elaboraÇÃo de projetos e planejamento de eventos
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O QUE CAUSAM
ELABORAÇÃO DE PROJETOS E
PLANEJAMENTO DE EVENTOS
O QUE CAUSAM
EVENTOS
•Conceituação
São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing,
aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais,
objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços.
EVENTOS ESPECIAIS
•Conceituação
São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas
para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos
de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma
atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a
autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In
Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).
O QUE CAUSAM
EVENTOS E TURISMO
•Eventos são significativos na área de turismo. É uma das atividades que
mais crescem no setor.
•60% do fluxo turístico mundial corresponde à viagens de lazer, e 40% são
deslocamentos de caráter comercial ou de negócios. Nas viagens dos
executivos 45% correspondem à participação em eventos.
•De acordo com as estatísticas, os turistas que participam de congressos,
convenções e de outras atividades, têm despesa média três vezes superior
ao turista comum.
•O tempo médio de freqüência do turista de eventos, em viagens, é superior
ao do turista convencional e de lazer.
•90% dos participantes em congressos, convenções e similares comparecem
aos eventos com acompanhantes, gerando receitas extras.
O QUE CAUSAM
IMPORTÂNCIA DOS EVENTOS NA ATIVIDADE ECONÔMICA
• Alguns eventos cumprem programação tradicional e regular,
anualmente.
• Mudanças políticas ou conjunturais não provocam repercussão imediata
e
direta em eventos programados com antecedência.
• Eventos:
1. Colaboram para assegurar a estabilidade da atividade econômica.
2. Estimulam e consolidam contatos comerciais.
3. Aumentam a taxa de ocupação dos hotéis elevando as receitas de
empresas, ligadas direta ou indiretamente ao turismo.
4. Ampliam a arrecadação de impostos e tributos.
O QUE CAUSAM
IMPORTÂNCIA DOS EVENTOS NA ATIVIDADE ECONÔMICA
5. Proporcionam geração de emprego e renda.
6. Contribuem para melhoria dos serviços de infra-estrutura.
7. Estimulam investimentos.
8. Promovem atividades complementares ao evento.
9. Consolidam uma imagem favorável da localidade-sede
(Conf. In Zanella, Luiz Carlos, Manual de organização de eventos, 2006).
O QUE CAUSAM
IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS SOCIAIS E CULTURAIS
•Vivência local compartilhada.
•Revitalização de tradições.
•Fortalecimento do orgulho comunitário.
•Legitimação de grupos comunitários.
•Aumento da participação da comunidade.
•Apresentação de idéias desafiadoras e novas.
•Expansão de perspectivas culturais.
O QUE CAUSAM
IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS SOCIAIS E CULTURAIS
•Alienação e manipulação da comunidade.
•Imagem negativa do evento na comunidade.
•Comportamento destrutivo de participantes.
•Abuso do álcool e drogas dos mesmos.
•Deslocamento social e perda do conforto da comunidade.
O QUE CAUSAM
IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS FÍSICOS E AMBIENTAIS•Exposição do meio ambiente.
•Fornecimento de melhores hábitos.
•Aumento de consciência ambiental.
•Legado de infra-estrutura.
•Melhoria dos transportes e comunicações.
•Transformação e renovação urbana.
O QUE CAUSAM
IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS FÍSICOS E AMBIENTAIS
•Danos ambientais.
•Poluição.
•Destruição de patrimônio.
•Perturbação acústica.
•Engarrafamentos.
O QUE CAUSAM
IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS POLÍTICOS
•Prestígio internacional.
•Melhora do perfil da comunidade.
•Promoção de investimentos.
•Coesão social.
•Desenvolvimento das capacidades administrativas.
O QUE CAUSAM
IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS POLÍTICOS
•Risco de insucesso do evento.
•Desvio de fundos.
•Propaganda enganosa.
•Perda do controle comunitário.
•Legitimação de ideologias.
O QUE CAUSAM
IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS DE TURISMO E ECONOMIA
•Promoção do destino e incremento do turismo.
•Aumento do tempo de permanência do turista.
•Maior lucratividade da localidade-sede.
•Aumento de arrecadação de renda e impostos.
•Geração de empregos e renda.
O QUE CAUSAM
IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS DE TURISMO E ECONOMIA
•Resistência da comunidade ao turismo.
•Perda de autenticidade regional.
•Exploração econômica e social.
•Preços inflacionados.
•Custos de oportunidade.
•Danos a reputação da localidade-sede.
ALLEN, Johnny et allii, Op.cit.
O QUE CAUSAM
DESENVOLVENDO O CONCEITO DO EVENTO
Questões importantes para o processo de desenvolvimento da
organização de um evento.
•Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a
viabilidade de se produzir um evento.
•Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.
•Quando o evento será realizado?
•Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha
para a platéia e para o promotor do evento.
•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos,
expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.
O QUE CAUSAM
TIPOS DE EVENTOS
•Eventos Comerciais: convenção, workshop, mostra, leilão, feira,
exposição,desfile, encontro, reunião,etc.
•Eventos Culturais: congresso, seminário, simpósio, conferência,
curso, palestra, mesa-redonda, painel, fórum, etc.
•Eventos Sociais: recepção, baile, casamento, formatura, garden
party,aniversário, passeio, etc
•Eventos Artístico-Culturais: desfile, festival, concerto, show, mostra,
exposição, etc.
•Eventos Gastronômicos: banquete, coquetel, festival, etc.
O QUE CAUSAM
TIPOS DE EVENTOS
•Eventos Esportivos: competição, remate, excursão, premiação.
•Eventos Políticos: debate, reunião, palestra, homenagem, convenção.
•Eventos Históricos: aniversário, inauguração, comemoração, desfile,
etc.
•Eventos Religiosos: encontros, conclave, concílio, cerimonial.
•Eventos Técnico-científicos: congresso, seminário, palestra, etc.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
•Banquete – Jantar de gala: Evento gastronômico, solene, festivo,
realizado para celebrar acontecimento relevante de caráter social,
familiar, político, cultural, profissional e outros. O banquete caracteriza-se
pela decoração e requinte do local, elegância do vestuário dos
participantes, excelência do cardápio e dos serviços prestados.
•Brainstorming: Encontro onde as pessoas expõem idéias acerca de
questionamentos propostos. O coordenador encarrega-se de selecionar a
melhor sugestão apresentada, pelo grupo, para a solução da questão
discutida. Há nesta técnica uma fase criativa e outra avaliativa, que
permite a análise de todas as possibilidades. A organização da ação
divide-se em:exposição do problema por 10 a 15 minutos, lançamento e
seleção idéias e síntese.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
•Conclave: Evento de caráter religioso onde se discutem temas de
ordem ética e regulamentar. Os expositores são religiosos e a
organização é semelhante a um congresso.
•Concurso – Competição: Abrange as áreas cultural, científica,
estética, esportiva, etc. Um concurso é disciplinado por regulamento e
coordenado por grupo de especialistas em processo de seleção.
É necessário um regulamento que deve conter os aspectos relacionados
ao evento como: datas, duração, participantes, júri, procedimentos,
critérios de avaliação, recursos, julgamentos e prêmios.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
•Conferência: Exposição de um tema de interesse geral, por
especialistas, dirigida a um público com bom nível cultural. A conferência
é similar a palestra, porém mais formal. O diretor da entidade
promotora, ou presidente da mesa, procede sua abertura, apresentando
ao público o conferencista e o tema que será debatido. Poderá ser
indicado um moderador, que ajudará o coordenador ou o presidente da
mesa, na condução dos trabalhos. São permitidas perguntas ao
conferencistas por parte do público, através de formulários.
•Congresso: Encontro solene, de grande porte com número elevado de
participantes, promovido por entidades ou associações de classe, que
pode ter caráter regional, nacional ou internacional. Seu objetivo é a
apresentação e o debate de assuntos atuais e específicos de
determinada categoria.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
A programação do evento poderá compor-se de:mesas-redondas,
sessões plenárias, reuniões e outros. Em sua maioria os congressos
realizam-se em períodos regulares. Os trabalhos apresentados, reunidos
em conjuntos, são em forma de anais, e são entregues aos participantes.
A estrutura operacional é: mestre de cerimônias, oradores, painelistas,
debatedores, coordenador ou moderador. É tradicional a intensa
programação social, gastronômica, passeios e comemorações no
decorrer dos congressos.
•Convenção: Encontro, reunião, assembléia ou similar, realizado
esporadicamente com duração média de cinco dias, promovido por
associações de classe ou entidades civis, objetivando o congraçamento e
integração de grupos. Nas convenções, abordam-se temas de interesse
específico à atividade profissional dos participantes.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
Na programação incluem-se atividades de lazer, distribuição de brindes e
sorteios. A estrutura operacional é composta por: coordenador, orador e
debatedores.
•Coquetel: Recepção gastronômica de curta duração para
comemorações e promoções de atos e datas significativas, como:
apresentação de produtos ao mercado, recepção de pessoas, posse em
cargos, casamentos, inaugurações, homenagens, abertura e
encerramento de eventos principais. O coquetel caracteriza-se como
recepção simples e pela informalidade dos serviços, liberdade e
descontração no vestuário dos participantes. Poderá substituir ou
antecipar um almoço ou jantar.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
•Debate: Apreciação e discussão por vários debatedores de temas
específicos, geralmente, controvertidos e antagônicos, defendendo
pontos de vista diferenciados.
Os debates são promovidos por entidade oficial e dirigido para técnicos e
estudantes de maior nível. O debate é dirigido por um mediador,
moderador ou coordenador ao qual serão atribuídos poderes para
assumir posições e simular situações objetivando ativar discussões entre
os participantes. O moderador apresenta o tema, destaca os assuntos a
serem debatidos e os objetivos do debate. Em geral a assistência não
participa do debate e pode manifestar-se por aplausos e protestos
moderados.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
•Desfile: Evento promovido geralmente por confecções de moda para
apresentação de seus produtos. A promoção de um desfile exige técnica
especial, pois deverá alinhar um público selecionado, produtos
requintados, escolha de manequins e excelência dos ambientes onde se
realiza. O desfile poderá ser realizado em uma passarela, ambiente
especial coordenado por um mestre de cerimônias.
Entrevista coletiva: Encontro onde o entrevistado faz explanação e
logo após é questionado pelos jornalistas. Dependendo do entrevistado
as perguntas são previamente submetidas a apreciação. A ordem é:sala
e cadeiras, serviço de alimentos e bebidas, press kit.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
Feiras e Exposições: Eventos de caráter comercial e de grande porte,
que reúnem fornecedores, fabricantes, vendedores, compradores ou
clientes, consumidores ou usuários, entidades de fomento, bancos, entre
outros, para estabelecer contatos comerciais, exposições de produtos,
serviços, apresentação ou lançamentos de novas tecnologias. O objetivo
é o de proporcionar contatos comerciais. As feiras podem ser “fechadas”
ou “abertas” ao público. Por sua grandeza e complexidade esses eventos
poderão exigir ampla área de ocupação e complexidade na montagem.
Usa-se a denominação de mostra ou salão à que se aplica a eventos
com a mesma característica porém de pequeno ou médio porte.
Conceitua-se também como mostra o evento com a finalidade apenas
de divulgar, sendo necessário materiais como folders, catálogos e
brindes.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
•Fórum: Evento organizado por entidade oficial, para discussão e
debate, de forma ampla de temas específicos e atuais, e com a
participação de elevado número de pessoas interessadas ou
representantes de setores de atividades ou associações de classe.
O fórum é dirigido por um coordenador que comanda o grupo de
debatedores. Este evento exige ambientes amplos e eficiente infra-
estrutura de serviços de apoio. O fórum poderá durar vários dias.
•Garden Party: Evento promovido, freqüentemente no verão, ao ar
livre, com início à tarde, prolongando-se até à noite. Geralmente
realizado junto ao jardim ou à piscina, com mesas ao redor do palco ou
tablado e decoração festiva. O cenário inclui pistas de dança e o cardápio
consiste em petiscos.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
•Jornada de trabalho / Encontro técnico: Eventos periódicos
promovidos por entidades ou classes, com duração de vários dias,
reunindo grupos de profissionais para apresentação e troca de idéias,
discussão de temas atuais e de interesse especifico. Estimula a troca de
experiências e conhecimentos, em torno de determinado tema. Poderá
ser realizada em vários dias, em salas distintas, para abordagens de
temas diferenciados. A condução da ação é feita por um coordenador que
apresentará a conclusão dos trabalhos dos diversos grupos.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
•Mesa-redonda: Evento promovido por entidades profissionais, de curta
duração, controlado por um moderador com a participação de um
número reduzido, quatro ou oito pessoas, com especialistas para debater
coletivamente com tempo limitado e tema preestabelecido. Em alguns
casos no término do evento é elaborado relatório conclusivo. O público
poderá participar de forma direta ou indireta com encaminhamento de
perguntas à mesa. A promoção de mesa-redonda é feita
esporadicamente e não tem continuidade ou freqüência.
•Oficina: Semelhante ao workshop, no entanto, é mais utilizada na área
educacional.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
• Painel:Discussão e análise informal de um problema ou tema pré-
selecionado, de natureza técnica, por um palestrante, técnico ou
debatedores, com a participação de um grupo de pessoas. Nos painéis
nem sempre se obtém a solução completa dos problemas embora as
conclusões possam orientar soluções e decisões.
A organização de um painel obedece ao seguinte roteiro:
1. Definição do tema.
2. Seleção do coordenador ou moderador do painel e dos painelistas ou
especialistas no tema a ser abordado, de quatro a oito pessoas.
3. Definição da metodologia de trabalho.
4. Fixação do tempo para discussão e perguntas dos participantes.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
Geralmente o painel é desdobrado em duas etapas, com apresentação
e discussão dos painelistas, na primeira e a participação do público na
segunda etapa. O período de discussão deve ser em média 1h30m.
5. Promoção de reunião antecipada entre painelistas e moderador,
com definição de atribuições básicas:
a. Apresentar tema e objetivo da reunião ou discussão.
b. Apresentar componentes do painel, da esquerda para a direita ou de
acordo com o nível hierárquico dos participantes.
c. Informar aos participantes o regimento interno do painel.
d. Encerrar o evento dirigindo-se aos painelistas, público e
colaboradores.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
O moderador deverá empenhar-se para manter a discussão em nível
elevado contornando eventuais problemas e conflitos.
• Palestra: Apresenta características de uma conferência, com menor
formalidade e com público de assistência reduzida, com noções sobre o
assunto. É a apresentação de um tema preestabelecido e de interesse
específico, com limitação de tempo de duração. A palestra pode ser
proferida sob simples narrativa, por meio de ciclo de palestras, quando
participam diversos especialistas. São admitidas perguntas.
Utiliza-se essa modalidade, quando se pretende imprimir um caráter
informal e descontraído ao ambiente, estimulando maior integração
dos participantes.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
• Reunião: Esses eventos são promovidos por empresas ou
entidades. Estabelece contato direto com várias pessoas, de breve
duração, pauta preestabelecida para discussão de fatos, análise
situacionais e planejamento de atividades e trabalhos. A produtividade
da reunião depende do relacionamento pessoal e técnico entre os
participantes e a capacidade de liderança do coordenador, para
desenvolver a pauta em andamento dos assuntos. Para maior
objetividade e agilidade recomenda-se que as reuniões não tenham um
número maior que 10 pessoas. Deverá ser estabelecido um horário para
o início e término dos trabalhos. Recomenda-se lavrar em ata ou
relatório, os assuntos discutidos com nome dos responsáveis e prazos
estabelecidos para o cumprimento das obrigações.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
• Rodada de negócios/ Encontro empresarial: Contato entre
empresários, consumidores potenciais, compradores e fornecedores de
produtos e serviços. Os contatos poderão ser previamente agendados e
abrangem acordos comerciais, representações, licenças, exploração de
tecnologia, novos empreendimentos, consultoria, apresentação de
equipamentos e serviços entre outros objetivos.
• Semana: Encontro semelhante ao congresso onde as pessoas
discutem assuntos de interesse comum. A duração é de vários dias e a
dinâmica é a mesma de um congresso.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
• Seminário: É um evento técnico ou profissional regido por um
administrador. Reúne pessoas com o mesmo nível e qualificação,
agrupadas em salas, que discutem aspectos técnicos de um mesmo
tema. Geralmente o seminário é dividido em:exposição, discussão e
conclusão. Freqüentemente contam com um número limitado de
participantes. Após a apresentação dos trabalhos promovem-se
debates. Nos seminários são distribuídos aos participantes material
técnico para consulta e relatório resumido da exposição feita pelo
palestrante. Um seminário com características de curso poderá ser
desdobrado em vários módulos com taxa de matrícula.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
• Simpósio: Evento de caráter científico ou tecnológico promovido por
entidades profissionais para discussão diferenciadas de um mesmo tema
por especialistas, com participação ativa dos presentes. Tem formatação
parecida com mesa-redonda no entanto várias pessoas abordam
diferentes aspectos do mesmo problema. O simpósio poderá ser
realizado em um ou mais dias. No decorrer do evento poderão ser
formuladas perguntas por escrito, e ao final realiza-se um debate amplo.
No caso de diversos apresentadores, no mesmo dia, caberá ao
coordenador apresentar cada um e determinar seu tempo de explanação,
além de esclarecer a sistemática a ser adotada nos trabalhos. No fim do
evento deverá ser entregue aos participantes os anais.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
• Workshop: Evento voltado ao debate e ao encontro de soluções
para casos práticos apresentados. Os workshops poderão ter
características de contatos comerciais de curta duração, sem a
participação do público, apenas com fornecedores, compradores e
clientes. A rigor o workshop objetiva a geração de negócios. Ele é
promovido por empresas especializadas, associações de classe, entre
outras. As organizações ofertantes geralmente oferecem despesas de
viagem, transportes, e custos da organização do evento.
Aspectos fundamentais da promoção deste tipo de evento:
1. Estimular vendas
2. Promover contatos.
3. Fazer pesquisa de mercado.
Como atividades complementares pode-se oferecer: palestras, atividades
de lazer sorteios, brindes e outras.
O QUE CAUSAM
PRINCIPAIS EVENTOS
(Conf. In Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organização de eventos, 1997)
(Conf. In Zanella, Luiz Carlos, Op.cit.).
O QUE CAUSAM
BIBLIOGRAFIA
• ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos. Rio de
Janeiro:Editora Campus,2003.
• MARTIN, Vanessa. Manual prático de eventos. São Paulo:Atlas,2003.