curso organização e planejamento de eventos

7/25/2019 Curso Organizao e Planejamento de Eventos

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Curso Organizao e Administrao de eventos

Planejamento de Eventos

1. Conceitos gerais

CONCEITO:

O eventos , portanto, toda a atividade onde uma determinada organizao interage

com os pblicos diversos ou pblicos especficos, com o objetivo de divulgar, capacitar,educar, promover ou integrar.

2. Fatores Bsicos do planejamento

Tipo de evento: institucionais e promocionais (corporativo, esportivo,acadmico, cultural, filantrpico, poltico, religioso, turstico, folclrico,artstico, etc)

Pblico-alvo: para quem o evento?

Objetivo do Evento: o que se pretende alcanar com o evento?

Projeto: deve conter todas as informaes necessrias realizao do evento.

Objetivo: gerais e especficos. Determinar o que se pretende com o evento de

forma ampla e especfica.

Pblico: a quem se destina o evento. Externo, interno ou misto e quem dentro

dessa classificao

Estratgias: o que ser de atrao para o pblico de interesse.

Recursos: humanos, materiais e fsicos utilizados no evento.

Implantao: descrio dos procedimentos, desde a elaborao do projeto ao

trmino do evento.Fatores Condicionantes: fatos, acontecimentos e decises que condicionam a

realizao do projeto.

Acompanhamento e controle: determinao de quem far a coordenao de todo

o processo da organizao do evento e de como ela ser feita.

Avaliao e Oramento: feita aps o trmino do evento em forma de relatrio

para ser entregue a quem solicitou a organizao. a prestao de contas.


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3. Instrumentos de controle do planejamento

Elaborao de um cronograma de trabalho para acompanhar todas as etapas de

realizao do evento. Definir quantas comisses sero necessrias e as suas

respectivas subcomisses.

COLOCAR MODELO DE CRONOGRAMA.

4. Pr-evento, evento e ps evento

PR-EVENTO

Briefing; Braisntorming; Stakeholders (pblicos);

Decises:

Tipo de evento: (corporativo, esportivo, acadmico, cultural,filantrpico, poltico, religioso, turstico, folclrico, artstico, etc)

Pblico-alvo: para quem o evento? Nome do evento Objetivos; Cronograma; Data e hora; Local; Divulgao; Recursos; Infraestrutura; Reconhecimento das necessidades do evento; Elaborao de alternativas para suprir as necessidades :plano A, B,

C; Coleta de informaes sobre participantes e patrocinadores Listagem de resultados desejados Estimativas econmicas e tcnicas Estimativa de tempo e recursos

IMPORTANTE:

Convites impressos e digital; Nmero de acompanhantes por convidado; Telemarketing de confirmao ou e-mail R.S.V.T; Convite a diretores e chefes; Ofcios e circulares; Programao do evento; Confirmao de participantes; Definio de equipamentos necessrios; Questionrio de participao (feedback);


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Dress Code: Identificar oestilo de roupa adequado ao evento; Aviso sobre horrios e locais (mapas digitais em aplicativos ou redes sociais); Contratar Crachs de identificao, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc;

O que Briefing:

Briefing um conjunto de informaes, uma coleta de dados para odesenvolvimento de um trabalho. Palavra inglesa que significa resumoem

portugus. um documento contendo a descrio da situao de uma marca ouempresa, seus problemas, oportunidades, objetivos e recursos para atingi-los.

O briefing um processo utilizado na rea administrativa, por profissionais dacomunicao, relaes pblicas e publicitrios. O briefing a base de um processo deum planejamento.

O que Brainstorming:Brainstormingsignifica tempestade cerebral ou tempestade de ideias. uma

expresso inglesa formada pela juno das palavras "brain", que significa crebro,intelecto e "storm", que significa tempestade.

O brainstorming uma dinmica de grupo que usada em vrias empresascomo uma tcnica para resolver problemas especficos, para desenvolver novas ideiasou projetos, parajuntar informaoe para estimular o pensamento criativo.

Brainstorming um mtodocriado nos Estados Unidos, pelo publicitrio AlexOsborn, usado para testar e explorara capacidade criativade indivduos ou grupos,

principalmente nas reas de relaes humanas, dinmicas de grupo e publicidade e

propaganda.

O que Stakeholder:

Stakeholdersignifica pblico estratgicoe descreve uma pessoa ou grupo quefez um investimento ou tem aes ou interesse em uma empresa, negcio ou indstria.

Em inglsstake significa interesse, participao, risco. Holder significa aqueleque possui. Assim, stakeholder tambm significa parte interessadaouinterveniente. uma palavra em ingls muito utilizada nas reasde comunicao, administrao e tecnologia da informaocujo objetivo designaras pessoas e grupos mais importantes para um planejamento estratgico ou plano denegcios, ou seja, as partes interessadas.

O termostakeholderfoi criado por um filsofo chamado Robert EdwardFreeman. Ao entender a importncia dosstakeholders, o responsvel pelo planejamentoou plano consegue ter uma viso mais ampla de todos envolvidos em um processo ou

projeto e saber de que maneira eles podem contribuir para a otimizao deste.Osstakeholders so elementos fulcrais em termos de planejamento estratgico de umaempresa ou organizao.

Ostakeholder uma pessoa ou um grupo, que legitima as aes de umaorganizao e que tem um papel direto ou indireto na gesto e resultados dessa mesmaorganizao. formado pelos funcionrios da empresa, gestores, gerentes, proprietrios,

fornecedores, concorrentes, ONGs, clientes, o Estado, credores, sindicatos e diversas
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outras pessoas ou empresas que estejam relacionadas com uma determinada ao ouprojeto.

O termostakeholdertem se tornado cada vez mais comum, uma vez que umapea muito importante para contribuir no desempenho de uma organizao e influenciaras atitudes e aes dostakeholderdentro da empresa. Na rea de tecnologia da

informao, ostakeholdertambm exerce importante papel, pois para a arquitetura desoftware importante ter o conhecimento das partes interessadas.

Equipe organizadora do evento: nome da agncia

Comisso organizadora. LOGSTICA

- Comisso de Marketing (Imprensa, R.P., Promoo, Publicidade, etc.);

- Comisso Social

- Comisso de Finanas (Tesouraria, Contas a Pagar, patrocinadores, etc.);

- Comisso de Arrecadao de fundos (inscries, Comercializao, etc.);

- Comisso Tcnica (Convidados, Palestrantes, Participantes, etc.);

- Comisso articuladora (cheking list, feedback, comunicao etc);

- Comisso Cerimonial e Protocolo;

Produo do Projeto


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INSTITUIO PROMOTORA DO EVENTO

Nome do Responsvel Pelo Projeto

TTULO DO PROJETO: SUBTTULO SE HOUVER

Joo Pessoa

2014


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NOME DO RESPONSVEL PELO PROJETO

TTULO DO PROJETO: subttulo se houver

Projeto apresentado ao Instituio promotora sob a

responsabilidade da Empresa organizadora de eventos.

Joo Pessoa

2014


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SUMRIO

1 APRESENTAO ................................................................................................... 6

1.1 Briefing do evento ................................................................................................. 6

2 OBJETIVOS ............................................................................................................. 8

2.1 Objetivo geral ........................................................................................................ 8

2.2 Objetivos especficos ............................................................................................ 8

3 JUSTIFICATIVA ..................................................................................................... 10

4 PROPOSTA ........................................................................................................... 12

5 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES ........................................................................14

5.1 Matriz de responsabilidades ................................................................................ 14

6 PREVISO ORAMENTRIA ..............................................................................16

6.1 Viabilidade do projeto .......................................................................................... 18

REFERNCIAS ......................................................................................................... 22

APNDICES ............................................................................................................. 24

ANEXOS ................................................................................................................... 261


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1. APRESENTAO

Neste item, deve ser elaborado um breve resumo do projeto, sua finalidade, a quem sedestina, quem elaborou e em qual circunstncia ocorreu sua concepo.

1.1 Briefing do evento

O Briefing um levantamento de todos os dados referentes ao projeto, a base da suaestrutura. Possui duas funes: a diagnstica que trata de levantar dados paradimensionar o projeto, e a de comando, para deliberar as providncias (SILVA, 2008).

Nesta etapa voc dever definir os seguintes itens:

Tema do evento Local Data Horrio Pblico alvo Nmero previsto de participantes Condies para participao (pagamento de ingressos, inscries antecipadas, apresentao de convites, outras) Outras especificaes

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo geral

Deve ser redigido na forma de texto indicando o que se pretende com o projeto;usar verbo no infinitivo para expressar melhor a ao a ser desenvolvida.

Responder a questo: o que?

2.2 Objetivos especficos

Devem ser na forma de tpicos referente s etapas de realizao do projeto, usarverbos no infinitivo.

3 JUSTIFICATIVA

Esta parte extremamente substancial para um Projeto Profissional, pois elaretratar a importncia de sua execuo justificando assim os investimentos. Respondera questo: por qu? (o que justifica o trabalho e quais os motivos para faz-lo).

4 PROPOSTA


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Nesta parte do projeto importante detalhar com objetividade e clareza o passo apasso de cada ao a ser realizada para o desenvolvimento do evento, desde aprogramao geral (atividade principal e paralelas), estratgias de divulgao (tipos demateriais utilizados, peas e formas de divulgao), servios necessrios (prprios eterceirizados).

5 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES

O cronograma um descritivo de atividades previstas no perodo de tempo queantecede o evento. De acordo com o check-list e seu roteiro de atividades, torna-seimportante visualizar, em um nico documento, as responsabilidades em seus prazos eas datas-limite de execuo, para que seja possvel o acompanhamento dirio das fasesde planejamento (SILVA, 2008).

Para isso, necessrio um cronograma de datas semanais, quinzenais, mensaisou at mesmo anuais, dependendo do prazo de planejamento e do porte do evento.

5.1 Matriz de responsabilidades

Neste item so indicadas as funes e responsabilidades de cada membro da equipe.

CRIAR TABELA

Obs.: inserir quantas linhas forem necessrias.

6. PREVISO ORAMENTRIA

A previso oramentria trata-se de um levantamento de todos os custos ereceitas, considerando os fornecedores para o servio ou produto. Com base nessescustos, estima-se o investimento no projeto de modo bem detalhado (SILVA, 2008).

6.1 Viabilidade do projeto

EVENTO

Aps constituda a fase de pr-evento, parte-se para a seguinte: execuo doevento ou transevento, fase de organizao e realizao na prtica, quando todas asatividades planejadas na concepo so implementadas.Para que esta fase transcorra da melhor maneira possvel importante destacar algumas

dicas:


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Elaborar um cronograma (que um descritivo de atividades previstas noperodo de tempo que antecede o evento), um check list com plano de aes (uma listade providncias a serem tomadas para a realizao do evento) e um conjunto de planosde trabalho (ferramenta que indica as funes de cada membro da equipe).

Chegar cedo ao local do evento (em torno de duas horas antes do incio do

mesmo).Verificar todos os ambientes, tanto o principal como os de apoio, bem como

sinalizao, decorao do local, posicionamento dos recepcionistas e impresso da listade convidados.

Checar Ordem do Dia junto ao mestre de cerimnias.Acompanhar o planejamento a fim de verificar se o que foi planejado est sendo

cumprido conforme o esperado.Testar a iluminao e a sonorizao.Manter a tranquilidade e a ateno durante todo o evento.Dar a devida ateno aos convidados.

Vale ressaltar que essas dicas devem ser seguidas em todos os dias de evento, caso esteocorra em mais de um.

PS-EVENTO

Depois que um evento termina, os responsveis pela produo dele precisamcolocar em prtica algumas aes, afinal, no basta planejar o evento e cuidar para tudoocorra conforme o esperado. Mais do que isso, necessrio adotar vrias medidas queservem para que o chamado ps-evento tambm seja um sucesso.

Tanto eventos de pequeno quanto de mdio e grande porte devem ser finalizadosde maneira adequada, pois a falta de ateno com alguns detalhes pode comprometer osaldo do evento em questo. Assim sendo, separamos 5 dicas de aes aps evento quevoc no pode deixar de fazer.

1. Vistoria do local

Antes de qualquer coisa, essencial fazer uma vistoria do local onde o eventoaconteceu. Verifique cada detalhe das ltimas etapas do evento, como a limpeza do

ambiente e a devoluo dos materiais alugados, por exemplo. Mesmo que voc tenhauma equipe para te auxiliar na checagem, o ideal acompanhar toda a vistoria, com afinalidade de assegurar que tudo esteja sob controle. Lembre que um erro aparentementesimples pode ser o estopim para comentrios negativos sobre voc, o que pode

prejudicar a sua reputao no mercado.

Para evitar desastres, confira tudo com o apoio de uma planilha, a qual deveconter as informaes associadas aos itens que devem ser verificados. Algumasdespesas decorrentes de problemas so cobradas de voc, e no das pessoas contratadas

para efetuar determinado servio. Portanto, aconselha-se sair do local apenas depois que

todos os funcionrios forem liberados por voc, que deve analisar se eles cumpriram oque foi combinado antes do evento.


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2. Pagamento dos profissionais envolvidos

Aps cada evento, voc deve pagar os profissionais envolvidos. Evite pagar noprprio dia do evento, uma vez que voc estar bastante ocupado e com a cabea cheiade coisas, o que pode resultar em equvocos na hora do pagamento. O mais indicado

esperar pelo prximo dia til, sempre recorrendo s formas mais seguras para voc epara os profissionais que contriburam com o evento.

3. Anlise do evento

Uma das aes que devem ser aplicadas depois de um evento a anlise deste, afim de ter um monitoramento capaz de ajudar na avaliao do evento e na preparaodos prximos. Ao fazer isso, voc pode identificar possveis problemas que precisamser evitados, bem como saber quais so os pontos fortes de cada evento.

Para facilitar essa anlise do evento, faa uma lista com os aspectos negativos eoutra contendo os elementos positivos. Dessa maneira, ficar bem mais fcil elaborarum planejamento mais eficiente, alm de conter eventuais crises iniciadas durantedeterminado evento.

4. Feedback do pblico

Outra ao bastante importante entrar em contato com o pblico, com o intuitode obter ofeedbackem relao ao evento produzido por voc. A pesquisa de opiniocom os participantes do evento imprescindvel, pois esse tipo de ao tambm

proporciona informaes teis para que voc repense suas estratgias ou as deixe comoesto em novos eventos.

Quem deseja se comunicar com os frequentadores de um evento pode fazer issode diversas maneiras. Uma delas divulgar seus perfis na web, estimulando o acessodepois do evento. Caso voc opte por essa alternativa, no se esquea de atualizar suas

pginas com fotos, vdeos e comentrios relacionados ao evento, alm de publicar postsque questionem a satisfao dos participantes.

Tambm possvel obter ofeedbackdo pblico a partir de questionriosentregues durante o evento. Assim, as pessoas que estiverem no local podero opinar edeixar as folhas quando forem embora, permitindo que a sua equipe colete os dados efaa uma avaliao das respostas de quem preencheu o formulrio.

5. E-mail marketing

Voc ainda pode ter xito em suas aes ps-evento por meio de um recursobastante vlido. Trata-se do e-mail marketing, pelo qual voc pode organizar campanhasde e-mails, enviando informaes ligadas ao evento para pessoas que disponibilizaremseus endereos eletrnicos.

Graas ao e-mail marketing, voc ter condies de fornecer informaesexclusivas para o seu pblico. Outra medida diz respeito a questes relacionadas a


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falhas no evento, logo, basta se explicar e pedir desculpas via e-mail por qualquertranstorno. Desse modo, os destinatrios passaro a confiar mais em voc e terovontade de continuar recebendo mensagens com novidades ligadas aos seus eventos.

Ao planejar campanhas de e-mail marketing focadas no perodo aps arealizao de eventos, no se esquea de separar os e-mails em temas, lembrando-setambm de definir o intervalo de tempo entre cada nova mensagem. Por exemplo: logodepois do evento, envie um e-mail de agradecimento pela presena dos seus contatosque compareceram ao evento; alguns dias depois disso, envie um e-mail com contedossobre o evento e links para materiais postados em mdias sociais; e assim por diante.

Concluso

Independentemente do tipo de evento realizado por voc, fundamental aplicaras 5 dicas de aes aps evento que voc no pode deixar de fazer . Quanto mais

organizado voc for, menos riscos haver, principalmente se o seu planejamento forelaborado com o mximo de preciso possvel.Pensando nas 5 dicas de aes aps evento que voc no pode deixar de fazer , contequais so as medidas que voc costuma colocar em prtica ao terminar um evento. Almde compartilhar suas experincias conosco, aproveite para comentar a respeito daeficcia das aes sugeridas por ns.

Por fim, no se esquea de retornar ao site para ter acesso a mais novidades quepodem simplificar a produo de eventos, garantindo praticidade e eficcia em suasatitudes antes, durante e aps eventos!

CAPACITAO DE PESSOAL

Se voc est planejando seu evento e aproxima-se do comeo, seguramente umdos pontos pendentes em sua lista de tarefas a seleo e capacitao do pessoal quetrabalhar nos dias do seu evento.

A quantidade e variedade do pessoal depender do alcance e tamanho do evento,porm muito importante levar em conta que no se pode realizar tudo sozinho,

assim que nos dias do evento, ser necessrio contar com uma equipe de trabalho quepossa responder s necessidades de cada um dos espaos e atividades do acontecimento.Contudo, como capacitar essa equipe de trabalho temporrio?

Antes de capacitar, importante que voc defina bem quais so os postos detrabalho a ser preenchidos e que quantidade de pessoal ir necessitar durante os dias doevento. Talvez voc tambm precise que os colaboradores atuem alguns dias antes, paracolocar o espao em condies para o evento (por exemplo, eventos com pblico de mil

pessoas, ou aqueles que demandem grandes esforos de montagem).

Alguns desses postos sero:

para a recepo e orientao do pblico;


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para as inscries e registro;

para assistncia a palestrantes e participantes dentro das salas;

para recepo e coordenao de outras atividades;

importante que voc se lembre de capacitar as pessoas tanto individualmente, nocargo que ocuparo, quanto no contexto da equipe com a qual iro atuar.

Algumas dicas:

Gaste algum tempo para realizar uma ou mais reunies nos dias que antecedem oevento, onde voc possa deixar claros os cargos e responsabilidades de cada um, bemcomo dar-lhes informaes a respeito do evento no qual iro trabalhar. Isso muito til,

j que dessa maneira, quando o pblico ou participantes no evento peam informaesou ajuda, quanto mais capacitado estiver o pessoal de apoio, mais rpida e fcil ser asoluo de problemas.

Crie uma espcie de manual, o qual pode ser enviado a cada um doscolaboradores, e torne a ler o texto em reunies, para que possa certificar-se de quedvidas foram sanadas. Se tais reunies puderem j ser realizadas no local do evento,aproveite o ensejo para fazer uma tour no espao, mostrando a localizao de

banheiros, sadas de emergncia, elevadores, escadas, etc.

Pratique. Tcnicas de role playing so muito teis, j que permitem que o

pessoal adquira experincia, mesmo no tendo trabalhado ainda no evento. Sob esseaspecto, importante que sejam praticadas questes atinentes ao evento, como tipos deinscrio, diferentes horrios e prazos para atividades e todo o tipo de dvida einformao que possa vir a auxiliar o pblico.

Deixe claro o nvel de tratamento em relao ao pblico para colaboradores,conforme o tipo de audincia que voc esteja aguardando: como o uso ou no de

pronomes de tratamento, por exemplo.

Fomente o trabalho em equipe, j que desse modo colaboradores possam lanarmo do auxlio de outros no momento do evento, j que ningum, inclusive o

organizador, pode estar em 20 lugares ao mesmo tempo.

Deixe claro de antemo a hierarquia. Cada um dos colaboradores deve saber aquem e quando deve responder.

COMO CONTRATAR EQUIPE PROFISSIONAIS DE EVENTOS

A quantidade de fornecedores para organizar um evento grande. A maioria dositens que so necessrios so comuns e podem ser cotados somente pelas caracteristicas.O item PESSOAS j no assim. Este deve ser tratado com muito mais critrios, pois

so as PESSOAS que iro lidar com seu CLIENTE e com os outros itens contratados. Omaior erro em organizar um evento e deixar o menor oramento para isso. No final do


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evento, o que fica mais evidente e gravado na memria de todos sem dvida otratamento que elas tiveram no Evento. A simpatia, a cordialidade , a informaocorreta, o pronto atendimento. Isso o mais importante.

Veja a seguir as dicas para contratar corretamente seus profissionais:

- Contrate uma empresa que faa somente isso. A chance dela fornecer o profissionalcorreto muito maior do que de outras empresas que TAMBEM faam isso.

- Defina o perfil do seu pblico ao fornecedor. Essa maneira ideal de conseguir asinergia correta.

- Informe corretamente o horrio do evento e verifique com o fornecedor sobre horasextras, caso o seu evento finalize alm do horario combinado. Voce no quer seus

profissionais largando tudo na hora combinada e deixando seus convidados sozinhos.

- Quando escolher os profissionais, tente saber sobre suas experiencias anteriores. Umrosto bonito s vezes nunca fez este tipo de trabalho.

- Prepare-se para a substituio de profissionais. Solicite a seu fornecdor de RH

profissionais de Backup. As pessoas ficam doentes, se machucam ou simplesmente nopodem ir ao evento combinado. Desta maneira vc pode agir mais rapidamente em casode falta ou atraso.

- No feche com o fornecedor mais barato somente pelo preo. Nem sempre sai maisbarato...

Dica:

Quando voc comear a trabalha com eventos? Faa seu registro profissional

A ABRAPEAssociao Brasileira dos Profissionais de Eventos a entidade

legalmente constituda para representar os profissionais de eventos em todo o territrionacional.

Assim como acontece em outras profisses, para exercer o seu trabalho de formalegal, o profissional deve fazer seu registro no rgo de classe. Mdicos s podem atuaraps providenciar o registro no CRM (Conselho Regional de Medicina) Advogadosdepois de fazer o registro na OAB (Ordem dos Advogados do Brasil), Engenheiros eArquitetos aps o registro no CREA (Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura) eProfissionais de Eventos aps o registro na ABRAPE.

1) O QUE SO ATIVIDADES REGULAMENTADAS?So atividades que possuem o exerccio disciplinado por legislao prpria.

2) O QUE REGISTRO PROFISSIONAL? o cadastro obrigatrio ao trabalhador para o exerccio legal da atividade.

3) QUAL A FINALIDADE DO REGISTRO?Garantir que os profissionais atendam as exigncias estabelecidas pela Lei.

4) IMPORTANTE OBTER O REGISTRO PROFISSIONAL?O registro profissional obrigatrio, conforme estabelecem as legislaes profissionais.

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DOCUMENTAO PARA EVENTOS

Seja em local pblico ou privado, seja uma feira ou uma festa. Ao produzir

qualquer evento, voc ter que ficar sempre atento s documentaes obrigatrias porlei para que ele ocorra. Fazer uma festa ou qualquer outro evento sem passar pelostrmites legais pode trazer muitas complicaes: notificaes, multas, alm do risco deacabar com a festa na metade. Por isso, listamos aqui algumas dicas e passos para que aobteno do ALVARno seja um empecilho para a sua produo.

No nenhum bicho de sete cabeas!Conseguir um licenciamento de eventos em propriedade pblica ou privada no

to complicado como muitos imaginam. Voc mesmo pode fazer a requisio semprecisar da ajuda de despachantes ou advogados. A principal dica, independente dacidade onde voc esteja, dar a entrada na papelada com antecedncia. O essencial, at 30 dias antes para promoo de feiras e no mnimo de 10 dias para festas e demaiseventos.

importante ressaltar que o processo de obteno de alvar poder variar deuma cidade para outra. Isto porque o licenciamento para eventos regulamentado poruma lei municipal que est no cdigo de postura da Lei Orgnica de cada municpio.

Quais os tipos de documentos preciso providenciar?

A documentao obrigatria relativa quanto ao local, nmero de convidados e

at se haver menores na sua festa. Por exemplo, se houver menores de 18 anos, vocprecisar de um alvar para entrada e permanncia de menores desacompanhados depais ou responsveis legais no local.J para tirar o licenciamento do evento voc certamente vai precisar de documentoscomo:

Contrato e certificado da empresa de segurana contratada com as medidas aserem adotadas pela mesma;

Medidas de limpeza que sero feitas;

Contrato de locao do local (se for privado); Termo de responsabilidade devidamente preenchido e assinado;

Cpia de comunicao Polcia e ao Corpo de Bombeiro da sua cidade;

Laudo Tcnico de Segurana, acompanhado da Anotao de ResponsabilidadeTcnica.

Como explicado anteriormente, os documentos exigidos vo alterar muito de acordocom o porte do evento, se pequeno (at 25.000 pessoas), mdio (de 25.000 at 100.000

pessoas) ou grande (acima de 100.000 pessoas) e as atraes que forem ocorrer, por

exemplo, trio eltrico, alto-falante, apresentaes musicais, fogos de artifcio, etc.


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PARA QUE SERVE OS CONTRATOS?

Contrato de prestao de servio aquele em que duas partes, por livre consensode vontades, devem se obrigar e assumir direitos equivalentes no cumprimento de um

objeto especfico. Dessa forma, tem-se que tal contrato serve para que as partesenvolvidas, em respeito ao voluntariamente pactuado e tambm funo social doscontratos (artigo 421 do Cdigo Civil), estabeleam, em igualdade de condies,deveres e direitos entre si.

MODELO DE CONTRATOS DE PRESTAO DE SERVIO

CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIO

DATA DO EVENTO: 04/07/2009 Contrato: 34/2009

Pelo presente contrato particular e na melhor forma de direito entre as partes de umlado, SECURIT SOUND EVENTOS, representado por CLAYTON HENRIQUE SOUZASILVA, portador do RG: 29.963.680-Xe CPF: 320.905.728.17 , situado a Rua: Dr.Francisco Tancredi n526 Cep: 08080-490 Parque Paulistano So Paulo SP.Telefone: (11) 3536-9028, cel: 8761-5319 / 8761-5210, doravante designada comosimplesmente CONTRATADA e de outro lado como CONTRATANTE Sr(a). AdrianaEgle Santos Benisse, portador do RG 33.358.966- x e CPF: 22.69.98.528-13,residente e domiciliada AV: Sanatorio, 262 - Fundos, Cidade So Paulo SP,Telefone: ( 11 ) 2951-7836 Celular: (11) 8853-3456, tm entre si justo e acordado o

que segue.

A CONTRATADA prestar ao CONTRATANTE o servio de SOM / ILUMINAOapresentados nas seguintes pginas que so partes integrantes deste contrato emanexo com visto das partes em todas as pginas.Horrio de incio : 18:00HRSHorrio do trmino: 23:00HRSEndereo do Local do evento: Rua OSAKA, 296 VilaMaria.

Forma de pagamento:Valor total do servio de: R$ (500,00) QUINHENTOS REAIS

O CONTRATANTE pagou como sinal a quantia de R$ 250,00restando um total de R$250,00, que ser pago em 01 parcela(s) igual(s) de R$ 250,00, como descrito abaixo:

Nome do cliente (emitente do cheque). Adriana Egle Santos Benisse|Banco |N cheque |Valor |Data p/ depsito ||Bradesco | |R$ 250,00 |02/08/2009 |

NORMAS DE REGULAMENTAO

As Normas de Regulamentao so complexas e at pouco conhecidas... Mas duranteuma montagem de um evento vrias delas precisam ser colocadas em prtica.


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A equipe da OSESP nos atentou que em muitos casos, a empresa fornecedora precisa terequipe qualificada e treinada no mnimo em 4 Normas de Regulamentao:

- NR 35 - Norma Regulamentadora de Segurana em Altura

Estabelece as regras de segurana para qualquer tipo de montagem em altura acima de 2metros, seja rea interna ou externa, para cenografia ou tcnica.

Uma delas estabelece que o trabalhador deve permanecer conectado ao sistema deancoragem durante todo o perodo de exposio ao risco de queda, uma regra poucorespeitada pelos prprios profissionais tcnicos.

- NR 10 - Norma Regulamentadora de Segurana em Instalaes e Servios emEletricidade

Determina a segurana necessria para atuao com eletricidade. Aqui se aplica para osfornecedores de som, iluminao e projeo.

A Norma prev, por exemplo, que as empresas esto obrigadas a manter esquemasunifilares atualizados das instalaes eltricas dos seus estabelecimentos com asespecificaes do sistema de aterramento e demais equipamentos e dispositivos de

proteo.

- NR 12 - Norma Regulamentadora de Segurana no trabalho em Mquinas eEquipamentos

Estabelece normas para utilizao de maquinrio, desde montagens de tcnica ecenografia.

Por exemplo, as vias principais de circulao nos locais de trabalho e as que conduzems sadas devem ter, no mnimo, 1,20m de largura e as reas de circulao devem sermantidas permanentemente desobstrudas.

- NR 18 - Norma Regulamentadora de Condies e Meio Ambiente de Trabalho naIndstria da Construo

Prev as normas de segurana para as construes provisrias, como tendas e reasexternas.

Uma das determinaes diz que obrigatria a comunicao Delegacia Regional doTrabalho, antes do incio das atividades,do endereo correto da obra, endereo correto equalificao (CEI,CGC ou CPF) do contratante, empregador ou condomnio, tipo deobra, datas previstas do incio e concluso da obra e nmero mximo previsto de

trabalhadores na obra.


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Mercado despreparado

O mercado de eventos ainda est muito despreparado. Os fornecedores de eventos nose preocupam com segurana, como acontece em outros pases. O ponto fraco domercado, alm do despreparo tcnico, a falta de comunicao entre agncia,fornecedores e equipe.

Treinamento

Normas de Regulamentao tm validade mdia de 18 a 24 meses. Sobre a NR 35, porexemplo, preciso reciclagem dos profissionais a cada 2 anos.

E o profissional autnomo? uma questo cultural. O treinamento a prpriasegurana do trabalhador. um investimento que ele faz na sua carreira e na prpriavida. um curso que precisa ser exigido e fornecido de uma forma em geral pelasempresas.

No mercado, somente os profissionais que esto fixos em empresas ou sofuncionrios de um espao para eventos que so treinados. Ou seja, a minoria! Na

prtica, as empresas no vo investir no treinamento dos freelases para elestrabalharem, depois, em outro local.

COMO CONSEGUIR PATROCINADORES

1. Lista de possveis patrocinadores

A primeira ao para conseguir patrocinadores criar uma lista com quem do seuinteresse. D preferncia a empresas e marcas de boa credibilidade, afinal, voc no vaiquerer prejudicar seu evento devido associao a patrocinadores com problemas dereputao. Quanto maior for a lista, mais chances voc ter de encontrar interessados

em patrocinar seu evento.

2. Apresentao aos patrocinadores potenciais

Outra atitude fundamental fazer a devida apresentao do seu trabalho para ospatrocinadores potenciais. Ao apresentar a sua empresa, como uma espcie de currculopara ter um emprego, voc deixar os interessados mais familiarizados com o seutrabalho. Para despertar a ateno de quem est disposto em investir em seu evento, dexemplos de eventos produzidos por voc e explique como o seu modo de operao.

3. Desenvolvimento da proposta


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O maior passo para convencer algum a patrocinar um evento elaborar uma propostade patrocnio. Lembre-se de que o projeto deve explicar detalhadamente como o eventoocorrer e quais as chances de gerar o retorno esperado pelo patrocinador em potencial.Alm disso, no se esquea de que o projeto precisa conter o tema do evento, ascaractersticas do pblico-alvo e os custos para fazer o evento funcionar de acordo comseu planejamento.

4. Elaborao da forma de reconhecimento durante o evento

Os patrocinadores s costumam investir em determinados eventos quando estespermitem que os frequentadores tenham acesso a informaes referentes aosinvestidores. Logo, indispensvel preparar maneiras diferentes de divulgar a

participao de um profissional, uma marca ou uma empresa no patrocnio de umevento. Para tanto, basta criar stands de divulgao, atividades relacionadas ao

patrocinador, brindes associados ao responsvel pelo patrocnio, entre outros jeitos de

promoo enquanto o evento acontece.

5. Elo entre pblico do evento e pblico do patrocinador

Dependendo da situao, os participantes que so esperados em um evento no fazemparte do pblico do patrocinador em questo. Nesse caso, essencial descobrir um eloentre os dois pblicos, de modo que voc reforce a divulgao nessa parcela da

populao. Para saber quem pode fazer parte da ligao entre diferentes pblicos, vocdeve coletar dados. Por meio desse mapeamento, voc ter condies de chegar a umdenominador comum, o que vai ajudar nas informaes includas no projeto de

convencimento dos interessados em patrocinar o evento.

6. Oramento preciso

Tambm imprescindvel saber precisamente quanto voc necessita para o investidor teajudar financeiramente. Ao criar um oramento que leve em conta todos os elementosdo evento, voc proporcionar uma possibilidade mais exata de saber se talinvestimento ser realmente vantajoso para o patrocinador.

7. Estudo de novos clientes e consumidores

Faa um estudo do potencial de conquistar novos clientes e consumidores a partir darelao entre um evento e a marca ou empresa que vai patrocinar. Algumas estratgiasde divulgao podem gerar mais interessados no patrocinador, especialmente se oevento for um sucesso. o caso de aes envolvendo a disseminao de sites e perfisem mdias sociais, pelos quais muitos usurios podem saber mais sobre o evento etambm sobre o patrocinador.

8. Nada de propaganda enganosa

A honestidade o melhor negcio para conseguir patrocinadores para um evento.Portanto, nem pense em tentar enganar os interessados em investir no evento, pois isso


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pode se voltar contra voc. Em vez de efetuar promessas que voc sabe que no sercapaz de cumprir, seja realista e deixe claro tudo aquilo que voc tem condies deoferecer.

9. Organizao em todas as aes

Seja na criao de um projeto ou na forma de abordagem dos patrocinadores empotencial, lembre-se de agir com o mximo de organizao em todas as aes na buscapor investidores. Desse modo, voc evitar erros capazes de comprometer o resultadodesejado.

10. Abordagem adequada

Ao se preparar para abordar um patrocinador potencial, no esquea que necessrio teruma abordagem especfica para cada tipo de evento. Mais do que isso, voc deve

preparar uma forma de abordagem que aumente a probabilidade de receber um Simno lugar de um No. Caso voc seja rejeitado, no desrespeite a pessoa, pois ela

poder falar mal de voc para quem ainda no recebeu a sua proposta.

COMO CONSEGUIR PARCEIROS?

A tarefa do organizadordeeventos levar adiante a coordenao de diversasatividades especialmente propostas para um pblico determinado durante um curto

perodo de tempo.Mas o organizador, no especialista em todas as reas que ter que cobrir de

acordo com os objetivos que estabelecer para seu evento, seno que, em maior ou menorgrau, dever contratar empresas de servios e produtos para cobrir as suas necessidadese alcanar o seu objetivo. Nesse ponto, se incluem os fornecedoresou parceiros nasdiferentes reas, com diversas especialidades, que vo assumir uma quantidadedeterminada de questes doevento.

O vnculo com as parcerias, ao organizar um evento, muito importante paraatingir os objetivos, j que so elas que acompanharo os organizadores em todo o

processo tanto antes como durante o evento. Um bom resultado, pode gerar uma relaoa longo prazoe converter-se em um valor agregado para seu encontro.Os fornecedoresde servios e produtos especializados em eventos geralmenteconhecem a dinmica de tempos com os que se precisa trabalhar e esto preparados parareagir ante qualquer contingncia.

Mas isso no acontece por acaso, seno que vai depender da comunicao quecriar com eles, informando-lhes corretamente quais so as suas necessidades eexplicando-lhes claramente o que que voc precisa. Seria interessante incluir comometodologia, ao solicitar o oramento e em uma reunio inicial, alm de explicar o queest procurando, entregar-lhes um briefing com os dados principais do evento, a fim de

que eles possam montar uma proposta sua medida e no oferecer-lhe algo standard,que muitas vezes no se adapta quilo que um organizador precisa.
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No momento de fazer a escolha, seria interessante tomar-se um tempo paraconhecer um pouco da experincia dos fornecedores, como se desenvolveram emeventos anteriores e ter uma ou vrias reunies para conhecer a forma de trabalho delese saber se combina com a sua, j que, se o fornecedor vai estar presente durante oevento, vo ter que trabalhar em parceria e muitas vezes, contra o tempo.

No momento de solicitar o oramento, importante que expresse de forma clarao que precisa e solicite os dados por escrito. Uma vez que for combinado o oramento, importante assinarem um contrato de trabalho para no deixar as coisas no ar.

Como concluso, consideramos que muito mais importante, no momento deescolher uma parceria para seu evento, o vnculo que possam estabelecer e a forma detrabalhar do que grandes promoes ou comisses que eles possam oferecer-lhe, asquais no sendo bem claras e adaptadas s suas necessidades, podem terminar

provocando uma perda de dinheiro ou um incumprimento de seus objetivos.

COMO PRECIFICAR EVENTOS?

Para determinar os preos que o pblico de cada evento ter que pagar paraparticipar, essencial conhecer o jeito mais eficaz de fazer a precificao. Tal modoconsiste em uma srie de medidas, as quais permitem que voc se prepare com maischances de ter sucesso nessa funo.

Para facilitar o processo de precificao do seu evento, preparamos algumasdicas que, aplicadas conjuntamente, formam a melhor maneira de alcanar essa meta.

Confira as principais aes que voc deve adotar na hora de estabelecer custos para opblico:

1. Gastos com o evento

Inicialmente, voc deve criar um oramento bastante detalhado. Trata-se de umaplanilha que inclua todas as despesas ligadas concretizao do evento, desde a pr-produo at gastos referentes finalizao do mesmo. o caso de custos comcontratao de profissionais, aluguel de materiais, entre outros.

Para voc no ficar no prejuzo, essencial que seus custos sejam cobertos pelavenda de ingressos. Logo, o valor de cada ingresso deve ser definido a partir daquantidade de pessoas previstas e de tudo que vai exigir gastos, como a equipe de

pessoas que atuaro no evento e as estratgias de marketing, por exemplo.

Outra recomendao referente aos gastos com o evento ter uma margem aocriar a sua planilha de custos, afinal, sempre aconselhvel estar preparado paraeventuais imprevistos. Caso algo inesperado ocorra, voc no perder dinheiro se tiveruma boa flexibilidade para usar os valores da planilha.

2. Pesquisa de mercado


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Antes de quantificar o preo das entradas para um evento, fundamental realizaruma pesquisa de mercado completa. Assim sendo, voc ter mais condies deidentificar caractersticas que podero interferir na definio do valor, como os hbitos eas preferncias do pblico.

Faa pesquisas em seu site ou perfil social para descobrir quanto os usuriospretendem pagar para a participao em um evento especfico. Tambm possvelverificar os preos cobrados em outros eventos similares ao que voc est organizando.Lembre-se de que quanto mais informaes voc tiver, maior ser a probabilidade desatisfazer um nmero expressivo de frequentadores em potencial.

Dependendo da categoria em que o seu evento se encaixa, voc pode adequar ospreos s necessidades de cada parcela do pblico. Por exemplo: pessoas interessadasem uma rea de mais conforto podem pagar mais, enquanto outros participantes podem

pagar valores menores para o acesso a reas com menos vantagens.

3. Criao de lotes para o perodo de vendas

Alm de separar os tipos de ingressos conforme os benefcios oferecidos aosparticipantes, possvel disponibilizar preos variados com base em lotes. Desse modo,quem comprar com mais antecedncia ter a oportunidade de pagar mais barato, noimporta qual seja o tipo de ingresso.

O controle do perodo de venda de ingressos precisa de bastante ateno, vistoque a demanda do pblico antes do evento pode afetar os valores cobrados. Por isso,no se esquea de elevar os preos quando a data do evento se aproximar,

principalmente se voc no tiver dados concretos em relao presena potencial depessoas interessadas.

4. Opes de pagamento

Como determinadas opes de pagamento contam com taxas adicionais, muitosparticipantes preferem alternativas. Logo, voc deve fornecer diversas opes para queas pessoas escolham o jeito mais apropriado para pagar pelos ingressos. Alm de

pagamento em dinheiro, recomenda-se a disponibilizao de opes via carto decrdito e boletos bancrios, assim como parcelamentos que facilitem o acesso.

Outro detalhe diz respeito forma pela qual juros e taxas so repassados aosparticipantes. Voc pode incluir tais valores no preo dos ingressos. E tambm indispensvel definir fatores como o modo de entrega das entradas, que pode acontecer

pessoalmente, por meio do acesso virtual ou outro jeito mais vivel para cada pessoa.

5. Reduo de custos

Em algumas situaes, importante reduzir os custos para que o ingresso no

seja muito caro. Sendo assim, volte ao seu planejamento a fim de checar os itens que


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podem ser diminudos ou eliminados do seu plano de ao. Alm disso, recorra a outrasfontes de financiamento, como patrocinadores em sintonia com o que voc deseja.

6. Ferramentas de auxlio

Para se organizar melhor, voc pode recorrer a ferramentas que facilitam epotencializam muito suas vendas. A equipe Produzindo Eventos recomenda oRockBee,plataforma de organizao de eventos e venda de ingressos online. Assim, ficar bemmais simples controlar todos os detalhes da sua planilha, com a finalidade de obter osmelhores resultados dos valores, alm de elementos como descontos e outros fatorescapazes de serem gerenciados com o mximo de proteo possvel.

Agora que voc sabe qual a melhor forma de precificar seu evento , contequais so as suas dificuldades durante esse processo. No se esquea de compartilharexperincias com eventos anteriores, inclusive aqueles que no atingiram os resultadosesperados. E continue acessando o nosso site para outras informaes vlidas para a

produo de diferentes tipos de eventos!

Organizao de Eventos:

Conceito:Para falarmos de Organizao de Eventos, temos primeiro que identificar a

figura mais importante neste processo, que o organizador de eventos que pode serdefinido da seguinte forma: a pessoa responsvel pela coordenao de todas as aes e atividades necessrias paraa produo de um evento.

Cada evento nico, ainda que haja modelos e orientaes gerais para servir dereferncia. O cenrio ideal aquele em que a equipe trabalha coesa e pautada pelointeresse de superar as expectativas dos participantes. Servios de suporte planejadosespecialmente para atend-los so essenciais nesse contexto. Ao organizar um evento,considere:

a necessidade de providenciar traslados, hospedagem e alimentao dospalestrantes ou de quaisquer participantes que integram a programaodo evento;

a possibilidade de firmar parcerias e credenciar empresas para oferecercondies facilitadas e preos competitivos para o transporte e a

hospedagem dos demais convidados; a necessidade de providenciar servios de traduo simultnea ou

consecutiva; a possibilidade de dispor de servio mdico de apoio durante todo o

tempo em que durar o evento; a convenincia de elaborar uma lista com sugestes de restaurantes,

centros culturais e de lazer, servios mdicos de emergncia e outrosservios na cidade-sede do evento.
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Tipos de organizadores

Organizadores Internos

Funes e responsabilidades

Um organizador interno responsvel pela gesto de eventos organizados emnome dos funcionrios ou membros da prpria empresa. A necessidade de organizaodo evento ser claramente identificada pela empresa, o mesmo se aplicando ao perfildos participantes pretendidos, e o organizador utilizar recursos internos para pesquisaras potenciais necessidades dos participantes. Deste modo, as responsabilidades doorganizador, definidas na respectiva descrio de funes, destinam-se especificamentea identificar as necessidades da empresa e devem ser realizadas de forma a manter aimagem da mesma. provvel que sejam implementados processos e procedimentos acumprir, sendo dadas diretrizes especficas para a apresentao de relatrios. Dado queo organizador interno recebe um salrio pago pela empresa, o custo dos servios de

gesto do evento identificado e oramentado em consonncia.

Estabelecimento de relaes

Ao realizar as funes de gesto de eventos, os organizadores internosestabelecem relaes estveis e imediatas com os seus colegas, diretores esubordinados. Todos os funcionrios internos partilharo a viso da empresa etrabalharo no sentido de atingir fins e objetivos comuns. Este fato permitecompreender melhor os requisitos e melhorar o trabalho em equipe a nvel de toda aempresa, permitindo tambm que o gestor do evento utilize eficazmente os recursosinternos de que dispe.

O organizador interno tem tambm de estabelecer relaes com os funcionriosdo local de realizao do evento e com os fornecedores e empreiteiros contratados. frequente utilizar o mesmo local, fornecedores e empreiteiros para eventos internos, oque permite desenvolver relaes duradouras e possibilita que todas as pessoasenvolvidas no processo cheguem a acordo sobre as necessidades e prticas de trabalho,

permitindo que as mesmas sejam claramente compreendidas.

Organizadores Externos

Agncias

frequente as empresas que no dispem de funcionrios internos de gesto deeventos recorrerem aos servios de agncias externas, que se de realizar o trabalho emseu nome. As agncias podem oferecer uma experincia valiosa e conhecimentosespecializados adquiridos atravs da organizao de uma vasta gama de eventos emnome de diferentes clientes. Alm disso, ao contrrio do que acontece com umorganizador interno que trabalha no sentido de estabelecer processos e procedimentosque, na maior parte dos casos, visam uma audincia especfica para todos os eventos,uma agncia tem de adaptar os seus servios s necessidades de cada cliente individual

para o qual trabalha, no que se refere a cumprir as necessidades oramentais, o mercado

alvo, etc.


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Dependendo da dimenso da agncia, possvel que disponha de funcionrioscom experincia em reas especficas.

Organizadores Independentes

Os organizadores independentes podem assumir a gesto da totalidade do evento emnome de um cliente ou contrat-la externamente, tal como uma agncia, podendotambm desempenhar as suas funes no seio das empresas que os contrataram eutilizando os sistemas de apoio destas. Os organizadores independentes so

profissionais liberais que trabalham tarefa e, como tal, so pagos por trabalho e nocom base num salrio. A procura de servios independentes est a aumentar devido aofato de permitir que as empresas que os contratam reduzam custos atravs da utilizaode outros recursos internos.

9 REGRAS BSICAS PARA O ORGANIZADOR DE EVENTOS:

01 - VOC UMA EMPRESA Seu funcionrio seu primeiro cliente: VOC!Trate bem seu nico funcionrio pois se ele for despedido, voc ficar sememprego. Isso defini o rumo que sua empresa ir tomar. Trate-se comprofissionalismo e assim o mercado tambm ir enxergar isso.

02 - ENTREGUE MAIS, SEM ESQUECER O BSICO. Faa sua parte! Isso j timo. Faa mais, inclusive. Ajude, antecipe, participe! (Mas nunca seesquea da sua parte)

03 - Nosso trabalho no apenas produtivo, mas tambm consultivo. Debataabertamente propostas, faa e aceite. TENHA sugesto e defenda sua ideiaporque voc acredita nela. S entenda que isso tem hora, lugar e momento.ATITUDE, MAS NA HORA CERTA.

04 - Nosso universo extremamente peculiar, onde indivduos de vidasdiferentes trabalham juntos. As diferenas e o bem coletivo deve semprepredominar. reas diferentes com tarefas distintas devem trabalhar e estarunidas em prol do equilbrio e harmonia. O problema de uma rea o problemade todas. Supere suas necessidades pessoais. Trabalhe em equipe.

05 - ENSINE O QUE SABE. APRENDA O QUE NO SABE. Ningum nascesabendo tudo. Ensine o que sabe sem medo de perder seu lugar. Quem sabe,no futuro, esse algum que voc ensinou no lhe ensine algo novo tambm?Seja humilde, isso te faz estar sempre ouvindo.

06 - NO TENHA MEDO OU VERGONHA. Trabalhe sua confiana. Fale,quando achar que deve. Uma ideia s idiota se ela nunca for ouvida.Vena sua timidez. Essa no uma rea para isso! Use o seu bom senso. O

senso comum lugar corriqueiro para quem tem medo de expor sua opinio.


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07 - Deixe sua marca numa funo que voc goste. Deixe sua marca pelacompetncia, pelo humor, pelo respeito, pelo carinho...S no deixe suamarca de forma negativa. Isso a pior coisa que pode acontecer, pois umamarca no se apaga facilmente.

08-NO FINJA DEMNCIA. No fuja, no minta, no suma. No desconverse.Errar humano e corrigvel. Mas falta de vontade no tem soluo. Peapara explicar 178 vezes se necessrio, mas no finja que entendeu erradodepois.

09TRABALHE COM PRAZER, MAS SEM EMOO. Guarde seu amor parasua famlia e amigos (mesmo que voc trabalhe com eles.). Ser passionalno ajuda na tomada de decises. Num evento o tempo de reao curto equanto mais frio e racional voc for, melhor.

Este o momento de colocar em prtica o que se planejou e deixar tudo pronto

para o evento acontecer. Coordenadores e equipes de apoio j devem conhecer com

mais profundidade a proposta do evento, o contexto em que est inserido, a data e o

local de realizao, os objetivos, a estimativa de participantes, os perfis dos pblicos,

as estratgias de divulgao e os recursos disponveis para conduzir os trabalhos.

No tarefa to rdua como inicialmente pode parecer, mas requer apurado

senso crtico, integrao, domnio das ferramentas, dedicao e ateno. Cada

procedimento tem a sua importncia e deve ser adaptado dinmica do evento e aoque foi planejado.

Para fins didticos, propomos dividir os trabalhos nas seguintes etapas:

Definio da equipe de trabalho

Elaborao do checklist

Visita tcnica ao local do evento

Participantes

Programao das atividades

Divulgao

Suporte aos participantes

Infraestrutura e prestao de servios

Convites

Confirmaes e escusas

Roteiros


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Montagem

Receptivo de autoridades e convidados

Nominatas

Publicidade e Comunicao:

PLANO ESTRATGICO DE COMUNICAO

Comunicao interna;

A importncia da Comunicao Interna nas organizaes

Hoje, apesar de termos muitas formas de obter informaes e conhecimentos, nem

sempre estamos nos comunicando. Existe grande diferena entre comunicao einformao. Numa empresa no diferente. Muitas informaes so produzidas ecausam impacto na vida dos funcionrios, mas nem sempre geram mudanas deatitudes, ou ainda, causam confuso porque no foram divulgadas da forma adequada.Outras informaes sequer chegam aos verdadeiros destinatrios porque um gestor noidentificou a essncia comunicativa de determinado fato. Da o valor da ComunicaoInterna numa organizao.

O que Comunicao Interna?

A Comunicao Interna so as interaes, os processos de trocas, os

relacionamentos dentro de uma empresa ou instituio. Tambm chamada deEndocomunicao, a Comunicao Interna responsvel por fazer circular asinformaes, o conhecimento, de forma verticalmente, ou seja, da direo para os nveissubordinados; e horizontalmente, entre os empregados de mesmo nvel de subordinao.

Chega a ser irnico pensar que neste novo mundo, altamente tecnolgico, comtantas transformaes, o sucesso de um empreendimento continua a estar centrado nas

pessoas. por meio da comunicao que uma organizao recebe, oferece, canalizainformao e constri conhecimento, tomando decises mais acertadas. Segundo o professor , pesquisador e consultor de empresas na rea de ComunicaoEmpresarial, Wilson da Costa Bueno, ela de suma importncia numa organizao

porque cada pessoa de uma organizao tem um papel a desempenhar na comunicaointerna e no s o "staff" profissional de comunicao.

Mas por que a Comunicao Interna to importante numa organizao?

1- Em primeiro lugar, porque os empregados so parceiros e quanto mais beminformados estiverem, mais envolvidos com aquela empresa, sua misso e seu negcio,eles estaro. A Comunicao interna amplia a viso do empregado, dando-lhe umconhecimento sistmico do processo. As aes da empresa devem ter sentido para as

pessoassendo necessrio que encontrem no processo de comunicao as justificativas

para o seu posicionamento e comprometimento, fala a doutora em Cincias daComunicao, Marlene Marchiori. Assim, o funcionrio, sabendo o que seu trabalho


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representa no todo da organizao, qual a importncia das tarefas que realiza, do queproduz, o desempenhar com mais eficincia.

2- Em segundo lugar, de acordo com o professor Bueno, os empregados so osmelhores porta-vozes da instituio em que trabalha. Sua opinio sobre a organizaovale muito para quem est de fora. Ele o maior propagandista de sua organizao. Dizo professor Bueno que funcionrios descontentes, mal informados, geram prejuzosimensos s organizaes porque podem expressar, com mais autenticidade do queoutros pblicos, os valores positivos ou negativos da cultura organizacional. Fica fcilacreditar no que eles dizem porque, afinal de contas, eles esto vivendo l dentro. Comosabemos, a imagem e a reputao se formam assim, a partir de pequenas vivncias econvivncias e os pblicos internos tm papel fundamental neste processo. Da que

investir na comunicao interna investir no clima organizacional e em marketingtambm.

3- Em terceiro lugar, porque toda organizao est inserida num mercado altamentecompetitivo. Com a globalizao e a disseminao de novas tecnologias. a

Comunicao Interna tem uma funo importante, no sentido de fazer circular asinformaes novas, promover o debate e a interao entre os vrios segmentos daorganizao e, sobretudo, capacitar os funcionrios para os novos desafios, defende o

professor Wilson Bueno, opinio compartilhada com a professora Margarida MariaKrohling Kunsch, para quem a comunicao interna deixa de ser uma rea perifrica ealia-se aos demais setores, tornando-se assim uma ferramenta imprescindvel para aobteno de resultados.Por isso, o processo de comunicao interna precisa ser valorizado e os canais que eledispe (jornais, boletins, intranet, murais etc) disponibilizados de forma eficaz e atrativa

para que realmente cumpram sua misso de integrar todo o quadro funcional de umaorganizao. Comunicar mais que informar, atrair, envolver. E neste processo,

todos os empregados possuem seu valor e atuam de forma a tornar uma organizaobem informada ou no. Enfim, uma boa comunicao interna depende de todos ns!

Comunicao Externa;

Definio

A comunicao empresarial externa definida por BNET como, "a troca deinformaes e mensagens entre uma organizao e outras organizaes, grupos ouindivduos fora de sua estrutura formal."

Inteno

A comunicao empresarial externa destina-se a organizar a cooperao entre aempresa e os outros grupos e criar uma imagem positiva dasempresas,de acordo comBNET. A comunicao empresarial externa ajuda a organizar eventos, promoes eacontecimentos com os fornecedores e outras empresas para garantir que os produtos e

servios sejam entregues a tempo. Ela tambm oferece clareza para os negcios,horrios de reunies e acordos. Manter uma imagem favorvel da empresa um aspecto
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importante da comunicao empresarial externa. Isto conseguido atravs de relaesde marketing, publicidade e relaes pblicas.

Melhoria

A RizwanAshraf.com, uma empresa de desenvolvimento de negcios, afirma que acomunicao empresarial externa ajuda a melhorar odesempenho geral, a boa vontadedo pblico e da imagem corporativa. Ela garante que todas as partes envolvidas com onegcio estejam bem informadas, fornece direo e recebe relatrios de progresso. Issogera confiana entre a empresa e os que esto fora do negcio (boa vontade do pblico).Quando uma organizao pratica comunicaes externas eficazes, a sua imagem pblicatorna-se favorvel; sendo percebida como honrada, confivel e segura.

Canais (Tipos)

A comunicao empresarial externa manifesta-se atravs de vrios canais. Oscanais so o meio utilizado para entregar uma mensagem. A comunicao empresarialexterna usada nos meios de comunicao, comunicao interpessoal e organizacionale meioseletrnicos, como a Internet, e-mail ou mensagens de texto. Os meios decomunicao inclui o uso de rdios comerciais, televiso, jornais e revistas. A

comunicao externa interpessoal uma reunio de um-a-um de dois executivos deempresas diferentes. A comunicao organizacional so mensagens enviadas em umnvel corporativo diferente do negcio a um grupo especfico fora da empresa.

Consideraes

A comunicao empresarial externa deve ser avaliada por uma fonte externa,

como por exemplo um especialista em comunicao, anualmente. A avaliao dacomunicao ser feita por uma empresa de fora para observar e determinar as reas defora e de fraqueza na eficcia da empresa de comunicao externa. A avaliao fornece empresa os passos de ao para corrigir e fortalecer as reas de fraqueza para melhorara comunicao externa.

Comunicao Visual;

Comunicao Visual toda forma de comunicao que utiliza de elementosvisuais, tais como imagens, signos, grficos, vdeos ou desenhos para expressar uma oumais ideias.
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O uso de imagens muitas vezes torna-se mais eficaz que o uso de texto paraveicular uma informao. A imagem atinge o receptor instantaneamente, enquanto otexto precisa ser lido e interpretado, dando margem a desvios de compreenso. Aimagem imediatista, o receptor s percebe que foi atingido depois que absorveu ainformao.

O uso de desenhos, signos, imagens e grficos tem como uma das principaiscaractersticas atribuir particularidades mensagem. Por exemplo, o logotipo de umamarca famosa dispensa o uso de textos explicativos para que o receptor saiba a qualmarca se refere a imagem. A propaganda utiliza muito deste recurso na divulgao dasmarcas em revistas, jornais e outdoors, que so meios de comunicao nos quais oreceptor no dedica muito tempo a analisar tais propagandas.

Como vimos, a Comunicao Visual muito usada na propaganda, pois exigemenos tempo para veicular uma ideia do que o texto necessitaria, e como a propaganda

precisa atingir rpido o pblico, nada mais eficaz que recursos imagticos.

J no vdeo, a Comunicao Visual exerce umpapel majoritrio, enquanto ostextos ali contidos so apenas complementares. Apesar de ser uma associao entretexto falado - e s vezes at escrito - com imagens, as imagens dizem muito mais que otexto, ou seja, exprimem a ideia de maneira muito mais objetiva. Podemos tomar comoexemplo o Cinema Mudo, que veiculava uma srie de ideias atravs apenas de imagense expresses faciais.

A reaprofissional responsvel pela Comunicao Visual oDesign Grfico.Oprofissionaldesigner grfico atua como conciliador dos aspectos scio-culturais de umpblico alvo mensagem enviada, e com sua criatividade ele executa o objetivocomunicacional de forma eficaz, utilizando imagens que exprimam de forma direta aideia a ser veiculada. ODesign Grfico uma rea que trabalha muito com desenhos etem sua evoluo ligada ao crescimento e expanso das tcnicas de ComputaoGrfica.

A Comunicao Visual est to inserida no contexto da sociedadecontempornea que na maior parte das vezes passa despercebida, pois no somente a

propaganda a utiliza, mas tambm elementos essenciais do funcionamento das cidades,como as placas sinalizadoras de trnsito e os semforos, e os elementos indicativosculturais, como as cruzes nos topos das igrejas, etc. Todos estes so exemplos de

elementos da Comunicao Visual, chamados signos smbolos que partem de umsignificante e determinam um significado sem que seja necessariamente utilizado textoverbal.

Mais do que apenasfazerparte da sociedade, a Comunicao Visual partefundamental dela, pois executa o papel de levar a informao sem demandar muitotempo do receptor, e sem perder a eficcia.

Publicidade, Propaganda e Marketing;
http://www.infoescola.com/comunicacao/comunicacao-visual/http://www.infoescola.com/comunicacao/comunicacao-visual/http://www.infoescola.com/artes/design-grafico/http://www.infoescola.com/profissoes/designer-grafico/http://www.infoescola.com/comunicacao/comunicacao-visual/http://www.infoescola.com/comunicacao/comunicacao-visual/http://www.infoescola.com/comunicacao/comunicacao-visual/http://www.infoescola.com/comunicacao/comunicacao-visual/http://www.infoescola.com/profissoes/designer-grafico/http://www.infoescola.com/artes/design-grafico/http://www.infoescola.com/comunicacao/comunicacao-visual/http://www.infoescola.com/comunicacao/comunicacao-visual/


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Os termos publicidade e propaganda as vezes pode trazer confuso quando voc

precisar conceitu-los separadamente. As pessoas estudam em uma faculdade de

publicidade e propaganda, so denominados publicitrios e acabam fazendo

propaganda. Confuso n? Quais as diferenas entre publicidade e propaganda? No

bastasse isso temos ainda o marketing que embora seja feito por muitas pessoas, podeser pouco compreendido.

Mesmo depois de trabalhar alguns anos em agncia de publicidade (ou seria

propaganda) e participar de palestras, eventos e comunicao com as pessoas do meio,

as diferenas entre os termos acima nem sempre eram claras. Portanto, seque abaixo

algumas definies simples com as diferenas entre eles.

Publicidade

No Brasil publicidade usada refere-se propaganda comercial, ou seja, aquela dedica ao anncio de empresas, marcas, produtos ou servios destinados a

comrcio. A televiso, o rdio, jornais, revistas, internet, entre outros meios so usados

para a difuso da publicidade.

Propaganda

A propaganda por sua vez tem o carter mais amplo e aplica-se a qualquer tipo

de comunicao tendenciosa. De certa forma boa partes das pessoas acabam fazendo

propaganda de alguma coisa. Alguns exemplos de propaganda podem ser as campanhaseleitorais, por exemplo, que embora no seja comercial no deixa de ser propaganda.

Tambm poderamos citar as campanhas dos governos com a divulgao dos programas

sociais e outros investimentos de seus governos.

Desta forma possvel conceituarmos que toda publicidade tambm uma

propaganda.

Marketing

O marketing um termo mais amplo ainda e refere-se ao estudo, planejamento,execuo, mensurao e acompanhamento. O marketing trabalha com o conceito de

criar valor e para isto envolve-se amplamente com a empresa, seus produtos, servios,

etc. Um bom "marketeiro" precisa ter uma viso muito ampla do negcio da empresa,

do mercado onde ela atua seus produtos, suas limitaes, as tendncias, entre outros

aspectos.

Na relao com a propaganda, podemos dizer que a propaganda parte do

marketing, ou seja, aps planejar preciso tambm propagar e aps propagar preciso

medir e acompanhar.


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O marketing pode ser segmentado, como o marketing pessoal, por exemplo, que

ocorre quando uma pessoa resolve promover a si mesmo e para isso usa uma boa

comunicao das suas qualidades, competncias ou seus projetos. Como professor

penso que ainda sem querer acabamos fazendo marketing pessoal, pois a arte de ensinar

tambm propagar qualidades (conhecimento), competncias (didtica) e outrascaractersticas que temos.

Relaes Pblicas;

O profissional de Relaes Pblicas tem como objeto essencial de trabalho agesto da Comunicao Organizacional. Ele capacitado para orientar a alta direo daempresa na formulao de polticas e estratgias de comunicao organizacional com oobjetivo de criar e manter o conceito positivo da marca, formando uma opinio pblica

favorvel e alcanando a boa vontade de seus pblicos em relao aos negcios.Para tanto, planeja, implanta , coordena e avalia programas de comunicao e de

integrao institucional, pesquisas de opinio, organiza eventos dentro de um planoglobal de comunicao, identifica demandas por informao e por novos canais decomunicao, sempre atento ao equilbrio entre a Cultura Organizacional e as novastecnologias.

O Planejamento de Relaes Pblicas de uma organizao seja ela pblica ouprivadadeve ter como objetivo bsico a identificao de seus pblicos estratgicos e aadequao da mensagem e do discurso organizacional. A partir disto, so definidas asestratgias especficas para cada um deles, estabelecendo um relacionamentoharmonioso entre estes e a organizao sempre voltado ao fortalecimento da imagemorganizacional como diferencial competitivo.

O Planejamento Ttico de Relaes Pblicas possui nfase nas tarefas e nastcnicas, com aes pontuais sem uma viso corporativa e de negcios, no entanto, henfoque em divulgaes e nas mdias.

As RRPP buscam a Comunicao Excelente das organizaes com seuspblicos. Planeja, implanta, coordena e acompanha aes de Responsabilidade Social.Por isso, tambm, a atualizao e informao desse profissional com tudo o queacontece a sua volta algo imprescindvel. Quanto mais sabe, mais longe poders ir.

Sua atividade precisa ser transparente e tica. SEMPRE!

A profisso de Relaes Pblicas regulamentada pela Lei 5.377/67, e paraexerc-la obrigatrio o bacharelado em Relaes Pblicas e o registro no ConselhoRegional de Relaes PblicasConrerp.

Palavras Chave:Planejamento Estratgico, Gesto Estratgica, PensamentoEstratgico, Comunicao Organizacional, Comunicao Excelente, Responsabilidade

Social, tica, Transparncia.


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Jornalismo (Assessoria de Imprensa);

Jornalismo a atividade profissional que consiste em lidar comnotcias,dadosfactuais e divulgao deinformaes.Tambm define-se o Jornalismo como a prtica

de coletar, redigir, editar e publicar informaes sobre eventos atuais. Jornalismo umaatividade deComunicao.1Em uma sociedade moderna, os meios de comunicaotornaram-se os principais fornecedores de informao e opinio sobre assuntos pblicos,mas o papel do jornalismo, juntamente com outras formas de mdia, est sofrendomodificaes, decorrentes da expanso daInternet

Assessoria de Imprensa

Assessoria de Imprensa uma atividade dentro da Comunicao Empresarialcujo objetivo o fortalecimento da imagem de uma marca, produto ou empresa por

meio da imprensa. O assessor de imprensa trabalha para que as notcias de seu clienteapaream na mdiae com isso ele ganhe mais visibilidade junto aos seus pblicos-alvos. Assessoria de Imprensa uma atividade sem garantias, ou seja, nenhumaempresa pode garantir que sua marca estar no dia seguinte nos principais veculos do

pas, pois a assessoria de imprensa trabalha com espaos no pagos. Ela no compramatrias nos veculos nem pode pedir que o jornalista publique seu press release.

ELABORAR O PLANO DE COMUNICAO

Instalao e equipamentos:

Com o checklist preliminar e as equipes de trabalho definidas, sugere-se umavisita tcnica ao local do evento para conhecer as facilidades e eventuais limitaes doespao, identificar as melhorias necessrias, negociar com os gestores do espao asadaptaes cabveis e, a partir da, comear a adaptar o checklist ao que se planejou e aoque ser de fato vivel realizar.

Ao longo de todas as etapas do processo de organizao, a equipe deve estaratenta planilha de custos, possibilidade de adaptar demandas a recursos jdisponveis ou que podem ser adaptados na prpria instituio e aos eventuais processos

de compra e contrataes. Deve estar tambm preparada para lidar com ajustescontinuamente. Ao trabalhar com recursos materiais:

Nomeie o profissional da equipe organizadora responsvel por tratar de cadaassunto.

Ajuste a especificao tcnica dos produtos e as quantidades que de fato seronecessrias. As previses podem ter sido estimadas tanto para mais, quanto para menos.

Verifique a disponibilidade dos bens na prpria instituio ou a possibilidade decontar com os apoiadores e patrocinadores do evento. Nesse caso, os termos acordadose as contrapartidas exigidas devem ser formalizados.

Formalize os pedidos s reas responsveis com a antecedncia exigida. Detalhe

a data, o local da entrega e da retirada, a necessidade de apoio tcnico durante arealizao do evento.
http://pt.wikipedia.org/wiki/Not%C3%ADciahttp://pt.wikipedia.org/wiki/Informa%C3%A7%C3%A3ohttp://pt.wikipedia.org/wiki/Comunica%C3%A7%C3%A3ohttp://pt.wikipedia.org/wiki/Jornalismo#cite_note-JornalismoAbril-1http://pt.wikipedia.org/wiki/Jornalismo#cite_note-JornalismoAbril-1http://pt.wikipedia.org/wiki/Jornalismo#cite_note-JornalismoAbril-1http://pt.wikipedia.org/wiki/Internethttp://pt.wikipedia.org/wiki/Assessoria_de_imprensa#Press-Releasehttp://pt.wikipedia.org/wiki/Assessoria_de_imprensa#Press-Releasehttp://pt.wikipedia.org/wiki/Internethttp://pt.wikipedia.org/wiki/Jornalismo#cite_note-JornalismoAbril-1http://pt.wikipedia.org/wiki/Comunica%C3%A7%C3%A3ohttp://pt.wikipedia.org/wiki/Informa%C3%A7%C3%A3ohttp://pt.wikipedia.org/wiki/Not%C3%ADcia


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Em caso de compras e contrataes, submeta o pedido formal rea responsvelpela aquisio de materiais e monitore a tramitao dos processos. Avalie a adequaodos produtos s especificaes tcnicas desejadas.

Dias antes do evento, volte a confirmar a reserva do material e reitere aimportncia do profissional da equipe organizadora que tratou do assunto estar a postos

para acompanhar o recebimento dos produtos, a montagem e outras tarefas. Teste osequipamentos antes do evento. Falhas podem ser evitadas. Ainda assim, tenhaalternativas em mente.

Organize os produtos de forma a facilitar o seu manuseio no dia do evento. Faaos registros para a prestao de contas no relatrio final do evento e, quando cabvel,acompanhe o processo de atesto das notas fiscais. Ao contratar servios externos:

Indique o profissional da equipe organizadora responsvel por tratar de cadaassunto.

Defina os servios e profissionais de apoio que precisa contratar e quantifique asdemandas.

Certifique-se de que no h na instituio reas que prestam tais servios oumesmo profissionais qualificados que possam ser deslocados para atuarem de forma

pontual no suporte ao evento.Submeta o pedido formal rea responsvel pela contratao dos servios e

monitore a tramitao dos processos.Avalie referncias dos prestadores de servio, rena-se com seus representantes

e acerte todos os detalhes para o dia do evento. Assim como as equipes de apoio dainstituio, os prestadores de servio tambm precisam se familiarizar com os objetivosda iniciativa e entender claramente o que se espera deles nas etapas de organizao econduo.

Convoque reunies com os prestadores de servios, mantenha-os informados,entregue material de apoio compatvel com as atribuies que lhe sero confiadas, dtreinamento, faa ensaios.

Faa os registros para a prestao de contas no relatrio final do evento e,quando cabvel, acompanhe o processo de atesto das notas fiscais.

Dias ou mesmo horas antes de o evento comear, preciso executar a suamontagem, testar equipamentos e deixar toda a infraestrutura pronta e organizada.Sugere-se considerar:

dispor estruturas mveis;

decorar o ambiente;

sinalizar acessos;

checar recursos de iluminao e climatizao;

testar equipamentos de som e de projeo de imagens;

organizar o local do receptivo;

atualizar roteiros e revisar nominatas;

reservar o local destinado imprensa e separar os press kits que seroentregues aos profissionais credenciados;

reunir equipes para treinamentos e ensaios e

reforar a limpeza ao final da montagem do evento.


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A antecedncia necessria para dar incio montagem deve ser avaliada pelaequipe organizadora, conforme a complexidade do evento e o nmero de profissionais erecursos envolvidos.

Correspondncias para Eventos

Carta comercial

A carta comercial ou tambm conhecida como correspondncia tcnica no apenas ummeio das empresas se comunicarem, uma correspondncia empresarial que visa iniciar,manter ou encerrar as negociaes. Como necessrio convencer o receptor preciso terum texto elaborado. Neste artigo mostraremos um modelo de carta comercial, masprimeiro mostraremos o passo a passo.

Para o modelo de carta comercial ser completo, o texto precisa ter algumascaractersticas: clareza, o texto tem de ser objetivo para evitar mltiplasinterpretaes; esttica, o texto tem de ser bem organizado, sem rasuras e dentro daestrutura, causando uma boa impresso; linguagem, seja impessoal, passe asinformaes necessrias, escreva com simplicidade dentro da norma culta da lngua.

Para fazer uma carta comercial a estrutura a ser seguida essa:1 passo:o papel deve ter o timbre com as informaes necessrias (nome, endereo eetc.).2 passo:o nome da cidade e a data so colocados abaixo do timbre. Vrgula depois donome da cidade, nome do ms em minsculo e ponto final aps o ano.3 passo:nome e destinatrio abaixo da localidade e data.4 passo:coloque um invocativo pessoal.5 passo:comece o texto referenciando o assunto.6 passo:escreva o texto de forma clara e objetiva.7 passo:se despea em tom amigvel, coloque seu nome e cargo.


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OFCIO

Correspondncia pela qual se mantm intercmbio de informaes a respeitode assunto tcnico ou administrativo, cujo teor tenha carter exclusivamenteinstitucional. So objetos de ofcios as comunicaes realizadas entre

dirigentes de entidades pblicas, podendo ser tambm dirigidos a entidadeparticular.


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Suas partes componentes so:

1. Ttulo abreviado - Of.-, acompanhado da sigla do rgo expedidor, suaesfera administrativa e numerao, esquerda da pgina.

2. Local e data, por extenso, direita da pgina, na mesma linha do ttulo.

3. Endereamento (alinhado esquerda): nome do destinatrio, precedido daforma de tratamento, e o endereo.

4. Vocativo: a palavra Senhor(a), seguida do cargo do destinatrio e de vrgula.

5. Texto paragrafado, com a exposio do(s) assunto(s) e o objetivo do Ofcio.

6. Fecho de cortesia, expresso por advrbios: Atenciosamente ouRespeitosamente.

7. Assinatura, nome e cargo do emitente do Ofcio.


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REQUERIMENTO

Documento pelo qual o interessado solicita ao Poder Pblico algo a quese julga com direito, ou para se defender de ato que o prejudique.

Suas partes componentes so:

1. Vocativo: a palavra Senhor, precedida da forma de tratamento, o ttulocompleto da autoridade a quem se destina, seguida de vrgula.

2. Prembulo: nome do requerente (em maisculas), seguido dos dadosde identificao: nacionalidade, estado civil, filiao, idade, naturalidade,domiclio, residncia etc. Sendo funcionrio do rgo, apresentar apenas osdados de identificao funcional.

3. Texto: exposio do pedido, de forma clara e objetiva, citando ofundamento legal que permite a solicitao.

4. Fecho: parte que encerra o documento, usando-se, alinhada esquerda a

frmula: Nestes Termos,

Pede Deferimento.

5. Local e data, por extenso.

6. Assinatura do requerente.

Observao: Entre o vocativo e o prembulo praxe deixarem-se oito espaos.

EXEMPLO

Excelentssimo Senhor Governador do Estado do Rio de Janeiro,

JOS JOAQUIM, agente administrativo, nvel I, matrcula n. 0000-0, lotadonesta Secretaria, com exerccio no Departamento Geral de Administrao,requer reviso de seus proventos, por discordar do disposto em seucontracheque.

Nestes Termos, Pede Deferimento.

Rio de Janeiro, 26 de abril de 1999

Assinatura

MEMORANDO

O memorando a modalidade de comunicao entre unidadesadministrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente emmesmo nvel ou em nvel diferente. Trata-se, portanto, de uma forma decomunicao eminentemente interna.


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Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para aexposio de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados pordeterminado setor do servio pblico.

Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando

em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade deprocedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero decomunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prpriodocumento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esseprocedimento permite formar uma espcie de processo simplificado,assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que sehistorie o andamento da matria tratada no memorando.

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio,com a diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo queocupa.


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CIRCULAR

A circular uma carta destinada a funcionrios de um determinado setor, remetida pelo

chefe da repartio ou do departamento. Tem o objetivo de transmitir normas, ordens,


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avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar condutas de um

grupo de pessoas.

Tem o nome de circular porque indica a funo de divulgar as informaes entre todos

os destinatrios.

Este documento oficial deve ter:

1.Timbre (logotipo do rgo, braso, smbolo do departamento);

2.Ttulo e nmero (circular n 02/2009);

3.Data (sem a localidade, nome da cidade);

4.Ementa (sntese do assunto que ser abordado no texto);

5.Vocativo ou invocao com o pronome de tratamento adequado;

6. Texto (bem explicado e claro);7.Despedida breve

8.Assinatura (sem linha e sobre o nome datilografado, com o cargo de quem assina)

Ao final da pgina, caso haja necessidade de um controle maior por parte da

administrao, pode-se colocar (em letras menores) as iniciais de quem redigiu e de

quem digitou a circular.


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E-MAIL (CORREIO ELETRNICO)

O correio eletrnico ("e-mail"), por seu baixo custo e celeridade,transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso dedocumentos.

Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico suaflexibilidade. Assim, no interessa definir forma rgida para sua estrutura.

Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com umacomunicao oficial.


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O campo assunto do formulrio de correio eletrnico e mensagem

deve ser preenchido de modo a facilitar a organizao documental tanto dodestinatrio quanto do remetente.

Para os arquivos anexados mensagem deve ser utilizado,preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algumarquivo deve trazer informaes mnimas sobre seu contedo.

Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de confirmao de leitura.Caso no seja disponvel, deve constar da mensagem pedido de confirmaode recebimento.

Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correioeletrnico tenha valor documental e para que possa ser aceito comodocumento original, necessrio existir certificao digital que ateste aidentidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

RELATRIO

a exposio circunstanciada de atividades levadas a termo porfuncionrio, no desempenho das funes do cargo que exerce, ou porordem de autoridade superior. geralmente feito para expor: situaes deservio, resultados de exames, eventos ocorridos em relao aplanejamento, prestao de contas ao trmino de um exerccio etc.

Suas partes componentes so:1. Ttulo (a palavra RELATRIO), em letras maisculas.

2. Vocativo: a palavra Senhor(a), seguida do cargo do destinatrio, e devrgula.

3. Texto paragrafado, composto de introduo, desenvolvimento e concluso.Na introduo se enuncia o propsito do relatrio; no desenvolvimento - corpodo relatrio - a exposio minudente dos fatos; e, na concluso, o resultadoou sntese do trabalho, bem como a recomendao de providncias cabveis.

4. Fecho, utilizando as frmulas usuais de cortesia, como as do ofcio.

5. Local e data, por extenso.6. Assinatura, nome e cargo ou funo do signatrio.

7. Anexos, complementando o Relatrio, com material ilustrativo e/oudocumental.

EXEMPLO RELATRIO

Senhor Secretrio


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Ao trmino do 1 semestre de 1999, vimos apresentar a V.Ex. o Relatrio deAtividades pertinentes Superintendncia de Desenvolvimento Institucional,ao qual se anexam quadros demonstrativos onde se expressam os dadosquantitativos das atividades operacionais.

Seguindo as diretrizes determinadas pelo plano Estratgico desta Secretariapara o ano de 1999, pde esta unidade alcanar as metas previstas nosprojetos, conforme se segue.

Apesar das dificuldades em relao s condies de trabalho, com nmeroreduzido de pessoal qualificado e carncia de materiais especficos eequipamentos, consideramos bastante positivos os resultados obtidos nestesprimeiros meses da atual gesto.

Rio de Janeiro, 10 de julho de 1999

JOS DA SILVASUPERINTENDENTE DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL

Anexos:

FORMAS DE TRATAMENTO

O uso de pronomes e locues pronominais de tratamento tem larga tradio na lnguaportuguesa. De acordo com Said Ali, aps serem incorporados ao portugus os pronomeslatinos tu e vos, "como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra",passou-se a empregar, como expediente lingustico de distino e de respeito, a segundapessoa do plural no tratamento de pessoas de hierarquia superior. Prossegue o autor:

"Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se dirigia a palavra a umatributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria superior, e no a ela prpria. Assimaproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de vossa merc, vossa senhoria(...);assim usou-se o tratamento ducal de vossa excelnciae adotaram-se na hierarquiaeclesistica vossa reverncia, vossa paternidade, vossa eminncia, vossa santidade."

A partir do final do sculo XVI, esse modo de tratamento indireto j estava em vogatambm para os ocupantes de certos cargos pblicos. Vossa mercevoluiu para vosmec, edepois para o coloquial voc. E o pronome vs, com o tempo, caiu em desuso. dessatradio que provm o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma dedirigirmo-nos s autoridades civis, militares e eclesisticas.

Concordncia com os Pronomes de Tratamento

curso organização e planejamento de eventos

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