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CAP. 6 – PROCESSOS DE PLANEJAMENTO

Plano de Gerenciamento do Projeto

Bruna BarbosaDaniela SiqueiraFrederico MedeirosMarina MelemendjianThiago Pellicciari

PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO

Usado para monitorar e controlar a execução e o encerramento do projeto

Detalha como o projeto pretende ser executado e gerenciado: Detalhar escopos Cronograma Plano de custos Plano de qualidade Plano de comunicação Plano de RH Plano de gestão de riscos Plano de suprimentos

PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO

É o mapa que indica fins e meios para a execução do projeto, enfatizando sua viabilidade: Técnica: conhecimento disponível para

execução Financeira: recursos suficientes Estratégica: contribuição positiva do projeto

para organização Gerencial: execução é oportuna e

apresenta chances de sucesso

Sumário Executivo

Uma síntese do Plano de Gerenciamento do Projeto Explicita objetivo, contexto, premissas do

planejamento Cria uma narrativa afirmativa, relevando

visão estratégica

Sumário Executivo

Deve ser SMART: Specific: objetivos específicos como roteiro Measurable: objeto deve ser mensurado

para ser valorizado Aligned: deve haver concordância entre

envolvidos Realistic: viável em relação aos recursos Time-bound: delimitado no tempo para

definir prioridades

Plano de Gestão de Escopos do Projeto

Declaração de Escopos do Projeto: Delimita fronteiras e coleta de requisitos

do/para o projeto Reúne todas as atividades, produtos e

entregas de relatórios por fases da execução

Pode ser acompanhado de uma descrição do produto do projeto

Escopo do Projeto

Está contido: Gerenciamento do projeto Estudos e informações Detalhamento processos Recrutamento, treinamentos Documentação

Escopo do Projeto – Estrutura Analítica do Projeto

Técnica para organizar o escopo do projeto Raciocinar nível por nível, sendo cada ramo

coerente com os demais de um mesmo nível

Pode se dividir por ordem cronológica, por executores, unidade organizacional, natureza das atividades, etc.

Plano de Gestão de Riscos e Oportunidades do Projeto

Riscos são inerentes em qualquer projeto

Fornece respostas em termos de estratégias

Etapas: Identificação de todos os riscos possíveis

(mesmo os improváveis) Análises qualitativas (sempre) e

quantitativas (eventuais) para selecionar riscos/oportunidades mais severos

Técnicas para identificar riscos Toró de palpites (brainstorming) Análise crítica da documentação

existente do projeto Técnica Delphi Entrevistas Identificação da causa raiz Análise SWOT Análise de cenários (otimista, pessimista

e neutro)

Tipos de riscos

Riscos externos imprevisíveis

Riscos externos previsíveis

Riscos internos, não técnicos

Riscos internos, técnicos (geralmente controláveis)

Riscos

Respostas a riscos negativos: evitar, transferir, mitigar, aceitar

Respostas a riscos positivos/oportunidades: explorar, compartilhar, aprimorar, aceitar

Estratégia contingencial: criar Planos B

Plano de Gestão da Comunicação do Projeto

Tratamento especial dos stakeholders do projeto

Veículos (mídias de informação) Reuniões e eventos Veículos específicos do projeto

Sala da Estratégia, brindes, selos, lembretes

Treinamentos Presenciais ou a distancia

Comunicação

Frequência: diariamente, semanal, com previsão ou sem previsão

Forma: é preciso planejar Para eventos e reuniões: melhor local,

agenda, horário, duração Para documentos: meio impresso ou digital Para treinamentos: limitação de alunos por

turma, pré-requisitos, conteúdo

Conteúdo de comunicação nos projetos

Exemplo de Plano de Comunicação

Plano de Gestão da Qualidade do Projeto

Diminuir a subjetividade: Escalas de 0 a 10 Qualidade Percebida Vs. Qualidade do

Projeto Vs. Qualidade do Produto Qualidade Percebida

Satisfação do usuário; fidelidade, reputação; satisfação de patrocinadores e dirigentes; satisfação da equipe do projeto.


Qualidade do Projeto Equipe: rotatividade não planejada, pedidos

de desligamento, excesso de horas extra; Decisões: atrasos, revisões frequentes de

objetivos e metas; Conflitos entre interessados.

Qualidade do Produto Aparência Operação Desempenho


Dificuldade em criar metas quantitativas; Estratégias (Manual da Qualidade, plano de

gestão da qualidade de fornecedores, etc.)

Plano de Gestão das Aquisições do Projeto

Aquisições e Suprimentos: vínculos com organizações externas.

Necessidade de Planejamento; Estratégias de suprimentos:

Terceirização? Parcerias, consórcios, joint venture? Peças de reposição? Amplitude das contratações? Licitação?

Plano de Gestão das Aquisições do Projeto

Contratos turn-key: preço global Preço global Vs. Preço unitário.

Tarifa horária; contrato por administração; Melhor preço = menor preço?

Plano de Gestão dos Recursos Humanos do Projeto

Planejar a equipe do projeto

Analisar qual a dedicação e responsabilidade dos integrantes no projeto

Estruturas de organização de pessoas

Estrutura vertical – grandes equipes, com hierarquia e grande dedicação ao projeto – ideal para novos projetos e megaprojetos

Estrutura horizontal – equipes com pouca dedicação e sem grande relação entre as áreas do projeto – ideal para equipes “confiáveis”

Estrutura híbrida – divisão entre núcleo e restante – grau de dedicação variável

Matriz de Responsabilidades

Plano de Gestão de Custos do Projeto

Permitir que o projeto seja feito dentro dos limites do orçamento

Estimativas: Analogia: comparação com projetos

similares Paramétrica: estimativa de cada

macroatividade com parâmetros conhecidos (m,m²...) e somando-se todas ao final

Composição unitária: custos de cada pacore de trabalho( pessoal , equipamentos..)

É importante que se faça uma reserva de contingência devido às incertezas das previsões

A análise econômica do projeto só é feita com precisão a partir da definição do orçamento

Plano de Gestão é importante para antever estouros no orçamento e adotar medidas corretivas

Plano de Gestão de Tempos do Projeto

Cronograma: principal técnica de programação de trabalho

PERT e COM Gerenciam integrando tempo, custo e

recursos humanos alocados no projeto Exemplos: MS-Project e Superproject

Vantagens: Usam calendários Filtram atividades principais (priorização) Projetam tendências Replanejamento (simulações, crashing e fast

tracking) Avaliam histogramas Exportam e importam dados Compartilham pool de recursos Imprimem cronogramas, histogramas,

calendários


Preparo do cronograma Escopo do projeto Prazos Custos Recursos Humanos (conforme a Matriz de

Responsabilidade) Sistema calcula prazos e os pontos

críticos, acelerando as atividades(fast-tracking) ou compactando (crashing) o cronograma


Durante execução: cronograma evolui para manter as metas determinadas Barra referência Barra revisão

Erros freqüentes na elaboração do cronograma: Detalhamento excessivo das atividades Otimismo ao estabelecer a duração das

atividades Desprezar o caminho crítico (qualquer

variação na execução resulta na variação do prazo global de execução)


40% somente de atividades críticas Atividades com folga: otimização do

cronograma Homogeneizar os custos Reduzir sobrecargas de recursos humanos Evitar épocas inadequadas para execução

de atividades


2 maneiras de dispor atividades em cronogramas: ASAP (As soon as possible): datas

programadas mais cedo possível execução muito precoce

ALAP ( As late as possible): datas mais tarde possível torna todas as atividades críticas

Melhor maneira: ASAP e administrar as folgas


Planos complementares

Projetos são únicos Somente quem participa se desenvolve

Gestão de conhecimento é algo complexo Projeto para implementar e divulgar a

cultura

Conhecimento evolui em espiral: Criação Codificação Compartilhamento Apropriação

Sistema de gestão de conhecimento deve estimular: Criatividade Inovação Experimentação

Gerente precisa estabelecer estratégias para estimular o uso dessas competências


Codificar as formas inovadoras de agir Estratégias para organizar, classificar e

registrar o conhecimento codificado – posteriormente, para poder compartilhar

Gerentes: é preciso ampliar suas competências Reconhecendo Dar visibilidade Estímulos


Projeto de gestão de conhecimento deve regrar a criação, registro e compartilhamento entre: Organização e parceiros Clientes Fornecedores Consultores Demais interessados no projeto

Após concluir a elaboração dos planos complementares, o planejamento está completo. Alinhamento e coerência


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