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Técnico Judiciário – Área Administrativa

Arquivologia

Prof. Darlan Eterno

www.acasadoconcurseiro.com.br

Arquivologia

Professor Darlan Eterno


Edital

ARQUIVOLOGIA: Arquivística: Conceitos e princípios. Organização de Arquivos; Teoria das Três idades; Classificações em arquivos. Classificações dos arquivos. O gerenciamento da informa-ção e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes, intermediários; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes; Diplomática. Tipologias documentais e su-portes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de docu-mentos. Documentos eletrônicos (digitais): conceitos e definições.

BANCA: Consulplan

CARGO: Técnico Judiciário – Área Administrativa


Sumário

1. Introdução .......................................................................................................................9

2. Arquivos – Conceitos e Definições ..................................................................................9

2.1. Finalidade dos Arquivos.......................................................................................10

2.2. Função dos Arquivos ...........................................................................................10

2.3. Classificação dos Arquivos ...................................................................................10

a) Natureza dos documentos .....................................................................................10

b) Extensão .................................................................................................................11

c) Estágios de evolução: .............................................................................................11

d) Entidades mantenedoras: .....................................................................................11

2.4. Princípios Arquivísticos ........................................................................................12

3. Arquivos x Bibliotecas ...................................................................................................13

4. Classificação dos documentos de arquivo .....................................................................13

a) Quanto ao gênero: .................................................................................................13

b) Quanto à natureza do assunto: ..............................................................................14

c) Quanto à espécie: ...................................................................................................14

d) Quanto ao tipo (tipologia) ......................................................................................14

5. Teoria das Três Idades ..................................................................................................15

6. Arquivos Correntes .......................................................................................................16

6.1 Protocolo ..............................................................................................................16

6.1.1 Rotinas de Protocolo .........................................................................................16

6.1.2 Procedimentos Administrativos ........................................................................17

6.2 Classificação .........................................................................................................19

6.2.1 Plano de classificação ........................................................................................19

6.3 Arquivamento .......................................................................................................20

Operações de Arquivamento ...................................................................................... 20

Métodos de Arquivamento ........................................................................................ 20

Sistemas de Busca ...................................................................................................... 22


6.4 Avaliação de Documentos .................................................................................... 22

6.4.1 Tabela de Temporalidade .................................................................................. 23

7. Empréstimo ................................................................................................................... 24

8. Arquivos Intermediários ................................................................................................ 24

Atividades ................................................................................................................... 24

9. Arquivos Permanentes .................................................................................................. 25

Arranjo ....................................................................................................................... 25

Descrição .................................................................................................................... 25

Publicação .................................................................................................................. 26

Conservação de Documentos ..................................................................................... 26

Referência .................................................................................................................. 28

10. Alteração do Suporte ................................................................................................. 29

10.1 Microfilmagem .................................................................................................. 29

10.1.1 Tipos de Microfilme ........................................................................................ 29

10.2 Digitalização ...................................................................................................... 29

10.2.1 Controle da qualidade da digitalização ........................................................... 30

10.2.2 Formatos dos arquivos dos representantes digitais ....................................... 30

10.2.3 Matrizes Digitais ............................................................................................. 30

10.2.4 Derivadas de Acesso ....................................................................................... 31

11. Preservação de Documentos Digitais .......................................................................... 31

12. Normas relacionadas a Sistema de Gestão Arquivística de Documentos ................... 31

12.1 e-ARQ Brasil ........................................................................................................ 31

12.2 Moreq – Jus ........................................................................................................ 32

13. Diagnóstico ................................................................................................................. 33

14. Gestão de Documentos ............................................................................................... 34

15. Órgãos /Sistemas de Arquivo ...................................................................................... 35

16. Recortes da Legislação ................................................................................................ 36

17. Exercícios .................................................................................................................... 43

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Arquivologia

ARQUIVOLOGIA

1. Introdução

A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das ações e de fatos da vida humana para fins e prova e de informação. As sociedades antigas pro-curavam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc.

Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de re-produção e difusão, aliados a burocratização da máquina administrativa colaboraram para o gigantesco aumento da informação. Este fenômeno, denominado “explosão informacional”, in-fluenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivísti-ca cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas.

2. Arquivos – Conceitos e Definições

Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº. 8.159/91). Assim sendo, pode--se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os docu-mentos de arquivo possuem as seguintes características:

a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em deter-minado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material;

b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.

c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.

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d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto.

e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função "única" que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

O termo arquivo é polissêmico, e denota não apenas um conjunto de documentos resultantes de atividades, podendo ainda ser utilizado com outros significados comumente cobrados em provas, quais sejam:

a) mobiliário: móvel destinado à guarda de documentos.

Exemplo: estantes e armários.

b) setor: instalação física, na qual funciona o arquivo.

Exemplo: Setor de arquivo da Agência Nacional de Águas;

c) entidade: instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técni-co, a conservação e o acesso aos documentos;

Exemplo: Arquivo Público Municipal de Curitiba Arquivo Público do Estado de Goiás e Arquivo Nacional.

2.1. Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução.

2.2. Função dos Arquivos

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.

2.3. Classificação dos Arquivos

a) Natureza dos documentos

Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo espe-cial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu arma-zenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resul-tantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.

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b) Extensão

Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da institui-ção, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.

c) Estágios de evolução:

Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e perma-nentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três idades. A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte maneira:

a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, consti-tuam objeto de consultas freqüentes.

b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos pro-dutores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhi-mento para guarda permanente.

c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e in-formativo que devem ser definitivamente preservados.

d) Entidades mantenedoras:

Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser dividi-dos em:

a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal, s. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídi-cas, em decorrência de suas atividades. (lei nº. 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comer-ciais, institucionais, pessoais.

Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também po-dem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arqui-vos, segue abaixo, quadro resumo:

Quadro Resumo – Classificações dos Arquivos

Classificações dos arquivos Definição/Exemplos

Entidade Mantenedora Publico ou Privados

Estágios de Evolução Corrente, Intermediário e Permanente

Extensão ou Abrangência Setorial ou Central/Geral

Natureza dos Documentos Especial e Especializado


2.4. Princípios Arquivísticos

A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso.

a) Princípio da organicidade

A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrên-cia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais.

b) Princípio da unicidade

Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

c) Princípio da proveniência (respeito aos fundos)

Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coleti-va, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado fundamental para a organização dos documentos de arquivo.

d) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípio da santidade)

Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo.

e) Princípio da pertinência

Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.

f) Princípio da reversibilidade

Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos.

g) Territorialidade (Proveniência Territorial)

Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser con-servados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos

h) Principio da cumulatividade

Princípio segundo o qual o arquivo é uma formação orgânica, progressiva e natural.



3. Arquivos x Bibliotecas

Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:

Características Arquivo Biblioteca

Tipo de Suporte/Quantitativo de Exemplares

Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado

de vias. Ou seja, em regra os do-cumentos de arquivos possuem exemplares únicos, mas no caso de haver obrigações recíprocas

como, por exemplo, em um contrato, podem haver quantas vias (cópias) quanto o número de pessoas envolvidas nesta

operação.

Apresentam-se em exemplares múltiplos, ou seja, uma mesma obra é criada em vários exem-plares e pode estar presente em mais de uma biblioteca.

Entrada de documentos

Acumulação natural: são produzidos em decorrência do

desempenho das atividades administrativas da instituição.

Os livros ingressam á biblioteca por meio da compra, permuta

e doação.

Tipo de conjunto Fundos: conjunto de documen-tos unidos pela origem.

Os livros formam coleções que são reunidas pelo conteúdo.

Finalidade (origem) funcional, administrativa cultural, técnica e científica.

Tipo de Classificação Baseia-se nas atividades da instituição

Utiliza-se de procedimentos predeterminados

4. Classificação dos documentos de arquivo

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:

a) Quanto ao gênero:

• textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios;

• sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fono-gráficos. Ex: cd’s de música , fitas K7;

• cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis;

• filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de ima-gem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas vide-omagnéticas;


• iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, con-tendo imagens estáticas. Ex: fotografias , negativos, diapositivos (slides), gravuras, desenhos;

• micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de ima-gens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela;

• informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, disco rígido, arquivo do Excel.

b) Quanto à natureza do assunto:

• ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso.

• sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da invio-labilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

c) Quanto à espécie:

Espécie documental a “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício, portaria, ata.

d) Quanto ao tipo (tipologia)

De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. Ex: Ata de reu-nião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo:

Espécie Documental Função (Atividade) Tipologia

Boletim Ocorrência Boletim de Ocorrência

Certidão Nascimento Certidão de Nascimento

e) Forma

Diz respeito ao “estágio de preparação e de transmissão de documentos”. Este pode se apre-sentar em forma de original, cópia ou de minuta (original reduzido).

f) Formato

A configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccio-nado, tais como livro, disco e fita. No meio digital também se incluem extensões de arquivos, como por exemplo, RTF, JPEG.



5. Teoria das Três Idades

É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora.

5.1 Valores Documentais

O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documen-tal: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essen-ciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa).

5.2 Idades Documentais

a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documen-tos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros seto-res da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.

b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por do-cumentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses docu-mentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalida-de de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os arquivos aguardam a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.

c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documen-tos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor his-tórico, probatório e informativo – e por esta razão jamais poderão ser eliminados. Os do-cumentos desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado (liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato constitutivo); sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente.

Esquema Representativo – Teoria das Três Idades

Arquivo Intermediário

Arquivo Permanente

*Transferência *Recolhimento

*Recolhimento

Valor Primário Valor Secundário

Arquivo Corrente


Operações de destinação:

*transferência: passagem de documentos à fase intermediária

*recolhimento: passagem de documentos à fase permanente

6. Arquivos Correntes

Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de de-cisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenha-das nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação.

6.1 Protocolo

Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o con-trole de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança.

6.1.1 Rotinas de Protocolo

Para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:

• recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilo-sos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da aná-lise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento re-cebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

• registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.

• autuação: refere-se a criação de processo.

• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é exe-cutada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.

• movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos respec-tivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.



• controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documen-to dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de proto-colo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação.

6.1.2 Procedimentos Administrativos

Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos ad-ministrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada cor-respondência.

6.1.2.1 Processo

6.1.2.1.1 Definição

Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sen-do organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

6.1.2.1.2 Abertura (atuação)

Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacio-nado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação reque-rer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas.

A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma peça preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. Nos processos digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema informatizado.

6.1.2.1.3 Numeração de folhas

a) Processos não digitais

• A numeração das folhas do processo será iniciada pela unidade protocolizadora. As folhas subsequentes serão numeradas, em ordem crescente, pelas unidades administrativas que as adicionarem, mediante carimbo específico, que deverá ser aposto no canto superior di-reito na frente da folha;

• a capa do processo não será numerada;

• a primeira folha do processo não receberá o carimbo específico para numeração de folhas,

• apor na segunda folha do processo o carimbo para a numeração de folhas devendo ser re-gistrado no campo fl. o número 2;

• o verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como refe-rência a letra "v", da palavra verso, seguida da indicação do número da folha;


• no caso do servidor que estiver numerando a folha cometer erro de numeração, será utili-zado um "X" para inutilizar a numeração incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo da informação registrada, com o número correto da folha;

• é vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de líquido corretivo e a diferenciação utilizando-se letras e numerous;

• qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada, por meio de despacho no referido processo;

• no caso da existência de espaço em branco na frente e no verso da folha, o espaço deverá ser inutilizado com um traço diagonal para evitar a inclusão indevida de informações;

• apor o carimbo "Em Branco, no verso das folhas que não contenham informações registradas.

b) Processos digitais

Nos processos digitais não há necessidade de numeração de folha/página. No entanto, tem-se que garantir que os documentos integrantes do processo digital recebam numeração sequencial sem falhas, não se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numeração.

6.1.2.1.4 Operações

a) Desentranhamento

• Consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado.

• O desentranhamento ocorre, também, quando se constata a anexação indevida ou dupli-cada de documentos, bem como quando há necessidade de utilizar o original de um docu-mento junto a terceiros (pessoa física, pessoa jurídica, órgãos ou entidades públicos, entre outros) ou em outro processo já existente.

• É vedada a retirada do documento avulso e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo.

b) Desmembramento

• Consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo processo.

• Nos processos digitais, o desmembramento poderá ser realizado diretamente no sistema informatizado por usuário autorizado.

• É vedada a retirada do documento avulso e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo.

c) Juntada

È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade corres-pondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada por meio da anexação ou apensação.



Juntada por anexação – é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.

No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:

Processo Principal Processo Acessório

Aquisição de Material Prestação de Contas

Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença

Juntada por apensação – é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal.

d) Desapensação

Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo(s).

6.2 Classificação Arquivística

A Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Ela determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para isso, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação.

6.2.1 Plano de classificação

Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação.

Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado pelo Poder Executivo Federal


Modelo de Plano de Classificação

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO012 COMUNICAÇÃO SOCIAL034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL

6.3 Arquivamento

O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pas-tas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devida-mente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem.

Operações de Arquivamento

Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:

• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento.

• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.

• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.

• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquiva-mento adotado: letras, números, cores.

• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação da-das. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos.

• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

Métodos de Arquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem orde-nados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento.

A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos forem necessários para bem organizar seus documentos.



Pode-se dividi-los em duas classes:

a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abor-dará somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros..

• variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos. Cada seqüência de letras recebe uma cor específica.

Ex:

sequência a,b,c,d,.............pratasequência e,f,g,h,................ouro

b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação.

• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de bus-ca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por estado, país ou cidade.

• numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cro-nológico e dígito-terminal.

Simples os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.

Cronológico utiliza número e data como forma de localização da informação.

Dígito-terminal

os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da seqüência se dá da direita para a esquerda. Ex: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.

• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide--se em:

• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação enciclopédica.

Dicionário Enciclopédico

• Assuntos isolados são dispostos alfabetica-mente conforme a seqüência das letras

Exemplo:Sistemas de arquivosSistemas de bibliotecaSistemas de processamento de dadosVenda de publicações

• Assuntos correlatos são agrupados sob títu-los gerais e dispostos alfabeticamente.

Exemplo:Sistemasde arquivosde bibliotecasde processamento de dadosVenda de publicações


• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e uni-termo.

Decimal Duplex

• Expansão limitada de classes (10), • As subdivisões são representadas por “pontos”.

Ex: 211 Cursos211.1 Extensão211.2 Formação

• Expansão ilimitada de classes, • As subdivisões são representadas por “tra-

ços”. Ex: 2-1-1 Cursos2-1-1-1 Extensão2-1-1-2 Formação

• Unitermo

Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos do-cumentos que contêm a palavra nela registrada.

Sistemas de Busca

A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e por meio do sistema indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxi-liares.

Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto, adotam índices para a localização dos documentos.

Além destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O método al-fanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca.

6.4 Avaliação de Documentos

Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer critérios para realizar a avaliação dos documentos.

A avaliação é uma atividade essencial para a gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a cons-tituição dos arquivos permanentes. É o processo de análise dos documentos arquivísticos, vi-sando estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade.

Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender, exclusivamente, às necessidades da ad-ministração que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deve ser conservado por tempo maior que o necessário.



A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na teoria das três idades e efetiva-se, pri-meiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor probatório e/ou informativo.

Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nesses arquivos são ex-tremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial.

A destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separa-ção dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação

6.4.1 Tabela de Temporalidade

Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão mul-tidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela de tem-poralidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de iguarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente, bem como a alteração de suporte.

A tabela de temporalidade possui as seguinte características:.

• fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais do-cumentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição;

• é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores respon-sáveis pelos setores da instituição.

• para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autori-dade competente.

• ao prazos se baseiam na legislação em vigor.

Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor. Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção va-ria de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim não se pode afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornarão de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de documentos.


Recorte de Tabela de Temporalidade – Resolução nº 14/2001 do Conarq

ASSUNTOPRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕESFASE

CORRENTEFASE INTER-MEDIÁRIA

001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA

PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS

Enquanto vigora 5 anos Guarda

permanente

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DETRABALHO 5 anos 9 anos Guarda

permanente

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

Enquanto vigora 5 anos Guarda

permanente

7. Empréstimo

No arquivo a atividade de empréstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, denominado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades: a cobrança de pastas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquivamento de documentos.

8. Arquivos Intermediários

Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumulado-ra; no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produ-zidos. Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazena-mento, eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas de segurança para a prevenção de desastres.

Atividades

Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades:

• coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos en-viados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas:

• atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem solicitados



• aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destina-ção estabelecida.

• seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que serão recolhidos á guarda permanente

• recolhimento (envio) de documentos à fase permanente.

9. Arquivos Permanentes

Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arqui-vístico da instituição, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histórico; estes valores estão relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das decisões passadas da instituição. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, ar-ranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos

Atividades

Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanen-tes devem executar um conjunto de atividades destinadas à organização e disponibilização dos documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática, 2004), as principais atividades dos arquivos permanentes são:

• Arranjo

• Descrição

• Publicação

• Conservação

• Referência.

Arranjo:

Consiste na reunião e ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura admi-nistrativa que os originou ou conforme as funções/atividades executadas por essa entidade. Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são organizados a partir da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são do tipo físicas e intelectuais: as físicas são aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos documentos, enquanto que as intelectuais estão relacionadas a análise dos documentos quan-to à sua forma, origem funcional e conteúdo

Descrição

Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as infor-mações contidas no arquivo, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Estes ins-trumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o acesso e controle do acervo.


Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálogo seletivo, a edição de textos e o índice.

• guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arqui-vista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Per-mite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta;

• inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um fundo, ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica;

• catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação;

• catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita mi-nuciosamente segundo critério temático, cronológico, onomástico (de nomes) ou geográfico.

• edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns docu-mentos do fundo de arquivo.

• índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localização no texto.

As principais normas de descrição arquivística são:

• NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística

• ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística

Publicação

Os instrumentos de pesquisa, elaborados dentro de programa de descrição de documentos, podem ser publicados, em formato impresso, ou no site da institucional, para poder ser acessa-dos e consultados pelo público.

Conservação de Documentos

São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, visando manter condições ideais para a conservação do suporte da informação. Estas atividades visam diminuir os danos causados aos do-cumentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a preservação do suporte da informação.

Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria estrutura (fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em:

a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos aos documentos. A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferação de inse-tos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de suporte dos documentos.



Tipos de suportes Condições ambientais

Fotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%

Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%

Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5%

b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gases, oleosidade e objetos metálicos (cli-pes, grampos e hastes de metal).

c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros.

Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se necessária a aplicação das técnicas de conservação e restauração.

Acondicionamento/Armazenamento de Documentos

Os documentos de arquivo devem ser acondicionados e/ou armazenados, de acordo com as características e dimensões do seu suporte, visando a sua preservação. No quadro abaixo estão as principais formas de se acondicionar tais documentos

Quadro de Acondicionamento/Armazenamento de Documentos

Fotografias Acondicionadas em folders de PH neutro e guardadas em pastas sus-pensas, com suportes de plástico

Negativo Acondicionados em tiras, em envelopes de PH neutro ou polietileno

Documentos Convencionais

(em papel)

Acondicionados em caixas e invólucros de papel neutro ou alcalino que devem corresponder às expectativas de preservação dos documentos.

Fita magnética(Áudio e vídeo)

Fitas e cassetes deveriam ser transportadas da mesma forma em que são armazenados — de pé— e com o peso da fita sendo sustentado pelo eixo da bobina. Acondi-cionados em embalagens feitas com materiais que absorvam os cho-ques (embalagens especiais, plástico-bolha), pela utilização de rótulos especiais e pelo transporte em veículos apropriados. Uma embalagem que absorve choques terá sempre a vantagem adicional de proporcionar um isolamento que contribui para a proteção dos meios contra as grandes variações de temperatura e umidade

Documentos de grandes formatos

(mapas, plantas e cartazes)

Os documentos em grandes formatos devem ser armazenados hori-zontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrola-dos em tubos confeccionados em cartão alcalino e armazenados em armários ou gavetasAs gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para evitar o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de conservação.


Técnicas de Conservação

As principais técnicas de conservação são :

a) alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bande-jas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%) durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida são passados à ferro, folha por folha, em máquinas elétricas.

b) higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira, e outros resíduos, com vistas à preservação. Pode ser feita por meio de panos, trinchas, pó de borracha, pinceis e escovas macios.

c) desinfecção/desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de microorga-nismos; A fumigação é um exemplo de desinfestação.

d) restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a interrupção dos danos por eles sofridos. As principais técnicas de restauração são:

• encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos processos de restauração.

• laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de ce-lulose. Nesta técnica, a durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documento imune à ação de fungos e pragas.

• reenfibragem: preenche as falhas dos documentos com polpa de papel;

• banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos.

• Velatura: Técnica de restauração de documentos que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido a qualquer face de uma folha.

Referência

Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. Enten-de-se por política de acesso os procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou restrição de acesso, após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de terceiros.

A atividade de referência também inclui a promoção de exposições de documentos e a realiza-ção de atividades culturais como cursos e palestras.



10. Alteração do Suporte

10.1 Microfilmagem

É a técnica de produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente re-duzido. Este procedimento, que encontra respaldo na legislação brasileira, possibilita a redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como a preservação dos documentos originais.

O microfilme, as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos jurídicos do documento originalmente microfilmado, desde que obedecidos os critérios e padrões estabelecidos na Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, que “regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências”. Para serem micro-filmados, os documentos devem apresentar uma organização que possibilite a recuperação das informações neles contidas e devem estar previamente avaliados. Cabe ressaltar que é obriga-tória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original. Estes exemplares serão mantidos em local distinto.

Os documentos podem ser eliminados após a microfilmagem, exceto aqueles considerados de valor permanente. Estes deverão ser mantidos no arquivo após passarem por esta alteração do suporte.

10.1.1 Tipos de Microfilme:

• Microfilme de preservação – é aquele que serve à preservação de documentos, protegen-do-os do uso e manuseio constantes.

• Microfilme de segurança – é aquele que serve de cópia de segurança, devendo ser armaze-nado em local distinto daquele dos originais, de preferência em câmara de segurança.

• Microfilme de substituição – é aquele que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.

10.2 Digitalização

A digitalização tem como finalidade promover o acesso rápido das informações arquivísticas, reduzir os danos causados ao suporte original e agilizar a execução das atividades adminis-trativas. O processo constitui na captura de imagens analógicas para a conversão em formato digital, por meio de um scanner, e permite a disponibilização dos documentos na internet e intranet, bem como o seu acesso simultâneo por diversos usuários.

São vantagens da digitalização:

• Contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação e Comunicação;

• Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas;


• Promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original;

• Incrementar a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais, por restringir seu manuseio.

10.2.1 Controle da qualidade da digitalização

Deverá ser feito por meio de procedimentos previamente determinados, que utilizem de uma inspeção visual baseada na veriicação dos seguintes elementos:

• Imagem com resolução incorreta

• Formato de arquivo incorreto

• Imagem gravada de modo incorreto (imagem colorida graduada em escala de cinza)

• Perda de detalhes por causa de superexposição ou sombras

• No geral muito clara ou muito escura

• Falta de nitidez/definição excessiva

• Imagem de cabeça para baixo ou invertida

• Imagem distorcida ou não centralizada

• Equilíbrio de cores incorreto

• Imagem fosca ou sem variação de cor

10.2.2 Formatos dos arquivos dos representantes digitais

Para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware. O forma-to mais utilizado para os representantes digitais matrizes é o formato TIFF (Tagged Image File Format), que apresenta elevada definição de cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o intercâmbio de representantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informação existentes. Também pode ser apreciado o uso de outros dois formatos digitais: o formato Portable Network Graphics – PNG29 e o formato JPEG .

10.2.3 Matrizes Digitais

Para se obter a qualidade necessária na digitalização, é preciso seguir a diretrizes contidas na tabela abaixo. Tais recomendações foram extraídas da resolução nº 31/ 2010, do Conarq, que “dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes”.



10.2.4 Derivadas de Acesso

A partir da Matriz Digital ou da Matriz Digital com Processamento de Imagem (caso seja utiliza-da), serão criados um ou mais representantes digitais, que denominamos nessa recomendação como Derivadas de Acesso, com compressão e menor resolução linear, facilitando o seu acesso, disseminação e uso. As derivadas de acesso podem receber tratamento de imagem a fim de permitir melhor visualização ou impressão. Entretanto, critérios éticos devem pautar esse tipo de intervenção para que elas não se tornem dissociadas e não representem corretamente o do-cumento original que as gerou. Sempre que possível, deverão ser utilizados preferencialmente formatos abertos para a geração dessas derivadas, e recomendamos os formatos JPEG e PNG.

O formato de arquivo digital Portable Document Format – PDF ou PDF/A também é recomenda-do, embora possua uma taxa de compressão menor. Esse formato digital permite dar acesso ao usuário final uma representação fiel do documento original, em um único arquivo digital, espe-cialmente quando esse é formado por múltiplas páginas e contiver também imagens fixas.

11. Preservação de Documentos Digitais

Medidas Quando se fala em medidas de preservação para documentos em suporte tradicional, fala-se de vida útil por décadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos utili-zados para a recuperação e o processamento das informações armazenadas essa durabilidade é reduzida para anos ou meses.

Como medida de preservação de documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar:

a) emulação – processo de simulação de parte de um equipamento ou programa, de forma a disponibilizar o acesso a um processo lógico em seu formato original.

b) migração – processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa (atualização do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugação desses dois.

c) definição de formatos adequados – para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware.

12. Normas relacionadas a Sistema de Gestão Arquivística de Documentos

12.1 e-ARQ Brasil

O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais.


O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Ar-quivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. Entende-se por SIGAD o um conjunto de procedimentos e ope-rações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de sof-twares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.

O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencio-nais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD.

Segundo resolução nº 27 do Conselho Nacional de Arquivos, um SIGAD deve ser caracterizado pelos seguintes requisitos:

a) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de

b) documentos arquivísticos;

c) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa;

d) gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos;

e) implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);(...)

12.2 MOREQ –Jus

O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos da Justiça Federal (MoReq-Jus) estabelece condições a serem cumpridas na produção, tramita-ção, guarda, armazenamento, preservação, arquivamento ou no recebimento de documentos, pelos sistemas de gestão de processos e documentos digitais, não-digitais ou híbridos, a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como o seu acesso.

O MoReq-Jus estabelece processos e requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão de Processos e Documentos (GestãoDoc), independentemente da plataforma tecnoló-gica em que for desenvolvido e implantado.

Um GestãoDoc deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos e processos digi-tais, não-digitais e híbridos. Para os documentos não-digitais o sistema registra apenas as refe-rências a esses documentos e as operações de produção, tramitação, guarda, armazenamento, preservação, arquivamento e recebimento. No caso dos sistemas de documentos digitais, regis-tra os documentos e as operações mencionadas.

A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas de gerenciamento de documen-tos. Entretanto, para assegurar que documentos digitais sejam confiáveis e autênticos e que possam ser preservados com essas características, é fundamental que esses sistemas incorpo-rem os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos digitais.



13. Diagnóstico

Trata-se de uma ferramenta de conhecimento da situação dos arquivos da instituição. É utiliza-do como ponto de partida das ações arquivísticas a serem realizadas, tais como a organização de arquivos e a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística.

O diagnóstico é feito a partir de um levantamento de dados da instituição e do seu acervo, por meio de entrevistas, questionários e observação direta dos arquivos da instituição, conforme detalhamento abaixo.

Dados da instituição

Coleta de dados referentes à instituição e suas funções, por meio do exame documentos, como por exemplo, regimento, estatuto, regulamento e organograma.

Dados do acervo

Engloba a coleta de dados quantitativos e qualitativos do acervo

a) Dados Quantitativos

• Quantidade de documentos expressa de acordo com as regras aceitas universalmente.

Tipo de Suporte Unidade de Medida

Papel metro linear

Especial (fotografias, cd’s, dvd’s) unidade, dimensões

b) Dados Qualitativos

Engloba os levantamento dos seguintes dados:

• Características diplomáticas – tipologias documentais – que os individualizam

• Conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e hierárquico

• Unidades físicas de arquivamento, isto é, a movelaria e as embalagens utilizadas

• O modo original de arquivamento – classificação, avaliação, descrição – mesmo que empíri-co e baseado no senso comum

• A existência e o modo de uso de tecnologias da informação

• As características das instalações e a situação dos acervos no que refere a preservação


Objetivos do Diagnóstico

Os principais objetivos do diagnóstico são: identificar problemas e as possibilidades de melho-ria e fornecer informações para a elaboração do plano de classificação e da tabela de tempora-lidade, que são considerados instrumentos de gestão arquivística.

Tipos de Diagnóstico

Existem dois tipos de diagnóstico, o maximalista e o minimalista, que serão detalhados abaixo.

• maximalista: consiste no levantamento da situação arquivística do conjunto de organiza-ções que forma um governo federal, estadual ou municipal. Também pode ser realizado a partir do estudo de “famílias” de organizações similares na busca de problemas e soluções paradigmáticas;

• minimalista: consiste na observação dos problemas arquivísticos da organização, no estu-do de caso e na procura de soluções para os problemas detectados.

Medidas Quando se fala em medidas de preservação para documentos em suporte tradicional, fala-se de vida útil por décadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos utilizados para a recuperação e o processamento das informações armazenadas essa durabilidade é reduzida para anos ou meses.

Como medida de preservação de documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar:

a) emulação – processo de simulação de parte de um equipamento ou programa, de forma a disponibilizar o acesso a um processo lógico em seu formato original.

b) migração – processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa (atualização do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugação desses dois.

c) definição de formatos adequados – para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware.

14. Gestão de Documentos

A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui em um importante recurso se for gerido desde a criação até a destinação final, e ainda se for corretamente disponibilizado à administração que o produziu.

A gestão documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida, com vista à racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação dos mesmos.

A gestão de documentos é definida como o “conjunto de procedimentos referentes às ativida-des de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corren-te e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.” (Lei nº.8.159/91). A implantação da gestão de documentos acontece por meio de três etapas:



• produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz custos com a produção de documentos e facilita o seu manuseio.

• utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recupe-ração da informação.

• destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise dos valores que eles apresentam para a instituição produtora.

Objetivos da Gestão de Documentos

Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos – Conceitos e Procedimentos Básicos, 1995) a gestão de documentos tem os seguintes objetivos:

• assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de do-cumentos;

• melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos;

• garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos;

• contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico;

• assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor

• assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitaliza-ção/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avança-das de gestão da informação

15. Órgãos /Sistemas de Arquivo

De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/sistemas de arquivo:

a) Arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.

“Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos docu-mentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei 8.159/91)”


b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e privados. O Conarq é o órgão central do SINAR.

“O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vin-culado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.(Art. 1º do Decreto 4073/2002)”

c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacio-nal de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02.

“O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. .(Art. 10 do Decreto 4073/2002)”

16. Recortes da Legislação

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO IDISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arqui-vos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e interme-diária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.



CAPÍTULO IIDOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exer-cício de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimen-to de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimenta-ção, constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou reco-lhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será reali-zada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis

DECRETO Nº 4073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002

Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arqui-vos públicos e privados.

CAPÍTULO IIIDOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I – produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Fede-ral e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; (..)

III – produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;

IV – produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituí-do pela Lei nº 8.246, de 22 de outubro de 1991.


RESOLUÇÃO Nº 40, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2014

Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

RESOLVE:

Art. 1º A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocor-rerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedi-mentos estabelecidos nesta Resolução.

Parágrafo único. Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comis-sões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 5º A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

§ 1º A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de res-ponsável designado para acompanhar o procedimento.

§ 2º A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá ob-servar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.

Lei nº 12527, de 18 de novembro de 2011

Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

CAPÍTULO IIDO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO

Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:

I – gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação;

II – proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e

III – proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.



Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.

§ 1º Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no mínimo:

I – registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público;

II – registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros;

III – registros das despesas;

IV – informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados;

V – dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e

VI – respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.

Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado mediante:

I – criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para:

a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;

b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades;

c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e

II – realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.

CAPÍTULO III DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO

Seção IDO PEDIDO DE ACESSO

Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e en-tidades referidos no art. 1º desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a iden-tificação do requerente e a especificação da informação requerida.

§ 1º Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.

§ 2º Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.


§ 3º São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público.

Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível.

§ 1º Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias:

I – comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão;

II – indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou

III – comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientifi-cando o interessado da remessa de seu pedido de informação.

§ 2º O prazo referido no § 1º poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificati-va expressa, da qual será cientificado o requerente.

§ 3º Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio requerente possa pes-quisar a informação de que necessitar. (...)

Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.

Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.

Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se:

I – o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado;

II – a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente classificada como sigi-losa não indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação;

III – os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tive-rem sido observados; e

IV – estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei.

§ 1º O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias.

§ 2º Verificada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da União determi-nará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei.

§ 3º Negado o acesso à informação pela Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35.



Seção IIDA CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO

QUANTO AO GRAU E PRAZOS DE SIGILO

Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, pas-síveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:

I – pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;

II – prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos interna-cionais;

III – pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV – oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;

V – prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

VI – prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnoló-gico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;

VII – pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou

VIII – comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.

Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:

I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

II – secreta: 15 (quinze) anos; e

III – reservada: 5 (cinco) anos.

§ 2º As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presiden-te da República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.

§ 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classificação.

§ 4º Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público.

§ 5º Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados:

I – a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e

II – o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.


Seção IVDOS PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO,

RECLASSIFICAÇÃO E DESCLASSIFICAÇÃO

Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é de competência:

I – no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:

a) Presidente da República;

b) Vice-Presidente da República;

c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;

d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e

e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior;

Seção VDAS INFORMAÇÕES PESSOAIS

Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com res-peito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.

§ 1º As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem:

I – terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autoriza-dos e à pessoa a que elas se referirem; e (...)

CAPÍTULO VI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 35. (revogado) (apenas o caput)

§ 1º É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para:

I – requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta esclareci-mento ou conteúdo, parcial ou integral da informação;

II – rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante provo-cação de pessoa interessada, observado o disposto no art. 7º e demais dispositivos desta Lei; e

III – prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por pra-zo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à sobe-rania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1º do art. 24.

§ 2º O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.


Questões

17. Exercícios

1. (FCC – TRT – 19ª Região 2011)

Ao contrário dos museus, bibliotecas e cen-tros de documentação, que formam seus acervos a partir do mecanismo da coleção, os documentos de arquivo são reunidos por processo de

a) sucessão.b) alienação.c) reintegraçãod) acumulação.e) prescrição.

2. Assinale a alternativa incorreta

a) (CNJ – 2013) O arquivo do CNJ refere--se à acumulação ordenada dos docu-mentos que surgem como resultado da realização da missão ou dos objetivos dessa instituição

b) (Cespe – TCE/RO – 2013) A presença de peças tridimensionais em um conjunto documental indica que o material anali-sado não é um arquivo.

c) (Cespe – MDIC – 2014) Os arquivos ge-rais são localizados nas unidades políti-co-administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos cor-rentes.

d) (Cespe – MPS – 2010) Pode-se deno-minar arquivo também a instituição ou o serviço que tem a custódia de docu-mentos, com a finalidade de fazer o processamento técnico, garantir a con-servação e promover a utilização dos arquivos.

3. (FUNCAB – SESC-BA – 2013)

Arquivista) Com relação à abrangência de sua atuação, os arquivos setoriais são aqueles que:

a) recebem os documentos permanentes de diversos órgãos da instituição.

b) estabelecidos junto aos órgãos opera-cionais, cumprem funções de arquivo corrente.

c) mantêm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas

d) guardam documentos resultantes da ex-periência humana num campo específico.

e) têm sob sua custódia documentos sigi-losos que raramente são consultados.

4. (FCC – TRF 3ª região – 2014)

A formação progressiva, natural e orgânica típica dos arquivos opõe-se, no caso dos museus, dos centros de documentação e da maioria das bibliotecas, à

a) reintegração.b) acumulação.c) anexação.d) autenticação.e) coleção.

5. (IADES – METRO – 2014)

Considerando as técnicas de arquivamento, é correto afirmar que arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda ida-de ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente são assim classifica-dos de acordo com:

a) a entidade criadora e extensão de atenção b) as características institucionais da enti-

dade criadora. c) o estágio de evolução. d) a natureza dos documentos e a entida-

de criadora.


6. (FGV – 2013 – FBN – Assistente Administra-tivo)

Os arquivos, ao serem analisados a partir da natureza dos documentos que os consti-tuem, podem ser classificados como

a) correntes, intermediários e permanentes. b) tipológicos, especiais e documentais. c) textuais, iconográficos e digitais. d) especiais e especializados.

7. (ESAF – MF – 2012)

São características do documento de arqui-vo, exceto,

a) a imparcialidade.b) a naturalidade.c) a emulação.d) a autenticidade.e) a interrelação.

8. (Empasial – Memorial da América Latina--SP/1999)

“Arquivo composto por fotografias, discos, fitas, slides, CDs, microformas ou disquetes – que merecem tratamento diferenciado não apenas quanto ao armazenamento mas tam-bém quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação”, é definição de:

a) arquivo históricob) arquivo comercialc) arquivo especializadod) arquivo rotativoe) arquivo especial

Classificação dos Documentos de Arquivo

9. (FCC – TRE-SP 2012)

De acordo com o gênero, os documentos de arquivo podem ser identificados como

a) técnicos, administrativos, culturais e históricos.

b) masculinos, femininos e neutros.

c) pessoais, institucionais, públicos e pri-vados.

d) textuais, iconográficos, sonoros e au-diovisuais.

e) correntes, centrais, intermediários e permanentes.

10. (FCC – TRE/SP – 2012)

Original, cópia, minuta e rascunho −diferen-tes estágios de preparação e transmissão de documentos correspondem ao conceito de:

a) espécie.b) formato.c) forma.d) suporte.e) tipo.

11. (FCC– TRE/PR – 2012)

Acórdãos e resoluções, documentos típicos dos tribunais brasileiros, constituem exem-plos de

a) formato.b) espécie.c) fundo.d) invólucro.e) suporte.

12. (Consulplan – TRF 2º Região – 2017)

Para Gonçalves (1998), “por mais variados que sejam os documentos de arquivo costu-mam apresentar elementos característicos comuns”, neste contexto, “a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunica-ção de seu conteúdo” refere-se a qual ca-racterística do documento arquivístico?

(GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documen-tos de arquivo, 1998. p. 19.)

a) Forma.b) Gênero. c) Espécie. d) Formato.



13. (Consulplan – TSE – 2012)

“Boletim de ocorrência e certidão de nas-cimento configuram- se como exemplos de ____________ documental.”

Assinale a alternativa que completa correta-mente a afirmativa anterior.

a) formab) espéciec) formatod) tipo

14. (FCC – DNOCS – 2010)

Documentos iconográficos são aqueles

a) com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.

b) em suportes sintéticos, em papel emul-sionado ou não, contendo imagens es-táticas.

c) em suporte fílmico resultantes da mi-crorreprodução de imagens, mediante a utilização de técnicas específicas.

d) em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

15. (FCC – TRT 13ª Região – 2014)

De acordo com o e-ARQ Brasil (Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos), é pos-sível estabelecer o status do documento di-gital, indicando tratar-se de minuta, original ou cópia. A esse controle de versões corres-ponde o conceito arquivístico de

a) proveniência.b) fundo.c) forma.d) espécie.e) suporte.

16. (FCC TJ – AP – 2014)

Minuta, pergaminho e livro constituem, res-pectivamente, exemplos de

a) forma, suporte e formato.

b) espécie, técnica de registro e tipo docu-mental.

c) formato, gênero e espécie.d) suporte, formato e forma.e) gênero, forma e suporte.

17. (FCC – TRT – 6ª REGIÃO – 2012)

Contrato e contrato temporário de trabalho são, do ponto de vista documental, respec-tivamente,

a) actio e conscriptio.b) gênero e forma.c) espécie e tipo. d) suporte e formato.e) invólucro e técnica de registro.

18. (FCC TRT – 6ª REGIÃO – 2012)

Admitindo-se o meio magnético como su-porte, pode-se afirmar que fita e disco são exemplos de

a) gênero.b) formato.c) forma.d) espécie.e) tipo.

19. (IADES – SECULT – 2014)

É correto afirmar que diapositivo, gravura e charge são exemplos do gênero

a) bibliográfico.b) cartográfico.c) filmográfico.d) iconográfico.e) micrográfico

Arquivo x Biblioteca

20. (FCC – TRF – 2ª REGIÃO – 2012)

Em arquivologia, fundo fechado é aquele

a) que reúne apenas documentos textuais.b) cujos documentos foram eliminados

após microfilmagem.


c) que só contém documentos em supor-te-papel.

d) em que os documentos não mantêm re-lações orgânicas entre si.

e) cuja unidade produtora foi extinta

21. (ESAF – CVM 2010)

Sobre custódia dos arquivos, assinale a op-ção correta.

a) Os documentos são colecionados de fontes diversas.

b) Os documentos são adquiridos por compra ou doação.

c) Os documentos existem em numerosos exemplares.

d) Os documentos provêm das atividades públicas ou privadas do seu acumula-dor.

e) A significação do acervo documental não depende da relação entre os docu-mentos

22. (FCC – TRT 13ª Região – 2014)

Ao contrário das bibliotecas e museus, cujo acervo é formado, via de regra, por compra, doação ou permuta de fontes múltiplas, nos arquivos o acervo é resultado de processo de

a) apropriação.b) coleção.c) delegação.d) acumulação.e) construção.

23. (Cespe – MDIC – 2014)

Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta deve ser consi-derados como arquivos.

( ) Certo ( ) Errado

24. (Cespe – DRPF 2012)

A finalidade principal da produção e conserva-ção de documentos de um arquivo é funcional.


25. (Cespe – STF – 2013)

A diferença entre os arquivos e as bibliote-cas pode ser reconhecida na função admi-nistrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada, diferente-mente da função cultural das bibliotecas.


26. (Cespe – SERPRO – 2013)

Os documentos de arquivo podem ser ela-borados em um único exemplar ou , em ca-sos específicos, serem produzidos em um limitado número de cópias


27. (Funiversa – SESI – 2010)

Acerca dos arquivos, assinale a alternativa correta.

a) os documentos são provenientes de vá-rios lugares, adquiridos por doação

b) os documentos existem em numerosos exemplares

c) os documentos são produzidos e(ou) recebidos para atender as necessidades administrativas

d) o método de avaliação aplica-se a uni-dades isoladas

e) o método de classificação utiliza proce-dimentos predeterminados

28. (Cespe – SERPRO – 2013)

Além dos documentos produzidos pelo SER-PRO, são considerados documentos de arqui-vo aqueles colecionados por diversos motivos




Princípios Arquivísticos

29. (FCC TRF – 2ª REGIÃO – 2012)

Ainda que haja inúmeras cópias de um mes-mo documento no arquivo de determinada instituição, cada qual ocupa lugar distinto no conjunto dos demais documentos, man-tendo com eles relações específicas.

Tal atributo é conhecido, na teoria arquivís-tica, como

a) veracidade.b) integridade.c) unicidade.d) confiabilidade.e) relatividade.

30. (FGV – 2013 – FBN – Assistente Administra-tivo – I II e III)

Dentro de um contexto mais amplo do cam-po arquivístico, o “Princípio de Respeito aos Fundos” agrupa os documentos a partir

a) dos assuntos que tratam.b) de quem os produziu.c) da tipologia documental.d) do gênero documental.

31. (TRT 2ª Região – 2014)

O vínculo original e necessário entre os do-cumentos de arquivo, determinado pelas funções, competências e atividades que os geraram, constitui o que se convencionou chamar de

a) neutralidade.b) coleçãoc) imparcialidade.d) autenticidade.e) organicidade.

32. (ESAF – CVM – 2010)

O princípio da ordem original pode ser defi-nido como:

a) princípio segundo o qual os documen-tos deveriam ser reclassificados por as-sunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original.

b) princípio segundo o qual o arquivo pro-duzido por uma entidade coletiva, pes-soa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

c) princípio segundo o qual todo procedi-mento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário.

d) princípio segundo o qual o arquivo de-veria conservar o arranjo dado pela en-tidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

33. (FCC – TRT – 11ª Região – 2012)

Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualida-de, sem jamais se misturarem aos de origem diversa, conforme estabelece o princípio da

a) integridade.b) inalienabilidade.c) proveniência.d) autonomia.e) reintegração.

34. (IADES – Hemocentro – 2017)

Assinale a alternativa que corresponde ao princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade co-letiva, pessoa ou família que o produziu.

a) Proveniência.b) Ordem primitiva. c) Pertinência.d) Reversibilidade. e) Respeito aos fundos


Teoria das Três Idades

35. (FCC – TRE – PR 2012).

Quando os documentos repousam em po-sição perpendicular à da prateleira de uma estante, tem-se o chamado armazenamento

a) descontínuo.b) proporcional.c) transversal.d) compacto.e) vertical.

36. (FCC – TRT – 11º Região 2012)

O arquivo corrente distingue-se dos arqui-vos das demais fases por

a) contar com maiores recursos de auto-mação.

b) ser essencial ao funcionamento cotidia-no da instituição.

c) ficar sob o controle da alta cúpula admi-nistrativa.

d) dispor de documentos em melhor esta-do de conservação.

e) desfrutar de maior prestígio na hierar-quia institucional.

37. Julgue os itens abaixo:

I – (Cespe ANTT 2013) Os documentos de valor permanente são inalienáveis, mas prescritíveis.

II – (Cespe SERPRO 2013) Ao se implan-tar um programa de gestão documental, o acesso aos documentos que apresentam valor imediato será restrito ao setor.

III – Cespe ANS 2013) Para facilitar o aces-so rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo.

IV – (Cespe TCDF 2014) Após passarem pe-los arquivos correntes, os documentos de arquivo podem ser eliminados, ser encami-nhados ao arquivo intermediário, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes.

V – (Cespe MTE 2014) Os arquivos corren-tes, por serem formados pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem fi-car próximos dos usuários diretos.

Estão corretos os itens:

a) II, III e Vb) I, II e Vc) I e Vd) II, IV e V

38. (FCC – TRT 19º – Região – 2011)

Observando critérios de preservação am-biental, a eliminação de documentos deve-rá ser feita, preferencialmente, por meio de

a) fragmentação mecânica.b) fumigação a vácuo.c) dissolução química.d) congelamento.e) combustão.

39. (Funiversa – CEB – 2010)

Acerca da classificação dos arquivos, assina-le a alternativa correta.

a) Arquivos setoriais são arquivos que mantêm sob guarda documentos de determinada área do conhecimento, como arquivos médicos, por exemplo.

b) Arquivos especiais são aqueles manti-dos por instituições de caráter particu-lar.

c) Arquivos intermediários são aqueles que guardam os documentos menos utilizados na instituição, mas que po-dem ser utilizados para fins administra-tivos.

d) Arquivos gerais são aqueles que guar-dam os documentos que, já tendo cum-prido sua função administrativa, agora são conservados pelo valor histórico para a instituição.

e) Arquivos especializados são aqueles instalados nos próprios setores que uti-lizam os documentos no dia a dia.



40. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo – 2010)

Quanto aos arquivos correntes, assinale a alternativa correta.

a) São constituídos sempre por documen-tos em suporte papel.

b) Não têm restrição à consulta.c) A destinação final é sempre a eliminação.d) São formados pelos documentos arqui-

vísticos em tramitação.

41. (FCC – TRE-RO – 2013)

O arquivo intermediário caracteriza-se por armazenar, em geral, documentos

a) originários de atividades-meio.b) que serão microfilmados e destruídos.c) reservados, confidenciais e sigilosos.d) de interesse para a pesquisa histórica.e) com baixa frequência de uso.

42. (Cespe – DPU – 2010)

As atividades típicas dos arquivos correntes são:

a) o protocolo, o arquivamento e o em-préstimo de documentos.

b) o arquivamento, o desarquivamento, a classificação e a avaliação de documen-tos.

c) o protocolo, a expedição, o arquiva-mento, o empréstimo e a consulta de documentos.

d) a classificação, a avaliação e a destina-ção de documentos.

e) a classificação, o arquivamento e o em-préstimo de documentos.


I – (Cespe – TCE – RS 2013) O arquivo per-manente é constituído essencialmente de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor his-tórico.

II – (Cespe – EBC – 2011) A transferência de documentos dos arquivos correntes para os intermediários deve ser feita mediante re-gistro em uma listagem de transferência.

III – (Cespe MPU 2010) O valor primário dos documentos no arquivo intermediário é crescente.

IV – (Cespe MPU 2013) Os documentos in-termediários são aqueles que não possuem uso corrente nas entidades produtoras e aguardam a eliminação ou a transferência para guarda permanente.

V – (Cespe TRE/MA 2009) Os arquivos cor-rentes são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos tam-bém como arquivos ativos.


a) I, II e Vb) I e Vc) II, III e Vd) II e IV

44. Assinale a alternativa correta

a) (Quadrix CRMV-DF 2017) A diminuição da frequência de uso dos documentos é um elemento importante para carac-terizar o documento como sendo do ar-quivo intermediário.

b) (Quadrix CRMV-DF 2017) Os arquivos permanentes armazenam os documen-tos sigilosos.

c) (Quadrix CRMV-DF 2017) Os arquivos setoriais cumprem funções de arquivo permanente.

d) Os arquivos permanentes são inaliená-veis e imprescritíveis e devem ser guar-dados de forma definitiva


Sabe-se que a avaliação constitui uma etapa da gestão de documentos. Entende-se por avaliação o(a)


a) sequência de operações que visa distri-buir em classes os documentos de um arquivo.

b) conjunto de procedimentos que visa à identificação documental e a elabora-ção de instrumentos de pesquisa.

c) processo relacionado à análise de do-cumentos, com vistas a estabelecer sua destinação em conformidade com os valores que lhes forem atribuídos.

d) conjunto de processos desenvolvidos por uma instituição para a atuação de suas competências específica

46. (Cespe – DPF – 2014)

A transferência dos documentos dos arqui-vos correntes para os arquivos intermediá-rios justifica-se pela diminuição do valor pri-mário dos documentos


47. (FCC – TRT 19º – Região – 2011)

Os valores mediatos dos documentos de ar-quivo opõem- se aos chamados valores

a) primários.b) permanentes.c) históricosd) eternos.e) secundários.

48. (FCC – TRE-RO – 2013)

No processo de avaliação, o valor primário atribuído aos documentos está associado

a) às referência: a fatos históricos.b) às razões pelas quais foram criados.c) à aquisição e extinção de direitos.d) à presença de sinais de validação.e) ao índice de pH neles encontrado.

49. (FCC – TRT 15ª Região – 2013)

A baixa frequência de uso e o fato de per-manecerem efetivos e válidos os encargos e disposições neles contidos justificam o en-caminhamento de determinados documen-tos para o

a) centro de memória.b) arquivo intermediário.c) setor de processamento técnico.d) serviço de expedição.e) departamento de triagem.

Instrumentos de Gestão

50. (FCC – TRE-SP 2012)

No processo de avaliação de documentos de arquivo, constitui instrumento de desti-nação

a) a tabela de temporalidade.b) o termo de eliminação.c) o quadro de arranjo.d) a lista de descarte.e) o guia de fontes.

51. (FCC – TRE-PR 2012)

A classificação arquivística prioriza, como critério de arranjo,

a) as dimensões e os formatos dos docu-mentos.

b) as patentes e os títulos dos signatários dos documentos.

c) o grau de sigilo imposto pelas autorida-des do órgão.

d) o estado de conservação dos suportes físicos.

e) as funções e atividades do órgão de ori-gem

52. (FCC – TJ/AP – 2014)

O encaminhamento dos documentos passí-veis de eliminação e daqueles submetidos a guarda temporária ou permanente, em decorrência de processo de avaliação, vem consignado em instrumentos de

a) notação.b) classificação.c) pesquisa.d) destinação.e) equivalência.



53. Julgue os itens a seguir:

I – (Cespe MTE 2014) Na avaliação de um grande volume de documentos de arquivo, a decisão sobre eliminação de um docu-mento e a consequente operacionalização são finais e irrevogáveis.

II – (Cespe CNJ 2013) A avaliação dos do-cumentos de arquivo é feita com base na tabela de temporalidade que, além dos prazos de guarda nas idades corrente e in-termediária, indica a eliminação ou guarda permanente dos documentos.

III – (Cespe BACEN 2013) A tabela de tempo-ralidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competen-te que permite gerenciar a massa documen-tal acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzi-dos ou recebidos por uma instituição

IV – (Cespe FUB 2014) A tabela de tempora-lidade de documentos de arquivo é o instru-mento de gestão arquivística responsável pela organização dos documentos.

V – (Cespe STF 2013) De acordo com uma tabela de temporalidade, a destinação final dos documentos de arquivo pode ser a digi-talização.


a) I, II e Vb) I e Vc) II, III e Vd) II e IVe) I, II e III

54. (Cespe – DPU – 2010)

O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquiva-mento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de

a) descarte.b) retenção.c) arquivamento.d) avaliação. e) classificação

55. (FCC – TRT – 3ª Região – 2015)

Os planos de classificação nos arquivos cor-rentes devem refletir

a) as tabelas de temporalidade adotadas pelo arquivo.

b) a autoria dos documentos.c) o estado de conservação dos documen-

tos.d) a posição da entidade produtora no or-

ganograma do sistema a que pertence.e) a organização e as funções da entidade

produtora.

56. (Consulplan – TRF 2ª Região – 2017)

Acerca da avaliação de documentos, assina-le a alternativa correta.

a) Deve incidir sobre unidades individuali-zadas de documentos.

b) A avaliação dos documentos de uma instituição efetiva-se na fase perma-nente.

c) A eliminação de documentos ocorre após o seu recolhimento ao arquivo in-termediário.

d) O trabalho de avaliar documentos exige a constituição de grupos ou comissões de avaliação. .

57. (FCC – TRE/CE – 2012)

A tabela de temporalidade é instrumento utilizado

a) no controle da expedição de documen-tos.

b) na organização dos documentos em es-tantes e prateleiras.

c) na restauração de documentos deterio-rados.

d) no processo de destinação dos docu-mentos.

e) na distribuição dos documentos por as-sunto.


58. (FCC – TRT 5ª Região – 2013)

Nas tabelas de temporalidade, demarca-se o período em que permanecem efetivas e válidas as disposições contidas nos docu-mentos, isto é,

a) sua data tópica.b) seu prazo de vigência.c) sua data crônica.d) sua tempestividade.e) suas datas-limite.

59. (FCC – TRT 11ª Região – 2012)

O instrumento que, uma vez aprovado pela autoridade competente, determina prazos para transferência, recolhimento, elimina-ção e mudança de suportes de documentos de arquivo é

a) o plano de destinação.b) a tabela de temporalidade.c) o plano de classificação.d) a planilha de avaliação.e) a lista de eliminação.

60. Julgue os itens a seguir:

I – (CESPE – CNPQ – 2011) A tabela de tem-poralidade de documentos independe da realização de classificação para avaliar os documentos de arquivo.

II – (Cespe – MTE – 2014) Caso seja neces-sária uma avaliação documental, deve ser criado o código de classificação de docu-mentos de arquivo.

III – (CESPE – STM – 2011) O código de clas-sificação é construído a partir da estrutura organizacional do órgão ou empresa em que ele vai ser aplicado, sendo uma repro-dução do organograma desse órgão ou des-sa empresa.

IV – (Cespe – MI – 2013) Os documentos de arquivo devem ser classificados a partir de um código ou plano de classificação de do-cumentos baseado nas funções e atividades desenvolvidas no órgão.

V – (Cespe STM 2011) Nos arquivos corrente e intermediário, os prazos de guarda dos do-cumentos devem ser expressos em anos ou pela indicação da vigência dos documentos.


a) II, III e Vb) I, II e Vc) IV e Vd) II, IV e V


Sabe-se que a avaliação constitui uma etapa da gestão de documentos. Entende-se por avaliação o(a)

a) sequência de operações que visa distri-buir em classes os documentos de um arquivo.

b) conjunto de procedimentos que visa à identificação documental e a elabora-ção de instrumentos de pesquisa.

c) processo relacionado à análise de do-cumentos, com vistas a estabelecer sua destinação em conformidade com os valores que lhes forem atribuídos.

d) conjunto de processos desenvolvidos por uma instituição para a atuação de suas competências específica

62. (FCC – TRE – PE 2011)

O processo de avaliação, a ser realizado pelo arquivista, deverá considerar a função pela qual cada documento foi criado, identifican-do os valores a ele atribuídos, segundo o seu potencial de uso. Terão guarda permanente aqueles documentos que tiverem um valor

a) terciário, quando as suas informações são consideradas importantes para pro-va, informação ou pesquisa.

b) primário, a eles atribuído levando-se em conta a sua utilidade para propósi-tos administrativos, legais e fiscais.

c) intrínseco, que possuem em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção e de suas assinaturas ou se-los.



d) secundário, tendo em vista o seu inte-resse para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados.

e) administrativo, no caso em que são re-conhecidos como garantia e fundamen-to de atos, fatos e acontecimentos.

Protocolo

63. (FCC – TRE-PR 2012)

Receber, registrar, distribuir e controlar a tramitação de documentos são encargos do

a) arquivo corrente.b) setor de reprografia.c) setor de protocolo.d) centro de processamento de dados.e) arquivo intermediário.

64. (Cespe – Telebrás – 2013)

Os procedimentos de registro e autuação de documentos são atividades do proto-colo. O registro consiste no cadastramen-to de documento recebido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autu-ação ocorre quando um documento passa a constituir um processo.


65. Dentre as rotinas de um serviço de protoco-lo inclui-se

a) escolher métodos de arquivamento para a documentação corrente.

b) lavrar certidões requisitadas por autori-dades competentes.

c) separar a correspondência ostensiva da correspondência de caráter sigiloso.

d) restaurar papéis em mau estado de conservação.

e) controlar consultas e empréstimos de documentos.

66. (FCC – Assembleia Leg. – MT – 2013)

Com relação às correspondências sigilosas que chegam à instituição, analise as afirma-tivas a seguir.

I – São abertas, registradas e distribuídas, em seguida, ao destinatário.

II – São abertas e encaminhadas ao arquivo para classificação e registro.

III – Não são registradas, mas distribuídas diretamente ao destinatário.

Assinale:

a) se somente as afirmativas II e III estive-rem corretas.

b) se somente a afirmativa II estiver correta. c) se somente as afirmativas I e II estive-

rem corretas. d) se somente a afirmativa III estiver cor-

reta. e) se todas as afirmativas estiverem corretas.

67. (ESAF- CVM – 2010)

Constituem atividades de protocolo, exceto:

a) separar a correspondência oficial da particular e distribuir a correspondên-cia particular

b) separar a correspondência ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários

c) interpretar e classificar a correspondên-cia, com base no plano de classificação da instituição, se existente.

d) ler a correspondência ostensiva e verifi-car a existência de antecedentes

e) atender aos pedidos de empréstimo de documentos das unidades administrativas.

68. (ESAF – DNIT 2013)

São atividades do protocolo, exceto:

a) o registro de documentos.b) a expedição de documentos.c) a classificação de documentos.d) a eliminação de documentos.


69. (FCC – TRT 17ª Região – 2004)

Ao setor de protocolo cabe, entre outras atribuições, receber os documentos e pro-mover

a) sua destinação e transferência.b) seu registro e movimentação.c) sua redação e classificação.d) seu recolhimento e arquivamento.e) sua certificação e encaminhamento

70. (FUNCAB – SESC-BA – 2013 – Arquivista)

Assinale a alternativa que apresenta apenas atividades desenvolvidas pelo protocolo.

a) recolhimento e certificação.b) registro e digitalização.c) recebimento e classificação.d) registro e arquivamento.e) sua distribuição e controle da tramitação.f) expedição.

71. (FCC – TRT 8ª Região – 2011)

O setor de protocolo recebe os documentos de uma instituição, encarregando-se de

a) sua descrição e difusão.b) sua avaliação e digitalização.c) seu diagnóstico e planejamento.d) seu descarte e acondicionamento.e) sua distribuição e tramitação.


I – (Cespe MTE 2014) Registro, recebimen-to, expedição e distribuição dos documen-tos de arquivo são atividades desenvolvidas pelo setor de protocolo.

II – (Cespe MC 2013) Todo documento que chega ao MC deve ser registrado no proto-colo, independentemente do documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal.

III – (Cespe FUB 2014) A correspondência particular que chega ao protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao seu des-tinatário.

IV – (Cespe CNJ 2013) Os elementos utiliza-dos para o registro de documentos nos ser-viços de protocolo são metadados desses documentos.

V – (Cespe Serpro 2013) A classificação de documentos é uma rotina do setor de pro-tocolo.


a) I e IIb) II, IV e Vc) III, IV e Vd) I, IV e V

Procedimentos Administrativos

73. (FCC – 2012 – TRT – 6ª Região (PE))

Atos, medidas e diligências que devem ser executados e cumpridos para o andamento de um processo constituem a chamada

a) ordenação cronológica.b) codificação.c) burocracia.d) sucessão arquivística.e) tramitação.

74. (FCC – TRE-SP 2012)

Quando se reúnem documentos de nature-za diversa em razão das imposições de de-terminada ação administrativa ou judicial, forma-se conjunto materialmente indivisí-vel conhecido por

a) maço.b) dossiê.c) caixa-arquivo.d) pasta.e) processo.

75. (Cespe – TSE – 2007)

Uma das espécies documentais mais uti-lizadas nos órgãos do Poder Judiciário é o processo. É comum a juntada de proces-sos, que pode ocorrer por anexação ou por apensação. A juntada por anexação significa



a) a união provisória de um ou mais pro-cessos a um outro processo, desde que pertencentes à atividade-meio.

b) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais relati-vas a um mesmo interessado.

c) a união provisória de um ou mais pro-cessos a um processo mais antigo, des-tinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.

d) a união definitiva de um ou mais pro-cessos a um outro processo (considera-do principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que conte-nham o mesmo assunto

Empréstimo


A função da guia-fora é

a) separar os documentos dentro de uma pasta.

b) transferir os documentos para o arqui-vo permanente.

c) facilitar o rearquivamento dos docu-mentos e a cobrança das pastas não de-volvidas no prazo estipulado.

d) garantir o acesso restrito aos documentos.

77. (Cespe – ANEEL – 2010)

O emprego da guia-fora objetiva o rearqui-vamento dos documentos, sendo utilizada no caso de empréstimo de documentos.


78. (FCC TRE -SP 2012)

A remoção temporária de um documento é assinalada, no arquivo, por meio de

a) jaqueta.b) microficha.c) guia-fora. d) etiqueta. e) clipe.

Métodos de Arquivamento

79. (Cespe DPU)

Considere que os documentos de um deter-minado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adota-do denomina-se

a) por assunto.b) onomástico.c) geográfico.d) ideográfico.e) alfabético.


Acerca do método geográfico de arquiva-mento, assinale a alternativa correta.

a) O principal elemento a ser considerado é o nome.

b) É um método do sistema direto.c) Quando se organiza o arquivo por esta-

dos, as capitais devem ser alfabetadas por último.

d) Quando se organiza o arquivo pelo nome das cidades, deve haver um des-taque especial para as capitais.

e) Quando se organiza o arquivo pelo nome do país, não há a necessidade de dispô-los em ordem alfabética.

81. (FCC – TRF 2ª Região – 2012)

Quando os documentos recebem números sequenciais à medida que dão entrada na instituição ou no arquivo, sendo armazena-dos de acordo com essa sucessão numérica, seu acesso fica condicionado à existência de

a) índice alfabético remissivo.b) tabela de equivalência.c) guia-fora.d) relação de transferênciae) relação de recolhimento.


82. (FCC – TRT 23ª Região – 2011)

Ao ordenar os documentos de acordo com a disposição numérica atribuída aos docu-mentos em sua sucessão temporal, adota--se o sistema

a) dígito-terminal.b) dicionário.c) numérico cronológico.d) decimal.e) enciclopédico.

83. (FCC – TRE-PB 2007)

Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:

COMUNICAÇÕES

Correios

Internet

Rádio

Telex

MATERIAL

Aquisição

Baixa

ORÇAMENTO

Despesa

Receita

PESSOAL

Admissão

Dispensa

Férias

Gratificações

Licenças

Trata-se do método

a) enciclopédico.b) dicionário.c) unitermo.d) duplex.

84. (Consulplan – Assistente Adm. INB – 2006)

A natureza dos documentos a serem arqui-vados e a estrutura da entidade é que de-termina o:

a) Conjunto de classificaçõesb) Método de arquivamento.c) Sistema de notaçõesd) Descarte de projeçõese) Instrumento de pesquisa

85. (Cesgranrio FUNASA 2009)

O arquivo nosológico de um hospital no Es-tado do Tocantins organiza sua documenta-ção por meio do método de indexação co-ordenada, visando a otimizar a recuperação da informação, como neste exemplo. Quais são os documentos que tratam, ao mesmo tempo, do assunto paciente com diabete, hipertensão e glaucoma?

a) 111 e 94b) 120 e 118c) 150 e 249d) 169 e 70e) 186 e 116

86. (Cespe – Antaq – 2005)

Os métodos de arquivamento decimal e du-plex necessitam de adoção de um índice al-fabético.





A respeito do método variadex, assinale a alternativa correta.

a) É um tipo de método cronológico.b) Utiliza as cores como elementos auxi-

liares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos.

c) É baseado no sistema decimal.d) Agrupa os assuntos, permitindo uma

abertura ilimitada de classes.e) Dispõe os documentos na ordem dicio-

nária.

88. (FCC – TRT – 3ª Região – 2009)

Os métodos diretos de arquivamento

a) baseiam-se em sistemas numéricos.b) dispensam o uso de instrumentos de lo-

calização.c) supõem a indexação coordenada.d) só podem ser utilizados em empresas

privadas.e) dependem de recursos informatizados

89. O método ideográfico é aquele que permite a recuperação da informação de acordo com:

a) o nomeb) o local;c) o número do documentod) o assuntoe) o país.

90. Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:

AdmissãoAquisiçãoBaixaCorreiosDespesaDispensaFériasGratificaçõesInternetLicenças

RádioReceitaTelexTrata-se do método

a) enciclopédico.b) dicionário.c) unitermo.d) duplex.e) dígito-terminal.

91. (Funiversa – Embratur – 2011)

Assinale a alternativa que apresenta um método de arquivamento do sistema direto

a) numérico simplesb) dígito-terminalc) alfabéticod) unitermo

92. (Cesgranrio – IBGE 2010)

A organização de documentos em arquivos pode obedecer a uma variedade de mé-todos. Quando o elemento principal a ser considerado é a procedência ou o local, o melhor método para organização é o geo-gráfico. A esse respeito, nas correspondên-cias trocadas com outros países, como Por-tugal, aparecem os seguintes nomes:

1 – José de Oliveira – Lisboa

2 – Maria Albuquerque – Coimbra

3 – Manoel Ferreira – Aveiros

4 – Augusto Silveira – Porto

Por meio do método geográfico, ficam eles organizados na seguinte ordem:

a) 1 , 2 , 3 , 4b) 1 , 3 , 2 , 4c) 2 , 3 , 1 , 4d) 3 , 1 , 2 , 4e) 3 , 2 , 1 , 4


93. (Cespe – ANAC – 2009)

Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, re-latórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arqui-vamento por assunto.


94. (Consulplan – TRF 2ºRegião – 2017)

“__________________ é o método de ordenação de documentos que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes.” Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior.

a) Variadex b) Alfabético c) Ideográfico d) Enciclopédic

95. (Cesgranrio – BNDES – 2009)

A necessidade de reduzir erros, no arquiva-mento de grande volume documental que utiliza o número como elemento principal, orientou o surgimento do método dígito terminal, em que os documentos são nume-rados sequencialmente, e os números dis-postos em três grupos de dois dígitos cada um (grupos: primário, secundário e terciá-rio). Nesse método, os dossiês com os nú-meros abaixo ficam organizados na ordem:

1. 034899

2. 306218

3. 482920

4. 557718

5. 513120

a) 1,3,4,2,5b) 2,4,3,5,1c) 3,2,1,5,4d) 3,5,4,2,1e) 4,5,3,1,2

96. (Esaf – MF – 2012)

Quando eu preciso de um método de orde-nação de documentos simples e direto para a pesquisa não depender de um índice auxi-liar, posso utilizar o método

a) Unitermo.b) Numérico.c) Duplex.d) Decimal.e) Alfabético

97. (FUNCAB – SUDECO – 2013)

Considere os nomes a seguir:

1. Alberto Soares Júnior

2. João Castelo Branco

3. Everaldo Santo Cristo

4. Dr.Alexandre Silva

5. Maria Cardoso Silva

O nome arquivado corretamente, segundo o método alfabético, é:

a) Júnior,Alberto Soaresb) Branco, João Casteloc) Santo Cristo, Everaldod) Silva, Dr.Alexandree) Cardoso Silva, Maria

98. (FCC – TRE-SP 2012)

A fim de facilitar sua consulta, os prontuá-rios dos servidores de um órgão público são armazenados em pastas suspensas e orde-nados pelo método alfabético. Considere os nomes dos funcionários abaixo relacio-nados e indique a sequência em que devem ficar seus respectivos prontuários.

I – Jair de Moraes Neto

II – Odair de Morais

III – José de Morais Filho

IV – Antônio de Moraes Carvalho

V – Joaquim da Silva Moreira

VI – Carlos Moura



VII – Beatriz Moreira

VIII – Ana Beatriz Moreira de Morais

a) VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.b) IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.c) VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.d) II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.

Arquivos Permanentes


Entre os procedimentos que correspondem ao Arquivo Permanente, está diretamente relacionado à elaboração dos instrumentos de pesquisa o(a)

a) tabela de temporalidade.b) descrição.c) avaliação.d) protocolo.

100. (Consulplan – TRF2ª Reg – 2017)

A técnica de restauração de documentos, que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer face de uma folha com o uso de cola metilcelulose a fim de conferir-lhe maior resistência física, refere-se à(ao):

a) Lux. b) Velatura. c) Reencolagem. d) Encapsulação.


Os documentos públicos de guarda perma-nente possuem como sustentação de base do seu arranjo

a) a estrutura e o funcionamento da insti-tuição produtora.

b) as principais tipologias documentais da instituição.

c) o perfil da totalidade dos usuários da instituição custodiadora.

d) a estrutura e o funcionamento da insti-tuição custodiadora.

102. (Cespe – TRE-MS – 2013)

A embalagem de guarda de um documento, com o fim de preservação e acesso, deno-mina-se

a) encolagem.

b) acondicionamento.c) armazenamento.d) aditamento.e) amostragem

103. (FCC – 2012 – TRT – 11ª Região)

No processo de conservação preventiva de documentos textuais manuscritos, datilo-grafados ou impressos, convém:

a) protegê-los com capas plásticasb) deixar ligado ininterruptamente o siste-

ma de ar condicionado.c) manter a umidade relativa entre 55 e

70%.d) equilibrar a temperatura ambiente en-

tre 20 e 25 °C.e) arejar o ambiente com ozônio

104. (FCC – 2010 – TRT – 8ª Região)

Um dos procedimentos mais eficazes para preservar documentos é a retirada de poei-ra e outros resíduos estranhos que neles se acumulam. Tal prática é conhecida como

a) obturação. b) varredura.c) fumigação.d) liofilização.e higienização.

105. (FCC – TRT – 6ª Região – 2012)

Conforme Ingrid Beck, a restauração de do-cumentos de arquivo é recurso que deve ser postergado em favor de ações de

a) obturação.b) reenfibragem.c) conservação preventiva.d) reforço de bordos.e) encapsulação


106. (FCC – 2012 – TRT – 11ª Região)

Quando o documento, depois de colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva de duplo revestimento, continua solto e sem aderir ao plástico, diz-se que foi submetido à téc-nica de proteção conhecida como

a) plastificação.b) laminação.c) encapsulação.d) reintegração.e) ensacamento.

107. (FCC – TRE- PB – 2007)

Para um eficiente programa de conservação preventiva, é preciso

a) preencher as falhas dos documentos com polpa de papel.

b) promover a digitalização dos documen-tos por processo fotostático.

c) aumentar o grau de acidez e oxidação dos documentos em suporte-papel.

d) evitar oscilações acentuadas de tempe-ratura e umidade nos depósitos de do-cumentos.

e) plastificar os documentos avulsos, ini-bindo a penetração de raios ultraviole-tas

108. (FCC – 2011 – TRT – 19ª Região)

Na medição da umidade relativa do ar, uti-liza-se o

a) barômetro.b) higrômetro.c) termômetro.d) pirômetro.e) anemômetro.

109. (FCC – 2014 – TRT 13ª).

Dentre os equipamentos importantes para a higienização dos documentos e a remoção de partículas sólidas, recomenda-se

a) o termoigrômetro.

b) a máquina obturadora de papel.c) o negatoscópio.d) a mesa de sucção.e) o deionizador.

110. (Consulplan TRT – 13ª Região 2012)

A respeito dos agentes de deterioração de acervos arquivísticos e bibliográficos, Cas-sares (2000, p. 14.) explica que “para faci-litar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deterioração em fatores ambientais, fatores biológicos, intervenções impróprias, agen-tes biológicos, furtos e vandalismo." São fatores ambientais de deterioração de acer-vos arquivísticos e bibliográficos, EXCETO:

a) Temperatura.b) Umidade relativa do ar.c) Radiação da luz.d) Qualidade do ar.e) Acondicionamento.

Automação

111. (FUNCAB – Pref. Aracruz-ES / 2012 – Ar-quivista)

Considere as seguintes afirmativas acerca da microfilmagem e da digitalização dos do-cumentos arquivísticos.

I – A digitalização permite que a instituição elimine completamente seus arquivos em suporte papel.

II – Após microfilmagem, os documentos considerados de valor secundário podem ser eliminados.

III – A microfilmagem possui legislação es-pecífica, que regulamenta o conjunto de suas atividades.

Assinale a alternativa correta.

a) Somente a afirmativa I é verdadeira.b) Somente as afirmativas I e II são verda-

deiras.



c) Somente as afirmativas I e III são verda-deiras.

d) Somente as afirmativas II e III são ver-dadeiras.

e) Somente a afirmativa III é verdadeira.

112. (Quadrix – CRO PR – 2016)

O Decreto nº 1.799/96 regulamenta a Lei nº 5.433/68, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providên-cias. Esse decreto estabelece em seu art. 1º que a microfilmagem, em todo o território nacional, autorizada pela lei supracitada, abrange a dos documentos oficiais ou públi-cos, de qualquer espécie e em qualquer su-porte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legisla-tivo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Mu-nicípios, bem como a dos documentos par-ticulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Assinale a alternativa incorreta a respeito da microfilmagem de documentos oficiais.

a) Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a le-gibilidade e a qualidade de reprodução.

b) O armazenamento do filme original de-verá ser feito no mesmo local de seu fil-me cópia.

c) A microfilmagem de documentos de-pende de prévia organização do acervo.

d) Será obrigatória, para efeito de segu-rança, a extração de filme cópia, do fil-me original.

113. (ESAF – MF – 2012)

Acerca dos documentos digitais, assinale a opção correta.

a) Os documentos digitais devem ter uma tabela de temporalidade própria.

b) Os documentos digitais, por sua nature-za e facilidade de acesso, não precisam ser classificados.

c) Os documentos digitais não devem ser eliminados.

d) Os documentos digitais devem ser con-templados nos programas de gestão de documentos.

114. (ESAF – ANA -2009)

A obsolescência de hardware e software é resolvida com

a) migração.b) reformataçãoc) dublin core d) EADe) MARC

115. (Cespe – STF – 2013)

A definição de um formato para os docu-mentos de arquivo digitais é uma importan-te medida para a preservação a longo prazo desses documentos.


116. (Quadrix – CRO – PR 2016)

Considere as afirmações a seguir, com rela-ção à elaboração e ao arquivamento de do-cumentos em meios eletromagnéticos.

I – Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para códi-go digital.

II – Os meios de armazenamento dos do-cumentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e des-truição não autorizados.

III – O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confi-dencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.

De acordo com a Lei nº 12.682/12, que dis-põe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéti-cos, é correto o que se afirma em:


a) III, somente.b) I e II, somente.c) I e III, somente.d) todas.e) II e III, somente.

117. (Quadrix – Dataprev – 2012)

Qual alternativa melhor define o significado e a função do e-Arq Brasil, documento pu-blicado em 2011 pelo Conselho Nacional de Arquivos?

a) Trata-se de um manual de procedimen-tos para a informatização da produção documental em órgãos públicos

b) Aborda, principalmente, a questão da disponibilização de acesso online aos arquivos públicos de âmbito federal, es-tadual e municipal

c) Constitui-se um caderno de requisitos téc-nicos que objetiva garantir a preservação digital do patrimônio arquivístico brasileiro

d) É um modelo de requisitos para siste-mas informatizados de gestão arqui-vística de documentos e estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)

118. (FCC – 2012 – TRF – 2ª REGIÃO)

Uma política de conservação de documentos públicos armazenados em sistema informati-zado de gestão depende, entre outros fatores,

a) da manutenção dos metadados dos do-cumentos eliminados.

b) da utilização constante da memória ter-ciária, evitando as redes de dados para acesso às informações.

c) de migrações preventivas, sempre que se tornar patente a obsolescência do padrão utilizado.

d) da capacidade de criar normas específi-cas, evitando padrões nacionais e inter-nacionais.

e) do uso de estruturas proprietárias, mais eficientes nos processos de codificação de dados.

Gestão de Documentos

119. (Cespe – PRF – 2012)

A gestão de documentos envolve operações técnicas como produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.


120. (Cespe – MPU – 2010)

A produção, uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes ativi-dades de protocolo: recebimento, classifica-ção, registro, distribuição dos documentos


121. (Cespe FUB 2014)

A fase intermediária é prescindível na im-plementação do programa de gestão de do-cumentos.


122. (Cespe TCE ES 2013)

No programa de gestão de documentos, a listagem de eliminação de documentos é elaborada na fase:

a) classificação de documentos.b) destinação de documentos.c) seleção de documentos.d) expurgo de documentos.

123. (TJ-AL-2012)

A fase da gestão de documentos que compre-ende a elaboração do instrumento de classifi-cação dos documentos de arquivo é a da:

a) destinação. b) difusão.c) utilizaçãod) criação.e) produção.



124. (ESAF – DNIT 2013)

A fase do programa de gestão de documen-tos onde ocorre a eliminação de documen-tos é conhecida como

a) conservação de documentos.b) destinação de documentos.c) produção de documentos.d) utilização de documentos.

Gabarito: 1. D 2. C 3. B 4. E 5. C 6. D 7. C 8. E 9. D 10. C 11. B 12. B 13. D 14. B 15. C 16. A 17. C 18. B 19. D 20. E 21. D 22. D 23. F 24. V 25. V 26. V 27. C 28. F 29. C 30. B 31. E 32. D 33. C 34. B 35. E 36. B 37. D 38. A 39. C 40. D 41. E 42. C 43. C 44. A 45. D 46. V 47. E 48. B 49. B 50. A 51. E 52. D 53. E 54. E 55. E 56. D 57. D 58. B 59. B 60. C 61. A 62. C 63. C 64. V 65. C 66. D 67. E 68. D 69. B 70. C 71. C 72. E 73. E 74. E 75. D 76. C 77. V 78. C 79. C 80. B 81. A 82. C 83. A 84. B 85. A 86. V 87. B 88. B 89. D 90. B 91. C 92. B 93. F 94. A 95. B 96. E 97. C 98. B 99. B 100. B 101. A 102. B 103. B 104. E 105. C 106. C 107. D 108. B 109. D 110. E 111. E 112. B 113. D 114. A 115. V 116. E 117. D 118. C 119. V 120. F 121. F 122. B 123. B 124. B

arquivologia prof. darlan eterno · curavam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita,...

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