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O QUE CAUSAM ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

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Page 1: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

ELABORAÇÃO DE PROJETOS E

PLANEJAMENTO DE EVENTOS

Page 2: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

EVENTOS

•Conceituação

São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing,

aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais,

objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços.

EVENTOS ESPECIAIS

•Conceituação

São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas

para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos

de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma

atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a

autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In

Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).

Page 3: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

EVENTOS E TURISMO

•Eventos são significativos na área de turismo. É uma das atividades que

mais crescem no setor.

•60% do fluxo turístico mundial corresponde à viagens de lazer, e 40% são

deslocamentos de caráter comercial ou de negócios. Nas viagens dos

executivos 45% correspondem à participação em eventos.

•De acordo com as estatísticas, os turistas que participam de congressos,

convenções e de outras atividades, têm despesa média três vezes superior

ao turista comum.

•O tempo médio de freqüência do turista de eventos, em viagens, é superior

ao do turista convencional e de lazer.

•90% dos participantes em congressos, convenções e similares comparecem

aos eventos com acompanhantes, gerando receitas extras.

Page 4: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

IMPORTÂNCIA DOS EVENTOS NA ATIVIDADE ECONÔMICA

• Alguns eventos cumprem programação tradicional e regular,

anualmente.

• Mudanças políticas ou conjunturais não provocam repercussão imediata

e

direta em eventos programados com antecedência.

• Eventos:

1. Colaboram para assegurar a estabilidade da atividade econômica.

2. Estimulam e consolidam contatos comerciais.

3. Aumentam a taxa de ocupação dos hotéis elevando as receitas de

empresas, ligadas direta ou indiretamente ao turismo.

4. Ampliam a arrecadação de impostos e tributos.

Page 5: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

IMPORTÂNCIA DOS EVENTOS NA ATIVIDADE ECONÔMICA

5. Proporcionam geração de emprego e renda.

6. Contribuem para melhoria dos serviços de infra-estrutura.

7. Estimulam investimentos.

8. Promovem atividades complementares ao evento.

9. Consolidam uma imagem favorável da localidade-sede

(Conf. In Zanella, Luiz Carlos, Manual de organização de eventos, 2006).

Page 6: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS SOCIAIS E CULTURAIS

•Vivência local compartilhada.

•Revitalização de tradições.

•Fortalecimento do orgulho comunitário.

•Legitimação de grupos comunitários.

•Aumento da participação da comunidade.

•Apresentação de idéias desafiadoras e novas.

•Expansão de perspectivas culturais.

Page 7: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS SOCIAIS E CULTURAIS

•Alienação e manipulação da comunidade.

•Imagem negativa do evento na comunidade.

•Comportamento destrutivo de participantes.

•Abuso do álcool e drogas dos mesmos.

•Deslocamento social e perda do conforto da comunidade.

Page 8: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS FÍSICOS E AMBIENTAIS•Exposição do meio ambiente.

•Fornecimento de melhores hábitos.

•Aumento de consciência ambiental.

•Legado de infra-estrutura.

•Melhoria dos transportes e comunicações.

•Transformação e renovação urbana.

Page 9: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS FÍSICOS E AMBIENTAIS

•Danos ambientais.

•Poluição.

•Destruição de patrimônio.

•Perturbação acústica.

•Engarrafamentos.

Page 10: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS POLÍTICOS

•Prestígio internacional.

•Melhora do perfil da comunidade.

•Promoção de investimentos.

•Coesão social.

•Desenvolvimento das capacidades administrativas.

Page 11: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS POLÍTICOS

•Risco de insucesso do evento.

•Desvio de fundos.

•Propaganda enganosa.

•Perda do controle comunitário.

•Legitimação de ideologias.

Page 12: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS DE TURISMO E ECONOMIA

•Promoção do destino e incremento do turismo.

•Aumento do tempo de permanência do turista.

•Maior lucratividade da localidade-sede.

•Aumento de arrecadação de renda e impostos.

•Geração de empregos e renda.

Page 13: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS DE TURISMO E ECONOMIA

•Resistência da comunidade ao turismo.

•Perda de autenticidade regional.

•Exploração econômica e social.

•Preços inflacionados.

•Custos de oportunidade.

•Danos a reputação da localidade-sede.

ALLEN, Johnny et allii, Op.cit.

Page 14: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

DESENVOLVENDO O CONCEITO DO EVENTO

Questões importantes para o processo de desenvolvimento da

organização de um evento.

•Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a

viabilidade de se produzir um evento.

•Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.

•Quando o evento será realizado?

•Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha

para a platéia e para o promotor do evento.

•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos,

expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.

Page 15: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

TIPOS DE EVENTOS

•Eventos Comerciais: convenção, workshop, mostra, leilão, feira,

exposição,desfile, encontro, reunião,etc.

•Eventos Culturais: congresso, seminário, simpósio, conferência,

curso, palestra, mesa-redonda, painel, fórum, etc.

•Eventos Sociais: recepção, baile, casamento, formatura, garden

party,aniversário, passeio, etc

•Eventos Artístico-Culturais: desfile, festival, concerto, show, mostra,

exposição, etc.

•Eventos Gastronômicos: banquete, coquetel, festival, etc.

Page 16: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

TIPOS DE EVENTOS

•Eventos Esportivos: competição, remate, excursão, premiação.

•Eventos Políticos: debate, reunião, palestra, homenagem, convenção.

•Eventos Históricos: aniversário, inauguração, comemoração, desfile,

etc.

•Eventos Religiosos: encontros, conclave, concílio, cerimonial.

•Eventos Técnico-científicos: congresso, seminário, palestra, etc.

Page 17: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

•Banquete – Jantar de gala: Evento gastronômico, solene, festivo,

realizado para celebrar acontecimento relevante de caráter social,

familiar, político, cultural, profissional e outros. O banquete caracteriza-se

pela decoração e requinte do local, elegância do vestuário dos

participantes, excelência do cardápio e dos serviços prestados.

•Brainstorming: Encontro onde as pessoas expõem idéias acerca de

questionamentos propostos. O coordenador encarrega-se de selecionar a

melhor sugestão apresentada, pelo grupo, para a solução da questão

discutida. Há nesta técnica uma fase criativa e outra avaliativa, que

permite a análise de todas as possibilidades. A organização da ação

divide-se em:exposição do problema por 10 a 15 minutos, lançamento e

seleção idéias e síntese.

Page 18: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

•Conclave: Evento de caráter religioso onde se discutem temas de

ordem ética e regulamentar. Os expositores são religiosos e a

organização é semelhante a um congresso.

•Concurso – Competição: Abrange as áreas cultural, científica,

estética, esportiva, etc. Um concurso é disciplinado por regulamento e

coordenado por grupo de especialistas em processo de seleção.

É necessário um regulamento que deve conter os aspectos relacionados

ao evento como: datas, duração, participantes, júri, procedimentos,

critérios de avaliação, recursos, julgamentos e prêmios.

Page 19: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

•Conferência: Exposição de um tema de interesse geral, por

especialistas, dirigida a um público com bom nível cultural. A conferência

é similar a palestra, porém mais formal. O diretor da entidade

promotora, ou presidente da mesa, procede sua abertura, apresentando

ao público o conferencista e o tema que será debatido. Poderá ser

indicado um moderador, que ajudará o coordenador ou o presidente da

mesa, na condução dos trabalhos. São permitidas perguntas ao

conferencistas por parte do público, através de formulários.

•Congresso: Encontro solene, de grande porte com número elevado de

participantes, promovido por entidades ou associações de classe, que

pode ter caráter regional, nacional ou internacional. Seu objetivo é a

apresentação e o debate de assuntos atuais e específicos de

determinada categoria.

Page 20: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

A programação do evento poderá compor-se de:mesas-redondas,

sessões plenárias, reuniões e outros. Em sua maioria os congressos

realizam-se em períodos regulares. Os trabalhos apresentados, reunidos

em conjuntos, são em forma de anais, e são entregues aos participantes.

A estrutura operacional é: mestre de cerimônias, oradores, painelistas,

debatedores, coordenador ou moderador. É tradicional a intensa

programação social, gastronômica, passeios e comemorações no

decorrer dos congressos.

•Convenção: Encontro, reunião, assembléia ou similar, realizado

esporadicamente com duração média de cinco dias, promovido por

associações de classe ou entidades civis, objetivando o congraçamento e

integração de grupos. Nas convenções, abordam-se temas de interesse

específico à atividade profissional dos participantes.

Page 21: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

Na programação incluem-se atividades de lazer, distribuição de brindes e

sorteios. A estrutura operacional é composta por: coordenador, orador e

debatedores.

•Coquetel: Recepção gastronômica de curta duração para

comemorações e promoções de atos e datas significativas, como:

apresentação de produtos ao mercado, recepção de pessoas, posse em

cargos, casamentos, inaugurações, homenagens, abertura e

encerramento de eventos principais. O coquetel caracteriza-se como

recepção simples e pela informalidade dos serviços, liberdade e

descontração no vestuário dos participantes. Poderá substituir ou

antecipar um almoço ou jantar.

Page 22: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

•Debate: Apreciação e discussão por vários debatedores de temas

específicos, geralmente, controvertidos e antagônicos, defendendo

pontos de vista diferenciados.

Os debates são promovidos por entidade oficial e dirigido para técnicos e

estudantes de maior nível. O debate é dirigido por um mediador,

moderador ou coordenador ao qual serão atribuídos poderes para

assumir posições e simular situações objetivando ativar discussões entre

os participantes. O moderador apresenta o tema, destaca os assuntos a

serem debatidos e os objetivos do debate. Em geral a assistência não

participa do debate e pode manifestar-se por aplausos e protestos

moderados.

Page 23: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

•Desfile: Evento promovido geralmente por confecções de moda para

apresentação de seus produtos. A promoção de um desfile exige técnica

especial, pois deverá alinhar um público selecionado, produtos

requintados, escolha de manequins e excelência dos ambientes onde se

realiza. O desfile poderá ser realizado em uma passarela, ambiente

especial coordenado por um mestre de cerimônias.

Entrevista coletiva: Encontro onde o entrevistado faz explanação e

logo após é questionado pelos jornalistas. Dependendo do entrevistado

as perguntas são previamente submetidas a apreciação. A ordem é:sala

e cadeiras, serviço de alimentos e bebidas, press kit.

Page 24: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

Feiras e Exposições: Eventos de caráter comercial e de grande porte,

que reúnem fornecedores, fabricantes, vendedores, compradores ou

clientes, consumidores ou usuários, entidades de fomento, bancos, entre

outros, para estabelecer contatos comerciais, exposições de produtos,

serviços, apresentação ou lançamentos de novas tecnologias. O objetivo

é o de proporcionar contatos comerciais. As feiras podem ser “fechadas”

ou “abertas” ao público. Por sua grandeza e complexidade esses eventos

poderão exigir ampla área de ocupação e complexidade na montagem.

Usa-se a denominação de mostra ou salão à que se aplica a eventos

com a mesma característica porém de pequeno ou médio porte.

Conceitua-se também como mostra o evento com a finalidade apenas

de divulgar, sendo necessário materiais como folders, catálogos e

brindes.

Page 25: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

•Fórum: Evento organizado por entidade oficial, para discussão e

debate, de forma ampla de temas específicos e atuais, e com a

participação de elevado número de pessoas interessadas ou

representantes de setores de atividades ou associações de classe.

O fórum é dirigido por um coordenador que comanda o grupo de

debatedores. Este evento exige ambientes amplos e eficiente infra-

estrutura de serviços de apoio. O fórum poderá durar vários dias.

•Garden Party: Evento promovido, freqüentemente no verão, ao ar

livre, com início à tarde, prolongando-se até à noite. Geralmente

realizado junto ao jardim ou à piscina, com mesas ao redor do palco ou

tablado e decoração festiva. O cenário inclui pistas de dança e o cardápio

consiste em petiscos.

Page 26: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

•Jornada de trabalho / Encontro técnico: Eventos periódicos

promovidos por entidades ou classes, com duração de vários dias,

reunindo grupos de profissionais para apresentação e troca de idéias,

discussão de temas atuais e de interesse especifico. Estimula a troca de

experiências e conhecimentos, em torno de determinado tema. Poderá

ser realizada em vários dias, em salas distintas, para abordagens de

temas diferenciados. A condução da ação é feita por um coordenador que

apresentará a conclusão dos trabalhos dos diversos grupos.

Page 27: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

•Mesa-redonda: Evento promovido por entidades profissionais, de curta

duração, controlado por um moderador com a participação de um

número reduzido, quatro ou oito pessoas, com especialistas para debater

coletivamente com tempo limitado e tema preestabelecido. Em alguns

casos no término do evento é elaborado relatório conclusivo. O público

poderá participar de forma direta ou indireta com encaminhamento de

perguntas à mesa. A promoção de mesa-redonda é feita

esporadicamente e não tem continuidade ou freqüência.

•Oficina: Semelhante ao workshop, no entanto, é mais utilizada na área

educacional.

Page 28: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

• Painel:Discussão e análise informal de um problema ou tema pré-

selecionado, de natureza técnica, por um palestrante, técnico ou

debatedores, com a participação de um grupo de pessoas. Nos painéis

nem sempre se obtém a solução completa dos problemas embora as

conclusões possam orientar soluções e decisões.

A organização de um painel obedece ao seguinte roteiro:

1. Definição do tema.

2. Seleção do coordenador ou moderador do painel e dos painelistas ou

especialistas no tema a ser abordado, de quatro a oito pessoas.

3. Definição da metodologia de trabalho.

4. Fixação do tempo para discussão e perguntas dos participantes.

Page 29: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

Geralmente o painel é desdobrado em duas etapas, com apresentação

e discussão dos painelistas, na primeira e a participação do público na

segunda etapa. O período de discussão deve ser em média 1h30m.

5. Promoção de reunião antecipada entre painelistas e moderador,

com definição de atribuições básicas:

a. Apresentar tema e objetivo da reunião ou discussão.

b. Apresentar componentes do painel, da esquerda para a direita ou de

acordo com o nível hierárquico dos participantes.

c. Informar aos participantes o regimento interno do painel.

d. Encerrar o evento dirigindo-se aos painelistas, público e

colaboradores.

Page 30: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

O moderador deverá empenhar-se para manter a discussão em nível

elevado contornando eventuais problemas e conflitos.

• Palestra: Apresenta características de uma conferência, com menor

formalidade e com público de assistência reduzida, com noções sobre o

assunto. É a apresentação de um tema preestabelecido e de interesse

específico, com limitação de tempo de duração. A palestra pode ser

proferida sob simples narrativa, por meio de ciclo de palestras, quando

participam diversos especialistas. São admitidas perguntas.

Utiliza-se essa modalidade, quando se pretende imprimir um caráter

informal e descontraído ao ambiente, estimulando maior integração

dos participantes.

Page 31: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

• Reunião: Esses eventos são promovidos por empresas ou

entidades. Estabelece contato direto com várias pessoas, de breve

duração, pauta preestabelecida para discussão de fatos, análise

situacionais e planejamento de atividades e trabalhos. A produtividade

da reunião depende do relacionamento pessoal e técnico entre os

participantes e a capacidade de liderança do coordenador, para

desenvolver a pauta em andamento dos assuntos. Para maior

objetividade e agilidade recomenda-se que as reuniões não tenham um

número maior que 10 pessoas. Deverá ser estabelecido um horário para

o início e término dos trabalhos. Recomenda-se lavrar em ata ou

relatório, os assuntos discutidos com nome dos responsáveis e prazos

estabelecidos para o cumprimento das obrigações.

Page 32: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

• Rodada de negócios/ Encontro empresarial: Contato entre

empresários, consumidores potenciais, compradores e fornecedores de

produtos e serviços. Os contatos poderão ser previamente agendados e

abrangem acordos comerciais, representações, licenças, exploração de

tecnologia, novos empreendimentos, consultoria, apresentação de

equipamentos e serviços entre outros objetivos.

• Semana: Encontro semelhante ao congresso onde as pessoas

discutem assuntos de interesse comum. A duração é de vários dias e a

dinâmica é a mesma de um congresso.

Page 33: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

• Seminário: É um evento técnico ou profissional regido por um

administrador. Reúne pessoas com o mesmo nível e qualificação,

agrupadas em salas, que discutem aspectos técnicos de um mesmo

tema. Geralmente o seminário é dividido em:exposição, discussão e

conclusão. Freqüentemente contam com um número limitado de

participantes. Após a apresentação dos trabalhos promovem-se

debates. Nos seminários são distribuídos aos participantes material

técnico para consulta e relatório resumido da exposição feita pelo

palestrante. Um seminário com características de curso poderá ser

desdobrado em vários módulos com taxa de matrícula.

Page 34: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

• Simpósio: Evento de caráter científico ou tecnológico promovido por

entidades profissionais para discussão diferenciadas de um mesmo tema

por especialistas, com participação ativa dos presentes. Tem formatação

parecida com mesa-redonda no entanto várias pessoas abordam

diferentes aspectos do mesmo problema. O simpósio poderá ser

realizado em um ou mais dias. No decorrer do evento poderão ser

formuladas perguntas por escrito, e ao final realiza-se um debate amplo.

No caso de diversos apresentadores, no mesmo dia, caberá ao

coordenador apresentar cada um e determinar seu tempo de explanação,

além de esclarecer a sistemática a ser adotada nos trabalhos. No fim do

evento deverá ser entregue aos participantes os anais.

Page 35: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

• Workshop: Evento voltado ao debate e ao encontro de soluções

para casos práticos apresentados. Os workshops poderão ter

características de contatos comerciais de curta duração, sem a

participação do público, apenas com fornecedores, compradores e

clientes. A rigor o workshop objetiva a geração de negócios. Ele é

promovido por empresas especializadas, associações de classe, entre

outras. As organizações ofertantes geralmente oferecem despesas de

viagem, transportes, e custos da organização do evento.

Aspectos fundamentais da promoção deste tipo de evento:

1. Estimular vendas

2. Promover contatos.

3. Fazer pesquisa de mercado.

Como atividades complementares pode-se oferecer: palestras, atividades

de lazer sorteios, brindes e outras.

Page 36: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

PRINCIPAIS EVENTOS

(Conf. In Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organização de eventos, 1997)

(Conf. In Zanella, Luiz Carlos, Op.cit.).

Page 37: ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

BIBLIOGRAFIA

• ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos. Rio de

Janeiro:Editora Campus,2003.

• MARTIN, Vanessa. Manual prático de eventos. São Paulo:Atlas,2003.