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CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO CEARÁ FACULDADE CEARENSE – FAC
CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO EM AUDITORIA E CONTROLADORIA
MARCELO PINHEIRO BEZERRA
O SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED), PARALELO
AO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL (SIGE): ESTUDO
DE CASO NA EMPRESA TRÊS CORAÇÕES ALIMENTOS S/A
Fortaleza - CE Novembro, 2014
MARCELO PINHEIRO BEZERRA
O SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED), PARALELO
AO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL (SIGE): ESTUDO
DE CASO NA EMPRESA TRÊS CORAÇÕES ALIMENTOS S/A
Monografia apresentada como exigência parcial para a obtenção do grau de Especialista em Auditoria e Controladoria da Faculdade Cearense, sob a orientação metodológica da Professora Dra. Márcia Maria Machado Freitas.
Novembro, 2014
MARCELO PINHEIRO BEZERRA
O SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED), PARALELO
AO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL (SIGE): ESTUDO
DE CASO NA EMPRESA TRÊS CORAÇÕES ALIMENTOS S/A
Monografia apresentada como exigência parcial para a obtenção do grau de Especialista em Auditoria e Controladoria da Faculdade Cearense, tendo sido aprovada pela banca examinadora composta pelos professores.
Data da aprovação: 10/12/2014
.
Banca Examinadora:
___________________________________________________ Prof. Dra. Márcia Maria Machado Freitas
Orientadora
___________________________________________________ Prof. Ms. Mercídio Gonçalves Filho
Membro 1
___________________________________________________ Prof. Esp. José Maria Alexandre Silva
Membro 2
Dedico este trabalho
inteiramente aquele que fez
de mim uma pessoa fiel aos
seus ensinamentos, Deus.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a quatro crianças, Lucas, Marcelo Filho, Gabriel e Amanda que
compreenderam minha ausência nos momentos em que precisaram tanto de mim.
À minha esposa, Mágila, que foi muito paciente comigo; à minha sogra Zilda, que
sempre me apoiou para a conclusão deste curso.
Aos meus pais, que me deram como herança dignidade e amor ao próximo.
À minha orientadora, Professora Márcia que tanto teve paciência comigo ao orientar-me
neste trabalho. Aos demais professores da Faculdade, que por meio de suas aulas
fizeram ampliar meus conhecimentos.
Aos meus colegas de sala de aula e trabalho, pois sem eles eu não teria chegado até
aqui.
Enfim, agradeço a todos que de alguma maneira estiveram ao meu lado durante esses
anos de estudo na Faculdade Cearense.
RESUMO
A Globalização que norteia a vida de todos atualmente tem papel fundamental na evolução que ocorreu na contabilidade, consequentemente, o profissional contador passou a ter em mãos as ferramentas adequadas para aplicar suas técnicas contábeis junto às empresas com seriedade e ética necessária e com isso têm maior importância dentro das empresas. Diante do exposto tem-se como pergunta de partida: quais as dificuldades e benefícios encontrados pelas organizações para se adequar ao layout imposto pelo poder público em relação ao SPED? É fato, que a tecnologia proporcionou grande ajuda na adequação do layout do SPED aos usuários, ainda que existam dificuldades atualmente. O Sistema Público de Escrituração Contábil proporciona o benefício de qualificar e assegurar as informações escrituradas. É avaliando esse contexto de mudanças tecnológicas que neste trabalho propõe-se fazer um estudo sobre as mudanças com o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) para os contabilistas, proposto pela Receita Federal do Brasil, bem como a importância dos Sistema Integrados durante o processo. Para atingir o objetivo proposto, têm-se os seguintes objetivos específicos: analisar os aspectos históricos do SPED, algumas definições, características e valores do sistema, além de uma fundamentação conceitual sobre o Sistema de Escrituração Digital; verificar as principais características dos Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE) para o processo de tomada de decisão nas empresas; demonstrar os avanços ocorridos ao longo do tempo, e o quanto tais sistemas foram importantes, proporcionando maior confiabilidade nas informações. A metodologia utilizada para este estudo foi pesquisa bibliográfica e a análise de documentação direta, complementada por informações retiradas de sites da Internet, livros, entrevistas publicadas em revistas especializadas e outros artigos já escritos sobre o assunto. Assim, a pesquisa foi qualitativa, onde se buscou visualizar o contexto e ter uma integração empática com o objeto de estudo que implique melhor compreensão. Como resultado decorrente da análise do estudo de caso, conclui-se a real importância dos Sistemas Integrados como instrumento de informação, e sua contribuição para a área de Controladoria, de tal forma que a empresa estudada atribuiu ao seu crescimento nos últimos anos, o uso dos ERP. Palavras chaves: SPED. Certificado Digital. Sistema de Informação. SIGE
ABSTRACT
Globalization that guides the lives of all, currently plays a key role in the evolution occurred in accounting, therefore, the professional accountant happened to have the right tools in hand to apply with ethics and seriousness his accounting techniques in companies becoming very important within these companies. Given the above we have the following question: what are the difficulties and benefits encountered by organizations to suit the layout imposed by the government in relation to the SPED? This study evaluates the context of the technological changes and its impacts brought by SPED to accountants, proposed by Brazil´s Federal Revenue, and the importance of the Integrated Systems in this process. To achieve this purpose, there are the following specific objectives: analyze the historical aspects of SPED, definitions, characteristics and values of the system, as well as the conceptual fundaments of SPED; examine the main features of ERPs for decision-making in enterprises; demonstrate the progress made over time, and how ERPs were important for greater reliability of the information. The methodology used for this study was literature and the analysis of direct documentation, supplemented by information taken from internet sites, books, interviews published in specialized magazines and other articles written on the subject. Thus, the research was qualitative, which sought to view the context and have integration with the object of study involving better understanding. As a result of this study analysis, it was concluded the importance of Integrated Systems as information as well as a decision-making tool, and its contribution to the Controllership department, as the company studied attributed to its growth in recent years, the use ERP.
Keywords: SPED. Digital Certificate. Information Systems. Integration
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 – Divisão do SPED.......................................................................................17
FIGURA 2 – Concepção de integração tradicional (interface) ......................................30
FIGURA 3 – Concepção moderna de integração (visão de fluxo) .................................30
FIGURA 4 – Relação do Sistema de Informação Contábil com os demais Sistemas de
Informação ......................................................................................................................32 FIGURA 5 – Bebida láctea pronta .................................................................................37
FIGURA 6 – Máquinas multibebidasTRES ...................................................................38
FIGURA 7 – Marcas do Grupo 3corações .....................................................................38
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 – Tipos de Informação................................................................................26
LISTA DE SIGLAS
SPED – Sistema Público de Escrituração Digital
ECD – Escrituração Contábil Digital
EFD – Escrituração Fiscal Digital
Nf-e – Nota Fiscal Eletrônica
SIGE – Sistemas Integrados de Gestão Empresarial
ERP – Enterprise Resource Planning
SIC – Sistemas de Informações Contábeis
SAV – Sistema de Automação de Vendas
GMR – Gerenciamento Matricial da Receita
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................... 10
1.1 Problemática ......................................................................................................................... 11
1.2 Objetivos .............................................................................................................................. 12
1.2.1 Objetivo Geral ............................................................................................................. 12
1.2.2 Objetivos Específicos ................................................................................................. 12
1.3 Justificativa .......................................................................................................................... 12
1.4 Metodologia ......................................................................................................................... 13
2 SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED) ........................... 15
2.1 Escrituração Contábil Digital (ECD) ............................................................................. 17
2.2 Escrituração Fiscal Digital (EFD) ................................................................................... 19
2.3 Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) .......................................................................................... 20
2.4 Certificado Digital .............................................................................................................. 21
2.5 Sistemas de Informação .................................................................................................... 22
2.5.1 Classificação dos Sistemas de Informação ........................................................... 24
2.5.2 O Valor da Informação Contábil ............................................................................. 25
2.5.3 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE) ......................................... 26
2.5.4 Sistemas de Informações Contábeis (SIC) ............................................................ 29
3 ESTRATÉGIA METODOLÓGICA................................................................................... 31
3.1 Escolha do tema .................................................................................................................. 31
3.2 Tipo de Pesquisa.................................................................................................................. 31
4 APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS ......................................... 33
4.1 A Empresa ............................................................................................................................ 33
4.2 Sistemas de Informação Utilizados na Empresa .......................................................... 36
4.3 Processo de Implementação – SAP R/3 ......................................................................... 39
4.3.1 Processo de Implementação – SPED ...................................................................... 41
4.3.2 Etapas de Envio – SPED Contábil Digital ............................................................ 41
5 CONCLUSÃO ........................................................................................................................... 42
REFERÊNCIAS ........................................................................................................................... 47
10
1 INTRODUÇÃO
Ao longo de décadas, a Contabilidade acompanhou as mudanças significativas das
sociedades empresariais, assim, experimentou profundas transformações, em especial nos
últimos trinta anos, com a web, a popularização dos meios de comunicação, as mídias e todo o
avanço tecnológico, hoje ao alcance de todos, além das exigências legais, procurando adaptar-
se a todos, à medida que surgem.
A mídia promove ordenadamente uma integração imediata de informações,
tornando-se, nos dias de hoje, o veículo de comunicação mais rápido e mais utilizado no
mundo inteiro, possibilitando e disseminando uma ação global de informações em todas as
culturas e, ao mesmo tempo, sendo motivadora para a integração entre as sociedades e as
diferentes culturas, permitindo enviar e receber informações online, sendo que, a grande
impulsionadora desta evolução foi a globalização, que surgiu para suprir as necessidades
humanas.
A globalização dos costumes possibilitou a sociedade um compartilhamento de
conhecimento, facilitando o processamento de informações em tempo real, exigindo assim das
organizações empresariais uma melhor adequação, qualidade e uma padronização mundial das
informações, dos produtos e serviços, disponibilizando e tornando acessível para todas as
sociedades um diversificado leque de escolhas.
Com todas essas transformações da tecnologia ligada à informatização, os
empresários constataram a necessidade de integração dos padrões com o resto do mundo,
impondo às organizações de forma competitiva, investimento para se aperfeiçoar as técnicas e
padrões exigidos pela sociedade em geral, evidenciando um custo-benefício para o mundo
globalizado, visando a obter soluções rápidas.
A tecnologia da informação vem a cada dia mudando a forma dos empresários
fazerem negócios, uma vez que a competitividade do mundo globalizado vem exigindo
constantes inovações e ditando de que forma as transações comerciais devem ser realizadas,
sendo a tecnologia um diferencial para a integração dos ambientes sociais.
A integração de padrões das técnicas adotadas pela contabilidade possibilitou ao
profissional da área uma automação dos procedimentos, na qual atividades exercidas no
passado de forma manual e arcaica passaram a ser realizadas por softwares modernos,
desenvolvidos para auxiliar a tomada de decisões, fato determinante para a evolução dos
profissionais contábil, exigindo constantemente um profissional mais competitivo, que
11
procura se renovar e qualificar-se em buscar novas ferramentas de trabalho, determinando
inovações nas práticas contábeis, com tais evoluções ocorrendo para acompanhar a crescente
demanda da sociedade.
Diversos projetos em tecnologia, ainda que recheados de ótimas intenções, nem
sempre conseguem atingir os objetivos esperados. Por tanto, a integração e o
compartilhamento de informações tem o objetivo de racionalizar e modernizar as
administrações tributárias brasileira, reduzindo custos e entraves burocráticos, facilitando o
comprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de
fortalecer por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias.
A implantação do Sistema Público Escrituração Digital (SPED) tem como meta a
adoção de um modelo nacional que venha substituir a sistemática atual escrituração contábil e
fiscal. Surge na nova era da tecnologia de informação, já que a competitividade do mundo
globalizado exige mudanças em todas as áreas profissionais.
Assim a área contábil não poderia de forma alguma abster das constantes
inovações tecnológicas. Contudo, o fato é que com o advento da tecnologia a profissão
contábil terá que acompanhar as importantes mudanças e suas consequências.
A inovação tecnológica não é um produto de uma referida área, mas está presente
em toda dimensão de nossas vidas. A escolha pela reformulação baseada na tecnologia não é
uma opção, mas são imperativas a todos os governos, empresas e profissionais contábeis.
Por tanto, não cabe a estes a decisão de adentrar ou não a esta revolução, sob a
pena de tornarem a contabilidade um problema e não uma solução.
1.1 Problemática
A empresa, finalmente, atinge a maturidade quando seus profissionais assumem
riscos com base no conhecimento, ética profissional, informações do ecossistema e criação de
cenários, comenta Duarte (2009).
Mas a principal prova da maturidade é o autoconhecimento. Desta forma, a
empresa, ao invés de reagir ameaças, constrói o futuro que deseja, a partir de ações do
presente. Neste ponto, a utilização dos recursos tecnológicos fornecidos por um projeto de
implantação de Enterprise Resource Planning (ERP), é imprescindível.
Portanto, pense a empresa como uma aeronave em uma missão de combate.
Quanto mais complexa for a missão, de maior número de instrumentos de voos a empresa
precisa. (DUARTE, 2009).
12
Mas se a empresa não consegue compreender o que os instrumentos lhe dizem a
cada ação do meio ambiente, o risco da missão aumenta muito. Em uma indústria de
alimentos, que a quantidade de emissão notas fiscais são grandes, então se precisa de controle
gerencial em paralelo com Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e protocolos
exigidos pela secretaria da receita federal.
Diante do exposto tem-se o seguinte questionamento: quais as dificuldades e
benefícios encontrados pelas organizações para se adequar ao layout imposto pelo poder
público em relação ao SPED?
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo Geral
Segundo Vergara (2003, p.15), objetivo é “apresentar uma carta de intenções”.
Sendo assim, deve definir com clareza o problema motivador da investigação, o referencial
teórico que a suportará e a metodologia a ser empregada. Também não pode deixar de
apresentar o cronograma da pesquisa, bem como a bibliografia.
O objetivo geral é analisar o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) em
paralelo com o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE).
1.2.2 Objetivos Específicos
Para atingir o objetivo proposto, têm-se os seguintes objetivos específicos:
⇒ Analisar os aspectos históricos do SPED, algumas definições, características e
valores do sistema, além de uma fundamentação conceitual sobre o Sistema de Escrituração
Digital.
⇒ Verificar as principais características dos Sistemas Integrados de Gestão
Empresarial (SIGE) para o processo de tomada de decisão nas empresas.
⇒ Demonstrar os avanços ocorridos ao longo do tempo, e o quanto tais sistemas
foram importantes, proporcionando maior confiabilidade nas informações.
1.3 Justificativa O avanço digital, associado à tecnologia da informação, a cada dia influência as
organizações públicas e privadas a buscarem novas alternativas para a coleta de dados,
13
possibilitando assim melhores informações, além de beneficiar-se quanto à redução de custo e
uma melhoria na burocracia imposta pela administração pública e privada, deixando visível a
transparência dos novos processos.
A implantação do SPED, sistema este que veio para informatizar os documentos
da contabilidade, substituindo a forma, os métodos e os procedimentos manuais utilizados no
passado, gerando um grande número de informações com menos erros, permitindo em tempo
real o acompanhamento das operações pelo Fisco.
Observará as inconsistências ocasionadas por algumas irregularidades,
possibilitando a redução de evasões ilícitas, bem como promovendo a simplificação das
obrigações acessórias nas organizações, além de ser um ambiente seguro de comunicação
entre a empresa e o Poder Público.
A implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), como
obrigatoriedade para as organizações, trouxe grandes desafios para os empresários e
contadores, que tiveram que se adequar a uma nova lei que implica em uma nova relação
junto ao Estado.
Sendo visto por muitos gestores como um procedimento difícil e trabalhoso, que
requer investimentos em treinamentos para os seus colaboradores e algumas mudanças em
seus procedimentos internos da logística até os processos financeiros, além de um alto custo
para a compra de novos softwares obrigados por lei, mas é considerado pelo Estado como um
investimento de benefício a longo prazo para as empresas e a sociedade.
As organizações se depararam com dificuldades para se adequar ao layout
imposto à implantação do SPED e seus subsistemas, alguns deles que consistem em reavaliar
os cadastros de clientes, fornecedores e produtos de forma que estivessem iguais à base de
dados da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), somente assim a emissão da Nota Fiscal Eletrônica
(NF-e), da (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) e do Conhecimento de Transporte
Eletrônico (CT-e) seria autorizada.
1.4 Metodologia
A metodologia foi desenvolvida na forma de uma pesquisa bibliográfica e
documental. No que diz respeito a estudos contábeis, percebe-se que a pesquisa bibliográfica
está sempre presente, seja como parte integrante de outro tipo de pesquisa ou exclusivamente
enquanto delineamento. Podem ajudar o estudante a conhecer o que foi produzido de
importante sobre o objeto da pesquisa. (RAUPP; BEUREN, 2006, p.87).
14
Os procedimentos de investigação utilizados para averiguação dos assuntos foram
à pesquisa bibliográfica para construção de um referencial teórico esclarecedor que
proporcionasse base para o estudo e a pesquisa estudo de caso para ilustração do que tem sido
feito na prática empresarial.
Para Raupp e Beuren (2006, p.80) a pesquisa de estudo de caso caracteriza-se
principalmente pelo estudo concentrado em um único caso. Este estudo é o preferido pelos
pesquisadores que desejam aprofundar seus conhecimentos a respeito de determinados casos
específicos.
O estudo de caso foi desenvolvido em uma Indústria de Café Multinacional,
localizada em Eusébio no Estado do Ceará. Como parte desta pesquisa e, para melhor
entendimento e aprofundamento do tema, um trabalho de campo com todas as áreas
envolvidas tais como: Controladoria, Custos, Contabilidade, Departamento de Pessoal,
Auditoria, Financeiro e demais envolvidos.
15
2 SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED)
A tecnologia da informação integra o novo mundo contemporâneo, que está
passando por grandes transformações, trazendo grandes revoluções à gestão empresarial no
Brasil. Existe a necessidade de informações coesas e fidedignas, em virtude da velocidade
com que as mesmas circulam, pois em tempo real, sabe-se o que está acontecendo do outro
lado do mundo. É fato que existem várias fraudes e perdas no Sistema de arrecadação
tributário Brasileiro (DUARTE, 2009).
Pensando nisso, o Governo Federal resolveu desenvolver um sistema de
informação mais ágio e dinâmico: o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Conforme a aprovação da Emenda Constitucional nº. 42 em 2003 foi introduzido no art. 37 da
Constituição Federal o inciso XXII, que passou a determinar para as esferas do governo a
interação e o compartilhamento das informações. O projeto SPED começou a ser
desenvolvido ainda no Governo Fernando Henrique Cardoso pelo Serviço Federal de
Processamento de Dados (SERPRO), devido ao Plano Plurianual.
De acordo com Azevedo e Mariano (2009), o SPED vai além das mudanças na
cultura do uso do papel para utilização dos arquivos digitais, é uma alteração no formato do
cumprimento das obrigações acessórias, que está sendo vivenciada na sociedade atual.
O contribuinte passará a enviar uma única informação aos fiscos das três esferas,
possibilitando um trabalho padronizado e integrado, sendo esta a ferramenta e auxílio dos
fiscos que o contribuinte está obrigado a utilizar para validação, assinatura e envio online das
informações fiscais e contábeis aos órgãos competentes. Tal sistema inovou o sistema
tributário, reduzindo custos aos governantes com armazenamento de material e com pessoal
para fiscalizar as empresas, onde atualmente o fiscal faz o papel analítico antes de autuar a
empresa em qualquer ato ilícito.
O SPED consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital. (BRASIL, 2007).
A Receita Federal do Brasil (2008) discorre que o objetivo do governo federal é
de unificar e cruzar as informações contábeis e fiscais das empresas dentro das cadeias
produtivas, através da informatização do sistema tributário, a fim de aumentar a arrecadação
de impostos e combater as fraudes.
16
Na Figura 1 é demonstrada a divisão das obrigações do SPED em três tipos:
Figura 1: Divisão do SPED Fonte: http://www.expede.com.br
Para Almeida (2008, p.1)
O sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é um programa que prevê a obtenção das informações junto às empresas de forma on-line. A iniciativa eliminará a troca de informações processuais entre os diversos órgãos, fortalecendo o controle de arrecadação e disponibilizando uma base autêntica para uso de fins lícitos pelo governo.
É um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação,
armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial
e fiscal das empresas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. (Art.2º do
Decreto nº 6. 022/07)
Segundo o portal SPED (2012) os principais objetivos do SPED são:
• Promover a integração dos fiscos: respeitadas as restrições legais, as esferas do governo poderão consultar em uma única base de dados as informações necessárias permitindo o cruzamento destas informações e detectando incoerências. • Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes: o contribuinte terá uma simplificação de suas obrigações acessórias, isso não implica que será uma diminuição das informações solicitadas, mas a redução da quantidade de declarações entregue. • Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários: O fisco terá acesso às informações de todas as empresas em um único banco de dados o que lhe permitirá o cruzamento das informações entregues pelos vários contribuintes, ficando mais ágil a detecção de irregularidades.
Segundo Machado (2007) costuma-se dizer, internamente, que esse é um projeto
“ganha-ganha”, pois ele é de alto interesse para o fisco, por permitir um maior controle de
arrecadação e um acompanhamento mais precisam do contribuinte; e, ao mesmo tempo, é um
projeto do maior interesse para as empresas, porque simplifica muito os seus trabalhos
17
burocráticos internos e o cumprimento da legislação, além de oferecer grade redução de
custos.
A proposta é fazer com que todo o volume de informações possa ser
compartilhado entre os fiscos federal e estadual, e posteriormente, pelos fiscos municipais
através de dados compatíveis entre si. Todo esse processo feito de forma automática, com os
dados viajando em uma grande rede digital, com a segurança garantida pela tecnologia da
certificação digital. (MACHADO, 2007)
Machado (2007) comenta que o SPED é um projeto que vem atender a uma
demanda antiga da administração pública fazendária: como fazer para agilizar os processos de
negócio em que há a participação das três camadas do Estado. Isso realmente é algo
perseguido há muito tempo, pois a troca dessas informações é extremamente complexa e
volumosa. Tanto os governos quanto as empresas só têm a ganhar com a doação desse
sistema.
O conjunto de valores agregado pelo SPED chegará diretamente ao bolso dos
consumidores finais. Até porque, a tendência é que o projeto se consolide de tal forma, que
todos os fatos ocorridos dentro das organizações possam ser registrados de forma confiável, a
fim de garantir no futuro próximo, o envio digital de todas as escriturações de forma prática.
Baseando-se neste pressuposto, os próximos capítulos irão tratar das duas
obrigações acessórias do SPED, na forma de escrituração contábil digital e escrituração fiscal
digital, além da nota fiscal eletrônica, que juntos, formam seus três pilares básicos.
2.1 Escrituração Contábil Digital (ECD)
Por meio da Instrução Normativa RFB nº 777/2007, foi instituída a Escrituração
Contábil Digital (ECD), para fins fiscais e previdenciários. De acordo com a norma, a ECD
deverá ser transmitida, pelas pessoas jurídicas a ela obrigadas, ao Sistema Público de
Escrituração Digital (SPED), instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e será
considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém e, quando for
o caso, após a autenticação pelos órgãos de registro.
De acordo com a Instrução Normativa RFB 777/2007 a ECD compreenderá a
versão digital dos seguintes livros:
� Livro Diário e seus auxiliares se houver;
� Livro Razão e seus auxiliares se houver;
18
� Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento
comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Baseado na Instrução Normativa, Duarte (2009) comenta que os livros contábeis
serão emitidos em forma eletrônica e passarão a ser assinados digitalmente, utilizando-se de
certificado de segurança estabelecida por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves
Pública Brasileira (ICP-Brasil).
Segundo a Instrução Normativa RFB nº 777/2007, ficam obrigadas a adotar a
ECD:
⇒ Em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as pessoas jurídicas sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real; ⇒ Em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.
Azevedo e Mariano (2009) salientam que a entrega da ECD será facultada às
demais pessoas jurídicas não obrigadas nos termos da norma. O Programa Validador (PVA)
foi especificamente desenvolvido controlar o ECD para tal fim, contendo, no mínimo, as
seguintes funcionalidades: validação do arquivo digital da escrituração; assinatura digital;
visualização da escrituração; transmissão para o SPED; e consulta à situação da escrituração.
A ECD será transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de
junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira à escrituração. (AZEVEDO;
MARIANO, 2009).
Ainda que tenha sido instituído para fins fiscais e previdenciários, o ECD por
fazer parte do “instrumento SPED” é também beneficiado da unificação de tais atividades de
escrituração, de modo que as informações tendem a tornar-se mais precisas, confiáveis, pois
já que o fluxo é único, as pessoas jurídicas passarão a ter maior controle dos registros, bem
como de todas as atividades da empresa.
De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 967, nos casos de extinção, cisão
parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas
extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês
subsequente ao do evento. O acesso ao ambiente nacional do SPED fica condicionado a
autenticação mediante certificado digital credenciado pela ICP-Brasil, emitido em nome do
órgão ou entidade de que trata o art. 7º da instrução normativa.
19
As informações sobre o acesso à ECD pelos órgãos e entidades de que trata o art.
7º ficará disponível para a pessoa jurídica titular da ECD, em área específica no ambiente
nacional do SPED, com acesso mediante certificado digital.
A não apresentação da EFD-Contribuições no prazo fixado no art. 7º, ou a sua
apresentação com incorreções ou omissões, acarretará aplicação, ao infrator, das multas
previstas no art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 24 de agosto de 2001. (Redação
dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.387, de 21 de agosto de 2013).
2.2 Escrituração Fiscal Digital (EFD)
A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um arquivo digital que possui um leiaute
específico, abrangendo um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras
informações de interesse do fisco, bem como registros de apuração de impostos referentes às
operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Busca substituir a escrituração dos livros
fiscais realizadas em papel por arquivos digitais. Este arquivo deverá ser assinado
digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED. (RECEITA FEDERAL, 2009
apud DUARTE, 2009)
A Escrituração Fiscal Digital (EFD) obriga o contribuinte a informar suas
operações de forma mais detalhada ao Fisco, ao contrário da forma que realiza a escrituração
fiscal nos livros fiscais, porque estes contemplam apenas dados totais dos documentos fiscais.
(AZEVEDO; MARIANO, 2009).
É perceptível que a obrigatoriedade de escrituração, seja ela fiscal ou contábil,
acarretou uma série de mudanças no que tange ao pensamento dos empresários, que
antigamente não imaginavam que um controle bem feito do patrimônio poderia trazer
inúmeros benefícios, até mesmo incentivos para aqueles que usam tal obrigação a favor de sua
empresa, buscando melhoria nos processos de informação fazendo do SPED uma forma de
controle e organização da própria empresa para com seus sócios e interessados.
De acordo com a cláusula sétima do Convênio ICMS 143/06, a nova forma de
escriturar, acaba por substituir a escrituração e impressão dos seguintes livros fiscais:
⇒ Registro de entradas;
⇒ Registro de saídas;
⇒ Registro de Inventário;
⇒ Registro de Inventário de IPI;
⇒ Registro de Apuração do ICMS.
20
Duarte (2009) complementa que, contudo, espera-se que outras obrigações sejam
incorporadas à EFD.
Para finalizar o tripé do SPED, é importante ressaltar a importância da nota fiscal eletrônica, que teve um papel importante nas mudanças do ambiente tributário Brasileiro.
2.3 Nota Fiscal Eletrônica (NF-E)
Nasajon e Santos (2010) comentam que a emissão dos documentos fiscais de
forma eletrônica, possibilitou o surgimento de uma nova era, trazendo mudanças no cenário
tributário do país. Proporcionando ao fisco maior interação e melhor controle com o
compartilhamento de informações com o seu contribuinte, permitindo com isso um aumento
nas suas arrecadações e a inibição da sonegação fiscal.
Segundo Brasil (2005):
Para atender o disposto da Emenda Constitucional nº 42, Inciso XXII, art. 37, foi realizado, nos dias 15 a 17 de julho de 2004, em Salvador, o 1º Encontro Nacional de Administradores Tributários – ENAT, reunindo os titulares das administrações tributárias federal, estaduais, do Distrito Federal e dos municípios de capitais. O encontro teve como objetivo buscar soluções conjuntas das três esferas de Governo que promovessem maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações; racionalização de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento; maior eficácia da fiscalização; maior possibilidade de realização de ações fiscais coordenadas e integradas; maior possibilidade de intercâmbio de informações fiscais entre as diversas esferas governamentais; cruzamento dedados em larga escala com dados padronizados e uniformização de procedimentos.
A nota fiscal eletrônica foi sem dúvida um dos passos mais importantes nas
mudanças ocorridas no âmbito tributário nacional. Conforme citado na Emenda
constitucional, promoveu uma série de melhorias conjuntas para as três esferas do governo,
sendo a melhor delas a inibição no pagamento de impostos.
De acordo com a Receita Federal do Brasil (2014) existem vários benefícios
galgados através da implantação desse projeto, como:
• Redução de custos com as impressões em papel;
• Simplificação de obrigações acessórias;
• Redução no custo de armazenagem dos grandes volumes de
papeis;
• Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de
mercadorias;
• Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
21
• Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um
melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os
fiscos;
• Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
É importante salientar que ao contador as principais vantagens são: facilitação e
simplificação da Escrituração Fiscal e Contábil, incentivo ao GED, além das oportunidades de
serviços e consultoria ligados à NF-e. Cabe ao profissional da área, buscar aperfeiçoamento e
atualização no tocante as novidades que surgem. (RECEITA FEDERAL, 2010).
Para garantir que todas essas informações tratadas sobre o SPED sejam de fato
confiáveis, existiu a necessidade de criar uma tecnologia adequada que atendesse todas as
expectativas do projeto. O certificado digital, do que trata o subcapitulo seguinte, veio
revolucionar a confiabilidade e integridade das transações do sistema.
2.4 Certificado Digital
Segundo Duarte (2008) a Certificação Digital representa uma grande inovação na
legislação brasileira que possibilitou a criação do SPED, pois o projeto seria inviável se não
fosse criado um mecanismo tecnológico capaz de garantir autoria, integridade,
confidencialidade e não repúdio.
De acordo com o artigo 10, da MP 2.200-2, os documentos eletrônicos assinados
digitalmente com o uso de certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil, têm a mesma
validade jurídica que os documentos escritos com assinaturas manuscritas. Importante frisar
que os documentos eletrônicos assinados digitalmente por meio de certificados emitidos fora
âmbito da ICP-Brasil também tem validade jurídica, mas esta dependerá da aceitação de
ambas as partes, emitentes e destinatários, conforme determina a redação do § 2º do artigo 10
da MP 2.200-2.
O arquivo gerado deve ser assinado digitalmente e transmitido via internet ao
ambiente SPED, no site da receita federal, por meio de certificado emitido por uma autoridade
certificadora cadastrada na infraestrutura de chaves Pública Brasileira - ICP-Brasil, sob pena
de não ter validade. (AZEVEDO; MARIANO, 2009).
A privacidade, a segurança, a autenticidade e integridade das informações não
teriam a mesma validade sem o arquivo eletrônico de identificação. Até porque, com o
crescente número de transações eletrônicas precisamos estar protegidos, e tal garantia pode
ser encontrada nos certificados digitais.
22
De acordo com Ribeiro (2007) existem dois tipos de certificado que merecem ser
destacados pelo nível de segurança que proporcionam, sendo o A1 classificado como nível
médio, e o A3 como alto. Ambos são gerados e armazenados em um hardware criptográfico,
mediante um cartão inteligente ou token. Somente o detentor da senha de acesso pode utilizar
a chave pública e as informações não podem ser copiadas ou reproduzidas, já aquele o nível
de segurança é menor, gerado e armazenado no computador do usuário. Os dados são
protegidos por uma senha de acesso. Através dessa chave de acesso, é possível acessar, mover
e copiar a chave privada a ele associada.
Contudo, verifica-se que as empresas estão cada vez mais preocupadas com o
sigilo, com a qualidade das informações, e mais ainda em como podem melhorar seus
processos, a fim de atender os usuários externos (fisco, sócios, fornecedores, cliente) da
melhor forma possível. Os sistemas de informação surgem com a proposta de tornar essas
perspectivas em realidade.
2.5 Sistemas de Informação
Segundo Nakagawa (1993, p.60), “Informação é o dado que foi processado e
armazenado de forma compreensível para seu receptor e que apresenta valor real ou percebido
para suas decisões correntes ou prospectivas”. A informação contábil, como toda informação,
parte de uma coleta de dados feita por todos os setores da empresa. Esses dados coletados
passam por tratamentos adotados pelas diretrizes da organização e logo após oferecem o
formato contábil, obedecendo a uma metodologia que fundamenta a contabilidade como
ciência.
Cada vez mais a gestão das grandes organizações exige os demonstrativos
financeiros contábeis no mais curto espaço de tempo possível. Diante dessa demanda, as
instituições estão investindo alto em tecnologia para que essas informações estejam
disponíveis em tempo hábil para seus gestores, e esses possam tomar decisões que contribuam
para que a entidade continue a desempenhar suas atividades sem maiores dificuldades e assim
consiga alcançar seu objetivo.
Os Sistemas Integrados são uma das ferramentas mais procuradas para viabilizar
essa agilidade na apresentação desses relatórios.
Eles são sistemas que integram as informações geradas por diversos setores da
organização, onde tal relação pode ser vista por uma perspectiva funcional ou sistêmica.
23
O expressivo crescimento desses sistemas é motivado pela necessidade de
informações das organizações com o propósito de reduzir seus custos.
Para tanto, essas empresas reavaliam seus processos, produtivo e administrativo,
em busca de eliminar os desperdícios de tempo e de recursos, adequando-se às constantes
mudanças do mercado.
Para Gil (1992, p.34): Entende-se por Sistema de Informação “um conjunto
formado por pessoas, materiais tecnológicos e financeiros que trabalhando em harmonia a fim
de processar dados e transformar em informações, permitindo que as organizações alcancem
seus objetivos”.
É importante ressaltar a responsabilidade desta coleta de dados para geração de
informações úteis em nível de gerencia no que diz respeito a planejamento e controle das
atividades da instituição.
Nakagawa (1993, p.63) complementa com sua definição:
Sistema de Informação é uma combinação de pessoas, facilidades, tecnologias, mídias, procedimentos e controles, com os quais se pretende manter canais de comunicação relevantes, processar transações rotineiras, chamar atenção dos gerentes e outras pessoas para eventos internos e externos significativos e assegurar bases para a tomada de decisões inteligentes.
Todo sistema exige um planejamento para produção dos relatórios para atender
aos interessados, os usuários. É necessário ter o conhecimento contábil dos envolvidos, e
construir relatórios com enfoques diferentes para os diferentes níveis de usuários.
Dessa forma, conseguimos manter o controle. Só pode ser controlado aquilo que é
aceito e entendido, comenta Padoveze (1998).
Conforme Gil (1992), o sistema de informação contábil deve produzir
informações que possam atender os seguintes aspectos:
� Níveis empresariais • Estratégico • Tático • Operacional � Ciclo administrativo • Planejamento • Execução • Controle � Nível de estruturação da informação • Estruturada • Semiestruturada • Não estruturada
O sistema de informação contábil tende a atender aspectos operacionais e táticos,
primeiramente com informações estruturadas e algumas informações semiestruturadas.
24
Tais sistemas podem ser classificados de formas diferentes, variando de acordo
com a operação da empresa.
2.5.1 Classificação dos Sistemas de Informação
Os sistemas de informação classificam-se em: sistemas de informação de apoio ás
operações e sistemas de informação de apoio à gestão (PADOVEZE, 1998).
De acordo com Padoveze (1998), Sistemas de informação de apoio às operações
nascem da necessidade de planejamento e controle das diversas áreas operacionais da
empresa. Podemos dizer também, que esses sistemas são criados automaticamente pelas
necessidades da administração operacional, a saber, os sistemas de informação de controle de
estoque, de compras, de controle patrimonial, planejamento de vendas etc. O objetivo é
auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções operacionais (compras,
estoque, produção, vendas, faturamento, qualidade).
O sistema de apoio à gestão são aqueles relacionados a vida econômico-financeira
da empresa, ligado a avaliação de desempenho dos administradores internos. Geralmente são
utilizados pela área administrativa financeira, especificamente a alta administração, com o
intuito de planejamento e controle financeiro, além da avaliação de desempenho do negócio.
(PADOVEZE, 1998, p. 51)
Como exemplo tem-se, o sistema de informação da contabilidade, dos custos e do
fluxo de caixa. A maior preocupação do sistema de apoio à gestão é a saúde financeira, por
isso basicamente, as informações geradas serão voltadas para o controle e o planejamento. É
importante salientar que todos os tipos de sistemas devem agir em conjunto.
Contudo, percebe-se que existe um enfoque sistêmico por trás de uma informação,
que busca evidenciar a entidade como um todo, e não como partes, tratando a empresa como
um elemento formado por várias partes, mas que só podem ser entendidas se vistas como um
todo. Um novo formato de definição no qual as organizações não podem ser vistas como um
conjunto de departamentos que executam suas atividades de forma isolada, mas sim um
sistema aberto que faz uso de informações, e as processa de tal forma que atinjam um único
objetivo.
O Quadro 1 apresenta alguns tipos de informações com suas respectivas
características:
25
Tipos de informações Características
Operacionais Existe um mínimo de tratamento sobre o dado
para gerar a informação; é, normalmente, uma transcrição ou registro puro e simples, sendo necessária, frequentemente, a colocação desses registros em uma ordem adequada.
Gerenciais Implica num tratamento mais intenso do dado,
para produzir informação que seja útil para a tomada de decisão a nível gerencial; ou há uma sintetização dos dados ou ainda classificações e cálculos são feitos.
Contábeis Pode ser tanto operacional quanto gerencial,
segundo as características anteriormente apresentadas, mas tem uma característica particular que é influenciar os demonstrativos Contábeis financeiros da empresa.
Quadro 1 – Tipos de informação Fonte: Gil (1979, p.16)
Desse modo pode-se observar a importância dos sistemas dentro das
organizações, que juntamente com a necessidade de analisar, fez com que as empresas
passassem a investir cada vez mais em modernização em busca de melhores sistemas de
informação.
Essa crescente valorização é um assunto que deve ser tratado de forma especial e
que varia entre as empresas de acordo com as necessidades de cada uma, e o que julgam ser
de qualidade para o processo de tomada de decisão.
2.5.2 O Valor da Informação Contábil
O conceito de valor dessas informações está relacionado com a redução de
incertezas no processo de tomada de decisão e a relação do benefício que vai ser gerado pelo
seu uso, aumentando a qualidade dessa decisão. Desse modo, o valor da informação se
encontra nesta maneira conjunta de reduzir as incertezas ao passo em que procura aumentar a
qualidade da decisão. Esses dois pontos, juntamente, validam a utilização da informação
diminuindo a incerteza do gestor no ato da decisão. (OLIVEIRA, 1990).
Quanto maior o número de informações, maior é a redução de dúvidas. Porém,
esses dados requerem um custo que precisa ser quantificado, para tanto, é preciso que seja
estabelecida uma relação adequada, devendo-se fazer uso do máximo de informação possível
para reduzir a incerteza e aumentar a qualidade da decisão, com o menor custo possível.
Assim, consome a literatura, o custo para obter as informações deve ser sempre
menor que o benefício gerado pela decisão baseada nessas informações. Esse é o verdadeiro
valor da informação.
26
Para que uma informação seja considerada boa, ela deve preencher os seguintes
requisitos, conforme explica Nakagawa (1994, pág. 60):
• Conteúdo • Relatividade • Precisão • Exceção • Atualidade • Acionabilidade • Frequência • Flexibilidade • Adequação à decisão • Motivação • Valor econômico • Segmentação • Relevância • Consistência • Entendimento • Integração • Confiabilidade • Uniformidade de critérios
Qualquer tomada de decisões é pautada em informações, gerada de dados, que
permitam o alcance dos objetivos da entidade pelo uso da eficiência de seus recursos
materiais, sejam eles, homens, máquinas, ativos ou dinheiro.
O valor da informação depende do modo como vai ser apresentado no final, e sua
relevância para aquele momento (a decisão), baseado na redução das incertezas que possam
surgir como resultado das informações. A classificação dos sistemas de informações,
identificando os sistemas de apoio às operações dentro da empresa, juntamente com a
administração, dão suporte a decisão.
Os sistemas mais comuns nas organizações são aqueles conhecidos por serem
integrados, onde cada departamento tem seu módulo específico, mas que no final, integram
uma única unidade de informação.
2.5.3 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE)
Também conhecidos por Enterprise Resource Planning (ERP), os SIGE são
sistemas de informações integrados divididos em módulos que utilizam o mesmo banco de
dados com o objetivo de consolidar as informações geradas pelas atividades da empresa
proporcionando assim a melhor gestão de suas atividades. (PADOVEZE, 1998).
Padoveze (1998, p. 55), afirma que “as necessidades de informação dos gestores
sempre existiram, mas na realidade, sua transformação em sistemas de informação com
adequada relação custo/benefício ficava travada na tecnologia”. Os grandes avanços
tecnológicos na área de informação, em nível de hardware, software, comunicação e
multimídia, permitiram que as empresas que fornecem esse serviço de sistemas de
27
informações gerenciais, refizessem seus sistemas com um alto grau de integração, para que
traduzisse em forma de sistema o fluxo dos processos das entidades.
As vantagens são inúmeras, e podem ser facilmente detectadas no dia de trabalho
de qualquer profissional que faz uso do ERP. A eliminação de processos manuais e a
diminuição na execução de uma tarefa são exemplos dos benefícios que os sistema integrados
proporcionam, além de melhorar o fluxo da informação.
Conforme Padoveze (2007), os sistemas de informações gerenciais têm como
objetivo fundamental a integração, consolidação e aglutinação de todas as informações
necessárias para a gestão do sistema empresa.
A Delloitte Consulting (1998, p.11) caracteriza ERP como “um pacote de
negócios que permite a uma companhia automatizar e integrar a maioria de seus processos de
negócio, compartilhar práticas e dados comuns através de toda a empresa e produzir a acessar
informações em um ambiente de tempo real”.
Padoveze (1998, p. 55) considera três fatores como fundamentais para a adoção
do SIGE nas instituições, são eles:
• A integração mundial das multinacionais, que exigiam tratamento único e em tempo real das informações; • A substituição das estruturas funcionais por estruturas ancoradas em processos; • A necessidade de integralizar vários sistemas de informação em um único que se utiliza da mesma base de dados, sendo viabilizado pelo avanço da tecnologia.
Tais sistemas fazem a unificação dos subsistemas que fazem parte dos sistemas
operacionais e dos sistemas de apoio à gestão, através de recursos tecnológicos da
informação, de forma que todos os processos do negócio da empresa possam ser visualizados
em um fluxo dinâmico que percorrem todos os departamentos e funções.
Com isso, se tem uma visão diferenciada do processo, contraditória a visão
tradicional hierárquica que a maioria das empresas se enquadra. A tecnologia disponível
permitiu também a realização de uma visão sistêmica e funcional avançada e alinhada com os
processos da empresa.
Os sistemas integrados de gestão empresarial substituíram os sistemas de
informação da época pela necessidade de informações dos gestores. O SIGE se diferenciava
nos quesitos tecnologia e integração. A integração dos sistemas de informação é feita por
interface, onde todos os subsistemas estão interligados entre si por programas auxiliares onde
28
as informações são geradas de acordo com a necessidade de outro subsistema. Isso faz com
que o acesso às informações seja limitado.
No SIGE foi desenvolvido um novo conceito de interface, onde todos os módulos
são integrados entre si possibilitando que a informação esteja disponível para toda a
organização em um modelo de fluxo onde a operação pode ser visualizada desde o início até o
fim.
Os avanços da tecnologia possibilitaram às empresas que forneciam os sistemas,
desenvolver produtos com maior integração das informações, fazendo com que os processos
de negócios das empresas fossem demonstrados no sistema de informação, conforme
demonstrados nas Figuras 2 e 3.
Figura 2 – Concepção de integração tradicional (interface) Fonte: Adaptado de Padoveze, (1998, p.55).
Figura 3 – Concepção moderna de integração (visão de fluxo) Fonte: Adaptado de Padoveze, (1998, p.56) A integração interfuncional é o que permite que os módulos se comuniquem. A
base dessa integração é a visão do fluxo, ou seja, no SIGE a visão dos procedimentos se
sobrepõe à hierarquia da empresa, uma vez que o importante é analisar a empresa como um
todo e não cada setor isoladamente (SE7E SISTEMAS, 2010).
De acordo com Se7e Sistemas (2010) ao sentir a necessidade de adquirir um ERP,
as instituições devem estar cientes das vantagens e desvantagens que essa ferramenta traz
desde a sua implantação. A seguir serão apresentados alguns desses fatores:
29
Vantagens: • Eliminam uso de interfaces manuais; • Aperfeiçoam o processo na tomada de decisão; • Eliminam a redundância nas atividades; • Reduzem o limite de tempo de respostas ao mercado; • Reduzem o tempo dos processos gerenciais; Desvantagens: • Altos custos, onde em alguns casos não comprovam a relação custo/benefício; • Dependência do fornecedor do pacote; • A adoção de melhores práticas aumenta o grau de cópia e padronização entre empresas de um mesmo seguimento; • Torna os módulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento vai depender da informação do módulo anterior, fazendo com que as informações estejam constantemente atualizadas uma vez que elas são dadas em tempo real e isso demanda um maior trabalho.
Além das características supracitadas, outros aspectos importantes em relação ao
SIGE são: funcionalidade, módulos, parametrização, configuração, customização, localização
e atualização de versões.
Um sistema importante e específico, voltado para as informações gerenciais são
aqueles direcionados as informações contábeis. Estão diretamente ligados à alta gestão da
organização, e visam a unificação de todas as informações dos setores da empresa na sua
totalidade.
2.5.4 Sistemas de Informações Contábeis (SIC)
Para Moscove, Simkin e Bagranoff (2002) sistema de informação contábil pode
ser visto como uma formalidade para o processamento operacional de dados contábeis e para
as atividades de suporte a decisão.
No início, o objetivo principal do SIC era processar informações financeiras da
empresa para repassar a usuários externos como investidores, clientes e órgãos da receita
federal e aos administradores.
O SIC não é o único sistema gerencial presente no dia a dia das empresas, além da
área financeira as demais áreas como marketing, setor pessoal, recursos humanos, produção,
dentre outras, também precisam ser acompanhadas por sistemas operacionais.
Com um mercado cada vez mais exigente, as instituições que desenvolviam
softwares perceberam que precisavam desenvolver um aplicativo que reunissem não só as
informações financeiras, mas que também processassem os dados dos demais setores da
30
organização. Com o intuito de suprir essa necessidade, o SIC passou a ser uma ferramenta que
reunia informações dos diversos sistemas de informações da empresa.
O subsistema de processamento de informações está diretamente ligado ao
subsistema de informações contábeis, que por sua vez, se conecta com todos os outros
subsistemas da empresa, tais como, finanças, marketing, recursos humanos, produção,
demonstrado na Figura4.
Figura 4: Relação do Sistema de Informações Contábeis com os demais sistemas de informação Fonte: Adaptado de Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p.24). Naturalmente o papel da contabilidade junto com o sistema de informação, é
reforçado pelas próprias características da ciência contábil e da função do setor contábil. Para
as empresas cumprirem a sua missão devem assegurar sua continuidade, é necessária a
realização de lucros que satisfaçam os envolvidos com o sistema da empresa (acionistas,
credores, diretores, funcionários, governo), a parametrização do SIGE deve ser feita a partir
das necessidades de informações dos gestores com relação a os eventos econômicos
realizados pelas diversas área e atividades empresariais.
31
3 ESTRATÉGIA METODOLÓGICA
3.1 Escolha do tema
Para a escolha do tema deste trabalho foram observadas prerrogativas importantes
no tocante ao crescimento da tecnologia na última década, fazendo com que as empresas
buscassem melhorias nos processos e seguir junto a esse avanço tecnológico.
Através de entrevistas realizadas junto aos gestores da empresa Três Corações
Alimentos S/A e aqueles que fizeram parte da maior mudança já realizada, foi possível
observar as dificuldades que ainda temos em acompanhar a evolução tecnológica, e ainda, o
quanto tais problemas podem afetar diretamente a continuidade e a saúde financeira da
empresa.
Desta forma, escolhi o tema do trabalho “O Sistema Público de escrituração
digital (SPED) em paralelo com Sistema Integrado de Gestão Empresarial”.
Com o intuito de atingir os objetivos propostos no estudo, apresento a seguir os
métodos e procedimentos utilizados na elaboração do trabalho acadêmico.
3.2 Tipo de Pesquisa
A metodologia foi desenvolvida na forma de uma pesquisa bibliográfica e
documental. No que diz respeito a estudos contábeis, percebe-se que a pesquisa bibliográfica
está sempre presente, seja como parte integrante de outro tipo de pesquisa ou exclusivamente
enquanto delineamento. Podem ajudar o estudante a conhecer o que foi produzido de
importante sobre o objeto da pesquisa. (RAUPP; BEUREN, 2003, p.87).
Os procedimentos de investigação utilizados para averiguação dos assuntos foram
à pesquisa bibliográfica para construção de um referencial teórico esclarecedor, através de
livros, artigos, leis e instruções normativas que proporcionassem base para o estudo e a
pesquisa estudo de caso para ilustração do que tem sido feito na prática empresarial.
Para Raupp e Beuren (2006, p.80) “a pesquisa de estudo de caso caracteriza-se
principalmente pelo estudo concentrado em um único caso. Este estudo é o preferido pelos
pesquisadores que desejam aprofundar seus conhecimentos a respeito de determinados casos
específicos”.
O estudo de caso foi desenvolvido em uma Indústria de Café Multinacional,
localizada em Eusébio no Estado do Ceará. Como parte desta pesquisa e, para melhor
32
entendimento e aprofundamento do tema, um trabalho de campo através de uma entrevista
com os principais envolvidos no processo de escrituração digital, a qual essa empresa é
obrigada, abordando de forma prática a realidade desta, que faz uso de informações obtidas
através do Sistema de Informação nas suas atividades.
Por meio de duas entrevistas diretas, foram coletados dados com as áreas
envolvidas no processo de implantação, principalmente com a Contados, profissional
responsável direta nas mudanças ocorridas através do sistema integrado.
33
4 APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
Para demonstrar a importância dos Sistemas Integrados de Gestão Empresarial
(SIGE) no processo da tomada de decisão, foi feita uma análise nos sistemas utilizados na
empresa Três Corações Alimentos S/A no ramo da Indústria de café, onde as informações
geradas pelos setores são integradas.
Com o objetivo de demonstrar tal relevância, foi realizada uma coleta de dados
através de entrevistas e relatos de funcionários que participaram diretamente e indiretamente
do processo de implementação do sistema, bem como aqueles usuários que utilizam sistemas
e subsistemas em sua rotina diária de trabalho.
Para desenvolver o diálogo com os entrevistados, foram utilizados os seguintes
tópicos:
� Sistemas utilizados na Três Corações Alimentos S/A;
� Vantagens e desvantagens dos ERP;
� Relatórios gerados através dos sistemas;
� Sistemas utilizados antes da implementação;
� Necessidade de mudança de sistema;
� Quem deu o primeiro passo para a melhoria;
� Como se deu a escolha pelo SAP R/3;
� Quais as dificuldades enfrentadas no tocante aos funcionários.
� Contabilidade trabalhando em conjunto com tecnologia da
informação;
� SPED, o poder da informação para os empresários e o Fisco;
� Dificuldades para se adequar as exigências na implantação do
SPED,
� SPED tem desafios a serem superados para 2015.
Os pontos destacados foram de suma importância para o desenvolvimento do
estudo de caso, contribuindo para que a finalidade do trabalho fosse concluída positivamente.
4.1 A Empresa
Em 1959, na cidade de São Miguel, interior do Rio Grande do Norte, João Alves
de Lima começou uma história de sucesso que mudaria a própria vida e a vida de milhares de
34
pessoas. Com a visão de futuro peculiar dos grandes empreendedores, esse admirável pioneiro
percebeu a oportunidade de bons negócios que a região oferecia e passou a explorá-la com
determinação e ousadia.
Comercializando o café e distribuindo-o porta a porta, conquistou ampla clientela,
oferecendo as pessoas oportunidade de adquirir, com facilidade, melhores produtos e serviços.
Desde o início, a principal preocupação foi satisfazer continuamente os clientes, garantindo a
distribuição e entrega com qualidade.
Os fortes laços criados a partir de então possibilitaram o fortalecimento da
pequena empresa, sustentaram o seu crescimento e embasaram a significativa expansão a
partir da década de 80. Em 1989, com a implantação de um fábrica no município de Eusébio,
na Região Metropolitana de Fortaleza, capital do Estado do Ceará, a empresa deu inicio à
conquista dos mercados do Norte e Nordeste do Brasil, cobrindo uma área com mais de 60
milhões de consumidores.
Outro capítulo dessa história foi a aquisição, em 2003, do Café Pimpinela, marca
com meio século de tradição no Rio de Janeiro. Com essa operação, a 3corações chegou à
região Sudeste, onde se situa o maior centro de consumo do país.
A permanente busca pela excelência levou a empresa a um novo e decisivo passo
em 2005, através da joint-venture com a Strauss, líder no setor de alimentos em Israel e já
consolidada no mercado internacional em diversos países.
Como resultado da joint-venture nasceu a Santa Clara Participações, que passou a
incorporar também a marca 3 Corações, principal indústria de café de Minas Gerais e uma das
dez maiores do Brasil, líder no mercado mineiro de café e líder no país na categoria
cappuccino.
A 3 corações tem sua filosofia empresarial focada no consumidor e a estratégia
direcionada para antecipar-se às demandas do mercado, buscando respostas inovadoras para
adaptar-se às crescentes exigências e desejos dos clientes.
A atualização contínua por meio das mais avançadas tecnologias em
administração e processos garante a qualidade na oferta de produtos e serviços com o mesmo
padrão de atendimento personalizado que caracteriza a empresa desde o início.
A 3corações configura-se como um complexo empresarial focado em diversas
áreas da cadeia produtiva do café: beneficiamento de grãos crus; industrialização e
comercialização de café torrado, torrado e moído; solúveis; cappuccino e achocolatados, além
da exportação de café em grão cru e de café torrado e moído. Atua ainda no fornecimento de
serviços com extensa linha foodservice e cafeterias.
35
São 5 plantas industriais, 24 centros de distribuição, frota própria e mais de 4.400
empregos diretos. Com marcas consagradas pela preferência de milhares de consumidores, a
3corações é líder nos segmentos de café torrado & moído e cappuccino no ranking nacional,
segundo dado Nielsen. A empresa conta também com Unidades de Compra e Beneficiamento
de Café Verde, Parceiros Comerciais, Unidade de Exportação, Unidade de Exportação e
Unidades de Assistência Técnica TRES e FoodSolutions.
Unindo a visão de futuro do fundador à capacidade empreendedora da atual
direção, a 3corações continua fazendo história. Agora, uma história projetada para o mundo,
globalizada nas estratégias e alicerçada na herança de seus valores mais tradicionais.
Em 2009, a empresa ampliou o seu portfólio de produtos adquirindo as marca de
Café Letícia e os refrescos em pó Frisco e Tornado. Já em 2010, a empresa mudou o seu
nome corporativo, passando de Grupo Santa Clara para Grupo 3corações.
Em 2011, em seu processo de expansão e crescimento, a empresa incorporou a
marca de café Fino Grão. No ano seguinte, foi a vez da marca de café Bangu. O ano de 2012
foi ainda marcado pelo lançamento do cappuccino #PRONTO, primeira bebida láctea pronta a
ser comercializada pela 3corações, demonstrado na Figura 4
Figura 4. Bebida láctea pronta Fonte: http://www.cappuccinopronto.com.br
Como a ousadia faz parte do jeito de ser da 3corações, 2013 trouxe um novo
momento: o Grupo lança a solução de multibebidas TRES. O lançamento de máquinas e
cápsulas marcou a entrada da empresa no segmento do varejo eletro e no mercado de bebidas
monodoses, demonstrado na Figura 5.
36
Figura 5. Máquina multibebidas TRES Fonte: http://clube.trescompleta.com.br
A Figura 6 demonstra as diversas Marcas do Grupo 3corações
Figura 6: Diversas Marcas do Grupo 3corações Fonte: Juliana Decanine; Maria Rita Teixeira; Agatha Abreu; Assessoria de
Imprensa Grupo 3corações. Feita a apresentação da entidade em estudo, dar-se-á continuidade demonstrando
através de entrevistas os principais sistemas utilizados na empresa, como se deu o processo de
implementação e os impactos deste no SPED.
4.2 Sistemas de Informação Utilizados na Empresa
De acordo com o entrevistado 1, a empresa Três Corações Alimentos S/A utiliza
os seguintes sistemas operacionais:
• SAP R/3
• SAV
• GMR
• RM Labore
37
A 3 corações possui tecnologia de ponta nas suas mais variadas atividades e
processos. Utiliza a tecnologia do SAP R3 como ferramenta de gestão, integrando todas as
áreas (comercial, industrial e administrativa), trabalhando em tempo real, mantendo um
imenso banco de dados, propiciando a elaboração de relatórios para as mais diversas
finalidades, sejam estas internas ou externas.
O principal sistema de informações (SAP R/3) desempenha um bom controle
sobre os custos e despesas fixas. As verbas orçamentárias concernentes aos gastos a serem
realizados são lançadas no referido sistema, distribuídas por áreas e filiais, daí quando da
realização (custos e despesas) devem necessariamente limitar-se ao que foi previamente
aprovado sob pena de não permitir a contabilização (custo ou despesa realizado).
Havendo necessidade de incremento orçamentário será feita uma solicitação ao
Diretor Financeiro, este analisará a situação e efetuará as críticas quando forem necessárias.
Tendo a aprovação da solicitação será realizado o devido ajuste, permitindo a contabilização.
A parte variável do orçamento é acompanhada via sistema Excel, sendo
posteriormente feita uma consolidação entre os dois sistemas mencionados e comparados com
as informações contábeis, comenta o entrevistado 1.
Destaca-se ainda que o referido orçamento será integrado às áreas de produção,
vendas e administração, buscando-se um visão holística e busca otimizada dos resultados.
Segundo entrevistado 1, são disponibilizados pelo SAP R3 uma série de
relatórios, que podem ser gerados pelos usuários e utilizados como fonte de informação, tais
como:
a) Balancetes de verificação – consolidado (matriz e filiais), somente por filial
(ais), consolidado (coligadas mais controladas), comparativo com diversos
períodos, podendo ser ainda em tempo real;
b) Demonstração de resultado - consolidada (matriz e filiais), somente por filial
(ais), consolidada (coligadas mais controladas), comparativa com diversos
períodos, podendo ser ainda em tempo real;
c) Registro de Inventário;
d) Relatórios de controle de patrimônio, depreciação a amortização por área,
setor ou filial;
e) Listagem de clientes com previsão de data de recebimento;
f) Listagem de clientes inadimplentes;
g) Total de custos ou despesas por centro de custo;
h) Listagem de fornecedores com data de vencimento;
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i) Controle de produção e estoque;
j) Listagem de estoque online;
l) Livros fiscais automáticos; e
m) Dentre muitos outros.
Ressalta-se que todas as áreas da empresa utilizam vários relatórios. Tendo como
principais finalidades o controle, repasse de informações para outros departamentos e apoio à
gestão, funcionando sempre de forma integrada e em tempo real.
O entrevistado 1afirma que, “a Contabilidade é uma das formas claras da
aplicação desta tecnologia. O detalhamento das informações, a rapidez, a confiabilidade, o
atendimento às formalidades contábeis e fiscais (livros fiscais e contábeis), relatórios
gerenciais, dentre outros recursos”.
O Sistema de Automação de vendas (SAV) é utilizado pelos vendedores através
de palm tops, dinamizando o processo, tornando-o prático e ágil. A transmissão das
informações ocorre via telefonia móvel. Estas por sua vez, são recepcionadas por um servidor
e importadas para o SAP R/3, onde são encaminhadas às áreas envolvidas tais como: análise
de crédito, faturamento, expedição, logística, contabilidade e contas a receber.
Ainda no tocante às vendas existe o Gerenciamento Matricial da Receita (GMR),
que consiste em auxiliar a área comercial mediante o fornecimento de informação sobre
margens de preço, volume, vendas, retorno, entre outras informações pertinentes ao processo
de venda.
RM Labore é o sistema utilizado na área do departamento de pessoal, que abrange
todo o processo da folha de pagamento. Desenvolvido pela Totvs, o programa permite a
realização de quaisquer atividades ligadas ao controle de uma folha de pagamento, bem como:
a) Admissão de funcionários;
b) Controle de férias;
c) Controle de rescisão;
d) Cálculo da folha de pagamento;
e) Cálculo dos encargos incidentes sobre a folha;
f) Emissão de relatórios, planilhas, gráficos e cubos;
Como o RM Labore é um sistema que não integra o SAP R/3foram criadas
interfaces que unificassem as informações para contabilização da folha de pagamento,
encargos incidentes sobre a folha e a geração de arquivos enviados para pagamento. Para isso,
foi feito um trabalho de parametrização entre ambos, a fim de evitar trabalhos manuais que
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demandavam tempo, e como o volume de transações era grande, acarretavam uma serie de
erros e atrasos nas informações.
Infere-se que, a quantidade e a qualidade da informação em uma organização
podem determinar avanços ou retrocessos. Mas, não apenas a informação é primordial, mas a
velocidade da mesma e a ação gerada por esta. Não adianta uma organização possuir
informações quando a ação do tempo já tenha corroído toda a utilidade.
4.3 Processo de Implementação – SAP R/3
Para acompanhar o constante crescimento da organização, surgiu a necessidade de
um sistema completo que integrasse melhor as diversas áreas da empresa.
De acordo com a entrevistada 2, a empresa utilizava o sistema RM fornecido pela
Totvs com os seguintes módulos: estoque, faturamento, fiscal, contas a receber e cobrança,
contas a pagar, contabilidade, tesouraria e folha de pagamentos. Comenta ainda que,
atividades como o cálculo do custo e a depreciação, eram realizadas através de planilhas.
A substituição também foi impulsionada pela falta de segurança do sistema RM,
considerado totalmente manipulável pelos usuários, além de não proporcionar integração
entre os módulos. Toda a diretoria da empresa tinha consciência da necessidade de mudança
de sistema, a iniciativa do projeto partiu do diretor responsável pela Controladoria.
Segundo a entrevistada 2, foram apresentados vários programas como opção de
mudança, tais como: Pirâmide, Microsiga e SAP R/3. A intenção da diretoria era utilizar uma
ferramenta bastante encorpada, visto que a mesma deveria ser utilizada em sistema de rede e
em base nacional.
A escolha pelo SAP R/3 residiu na funcionalidade do mesmo ser totalmente
integrado com todos os módulos de forma online. Além de apresentação dos sistemas a
diretoria visitou várias empresas que utilizavam as ferramentas listadas. O SAP/R3
apresentado maiores vantagens para a gestão dos negócios, portanto foi a ferramenta
escolhida.
O corpo diretivo da empresa percebeu a necessidade de implementação do
Sistema SAP R/3 devido ao fato de não exercer controles internos sobre as operações
realizadas, assim como não tinha informações confiáveis para tomar decisões estratégicas
para a sustentabilidade do negócio, afirma a entrevistada 2.
O grupo implementou em janeiro de 2000 o SAP R/3. Líder do mercado em
sistemas integrados, o sistema possibilitou diversos benefícios, como:
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a) Maior agilidade no processamento das informações;
b) Melhor integração entre pessoas e informações;
c) Base de dados comum;
d) Aspectos operacionais, financeiros e gerenciais são alimentos
simultaneamente.
e) Qualidade das informações geradas;
O SAP funciona de maneira integrada, o que fez com que as atividades das áreas
fossem vistas de forma unificadas, mas também independentes. Além da mudança de sistema,
foi feito um trabalho de conscientização com os colaboradores, com o objetivo de demonstrar
a importância do trabalho em grupo, e reforçar que todos os usuários deveriam estar abertos a
mudanças, pois a mentalidade de cada um teria que mudar. O foco antes era a atividade de
forma mais isolada, mas que a partir da implementação, passaria a ser o processo como todo.
De acordo com informações fornecidas pela entrevistada 2, incialmente houve um
movimento de conscientização geral na empresa, onde ocorreram vários workshops. A mesma
comenta que, “entendo que o grande ponto que fez com que o sistema fosse implementado foi
a decisão da diretoria, desta forma a mudança estava acontecendo dentro da pirâmide
organizacional de cima para baixo”.
Durante o processo foram feitas contratações de várias empresas especializadas
em consultoria para desenhar todos os processos da organização, bem como a criação de
manuais de procedimentos para a adaptação á nova ferramenta, e também consultores
responsáveis por cada módulo da nova ferramenta.
Internamente foram nomeados responsáveis de cada área para serem os
multiplicadores. Inicialmente, tinham como função fornecer todas as informações para a
empresa de consultoria sobre as operações da empresa.
A entrevistada como Contadora da época, foi a responsável direta pela área
financeira, fiscal e contábil. Colaborando com total apoio aos demais módulos, visto que
todos os setores refletem na área contábil. Cada informação era parametrizada e na medida em
que eram feitos os testes, as informações eram replicadas paralelamente aos colaboradores.
Todo o processo de levantamentos, parametrização, testes, treinamento e a data de
implantação efetiva, duraram exatamente cinco meses.
Com a integração entre as áreas, a empresa está apta para trabalhar de maneiro
eficiente, atendendo aos prazos, poupando tempo, reduzindo custos, evitando desperdícios
com atividades redundantes.
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Com a contratação da consultoria de processos já mencionada anteriormente,
várias adaptações foram feitas para que o operacional funcionasse satisfatoriamente. As
mudanças afetaram mais as pessoas que o próprio sistema em si. Foi um período desafiador,
que proporcionou grande conhecimento do processo por inteiro.
Em um processo de transição para a utilização de uma ferramenta arrojada como o
SAP R/3, a entrevistada cita os seguintes pontos fundamentais:
� Decisão da alta gestão;
� Motivação e conscientização dos colaboradores;
� Alto investimento na tecnologia, nos processos e principalmente
nas pessoas;
� Foco, força de vontade e perseverança no processo.
4.3.1 Processo de Implementação – SPED
Segundo entrevistada , a principal mudança e o maior impacto na rotina de
trabalho da empresa com a implantação do SPED foi a Nota Fiscal Eletrônica. A
complexidade dos arquivos e o cruzamento das declarações transmitidas pelos contribuintes
as administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se do certificado digital
para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo a validade jurídica dos
mesmos apenas na sua forma digital.
Vale ressaltar, que a classe contábil ganhou com esta tecnologia, mesmo que a
longo prazo. Tal ganho de poder, deve-se a junção com a tecnologia de qualidade, e também
aqueles que buscam estar atualizados na profissão. A informação assume hoje em dia, uma
importância crescente. A gestão de Sistemas de Informação e a sua inserção na estratégia
empresarial são fator chave na criação de valor acrescentado e das vantagens competitiva da
empresa.
A complexidade dos arquivos e o cruzamento das declarações transmitidas pelos
contribuintes as administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se do
certificado digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo a validade
jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.
O principal benefício que SPED proporciona é a diminuição de fraudes, comenta
a entrevistada. É uma arma contra a sonegação, tendo como punição multas severas.
Para 2015, ainda existem muitas melhorias a serem realizadas devido as mudanças
constantes do SPED implementadas pela legislação fiscal. Dar continuidade nesse processo é
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de responsabilidade de cada um, sempre buscando qualidade nas informações, clareza e
objetividade nos relatórios, evitando fraudes, erros que levem a credibilidade da empresa a ser
questionada.
Contudo, conclui-se que toda mudança causa rejeição e medo, principalmente nos
colaboradores mais antigos, que durante o processo desanimaram, questionaram as
dificuldades para reformular os processos, mas superaram as mudanças e concluíram.
4.3.2 Etapas de Envio – SPED Contábil Digital
O Governo está sempre preocupado em como diminuir a sonegação dos impostos
do Brasil. Devido a grande complexidade do sistema tributário brasileiro e também o fato de
cada estado ter autonomia em ditar como funcionam a maioria das regras em termos
tributários, torna-se muito difícil o controle que o Governo deseja.
Neste trabalho falei da divisão do SPED, a NFe – Nota fiscal Eletrônica que é fato
gerador e das obrigações acessórias EFD – Escrituração Fiscal Digital e ECD – Escrituração
Contábil Digital.
Nesta última obrigação acessória ECD – Escrituração Contábil Digital,
comentarei etapas dos processos:
1 - A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital
no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07 (disponível no
menu Legislação). Devido às peculiaridades das diversas legislações que trata da matéria, este
arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital
– ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.
2 - Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador – PVA
fornecido pelo SPED. O programa será encontrado no site da RFB.
43
3 – Depois de validado este arquivo, ele será assinado digitalmente através
certificados digitais.
4 - Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta
Comercial de sua jurisdição.
5 - Assinados a escrituração e o requerimento, o contribuinte deve transmitir o
arquivo para o SPED. Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. O recibo deve ser
impresso, pois contém informações importantes para a prática de atos posteriores.
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5 CONCLUSÃO
Conhecida como a globalização dos costumes por ter possibilitado o
compartilhamento de informações em tempo real, a tecnologia tem seu papel fundamental
nessa integração do mundo corporativo. Tem-se como pergunta inicial da pesquisa: quais as
dificuldades e benefícios encontrados pelas organizações para se adequar ao layout imposto
pelo poder público em relação ao SPED?
De acordo com as pesquisas, verifiquei que a tecnologia proporcionou grande
ajuda na adequação do layout do SPED aos usuários, ainda que existam dificuldades de
adequação, o Sistema Público de Escrituração Contábil beneficiou, qualificou e assegurou as
informações de escrituração contábil e fiscal. Nesse contexto de mudanças tecnológicas, o
propôs fazer um estudo sobre as mudanças com o Sistema Público de Escrituração Digital
(SPED) para os contabilistas, proposto pela Receita Federal do Brasil, bem como a
importância dos Sistema Integrados durante o processo.
Tendo em vista que o objetivo geral do trabalho foi analisar o Sistema Público de
Escrituração Digital (SPED) em paralelo com o Sistema Integrado de Gestão Empresarial
(SIGE), constatamos que atualmente ainda temos o que melhorar no tocante ao uso do
Sistema Público, mas que este, é dependente de uma tecnologia associada ao SIGE, e que por
isso, deve seguir em conjunto para atingir os objetivos esperados.
Para atingir o objetivo proposto, têm-se os seguintes objetivos específicos:
analisar os aspectos históricos do SPED, algumas definições, características e valores do
sistema, além de uma fundamentação conceitual sobre o Sistema de Escrituração Digital;
verificar as principais características dos Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE)
para o processo de tomada de decisão nas empresas; demonstrar os avanços ocorridos ao
longo do tempo, e o quanto tais sistemas foram importantes, proporcionando maior
confiabilidade nas informações.
Inicialmente, foi abordado o conceito do Sistema Público de Escrituração Digital,
suas vantagens e desvantagens para as empresas, bem como os principais objetivos.
As mudanças da economia mundial provocada através da globalização afetaram as
organizações de tal forma que possibilitou as mesmas oportunidades surgidas pela abertura de
novos mercados, contudo, as empresas tiveram que adequar-se a competitividade, uma nova
era em que a flexibilidade e a agilidade são requisitos fundamentais, como forma de diminuir
custos e apresentar serviços de qualidade que superem as expectativas.
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A evolução tecnológica e o desenvolvimento de novos métodos de trabalho
representam a fronteira entre o sucesso e o fracasso de uma organização. A partir dessa nova
visão, as empresas buscaram Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE) como
instrumento de informação e auxílio no processo de tomada de decisão. Tais sistemas e
metodologias, proporcionaram modelos gerenciais que otimizaram o desempenho das
entidades, aproximando o profissional da área contábil ao mundo dos negócios.
Mesmo com todas as mudanças e o uso de sistemas de informação como auxílio
decisório, observa-se que a cultura dentro das organizações ainda é precária por falta de
conhecimento dos modelos de gestão, utilizando-se de processos compatíveis com seus
interesses, que nem sempre são os mesmos da empresa como um todo.
Nesse momento, a Controladoria se faz presente, fazendo com que esses
problemas sejam superados e a eficácia organizacional almejada seja alcançada com maior
grau de eficiência.
Foi desenvolvido um estudo de caso com o objetivo de demonstrar a importância
que um sistema operacional exerce dentro de uma empresa, e como os mesmos impactam
diretamente em todas as áreas, fazendo com que os gestores modifiquem sua postura com o
intuito de acompanhar a mudança cultural da empresa. Isso foi verificado observando as
etapas do processo de implementação da entidade em estudo.
Conclui-se que a informação é necessária para a tomada de decisão, e a forma
como esta é gerada e qualificada afeta diretamente tal processo. Os Sistemas de Informação
proporcionaram segurança, qualidade, eficiência e eficácia, integração entre os diversos
departamentos de uma empresa, e ainda, o surgimento da importância da Controladoria
inserida nesse contexto da tecnologia atual.
Uma visão sistêmica é sem dúvida de grande utilidade da alta gestão, os ERP que
proporcionaram essa motivação devem continuar buscando melhorar esse trabalho, atendendo
as necessidades dos gestores que anseiam crescer no mercado e tanto necessitam de
confiabilidade na informação gerada por estes.
No que tange as limitações desse estudo, os colaboradores, denominados Key
Users, não fazem parte do quadro de funcionários atualmente, o que ocasionou em uma
quantidade mínima de entrevistados. Além disso, outro fator que gerou limitação, foi o fato da
transição entre os sistemas ter ocorrido em 1999, tornando mais difícil o acesso as
informações.
Sugere-se, para estudos futuros, rumo ao maior alinhamento na organização sobre
eliminação de incertezas nas informações prestadas a gestão através dos ERP, realizar
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pesquisas em outras organizações de diversos portes para que seja possível visualizá-las entre
diferentes esferas empresariais, e assim obter uma ampla realidade do setor por meio do
estudo de múltiplos casos.
Ressalta-se, ainda, que o estudante interessado neste trabalho, participe se
possível, de processo de implementação de um sistema, a fim de obter um maior número de
informações específicas, coerentes, proporcionando qualidade.
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REFERÊNCIAS
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