caappiittuulloo iiii:: mvirtual.urbe.edu/tesispub/0037233/cap02.pdf · 2007. 3. 21. · power...
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CAPITULO II: MARCO TEORICO En el presente Capitulo se hace referencia al contexto teórico en donde
se encuentra enmarcada la investigación. Comenzando con los
antecedentes, la fundamentación teórica, definición de términos básicos, y
culminando con las variables de la investigación.
1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN: Para la realización de toda investigación, es necesario la revisión previa
de investigaciones o trabajos que sirvan como antecedentes o complemento
para la investigación que se encuentra en desarrollo, con el fin de dar una
orientación a la misma o corregir aquellos errores que pudieron cometerse en
las anteriores.
De acuerdo con esta afirmación se han realizado diversas investigaciones
en relación con el tema de estudio, los cuales a través de sus aportes han
contribuido de manera relevante a la comprensión de las diferentes
estrategias y pasos a seguir en el correcto desarrollo del sistema.
11
12 Seguidamente se hace referencia a varias de estas investigaciones:
Nava, (1996). Realizó una investigación en la Universidad Rafael Belloso
Chacín, la cual tuvo como objetivo principal el desarrollo de un sistema de
captura de datos para controlar la entrada y salida del personal, mediante el
uso de lectores de códigos de barra. Le fue necesario realizar el diseño de un
mecanismo de registro de entrada y salida de empleados, mediante la
utilización de lectores de código de barras, y la construcción de un sistema
prototipo de captura de datos que permitiera mejorar un sistema de
información gerencial de recursos humanos.
El criterio mejor adaptado a la metodología de cuarta generación y al
desarrollo del sistema de captura de datos es el presentado por Llorens y
Bauza (1991,P-4-13). Así mismo el sistema escogido para el diseño se
denomina REHIX, elaborado en el manejador de base da datos relacionales
INFORMIX bajo el sistema operativo UNIX; y para la realización del sistema
se escogió el lenguaje de programación orientado a objeto Visual Basic 4.0;
soportado por el ambiente Windows.
Los resultados de esta investigación ratifican el crecimiento que tendrá el
sistema REHIX al contar con un poderoso auxiliar estadístico para la toma de
decisiones referentes a las ausencias o ausentismo de los empleados en un
periodo determinado. Para el presente proyecto de investigación, sirvió para
complementar información teórica con respecto al manejo de los sistemas de
captura de datos.
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Posteriormente, Hernández (1997). En su investigación realizada en la
Universidad Rafael Belloso Chacín, tuvo como objetivo principal la
Implantación de un Sistema de Control de Seguridad; utilizó el sistema de
código de barras y visualización gráfica que permitía el acceso únicamente al
personal autorizado, verificando la identidad del usuario mediante una tarjeta
de código de barras de material plástico, dotado de un sistema de franja
oscura el cual impide su duplicación, combinada con una clave de acceso.
Esta tarjeta se hizo pasar a través de la ranura de un equipo integrado por un
lector de código de barra, un teclado numérico digital y una cámara que ha
sido conectada a un PC, el cual estaba ubicada en el área del problema para
registrar y almacenar la imagen del personal al lugar.
La metodología utilizada es la propuesta por J. Llorens Fábregas la cual
fue escogida y adaptada para el desarrollo de la investigación por presentar
fases concretas que cumplen con los pasos necesarios para el desarrollo e
implantación de un sistema de seguridad. El software del sistema fue
elaborado mediante la utilización del lenguaje de programación orientado a
objeto VISUAL BASIC y ADABAS D; como herramienta principal las cuales
permiten generar reportes.
Esta investigación se desarrolló en la empresa Procedatos para controlar
el acceso a la sala de máquina; obteniendo como resultado la implantación
del sistema de control de seguridad usando código de barra y visualización
gráfica y de esta manera crear una herramienta capaz de lograr la
14 disminución de las irregularidades en un área determinada. Además esta
investigación proporciona herramientas teóricas para la comprensión de
términos básicos necesarios para la investigación en desarrollo.
Así mismo; Hurtado y Chavéz (1998), en su investigación realizada en la
Universidad Rafael Belloso Chacín la cual tuvo como objetivo principal
desarrollar un sistema de control de acceso residencial por detección dactilar;
la cual demuestra la seguridad confiable. Para el desarrollo del sistema se
utilizó una metodología basada en Kendal y Kendal (1992). En cuanto a la
recolección de datos de huellas se utilizó muestra de 20 personas, tomando
en cuenta la información obtenida por la seguridad de la Residencia donde
se aplicaron nuevas técnicas para su diseño.
El sistema esta compuesto por una cámara de video donde se encuentran
registradas las huellas que por medio de la tarjeta y un software de
comparación, que llegan al puerto paralelo del computador que tiene un
programa de captura para la realización de las comparaciones de huellas
dactilares, que por medio de señales visuales permiten o no el acceso. Se
realizaron las pruebas pertinentes al sistema y el adiestramiento a los
usuarios para garantizar el éxito y el funcionamiento del mismo en la
residencia. Sirvió como base para el desarrollo del diseño del sistema en
proceso.
Para el mismo año Gómez (1998) en su investigación realizada en la
Universidad Rafael Belloso Chacín, la cual tiene como objetivo principal
Diseñar un Sistema de Control de Acceso que pueda ser utilizado por
15 cualquier empresa o Institución. Para lograr éste fin se utilizaron
componentes que se encuentran en el mercado, los cuales además de ser
fáciles de manejar, necesitan poco mantenimiento logrando con ello el diseño
de un dispositivo que con un bajo costo de inversión cuenta con un elevado
nivel de seguridad, con lo cual se tiene una investigación de tipo aplicada.
Por otra parte, la metodología aplicada es propia basada en el aporte de
autores como Montilva, Kendal y Kendal, Send entre otros. Cabe destacar
que el sistema de control elaborado es capaz de llevar un registro de todas
las personas que accedan a un área especifica, llevando para tal fin las horas
de entrada y salida del personal. Esto se logra integrando dispositivos
electrónicos con una arquitectura software que es capaz de generar salida
que depende de las diferentes opciones de entrada.
El hardware de este sistema esta diseñado por dispositivos que son
manejado por un microprocesador PIC 16C84, que cuenta con memoria
EEPROM de datos de 64 bytes. Este microprocesador será utilizado como el
cerebro del sistema, ya que el mismo tiene la capacidad de manejar todas las
entradas generada por los dispositivos electrónicos y las bases de datos.
Sirvió como base para determinar la metodología adecuada para ser
aplicada en la investigación en desarrollo.
Para el siguiente año, Sánchez (1999) en su investigación en la
Universidad Rafael Belloso Chacín la cual tuvo como objetivo principal el
Desarrollo de un Sistema de Información para el control de Acceso del
Personal tomando en cuenta los requerimientos de los departamentos de
16 nómina y recursos humanos asignados a la Universidad Rafael Belloso
Chacín para así llevar a cabo el cumplimiento eficiente de las actividades
diarias de dicho departamento.
El tipo de investigación esta identificado como el tipo aplicada ya que en
un corto periodo de tiempo se solventará el problema de control de acceso, la
definición de investigación, tomando los criterios emitidos por Kendall y
Kendall (1991,P.50) es de tipo tecnológica operacional ya que el estudio es
analizar y desarrollar un nuevo sistema de control de acceso. Para el
desarrollo del sistema se siguieron los lineamientos metodológicos
planteados por Jonás Montilva (1992). Se utilizó el lenguaje de programación
Power Builder 6.5; para proporcionar al usuario un ambiente de trabajo más
amigable y gráfico.
Con la implantación del sistema se agilizó en gran escala las tareas del
usuario, creando un ambiente de trabajo satisfactorio, proporcionando de
esta forma un aumento de las actividades diarias, minimizando el tiempo de
respuesta entre el empleado y el acceso a su lugar de trabajo.
Proporcionando además un conjunto de herramientas de diseño
referenciales para el sistema en desarrollo.
A continuación se hace referencia al contexto teórico en donde se
encuentra enmarcado el estudio. Desarrollando aspectos esenciales para el
entendimiento de la investigación.
17 2.- BASES TEORICAS: 2.1.- SISTEMA: Un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí
para lograr un objetivo común. Freedman(1993, p.13).
Según Rincón y Plagaro (1998, p.338). También puede definirse como:
Un conjunto de elementos interrelacionados e interactuante considerados en su totalidad cuyo fin es el cumplimiento de una serie de funciones, metas y objetivos. Los elementos o recursos, integran un sistema pueden ser tanto personas y grupos de personas como equipos materiales instalaciones, programas, datos en grupos, informaciones elaboradas soporte y plataformas tecnológicas, etc.
Otra definición de sistema seria la citada por Montilva (1999, p. 241)
quien dice que: “Es un conjunto de elementos (conceptos, objetos, eventos,
etc.) interrelacionados que forman un todo”.
Es definido para el presente estudio como un conjunto de entidades
(empleados, normas de la empresa, directiva) cada una con características
y funciones propias, que interactúan de manera organizada y dentro de un
entorno delimitado para alcanzar un mismo fin.
2.2.- INFORMACIÓN: Montilva (1995, p.236) la define como el significado asociado a un
conjunto de datos que proporciona conocimiento a quien la utiliza sobre los
hechos u objetos que han sido producido tales datos.
18 Según la Enciclopedia Encarta 2001, “Es la comunicación o adquisición
de conocimiento que permiten ampliar o precisar lo que se poseen sobre una
materia determinada. Señal transmitida entre la entrada y salida de un
sistema”.
Otra definición es la expuesta por Davis quien define la información como
“Datos que han sido procesados de una forma tal que es significativa para
quien los utiliza y que son de valor real y perceptible en decisiones actuales y
futuras”. ( Citado en Montilva, 1995, p. 237)
La presente investigación la entiende como el resultado de la
transformación de un conjunto de datos de entrada (horario, datos
personales de empleado, hora de ingreso y egreso) mediante el
procesamiento organizado de los mismos bien sea en forma manual o
automatizada.
2.3.- SISTEMA DE INFORMACIÓN. En la actualidad existen muchas definiciones de sistemas de información,
basado en algunos autores se puede decir que:
Un sistema de información es aquel que tiene como finalidad dentro de
una organización, procesar las entradas, mantener los archivos de datos
relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras
salidas. Senn (1992, p. 23).
19 Un sistema de información, es como una colección de personas,
procedimientos y equipos diseñados, construidos, operados,
almacenados, recuperar y mostrar la información. Montilva (1997, p. 32).
Para Laudon y Laudon (1996, p. 9):
Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permite capturar, procesar, almacenar y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución. Además, para apoyar a la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información pueden también apoyar el análisis de problemas, el visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos.
Así mismo la información ha adquirido una considerable relevancia en las
organizaciones y empresas de todo tipo, afectando muy directamente a la
consecución de los objetivos de aquéllas. Por lo tanto se define Sistema de
Información de una organización como el sistema encargado de coordinar los
flujos de información necesarios para llevar a cabo las funciones de la
organización y procesar ésta, de acuerdo con su planteamiento y estrategia
de negocios.
Por lo tanto un Sistema de Información se compone de un conjunto de
elementos, entre los que se destacan los datos, operacionales y no
operacionales, de la organización interrelacionados por su tratamiento y
procesados siguiendo procedimientos implementados total o parcialmente
por sistemas informáticos para obtener información útil a la organización. El
objetivo, y también función primordial del sistema de información es obtener
información útil para el funcionamiento óptimo de la organización, así
20 como ayudar a la toma de decisiones a los responsables de ésta. (García y
Chamorra, 2000, p.173).
En la presente investigación la definición de sistema de información viene
dada como un conjunto de elementos interactuante que permiten la
transformación y manipulación de la información para facilitar de este modo
la toma de decisiones en la organización, es decir el sistema a desarrollar
registra los datos del empleado en cada transacción y proporciona
información; facilitando la ejecución de sus actividades tanto para el
empleado como para el que realiza el control de acceso del personal.
2.4.- CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Una organización generalmente posee mas de un sistema de información,
cada uno de ellos posee sus propias características y cada uno juega un rol
fundamental en el logro de la satisfacción de las necesidades de información
de dicha organización.
La mayoría de estos sistemas se encuentran interrelacionados no
necesariamente integrados, bien sea de forma directa o en forma indirecta a
la comunicación formal o informal de información entre ellos.
Según M.I. Alexander citado por Montilva clasifica los sistemas de
información de una organización sobre la base de su naturaleza y objetivos
de la siguiente manera:
21 2. 4.1.- SISTEMA DE COMUNICACIÓN. Transmiten información entre diferentes subsistemas de una organización.
Estos subsistemas pueden ser personas de la organización o equipos
electrónicos como computadoras, terminales, impresoras, fax entre otros;
dando como resultado que la información suministrada por uno o varios de
estos subsistema puede ser utilizada como entrada para otros de ellos, por lo
tanto la interfase entre dos subsistemas es el mensaje que se transmite.
2.4.2.- SISTEMA DE INFORMACIÓN INFORMAL. Es una red no estructurada de comunicación informal entre personas
dentro o en el ambiente de la organización. Este tipo de sistema surge del
contacto entre personas orientado a satisfacer sus necesidades de
información relativas al trabajo o hacia el deseo de todo individuo de conocer
lo que ocurre en el ambiente como rumores, chismes. No tiene un objetivo
especifico aunque puede ser utilizado como un medio muy eficiente pero
poco confiable.
22 2.4.3.- SISTEMA DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL Están formados por los flujos o canales de información que transmiten
mensajes entre los diferentes niveles jerárquicos de la organización desde
los niveles de planificación, pasando por los de control, hasta
los operacionales. Los mensajes transmitidos se refieren a metas, planes,
procedimientos, normas entre otros que serán ejecutados dentro de la
organización siguiendo el patrón de jerarquía de arriba hacia abajo; así
mismo el resultado viene dado por el rendimiento, alcance o productividad.
2.4.4.- SISTEMAS DE INFORMACIÓN OPERATIVOS. Son definidos como sistemas de información que recogen, mantienen y
procesan los datos ocasionados para realizar operaciones básicas o
fundamentales dentro de la organización. Siendo el objetivo primordial de
este tipo de sistema el de preparar y mantener los registros de datos
originados por las operaciones rutinarias de la empresa.
2.4.5.- SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL. Es un tipo de sistema que proporciona la información necesaria para que
los gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones
y solución de problemas dentro de la organización. Siendo su objetivo el de
23 proporcionar a los gerentes una información confiable, completa, rápida con
respecto al rendimiento y estado de la empresa.
2.4.6.- SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES. Es un tipo muy especial de sistema de información caracterizado por
procesar datos para realizar automáticamente parte o todo el proceso de
toma de decisiones e indicar la acción que se debe tomar para mantener la
organización dentro de buenas condiciones de funcionamiento. A nivel
gerencial su objetivo es de ayudar al gerente en el proceso de toma de
decisiones, y de esta manera evaluar controlar, simular.
2.4.7.- SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS. El procesamiento de datos es parte fundamental e implica a la mayoría de
los sistemas de información, pero consiste en transformar datos en
información fácil de entender y utilizar. La información suministrada puede
ser utilizada por el usuario, con algún fin especifico en la realización de sus
tareas o actividades.
El sistema de información en desarrollo para el control de ingreso y
egreso del personal, se identifica como un sistema operativo, de
procesamiento de datos, gerencial y de apoyo a la toma de decisiones.
24 Siendo operativo ya que recoge los datos de entrada y salida del
personal la mantiene y la procesa ofreciendo una información fácil de
entender y utilizar por la gerencia administrativa para realizar la supervisión
necesaria de cada empleado y de esta manera verificar si se están
cumpliendo las normas, y ejecutar por lo tanto los procedimientos o
decisiones que amerite cada caso.
2.5.- METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMA DE
INFORMACIÓN
La metodología propuesta por Jonás Montilva, la cual esta compuesta por
(8) fases será utilizada para el desarrollo del sistema, porque se adapta a las
necesidades y requerimientos del sistema a desarrollar; dichas fases se
explican a continuación:
2.5.1.- FASE I: DEFINICIÓN DEL PROYECTO A raíz del surgimiento de nuevas necesidades y requerimientos, la
organización designa a un gerente de proyecto cuya primera misión es definir
el proyecto, esto se refiere a justificar el desarrollo de un nuevo sistema de
información, establecer su factibilidad y de ser factible planificarlo. El
resultado de esta fase se resume en los resúmenes preliminares y de
factibilidad y en el plan de proyecto, el cual coordinará todas las fases del
25 proyecto. Esta fase esta subdividida en ciertos pasos que el investigador
debe seguir:
* Estudio preliminar del proyecto: este estudio demuestra de manera
general si se justifica o no desarrollar un sistema de información para
satisfacer las necesidades; para lo cual el gerente debe reconocer el
problema, formularlo, elaborar un informe preliminar el cual debe ser
discutido y de esta manera planificar el estudio de factibilidad.
* Estudio de factibilidad: una vez que se ha justificado la necesidad de
un nuevo sistema de información, el gerente debe estudiar junto con el grupo
seleccionado, la factibilidad técnica, económica y psicosocial de diferentes
alternativas, que puedan constituir soluciones aceptables al problema actual
de información. Para lo cual se debe evaluar el sistema actual, establecer
requerimientos generales, formular sistemas alternativos, determinar
factibilidad técnica, económica, psicosocial para posteriormente realizar el
informe de factibilidad y discutirlo.
* Planificación del proyecto: a partir de la decisión de continuar con el
proyecto y de la selección de un enfoque alternativo para el nuevo sistema
de información, el gerente de proyecto se dedica a planificar el mencionado
proyecto tratando de estimar con detalle los costos, tiempo y recursos
necesarios para llevarlo a cabo. Es decir el grupo de desarrollo debe
elaborar, revisar y discutir un documento que guíe el desarrollo del proyecto
que consta de planes de fases, de organización, metodológico, de
administración .
26 2.5.2.- FASE II : ANÁLISIS DEL CONTEXTO
Si el proyecto es factible y su desarrollo es aprobado, entonces se inicia el
proceso de desarrollo de un nuevo sistema de información. En esta fase el
gerente organiza el grupo de desarrollo, iniciando de inmediato un análisis
del contexto en el cual se va a ubicar el sistema. Para ello se recaba toda la
documentación relacionada, se analiza el ambiente, la estructura y los
procesos del sistema ampliado (marco del sistema de información). Si
existe un sistema actual de información, éste se analiza a fin de detectar sus
deficiencias, fallas y problemas mediante la construcción de un modelo. Esta
fase esta subdividida en ciertos pasos que el investigador debe seguir:
* Análisis documental: este paso le permite al grupo de desarrollo
disponer de una biblioteca organizada de documentos relativos al proyecto.
Esta fase estará formada sólo por los documentos relativos al sistema y plan
del proyecto. Por lo tanto se debe recopilar documentos, organizarlos y
estudiarlos.
* Análisis del Contexto: constituye un estudio formal de todo sistema,
con un nivel de detalle más profundo que aquéllos realizados durante la fase
de definición de proyecto. Su objetivo es permitirle al grupo de desarrollo
conocer el sistema actual y su contexto, para luego moldearlo y de esta
manera identificar los problemas que el sistema presenta.
27 2.5.3.- FASE III: DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS Se determinan, junto con los usuarios los requerimientos que debe
satisfacer el nuevo sistema de información. Así mismo, se establecen loas
funciones, restricciones y atributos de calidad del sistema, las cuales se
ensamblan en la Especificación Funcional y se resumen en un Informe del
Nuevo Sistema.
Para facilitar la determinación de los requerimientos que el sistema debe
satisfacer, se debe:
* Requerimientos de información: el grupo de desarrollo junto con los
usuarios del nuevo sistema determinan las salidas, las entradas, y las
estructuras de datos necesarias, los cuales deben ser organizados para
conformar el libro de requerimientos.
* Requerimientos funcionales: tomando como elementos de entrada del
sistema actual y del libro de requerimiento, el grupo junto con los usuarios
especifican las funciones que el nuevo sistema debe realizar. Construyendo
el modelo lógico del nuevo sistema por medio de técnicas como el diagrama
de flujo, diccionario de datos, descripción de cada proceso procedentes del
diagrama de flujo de datos.
* Restricciones y Atributos del sistema: el grupo de desarrollo junto
con los usuarios establecen las restricciones bajo las cuales se debe
desarrollar y debe operar el sistema de información. Así mismo se establece
28 la relación que debe haber entre el hombre y la computadora y los atributos
de calidad que se le van a imponer al sistema.
Las restricciones pueden ser: económicas, técnicas, de personal, de
tiempo, legales. Y los atributos de calidad vienen dado por la confiabilidad,
grado de pruebas, movilidad, adaptabilidad, mantenimiento, seguridad,
eficiencia y documentación.
2.5.4.- FASE IV: DISEÑO PRELIMINAR Se producen diferentes prototipos o diseños preliminares del sistema que
satisfagan la especificación funcional, para luego seleccionar el más
conveniente a la organización. Este prototipo se describe en el Informe de
Diseño Preliminar. La configuración Técnica describe las características del
equipo y los programas de apoyo requeridos por el prototipo. Para lo cual se
deben seguir los siguientes pasos:
* Definición de prototipos: el grupo de desarrollo elabora diferentes
prototipos que pueden satisfacer la especificación funcional, las restricciones
y los atributos identificados anteriormente. Se debe especificar si el diseño
del sistema ha de ser independiente, centralizado o distribuido. Partiendo de
este enfoque se establecen diferentes configuraciones para el procesamiento
bien sea por lotes, en línea o a tiempo real; así mismo la interacción que
existirá entre el hombre y la máquina.
29 * Selección del prototipo: el grupo de desarrollo realizará un análisis de
costo-beneficio para los diferentes prototipos presentados, y dicho análisis
es discutido con la Comisión de Planificación, quien decide en prototipo más
conveniente y las instrucciones necesarias para la adquisición de la
tecnología necesaria.
* Refinamiento del prototipo seleccionado: el grupo se dedica a refinar
el prototipo escogido, es decir explicar con mayor detalle aquellos procesos
del prototipo que sean automáticos, siguiendo la técnica de análisis
estructurado de sistemas. El modelo obtenido se somete a una revisión o
inspección a fin de hallar inconsistencia o errores.
2.5.5.- FASE V: DISEÑO DETALLADO Se realiza un diseño detallado de los diferentes componentes del sistema
de información tomando como referencia el prototipo del sistema; este diseño
se ensambla en el paquete de diseño. Adicionalmente, se elabora el Plan de
Pruebas de los diferentes componentes del sistema.
A partir del informe del diseño preliminar, que contiene el prototipo, y de la
configuración técnica del equipo que va a ser utilizado, el grupo de desarrollo
inicia el diseño detallado del sistema de información para ello se debe:
* Diseño de entradas y salidas: se debe diseñar minuciosamente la
interacción hombre – máquina la cual ha sido delineada por el prototipo del
sistema. Diseñar la estructura o formato de cada pantalla de entrada de
30 datos al sistema y de salida de información al usuario; así mismo los reportes
que son requeridos en papel, los gráficos y los diagramas.
* Diseño de datos: viene dado por el diseño de las bases de datos
necesarias, para almacenar los datos de dicho sistema; determinando el flujo
de datos que entran y salen de cada archivo, derivar las estructuras de datos
contenidas en cada archivo estableciendo sus relaciones por medio del
modelo entidad-relación correspondiente; sin olvidar que el modelo obtenido
debe cumplir con los requerimientos iniciales del sistema.
* Diseño de programas y procedimientos: luego que se ha elaborado el
diseño de entrada y salida y el de datos, el grupo de desarrollo puede
proceder a diseñar los programas y procedimientos del subsistema
programado. El cual debe estar basado en las especificaciones funcionales, y
la lista de restricciones y atributos que enmarcan el sistema.
Puede estar constituido por: un solo programa, un conjunto de varios
programas separados y ejecutados separadamente, un conjunto de varios
programas interrelacionados. En cualquiera de los casos la estructura de los
programas está compuesta por módulos que configuran una jerarquía
modular de la cual se emprende el diseño de cada módulo, a lo cual se le
denomina como Especificación de programas.
* Ensamblaje del paquete de diseño: se basa en revisar y ensamblar el
conjunto de especificaciones de diseño producidas, con el propósito de
garantizar la consistencia, calidad y exactitud del diseño e integrar lo
31 denominado paquete de diseño. Este documento es esencial para la
construcción del sistema.
2.5.6.- FASE VI: CONSTRUCCIÓN DEL SISTEMA Se construye el sistema de acuerdo a lo especificado en el paquete de
diseño y se explica detalladamente cada prueba en las respectivas
Especificaciones de Pruebas. Tomando las especificaciones contenidas en el
paquete de diseño, el grupo de desarrollo procede a diseñar y construir las
diferentes pruebas del sistema, codificar cada módulo, crear bases de datos,
codificar y probar sus programas, crear la librería de programas, almacenado
en cada módulo.
* Diseño y construcción de las pruebas: es realizado por el grupo de
pruebas, quienes deben especificar los detalles de cada una de las pruebas
que se han identificado en el plan de pruebas y construir los mecanismos
requeridos para ejecutar cada uno de ellos. Para lo cual se debe especificar
para cada prueba el responsable, la fecha estimada, los objetivos,
requerimientos, criterio de éxito, las técnicas y procedimientos a aplicar y los
datos que se usarán para hacer la prueba (casos de prueba).
* Codificación de programas: lo realizan los programadores del grupo de
desarrollo que el gerente seleccione. La misión de cada uno de ellos es
codificar los módulos asignados de conformidad con las especificaciones de
32 programas dada. La misión del gerente, es inspeccionar los módulos
producidos por los programadores con el objeto de controlar su calidad.
* Creación de las bases de datos: el grupo de desarrollo o
específicamente los administradores de las bases de datos, designados por
el gerente del proyecto se dedican a construir la base de datos y los
programas pertinentes. Para lo cual se debe construir y probar los programas
de carga, crear las bases de datos e inicializarlas, para luego revisarlas.
* Elaboración de la documentación y de los procedimientos
manuales y de control del programas: se debe elaborar toda la
documentación (manuales) establecida en el plan de documentación del
proyecto y especificado en el paquete de diseño. Así mismo, elaborar los
formatos, planillas, instructivos del sistema de información y los
procedimientos del control del programa. Y al final se debe evaluar toda la
documentación para evitar anomalías o errores, para ser corregidos
inmediatamente.
* Prueba de unidades: la prueba de cada módulo especificado es
realizada por el mismo programador que lo codificó, de acuerdo a lo
establecido en la especificación de pruebas y bajo la supervisión de los
miembros del grupo de pruebas. Primero se debe discutir dichas
especificaciones de pruebas para realizar las respectivas pruebas de
unidades.
33 * Creación de librería de programas: una vez que todos los módulos del
subsistema programado han sido probados, cada programador entrega sus
módulos al bibliotecario del proyecto quien se encarga de almacenarlos en
una librería destinada a tal fin y denominada librería de programas. A partir
del momento que se crea la librería ningún miembro del grupo tiene acceso
directo a los programas allí archivados sin la debida autorización. Esta
librería debe mantenerse actualizada.
2.5.7.- FASEVII: PRUEBAS DEL SISTEMA
Se prueba el sistema en base a las especificaciones de prueba y se
elabora un plan para la implantación del sistema. Paralelamente a las
pruebas el grupo de desarrollo se ocupa de preparar el material necesario
para la implantación del sistema, elaborar el material para el entrenamiento
de usuarios, capturar, transcribir y validar los datos necesarios para alimentar
a la base de datos y elaborar el plan de implantación del sistema. Para lo
cual se debe:
Pruebas de subsistemas: llamadas también pruebas de integración,
permiten detectar y corregir la interconexiones entre módulos que se llaman,
la ejecución del subsistema programado, es decir de aquellos grupos de
módulos que integrados realizan una función de la estructura jerárquica
modular del nombrado sub-sistema. Estas pruebas son realizadas por el
34 grupo de pruebas, con la colaboración de los programadores del grupo de
desarrollo para la depuración de errores.
Pruebas del sistema de información: tienen por finalidad verificar el
sistema de información, intentar encontrar errores mediante su operación en
un ambiente simulado, tan próximo al real como sea posible para
posteriormente realizar los ajustes y correcciones necesarias. Estas pruebas
fueron diseñadas para ubicar discrepancias entre el sistema diseñado y los
requerimientos establecidos con los usuarios. Para lo cual participan los
usuarios, y todo el grupo de desarrollo bajo la conducción del grupo de
pruebas.
* Preparación para la implantación: es realizado por el resto del grupo
de desarrollo y por el gerente del proyecto, con la finalidad de planificar las
actividades de la implantación del sistema de información y preparar el
material y los datos requeridos para adiestrar a los usuarios y realizar la
conversión del viejo sistema al sistema recientemente elaborado.
2.5.8.- FASE VIII: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA Se implanta el sistema de información mediante el adiestramiento de los
usuarios, la conversión del sistema existente al recientemente construido
(puesta en operación) y la entonación inicial del sistema de información.
Finalmente, se entrega el sistema a los usuarios y al grupo de mantenimiento
junto con el Informe Final del proyecto. Durante esta fase, los grupos de
35 desarrollo y prueba se abocan a poner en operación y efectuar la prueba de
aceptación del sistema respectivamente. La labor de todo el personal termina
cuando se realice el:
* Adiestramiento de usuarios: el grupo de desarrollo se ocupa de
adiestrar a todos los usuarios del nuevo sistema de información, en su uso y
operación, para ello se deben organizar las sesiones de adiestramiento,
realizarlas bajo la dirección del grupo de desarrollo.
* Prueba de aceptación: es la prueba final del sistema la realiza el grupo
de pruebas con la finalidad de demostrarles a las unidades involucradas que
el sistema desarrollado satisface los criterios mínimo de aceptación que ellos
han establecido. Este criterio debe estar basado en los objetivos,
requerimientos, restricciones y atributos que el grupo de desarrollo identificó
durante las primeras fases del proyecto.
* Conversión del sistema: es el paso mas delicado, pues en él se inicia,
como tal la operación del nuevo sistema y se abandona el viejo. El grupo de
desarrollo debe elaborar todo aquellos procedimientos especiales que se
requieran para llevar a cabo la conversión exitosa. Así mismo, se debe
realizar la actualización complementaria de las bases de datos del sistema
de información, para capturar, registrar, validar y almacenar los datos
provenientes de las transacciones que atañen al sistema en forma rutinaria.
Al terminar la conversión y confirmar los archivos y el adiestramiento de
los usuarios, estos deben estar preparados para iniciar las actividades
normales de uso y operación del sistema de información. De esta manera el
36 sistema entra en funcionamiento normal de acuerdo a las estrategias de
conversión descritas en el plan de implantación.
* Entonación del sistema: a raíz de los cambios que se puedan originar
durante la operación inicial del sistema y de aquellos que hayan sido
señalados durante la prueba de aceptación del sistema, el grupo de
desarrollo inicia la entonación del sistema realizando los ajustes adecuados a
cada cambio propuesto. Al finalizar la entonación del sistema el grupo de
desarrollo entrega el sistema completo (programas, documentación,
procedimientos) al grupo que tendrá la responsabilidad de mantener el
sistema de información (grupo de mantenimiento).
* Evaluación final del sistema: el último paso que realiza el grupo de
desarrollo del sistema es la evaluación del sistema de información puesto en
operación y su finalidad es medir el rendimiento del sistema y evaluar el
desarrollo del proyecto.
2.6.- TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA EL DISEÑO DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN
2.6.1.- DIAGRAMAS DE FLUJOS DE DATOS. Según Senn (1992, p. 40) Los diagramas de flujos de datos son una
herramienta gráfica que se emplea para describir y analizar el movimiento de
datos a través de un sistema, incluyendo procesos, lugares para almacenar
37 datos, retrasos en el sistema. La descripción completa de un sistema esta
formada por un conjunto de diagrama de flujos de datos. Señalan el flujo de
datos de un sistema y entre los procesos y dispositivos de almacenamiento
de datos utilizando una simbología especial.
Para Kendall y Kendall (1991, p. 284) lo define como una técnica de
análisis estructura que permite agrupar en un esquema gráfico los
movimientos del flujo de datos a lo largo de la organización. Por medio de
solo 4 símbolos, el analista del sistema es capaz de crear una descripción
pictórica de la información, que eventualmente proporcionara una
documentación sólida del sistema.
Para la presente investigación se emplea los símbolos expuestos por
James Senn, los cuales permiten identificar los procesos, almacenes,
movimientos de datos del sistema a desarrollar. Los cuales se explicarán en
el Capítulo IV y se mostrarán en los Anexos.
2.6.2.- DICCIONARIOS DE DATOS. A cerca de los Diccionario de Datos, Kendall y Kendall (1991, p. 299)
explican que es una referencia de datos en relación a los datos recopilados
por el analista del sistema y de esta manera guiarse durante el análisis del
diseño. Se refiere a documentos, así como la recopilación, coordinación y
confirmar lo que un término específico significa para la gente de la
organización.
38 Así mismo para Jonas Montilva (1997, p. 233) es un documento que
define los flujos de datos, archivos, estructuras de datos, elementos de datos
así como los procesos que se utilizan en la construcción de un modelo de
Sistema de Información.
Una explicación más amplia es la expuesta por los autores García y
Chamorro (2000, p.115) para los cuales un diccionario de datos es una
aplicación destinada a mantener descripciones de todos los datos utilizados
en un cierto entorno de software, como un proyecto o una base da datos. Es
el elemento informativo por excelencia, tanto para los usuarios como para los
diseñadores y para el administrador, a los que ayuda en las tareas de:
- Localización de todos los lugares donde se está utilizando cada dato.
- Especificación precisa del significado de cada dato para evitar
duplicaciones y malentendidos.
- Descripción de los procedimientos de manejo y validación de los datos.
- Establecimiento de relaciones entre los datos que reflejen el modelo
conceptual de datos obtenidos durante el diseño.
Los diccionarios mas elementales tienen facilidades para describir
únicamente datos elementales y grupos de datos elementales. Un dato
elemental es aquel que no puede subdividir y se describe una única vez en el
diccionario de datos. Un grupo de datos elementales es una estructura de
datos compuesta de varios datos simples, como puede ser un registro.
En la presente investigación los diccionarios de datos tienen como
objetivo principal la descripción de cada uno de los componentes que
39 integran los diagramas de flujos de datos que serán la guía en el desarrollo
del sistema. Los cuales se explicarán en el Capítulo IV y se mostrarán en los
Anexos.
2.6.3.- HIPO Según James Senn (1992, p. 785) una descripción de hipo para un
sistema consta de una tabla visual de contenido y los diagramas funcionales.
Existe un diagrama por cada caja VTOC; cada diagrama muestra la
entrada y salida, los procesos principales, los movimientos de datos y los
puntos de control. Los símbolos de los diagramas de flujos tradicionales
representan los medios, las cintas magnéticas, discos magnéticos y salida
impresa. Una flecha sólida muestra las rutas de control y una flecha hueca
identifica el flujo de datos.
Los autores Kendall y Kendall (1991, p. 753) definen hipo como un
acrónimo de Hierarchy Input Process output. Se reconoce como una técnica
jerárquica porque el sistema completo de programación se conforma con
pequeños subsistemas. Esta soporta un enfoque de diseño descendente y
también reduce la complejidad, ya que cada uno de los subsistemas pueden
consultarse de manera separada.
Una vez que el diagrama jerárquico se completa se elaboran otros
diagramas hipo una página dividida verticalmente entre las secciones donde
40 la sección izquierda corresponde a la entrada, la sección del centro
corresponde al proceso, y la sección de la derecha contiene la salida.
Las herramientas hipo dentro de la investigación permiten visualizar como
será estructurado el sistema a diseñar, es decir como será la estructura de
manera descendente de todos los módulos que compreden el nuevo sistema;
así como plasmar gráficamente las entradas, procesos y salidas del mismo.
Dichas herramientas se explicarán en el Capítulo IV y se mostrarán en los
Anexos.
2.6.4.- TABLA DE CONTENIDO (VTOC) Esta tabla muestra la relación entre cada uno de los documentos que
conforman un paquete hipo. Esta formada por un diagrama de jerarquía que
identifica los módulos de un sistema mediante un número y da una breve
descripción de cada módulo. Estos módulos aparecen en detalles creciente.
Se explicará en el Capítulo IV y se mostrará en los Anexos.
2.7.- BASES DE DATOS 2.7.1.- CONCEPTO Según Kendall y Kendall (1991, p. 665) se define como una fuente central
de datos significativos, los cuales son compartidos con numerosos usuarios
para diversas aplicaciones. De acuerdo con esta definición la esencia de una
41 base de datos es el sistema manejador de bases de datos (DBMS), el cual es
una herramienta que permite la creación, modificación y actualización de las
bases de datos. La recuperación de datos y la emisión de reportes. A la
persona responsable de asegurar que la base de datos satisfaga los
objetivos programados se le denomina Administrador de la base de datos.
Así mismo un sistema de gestión de bases de datos (DBMS), ha sido
definido por Korth y Silberschatz (1993, p.74) como una colección de
archivos interrelacionados y un conjunto de programas que permiten a los
usuarios acceder y modificar esos archivos. El objetivo primordial de un
sistema de gestión de bases de datos es proporcionar un entorno que sea a
la vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer y almacenar
información de la base de datos.
Kendall y Kendall (1990, p. 665) propone los siguientes objetivos de las
bases de datos:
- Asegurar que los datos pueden ser compartidas por los usuarios,
para una variedad de aplicaciones.
- Que el mantenimiento de los datos sea preciso y consistente.
- Asegurar que todos los datos requeridos para las aplicaciones
presentes y futuras se encuentren siempre disponible.
- Permitir que la base de datos evolucione y se adapte a las
necesidades crecientes de los usuarios.
42 - Permitir que los usuarios desarrollen su propia visión de los datos,
sin preocuparse por la manera en que los datos se encuentran
almacenados físicamente.
Para García y Chamorro (2000, p. 76) una base de datos aparece en
primera instancia como una colección de datos interrelacionados,
almacenado en un soporte físico de gran capacidad, al que pueden acceder
muchos usuarios.
No obstante tienen que cumplirse una serie de condiciones para que
realmente este almacén de datos se pueda considerar como una base de
datos. Así, en la base de datos debe evitarse la redundancia lógicas para que
no existan duplicidades innecesarias y perjudiciales. Además debe servir a
múltiples usuarios y a múltiples aplicaciones y tienen que posibilitar una
independencia tanto física como lógica entre los datos y las aplicaciones.
Para la investigación todos los objetivos de las bases de datos planteados
por los autores Kendall y Kendall se cumplen en perfecto orden y planificado
de tal manera que el usuario no se siente inseguro a la hora de utilizar el
sistema.
2.7.1.- MODELOS En la actualidad se llevan varías décadas de largo esfuerzo para
desarrollar sistemas de gestión de bases de datos cada vez más potentes.
Este proceso ha sido testigo del desarrollo evolutivo de los sistemas basados
43 en tres modelos de datos fundamentales, y que no son más que métodos
conceptuales para estructurar los datos. Estos tres modelos de datos son: el
jerárquico, en red y el relacional. Donde García y Chamorro (2000, p.90)
define cada modelo de la siguiente manera:
a.- MODELO JERARQUICO: en este modelo el esquema es un estructura
arborescente compuesta de nodos, que representan entidades, enlazados
por líneas que representan las interrelaciones entre dichas entidades.
Una estructura jerárquica tendrá varios niveles. Al número de niveles se le
llama grado de la jerarquía. Cada estructura va a ser una parte de una base
de datos distintos. Para representar una base de datos de forma completa
pueden ser necesarias varias jerarquías.
Sus ventajas son las siguientes:
- Estructura simple. La jerarquía de la base de datos se asemeja al diagrama
de organización de una empresa o árbol familiar.
- Organización padre/hijo. Representa de forma excelente las relaciones
padrehijo.
- Rendimiento. El almacenamiento de las relaciones padre/hijo como
punteros físicos desde un registro de datos a otro hace que el movimiento a
través de la base de dato sea rápido.
44
La figura 1: muestra tiene las facturas que a su vez contienen las líneas de factura. Cada cliente tiene varias facturas y cada factura tiene varias líneas. Cada línea registra las ventas de un producto único.
b) MODELO EN RED: es el modelo donde se introduce un conjunto de
restricciones que facilitan su instrumentación. Es un modelo que cubre las
deficiencias planteadas por el jerárquico cuando la estructura de datos es
más compleja. Las ventajas de este modelo son:
- Flexibilidad. Las múltiples relaciones padre/hijo permiten a una base de
datos en red representar datos que no tengan estructura jerárquica sencilla.
- Normalización. El estandar CODASYL reforzó la popularidad del modelo de
red y muchos vendedores de microcomputadoras implementaron bases de
datos en red.
- Rendimiento. A pesar de su superior complejidad, el rendimiento de estas
bases de datos alcanzó al de las bases jerárquicas.
CLIENTE
FACTURA 1 FACTURA 2 FACTURA N
LINEA 1 LINEA 2 LINEA N
FIGURA 1: MODELO JERARQUICO. García Y Chamorro (2000)
45
En la Figura 2: se observa no solamente por relación entre los clientes y las facturas, sino que también interesa la relación entre las facturas y los productos.
c) MODELO RELACIONAL: es un modelo muy simple y con sólidos
fundamentos matemáticos, basado en la teoría de conjuntos. Este es el
motivo que es fácil de manejar por usuarios poco especializados. Se basa
en las relaciones lógicas entre los datos, donde la estructura de los datos son
simples debido a que las relaciones que se presentan al usuario en forma de
tablas bidimensionales, permitiendo un alto grado de independencia de la
información con respecto al medio físico de almacenamiento de los datos.
Además proporciona una base sólida para la consistencia de los datos a
través de las reglas de integridad. Así mismo permite la manipulación de las
relaciones en forma orientada a conjuntos, esto conducido al desarrollo de
lenguajes muy potentes basados en teorías de conjunto.
CLIENTE 1 CLIENTE N ARTICULO 1 ARTICULO N
FACTURA N FACTURA 1
LINEA 1 LINEA N LINEA 1 LINEA N
FIGURA 2: MODELO EN RED . García Y Chamorro (2000)
46 CLIENTE ID-CLIENTE CLIENTE DIRECCIÓN 125000 Hnos. López Ayala 14 FACTURA
N-FACTURA FECHA ID-CLIENTE 1012 02/06 125000
LINEA DE FACTURA
En la investigación una vez analizada las características de los tres tipos
de modelos de bases de datos, se determina que el modelo que ofrece
mayor ventajas para lograr el mayor rendimiento de las bases de datos es el
modelo en red por ser flexible a pesar de su complejidad.
2.7.3.- ENTIDAD RELACION Los procesos de definiciones de los requisitos y del diseño conceptual
exigen identificar las exigencias de la información de los usuarios y
representar éstos en un modelo bien definido. Para llevar a cabo esto es
necesario observar cuidadosamente la naturaleza de las condiciones de los
usuarios y el significado preciso de la representación lógica de la
información.
N-FACTURA N-LINEA ID-PRODUCTO 1012 01 1035
FIGURA 3: MODELO RELACIONAL . García Y Chamorro (2000)
47 En modelo de entidad-relación de Chen (1996) ha sido el modelo
semántico más popular y en el cual estableció las bases del modelo.
Dentro de los elementos del modelo de Entidad-Relación se encuentran:
- ENTIDAD: es la representación de un objeto acerca del cual se desea
guardar información. Pero una entidad es una categoría abstracta, es decir,
no representa objetos concretos, sino clases de objetos.
- ATRIBUTO: cada entidad va a venir caracterizada por un conjunto de
atributos o propiedades. El atributo es el átomo de información en el modelo
entidad-relación, es decir, un atributo es una unidad elemental de información
que no se puede descomponer en unidades más pequeñas. Los atributos
sólo van a tomar valor en las ocurrencias concretas de las entidades.
- IDENTIFICADORES: las ocurrencias de una entidad tienen nombres que
las identifican. El identificador de una ocurrencia de entidad es uno o más de
sus atributos. Puede ser único o no serlo; si es único su valor identificará uno
y sólo una ocurrencia de entidad. Pero sino es único el valor identificará un
conjunto de ocurrencias.
- RELACIONES O INTERRELACIONES: es una conexión entre dos
entidades. Entre dos entidades puede existir varias relaciones distintas,
también se admiten relaciones reflexivas, es decir, relación de una entidad
consigo misma. Las relaciones también pueden tener atributos en este caso,
pueden representarse mediante una entidad.
48
DORMITORIO CONTIENE: ESTUDIANTE CONTIE NE -Nombre del Dormitorio - Numero de Estudiante -Ubicación - Nombre de Estudiante -Cantidad de Habitaciones -Año del Estudiante DORMITORIO-OCUPANTE CONTIENE: -Renta
El Diagrama Entidad Relación: son los diagramas están estandarizados
en forma muy abierta. De acuerdo con este estándar, las clases de entidades
se muestran con rectángulos, las relaciones mediante diamantes y la
cardinalidad máxima de la relación aparece dentro del diamante. El nombre
de la entidad se muestra dentro del rectángulo y el nombre de la relación
cerca del diamante.
Aunque en algunos diagramas E-R el nombre de la relación aparece
dentro del diamante, esto hace que la representación se vea
desproporcionada, ya que los diamantes tendrán que ser grandes para incluir
el nombre de la relación. Para evitar esto, en ocasiones los nombres de las
Ubicación Nombre de-Dormtorio
Cantidad de-Habitaciones
DORMITORIO
Número de-Estudiante
Nombre de-Estudiante
Año del Estudiante
ESTUDIANTE
1:N
renta
Dormitorio -Ocupante
(a)
FIGURA 4: DIAGRAMA ENTIDAD-RELACION. García Chamarro (2000)
49 relaciones se escriben arriba del diamante. La cardinalidad máxima indica a
su vez la cantidad de entidades que pueden participar en una relación.
Para la investigación se emplea el diagrama entidad-relación para
demostrar de manera gráfica los campos claves, y sus atributos que servirán
como base al momento de diseñar el sistema.
2.7.4.- NORMALIZACION Según García y Chamorro (2000) , la normalización es una técnica que se
ha desarrollado para obtener estructuras de datos eficientes, garantizando un
buen diseño lógico de la base de datos. Es un paso obligado cuando el
esquema relacional se obtiene directamente desde la observación del mundo
real, sin pasar por la construcción de un modelo conceptual. Este paso
directo del mundo real a relaciones suele dar como resultado relaciones con
algunos problemas que es necesario refinar aplicando la normalización.
La normalización es un proceso en el que un conjunto dado de relaciones
es reemplazado por otro conjunto de relaciones, con una estructura más
simple y más regular. Los problemas que podrían existir en un esquema de
relación serían, entre otros:
- Anomalías de repetición, pueden que cierta información esté repetida
innecesariamente.
- Anomalías de actualización, como consecuencia de las repeticiones, las
actualizaciones pueden afectar a múltiples filas.
50 - Anomalía de inserción, puede ser imposible añadir información a la base de
datos.
- Anomalías de borrado, el borrado de una fila podría implicar pérdida de
información.
Existen varias formas normales, aunque en un proceso de normalización
estándar es suficiente con llegar hasta la tercera o cuarta forma normal.
El método más usado de normalizar consiste en descomponer,
interactivamente, una relación en dos o más forma normal más refinada. Los
requisitos para la normalización exigen que no existan pérdidas de
información ni dependencias de atributos.
La normalización dentro del sistema de información en desarrollo es el
proceso que permite dividir relaciones expresadas en tablas en varias
subdivisiones y de esta manera eliminar anomalías y lograr mantener la
integridad de los datos. Por lo que se debe emplear para ello las formas
normales.
2.8.- CONTROL
A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisarán
algunas de las definiciones más aceptadas.
Según Burtk, “El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos
vayan de acuerdo con lo planes establecidos”.
51 Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet; “ Es la regulación
de las actividades de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos”.
George, R. Terry; “El proceso para determinar lo qué se está llevando a
cabo, valorizándolo y, si es necesario aplicando medidas coercitivas, de
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planteado”.
Robert C. Appleby. La medición y corrección de las realizaciones en los
subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa
como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.
En base a estas definiciones citadas por Munch Galindo (1998) se puede
recolectar un concepto general: El control es la evaluación y medición de la
ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para
establecer las medidas correctivas necesarias.
En la investigación en desarrollo el control es la causa que conlleva a
automatizar los procesos para cumplir con los objetivos planteados por la
empresa.
2.8.1.- IMPORTANCIA Para Munich y Galindo (1998, p. 172) el control es de vital importancia
debido a que:
- Establece medidas para corregir las actividades, de tal manera que se
alcancen los planes exitosamente.
52 - Se aplica a todo a las cosas, a las personas y a los actos.
- Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
- Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
- Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
- Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos
los recursos de la empresa.
Todas estas razones son parte de los objetivos planteados por la presente
investigación como medidas correctivas a la problemática en estudio.
2.8.2.- CLASIFICACION Según Munich y Galindo (1998, p. 185) el control puede clasificarse en:
- Control Preliminar: es aquel que se efectúa antes de realizar las
actividades.
- Control Concurrente: se ejerce de manera simultanea a la realización de
actividades, como un proceso continuo. Un control esporádico de nada sirve
para la consecución de las metas de la organización.
53 - Control posterior: se aplica después de haber realizado las actividades
planeadas. Su objeto es suministrar información para comparar los
resultados obtenidos y en relación con lo preestablecido.
El control en el que se basa la investigación es el concurrente ya que se
llevará el control del cumplimiento de las normas de manera simultanea a la
entrada o salida del personal.
2.8.3.- INGRESO La entrada o ingreso es la información proporcionada desde el mundo
exterior, a un dispositivo de procesos de datos, el proceso mismo de la
presentación de estos datos, o el equipo que realiza dicho proceso.
Enciclopedia Encarta (2001).
Para el sistema en desarrollo el ingreso es la acción que realiza el
empleado cuando ingresa al sitio de trabajo.
2.8.4.- EGRESO Son los datos producidos por el procesamiento de los mismos, o en otros
términos la información obtenida como objetivo principal en el proceso de
datos. Es la información proporcionada por las acciones de salida.
Enciclopedia Encarta (2001)
54 Para el sistema en desarrollo el egreso es la acción que realiza el
empleado cuando se retira del sitio de trabajo.
En términos generales el control de ingreso y egreso es de vital
importancia de manera automatizada, ya que conlleva a la eliminación del
papeleo excesivo lográndose así una mayor eficiencia de los procesos.
2.9.- LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN Según Joyanes ( 1996) para que un procesador realice un proceso se
debe suministrar en primer lugar un algoritmo adecuado. El procesador debe
ser capaz de interpretar el algoritmo, lo que significa que debe comprender
las instrucciones de cada paso, y realizar las operaciones correspondientes.
Cuando el procesador es una computadora, el algoritmo se ha de expresar
en un formato que se denomina programa.
Un programa se escribe en un lenguaje de programación y las
operaciones que conducen a expresar un algoritmo en forma de programa se
llama programación. Así los lenguajes utilizados para escribir programas de
computadoras son los lenguajes de programación donde los utilizados son el
lenguaje de máquina, lenguaje de bajo nivel y lenguaje de alto nivel.
Para García y Chamarro (2000). Un lenguaje de programación es un
vehículo de comunicación entre programadores y ordenador o entre varios
programadores, consta de un conjunto de elementos y una reglas para
tratarlos. Donde programar no consiste sólo en escribir instrucciones o
55 sentencias de un programa en uno de los lenguajes disponibles, sino en
analizar el problema para luego codificarlo y editarlo es decir traducirlo en un
programa y comprobarlo.
Appleby Vandekopple (1998) quien afirma que las propiedades que
distinguen a los lenguajes diseñados para tratar con bases de datos son la
persistencia y la administración de cambios. Las entidades de bases de
datos no desaparecen después de que finaliza un programa, sino que
permanecen activas, durante tiempo indefinido como fueron estructuradas
originalmente. Puesto que la base de datos, una vez organizada, es
permanente, estos lenguajes también deben soportar los cambios. Los datos
pueden cambiar y así también pueden hacerlo las relaciones entre objetos o
entidades de datos.
Un sistema de administración de base de datos incluye un lenguaje de
definición de datos, para la interacción con las bases de datos pueden estar
integrados en otros lenguajes de programación para mayor flexibilidad.
También se hace un esfuerzo que no sean programadores puedan
administrar los datos y asuntos normales en los negocios.
La combinación de los lenguajes de programación conjuntamente con las
bases de datos es esencial para la elaboración del sistema de información
por el manejo de un conjunto de datos que requieren un almacén
automatizado para lo cual es necesario el empleo de un lenguaje especifico
de programación.
56 2.9.1.- VISUAL FOXPRO
Según autores de McGraw Hills (2000) consideran a Visual Foxpro el
sistema de base de datos relacionales que simplifica la administración y
racionalización de los datos, la definición de reglas para bases de datos y la
creación de aplicaciones. Puede crear rápidamente formularios, consultas e
informes mediante las herramientas visuales d diseño y los asistentes.
También le permite crear rápidamente aplicaciones de potentes herramientas
de programación orientada a objetos, capacidades cliente-servidor y
compatibilidad con Actives.
Visual Foxpro es una eficaz herramienta de administración de datos, se
debe comprender las técnicas de programación orientada a objetos y el
modelo controlado por eventos puede aumentar su productividad como
programador.
En Visual Foxpro funcionan juntas la programación por procedimientos y
la programación orientada a objetos para permitirle crear aplicaciones
potentes y flexibles. Conceptualmente puede imaginarse que la
programación consiste en escribir una secuencia de instrucciones con el fin
de realizar tareas especificas. A nivel estructural, la programación en Visual
Foxpro precisa la manipulación de los datos almacenados.
El desarrollo del sistema de información se realiza bajo el lenguajes visual
Foxpro por ser un excelente manejador de bases de datos, siendo además
una herramienta de trabajo flexible y amigable para el programador.
57 2.10.- INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS AUTOMÁTICOS DE
IDENTIFICACIÓN.
De acuerdo con lo expresado por Hernández (1997) Los sistemas de
identificación se aplican actualmente para las personas y objetos bajo la
forma de registros: magnéticos, ópticos, sonoros o impresos.
En general se trata de un elemento codificado o portador de la
información y un elemento captor capaz de reconocer la información, esta
alimenta a un computador y es aceptada para luego tomar una decisión
lógica. Los casos de identificación de personas son por ejemplo: acceso a
una cuenta de banco, a un área restringida, a una computadora, a una línea
telefónica, entre otros. Los sistemas modernos son automáticos, lo que
agiliza su proceso, evita errores y aumenta su confiabilidad y eficiencia.
Estos mismos sistemas se utilizan también para la identificación de
objetos especialmente cuando están destinados a una actividad.
2.10.1.- SISTEMA DE ACCESO POR CODIGO NUMERICO Este sistema posee una cerradura consistente en un teclado digital a
través del cual el usuario introduce una clave secreta (única) que es leída por
la Unidad Central de Proceso (CPU), la cual determina si el código es valido,
de ser así activa la cerradura y todos los sistemas conectados a ella.
58 2.10.2.- SISTEMAS DE ACCESO POR HUELLAS DIGITALES. En este sentido, el usuario coloca su mano o un dedo en un dispositivo
lector que funciona en base a diodos láser, de tal forma que uno o más haces
de luz han recorrido sobre las líneas que forman las huellas y mediante un
proceso similar al de lectura de disco láser, se obtiene una representación
digital de la imagen obtenida, la cual es comparada con un patrón
almacenado y si resultan iguales, el sistema permite el acceso de lo contrario
es denegado.
2.10.3.- SISTEMA DE ACCESO MEDIANTE LA LECTURA DE IRIS Este sistema, utiliza como llave virtual un patrón induplicable residente en
el ojo humano, él es la imagen del iris, la cual es única en cada persona.
Para acceder al sistema el usuario coloca su ojo sobre un dispositivo, el cual
a través de un sistema de lentes y diodos láser de baja potencia, hacen una
lectura del iris en forma similar al proceso de lectura de las huellas digitales
con la diferencia que la potencia del haz de luz es aquí menor. Los datos
obtenidos de esta lectura son comparados con los datos que se almacenaron
en el sistema cuando el usuario fue incorporado al mismo, si estas son
iguales, el sistema permite el acceso y si son diferentes lo niega.
59 2.10.4.- VISION ELECTRÓNICA En la visión electrónica las lecturas son realizadas por cámaras de video
y/o conjunto de células fotoeléctricas o mecánicas, conectadas a una
computadora, programadas para distinguir formas, imágenes y productos,
para el control de calidad, posicionamiento, inspección y sistemas de
seguridad, los robots industriales utilizan en general este sistema de
identificación muy difundido en la industria automotriz y electrónica en
general.
2.10.5.- BANDAS MAGNETICAS Las señales de información electromagnéticas son grabadas sobre
segmentos de curtes, generalmente adosados al dorso de una tarjeta, por
ejemplo: tarjetas de crédito, tarjetas de identificación entre otras.
2.10.6.- RECONOCIMIENTO MAGNETICO DE CARACTERES Los caracteres guardan información en su propia forma, estructura y
relieve, y son leídos y reconocidos mecánica y magnéticamente; por lo
general los caracteres son numéricos, lo que permite leer la información.
Algunos ejemplos son cheques, y otros instrumentos habituales comerciales,
60 tarjetas perforadas, papel moneda de ciertos países y sistemas mecanizados
de correspondencia.
Los cheques comerciales llevan por lo general, en la parte interior una
serie de números para su procesamiento automático, basado en el sistema
de lectura magnética.
2.10.7.- RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (OCR) El reconocimiento óptico de caracteres se trata también de caracteres
impresos cuya forma es la información que se desea procesar. Los
caracteres son leídos automáticamente por un haz de luz y decodificados por
algoritmos magnéticos en una forma digital-analógica o ASCII. La lectura es
por contacto o distancia, el haz es fijo o móvil, visible o no (infrarrojo) la
fuente de luz puede ser poli cromática (incandescente) o coherente, láser de
estado sólido (diodos foto emisores LED) o gaseosos (Helio-Neón).
La asignación y aplicación de un número de código a cada producto (por
ejemplo en supermercados ) no es un sistema automático de identificación ya
que tanto la mercancía como la lectura de cada producto es manual y el
sistema OCR en cuestión, se refiere solamente a los sistemas que leen
automáticamente la información.
61 2.10.8.- RECONOCIMIENTO DE VOZ HUMANA Esta tecnología es relativamente nueva, y se trata de un sistema de
computación programado para reconocer e interpretar palabras de un cierto
vocabulario y transformarla en instrucciones, también puede emitir palabras
con voz sintetizada.
2.10.9.- RADIO FRECUENCIA-INFRARROJO Estos son sistemas de transmisión e identificación simultánea, ya que la
información de identidad se modifica y decodifica de diversas formas que
luego de ser reconocida permite el acceso, activo o pasivo al banco de
comando, memoria del sistema, entre otros.
2.10.10.- CODIGO DE BARRAS Este sistema consta de una serie de líneas y espacios de distintos
anchos, que almacenan información con distintos ordenamientos que se
denominan simbologías.
La Asociación Nacional que agrupa a los distribuidores y/o interesados en
implementar un sistema de código de barras, se hacen miembro del E.A.N.
(Asociación Nacional de Numeración de Artículos) y obtener una
62 identificación para el país de 2 a 3 dígitos llamada flag que permitirá
reconocer inmediatamente un producto. Esto también se aplica para la
identificación de cada producto dentro de la empresa, en un sistema interno
de producción, administración, contabilidad, stock, venta y tráfico y/o control
de acceso.
Estos sistemas disponen de una ventana lectora llamada scanner, donde
un haz de luz, generalmente de color rojo y de tipo coherente o láser, barre
constantemente en tres o más direcciones, a altísima velocidad, explorando y
analizando los objetos tridimensionalmente. A este proceso se le llama
scanning.
Para el desarrollo de la presente investigación se basará en el uso del
sistema de identificación por huellas digitales, siendo uno de los más seguros
para el control del personal ya que permite el control absoluta y se evita la
duplicación de identificación.
2.11.- INTERFASE De acuerdo con Freedman (1984) una interfase es la interacción entre
elementos de hardware, software y seres humanos. Las interfases de
hardware son trayectorias físicas que se deben conectar e intercambiar
señales electrónicas en un orden preestablecido. La interfases de software
están constituida por los mensajes específicos establecidos entre los
63 programas, la pantalla de los terminales, los teclados y los mandos son
ejemplo de interfases hombre/máquina.
Se debe desarrollar una interfase entre el sistema de información a
desarrollar y el dispositivo seleccionado para la identificación del personal.
Para poder capturar los datos, realizar las comparaciones necesarias para
permitir el acceso al lugar de trabajo.
2.11.1.- ENTRADA Y SALIDA DE INFORMACIÓN De acuerdo con Caballar (1996) Independientemente de la capacidad que
tenga la Unidad Central de Proceso (CPU) para manejar información, el
computador siempre se comunica con el mundo exterior estructurando su
información en bytes. Si los computadores que se pretenden comunicar
están cerca el uno del otro (menos de 15 mts), entonces se puede utilizar un
cable de al menos 8 hilos, y por lo tanto se puede transmitir 8 bits
simultáneos, uno por cada hilo. A este tipo de comunicación se llama
comunicación en Paralelo.
Sin embargo en largas distancias no resulta económico utilizar cables de
tantos hilos, la red telefónica, al igual que la mayoría de los sistemas de larga
distancia, solo disponen de 2 hilos, lo cual quiere decir que únicamente
puede transmitir un bit simultáneamente. En este caso, el ordenador dispone
de un circuito llamado UART (Universal Asynchronous Receiver- Transmitter
o Transmisor-Receptor Asíncrono Universal ), que convierte cada byte (8
64 bits) en una serie de 8 bits y viceversa. A este tipo de comunicación se le
conoce como comunicación serial.
Para las comunicaciones paralelos, las computadoras disponen de un
conector especial llamado puerto paralelo. Las computadoras personales
disponen de 2 puertos paralelos identificados como LPT1 y LPT2. Estos
puertos son conectores hembras de 25 pines y generalmente son utilizada
para conectar la impresora. La configuración de los pines del puerto paralelo
se describe:
PIN SEÑAL DIRECCIÓN 1 STROBE SALIDA 2 DATO 1 SALIDA 3 DATO 2 SALIDA 4 DATO 3 SALIDA 5 DATO 4 SALIDA 6 DATO 5 SALIDA 7 DATO 6 SALIDA 8 DATO 7 SALIDA 9 DATO 8 SALIDA 10 RECONOCIMIENTO ENTRADA 11 OCUPADO ENTRADA 12 SALIDA PAPEL ENTRADA 13 SELECT ENTRADA 14 AUTOALIMENTACIÓN SALIDA 15 ERROR ENTRADA 16 INICIALIZAR IMPRESORA SALIDA 17 ENTRADA DE SELECCIÓN SALIDA 18 DATO 1 TIERRA 19 DATO 2 TIERRA 20 DATO 3 TIERRA 21 DATO 4 TIERRA 22 DATO 5 TIERRA 23 DATO 6 TIERRA 24 DATO 7 TIERRA 25 DATO 8 TIERRA
65 Para las conexiones en serie, los ordenadores disponen de un conector
especial llamado puerto serie. Los computadores personales, pueden
disponer de hasta 4 puertos series, identificados como COM1, COM2,
COM3, COM4. Los puertos series son conectores machos que pueden tener
(9) o (25) pines. Dado que existen distintos fabricantes de dispositivos y de
computadores, para asegurarse que los equipos pueden conectarse a los
computadores sin problemas.
Otro tipo de conexión es el llamado USB (Universal Serial Bus), esta es
una interface que mejora substancialmente la velocidad de transmisión de
datos comparada con los puertos seriales y paralelos. La comunicación del
ordenador con los dispositivos USB es por tanto tarea de los controladores
de dispositivos, estos utilizarán un conjunto de funciones que forman parte de
la especificación conocida, accediendo al puerto USB a bajo nivel. El
controlador a su vez, ofrecerá a las aplicaciones un API de alto nivel que les
permita usar el dispositivo sin tener que preocuparse de los detalles de la
comunicación.
Se selecciona para la interfase entre el sistema de información y el
dispositivo de identificación, el puerto de comunicación Usb, debido a su
reconocimiento inmediato y la velocidad de transmisión es más rápido.
66 3.- DEFINICIÓN DE TERMINOS BÁSICOS FLAG: indicativo otorgado a un país o institución de codificación para
identificar sus productos internacionalmente; se emplea únicamente en
sistemas EAN y consta de tres dígitos, su equivalente con el sistema
norteamericano UPC indica el tipo de producto y cuanto solo con 1
dígito.(Rincón A. Y Plágaro, 1998).
PROCESO: es una operación o desarrollo natural, caracterizado por una
serie de cambios gradual, progresivamente continuos, que se suceden uno o
otro de un modo relativamente fijo, y que atienden a un determinado
resultado o final; o a una operación voluntaria o artificial progresivamente
continua, que consiste en una serie de acciones controladas o movimientos
dirigidos sistemáticamente hacia determinado resultado o fin. (Enciclopedia
Encarta 2000).
PROTOCOLO: es un conjunto de reglas que siguen las computadoras y
terminales interconectados para asegurar la transformación de información
ordenada. (Fitzgerald, 1993).
4.- SISTEMA DE VARIABLES A continuación se presentan las variables objeto de estudio para su
correspondiente definición conceptual y operacional.
SISTEMA DE INFORMACIÓN
67 CONTROL DE INGRESO Y EGRESO
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Conceptualmente: es “Una colección de personas, procedimientos, y
equipos diseñados, construido, operado para coleccionar, registrar,
procesar, almacenar, recuperar, y mostrar información”. (Aristón, 1976).
Operacionalmente: es una pantalla que se comunica con la base de
datos donde se encuentran los datos del personal para así controlar su
acceso al sitio de trabajo.
CONTROL DE INGRESO Y EGRESO
Conceptualmente: es supervisar de manera concurrente el proceso de
entrada y salida de un lugar. (Enciclopedia Salvat, Tomo 4)
Operacionalmente: esta constituido por una máquina de adquisición de
datos y un sistema de información los cuales en conjunto se encargan de
tomar los datos procedentes de la acción de detectar por medio de huellas
digitales.
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