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CONTROLE INTERNO PARA A TOMADA DE DECISÃO: UM ESTUDO VOLTADO ÀS EMPRESAS DE PEQUENO PORTE NO MUNICÍPIO DE ROLIM DE MOURA (RO)

RESUMO: O presente artigo propõe-se a apresentar os conceitos de controle interno, seus objetivos e alguns dos sistemas disponíveis hoje no mercado. Para a sua possível elaboração foram analisados dados coletados por meio de questionários aplicados junto a empresas de pequeno porte (EPP’s) de Rolim de Moura - RO. Um estudo com o objetivo de identificar a importância do controle interno e sua influência na melhoria das atividades operacionais, na tentativa de entender um pouco a realidade das empresas, a teoria em sua real prática. Teoricamente é de suma importância ter um controle interno eficaz dentro da empresa como auxílio para uma futura tomada de decisão.

Palavras-chave: Controle interno. Gestão. Decisão.

INTRODUÇÃO

O controle interno é uma ferramenta utilizada em várias áreas da nossa vida, em casa,

na escola, universidade e nas empresas, abrangendo tanto o setor público quanto a iniciativa

privada, de modo que todos necessitam de controle faltando muitas vezes dimensionar até que

ponto este controle é realmente fundamental. Afere-se que um controle apresenta-se como

fundamental até o momento em que gere bons resultados e não somente despesas e custos.

Saber o momento de se ter uma aplicabilidade maior ou menor depende em grande

parte do gestor, que observará e controlará a empresa como um todo, logo gerando ou não

dados relevantes para a tomada de decisão. Observa-se que o controle interno é composto por

um conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas adotados nas empresas com o intuito de

proteger os ativos, além de fornecer dados confiáveis de maneira a auxiliar à administração no

momento de tomar decisões e principalmente, subsidiar o planejamento.

Partindo da premissa de que a ausência de controle interno constitui uma falha de

gestão em que inúmeras empresas incorrem, a pesquisa propõe-se a identificar como é

desenvolvido o controle interno nas empresas objeto de estudo. Diante dessa perspectiva, a

pesquisa proposta tem como finalidade responder a questionamentos como: como é feito

diariamente o controle interno dessas empresas?; o sistema de controle interno adotado foi

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desenvolvido na própria empresa, de maneira a atender a suas necessidades?; existe

resistência à utilização dos sistemas de controle adotados pelas empresas por parte dos

funcionários?; e, qual a visão dos administradores das EPPs do município de Rolim de Moura

sobre a importância do controle interno para a gestão?

Tendo como objetivo geral identificar a visão da importância do controle interno

para os gestores das EPPs e sua influência na melhoria das atividades operacionais. E os

seguintes objetivos específicos: abordar conceitos inerentes ao sistema de controle interno e

seus componentes; identificar como o controle interno influencia na tomada de decisão;

identificar quais os sistemas de gestão mais utilizados nas atividades diárias das empresas

objeto de estudo; e identificar se há ingerência por parte dos proprietários na gestão da

empresa quando esta é administrada por terceiro.

A cada ano que passa o mercado fica mais concorrido e os custos e despesas para a

manutenção de uma empresa são cada vez mais elevados. Esta é uma realidade no meio

empresarial, independente do porte da empresa e faz com que seja necessária maior atenção

com a sua imagem e com os resultados apresentados nas demonstrações contábeis.

Nesse ambiente há uma necessidade de se buscar alternativas que identifique com

eficiência e eficácia os erros em todas as áreas da empresa na tentativa de evitar gastos

desnecessários e economizar tempo, facilitando assim todo o processo do controle

empresarial. Pensando nessa realidade, almejou-se realizar a presente pesquisa como forma de

obter informações sobre a utilização do controle interno como importante instrumento de

manipulação dos fluxos físicos, operacionais, econômicos, financeiros e patrimoniais das

EPPs do município do objeto em estudo. Referida proposta justifica-se ainda pelo interesse,

enquanto acadêmica de Ciências Contábeis, em conhecer a realidade vivenciada nas EPPs do

município no que tange a aplicação do controle interno no intuito de contribuir para com a

ampliação do conhecimento acerca do assunto tanto no meio acadêmico quanto profissional.

1 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

1.1 CONTROLE INTERNO: CONCEITOS INERENTES

O controle interno é uma ferramenta utilizada por várias empresas independente de seu

porte, uma vez que o cliente tende a exigir produtos e prestação de serviços de qualidade e

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com preços acessíveis, consequentemente isto significa para a empresa maiores investimentos

e uma grande necessidade de implantar sistemas de controle em seus diversos setores, para

que se possa atender o mercado e as necessidades da contabilidade que necessita de ser

alimentada por informações para gerar dados confiáveis. Segundo Attie (2009, p. 244):

[...] a função do controle interno é proporcionar a segurança de que erros e irregularidades possam ser descobertos com razoável prontidão, assegurando assim a confiança e a integridade dos registros contábeis.

Quando se podem identificar erros em tempo hábil, a empresa terá a oportunidade de

tomar as devidas providências rapidamente, evitando conseqüências que pode levá-la até

mesmo à falência. Crepaldi (2004, p. 73) define controle interno como sendo:

[...] o sistema, de uma empresa, que compreende o plano de organização, os deveres e responsabilidades e de todos os métodos e medidas adotadas com a finalidade de: salvaguardar os ativos; verificar a exatidão e fidelidade dos dados e relatórios contábeis e de outros dados operacionais; desenvolver a eficiência nas operações; e comunicar e estimular o cumprimento das políticas, normas e procedimentos administrativos adotados.

Segundo Santos (2006, p. 89), "A administração da empresa é responsável pelo

estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação de que o mesmo está sendo

seguido pelos funcionários e pela sua modificação, no sentido de adaptá-los as novas

circunstâncias".

As avaliações diárias ajudam a identificar se os procedimentos estão sendo executados

de acordo com as normas e o seu planejamento, podendo estes existir fraquezas, falhas, e se

não detectadas rapidamente podem gerar informações falsas influenciando erroneamente na

tomada de decisão.

Attie (2007, p. 185) afirma que “[...] o controle interno compreende todos os meios

planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias atividades

com o propósito de fazer cumprir os seus objetivos".

Uma vez adotado um bom planejamento pela administração os resultados poderão ser

maiores em relação a uma empresa que não se preocupe com a adequação desta ferramenta de

auxílio. Afirma Almeida (2007, p. 63):

O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.

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Importante ressaltar que por mais que o sistema de controle seja excelente, é

necessário que a empresa tenha um quadro de funcionários capacitados para manuseá-los, e os

mesmos saibam como executar, e o gestor, o que e quando modificar, para que o controle

venha a ser positivo para o resultado da atividade fim da empresa.

1.2 SISTEMAS E MODELOS DE GESTÃO

Para que o controle interno adotado possa funcionar corretamente e apresente

resultados positivos é necessário um conjunto de sistemas com vários aspectos que ajudem na

sua execução. Para Gomes e Salas (1999, p. 49), particularmente, existem três aspectos que

facilitam o procedimento:

[...] em primeiro lugar, o caráter estratégico que deve orientar o desenho de sistema de controle; em segundo lugar, a importância do contexto humano, organizacional e social em que opera a organização (que, por sua vez, é um importante instrumento de controle de gestão e de controle social); e, em terceiro lugar, o sistema de controle, como instrumento fundamental dentro do processo de controle.

Ainda segundo Gomes e Salas (op cit., p. 56) existem diferentes tipos de controles

organizacionais: "Controle familiar, controle burocrático, controle por resultados e controle

ad-hoc." Da mesma forma, existem vários sistemas de gestão que podem torna-se um auxílio

para o controle interno adaptado de acordo com as necessidades diárias da empresa e seu

crescimento perante o mercado. Dentre eles destacam-se:

a) os sistemas de informações;

b) sistemas operacionais;

c) sistemas de gestão patrimonial;

d) sistema de gestão eletrônica de documentos; e

e) sistema de controle de estoque e de produção.

Referidos sistemas podem ser de grande valia para algumas empresas e para outras

não. Isso dependerá da necessidade e realidade de cada uma, levando-se em consideração sua

atividade e as exigências de mercado. Logo, o gestor se torna fundamental para a aplicação

dos sistemas e sua gestão depende de informações adequadas, tendo seu trabalho respaldado

em um bom sistema de controle interno. Convém destacar que cada empresa pode seguir um

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modelo próprio de gestão, formado por valores considerados importantes que possibilitem

estruturar suas atividades, ou seja, o processo de gestão ou processo decisório, Ainda,

segundo Padoveze (2003, p. 26):

O modelo de gestão ideal deve ser estruturado considerando os seguintes aspectos: a) O processo de gestão do sistema empresa: Planejamento, execução, controle. b) A avaliação de desempenho das áreas e dos gestores: Responsabilidades pelos

resultados das áreas de suas responsabilidades. c) O processo decisório: Centralização ou descentralização. d) O Comportamento dos gestores: Motivação - empreendedores.

O autor deixa claro que não existe exatamente um sistema de controle interno modelo

ou padrão, o modelo ideal depende da necessidade da empresa, uma vez que cada empresa

deve estabelecer o seu observando como parâmetros itens como seu porte, ramo de atividades,

volume de operações, pessoas envolvidas, entre outros, de acordo com a sua realidade.

1.3 TIPOS DE CONTROLE

Existem vários sistemas de controles disponíveis no mercado, dentre eles os sistemas

orçamentários, de relatórios periódicos, de análises estatísticas, e outros, que se pode utilizar

como auxilio nos controles administrativos e nos controles contábeis na vida operacional da

empresa.

1.3.1 Controles administrativos

Quando a empresa tem um controle administrativo eficiente, consegue – se controlar

os procedimentos diariamente, da alta gerência até o setor operacional, e gerar informações

reais e confiáveis para a contabilidade. Para Attie (2007, p. 187):

Controles administrativos: Compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e a adesão à política traçada pela administração. Normalmente, se relacionam de forma indireta aos registros financeiros.

Dentre os controles destacados existe o controle orçamentário, que segundo Frizatti

(2000, p. 40): "Controle orçamentário deve ser um instrumento que permita a organização

entender quão próximos estão os resultados em relação ao que planejou para dado período".

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Observa-se que existem outros tipos de controles subdivididos dentro dos controles

administrativos e contábeis, os quais se destinam a atender demandas específicas.

O controle administrativo por sua vez é amplo e abrange todos os setores da empresa,

e destina-se a normatizar a execução das rotinas administrativas, conforme as demandas

existentes em cada empresa. Possibilitam definir onde mudar e quando realmente é necessária

tal mudança, por isso o cuidado e a atenção são essenciais, porque as informações por eles

fornecidas definirão qual a decisão se apresenta mais viável para solucionar determinado

problema.

Compreende-se também que não dependem diretamente dos registros financeiros

gerados pela contabilidade, e das informações geradas para a mesma, geralmente relatórios de

desempenho, controle de qualidade, programas de treinamento dentre outros.

1.3.2 Controles contábeis

Controlar a contabilidade não é uma função tão fácil, por se tratar de uma área que

depende de todos os outros setores da empresa, do gestor, do funcionário, enfim das

informações geradas pelas atividades desempenhadas pela empresa em um todo.

A contabilidade tem a função de levantar a situação patrimonial que a mesma se

encontra, suas disponibilidades, seu poder de pagamento, seus índices de endividamento, de

liquidez, enfim é conscientizar os donos e acionistas da real situação, objetivo esse que não se

consegue atingir somente com o controle administrativo, logo que este não trabalha com

números e sim procedimentos.

Controles contábeis: compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. geralmente incluem os seguintes controles: sistema de autorização e aprovação; separação das funções de escrituração e elaboração dos relatórios contábeis daquelas ligadas às operações ou custodia dos valores; e controles físicos sobre estes valores (ATTIE, 2007, p. 186).

Para que os controles administrativos e contábeis surtam efeitos reais e confiáveis, é

necessário que a empresa tome o devido cuidado em não segregar funções, assim o

funcionário tendo acesso somente a um setor, a uma atividade, não poderá fazer alterações em

outras informações para dar continuidade aos supostos atos irregulares por ele executado,

assim aumentando as chances de se descobrir, erros e fraudes em momentos oportunos

evitando maiores consequências para os resultados da empresa.

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1.4 OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO

O controle interno envolve vários procedimentos, executados e aplicados pelo gestor,

pelo auditor interno ou externo (que depende das informações geradas internamente),

funcionários, acionistas e outros. Mas todo ato de controlar existe um objetivo que se almeja

alcançar, de acordo com Attie (2007, p. 189), são quatro objetivos básicos traçados pelo

controle interno. Segundo suas palavras, a "[...] salvaguarda dos interesses da empresa; a

precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais; o

estímulo à eficiência operacional; e a aderência às políticas existentes". Em conjunto, estes

objetivos possibilitam o ato de controlar.

Desta feita, há de se considerar que o controle interno, por mais empírico que seja,

desenvolve papel de suma importância para a gestão empresarial, haja vista fornecerem dados

e informações que possibilitam o acompanhamento efetivo e em tempo real dos registros de

ocorrências, possibilitando o acompanhamento efetivo e consequentemente, o saneamento das

pendências.

1.4.1 Salvaguarda dos interesses da empresa

O objetivo do controle interno relativo à salvaguarda dos interesses refere-se à

proteção do patrimônio contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades

conforme Attie (2007, p. 189). Alguns dos principais meios que podem dar suporte necessário

à salvaguarda dos interesses conforme o autor é:

Meio

Aplicação Segregação de Funções: Estabelece a independência para as funções de execução

operacional, custódia física e contabilização Sistema de autorização e aprovação: Compreende o controle das operações através de métodos de

aprovações, de acordo com as responsabilidades e os riscos envolvidos

Determinação de funções e responsabilidades: Determina para cada funcionário a noção exata de suas funções, incluindo as responsabilidades que compõem o cargo.

Rotação de funcionários: Corresponde ao rodízio dos funcionários designados para cada trabalho.

Manutenção de contas de controle: Indica a exatidão dos saldos das contas detalhadas, geralmente controladas por outros funcionários. Permite a realização de confrontação permanente entre os saldos detalhados e o saldo sintético, e a aplicação de procedimentos de comprovação da exatidão dos registros.

Figura 01: Alguns dos principais meios de suporte a salvaguarda dos interesses da empresa Fonte: Attie (2007, p. 190)

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Quando não existe segregação de funções e efetua-se rotação de funcionários e uma

definição clara e objetiva das responsabilidades de cada um, evitam-se assim muitas fraudes,

dados controlados com má fé. Executando sistemas que necessitam de autorização prévia de

um superior para serem alimentados, torna-se uma segurança de que dados irreais acabem

sendo contabilizados, gerando informações falsas e desnecessárias para a administração, o que

vem a influenciar erroneamente na tomada de decisão.

1.4.2 Precisão e Confiabilidade dos Informes e Relatórios Contábeis, Financeiros e

Operacionais

O objetivo do controle interno relativo à precisão e confiabilidade dos informes e

relatórios contábeis, financeiros e operacionais, compreende a geração de informações

adequadas e oportunas, necessárias gerencialmente para administrar e compreender os eventos

realizados na empresa, conforme sentencia Attie (2007, p.191). Ainda segundo o autor, os

meios que possibilitam dar suporte necessário a este objetivo são:

Meio

Aplicação Documentação fidedigna Corresponde à utilização de documentação hábil para o registro das transações Conciliação Indica a precisão ou diferenças existentes entre diversas fontes de informação,

visando à manutenção equilibrada entre estas e à eliminação tempestiva de possíveis pendências

Análise Compreende a identificação da composição analítica dos itens em exame de forma a possibilitar a constatação de sua constituição

Plano de contas Compreende a classificação da empresa perante uma estrutura formal de contas. A existência de um manual de contabilidade que proceda o uso destas contas, fomenta a classificação e a utilização adequada de cada conta

Tempo hábil Determina o registro das transações dentro do período da competência e no menor espaço de tempo possível

Equipamento mecânico A utilização de equipamento mecânico visa facilitar e agilizar o registro das transações, fomentando a divisão de trabalho

Figura 02: Meios de suporte a precisão e confiabilidade dos informes e relatórios Fonte: Attie (2007, p. 192)

Para a obtenção de informações confiáveis, o essencial é basear em documentações

reais, informações em tempo hábil, um bom plano de contas e um excelente manual de

execução, conciliando e identificando as diferentes informações geradas por fontes variadas.

Na tentativa de compreender o porquê dessas informações diferentes é uma chance

que o gestor ou até mesmo os funcionários tem de tentar detectar quando alguma coisa não

esta indo bem, e modificar o mais rápido possível o quadro da situação, se no momento está

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existindo um problema no sistema, ou nas conciliações das informações, ou somente uma

interpretação incorreta das mesmas.

1.4.3 Estímulo à Eficiência Operacional

O objetivo do controle interno relativo ao estímulo à eficiência operacional, provendo-

se de todos os meios necessários à condução de tarefas, de forma a obter entendimento,

aplicação e ação tempestiva e uniforme, conforme Attie (2007, p.192). Attie reforça que os

principais meios que podem prover suporte ao estímulo à eficiência operacional são:

Meio

Aplicação Seleção Possibilita a obtenção de pessoal qualificado para exercer com eficiência as

funções específicas Treinamento Possibilita a capacitação do pessoal para a atividade proposta Plano de carreira Estabelece a política da empresa ao pessoal quanto às possibilidades de

remuneração e promoção, incentivando o entusiasmo e a satisfação do pessoal

Relatórios de desempenho Compreendem a identificação individual de cada funcionário. Apontam suas virtudes e deficiências, sugerindo alternativas necessárias ao aperfeiçoamento pessoal e profissional

Relatório de horas trabalhadas Possibilita a administração mais eficiente do tempo despendido pelo pessoal e indica mudanças necessárias ou correção das metas de trabalho

Tempos e métodos Possibilitam o acompanhamento mais eficiente de execução das atividades e regulam possíveis ineficiências do pessoal

Custo-padrão Permite acompanhar permanentemente o custo de produção dos bens e serviços produzidos, identificando benefícios e ineficiências do processo de produção

Manuais Internos Sugerem clara exposição dos procedimentos internos, possibilitando práticas uniformes, normatização e eficiência dos atos que previnem a ocorrência de erros e desperdícios

Instruções Formais Apontam formalmente as instruções a serem seguidas pelo pessoal, evitando interpretações dúbias, mal entendidos e a possibilidade de cobranças

Figura 03: Principais meios de suporte ao estímulo da eficiência Fonte: Attie (2007, p. 193)

Neste objetivo existe a grande preocupação em relação à área humana da empresa, em

qualificação de pessoal, treinamento adequado, um plano de carreira que incentive o

funcionário, procedimentos como levantamento do desempenho das atividades dos mesmos,

suas horas trabalhadas, custo de produção de bens e serviços, manual de auxilio dos

procedimentos adequados, assim o gestor tendo um conhecimento de todos esses aspectos,

quando surgir algum resultado negativo em sua atividade operacional, pode-se identificar

onde esta o problema, se são funcionários desmotivados ou cansaço físico, manual com erros

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de instruções ou custo elevado, assim observa-se que o erro pode não estar no sistema de

controle, e sim nos funcionários e na forma de execução das atividades, no controlar.

1.4.4 Aderência às Políticas Existentes

O objetivo de controle interno, relativo à aderência às políticas existentes, é assegurar

que os desejos da administração, definidos através de suas políticas e indicados por meio de

seus procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal de acordo com (2007,

p.193). O autor define ainda alguns meios que visam dar embasamento para a aderência às

políticas existentes, sendo eles:

Meio

Aplicação Supervisão A supervisão permanente possibilita melhor rendimento pessoal, reparando-

se rapidamente possíveis desvios e dúvidas decorrentes da execução das atividades

Sistema de revisão e aprovação Aponta se as políticas e procedimentos estão sendo seguidas, através de método de revisão e aprovação

Auditoria interna Permite a identificação de transações realizadas pela empresa que estejam em consonância com as políticas determinadas pela administração

Figura 04: Meios de embasamento para a aderência às políticas existentes Fonte: Attie (2007, p. 194)

Para que a empresa funcione e gere os resultados realmente esperados pelo

proprietário, pelo gestor, enfim por toda administração, executam-se sistemas de

acompanhamento de resultados, tanto do pessoal quanto dos métodos utilizados para o

desenvolvimento das atividades, sendo também de suma importância executar entre um

determinado uma auditoria interna, onde serão, analisados a empresa em todos os aspectos,

administrativos, financeiros, contábeis enfim operacional, com o objetivo de levantar a real

situação da empresa muitas das vezes não identificada nas avaliações diárias do gestor.

1.5 CONTROLE INTERNO versus ERROS E FRAUDES

Referidos controles internos evitam muitos erros e fraudes, porém não é o suficiente

para que estes não ocorram, porque além de se obter ótimos sistemas necessita-se de saber

quem irá manuseá-los e mesmo que não ocorra segregação de funções, sabe-se que existem

riscos de várias pessoas se reunirem com objetivo de cometer irregularidades para

determinados atos fraudulentos.

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Existem dois tipos de atos, os atos intencionais e também não intencionais, que podem

gerar erros por causa da má interpretação ou de omissão por não aplicar um procedimento

dentro das normas, e outros aspectos. Há também vários tipos de fraudes, por consequência de

um sistema de controle interno não eficaz ou por desatenção da administração, em relação a

diversas áreas da empresa. Segundo Attie (2007, p. 200), as fraudes classificam-se em:

a) Não encobertos: São aquelas que o autor não considera necessário mascarar,

porque o controle interno é muito fraco.

b) Encobertos temporariamente: São feitas sem afetar os registros contábeis;

c) Encobertos permanentemente: nesses casos, os autores da irregularidade

preocupam-se em alterar a informação contida nos registros e outros arquivos, para

assim ocultar a irregularidade.

Percebe-se a importância que existe na gestão empresarial, no gerente, no

administrador que vem trabalhando frente a estes sistemas de controle, logo que muitas das

vezes o sistema pode não identificar de imediato o ato ocorrido, juntos, as determinadas

fraudes e irregularidades torna-se um sistema que se pensava ser eficiente em um sistema

fraco, quando executado com más intenções, por isso é importante efetuar testes diariamente,

e de acompanhar sempre que possível sua execução.

1.6 A GESTÃO DE EMPRESAS E A APLICAÇÃO DO CONTROLE INTERNO

Ter uma boa gestão empresarial com um controle interno eficiente pode ser um dos

caminhos para que as empresas se tornem um forte concorrente no mercado, mas também

dependendo da aplicabilidade do controle pode se tornar uma ferramenta perigosa, podendo

levá-la inclusive à falência pela sua incorreta utilização. Para análise da definição do controle

interno, existem vários fatores, dentre eles o plano de organização que Attie (2009, p. 149)

assim caracteriza:

Plano de organização é o modo pelo qual se organiza um sistema. A estrutura organizacional necessita corresponder a uma divisão, adequada e balanceada, de trabalho, de forma que sejam estabelecidas as relações de autoridade e responsabilidade entre os vários níveis, pelas parcelas de trabalho exigidas para a consecução dos objetivos da empresa, e de maneira que sejam definidas, claramente, as responsabilidades e autoridades dos diversos níveis.

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No processo de gestão, para que seja efetivado o planejamento estratégico e

operacional da empresa, necessita-se de se ter um grande controle da sua execução. A este

respeito Padoveze (2003, p.28) argumenta:

É a etapa do processo de gestão onde as coisas acontecem. A execução deve estar em coerência com o planejado e programado. Enfim aplica-se o controle que é: Um processo contínuo e recorrente que avalia o grau de aderência entre os planos e sua execução, compreendendo a análise dos desvios ocorridos, procurando identificar suas causas e direcionando ações corretivas. Além disso, deve observar a ocorrência de variáveis no cenário futuro, visando assegurar o alcance dos objetivos propostos. Dentro do enfoque sistêmico, o controle faz também o papel de feedback ou retroalimentação do sistema.

Enfim, a tomada de decisão final é de responsabilidade da alta gerência e o

conhecimento em relação às informações, métodos, gestão e controles aplicados pelos

gestores têm que ser sempre confrontadas com a real necessidade da empresa para a geração

de informações confiáveis.

2 METODOLOGIA

A metodologia desenvolvida no artigo tem como objetivo chegar à visão da

importância do controle interno para as empresas de pequeno porte, posto que sua necessidade

não está restrita às empresas maiores.

Para tanto, foi adotado o método dedutivo mediante realização de pesquisa

bibliográfica exploratória em fontes de suma importância para a coleta de informações que

forneceu um embasamento teórico que subsidiou as fases seguintes da pesquisa.

Foram aplicados procedimentos como levantamento de dados por estudo de caso,

mediante realização de questionários com questões abertas e fechadas junto a gestores das

empresas objeto de estudo, selecionadas aleatoriamente mediante sorteio em um universo hoje

de 186 EPP’s sediadas no Município de Rolim de Moura (RO), sendo que a amostragem

correspondeu a 10% destas empresas.

3 RESULTADOS E DISCUSSÃO DA PESQUISA

Para a realização da pesquisa foram visitadas 24 empresas sediadas no município de

Rolim de Moura, o que ocorreu no período compreendido entre os dias 26 e 30 de novembro

de 2010. Das empresas visitadas, somente 18 responderam o questionário.

18

Após a aplicação do questionário os dados foram tabulados e analisados.

Porte da empresa e faturamento

Empresa de Pequeno Porte Faturamento: Acima de R$240.000 e até R$ 2.400.000

Tempo em que a empresa esta no mercado

0 a 2 anos

6%

2 a 4 anos

11%

4 a 8 anos

22%

8 a 10 anos

17%

+ 10 anos

44%

Figura 05: Informações básicas sobre as empresas pesquisadas Fonte: Dados da pesquisa

Observou-se que das empresas envolvidas na pesquisa 44% estão no mercado a mais

de 10 anos e o equivalente a 6% estão a 2 anos, e os outros 50% estão entre 2 a 10 anos. Esta

porcentagem é o que norteará a análise das empresas sobre a forma de controle interno

perante o mercado tão concorrido e sua tomada de decisão.

Responsável pela gestão da empresa PROPRIETÁRIO TERCEIROS

88% 12% Empresas que desenvolvem algum tipo de controle

95% 5% Figura 06: Controle interno e gestão empresarial Fonte: Dados da pesquisa Sendo de suma importância a utilização de sistemas de controle como uma ferramenta

de auxílio nas tomadas de decisões, das pesquisadas 95 % responderam que desenvolvem

algum tipo de sistema e 5% respondeu que não, porém sabemos ser impossível uma empresa

sobreviver sem ter nenhum tipo de sistema de controle interno mesmo que este seja somente

de estoque.

Os sistemas de hoje facilitam o trabalho do administrador, do contador, do proprietário

e funcionários, enfim da empresa como um todo. Em algumas empresas existem mais de um

sistema de gestão segundo dados abaixo tabulados.

10

8

33

14

0

Sistemas de informaçõesSistemas operacionaisSistemas de gestão patrimonialSistemas de gestão eletrônica de documentosSistemas de controle de estoque e de produtosDesconhecem qualquer tipo desses sistemas

Figura 07: Sistemas de Gestão desenvolvidos pelas empresas Fonte: Dados da pesquisa

19

Na maioria das empresas objeto de estudo adota-se mais de um tipo de sistema de

gestão, sendo que o sistema de informação é utilizado em 10 das empresas respondentes,

enquanto o sistema operacional em 8, o sistema de gestão patrimonial e o de gestão eletrônica

de documentos em 3, e por fim o sistema de controle de estoque que é adotado diariamente

por 14 das empresas pesquisadas.

Com o objetivo de entender a implantação dos sistemas, e verificar se a maneira

adotada atende suas necessidades, questionou-se de quem foi à idéia da implantação e se a

mesma teve alguma resistência no momento da execução por parte dos funcionários. Seguem

assim as informações coletadas.

A idéia de implantação dos sistemas de gestão

Funcionários

0%

Proprietários

90%

Gestor/Gerente

5%

Contabilista

5%

Resistência dos funcionários na implantação dos sistemas

Sim

33%

Não

67%

Figura 08: Implantação dos sistemas de gestão Fonte: Dados da pesquisa Pode-se observar que das empresas pesquisadas, em 90% a idéia de implantar os

sistemas de gestão surgiu do proprietário, 5% do gerente, podemos ainda perceber de acordo

com as informações, que os profissionais da área de contabilidade não possuem envolvimento

direto com a empresa, talvez em muitas delas sendo somente um emissor de relatórios, de

informações e que pouco se utiliza de seu conhecimento e capacidade de administrar, de dar

idéias, de ajudar realmente o proprietário como um contabilista/gestor, o que pode ser

justificado pela porcentagem de participação nas idéias de melhorias de sistemas dentro das

mesmas, como podemos ver apenas 5%, sendo 01 empresa das 18, foi idéia de um contabilista

a implantação do sistema e neste caso foi o eletrônico de documentos e o de controle de

estoque.

Dos 33% equivalentes as empresas que encontraram dificuldades de implantação,

destacam-se dificuldades como a falta de experiência dos funcionários em informática,

desatualização e pessimismo dos mesmos, alguns vícios advindos de serviços anteriores, a

cultura, e a dificuldade mais citada que é a resistência a mudança, os funcionários se

acomodam e não querem mudar. Foi citado por uma das empresas até a tentativa de

funcionários em boicotar o sistema para que a mudança não fosse possível.

20

Antes dos sistemas serem implantados existiram-se dificuldades, assim como também

surgiram após sua implantação, dificuldades que muitas das vezes atrapalham a empresa a

desenvolver, a desistir de evoluírem. Algumas opções foram apresentadas.

05

101520253035

33 % Custos e asdespesas demanutenção

33% Falta de pessoal

qualificado para suaexecução

23 % Falta de um bom

planejamento

11% Não encontraram

dificuldades

DIFICULDADE PARA ADQUIRIR OUEXECUTAR O CONTROLE INTERNO

Figura 09: Dificuldades para adquirir e executar algum tipo de controle interno Fonte: Dados da pesquisa Podemos observar 33% das dificuldades são de custos/despesas de manutenção e de

pessoal qualificado para executá-los posteriormente, pode-se refletir que na realidade talvez

não seja diretamente o custo em si, mas o péssimo planejamento para identificar se o sistema

é adequado para o porte da empresa, pois se não forem, causarão realmente custos altos e

pouco retorno de lucros. Pessoal qualificado pode ser resolvido com treinamento, motivo em

que muitos optam em não mudar, em não melhorar os sistemas quando isso significa mesmo

em curto prazo maiores custos e despesas. E se falando em custos e em despesas, é de suma

importância que toda empresa independente de seu porte, faça auditoria interna no mínimo

semestralmente, que exista um funcionário que seja responsável por este controle. Foi

questionado para os proprietários/gerentes se existe essa preocupação de se fazer auditoria

interna, logo que ela fornecerá informações da real situação da empresa e norteará as decisões

a curto e longo prazo.

A existência de auditoria interna nas empresas

SIM NÃO 33% 67%

O intervalo de tempo em que se é feito esta auditoria 3 MESES

33%

6 MESES

0%

1 ANO

50%

MENSAL (Colocou fora das alternativas)

17% Figura 10: Auditoria interna nas empresas questionadas Fonte: Dados da pesquisa

Conforme dados tabulados 33% das empresas pesquisadas tem a preocupação de fazer

uma auditoria interna, dentro dessa porcentagem 33% fazem trimestralmente, 50%

anualmente e 17% respondeu fazer mensalmente, alternativa esta não existente entre as

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opções apresentadas no questionário, e por fim 67% declararam que não fazem auditoria

interna, sabe-se assim que são poucas as possibilidades de que um erro ou uma fraude sejam

descobertas em tempo hábil, o que poderia evitar consequências maiores como citado por um

dos proprietários, que informou a ocorrência de desvios de verbas por um funcionário, sendo

descoberto muito tempo depois, levando à empresa quase a falência.

10

8

765

4

4

32 2 1

Supervisão diária das atividades

Treinamento de Pessoal

Opinião formal da administração da função e responsabilidade de cada funcionário

Auditoria interna

Segregações de funções

Plano de carreira, algum tipo de incentivo, motivação, em prol dos funcionários

Relatórios de execução dos sistemas existentes

Rotação de funcionários por diversos setores

Relatórios de desempenho de pessoal

Planos de contas adaptados

Manuais de procedimentos dos serviços a serem executados na empresa como umtodo

Figura 11: Atividades operacionais da empresa Fonte: Dados da pesquisa Das opções fornecidas para os questionados em ordem de maiores números de

respostas, seguem as atividades que ocorrem na maioria das empresas objeto de estudo, a

supervisão das atividades diárias, das 18 acontecem diariamente em 10, em seguida vem o

treinamento de pessoal em 8, posteriormente em 07 destas ocorre a opinião formal da

administração da função e responsabilidade de cada funcionário, em 06 a auditoria interna, em

5 empresas ocorre segregação de funções o que não é bom para o funcionário, vindo causar

um menor rendimento por cansaço físico, psicológico ou desmotivação salarial se este não for

remunerado de acordo com as suas atividades, em 04 das pesquisadas tem um plano de

carreira e incentivo aos funcionários e também a preocupação em gerar relatórios de execução

dos sistemas existentes, em 03 acontecem rotação de funcionários por diversos setores, e em

02 são gerados relatórios de desempenho de pessoal e existe um plano de contas adaptados

sempre de acordo com sua realidade.

Alguns sistemas adotados surgem bons resultados para a empresa, mas alguns com o

tempo são identificados como investimentos desnecessários. Muitos proprietários/gerentes

sabem utilizar as informações geradas pelos sistemas, procedimentos de controle interno em

sua tomada de decisão, outros tomam somente pela entrada e saída de dinheiro. Indagou-se a

forma que os sistemas aderidos influenciam na tomada de decisão, e dentre as respostas as

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que mais se destacaram foram: mais controle, faz com que as decisões sejam mais rápidas e

seguras; melhor atendimento e organização; rapidez nos processos e qualidade nos

procedimentos; facilidade ao delegar funções; uma gestão mais dinâmica, moldada as

necessidades; e com os sistemas e controle surge a identificação de erros que diariamente são

observados e alguns aprendizados tirados dos mesmos.

Por fim questionou-se nas empresas, já ocorreu alguma conseqüência negativa nos

aspectos financeiro, econômico, social e ambiental ou em algum outro aspecto por falta de

controle interno? Seguem os dados abaixo tabulados.

Ocorrência de consequências negativas por falta de controle interno SIM NÃO 44% 56%

Figura 12: Ocorrência negativa por falta de controle interno Fonte: Dados da pesquisa Em um total de 56 % responderam que nunca ocorreu nada que viesse a prejudicar a

empresa, que tenha levado o responsável a uma tomada de decisão errada, e dentre os 44%

que informaram a ocorrência justificaram que, foram conseqüências dos desvios de verbas por

funcionários, falta de acompanhamento nas montagens e nas entregas, demora no setor de

fabricação, fluxo de mercadoria em estoque maior que o suportado e também aquisição de

produtos desnecessários, conseqüências estas que causou problemas financeiros, perca de

clientes, perda de mercadorias, e prejuízos por estocagem de produtos iguais sem saídas. Todo

sistema tem seu objetivo final, em todo investimento existiu a necessidade, a questão é saber

quando, onde e como desenvolver, responsabilidade esta essencial do administrador, gestor,

proprietário com participação fundamental de todos os funcionários, pois cada um sabe e vive

a real situação da empresa.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

O controle interno é a ferramenta de grande importância para os resultados

operacionais da empresa, ter um bom gestor, sistemas em bom funcionamento, geram maiores

lucros mesmo que em longo prazo. Nas empresas de pequeno porte identificou a

despreocupação em relação à adequação de sistemas de controle interno, o que foram

desenvolvidos foi para suprir as necessidades das mesmas, e não para evoluir realmente,

porém em algumas, com grande resistência dos funcionários quando relacionado à

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atualização, as mudanças. Não identificou – se a existência de ingerência por parte dos

proprietários na gestão da empresa quando esta é administrada por terceiros, porque poucas

destas são administradas por terceiros, e as que são existe participação dos mesmos nas

tomadas de decisões. Mesmo os administradores conscientes de que é importante este controle

interno pouco se controla, tanto que ocorrências negativas foram detectadas por falta de

controle.

Com a pesquisa aplicada identificou-se ainda alguns dos sistemas mais utilizados nas

empresas objeto de estudo, enfim conseguiram-se respostas para todos os objetivos, porém

não com o sucesso esperado, porque teoricamente não existe a valorização da importância de

se ter um controle interno, deparou-se com gestores/proprietários despreparados para tomar

decisões quando relacionados à implantação de sistemas e procedimentos internos

necessários, quadro que poderia ser mudado com a ajuda do conhecimento do profissional de

contabilidade, que passaria de um mero gerador de números, de relatórios, para um

contabilista gestor, um contabilista disposto a efetuar mudanças quando estas identificadas

nos relatórios.

As empresas precisam evoluir, mas necessitam da ajuda de profissionais que

entendam, porque nem todas as empresas têm a frente proprietários ou gerente com

conhecimento de administração, e acabam tomando decisões somente pela entrada e saída de

dinheiro, e poderão perceber os erros somente no final do exercício, levando a empresa a um

resultado muitas das vezes irreversível.

O controle interno é a ferramenta de auxílio para a tomada de decisão, os contabilistas

que estão para surgir no mercado podem aproveitar essa necessidade de profissionais

qualificados em área de gestão, para conquistar o espaço diferencial, juntando assim o

conhecimento contábil com o conhecimento administrativo e fornecendo serviços além do

esperado pelos proprietários das empresas, com implantação de sistemas importantes para a

vida operacional das mesmas, enfim se existir a participação do contabilista, juntamente com

o proprietário e funcionários, a execução do controle interno será hábil, gerando resultados

confiáveis para o próprio contador que fornecerá informações para os proprietários que terão

assim subsídios para a tomada de decisão viável para a realidade de sua empresa. O controle

interno tem influencia positiva nas atividades operacionais desde que se saiba como, onde e

quando controlar, aí está o grande espaço para o bom desenvolvimento da profissão contábil.

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REFERÊNCIAS

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CATELLI, Armando. Controladoria: uma abordagem da gestão econômica - GECON. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2001. FURASTE, Pedro Augusto. Normas Técnicas para Trabalho Científico: Explicitação das Normas da ABNT, 14ª Edição, Porto Alegre: (s.n.) 2005. JUNKES, Maria Bernadete; SANTOS, Maria Lindomar dos. Trabalhos Acadêmicos: A Facilidade em Desenvolvê-los. Rolim de Moura-RO, D’press Editora, 2007. RINCAWESKI, Isaac. A área administrativa das empresas não está recebendo a devida atenção. Disponível em: < http://classecontabil.uol.com.br/artigos/ver/2183> Acesso em 30 nov 2010. LOPES, André Charone Tavares. O guarda-livros e o contador gestor. Disponível em: < http://classecontabil.uol.com.br/artigos/ver/2164> Acesso em 30 nov. 2010. ANTERO, Warley de Assis. Controle interno. Disponível em: < http://classecontabil.uol.com.br/artigos/ver/2126> Acesso em 30 nov. 2010 Lei complementar n° 123 de 14 de dezembro de 2006 – Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. Disponível em: <

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http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/leiscomplementares/2006/leicp123.htm> Acesso em 28 out. 2010. Normas da ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas. Disponível em: <http://www.abnt.org.br/>. Ultimo acesso em 05 dez. 2010.

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FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE RONDÔNIA CAMPUS DE CACOAL

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

PESQUISA REALIZADA PARA SUBSIDIAR A FORMATAÇÃO DO TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO (TCC)

Acadêmica: Vanessa Carolina Soares de Oliveira Orientadora: Drª Eleonice Dal Magro

O objetivo deste questionário é entender o processo de gestão adotado pelas empresas

de pequeno porte do município de Rolim de Moura – RO e identificar os sistemas de controle

interno adotados pelas mesmas. Não será em momento algum citado o nome da empresa e do

entrevistado, e as informações aqui prestadas não serão utilizadas para nenhum outro fim que

não seja acadêmico.

EMPRESA: ________________________________________________________________ PROPRIETÁRIO (a):________________________________________________________ DATA DE SUA ABERTURA:_________________________________________________ ENTREVISTADO (a):________________________________________________________

1) Quem é o responsável pela gestão da empresa?

( ) Proprietário ( ) Terceiros

2) É desenvolvido na empresa algum tipo de sistema de controle interno?

( ) SIM ( ) NÃO

3) Se a reposta anterior for sim, quais destes sistemas existem na empresa? ( ) sistemas operacionais; ( ) sistemas de gestão patrimonial; ( ) sistema de gestão eletrônica de documentos; ( ) sistema de controle de estoque e de produtos; ( ) desconheço qualquer tipo desses sistemas acima relacionados.

4) De quem foi a idéia de implantar os sistemas? ( ) Funcionários ( ) Proprietários ( ) Gestor/Gerente ( ) Contabilista

5) Existe ou existiu resistência dos funcionários em relação à implantação dos sistemas utilizados (se utilizados)?

( ) SIM ( ) NÃO Qual foi ou é a principal dificuldade encontrada? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

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6) Qual a maior dificuldade encontrada para adquirir ou executar o controle interno? ( ) Custos e as despesas de manutenção ( ) Falta de pessoal qualificado para sua execução ( ) Falta de um bom planejamento para se identificar qual o melhor controle a ser adaptado na empresa, e conhecimento para definir quando deve ser modificado. ( ) Não temos dificuldades

7) É feito auditoria interna na empresa? De quanto em quanto tempo?

( ) SIM ( )NÃO TEMPO: ( ) 3 Meses ( ) 6 meses ( ) 1 ano ( ) mais de um ano

8) Até onde se tem conhecimento, assinale das alternativas abaixo quais existem no dia a

dia da vida operacional da empresa. ( ) Segregações de funções ( ) Opinião formal da administração da função e responsabilidade de cada funcionário ( ) Rotação de funcionários por diversos setores ( ) Treinamento de Pessoal ( ) Plano de carreira, algum tipo de incentivo, motivação, em prol dos funcionários ( ) Supervisão diária das atividades ( ) Relatórios de desempenho de pessoal ( ) Relatórios de execução dos sistemas existentes ( ) Manuais de procedimentos dos serviços a serem executados na empresa como um todo ( ) Planos de contas adaptados ( ) Auditoria interna

9) De que forma os sistemas aderidos influenciam na tomada de decisão?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10) Já ocorreu em sua empresa alguma conseqüência negativa seja no aspecto financeiro, econômico, social, ambiental ou em algum outro aspecto por falta de controle interno?

( ) SIM ( )NÃO Cite-a se possível._______________________________________________________ _____________________________________________________________________ Assinatura da Acadêmica__________________________________________________ Rolim de Moura/RO, ____ de Novembro de 2010

_______________________________ Assinatura do entrevistado