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Balanço das Medidas do Domínio de
Valorização do Capital Humano e Gestão
de Apoio à Segurança Social
Dr. Hugo Brás
ENAD . 31 de Agosto de 2015
Academia INSS
Transferência de Conhecimento
Apoio Operacional à Especialização Técnica do Capital Humano
Auditoria Interna
Gestão Documental e Arquivo Físico
Aprovisionamento e Gestão de Stocks
AGENDA
Medidas Alcançadas
• Aumentar o nível de formação dos colaboradores do INSS,
• Implementar novas Escolas da Academia e consolidar as existentes,
• Implementar a plataforma de e-Learning no INSS Objectivos
• Implementação das Novas Escolas da Academia do INSS:
Parceria estabelecida com uma Universidade Internacional,
Todos os Manuais das três Escolas desenvolvidos,
Condições logísticas definidas e asseguradas;
Início da primeira Escola previsto para Setembro.
• Implementação da Plataforma de Ensino à Distancia:
Estão identificadas as possíveis Soluções e Parceiros para a Plataforma de e-Learning.
VCH – ACADEMIA DO INSS
Medidas Alcançadas
Implementação das Novas Escolas
Escola de
Segurança Social
Escola de Atendimento
Escola de INSS
Escola de Desenvolvimento
de Chefias
Escolas das TITs
Escola de Funções de
Suporte
VCH – ACADEMIA DO INSS
Medidas Alcançadas
1/2
Garantir a transmissão do conhecimento gerado no PSGSS aos colaboradores do INSS através da aplicação do Modelo de Transferência de Conhecimento.
Objectivos
• Criação de um Centro de Formação, com 4 salas de formação, dotadas de equipamento específico para a formação no âmbito do PSGSS : 1 sala equipada para formação tecnológica com 20 lugares,
capacidade total para 84 formandos em simultâneo;
• Foram definidos os cursos para formações superiores a ministrar a 12 colaboradores do INSS:
Investimentos Financeiros,
Actuariado;
Tecnologia, Infra-estrutura e Telecomunicações;
VCH – TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO
Medidas Alcançadas
2/2
Garantir a transmissão do conhecimento gerado no PSGSS aos colaboradores do INSS através da aplicação do Modelo de Transferência de Conhecimento.
Objectivos
• Meta operacional de 23 mil horas de formação cumprida, tendo-se já realizado mais de 31.000 horas de formação,
• Foram ministradas mais de 200 sessões de formação nas áreas de Segurança Social, Recursos Humanos, Atendimento ao Cliente, Contabilidade e Administração , Auditoria e das Tecnologias de Informação com a participação de mais de 1.100 participantes,
• Definição dos Requisitos Funcionais para implementação de um sistema de Transferência de Conhecimento.
VCH – TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO
Medidas Alcançadas
Indicadores Globais de Formação
Fotos de Sessão Transferência
VCH – TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO
693
1.100
Fotos de Sessão Transferência
Medidas Alcançadas
Indicadores Globais de Formação
VCH – TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO
Medidas Alcançadas
Garantir a execução dos processos e procedimentos de acordo com o modelo operativo definido e implementado.
Objectivos
• Apoio Operacional a decorrer em três áreas:
Contabilidade e Administração (CA),
Recursos Humanos (RH),
Gestão Documental (GD);
• Quase 1.100 Horas de Apoio Operacional realizadas nas áreas de Recursos Humanos,
Auditoria, Contabilidade e Administração e Gestão Documental do INSS;
• Mais de 220 Horas de formação On The Job realizadas nas áreas de atendimento ao
cliente e na área de Contabilidade
VCH – APOIO OPERACIONAL À ESPECIALIZAÇÃO
TÉCNICA DO CAPITAL HUMANO
Medidas Alcançadas
Indicadores Globais de Formação
Sessão de Apoio Operacional
Áreas Total/Área
Auditoria 30,00
Contabilidade e Administração 195,00
Segurança Social 18,00
Recuperação de Histórico - A&F 613,00
Recuperação de Histórico - Seg. Soc. 152,00
Recursos Humanos 52,00
Total / Mês 1.060,00
VCH – APOIO OPERACIONAL À ESPECIALIZAÇÃO
TÉCNICA DO CAPITAL HUMANO
Medidas Alcançadas
Implementar os mecanismos de Controlo Interno que garantam a eficiência e a segurança das operações.
Objectivos
• Definição da estrutura e objectivos estratégicos da Auditoria Interna;
• Definição do Plano e Programa de Auditoria Interna;
• Desenho, desenvolvimento e disponibilização do Sistema de informação;
• Sistema concluído e em Produção.
VCH – AUDITORIA INTERNA
Medidas Alcançadas
Auditoria Interna
Plano Estratégico Plano de Auditoria Interna
Programa de Auditoria Interna a Nível
Nacional (PANN) Desenho
Funcional e Técnico do
Sistema
SIST
EMA
DE A
UD
ITO
RIA
INTE
RN
A
VCH – AUDITORIA INTERNA
Medidas Alcançadas
Optimizar a eficiência e eficácia na tramitação do ciclo de vida dos documentos no INSS. • Reduzir a circulação de documentos em papel no INSS; • Optimizar o acesso à informação e a produção de documentos; • Recuperar o histórico de documentos arquivados.
Objectivos
• Implementação de um Sistema de Gestão de Arquivo Físico Inteligente;
• Expansão do arquivo físico;
• Consolidação do sistema de geração de etiquetas com código de barras;
• Recuperação do Histórico Documental;
• Reforço da Equipa para Recuperação de Histórico;
• Alargamento das Classes Documentais dos Departamentos de Recursos Humanos e Contabilidade e Administração
• GEDAR Distribuído – Criação de uma infra-estrutura distribuída de equipamentos e comunicações para permitir o acesso em todo o território Nacional.
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL (GEDAR)
Medidas Alcançadas
Arquivo Físico e Etiquetagem
• Constituição de um arquivo físico
• Sistema de geração de etiquetas com código de barras
Cerca de 2.000 caixas armazenadas Quase 1.800.000 documentos
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
Medidas Alcançadas
Recuperação de Histórico e Arquivo da documentação – A Equipa
• A Equipa destacada
• A alimentação do arquivo digital
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
Medidas Alcançadas
Recuperação de Histórico e Arquivo da documentação - A Equipa
• Pivots: Colaboradores das áreas funcionais que participam da actividade de recuperação do histórico que acumulam com as suas funções ;
• Colaboradores dedicados: Colaboradores contratados para a realização exclusiva da actividade de recuperação do histórico.
Recursos Humanos
Administração e Finanças
Segurança Social
- Departamento - - Recursos -
6 pivots alocados na Sede do INSS
24 pivots em formato rotativo entre a Sede e o Centro de Logística
11 colaboradores dedicados no Centro de Logística
- Recursos disponíveis -
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
Medidas Alcançadas
Recuperação de Histórico - Desempenho
• Recuperação de Histórico nas 3 áreas contempladas na Gestão Documental durante o 1º semestre:
• Segurança Social: mais de 67.300 documentos recuperados,
• Contabilidade e Administração: mais de 9.400 documentos recuperados,
• Recursos Humanos: mais de 9.200 documentos recuperados;
• A área de Segurança Social tem maior dedicação de tempo e recursos para esta função.
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
Medidas Alcançadas
GEDAR Distribuído
• Acesso ao GEDAR em todo o território Nacional;
• Integração com os sistemas das diversas áreas organizacionais do INSS:
Recursos Humanos
Auditoria Interna
Segurança Social
Contabilidade e Administração
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
Medidas Alcançadas
Classes Documentais – Recursos Humanos
- Nº de classes documentais -
- Nº de tipo de documentos-
16
3
6
6
6
2
2
1
1. Gestão de Cadastro
2. Alteração à Estrutura Org. e Funcional (EOF)
3. Formação / Academia
4. Gestão de Desempenho
5. Gestão de Tempos
6. Processamento de Salários
7. Recrutamento e Selecção
8. Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho
9. Processos, Normas e Legislação
10. Concursos
4
3
109
3
10
15
14
4
16
1
41
11
- Macro-processos/Lotes -
49 224
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
Medidas Alcançadas
Classes Documentais – Contabilidade e Administração
- Classes Documentais/ Nº de tipo de formulário-
- Nº de tipo de documentos-
8
6
4
5
2
4
1. Aquisição de bens e serviços
2. Certidões contributivas
3. Contabilidade Pública
4. Imobilizado
5. Orçamento
6. Processos, Normas e Legislação
7. Retenção na fonte
8. Tesouraria
12
6
11
20
5
25
10 15
- Macro-processos/Lotes -
8 13
47 107
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
Medidas Alcançadas
Classes Documentais – Segurança Social
# Classes documentais # Tipos de documento
5
5
5
4
1. Inscrição de contribuintes
2. Inscrição de segurados
3. Prestações
4. Remunerações
9
7
43
6
- Macro-processos/Lotes -
19 63
VCH – GESTÃO DOCUMENTAL
Medidas Alcançadas
Definir e implementar o modelo de gestão de compras e stocks e o sistema de informação de suporte a esta função. Objectivos
• Diagnóstico da Situação Actual da Área de Aprovisionamento;
• Definição de Acções de Melhoria Rápida na Área de Aprovisionamento;
• Desenho do Modelo Operativo Futuro;
• Início do desenvolvimento do Sistema de Aprovisionamento e Gestão de Stocks.
VCH – APROVISIONAMENTO E GESTÃO DE STOCKS
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