COMO ELABORAR UM ORÇAMENTO

Com o começo do ano chega a hora de organizar os negócios e nada melhor para um bom começo do que

ter um orçamento bem feito, com a previsão das receitas e despesas para um determinado período,

geralmente um ano. Na verdade, a melhor hora de preparar o orçamento é antes do final do ano, mais

precisamente entre outubro e novembro, quando a cabeça do empreendedor deve estar focada não

somente no ano em curso, mas também em como ele quer que o ano seguinte se comporte, aumento de

vendas e rentabilidade, contratação de pessoas, corte de despesas, etc.

Um bom orçamento, antes de mais nada, deve estar alinhado com o Plano de Negócios da Empresa, o

qual quase sempre contempla um horizonte de 3 a 5 anos, a depender do ciclo de negócio da empresa.

Mas este é outro assunto que vamos falar em uma próxima oportunidade.

Mas vamos voltar ao nosso orçamento. A grande maioria dos empresários pouco se utiliza desta

ferramenta e aqueles que a utilizam o fazem de forma limitada ou mesmo incompleta. Aqui vamos passar

por alguns dos principais aspectos a serem atentados na elaboração desta importante ferramenta de gestão.

Qual o formato: geralmente a adoção do orçamento no formato de uma DRE – Demonstração do

Resultado do Exercício é bastante adequado, já que o empreendedor pode ter uma estimativa não só das

receitas e despesas, mas também da rentabilidade.

O que incluir: o orçamento, diferentemente de um fluxo de caixa, é uma previsão das receitas e gastos

que ocorrerão ao logo de um período, geralmente 1 ano. Comece pelo que chamamos do operacional:

vendas estimadas por linha de serviço ou produto, isto será importante para se avaliar o crescimento de

vendas de forma específica, custos de produção ou prestação de serviços, como matéria prima, mão de

obra e demais insumos. À partir daí itens não associados diretamente ao operacional devem ser estimados

como aluguel, custos de financiamento, renda de aplicações financeiras, dentre outros.

Quem envolver: um orçamento sem a participação das áreas afetas da empresa geralmente omite

aspectos importantes e deixa de aproveitar um importante instrumento de motivação, a participação na

construção de algo importante para a empresa. Envolva as pessoas e ganhará mais comprometimento com

o orçamento.

Divulgue: uma boa prática é a divulgação para todos os níveis da empresa do que está sendo esperado

para aquele ano. Novamente, isto aumenta o comprometimento com o que foi planejado.

Acompanhe: de nada adianta um belo orçamento sem que haja um acompanhamento e, como resultado

deste acompanhamento, ações de correção. Vendas abaixo do estimado ou despesas acima das estimativas

podem indicar a necessidade de ações de correção, que quanto mais demorarem maior será o

comprometimento do resultado orçado. Uma boa prática é a realização de reuniões mensais, nunca muito

distante do encerramento do mês, onde é discutido o desempenho das áreas e onde sugestões para o

retorno ao orçado são discutidas, descontinuidade de um produto, melhoria na gestão de despesas, dentre

outras.

Aprovações: após todo o esforço de elaborar, divulgar e acompanhar, nada de desviar dos objetivos.

Qualquer gasto não previsto deve ser objeto de profunda discussão e avaliada a possibilidade de se

identificar fonte de recursos para fazer face àquele gasto não previsto.

Atualize: O orçamento não pode ser fator limitador para o crescimento ou mesmo inflexível. Sempre que

ocorrer algum evento importante, necessidade de um novo investimento, alteração macroeconômica, etc.

o mesmo deve ser revisado.

Mas a mensagem principal é a de que o orçamento é um instrumento de acompanhamento e gestão

acessível a todos os tamanhos de empresa, variando apenas o nível de sofisticação na sua elaboração. De

resto, é divulgar e acompanhar!