Comunicação EscritaComunicação EscritaDocumentos Administrativos e afinsDocumentos Administrativos e afins

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Técnicas de ComunicaçãoTécnicas de ComunicaçãoCET em Telecomunicações e RedesCET em Telecomunicações e Redes

DEE DEE –– ISE ISE -- UAlg UAlg

Ana B. Azevedo, 2009

Documentos Administrativos e Afins

• Requerimento

• Carta comercial

• Acta e convocatória• Acta e convocatória

• Relatório

• CV e Carta de acompanhamento

Requerimento - 1• Requerimento:

– texto em que um cidadão se dirige à texto em que um cidadão se dirige à texto em que um cidadão se dirige à texto em que um cidadão se dirige à autoridade autoridade autoridade autoridade solicitando a satisfação de um seu interesse.um seu interesse.

– base de (in)deferimento -> conformidade com lei e requisitos exigidos em cada caso.

Requerimento - 2• Estrutura:

– Identificação do cargo da entidade (Presidente, Ministro, Chefe, Director...) e da instituição a que é dirigido;

– Identificação do requerente:• específica, consoante as circunstâncias e requisitos –

– Ex: se nos dirigimos a uma Repartição de Finanças ou a uma – Ex: se nos dirigimos a uma Repartição de Finanças ou a uma Escola: nome, nº BI, morada, profissão, estado civil, NIF, ...;

– Pedido e fundamentação do que é requerido (incluindo enquadramento jurídico)

– Fórmula de encerramento. "Pede/Aguarda deferimento,";– Assinatura;– Local e data.

Requerimento - ExemploExmo. Senhor Presidente do Conselho Executivo da Escola Secundaria

José Saramago

Maria Albertina Tavares Lino, professora do Quadro de Nomeação Definitiva, do 1° Grupo, vem requerer, de acordo com o disposto no artigo 104.º do Decreto-Lei 139/80 de 28 de Abril, que a contagem de tempo de serviço para efeitos de aposentação seja acrescida de de tempo de serviço para efeitos de aposentação seja acrescida de 30 dias, conforme estipulado, e respeitante ao ano lectivo de 1999-2000.

Pede deferimento,Mafra, 1 de Outubro de 2000 Assinatura

Carta Comercial -1• Carta comercial:

– Meio de comunicação de uma empresa com o mundo em que está inserida: outras empresas, público.

– Presentemente, o tom usual é de uma natural e – Presentemente, o tom usual é de uma natural e cortês conversa:

• uma escrita intencionada mas agradável -> desencadear no receptor impressões positivas de interesse pelo que se expõe;

• Não confundir naturalidade com vulgaridade ou familiaridade

Carta Comercial –Estrutura - 1

• Cabeçalho:– Identificação do remetente e do ramo de actividade, morada; telefone,

fax, e-mail. – Estes elementos estão habitualmente inseridos no logótipo da empresa;

• Localidade e data • Endereço do destinatário: • Endereço do destinatário:

– nome da empresa (nome, título e cargo do destinatário, se conhecidos) e endereço;

• Referências:– Ex: N/ Refª. 133/01 – carta nº 133 do ano de 2001;– Ex: V/ Refª. - referência é feita em relação a documentos externos;

• Assunto:– Breve identificação do assunto - Ex.: Assunto: Devolução de garantia

bancária.);

Carta Comercial –Estrutura - 2

• Formula de saudação – Escreve-se sempre à esquerda;– Ex: Exmo(s). Senhor(es) // Exma(s). Senhora(s);

• Corpo da carta:– Desenvolvimento do assunto apresentado; – Ideia(s)-chave, justificação e conclusão do assunto;

• Fórmula de encerramento:• Fórmula de encerramento:– Exs: Com os nossos cumprimentos, // Com os nossos melhores

cumprimentos, // Agradecemos a atenção prestada, // Sem outro assunto,

• Assinatura. – Habitualmente precedida de uma formula – Ex: Atentamente, // Ao

vosso dispor, // Ao seu dispor, – Por debaixo da assinatura deve constar, dactilografado - nome, título

ou cargo do responsável pela carta;

Carta Comercial –Estrutura - 3

• Iniciais identificativas de quem redigiu e de quem dactilografou;

• Identificação do(s) anexo(s), se existirem: – Ex. Anexo: garantia bancária referida;

• Post Scriptum• Post Scriptum– Na forma abreviada: P.S. – Hoje, com a facilidade do processamento de texto em

computador:• 0 P.S. não pode resultar de um acaso• 0 recurso adequado ao P.S. deve resultar de uma estratégia

intencional para vincar algo.

Carta Comercial – Exemplo LIVRARIA ARCO-ÍRIS

Rua Sacadura Cabral, 40 2850-072 Nazaré

SC/054/00-MP/AS Lisboa, 12 de Abril de 2002

Assunto: Devolução de garantia bancária N° 25.995-D de 500 €Exmos. Senhores:Exmos. Senhores:

Junto devolvemos a garantia bancária em referência, que nos havia sido confiada como garantia de fornecimentos.

Sem outro assunto de momento, recebam os n/ melhores cumprimentos.

De V. Exas. Atentamente,AssinaturaNome dactilografado Serv. Cobranças

Anexo: o mencionado

Acta e convocatória - 1• Acta:

– Registo de acontecimentos, opiniões, propostas, – Arquivo de decisões e processos como estas foram tomadas, ou seja,

• de tudo que de relevante ocorreu numa assembleia, ou reunião duma instituição

• Depois de aprovada e assinada é um registo oficial com:– Função constitucional - garante a vontade colectiva numa organização e

regula o agir da mesma– Função executiva - é um texto com força para impor o seu

cumprimento:cumprimento:• documentando decisões e atribuição de cargos, • identificando quem executará determinadas tarefas;

– Função documental –• arquiva o processo da continuidade de uma organização, e;• pode funcionar como prova em acções legais.

• Cabe à assembleia ou reunião aprovar ou não a acta; -> os membros controlam a justeza do resumo e a adequação do documento.

Acta e convocatória - 2• Convocatória - documento que:

– Em conformidade com os estatutos de uma organização, ou;

– De acordo com a legislação aplicável, – De acordo com a legislação aplicável, anuncia aos membros:

• a data e hora de uma assembleia ou reunião;• a hora e o local;• e a Agenda ou Ordem de Trabalhos

Acta – características - 1• Acta - documento sumário, objectivo, breve, claro e

funcional. • Estrutura:

– Número (sequencial)– Data e hora;– Tipo de assembleia ou reunião:– Tipo de assembleia ou reunião:

• se ordinária ou extraordinária; ou • se é resultante duma 1ª ou 2ª convocat6ria - É frequente ver-se, p.

ex.– "Início: 21 horas. Se não houver quórum de imediato se procederá a

nova convocat6ria, reunindo a assembleia, trinta minutos depois, com os elementos presentes";

– Local da assembleia ou reunião;– Nome ou nº dos presentes ou ausentes:

• em grandes assembleias é habitual livro para registo das presenças.

Acta – características -2• Estrutura (continuação):

– Ordem de Trabalhos:• transcrita tal qual foi apresentada na convocatória;

– Referência à leitura, votação e aprovação da acta da sessão anterior (se estiver pendente);

– Síntese das comunicações do Presidente da Mesa;– Síntese das comunicações do Presidente da Mesa;– Referência aos elementos que se inscreveram no período “Antes Antes Antes Antes

da Ordem de Trabalhos", da Ordem de Trabalhos", da Ordem de Trabalhos", da Ordem de Trabalhos", os assuntos que abordaram e os esclarecimentos que lhes foram prestados.

– Depois da introdução da Ordem de Trabalhos:• nome dos que pediram a palavra, síntese das suas intervenções,

referência a eventuais documentos que tenham trazido, que (se conveniente) poderão vir a ficar anexados à acta;

Acta – características - 3• Estrutura (continuação):

– Depois da introdução da Ordem de Trabalhos (continuação):

• Referência a votações, se ocorrerem, nº de votos a favor, contra e de abstenções e declarações de votodeclarações de votodeclarações de votodeclarações de voto;

• Hora do encerramento da reunião;• Hora do encerramento da reunião;• Registo sobre a leitura da acta, discussão, votação e

resultados respeitantes à sua aprovação (se assim se procedeu):

– Acta-minuta, ou se– A acta foi sendo redigida pelo(a) secretário(a);

• Assinatura do(a) secretário(a) e do(a) presidente, ou – assinatura de vários elementos, – consoante circunstâncias, hábitos e/ou exigências das

formalidades.

Relatório • Relatório - apresenta exposição de factos observados por

ordem/pedido de alguém:– Redactor sujeito às instruções recebidas e às normas das organizações. – Pode incidir sobre um leque variado de matérias e situações:

• relatório de um acidente, de uma peritagem de seguros, relatório técnico, relatório de contas, etc.

– Pode limitar-se a informar - fica pela descrição dos factos encontrados. – Pode visar outros objectivos: p.ex.: fornecer informações fundamentadas – Pode visar outros objectivos: p.ex.: fornecer informações fundamentadas

para que, com base nelas, quem o pediu possa tomar decisões. • Consequentemente:

– Qual o objectivo do relatório? - informar apenas, ou informar e convencer ou seja: expor, interpretar e propor?

– A quem se destina? A um ou vários leitores? – Que necessidades tem ou têm? – Bom relatório - identifica as necessidades e satisfá-las.

Relatório - estrutura• Simples, claro, preciso, lógico, adaptado a cada

caso particular, breve tanto quanto possível. • "Diga-me rapidamente o que (eu) precisava de

saber ontem" • Incluir esquemas, desenhos, tabelas, fotografias, • Incluir esquemas, desenhos, tabelas, fotografias,

cálculos (se facilitarem a compreensão)• Um relatório que não é entendido por quem o

solicitou = MAU relatório.

Relatório Informal• 0 mais corrente:

– Não é exigida exposição exaustiva,– Tem habitualmente 1-3 páginas, com a

estrutura:• 1. Descrição sumária do assunto do relatório;• 1. Descrição sumária do assunto do relatório;• 2. Mensagem principal do relatório;• 3. Resumo dos factos observados;• 4. Previsões/propostas ou recomendações (se

existirem); • 5. Anexos (se existirem).

Relatório Formal• Relatório, pormenorizado e completo:

– Pode ir às dezenas de páginas; e conter diversos anexos. – Tem a seguinte estrutura e apresentação:

• Página de rosto:– Título do relatório; – Nome da empresa a que se destina;– Preparado para:…– Elaborado por:…

• Página(s) do resumo ou sumário:– Justificação da proposta, – Justificação da proposta, – Benefícios/custos implicados;

• Pagina do índice;• Corpo do relatório:

– Introdução - o problema; – Análise/discussão comparada entre o que existe e o que propõe; – Informação técnica sobre o que se propõe, Avaliação de hipóteses

diversas, comparações e custos; – Conclusões e Recomendações;

• Anexos

CV e Carta de acompanhamento

• Curriculum Vitae:– “Um bom CV é aquele que desperta no

empregador a vontade de comunicar pessoalmente com o candidato”pessoalmente com o candidato”

– Características: Claro; sem erros de ortografia; frases curtas; sem repetições; parágrafos bem definidos

– Estrutura – tipo “Europass” ou semelhante

CV - dicas• Candidatos com experiência:

– Valorizar experiência;– Ser concreto, evitar adjectivação vaga (grande,

importante); – Dizer o essencial– Dizer o essencial

• Candidatos sem experiência:– Valorizar estágios, actividades extracurriculares

• Nunca:– Conotações políticas, religiosas, “Clubistas” e afins– Inventar coisas

Carta de acompanhamento

• Se o anúncio pedir manuscrita, pratique bastante• Estrutura:

– Parágrafo de introdução:• Razões da carta (resposta a anúncio ou autoproposta)

– Parágrafo de desenvolvimento:– Parágrafo de desenvolvimento:• Aspectos nucleares, motivações, argumentos para contratar

o candidato– Parágrafo de encerramento:

• Solicitando entrevista– Fórmula de cortesia– Assinatura

Bibliografia• Comissão Europeia – “O Curriculum Vitae (CV) Europass”.

http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/vernav/Europasss+Documents/Europass+CV/navigate.action?locale_id=18 . 30-11-2007 16:40

• Nascimento, Zacarias e José M. C. Pinto – A Dinâmica da Escrita: como escrever com êxito. 4ª ed. Lisboa: Plátano

• Nascimento, Zacarias e José M. C. Pinto – A Dinâmica da Escrita: como escrever com êxito. 4ª ed. Lisboa: Plátano Editora, 2005

• Rodrigues, Elizabete – Modelos de cartas. Porto: Faculdade de Ciências da Universidade do Porto, 2006. http://www.fc.up.pt/fcup/bolsaEmprego/documentos/modelos_de_cartas_2006.pdf . 30-10-2007 17:25