planejamento das operações para execução de eventos ii continuação
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Planejamento das operações para execução de Eventos II
Continuação
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• Verificar junto a coordenação executiva do local onde o evento está sendo realizado se está tudo planejado conforme fora acordado. (Na sua visão o que isso representa?)
• QUESTÃO PARA DISCUSSÃO EM SALA!• Pergunta?
• Vc está em uma reunião junto a Master Eventos, uma empresa que acaba de assinar contrato com um laboratório de medicamentos para realizar a operação de um evento para todos os representantes nacionais do laboratório e em dado momento a coordenadora geral Sra. Maria José pergunta a vc FULANA/O: Porque devo contratar uma ambulância com paramédicos e assistentes para esse evento?
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Recepcionista da Secretaria
• Verificar as condições de ordem e Limpeza do local.
• Recepcionar os participantes e convidados e realizar serviços de inscrição e credenciamento dos participantes do evento.
• Inspecionar as instalações, móveis, instrumentos que serão usados no decorrer do evento.
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Ainda:
• Observar os casos que exijam atendimento especial, tais como: Convidados, Homenageados, Autoridades, etc...
• Dispor de todas as informações referente ao evento (serviços, locais, horários, preços, ramais, datas, responsáveis pela operação...
• Controlar o fluxo de movimentação de pessoal e serviços e a observância das placas indicadoras instaladas no local.
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...também
• Controlar materiais e equipamentos utilizados nas reuniões.
• Auxiliar no controle coffee break nas reuniões.
• Zelar pelo atendimento especial a mesa principal das reuniões e em especial ao suprimento de água e café e sucos...
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Tema e Público-Alvo de um Evento
• O tema ou a mensagem que se pretende transmitir pelo Evento deverá ser inspirado de forma a “motivar” o interesse e a participação do público-alvo. PQ?
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O que é Público-Alvo?
• Entende-se por público-alvo de eventos as empresas e pessoas, principalmente as que atuam como consumidoras e decidem sobre produtos e serviços em áreas específicas e com características definidas (clientes potenciais, empresários, fornecedores...)
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Assim:
• O tema deverá identificar-se com o perfil das pessoas e dos grupos que constituem o universo do evento planejado, ou seja, origem, nível cultural e social, poder aquisitivo, faixa etária, gênero, estado civil, nacionalidade, etc...
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Além disso:
• O título do evento deverá motivar a participação, constituindo-se no principal agente de divulgação da imagem do evento.
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Ex de eventos• Culturais• Religiosos• Esportivos• Gastronômicos• Comerciais• Exposições e Feiras• Eventos Sociais• Técnico-científico• Turísticos• Industriais• Rurais
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Local/Sede de um evento
• Os eventos poderão ser realizados em centros de convenções, hotéis, clubes sociais, auditórios de entidades, quadras esportivas, salões de empresas e instituições religiosas.
• Dependendo da tipologia do evento, nível e número de participantes e ainda dos interesses dos patrocinadores e colaboradores.
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Para a escolha do local, devemos considerar:
• Aspectos relacionados com a estrutura de serviços oferecidas pelo estabelecimento-sede e pela localidade onde será realizado o evento, tais como:
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• Instalações.• Infraestrutura de apoio administrativo e de
serviços.• Segurança.• Meios de comunicação.• Transporte, locomoção e acesso a ponto de taxi,
ônibus, aeroportos, etc...• Proximidade de estabelecimentos de serviços, tais
como: hospitais, restaurantes.
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Tendência!
• Há uma tendência de se promover os eventos de maior porte em locais afastados dos centros urbanos. Valendo um pastel e uma tubaína para quem discorrer a respeito disso ! Pq isso ocorre?
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• Se justifica pelo menor custo e por oferecerem mais conforto, segurança, liberdade e descontração. Nesse caso, para os participantes de eventos culturais e técnicos há melhores condições de integração nos objetivos do evento, pois convivem em ambientes mais amplos e saudáveis.
• Além disso, a realização de eventos de maior expressão e importância em locais afastados elimina e reduz as interferências externas, principalmente de lazer e diversão oferecidas nos grandes centros urbanos.
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Os locais de eventos devem oferecer características específicas e funcionalidade para viabilizar os empreendimentos e abranger:
• 1º Instalações que possibilitem a realização de atividades diversificadas, tais como reuniões, coquetéis, jantares, e feiras de maior expressão, e ainda, eventos paralelos.
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2º
• Espaços amplos, modulares, com pé-direito alto, permitindo a instalação de equipamentos especiais.
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3º
• Capacidade para montagem de múltiplos canários, pontos de iluminação, sonorização, instalação de equipamentos informatizados e outros instrumentos.
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4º
• Auditórios modulares.
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5º
• Áreas interligadas que proporcionem plena integração as atividades dos participantes.
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6º
• Facilidade de acesso e circulação de pessoas e veículos.
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7º
• Disponibilidade de equipamentos próprios ou locados de terceiros.
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8º
• Área de depósito e armazenagem adequados.
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9º
• Meios de comunicação.
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10º
• Flexibilidade para transformação de ambientes e instalações.
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11º
• Áreas disponíveis e com segurança para o estacionamento de veículos.
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12º
• Disponibilidade de recursos humanos qualificados.
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Finalmente, um fator de maior relevância na operacionalização de um evento é o: ?????• Valendo dois pastéis de queijo e duas
tubaínas!
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layout do local
• Em outras palavras: “a distribuição e fluxo dos serviços no espaço físico disponível ou área de ocupação e movimentação de todas as atividades”.
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Dessa forma:
• O estudo do layout se fundamenta basicamente na planta baixa do local, e deve-se efetuar uma simulação das operações e circulação no ambiente, incluindo o uso dos equipamentos.
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Ainda:
• Pela simulação de tempos e movimentos serão estabelecidos os fluxos operacionais adequados e eficientes, evitando-se pontos de estrangulamento, sobreposições no curso dos trabalhos, prejudicando o evento.
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Lembre-se:
• Para a decisão quanto ao local do evento, deverá ser feita uma visita de inspeção detalhada e rigorosa das instalações e ambientes, com o objetivo de assegurar o máximo conforto aos participantes e melhores condições de atendimento dos serviços exigidos.
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