A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM UNIDADES DE

INFORMAÇÃO

Prof.ª Ms.ª Irma Carvalho

João Pessoa2010

UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBACENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃOCURSO DDE GRADUAÇÃO EM BIBLIOTECONOMIA

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

CONCEITOS E FINALIDADES

Henri Fayol 1841-1925

Primeiro teórico a situar o

planejamento como processo da função

administrativa.

Para ele as funções administrativa são: prever,

organizar, comandar, coordenar e controlar.

Seu conceito de planejamento incluía funções básicas:

visualizar o futuro e traçar o programa de ação.

CONCEITOS E FINALIDADES

O planejamento é um processo contínuo, permanente e dinâmico, que fixa objetivos, define linhas de ação, detalha as etapas para atingí-los e prevê os recursos necessários à consecução desses objetivos (MAXIMIANO, 2008)

CONCEITOS E FINALIDADES

O planejamento é um processo metódico de abordagem racional e científica, pois pressupõe uma sequência de atos decisórios, ordenados em fases definidas com base em conhecimentos científicos e técnicos (BAPTISTA, 1991).

POR QUE PLANEJAR?

Escolha: julgamento e avaliação das alternativas

PROBLEMA

DIAGNÓSTICO

ALTERNATIVAS

DECISÕES

AVALIAÇÃO

Concepção de alternativas : processos decisórios

Diagnóstico: busca de entendimento

Frustração, ansiedade, dúvida, curiosidade, etc.

Fonte: Maximiano, 2008

PROCESSO DE PLANEJAMENTO

Identificação de situações, suas causas, consequências e potencialidades;

Formulação de ações para enfrentar as situações desfavoráveis e aproveitar as situações desfavoráveis e aproveitar as potencialidades;

Elaboração de estratégias para assegurar o meios necessários às ações;

Executar, acompanhar, monitorar, avaliar e alimentar o processo.

VANTAGENS DO PLANEJAMENTO

Pressões das organizações: manter ou cortar custos e melhorar a qualidade de serviços.

Tornar o tempo um aliado; O planejamento faz acontecer (compromisso); O planejamento reduz riscos e possibilita tirar proveitos de

oportunidades; O planejamento compensa incertezas e mudanças:

possibilidade de prever possíveis fracassos e criar alternativas para superá-los

Decisões planejadas ajudam a dar estabilidade à organização e criam um ambiente mais equilibrado e produtivo

ALMEIDEIDA, 2005

INSTRUMENTOS DE PLANEJAMENTO

O plano: Linha de ação preestabelecida que orienta a ação na direção da missão e dos

objetivos institucionais ou da solução de determinados problemas; As ações ocorrem num determinado tempo (cronograma); Eficácia: o quanto contribui para a realização dos objetivos.

Objetivos: Expressam intenções que levem ao cumprimento da missão (razão de ser)

da organização;

Tarefas do profissional da informação: Interpretar corretamente a missão da organização; Fixar os objetivos para a unidade de informação.

NATUREZA DOS PLANOSPLANO PERIÓDICO: Define prioridades, objetivos/metas e recursos previstos

para um determinado período (por exemplo anual);PLANOS GLOBAIS: Fornecem os fundamentos para as atividades do serviço

de informação;PLANOS ESPECÍCOS/ OU ESPECIAIS: Voltados a determinadas áreas de atuação (por exemplo:

acesso a documentos em meios eletrônicos); Enfrentamento de catástrofes (situação de contingência):

passos a serem seguidos em determinadas circunstâncias.

“Recomenda-se a criação de um plano global e planos específicos para certos aspectos da unidade de

informação – atualizados constantemente” (ALMEIDA, 2005).

TIPOS DE PLANEJAMENTO

TIPOS DE PLANEJAMENTO: ESTRATÉGICO

PLANEJAMENTO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO: Processo de decisão (ou mudanças) relativo aos objetivos da organização; Recurso utilizados para atingir tais objetivos; Políticas de aquisição distribuição e uso desses recursos Políticas de

aquisição, distribuição e uso desses recursos.

ATINGE A ORGANZIAÇÃO COMO UM TODO: Gera impactos a curto, médio e longo prazos; Decisão no nível hierárquico mais elevado.

AS ESTRATÉGIAS SÃO DEFINIDAS A PARTIR DE UMA ANÁLISE DO CONTEXTO OU DO AMBIENTE.

TIPOS DE PLANEJAMENTO:

ESTRATÉGICO

PROCESSO DE PLANEJAMENTO

ESTRATÉGICO

Missão, vocação e valores da organização

PROCESSOS MENTAIS, COMPETÊNCIAS E INTERESSES DOS

PLANEJADORESPontos fortes e fracos dos

sistemas internos

Ameaças e oportunida

des do ambiente

Desempenho da organização

Fonte: Maximiano, 2008.

TIPOS DE PLANEJAMENTO: TÁCITODESDOBRAMENTO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: Criação de planos concretos, posteriormente detalhados. Relaciona-se a atividades do presente e de futuro próximo; Elaboração de estratégias para assegurar os meios necessários às ações;

FUNÇÕES PRINCIPAIS: Controlar e integrar as operações na organização; Assegurar a implementação das decisões estratégicas.

TIPOS DE PLANEJAMENTO: OPERACIONAL

ESTABELECE O QUE E COMO FAZER: Ligado a procedimentos; Detalhamento de tarefas e operações.

ALGUMAS CARACTERÍSTICAS: Imediatista (curto prazo); Abrangência local (segmentos/áreas específicas).

PRINCIPAIS ETAPAS: Análise dos objetivos; Planejamento das atividades e do tempo; Planejamento do uso dos recursos; Avaliação de riscos; Meios de controle.

O TEMPO E O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

LONGO PRAZO: Relação com o curso da ação futura da organização; Considera mais questões qualitativas do que quantitativas (caráter

estratégico).

MÉDIO PRAZO: Ligação entre os grandes objetivos (estratégico) e os procedimentos do

planejamento a curto prazo.

CURTO PRAZO: Atividades imediatas; Metas a serem atingidas em curto espaço de tempo; Deve ser mais objetivo e detalhado.

Fonte: Almeida, 2005.

PLANEJAMENTO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO EM UNIDADES DE

INFORMAÇÃO Geralmente estratégico é uma prerrogativa dos níveis de direção da

organização a que pertencem.

DEVE-SE PLANEJAR O SERVIÇO DE INFORMAÇÃO CONSIDERANDO:

iv. Forças restritivas (problemas e limitações);v. Forças propulsoras (vantagens) do ambiente e do mantenedor;vi. Definindo objetivos, prioridades e avaliando alternativas.

Deve ser coerente com os objetivos e estratégias definidos pela direção da organização

Fonte: Almeida,2005

ETAPAS DO PLANEJAMENTO

Definição do objeto de estudo

Obtenção de informações que subsidiarão o processo de avaliação e seu ambiente

(diagnóstico)

A partir da análise dos dados e informações, origina-se o plano:

•Metas e períodos definidos;•Previsão de acontecimentos futuros (tendências);•Meios e recursos.

Acompanhamento e avaliação: possibilidade de

adequação a proposta original.

A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM UNIDADES DE

INFORMAÇÃO

PLANEJAR ESTRATEGICAMENTE SIGNIFICA: Criar condições para que Unidade de Informação decida

rapidamente, diante de oportunidades e ameaças, otimizando as vantagens competitivas relativas ao ambiente em que está inserida.

A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM UNIDADES DE

INFORMAÇÃO

FINALIDADE DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM UNIDADES DE INFORMAÇÃO

Conhecer tendências do mercado informacional; Conhecer pontos fortes e fracos dentro da organização; Preparar cenários de mercado, para poder oferecer melhores

serviços; Estabelecer objetivos a curto e a longo prazo; Responder para cada objetivo: quando, quem, como, onde? Prepara plano de ação; Acompanhamento e feedback

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DENTRO DA UNIDADE DE

INFORMAÇÃO

PROCESSOS TÉCNICOS; MARKETING E ENDOMARKETING; ESTUDO DE COMUNIDADE; PERFIL DE USUÁRIOS; INDENTIFICAÇÃO DE NECESSIDADES; SELEÇÃO; AQUISIÇÃO; DESCARTE; GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO; TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO.

OS PRINCÍPIOS DO PLANEJAMENTO DENTRO DAS UNIDADES DE

INFORMAÇÃO

EFICIÊNCIA: Fazer as coisas de maneira adequada; Resolver problemas; Salvaguardar os recursos aplicados; Cumprir o seu dever; Reduzir os custos.

EFICÁCIA: Fazer as coisas certas; Produzir alternativas criativas; Maximizar a utilização de recursos; Obter resultados; Aumentar os lucros.

OS PRINCÍPIOS DO PLANEJAMENTO DENTRO DAS UNIDADES DE

INFORMAÇÃO

Definir uma ESTRATÉGIA é criar uma nova posição, ÚNICA, DISTINTA, SIGNIFICATIVA E VALIOSA, perante os clientes, que inclua um conjunto diferente de atividades e que a concorrência não possa copiar facilmente (MAXIMIANO, 2008).

“A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar”.

John L. Beckley