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Técnico Judiciário – Área Administrativa

Arquivologia

Prof. Darlan Eterno

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Arquivologia

Professor Darlan Eterno


Edital

ARQUIVOLOGIA: Técnicas de arquivamento: classificação, organização, arquivos correntes e protocolo.

BANCA: FCC

CARGO: Técnico Judiciário – Área Administrativa


Sumário

1. Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2. Arquivos – Conceitos e Definições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

2.1. Finalidade dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

2.2. Função dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

2.3. Classificação dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

a) Natureza dos documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

b) Extensão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

c) Estágios de evolução:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

d) Entidades mantenedoras: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

2.4. Princípios Arquivísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

3. Arquivos x Bibliotecas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

4. Classificação dos documentos de arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

a) Quanto ao gênero: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

b) Quanto à natureza do assunto: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

c) Quanto à espécie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

d) Quanto ao tipo (tipologia) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

5. Teoria das Três Idades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

6. Arquivos Correntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

6.1. Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

6.1.1. Rotinas de Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

6.1.2. Procedimentos Administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

6.2. Avaliação de Documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

Tabela de Temporalidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

6.3. Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20


6.3.1. Arquivamento de Documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

Plano de classificação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

Operações de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

Métodos de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

Sistemas de Busca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Regras de Alfabetação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

7. Empréstimo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

8. Arquivos Intermediários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

9. Órgãos /Sistemas de Arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

10. Recortes da Legislação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

11. Exercícios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

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Arquivologia

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

1. Introdução

A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das ações e de fatos da vida humana para fins e prova e de informação. As sociedades antigas pro-curavam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc.

Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de re-produção e difusão, aliados a burocratização da máquina administrativa colaboraram para o gigantesco aumento da informação. Este fenômeno, denominado “explosão informacional”, in-fluenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivísti-ca cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas.

2. Arquivos – Conceitos e Definições

Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº. 8.159/91). Assim sendo, pode--se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os docu-mentos de arquivo possuem as seguintes características:

a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em deter-minado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material;

b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.

c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.

d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto.

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e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função "única" que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

O termo arquivo é polissêmico, e denota não apenas um conjunto de documentos resultantes de atividades, podendo ainda ser utilizado com outros significados comumente cobrados em provas, quais sejam:

a) mobiliário: móvel destinado à guarda de documentos.

Exemplo: estantes e armários.

b) setor: instalação física, na qual funciona o arquivo.

Exemplo: Setor de arquivo do Ministério do Meio Ambiente, da Agência Nacional de Águas, etc.;

c) entidade: instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técni-co, a conservação e o acesso aos documentos;

Exemplo: Arquivo Público Municipal de Indaiatuba, Arquivo Público do Estado de Goiás, Arquivo Público do DF e Arquivo Nacional.

2.1. Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da insti-tuição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução.

2.2. Função dos Arquivos

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua res-ponsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.

2.3. Classificação dos Arquivos

a) Natureza dos documentos

Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado. O arquivo espe-cial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu arma-zenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resul-tantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.

TRT-AM/RR – Arquivologia – Prof. Darlan Eterno


b) Extensão

Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da institui-ção, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.

c) Estágios de evolução:

Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e perma-nentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três idades. A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte maneira:

a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, consti-tuam objeto de consultas freqüentes.

b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos pro-dutores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhi-mento para guarda permanente.

c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e in-formativo que devem ser definitivamente preservados.

d) Entidades mantenedoras:

Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser dividi-dos em:

a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal, s. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídi-cas, em decorrência de suas atividades. (lei nº. 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comer-ciais, institucionais, pessoais.

Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também po-dem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arqui-vos, segue abaixo, quadro resumo:

Quadro Resumo – Classificações dos Arquivos

Classificações dos arquivos Definição/Exemplos

Entidade Mantenedora Publico ou Privados

Estágios de EvoluçãoCorrenteIntermediário Permanente

Extensão ou Abrangência Setorial ouCentral/Geral

Natureza dos Documentos EspecialEspecializado


2.4. Princípios Arquivísticos

A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso.

(A) Princípio da organicidade

A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrên-cia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais.

(B) Princípio da unicidade

Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

(C) Princípio da proveniência (respeito aos fundos)

Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coleti-va, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado fundamental para a organização dos documentos de arquivo.

(D) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípio da santidade)

Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo.

(E) Princípio da pertinência

Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.

(F) Princípio da reversibilidade

Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos.

(G) Territorialidade (Proveniência Territorial)

Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser con-servados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos



3. Arquivos x Bibliotecas

Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:

Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca

Características Arquivo Biblioteca

Tipo de Suporte/Quantitativo de Exemplares

Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias. Ou seja, em regra os do-cumentos de arquivos possuem exemplares únicos, mas no caso de haver obrigações recíprocas como, por exemplo, em um con-trato, podem haver quantas vias (cópias) quanto o número de pes-soas envolvidas nesta operação.

Apresentam-se em exemplares múltiplos, ou seja, uma mesma obra é criada em vários exem-plares e pode estar presente em mais de uma biblioteca.

Entrada de documentos

Acumulação natural: são produzidos em decorrência do desempenho das atividades administrativas da instituição.

Os livros ingressam á biblioteca por meio da compra, permuta e doação.

Tipo de conjunto Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem.

Coleções que são reunidas pelo conteúdo.

Finalidade (origem) funcional, administrativa cultural, técnica e científica.

Tipo de Classificação Baseia-se nas atividades da instituição

Utiliza-se de procedimentos predeterminados

4. Classificação dos documentos de arquivo

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:

a) Quanto ao gênero:

• textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios;

• sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fono-gráficos. Ex: cd’s de música , fitas K7;

• cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis;


• filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de ima-gem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas vide-omagnéticas;

• iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex: fotografias , negativos, diapositivos (slides), gravuras, de-senhos;

• micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de ima-gens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela;

• informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, disco rígido, arquivo do Excel.

b) Quanto à natureza do assunto:

• ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso.

• sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da invio-labilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

c) Quanto à espécie:

Espécie documental a “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício, portaria, ata.

d) Quanto ao tipo (tipologia)

De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. Ex: Ata de reu-nião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo:

Espécie Documental Função (Atividade) Tipologia

Boletim Ocorrência Boletim de Ocorrência

Certidão Nascimento Certidão de Nascimento

e) Quanto à forma:

Diz respeito ao “estágio de preparação e de transmissão de documentos. Este pode se apresen-tar em forma de original, cópia ou de minuta (original reduzido).



f) Quanto à formato

“ Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confecciona-do”

Quadro Resumo – Classificação dos Arquivos

Classificações dos documentos Definição Exemplos

Gênero

Configuração que assume um do-cumento de acordo com o sistema de signos empregados na sua co-municação

Textual, sonoro, iconográfico, fil-mográfico, audiovisual cartográfi-co, micrográfico e informático

Natureza do Assunto - Ostensivo e sigiloso

Espécie

Configuração que assume um do-cumento de acordo com a disposi-ção e a natureza das informações nele contidas

Memorando, Ofício e contrato

TipologiaConfiguração que assume uma es-pécie documental, de acordo com a atividade que a gerou

Termo de Posse, Contrato de Locação

Forma Estágio de preparação e de transmissão de documento

Original, cópia, minuta e croqui.

Formato

a configuração física de um supor-te, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. No meio digital também se incluem extensões, como por exemplo, RTF, JPEG.

Livro, caderno, fita e disco, folha, diapositivo.

5. Teoria das Três Idades

É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora.

Valores Documentais

O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documen-tal: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência,


o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essen-ciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa).

Idades Documentais

a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documen-tos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros seto-res da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.

b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por do-cumentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses docu-mentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalida-de de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os arquivos aguardam a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.

c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documen-tos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor his-tórico, probatório e informativo – e por esta razão jamais poderão ser eliminados. Os do-cumentos desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado (liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato constitutivo); sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente.

Esquema Representativo – Teoria das Três Idades

Arquivo Intermediário

Arquivo Permanente

*Transferência *Recolhimento

*Recolhimento

Valor Primário Valor Secundário

Arquivo Corrente

Operações de destinação:*transferência: passagem de documentos à fase intermediária*recolhimento: passagem de documentos à fase permanente

6. Arquivos Correntes

Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de de-



cisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenha-das nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação.

6.1 Protocolo

Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o con-trole de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança.

6.1.1 Rotinas de Protocolo

Para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:

• recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilo-sos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da aná-lise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento re-cebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

• registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.

• autuação: refere-se a criação de processo.

• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é exe-cutada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.

• movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos respec-tivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.

• controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documen-to dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de proto-colo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação.

6.1.2 Procedimentos Administrativos

Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos ad-ministrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada cor-respondência.


6.1.2.1 Processo

6.1.2.1.1 Definição

Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sen-do organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

6.1.2.1.2 Abertura (atuação)

Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacio-nado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação reque-rer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas.

A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma peça preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. Nos pro-cessos digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema informatizado.

6.1.2.1.3 Operações

A) Desentranhamento

É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentra-nhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado, sendo necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para registrar esta operação.

O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.

B) Juntada

È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade corres-pondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada por meio da anexação ou apensação.

Juntada por anexação – é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.

No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:

Processo Principal Processo Acessório

Aquisição de Material Prestação de Contas

Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença



Juntada por apensação – é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal.

C) Desapensação

Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo(s).

6.2 Avaliação de Documentos

Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer critérios para realizar a avaliação dos documentos.

Tabela de Temporalidade

Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão mul-tidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela de tem-poralidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de iguarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente, bem como a alteração de suporte.

A tabela de temporalidade possui as seguinte características:.

• fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais do-cumentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição;

• é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores respon-sáveis pelos setores da instituição.

• para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autori-dade competente.

• ao prazos se baseiam na legislação em vigor.

Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor. Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim não se pode afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornarão de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de do-cumentos.


Figura 2 – Recorte de Tabela de Temporalidade – Resolução nº 14/2001 do Conarq

ASSUNTOPRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕESFASE

CORRENTEFASE INTER-MEDIÁRIA

001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATI-VA PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS

Enquanto vigora 5 anos Guarda

permanente

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 5 anos 9 anos Guarda

permanente

010 ORGANIZAÇÃO E FUN-CIONAMENTO

Enquanto vigora 5 anos Guarda

permanente

6.3 Arquivamento

6.3.1 Arquivamento de Documentos

O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pastas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem; esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação.

Plano de classificação

Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação.

Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado pelo Poder Executivo Federal

Modelo de Plano de Classificação

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO012 COMUNICAÇÃO SOCIAL034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL



Operações de Arquivamento

Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:

• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento.

• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.

• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.

• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquiva-mento adotado: letras, números, cores.

• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escani-nhos.

• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

Métodos de Arquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem orde-nados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento.

A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos forem necessários para bem organizar seus documentos.

Pode-se dividi-los em duas classes:

a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abor-dará somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros..

• variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos. Cada seqüência de letras recebe uma cor específica.

Ex: sequência a,b,c,d,e.............prata sequência f,g,h,i,j................ouro

b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação.

• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de busca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes crité-rios: por estado, país ou cidade.


• numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cronológico e dígito-terminal.

Simplesos documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.

Cronológico utiliza número e data como forma de localização da informação.

Dígito-terminal

os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da seqüência se dá da direita para a esquerda. Ex: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.

• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divi-de-se em:

• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordena-ção enciclopédica.

Dicionário Enciclopédico

• Assuntos isolados são dispostos alfabetica-mente conforme a seqüência das letras

Exemplo:Sistemas de arquivosSistemas de bibliotecaSistemas de processamento de dadosVenda de publicações

• Assuntos correlatos são agrupados sob títu-los gerais e dispostos alfabeticamente.

Exemplo:Sistemas

de arquivosde bibliotecade processamento de dados

Venda de publicações

• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e unitermo.

Decimal Duplex

• Expansão limitada de classes (10), • As subdivisões são representadas por

“pontos”. Ex: 211 Cursos 211.1 Extensão 211.2 Formação

• Expansão ilimitada de classes, • As subdivisões são representadas por

“traços”. Ex: 2-1-1 Cursos 2-1-1-1 Extensão 2-1-1-2 Formação

• Unitermo

Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos documentos que contêm a palavra nela registrada.



Sistemas de Busca

A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e por meio do sistema indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxi-liares.

Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto, adotam índices para a localização dos documentos.

Além destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O método al-fanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca.

Regras de Alfabetação

Para ordenar os documentos pelo método alfabético, devem ser utilizadas as regras de alfabe-tação descritas abaixo:

I. Nomes brasileiros

a) Nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Exemplo:Felipe Ferreira LimaAndré Silva Araújo

Ordena-se:Araújo, André SilvaLima, Felipe Ferreira

Quando houver sobrenomes iguais, prevalecerá a ordem alfabética dos prenomes:

Exemplo:Patrícia Pereira = Pereira, PatríciaGilmar Pereira = Pereira, Gilmar

Ordena-se:Pereira, GilmarPereira, Patrícia

b) Sobrenomes compostos de adjetivo e substantivo ou ligados por hífen não se separam. Os sobrenomes compostos por São, Santa ou Santo seguem a mesma regra:

Exemplo:Heitor Villa- LobosFernando Monte VerdeRicardo São Pedro

Ordena-se:Monte Verde, FernandoSão Pedro, RicardoVilla – Lobos, Heitor

c) Iniciais abreviadas de prenomes têm precedência às demais na ordenação, no caso de sobrenomes iguais.

Exemplo:César Lima Carlos LimaC. Lima

Ordena-se:Lima, C.Lima, CarlosLima, César


d) Os títulos ou cargos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses:

Exemplo:Ministro Thomaz BastosDoutor Fernando RochaGeneral Paulo Pereira

Ordena-se:Bastos, Thomaz (Ministro)Pereira, Paulo (General)Rocha, Fernando (Doutor)

e) Artigos e preposições não são considerados na alfabetação.

Exemplo:Natália Rocha d’AndradeCláudio de Lima SousaAndré Silva dos Anjos

Ordena-se:Andrade, Natália Rocha d’Anjos, André Silva dosSousa, Cláudio de Lima

f) Sobrenomes que fazem parte do grau de parentesco são considerados parte do último sobrenome e por isso não se separam.

Exemplo:Daniel Ferreira NetoFelipe Camargo Filho

Ordena-se:Camargo Filho, FelipeFerreira Neto, Daniel

II. Nomes estrangeiros:

a) Em geral, nestes nomes considera-se último sobrenome e depois o prenome.

Exemplo:Paul MüllerMichel Duchein

Ordena-se:Duchein, MichelMüller, Paul

b) Os nomes hispânicos são alfabetados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.

Exemplo:Juan Gutierrez Salazar Pablo Molinero Puentes

Ordena-se:Gutierrez Salazar, JuanMolinero Puentes, Pablo

c) Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são registrados como se apresentam.

Exemplo:Lao Xing XiangAkiko Yamamoto Sato

Ordena-se:Akiko Yamamoto SatoLao Xing Xiang



III. Nomes de eventos são mantidos como se apresentam. Os numerais são colocados ao final, entre parênteses.

Exemplo:Quinta Conferência de AdministraçãoIII Congresso Nacional de Arquivologia2º Congresso Brasileiro de Arquivologia

Ordena-se:Conferência de Administração (Quinta)Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º)Congresso Nacional de Arquivologia (III)

IV. Nomes de empresas são mantidos como se apresentam. Não se consideram, na ordenação, os artigos e preposições que compõe estes nomes.

Exemplo:O Barateiro

PetrobrásEl País

Ordena-se:Barateiro (O)EmbratelPaís (El)

7. Empréstimo

No arquivo a atividade de empréstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, deno-minado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades: a cobrança de pastas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rear-quivamento de documentos.

8. Arquivos Intermediários

Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumulado-ra; no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produ-zidos. Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazena-mento, eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas de segurança para a prevenção de desastres.

Atividades

Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades:

• coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos en-viados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas:


• atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem solicitados

• aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destina-ção estabelecida.

• seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que serão recolhidos á guarda permanente

• recolhimento (envio) de documentos à fase permanente.

9. Órgãos /Sistemas de Arquivo

De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/siste-mas de arquivo:

a) Arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.

“Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos docu-mentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei 8.159/91)”

b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e privados. O Conarq é o órgão central do SINAR.

“O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Na-cional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.(Art. 1º do Decreto 4073/2002)”

c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacio-nal de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02.

“O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e priva-dos, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. .(Art. 10 do Decreto 4073/2002)”



10. Recortes da Legislação

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO IDISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arqui-vos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e interme-diária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

CAPÍTULO IIDOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exer-cício de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimen-to de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimenta-ção, constituam objeto de consultas freqüentes.


§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou reco-lhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de com-petência.

Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis

Decreto nº 4073, de 3 de Janeiro de 2002 – Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos

e privados.

CAPÍTULO IIIDOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I – produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Fede-ral e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; (..)

III – produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;

IV – produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituí-do pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991.


Questões

1. (FCC – TRT – 19ª Região – 2011) Ao con-trário dos museus, bibliotecas e centros de documentação, que formam seus acervos a partir do mecanismo da coleção, os docu-mentos de arquivo são reunidos por proces-so de

a) sucessão.b) alienação.c) reintegraçãod) acumulação.e) prescrição.

2. Assinale a alternativa incorreta

a) (CNJ 2013) O arquivo do CNJ refere-se à acumulação ordenada dos documentos que surgem como resultado da realiza-ção da missão ou dos objetivos dessa instituição

b) (Cespe TCE/RO 2013) A presença de peças tridimensionais em um conjunto documental indica que o material anali-sado não é um arquivo.

c) (Cespe MDIC 2014) Os arquivos gerais são localizados nas unidades político--administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos corren-tes.

d) (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o servi-ço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processa-mento técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos arquivos.

3. (FUNCAB – SESC-BA – 2013 – Arquivista) Com relação à abrangência de sua atuação, os arquivos setoriais são aqueles que:

a) recebem os documentos permanentes de diversos órgãos da instituição.

b) estabelecidos junto aos órgãos opera-cionais, cumprem funções de arquivo corrente.

c) mantêm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas

d) guardam documentos resultantes da experiência humana num campo espe-cífico.

e) têm sob sua custódia documentos sigi-losos que raramente são consultados.

4. (FCC – TRF – 3ª região – 2014) A formação progressiva, natural e orgânica típica dos arquivos opõe-se, no caso dos museus, dos centros de documentação e da maioria das bibliotecas, à

a) reintegração. b) acumulação.c) anexação. d) autenticação. e) coleção.

5. (IADES – METRO – 2014) Considerando as técnicas de arquivamento, é correto afirmar que arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente são assim classificados de acordo com:

a) a entidade criadora e extensão de aten-ção

b) as características institucionais da enti-dade criadora.

c) o estágio de evolução. d) a natureza dos documentos e a entida-

de criadora.

6. (FGV – 2013 – FBN – Assistente Adminis-trativo) Os arquivos, ao serem analisados a partir da natureza dos documentos que os constituem, podem ser classificados como


a) correntes, intermediários e permanen-tes.

b) tipológicos, especiais e documentais. c) textuais, iconográficos e digitais. d) especiais e especializados.

7. (ESAF – MF – 2012) São características do documento de arquivo, exceto,

a) a imparcialidade. b) a naturalidade.c) a emulação. e) a autenticidade. e) a interrelação.

8. (Empasial – Memorial da América Latina--SP – 1999) “Arquivo composto por fotogra-fias, discos, fitas, slides, CDs, microformas ou disquetes – que merecem tratamento diferenciado não apenas quanto ao armaze-namento mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conserva-ção”, é definição de:

a) arquivo históricob) arquivo comercialc) arquivo especializado d) arquivo rotativo e) arquivo especial

Classificação dos Documentos de Arquivo

9. (FCC – TRE-SP – 2012) De acordo com o gê-nero, os documentos de arquivo podem ser identificados como

a) técnicos, administrativos, culturais e históricos.

b) masculinos, femininos e neutros.c) pessoais, institucionais, públicos e pri-

vados.d) textuais, iconográficos, sonoros e au-

diovisuais.e) correntes, centrais, intermediários e

permanentes.

10. (FCC – TRE-SP – 2012) Original, cópia, mi-nuta e rascunho −diferentes estágios de preparação e transmissão de documentos correspondem ao conceito de:

a) espécie. b) formato.c) forma. d) suporte. e) tipo.

11. (FCC – TRE-PR – 2012) Acórdãos e resolu-ções, documentos típicos dos tribunais bra-sileiros, constituem exemplos de

a) formato. b) espécie.c) fundo. d) invólucro. e) suporte.

12. (FCC – TRF – 2ª REGIÃO – 2012) O sistema de signos utilizado na comunicação do con-teúdo dos documentos determina seu

a) gênero. b) formato.c) tipo. d) suporte. e) valor primário.

13. (Cespe – CADE – 2014) A categoria textual é um dos principais tipos documentais pre-sentes nos órgãos públicos brasileiros.

( ) Certo ( ) Errado

14. (FCC – DNOCS – 2010) Documentos icono-gráficos são aqueles

a) com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.

b) em suportes sintéticos, em papel emul-sionado ou não, contendo imagens es-táticas.

c) em suporte fílmico resultantes da mi-crorreprodução de imagens, mediante a utilização de técnicas específicas.



d) em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

15. (FCC – TRT – 13ª Região – 2014) De acordo com o e-ARQ Brasil (Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos), é possível es-tabelecer o status do documento digital, in-dicando tratar-se de minuta, original ou có-pia. A esse controle de versões corresponde o conceito arquivístico de

a) proveniência. b) fundo.c) forma. d) espécie. e) suporte.

16. (FCC – TJ-AP – 2014) Minuta, pergaminho e livro constituem, respectivamente, exem-plos de

a) forma, suporte e formato.b) espécie, técnica de registro e tipo docu-

mental.c) formato, gênero e espécie.d) suporte, formato e forma.e) gênero, forma e suporte.

17. (FCC – TRT – 6ª REGIÃO – 2012) Contrato e contrato temporário de trabalho são, do ponto de vista documental, respectivamen-te,

a) actio e conscriptio.b) gênero e forma.c) espécie e tipo. d) suporte e formato.e) invólucro e técnica de registro.

18. (FCC – TRT – 6ª REGIÃO – 2012) Admitindo--se o meio magnético como suporte, pode--se afirmar que fita e disco são exemplos de

a) gênero. b) formato.c) forma. d) espécie. e) tipo.

19. (IADES – SECULT – 2014) É correto afirmar que diapositivo, gravura e charge são exem-plos do gênero

a) bibliográfico.b) cartográfico.c) filmográfico.d) iconográfico.e) micrográfico

Arquivo x Biblioteca

20. (FCC – TRF – 2ª REGIÃO – 2012) Em arquivo-logia, fundo fechado é aquele

a) que reúne apenas documentos textu-ais.

b) cujos documentos foram eliminados após microfilmagem.

c) que só contém documentos em supor-te-papel.

d) em que os documentos não mantêm re-lações orgânicas entre si.

e) cuja unidade produtora foi extinta

21. (ESAF – CVM – 2010) Sobre custódia dos ar-quivos, assinale a opção correta.

a) Os documentos são colecionados de fontes diversas.

b) Os documentos são adquiridos por compra ou doação.

c) Os documentos existem em numerosos exemplares.

d) Os documentos provêm das atividades públicas ou privadas do seu acumula-dor.

e) A significação do acervo documental não depende da relação entre os docu-mentos

22. (FCC – TRT – 13ª Região – 2014) Ao contrá-rio das bibliotecas e museus, cujo acervo é formado, via de regra, por compra, doação ou permuta de fontes múltiplas, nos arqui-vos o acervo é resultado de processo dea) apropriação.

b) coleção.


c) delegação.d) acumulação.e) construção.

23. (Cespe – MDIC – 2014) Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta deve ser considerados como arqui-vos.


24. (Cespe – DRPF – 2012) A finalidade principal da produção e conservação de documentos de um arquivo é funcional.


25. (Cespe – STF – 2013) A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhe-cida na função administrativa que os arqui-vos têm para uma organização pública ou privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas.


26. (Cespe – SERPRO – 2013) Os documentos de arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou , em casos específicos, serem produzidos em um limitado número de cópias


27. (Funiversa – SESI – 2010) Acerca dos arqui-vos, assinale a alternativa correta.

a) os documentos são provenientes de vá-rios lugares, adquiridos por doação

b) os documentos existem em numerosos exemplares

c) os documentos são produzidos e(ou) recebidos para atender as necessidades administrativas

d) o método de avaliação aplica-se a uni-dades isoladas

e) o método de classificação utiliza proce-dimentos predeterminados

28. (Cespe – SERPRO – 2013) Além dos docu-mentos produzidos pelo SERPRO, são con-siderados documentos de arquivo aqueles colecionados por diversos motivos


Princípios Arquivísticos

29. (FCC – TRF – 2ª REGIÃO – 2012) Ainda que haja inúmeras cópias de um mesmo docu-mento no arquivo de determinada institui-ção, cada qual ocupa lugar distinto no con-junto dos demais documentos, mantendo com eles relações específicas.

Tal atributo é conhecido, na teoria arquivís-tica, como

a) veracidade.b) integridade.c) unicidade. d) confiabilidade. e) relatividade.

30. (FGV – 2013 – FBN – Assistente Administra-tivo) Dentro de um contexto mais amplo do campo arquivístico, o “Princípio de Respeito aos Fundos” agrupa os documentos a partir

a) dos assuntos que tratam. b) de quem os produziu.c) da tipologia documental. d) do gênero documental.

31. (TRT – 2ª Região – 2014) O vínculo original e necessário entre os documentos de arqui-vo, determinado pelas funções, competên-cias e atividades que os geraram, constitui o que se convencionou chamar de

a) neutralidade. b) coleçãoc) imparcialidade.d) autenticidade.



e) organicidade.

32. (ESAF – CVM – 2010) O princípio da ordem original pode ser definido como:

a) princípio segundo o qual os documen-tos deveriam ser reclassificados por as-sunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original.

b) princípio segundo o qual o arquivo pro-duzido por uma entidade coletiva, pes-soa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

c) princípio segundo o qual todo procedi-mento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se neces-sário.

d) princípio segundo o qual o arquivo de-veria conservar o arranjo dado pela en-tidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

33. (FCC – TRT – 11ª Região – 2012) Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, sem ja-mais se misturarem aos de origem diversa, conforme estabelece o princípio da

a) integridade.b) inalienabilidade.c) proveniência.d) autonomia. e) reintegração.

34. (CETRO – ANVISA – 2010) Para seguir as di-retrizes da Arquivologia, os arquivos devem ser organizados em submissão à competên-cia da instituição mantenedora. Assim, os documentos devem manter seu caráter úni-co, em função do contexto em que foram produzidos, não obstante gênero,tipo, su-porte ou forma. Esta afirmativa caracteriza um dos princípios abaixo. Assinale-o

a) organicidadeb) unicidadec) indivisibilidade d) cumulatividadee) integridade

Teoria das Três Idades

35. (FCC – TRE-PR – 2012). Quando os docu-mentos repousam em posição perpendicu-lar à da prateleira de uma estante, tem-se o chamado armazenamento

a) descontínuo.b) proporcional.c) transversal. d) compacto.e) vertical.

36. (FCC – TRT – 11º Região – 2012) O arquivo corrente distingue-se dos arquivos das de-mais fases por

a) contar com maiores recursos de auto-mação.

b) ser essencial ao funcionamento cotidia-no da instituição.

c) ficar sob o controle da alta cúpula admi-nistrativa.

d) dispor de documentos em melhor esta-do de conservação.

e) desfrutar de maior prestígio na hierar-quia institucional.

37. Julgue os itens abaixo:

I – (Cespe ANTT 2013) Os documentos de valor permanente são inalienáveis, mas prescritíveis.

II – (Cespe SERPRO 2013) Ao se implan-tar um programa de gestão documental, o acesso aos documentos que apresentam valor imediato será restrito ao setor.

III – (Cespe ANS 2013) Para facilitar o aces-so rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo.

IV – (Cespe TCDF 2014) Após passarem pe-los arquivos correntes, os documentos de arquivo podem ser eliminados, ser encami-nhados ao arquivo intermediário, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes.


V – (Cespe MTE 2014) Os arquivos corren-tes, por serem formados pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem fi-car próximos dos usuários diretos.

Estão corretos os itens:

a) II, III e Vb) I, II e Vc) I e Vd) II, IV e V

38. (FCC – TRT – 19º Região – 2011) Observan-do critérios de preservação ambiental, a eliminação de documentos deverá ser feita, preferencialmente, por meio de

a) fragmentação mecânica.b) fumigação a vácuo.c) dissolução química.d) congelamento.e) combustão.

39. (Funiversa – CEB – 2010) Acerca da classi-ficação dos arquivos, assinale a alternativa correta.

a) Arquivos setoriais são arquivos que mantêm sob guarda documentos de determinada área do conhecimento, como arquivos médicos, por exemplo.

b) Arquivos especiais são aqueles manti-dos por instituições de caráter particu-lar.

c) Arquivos intermediários são aqueles que guardam os documentos menos utilizados na instituição, mas que po-dem ser utilizados para fins administra-tivos.

d) Arquivos gerais são aqueles que guar-dam os documentos que, já tendo cum-prido sua função administrativa, agora são conservados pelo valor histórico para a instituição.

e) Arquivos especializados são aqueles instalados nos próprios setores que uti-lizam os documentos no dia a dia.

40. (Funiversa – MPGO – Téc. Arquivo – 2010) Quanto aos arquivos correntes, assinale a alternativa correta.

a) São constituídos sempre por documen-tos em suporte papel.

b) Não têm restrição à consulta.c) A destinação final é sempre a elimina-

ção.d) ão formados pelos documentos arqui-

vísticos em tramitação.

41. (FCC – TRE-RO – 2013) O arquivo intermedi-ário caracteriza-se por armazenar, em geral, documentos

a) originários de atividades-meio.b) que serão microfilmados e destruídos.c) reservados, confidenciais e sigilosos.d) de interesse para a pesquisa histórica.e) com baixa frequência de uso.

42. (Cespe – DPU – 2010) As atividades típicas dos arquivos correntes são:

a) o protocolo, o arquivamento e o em-préstimo de documentos.

b) o arquivamento, o desarquivamento, a classificação e a avaliação de documen-tos.

c) o protocolo, a expedição, o arquiva-mento, o empréstimo e a consulta de documentos.

d) a classificação, a avaliação e a destina-ção de documentos.

e) a classificação, o arquivamento e o em-préstimo de documentos.


I – (Cespe TCE/RS 2013) O arquivo perma-nente é constituído essencialmente de do-cumentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor his-tórico.

II – (Cespe – EBC 2011) A transferência de documentos dos arquivos correntes para os



intermediários deve ser feita mediante re-gistro em uma listagem de transferência.

III – (Cespe MPU 2010) O valor primário dos documentos no arquivo intermediário é crescente.

IV – (Cespe MPU 2013) Os documentos in-termediários são aqueles que não possuem uso corrente nas entidades produtoras e aguardam a eliminação ou a transferência para guarda permanente.

V – (Cespe TRE/MA 2009) Os arquivos cor-rentes são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos tam-bém como arquivos ativos.


a) I, II e Vb) I e Vc) II, III e Vd) II e IV

44. (FCC – TRF – 2ª Região – 2012) No arquivo intermediário,

a) os documentos aguardam sua destina-ção final.

b) procede-se à avaliação dos documen-tos.

c) elaboram-se instrumentos de pesquisa.d) os documentos aguardam sua destina-

ção final. e) a frequência de uso dos documentos é

alta.

45. (Cespe – CNJ – 2013) A organização dos do-cumentos de arquivo na fase corrente deve ser realizada de modo diferente daquela adotada na fase intermediária. Essa diferen-ça é explicada pelo fato de os documentos terem usos distintos nessas duas fases.


46. (Cespe – DPF – 2014) A transferência dos documentos dos arquivos correntes para

os arquivos intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos documen-tos


47. (FCC – TRT – 19º Região – 2011) Os valo-res mediatos dos documentos de arquivo opõem- se aos chamados valores

a) primários.b) permanentes.c) históricosd) eternos.e) secundários.

48. (FCC – TRE-RO – 2013) No processo de ava-liação, o valor primário atribuído aos docu-mentos está associado

a) às referência: a fatos históricos.b) às razões pelas quais foram criados.c) à aquisição e extinção de direitos.d) à presença de sinais de validação.e) ao índice de pH neles encontrado.

49. (FCC – TRT – 15ª Região – 2013). A baixa fre-quência de uso e o fato de permanecerem efetivos e válidos os encargos e disposições neles contidos justificam o encaminhamen-to de determinados documentos para o

a) centro de memória.b) arquivo intermediário.c) setor de processamento técnico.d) serviço de expedição.e) departamento de triagem.

Instrumentos de Gestão

50. (FCC – TRE-SP – 2012) No processo de ava-liação de documentos de arquivo, constitui instrumento de destinação

a) a tabela de temporalidade. b) o termo de eliminação.c) o quadro de arranjo. d) a lista de descarte.


e) o guia de fontes.

51. (FCC – TRE-PR – 2012). A classificação arqui-vística prioriza, como critério de arranjo,

a) as dimensões e os formatos dos docu-mentos.

b) as patentes e os títulos dos signatários dos documentos.

c) o grau de sigilo imposto pelas autorida-des do órgão.

d) o estado de conservação dos suportes físicos.

e) as funções e atividades do órgão de ori-gem

52. (FCC – TJ-AP – 2014) O encaminhamento dos documentos passíveis de eliminação e daqueles submetidos a guarda temporária ou permanente, em decorrência de proces-so de avaliação, vem consignado em instru-mentos de

a) notação.b) classificação.c) pesquisa.d) destinação.e) equivalência.

53. Julgue os itens a seguir:

I – (Cespe MTE 2014) Na avaliação de um grande volume de documentos de arquivo, a decisão sobre eliminação de um docu-mento e a consequente operacionalização são finais e irrevogáveis.

II – (Cespe CNJ 2013) A avaliação dos do-cumentos de arquivo é feita com base na tabela de temporalidade que, além dos prazos de guarda nas idades corrente e in-termediária, indica a eliminação ou guarda permanente dos documentos.

III – (Cespe BACEN 2013) A tabela de tempo-ralidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competen-te que permite gerenciar a massa documen-tal acumulada e avaliar o prazo de guarda e

a destinação final dos documentos produzi-dos ou recebidos por uma instituição

IV – (Cespe FUB 2014) A tabela de tempora-lidade de documentos de arquivo é o instru-mento de gestão arquivística responsável pela organização dos documentos.

V – (Cespe STF 2013) De acordo com uma tabela de temporalidade, a destinação final dos documentos de arquivo pode ser a digi-talização.


a) I, II e Vb) I e Vc) II, III e Vd) II e IVe) I, II e III

54. (Cespe – DPU – 2010) O instrumento auxi-liar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormen-te, a recuperação desses documentos deno-mina-se plano de

a) descarte.b) retenção.c) arquivamento.d) avaliação. e) classificação

55. (FCC – TRT – 11ª Região – 2012) recolhi-mento é a operação que viabiliza a passa-gem de documentos para o

a) arquivo corrente.b) arquivo central.c) arquivo intermediário.d) arquivo permanente.e) centro de informação.

56. (Cespe – MPU – 2010) Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo cor-rente e intermediário devem ser definidos com base na legislação pertinente e nas ne-cessidades administrativas.




57. (FCC – TRE-CE – 2012) A tabela de tempora-lidade é instrumento utilizado

a) no controle da expedição de documen-tos.

b) na organização dos documentos em es-tantes e prateleiras.

c) na restauração de documentos deterio-rados.

d) no processo de destinação dos docu-mentos.

e) na distribuição dos documentos por as-sunto.

58. (FCC – TRT – 5ª Região – 2013) Nas tabelas de temporalidade, demarca-se o período em que permanecem efetivas e válidas as disposições contidas nos documentos, isto é,

a) sua data tópica.b) seu prazo de vigência.c) sua data crônica.d) sua tempestividade.e) suas datas-limite.

59. (FCC – TRT – 11ª Região – 2012) O instru-mento que, uma vez aprovado pela autori-dade competente, determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suportes de documentos de ar-quivo é

a) o plano de destinação.b) a tabela de temporalidade.c) o plano de classificação.d) a planilha de avaliação.e) a lista de eliminação.

60. Julgue os itens a seguir:

I – (CESPE_CNPQ/2011) A tabela de tempo-ralidade de documentos independe da rea-lização de classificação para avaliar os docu-mentos de arquivo.

II – (Cespe MTE 2014) Caso seja necessária uma avaliação documental, deve ser criado o código de classificação de documentos de arquivo.

III – (CESPE_STM/2011) O código de classifi-cação é construído a partir da estrutura or-ganizacional do órgão ou empresa em que ele vai ser aplicado, sendo uma reprodução do organograma desse órgão ou dessa em-presa.

IV – (Cespe MI 2013) Os documentos de arquivo devem ser classificados a partir de um código ou plano de classificação de do-cumentos baseado nas funções e atividades desenvolvidas no órgão.

V – (Cespe STM 2011) Nos arquivos corren-te e intermediário, os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou pela indicação da vigência dos documen-tos.


a) II, III e Vb) I, II e Vc) IV e Vd) II, IV e V

61. (Cespe – TRE-MS – 2013) Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporali-dade como instrumento para a

a) avaliação.b) codificação.c) classificação.d) descrição.e) indexação

62. (FCC – TRE-PE – 2011) O processo de avalia-ção, a ser realizado pelo arquivista, deverá considerar a função pela qual cada docu-mento foi criado, identificando os valores a ele atribuídos, segundo o seu potencial de uso. Terão guarda permanente aqueles do-cumentos que tiverem um valor

a) terciário, quando as suas informações são consideradas importantes para pro-va, informação ou pesquisa.

b) primário, a eles atribuído levando-se em conta a sua utilidade para propósi-tos administrativos, legais e fiscais.


c) intrínseco, que possuem em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção e de suas assinaturas ou se-los.

d) secundário, tendo em vista o seu inte-resse para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados.

e) administrativo, no caso em que são re-conhecidos como garantia e fundamen-to de atos, fatos e acontecimentos

Protocolo

63. (FCC – TRE-PR – 2012) Receber, registrar, distribuir e controlar a tramitação de docu-mentos são encargos do

a) arquivo corrente.b) setor de reprografia.c) setor de protocolo.d) centro de processamento de dados.e) arquivo intermediário.

64. (Cespe – Telebrás – 2013) Os procedimen-tos de registro e autuação de documentos são atividades do protocolo. O registro con-siste no cadastramento de documento rece-bido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autuação ocorre quando um documento passa a constituir um processo.


65. Dentre as rotinas de um serviço de protoco-lo inclui-se

a) escolher métodos de arquivamento para a documentação corrente.

b) lavrar certidões requisitadas por autori-dades competentes.

c) separar a correspondência ostensiva da correspondência de caráter sigiloso.

d) restaurar papéis em mau estado de conservação.

e) controlar consultas e empréstimos de documentos.

66. (FCC – Assembleia Leg.-MT – 2013) Com relação às correspondências sigilosas que chegam à instituição, analise as afirmativas a seguir.

I – São abertas, registradas e distribuídas, em seguida, ao destinatário.

II – São abertas e encaminhadas ao arquivo para classificação e registro.

III – Não são registradas, mas distribuídas diretamente ao destinatário.

Assinale:

a) se somente as afirmativas II e III estive-rem corretas.

b) se somente a afirmativa II estiver corre-ta.

c) se somente as afirmativas I e II estive-rem corretas.

d) se somente a afirmativa III estiver cor-reta.

e) se todas as afirmativas estiverem corre-tas.

67. (ESAF – CVM – 2010) Constituem atividades de protocolo, exceto:

a) separar a correspondência oficial da particular e distribuir a correspondên-cia particular

b) separar a correspondência ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondên-cia sigilosa aos respectivos destinatá-rios

c) interpretar e classificar a correspondên-cia, com base no plano de classificação da instituição, se existente.

d) ler a correspondência ostensiva e verifi-car a existência de antecedentes

e) atender aos pedidos de empréstimo de documentos das unidades administrati-vas.

68. (ESAF – DNIT – 2013) São atividades do pro-tocolo, exceto:

a) o registro de documentos.b) a expedição de documentos.



c) a classificação de documentos.d) a eliminação de documentos.

69. (FCC – TRT – 17ª Região – 2004) Ao setor de protocolo cabe, entre outras atribuições, receber os documentos e promover

a) sua destinação e transferência.b) seu registro e movimentação.c) sua redação e classificação.d) seu recolhimento e arquivamento.e) sua certificação e encaminhamento

70. (FCC – TRT – 23ª Região – 2011) O ato pelo qual determinado documento passa a cons-tituir processo, depois de recebido no setor de protocolo de uma entidade, é conhecido pelo nome de

a) intimação.b) recolhimento.c) tramitação.d) autuação.e) expedição.

71. (FUNCAB – SESC-BA – 2013 – Arquivista) Assinale a alternativa que apresenta apenas atividades desenvolvidas pelo protocolo.

a) recolhimento e certificação.b) registro e digitalização.c) recebimento e classificação.d) registro e arquivamento.e) catalogação e expedição.


I – (Cespe MTE 2014) Registro, recebimen-to, expedição e distribuição dos documen-tos de arquivo são atividades desenvolvidas pelo setor de protocolo.

II – (Cespe MC 2013) Todo documento que chega ao MC deve ser registrado no proto-colo, independentemente do documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal.

III – (Cespe FUB 2014) A correspondência particular que chega ao protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao seu des-tinatário.

IV – (Cespe CNJ 2013) Os elementos utiliza-dos para o registro de documentos nos ser-viços de protocolo são metadados desses documentos.

V – (Cespe Serpro 2013) A classificação de documentos é uma rotina do setor de pro-tocolo.


a) I e IIb) II, IV e Vc) III, IV e Vd) I, IV e V

Procedimentos Administrativos

73. (FCC – 2012 – TRT – 6ª Região (PE)) Atos, medidas e diligências que devem ser exe-cutados e cumpridos para o andamento de um processo constituem a chamada

a) ordenação cronológica.b) codificação.c) burocracia.d) sucessão arquivística.e) tramitação.

74. (FCC – TRE-SP – 2012) Quando se reúnem documentos de natureza diversa em razão das imposições de determinada ação admi-nistrativa ou judicial, forma-se conjunto ma-terialmente indivisível conhecido por

a) maço.b) dossiê.c) caixa-arquivo.d) pasta.e) processo.

75. (Cespe – TSE – 2007) Uma das espécies do-cumentais mais utilizadas nos órgãos do Poder Judiciário é o processo. É comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexação ou por apensação. A juntada por anexação significa


a) a união provisória de um ou mais pro-cessos a um outro processo, desde que pertencentes à atividade-meio.

b) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais relati-vas a um mesmo interessado.

c) a união provisória de um ou mais pro-cessos a um processo mais antigo, des-tinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.

d) a união definitiva de um ou mais pro-cessos a um outro processo (considera-do principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que conte-nham o mesmo assunto

Empréstimo

76. (Funiversa – MPGO – Téc. Arquivo – 2010) A função da guia-fora é

a) separar os documentos dentro de uma pasta.

b) transferir os documentos para o arqui-vo permanente.

c) facilitar o rearquivamento dos docu-mentos e a cobrança das pastas não de-volvidas no prazo estipulado.

d) garantir o acesso restrito aos documen-tos.

77. (Cespe – ANEEL – 2010) O emprego da guia--fora objetiva o rearquivamento dos docu-mentos, sendo utilizada no caso de emprés-timo de documentos.


78. (FCC – TRE-SP – 2012) A remoção temporá-ria de um documento é assinalada, no ar-quivo, por meio de

a) jaqueta.b) microficha.c) guia-fora.d) etiqueta.

e) clipe.

Métodos de Arquivamento

79. (Cespe – DPU) Considere que os documen-tos de um determinado setor da DPU este-jam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arqui-vamento adotado denomina-se

a) por assunto. b) onomástico.c) geográfico.d) ideográfico.e) alfabético.

80. (Funiversa – MPGO – Téc. Arquivo – 2010) Acerca do método geográfico de arquiva-mento, assinale a alternativa correta.

a) O principal elemento a ser considerado é o nome.

b) É um método do sistema direto.c) Quando se organiza o arquivo por esta-

dos, as capitais devem ser alfabetadas por último.

d) Quando se organiza o arquivo pelo nome das cidades, deve haver um des-taque especial para as capitais.

e) Quando se organiza o arquivo pelo nome do país, não há a necessidade de dispô-los em ordem alfabética.

81. (FCC – TRF – 2ª Região – 2012) Quando os documentos recebem números sequenciais à medida que dão entrada na instituição ou no arquivo, sendo armazenados de acordo com essa sucessão numérica, seu acesso fica condicionado à existência de

a) índice alfabético remissivo.b) tabela de equivalência.c) guia-fora.d) relação de transferênciae) relação de recolhimento.



82. (FCC – TRT – 23ª Região – 2011) Ao ordenar os documentos de acordo com a disposição numérica atribuída aos documentos em sua sucessão temporal, adota-se o sistema

a) dígito-terminal.b) dicionário.c) numérico cronológico.d) decimal.e) enciclopédico.

83. (FCC – TRE-PB – 2007) Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:

COMUNICAÇÕESCorreiosInternetRádioTelex

MATERIALAquisiçãoBaixa

ORÇAMENTODespesaReceita

PESSOALAdmissãoDispensaFériasGratificaçõesLicenças

Trata-se do método

a) enciclopédico.b) dicionário.c) unitermo.d) duplex.

84. (Consulplan – Assistente Adm. – INB – 2006) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o:

a) Conjunto de classificações

b) Método de arquivamento.c) Sistema de notaçõesd) Descarte de projeçõese) Instrumento de pesquisa

85. (Cesgranrio – FUNASA – 2009) O arquivo nosológico de um hospital no Estado do Tocantins organiza sua documentação por meio do método de indexação coordenada, visando a otimizar a recuperação da infor-mação, como neste exemplo. Quais são os documentos que tratam, ao mesmo tempo, do assunto paciente com diabete, hiperten-são e glaucoma?

a) 111 e 94b) 120 e 118c) 150 e 249d) 169 e 70e) 186 e 116

86. (Cespe – Antaq – 2005) Os métodos de ar-quivamento decimal e duplex necessitam de adoção de um índice alfabético.


87. (Funiversa – MPGO – Téc. Arquivo – 2010) A respeito do método variadex, assinale a alternativa correta.

a) É um tipo de método cronológico.b) Utiliza as cores como elementos auxi-

liares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos.


c) É baseado no sistema decimal.d) Agrupa os assuntos, permitindo uma

abertura ilimitada de classes.e) Dispõe os documentos na ordem dicio-

nária.

88. (FCC – TRT – 3ª Região – 2009) Os métodos diretos de arquivamento

a) baseiam-se em sistemas numéricos.b) dispensam o uso de instrumentos de lo-

calização.c) supõem a indexação coordenada.d) só podem ser utilizados em empresas

privadas.e) dependem de recursos informatizados

89. O método ideográfico é aquele que permi-te a recuperação da informação de acordo com:

a) o nomeb) o local;c) o número do documento d) o assuntoe) o país.

90. Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:

AdmissãoAquisiçãoBaixaCorreiosDespesaDispensaFériasGratificaçõesInternetLicençasRádioReceitaTelex

Trata-se do método

a) enciclopédico.b) dicionário.

c) unitermo.d) duplex.e) dígito-terminal.

91. (Funiversa – Embratur – 2011) Assinale a al-ternativa que apresenta um método de ar-quivamento do sistema direto

a) numérico simplesb) dígito-terminalc) alfabéticod) unitermo

92. (Cesgranrio – IBGE – 2010) A organização de documentos em arquivos pode obede-cer a uma variedade de métodos. Quando o elemento principal a ser considerado é a procedência ou o local, o melhor método para organização é o geográfico. A esse res-peito, nas correspondências trocadas com outros países, como Portugal, aparecem os seguintes nomes:

1 – José de Oliveira – Lisboa

2 – Maria Albuquerque – Coimbra

3 – Manoel Ferreira – Aveiros

4 – Augusto Silveira – Porto

Por meio do método geográfico, ficam eles organizados

na seguinte ordem:

a) 1 , 2 , 3 , 4b) 1 , 3 , 2 , 4c) 2 , 3 , 1 , 4d) 3 , 1 , 2 , 4e) 3 , 2 , 1 , 4

93. (Cespe – ANAC – 2009) Pastas de um arqui-vo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utiliza-ção do método de arquivamento por assun-to.




94. (Cespe – MEC – 2009) É possível, na esco-lha do método de arquivamento, definir um método principal e métodos auxiliares para a organização da documentação.


95. (Cesgranrio – BNDES – 2009) A necessida-de de reduzir erros, no arquivamento de grande volume documental que utiliza o número como elemento principal, orientou o surgimento do método dígito terminal, em que os documentos são numerados se-quencialmente, e os números dispostos em três grupos de dois dígitos cada um (grupos: primário, secundário e terciário). Nesse mé-todo, os dossiês com os números abaixo fi-cam organizados na ordem:

(1) 034899

(2) 306218

(3) 482920

(4) 557718

(5) 513120

a) 1,3,4,2,5 b) 2,4,3,5,1c) 3,2,1,5,4 d) 3,5,4,2,1 e) 4,5,3,1,2

96. (Esaf – MF – 2012) Quando eu preciso de um método de ordenação de documentos simples e direto para a pesquisa não depen-der de um índice auxiliar, posso utilizar o método

a) Unitermo.b) Numérico.c) Duplex. d) Decimal. e) Alfabético

97. (FUNCAB – SUDECO – 2013)

Considere os nomes a seguir:

1. Alberto Soares Júnior

2. João Castelo Branco

3. Everaldo Santo Cristo

4. Dr.Alexandre Silva

5. Maria Cardoso Silva

O nome arquivado corretamente, segundo o método alfabético, é:

a) Júnior,Alberto Soaresb) Branco, João Casteloc) Santo Cristo, Everaldod) Silva, Dr.Alexandree) Cardoso Silva, Maria

98. (FCC – TRE-SP – 2012) A fim de facilitar sua consulta, os prontuários dos servidores de um órgão público são armazenados em pas-tas suspensas e ordenados pelo método alfabético. Considere os nomes dos funcio-nários abaixo relacionados e indique a se-quência em que devem ficar seus respecti-vos prontuários.

I – Jair de Moraes Neto

II – Odair de Morais

III – José de Morais Filho

IV – Antônio de Moraes Carvalho

V – Joaquim da Silva Moreira

VI – Carlos Moura

VII – Beatriz Moreira

VIII – Ana Beatriz Moreira de Morais

a) VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.b) IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.c) VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.d) II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.


Gabarito: 1. D 2. C 3. B 4. E 5. C 6. D 7. C 8. E 9. D 10. C 11. B 12. A 13. Errado 14. B 15. C 16. A 17. C 18. B 19. D 20. E 21. D 22. D 23. Errado 24. Certo 25. Certo 26. Certo 27. C 28. Errado 29. C 30. B 31. E 32. D 33. Errado 34. B 35. E 36. B 37. D 38. A 39. C 40. D 41. E 42. C 43. C 44. A 45. Errado 46. Certo 47. A 48. B 49. B 50. A 51. E 52. D 53. E 54. E 55. D 56. Certo 57. D 58. B 59. B 60. C 61. A 62. D 63. C 64. Certo 65. C 66. D 67. E 68. D 69. B 70. D 71. C 72. C 73. E 74. E 75. D 76. C 77. Certo 78. C 79. C 80. B 81. A 82. C 83. A 84. B 85. A 86. Certo 87. B 88. B 89. D 90. B 91. C 92. B 93. Errado 94. Certo 95. B 96. E 97. C 98. B

arquivologia prof. darlan eterno · edital arquivologia: técnicas de arquivamento:...

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