A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM UNIDADES DE
INFORMAÇÃO
Prof.ª Ms.ª Irma Carvalho
João Pessoa2010
UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBACENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃOCURSO DDE GRADUAÇÃO EM BIBLIOTECONOMIA
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
CONCEITOS E FINALIDADES
Henri Fayol 1841-1925
Primeiro teórico a situar o
planejamento como processo da função
administrativa.
Para ele as funções administrativa são: prever,
organizar, comandar, coordenar e controlar.
Seu conceito de planejamento incluía funções básicas:
visualizar o futuro e traçar o programa de ação.
CONCEITOS E FINALIDADES
O planejamento é um processo contínuo, permanente e dinâmico, que fixa objetivos, define linhas de ação, detalha as etapas para atingí-los e prevê os recursos necessários à consecução desses objetivos (MAXIMIANO, 2008)
CONCEITOS E FINALIDADES
O planejamento é um processo metódico de abordagem racional e científica, pois pressupõe uma sequência de atos decisórios, ordenados em fases definidas com base em conhecimentos científicos e técnicos (BAPTISTA, 1991).
POR QUE PLANEJAR?
Escolha: julgamento e avaliação das alternativas
PROBLEMA
DIAGNÓSTICO
ALTERNATIVAS
DECISÕES
AVALIAÇÃO
Concepção de alternativas : processos decisórios
Diagnóstico: busca de entendimento
Frustração, ansiedade, dúvida, curiosidade, etc.
Fonte: Maximiano, 2008
PROCESSO DE PLANEJAMENTO
Identificação de situações, suas causas, consequências e potencialidades;
Formulação de ações para enfrentar as situações desfavoráveis e aproveitar as situações desfavoráveis e aproveitar as potencialidades;
Elaboração de estratégias para assegurar o meios necessários às ações;
Executar, acompanhar, monitorar, avaliar e alimentar o processo.
VANTAGENS DO PLANEJAMENTO
Pressões das organizações: manter ou cortar custos e melhorar a qualidade de serviços.
Tornar o tempo um aliado; O planejamento faz acontecer (compromisso); O planejamento reduz riscos e possibilita tirar proveitos de
oportunidades; O planejamento compensa incertezas e mudanças:
possibilidade de prever possíveis fracassos e criar alternativas para superá-los
Decisões planejadas ajudam a dar estabilidade à organização e criam um ambiente mais equilibrado e produtivo
ALMEIDEIDA, 2005
INSTRUMENTOS DE PLANEJAMENTO
O plano: Linha de ação preestabelecida que orienta a ação na direção da missão e dos
objetivos institucionais ou da solução de determinados problemas; As ações ocorrem num determinado tempo (cronograma); Eficácia: o quanto contribui para a realização dos objetivos.
Objetivos: Expressam intenções que levem ao cumprimento da missão (razão de ser)
da organização;
Tarefas do profissional da informação: Interpretar corretamente a missão da organização; Fixar os objetivos para a unidade de informação.
NATUREZA DOS PLANOSPLANO PERIÓDICO: Define prioridades, objetivos/metas e recursos previstos
para um determinado período (por exemplo anual);PLANOS GLOBAIS: Fornecem os fundamentos para as atividades do serviço
de informação;PLANOS ESPECÍCOS/ OU ESPECIAIS: Voltados a determinadas áreas de atuação (por exemplo:
acesso a documentos em meios eletrônicos); Enfrentamento de catástrofes (situação de contingência):
passos a serem seguidos em determinadas circunstâncias.
“Recomenda-se a criação de um plano global e planos específicos para certos aspectos da unidade de
informação – atualizados constantemente” (ALMEIDA, 2005).
TIPOS DE PLANEJAMENTO
TIPOS DE PLANEJAMENTO: ESTRATÉGICO
PLANEJAMENTO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO: Processo de decisão (ou mudanças) relativo aos objetivos da organização; Recurso utilizados para atingir tais objetivos; Políticas de aquisição distribuição e uso desses recursos Políticas de
aquisição, distribuição e uso desses recursos.
ATINGE A ORGANZIAÇÃO COMO UM TODO: Gera impactos a curto, médio e longo prazos; Decisão no nível hierárquico mais elevado.
AS ESTRATÉGIAS SÃO DEFINIDAS A PARTIR DE UMA ANÁLISE DO CONTEXTO OU DO AMBIENTE.
TIPOS DE PLANEJAMENTO:
ESTRATÉGICO
PROCESSO DE PLANEJAMENTO
ESTRATÉGICO
Missão, vocação e valores da organização
PROCESSOS MENTAIS, COMPETÊNCIAS E INTERESSES DOS
PLANEJADORESPontos fortes e fracos dos
sistemas internos
Ameaças e oportunida
des do ambiente
Desempenho da organização
Fonte: Maximiano, 2008.
TIPOS DE PLANEJAMENTO: TÁCITODESDOBRAMENTO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: Criação de planos concretos, posteriormente detalhados. Relaciona-se a atividades do presente e de futuro próximo; Elaboração de estratégias para assegurar os meios necessários às ações;
FUNÇÕES PRINCIPAIS: Controlar e integrar as operações na organização; Assegurar a implementação das decisões estratégicas.
TIPOS DE PLANEJAMENTO: OPERACIONAL
ESTABELECE O QUE E COMO FAZER: Ligado a procedimentos; Detalhamento de tarefas e operações.
ALGUMAS CARACTERÍSTICAS: Imediatista (curto prazo); Abrangência local (segmentos/áreas específicas).
PRINCIPAIS ETAPAS: Análise dos objetivos; Planejamento das atividades e do tempo; Planejamento do uso dos recursos; Avaliação de riscos; Meios de controle.
O TEMPO E O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
LONGO PRAZO: Relação com o curso da ação futura da organização; Considera mais questões qualitativas do que quantitativas (caráter
estratégico).
MÉDIO PRAZO: Ligação entre os grandes objetivos (estratégico) e os procedimentos do
planejamento a curto prazo.
CURTO PRAZO: Atividades imediatas; Metas a serem atingidas em curto espaço de tempo; Deve ser mais objetivo e detalhado.
Fonte: Almeida, 2005.
PLANEJAMENTO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO EM UNIDADES DE
INFORMAÇÃO Geralmente estratégico é uma prerrogativa dos níveis de direção da
organização a que pertencem.
DEVE-SE PLANEJAR O SERVIÇO DE INFORMAÇÃO CONSIDERANDO:
iv. Forças restritivas (problemas e limitações);v. Forças propulsoras (vantagens) do ambiente e do mantenedor;vi. Definindo objetivos, prioridades e avaliando alternativas.
Deve ser coerente com os objetivos e estratégias definidos pela direção da organização
Fonte: Almeida,2005
ETAPAS DO PLANEJAMENTO
Definição do objeto de estudo
Obtenção de informações que subsidiarão o processo de avaliação e seu ambiente
(diagnóstico)
A partir da análise dos dados e informações, origina-se o plano:
•Metas e períodos definidos;•Previsão de acontecimentos futuros (tendências);•Meios e recursos.
Acompanhamento e avaliação: possibilidade de
adequação a proposta original.
A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM UNIDADES DE
INFORMAÇÃO
PLANEJAR ESTRATEGICAMENTE SIGNIFICA: Criar condições para que Unidade de Informação decida
rapidamente, diante de oportunidades e ameaças, otimizando as vantagens competitivas relativas ao ambiente em que está inserida.
A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM UNIDADES DE
INFORMAÇÃO
FINALIDADE DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM UNIDADES DE INFORMAÇÃO
Conhecer tendências do mercado informacional; Conhecer pontos fortes e fracos dentro da organização; Preparar cenários de mercado, para poder oferecer melhores
serviços; Estabelecer objetivos a curto e a longo prazo; Responder para cada objetivo: quando, quem, como, onde? Prepara plano de ação; Acompanhamento e feedback
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DENTRO DA UNIDADE DE
INFORMAÇÃO
PROCESSOS TÉCNICOS; MARKETING E ENDOMARKETING; ESTUDO DE COMUNIDADE; PERFIL DE USUÁRIOS; INDENTIFICAÇÃO DE NECESSIDADES; SELEÇÃO; AQUISIÇÃO; DESCARTE; GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO; TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO.
OS PRINCÍPIOS DO PLANEJAMENTO DENTRO DAS UNIDADES DE
INFORMAÇÃO
EFICIÊNCIA: Fazer as coisas de maneira adequada; Resolver problemas; Salvaguardar os recursos aplicados; Cumprir o seu dever; Reduzir os custos.
EFICÁCIA: Fazer as coisas certas; Produzir alternativas criativas; Maximizar a utilização de recursos; Obter resultados; Aumentar os lucros.
OS PRINCÍPIOS DO PLANEJAMENTO DENTRO DAS UNIDADES DE
INFORMAÇÃO
Definir uma ESTRATÉGIA é criar uma nova posição, ÚNICA, DISTINTA, SIGNIFICATIVA E VALIOSA, perante os clientes, que inclua um conjunto diferente de atividades e que a concorrência não possa copiar facilmente (MAXIMIANO, 2008).
“A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar”.
John L. Beckley