PLANEJAMENTO,

SUPORTE E

LOGSTICA DE

EVENTOS Planejamento o que ? Fases do evento Documentos Atribuies em eventos

Profa. Esp. Rosemary Lima

O processo de planejamento do

evento O planejamento, a exemplo de qualquer atividade humana,

a primeira etapa na organizao de um evento e, se bem

realizado, o evento tem mais chances de ser bem sucedido.

o primeiro esforo organizacional que engloba todas as etapas

de preparao e desenvolvimento do evento.

Conceituamos planejamento como um processo desenvolvido

para alcanar uma situao desejada, de modo mais eficiente

e efetivo, com a menor concentrao de esforos e recursos

pela empresa.

O processo de planejar envolve um salutar modo de pensar.

Envolve indagaes , que, por sua vez, envolvem

questionamentos do tipo:

Por que planejar?

Planejar o evento ganhar agilidade no desempenho, melhorar a eficincia na execuo das tarefas, mensurar com mais acuidade os resultados e ter referncias para avali-los.

Ganha-se tempo;

Despendem-se menos esforos;

Evita-se desperdcio;

Tomam-se medidas que minimizem imprevistos e facilitem sua resoluo quando surgirem;

atingem os objetivos propostos.

Todas essas vantagens e facilidades ganham fora proporcional s dimenses do evento. Ou seja, quanto maior o evento, mais necessrio e indispensvel se torna planejamento que considere os detalhes

O processo de planejamento do

evento 1.Para quem?

O planejamento de um evento precisa levar em conta quem

sero os participantes pagantes ou convidados de um evento e

qual ser a expectativa de comparecimento (item essencial

para questes de oramento). O Para quem tambm tem

relao com os palestrantes que podero participar, o local a

ser escolhido, a data e o oramento.

2.O que dever ser feito?

Aqui ser necessrio refletir profundamente sobre o objetivo

do evento para que este possa transmitir uma imagem

coerente com sua razo de existir atravs das atividades que

devero ser desenvolvidas durante o acontecimento, tudo isso

alinhado ao planejamento oramentrio.

3. Como?

O formato e a durao do evento so fatores essenciais e que

tero efeito sobre todas as consideraes. Um evento de

durao muito longa poder provocar o afastamento ou

desmotivao dos participantes, pelo seu custo e exausto.

Um evento muito breve pode deixar a desejar. Estes itens

definiro onde o evento ser realizado e conduzir de forma

definitiva o oramento.

4. Com que finalidade? -

Objetivos Esta quase certamente a pergunta primordial. Jamais a ignore ou subestime. Identificar por que o evento ser realizado a coluna vertebral que unir todo o corpo do evento. ela que conduzir todos os detalhes do evento.

Os objetivos so compreendidos enquanto metas a serem atingidas com a realizao de um evento. Estas podero j estar esclarecidas pelo empreendedor ou necessitarem de interveno do profissional de eventos para defini-las. Iro, obviamente, atender s especificidades do produto ou servio que originaram a criao do evento.

Ao traar os objetivos formulam-se, em termos especficos, os resultados finais desejados, ou seja, os objetivos no so as metas de vendas e lucros diretos (salvo em eventos destinados a este fim especfico), mas as solues traduzidas em resultados que levam s vendas, ao lucro e explorao de novas oportunidades.

Alguns objetivos comuns podem ser relacionados a

seguir:

Tornar o produto ou servio acessvel e disponvel a um nmero maior de compradores;

Oferecer maior satisfao s necessidades dos clientes;

Expandir ou criar novos mercados;

Explorar novas tendncias;

Criar a fidelizao dos clientes;

Promover a qualidade do produto ou servio;

Obter nova penetrao no mercado;

Celebrar convnios com novos parceiros e patrocinadores;

Aumentar o volume de vendas, entre outros.

O profissional de eventos dever, portanto, definir

um objetivo geral e delimitar os objetivos especficos,

quantitativa e qualitativamente, a fim de conceber

um planejamento organizado e um programa de

marketing e promoo de evento satisfatrios,

descritos no projeto do mesmo.

Enquanto os objetivos estabelecem os resultados

finais desejados, o planejamento e suas estratgias

delineiam as aes especficas recomendadas em

projeto para obter esses resultados.

5. Onde?

A localidade que sediar o evento dever ser escolhida no

incio do processo, e o local pode ser um ativo chave para a

promoo de um evento. Na busca pelo lugar ideal , a

acessibilidade pode ser um diferencial.

6. Quando?

A noo de timing outro item que merece muita ateno.

Maior flexibilidade na hora de fixar as datas ajuda a

conseguir preos melhores. No esquecer de pesquisar o

melhor horrio do dia, o (s) melhor (es) dias da semana e a

melhor poca do ano tudo em funo dos participantes.

importantssimo no esquecer de checar o calendrio de

eventos da localidade, a sazonalidade, feriados prolongados,

pocas de crises polticas, religiosas, cvicas ou

socioeconmicas, e os compromissos dos participantes.

Etapas

De modo geral, podemos dizer que

um evento acontece em quatro

etapas:

Concepo Incorporao da

ideia

Pr evento: Planejar, conceber,

organizar.

Trans evento: Executar,

realizar.

Ps- evento: Avaliar, fechar.

1. Concepo

A etapa inicial de um planejamento de eventos

acontece com a concepo, que a gerao da ideia

do evento e a obteno das informaes preliminares

para o desenvolvimento do planejamento de evento.

Nesta fase analisada a necessidade da realizao

do evento, identificando seus objetivos, analisando

resultados desejados e apresentando os detalhes que

orientem o desenvolvimento do projeto do evento.

Antes de organizar um evento, importante que a ideia seja

incorporada por alguns empreendedores, que comearo a lhe

dar forma, mediante o levantamento do maior nmero de

elementos, tais como:

reconhecimento das necessidades desse evento;

elaborao de alternativas para suprir as suas

necessidades;

identificao dos objetivos especficos;

coleta de informaes sobre os participantes,

patrocinadores, entidades e outras instituies em

potencial;

listagem dos resultados desejados;

estimativas de exequibilidade econmica e tcnica;

estimativas de tempo e recursos necessrios;

estabelecimento de diretrizes;

elaborao dos contornos do projeto.

Documentos

gerados:

Pesquisa de

Campo;

Questionrio;

Briefing;

Cronograma;

Pesquisa de Campo

(Mercado)

Hoje, nada se cria, se lana ou se promove sem o estudo das necessidades, interesses e desejos do mercado. Qualquer iniciativa de marketing ter sua origem na inteno de satisfao das expectativas do cliente em relao a produtos e servios.

Em relao ao evento no poderia ser diferente, j que se constitui em uma importante estratgia de marketing. A pesquisa de mercado ir viabilizar elementos decisrios para a concepo (ou no) de determinado tipo de evento, em uma ocasio especfica.

Essa pesquisa engloba, normalmente:

A pesquisa de opinio;

A pesquisa sobre eventos semelhantes;

A determinao do pblico alvo potencial;

A pesquisa de opinio a coleta de informaes que ir

permitir a anlise da possibilidade (ou no) da

realizao do evento, sob a tica da expectativa do

mercado.

Os clientes potenciais ou pblico alvo, constituem-se

naquelas pessoas que se pretende atingir com a

realizao do evento. Cada organizao, pessoa, produto

ou servio tem seu pblico alvo especfico, mas a

necessidade de sobrevivncia destes faz com que o

pblico seja ampliado ou reduzido por ocasio dos

eventos.

Questionrio

Formulrio de pesquisa a ser aplicado ao

possvel pblico - alvo com vistas a

formar um ideal do evento a ser

projetado.

Briefing

Na rea de eventos, a concepo e o briefing so somente um apanhado de

informaes bsicas de direcionamento de eventos, que devem representar

praticamente um interrogatrio da expectativa e da ideia de evento do

cliente para o desenvolvimento das outras etapas do planejamento.

um conjunto de informaes e instrues facultadas e necessrias para

o desenvolvimento do planejamento de eventos. So os aspectos relevantes

do evento listados entre o organizador e o cliente.

Esse instrumento aplicado no s para buscar as informaes dos itens a

compor o planejamento mas tambm, quando se torna necessrio

esclarecer algum, resumidamente, do andamento do processo ou de

qualquer problema que no est solucionado.

O organizador busca colher junto ao cliente os desejos, as expectativas e

os aspectos mais relevantes para o planejamento de evento e por

consequncia a execuo do mesmo. atravs do briefing que o

organizador desenvolvera todas as aes do planejamento para sua

melhor execuo.

Cronograma Este documento fornece uma lista de atividades importantes

para que se possa estabelecer um planejamento para a

perfeita organizao do seu evento.

Adapte-o s suas necessidades e estabelea suas prprias

datas ideais e, caso existirem, datas alternativas para a

realizao do evento.

Pr- evento a fase essencial do evento, onde haver a definio do

projeto e o planejamento de todas as atividades, bem

como o detalhamento de receitas e despesas esperadas,

com a deciso de que tipo de fornecedores e profissionais

devero ser contratados. Tambm so equacionados os

controles administrativos e financeiros. Tudo isso girar

em funo dos objetivos gerais e especficos do evento e

da previso de receitas estimadas.

Nesta fase so definidas e realizadas atividades como:

Servios iniciais

Servios de secretaria;

Detalhamento do projeto;

Outras;

Servios iniciais

So as providncias imediatas aps a deciso de realizar o evento:

Identificao dos rgos governamentais, entidades e empresas com interesses voltados execuo do evento para fornecer patrocnio, subvenes, doaes e outros;

Levantamento de nomes e confirmao de convidados, conferencistas, autoridades, atraes, etc.

Definio de responsabilidade de todos os profissionais de servio envolvidos nas fases de pr-evento, trans-evento e ps evento;

Abertura de conta bancria especial para o evento (receita-despesa) sob inteira responsabilidade da empresa organizadora;

Servios de secretaria A secretaria do pr evento responsvel por executar antecipadamente alguns servios e atividades para compor a estrutura administrativa e institucional do evento:

Preparao de correspondncia preliminar;

Expedio de correspondncia preliminar para as entidades governamentais, presas e pessoas que possam colaborar de alguma forma como evento;

Tomada de preo e confeco de material administrativo (papel, carta, envelopes, impressos em geral e outros) necessrios para o evento;

Controle e arquivo de correspondncia recebida e expedida;

Remessa de circulares e cartas informativas para os participantes potenciais e outros;

Recebimento, controle e classificao dos trabalhos a serem apresentados;

Recebimento, controle e confirmao de inscries;

Obteno de cadastro de pessoas que possam se inscrever como participantes (mailing list)

Criao e execuo de fluxogramas de informaes;

Identificao, seleo e contratao de prestadores de servios necessrios para a organizao do evento.

Detalhamento do projeto A elaborao do pr - projeto para a organizao do evento o passo inicial, porque apresenta, em linhas gerais, a ideia do que se pretende realizar. Para tanto, necessrio que esse pr-projeto seja detalhado, transformando-se o projeto do evento.

Os principais itens que devem ser focados nesse projeto e que compem a estrutura organizacional de um evento:

Definio do produto;

Escolha do local;

Definio de data;

Elaborao de temrio e calendrio;

Identificao e anlise dos participantes;

Estratgia de comunicao e marketing;

Infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios;

Servios de transportes pra participantes e convidados;

Hospedagem dos participantes e convidados;

Programao social, cultural e turstica;

Agncias de viagens e turismo;

Recursos financeiros;

Cronograma bsico.

Definio do produto;

a etapa do evento em que so contemplados, seus objetivos, tipologia, pblico a ser atingido e justificativa de realizao, isto , necessidades que o evento atender ao concretizar-se.

Escolha do local;

O local no envolve apenas o espao fsico onde o evento acontecer, mas tambm a prpria localizao geogrfica em que se encontra.

Definio de data;

Diversos cuidados devem ser tomados, tendo em vista, o calendrio promocional e a rea geogrfica a ser atingida.

Elaborao de temrio e calendrio;

Entende-se por temrio fixao antecipada dos assuntos a serem abordados durante o evento. Todo temrio deve apresentar um tema central, que servir de linha mestra para o seu desenvolvimento.

Calendrio

O calendrio constitudo pela distribuio das atividades do evento em datas e horrio. A partir da elaborao do calendrio, tem-se o chamado programa geral do evento.

Identificao e anlise dos participantes;

Por identificao entende-se a deteco da natureza e das peculiaridades do pblico- alvo ou participantes potenciais, ou seja, saber quem , o que faz, onde vivem e outras.

A anlise, por sua vez, disseca as caractersticas dos participantes aprofundando-se no sentido d descobrir suas principais causas de motivao e resistncia.

Estratgia de comunicao e marketing;

A estratgia de comunicao consiste na definio e adequao dos meios e mensagens a serem utilizados, na busca de informar, sensibilizar e motivar o pblico-alvo.

Infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios;

O planejamento dos recursos audiovisuais consiste em identificar e analisar as caractersticas do evento e as necessidades dos participantes e oradores, estabelecendo, em funo dessas anlises os equipamentos que sero necessrios.

Por recursos materiais, entende-se toda a gama de produtos necessrios nas etapas de operacionalizao do evento (material de expediente, material de participante e equipamentos).

A contratao de servios profissionais para um evento deve ser realizada aps uma criteriosa seleo. Tudo o que for acordado, deve ser assegurado mediante um contrato de prestao de servios especficos para este fim.

Hospedagem dos participantes e convidados;

Fatores como a condio socioeconmica e cultural dos participantes e convidados devem ser considerados no planejamento de hospedagem de um evento;

Programao social, cultural e turstica;

As atividades culturais e tursticas paralelas de um evento assumem da responsabilidade pelo clima que se deseja imprimir aos participantes. Os programas sociais , culturais e tursticos mais comuns so: coquetis, shows, city tours, jantares, almoos e passeios.

Agncias de viagens e turismo;

Para facilitar e agilizar a prestao de servios de transportes, hospedagem, atividades sociais, culturais e tursticas aconselhvel a contratao de uma agncia de turismo.

Recursos financeiros;

Podem ser definidos por meio da previso e da organizao e controle das entradas e sadas de recursos.

Cronograma bsico.

Este instrumento apresenta a distribuio ordenada das atividades e providncias dentro de determinado espao de tempo.

Documentos

gerados:

Oramentos;

Follow up;

Contratos;

Programao;

Script;

Matriz de

responsabilidades;

Projeto.

Oramento. O oramento composto pela

apurao de todas as despesas

para o custeio de um projeto,

alm de identificar as fontes de

recursos pra a captao de

verbas (receitas) para amparar

estas despesas planejadas. Os

oramento de despesas devero

ser expressos em vrias

alternativas para estudo e

avaliao pelo interessado das

opes e deciso final, e serve

de base para o contrato de

servios.

Follow up Follow up uma expresso em

ingls que significa

acompanhar ou fazer o

acompanhamento.

um formulrio utilizado para

acompanhamento e avaliao

de algo j foi feito, para obter

uma resposta.

Em Eventos uma ferramenta

de auxlio no desenvolvimento

de negociaes com clientes e

fornecedores ajudando a

controlar prazos de entrega,

satisfao com o servio,

alteraes de oramento etc.

Contratos. Um contrato um compromisso mtuo que obriga ao

vendedor fornecer o produto especificado e obriga ao

comprador pagar por ele. Um contrato um relacionamento

legal sujeito a recurso no tribunal. O acordo pode ser simples

ou complexo, usualmente (mas no sempre) refletindo a

simplicidade ou a complexidade do produto. A maioria das

organizaes tm polticas e procedimentos documentados

definindo quem pode assinar tais acordos em nome da

empresa, tipicamente chamado de um delegao de

autoridade para aquisies.

As questes legais, geralmente, envolvem o organizador, o

local de realizao do evento e o fornecedor. Assim, pela

delicadeza da relao, os conhecimentos do organizador iro

definir do sucesso ou fracasso do evento que est realizando.

Existem cinco critrios bsicos para se idealizar um contrato.

1. CONSENTIMENTO MTUO

necessrio um acordo ou consentimento mtuo para se

estabelecer um contrato. Isso geralmente demonstrado pela

demanda da parte interessada em locais, equipamentos, ou servios

(o contratante) e as empresas, pessoas e mesmo entidades

interessadas em ofert-los (contratados). Se as partes envolvidas

concordarem, esse acordo caracterizado pela aceitao dos termos

e condies de oferta e demanda.

2. PARTES COMPETENTES

A fim de que o contrato exista, devem existir as partes interessadas

ou competentes. Competentes porque assim o judicirio entende

que so as pessoas com capacidade e competncia legal, alm de

autoridade para figurarem em um contrato que seja de interesse de

ambos, ou empresas por estas representadas. Portanto, o

organizador de eventos deve se certificar de que a pessoa ou

empresa que esteja oferecendo os seus prstimos possui autoridade

e a competncia para celebrar um contrato, em toda a sua extenso.

3. CONSIDERAO

Considerao o preo pago, conforme a associao. No

cabe ao judicirio entrar no mrito da discusso dos valores

estipulados , considerando-se que esse valor pode no

representar um valor economicamente real ou ser menor do

que outros praticados no mercado. Desde que haja um

acordo mtuo, o contrato celebrado.

4. MUTUALIDADE

Enquanto houver considerao legal, ela existir em e para

as partes envolvidas, de forma, a haver um contrato. Assim,

o discernimento legal aponta a necessidade de haver um

contrato de obrigaes e direitos suficientes de ambos os

lados. Se no houver esta obrigatoriedade, o contrato pode

no ter considerao legal e deixar de existir.

5. EXECUTVEL

Para ser executvel , um contrato deve ir de encontro com

certas exigncias como ser feito por escrito, ou deve ser para

um propsito vlido.

Decorao;

Traduo e interpretao;

Imprensa;

Segurana e vigilncia;

Montagem e instalaes;

Sinalizao;

Transitrio;

Seguro;

Transporte para

participantes e convidados;

Servios de hospedagem;

Buffet;

Entretenimento;

Servios que podem ser contratados:

Recursos Humanos

Recursos Materiais:

Projetor;

Rdios Comunicadores

Multimdia;

Apontador laser;

Quadro mgico;

Tela para projeo;

Flip Shart;

Aluguel de automveis;

Ambulncia;

Iluminao;

Estrutura;

TV/Vdeo;

Som;

Telefone;

Computadores e

impressoras.

Programao

A programao

de um evento

consiste no

detalhamento de

todas as

atividades

programadas no

decorrer do

evento indicando

atrao, local, e

horrio de cada

acontecimento.

Script Trata-se de detalhar no papel tudo que

acontecer em cada momento do evento, como:

quem fala (e o que fala), que hora se ilumina o

palco, que hora entra o fundo musical, paradas,

sequncias, texto entremeando a apresentao,

quem fica ou sai do palco, quando se abre/fecha

cortina, etc. Tudo em sequncia, com aes

gradativas, paralelas ou no, sucesso de

atividades, etc.

Dependendo do evento, exige-se um diretor de

palco, que faz as marcaes de presena

humana, luz, projees, iluminao, som,

efeitos especiais, etc. a imaginao e

detalhamento por escrito de tudo que ocorrer

no evento, sem deixar buracos ou espaos.

O script da cerimnia ou reunio deve ser elaborado

antecipadamente e poder sofrer alteraes lpis ou

caneta, minutos antes do incio. Deve ser informado aos

participantes da mesa, se eles podero fazer o uso da

palavra ou no. Indaga-se s autoridades se gostariam

de falar. Tudo de acordo com o roteiro pr-estabelecido.

O mestre de cerimnia dever ter em mos cartes com

os nomes das pessoas, autoridades e seus cargos. Esses

cartes sero emprestados queles que iro fazer o uso

da palavra. Todavia, para no prolongar a reunio(se

forem muitos os componentes da mesa ) e para no se

repetir todos os nomes ao incio de cada fala, dever ser

feita pelos oradores referncia pessoa mais importante

e aos demais somente, assim: Dignssimos Presidentes

de entidades presentes, demais autoridades, senhoras e

senhores.

uma espcie de organograma do evento,

mais que isso, contm a descrio de funes

e suas respectivas tarefas assim como do

momento, e sequncia de execuo de cada

uma.

Matriz de Responsabilidades

Para o planejamento e a

organizao de um evento

e a operacionalizao de

um evento, primordial

elaborar um projeto com

informaes bsicas que

direcionam o

desenvolvimento das

atividades necessrias

sua efetivao.

Projeto

1. Capa

2. Ttulo (nome do evento);

3. Associao, empresa ou indstria promotora

4. Entidade e/ou empresa organizadora;

5. Cidade-sede

6. Local do evento

5.1 Nome

5.2 Endereo

5.3 Cidade e Estado

Modelo de Projeto

6. Tema do evento

7. Objetivos (o que se pretende alcanar com o evento)

7.1Geral

7.2Especfico

8. Justificativa (por que importante a realizao do

evento)

9. Plico alvo (perfil e nmero previsto de

participantes)

10. Descrio do Evento

11. Perodo de realizao do evento e horrio

12. Programao preliminar do evento

13. Taxa de inscrio e/ou ingresso

13. 1 Ingresso (valores de acordo com o local)

13.2 Inscrio (gratuita e/ou preos previstos e prazos)

13.3 Outros

14. Recursos necessrios

14.1 Recursos humanos

14.2 Recursos materiais (administrativos)

14.3 Materiais de divulgao

14.4 Recursos audiovisuais e equipamentos

14.5 Diversos

15. Instalaes (descrio e localizao dos espaos fsicos

que sero utilizados pelo Evento)

16. Servios (transporte, hospedagem,

alimentao, sonorizao, decorao e

outros)

17. Plano de divulgao e marketing

18. Previso oramentria

18.1 Receitas

18.2 Despesas

19. Cronograma

20. Condies Gerais

Anexos

Modelo de carta convite;

Modelo de material de divulgao;

Modelo de ficha de inscrio;

Modelo de certificado;

Modelo de formulrios em geral;

Regulamento de funcionamento do evento;

Outros.

Transevento Fase decisiva do evento, em que esto

inseridos a coordenao executiva e o controle

financeiro, tcnico administrativo e social do

evento.

o transcorrer das atividades, ou seja, a

aplicao das determinaes previstas no pr-

evento, na qual todas as etapas do evento so

acompanhadas mediante a aplicao do check

list por rea.

Nesta fase, h a montagem do evento no local

escolhido e a operacionalizao do

atendimento ao pblico-alvo. Tambm vo

operar todos os fornecedores e profissionais

contratados durante o pr-evento.

Transevento

Sua durao depende do tamanho do

evento, do tipo de evento, da

programao prevista, das limitaes

impostas pelo espao, entre outras

coisas.

Nesta fase importa:

Controlar Cronograma

Controlar matriz de responsabilidades.

Check list;

Check list

uma relao de providncias, tarefas ou

necessidades do evento.

possvel organizar essa lista de vrias formas:

por ordem alfabtica

por grupos de atividades afins

por setores de organizao

por circunstncia especfica (tais como check-list

da recepo, da programao social, do buffet etc)

Na verdade, o check-list deve atender s

necessidades da equipe organizadora do evento e,

por isso, deve ser formatado da maneira que for mais

eficaz.

reas do evento Secretaria do Evento

Responsvel por todo apoio administrativo do evento, isto

, toda a infraestrutura necessria instalada no local, que

apoiar, direta ou indiretamente, a realizao do evento.

Servio de recepo

considerado o carto de visitas, por ser o primeiro

contato do participante com o clima do evento. Pode ter

postos de atendimento em aeroportos, hotis e locais onde

acontecem as atividades do evento.

Sala recepo ou sala VIP

o local onde autoridades, convidados especiais e

palestrantes so recebidos pela comisso organizadora do

evento. Deve apresentar decorao agradvel e servio de

copa.

Sala de Imprensa

o local montado e equipado para recepcionar a

imprensa e fornecer as informaes do evento.

Neste local, sero realizadas as entrevistas, o

encontro com os jornalistas para a distribuio de

briefing do dia e da relao das autoridades

presentes, convidados especiais e palestrantes.

Servio de comisses tcnicas

De acordo com o porte do evento, necessria a

montagem de salas para discusso, deliberao,

votao e aprovao de determinados aspectos ou

para grupos de trabalhos, conforme subtemas do

evento.

Infraestrutura de apoio externo

Dentro do apoio operacional, caso o porte do evento

assim exija, dever funcionar o apoio externo ao

aeroporto, no hotel, na programao social, cultural

e turstica e traslados.

Ps-evento Aps a realizao do evento. Inicia-se o processo de

encerramento, que consiste na avaliao tcnica,

administrativa e dos participantes. Isto , ocorre a

confrontao dos resultados esperados com os obtidos,

possibilitando identificar os pontos positivos e negativos

do evento.

Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura

montada na fase anterior, dos acertos financeiros e dos

pagamentos dos fornecedores. o momento tambm de

acertar as contas com o cliente (dono do evento):

devolver todos os materiais no utilizados e as

correspondncias oficiais catalogadas e arquivadas

corretamente da apresentao dos relatrios financeiros

e de desempenho evento.

a fase da avaliao dos resultados por

isso importa:

Realizar reunies de avaliao

Elaborar questionrios de avaliao;

Aplicar questionrios

Tabular dados

Elaborar relatrios

Anlise e avaliao

do evento Para a avaliao de desempenho final, sero

juntados os dados estatsticos operacionais e as

pesquisas de opinio realizadas sobre os servios

oferecidos, instalaes, produtos etc. por meio de

entrevistas, telefonemas ou questionrios. As

pesquisas devem ser aplicadas utilizando roteiros

padronizados, de forma clara e objetiva,

permitindo a anlise tcnica e concluses sobre os

resultados e desempenho.

A opinio do pblico importante e valiosa, pois

dever influenciar futuras decises sobre os

produtos e servios e, principalmente, quanto

viabilidade de realizao de eventos similares.

Relatrio

O relatrio final de desempenho e

resultados, contendo basicamente

as seguintes informaes:

Programao do evento;

Histrico das atividades;

Resultado das pesquisas

realizadas com o pblico no incio,

durante e ao trmino do evento;

Dados estatsticos relacionados com as atividades, tais

como:

Nmero de participantes por tipo (congressistas,

expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de

apoio dos participantes etc.);

Nmero e rea ocupada pelos estandes;

Participantes por rea de atividade;

Participantes em funo dos cargos e funes exercidos

(proprietrios, gerentes, supervisores, consultores,

professores, estudantes);

Participantes em funo da origem, nacionalidade,

domiclio, sexo, idade etc.

Anlise das divergncias entre a programao prevista realizada;

Resultado financeiro;

Comentrios e comparativos em relao aos eventos similares j

realizados principalmente quanto ao volume de participantes;

Sugestes, recomendaes, informaes e orientao para os futuros

eventos;

Montagem das pastas com a documentao do evento (formulrios,

relatrios, roteiros de trabalho, correspondncia, material publicitrio,

comprovantes de recebimentos e pagamentos, polgrafos ou apostilas,

fotografias, oramento e cronograma financeiro etc,);

Relatrio do inventrio dos equipamentos e materiais remanescentes;

Apreciao e parecer conclusivo sobre os fatores positivos e negativos

que interferiram no curso do evento e sugestes para futuras

promoes similares;

Manter contato ou encaminhar correspondncia de agradecimento s

pessoas que tiveram maior participao e destaque no evento,

principalmente patrocinadores e colaboradores.

Quem quem em Eventos

O profissional de eventos

Promover eventos uma arte. Exige esforo, energia,

disciplina, dedicao e ainda sintonia entre os

organizadores e o pblico para que tudo saia perfeito.

Muitos falam sobre um promotor de eventos como

profissional de eventos. Mas essa uma atividade e no

uma profisso.

Para se tornar um organizador de eventos necessrio se

tornar um especialista em pblicos, conhecer o pblico da

organizao. Essa a base necessria para o organizador

de eventos.

A ficha tcnica de um evento pode ser resumida em uma

nica linha, quando uma nica pessoa faz tudo acontecer.

Essa condio, no entanto, no a mais comum. A

organizao de qualquer evento, mesmo os menores, conta

com a participao e o trabalho de mais de uma pessoa.

Normalmente, muita gente.

Algumas funes importantes que podemos relacionar:

Idealizador

A concepo do evento e o seu planejamento inicial

caracterizam o idealizador. De uma forma simplificada,

podemos dizer que o idealizador aquele que apresenta o

PROJETO do evento. No apenas quem tem a idia, mas a

pessoa ou a entidade que formata a idia, filtrando absurdos

e descrevendo pblico alvo, objetivos, previso de custos,

previso de resultados, benefcios para os promotores, para

os patrocinadores e para os participantes;

Promotor

O promotor do evento a pessoa ou entidade que compra a ideia do

idealizador. E assume da para frente, todos os riscos e todos os benefcios.

O promotor pode, e at comum que acontea dividir esses riscos e

benefcios com outras entidades, mas, intrinsecamente, o risco todo dele.

O promotor o dono do evento. a pessoa ou a entidade que toma as

decises fundamentais e que responde, financeira e juridicamente pelos

resultados ou consequncias do evento.

Organizador

Organizar um evento consiste em dar forma aos acontecimentos. Fazer

uma definio no que diz respeito ao quanto, como e por quem devem ser

feitas. Ao Organizador do evento cabe o trabalho de dar detalhamento ao

projeto do evento.

Produtor

A produo do evento responsvel pela execuo daquilo que ficou

definido pelo organizador. o produtor (ou a entidade responsvel pela

produo) que toma as providncias, faz compras, contrata servios, enfim,

materializa o evento, naquilo que diz respeito estrutura fsica.

O produtor , em ltima anlise, o responsvel pela materializao do

evento.

Chefe do Cerimonial/Cerimonialista

Responsvel pelo planejamento, coordenao e execuo do evento, em

todas as suas fases, alm do protocolo de implantao com as precedncias

e tratamentos de acordo com a legislao especfica, planejando o roteiro

da solenidade. Nada deve ser feito sem o seu conhecimento.

Mestre de Cerimnias

O Mestre de Cerimnias o condutor do evento. A ele compete conduzir,

com segurana, o evento, do inicio ao fim,, anunciar o roteiro que foi

traado pelo Chefe do Cerimonial, em boa postura e com voz firme.

A funo desse profissional ordenar e orientar a cerimnia. Em

determinados tipos de solenidades, comum usar um casal para conduzir

o evento, visto que, assim, a dupla poder dividir listas de nomes a serem

chamados (agraciados, formandos, etc.), tornando a cerimnia mais

atraente. Pode tambm o mestre de cerimnias elaborar a relao com os

nomes das autoridades presentes, identificar e confeccionar as nominatas

com os nomes das autoridades que devero ser citadas pelo presidente ou

anfitrio da solenidade, conferir o som, orientar as recepcionistas quanto

formao da Mesa, coordenar os garons no servio de gua para Mesa e

conduzir a cerimnia com bom desempenho.

Patrocinador

O patrocnio se caracteriza pela compra do direito de veiculao de um produto,

de uma marca ou de uma idia, associado realizao de um determinado grupo.

O pagamento feito em dinheiro, cujo promotor utiliza da maneira que achar

conveniente.

Apoiador

O apoio freqentemente confundido com patrocnio. Ambos, Apoiador e

Patrocinador contribuem para que o evento seja realizado, mas existe uma

diferena importante: o patrocinador contribui em dinheiro, que o promotor usa

como bem entender. J o apoiador contribui com produtos (mercadorias e

servios) que sejam utilizados no evento. Por exemplo, uma companhia area

pode apoiar um evento fornecendo passagens para os protagonistas

(palestrantes, convidados...) ou patrocinar o mesmo evento, pagando em dinheiro

que ser utilizado onde e como o promotor considerar mais interessantes.

O resultado, para a pessoa que apia ou patrocina um evento muito

semelhante. Para o Promotor do Evento, no entanto a diferena muito

importante: enquanto o apoio viabiliza a realizao daquele evento em especial, o

patrocnio viabiliza a realizao de tudo o que o Promotor faz, inclusive outros

projetos, porque uma contribuio mais ampla e pode ser considerado como um

resultado financeiro do evento.

Bibliografia

MATIAS, Marilene. Organizao de

Eventos: Procedimentos e Tcnicas. 5

edio.Barueri, SP: Editora Manole, 2010.

CESCA, Cleuza G. Gimenez, Organizao

de Eventos. So Paulo: Summus, 1997

ZANELLA, Luis Carlos. Manual de

Organizao de Eventos planejamento e

operacionalizao. Atlas, 2010.