Eu?

. Especialista em Marketing pela FCAP/UPE

. Eventólogo pela Faculdade Senac (1ª turma)

. Jornalista DRT-PE 3252 (por força de lei)

. Assessor de Comunicação

. Técnico em Administração de Empresas pela Escola do Recife

FCAP/UPE

. Criação Gráfica

. Cerimonial Magalhães – eventos sociais, corporativos, técnico-

científicos e culturais

. Assessoria de Comunicação – Geraldinho Lins (8 anos)

. Professor universitário, com passagens pela UPE, Esurp e FSH.

Conceito de Eventos

Segundo Campos (2005), evento é qualquer acontecimento social programado para tratar dos mais diversos assuntos, numa data e local planejados.

A importância dos Eventos

Para Neto (2004), é difícil imaginar um dia de nossas vidas sem eventos.

Eles constituem a mais nova mídia atuante em nosso meio.

Tornaram-se estratégias de comunicação de produtos e marcas de todos os tipos.

. Mobilizam a opinião pública. Geram polêmica

. Criam fatos. Tornam-se acontecimentos

. Despertam emoções nas pessoas. Fazem do entretenimento a nova indústria do terceiro milênio

O poder de um evento:

•Apresentar, recuperar ou conquistar públicos

•Estabelecer ou recuperar o conceito de imagem

•Gerar sensações inesquecíveis que farão com o que o

espectador nunca esqueça os momentos vividos em

um evento (fixação da marca)

•Gerar relacionamento entre produto e consumidor

•Gerar repercussão – um evento bem sucedido é um

evento que se torna notícia antes, durante e depois de

sua realização

Planejamento x Estratégia:

Planejamento é o trabalho de preparação para qualquer empreendimento, traçando roteiro e métodos determinados, definindo etapas, com bases técnicas, de planos e programas com objetivos definidos.

Estratégia é o programa geral para a consecução dos objetivos de uma organização e, portanto, para o desempenho de sua missão.

Planejamento estratégico é o processo de seleção dos objetivos de uma organização.

NÃO!!!É importante frisar que cada evento é um caso

particular, com organização e características próprias e, como todo empreendimento, seu sucesso depende

de um planejamento detalhado e bem feito.

O Planejamento é padrão?

Por que planejar?

Ganhar tempo

Despender menos esforços

Evitar o desperdício

Tomar medidas de minimizem imprevistos e facilitem sua resolução quando esses surgirem

Atingir os objetivos propostos

O que é Planejamento?

Ferramenta de Gerenciamento:

. Gerar um série de estratégias alternativas potenciais

. Identificar e resolver problemas, reduzindo incertezas

. Ajudar para que um evento continue sendo competitivo

Elementos do Planejamento:

Planejamento

•Briefing•Brainstorming•Check List•Ficha Técnica (ou Roteiro de Produção)•Rider Técnico•Input list •Mapa de Palco•Lista de Camarim•Rooming List•Cronograma•Lista de convidados (RSVP – ativo ou passivo)•Funcionograma

O que é o briefing?

É o conjunto de informações necessárias para que o gestor de

eventos possa desenhar um evento.

Como construir um bom briefing?

•Informações apuradas na íntegra, reunindo todas as peculiaridades do evento

•Definição clara dos objetivos do evento

•Perfil exato do público participante

•Detalhamento de cada detalhe do evento

É a lista geral de providências, materiais, equipamentos e tudo o mais que possa envolver a operação do evento.

Seu formato depende das necessidades do gestor de evento, de acordo com a tipologia do evento realizado

O que é o Check List?

O que é um brainstorming?

É livre discussão de ideias, onde todos os envolvidos no processo de produção do evento vão falando, dizendo suas ideias, essas ideias são registradas e depois são analisadas uma a uma, como alternativa de solução para o evento demandado.

Um processo de brainstorming deve ser democrático, onde todos tenham direito de falar e expor suas ideias.

O que é a Ficha Técnica?

É o documento onde constam todos os dados dos fornecedores do evento, com respectivos nomes dos responsáveis e fones de contato.

Serve de apoio para qualquer necessidade que venha a acontecer antes, durante ou depois do evento

O que é o Rider Técnico?

•Relação dos equipamentos de som para apresentação de uma atração musical.

O que é o Input List?

É a discriminação do que vai ser ligado em cada canal da mesa de som.

O que é o mapa de palco?

É o mapa onde está identificada a posição de instrumentos, retornos, microfones, artistas e todos os elementos que compõem o palco de um show musical.

O que é uma Lista de Camarim?

É a lista onde estão todos os alimentos e bebidas solicitados por um artista ou convidado VIP para o seu camarim.

O que é o Rooming List?

É a lista onde estão listados todos os integrantes de um determinado grupo com os respectivos de apartamentos num dado hotel.

O que é o cronograma?

É um calendário técnico onde estão listadas todas as providências e atividades com suas datas ou períodos de realização.

Não existe um modelo padrão

Ele deve servir para facilitar a visualização do gestor do evento em torno de suas tarefas

Cronograma

Cronograma

Funcionograma

Funcionograma

Objetivos:

• O que se pretende com o evento?

• Gerais e Específicos

Públicos:

•A quem se destina o evento?

•Público Interno

•Público Externo

•Público Misto

Estratégias:

Quais serão os meus grandes trunfos para atrair o público?

Recursos:

•Humanos

•Materiais

•Físicos

•Financeiros (orçamento)

Administração Financeira

•Controle de Caixa – registro diário•Controle Bancário •Controle de Contas a Pagar•Controle de Contas a Receber•Política de Pagtos – Fundo de Caixa x OS / NF / Cópia de cheque•Balancetes – encontro de contas

Controle de Orçamento

Análise de Resultado

- Descrição de cada procedimento, desde o primeiro briefing até o seu término (projeto final).

Implantação:

• São fatos, decisões e acontecimentos os quais o projeto fica condicionado para a sua realização.

Fatores condicionantes:

• É preciso determinar quem fará o que e quem vai coordenar todo o processo de organização do evento.

Acompanhamento e Controle:

- Prestação de contas

- Sempre após o evento

- Relatório ou pesquisa com os participantes

Avaliação:

Projeto de Evento:

Evento: Natal Voluntário Lar do Nenen

Geral – Realizar um evento e veicular sua campanha publicitária, visando gerar benefícios para uma entidade não-governamental, informando que o evento está sendo realizado por alunos concluintes do curso superior de Tecnologia em Gestão de Eventos, oferecido pela Faculdade Senac.

Objetivo Geral:

Realizar um evento em que seus alunos produtores utilizem na prática todas as técnicas e conhecimentos teóricos adquiridos em sala de aula.

Realizar um evento que consiga mobilizar a sociedade, através de nomes expressivos em diversas áreas profissionais.

Gerar a devida repercussão jornalística, através da presença no evento de personalidades de destaque dos mais diversos segmentos da nossa sociedade.

Objetivos Específicos:

Transformar a realização deste evento numa grande aproximação dos graduados de eventos com os vários segmentos do mercado de eventos

Gerar representatividade e repercussão à Faculdade Senac e ao Curso Superior de Tecnologia de Eventos na mídia jornalística, promovendo uma aproximação com os veículos de comunicação impresso (jornais e revistas) e eletrônicos (TV´s, rádios, sites) locais.

Realizar um evento que destaque os seus alunos produtores pelo empreendedorismo

Objetivos Específicos:

Local: Usina Dois Irmãos – Praça Farias Neves, s/n Apipucos - Recife/PE

Data: 26 de novembro (Quarta-feira), das 19h às 22h

Quanto: R$ 60,00

Onde comprar: Avesso, Dona Santa, Just Madá e patronos

Público-alvo: pessoas formadoras de opinião de classes A e B, com poder de decisão e consumo, numa faixa etária média entre 30 e 60 anos.

Dados do Evento:

Interno: alunos e professores da Faculdade Senac e voluntários do Lar do Nenen

Externo: socialites, jornalistas, autoridades

Públicos:

Estratégias:

Ação social com uma entidade que atende criançasDivulgação do EventoSistema de patronos e patronesses com

personalidadesRegistro de presença e agradecimento dos patronosOferecimento de jantar e sobremesa Haagen-DazsShow dos Garçons CantoresShow de Cida MariaSom do DJ Baiano

Recursos Humanos:Produção05 coordenadores01 supervisor de portaria15 seguranças 04 recepcionistas

 

Buffet01 gerente01 maitre08 ajudantes de cozinha35 garçons04 aux serv ger

Atrações Musicais01 DJ07 músicos dos Garços

Cantores01 operador de som (Garçons)02 roadies garçons08 músicos – Cida Maria e

Banda01 operador e 01 roadie (CM)

Operação• 02 operadores de catraca eletrônica• 01 técnico de manutenção para as catracas eletrônicas• 02 técnicos de som e luz• 02 operadores de telão• 02 técnicos de manutenção do gerador• 01 monitor e 01 fotógrafo para o estúdio fotográfico• 01 fotógrafo para registrar o evento• 01 motoboy

Recursos Humanos:

Equipamentos. 02 geradores . 02 telões. 02 projetores . 01 palco. 02 grides para telão. Caixas de som. 01 bateria. 01 mesa de som. Canhões de luz. Máquina de fumaça. 06 microfones estilo Madonna. 10 microfones normais. 02 microfones sem fio. 10 pedestais. 01 CDJ profissioanal Pioner ou JVC. 10 rádios de comunicação

Recursos Materiais:Salão. 01 gride para estúdio fotográfico. 01 lona impressa para o estúdio fotográfico. 01 gride para painel dos patronos. 01 lona impressa de 2,00 m x 1,05m com foto e nomes dos patronos

Portaria. 02 catracas eletrônicas. 02 detectores de metal. 01 computador

Bufê. 50 mesas de ferro para apoio. 500 cadeiras bistrô. 500 capas longas para cadeiras. 500 xales coloridos para cadeiras. 50 toalhas. 50 sobrepor. 45 bandejas de garçom. 400 copos de uísque. 400 pratos oitavados. 400 garfos. 400 facas. 01 réchaud de prata. 01 saladeira. 400 taças de refrigerante e água. 10 jarras para servir água. 240 taças de vinho. 01 açucareiro

Recursos Materiais:. 02 bandejas de prata formato gota. 01 samovar. 500 kg de gelo de escama. 120 sacos de gelo de uísque . 60 garrafas de uísque. 150 garrafas pet de 2 litros de refrigerantes variados. 36 garrafas de vodka.,18 garrafas de vinho branco . 1400 latas de cerveja. 10 litros de café. 05 litros de licor. 6.000 salgados. 35 kg de bolo de rolo . 5 kg de chocolates. 5 kg de biscoitos. 10 quilos de guloseimas diversas. 800 bolas de sorvete Haagen-Dazs

• 01 casa de eventos• 01 estacionamento (praça pública)

Recursos Físicos:

Implantação:19h00 – Abertura dos portões – som mecânico estilo lounge – os portões serão abertos, as pessoas vão entrando e o som estará numa altura ambiente com uma música leve. Os garçons começam a circular apenas bebidas. 19h30 – Início do serviço de coquetel volante – os garçons passam a circular bandejas no salão com salgados quentes e frios. 20h00 – Abertura oficial do evento com mestre de cerimônia agradecendo a presença de todos, dos patrocinadores (as marcas são projetadas uma a uma nos telões) e falando um pouco sobre o Lar do Nenen. 20h05 – Apresentação de vídeo institucional sobre o Lar do Nenen. 20h10 – Primeira Intervenção dos garçons cantores do Manhattan – eles saem de onde menos se espera. 

20h25 – Agradecimento aos patronos - entrega da placa de agradecimento especial à diretora presidente do Lar do Nenen, Tuti Moury Fernandes – palavras de Tuti Moury Fernandes – anúncio dos três patronos que mais venderam ingressos - palavras do patrono que mais vendeu ingressos

20h35 – Segunda Intervenção dos garçons cantores

20h50 – Apresentação do curso – palavras do grupo de alunos produtores do evento - Entrega de placa de agradecimento à coordenadora do curso – palavras da coordenadora do curso

21h00 – Terceira Intervenção dos garçons cantores

21h10 – Considerações finais do mestre de cerimônia e sorteios de brindes com o público

 21h20 – Última intervenção dos Garçons Cantores

Implantação:

21h35 - Início do show de Cida Maria

22h00 – Jantar

22h30 – Sobremesa (sorvetes Haagen-Dazs e bolo de rolo)

23h00 – DJ Baiano

23h30 – Encerramento do serviço de bufê

24h00 – Encerramento do evento

Implantação:

Condições climáticas

Interesse do público: quinzena com vários eventos do gênero

Distância do local – Dois Irmãos

Fatores condicionantes

Repercussão de um EventoO Dia seguinte

•O que é opinião pública?

•Mídia espontânea x assessoria de imprensa (antes, durante e depois do evento)

•Administração de crise de imagem – quando o tiro sai pela colatra!

•Criatividade como ferramenta principal para gerar repercussão – inclusão / responsabilidade social / responsabilidade ambiental / presenças VIPs / diferencial na decoração / atração especial / inúmeros artifícios

• Lançamento de pedra fundamental• Inaugurações (unidades de trabalho, filiais)• Reformas• Lançamentos de produtos, programa ou projeto• Cerimônia de posse• Cerimônia de transmissão de cargo• Assinatura de contrato, convênio, fusão• Abertura de exposições• Entrega de prêmios, medalhas e trofeus• Reunião• Recepção de autoridades, visitas de cortesia• Festas de confraternização• Café, almoço, juntar, brunch, chá, coquetel

Eventos do cotidiano empresarial:

ComunicaçãoOficial

Comunicação Oficial

Como se comunicar bem?

Qual a comunicação ideal para cada tipo de público?

Requisito básico => Clareza e objetivo

Formas de Comunicação

Orçamento

Ofício

Memorando (e-mail)

Relatório

Requerimento (acadêmico e serv. Pub.)

Impactos dos Eventos

Social e Cultural

Físico e Ambiental

Político

Turístico e econômico

Impactos sociais e culturais(Positivos)

Vivência compartilhada

Revitalização de tradições

Fortalecimento do orgulho comunitário

Legitimação de grupos comunitários

Aumento da participação da comunidade

Apresentação de ideias novas e dasafiadoras

Expansão de perspectivas culturais

Impactos sociais e culturais(Negativos)

Alienação da comunidade

Manipulação da comunidade

Imagem negativa da comunidade

Comportamento destrutivo

Abuso de drogas e álcool

Deslocamento de comportamento social

Perda do conforto

Impactos Físicos e Ambientais (Positivos)

Exposição do meio ambiente

Fornecimento de exemplos para melhores hábitos

Aumento da consciência ambiental

Legado de infraestrutura

Melhorias dos transportes e comunicações

Transformação e renovação urbana

Impactos Físicos e Ambientais (Negativos)

Danos ao meio ambiente

Poluição

Destruição de patrimônio

Perturbação acústica

Engarrafamentos

Impactos Políticos(Positivos)

Prestígio internacional

Melhora do perfil

Promoção de investimentos

Coesão social

Desenvolvimento de capacidades administrativas

Impactos Políticos(Negativos)

Risco de insucesso do evento

Desvio de fundos

Falta de responsabilidade

Propaganda enganosa

Perda do controle comunitário

Legitimação da ideologia

Impactos Turísticos e Econômicos(Positivos)

Promoção do destino e incremento do turismo

Aumento do tempo de permanência

Maior lucratividade

Aumento da renda de impostos

Oportunidades de negócios

Atividade comercial

Geração de empregos

Impactos Turísticos e Econômicos(Negativos)

Resistência da comunidade ao turismo

Perda de autenticidade

Danos à reputação

Exploração

Preços inflacionados

Custos de oportunidade

Má gestão financeira

Perda financeira

Bibliografia

CESCA, Cleuza G Gimenes – Organização de Eventos: Manual para Planejamento e Execução – São Paulo: Summus Editorial, 1997

CAMPOS, Luiz Cláudio de A. Menescal – Eventos: Oportunidades de Novos Negócios – Rio de Janeiro: Senac Nacional, 2005

ALLEN, Johnny... (et al.); tradução de Marise Plhilboys e Adriana Kramer – Organização e Gestão de Eventos – Rio de Janeiro: Elservier, 2008

Profº Paulo Magalhães

Obrigado!