Planejamento Estratégico

em Unidades de

Informação

Profa. Dra. Maria do Rocio F. Teixeira

UFRGS/FABICO/DCI

Gramado, 2012

XVII SNBU

“No atual ambiente social em

que as bibliotecas ou serviços

de informação se inserem,

alguns fatores são

fundamentais: inovação,

qualidade, agilidade e atenção

ao cliente, estão com certeza

entre os principais” (Belluzzo,

2005)

A gestão de uma biblioteca ou

serviço de informação deve

estar orientada para o

macroambiente com a clara

definição dos resultados que

se pretende alcançar (Chanlat,

1996).

1• Importância dos serviços

2

• Objetivos do planejamento estratégico

3

• Necessidades das unidades de informação

Ações

Qualificação

Unidades de Informação

Planejamento Estratégico

Metodologia gerencial que objetiva proporcionar aos tomadores de decisão uma estrutura que permita o exame do ambiente onde atua a organização (Meyer Jr., 1991).

Abordagem Convencional

de PE

• Separação entre planejamento e execução.

• Dicotomia lógica: primeiro se planeja depois se executa.

• Endógeno: as avaliações sobre o contexto e seus atores

refletem exclusivamente a visão interna.

• Baseado em planos a serem seguidos.

• Focado nos clientes ou nos instituidores.

• O desempenho é visto como o realizado sobre o previsto.

• Ocasional: intervalos regulares ou motivados por crises.

Nova Abordagem no PE

• Integração e participação entre planejamento eimplementação.

• Gestão estratégica: monitoramento, formulação, ação eavaliação estratégica são momentos lógicos e nãocronológicos.

• Exógeno: os processos de planejamento estratégico sãovoltados para o contexto.

• Baseado em pensamento estratégico.

• Visão das partes interessadas.

• O desempenho é visto como resultado de eficiência,eficácia e efetividade dos processos organizacionais.

• Contínuo: parte de um processo de gestão estratégica.

Planejamento Estratégico

OBJETIVOS

RECURSOS OPORTUNIDADES

Questões Centrais do

Planejamento Estratégico

(1) lidar com a complexidade;

(2) trabalhar com a incerteza

(3) fazer as escolhas necessárias.

Planejamento Estratégico

O alvo do planejamento

estratégico é configurar e

reconfigurar as atividades da

organização e seus produtos e

serviços, de forma que eles

combinem resultados e

perpetuação.

O que é estratégico em IES?

• mapeamento da evolução provável da

demanda de serviços e das tecnologias

de ensino-aprendizagem;

• escolha de segmentos de clientela para

atendimento com um diferencial

socialmente valorizado;

O que é estratégico em IES?

• ao redesenho da oferta de

produtos e serviços em face dos

novos perfis da demanda e ao

novo ambiente tecnológico

(educação continuada e ensino à

distância são conceitos e opções

que estão ganhando força);

O que é estratégico em IES?

• à construção de parcerias nacionais

e internacionais;

• à formulação de esquemas

alternativos de financiamento;

• e à adoção de modelos de gestão

mais ágeis e flexíveis.

Muitas organizações

educacionais brasileiras...

• o ambiente externo (o desafio da

efetividade com legitimação social);

• a qualidade, alcance e inovação no

portfólio de produtos e serviços (o

desafio da eficácia organizacional);

• o melhor uso possível dos seus

recursos (o desafio da eficiência).

QUESTÕES

• Quem é a Unidade de

Informação?

• Para onde a Unidade de

Informação deseja ir?

• O que a Unidade de Informação

quer ser e por quê?

• O que a Unidade de Informação

está fazendo para chegar lá?

Características do PE

• Enfocar a missão, em concordância com o meio no qual está inserida;

• Estabelecer decisões e implicações a longo prazo;

• Necessitar do envolvimento de todos os dirigentes da organização;

• Ter impacto sobre toda a organização;

• Preocupar-se com a definição dos fins organizacionais, bem como os meios para atingi-los, com a forma de execução e controle.

Metodologia

• Mandato

• Missão

• Análise do Ambiente Externo

• Análise do Ambiente Interno

• Questões Estratégicas

• Obstáculos

• Propostas Estratégicas

Mandato

Descrição do que a Unidade de

Informação / biblioteca deveria

fazer em conformidade com as

obrigações institucionais

estabelecidas nos documentos

que a formalizam.

Mandato de uma Biblioteca

Pública

• Coletar, processar e disseminar

informações para a comunidade

em geral. Além de contribuir para

a formação da memória

municipal.

Missão

• Razão da existência de uma

organização.

• Finalidade ou motivo pelo qual foi

criada e para o que ela deve

servir.

• Envolve objetivos essenciais do

negócio e enfoca o atendimento

de demandas externas.

Missão da Natura

• Criar e comercializar produtos

e serviços que contemplem e

promovam o bem estar/estar

bem.

Missão do CPD/UFRGS

"Prover serviços de TI que apoiem

a UFRGS a cumprir sua missão de

desenvolver o ensino, a pesquisa

e a extensão“.

Missão em UI- quem somos enquanto organização?

– o que a UI pode fazer para reconhecer ou antecipar e responder às necessidades dos usuários e/ou da comunidade?

– qual deve ser a filosofia e quais os valores fundamentais para a UI?

– o que torna a UI distinta e única?

– qual é o nosso negócio, nossa vocação, ou nossa razão de ser?

Visão

• Imagem que a organização

tem a respeito de si mesma e

do seu futuro.

• Ato de ver a si mesma no

espaço e no tempo.

Visão da Disney

• Criar um mundo onde todos se

sintam crianças.

Visão da Biblioteca

• Ser referência em qualidade em

relação ao acervo e aos serviços

prestados ao usuário.

Valores da Biblioteca

• Ética, respeito e integridade;

• Compromisso com serviços de

qualidade;

• Responsabilidade socioambiental;

• Trabalho em equipe;

• Eficiência e eficácia.

Matriz SWOT

STRENGHTS WEAKNESSES

OPPORTUNITIES THREATS

Sobrevivência Manutenção

Crescimento Desenvolvimento

Pontos Fortes Pontos Fracos

Ameaças

Oportuni

dades

Análise do Ambiente Externo

Oportunidades: forças externas que

favorecem e interagem com a UI.

P.ex., a implantação de novos

estabelecimentos de ensino na

cidade;

Ameaças: situações que podem

trazer algum prejuízo ou malefício à

UI. P.ex., a extinção da organização

a qual a Unidade está vinculada.

Análise do Ambiente Interno

Pontos fracos: reconhecimento das

atividades que são pouco

expressivas no desempenho geral

da UI. P.ex., serviço de fotocópia

inadequado;

Pontos fortes: reconhecimento das

atividades que a UI melhor realiza.

P.ex.: presteza no atendimento.

Questões Estratégicas

Exemplo:

–de que forma a automação

adequada do acervo poderá

contribuir para aumentar a

utilização do serviços de

alerta?

Obstáculos

Exemplo:

– inexistência de dados

quantitativos e qualitativos

que demonstrem o

desempenho da Unidade de

Informação.

Propostas Estratégicas

Exemplo:

–treinar pessoal com vista a

melhor divulgação do acervo

no momento do atendimento.

–Prazo: médio.

–Responsável: chefe do Serviço

de Referência.

Desafios da biblioteca universitária

Estrutura:

• Muitas das atividades atuais das IES,

tais como a limpeza, vigilância e

alimentação já são executadas por

organizações terceirizadas.

• E, nas bibliotecas, atividades também

podem ser terceirizadas, como, aliás,

está sendo feito há décadas, por

exemplo, com o uso de empresas para

executar serviços de encadernação.

Estrutura

• Algumas IES poderão desaparecer,

outras serão fundidas ou adquiridas por

concorrentes, à semelhança das áreas

comercial e industrial. Só as melhores e

mais competitivas vão sobreviver.

• E o que ocorrerá com suas bibliotecas?

Possivelmente, também passarão por

fusões.

Tecnologia:

• Em todas as épocas, bibliotecas

sempre foram dependentes da

tecnologia da informação.

• A passagem dos manuscritos ao

advento da biblioteca digital, no final

dos anos 90, demonstram que, nos

últimos 150 anos, as bibliotecas

sempre acompanharam e venceram os

novos paradigmas tecnológicos.

Ensino à Distância

• Diferentes programas de ensino à

distância farão com que o número

de usuários nas bibliotecas das

IES consorciadas aumente, pois,

certamente, parte da informação

demandada será provida pelos

serviços tradicionais das

bibliotecas.

Bibliotecas Digitais

• As bibliotecas continuarão com a custódia dos

materiais educativos sólidos, com destaque para

os livros. Contudo, elas se tornarão também

gerenciadoras de linhas de comunicação com

outros locais de conhecimento, com a condição

de que as bibliotecas físicas controlem a

qualidade das bibliotecas virtuais, decidindo quais

conhecimentos existentes em outras instituições

merecem menção pelos selecionadores e

hiperorganizadores da biblioteca local.

Instalações Físicas

• Problemas derivados da necessidade de

instalações e áreas físicas suficientes tanto para

armazenar seus acervos quanto para prover

serviços a seus usuários.

• Com a automação, o planejamento do espaço

físico: muitos prédios foram concebidos para dar

suporte a sistemas que não utilizam muitos

equipamentos e, essas instalações foram

projetadas para serem utilizadas durante várias

décadas sem grandes alterações.

O acervo informacional

• As bibliotecas universitárias continuarão a

incorporar materiais de todas as formas

às suas coleções físicas, mas igual

importância terá a informação sobre

aquilo que não está armazenado

localmente.

• O livro eletrônico já está se tornando uma

realidade.

Referência x acervo

• Os setores de referência e desenvolvimento

de coleções estarão intimamente

interligados, pois o que irá contar não são

os milhões de itens do acervo, mas as

opções para acessar a informação

demandada.

• Portanto, o diferencial mudará do tamanho

do acervo para o tamanho das verbas

disponíveis para o acesso.

Organização do acervo

• O setor de processamento técnico é

desafiado a prover novos meios de

descrever o registro e o conteúdo de itens

com estruturas informacionais e

manipulação bem diferentes daqueles

tradicionalmente arrolados pelo controle

bibliográfico.

Financiamento

• De qualquer maneira, independentemente da

subordinação administrativa das IES, se pública

ou privada, todas elas têm de procurar novas

maneiras para controlar os custos e incrementar

a produtividade.

• Na área da biblioteca universitária, várias ações

têm sido encetadas para otimizar os recursos

financeiros. Uma das modalidades que tem tido

crescente sucesso é a ideia de consórcio para

desenvolver produtos e serviços informacionais.

Produtos e Serviços

• Nas últimas décadas, as universidades têm sido

solicitadas a contribuir em uma ampla variedade

de atividades, desde a saúde até a proteção

ambiental, da reconstrução de cidades ao

entretenimento do público em geral.

• Essa gama de atividades certamente tem reflexos

na biblioteca universitária, especialmente no

acervo e na provisão de produtos e serviços.

O maior desafio

• No caso da biblioteca universitária, é necessário

examinar as enormes possibilidades do futuro e

entender que o desafio mais crítico será remover

os obstáculos que a impedem de responder às

necessidades de uma clientela em mudança,

transformar os processos e estruturas

administrativas que caducaram e questionar as

premissas existentes.

A escolha

REFERÊNCIAS

• ANSOFF, H. I.; DECLERCK, R. P.; HAYES, R. L. Do Planejamento Estratégico à Administração Estratégica. São Paulo: Atlas, 1990.

• ANSOFF, H. Igor; McDONNELL, Edward J. Implantando a Administração Estratégica. São Paulo: Atlas, 1993.

• BARBALHO, Célia R. S.; BERAQUET, Vera S. M. Planejamento Estratégico para Unidades de Informação. São Paulo: Pólis, APB, 1995.

• CRAIG, James; GRANT, Robert. Gerenciamento Estratégico. São Paulo: Littera Mundi, 1999.

REFERÊNCIAS

• GIANESI, Irineu G.N.; CORRÊA, Henrique Luiz. Administração Estratégica de Serviços. São Paulo: Atlas, 1994.

• HARTMANN, Luiz Fernando. Planejamento Estratégico. 8. ed. Lajeado: Grafocem, 2003.

• TARAPANOFF, Kira. Técnicas para Tomada de Decisão nos Sistemas de Informação. Brasília: Thesaurus, 1995.

• TIFFANY, Paul. Planejamento Estratégico. Rio de Janeiro: Campus, 1999. (Para Dummies)