arquivologia 3

7/30/2019 ARQUIVOLOGIA 3

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Ponto dos Concursos

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quaisquer meios e a qualquer ttulo, a sua reproduo, cpia,

divulgao e distribuio.

vedado, tambm, o fornecimento de informaes cadastrais

inexatas ou incompletas nome, endereo, CPF, e-mail - no ato da

matrcula.

O descumprimento dessas vedaes implicar o imediato

cancelamento da matrcula, sem prvio aviso e sem devoluo de

valores pagos - sem prejuzo da responsabilizao civil e criminal do

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Em razo da presena da marca d gua, identificadora do nome e

CPF do aluno matriculado, em todas as pginas deste material,recomenda-se a sua impresso no modo econmico da impressora.


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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPUProfessores: Davi Barreto e Fernando Graeff

Aula 03

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

Introduo ........................................................................................ 01O gerenciamento da informao e a gesto de documentos (2) .................02Lista de questes ............................................................................... 40

Bibliografia ........................................................................................ 46

I n t r o du o

Prezado Aluno,

Bem vindo nossa terceira aula, hoje iremos terminar o assunto gesto dedocumentos iniciado na aula passada.

No esquea, caso voc queira resolver as questes antes de ver oscomentrios, v diretamente ao final deste arquivo, l voc encontrar a listade todas as questes tratadas durante a aula.

E, por ltimo, participem do Frum de dvidas, que um dos diferenciais doPonto. L, voc poder tirar suas dvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudarno aprimoramento dos nossos cursos.

Dito isto, mos obra...


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O gerenc iam en to da in fo r m ao e a gesto de docum en tos ( 2 )

01 . ( CESPE TRE/ MG -Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t ra t i va 200 9 -

Adap tada ) - O arquivo corrente constitudo de documentos com grande

possibilidade de uso e com valor primrio.

Resoluo:

Vamos retomar agora um tema j exaustivamente discutido em nossas aulas:

Teoria das Trs Idades (no esquea que, muitas vezes, vamos repetir, repetir

e repetir, at saber de cor).

Como vimos, os arquivos co r ren tes (= primeira idade) so constitudos por

documentos que, pelo seu v a lo r p r im r i o , so f r e q u e n te me n te

consu l tados.

Lembre-se que o valor primrio de um documento atribudo em funo do

interesse que possa ter para a organizao, levando-se em conta a sua

utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc.

Ora, s com isso j podemos, facilmente, responder essa questo, no ?

O item est co r re to .

Contudo, vamos aproveitar o espao para introduzir um novo assunto: ges to

de docum en tos co r ren t es.

No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes devem permitir

aproveitar, ao mximo, a informao disponvel e necessria tomada de

decises, aumentando, assim, a eficincia administrativa.

Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade do

arquivo:

1)Protocolo (recebimento, classificao, registro e movimentao)2)Expedio3)Arquivamento4)Emprstimo e consulta5)Destinao


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02 . ( CESPE TRE/ MA - Tcn ico Jud ici r i o / Adm in i s t ra t i va -20 09

Adap tada ) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinao na

gesto de documentos.

Resoluo:

Agora, podemos responder essa questo com base no que acabamos de

discutir.

Bom... aqui, a banca quis fazer uma confuso entre as atividades presentes no

arquivo corrente, misturando protocolo com destinao.

Como vimos, protocolo e destinao so fases distintas e uma no faz parte daoutra.

Portanto, o item est e r rado .

0 3 . ( CESPE TRE/ GO - Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t ra t i va 20 09 -

A d a p t a d a ) - As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receber

document os enviados por out ras inst ituies; despachar document os enviados

por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar

os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada;

controlar o prazo para devoluo do docum ento; prestar informaes contidas

nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com

relao prt ica e tica profissional.

Resoluo:

Como falamos na questo anterior, a primeira atividade na gesto de

documentos correntes o p ro toco lo .

Sabemos que os documentos em fase corrente so aqueles necessrios satividades desenvolvidas na instituio. Dessa forma, as unidades de protocolo

executam os procedimentos de receb imen to , c lass i f i cao , reg is t ro e

m o v im e n ta o dos documentos constituindo verdadeiras portas de entrada

para a informao.

Ou seja, atividades como recebimento e expedio de correspondncias,

classificao dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos, distribuio

de documentos etc.


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Portanto, a vai uma dica importante para responder questes sobre protocolo:sempre se lembre das atividades de Receb imento , Class i f icao, Regis t roe Mov im en tao dos documentos.

Re-Cla-Re-Mo... gostou do mnemnico? (risos)

Geralmente, as questes trazem uma srie de atividades e perguntam sefazem parte do protocolo. fcil! Basta verificar se se encaixam no Re-Cla-Re-Mo.

Essa questo, por exemplo, fala que as seguintes atividades so rotinas deprotocolo:

receber documentos enviados por outras instituies (Recebimento) despachar documentos enviados por setores do rgo (Movimentao)

armazenar os documentos em fase corrente (?) emprestar os documentos aos setores que os solicitarem (?) fazer o controle de retirada dos documentos (?) controlar o prazo para devoluo do documento (?) prestar informaes contidas nos documentos (?) estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao

prtica e tica profissional (?)

Observe que apenas as duas primeiras atividades se encaixam no Re-Cla-Re-Mo. As outras no so recebimento, classificao, registro ou movimentao.

De qualquer forma, para responder esse tipo de questo, no precisamossaber em que fase esto inseridas as atividades, basta sabermos se pertencemou no ao protocolo. Para isso, usamos nosso Re-Cla-Re-Mo.

Portanto, o item est er rado .

04 . ( Cespe Po l ic ia Federa l Escr ivo 2 009 ) - O protocolo a porta deentrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas

caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

Resoluo:

A atividade de protocolo, que engloba o recebimento, a classificao, oregistro, a distribuio e a tramitao dos documentos, por sua natureza fazparte das atividades dos arquivos correntes. O item est correto.

05 . ( CESPE SECAD/ TO Papi lo scop ist a 2 00 8) Recebimento eclassificao, registro e movimentao e conservao e preservao so

rotinas de protocolo.


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06. (CESPE STJ -Tcn ico Jud ic i r io rea : Admin is t ra t iva 2008) Asatividades de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas do

protocolo, apesar de essa ltima ter uma participao importante dos setores

de tr abalho do rgo/ instit uio.

Resoluo:

As questes 5 e 6 podem ser resolvidas de acordo com a dica que acabamos

de dar: checar se as atividades so do tipo RE-CLA-RE-MO.

Na ques to 5 , temos:

Recebimento e Classificao

Registro e Movimentao Conservao e preservao (?)

Conservar e preservar os documentos no fazem parte das atividades de

recebimento, classificao, registro ou movimentao.


Na ques to 6 , temos:

registro, (Registro) expedio, distribuio e movimentao (Movimentao)

Portanto, o item est ce r to .

Viu como simples?

Basta se lembrar das atividades do protocolo Receb imento , Classif icao,

Reg ist r o e Mov im en tao.

07. ( CESPE STJ -Tcn ico Jud ic i r io rea : Adm in is t r a t iv a - 2 008 ) - Oprotocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a

correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso.

08 . (CESPE MMA - Agen te Admin is t ra t i vo 2009 ) - Determinadaorganizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA,

a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA,

o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste,incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado

para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os


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problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no

ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a

outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado.

Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo,

ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado

diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registr o no sistema

de protocolo.

Resoluo:

Para resolver as questes 07 e 08, vamos abordar outro assunto muito

recorrente nas provas do CESPE: car ter os tens ivo e s ig i loso dosd o c u me n t o s.

Na aula 01, explicamos que, quanto natureza do assunto, os documentos

podem ser ostensivos (=ordinrios) ou sigilosos.

Por um lado, a classificao de ostensivo dada aos documentos cuja

divulgao no prejudica a administrao. Por outro lado, consideram-se

sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento

restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua

custdia e divulgao.

A regulamentao dos documentos sigilosos feita pelo Decreto n 4.553, de

27 de dezembro de 2002.

O art. 5 deste decreto classifica as informaes sigilosas, em razo do seu

teor e de seus elementos intrnsecos, em quatro graus de sigilo:

Documento reservado Documento confidencial Documento secreto Documento ultra-secreto

Grau

de

sigilo

+

-


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Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve:

separar o que de carter ostensivo do que de carter sigiloso(Classificao);

encaminhar diretamente os documentos sigilosos aos respectivosdestinatrios (Movimentao);

abrir os documentos de carter ostensivo e, a partir da sua leitura,interpretar e classific-los com base no cdigo de assuntos, se for o caso

(Classificao); e

encaminhar os documentos de carter ostensivo ao setor responsvel(Movimentao);

Observe, ento, que o protocolo deve t om ar conhec imen t o do con tedo de

documen tos os tens ivos, contudo, no pode t omar conhec imen to do

conted o de docum ento s s ig i losos.

Bom... vamos voltar s questes.

Para resolver a ques to 07 , na realidade, no precisamos saber muito sobre

arquivos ostensivos e sigilosos. Basta lembrar-se do no mnemnico Re-Cla-Re-

Mo.

Separar correspondncias oficiais das particulares e separar correspondncias

oficiais de carter ostensivo das de carter sigiloso so atividades de

classificao, ou seja, de protocolo.

Portanto, o item est ce r to.

J a ques to 08 afirma que as correspondncias de carter ostensivo no

devem ser abertas pelo protocolo. Como vimos, isso incorreto. So as decarter sigiloso que no podem ser abertas.


09 . ( CESPE TRE/ GO - Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t ra t i va 20 09 -

Adap tada ) - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas

e de carter pblico somente ser realizada aps autorizao da presidncia do

rgo, e sancionada em instncia superior: se federal, pela Casa Civil da

Presidncia da Repblica; se estadual, pelo Gabinete do Governador .

Resoluo:


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Vamos falar agora de outra importante fase da gesto de documentos:ava l iao e des t inao .

J vimos que alguns documentos tm valor temporrio, enquanto que outrostm valor permanente. Alm disso, alguns deles so frequentementeutilizados, enquanto outros nem tanto.

Devido a essas diferenas relativas ao va lo r e f r equnc ia de uso, surge anecessidade de ava l ia r , selec ionar e el im in ar os documentos.

Essas trs atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos,

de acordo com seus valores informativo e probatrio.

Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:

Permanente vitais: devem ser conservados inde f in idam ent e por serem deimportncia vital para a organizao.

Permanente: devem ser conserv ados inde f in idam ent e - apesar de noserem vitais, a informao que contm deve ser preservada em carterpermanente.

Temporrios: podem ser descar tados , aps determinado prazo, quando cessao valor do documento.

evidente que a eliminao de documentos, no pode ser feitaindiscriminadamente. Dessa forma, h pontos-chave que sempre devem serobservados:

importncia do documento com relao aos valores administrativo eprobatrio (=primrio) ou histrico (=secundrio);

possibilidade e custos de reproduo (e.g. microfilmagem falaremossobre isso na aula 04);

espao, equipamento utilizado e custos de arquivamento; prazos de prescrio e decadncia de direitos, de acordo com a legislao

vigente; e

nmero de cpias existentes.


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Bom... saindo um pouco da teoria e entrando na legislao, o artigo 9 da Lein 8.159/91, traz o seguinte:

A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carterpblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica,

na sua especfica esfera de competncia.

Voltando nossa questo, temos que a eliminao de documentos produzidospor instituies pblicas e de carter pblico no depende de autorizao dapresidncia do rgo em questo, muito menos deve ser sancionada eminstncia superior (Casa Civil da Presidncia da Repblica, Gabinete doGovernador etc.)

A eliminao desses documentos se d m ed ian t e au to r i zao da ins t i t u i oarqu iv st ica pb l ica .


10 . ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - Ana l is t a de Transp or t es

Ur b a n os / A r q u iv i st a - 2 0 0 8 ) - A eliminao dos documentos pode ser feita,

desde que, aps a extino do valor primrio (administrativo, legal ou fiscal),

os documentos no apresentem valor secundrio (informativo ou p robatrio).

Resoluo:

De acordo com o que vimos na questo anterior, a e l im inao dosdocumentos constitui um dos produtos finais da fase de avaliao edestinao.

nessa fase que os documentos so ava l iados , se lecionados e e l im inados ,de acordo com o seu va lo r .

Dessa forma, aps a extino do valor primrio, os documentos que noapresentem valor secundrio sero eliminados.

Portanto, item ce r to .

11 . ( CESPE TRE/ MG - Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t ra t i va 20 09 -

A d ap t a d a ) - Na avaliao dos documentos, aplica-se o cdigo de classificao

de documentos de arquivo.

Resoluo:


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Essa questo trouxe uma nova expresso: cdigo de classificao.

Antes de explicar o que significa isso, quero fazer uma pergunta a voc.

Mesmo sem saber o que cdigo de classificao, voc acha que esse

instrumento aplicado na fase de avaliao e destinao?

Voc lembra em qual fase da gesto de documentos falamos de classificao?

Na fase de protocolo!!! Lembre do Re-Cla-Re-Mo.

O cdigo de c lass i f icao um instrumento de trabalho utilizado nos

arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ourecebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.

Como vimos, a c lass i f i cao dos documentos fe i ta na fase de

pro toco lo e esse o momento em que o referido instrumento mais

utilizado.

A ava l iao t em como ob je t i vo ana l i sa r os documen tos de a rqu ivo ees tabe lecer os prazos de guarda e a des t inao , de acordo com os

valores que lhes so atribudos.



Adap tada ) A destinao dos documentos indicada pela tabela de

temporalidade.

Resoluo:

Os i ns t r umen tos de des t inao so os atos normativos elaborados pelaorganizao, nos quais so fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de

guarda dos documentos.

Os dois principais instrumentos de destinao so:

Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem

ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, ou recolhidos aos

arquivos permanentes. Alm disso, estabelece os c r i t r ios pa ra

recolh im en to no a rqu ivo pe rm anen te e el im inao.


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Em uma tabela de temporalidade de uma empresa, por exemplo, poderia estardefinido que os cartes de ponto deveriam ser conservados por sete anos noServio de Pessoal e depois eliminados; ou que os contratos de prestao de

servios de limpeza deveriam ser conservados em carter definitivo no arquivopermanente.

Lista de Eliminao: consiste em uma re lao espec f ica de docum ento s ase rem e l im inados de uma s vez e que necessita ser aprovada pelaautoridade competente.

De volta questo, fica, agora, fcil encontrar a resposta, no?

O enunciado afirma que a destinao dos documentos indicada pela tabelade temporalidade. exatamente isso, a destinao dos documentos (prazos ecritrios para eliminao e guarda) definida nesse instrumento.



A d ap t a d a ) - Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase

corrente as seguintes atividades: verif icar se os document os a serem

destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela

de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido;

registr ar os document os a serem elim inados; proceder eliminao; elaborar

termo de elim inao; elaborar lista de docum entos dest inados fase

interm ediria; operacionalizar a passagem ao arquivo int ermedirio.

Resoluo:

Essa questo veio com um enunciado enorme, trazendo uma srie deatividades relacionadas destinao de documentos, para assustar os

candidatos. Veremos que no nenhum bicho de sete cabeas.

Vejamos...

Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase corrente as

seguintes atividades:

1. verificar se os documentos a serem destinados esto organizados deacordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade;

Acabamos de falar sobre isso na questo anterior. A tabela detemporalidade organiza os documentos a serem destinados, a partir de


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prazos e critrios para recolhimento e eliminao. Portanto, verificar esse

instrumento faz parte da fase de destinao.

2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido;Essa atividade tambm bem lgica. Para proceder com a destinao

preciso verificar, na tabela de temporalidade, os prazos de guarda

estabelecidos.

3. registrar os documentos a serem eliminados;As listas de eliminao, como vimos, relacionam os documentos a serem

eliminados.

4. proceder eliminao;Essa atividade tambm bem lgica. O ato de eliminar os documentos

tambm faz parte da fase de destinao.

5. elaborar t ermo de eliminao;Ainda no havamos falado sobre o termo de eliminao, mas j dava para

perceber que tambm faz parte da fase de destinao, no ?

O termo de eliminao o instrumento do qual consta o registro de

informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de

guarda.

6. elaborar lista de document os destinados fase interm ediria; eDe forma semelhante lista de eliminao, existem as listas de

transferncia (documentosdestinados fase intermediria) e as listas derecolhimento (documentosdestinados fase permanente).

Falaremos, adiante, sobre as diferenas entre recolhimento e transferncia.

7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio.Essa atividade tambm bem lgica. Permitir que os documentos passem

ao arquivo intermedirio tambm faz parte da fase de destinao.


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Voc viu que apesar da extenso da questo e de algumas definies que

ainda no havia visto, possvel respond-la sem muitos problemas. Basta

entender bem no que consiste a fase de destinao.

Portanto, no se assuste ao se deparar com uma questo que traga alguns

termos ou expresses que ainda no viu de forma literal. Procure entender, o

que est por trs e, a partir da, concluir em que fase da gesto de documento

a questo se refere.

Quanto a essa questo, vimos, item a item, que est co r re ta.


Adap tada ) - O instrumento resultante da atividade de avaliao o catlogoseletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente

ostensiva ou sigilosa, indicando os nveis legais de acesso a cada documento

ou inform ao.

Resoluo:

Em questes como essa, temos que ter em mente quais so os principais

instrumentos de destinao: t abe la de t empora l idade e l i s ta de

e l im inao.

Catlogo seletivo de documentos aquele que toma por unidade, documentos

previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos,

segundo critrio temtico. Nada tem a ver com a fase de destinao.



A d a p t a d a ) - A destinao dos documentos indicada pelo plano de

classificao.

Resoluo:

Mais uma questo que tenta confundir os instrumentos de destinao com os

de classificao.

J no temos com errar, no mesmo?

A des t inao dos documen t os ind icada na t abe la de t em pora l idade eno no plano de classificao.


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O plano de c lass i f icao o esquema de distribuio de documentos emclasses, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado apartir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do

arquivo por ela produzido. esse plano que vai dar origem ao cd igo dec lass i f icao.


16. (CESPE Defensor ia Pb l ica da Un io Agente Admin is t ra t ivo

2 0 1 0 - A d a p ta d a ) O instrumento auxiliar adotado na gesto de

documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperao

desses document os denomina-se plano de classificao.

Resoluo:

Acabamos de ver que o esquema de distribuio de documentos em classes,de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir doestudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo porela produzido chamado de plano de classificao.

Esse plano tem por objetivo permitir o arquivamento racional dos documentos,facilitando a posterior recuperao.

Logo, a assertiva est co r re ta .

17. (CESPE ANAC - Tcn ico Admin is t ra t ivo 2009) O arquivo

intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de

valor primrio.

18. ( CESPE TRE/ MG -Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t r a t iv a 200 9 -

Adap tada ) - Os documentos de idade intermediria so os que soconsultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso.

Resoluo:

Vamos utilizar as questes 17 e 18 para relembrar um conceito importantevisto na aula inaugural: arqu ivo in te rmed i r io .

Como vimos, o arquivo intermedirio (=segunda idade) o conjunto de

documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente, queaguarda destinao.


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constitudo de documentos que deixaram de ser frequentementeconsultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podemainda solicit-los. A permanncia dos documentos nesses arquivos

transitria, por esse motivo, tambm denominado de limbo oupurgatrio.

Bom... j podemos responder, agora, as questes.

A ques to 17 afirma que o arquivo intermedirio, assim como o arquivocorrente, constitudo de documentos de valor primrio.

Isso est correto, pois os documentos que compem o arquivo intermedirio

ainda tm valor primrio. A nica diferena para o arquivo corrente dizrespeito frequncia de utilizao dos documentos.

Portanto, o item est co r re to .

A ques to 18 afirma que os documentos de idade intermediria so os queso consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso.

J d para ver o erro da questo: o arquivo intermedirio no acessadofrequentemente.


19 . ( CESPE TRE/ MG -Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t ra t i va 200 9 -

Adap tada ) - O arquivo permanente formado por documentos de valor

administrat ivo, legal ou fiscal.

Resoluo:

Vamos utilizar essa questo para lembrar, mais uma vez, o que so arqu ivosp e r ma n e n te s.

Vimos que o arquivo permanente (=terceira idade) constitudo dedocumentos que perderam todo o valor de natureza administrativa (=valorprimrio), que so conservados em razo de seu valor histrico ou documental(=valor secundrio) e que permitem conhecer o passado e a evoluo de umaorganizao.

A questo comete um erro ao afirmar que o arquivo permanente formado pordocumentos com valor primrio (valor administrativo, legal ou fiscal), quando,na realidade, formado por documentos de valor secundrio.


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Agora que j relembramos o que so arquivos intermedirios e permanentes,vamos em frente para discutir como se d a gesto de documentos nessas

idades do arquivo.


Adap tada ) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente

para o intermedirio e deste para o permanente so denominados,

respectivam ente, tr ansferncia e recolhimento.

Resoluo:

Como estudamos, na fase de ava l iao e des t inao , os documentos so

analisados em funo do va lo r e da f r equnc ia de uso.

Essas duas variveis definem qual ser o destino do documento: transferncia

para o arquivo intermedirio, recolhimento para o arquivo permanente ou

eliminao.

O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando:

Valor Frequ nc ia de uso Dest ino

com valor primrio altapermanece no arquivo

corrente

com valor primrio baixatransferncia para o

arquivo intermedirio

sem valor primrio, mascom valor secundrio

baixa recolhimento para oarquivo permanente

sem valor primrio e

secundrio- eliminao

Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, at

agora, estvamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo,

so bem diferentes: t r ans fe rnc ia e r e c o lh ime n to.

Transferncia: passagem do arquivo corrente para o i n t e r me d i r i o .


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Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o p e r ma n e n te .

Obs. Tambm caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermediriopara o permanente.

Enfim, se o destino do documento o arquivo permanente estamos tratando

de recolhimento, se for o arquivo intermedirio estamos falando de

transferncia.

Guarde isso!

Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferncias:p e r ma n e n te e per id ica .

A t r ans fe rnc ia pe rmanen te ocorre em i n te r va los i r r egu la res e exige,

quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que o

documento dever ser transferido.

A t rans fernc ia per id ica , por sua vez, ocorre em i n te r va los

d e te r m in a d o s, ou seja, periodicamente, e pode ser de trs tipos:

1. Transferncia em uma etapa: os documentos com valor secundrio sor eco lh idos d i r e tamen te pa ra o a rqu ivo pe rmanen te , sem passar

pelo limbo. Ou seja, a mesma coisa que r eco lh imen to .

Voc lembra o que limbo, no ? (Limbo = Arquivo Intermedirio).

2. Transferncia em duas etapas (= dupla capacidade, transferncia mltipaou mtodo do ciclo): os documentos so t r ans fe r idos pa ra o a rqu ivo

i n te r me d i r i o, onde permanecem por determinado perodo e,

finalmente, se considerados com valor secundrio, so recolhidos para oarquivo permanente.

3. Transferncia de mnimo e mximo: os documentos compreend idose n t r e u m i n t e r v a lo d e d a ta s ( m n im o e m x imo ) so t r ans fe r idos

pa ra o a rqu ivo in t e rm ed i r io .

Ou seja, ao atingir um prazo mnimo, o documento transferido para o

arquivo intermedirio, depois de passar de um prazo mximo,

recolhido para o arquivo permanente ou eliminado.


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Importante! Perceba que r eco lh imen to um t ipo de t r ans fe rnc ia .Cuidado, pois a banca pode tentar confundir voc.

Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver:

Trans fernc ia

Permanen te

(intervalos irregulares)

Per id ica

(intervalosdeterminados)

uma etapa(=recolhimento)

recolhidos diretamentepara o arquivo permanente

duas etapaspassam, primeiramente,pelo limbo (arquivo

intermedirio)

mnimo emximo

quando compreendidosentre um intervalo de datas(mnimo e mximo), sotransferidos para o arquivointermedirio

Voltando questo, o enunciado afirma que os processos de passagem de

documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para opermanente so denominados, respectivamente, transferncia e

recolhimento.

exatamente o que falamos: transferncia a passagem para o arquivointermedirio e recolhimento a passagem para o arquivo permanente.


21. ( Cespe Min is t r io da Educao e Cu l t u r a Agente Adm in is t ra t ivo

2 0 0 9 ) - Arquivamento o conjunto das operaes de acondicionamento e

armazenamento de documentos.

Resoluo:

Vamos ver mais algumas definies...

A r q u i v a me n to , como vimos no incio dessa aula, uma das fases dagesto de documentos, que consiste no con jun to de ope raes

des t inadas ao acond ic ionamen to e ao a rmazenamen to ded o c u me n to s.


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Acond ic ionamen to so as f o rm a s d e e m b a la g e m o u g u a rd a dedocumentos visando sua preservao e acesso.

Arquivamento, portanto, uma das fases da gesto de documentos, queconsiste no conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao

armazenamento de documentos. Portanto, a assertiva est correta.

22 . ( CESPE ANVI SA -Tcn ico Adm in is t ra t i vo 200 7) - Documentos

transferidos a arquivos intermedirios devem conservar a classificao que

lhes foi dada nos arquivos correntes.

Resoluo:

Vimos que a funo primordial dos arquivos intermedirios servir como um

arquivamento transitrio.

Dessa forma, permite que documentos ainda com valor primrio (=valor

administrativo, legal ou fiscal), que j no tm uso to frequente, sejam

guardados, at serem destinados ao recolhimento ou eliminao.

Uma importante caracterstica dos documentos transferidos ao arquivo

intermedirio que conservam a c lass i f i cao que lhes fo i dada no

a rqu ivo co r ren te .

Isso se deve ao fato de as caractersticas e propriedades dos documentos

continuarem as mesmas, no que se refere s funes organizacionais (valor

primrio) para as quais foram criados.

No esquea, a nica diferena entre os documentos correntes e

intermedirios se refere s suas frequncias de uso. Suas funes para a

entidade continuam sendo as mesmas.

Portanto, o item est c o r re to.

23 . ( CESPE TRE/ AL - Tcn ico Jud ici r i o / Adm in i s t ra t i va 2009 ) - O

prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de

10 a 20 anos.

Resoluo:

Vamos aproveitar essa questo para falar de algo que frequentemente cai emprovas.


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Os prazos de guarda so baseados em estimativas de uso, em quedocumentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivointermedirio, ao fim dos quais a destinao efetivada (recolhimento para

guarda permanente ou eliminao).

Vimos que as tabelas de temporalidade, de acordo com as especi f ic idades decada documen to , determinam os prazos em que os documentos devem sermantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, recolhidos aos arquivospermanentes ou eliminados.

Ou seja, os prazos de guarda so definidos nas tabelas de temporalidade evariam de acordo com o tipo de documento em questo.

Por exemplo, notas fiscais de compras de matria-prima podem ficararmazenadas por um perodo de tempo diferente dos cartes de ponto dosempregados.

Tudo isso pode depender de diversas variveis administrativas, legais e fiscais.

Por tan to , cu idado! Toda vez que a banca a f i rmar , de fo rma genr ica ,

que os documen t os do a rqu ivo co r ren t e e/ ou in te rm ed i r io devem se r

m ant idos por X anos , a ques to estar er rada.

Dessa forma, a questo est er rada .


Adap tada ) - A funo de um arquivo permanente reunir, conservar,

arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos.

Resoluo:

Ao longo das nossas aulas, vimos que os arquivos passam por uma evoluoque os afasta cada vez mais de seu objetivo primrio, diminuindo seu valoradministrativo (=primrio) e aumentando seu valor histrico (=secundrio).

Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podemconstituir peas fundamentais para a histria da organizao e de toda asociedade.

nesse estgio que surge o a r q u i v o p e r ma n e n t e .

A funo de um arquivo permanente r eun i r , conse rva r , a r ran ja r ,descrever e fac i l i t a r a consu l ta aos documentos sob sua custdia.


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Aula 03


Assim, podemos classificar as atividades de um arquivo permanente em quatro

grupos:

Arranjo: consiste na reun io e ordenao adequada dos documentos no

arquivo permanente.

Descrio e publicao: so instrumentos de pesquisa para a localizao dos

documentos no acervo, que perm i tem a consu l ta e d i vu lgao.

Conservao: med idas de p ro teo dos documentos e do seu lugar de

guarda.

Referncia: consiste nas pol t icas de acesso e uso dos documentos.

Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em um

mnemnico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar?

Descrio Conservao Referncia Ar ranjo

Voltando questo temos:

reunir e arranjar (=Ar ranjo) conservar (=Conservao) descrever e facilitar a consulta (=Descrio)

Portanto, o item est c o r re to.

2 5 . ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - An a l is t a d e Tran spor t es

U r b an o s / A r q u i v i st a - 2 0 0 8 ) - As atividades relacionadas ao arquivo

perm anente podem ser reunidas nos seguint es grupos: ar ranj o, descrio e

publicao, conservao e referncia.

Resoluo:

Bom... Agora, ficou fcil, no ? A questo uma aplicao direta do nosso

De-Co-Re-Ar.

As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos

seguintes grupos: arranjo, d escrio e publicao, conservao er eferncia.



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Adap tada ) - O tratamento da documentao permanente deve ser feito a

partir da aplicao do princpio da territorialidade, um dos princpiosfundamentais da arquivologia.

Resoluo:

A administrao do arquivo permanente bastante complexa, talvez mais

complexa que a de arquivos correntes e intermedirios.

A razo disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrar

documentos emanados de diversos rgos, de muitas subdivisesadministrativas e de numerosos funcionrios individuais.

Lembra quando falamos sobre centralizao e descentralizao de arquivos

correntes?

Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois o

resultado da contnua reunio de documentos enviados pelos diversos arquivos

correntes e intermedirios.

Dessa forma, ao tratar da documentao de carter permanente, deve-se

sempre levar em considerao o pr inc p io da proven inc ia (=princpio do

respeito aos fundos).

Como vimos na aula passada, esse um princpio bsico da arquivologia e

afirma que o arqu ivo p roduz ido po r uma en t idade co le t i va , pessoa ou

fam l i a (=fundo de arquivo) no deve se r m is tu rado aos de ou t ras

en t idades p rodu t o ras.

O fato de o arquivo permanente ser constitudo de diversos fundos faznecessria a anlise de quais unidades administrativas iro constituir cada

fundo.

A escolha desses fundos estabelecida de acordo com a convenincia de cada

situao, contudo, pode ser feita a partir de dois critrios.

1. Estrutural: fundos so constitudos pelo agrupamento dos documentosproven ien tes de um a mesm a fon te ge rado ra de a rqu ivos .


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Por exemplo, seria constitudo um fundo pa ra cada rgo : Ministrio

de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia

Nacional de Energia Eltrica ANEEL etc.

2. Funcional: fundos so constitudos por documentos reunidos de acordocom sua seme lhana temt i ca , provenientes de diversas fontes

geradoras de arquivo.

Por exemplo, poderamos constituir um n ico fundo re lac ionado

a t i v idade com um a todos os rgos: Energia (Ministrio de Minas e

Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia Nacional de

Energia Eltrica ANEEL etc.)

Bom... voltando questo, o enunciado afirma que o tratamento da

documentao permanente deve ser feito a partir da aplicao do princpio da

territorialidade. O pr inc p io cer t o ser ia o da prov en inc ia .

O princpio da t e r r i t o r ia l i dade , como vimos na aula passada, afirma que os

arqu ivos devem se r conse rvados em se rv i os de a rqu ivo do te r r i t r io

no qua l fo ram p roduz idos.


27 . ( CESPE TRE/ AL - Tcn ico Jud ic i r i o / Adm in i s t ra t i vo 2009 ) - Os

procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento de

documentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como base

o plano de classificao da instituio.

Resoluo:

Vamos falar agora sobre os mtodos de arquivamento.

Bom... antes de tudo, temos que lembrar que a gesto de documentos

composta por trs grandes fases:

1 .Produo;

2 .Uti l izao ; e

3 .Aval iao e Dest in ao.

Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as

diferentes atividades esto distribudas entre as fases:


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Ficou mais fcil visualizar como as diferentes atividades esto ordenadas

dentro do ciclo de gesto de arquivos?

Observando a figura acima, possvel perceber que o ciclo de gesto de

arquivos um tipo de ciclo vital, composto por nascimento (produo),

desenvolvimento (utilizao) e morte (avaliao e destinao).

Nesse contexto, dentro da fase de utilizao que a maioria das funes dodocumento so exercidas (recebido, classificado, arquivado, movimentado,

consultado etc.).

Depois dessa rpida reviso, vamos voltar nossa questo.

O enunciado afirma que o arquivamento deve ser posterior classificao

por meio do esquema que desenhamos, fcil constatar isso, no?

Ora, sabemos que o a rqu ivamen to o con jun to das ope raes

dest inadas ao acond icionam en to e ao a rm azenament o de documen t os.

Dessa forma, antes de arquivar, preciso c lass i f icar , ou seja, ana l isar e

ident i f i car o contedo dos documentos , se lec ionando a ca tegor ia de

assun to sob a qua l devem se r a rqu ivados e de te rminando o cd igo

para a sua r ecuper ao .

Finalmente, o enunciado afirma que a classificao deve ter como base o plano

de classificao da instituio.

Vimos, na aula passada, que o p lano de c lass i f icao um ins t rum en to ,

u t i l i zado nos pro toco los , para c lass i f i car os documentos produz idos e


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receb idos por um rgo no exerccio de suas atividades, elaborado a partir do

estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por

ela produzido.


Ateno: apesar de a doutrina classificar a atividade expedio como sendo

distinta da atividade protocolo, a expedio executada pelo departamento

de protocolo da empresa.

Portanto, cu idado! Se a questo afirmar que o pro toco lo executa as

atividades de recebimento, classificao, registro, movimentao e

exped io , estar co r re ta .

28 . (CESPE ANAC - Tcn ico Admin is t ra t i vo 2009) - Uma das

principais funes do arquivo permitir o acesso rpido e eficiente aos

documentos. Essa funo somente pode ser cumprida se os documentos forem

organizados de maneira lgica e racional, respeitando as caractersticas dos

documentos de arquivo.

Quanto aos mtodos de arquivamento, j ulgue o item subsequente.

O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a

partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que os

produz ou recebe.

Resoluo:

Agora que j falamos sobre os conceitos de arquivamento e como essa

atividade est inserida na gesto dos documentos, vamos tratar dos mtodos

de arquivamento.

O arquivamento uma das atividades mais importantes dentro da gesto

arquivstica, pois fundamental para a organizao ser capaz de armazenar

suas informaes e recuper-las no momento desejado.

Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodolgica e

mecnica, em relao qual os documentos devem ser organizados. Ou seja,

todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejam

eficientemente arranjados. Os problemas que a instituio pode enfrentar no

so inerentes ao sistema em si, mas so devidos a escolhas erradas, frente scaractersticas e necessidades dessa instituio.


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Nesse contexto, importante que o mtodo de arquivamento escolhido esteja

alinhado s necessidades e s caractersticas da organizao. Assim, os

m t o d o s d e a r q u i v a me n t o so de te rminados pe la na tu reza dosdocum en tos a se rem a rqu ivados e pela est r u tu ra da en t idade .


29 . (CESPE ANAC - Tcn ico Admin is t ra t i vo 2009) - Nome, local,

nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem ser

considerados na ordenao dos docum entos de arquivo.

Resoluo:

Na questo anterior, vimos que o mtodo de a rqu ivamen to deve se r

esco lh ido levan do-se em cons iderao a na tur eza dos docum ento s e a

est r u tu ra da en t idade (guarde isso!).

Antes de entrar em cada um dos mtodos, importante ressaltar que

pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto aquele em que a busca do documen to f e i t ad i r e t a me n t e no local onde se acha guardado.

Por exemplo, se voc procura por um documento endereado ao Joo e

os documentos esto organizados alfabeticamente, basta ir letra J

para encontr-lo.

Sistema indireto aquele em que, para se localizar um documento, prec iso , an tes , consu l t a r um nd ice ou cd igo .

Quando se trata de planejar a organizao do arquivo, os elementos

constantes de um documento a considerar so n o m e (remetente, destinatrioou pessoa referida no documento), loca l , n m e r o , d a t a e assunto .

Ou seja, o elemento mais importante para cada caso que define como o

arquivo ser organizado: ordem alfabtica, geogrfica, numrica (simples ou

cronolgica) ou por assunto.

No se preocupe, falaremos, com mais detalhes, sobre os principais mtodos

no decorrer dessa aula.


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Voltando questo, temos que Nome, local, nmero, data e assunto so oselementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos

docum entos de arquivo. exatamente o que acabamos de falar, no ?


30 . ( CESPE TRE/ AL - Tcn ico Jud ic i r i o / Adm in i s t ra t i vo 2009 ) - No

que se refere ao arquivamento de documentos, indicado que a instituio

adote um mtodo de arquivamento nico.

Resoluo:

Pelo que vimos at aqui, j possvel ver onde est o erro dessa questo,certo?

Ora, explicamos que o mtodo de a rqu ivamen to deve se r esco lh ido deacordo com a na tu reza do documen to e a es t ru tu ra da ins t i t u i o .Portanto, seria incoerente pensar que s pode existir um nico mtodo dearquivamento para cada instituio.

Cada organizao comporta diferentes tipos de documentos (cartas, notasfiscais, memorandos etc.), de diferentes gneros (textuais, iconogrficos,cartogrficos etc.). Dessa forma, difcil pensar que seria possvel arquiv-lostodos com o mesmo mtodo.


Vamos aproveitar o espao para dar uma viso geral dos principais mtodos dearquivamento existentes. Em primeiro lugar, podemos dividi-los em duasgrandes classes: m todos bs icos e m todos padr on izados.

Os mtodos bsicos so os mais utilizados e so baseados naqueles elementosde ordenao que discutimos anteriormente: nome, local, nmero, data eassunto.

J, os mtodos padronizados utilizam outros elementos de ordenao (p.ex.:cores), dependendo, assim, de equipamentos e acessrios especiais para suaorganizao.

Listamos abaixo os principais mtodos de arquivamento:


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Mtodos

Bsicos

Alfabtico

Geogrfico

Numrico

Simples

Cronolgico

Dgito-terminal

Ideogrficos

(Assunto)

AlfabticosEnciclopdico

Dicionrio

Numricos

Duplex

Decimal

Unitermo

Mtodos

Padron izados

Variadex

Automtico

Soundex

Mnemnico

Rneo

Voc deve estar se perguntando: terei que saber todos esses mtodos de

arquivamento?

Calma! A resposta no basta saber que eles existem.

A maioria das questes vai somente at o segundo nvel de classificao

(alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico), e ser somente esse nvel que

trataremos na nossa aula.

31 . ( CESPE SECAD/ TO Papi loscop ist a 2 00 8) - O mtodo alfabtico

um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como

principal elemento a ser considerado.

Resoluo:

Essa questo bem fcil. No precisamos nem saber muito sobre arquivologia

para respond-la, no ? De qualquer forma, vamos falar um pouquinho mais

sobre o m todo a l f abt i co.

Esse mtodo o mais simples de todos, d i r e t o, e t e m c o mo e le me n t o

p r inc ipa l o nome. As fichas e pastas so dispostas na ordem alfabtica,respeitando as regras gerais de alfabetao e ordenao (falaremos adiante

sobre essas regras).


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Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos

demais. Contudo, pode ge ra r e r ros de a rqu ivamen to quando o vo lume

d e d o cu m e n t o s mu i t o g r a n d e, devido ao cansao visual que pode causar.

32. ( CESPE STJ -Tcn ico Jud ic i r io rea : Adm in is t r a t iv a 20 08 ) - Adisposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das

regras de alfabetao exclusiva para nomes de pessoas.

Resoluo:

Essa questo bem simples, mas tambm muito interessante.

A organizao alfabtica no exclusiva para nomes de pessoas e pode ser

usada, por exemplo, para nomes de f i rmas, empresas , ins t i tu ies e

rgos gove rnam en ta is.


33. ( CESPE TRE/ MG - Tcn ico Jud ic i r io Adm in is t r a t iv a 2 009 Adap tada ) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinteapresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo:

Bezerra, Alberto Luiz

Moreira, Maria Madalena

Santos Cruz, Antnio

Resoluo:

Essa questo e as trs seguintes versam sobre as regras de a l fabetao .

Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os mtodos de

arquivamento, cobrado em provas de concurso.

So 13 regras que precisamos saber (no se assuste com a quantidade, pois a

maioria delas bem intuitiva):

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depoiso prenome.

Barbosa, Joo

Cabral, Pedro

Teixeira, AnbalTeixeira, Bernardo


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Ateno: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem

alfabtica do prenome.

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados porhfen no se separam.

Castelo Branco, Vitor

Monte Alegre, Carlos

Villa-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguema regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Santa Rita, Flvia

So Paulo, Carlos

So Pedro, Felipe

Opa, com as trs primeiras regras, j conseguimos matar nossa questo. Voc

consegue ver o erro?



Santos Cruz, Antnio

A questo tentou fazer uma pegadinha com o sobrenome Santos Cruz.

Observe que esse caso no se encaixa na regra 3, pois a palavra Santos no

qualifica a palavra Cruz so dois nomes sem nenhuma relao.

Dessa forma, a ordenao correta seria:


Cruz, Antnio Santos


Observe que seria diferente se tivssemos Santa Cruz. Nesse caso, a

alfabetao proposta estaria correta.


Vamos continuar com as regras...


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4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao desobrenomes iguais.

Silveira, R.Silveira, Ricardo

Silveira, Roberto

5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no soconsiderados.

Albuquerque, Rosana d

Almeida, Pedro de

Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior,Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome,

mas no so considerados na ordenao alfabtica.

Costa Filho, Jorge da

Costa Neto, Jorge

Damasceno Sobrinho, Carlos

Ateno: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados

quando servirem de elemento de distino.

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao, sendo colocados aps onome completo, entre parnteses.

Helena, Maria (Doutora)

Marques, Armando (Juiz)

Marques, Slvia

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvonos casos de nomes espanhis e orientais (veja as regras 10 e 11)

Boy, John

Freud, Sigmund

Jung, Carl Gustav

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. Omais comum consider-las como parte integrante do nome quandoescritas com letra maiscula.


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Capri, Guilio di

De Penedo, Esteban

Du Pont, Charles

OBrian, Michael

Ateno: muito cuidado para no confundir com a regra 5.

10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.

Arco y Molinero, Angel Del

Oviedo y Baos, Jos de

Pina de Mello, Francisco deRios, Anton io de los

11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes soregistrados como se apresentam.

Li Xian Xin

Li Yutang

Yong Po Yuan

12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgosgovernamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se

considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies

que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos

sejam colocados entre parnteses aps o nome.

Colegial (A)

Embratel

Fundao Getlio Vargas

Library of Congress (The)

Monte Verde Peas e Acessrios

13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias eassemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso

devero aparecer no fim, entre parnteses.

Conferncia de Cirurgia Cardaca (IV)

Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo)

Congresso de Geologia (3)

Ufa! Parecia que no ia acabar mais, no ?


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Pois ainda no acabou! (risos)

Alm das regras de alfabetao, temos que ter em mente as regras deordenao . So apenas duas (ainda bem).

Podemos ordenar os itens de duas formas:

1. Let ra po r l e t r aMonte Claro

Monte Dourado

MonteiroMonte Triste

2. Pa lav ra po r pa lav raMonte Claro

Monte Dourado

Monte Triste

Monteiro

Bom... essas so as regras. Sabemos que so muitas, mas sugerimos que as

leia e releia algumas vezes. Voc ver que, rapidamente, conseguir absorv-

las, pois a maioria delas bem intuitiva.

34 . ( CESPE TRE/ MG - Tcn ico Jud ic i r io Adm in is t ra t i va 200 9

Adap tada ) De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinteapresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo:Barbosa Filho, lson

Vianna Neto, MiltonVianna Sobrinho, Milton

Resoluo:

No tem jeito, temos que lembrar as treze regras. Nesse caso, vamos

relembrar a regra nmero 6: os sob renomes que exp r imem g rau de

paren tesco so cons ide rados pa r te in teg ran te do l t imo sob renome,

m as no so cons iderados na orden ao a l fabt ica .

Voc pode notar, que aplicao direta da regra.


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35. ( CESPE STJ -Tcn ico Jud ic i r io rea : Adm in is t r a t iv a 20 08 ) - A

disposio abaixo est correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo,tambm, ser feita de letra por letra.

Morro Alegre

Morro Branco

Morro Maior

Morro Santo

Monteiro

Montenegro

Resoluo:

Essa questo tentou confundir o candidato ao tratar das regras de ordenao

(letra por letra e palavra por palavra).

Contudo, o erro est no mais bsico, ou seja, na regra alfabtica primria dos

sobrenomes (regra de alfabetao 1).

O correto deveria ser:

Monteiro

Montenegro

Morro Alegre

Morro Branco

Morro Maior

Morro Santo

Caro concurseiro, no tem segredo, temos que saber as regras de alfabetao.

Portanto, leia, releia e, quando achar que j est sabendo, leia mais uma vez

as 13 regras.

Pois se cair na prova, a banca vai exigir a direta aplicao das regras.

36. (CESPE ANAC - Tcn ico Admin is t ra t ivo 2009) - A ordenaogeogrfica, que tpica do sistema direto, tem como elemento principal o

correspondente.

Resoluo:

Essa questo trata de outro mtodo bsico de arquivamento, denominado

geogr f ico .


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um mtodo d i r e t o, cujo e lem en to p r inc ipa l o local .

Esse mtodo pode ser ordenado de duas formas:

1. Nom e do estado, c idade e cor r espondent eAmazonas Manaus (capital) Silva, LuizRio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Silva, LuizRio de Janeiro Campos Silva, AlbertoRio de Janeiro Campos Silva, LuizSo Paulo Lorena Silva, Luiz

So Paulo So Jos dos Campos Souza, Carlos

Ateno: as capitais sempre devem estar em primeiro lugar, frente soutras cidades de um mesmo estado.

2. Nom e da c idade, es tado e cor r espondent eCampos Rio de Janeiro Silva, Alberto

Campos Rio de Janeiro Silva, LuizLorena So Paulo Silva, LuizManaus (capital) Amazonas Silva, LuizRio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro Silva, LuizSo Jos dos Campos So Paulo Souza, Carlos

Ateno: a regra das capitais no se aplica a esse tipo de ordenao.

Voltando nossa questo, a o rdenao geogr f i ca um s istem a d i r e to et e m c om o e lem e n t o p r i n c ip a l o n o me .


37. ( CESPE STJ -Tcn ico Jud ic i r io rea : Adm in is t r a t iv a 20 08) - Omtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou

de um estado conhecido como Duplex.

Resoluo:


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Nessa questo, a banca misturou dois mtodos de arquivamento: geogrfico e

ideogrfico.

Vamos falar sobre o mtodo ideogrfico (por assunto) logo mais. Jadiantamos que esse mtodo pode ser subdividido como alfabtico ou

numrico. Entre os mtodos ideogrfico-numricos, est o mtodo duplex.

No precisamos entrar nas especificidades desses mtodos para responder

nossa questo.

Acabamos de ver que o mtodo que utiliza o lugar como elemento de

ordenao o geogrfico.


38. ( Cespe Min is t r io da I n t egrao Ass ist en t e Tcn ico-

A d m in i s t r a t i v o 2 0 0 9 ) - A disposio de processos por seu nmero um

mtodo de classificao de documentos conhecido como duplex.

Resoluo:

Vimos que a disposio de um processo por um nmero consiste no mtodo de

classificao numrico. O mtodo duplex (no vale pena entrar em seusdetalhes) um mtodo ideogrfico-numrico.


39. ( Cespe Min is t r io da I n t egrao Ass isten t e Tcn ico-

A d m in i s t r a t i v o 2 0 0 9 ) - Na organizao feita segundo a origem dosdocumentos, o correto dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomesdos rgos ou das empresas, no considerando, para fins de ordenao, osartigos e preposies que os constituem.

Resoluo:

Para responder essa questo temos que voltar s regras de alfabetao.

A regra 12 afirma que os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se

considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os

constituem.

Admite-se, no entanto, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam

colocados entre parnteses aps o nome.


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40 . ( CESPE TRE/ AL - Tcn ico Jud ic i r i o / Adm in i s t ra t i vo 2009 ) - Nomtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento adotado para a

recuperao da informao o assunto.

Resoluo:

Vamos falar, agora, sobre o mtodo ideogr f ico (=por assunto). Esse mtodo

t em como e lem en to p r inc ipa l o assun to .

Exemplo: Admisso de PessoalAssistncia Jur dica

Imveis

No podemos con fund i r assun to com os t i pos f s i cos dos documen tos

(espcies documentais), como correspondncias, memorando, telegramas e

relatrios. Estes podem at servir de subdiviso auxiliar, contudo, no so

assuntos.

Exemplo: Admisso de Pessoal

Assistncia Jur dica

- Correspondncias

- Pareceres

Imveis

Da mesma forma, no podemos con fund i r assun to com a p rocednc ia dos

d o c u me n to s, que pode, no mximo, ser utilizada como subdiviso.

Exemplo: Admisso de Pessoal

- Departamento de Vendas- Fbrica Alvorada

- Fbrica Prim avera

Assistncia Jur dica

Imveis

Ateno: no existe um esquema padronizado de classificao por assunto,

cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu

prprio plano de classificao.


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Vamos voltar questo... no mtodo ideogrfico, o principal elemento adotadopara a recuperao da informao o assunto. exatamente o que acabamosde ver.

Portanto, o item est co r re t o.

41. ( Cespe Min is t r io da Educao e Cu l t u r a Agente Adm in is t ra t ivo

2 0 0 9 ) - O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evita

manipulao ou remoo de outros documentos.

Resoluo:

Vamos falar, rapidamente, sobre os tipos de arquivamento.

A posio em que so dispostos fichas e documentos distinguir os tipos dearquivamento em ho r i zon ta l e ve r t i ca l.

No tipo horizontal, os documentos so colocados uns sobre os outros earquivados em caixas, estantes e escaninhos. Esse mtodo muito utilizadopara arquivar plantas, desenhos e mapas, assim como nos arquivospermanentes (onde a frequncia de uso menor).

Note que para consultar qualquer documento necessrio retirar os que se

encontram sobre ele, dificultando a localizao rpida das informaes poresse motivo, o uso do arquivamento horizontal desaconselhvel na fasecorrente dos arquivos (onde a frequncia de uso maior).

J o arquivamento vertical caracterizado pela disposio dos documentos umatrs do outro, permitindo a rpida consulta, sem necessidade de removeroutros documentos.

Portanto, a questo est e r rada.

42. (CESPE ANAC - Tcn ico Admin is t ra t ivo 2009) - Pastas de umarquivo classificadas como acordos, convnios, correspondncias, relatrios,

processos, formulrios e guias so exemplos da utilizao do mtodo de

arquivamento por assunto.

Resoluo:

Essa questo trata, justamente, da confuso que muitos fazem, classificandoespcies documentais como se fossem assuntos.

J vimos que isso est errado.


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Espcies documentais como correspondncias, relatrios, processos,

formulrios e guias no so assuntos e podem servir, no mximo, como

subdivises auxiliares.


Com essa questo, terminamos nossa aula de hoje, esperamos voc naprxima, at l...

Davi e Fernando.


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L ist a de Ques tes

01. ( CESPE TRE/ MG -Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t ra t iva 20 09 -Adap tada ) - O arquivo corrente constitudo de documentos com grandepossibilidade de uso e com valor primrio.

02. ( CESPE TRE/ MA - Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t ra t iva -20 09 Adap tada ) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinao nagesto de documentos.

0 3 . ( CESPE TRE/ GO - Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t r a t iv a 200 9 -A d a p ta d a ) - As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receberdocumentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviados

por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar

os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada;

controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidas

nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com

relao prtica e tica profissional.

04. ( Cespe Po l icia Federa l Escr iv o 2 009 ) - O protocolo a porta deentrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suascaractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

05 . ( CESPE SECAD/ TO Papi lo scopis ta 20 08 ) Recebimento eclassificao, registro e movimentao e conservao e preservao so

rotinas de protocolo.

06. (CESPE STJ -Tcn ico Jud ic i r io rea : Admin is t ra t iva 2008) Asatividades de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas do

protocolo, apesar de essa ltima ter uma participao importante dos setoresde trabalho do rgo/instituio.

07. ( CESPE STJ -Tcn ico Jud ic i r io rea : Adm in is t r a t iv a - 2 008 ) - Oprotocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a

correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso.

08 . (CESPE MMA - Agen te Admin is t ra t i vo 2009 ) - Determinadaorganizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA,

a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA,o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste,

incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado


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para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os

problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no

ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a

outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado.

Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo,

ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado

diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistema

de protocolo.

09. ( CESPE TRE/ GO - Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t r a t iv a 200 9 -

Adap tada ) - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas

e de carter pblico somente ser realizada aps autorizao da presidncia dorgo, e sancionada em instncia superior: se federal, pela Casa Civil da

Presidncia da Repblica; se estadual, pelo Gabinete do Governador.

10 . ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - Anal is t a de Transpo rt es

Ur b a n os / A r q u iv i st a - 2 0 0 8 ) - A eliminao dos documentos pode ser feita,

desde que, aps a extino do valor primrio (administrativo, legal ou fiscal),

os documentos no apresentem valor secundrio (informativo ou probatrio).

11. ( CESPE TRE/ MG - Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t r a t iv a 2009 -

A d ap ta d a ) - Na avaliao dos documentos, aplica-se o cdigo de classificao

de documentos de arquivo.


Adap tada ) A destinao dos documentos indicada pela tabela de

temporalidade.


A d ap ta d a ) - Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase

corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a seremdestinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela

de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido;

registrar os documentos a serem eliminados; proceder eliminao; elaborar

termo de eliminao; elaborar lista de documentos destinados fase

intermediria; operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio.


Adap tada ) - O instrumento resultante da atividade de avaliao o catlogo

seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanenteostensiva ou sigilosa, indicando os nveis legais de acesso a cada documento

ou informao.


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A d a p ta d a ) - A destinao dos documentos indicada pelo plano de

classificao.

16. (CESPE Defensor ia Pb l ica da Un io Agente Admin is t ra t ivo

2 0 1 0 - A d a p ta d a ) O instrumento auxiliar adotado na gesto de

documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperao

desses documentos denomina-se plano de classificao.

17. (CESPE ANAC - Tcn ico Admin is t ra t ivo 2009) O arquivo

intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de

valor primrio.

18. ( CESPE TRE/ MG -Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t ra t iva 20 09 -

Adap tada ) - Os documentos de idade intermediria so os que so

consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso.

1 9 . ( CESPE TRE/ MG -Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t r a t iv a 200 9 -

Adap tada ) - O arquivo permanente formado por documentos de valor

administrativo, legal ou fiscal.


Adap tada ) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente

para o intermedirio e deste para o permanente so denominados,

respectivamente, transferncia e recolhimento.

21. ( Cespe Min is t r io da Educao e Cu l t u r a Agente Adm in is t r a t iv o

2 0 0 9 ) - Arquivamento o conjunto das operaes de acondicionamento earmazenamento de documentos.

22. ( CESPE ANVI SA -Tcn ico Admi n is t r a t iv o 2 007 ) - Documentostransferidos a arquivos intermedirios devem conservar a classificao que

lhes foi dada nos arquivos correntes.

23 . ( CESPE TRE/ AL - Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t ra t iva 200 9) - O

prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de

10 a 20 anos.

24. ( CESPE TRE/ MA - Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t ra t iva -20 09 Adap tada ) - A funo de um arquivo permanente reunir, conservar,

arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos.


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2 5 . ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - An al is t a d e Tran spor t esU rb an o s / A rq u i v i st a - 2 0 0 8 ) - As atividades relacionadas ao arquivo

permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrio epublicao, conservao e referncia.

26. ( CESPE TRE/ MA - Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t ra t iva -20 09 Adap tada ) - O tratamento da documentao permanente deve ser feito apartir da aplicao do princpio da territorialidade, um dos princpios

fundamentais da arquivologia.

27. ( CESPE TRE/ AL - Tcn ico Jud ic i r io / Adm in is t r a t iv o 2009 ) - Os

procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento dedocumentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como base

o plano de classificao da instituio.

28. (CESPE ANAC - Tcn ico Admin is t ra t ivo 2009) - Uma dasprincipais funes do arquivo permitir o acesso rpido e eficiente aos

documentos. Essa funo somente pode ser cumprida se os documentos forem

organizados de maneira lgica e racional, respeitando as caractersticas dos

documentos de arquivo.

Quanto aos mtodos de arquivamento, julgue o item subsequente.

O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a

partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que os

produz ou recebe.

29. (CESPE ANAC - Tcn ico Admin is t ra t ivo 2009) - Nome, local,nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem ser

considerados na ordenao dos documentos de arquivo.

30 . ( CESPE TRE/ AL - Tcn ico Jud ic ir io / Adm in is t ra t i vo 2 009 ) - Noque se refere ao arquivamento de documentos, indicado que a instituio

adote um mtodo de arquivamento nico.

31 . ( CESPE SECAD/ TO Papi lo scopis ta 20 08 ) - O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como

principal elemento a ser considerado.

32. ( CESPE STJ -Tcn ico Jud ic i r io rea : Adm in is t r a t iv a 20 08) - Adisposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das

regras de alfabetao exclusiva para nomes de pessoas.


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33. ( CESPE TRE/ MG - Tcn ico Jud ic ir io Adm in is t r a t iv a 2 009 Adap tada ) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte

apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo:Bezerra, Alberto LuizMoreira, Maria MadalenaSantos Cruz, Antnio

34. ( CESPE TRE/ MG - Tcn ico Jud ic ir io Adm in is t r a t iv a 2 009 Adap tada ) De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinteapresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo:Barbosa Filho, lson

Vianna Neto, MiltonVianna Sobrinho, Marlene

35. ( CESPE STJ -Tcn ico Jud ic i r io rea : Adm in is t r a t iv a 20 08) - Adisposio abaixo est correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo,tambm, ser feita de letra por letra.Morro AlegreMorro BrancoMorro MaiorMorro SantoMonteiroMontenegro

36. (CESPE ANAC - Tcn ico Admin is t ra t ivo 2009) - A ordenaogeogrfica, que tpica do sistema direto, tem como elemento principal ocorrespondente.

37. ( CESPE STJ -Tcn ico Jud ic i r io rea : Adm in is t r a t iv a 20 08) - Omtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou

de um estado conhecido como Duplex.

38. (Cespe Min is t r io da In tegrao Ass is ten te Tcn ico-A d m in i s t r a t i v o 2 0 0 9 ) - A disposio de processos por seu nmero ummtodo de classificao de documentos conhecido como duplex.

39. (Cespe Min is t r io da In tegrao Ass is ten te Tcn ico-A d m in i s t r a t i v o 2 0 0 9 ) - Na organizao feita segundo a origem dosdocumentos, o correto dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomesdos rgos ou das empresas, no considerando, para fins de ordenao, os

artigos e preposies que os constituem.


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40 . ( CESPE TRE/ AL - Tcn ico Jud ic ir io / Adm in is t ra t i vo 2 009 ) - No

mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento adotado para a

recuperao da informao o assunto.

41. ( Cespe Min is t r io da Educao e Cu l t u r a Agente Adm in is t r a t iv o

2 0 0 9 ) - O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evitamanipulao ou remoo de outros documentos.

42. (CESPE ANAC - Tcn ico Admin is t ra t ivo 2009) - Pastas de um

arquivo classificadas como acordos, convnios, correspondncias, relatrios,

processos, formulrios e guias so exemplos da utilizao do mtodo de

arquivamento por assunto.

GABARI TO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

C E E C E C C E E C

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

E C C E E C C E E C

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

C C E C C E C C C E

31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

C E E C E E E E C C

41 42

E E


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Bib l i og ra f ia

BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro deTerminologia Arquivstica.

BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Riode Janeiro: Ed. FGV, 2004.

Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002.

Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes).

Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.

SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro,Ed. FGV, 2005.

arquivologia 3

Documents