ApresentAção mysuite

Conheça todos os detalhes sobre este produto em:

www.mysuite.com.br

um dos grandes diferenciais do mysuite frente aos concorrentes no mercado é a diversidade de recursos disponíveis. o produto conta com várias ferramentas, visando atender a diferentes necessidades empresariais.

essas ferramentas vão desde um prático sistema de recados internos, passando por controles de tarefas e pendências internas, comunicadores internos, e conta ainda com recursos para atendimento a clientes (Crm), gestão da informação e muito mais.

Atendimento online

Garantia de qualidade, facilidade e agilidade no atendimento aos clientes, parceiros e fornecedores.

• Melhorar a comunicação estreitando o relacionamento com os clientes;• Facilitar e agilizar o contato entre clientes, parceiros e fornecedores com a empresa;• Proporcionar uma elevada satisfação do cliente sanando quaisquer dúvidas em tempo real;• Aumentar a confiança e lealdade dos clientes e, consequentemente, aumentar as vendas;• Gerar fidelidade com um atendimento pessoal.

Help desK

Tem como objetivo organizar a troca de mensagens entre a empresa e os clientes, parceiros e fornecedores.

• Controlar o fluxo de mensagens recebidas pela empresa;• Aumentar os canais diretos de comunicação da empresa;• Reduzir o número de spams e a perda de informações com e-mails;• Acompanhar a produtividade dos atendentes;• Informação em que dia e hora a mensagem enviada foi lida;• Prestar suporte técnico e melhorar a comunicação com os clientes.

soliCitAções internAs

supri a demanda de comunicação interna entre os departamentos, setores e colaboradores.

• Controlar Solicitações de Informação, Serviço ou Suporte Interno;• Documentar as solicitações entre os colaboradores;• Acompanhar o andamento de solicitações entre os departamentos;• Supervisionar tarefas delegadas e controlar prazos de execução;• Anexar arquivos nas solicitações;• Melhorar a organização e padronizar o trâmite interno alocando as solicitações diretamente para um colaborador responsável.

Gestão do ConHeCimento

Um canal de compartilhamento, disseminação e distribuição de informações corporativas entre os membros de sua equipe e outros colaboradores.

• Eliminar totalmente perda de documentos e o desvio de informações;• Aumentar a organização;• Padronizar arquivos e processos;• Divulgar informações corporativas;• Centralizar informações;• Atualizar documentos de forma rápida e única e disponibilizar arquivos na web.

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muitas vantagens em um só produto

ComuniCAdor interno CorporAtivo

A comunicação entre os membros de uma equipe de trabalho é um instrumento fundamental de gestão.

• Melhorar a comunicação entre os colaboradores;• Substituir o uso de comunicadores populares aumentando a produtividade;• Aumentar a segurança da rede prevenindo contra propagandas, vírus e worms;• Reduzir o deslocamento de funcionários entre os departamentos, mantendo contato com os colaboradoresntato em qualquer lugar do mundo.

sistemA de reCAdos

Disponibilize um completo sistema de mensagens diretas com direcionamento exclusivo e anexo de arquivo.

• Melhorar a comunicação interna;• Comunicar os colaboradores de um depto sobre alguma mudança de procedimento;• Enviar recados públicos (elogios) ou Privados;• Substituir o correio interno por uma comunicação essencialmente empresarial;• Utilizar envio de recados a todos os colaboradores para montagem de Quadro de Avisos.

FóRUM DE DISCUSSõES

proporciona um local onde uma tarefa ou projeto pode ser discutido entre um grupo selecionado de colaboradores.

• Discutir sobre projetos em andamento e futuros e fomentar a colaboração entre pessoas e equipes;• Abrir canais de comunicação com participantes localizados em pontos distantes;• Incentivar a participação dos colaboradores em diversos assuntos;• Disseminar informações básicas ou estratégicas entre grupos específicos.

GESTão DE PRojEToS E TAREFAS

Auxilia gerentes na delegação, acompanhamento, controle e execução de tarefas.

• Delegar tarefas e Controlar pendências;• Criar níveis de acordo com suas prioridades na execução de determinadas tarefas;• Supervisionar tarefas delegadas e controlar prazos de execução;• Lembrar de atividades importantes e organizá-las diariamente.

outros reCursos

Sala de Reuniões:• Promova encontros virtuais em tempo real entre seus colaboradores, estejam eles em qualquer parte do mundo.

Controle de Horas Previstas e Realizadas:• Ferramenta aplicada em todo sistema que possibilitará o controle das horas trabalhadas em cada projeto por cada colaborador.

Armazenamento de Documentos:• Uma biblioteca online gerenciável com todos seus arquivos e documentos central com possibilidade de distribuição dos mesmos.

CRM - Cadastro e Histórico do Cliente:• Tenha um arquivo completo com todo o histórico de dados relativo ao seu cliente, incluindo a comunicação efetuada.

Atendimento telefônico:• Controle as ligações telefônicas, computando os tempos de atendimento e as soluções tomadas durante o atendimento.

relatórios Gerenciais:• Sistema de geração de relatórios completos com mais de 120 tipos de relatórios com nível gerencial.

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CAse pAtrus trAnsportes

CAse HitACHi

“o sistema mySuite nos proporcionou organização e controle”.

A patrus transportes é uma das maiores empresas do setor e que atende quase a totalidade das cidades da faixa leste do País, desde Aracajú ao Rio Grande do Sul, incluindo seu estado sede, Minas Gerais. No ano passado a empresa foi eleita pelas revistas Época e Exame como uma das melhores empresas para se trabalhar.

Até início de 2008 a empresa vivenciava alguns problemas no gerenciamento do Help Desk durante o atendimento de seus mais de mais de 600 usuários internos de serviços e infraestrutura de TI (aplicações e hardware), o que começou a demandar do departamento responsável pela área que se encontrasse uma solução tecnológica que garantisse a organização e melhoria dos atendimentos aos chamados.

Atender e manter organizados todos os chamados de suporte da área de TI não é uma tarefa fácil quando a empresa e o número de usuários de seus sistemas crescem, sem que haja uma ferramenta adequada para o gerenciamento deste tipo de atendimento ao cliente interno.

segundo manuel landeiro, gerente de ti da patrus transportes, antes do mysuite era comum solicitações de suporte serem feitas pelos corredores da empresa, na hora do café e, quando era por telefone ou e-mail, o registro e o controle das tarefas executadas eram muitas vezes perdida. Com o crescimento aumento significativo de tarefas realizadas havia nescessidade do aumento do número de equipamentos e aplicações.

“A ausência de um mecanismo de organização e atendimento dos chamados começou a ficar crítica. Então resolvemos buscar no mercado uma ferramenta de TI para este fim. Encontramos na ferramenta Brazip mySuite a solução adequada”.

“organizamos todas as informações através do mySuite”.

A Hitachi está constantemente inovando. para isso, investe em pesquisas para oferecer sempre as melhores soluções em sistemas e equipamentos, superando as expectativas, trazendo bem estar e conforto a sociedade brasileira e mundial.

No Brasil desde 1972, a Hitachi, seguindo a diretriz da matriz, conta com a participação de seus funcionários, fornecedores, parceiros comerciais e sobre tudo da sociedade brasileira, direciona grande parte de seus recursos para pesquisas, desenvolvendo assim, as mais avançadas tecnologias. Com isso, aprimoram-se os produtos, o desenvolvimento da empresa e beneficia-se a sociedade.

A parceria da Hitachi e o mysuite já dura 2 anos. segundo José roberto, supervisor técnico da empresa, o sistema trouxe várias melhorias. “Utilizamos todos os recursos do mySuite, gerenciamos os catálogos e boletins técnicos, registramos todas as atividades, arquivamos todas as informações de trabalho e estabelecemos um melhor relacionamento com clientes internos e externos”. A empresa utiliza a solução nos processos de trabalhos das áreas de engenharia e assistência técnica.

o que mudou com o mysuite:

• ”o sistema nos oferece uma inteligência no conhecimento acumulado que nos permite ter facilmente na tela do computador via web e de qualquer lugar e momento todas as ocorrências, com seu status atualizado em tempo real”.

• “os processamentos das informações do mySuite nos garantem uma visão geral dos atendimento e das demandas de cada usuário e de cada departamento”.

o que mudou com o mysuite:

• ”Todas as informações são registradas digitalmente, eliminando possibilidades de erros e extravios”.

• ”o Controle e a distribuição das atividades e do conhecimento, acessível onde quer que se esteja; Possibilidade de acesso a informações mais antigas, sem haver necessidade de descarte”.

• “A não utilização de arquivos e documentos em papel, poupando recursos financeiros, diminuindo a poluição e proporcionando um melhor ambiente de trabalho”.

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Cases de sucesso

CASE FGV oNLINE

CASE UNIMED LENçóIS PAULISTA

“o mySuite tem uma excelente interface para registro das informações”.

o FGV online foi criado em 2000, com a missão de desenvolver e gerenciar tecnologias, metodologias e soluções específicas de ensino a distância, sob a responsabilidade acadêmica das escolas e dos institutos da FGV, no âmbito nacional e internacional, liderando e inovando em serviços educacionais de qualidade.

sua visão é ser referência internacional na distribuição de produtos e serviços educacionais inovadores e de alta qualidade no ensino a distância. Atende alunos de graduação, pós-graduação e MBA, executivos e empreendedores, além das universidades corporativas que desenvolvem projetos de e-learning.

A qualidade do atendimento do FGV online ao aluno – cliente da FGV – deu um salto significativo com a utilização do recurso Help Desk do mySuite, pois a ferramenta proporciona transparência e celeridade na comunicação com os mesmo. Através do recurso Gestão do Conhecimento, torna-se possível consultar e compartilhar documentos importantes, necessários ao atendimento, tais como: regulamentos de cursos, diretrizes dos diversos projetos existentes em nosso Programa, dentre outras informações internas.

o recurso Help Desk, além de proporcionar uma excelente interface para registro das informações, proporciona também diferentes opções de busca através dos diversos filtros disponíveis. Com o recurso Solicitações e o Comunicador Interno é possível tratar e acompanhar todos os atendimentos e o status das demandas dos alunos e clientes corporativos. Além disso, os relatórios do mysuite contribuem muito para a montagem de indicadores de desempenho das áreas de atendimento.

“o mySuite está envolvido em vários processos da empresa”.

A Unimed Lençóis é uma cooperativa médica fundada em 1991, onde seus cooperados médicos prestam serviços e administram uma operadora de Planos de Saúde, um Pronto Atendimento e duas Farmácias comerciais, na qual seus beneficiários tem direito a uso, além de fazer parte da rede de cooperativas médicas, Unimed, que tem cobertura de atendimento no país todo.

o mysuite melhorou e facilitou a comunicação entre os departamentos da empresa, principalmente na comunicação com os postos de atendimentos remotos, que com a entrada do mySuite, passaram a receber/fazer solicitações, utilizar os recados e o comunicador interno.

De acordo com Gabriel josé Rando, Gerente de TI da empresa, devido a facilidade na utilização e aos recursos disponíveis, o mySuite está envolvido em vários processos (fluxos) da empresa, principalmente com o recurso de solicitações.

“A principal vantagem é ele ser totalmente online, que possibilita um operador visualizar seus recados e solicitações de onde estiver, inclusive utilizar todo o sistema em nossos postos de atendimento remotos.”

o que mudou com o mysuite:

• ”Registramos e qualificamos todos os atendimentos”.

• “Medimos a produtividade de cada colaborador e a média de satisfação do cliente em cada atendimento”.

• “Diminuimos as chamadas telefônicas e e-mails”.

• “Montamos indicadores, permitindo gerar estatísticas, definir metas e referências de qualidade”.

• “Compartilhamos conhecimento, organizando e divulgando informações e documentos, diretrizes, regulamentos, etc”.

• “Pesquisamos a satisfação dos atendimentos e acompanhamos as solicitações da sua abertura ao seu fechamento”.

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A consciência da necessidade de oferecer canais de comunicação com o cliente pelo site é imprescindível para se ter sucesso no empreendimento.

o Atendimento online garante qualidade, facilidade e agilidade no atendimento aos clientes, parceiros e fornecedores. o relacionamento com a empresa passa a ser feito em tempo real, permitindo um acompanhamento de toda a negociação e pós-venda.

Com o uso da ferramenta os negócios passam a ser fechados de uma forma mais clara e objetiva, aumentando a sensação de segurança na compra e a satisfação do cliente. o sistema de chat pode ser um ponto central de contato para receber solicitações e reclamações de seus clientes.

vAntAGens

Com o recurso de Atendimento online do mysuite sua empresa proporcionará ao cliente ou visiante do seu site um atendimento rápido, confortável e de muita qualidade.

• Relatórios gerenciais com estatísticas diversas, avaliações da qualidade, controle de TMA (Tempo médio de atendimento), picos de atendimento, entre outros;

• Mensagens pré-gravadas para facilitar o contato e evitar desperdício de tempo ao digitar as mesmas frases cada vez que um novo cliente entra em contato;

• Controle de tempo da fila de espera; Armazenamento do diálogo que permite consultas inclusive de chat anônimo;

• Fila de espera por grupo de atendentes;

• Escalabilidade: utilize uma ferramenta preparada para suportar o crescimento da sua empresa;

• Possibilidade de transferência de atendimento entre operadores.

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Atendimento online

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o Help Desk tem como objetivo organizar a troca de mensagens entre a empresa e os clientes, parceiros e fornecedores. É uma ferramenta de comunicação que funciona 24 horas, mesmo que não haja um funcionário online o tempo todo para responder às mensagens, o cliente pode criar o ticket a qualquer momento e aguardar a resposta da empresa.

Com o Help Desk, a empresa organiza os atendimentos através de um histórico que guarda automaticamente os atendimentos feitos a todos os clientes, de todos os assuntos e em qualquer época.

A sua empresa vai melhorar o contato com o cliente, reduzir custo com ligações telefônicas, organizar a comunicação e aumentar a produtividade de seus colaboradores.

vAntAGens

proporciona a sua empresa uma ferramenta de comunicação que funciona 24 horas, mesmo que não haja um funcionário online o tempo todo para responder às mensagens.

• Aumentar os canais diretos de comunicação da empresa e melhorar a comunicação com os clientes;

• Eliminar a perda de informações com e-mails;

• Ter a confirmação que a mensagem enviada foi lida (dia e hora exatos);

• Reduzir o número de spams;

• organizar e controlar o fluxo de mensagens recebidas pela empresa;

• Acompanhar a produtividade dos atendentes;

• Prestar suporte técnico aos clientes.

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Help desk

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visa suprir a demanda de comunicação interna entre os departamentos, setores e colaboradores da empresa.

Pode ser utilizado tanto para suporte interno de TI quanto para o trâmite de outras informações que necessitem de registro, acompanhamento e controle.

Com esta ferramenta, toda pendência interna poderá ser acompanhada de perto, facilitando o controle, gerenciamento e rastreamento das necessidades.

vAntAGens

Com o recurso de Solicitações Internas você terá total segurança e organização no controle e acompanhamento das demandas internas na empresa, com possibilidade de emissão de relatórios e consultas ao histórico.

• organização da demanda interna de comunicação com gerenciamento, controle e rastreamento da comunicação;

• Histórico de todos os contatos feitos entre todos os colaboradores da empresa;

• Acompanhamento do andamento das solicitações através de avisos e alertas;

• Segurança no acesso às mensagens;

• Relatórios e estatísticas das solicitações.

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Solicitações Internas

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A gestão de documentos e informações é de extrema importância. Então, procure pensar: Quanto custa uma informação importante que não é encontrada?

Quem trabalha com documentos e e-mails certamente já passou pela desagradável situação de procurar e não encontrar aquela informação valiosa no momento em que mais precisa dela.

Muitas empresas não possuem planejamento e organização, deixando os seus documentos com conteúdo desatualizado. É uma situação delicada para empresas com grande número de funcionários, especialmente se estiverem espalhados em diferentes regiões do Brasil.

vAntAGens

Aumenta a velocidade, a segurança e a organização no fluxo de informação e conhecimento dentro da sua empresa, proporcionando maior eficiência dos colaboradores e satisfação dos clientes.

• Criação de uma base de conhecimento compartilhada por toda a organização;

• Facilidade de inclusão de conteúdos, classificação das informações e principalmente, localização dos dados contextualizados;

• Facilidade de gerenciamento de conteúdo devido à estrutura simples e padronizada de arquivamento;

• Redução de erros e problemas causados por arquivos desatualizados e aumento da velocidade de acesso às informações;

• Diminuição do tempo de resposta para clientes, parceiros, fornecedores e demais colaboradores;

• Disseminação da padronização de processos e procedimentos adotados pela empresa;

• organização de datas e horários de visitas a clientes, compromissos, reuniões, palestras, congressos, eventos;

• Dados registrados, organizados, centralizados e armazenados com segurança. Facilidade na troca de conhecimento entre todos.

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Gestão do Conhecimento

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o Comunicador Interno é um chat de mensagens instantâneas que permite que um funcionário se comunique com outro em tempo real pela internet.

A comunicação entre os membros de uma equipe de trabalho é um instrumento fundamental de gestão, criando redes e informação de forma transparente e direta, promovendo ainda mais resultados.

É preciso avaliar se os meios comunicação utilizados na empresa atualmente são eficientes e se estão contribuindo para transmitir os objetivos de negócios aos colaboradores.

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Com o Comunicador Interno sua empresa terá um canal de troca de mensagens em tempo real entre colaboradores, clientes, matriz e filial em qualquer parte do mundo a qualquer hora.

• Troca de mensagens instantâneas e criação de salas de reuniões com colaboradores, clientes, matriz e filiais para conversas em tempo real e de qualquer parte do mundo;

• Eliminação das ferramentas populares como MSN e Google Talk que comprometem a produtividade; o Comunicador Interno reduz a possibilidade de infecção por vírus, worms e outros pois funciona como um comunicador privado de sua empresa, sem ataques externos;

• Redução de custos com serviço de telefonia e manutenção dos dispositivos utilizados nessa rede;

• Com o Comunicador Interno, os colaboradores aumentam o contato profissional uns com os outros em tempo real, sem necessidade de deslocamento. É possível conversar com os funcionários na matriz ou em filiais; funcionários que estejam em viagem no exterior ou em fornecedores. Além disso, ele também gera um histórico auditável e permanente da conversação entre os colaboradores;

• Comunicadores populares como MSN, ICQ, Google Talk não são ferramentas profissionais de contato e ainda aumentam a perda de produtividade dos usuários, fruto de conversas não condizentes com o ambiente empresarial.

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Comunicador interno

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o Fórum foi criado para atender solicitações de muitos clientes. Estes clientes desejavam um local onde uma tarefa ou projeto poderiam ser discutidos entre um grupo selecionado de colaboradores sem a necessidade de marcar reuniões ou mesmo deslocar os trabalhadores como parte da atividade.

Possui espaço para os membros interagirem por meio de uma série de envios e respostas que permitem anexar um ou mais arquivos. Usuários autorizados podem criar ou editar tópicos com o fórum e selecionar o usuário que será permitido fazer parte do tópico.

Muitos fóruns exigem que o membro visite e cheque as novas postagens de forma regular, no entanto nosso fórum de discussão imediatamente notifica todos os indivíduos envolvidos no tópico quando há uma atualização.

vAntAGens

Proporciona um local de discussão, debate, aprendizado e interação para seus colaboradores de forma agradável e produtiva.

• As mensagens são arquivadas e centralizadas em banco de dados integrado. os usuários são notificados instantaneamente após as atualizações nos tópicos de interesse;

• Múltiplos arquivos podem ser anexados nos tópicos. Palavras chave também podem ser adicionadas nos tópicos para facilitar as pesquisas;

• Novos usuários têm tempo adicional para ler e compor suas respostas, enquanto antigos usuários aumentam o aprendizado e constroem relacionamentos;

• Todos os usuários que fazem parte de um tópico podem dar sua opinião. As respostas das questões podem ser visualizadas e discutidas por todos;

• A discussão por fórum é menos formal e potencialmente mais rica do que face a face. os procedimentos são mais transparentes para todos.

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Fórum de Discussões

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delegar é preciso, mas só funciona quando a tarefa certa vai para a pessoa certa. A essência da delegação na prática está longe de incorporar a transferência das condições para tal.

É muito provável que você nunca tenha parado para pensar sobre os prejuízos reais das empresas associados a falhas de delegação, ou seja, erros de escolha e de engajamento dos talentos para os desafios.

Erros de delegação são, antes de tudo, falhas na gestão dos recursos. Logo, evitá-los deveria ser uma preocupação gerencial de maior atenção.

vAntAGens

Possibilita a sua empresa organizar e gerenciar todo o processo de delegação de tarefas e lembretes, resultando em uma maior eficiência e interação por parte de seus colaboradores.

• Agendamento de compromissos diversos: reuniões, eventos, congressos, palestras, visitas a clientes e fornecedores, entre outros, podendo ser programados para despertar;

• organização simplificada das tarefas do dia a dia, com possibilidade do sistema funcionar como lembretes delegados pelos próprios colaboradores;

• Níveis de prioridade para execução de determinadas atividades;

• Controle de pendências com acompanhamento de tarefas delegadas. Ideal para supervisores;

• Cadastro de tarefas, prazos para execução, geração de relatórios.

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Gerenciador de tarefas

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CentrAl de Atendimento

um dos pontos mais elogiados por nossos clientes é o nosso atendimento. realmente é algo que muito nos orgulha!

A BraZip faz questão de manter diversos canais abertos para contato, incluindo uma Central de Relacionamento exclusiva para seus clientes, onde podem contar com atendimento personalizado através de Chat, abertura de chamados, e conhecimentos específicos através da Gestão de Conhecimento.

para você que ainda não é nosso cliente também prestamos atendimento de alta qualidade e em tempo real.

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Atendimento viA CHAt online:

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