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Técnico – Apoio Técnico-Administrativo

Arquivologia

Prof. Darlan Eterno

www.acasadoconcurseiro.com.br

Arquivologia

Professor Darlan Eterno


Edital

ARQUIVOLOGIA: 7 Noções de arquivologia. 7.1 Arquivística: princípios e conceitos. 7.2 Legis-lação arquivística. 7.3 Gestão de documentos. 7.3.1 Protocolos: recebimento, registro, distri-buição, tramitação e expedição de documentos. 7.3.2 Classificação de documentos de arquivo. 7.3.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 7.3.4 Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 7.4 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. 7.5 Preservação e conservação de documentos de arquivo.

BANCA: Cespe

CARGO: Técnico do MPU – Apoio Técnico Administrativo-Administração


Sumário

1. Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

2. Arquivos – Conceitos e Definições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

2.1. Finalidade dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.2. Função dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.3. Classificação dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

a) Natureza dos documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

b) Extensão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

c) Estágios de evolução: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

d) Entidades mantenedoras: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2.4. Princípios Arquivísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3. Arquivos x Bibliotecas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

4. Classificação dos documentos de arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

a) Quanto ao gênero: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

b) Quanto à natureza do assunto: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

c) Quanto à espécie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

d) Quanto ao tipo (tipologia) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

5. Teoria das Três Idades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

6. Arquivos Correntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

6.1. Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

6.1.1. Rotinas de Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

6.1.2. Procedimentos Administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

6.2. Classificação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Plano de classificação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

6.3. Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Operações de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Métodos de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Sistemas de Busca. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22


6.4. Avaliação de Documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Tabela de Temporalidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

7. Empréstimo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

8. Arquivos Intermediários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Atividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

9. Arquivos Permanentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Arranjo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Descrição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Publicação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Conservação de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Referência . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

10. Preservação de Documentos Digitais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

11. Gestão de Documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Objetivos da Gestão de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

12. Órgãos /Sistemas de Arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

13. Recortes da Legislação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Questões. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

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Arquivologia

1. Introdução

A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das ações e de fatos da vida humana para fins e prova e de informação. As sociedades antigas pro-curavam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc.

Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de re-produção e difusão, aliados a burocratização da máquina administrativa colaboraram para o gigantesco aumento da informação. Este fenômeno, denominado “explosão informacional”, in-fluenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivísti-ca cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas.

2. Arquivos – Conceitos e Definições

Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº. 8.159/91). Assim sendo, pode--se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os docu-mentos de arquivo possuem as seguintes características:

a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em deter-minado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material;

b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.

c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.

d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto.

e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função "única" que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

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O termo arquivo é polissêmico, e denota não apenas um conjunto de documentos resultantes de atividades, podendo ainda ser utilizado com outros significados comumente cobrados em provas, quais sejam:

a) mobiliário: móvel destinado à guarda de documentos.Exemplo: estantes e armários.

b) setor: instalação física, na qual funciona o arquivo. Exemplo: Setor de arquivo da Agência Nacional de Águas;

c) entidade: instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técni-co, a conservação e o acesso aos documentos;Exemplo: Arquivo Público Municipal de Curitiba Arquivo Público do Estado de Goiás e Ar-quivo Nacional.

2.1. Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da insti-tuição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução.

2.2. Função dos Arquivos

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua res-ponsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.

2.3. Classificação dos Arquivos

a) Natureza dos documentos

Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo espe-cial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu arma-zenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resul-tantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.

b) ExtensãoQuanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da institui-ção, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.

MPU (Técnico) – Arquivologia – Prof. Darlan Eterno


c) Estágios de evolução

Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e perma-nentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três idades. A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte maneira:

a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produ-tores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informa-tivo que devem ser definitivamente preservados.

d) Entidades mantenedoras:

Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser dividi-dos em:

a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, es-tadual e municipal, s. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por em-presas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. (lei nº. 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais, insti-tucionais, pessoais.

Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também po-dem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arqui-vos, segue abaixo, quadro resumo:

Quadro Resumo – Classificações dos Arquivos

Classificações dos arquivos Definição/Exemplos

Entidade Mantenedora Publico ouPrivados

Estágios de EvoluçãoCorrente

Intermediário Permanente

Extensão ou Abrangência Setorial ouCentral/Geral

Natureza dos Documentos EspecialEspecializado


2.4. Princípios Arquivísticos

A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso.

(A) Princípio da organicidade

A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrên-cia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais.

(B) Princípio da unicidade

Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

(C) Princípio da proveniência (respeito aos fundos)

Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coleti-va, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado fundamental para a organização dos documentos de arquivo.

(D) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípio da santidade)

Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo.

(E) Princípio da pertinência

Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.

(F) Princípio da reversibilidade

Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos.

(G) Territorialidade (Proveniência Territorial)

Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser con-servados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos



3. Arquivos x Bibliotecas

Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:

Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca

Características Arquivo Biblioteca

Tipo de Suporte/Quantitativo de Exemplares

Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias. Ou seja, em regra os documentos de arquivos pos-suem exemplares únicos, mas no caso de haver obrigações recíprocas como, por exemplo, em um contrato, podem haver quantas vias (cópias) quanto o número de pessoas envolvidas nesta operação.

Apresentam-se em exemplares múltiplos, ou seja, uma mesma obra é criada em vários exem-plares e pode estar presente em mais de uma biblioteca.

Entrada de documentos

Acumulação natural: são pro-duzidos em decorrência do de-sempenho das atividades admi-nistrativas da instituição.

Os livros ingressam á biblioteca por meio da compra, permuta e doação.

Tipo de conjunto Fundos: conjunto de documen-tos unidos pela origem.

Os livros formam coleções que são reunidas pelo conteúdo.

Finalidade (origem) funcional, administrativa cultural, técnica e científica.

Tipo de Classificação Baseia-se nas atividades da ins-tituição

Utiliza-se de procedimentos predeterminados

4. Classificação dos documentos de arquivo

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:

a) Quanto ao gênero:

• textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios;

• sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fono-gráficos. Ex: cd’s de música , fitas K7;


• cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis;

• filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de ima-gem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas vide-omagnéticas;

• iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex: fotografias , negativos, diapositivos (slides), gravuras, de-senhos;

• micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de ima-gens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela;

• informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, disco rígido, arquivo do Excel.

b) Quanto à natureza do assunto:

• ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso.

• sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da invio-labilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

c) Quanto à espécie:

Espécie documental a “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício, portaria, ata.

d) Quanto ao tipo (tipologia)

De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. Ex: Ata de reu-nião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo:

Espécie DocumentalDocumental Função (Atividade) Tipologia

Boletim Ocorrência Boletim de Ocorrência

Certidão Nascimento Certidão de Nascimento



5. Teoria das Três Idades

É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora.

Valores Documentais

O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documen-tal: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essen-ciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa).

Idades Documentais

a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documen-tos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros seto-res da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.

b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por do-cumentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses docu-mentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalida-de de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os arquivos aguardam a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.

c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documen-tos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor his-tórico, probatório e informativo – e por esta razão jamais poderão ser eliminados. Os do-cumentos desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado (liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato constitutivo); sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente.


Esquema Representativo – Teoria das Três Idades

Arquivo Intermediário

Arquivo Permanente

*Transferência *Recolhimento

*Recolhimento

Valor Primário Valor Secundário

Arquivo Corrente

Operações de destinação:*transferência: passagem de documentos à fase intermediária*recolhimento: passagem de documentos à fase permanente

6. Arquivos Correntes

Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de de-cisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenha-das nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação.

6.1. Protocolo

Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o con-trole de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança.

6.1.1. Rotinas de Protocolo

Para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:

• recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilo-sos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da aná-lise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento re-cebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.



• registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.

• autuação: refere-se a criação de processo.

• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é exe-cutada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.

• movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos respec-tivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.

• controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documen-to dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de proto-colo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação.

6.1.2. Procedimentos Administrativos

Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos ad-ministrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada cor-respondência.

6.1.2.1. Processo

6.1.2.1.1. Definição

Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sen-do organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

6.1.2.1.2. Abertura (atuação)

Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacio-nado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação reque-rer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas.

A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma peça preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. Nos processos digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema infor-matizado.


6.1.2.1.3 Operações

A) Desentranhamento

É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentra-nhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado, sendo necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para registrar esta operação.

O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.

B) Desmembramento

É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despa-cho da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.

C) Juntada

È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade corres-pondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada por meio da anexação ou apensação.

Juntada por anexação – é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.

No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:

Processo Principal Processo Acessório

Aquisição de Material Prestação de Contas

Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença

Juntada por apensação – é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal.

D) Desapensação

Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo(s).



6.2. Classificação Arquivística

A Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivís-ticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Ela determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para isso, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele con-tida. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação.

Plano de classificação

Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agru-par os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação.

Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado pelo Poder Executivo Federal

Modelo de Plano de Classificação

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO012 COMUNICAÇÃO SOCIAL034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL

6.3. Arquivamento

O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pas-tas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devida-mente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem.

Operações de Arquivamento

Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:


• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento.

• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.

• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.

• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquiva-mento adotado: letras, números, cores.

• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escani-nhos.

• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

Métodos de Arquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem orde-nados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento.

A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos forem necessários para bem organizar seus documentos.

Pode-se dividi-los em duas classes:

a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abor-dará somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros..

• variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos. Cada seqüência de letras recebe uma cor específica. Ex: sequência a,b,c,d,.............prata sequência e,f,g,h,..............ouro

b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação.

• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de bus-ca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por estado, país ou cidade.

• numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cro-nológico e dígito-terminal.



Simples os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.

Cronológico utiliza número e data como forma de localização da informação.

Dígito-terminal

os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da seqüência se dá da direita para a esquerda. Ex: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.

• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide--se em:

• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação enciclopédica.

Dicionário Enciclopédico

• Assuntos isolados são dispostos alfabe-ticamente conforme a seqüência das le-tras

Exemplo:Sistemas de arquivosSistemas de bibliotecaSistemas de processamento de dadosVenda de publicações

• Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamen-te.

Exemplo:Sistemas

de arquivosde bibliotecas de processamento de dados

Venda de publicações

• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e unitermo.

Decimal Duplex

• Expansão limitada de classes (10),

• As subdivisões são representadas por “pontos”.

Ex: 211 Cursos 211.1 Extensão 211.2 Formação

• Expansão ilimitada de classes,

• As subdivisões são representadas por “traços”.

Ex: 2-1-1 Cursos 2-1-1-1 Extensão 2-1-1-2 Formação

• Unitermo

Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos documentos que contêm a palavra nela registrada.


Sistemas de Busca

A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e por meio do sistema indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxi-liares.

Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto, adotam índices para a localização dos documentos.

Além destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O método al-fanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca.

6.4. Avaliação de Documentos

Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer critérios para realizar a avaliação dos documentos.

A avaliação é uma atividade essencial para a gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a cons-tituição dos arquivos permanentes. É o processo de análise dos documentos arquivísticos, vi-sando estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade.

Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender, exclusivamente, às necessidades da ad-ministração que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deve ser conservado por tempo maior que o necessário.

A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na teoria das três idades e efetiva-se, pri-meiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor probatório e/ou informativo.

Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nesses arquivos são ex-tremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial.

A destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separa-ção dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação

Tabela de Temporalidade

Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão mul-tidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela de tem-



poralidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de iguarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente, bem como a alteração de suporte.

A tabela de temporalidade possui as seguinte características:.

• fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais do-cumentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição;

• é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores respon-sáveis pelos setores da instituição.

• para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autori-dade competente.

• ao prazos se baseiam na legislação em vigor.

Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor. Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim não se pode afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornarão de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de do-cumentos.

Figura 2 – Recorte de Tabela de Temporalidade – Resolução nº 14/2001 do Conarq

ASSUNTOPRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕESFASE

CORRENTEFASE INTER-MEDIÁRIA

001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATI-VA PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS

Enquanto vigora 5 anos Guarda

permanente

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 5 anos 9 anos Guarda

permanente

010 ORGANIZAÇÃO E FUN-CIONAMENTO

Enquanto vigora 5 anos Guarda

permanente

7. Empréstimo

No arquivo a atividade de empréstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, deno-minado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades: a cobrança de pas-tas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquiva-mento de documentos.


8. Arquivos Intermediários

Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumulado-ra; no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produ-zidos. Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazena-mento, eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas de segurança para a prevenção de desastres.

Atividades

Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades:

• coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos en-viados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas:

• atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem solicitados

• aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destina-ção estabelecida.

• seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que serão recolhidos á guarda permanente

• recolhimento (envio) de documentos à fase permanente.

9. Arquivos Permanentes

Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arqui-vístico da instituição, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histórico; estes valores estão relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das decisões passadas da instituição. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, ar-ranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos

Atividades

Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanen-tes devem executar um conjunto de atividades destinadas à organização e disponibilização dos



documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática, 2004), as principais atividades dos arquivos permanentes são:

• Arranjo

• Descrição

• Publicação

• Conservação

• Referência.

Arranjo

Consiste na reunião e ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura admi-nistrativa que os originou ou conforme as funções/atividades executadas por essa entidade. Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são organizados a partir da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são do tipo físicas e intelectuais: as físicas são aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos documentos, enquanto que as intelectuais estão relacionadas a análise dos documentos quan-to à sua forma, origem funcional e conteúdo

Descrição

Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as infor-mações contidas no arquivo, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Estes ins-trumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o acesso e controle do acervo.

Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálogo seletivo, a edição de textos e o índice.

• guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arqui-vista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Per-mite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta;

• inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um fundo, ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica;

• catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação;

• catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita


minuciosamente segundo critério temático, cronológico, onomástico (de nomes) ou geo-gráfico.

• edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns docu-mentos do fundo de arquivo.

• índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localização no texto.

As principais normas de descrição arquivística são:

• NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística

• ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística

Publicação

Os instrumentos de pesquisa, elaborados dentro de programa de descrição de documentos, podem ser publicados, em formato impresso, ou no site da institucional, para poder ser acessa-dos e consultados pelo público.

Conservação de Documentos

São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, visando manter condições ideais para a conservação do suporte da informação. Estas atividades visam diminuir os danos causa-dos aos documentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a preservação do suporte da informação.

Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria estrutura (fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em:

a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos aos documentos. A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferação de inse-tos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de suporte dos documentos.

Tipos de suportes Condições ambientaisFotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%

Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5%

b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gases, oleosidade e objetos metálicos (cli-pes, grampos e hastes de metal).

c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros.



Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se necessária a aplicação das técnicas de conservação e restauração.

Acondicionamento/Armazenamento de Documentos

Os documentos de arquivo devem ser acondicionados e/ou armazenados, de acordo com as características e dimensões do seu suporte, visando a sua preservação. No quadro abaixo estão as principais formas de se acondicionar tais documentos

Quadro de Acondicionamento/Armazenamento de Documentos

Fotografias Acondicionadas em folders de PH neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de plástico

Negativo Acondicionados em tiras, em envelopes de PH neutro ou polietileno

Documentos Convencionais (em papel)

Acondicionados em caixas e invólucros de papel neutro ou alcalino que devem corresponder às expectativas de preservação dos documentos.

Fita magnética (Áudio e vídeo)

Fitas e cassetes deveriam ser transportadas da mesma forma em que são armazenados — de pé— e com o peso da fita sendo sustentado pelo eixo da bobina. Acondicionados em embalagens feitas com materiais que absorvam os choques (embalagens especiais, plástico-bolha), pela utilização de rótulos especiais e pelo transporte em veículos apropriados. Uma embalagem que absorve choques terá sempre a vantagem adicional de proporcionar um isolamento que contribui para a proteção dos meios contra as grandes variações de temperatura e umidade

Documentos de grandes formatos

(mapas, plantas e cartazes)

Os documentos em grandes formatos devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados em tubos confeccionados em cartão alcalino e armazenados em armários ou gavetasAs gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para evitar o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de conservação.

Técnicas de Conservação

As principais técnicas de conservação são :

a) alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bande-jas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%) durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida são passados à ferro, folha por folha, em máquinas elétricas.


b) higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira, e outros resíduos, com vistas à preservação. Pode ser feita por meio de panos, trinchas, pó de borracha, pinceis e escovas macios.

c) desinfecção/desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de microorga-nismos; A fumigação é um exemplo de desinfestação.

d) restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a interrupção dos danos por eles sofridos. As principais técnicas de restauração são:

• encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos processos de restauração.

• laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de ce-lulose. Nesta técnica, a durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documento imune à ação de fungos e pragas.

• reenfibragem: preenche as falhas dos documentos com polpa de papel;

• banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos.

Referência

Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. Enten-de-se por política de acesso os procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou restrição de acesso, após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de terceiros.

A atividade de referência também inclui a promoção de exposições de documentos e a realiza-ção de atividades culturais como cursos e palestras.

10. Preservação de Documentos Digitais

Medidas Quando se fala em medidas de preservação para documentos em suporte tradicional, fala-se de vida útil por décadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos utili-zados para a recuperação e o processamento das informações armazenadas essa durabilidade é reduzida para anos ou meses.

Como medida de preservação de documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar:

a) emulação – processo de simulação de parte de um equipamento ou programa, de forma a disponibilizar o acesso a um processo lógico em seu formato original.



b) migração – processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa (atualização do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugação desses dois.

c) definição de formatos adequados – para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware.

11. Gestão de Documentos

A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui em um importante recurso se for gerido desde a criação até a destinação final, e ainda se for corretamente disponibilizado à administração que o produziu.

A gestão documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida, com vista à racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação dos mesmos.

A gestão de documentos é definida como o “conjunto de procedimentos referentes às ativida-des de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corren-te e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.” (Lei nº.8.159/91). A implantação da gestão de documentos acontece por meio de três etapas:

• produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz custos com a produção de documentos e facilita o seu manuseio.

• utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recupe-ração da informação.

• destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise dos valores que eles apresentam para a instituição produtora.

Objetivos da Gestão de Documentos

Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos – Conceitos e Procedimentos Básicos, 1995) a gestão de documentos tem os seguintes objetivos:

• assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de do-cumentos;

• melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos;


• garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos;

• contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico;

• assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor

• assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitaliza-ção/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avança-das de gestão da informação

12. Órgãos /Sistemas de Arquivo

De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/siste-mas de arquivo:

a) Arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.

“Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos docu-mentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei 8.159/91)”

b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e privados. O Conarq é o órgão central do SINAR.

“O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Na-cional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.(Art. 1º do Decreto 4073/2002)”

c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02.

“O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e priva-dos, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. .(Art. 10 do Decreto 4073/2002)”



13. Recortes da Legislação

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos pú-blicos e privados e dá outras providências

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO IDISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão docu-mental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à admi-nistração, à cultura, ao desenvolvimento cientí-fico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produ-zidos e recebidos por órgãos públicos, institui-ções de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades es-pecíficas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técni-cas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e in-termediária, visando a sua eliminação ou reco-lhimento para guarda permanente.

CAPÍTULO IIDOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercí-cio de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e

municipal em decorrência de suas funções ad-ministrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entida-des privadas encarregadas da gestão de ser-viços públicos no exercício de suas ativida-des.

2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o re-colhimento de sua documentação à institui-ção arquivística pública ou a sua transferên-cia à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identifica-dos como correntes, intermediários e perma-nentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem mo-vimentação, constituam objeto de consul-tas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos interme-diários aqueles que, não sendo de uso cor-rente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os con-juntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser de-finitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da institui-ção arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis


Decreto nº 4.073, de 3 de Janeiro de 2002

Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de ar-quivos públicos e privados.

CAPÍTULO IIIDOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I – produzidos e recebidos por órgãos e en-tidades públicas federais, estaduais, do Dis-

trito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; (..)

III – produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;

IV – produzidos e recebidos pelas Organiza-ções Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servi-ço Social Autônomo Associação das Pionei-ras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991.

RESOLUÇÃO Nº 40, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2014

Dispõe sobre os procedimentos para a elimi-nação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

RESOLVE:

Art. 1º A eliminação de documentos no âmbi-to dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Docu-mentos – CPAD e será efetivada quando cum-pridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.

Parágrafo único. Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possu-am Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autori-zação da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 5º A eliminação de documentos arquivísti-cos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecâni-

ca, pulverização, desmagnetização ou reforma-tação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

§ 1º A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.

§ 2º A escolha do procedimento a ser ado-tado para a descaracterização dos docu-mentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.



Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011

Regula o acesso a informações previsto no inci-so XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; al-tera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

CAPÍTULO IIDO ACESSO A INFORMAÇÕES E

DA SUA DIVULGAÇÃO

Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:

I – gestão transparente da informação, pro-piciando amplo acesso a ela e sua divulga-ção;

II – proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integri-dade; e

III – proteção da informação sigilosa e da in-formação pessoal, observada a sua disponi-bilidade, autenticidade, integridade e even-tual restrição de acesso.

Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimen-tos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzi-das ou custodiadas.

§ 1º Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no mínimo:

I – registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de atendi-mento ao público;

II – registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros;

III – registros das despesas;

IV – informações concernentes a procedi-mentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados;

V – dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e

VI – respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.

Art. 9º O acesso a informações públicas será as-segurado mediante:

I – criação de serviço de informações ao ci-dadão, nos órgãos e entidades do poder pú-blico, em local com condições apropriadas para:

a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;

b) informar sobre a tramitação de docu-mentos nas suas respectivas unidades;

c) protocolizar documentos e requerimen-tos de acesso a informações; e

II – realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.

CAPÍTULO IIIDO PROCEDIMENTO DE ACESSO

À INFORMAÇÃO

Seção IDO PEDIDO DE ACESSO

Art. 10. Qualquer interessado poderá apresen-tar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1º desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido con-


ter a identificação do requerente e a especifica-ção da informação requerida.

§ 1º Para o acesso a informações de inte-resse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.

§ 2º Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminha-mento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.

§ 3º São vedadas quaisquer exigências rela-tivas aos motivos determinantes da solicita-ção de informações de interesse público.

Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá au-torizar ou conceder o acesso imediato à infor-mação disponível.

§ 1º Não sendo possível conceder o aces-so imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias:

I – comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão;

II – indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendi-do; ou

III – comunicar que não possui a informa-ção, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ain-da, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da re-messa de seu pedido de informação.

§ 2º O prazo referido no § 1º poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, median-te justificativa expressa, da qual será cienti-ficado o requerente.

§ 3º Sem prejuízo da segurança e da prote-ção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio

requerente possa pesquisar a informação de que necessitar. (...)

Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.

Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deve-rá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.

Art. 16. Negado o acesso a informação pelos ór-gãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria--Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se:

I – o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado;

II – a decisão de negativa de acesso à infor-mação total ou parcialmente classificada como sigilosa não indicar a autoridade clas-sificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação;

III – os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e

IV – estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei.

§ 1º O recurso previsto neste artigo somen-te poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquica-mente superior àquela que exarou a deci-são impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias.

§ 2º Verificada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da União de-terminará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cum-primento ao disposto nesta Lei.



§ 3º Negado o acesso à informação pela Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Re-avaliação de Informações, a que se refere o art. 35.

Seção IIDA CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO

QUANTO AO GRAU E PRAZOS DE SIGILO

Art. 23. São consideradas imprescindíveis à se-gurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja di-vulgação ou acesso irrestrito possam:

I – pôr em risco a defesa e a soberania na-cionais ou a integridade do território nacio-nal;

II – prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacio-nais do País, ou as que tenham sido forneci-das em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;

III – pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV – oferecer elevado risco à estabilidade fi-nanceira, econômica ou monetária do País;

V – prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

VI – prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégi-co nacional;

VII – pôr em risco a segurança de institui-ções ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou

VIII – comprometer atividades de inteligên-cia, bem como de investigação ou fiscali-zação em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.

Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em

razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classifica-ção prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:

I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

II – secreta: 15 (quinze) anos; e

III – reservada: 5 (cinco) anos.

§ 2º As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice--Presidente da República e respectivos côn-juges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o térmi-no do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.

§ 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser estabelecida como ter-mo final de restrição de acesso a ocorrên-cia de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máxi-mo de classificação.

§ 4º Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu ter-mo final, a informação tornar-se-á, automa-ticamente, de acesso público.

§ 5º Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser ob-servado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possí-vel, considerados:

I – a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e

II – o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.


Seção IVDOS PROCEDIMENTOS DE

CLASSIFICAÇÃO, RECLASSIFICAÇÃO E DESCLASSIFICAÇÃO

Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é de competência:

I – no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:

a) Presidente da República;

b) Vice-Presidente da República;

c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;

d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e

e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consu-lares permanentes no exterior;

Seção VDAS INFORMAÇÕES PESSOAIS

Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com res-peito à intimidade, vida privada, honra e ima-gem das pessoas, bem como às liberdades e ga-rantias individuais.

§ 1º As informações pessoais, a que se re-fere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem:

I – terão seu acesso restrito, independente-mente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legal-mente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e (...)

CAPÍTULO VIDISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 35. (revogado) (apenas o caput)

§ 1º É instituída a Comissão Mista de Reava-liação de Informações, que decidirá, no âm-bito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informa-ções sigilosas e terá competência para:

I – requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta es-clarecimento ou conteúdo, parcial ou inte-gral da informação;

II – rever a classificação de informações ul-trassecretas ou secretas, de ofício ou me-diante provocação de pessoa interessada, observado o disposto no art. 7o e demais dispositivos desta Lei; e

III – prorrogar o prazo de sigilo de informa-ção classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ame-aça externa à soberania nacional ou à inte-gridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observa-do o prazo previsto no § 1o do art. 24.

§ 2º O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.


Questões

1. (Cespe – DPF – Agente Administrativo – 2014) Um conjunto de documentos em su-porte papel produzidos e(ou) recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvi-mento de suas atividades específicas ou ati-vidades de suporte, consiste em um arquivo

( ) Certo ( ) Errado

2. (Cespe – MI – 2013) O material de referên-cia ou informação não orgânica utilizado nos setores de trabalho, é considerado do-cumento de arquivo.


3. (Cespe – MPS – 2010) Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento técni-co, garantir a conservação e promover a uti-lização dos arquivos.


4. (Cespe – ABIN – 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual per-tence, o documento de arquivo perde mui-to do seu significado.


5. (Cespe – TJ-RR – 2012) O arquivo caracteri-za-se por ser um conjunto orgânico, resul-tado das atividades de uma pessoa física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas fontes.


6. (Empasial – Memorial da América Latina--SP – 1999) “Arquivo composto por fotogra-fias, discos, fitas, slides, CDs, microformas ou disquetes – que merecem tratamento diferenciado não apenas quanto ao armaze-namento mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conserva-ção”, é definição de:

a) arquivo históricob) arquivo comercialc) arquivo especializado d) arquivo rotativo e) arquivo especial

7. (Cespe – TCE-RO – 2013) A presença de pe-ças tridimensionais em um conjunto docu-mental indica que o material analisado não é um arquivo.


8. (Cespe – IBAMA – 2012) Os arquivos de uma organização pública podem ser consti-tuídos de documentos originários das ativi-dades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais, inclusive o digital.


9. (CNJ – 2013) O arquivo do CNJ refere-se à acumulação ordenada dos documentos que surgem como resultado da realização da missão ou dos objetivos dessa instituição


10. (Cespe – MDIC – 2014) Os arquivos gerais são localizados nas unidades político-admi-nistrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos correntes.



11. (Cespe – CNJ – 2013) Uma característica do documento de arquivo é o seu inter-relacio-namento com outros documentos e com a atividade da qual ele é resultado.


12. (Cespe – MI – 2013) Nos processos de tra-balho, independentemente da natureza do negócio, as organizações públicas ou priva-das produzem e recebem informações que, registradas, tornam-se documentos de ar-quivo.


13. (Cespe – EBC – 2011) Arquivo de engenha-ria é considerado um tipo de arquivo espe-cializado.


14. (Cespe – UNIPAMPA – 2013) Os arquivos de uma universidade são formados apenas pela coleção de documentos relacionados ao ensino superior.


Classificação dos Documentos de Arquivo

15. (Cespe – MPU – 2013) Relatório de ativida-des, ata de reunião e boletim informativo são exemplos de tipos documentais que po-dem ser encontrados nas instituições públi-cas brasileiras.


16. (Cespe – DPF – Escrivão – 2009) Documen-tos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenha-ria.


17. (Cespe – CADE – 2014) A categoria textual é um dos principais tipos documentais pre-sentes nos órgãos públicos brasileiros.


18. (Cespe – ABIN – 2010) Carta, ofício, memo-rando, aviso, circular e relatório são exem-plos de formatos documentais existentes em órgãos públicos.


19. (Cespe – TJ-RR – 2012) Entre os gêneros do-cumentais considerados documentos de ar-quivo se incluem documentos tridimensio-nais, textuais, audiovisuais e cartográficos.


20. (Cespe – TRT-17 – 2009) Relatório de ativi-dades, fita magnética, ata de reunião e car-tão de visita são exemplos de tipologias do-cumentais


21. (Cespe – MPU – 2013) A junção de uma es-pécie documental com a função que lhe deu origem caracteriza o gênero documental.


22. (Cespe – MPE-PI – 2012) O tipo documental consiste na associação entre a espécie do-cumental e a função que o documento re-presenta. São exemplos de tipos documen-tais: o memorando, o ofício, o relatório, a carta e a fotografia.


23. (Cespe – ANATEL – 2012) Relatório de ativi-dades anuais é um tipo documental.




24. (Cespe – DPF – Agente Administrativo – 2014) O ofício, o memorando e o processo são exemplos de tipos documentais.


25. (Cespe – ANP – 2012) O gênero de docu-mentos iconográficos é formado por docu-mentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens es-táticas


26. (Cespe – STF – 2013) Fotografias, diaposi-tivos, desenhos e gravuras fazem parte do gênero documental conhecido como icono-gráfico.


Arquivo x Biblioteca

27. (Cespe – SERPRO – 2013) Os documentos de arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou , em casos específicos, serem produzidos em um limitado número de cópias


28. (Cespe – DPF – Escrivão – 2009) O tamanho do acervo documental e a sua complexida-de definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto.


29. (Cespe – TRE-BA – 2010) Os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princípios aplicados na organiza-ção das bibliotecas, principalmente no que se refere aos métodos de classificação.


30. (Cespe – MDIC – 2014) Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos, mas uma acumulação natural de documentos.


31. (Cespe – TJ-RR – 2012) Em regra, deve-se produzir mais de um exemplar de um docu-mento de arquivo


32. (Cespe – DPF – 2014) Os documentos de ar-quivo são colecionados com finalidades cul-turais e sociais.


33. (Cespe – MDIC – 2014) Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta deve ser considerados como arqui-vos.


34. (Cespe – DRPF – 2012) A finalidade principal da produção e conservação de documentos de um arquivo é funcional.


35. (Cespe – STF – 2013) A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhe-cida na função administrativa que os arqui-vos têm para uma organização pública ou privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas.


36. (Cespe – SERPRO – 2013) Além dos docu-mentos produzidos pelo SERPRO, são con-siderados documentos de arquivo aqueles colecionados por diversos motivos



Princípios Arquivísticos

37. (Cespe – CNJ – 2013) A manutenção de do-cumentos agrupados de acordo com sua origem ou proveniência, medida essa que garante o potencial informativo dos arqui-vos, é resultado da aplicação do conceito das três idades documentais


38. (Cespe – ANATEL – 2012) A existência de um fundo de arquivo origina-se do princípio da pertinência.


39. (Cespe – ANCINE – 2012) O princípio de proveniência, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de fundos do-cumentais


40. (Cespe – MPE-PI – 2012) O princípio bási-co da arquivologia que reúne todos os do-cumentos gerados por uma mesma fonte geradora de arquivo em um fundo é conhe-cido como princípio da proveniência ou de respeito aos fundos.


41. (CESPE – ABIN – 2011) O princípio da prove-niência consiste em procedimentos lógicos e práticos que visam mesclar os conjuntos documentais produzidos e acumulados por diversas entidades coletivas, pessoas ou fa-mílias no decorrer de suas atividades.


42. (Cespe – STF – 2013) O princípio arquivísti-co fundamental para as ações de organiza-ção dos arquivos é conhecido como princí-pio da unicidade.


43. (Cespe – FUB – 2014) O princípio da perti-nência será aplicado nos casos em que hou-ver necessidade de reclassificar os docu-mentos de arquivo por assunto, sem que se considerem a proveniência e a classificação original de cada documento.


44. (Cespe – TCDF – 2014) O princípio da pro-veniência permite identificar o fundo a que pertence determinado documento de ar-quivo.


45. (Cespe – DPRF – 2013) O princípio arqui-vístico que define e estabelece o fundo de arquivo de uma instituição é o princípio da proveniência ou de respeito aos fundos.


Órgãos/Sistemas de Arquivo

46. (Cespe – Ancine – 2012) A ANCINE, por ser uma agência reguladora, não precisa seguir as orientações do Sistema de Gestão de Do-cumentos de Arquivo (SIGA)


47. (Cespe – MPU – 2013) Não compete ao Sis-tema Nacional de Arquivos (SINAR) a imple-mentação da politica nacional de arquivos pr ivados.


48. (Cespe – DPU – 2014) Apesar de seguir as orientações do Conselho Nacional de Arqui-vos, a DPU não integra o sistema de gestão de documentos de arquivo (SIGA)




49. (Cespe – Anatel – 2012) De acordo com le-gislação, os documentos permanentes das agências reguladoras devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.


50. (Cespe – ANAC – 2012) Os documentos da ANAC considerados de valor permanente devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.


51. (Cespe – MPU – 2013) Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabe-lecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter--relacionamento de arquivos públicos e pri-vados.


52. (Cespe – MPE-PI – 2012) Competem ao Ar-quivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judi-ciário em âmbito federal.


Teoria das Três Idades

53. (Cespe – DPU – 2010) As atividades típicas dos arquivos correntes são: o protocolo, a expedição, o arquivamento, o empréstimo e a consulta de documentos.


54. (Cespe – MS – 2008) O arquivo setorial é aquele estabelecido juntos aos órgãos ope-racionais, cumprindo funções de arquivo corrente.


55. (Cespe – ANTT – 2013) Os documentos de valor permanente são inalienáveis, mas prescritíveis.


56. (Cespe – SERPRO – 2013) Ao se implan-tar um programa de gestão documental, o acesso aos documentos que apresentam valor imediato será restrito ao setor.


57. (Cespe – ANS – 2013) Para facilitar o aces-so rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo.


58. (Cespe – MTE – 2014) Os arquivos corren-tes, por serem formados pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem fi-car próximos dos usuários diretos.


59. (Cespe – TRE-MA – 2009) Os arquivos cor-rentes são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos tam-bém como arquivos ativos.


60. (Cespe – EBC – 2011) Os arquivos setoriais cumprem funções de arquivo permanente e arquivo histórico.


61. (Cespe – TCE-RS – 2013) O arquivo perma-nente é constituído essencialmente de do-cumentos que perderam todo o valor de na-tureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor históri-co.



62. (Cespe – ME – 2008) Os arquivos correntes são de acesso restrito e devem ficar próxi-mos dos usuários diretos.


63. (Cespe – DPF – 2013) Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferi-dos para o arquivo permanente


64. (Cespe – ANP – 2012) Quando o documen-to de arquivo tem uma grande possibilidade de uso, ele deve ser considerado como do-cumento do arquivo corrente.


65. (Cespe SERPRO 2013) O arquivamento de documentos no tipo horizontal é recomen-dado para arquivos correntes.


66. (Cespe – EBC – 2011) A transferência de do-cumentos dos arquivos correntes para os intermediários deve ser feita mediante re-gistro em uma listagem de transferência.


67. (Cespe – MPU – 2010) O valor primário dos documentos no arquivo intermediário é crescente.


68. (Cespe – DPU – 2010) Os arquivos corren-tes, conhecidos como fase pré-arquivo, são constituídos por documentos de valor ad-ministrativo.


69. (Cespe – MPU – 2013) Os documentos in-termediários são aqueles que não possuem uso corrente nas entidades produtoras e aguardam a eliminação ou a transferência para guarda permanente.


70. (Cespe – FUB – 2008) O documento de ar-quivo transferido ao arquivo intermediário permanece com o acesso restrito à unidade que o acumulou, podendo, com a autoriza-ção da unidade acumuladora, ser acessado por outras unidades.


71. (Cespe – CADE – 2014) A alta frequência de uso de um documento de arquivo indica que ele pertence à fase intermediária.


72. (Cespe – CNJ – 2013) A organização dos do-cumentos de arquivo na fase corrente deve ser realizada de modo diferente daquela adotada na fase intermediária. Essa diferen-ça é explicada pelo fato de os documentos terem usos distintos nessas duas fases.


73. (Cespe – DPF – 2014) A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos documen-tos




Instrumentos de Gestão

74. (Cespe – ANCINE – 2012) A exemplo das de-mais agências reguladoras, a ANCINE é res-ponsável pela elaboração de suas próprias tabelas de temporalidade de documentos da atividade meio.


75. (Cespe – MTE – 2014) Na avaliação de um grande volume de documentos de arquivo, a decisão sobre eliminação de um docu-mento e a consequente operacionalização são finais e irrevogáveis.


76. (Cespe – CNJ – 2013) A avaliação dos do-cumentos de arquivo é feita com base na tabela de temporalidade que, além dos prazos de guarda nas idades corrente e in-termediária, indica a eliminação ou guarda permanente dos documentos.


77. (Cespe – IBRAM – 2009) Os documentos públicos em papel, destinados à elimina-ção, após cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminação de documentos, de-vem ser incinerados.


78. (Cespe – BACEN – 2013) A tabela de tempo-ralidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competen-te que permite gerenciar a massa documen-tal acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzi-dos ou recebidos por uma instituição


79. (Cespe – DPU – 2010) O instrumento auxi-liar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormen-te, a recuperação desses documentos deno-mina-se plano de

a) descarte.b) retenção.c) arquivamento.d) avaliação.e) classificação

80. (Cespe – STM – 2011) Nos arquivos corren-te e intermediário, os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou pela indicação da vigência dos documen-tos.


81. (Cespe – MPU – 2010) Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo cor-rente e intermediário devem ser definidos com base na legislação pertinente e nas ne-cessidades administrativas.


82. (CESPE – CNPQ – 2011) O processo de ela-boração do código de classificação de do-cumentos de arquivo estabelece relação direta com as funções e as atividades de-senvolvidas no órgão ou na empresa.


83. (CESPE – CNPQ – 2011) O código de classifi-cação de documentos de arquivo é aplicado a partir da transferência do documento do arquivo corrente para o arquivo intermediá-rio



84. (CESPE – CNPQ – 2011) A tabela de tempo-ralidade de documentos independe da rea-lização de classificação para avaliar os docu-mentos de arquivo.


85. (Cespe – SEE-DF – 2017) A classificação de-fine a organização física dos documentos ar-quivados.


86. (Cespe – MCTI – 2012) A classificação dos documentos produzidos e(ou) recebidos pela atividade-meio do MCTI é feita a partir do Código de Classificação de Documentos de Arquivo, elaborado pelo Conselho Nacio-nal de Arquivos.


87. (CESPE – STM – 2011) O código de classifi-cação é construído a partir da estrutura or-ganizacional do órgão ou empresa em que ele vai ser aplicado, sendo uma reprodução do organograma desse órgão ou dessa em-presa.


88. (Cespe – MI – 2013) Os documentos de ar-quivo devem ser classificados a partir de um código ou plano de classificação de docu-mentos baseado nas funções e atividades desenvolvidas no órgão.


89. (Cespe – TRE-MS – 2013) Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporali-dade como instrumento para a

a) avaliação.b) codificação.c) classificação.d) descrição.e) indexação

90. (Cespe – STF – 2013) De acordo com uma tabela de temporalidade, a destinação final dos documentos de arquivo pode ser a digi-talização.


91. (Cespe – SEE-DF – 2017) Na avalição docu-mental, os documentos fisicamente dete-riorados devem ter redução do prazo de ar-quivamento


92. (Cespe – TRE-MA – 2009) A avaliação de documentos de arquivo é executada com a aplicação do código de classificação


93. (Cespe – SERPRO – 2013) O prazo de guar-da indicado para os documentos do arquivo impresso é de cinquenta anos


94. (Cespe – ANATEL – 2012) O inventário é uti-lizado para classificar os documentos de ar-quivo.


Protocolo

95. (Cespe – Serpro – 2013) O empréstimo de documentos é uma atividade do setor de protocolo.


96. Além das atividades de recebimento, regis-tro e classificação, cabe também ao proto-colo realizar destinação dos documentos.




97. (Cespe – CNJ – 2013) O controle da tramita-ção dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma atividade de proto-colo.


98. (Cespe – MC – 2013) Todo documento que chega ao MC deve ser registrado no proto-colo, independentemente do documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal.


99. (Cespe – CNJ – 2013) O protocolo deve re-gistrar todos os documentos que entram na instituição, independentemente de eles te-rem natureza arquivística.


100. (Cespe – SEE-DF – 2017) Autuação, distri-buição e descarte são responsabilidades do protocolo


101. (Cespe – STJ – 2008) O protocolo deve se-parar as correspondências oficiais das par-ticulares e a correspondência oficial de ca-ráter ostensivo da de caráter sigiloso.


102. (Cespe ANCINE 2012) Os documentos rece-bidos por uma organização pública devem ser registrados no setor de protocolo. A ex-ceção são as correspondências (cartas, ofí-cios, avisos).


103. (Cespe Serpro 2013) A classificação de do-cumentos é uma rotina do setor de proto-colo.


104. (Cespe DPF 2014) A primeira ação a ser to-mada pelo setor de protocolo, ao receber um documento, é distribuí-lo.


105. (Cespe SEBRAE/BA 2008) O setor de proto-colo, ao receber uma correspondência sigi-losa, deverá abri-la para fazer o registro e encaminhá-la, com alta prioridade, ao des-tinatário.


106. (Cespe – ANATEL – 2009) O registro dos documentos que chegam a um órgão pú-blico deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do docu-mento destinada a controlar a movimenta-ção e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados


107. (Cespe – CNJ – 2013) Os elementos utiliza-dos para o registro de documentos nos ser-viços de protocolo são metadados desses documentos.


108. (Cespe – Telebrás – 2013) Os procedimen-tos de registro e autuação de documentos são atividades do protocolo. O registro con-siste no cadastramento de documento re-cebido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autuação ocorre quando um documento passa a constituir um pro-cesso.


109. (Cespe – STJ – 2008) Processo é o termo ge-ralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo


organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária


110. (Cespe – TSE – 2007) A juntada por anexa-ção a união definitiva de um ou mais pro-cessos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto


Empréstimo

111. (Funiversa – MPGO – Téc. Arquivo – 2010) A função da guia-fora é

a) separar os documentos dentro de uma pasta.

b) transferir os documentos para o arqui-vo permanente.

c) facilitar o rearquivamento dos docu-mentos e a cobrança das pastas não de-volvidas no prazo estipulado.

d) garantir o acesso restrito aos documen-tos.

112. (Cespe – ANEEL – 2010) O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada no caso de empréstimo de documentos.


113. (Cespe – Serpro – 2013) Ao se retirar tem-porariamente um documento da unidade de arquivamento, para empréstimo ou con-sulta, deve-se colocar, no lugar do docu-mento, um indicador denominado fantas-ma ou ficha-fantasma.


Métodos de Arquivamento

114. (Cespe – TJ-AL – 2012) Na ordenação geo-gráfica, caso o principal elemento de iden-tificação seja cidade e não estado, a capital deve estar em destaque.


115. (Cespe – MPE-TO – 2006) A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organi-zação à qual a unidade de arquivo está vin-culada.


116. (Cespe – TJ-AL – 2012) A ordenação numé-rica é método direto, pois a pesquisa ocorre exatamente no documento.


117. (FCC – TRE-PB – 2007) Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:

COMUNICAÇÕESCorreiosInternetRádioTelex

MATERIALAquisiçãoBaixa

ORÇAMENTODespesaReceita

PESSOALAdmissãoDispensaFériasGratificaçõesLicenças



Trata-se do método

a) enciclopédico. b) dicionário.c) unitermo.d) duplex.

118. (Cespe – SEBRAE-BA – 2008) O método nu-mérico simples atribui um número a cada pasta de cliente (pessoa física ou jurídica), obedecendo à ordem de entrada ou de re-gistro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética.


119. (Cespe SEBRAE/BA 2008) A escolha do mé-todo de arquivamento no arquivo corrente é determinada pela espécie ou pelo gênero do documento.


120. (Cespe – Antaq – 2005) Os métodos de ar-quivamento decimal e duplex necessitam de adoção de um índice alfabético.


121. (Cespe – ANAC – 2009) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de ar-quivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código.


122. (Cespe – ANTAQ – 2009) Uma das vanta-gens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.


123. (Cespe – TCE-RS – 2013) O método de ar-quivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, pertence ao sistema indireto.


124. (Cespe – PRG-DF – 2005) Considerando as hipóteses de arquivamento a seguir, é cor-reto afirmar que o método principal em-pregado foi por assunto, mas foram em-pregados também os métodos secundários geográficos, alfabético e cronológico.

VEÍCULOS • Goiás • Minas Gerais • São Paulo/Capital • São Paulo/Interior

PESSOAL – ADMISSÃO E DEMISSÃO • de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo

A. • de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R.

PAGAMENTOS • antes de 1980 • de 1981 a 1985 • de 1986 a 1989.


125. (Cespe – TRE-MS – 2013) Os documentos, no sistema numérico simples, são agrupa-dos em sequência numérica, exigindo o ín-dice alfabético remissivo


126. (CESPE – STM – 2011) Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.


127. (Cespe – FUB – 2014) O método de arqui-vamento por assunto é aplicado exclusiva-mente aos documentos de arquivo acumu-lados pelas atividades-meio da organização.



128. (Cespe – FUB – 2014) O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos documentos


129. (Cespe – TRE-RJ – 2012) A disposição de documentos pelo nome dos clientes corres-ponde à ordenação do tipo unitermo.


130. (Cespe – STM – 2011) No método numérico simples, um método de arquivamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para localizar o documento.


131. (Cespe – ANTAQ – 2009) O método numéri-co simples determina a numeração sequen-cial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-1


132. (Cespe – ANAC – 2009) Pastas de um arqui-vo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utiliza-ção do método de arquivamento por assun-to.


133. (Cespe – MEC – 2009) É possível, na esco-lha do método de arquivamento, definir um método principal e métodos auxiliares para a organização da documentação.


134. (Cespe – Aneel – 2010) O método numéri-co-cronológico é considerado um método de arquivamento básico.


135. (Cespe – STJ – 2008) O método de orde-nação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhe-cido como Duplex.


136. (Cesgranrio – BNDES – 2006) Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir.

Pessoal: Admissão – Demissão – Promoção – Recrutamento – Seleção.

Esse esquema denota uma classificação por:

a) tipologia.b) espécie.c) natureza.d) assunto.e) estágio

137. (CESPE – STM – 2011) O método alfanumé-rico é um método do sistema direto, que permite a busca ao documento diretamen-te no local onde este se encontra guardado.


Arquivos Permanentes

138. (Cespe – TRE-MT – 2010) O ar seco é um elemento que beneficia as condições físicas do papel.


139. (Cespe – TCDF – 2014) O instrumento uti-lizado para a classificação dos documentos do arquivo permanente é o quadro de ar-ranjo.




140. (Cespe – TRE-MS – 2013) A embalagem de guarda de um documento, com o fim de preservação e acesso, denomina-se

a) encolagem.b) acondicionamento.c) armazenamento.d) aditamento. e) amostragem

141. (Cespe – IBAMA – 2012) Recomenda-se acondicionar os documentos cartográficos em pastas suspensas e armazená-los em es-tantes de aço com pintura antioxidante.


142. (CESPE – ANAC – 2012) Silking é o método de combate a insetos mais recomendado para a conservação e a preservação de do-cumentos.


143. (Cespe – TCDF – 2014) Um modo eficiente de conservação de documentos de arquivo em suporte papel consiste em acondicioná--los em embalagens de papel de pH neutro.


144. (Cespe – FUB – 2014) A laminação é uma técnica utilizada para reparos em documen-tos de arquivo e consiste no envolvimento do documento em uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose


145. (Cespe – MPU – 2013) O acondicionamento de fotografia em arquivo deve ser realizado em folder confeccionado em papel de PH neutro, método diferente do utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acon-dicionados em envelopes confeccionados em papel de pH básico ou polietileno


146. (Cespe – MI – 2006) A luz acelera a deterio-ração dos acervos dos arquivos. Qualquer exposição à luz, mesmo que por breve pe-ríodo de tempo, causa danos, e esses danos são cumulativos e irreversíveis.


147. (Cespe – DPF – 2009) A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes va-riações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conser-vação dos documentos.


148. (Cespe – MS – 2008) A ação antrópica não interfere na degradação dos arquivos.


149. (Cespe – DPF – Papiloscopista – 2012) Como medida contra o acúmulo de poeira em documentos de arquivo em suporte pa-pel, recomenda-se a higienização do docu-mento com uma borracha fina em pó


150. (Cespe – DPF – Papiloscopista – 2012) O acondicionamento – que consiste na guar-da dos documentos nos locais a eles desig-nados – e o armazenamento – que se refere à embalagem do documento com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio- são procedimentos fundamentais para a con-servação e preservação dos documentos de arquivo


151. (Cespe – FUB – 2015) O arranjo é funcional quando constituído de documentos prove-nientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.



152. (Cespe – TRE-MT – 2010) O alisamento é um método eficiente de combate aos inse-tos e todos os outros tipos de pragas que podem atacar o papel


153. (Cespe – ABIN – 2010) Embora pertençam a um mesmo fundo, os documentos pro-duzidos em vários suportes devem ser ar-mazenados em locais diferentes, conforme suas características físicas.


154. (ESAF – CVM – 2010) O quadro de arranjo resulta do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo por ela produzido e acu-mulado. Esse esquema é utilizado na fase:

a) de avaliação, para efeitos de destinação do acervo.

b) intermediária, para organização do acervo nos espaços de armazenamen-to.

c) de produção documental, visando à ra-cionalização administrativa.

d) permanente, para ordenação dos con-juntos documentais.

155. (CESPE – ANAC – 2012) As condições am-bientais de armazenamento de documen-tos em suportes especiais, tais como o foto-gráfico, são as mesmas dos documentos em suporte papel.


156. (Cespe – ANAC – 2012) Uma medida de conservação e de preservação documen-tal consiste na elaboração de documentos identificados como de guarda permanente em papel de pH neutro.


157. (Cespe – SERPRO – 2013) Nos arquivos per-manentes, a atividade de referência não tem qualquer vinculação com a política de acesso aos documentos.


158. (Cespe – ABIN – 2010) São atividades ca-racterísticas do arquivo permanente: ar-ranjo, descrição, publicação, conservação e referência.


159. (Cespe – STF – 2013) Produzir os documen-tos de arquivo em papel de pH neutro é uma medida que deveria ser adotada para todos os documentos produzidos em uma organização, visando sua preservação para o futuro


160. (Cespe – DPU – 2016) Recomenda-se que os documentos de arquivo recebam dire-tamente e em grande intensidade as radia-ções do Sol, uma vez que a luz solar é um agente microbicida.


Legislação de Acesso

161. (Cespe – Antaq – 2014) A ANTAQ, dada a sua natureza jurídica, está dispensada de seguir as disposições contidas na Lei de Acesso à Informação.


162. (Cespe – SEE-DF – 2017) A solicitação de acesso às informações requeridas deve ser atendida no prazo máximo e improrrogável de vinte dias.




163. (Cespe – IBAMA – 2012 – adaptada) Os do-cumentos considerados sigilosos são classi-ficados em ultrassecretos, secretos e confi-denciais.


164. (Cespe – ANCINE – 2012) O prazo limite de restrição ao acesso a informações classifi-cadas como secretas em poder de entidade pública, como a ANCINE, por exemplo, é de, no máximo, cinco anos


165. (Cespe – SEE-DF – 2017) Um documento ul-trassecreto pode permanecer em sigilo por prazo inferior a vinte e cinco anos.


166. (Cespe – IBAMA – 2012) Os documentos considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e reservados


167. (Cespe – MPU – 2013) As restrições legais ao pleno acesso aos documentos de arqui-vo são aplicadas principalmente em virtude da violação a vida privada e a segurança do Estado.


Gabarito: 1. C 2. E 3. C 4. C 5. C 6. E 7. C 8. C 9. C 10. E 11. C 12. C 13. C 14. E 15. C 16. E 17. E 18. E 19. E 20. E 21. E 22. E 23. C 24. E 25. C 26. C 27. C 28. E 29. E 30. C 31. E 32. E 33. E 34. C 35. C 36. E 37. E 38. E 39. E 40. C 41. E 42. E 43. C 44. C 45. C 46. E 47. E 48. E 49. C 50. C 51. E 52. E 53. C 54. C 55. E 56. E 57. E 58. C 59. C 60. E 61. C 62. C 63. E 64. C 65. E 66. C 67. E 68. E 69. E 70. C 71. E 72. E 73. C 74. E 75. C 76. C 77. E 78. C 79. E 80. C 81. C 82. C 83. E 84. E 85. C 86. C 87. E 88. C 89. A 90. E 91. E 92. E 93. E 94. E 95. E 96. E 97. E 98. E 99. E 100. E 101. C 102. E 103. C 104. E 105. E 106. C 107. C 108. C 109. C 110. C 111. C 112. C 113. C 114. E 115. C 116. E 117. A 118. C 119. E 120. C 121. E 122. C 123. E 124. C 125. C 126. C 127. E 128. C 129. E 130. E 131. E 132. C 133. C 134. C 135. E 136. D 137. E 138. E 139. C 140. B 141. E 142. E 143. C 144. C 145. E 146. C 147. C 148. E 149. C 150. E 151. E 152. E 153. C 154. D 155. E 156. C 157. E 158. C 159. E 160. E 161. E 162. E 163. E 164. E 165. C 166. C 167. C

arquivologia prof. darlan eterno · a formação dos arquivos está relacionada à necessidade de...

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