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_________________________________________________________________________ Etec de Ribeirão Pires Curso Técnico em Eventos GESTÃO OPERACIONAL E LOGISTICA EM EVENTOS Nome: Nº. Turma: 2º Mod. Eventos Professor: Mirna Câmara Perillo Data:

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Etec de Ribeirão Pires

Curso Técnico em Eventos

GESTÃO OPERACIONAL

E LOGISTICA EM EVENTOS

Nome: Nº. Turma:

2º Mod. Eventos

Professor: Mirna Câmara Perillo Data:

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Etec de Ribeirão Pires

Conteúdo 1. Princípios de Organização e Montagem de Eventos ................................................................ 4 1.1. PLANEJAMENTO DE UM EVENTO ................................................................................. 4 1.1.1. Conceito gerais .............................................................................................................. 4 2. ELABORAÇÃO DE PROPOSTA E BRIEFING ......................................................................... 6 2.1. Roteiro de Projeto.............................................................................................................. 6 2.2. INSTRUMENTOS AUXILIARES E DE CONTROLE DE ................................................... 7 2.2.1. Briefing .......................................................................................................................... 7 3. LOCAL/SEDE DE UM EVENTO ......................................................................................... 11 4. Definição de data................................................................................................................. 14 5. TEMA E PÚBLICO ALVO DE UM EVENTO ....................................................................... 15 6. RECURSOS ........................................................................................................................ 20 6.1. Recursos Financeiros ...................................................................................................... 20 6.1.1. Previsão Financeira ..................................................................................................... 20 6.1.2. Organização e controle ............................................................................................... 20 6.2. Recursos Humanos ......................................................................................................... 21 6.3. Recursos Materiais .......................................................................................................... 21 7. PLANEJAMENTO, COORDENAÇÃO E CONTROLE ........................................................ 22 7.1. Secretaria executiva ........................................................................................................ 22 7.2. Recepção e atendimento ................................................................................................ 25 7.2.1. Recepcionista da secretaria ........................................................................................ 25 7.2.2. Moderador/apresentador/mestre de cerimônias ......................................................... 26 7.2.3. Recepcionista do aeroporto ........................................................................................ 26 7.2.4. Recepcionista do hotel ................................................................................................ 27 7.3. Marketing e vendas ......................................................................................................... 27 7.4. Publicidade e comunicação ............................................................................................. 28 7.5. Serviços de manutenção das instalações e equipamentos ............................................ 30 8. ORÇAMENTO DE UM EVENTO ......................................................................................... 31 9. CAPTAÇÃO DE RECURSOS ............................................................................................. 36 9.1. FORMAS OU MODALIDADES DE PATROCÍNIO .......................................................... 36 9.1.1. CARTA-PROPOSTA DE PATROCÍNIO...................................................................... 37 9.2. CONTRATO DE PATROCÍNIO ....................................................................................... 38 9.2.1. CONTRATO DE PATROCÍNIO ................................................................................... 38 10. MARKETING DE EVENTOS ........................................................................................... 40 10.1. TÉCNICAS DE MARKETING E VENDAS................................................................... 40 10.2. A MARCA DO EVENTO .............................................................................................. 41 10.3. VENDA DE ESPAÇOS EM EVENTOS TÉCNICOS E COMERCIAIS ........................ 42 10.4. PARTICIPAÇÃO DA IMPRENSA E ÓRGÃOS DE DIVULGAÇÃO ............................. 44 10.5. BOLETINS E FOLHETOS PUBLICITÁRIOS .............................................................. 45 10.6. MALA DIRETA ............................................................................................................. 46 10.7. TELEMARKETING ...................................................................................................... 47 10.8. CARTAZES E FAIXAS ................................................................................................ 48 11. INFLUÊNCIA DOS FATORES SAZONAIS OU .............................................................. 50 11.1. DURAÇÃO DO EVENTO ............................................................................................ 51 11.2. EVENTOS COMPLEMENTARES OU SIMULTÂNEOS AO EVENTO PRINCIPAL ... 51 11.3. ATIVIDADES ESPECIAIS PARA PARTICIPANTES E ACOMPANHANTES ............. 52 12. ROTEIRO PRÁTICO DE UM EVENTO........................................................................... 54 12.1. ORGANIZAÇÃO E OPERACIONALIZAÇÃO DE UM EVENTO: ROTEIRO BÁSICO 54 12.2. Características do evento programado ....................................................................... 54 12.3. Hospedagem ............................................................................................................... 57 12.4. PESSOAL ESPECIALIZADO ...................................................................................... 57 12.5. EQUIPAMENTOS, INSTRUMENTOS E UTENSÍLIOS ............................................... 58 12.5.1. EQUIPAMENTOS, INSTRUMENTOS E UTENSÍLIOS DE USO: ............................... 58 13. Noções de decoração para eventos................................................................................ 60

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Etec de Ribeirão Pires

3 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

14. INSTALAÇÕES E CONDIÇÕES AMBIENTAIS .............................................................. 61 14.1. DEPENDÊNCIAS E ÁREAS DE OCUPAÇÃO ............................................................ 61 14.2. FUNCIONALIDADE E CONDIÇÕES DE OPERAÇÃO DAS INSTALAÇÕES ............ 63 14.3. ASPECTOS AMBIENTAIS DAS DEPENDÊNCIAS E LOCAIS DE UM EVENTO ...... 63 15. ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA DE........................................................................ 66 16. PROGRAMAÇÃO ............................................................................................................ 72 17. Check list ......................................................................................................................... 74 18. LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E SERVIÇOS ............................................................ 76 18.1. MÓVEIS E INSTALAÇÕES ......................................................................................... 76 18.2. MATERIAIS DE APOIO ............................................................................................... 77 18.2.1. MATERIAL DE ESCRITÓRIO E IMPRESSOS ........................................................... 78 18.3. MATERIAL PARA DECORAÇÃO ............................................................................... 79 18.4. MATERIAL PARA SANITÁRIOS E BANHEIROS ....................................................... 79 19. HOSPEDAGEM E TRANSPORTE DOS ......................................................................... 80 19.1. ASPECTOS GERAIS .................................................................................................. 80 19.2. CONTRATO DE SERVIÇOS DE TRANSPORTE E HOSPEDAGEM ........................ 81 19.3. TRANSPORTE ............................................................................................................ 82 19.4. HOTEL ......................................................................................................................... 83 19.5. BAGAGEM .................................................................................................................. 83 19.6. ALTERAÇÕES DE ROTEIRO E HOTÉIS ................................................................... 84 19.7. PREÇOS ..................................................................................................................... 84 19.8. OBSERVAÇÕES GERAIS .......................................................................................... 84 19.9. RECLAMAÇÕES ......................................................................................................... 85 19.10. CONCORDÂNCIA ....................................................................................................... 86 20. SEGURANÇA E PROTEÇÃO DOS LOCAIS DOS ......................................................... 87 20.1. DISPOSIÇÕES GERAIS ............................................................................................. 87 20.2. ENTRADA E SAÍDA DE PESSOAS DOS LOCAIS DE EVENTOS ............................ 87 20.3. ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS ........................................................................... 88 20.4. SERVIÇOS DE GUARDA E VIGILÂNCIA ................................................................... 89 20.5. ATENDIMENTO EMERGENCIAL DE ACIDENTES ................................................... 89 20.6. MANUTENÇÃO E LIMPEZA DOS LOCAIS DE EVENTOS........................................ 90 21. INSCRIÇÃO PARA PARTICIPAÇÃO EM ....................................................................... 91 22. VERIFICAÇÃO E AUDITORIA DE ATIVIDADES ........................................................... 93 22.1. ASPECTOS GERAIS .................................................................................................. 93 22.2. PESQUISA SOBRE OS SERVIÇOS DE RESTAURANTE......................................... 94 22.3. QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO DE EVENTO CULTURAL ................................... 95 22.4. QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS DE HOTEL ............................. 96 22.5. AUDITORIA OPERACIONAL DE EMPRESA DE EVENTOS ..................................... 97 23. PROVIDÊNCIAS E RELATÓRIO AO TÉRMINO .......................................................... 100 24. FLUXOGRAMAS ........................................................................................................... 102 24.1. FLUXOGRAMAS DAS FASES DO PLANEJAMENTO ............................................. 103 24.2. ETAPA DO PLANEJAMENTO .................................................................................. 105 24.3. ETAPA DA ORGANIZAÇÃO ..................................................................................... 106 24.4. ETAPA EXECUÇÃO.................................................................................................. 107 24.5. Fluxograma 06 – Execução – Véspera do Evento .................................................... 108 24.6. Fluxograma 09 – Execução – Dia do Evento ............................................................ 109 24.7. Fluxograma 14 – Execução – Fim do Evento ........................................................... 110 24.8. Fluxograma Etapa de Avaliação ............................................................................... 111 25. Calendário Oficial de Eventos ....................................................................................... 112 25.1. O calendário oficial de eventos ................................................................................. 112 26. Bibliografia ..................................................................................................................... 117

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Etec de Ribeirão Pires

4 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

1.

Princípios de Organização e Montagem de Eventos

1.1. PLANEJAMENTO DE UM EVENTO

1.1.1. Conceito gerais Por sua complexidade, amplitude e importância, a promoção de um evento exige alta

especialização técnica, experiência e especialização no tipo de evento que será realizado. Sua

Operacionalização fundamenta-se em um eficiente sistema de planejamento, abrangendo

alguns aspectos básicos:

Definir de forma clara e precisa os objetivos, bem como a amplitude do evento.

Isso significa ter o domínio absoluto e integral do ambiente, dos limites de

atuação e de todas as etapas de sua execução;

Estruturar o roteiro de planejamento e o respectivo cronograma de execução

com bastante antecedência da data prevista para seu inicio;

Prever recursos materiais, financeiros e de apoio para atender às exigências

operacionais;

Dispor de pessoas, grupos ou comissões para assumir a responsabilidade pela

coordenação e execução dos trabalhos;

Estabelecer sistema de integração e relacionamento permanente com

patrocinadores, promotores, empresas vinculadas, autoridades, especialistas,

imprensa, agentes de viagem, fornecedores, participantes e colaboradores

colhendo subsídios e sugestões;

Instituir canais de comunicação ágeis e eficientes entre todas as áreas de

operação e serviços, a fim de prevenir e corrigir, prontamente eventuais

deficiências ou falhas no decorrer do evento;

Assegurar a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e equipamentos

necessários para a operacionalização dos serviços;

Estabelecer normas e procedimentos a serem observados pelos participantes

dos eventos;

Implantar sistema de controle e acompanhamento das providencias e decisões

tomadas no curso do evento.

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Etec de Ribeirão Pires

5 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

A concepção e planejamento de um evento deverão ser precedidas de estudo de

viabilidade para analise das condições e capacidade da entidade promotora para a sua

realização. Além disso, há necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica para

conhecer a opinião do público – alvo sobre objetivos, sistemática, locais, datas, horários,

participantes, convidados. Com base nessa verificação, será definida a estratégia de

marketing, os veículos de comunicação e divulgação, bem como as atividades e

responsabilidades relacionadas com a promoção do evento:

Planejamento, coordenação e controle;

Secretaria executiva;

Recepção e atendimento;

Marketing e vendas;

Publicidade e comunicação;

Serviços de manutenção das instalações e equipamentos;

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Etec de Ribeirão Pires

6 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

2.

ELABORAÇÃO DE PROPOSTA E BRIEFING

2.1. Roteiro de Projeto Para o planejamento e a operacionalização de um evento, é primordial elaborar um projeto

com informações básicas que direcionem o desenvolvimento das atividades necessárias à sua

efetivação.

MODELO DE ROTEIRO DE PROJETO DE EVENTOS

1. Título (nome do evento)

2. Associação, empresa e/ou industria promotora

3. Entidade e/ou empresa organizadora

4. Cidade – sede

5. Local do Evento

5.1. Nome

5.2. Endereço

5.3. Cidade

5.4. Estado

6. Tema do evento

7. Objetivos (o que se pretende alcançar com o evento)

7.1. Geral

7.2. Específicos

8. Justificativa (por que é importante a realização do evento)

9. Público alvo (perfil e número de participantes)

10. Descrição do evento

11. Período de realização do evento e horário

12. Programação preliminar do evento

13. Taxa de inscrição e/ou ingresso

13.1. Ingresso (valores de acordo com o local)

13.2. Inscrição ( gratuita e/ou preços previstos e prazos)

13.3. Outros

14. Recursos necessários

14.1. Recursos humanos

14.2. Recursos materiais (administrativos)

14.3. Materiais de divulgação

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Etec de Ribeirão Pires

7 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

14.4. Recursos audiovisuais e equipamentos

14.5. Diversos

15. Instalações (descrição e localização dos espaços físicos que serão utilizados pelo

evento)

16. Serviços (transporte, hospedagem, alimentação, sonorização, decoração e outros)

17. Plano de divulgação e marketing

18. Previsão orçamentária

18.1. Receitas

18.2. Despesas

19. Cronograma

20. Considerações finais

ANEXOS:

Modelo de carta – convite;

Modelo de material de divulgação;

Modelo de ficha de inscrição;

Modelo de certificado;

Modelo de formulários em geral;

Regulamento de funcionários do evento;

Outros.

2.2. INSTRUMENTOS AUXILIARES E DE CONTROLE

DE PLANEJAMENTO

Durante todas as fases do planejamento e organização de um evento, são utilizados alguns

instrumentos que auxiliam no controle e desenvolvimento das atividades. Os instrumentos mais

utilizados são briefing, check list e outros.

2.2.1. Briefing Conjunto de informações e instrumentos facultadas com antecedência aos

organizadores de evento sobre os aspectos mais relevantes do evento que será organizado.

MODELO DE BRIEFING DE EVENTOS

EMPRESA/CONTRATANTE

Razão social:

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Etec de Ribeirão Pires

8 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

Endereço:

Fone:

Contato:

Cargo:

Segmento e atuação da empresa:

Produto e/ou linha de produto ou serviço:

Fax:

Depto:

1. Evento:

1.1. Título

1.2. Obejeto principal do evento (comemoração, reengenharia, ciência, técnico,

confraternização, promocional, institucional e outros)

1.3. Qual a tipologia do evento?

1.4. Há tema definido? ( ) sim ( ) não

1.5. Caso a resposta seja afirmativa, qual é?

2. Público Alvo

2.1. Perfil do público alvo: sexo, faixa etária, escolaridade, nível socioeconômico, grau

hierárquico;

2.2. Número estimado de participantes;

2.3. Qual a origem geográfica dos participantes?

3. Data/duração

4. Local

4.1. Existe um local determinado para o evento? ( )sim ( ) não

4.2. Caso a resposta seja afirmativa, onde?

5. Programa

5.1. Existe um programa do evento? ( ) sim ( ) não

5.2. Caso a resposta seja afirmativa, anexa-lo.

6. Hospedagem

6.1. Inclui hospedagem? ( ) sim ( ) não

6.2. Qual a categoria dos hotéis a serem utilizados?

7. Transporte

7.1. Que meio de transporte será utilizado para esse evento?

7.2. Existe empresa transportadora oficial do evento?

8. Serviços

8.1. O que será oferecido aos participantes?

( ) alimentação ( ) brindes ( ) traslados

( ) atividades sociais, culturais e turísticas ( ) outros. Especificar:

9. Convidados e autoridades

9.1. Quem são os convidados e as autoridades?

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Etec de Ribeirão Pires

9 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

9.2. Qual o diferencial de serviços e as honras que serão oferecidas a eles?

10. Verba

10.1. Existe verba prevista? ( ) sim ( ) não

10.2. Qual o valor?

11. Comissão organizadora

11.1. Existe uma comissão organizadora? ( ) sim ( ) não

11.2. Quem são os contatos?

12. Idioma

12.1. Qual o idioma oficial do evento?

13. Divulgação

13.1. Como será feita a divulgação?

13.2. Quais veículos de comunicação serão utilizados?

13.3. Existe logotipo do evento? ( ) sim ( ) não

Caso a resposta seja negativa, é necessário criar um logotipo para o evento.

13.4. Criar material de divulgação de acordo com o tema e utilizar o logotipo e cores

especiais.

14. Equipamentos

14.1. Quais equipamentos audiovisuais e administrativos serão utilizados?

15. Materiais

15.1. Quais materiais administrativos e do participante serão utilizados?

16. Serviços

16.1. Quais serviços serão necessários?

( ) tradução simultânea;

( ) Buffet para jantar e/ou almoço, coquetel, coffee break e outros;

( ) decoração;

( ) sonorização;

( ) filmagem;

( ) fotografia;

( ) outros; Especificar

17. Recursos humanos

17.1. Quantidade:

17.2. Com que qualificação?

17.3. Para esse evento, haverá a contratação de outros prestadores de serviços,

como:

( ) agencia de propaganda;

( ) serviços gráficos;

( ) assessoria de imprensa;

( ) agencia de turismo;

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Etec de Ribeirão Pires

10 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

( ) assistência médica hospitalar;

( ) transportadora rodoviária para traslados;

( ) seguro;

( ) outros. Especificar

Esse instrumento é aplicado também em outras situações, quando se torna necessário

esclarecer a alguém, resumidamente, do andamento do processo ou de qualquer problema que

não está solucionado.

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Etec de Ribeirão Pires

11 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

3. LOCAL/SEDE DE UM EVENTO

Os eventos poderão ser realizados em centros de convenções, hotéis, clubes sociais,

auditórios de entidades, quadras esportivas, salões de empresas e instituições religiosas e

outros locais, dependendo do tipo de evento, nível e número de participantes e ainda dos

interesses dos patrocinadores e colaboradores. Para a escolha do local, deverão ser

considerados principalmente os aspectos relacionados com a estrutura de serviços oferecida

pelo estabelecimento-sede e pela localidade onde será realizado o evento, tais como:

instalações físicas disponíveis;

infraestrutura de apoio administrativo e de serviços;

segurança;

meios de comunicação;

transporte, locomoção e acesso a pontos de táxi, ônibus, aeroporto etc.;

proximidade de estabelecimentos de serviços, tais como hospitais,

restaurantes.

Há uma tendência de promover os eventos de maior porte em locais afastados dos centros

urbanos, justificando-se pelo menor custo e por oferecerem maior conforto, segurança,

liberdade e descontração. Nesse caso, para os participantes de eventos culturais e técnicos há

melhores condições de integração nos objetivos do evento, pois convivem em ambientes mais

amplos e saudáveis. Além disso, a realização de eventos de maior expressão e importância em

locais afastados elimina ou reduz as interferências externas, principalmente as atividades de

lazer e diversão oferecidas nos centros urbanos de maior movimento.

Em virtude da diversificação dos tipos de eventos, há carência ou dificuldade de se

ajustarem as características dos eventos aos recursos locais disponíveis. A deficiência de uma

infraestrutura de serviços no local poderá prejudicar os projetos, e as soluções alternativas

tornam-se onerosas ou inadequadas.

Os locais de eventos devem oferecer características específicas e funcionalidade para

viabilizar os empreendimentos, e abranger:

instalações que possibilitem a realização de atividades diversificadas, tais como

reuniões, coquetéis, jantares e feiras de maior expressão e, ainda, os eventos

paralelos;

espaços amplos, modulares, com pé-direito alto, permitindo a instalação de

equipamentos especiais;

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Etec de Ribeirão Pires

12 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

capacidade para a montagem de múltiplos cenários, pontos de iluminação,

sonorização, instalações de equipamentos informatizados e outros instrumentos;

auditórios modulares;

áreas interligadas que proporcionem plena integração das atividades dos participantes;

facilidade de acesso e circulação de pessoas e veículos;

disponibilidade de equipamentos próprios ou locados de terceiros;

áreas de depósito e armazenagem adequadas;

meios de comunicação;

flexibilidade para transformação de ambientes e instalações;

áreas disponíveis e com segurança para o estacionamento de veículos;

disponibilidade de recursos humanos qualificados.

Finalmente, um fator de maior relevância na operacionalização de um evento é o layout

do local, ou seja, a distribuição e fluxo dos serviços no espaço físico disponível ou área de

ocupação e movimentação de todas as atividades. O estudo do layout fundamenta-se

basicamente na planta baixa do local, e deve-se efetuar uma simulação das operações e

circulação no ambiente, incluindo o uso dos equipamentos. Pela simulação de tempos e

movimentos serão estabelecidos os fluxos operacionais adequados e eficientes, evitando-se

pontos de estrangulamento, sobreposição de tarefas e movimentação desnecessária do

pessoal e, ainda, correções no curso dos trabalhos, prejudicando seu andamento ou

funcionamento.

É habitual a locação de dependências de clubes sociais, entidades ou associações

para a realização de eventos, tais como bailes, congressos, jantares, formaturas etc.

Não obstante a excelência das instalações dessas entidades, a locação poderá

apresentar alguns inconvenientes:

os clubes sociais, em geral, somente efetuam a locação de dependências mediante

pedido ou recomendação de associado;

os custos são mais elevados, pois as entidades procuram resguardar-se de eventuais

danos provocados nas instalações, por terceiros;

habitualmente, o pedido de locação deve ser apreciado em reunião de Diretoria da

entidade, o que poderá acarretar morosidade na decisão;

muitas entidades ou clubes liberam suas dependências com a condição, porém, de que

o atendimento dos serviços de alimentação seja feito pelo restaurante da própria

entidade ou em comodato. Essa prática nem sempre atende aos desejos do cliente

quanto a qualidade, tipo e preço dos serviços oferecidos;

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Etec de Ribeirão Pires

13 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

normalmente, as entidades estabelecem uma série de exigências para o ingresso e

circulação de pessoas que não sejam sócios, restringindo a livre movimentação dos

participantes do evento, o que poderá gerar reclamações e constrangimentos.

Para a decisão quanto ao local do evento, deverá ser feita uma visita de inspeção

detalhada e rigorosa das instalações e ambientes, com o objetivo de assegurar o máximo

conforto aos participantes e melhores condições de atendimento dos serviços exigidos.

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Etec de Ribeirão Pires

14 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

4. Definição de data

A fixação de data está estreitamente ligada às possibilidades de sucesso do evento. Uma

data mal escolhida pode acarretar inúmeros problemas ao promotor e ao organizador.

Diversos cuidados devem ser tomados, tendo em vista o calendário promocional e a área

geográfica a ser atingida, tais como:

Não coincidir com eventos cívicos ou religiosos, locais, regionais ou nacionais;

Não coincidir com outros eventos similares em data próxima;

Não coincidir com outros eventos de grande porte que comprometam a

infraestrutura de hospedagem, alimentação e transporte.

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Etec de Ribeirão Pires

15 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

5. TEMA E PÚBLICO ALVO DE UM EVENTO

O tema ou a mensagem que se pretende transmitir pelo evento deverá ser estabelecido ou

inspirado de forma a motivar o interesse e a participação do público-alvo. Entendem-se como

público-alvo de eventos as empresas e pessoas, princi¬palmente as que atuam como

consumidoras e decidem sobre produtos e serviços em áreas específicas e com características

definidas (clientes atuais e potenciais, empresários, fornecedores, estudantes, público em geral

etc.).

Assim, o tema deverá identificar-se com o perfil das pessoas e dos grupos que constituem

o universo do evento planejado, ou seja, origem, nível cultu¬ral e social, poder aquisitivo, faixa

etária, sexo, estado civil, nacionalidade etc. Além disso, deverão ser considerados os fluxos

turísticos de outras regiões e ainda interesses que poderão ser criados ou estimulados por

meio da promoção do evento. O título do evento deverá motivar a participação, constituindo-se

no principal agente de divulgação da imagem do evento. Deverão ser evitados títulos,

denominações ou temas que possam gerar interpretações inadequadas ou que não traduzam

com fidelidade e clareza as características do evento, ou não se identifiquem imediatamente

com o público-alvo. Habitualmente, nos eventos realizados periodicamente, os títulos originais

são preservados em virtude de já terem sido incorporados à tradição. Os promotores de

eventos, principalmente das áreas comerciais e industrial (feiras e workshops), deverão ter

pleno conhecimento do mercado-alvo da iniciativa para direcionar e orientar sua estratégia de

marketing. Assim, deverão realizar pesquisas e consultas para obter informações precisas

sobre as condições atuais e tendências do mercado em relação aos produtos, serviços e outras

atividades relacionadas com o evento. Simultanea¬mente à escolha e definição do tema e do

público-alvo, deverá ser feita a seleção preliminar das pessoas, entidades e empresas que

participarão do evento, na condição de autoridade, homenageado, apresentante, técnico,

consultor, con¬ferencista, mediador, orador, coordenador, convidados especiais e outros. Isso

é importante para que os convites sejam feitos com bastante antecipação e per¬mitam aos

convidados e participantes ajustarem suas agendas e confirmarem a presença, possibilitando a

estruturação do programa oficial do evento. Como ilustração, a seguir são apresentados temas

de eventos realizados em diversos locais e épocas:

5.1. EVENTOS CULTURAIS

Festival de teatro popular

Coral

Show artístico de talentos jovens

Danças folclóricas ou clássicas

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Etec de Ribeirão Pires

16 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

Bandas, orquestras, conjuntos

Instrumentistas

Sessão de vídeo ou cinema

Exposição de arte (pintura, escultura)

Feiras e lançamentos de livros

Feira de antiguidades

Música popular e erudita

Leilão de arte

Bienal internacional do livro

Encontro de corais

Mostra de danças arte-educação

Festival de bandas e fanfarras

Festa dos povos

5.2. EVENTOS RELIGIOSOS

Festa de Nossa Senhora Aparecida

Procissão fluvial

Excursão para localidades religiosas

Seminário brasileiro de evangelização

Festas de padroeiros locais

Fórum de debates religiosos

Festa dos Orixás, lansã 1e Oxum

5.3. EVENTOS ESPORTIVOS

Olimpíada estudantil

Competição hípica internacional

Copa de futebol feminino

Convenção de clubes esportivos amadores

Corrida rústica de São João

Campeonato de squash/paddle2

Campeonato de canoagem

Gincana

Feira esportiva de sol e lazer

Festival de voo livre

1 Nas lendas provenientes do candomblé, Iansã foi mulher de Ogum e depois de Xangô, seu verdadeiro

amor 2 O Paddle é disputado sempre em duplas. A bolinha é diferente da de tênis e a quadra tem algumas

diferenças

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Etec de Ribeirão Pires

17 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

Corrida rústica de fim de ano

Encontro de corredores e promotores de corridas de longa distância

5.4. EVENTOS GASTRONÓMICOS

Feira da alimentação

Encontro de produtores de bebidas

Noite mexicana

Jantar dançante

Festa do chope

Churrasco da vitória

Festa da uva e do vinho

Noite de queijos e vinhos

Feira gastronômica do litoral norte

Congresso internacional do vinho

Feira internacional do talento gastronômico

Oktoberfest - festival do chope

5.5. EVENTOS COMERCIAIS

Salão de moda jovem

Convenção de lojistas

Lançamento de produtos

Feira de produtos asiáticos

Bazar natalino

Circuito das malhas

Salão de representantes comerciais

5.6. EXPOSIÇÃO E FEIRAS

Feira da indústria e comércio têxtil

Salão internacional de informática

Hotel-feira de produtos e serviços

Rodeio crioulo

Exposição-feira do artesanato

Exposição de pássaros e animais silvestres

Festa dos povos

Festa das flores

Feira das nações

Feira de lojas de conveniências

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Etec de Ribeirão Pires

18 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

Feira de negócios e tecnologias rurais

5.7. EVENTOS SOCIAIS

Rainha do clube

Baile típico regionalista

Carnaval de inverno

Aniversário de entidade

Réveillon

Festa jovem

Bodas de prata/ouro

Festa da primavera

Festival do folclore

Semana italiana

Confraternização de imigrantes

Feira da amizade da região

Salão da mulher

Encontro de lazer e entretenimento

5.8. EVENTOS TÉCNICO-CIENTÍFICOS

Jornada de atualização tecnológica

Ciclo de estudos superiores

Congresso profissional

Seminário de marketing

Encontro de operadores de turismo

Seminário de integração regional

Encontro de prefeitos e vereadores

Congresso pan-americano de arquitetos

Encontro nacional de jornalistas Salão de corretores de imóveis

Feira de soluções de informática

Jornada ginecológica

5.9. EVENTOS TURÍSTICOS

Feira de pesca e lazer

Congresso de agentes de viagem

Salão profissional de turismo

Semana verde Seminário de ecologia

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Etec de Ribeirão Pires

19 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

5.10. EVENTOS INDUSTRIAIS

Feira de inventos e novidades

Salão internacional de máquinas

5.11. EVENTOS RURAIS

Exposição de canários

Feira do cavalo árabe Rodeio crioulo

5.12. DIVERSOS

Feira dos namorados

Encontro de formandos de medicina

Festival da mentira

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Etec de Ribeirão Pires

20 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

6. RECURSOS

6.1. Recursos Financeiros O planejamento dos recursos financeiros de um evento pode ser definido por meio da

previsão e da organização e controle das entradas e saídas dos recursos.

6.1.1. Previsão Financeira Composta por receitas e despesas. Os itens de despesa devem ser claramente

identificados e possuir custos de acordo com o preço do mercado. As fontes de receita

devem ser analisadas criteriosamente.

6.1.2. Organização e controle Busca harmonizar, dentro de determinado espaço de tempo, as entradas e saídas de

numerário, de forma que o disponível seja, ao longo do período de organização, suficiente

para cobrir despesas. Deve-se adotar também um critério de prioridades de despesas.

Os recursos financeiros procedem geralmente das seguintes formas:

Recursos preexistentes - para os eventos associativos, é a verba que a

entidade promotora destina para as despesas iniciais;

Taxa de inscrição/ingresso;

Doações - contribuições provenientes de pessoas físicas ou jurídicas, que

podem assumir as seguintes formas: dinheiro, materiais de consumo do

evento, serviços (impressão, buffet, alimentação, hospedagem, anúncios e

outros);

Patrocínio – quando uma organização pública ou privada assume a

responsabilidade total ou parcial dos custo da organização do evento;

Auxílios governamentais - esta fonte pode ser de origem federal, estadual ou

municipal, em que o órgão envolvido financia algum tipo de serviço ou material

do evento, tais como: estadias, passagens, cartazes, folhetos, publicações de

anais3 e outros.

3 É uma publicação eletrônica devidamente reconhecida e registrada, que recebe um número de registro

ISBN, fornecido pela Biblioteca Nacional, que valida a credibilidade do mesmo.

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Etec de Ribeirão Pires

21 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

6.2. Recursos Humanos A supervisão de logística é a responsável por todos os recursos humanos necessários

à operacionalização do evento, quer sejam da organização ou da empresa organizadora.

Constituem-se nas pessoas locadas na secretaria, no receptivo (quando não terceirizado), na

manutenção, no apoio, na segurança, entre outros.

Tanto os profissionais autônomos como os da própria organização necessitam de

coordenação, treinamento, responsabilidade e uniformes (seguranças, manobristas, buffet,

recepcionistas e outros), que devem ser providenciados pelo responsável, designado pela

supervisão de logística. Os recursos humanos necessários aos eventos, em geral, podem ser

divididos por área de atuação ou por supervisão.

6.3. Recursos Materiais A supervisão de logística é a responsável por todos os recursos materiais envolvidos

na execução, controle e avaliação do evento. Os equipamentos e recursos deverão contemplar

todas as atividades pertinentes ao evento e suas especificidades.

Equipamentos de som,

Equipamentos de luz,

Equipamentos de vídeo,

Equipamentos e aparelhos de comunicação,

Computadores,

Aparelho de fax,

Xerox,

Datashow,

Filmadoras,

Projetores de slides,

DVD players,

Gravadores,

Linhas telefônicas,

Painéis

Outros.

Somando-se a esses materiais diversos como bandeiras, bandejas, canetas, cinzeiros,

copos, e jarras de água, flores, medalhas, revistas, papéis e outros. Neste item está inserido

todo o material de secretaria que conforme o evento, estará disposto em um check list e em

fichas de responsabilidades.

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Etec de Ribeirão Pires

22 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

7. PLANEJAMENTO, COORDENAÇÃO E CONTROLE

A operacionalização de um evento abrange a integração das diversas atividades

técnicas nas respectivas especializações, através de uma unidade responsável pelas seguintes

atividades:

Planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com o evento, em

âmbito interna externo;

Designar os coordenadores setoriais;

Implantar sistemas de controle das operações;

Elaborar e controlar a execução do orçamento financeiro e caixa;

Estabelecer e acompanhar o cronograma de atividades;

Promover reuniões técnicas de coordenação com os responsáveis para a analise das

atividades em andamento;

Coordenar a instalação e montagem das secretarias dos congressistas e palestrantes,

sala VIP, sala de coordenação, slide desk e auditórios;

Promover pesquisas relacionadas com os serviços e atividades;

Realizar as licitações de compras e contratação de serviços de terceiros;

Realizar a contratação de equipamentos de tradução simultânea e de interpretes, no

caso da participação de conferencistas/palestrantes estrangeiros;

Realizar a licitação de locação de equipamentos;

Emitir normas de serviço instruindo e disciplinando procedimentos e rotinas de

trabalho;

Emitir relatórios de avaliação de desempenho e relatório final;

Coordenar a elaboração dos anais do evento após sua realização, em que constem os

fatos relevantes ocorridos, conteúdo de palestras e informações sobre os participantes;

Coordenar as atividades do pessoal que abrangem: participar da seleção e contratação

de pessoal e serviços de terceiros, organizar as equipes de trabalho, orientando as

respectivas atribuições e responsabilidades, estabelecer normas de procedimentos e

conduta do pessoal e fiscalizar sua aplicação.

7.1. Secretaria executiva

E responsável pelas seguintes atividades:

participar da elaboração dos cerimoniais das solenidades oficiais;

processar as inscrições dos participantes de eventos;

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Etec de Ribeirão Pires

23 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

prestar suporte técnico e operacional aos serviços de recepção e atendimento;

providenciar a confecção de formulários e impressos, tais como ficha de inscrição,

convites, ingressos, certificados de participação em cursos, apostilas, material didático,

contratos pré-impressos etc.;

elaborar e controlar as listas de presença nos eventos, quando exigíveis;

preparar os conjuntos de materiais para distribuição aos participantes (pastas,

formulários, "folha de perguntas", relatório de avaliação, material promocional, canetas

etc.);

providenciar a confecção e distribuição de adesivos, crachás, diplomas, certificados,

apostilas, pastas, credenciais e outros objetos etc.;

acompanhar as reuniões e encontros controlando o fornecimento de água e

refrigerante para a mesa principal, limpeza e decoração do local, coffee break etc.;

coletar o material técnico de estudo ou leitura que será distribuído aos participantes e

providenciar a reprodução de documentos, apostilas e materiais dos cursos e

palestras;

distribuir os convites e materiais publicitários e técnicos, tais como folders, boletins etc.;

coordenar os serviços relacionados com as reservas, transporte, recepção e

hospedagem dos participantes especiais do evento (palestrantes, autoridades,

homenageados etc.);

controlar as datas e horários das companhias aéreas e rodoviárias para o

acompanhamento das viagens dos convidados especiais;

acompanhar a programação de passeios ou tours, especialmente de participantes;

controlar o cumprimento dos convênios firmados com estabelecimentos comerciais,

restaurantes e pontos de venda incluídos nos roteiros turísticos;

verificar as condições dos veículos de viagem e traslados, incluindo equipamentos,

ambiente, conforto e, principalmente, as atividades e atitude dos motoristas e

auxiliares;

instalar, acompanhar e manter atualizado o quadro geral e a agenda da programação

de eventos, tais como conferências, debates, reuniões etc., indicando as datas,

horários, locais, ternário e palestrantes;

divulgar as alterações da programação;

providenciar os equipamentos e materiais para os conferencistas e palestrantes,

assessorando ou orientando o uso adequado e guarda;

providenciar a colocação de faixas promocionais no local do evento;

providenciar a colocação de placas indicadoras de circulação, avisos e proibições nos

locais de fluxo e movimentação de pessoas;

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Etec de Ribeirão Pires

24 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

manter contato com entidades, homenageados, convidados especiais, patrocinadores

etc. para confirmar as datas de promoções especiais constantes do programa do

evento;

manter contatos diretos e permanentes com os promotores e patrocinadores dos

eventos para prestar informações sobre o andamento dos serviços e coordenar

providências;

providenciar e encaminhar para o mestre de cerimônias o material para a apresentação

pública dos palestrantes e oradores, destacando os aspectos de maior expressão ou

relevância de caráter pessoal e profissional, tais como a formação técnica, trabalhos

publicados e funções desempenhadas;

implantar/organizar sistema de informações de interesse geral, tais como:

locais e telefones de urgência para assistência médica, sinistros, polícia etc.;

informações turísticas (locais de lazer, visitas, viagens etc.);

serviços de terceiros (meios de transporte, fornecedores de produtos,

locadoras etc.);

nomes/endereços/telefones de entidades, autoridades,

participantes/convidados.preparar as dependências e áreas de circulação e

ocupação dos eventos ou reuniões e em especial os seguintes locais:

sala de recepção dos convidados;

áreas de estacionamento;

sanitários e banheiros;

portarias auxiliares;

auditório;

sala de imprensa;

áreas de lazer e entretenimento.

coordenar a aplicação das normas estabelecidas quanto aos horários de

funcionamento das diversas unidades de serviços;

disciplinar e fiscalizar a movimentação das pessoas e veículos para observância das

normas estabelecidas;

controlar os serviços de portaria e vigilância;

organizar e controlar a manutenção de estoque de medicamentos de emergência e

pequenos socorros;

organizar e controlar a documentação e o arquivo do evento;

controlar o movimento de caixa e bancos;

controlar a conduta, apresentação e vestuário do pessoal envolvido na recepção e

atendimento dos visitantes, inclusive do pessoal dos serviços contratados com

terceiros.

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Etec de Ribeirão Pires

25 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

7.2. Recepção e atendimento É responsável pelas seguintes atividades:

7.2.1. Recepcionista da secretaria

verificar as condições de ordem e limpeza das áreas de acesso e circulação de

pessoas e veículos;

recepcionar os participantes e convidados e realizar os serviços de inscrição e

credenciamento dos participantes;

entregar ao mestre de cerimônias antes do início das sessões a relação de autoridades

e convidados especiais;

inspecionar as instalações, móveis e utensílios dos locais de recepção e atendimento

dos participantes;

assumir, quando necessário, as funções de mestre de cerimônias nos eventos culturais

e sociais na abertura das sessões e apresentação da constituição da mesa e

palestrantes;

participar das sessões como coadjuvante do mestre de cerimônias, colocando-se em

locais estratégicos, tais como na entrada ou ao lado do plenário e nas proximidades da

mesa diretora para o atendimento de eventuais pedidos de providências;

observar os casos que exigem atendimento especial, tais como convidados,

homenageados, autoridades etc.

auxiliar no plenário a distribuição e recolhimento das perguntas dos participantes aos

apresentantes de temas;

dispor de todas as informações referentes ao evento (serviços, locais, horários, preços,

telefones, datas, responsáveis pelas operações etc.);

controlar o fluxo de movimentação de pessoal e serviços e a observância das placas

indicadoras instaladas no local;

distribuir material didático ou publicitário aos participantes de reuniões, palestras etc.;

auxiliar no controle dos serviços de coffee break nas reuniões, verificando, em cada

intervalo, a temperatura das bebidas para a reposição, se for o caso (café, água, sucos

etc.);

supervisionar as condições de funcionamento dos sistemas de iluminação, som e

ventilação;

controlar o material e os equipamentos utilizados nas reuniões;

zelar pelo atendimento eficiente da mesa principal das reuniões e em especial o

suprimento de água, sucos e café;

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Etec de Ribeirão Pires

26 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

auxiliar nos trabalhos de entrega dos certificados de participação nos cursos, quando

necessário;

verificar e controlar a programação estabelecida para os acompanhantes dos

participantes de eventos;

controlar a aplicação das normas relativas ao fornecimento e uso dos crachás de

identificação pelos participantes.

7.2.2. Moderador/apresentador/mestre de cerimônias

coordenar o cerimonial e em especial a coleta dos currículos e conteúdo das palestras;

no início das reuniões/sessões, apresentar o currículo dos panelistas ao público e ao

término

proferir o agradecimento aos componentes da mesa, apresentadores e participantes

especiais;

providenciar a remessa do material técnico à Secretaria para a elaboração dos anais e

encaminhamento para a imprensa;

verificar no setor técnico as condições dos equipamentos de uso dos apresentantes e

sistemas de som, elétrico, ar-condicionado;

coordenar a distribuição e recolhimento das folhas de perguntas aos participantes das

sessões, presentes no plenário;

fiscalizar a ordem e disciplina dos trabalhos, principalmente a movimentação das

pessoas e interrupções eventuais;

controlar os ruídos, conversas paralelas, consumo de alimentos, uso de telefones

celulares no curso das palestras técnicas.

7.2.3. Recepcionista do aeroporto

planejar os serviços de recepção, registrando as características pessoais dos visitantes

(origem, nacionalidade, idade, modalidade de participação no evento, acompanhantes,

idioma etc.);

recepcionar os visitantes e convidados, acompanhando o desembaraço de bagagens e

outros procedimentos de transporte até o local de destino;

providenciar os utensílios, instrumentos e informações relacionados com a recepção de

passageiros, tais como as planilhas dos voos, crachás de identificação pessoal e do

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Etec de Ribeirão Pires

27 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

evento, placa de identificação com o nome do visitante ou evento, dados sobre o local

de hospedagem e itinerários;

apresentar ao visitante informações sobre a localidade, telefones e endereços de locais

de interesse, mapas, endereços e telefones de contato com os organizadores do

evento e material de divulgação com informações turísticas e históricas da cidade;

requisitar previamente recursos financeiros para atender a despesas imprevistas de

pequeno porte.

7.2.4. Recepcionista do hotel

acolher os visitantes, conferindo o registro das reservas com as dependências

colocadas à disposição pelo hotel;

providenciar e controlar o transporte das bagagens;

verificar as condições das instalações de hospedagem, orientando e recomendando o

visitante quanto aos serviços e benefícios oferecidos pelo hotel;

solicitar e transmitir aos participantes informações sobre empresas de transporte,

aeroporto, programação noturna e turística, telefones úteis e endereços especiais;

verificar o atendimento de convidados caracterizados ou recomendados como clientes

VIP.

7.3. Marketing e vendas

É responsável pelas seguintes atividades:

estabelecer procedimentos relacionados com a venda de convites, estandes,

ingressos, publicidade, painéis e outros instrumentos;

acompanhar a execução das cláusulas constantes nos contratos de vendas e

patrocínio;

organizar o cadastro de clientes, participantes, autoridades;

promover permanentemente pesquisas e avaliações do mercado atual e potencial dos

eventos;

desenvolver estudos e sugerir preços e tarifas para a venda de ingressos, locações de

espaços e equipamentos, taxas de matrícula, descontos especiais para a compra de

ingressos antecipados e para grupos, comissão de vendedores e agentes etc.;

acompanhar e analisar os eventos promovidos por outras empresas, principalmente as

tarifas, comissões e procedimentos adotados;

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Etec de Ribeirão Pires

28 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

promover a instalação de pontos de venda;

manter contatos permanentes com agências de turismo, operadoras, entidades, jornais,

escolas e outros, objetivando maior integração técnica e operacional;

acompanhar as atividades dos eventos, promovendo iniciativas a fim de transmitir e

consolidar uma imagem positiva dos serviços;

promover contatos com empresas e entidades, para obter patrocínio e apoio;

firmar convênios com as empresas fornecedoras de produtos e serviços para

concessão de tratamento especial aos participantes dos eventos, tais como descontos

e atendimento privilegiado em lojas, locadoras, casas de espetáculos etc.;

apurar e analisar as características dos clientes e participantes (profissão,

nacionalidade, idade, nível social etc.) para direcionar ou adequar o planejamento de

marketing;

participar e analisar as promoções e atividades complementares realizadas

simultaneamente ao evento principal;

implantar instrumentos de avaliação de desempenho e registro de fatos e ocorrências,

tais como o livro de impressões de visitantes, livro de sugestões e reclamações, álbum

fotográfico para a constituição do acervo histórico do evento;

promover pesquisas de opinião pública para avaliação da qualidade dos serviços,

receptividade às promoções realizadas, apurar eventuais deficiências e colher críticas

e sugestões.

7.4. Publicidade e comunicação É responsável pelas seguintes atividades:

coordenar a divulgação dos eventos ativando os agentes de distribuição de imagem,

tais como imprensa, publicidade, relações públicas e mala direta;

elaborar o texto dos anúncios, releases, mala direta, folhetos, folders, notícias, boletins,

convites, faixas, cartazes, outdoors etc.;

estudar e sugerir programa de integração com a imprensa (releases, entrevistas

coletivas, sala de imprensa, coquetel de lançamento, credenciais a jornalistas etc.);

providenciar o encaminhamento de material promocional e informativo aos órgãos de

divulgação, agências de publicidade, turismo e via¬gens;

realizar a revisão dos anais dos eventos, a fim de garantir a qualidade da publicação;

desenvolver programas de telemarketing;

desenvolver e publicar o site do evento na Internet;

manter contatos permanentes com jornais, revistas, rádio, TV e outros veículos de

comunicação;

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Etec de Ribeirão Pires

29 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

coordenar iniciativas com os órgãos de divulgação, principalmente a realização de

entrevistas;

sugerir a distribuição de credenciais e crachás a jornalistas e a outras pessoas

relacionadas com o evento;

organizar a sala de imprensa, abrangendo:

mesa de reuniões e cadeiras para entrevistas;

condições ambientais favoráveis (ar-condicionado, ventilação, som, iluminação);

móveis e equipamentos para trabalhos de informática;

copiadora;

equipamentos audiovisuais;

telefax;

material de expediente (laudas, lápis, canetas, blocos etc.);

press-kit com materiais sobre o evento, fotos, programas, folhetos, briefing,

currículos dos participantes especiais ou dados pessoais, relação de autoridades,

palestrantes e convidados VIP.

analisar o desempenho e os resultados das campanhas publicitárias;

estudar e sugerir peças ou material publicitário personalizado identificado com o

evento, tais como marcas, brindes, símbolos, placas, crachás, impressos, logotipos,

decalques etc.;

providenciar a compra ou negociar o patrocínio de brindes, placas, troféus, medalhas,

pastas;

coordenar e dirigir a publicação de jornais ou boletins publicitários dos eventos

abrangendo:

pauta das edições;

laudas das matérias;

reportagem e entrevistas;

orçamento de custos;

comercialização da publicidade no jornal;

acompanhamento da impressão;

execução e controle da distribuição.

providenciar a expedição da correspondência de agradecimento aos participantes

especiais;

coordenar com a Secretaria Geral a expedição da correspondência, convites, folders,

boletins publicitários, malas diretas etc.;

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Etec de Ribeirão Pires

30 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

providenciar os equipamentos audiovisuais para as sessões, incluindo gravador de

palestras, projetores multimídia, computador, notebook e equipamentos de sonorização

com microfones;

organizar o cadastro de clientes ou mailing list;

promover contatos ou acompanhar a confirmação da presença de autoridades,

palestrantes, homenageados, convidados, participantes e outros;

acompanhar e confirmar a presença de convidados e participantes;

coordenar as providências e o cerimonial de recepção aos visitantes especiais,

convidados e homenageados;

representar a coordenação do evento em coquetéis, jantares e outras promoções;

sugerir e colaborar na seleção e contratação de serviços de lazer e di¬versão

(orquestras, bandas, conjuntos, artistas, shows etc.);

participar na seleção e licitação de equipamentos e materiais a serem usados nos

eventos, principalmente sistemas audiovisuais;

coordenar o cerimonial e protocolo;

providenciar a instalação de bandeiras nas cerimônias.

7.5. Serviços de manutenção das instalações e equipamentos

Consistem nas seguintes atividades:

verificar as condições de funcionamento dos telefones, iluminação, ventilação, ar-

condicionado, som, microfones, projetores multimídia, computadores, Internet etc.;

coordenar e providenciar a montagem e desmontagem das instalações, estandes,

móveis etc.;

acompanhar a instalação e montagem de equipamentos locados;

analisar as propostas e o orçamento de serviços de terceiros;

efetuar controle das compras, uso, reposição e estoque dos utensílios, ferramentas e

peças;

inspecionar permanentemente o funcionamento dos equipamentos e as condições de

uso das instalações;

elaborar programas de trabalhos de manutenção das instalações, equipamentos e

máquinas;

realizar inventários dos estoques e emitir relatório das faltas constatadas para efeito de

ressarcimento pelos responsáveis ou participantes dos eventos.

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Etec de Ribeirão Pires

31 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

8. ORÇAMENTO DE UM EVENTO O orçamento deverá ser expresso em várias alternativas para estudo e avaliação pelo

interessado das opções e decisão final, e serve de base para o contrato de serviços.

Na negociação do evento, é importante considerar as cláusulas de risco

correspondentes a serviços incluídos no cronograma de trabalho que deverão ser executados

por terceiros.

No caso de eventos de maior porte e expressão, nos contatos preliminares com os

interessados é recomendável a presença dos supervisores responsáveis pelos setores ou

áreas que participarão no atendimento dos serviços.

Esse procedimento é importante para esclarecer dúvidas e principalmente para

análise prévia e discussão de eventuais alternativas em relação à programação.

É conveniente também uma visita às áreas ou dependências onde será realizado o

evento, incluindo portarias de entrada e saída e áreas de circulação e estacionamento.

Após definidos os detalhes do evento, para a formalização das condições e

compromissos acertados, será firmado um contrato de prestação de serviços ou utilizado o

próprio formulário do orçamento aprovado, com assinaturas.

Para as providências de âmbito interno relacionadas com a execução do evento, será

utilizado o formulário relativo ao orçamento aprovado ou emitida uma ordem de serviço para o

encaminhamento para todas as áreas envolvidas.

A seguir, é apresentado modelo/sugestão de orçamento aplicável de acordo com as

características de cada estabelecimento, nível e porte do evento.

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36 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

9. CAPTAÇÃO DE RECURSOS

9.1. FORMAS OU MODALIDADES DE PATROCÍNIO

O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas empresas. Ainda que o

resultado não seja mensurável imediatamente, a médio e longo prazo projeta e consolida a

imagem no mercado.

O patrocínio poderá abranger a participação e destaque publicitário das empresas em

eventos sociais, esportivos, culturais e recreativos, tais como festividades, concertos

musicais, palestras e conferências, exposições, mostras, peças teatrais etc.

Os eventos de maior expressão popular são preferidos para patrocínio pelas

empresas fornecedoras de materiais, produtos e serviços. Entretanto, muitas empresas

patrocinam eventos relacionados com a cultura, tais como espetáculos teatrais e musicais,

pinacoteca, exposições de arte etc., que, embora tenham um público restrito, são

considerados como mercado de grande força e potencialidade.

O apoio de patrocinadores poderá ser feito também por meio de produtos e material

promocional, hospedagem e transporte para convidados e participantes do evento

(conferencistas, músicos, artistas, estilistas e cozinheiros e chefs, no caso de festivais

gastronômicos).

As formas tradicionais de patrocínio ou apoio são:

contribuição financeira;

doação de brindes para distribuição gratuita ou venda (toalhas, canetas, chaveiros,

avental, material de escritório, copos e taças, camisetas etc.);

empréstimo de equipamentos, utensílios, móveis etc.;

prestação de serviços técnicos;

cessão de locais ou dependências;

instalação de pontos de venda;

serviços de transporte;

fornecimento gratuito de produtos para venda (consignação);

hospedagem e transporte para os convidados e participantes especiais do evento

(conferencistas, músicos, estilistas etc.).

O apoio promocional poderá proporcionar os seguintes benefícios imediatos aos

patrocinadores:

inscrição da logomarca na mídia especializada do evento;

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Etec de Ribeirão Pires

37 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

divulgação da empresa patrocinadora por meio da assessoria de imprensa da

promotora do evento;

promoção da empresa patrocinadora por meio de cartazes publicitários, mala

direta, boletins, convites, release de imprensa, painéis, murais publicitários etc.;

utilização do mailing list da promotora para divulgação de produtos e serviços da

patrocinadora;

divulgação institucional em mídia eletrônica e imprensa;

inscrição do nome, marca ou logotipo do patrocinador em uniformes, vestuário,

utensílios etc.;

inclusão de publicações do patrocinador no encarte oficial do evento.

A seguir é apresentado modelo-sugestão de uma proposta de patrocínio

encaminhada por empresa promotora de evento para um patrocinador potencial.

9.1.1. CARTA-PROPOSTA DE PATROCÍNIO

Prezados Senhores,

Atuamos desde o ano de ____ na organização de eventos sociais, esportivos, culturais e

recreativos, com aplicação de tecnologia moderna e dinâmica, o que é confirmado pelo

sucesso de nossas promoções e conceito profissional.

Tendo em vista a tradicional participação e apoio dessa empresa em outras iniciativas,

vimos oferecer o patrocínio publicitário, exclusivo ou em co-participação, de evento a ser

realizado em —/—/—, conforme programa que lhe encaminhamos anexo, cujo êxito

podemos antecipar com segurança, fundamentados em nossa experiência e tradição nessa

atividade.

O evento objetiva ____________, apresentando as seguintes características:

(inserir as características)

A colaboração ou patrocínio poderá ser feita por meio de donativos, em moeda corrente,

materiais, serviços ou outra modalidade, a seu critério.

O patrocínio ou apoio promocional será amplamente divulgado e deverá proporcionar breve

retorno e benefícios, tais como:

projeção da imagem da empresa num universo seletivo de participantes;

associação ou vinculação ao evento do nome, marca e logomarca da empresa;

possibilidade de acesso à mídia eletrônica e imprensa (rádio, televi-são, jornais,

revistas etc.);

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Etec de Ribeirão Pires

38 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

presença marcante da empresa na comunidade que participa direta ou

indiretamente no evento e que se constitui em um mercado potencialmente

promissor.

Apreciaríamos manter um contato para apresentação e análise das características do

evento e de sua participação.

Na expectativa de sermos honrados com sua acolhida, aproveitamos o ensejo para

manifestar nosso apreço e amizade.

Atenciosamente,

(nome e assinatura do organizador/responsável)

9.2. CONTRATO DE PATROCÍNIO

Após concluídas as negociações para a obtenção do patrocínio, deverá ser firmado

um contrato de parceria que estabelece as responsabilidades recíprocas das empresas

promotora e patrocinadora relacionadas a aspectos operacionais, financeiros e jurídicos.

A responsabilidade da promotora consiste basicamente em atuar de forma eficiente e

ampla para a melhor difusão promocional da imagem da empresa patrocinadora.

A As atividades expressas no contrato deverão ter o acompanhamento permanente

dos interessados para verificação de problemas, decisões, providências e principalmente

avaliação do material promocional e seus efeitos.

A seguir é apresentado um modelo-sugestão de contrato de patrocínio:

9.2.1. CONTRATO DE PATROCÍNIO

As partes ____________________ e __________________,patrocinadora e promotora,

celebram o presente contrato de patrocínio ou apoio com as seguintes cláusulas e

condições:

1. A patrocinadora garante o apoio ao evento de ________________ no período de

_____ a ____, na localidade de _____________________ por ____________________.

2. O patrocínio ou apoio abrangerá os seguintes compromissos e responsabilidades:

serviços: ( descrever os serviços que serão prestados)

valores: R$ ______________ ( inserir por extenso)

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_________________________________________________________________________

Etec de Ribeirão Pires

39 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

materiais/equipamentos: ( descrever os materiais e equipamentos com suas

configurações, quantidade e características)

outros: ___________________________________________________________

3. Os bens e serviços descritos no item 2 serão repassados à promotora até o dia

____/___/____, da seguinte forma: (descrever a forma de envio) _____________________

4. Em contrapartida ao patrocínio e apoio, a promotora compromete-se a atender aos

seguintes compromissos ou encargos:

distribuir o material;

promover atos ou ações promocionais;

realizar a colocação do material publicitário nos pontos estabelecidos;

estabelecer contatos.

5. A patrocinadora tem pleno conhecimento e concorda com a participação no evento de

outras empresas relacionadas com o segmento em que atua, discriminadas a seguir

(descrever os eventos) ______________________________________________________

6. Será reservada exclusiva participação da patrocinadora nos seguintes aspectos: ____

_________________________________________________________________________

7. No decorrer do evento, será facultado o acesso às dependências do evento de pessoas

indicadas pela patrocinadora, com características de assistentes ou participantes.

8. A promotora deverá encaminhar à patrocinadora _________ dias após a realização do

evento relatório descritivo do evento quando, de comum acordo, poderá ser convencionado

o término das obrigações contratadas.

Promotora Patrocinadora

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_________________________________________________________________________

Etec de Ribeirão Pires

40 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

10. MARKETING DE EVENTOS

10.1. TÉCNICAS DE MARKETING E VENDAS As técnicas de marketing são aplicáveis na área de eventos, principalmente por meio

das seguintes atividades:

desenvolver atividades promocionais;

planejar, elaborar e coordenar programas de comunicação com o público

direcionados para estimular os níveis de demanda.

Para as pessoas, os fatores estimulantes da demanda poderão ser a oportunidade de

conhecer novos locais, compra de mercadorias, contatos pessoais, integração e

congraçamento social e profissional, hospedagem em hotéis com custos reduzidos ou

promocionais, ou simplesmente viajar e sentir novas emoções.

Para as empresas que participam de feiras comerciais ou industriais, o objetivo e a

motivação poderá ser a realização de compras, absorção de tecnologias, promoção de

lançamento de produtos, reativação de vendas, ampliação do mercado etc.

O importante para quem promove um evento é saber identificar a expectativa e os

desejos dos participantes, ter sensibilidade para absorvê-los e concretizar esses anseios.

Esses desejos poderão ser ativados ou despeitados imediatamente por estímulos

externos, tais como apelos publicitários, cartas, faixas, cartazes, promoções etc., de acordo

com o perfil dos participantes.

O press-kit é um conjunto de peças destinadas a promoção e divulgação de um

evento, e é constituído em geral dos seguintes instrumentos:

programação do evento;

regulamento;

bríefing sobre o evento (programação da publicidade e planejamento);

relação dos participantes (autoridades, convidados, homenageados,

palestrantes, especialistas, conferencistas, apresentadores etc.);

relação de patrocinadores e colaboradores;

material promocional (boletins, folders, circulares, press-release 4etc.).

4 Um press release ou comunicado de imprensa é um texto resumido sobre um artigo científico publicado

nos periódicos, que pode ser usado para destacar os elementos principais da pesquisa para uso

principalmente de jornalistas.

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Etec de Ribeirão Pires

41 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

10.2. A MARCA DO EVENTO Para atingir e consolidar seu público, cada evento deverá ser promovido utilizando-se

de instrumentos adequados e eficazes. Um instrumento da maior expressão e importância

poderá ser "a marca" do evento que apresenta características de uma programação visual. A

formação e consolidação da marca envolve ações de marketing direto, assessoria de

comunicação e imprensa e outros elementos exigidos para uma ampla e eficiente campanha

publicitária do evento no mercado. O programa de consolidação da marca deve considerar

todos os instru¬mentos ou meios de comunicação, tais como:

cartazes;

faixas;

laudas;

painéis publicitários;

placas de sinalização;

folhetos informativos ou programas;

outdoors;

cartões postais;

anúncios;

programas.

Além desses elementos, a marca ou nome poderão ser inseridos e promovidos por

meio de símbolos ou logotipos em outros veículos publicitários:

adesivos;

cartões de visita;

crachás;

pastas;

material de escritório (lápis, caneta, blocos de anotações, ficha de inscrição,

envelopes etc.);

certificados de conclusão de cursos;

apostilas de cursos;

regulamento do evento.

O logotipo é um símbolo gráfico composto por letras ou palavras, que pode ser

acompanhado por uma marca que identifica o evento. Em geral, o logotipo acompanha o

nome ou sigla do evento. Em seu conjunto, a programação visual ou marca de um evento

deverá apresentar os seguintes atributos:

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Etec de Ribeirão Pires

42 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

criatividade;

originalidade;

clareza e objetividade;

estética e beleza;

harmonia de conjunto;

imagem e cor.

Os luminosos ou back-lights contribuem para atrair a atenção do estande dos

eventos. Apresentam um custo superior aos cartazes e faixas, mas poderão ser utilizados

em outros locais e ocasiões. A posição dos luminosos deve ser estabelecida antes da

montagem, podendo ser horizontal ou vertical e instalados no interior ou exterior do

estande.

10.3. VENDA DE ESPAÇOS EM EVENTOS TÉCNICOS E COMERCIAIS

No caso de venda de espaços para empresas, entidades e expositores de produtos e

serviços, a estratégia de marketing e venda consiste em apresentar ao participante potencial

todas as características do evento e principalmente os seguintes aspectos:

a) Características do evento

Descrição dos objetivos; significado ou expressão/local/regional/nacional do evento;

abrangência; áreas de especialização; empresas/entidades promotoras; público-alvo; local;

período de realização; área total; quantidade de estandes e área de cada um (m2); previsão de

visitantes, expositores e público etc.

b) Retorno para a empresa

Finalidade da participação; benefícios; retorno financeiro; perspectivas; parâmetros

de avaliação.

c) Participantes/setores de atividades que devem comparecer no evento:

Fornecedores, fabricantes, compradores, vendedores, distribuidores, consumidores,

prestadores de serviços, exportadores.

d) Participação, patrocínio e contribuições de outras empresas/entidades

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Etec de Ribeirão Pires

43 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

Unidades de apoio, patrocínio e colaboração; contribuição e forma de participação de

cada uma, tipo e porte das empresas (micro, pequenas, médias e grandes).

e) Produtos a serem apresentados

Produtos, serviços e sistemas que poderão ser promovidos ou apresentados nos

estandes.

f) Eventos e promoções

Tipos de promoções, participantes, benefícios.

g) Estrutura de suporte administrativo e operacional

Secretaria, estacionamento, sala de imprensa, sala VII? auditório, central telefónica,

correio, postos bancários, posto médico, loja, serviço de som, telão, parque de alimentação.

Pessoas que participarão do evento, quantidade e qualificação técnica e experiência, serviços

de terceiros.

h) Material promocional para distribuição durante o evento

Descrição, previsão da quantidade.

i) Estratégia mercadológica

Programas e estratégias a serem adotados para atrair o público, instrumentos de

promoção e publicidade.

j) Modelo/projeto dos estandes

Estandes oferecidos (com montagem básica/sem montagem básica). Planta baixa do

local, mobiliário, divisórias, cartazes, preço da locação e de serviços de terceiros, regulamento

de uso.

k) Infraestrutura de apoio

Montagem e desmontagem do estande, transporte, equipamentos e materiais,

serviços de manutenção, telefonia, segurança, limpeza, alimentação, seguros, impostos e

taxas.

l) Recursos técnicos

Equipamentos e sistemas disponíveis (computadores, impressoras, fax etc.),

assistência técnica, locação de acessórios e equipamentos.

m) Cronograma de atividades Tarefas a serem desenvolvidas.

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Etec de Ribeirão Pires

44 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

n) Serviços de suporte

Serviços oferecidos aos participantes: reserva de hotéis, transporte, locação de

veículos, carga e descarga, locação de equipamentos e máquinas.

o) Custo previsto

Previsão dos custos de participação e modalidades de pagamento; descontos e

bonificações.

p) Eventos complementares.

q) Programação para acompanhantes.

10.4. PARTICIPAÇÃO DA IMPRENSA E ÓRGÃOS DE DIVULGAÇÃO

Para o êxito de um evento, é fundamental o apoio e efetivo relacionamento com os

órgãos de divulgação.

Isso significa manter contatos, desenvolver um trabalho conjunto e estabelecer um

fluxo permanente de informações com os órgãos de imprensa.

Para maior divulgação do evento, destacam-se as seguintes atividades:

encaminhar material e informações sobre o andamento do evento, frequência de

público, visitas importantes e ocorrências de maior relevância;

organizar a sala de imprensa;

distribuir credenciais e crachás a jornalistas;

promover, antes do evento, entrevista coletiva para a imprensa, que pode ser

complementada por um breve happy hour ou coquetel.

É recomendável realizar a entrevista e o coquetel vários dias antes da data fixada

para o evento, na quarta ou quinta-feira anterior ao evento, possibilitando a divulgação até o

final da semana, quando normalmente ocorre o término do evento.

A divulgação do evento em geral é feita gratuitamente quando apresentar

característica de notícia de interesse público, destacando-se:

presença de personalidades e visitantes;

produtos e serviços novos;

eventos simultâneos;

atividades sociais e culturais;

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Etec de Ribeirão Pires

45 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

associações com outras empresas.

10.5. BOLETINS E FOLHETOS PUBLICITÁRIOS A divulgação de um evento poderá ser feita por meio dos seguintes instrumentos:

convites impressos personalizados;

folders (prospectos);

folhetos específicos que indicam a disponibilidade e capacidade das salas e

ambientes, bem como as alternativas de montagem das instalações e móveis;

mala direta para os clientes atuais e potenciais;

visitas e contatos pessoais por meio de promotores e vendedores;

telemarketing dirigido;

releases e divulgação pelos meios de comunicação;

outdoors informativos (geralmente, em conjunto com os demais expositores);

painéis públicos nas ruas e vias de acesso a feiras;

material informativo específico para hotéis, agências de turismo e viagens, entidades

de classe etc.;

entrevistas ou contatos programados;

trabalhos em grupos institucionais, utilizando o potencial da empresa promotora do

evento, participantes e colaboradores;

fam-tour que reúne jornalistas, agentes de viagem e turismo, operadores,

patrocinadores e convidados especiais.

Os boletins e folhetos publicitários deverão informar o tema ou motivo, objetivo, datas,

horários, locais, preços, forma e condições de participação, hospedagem, transporte,

colaboradores ou patrocinadores etc.

A distribuição poderá ser feita de fornia ampla e pública ou com caráter seletivo e

personalizado.

Neste último caso, a promotora do evento deverá dispor de um cadastro (mailing list)

próprio ou então adquirir listagens ou etiquetas de endereçamento de empresa ou entidade

especializada.

Para maior segurança e eficiência, deverá ser verificada previamente a fidelidade e

atualização das informações dos cadastros.

Os boletins ou folhetos deverão ser direcionados de acordo com o perfil do público ou

cliente que se deseja atingir e atrair.

O texto deve ser claro e objetivo, com forte apelo emocional, e pode conter imagens e

ilustrações que motivem o interesse para a leitura e participação no evento.

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Etec de Ribeirão Pires

46 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

Em geral, os boletins publicitários com distribuição restrita e seletiva incluem um

quadro para resposta ou inscrição no evento que será preenchido pelas pessoas e empresas

interessadas.

O pedido de inscrição será destacado e remetido para a promotora do evento pelo

correio ou transmitido via fax ou Internet. Opcionalmente, os impressos poderão incluir o layout,

ilustração do local do evento, informações de trajetos, atrações turísticas e outras informações,

de acordo com o tipo ou natureza do evento.

10.6. MALA DIRETA

A mala direta é uma técnica de marketing direto que consiste na remessa de folhetos

publicitários para clientes ou para um público-alvo específico, objetivando estimular a venda de

produtos, serviços e prestar informações.

A mala direta é uma mensagem que atinge o cliente por um custo reduzido e de

retorno satisfatório.

O planejamento de um programa ou sistema de mala direta envolve os seguintes

aspectos básicos:

identificar o público-alvo ou universo a quem será dirigida a mensagem e,

principalmente, se atingirá os atuais ou novos clientes;

orçamento do custo dos impressos e postagem;

definir claramente os objetivos, ou seja, divulgação, comunicação, pesquisa de

mercado ou venda;

organizar ou adquirir um cadastro atualizado, adequado aos objetivos do evento, com

os clientes catalogados por sexo, ramo de atividade, nível econômico, domicílio etc.;

adotar uma linguagem clara, objetiva e simples, identificada com o público-alvo e com

um forte apelo de venda;

oferecer produtos e serviços adequados à capacidade, nível e qualificação do cliente

ou destinatário;

efetuar o encaminhamento do material com bastante antecipação à data ou período

da promoção;

incluir no impresso fatores que estimulem a resposta dos destinatários, tais como

brinde ou desconto especial de compra do produto ou serviço oferecido;

desenvolver técnicas e processos que permitam avaliar ou medir os resultados da

promoção;

atualizar permanentemente o cadastro de clientes com base em informações das

áreas da empresa e de terceiros.

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Etec de Ribeirão Pires

47 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

O formulário e o sistema de remessa via mala direta deverão enquadrar-se no padrão

de postagem estabelecido pelo correio quanto à disposição do texto de endereçamento e,

principalmente, à dimensão dos impressos.

Uma alternativa para o retorno mais rápido da mala direta é a oferta de brindes, o que

estimula a resposta. O objeto da oferta deverá ser de fácil reposição, custo reduzido de frete ou

porte e facilidade de embalagem. A data da remessa da mala direta é de maior relevância

quando a mensagem, produto ou serviço forem afetados por fatores estacionais. No sistema de

postagem pelo correio, é importante verificar o prazo de entrega e o peso do impresso, sujeito

a uma tabela crescente de valor. Na pesquisa e seleção dos destinatários da mala direta,

preliminarmente deve ser consultado o cadastro interno da empresa. A relação de nomes ou

mailing list deve ser discriminada em segmentos ou setores para maior eficiência na remessa e

retorno, além de orientar as ações de marketing para determinadas áreas de comunicação. O

objetivo da mala direta deve ser a promoção de produtos e serviços, e não ser apenas um

simples veículo de comunicação. Por exemplo, uma empresa enviou um folheto com

embalagem especial que continha sementes de flores. Em outra mala direta, a linguagem tinha

relação com religiões ou seitas indianas, invocando-se divindades. Em outra promoção, o

impresso exalava um odor de perfume.

10.7. TELEMARKETING

Telemarketing é uma técnica de comunicação com o público que utiliza o telefone

como instrumento para promover a venda de produtos e serviços.

A promoção de eventos de forma direta e pessoal com a aplicação desse processo

deverá ser antecedida de um trabalho de organização e atualização do cadastro dos clientes

atuais e potenciais.

Para melhor comunicação, o cadastro deverá incluir informações que facilitem e

orientem o operador quanto ao público ou perfil do cliente.

Assim, além do nome, endereço, o cadastro deve incluir profissão, cargo, natureza do

relacionamento com a empresa, características pessoais, idade, nacionalidade etc., extraídos

do arquivo da empresa ou de pesquisa externa.

O trabalho de telemarketing deverá continuar após a realização do evento para colher

sugestões e opinião dos participantes.

O telemarketing poderá ser ativo ou passivo.

O telemarketing ativo ocorre quando a empresa se dirige ao cliente objetivando

'Vender" o produto ou o serviço. No telemarketing passivo, a ação é direcionada para o cliente

que tomou a iniciativa de contato com a empresa.

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Etec de Ribeirão Pires

48 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

No caso de evento, a atuação de marketing consiste em tentar estimular o desejo do

cliente para a participação.

Para o uso do telemarketing, deverá ser desenvolvido um programa de treinamento

específico dos operadores em relação ao público-alvo, forma de contato com o cliente,

horários, tratamento e linguagem, duração do telefonema e, principalmente, o pleno

conhecimento do produto que está sendo oferecido.

Os operadores deverão adotar uma postura tranquila, cordial, descontraída e

simpática, demonstrando segurança e desembaraço, especialmente no caso de eventuais

objeções e até mesmo tratamento descortês de clientes.

O contato com o público poderá ser feito pela manipulação do aparelho telefônico ou

sistema automático informatizado. Neste último caso, não haverá a preocupação com a

discagem do número nem com a confirmação da ligação, pois, se o destinatário não atender, a

chamada será reciclada imediatamente.

10.8. CARTAZES E FAIXAS Os cartazes e faixas usados como instrumentos publicitários e promocionais

normalmente provocam forte impacto.

Os cartazes poderão ter característica de outdoors publicitários, painéis ou luminosos

eletrônicos.

Os principais aspectos técnicos que devem ser observados no uso de cartazes são:

texto ou conteúdo (tipo de impressão, espaçamento entre as linhas, letras e

palavras);

tamanho ou formato do cartaz e das letras;

direcionamento ou público-alvo;

local de instalação;

visibilidade ou distância em que a mensagem será observada;

posição e forma de colocação dos cartazes;

quantidade de cartazes instalados;

período de exposição;

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Etec de Ribeirão Pires

49 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

qualidade do material utilizado;

custos.

Para a utilização de cartaz ou faixa, deverá ser observada a legislação da localidade,

pois algumas restringem a colocação em determinados locais e disciplinam seus tipos e

dimensões.

Os elementos básicos de um cartaz são tema, ilustrações, layout e cores. O tema é a

mensagem que se pretende transmitir. Para facilitar a memorização do tema, poderão ser

utilizados símbolos que reduzirão as palavras do texto. O desenho dará maior emoção e brilho

ao cartaz, principalmente quando utilizadas figuras geométricas (retângulo, triângulo e

circunferência). O texto de um cartaz deve combinar com a ilustração, e ser simples, objetivo e

direto. Quando inseridos nos cartazes, os slogans ou ditos populares e expressões tradicionais

produzem amplo efeito. O estilo da letra deve ser de fácil e rápida leitura e seu tamanho

proporcional à distância da leitura e importância do tema. Para distâncias até 5,00 m,

normalmente usam-se letras com 1,00 cm; até 10,00 m, com 2,5 cm; até 20,00 m, de 5,00 cm,

e assim por diante, nessa sequência, para outras medidas. O espaçamento entre as palavras

dependerá do tamanho do letreiro. O espaçamento entre as linhas não deve ser inferior a 2/3

da altura das letras. As letras devem ser cheias, evitando-se as letras vazadas que apresentam

somente o contorno, o que dificulta a leitura. Quanto ao fundo, normalmente é usado um

letreiro escuro em fundo claro, embora o inverso também possa produzir efeitos positivos. A cor

é um elemento relevante na comunicação visual, que não deve, porém, ser usada em excesso

para não prejudicar a visão da mensagem. Recomenda-se usar, no máximo, três cores, além

da cor do fundo. Para que um cartaz seja efetivamente comunicativo e atinja seus objetivos, é

necessário que a distribuição de todos os elementos ou o layout seja cuidadosamente

elaborado.

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Etec de Ribeirão Pires

50 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

11. INFLUÊNCIA DOS FATORES SAZONAIS OU

ESTACIONAIS NA PROMOÇÃO DE UM EVENTO

Em todas as áreas de atividades, há interferência de fatores sazonais ou estacionais.

No setor de turismo e eventos, a sazonalidade é influenciada pelo calendário das férias

profissionais e escolares e pelas temporadas de praia e serra, que oferecem as melhores

condições do ano para lazer.

A sazonalidade manifesta-se, também, de forma acentuada na área de alimentação,

pela necessidade de consumir produtos de outras regiões, o que influi na qualidade do produto

e nos custos de transporte e estocagem que devem ser repassados ao preço dos alimentos.

No planejamento dos eventos, devem ser apurados e dimensionados os efeitos da

sazonalidade, para neutralizar ou reduzir sua influência, e podem ser adotados os seguintes

procedimentos:

diversificar e distribuir os eventos durante todo o ano e em diversas localidades;

adotar uma política de preços específica para cada época;

dinamizar a área de eventos, realizando promoções especiais de curto prazo;

promover eventos na baixa estação, quando os hotéis apresentam índice de ocupação

reduzido e para compensar oferecem serviços a taxas promocionais.

Essa circunstância favorece os hotéis pelo aumento da ocupação, os participantes pelo

custo reduzido e os promotores do evento pela facilidade de obter locais para sua realização.

A promoção de eventos nos períodos de baixa estação beneficia, também, a acomodação dos

convidados e participantes, que são hospedados nas melhores dependências do hotel. Permite

ainda a melhoria da qualidade dos serviços, pois os funcionários poderão dedicar um

tratamento mais personalizado aos clientes.

Na área de negócios, é conveniente a realização dos eventos de acordo com a época

em que as empresas realizam o planejamento ou programação das compras.

A realização de eventos nos meses de janeiro e fevereiro poderá ser prejudicada em virtude do

período das férias e atividades de lazer. Em dezembro e julho, são promovidos alguns eventos,

embora sejam considerados períodos de recesso. Tradicionalmente, em dezembro ocorrem os

eventos de formaturas, festas de fim de ano e o baile de réveillon no dia 31 de dezembro.

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Etec de Ribeirão Pires

51 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

11.1. DURAÇÃO DO EVENTO

Um evento com período de duração muito longo poderá provocar o afastamento ou

desmotivação dos participantes, pelo seu custo e exaustão dos responsáveis pelos trabalhos.

Adota-se como ideal ou referência um período mínimo de três dias ou com início na segunda

ou terça-feira e término na sexta-feira.

O encerramento do evento na sexta-feira possibilita a liberação do final de semana

para passeios, compras e outras atividades de lazer e recreação aos participantes e

acompanhantes. Essa oportunidade de conhecer as atrações da localidade poderá motivar a

presença em outros eventos. No caso específico de exposição ou feira de animais, o período

de duração do evento deverá ser reduzido, evitando a permanência prolongada de animais no

local, com elevado custo de hospedagem e manutenção, além da natural exaustão dos

participantes nesta atividade.

11.2. EVENTOS COMPLEMENTARES OU SIMULTÂNEOS AO EVENTO PRINCIPAL

Aproveitando a imagem e os canais de comunicação do evento principal, são

promovidas habitualmente outras atividades e iniciativas complementares ou paralelas. Essas

promoções poderão ser realizadas na área de alimentos e bebidas, feira de produtos,

atividades sociais, culturais, artesanato, concursos, lazer e outras, a fim de dar maior

expressão ao evento principal e atrair o público.

Incluem-se como atividades complementares a instalação de postos de venda de

produtos e artigos promocionais típicos da localidade ou região, tais como camisetas,

chaveiros, bonés, flâmulas, adesivos, cartões-postais, abrigos esportivos, bolsas etc.,os quais

deverão ser personalizados com o símbolo do evento, da localidade ou da região.

De preferência, os eventos paralelos devem identificar-se com as características do

evento principal, influindo para motivar a presença de outras pessoas e outros grupos.

No estudo de viabilidade dos eventos complementares, deverão ser observa-dos os

seguintes aspectos:

amplitude e repercussão das novas promoções e sua influência na atitude do público;

necessidade de mudanças na programação original;

conflitos de interesses entre o evento principal e os complementares;

receptividade do público em relação às atividades de suporte;

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52 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

horários diversificados de realização dos eventos complementares, de fornia a

possibilitar a participação do público em todas as atividades programadas.

A promoção de eventos complementares poderá ampliar a área de atuação do evento

principal e consequentemente a participação do público. Para isso deverão ser analisadas e

aproveitadas às características culturais próprias de cada localidade ou região, tais como

música, danças, esportes, objetos, artesanato etc.

Para melhor avaliação da contribuição dos eventos complementares para o êxito do evento

principal, deverão ser analisados os seguintes aspectos principais:

elementos ou fatores locais de maior relevância que podem ser agregados ou

relacionados com o evento principal;

atividades que podem proporcionar maior retorno e benefício financeiro à localidade, a

empresas ou entidades participantes;

faixa de idade ou grupos para onde poderão ser direcionados os eventos especiais;

pessoas ou grupos que apresentam maior identidade e relacionamento com o evento

principal, tais como esportistas, médicos, industriais, professores etc., com vistas a

promoção de iniciativas para integração no programa do evento complementar.

Por outro lado, a realização de eventos simultâneos e de interesse do mesmo público

poderá gerar problemas de transporte e hospedagem, que deverão ser ajustados.

11.3. ATIVIDADES ESPECIAIS PARA PARTICIPANTES E ACOMPANHANTES

Simultaneamente à realização do evento principal e complementares, pode¬rão ser

promovidas outras iniciativas que objetivam despertar maior interesse e atrair participantes e

acompanhantes. Essas iniciativas ou programas poderão ter caráter técnico, recreativo ou de

lazer, social, turístico, cultural etc., tais como:

a) VISITAS TÉCNICAS

Objetivam proporcionar aos participantes visitas a fábricas, empresas industriais,

comerciais e de serviço para maior relacionamento pessoal e conhecer os processos de

produção, instalações e outras pessoas. Em geral, as visitas integram a programação do

evento, podendo, porém, ser facultativa a participação.

Normalmente, as visitas são patrocinadas pelas empresas, cabendo, entretanto, à

comissão coordenadora sua organização. Isso inclui a fixação da data, horários, roteiro,

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53 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

transporte, acompanhamento, recepção no local e opcionalmente refeições, lanches,

distribuição de brindes, folhetos e outras atrações. Em alguns casos, é recomendada a

utilização de roupas e equipamentos especiais pelos participantes, principalmente acessórios

de proteção e segurança, tais como capacetes, óculos, calçados etc.

b) ATIVIDADES DE LAZER E DIVERSÃO

Essa programação poderá ser direcionada exclusivamente para os participantes ou

acompanhantes ou para ambos.

Com maior frequência, os programas consistem em:

roteiros turísticos ou passeios (city tour);

visitas para compras em empresas conveniadas;

visitas a locais considerados como atrações típicas do local;

jogos;

espetáculos artísticos;

concursos e competições com prêmios.

A programação deve ser divulgada com antecedência, no quadro de avisos, em

destaque, estabelecendo-se um número mínimo de participantes.

As atividades desenvolvidas serão acompanhadas por guias ou recepcionistas com

experiência, familiarizados com os roteiros e locais de atração.

Deverá ser observada a disposição e idade dos participantes para adequação das

condições do trajeto, duração, horário e refeição.

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Etec de Ribeirão Pires

54 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

12. ROTEIRO PRÁTICO DE UM EVENTO PARTICULAR

12.1. ORGANIZAÇÃO E OPERACIONALIZAÇÃO DE UM EVENTO: ROTEIRO BÁSICO

Após definidas as características gerais do evento, deverá ser elaborado um plano de

operações ou roteiro detalhado de atividades a serem desenvolvidas.

A seguir, é apresentado um roteiro com características de manual de operações que

deverá ser adaptado de acordo com o tipo e as características do evento a ser realizado.

O roteiro deverá ser padronizado e elaborado em conjunto pelas pessoas responsáveis

pelas atividades programadas, as quais receberão uma cópia para orientação e

acompanhamento.

12.2. Características do evento programado

a) Título

b) Objetivo/tema

aniversário;

confraternização;

evento gastronômico;

negócios/workshop;

casamento;

congresso;

exposição/feira;

palestra/conferência;

comemoração;

curso/seminário;

exposição de arte;

reunião de trabalho;

competição esportiva;

desfile;

lançamento de produto;

simpósio.

c) Promotora do evento

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Etec de Ribeirão Pires

55 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

empresa/entidade;

nome/razão social;

endereço;

telefone/fax/e-mai/;

responsável/contato (nome, telefone).

d) Período/data/horários

e) Características gerais e discriminação dos participantes

casais;

homens;

mulheres;

solteiros;

idosos;

crianças.

f) Dados pessoais dos participantes

profissão/atividades;

cargos/funções;

nacionalidade (estado/país);

local/residência;

faixa etária (adultos e crianças);

características predominantes dos participantes;

total estimado de participantes.

g) Participantes especiais

autoridades;

diretores;

conferencistas/palestrantes;

patrocinadores;

homenageados;

convidados VIP;

coordenadores/mediadores.

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Etec de Ribeirão Pires

56 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

h) Serviços de suporte

transporte de passageiros

transporte de materiais;

traslados;

passeios/tours;

recreação para adultos;

recreação infantil.

i) Locais de ocupação e serviços

apartamentos;

sala de reuniões;

auditório;

sala de jogos;

boate;

cinema;

bar;

restaurante;

cancha de futebol;

quadra de vôlei/basquete;

sala de ginástica/academia;

quiosque;

playground;

quadra de ténis;

piscinas;

ducha circular;

estacionamento;

sala VIP;

escritório virtual;

salas de apoio;

business center;

heliporto;

sauna.

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Etec de Ribeirão Pires

57 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

12.3. Hospedagem

apartamento single;

apartamento double;

apartamento triplo;

suíte;

cortesias;

crianças menores até _ anos;

hospedagem para o pessoal de serviço e apoio.

Alimentação e bebidas

Tipos de serviços

à Ia corte;

buffet;

coquetel.

12.4. PESSOAL ESPECIALIZADO

tradutor/intérprete;

recepcionista;

garçom exclusivo;

fotógrafo;

mensageiro;

manobrista;

motorista;

operador de som/luz;

guia turístico;

secretária;

secretária bilíngue;

datilógrafa;

digitador;

baby-sitter;

instrutor;

monitor;

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Etec de Ribeirão Pires

58 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

segurança/vigilante;

médico;

enfermeiro;

porteiro;

eletricista;

encanador/hidráulico;

decorador;

recreacionista;

músico;

conjunto musical;

cinegrafista;

copeira;

mestre de cerimônias/apresentador;

telefonista;

motoboy;

operador de audiovisual;

jornalista;

office-boy;

panfleteiro;

operador de fotocopiadora;

auxiliar de limpeza.

12.5. EQUIPAMENTOS, INSTRUMENTOS E UTENSÍLIOS

12.5.1. EQUIPAMENTOS, INSTRUMENTOS E UTENSÍLIOS DE USO:

retroprojetor com tela;

microfone (comum, lapela, headset e pedestal, com fio e sem fio);

amplificador e mesa de som;

aparelho de som, CD player/DVD;

mesas auxiliares;

alto-falante para chamadas e avisos;

videotape;

televisor (monitor), TV de plasma;

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Etec de Ribeirão Pires

59 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

videocassete com TV;

microcomputador;

computador, impressora, j ato de tinta, laser matricial;

placas de rede;

cabos e extensões (réguas);

estabilizador;

ventilador, ar-condicionado;

projetor de slides;

projetor multimídia (datashow};

tape deck para gravação;

telas e telão de projeção fixos ou móveis;

projetor de filmes sonoros óptico ou magnético;

telefone extensão exclusivo e nas salas de apoio;

central telefônica com discagem direta nacional e internacional;

telefone celular, fax;

equipamentos com acesso à Internet;

fotocopiadora;

flip chart completo (com folhas ou em alumínio com quadro branco que permite a

escrita com marcadores de giz líquido);

máquina calculadora;

máquina fotográfica;

laser pointer;

filmes/vídeos/disquete;

fumadora;

quadro negro (blackboard);

quadro branco magnético para escrita com marcador de giz líquido. O quadro branco

poderá ser um sistema de correr, composto de um qua dro branco fixo no fundo e dois

quadros ao lado, deslizantes, de cores variadas azul e verde;

sistema de videoconferência com transferência via canal permanente de satélite;

centro de informações com chamada de áudio;

cabine de projeção/tela;

quadro de avisos/mural;

fragmentadora de papéis;

urnas para votação, com cadeado;

cortina de palco eletro automática com comando a distância;

cofre;

lâmpadas de reposição para todos os tipos de equipamentos.

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Etec de Ribeirão Pires

60 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

13. Noções de decoração para eventos

Com a proliferação de eventos promovidos por empresas em que são oferecidos

coquetéis, almoços, brunchs e jantares, a necessidade de servir dentro de regras adequadas

ou com um certo requinte colaborou para o desenvolvimento de estratégias de decoração que

visam atingir o objetivo do evento, proporcionando um ambiente agradável e coerente com o

público esperado.

A decoração propriamente dita está inclusa em um âmbito bem maior – o da

ambientação – temática ou convencional, que engloba além da decoração cenográfica, a

escolha de cardápios temáticos, sonorização e iluminação, trilhas sonoras e uniformes, entre

outros.

Escolher ou propor uma ambientação temática envolve pesquisa de usos, costumes,

tradições, cores, artesanatos e tantos outros itens que se fizerem necessários para se

transmitir autenticidade e promover o sucesso do evento.

No que se refere à decoração de uma mesa, os componentes precisam estar

adequados ao local e tipo de evento, a um público definido e coerente com o cardápio servido,

mas tudo isso tem seus segredos e técnicas.

Alguns profissionais percebem cedo o valor da montagem das mesas e ganharam

prestígio com a qualidade e com o visual do serviço. Muitos chefs e banqueteiros passaram a

dedicar mais tempo para formatar a apresentação das mesas em que seriam dispostas suas

receitas especiais. Outros ousaram e saíram das regras tradicionais, criando maneiras até

exóticas ou bem humoradas de colocar o principal produto – a comida. A gastronomia

performática está ai para comprovar essas mudanças.

Eventos temáticos com apresentação de pratos especiais e ornamentação de mesas

originais tem se tornado bastante comum e vem chamando a atenção do público. A variedade

de materiais que podem ser usados é infinita embora no Brasil ainda não estejam, em sua

grande maioria, disponíveis para locação.

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Etec de Ribeirão Pires

61 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

14. INSTALAÇÕES E CONDIÇÕES AMBIENTAIS DO LOCAL

DO EVENTO

14.1. DEPENDÊNCIAS E ÁREAS DE OCUPAÇÃO

Deverão ser examinadas detidamente, se possível em grupo, todas as áreas de

ocupação, tais como salões de eventos, recepção, sanitários, garagem e estacionamento,

áreas de lazer, cozinha, copa, bar, portarias sociais e de serviço etc. No caso de salões de

eventos e centros de convenções, os aspectos fundamentais são os auditórios, os recursos

audiovisuais, a infraestrutura de serviços oferecida, alimentação e outros aspectos específicos

relacionados com cada evento.

Com base na planta baixa da área física, deve ser feita a análise da capacidade de

ocupação e a simulação de movimentação dos participantes, bem como as condições e

facilidades para carga e descarga de materiais, equipamentos, móveis etc., no horário normal e

em horários especiais. Ilustrando, são apresentadas a seguir as características de ocupação,

capacidade e layout de um centro de convenções de grande porte.

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Etec de Ribeirão Pires

Centro de Convenções (Convention Ceníer) Salas/Auditório

Medidas

Capacidade Comprime

nto (m)

Largura (m)

Altura (m)

Área (m

2)

Coquetel

Auditório

Escolar

Espinha de peixe

Banquete

"U"

(D + (2)

34

25

4,4

812

1.350

1.300

700

440

800

330 Salão (1)

17

25

4,4

406

675

650

300

220

400

165 Salão (2)

17

25

4,4

406

675

650

300

220

400

165 Salão (4)

16

7

2,8

108

140

130

60

50

100

50 Auditório

7

8

2,8

50

-

45

-

-

-

- Salão (6)

5

7

2,8

36

30

40

32

-

-

15 (7) + (8)

16

7

2,8

118

150

130

60

50

100

50 Sala (7)

8

7

2,8

55

70

60

32

25

60

26 Sala (8)

8

7

2,8

64

65

70

32

25

60

26 Sala de reuniões

(9)

4

6

2,8

27

15

Mesa fixa para 12 pessoas Centro de Convenções e Exposições

Pavilhão A

Medidas

Medidas Comprime

nto (m)

Largura (m)

Altura (m)

Área (m

z)

Pavilhão B

Comprimen

to ^.(m)

Largura (m)

Altura (m)

Área (m

2)

39

15

4,6

565

40

15

4,6

586

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Etec de Ribeirão Pires

14.2. FUNCIONALIDADE E CONDIÇÕES DE OPERAÇÃO DAS INSTALAÇÕES

A operacionalização de um evento de forma eficiente poderá exigir o atendimento de

vários requisitos em relação às instalações e, especialmente:

capacidade de multiuso e flexibilidade das instalações para mudanças internas e

principalmente colocação de divisórias móveis;

temperatura, ventilação e luminosidade dos ambientes;

disponibilidade de espaços para a colocação de palcos, móveis, estrados, estandes,

coretos, anfiteatros etc.;

condições de convivência e relacionamento com as áreas e locais vizinhos ou limítrofes

do local do evento;

proximidade e integração das dependências onde serão instalados os setores e

serviços do evento (secretaria, copa, cozinha, instalações sanitárias, estacionamento,

portaria etc.), a fim de assegurar rapidez e facilidade de comunicação dos serviços;

condições e facilidades para a instalação de equipamentos e aparelhos audiovisuais,

telas, vídeos, projetores, microfones etc.;

possibilidade de instalação de unidades de apoio, tais como postos bancários, correio,

agências de câmbio, ambulatório médico etc.;

instalações apropriadas para a colocação de aparelhos (telefones, fax, computador,

fotocopiadora etc.);

acesso, estacionamento e segurança dos veículos, incluindo manobristas exclusivos;

dispositivos para controle e isolamento termoacústico;

existência de cortinas e protetores de luz natural nas dependências;

capacidade dos elevadores ou portas para carga e transporte de objetos e

equipamentos de maior volume e peso;

existência de saídas de emergência, em casos de sinistros, com sinalizações e

dispositivos especiais de segurança e proteção.

14.3. ASPECTOS AMBIENTAIS DAS DEPENDÊNCIAS E LOCAIS DE UM EVENTO

a) COR

A cor das paredes, pisos, decoração etc. exerce forte influência psicológica na atitude

das pessoas em qualquer ambiente, principalmente em um local de trabalho. Assim, nas salas

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Etec de Ribeirão Pires

64 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

e dependências poderão ser adotadas tonalidades fortes, como o vermelho, para imprimir

dinâmica ou vitalidade, ou cores neutras, que abrandam a tensão do ambiente. Outras cores

também podem afetar o ânimo das pessoas quando aplicadas em determinados ambientes,

tais como:

Cor Efeito Ambiente

Laranja Energiza o corpo e a mente Corredor de entrada

Salmão ou rosa Harmoniza as emoções Sala de visita

Amarelo Estimula os músculos e o

cérebro

Cozinha, salas de estudos e

ginastica

Verde Higieniza o ambiente/alivia o

estresse

Banheiro

Azul Acalma, cura , favorece a

meditação

Quarto de dormir

Violeta Purifica e eleva a

espiritualidade

Quarto de dormir

b) MOBILIÁRIO

O tipo de mobiliário é um elemento que deverá influir no estilo, qualidade e expressão

do evento.

O mobiliário abrange principalmente as mesas diretoras, mesas de apoio, poltronas,

cadeiras do plenário, pódio, tablados e estrados.

A forma e disposição da mesa podem influenciar o desenvolvimento de uma reunião.

Ilustrando, a mesa quadrada ou redonda é adotada quando se pretende estabelecer uma

igualdade entre os participantes de uma reunião sem a identificação formal de um coordenador

ou dirigente do encontro.

Em geral, utilizam-se móveis de madeira, evitando-se os de plástico, exceto em

desfiles de moda e concursos de beleza feminina. Em alguns casos, há preferência por mesas

e cadeiras dobráveis, que podem ser empilhadas e facilitam o transporte e ocupação dos

espaços.

As cadeiras exercem influência considerável no curso de uma reunião, pois poderão

induzir os participantes à indolência ou inquietação, dependendo do grau de conforto que

proporcionam e do período de uso. O assento deve auxiliar as pessoas a se manterem atentas

e em postura firme e deve nivelar-se perfeita¬mente com a altura das mesas.

A forma ou estilo do assento influi na postura e, consequentemente, no ânimo das

pessoas.

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Etec de Ribeirão Pires

65 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

O revestimento do assento, de acordo com o material usado, poderá também provocar

desconforto, principalmente quando provocar aquecimento, o que ocorre com os assentos de

couro ou com os que apresentam falhas ou desníveis na superfície.

Todos esses aspectos poderão ser destacados igualmente, no caso da existência ou

falta de suportes para os braços na poltrona e tipo de material usado. A estrutura do suporte do

braço poderá ser de cromo ou plástico de qualidade. O náilon apresenta alta durabilidade,

enquanto a madeira poderá deteriorar-se ou desgastar mais rapidamente.

c) ILUMINAÇÃO

A iluminação interfere na atitude ou comportamento das pessoas e provoca uma

diferenciação acentuada entre os ambientes de lazer, repouso e trabalho.

Ilustrando, um procedimento frequente é a utilização de luz incandescente em torno da

área externa do ambiente para aquecer a superfície das paredes e a luz fluorescente na área

central e sobre o teto. As instalações de luz devem proporcionar a visualização do telão e

fornecer iluminação suficiente para anotações no caso de cursos.

d) ACÚSTICA

Adota-se corno referência que nas salas ou locais de reuniões com lotação superior a

20 pessoas é recomendável a instalação de equipamentos de som para a melhoria das

condições de audição. Deverá ser feito um teste para verificar a ocorrência de eco e se o som

é audível em todos os locais do ambiente.

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Etec de Ribeirão Pires

66 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

15. ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DE

UM EVENTO

Com base no planejamento global e após definidas as atividades relacionadas com o

evento, deverá ser estruturado o cronograma de trabalho, que é o principal instrumento da fase

de operacionalização do projeto e o responsável pelo controle de sua execução.

O cronograma de trabalho compreende a descrição detalhada das atividades do

evento, indicação dos responsáveis pela execução e a data estimada de início e término de

cada tarefa, que é um fator importante principalmente em relação a tarefas que dependem de

serviços de terceiros.

O cronograma deverá ter características de controle, registrando a data das atividades

programadas e data em que a tarefa foi realizada, ou seja, o previsto e o realizado. Além disso,

auxilia na estruturação do orçamento financeiro, pois define as datas das operações e serviços

e, consequentemente, a previsão dos recebimentos e pagamentos. O cronograma também

poderá ser configurado como um projeto global, com base no qual são formulados os

planejamentos setoriais.

Exemplificando, a seguir são apresentadas algumas atividades relacionadas com a

administração e operação de um evento que deverão ser incluídas no cronograma:

revisar com a promotora e responsáveis pelas diversas áreas a programação geral e o

cronograma setorial de atividades;

revisar com os promotores a sistemática de funcionamento dos trabalhos,

principalmente os horários de abertura e encerramento de sessões ou reuniões;

confirmar preço dos serviços, forma de cobrança, tratamentos especiais, cortesias,

permutas;

promover reuniões periódicas com supervisores e funcionários de cada área de

serviços;

confirmar o número de participantes e sua composição;

confirmar as reservas e a chegada dos participantes;

disciplinar o acesso e a movimentação das pessoas e veículos nos locais de eventos;

planejar os serviços especiais incluídos nos programas de eventos (welcome drinks,

coffee break, recepção de autoridades, convidados e participantes VIP);

revisar a programação de recepção, credenciamento dos participantes e entrega de

crachás de identificação;

verificar o número de inscrições e confirmações dos eventos especiais (jantar

dançante, tours etc.);

providenciar os transportes e traslados dos participantes e funcionários;

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Etec de Ribeirão Pires

67 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

disciplinar o funcionamento das áreas de estacionamento e portaria;

coordenar a montagem e instalação das secretarias dos congressistas e palestrantes,

sala VIP sala de coordenação, auditórios;

providenciar os serviços de colocação de bandeiras, faixas, placas, painéis;

confirmar equipes, horários, programas e sistemas que serão utilizados na limpeza

geral das áreas internas, externas, corredores, piscina, estacionamento e

especialmente os utensílios e materiais usados;

revisar a disposição e condições das mesas, cadeiras e móveis nas salas de reuniões;

verificar as condições e o funcionamento dos telefones públicos e cabines;

verificar nas empresas de audiovisuais a qualidade e atualidade dos equipamentos,

bem como o cumprimento dos horários pelos técnicos e operadores;

providenciar a sinalização interna e externa dos locais (placas, indicadores de

circulação, cordões de isolamento, alertas, proibições);

organizar a sala de imprensa com os equipamentos exigidos;

promover a instalação de loja para venda de jornais, revistas, fichas telefônicas,

cigarros, doces, lembranças, remédios de emergência e outras utilidades;

verificar a necessidade de equipamentos de som e os tipos de microfones a serem

utilizados (de mesas, de tribuna, de pedestal, de mão, de lapela, headset e outros

equipamentos audiovisuais, como o projetor multimídia);

verificar as condições e funcionamento dos equipamentos e instalações;

verificar as condições de funcionamento dos computadores, notebooks, laser points,

impressoras, telas etc.;

preparar e equipar as salas de reuniões;

contratar/locar serviços e equipamentos de terceiros;

providenciar a contratação de intérpretes, bem como a instalação de equipamentos de

tradução simultânea, no caso da presença, no evento, de estrangeiros;

definir e programar os tipos de serviços do restaurante (cardápios, horários, sistemas

de atendimento etc.);

confirmar o número de pessoas a serem atendidas nos serviços de alimentação;

verificar estoque e necessidade de compra de alimentos e bebidas;

programar os serviços de alimentação especial para participantes que deverão receber

tratamento e cardápios diferenciados;

elaborar o mapa das mesas do salão;

providenciar a confecção e definir o sistema de placas de identificação das pessoas

nas mesas de jantares especiais;

verificar as condições de hospedagem dos participantes;

revisar o quadro de pessoal em atividade e cadastro de candidatos;

verificar o vestuário do pessoal (tipos, apresentação, controle do estoque, lavanderia);

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Etec de Ribeirão Pires

68 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

verificar os comprovantes ou recibos de entrega e devolução de uniformes,

instrumentos, ferramentas e utensílios;

estabelecer as escalas de serviços do pessoal;

programar a alimentação dos funcionários da empresa e do pessoal contratado para

serviços eventuais;

verificar e providenciar as condições de alojamento do pessoal;

confirmar a contratação de pessoal externo/serviços de terceiros;

verificar os materiais a serem adquiridos para as competições (troféus, medalhas,

presentes, brindes); Q verificar o estoque de produtos e materiais;

estabelecer a programação e periodicidade das compras;

negociar com fornecedores condições especiais de compras, entregas e pagamentos;

programar os estoques de bebidas nas datas de realização de compe¬tições e festas

especiais;

conferir o estoque de utensílios e materiais de uso (talheres, louças etc.);

revisar a programação de lazer e diversões;

verificar a aplicação de normas de segurança e proteção patrimonial;

coletar material promocional nas entidades, associações e empresas locais;

preparar o material a ser distribuído aos participantes dos cursos (material didático,

apostilas);

contratar os ônibus/veículos para tours e traslados;

recolher as taxas de direitos autorais;

obter o alvará de licença nos órgãos de fiscalização oficial;

providenciar a compra de medicamentos de emergência e pronto-socorro, instruindo o

pessoal quanto ao uso e guarda;

planejar os cerimoniais dos eventos (abertura, programação e encerramento);

disciplinar a entrada de animais nos locais de eventos;

definir a decoração dos ambientes e locais e providenciar a compra de materiais;

elaborar o formulário de dúvidas e perguntas para as conferências, palestras e outras;

verificar a necessidade de berços e cadeiras para crianças;

verificar a aplicação das normas de segurança individual e uso de equipamentos e

roupas de proteção.

O cronograma poderá ser estruturado com a seguinte configuração ou apresentação,

destacando os períodos de execução:

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Etec de Ribeirão Pires

69 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

SEIS MESES ANTES DO EVENTO

DATA/PERÍODO RESPONSÁVEL ATIVIDADES

1. Promover reuniões preliminares com as entidades e

as pessoas envolvidas (promotor, coordenador,

supervisores).

2. Revisar o local, definindo a estrutura interna e as

condições operacionais para a realização do evento.

3. Elaborar o orçamento financeiro preliminar.

4. Organizar o cadastro das pessoas e entidades

relacionadas direta ou indiretamente com o evento.

5. Verificar o layout para reserva dos locais onde será

realizado o evento.

6. Elaborar o planejamento de marketing e publicidade.

7. Verificar as atividades que dependem de serviços de

terceiros.

8. Analisar as necessidades de equipamentos e

acessórios cujo orçamento será apresentado na

próxima reunião.

9. Implantar sistema de controle e acompanhamento da

execução dos trabalhos e programação de reuniões de

coordenação.

TRÊS MESES ANTES DO EVENTO

DATA/PERIODO RESPONSÁVEL ATIVIDADES

1. Encaminhar/distribuir o material publicitário do

evento para os órgãos de comunicação.

2. Expedir os convites e formalizar os convites

especiais.

NO MES ANTERIOR AO DO EVENTO

DATA/PERIODO RESPONSÁVEL ATIVIDADES

1. Revisar a situação das atividades programadas e

debater os problemas existentes.

2. Verificar as inscrições realizadas e tomar

providências para aumentar o volume dos

participantes.

3. Revisar as rotinas de trabalho relacionadas com a

recepção e hospedagem dos participantes.

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Etec de Ribeirão Pires

70 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

4. Realizar testes nos equipamentos audiovisuais.

5. Confirmar a execução e contratação de serviços de

terceiros.

6. Instalar os serviços de apoio (secretaria, telefonia,

limpeza, estacionamento, lavanderia etc).

7. Preparar os locais das reuniões, salões, recepção,

sala de imprensa etc.

8. Estabelecer contatos com os órgãos de imprensa

para confirmar a programação estabelecida.

9. Revisar a relação de convidados, autoridades,

patrocinadores, palestrantes etc. e confirmar a

presença.

10. Emitir normas de serviços disciplinando

procedimentos e práticas a serem adotados no

decorrer do evento.

11. Preparar as cartas de agradecimento que serão

expedidas logo após o término do evento.

O cronograma de atividades poderá ser estruturado, também, da seguinte forma ou

apresentação:

Ainda, como ilustração, a seguir é apresentado um modelo resumido de cronograma

de participação em uma feira ou workshop:

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Etec de Ribeirão Pires

71 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

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Etec de Ribeirão Pires

72 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

16. PROGRAMAÇÃO

A programação de um evento por uma entidade obedece basicamente ao seguinte

roteiro:

objetivo;

data/horário;

local;

número de participantes;

nível ou perfil dos participantes;

instalações e montagens;

equipamentos;

material de apoio;

serviços a serem executados;

cardápio;

preços e condições de pagamento;

data limite para confirmação da proposta.

Após definidos esses aspectos, deverá ser elaborada a programação de ativi-dades

que, no caso de promoção de evento cultural ou congresso, poderá ter o seguinte roteiro

resumido:

PROGRAMAÇÃO:

Dia: ____/_____/_____: _______ feira _____horas

Coquetel para a imprensa, patrocinadores, autoridades etc.

Dia _/__/__: ___ feira _____horas

Recepção aos participantes/congressistas (conferencistas, convidados, participantes

etc.)

_____ horas

Apresentação de credenciais na Secretaria

Recebimento de inscrições

Entrega de crachás, programas e material técnico

—————horas

Sessão solene de abertura pelo presidente da entidade ou coordenador do evento

com a presença de autoridades e convidados especiais

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Etec de Ribeirão Pires

73 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

Composição da mesa na abertura do evento:

______________________________________________________

______________________________________________________

_________.horas

Coquetel/jantar de "boas-vindas"

Autoridades/imprensa/convidados presentes:

Pronunciamento do presidente da entidade, saudando os participantes

Palestra de abertura pelo conferencista, professor __________ sobre o tema

________.

Dia _/__/__: ___ feira _____horas

Cerimônia de encerramento do evento pelo presidente da entidade ou coordenador

com agradecimentos aos participantes e colaboradores

Entrega de certificados ———— horas

jantar dançante;

show artístico;

distribuição de brindes.

Programação para acompanhantes/adultos

Dia _/__/__: ____ feira _____horas

City tour em locais turísticos

Inscrição na secretaria

Dia _/__/__: ____ feira _____horas

Roteiro de compras

Dia _/__/__: ____ feira _____ horas

Happy hour (cortesia) com sorteio de brindes

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Etec de Ribeirão Pires

74 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

17. Check list

É uma relação de providencias, tarefas ou necessidade do evento. Existem diversas

formas de apresentação do check list, por exemplo, reunir as necessidades por ordem

alfabética ou por grupos de atividades, setores de organização ou para circunstâncias

específicas, tais como check list de secretaria de plenário, de programação social, de local do

evento e outras.

MODELO DE CHECK LIST

Evento:

Local:

Data:

Horário

Responsável:

Discriminação Unidade/setor Responsável Situação

1. Reserva do local.

2. Reunião para montagem da comissão

organizadora da semana.

3. Distribuição de atividades para as

diversas comissões de trabalho.

4. Definir tema e programação do

evento.

5. Contratar empresas e/ou profissional

autônomo para criação de material de

divulgação.

6. Buscar patrocínio e apoio cultural.

7. Definição do material de divulgação.

8. Contratação de gráfica para

impressão do material de divulgação e

administrativo.

9. Fazer listagem de convidados e

palestrantes.

10. Enviar carta convite para autoridades,

palestrantes, diretoria da instituição e

demais funcionários.

11. Fazer reserva de equipamentos de

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Etec de Ribeirão Pires

75 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

audiovisual no departamento

responsável.

12. Fazer solicitação de serviço de copa

(café, água e chá).

13. Solicitação de mobiliário ao

departamento competente.

14. Fazer follow up5 dos convidados,

autoridades e outros.

15. Fazer a divulgação do evento na

instituição.

16. Fazer a divulgação do evento na

instituição.

17. Montar as pastas dos participantes e

convidados.

18. Definição de recepcionista e escala de

trabalho.

19. Verificação e liberação de

estacionamento.

20. Elaborar carta de agradecimento para

os palestrantes.

21. Providenciar os certificados dos

participantes.

22. Definir mestre de cerimônia.

23. Treinar as recepcionistas.

24. Elaborar cartas de agradecimentos

para os convidados, patrocinadores e

a todos que colaboraram com o

evento.

25. Convocar reunião de avaliação do

evento.

26. Elaborar relatório de avaliação.

5 Quando se faz o "follow up" você está buscando um retorno do que foi questionado e que ainda não

obteve resposta.

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Etec de Ribeirão Pires

76 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

18. LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E SERVIÇOS DE

TERCEIROS

Os hotéis e centros de convenção em geral não possuem todos os equipamentos de

apoio necessários para atender a eventos especiais, sendo necessária a locação de terceiros,

principalmente os equipamentos audiovisuais.

A locação poderá apresentar as seguintes vantagens:

uso de equipamentos mais modernos;

assistência técnica do locador na instalação, uso e transporte;

atendimento ininterrupto 24 horas, durante o período do evento;

disponibilidade de equipamento de reserva;

entrega de equipamentos em locais distintos e mesmo distantes, por meio de depósitos

próprios ou convênios com assistências técnicas;

eliminação dos problemas de garantia, manuseio, utilização e assistência técnica,

quando se tratar de equipamentos próprios;

possibilidade de entrega antecipada dos bens locados para serem inspecionados e

submetidos previamente a testes de funcionamento e qualidade. De preferência, a

inspeção deverá ser feita em conjun¬to com o interessado, usuário ou palestrante,

para evitar problemas quando em uso, o que é habitual ocorrer;

a instalação completa, inclusive os ajustes, treinamento personalizado dos usuários e a

retirada dos equipamentos por conta do contratado;

existência de conjuntos modulares que possibilitam a rapidez e facilidade de montagem

e desmontagem;

operadores próprios das empresas locadoras;

renovação constante dos aparelhos e tecnologia;

manutenção gratuita ou custo reduzido;

abater as despesas no Imposto de Renda.

A locação poderá ser feita pelo promotor do evento ou pelo próprio cliente diretamente,

conforme acertado na contratação do serviço.

18.1. MÓVEIS E INSTALAÇÕES

passarela/palco;

divisórias;

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Etec de Ribeirão Pires

77 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

estantes;

pódio/tablado/plataforma/estrado;

púlpito simples;

tribuna/púlpito com luz, microfone e base para papéis;

placas, faixas, cartazes;

outdoors;

expositores/painéis;

sistema de iluminação regulável;

circuito interno de TV;

sistema de sonorização ambiental e cabine;

sistema de segurança contra incêndio;

gerador próprio de energia;

sistema de ar condicionado central;

tochas para fogos de artifício;

bandeiras, mastros e ponteiras;

balcões;

sinalização interna (quadros e placas de aviso);

faixa promocional ou painel decorativo na frente da mesa principal com a denominação

do evento, patrocinador, promotor etc.;Nenhuma entrada de sumário foi encontrada.

posto bancário;

posto agência de câmbio;

posto agência de viagem;

frigobar nas salas de apoio;

tradução simultânea (cabines simples, várias cabines, canais de transmissão com

diversos canais receptores, microfones e antenas);

bebedouros;

mesas e cadeiras;

instalações para saídas de emergência;

berços e cadeiras para crianças.

18.2. MATERIAIS DE APOIO

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Etec de Ribeirão Pires

78 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

18.2.1. MATERIAL DE ESCRITÓRIO E IMPRESSOS

Lápis, papel ofício, borracha, pincel atômico, fita adesiva, clip, papel para presente,

bloco, barbante, régua, grampo, cartolina, papel celofane, giz, papel para fax, papel

para fotocopiadora, folhas de flip chart, grampeador, furador, tesoura, recibos,

formulário contínuo, tinta para impressora, pastas (com logomarca, sem logomarca,

náilon), papel sulfite, papel crepom, fichas de inscrição, certificados de cursos, etiqueta

adesiva, transparências, envelopes (grande, médio, pequeno), fita gomada, cola,

almofada e tinta para carimbo, corretivo líquido, cartolina, caneta esferográfica, caneta

hidrográfica (várias cores), canetas para transparência, agenda, fio de náilon, cartões

telefônicos, tickets de estacionamento, placas de identificação de mesas, pastas, livro

de ocorrências e de presença, vale-lanche e vale-refeição, crachás, livro-caixa,

questionários, formulários de pesquisas/consultas, tecido/pano para descerrar placas.

Material para aniversário (velas, enfeites, balões),

Prêmios e troféus (taças, placas, medalhas, diplomas, brindes)

Material de lazer e diversão (brinquedos, bola, raquete, jogos)

Móveis e utensílios

Cadeiras, mesas, berços, escadas, mesa da diretoria, poltronas para mesa da diretoria,

cadeiras para crianças, vasos, lixeira.

Material publicitário

Logotipos, decalques promocionais, boletins, adesivos para carros, fita de inauguração,

pastas para os participantes, cartões de visitas, folders, bandeiras, faixas, galhardetes,

cartazes, fichas de inscrição, convites, placas, outdoors.

Guarda-sol e toldos

Fogos de artifício com tocha

Medicamentos de pronto-socorro e emergência

Material de segurança e proteção

Material de higiene e limpeza

Material de apoio aos participantes

jornais e revistas;

guias/roteiros turísticos;

mapa da cidade;

guia telefônico;

horários de voos;

relação de endereços e telefones úteis;

tabelas de preços de serviços;

programa oficial.

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Etec de Ribeirão Pires

79 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

18.3. MATERIAL PARA DECORAÇÃO

floreiras;

vasos ornamentais;

flores;

fitas;

centros de mesa.

18.4. MATERIAL PARA SANITÁRIOS E BANHEIROS toalhas;

sabonete;

papel higiênico.

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Etec de Ribeirão Pires

80 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

19. HOSPEDAGEM E TRANSPORTE DOS PARTICIPANTES

DO EVENTO

19.1. ASPECTOS GERAIS Os serviços de hospedagem e transporte normalmente são organizados por agências

de viagem e turismo por meio de pacotes promocionais com tarifas e condições especiais para

os participantes e acompanhantes.

Geralmente, no convite ou boletim publicitário do evento, consta a relação de hotéis

conveniados, níveis e tipos bem como as modalidades de pagamento, sendo recomendado aos

interessados manter contato direto com o hotel para maiores informações e reservas.

Tratando-se de serviço especial, são indicadas alternativas de hotéis de diversos

portes, locais e características.

Os hotéis indicados normalmente dispõem de instalações e serviços de recreação e

lazer para os acompanhantes, menores e crianças.

Quando acompanhados de familiares, é prática habitual dos participantes, após o

término do evento, prolongar o período de permanência no local para desenvolver atividades

de turismo e lazer, aproveitando as tarifas promocionais oferecidas.

Isso ocorre, principalmente, nos eventos com término às sextas-feiras quando a

permanência poderá ser estendida, no mínimo, até domingo.

No caso das reservas de hospedagem serem feitas com a participação ou através da

Coordenação do evento, poderá ser utilizada a ficha de reserva, similar à utilizada pelos hotéis

de acordo com o modelo-sugestão apresentado a seguir:

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Etec de Ribeirão Pires

81 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

Nas mesmas condições da hospedagem, deverá ser feita uma programação específica

do transporte dos participantes do evento e especialmente dos convidados especiais.

As providências devem ser tornadas com bastante antecipação, no caso de excursões,

passeios turísticos, locação de veículos de terceiros, traslados etc.

O procedimento inicial em relação às passagens é a emissão da solicitação de reserva

conforme modelo - sugestão apresentada a seguir:

19.2. CONTRATO DE SERVIÇOS DE TRANSPORTE E HOSPEDAGEM

No caso de contratação conjunta de hospedagem e transporte, poderá ser utilizado o

modelo-sugestão de contrato a seguir, utilizado habitualmente por empresas promotoras de

turismo.

CONTRATO DE SERVIÇOS

O presente contrato estabelece as condições gerais e específicas aplicáveis aos

programas de viagens internas organizados pela agência de viagens (promotora).

1. PREÇOS

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Etec de Ribeirão Pires

82 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

O preço inclui viagens no meio de transporte previsto no programa, passeios e visitas

programadas, hospedagem em hotéis de categoria turística em aparta mento Standard, duplos

e triplos, com banheiro privativo, café da manhã nos hotéis de pernoite e as refeições indicadas

no programa.

O preço não inclui taxas de aeroportos, ingressos em locais de turismo e lazer, taxa de

guarda-bagagem, bebidas, frigobar, café da manhã, lavanderia, telefonemas e outras despesas

extras de caráter pessoal, passeios opcionais sugeridos no programa, voos, pernoites ou

refeições que, por motivos alheios à operadora, venham a ocorrer fora do especificamente

previsto no programa e casos de emergências médico-hospitalar, farmácia e outros.

2. INSCRIÇÕES

Serão aceitas mediante o pagamento de um sinal de ——— % do valor da viagem.

O saldo deverá ser pago até ___ dias úteis antes da partida.

3. DESISTÊNCIA

O passageiro que não comparecer ao embarque, por qualquer motivo, mesmo

justificado por atestado médico, será considerado no show, e não terá direito ao reembolso dos

valores pagos.

No caso de desistência, em viagens aéreas serão aplicadas as normas constantes das

condições gerais das companhias aéreas.

O passageiro que desistir da viagem em qualquer hipótese, após haver iniciado, não

terá direito a reembolso.

4. TRANSFERÊNCIA

Poderão ser feitas transferências de titular, desde que o passageiro apresente outra

pessoa em tempo hábil para seu lugar.

5. DESLIGAMENTO

A operadora reserva-se o direito de desligar do grupo o passageiro que venha

prejudicar o transcorrer normal da viagem, por motivo de embriaguez, tóxico e outros.

Nesse caso, haverá reembolso da parte correspondente a hotéis não utilizados de

acordo com as tarifas contratadas para esta viagem (preço de grupo). É responsabilidade do

passageiro o retorno ao local de embarque.

19.3. TRANSPORTE A mudança do meio de transporte poderá ser feita sem aviso prévio em caso de

acidente, falhas mecânicas e outros, com prosseguimento da viagem no tipo de

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Etec de Ribeirão Pires

83 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

transporte possível na emergência. Se a mudança ocorrer em viagem, motivada pela

interrupção de tráfego nas estradas (queda de barreiras, pontes), nenhuma restituição

será devida.

Traslados, passeios e outros serviços locais poderão ser realizados em veículos de

terceiros, sem ar condicionado.

As transportadoras aéreas, em conexão com a programação, serão designadas pela

operadora.

Esta, preferencialmente, utilizará o mesmo voo para todo o grupo.

Os bilhetes das viagens programadas não serão endossáveis para outras companhias

aéreas. As tarifas aéreas são as oficiais em vigor. O valor da parte terrestre somente é

válido com a emissão da parte aérea pela operadora.

As viagens aéreas terão seus horários em voos indicados pela operadora.

19.4. HOTEL Será o previsto ou similar. Não sendo possível a hospedagem nos hotéis normalmente

utilizados pela operadora, por estarem sem disponibilidade, à operadora exime-se de

qualquer responsabilidade.

A hospedagem nas viagens é prevista em apartamentos duplos e triplos. O passageiro

já inscrito que não possa ser acomodado com outra pessoa será alojado em

apartamento individual, pagando a diferença correspondente que será cobrada pelas

operadoras três dias antes da partida.

As diárias dos hotéis iniciam-se às 14 horas do dia da chegada do hóspede e vencem

às 11 horas do dia de partida.

Os passageiros que solicitarem noites extras no início ou final do tour, ou com opções

especiais fora do roteiro programado, perderão o direito ao traslado de chegada/saída.

Se os passageiros decidirem por acomodação em apartamento duplo e no decorrer da

viagem optarem por acomodação em single, a diferença de custo dos apartamentos

será de total responsabilidade do optante.

19.5. BAGAGEM Devido à capacidade limitada do bagageiro do ônibus, será permitido o transporte de

uma mala por passageiro, cujas medidas não excederem 70 x 50 x 20 centímetros. As

malas excedentes pagarão um valor adicional para cobrir despesas extras, variável de

acordo com a viagem. Em caso de incapacidade de carga do ônibus, não serão

transportadas malas extras.

Os passageiros terão direito, ainda, de transportar um pequeno volume de mão que

deverão conservar em seu poder.

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Etec de Ribeirão Pires

84 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

Aos passageiros é facultado o uso do porta-bagagem no ônibus, exclusivamente para

transportar objetos que possam ser acondicionados em sua mala (bagagem permitida).

O extravio comprovado de malas com etiqueta da operadora, desde que consideradas

"bagagem permitida", será ressarcido se for comprovada falha da operadora na forma

das disposições legais que regulamentam os transportes rodoviários de passageiros.

Dinheiro, joias ou qualquer objeto de valor (não componente de vestuário) não devem

ser transportados nas malas, pois não estão amparados por lei, sendo de exclusiva

responsabilidade do passageiro.

Volumes de mão, tais como bolsas, sacolas, frasqueiras ou similares, não estão

amparados pelas disposições legais.

19.6. ALTERAÇÕES DE ROTEIRO E HOTÉIS Os organizadores e companhias prestadores de serviços se reservam o direito de

alterar sem aviso prévio e por motivo de força maior a rota ou os hotéis.

19.7. PREÇOS Os preços estabelecidos para as viagens poderão sofrer reajustes sem aviso prévio em

razão de aumentos em hotéis, combustíveis, tarifas aéreas ou outros fora do controle da

operadora.

19.8. OBSERVAÇÕES GERAIS para a observância dos horários de saída dos programas, poderá haver tolerância de

15 minutos de atraso dos passageiros. Após esse prazo, não caberá qualquer

reclamação ou indenização;

para melhor andamento da viagem ou por motivos técnicos, a ordem do programa

poderá ser alterada ou invertida;

em roteiros que cumpram trechos e passeios comuns poderão ser juntados dois ou

mais grupos. Nesse caso, não haverá preferência de um grupo sobre o outro, por estar

utilizando o ônibus ou serviço há mais tempo. Os veículos e tripulação da empresa

prestam serviços em condições iguais para todos;

a interrupção do tráfego nas estradas normalmente utilizadas nos programas exime a

operadora da responsabilidade da continuação da viagem. Pernoites e refeições que

excedam o total programado, bem como viagem de avião que resulte dessa

interrupção, serão pagas diretamente pelos passageiros aos hotéis, restaurantes e

companhias aéreas;

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Etec de Ribeirão Pires

85 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

ocorrendo atraso no programa motivado por fechamento de aeroporto, interrupção de

estrada, problema mecânico ou qualquer outro motivo alheio à vontade da operadora, o

tempo de permanência no local será considerado como de viagem realizada. Por esse

motivo, não será devida pela operadora qualquer devolução ou pernoite

compensatórios. Pernoites adicionais em razão do fechamento de aeroporto deverão

ser pagos pelos passageiros ou companhias aéreas, de acordo com a legislação;

as operadoras vendem serviços terrestres a seus usuários. As viagens de avião são

um serviço de transporte oferecido pela companhia aérea ao passageiro, atuando a

operadora como mera intermediária na aquisição dos respectivos bilhetes, sem outras

responsabilidades;

a bordo do ônibus, em viagens internacionais poderá haver sistema de rodízio de

lugares com orientação do guia da operadora, o que deverá ser respeitado pelos

passageiros;

na contratação de serviços de terceiros, o extravio de bagagem é de responsabilidade

dos mesmos;

qualquer saída que não reúna o número de 20 passageiros poderá ser calculada ou ter

seu preço recalculado (se for do interesse dos passageiros). Em caso de cancelamento

por parte da operadora, a devolução da quantia paga será feita integralmente;

nos roteiros com jantar, as refeições serão servidas em conjunto e em horário

determinado pelo guia. Esse serviço inclui menu fixo, com entrada, prato principal e

sobremesa sem bebidas;

o usuário portador de doença grave, ou portador de aparelhos de ajuda cardíaca ou

respiratória, ou similar, ou qualquer outra doença grave deverá declarar sua condição e

viajar coberto ou assistido por seguro. O risco de viagem, em face de qualquer dessas

condições, é da responsabilidade do usuário;

usuário com dificuldade de locomoção e assimilação deverá viajar em companhia de

pessoa por ele indicada, que lhe assegure assistência em tempo integral.

19.9. RECLAMAÇÕES As reclamações quanto à prestação de serviços serão encaminhadas pelo usuário por

escrito à operadora, no prazo de _______ dias após a conclusão dos serviços, conforme

estabelece o Código de Defesa do Consumidor.

Caso as reclamações não sejam feitas após este prazo, a relação contratual será

considerada perfeita e acabada, desobrigando a operadora de qualquer responsabilidade,

salvo quanto a eventuais danos.

A arbitragem, de comum acordo, poderá ser adotada para dirimir quaisquer dúvidas

pendentes de aplicação desse contrato. Nenhuma reclamação será considerada caso o

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Etec de Ribeirão Pires

86 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

usuário, em vez de utilizar quaisquer dos procedimentos legais previstos, preferir o uso dos

meios de comunicação, ocasionando publicidade negativa que produzirá à operadora danos

materiais e morais, de responsabilidade do usuário.

19.10. CONCORDÂNCIA

Ao participar de uma viagem, o usuário, por si, ou pela agência de viagem sua

mandatária, declara conhecer, pelo que adere contratualmente, as condições gerais e

especiais estabelecidas para o programa adquirido, comprometendo-se, quando for o caso, por

sua pessoa e por seus familiares.

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Etec de Ribeirão Pires

87 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

20. SEGURANÇA E PROTEÇÃO DOS LOCAIS DOS EVENTOS

20.1. DISPOSIÇÕES GERAIS

A segurança das pessoas e dos locais de eventos é de relevante importância, exigindo

o máximo cuidado e eficiência dos serviços de Portaria, Guarda e Vigilância.

As responsabilidades relacionadas com a segurança dos locais abrangem,

principalmente, os seguintes aspectos:

controlar a movimentação das pessoas na portaria e locais;

proteger e dar segurança pessoal a determinadas pessoas;

dirigir as operações de carga e descarga de veículos;

supervisionar as áreas de estacionamento;

verificar os sistemas e equipamentos de segurança instalados no local.

Para o controle da movimentação na portaria, deverão ser utilizados instrumentos

hábeis que permitam identificar:

as pessoas e veículos que tiveram acesso às dependências do evento;

os horários de entrada, saída e de permanência na área interna;

os motivos do ingresso e permanência no local.

Os serviços de segurança deverão manter a máxima reserva e discrição,

principalmente em relação ao porte de arma e ocorrências verificadas em sua área de

atividade.

20.2. ENTRADA E SAÍDA DE PESSOAS DOS LOCAIS DE EVENTOS

O regulamento de entrada e saída de pessoas dos locais de eventos fundamenta-se

nas seguintes disposições básicas:

todas as pessoas que transitam na portaria, exceto casos especiais estabelecidos pela

coordenação do evento, ficam sujeitas na saída a revista obrigatória de sacos, sacolas,

pastas etc.;

a saída de qualquer material que não seja de uso pessoal dependerá de autorização

especial;

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Etec de Ribeirão Pires

88 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

somente será permitido o acesso dos funcionários de empresas instaladas na área

mediante autorização expressa, o que poderá ser feito verbalmente em cada caso ou

ter caráter permanente no período de duração do evento.

É vedada a entrada de pessoas ou funcionários nos dias de folga dos serviços ou fora

do horário normal de trabalho.

Nos casos de movimentação de pessoas que não portarem autorização especial da

Administração do evento, será exigida a apresentação de documento de identidade, que

permanecerá retido na portaria até a saída.

O ingresso de menores será disciplinado pelo regulamento específico de cada evento.

A portaria funcionará de forma ininterrupta durante as 24 horas do dia.

Os porteiros deverão obrigatoriamente usar uniforme nas dependências do evento,

quando em serviço.

Dez minutos antes do encerramento do expediente, mediante registro de movimento da

portaria deverá ser verificado se todos os veículos e pessoas, cujo acesso foi autorizado, ainda

se encontram nas dependências.

Poderão ser instituídos tipos e cores diferenciados de crachás para:

as pessoas vinculadas à organização do evento;

funcionários das empresas de serviços;

visitantes;

prestadores de serviço (pedreiros, serventes de obra, pintores etc.) contratados por

empreitada.

20.3. ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS

a) Veículos de transporte de materiais

Os veículos exclusivos para carga e descarga de materiais somente terão acesso ao

local do evento após a verificação da carga, altura e largura com a identificação do motorista e

passageiros, além do registro do veículo, destino, objetivo e horário de entrada.

Os motoristas e acompanhantes deverão apresentar documento de identidade que

ficará retido na portaria até o retorno.

A portaria entregará um crachá de identificação individual que deverá ser mantido em

posição visível, durante a permanência na área.

Poderá ser concedida, em casos especiais, autorização para o ingresso de

fornecedores e prestadores de serviço, por prazo determinado e até o término do evento.

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Etec de Ribeirão Pires

89 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

Os veículos que tiverem acesso na portaria permanecerão exclusivamente nos locais

estabelecidos e somente durante o tempo necessário para os serviços de carga e descarga.

As entradas e saídas de veículos de carga somente poderão ser feitas em

determinados horários (geralmente das 6:00h às 9:00h).

Os casos especiais deverão ser autorizados expressamente pela Administração.

b) Veículos particulares

Os organizadores ou participantes do evento terão acesso no local com credencial ou

identificação especial.

Os motoristas receberão um crachá de identificação que será colocado em local visível

e apresentado na entrada e saída da portaria.

Os veículos que prestarem serviços permanentes a qualquer empresa, entidade ou

pessoa no recinto do evento deverão qualificar-se junto a Administração para o devido registro.

A Secretaria fornecerá um cartão de identificação que será obrigatoriamente afixado

em local visível do veículo.

Em todos os casos, deverá ser mantido na portaria um registro das pessoas e veículos

com acesso autorizado.

20.4. SERVIÇOS DE GUARDA E VIGILÂNCIA

Os serviços de guarda e vigilância dos eventos objetivam preservar a integridade física

dos participantes, dos bens patrimoniais e das instalações do local.

Habitualmente, esses serviços são contratados com empresas especializadas em

virtude de seu caráter eventual e pela qualificação exigida para os funcionários dessa função,

principalmente em relação ao porte e uso de armas e aplicação de técnicas especiais de

vigilância e segurança.

O pessoal da guarda será distribuído entre a guarita ou posto fixo de guarda e em

serviços de ronda permanente com itinerário estabelecido previamente.

Para efeito de controle, o supervisor da guarda deverá contar com instrumentos

eficazes e modernos para o registro dos horários e trajetos percorridos no turno de trabalho

pelos funcionários vigilantes.

20.5. ATENDIMENTO EMERGENCIAL DE ACIDENTES

Para atender a casos emergenciais de acidentes (cortes, entorses e fraturas) sem

gravidade ou que exigem um tratamento imediato, deverá ser mantido um estoque de

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Etec de Ribeirão Pires

90 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

medicamentos de primeiros socorros. É necessário, também, o conhe¬cimento das técnicas

corretas de atendimento e aplicação dos medicamentos e instrumentos recomendados para

cada caso e momento. O estoque de medica mentos deverá conter no mínimo compressas de

gase, rolos de ataduras, curativos adesivos, rolos de esparadrapo, soro fisiológico, termômetro,

tesoura, pinça, luvas de látex e medicamentos para limpeza e aplicação em contusões. No

caso de eventos em áreas externas, é prudente incluir repelentes para insetos e antitérmico

para crianças. As compressas de gases ideais são de tamanho médio, com aproximadamente

7,5 cm de largura. No caso de ataduras de crepe, incluir três tamanhos. O menor será utilizado

para ferimentos na mão, o de tamanho médio, para o braço, e o maior, para aplicação na coxa

e membros inferiores. As luvas de látex serão utilizadas para contatos em lesões na pele. Os

materiais de pronto-socorro serão embalados em papéis impermeáveis e colocados em maleta

de plástico, caixa de papelão ou de madeira de fácil transporte e depositados em local distante

e de difícil acesso para crianças. Para a composição do estoque de medicamentos, é

aconselhável consultar um médico. É importante, também, observar e manter controle dos

prazos de validade dos produtos e materiais.

20.6. MANUTENÇÃO E LIMPEZA DOS LOCAIS DE EVENTOS

Os serviços de manutenção dos ambientes e locais dos eventos abrangem

principalmente as seguintes atividades:

limpeza diária das áreas externas e internas em horários preestabelecidos (canteiros,

passeios, corredores, calçadas, bueiros, calhas);

eliminação de plantas nocivas e ervas daninhas das áreas verdes;

poda e desbaste das plantas e árvores;

conservação e recuperação permanente de corredores, trilhas, avenidas e áreas de

circulação e lazer;

verificação das condições das quadras de esporte que exigem trata¬mento

diferenciado;

conserto das torneiras dos bebedouros;

verificação das condições de funcionamento dos equipamentos de lazer e recreação

(balanços, barras de ginástica, gangorras, brinquedos etc.);

revisão dos equipamentos e acessórios de ferro e metal para prevenir a ocorrência de

ferrugem;

substituição da areia e terra dos locais de lazer infantil;

verificação das cercas, muros e portões que limitam a área de parques e jardins

(restauração, pintura, colocação de telas, desinfecção);

revisão da decoração paisagística das áreas verdes e jardins.

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91 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

21. INSCRIÇÃO PARA PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS

A formalização do interesse ou desejo de participar de um evento é feita

habitualmente pelo preenchimento de ficha de inscrição ou ficha de adesão, que em geral está

inclusa no próprio convite.

A ficha de inscrição/adesão ou contrato deverão conter, de forma clara, todas as

condições relacionadas com a participação do evento, e em especial:

informação sobre o participante/empresa;

forma de participação;

data/período/horário/local;

taxa de participação/condições e forma de pagamento;

benefícios/vantagens relacionadas com a taxa de participação;

data e assinatura do participante ou empresa responsável pela inscrição;

condições e procedimentos em caso de desistência.

A seguir, são apresentados modelos-sugestões de fichas de adesão ou inscrição:

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93 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

22. VERIFICAÇÃO E AUDITORIA DE ATIVIDADES DE

EVENTOS

22.1. ASPECTOS GERAIS

No decorrer de cada evento e no seu término, deverão ser realizadas pesquisas

sobre as atividades e serviços com os participantes, expositores, locadores de estandes,

conferencistas etc.

A pesquisa no curso dos eventos objetiva colher a opinião do público e participantes,

observar o cumprimento dos objetivos traçados, a situação atual e as deficiências que

devem ser corrigidas.

Os expositores deverão também ser previamente instruídos, para fornecer dados

estatísticos e outras informações, tais como:

número de visitantes recepcionados no estande;

perfil, qualificação, origem, nacionalidade etc. dos visitantes;

operações realizadas;

material de divulgação e promoção utilizado.

Para a avaliação de desempenho final, serão juntados os dados estatísticos

operacionais e as pesquisas de opinião realizadas sobre os serviços oferecidos,

instalações, produtos etc. por meio de entrevistas, telefonemas ou questionários. As

pesquisas devem ser aplicadas utilizando roteiros padronizados, de forma clara e objetiva,

permitindo a análise técnica e conclusões sobre os resultados e desempenho. A opinião do

público é importante e valiosa, pois deverá influenciar futuras decisões sobre os produtos e

serviços e, principalmente, quanto à viabilidade de realização de eventos similares.

A seguir, são apresentadas modalidades de pesquisas aplicáveis a eventos

diferenciados, ou seja:

pesquisa sobre operações e serviços de uma feira de negócios;

pesquisa sobre os serviços oferecidos pelo restaurante e pelo bar;

avaliação de programa de curso desenvolvido em evento cultural ou

técnico;

avaliação dos serviços do hotel-sede de um evento.

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22.2. PESQUISA SOBRE OS SERVIÇOS DE RESTAURANTE

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22.3. QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO DE EVENTO CULTURAL

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22.4. QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS

DE HOTEL SEDE

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97 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

22.5. AUDITORIA OPERACIONAL DE EMPRESA DE EVENTOS

Verificações:

estrutura e qualificação técnica e operacional da empresa para promoção e

atendimento de eventos (instalações, materiais, pessoal, ser¬viços, equipamentos

etc.);

estrutura de apoio para promoção de eventos (marketing e vendas);

máquinas, equipamentos, utensílios (copiadoras, fax, telefones, computador etc.);

programas, cronograma, roteiros e calendário de eventos e promoções;

eventos especiais (comemorativos, estacionais, locais, históricos etc.);

salão de convenções, anfiteatro, cinema, teatro, boate, auditório, salas de jogos,

salas para não fumantes, sala VIP etc.

convênios, contratos de serviço e integração operacional com outras empresas e

entidades para a realização de eventos;

instrumentos de comunicação, propaganda e publicidade (impressos, publicações,

brindes etc.);

programas e contratos de mídia (jornais, televisão, revistas, periódicos);

tabela de preços, forma e condições de pagamento;

descontos, abatimentos, tarifas-cortesia concedidos a participantes especiais de

eventos;

sistemas de serviços (controles internos, formulários, fichas, fluxo da documentação,

prestação de contas, contabilização etc.);

cadastro dos responsáveis pela entidade ou empresa promotora;

orçamentos para promoção de eventos (hospedagem, alimentação, traslados,

locações, fretes, carretos etc.);

contratos de eventos;

contrato de serviços com terceiros (conjuntos musicais, recreacionistas, autônomos

etc.);

procedimentos adotados na organização e na promoção de eventos em relação aos

acompanhantes, menores e crianças que participam;

traslados e passeios dos programas de eventos;

fretes e carretos;

materiais, equipamentos, utensílios especiais para eventos, lazer e diversões;

operações de leasing ou arrendamento;

relatórios dos eventos realizados;

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98 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

apuração, controle e demonstrativos das receitas e despesas (registros contábeis das

operações e resultados dos eventos realizados);

distribuição dos espaços e áreas utilizadas para os eventos;

montagens e desmontagens (salas, divisórias, palcos, iluminação);

arranjos, decoração e jardinagem exigidos para eventos;

disponibilidade de pessoal interno e externo para reforço do atendimento em casos

de eventos especiais de maior porte e complexidade;

contratos de serviços com pessoal especializado: seguranças, fotógrafos,

coreógrafos, músicos, recepcionistas, recreacionistas, baby sitters, digitadores,

tradutores/intérpretes, secretárias, promotores, guias tu¬rísticos, operador de som etc.

(condições gerais de trabalho, horários, hospedagem, refeições, transporte, honorários,

remuneração);

estrutura de atendimento dos serviços de manutenção (marcenaria, serralheria,

pintura, mecânica, elétrica etc.);

estoque de materiais de divulgação (equipamentos, banners, placas, faixas, cartazes

etc.);

estoque de materiais esportivos (equipamentos, jogos, mesas etc.);

estoque de materiais de escritório, utensílios diversos;

controle dos materiais e utensílios locados para eventos;

funcionamento e uso de instrumentos e materiais próprios ou locados de terceiros:

retroprojetor, equipamentos de tradução simultânea, telão, projetor de slides, epíscopo,

iluminação controlável, microfone (lapela e pedestal), videocassete com TV, mesa de

som, centro de informações com chamada de áudio, quadro negro, sonorização

ambiental, tape deck para gravação, flip-chart, tribuna com luz, tela de cinema, projetor

de filmes sonoro (ótico ou magnético), projetor multimídia (data show, DVD e vídeo),

câmaras de vídeo e de fotos, equipamentos de informática (notebooks e

microcomputadores), púlpito, tablado, palco, passarela, urna de acrílico;

sistema de recolhimento, devoluções de sobras de produtos e materiais de eventos;

normas e regulamentos estabelecidos para ressarcimento de danos nas instalações e

equipamentos por ocasião de eventos, principalmente por usuários de instrumentos de

lazer;

serviços de vigilância e segurança nos eventos;

conservação e limpeza dos locais no decorrer e após a realização dos eventos;

estacionamento;

qualificação do pessoal;

serviços de bar;

regulamento de funcionamento das quadras de esportes, canchas esportivas e locais

de lazer (sala de jogos, salas de recreação, cinema, bar, churrascaria, piscina etc.):

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Etec de Ribeirão Pires

99 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

horários de uso;

locais de realização;

sistema de atendimento;

tarifas e preços;

conservação e limpeza dos locais;

brinquedos e instrumentos de lazer (responsabilidades, controle interno, sistema de

cobrança, inventário da existência de materiais, guarda e depósito, condições de uso

etc.);

parques e jardins:

equipamentos instalados (bancos, balanços, gangorras, caixas de areia etc.);

instalações sanitárias, bebedouros, áreas cobertas;

espaços livres e corredores de circulação para competições, esportes,

passeios;

manutenção e conservação dos equipamentos e instalações;

locação de equipamentos, instrumentos e materiais (som, imagem, jogos etc.);

uniformes e fardamento do pessoal;

condições de guarda e conservação dos materiais de uso e em estoque;

contratos de manutenção e conservação firmados com terceiros (condições de

pagamento, serviços, controles internos etc.);

custos (energia elétrica, água, recolhimento do lixo etc.);

armários e depósitos de materiais e utensílios;

quadro de pessoal de atendimento (recepção, secretaria, portaria etc.);

horários de trabalho (escala de serviços e folgas);

normas e providências em caso de acidentes;

assistência médica e medicamentos para pronto socorro.

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100 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

23. PROVIDÊNCIAS E RELATÓRIO AO TÉRMINO DO

EVENTO

Após o término do evento, deverão ser tomadas as seguintes providências:

promover reunião para avaliação de desempenho setorial, global e colher sugestões

e informações;

realizar inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;

acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, estandes etc.;

realizar um levantamento estatístico ou coleta de dados e indicadores do evento, tais

como volume de operações, número de participantes por nível, categoria, origem,

pessoal de operação etc.;

elaborar relatório final de desempenho e resultados, contendo basicamente as

seguintes informações:

programação do evento;

histórico das atividades;

resultado das pesquisas realizadas com o público no início, durante e ao

término do evento;

dados estatísticos relacionados com as atividades, tais como:

número de participantes por tipo (congressistas, expositores, convidados,

acompanhantes, pessoal de apoio dos participantes etc.);

número e área ocupada pelos estandes;

participantes por área de atividade;

participantes em função dos cargos e funções exercidos (proprie¬tários,

gerentes, supervisores, consultores, professores, estudantes);

participantes em função da origem, nacionalidade, domicílio, sexo, idade etc.

análise das divergências entre a programação prevista e realizada;

resultado financeiro;

comentários e comparativos em relação aos eventos similares já realizados

principalmente quanto ao volume de participantes;

sugestões, recomendações, informações e orientação para os futuros eventos;

montagem das pastas com a documentação do evento (formulários, relatórios,

roteiros de trabalho, correspondência, material publicitário, comprovantes de

recebimentos e pagamentos, polígrafos ou apostilas, fotografias, orçamento e

cronograma financeiro etc.);

relatório do inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;

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101 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

apreciação e parecer conclusivo sobre os fatores positivos e negativos que

interferiram no curso do evento e sugestões para futuras promoções similares;

manter contato ou encaminhar correspondência de agradecimento às pessoas que

tiveram maior participação e destaque no evento, principalmente patrocinadores e

colaboradores.

Os modelos de mensagens de agradecimento poderão ter um caráter informal e

simples tais como:

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102 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

24. FLUXOGRAMAS

É possível ao organizador de eventos planejar, mais conscientemente, cada etapa da

preparação, a partir de procedimentos visualizados por meio de símbolos, diagramas

de blocos e fluxogramas, tornando mais fácil controlar e decidir sobre ações,

empreendimentos e negociações diversas necessárias, conforme veremos a seguir.

Boa sorte!

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103 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

24.1. FLUXOGRAMAS DAS FASES DO PLANEJAMENTO Visando facilitar o planejamento e a organização do evento, apresentamos a seguir

fluxogramas e formulários necessários à organização e à avaliação do evento.

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24.2. ETAPA DO PLANEJAMENTO Fluxograma Planejamento

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24.3. ETAPA DA ORGANIZAÇÃO Fluxograma 01 - Organização

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107 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

24.4. ETAPA EXECUÇÃO A seguir, fluxogramas da etapa de execução.

Fluxograma 01 – Execução

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108 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

24.5. Fluxograma 06 – Execução – Véspera do Evento

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109 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

24.6. Fluxograma 09 – Execução – Dia do Evento

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24.7. Fluxograma 14 – Execução – Fim do Evento

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24.8. Fluxograma Etapa de Avaliação

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112 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

25. Calendário Oficial de Eventos

O calendário de eventos é o canal de informação que expressa fatos e costumes

diferenciados, difundindo um conhecimento mais profundo de valores – atrativos. Os eventos

promocionais destacados no turismo moderno desempenham, por meio dos centros de

convenções e pavilhões de exposições, relevante papel na economia pela sua função

estratégica de reduzir a sazonalidade e aumentar o fluxo turístico nos períodos de baixa

temporada – promoção. Ambos tem-se tornado uma maneira de as localidades ou entidades

turísticas promoverem sua imagem.

25.1. O calendário oficial de eventos

O calendário e a data escolhida são dois importantes tópicos quando se trata do tema

eventos e sua captação. O primeiro representa, sem dúvida, o intenso esforço de uma equipe,

desde o planejamento até a divulgação. O segundo constitui, sem nenhuma objeção, o primeiro

passo para o sucesso ou o fracasso de um evento. Inúmeros calendários de eventos são

publicados periodicamente, tendo como finalidade básica a divulgação de uma gama de

realizações. Representam intenso esforço de planejamento, pesquisa, classificação, avaliação

e divulgação, realizado por uma equipe, que, durante meses, exerce o trabalho de prospecção

nacional e internacional, coletando dados necessários para a sua montagem e impressão,

levando ao usuário informações de grande importância.

Ao se programar eventos, motivamos a vinda dos turistas ao núcleo receptor em

épocas de baixa estação e nos momentos em que, apesar da presença de turistas, o tempo de

estada destes no núcleo é curto e, consequentemente, os gastos são pequenos.

Há calendários com validade anual, necessitando serem refeitos sistematicamente.

Todavia, há outros que divulgam os eventos com anos de antecedência.

Os objetivos principais do calendário de eventos são:

Fornecer um panorama geral das programações, tanto das atrações espontâneas

da cidade, como é o caso das festas folclóricas, como dos eventos tecnicamente

criados, por exemplo, as feiras agropecuárias;

Orientar as ações de divulgação e publicidade necessárias ao sucesso das

realizações;

Selecionar os acontecimentos que representam interesse para a demanda

turística e a população local;

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113 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

Representar a concentração de informações úteis para o usuário como para

aqueles que pretendem, por meio desses calendário, ampliar a sua atividade

comercial;

Possibilitar levantamento estatísticos das várias realizações, por local, mês,

características técnicas, etc.

Na seleção da data e do local de efetivação, a consulta ao calendário propiciará

excelente ocasião para se avaliar a possibilidade de superposição de datas, justificando a sua

transferência para uma oportunidade mais favorável.

Os eventos não devem coincidir com a temporada turística regular, como também

não devem ser realizados em feriados prolongados. Deve-se evitar a soma de importantes

eventos no mesmo período, pois dificultam o atendimento e a comercialização do produto.

A concentração de eventos em determinados centros de convenções ou cidades

passa a criar uma tradição profissional condicionando uma melhoria de estrutura local. H[a

possibilidade de manutenção de pessoal adequado, permanentemente disponível, e sua

reposição imediata quando necessário.

Entretanto, é preciso prever as medidas de organização do núcleo para receber os

eventos; evitar, por exemplo, a realização de obras públicas que possam prejudicar o

andamento do evento.

Pela própria regularidade de realização e pelo crescimento numérico de eventos

haverá, logicamente, a adaptação progressiva aos investimentos financeiros parciais e a

solução das necessidades existentes. Com uso sistemático do material de apoio e das

instalações do recinto, presume-se que ocorrerá a renovação dos estoques desse material e,

certamente, o retorno dos investimentos efetuados.

A analise criteriosa e cuidadosa dos calendários representa maior perspectiva de

negócios para todo o trade turístico envolvido.

Ao montar um calendário, deve-se considerar os aspectos relativos à época, ao local

e à temática e tomar providencias quanto:

À data: registrar os eventos ao longo do ano, observando a distribuição das datas

previstas, bem como o fluxo normal de turistas com ênfase nos pontos de desequilíbrio.

A analise pouco cuidadosa desse item pode provocar a concentração dos eventos em

períodos de alta estação, saturando a oferta turística;

Ao local: determinar a realização de eventos em locais escolhidos com base no

mapeamento da oferta turística. A boa utilização do espaço do núcleo receptor

dinamiza a atividade turística, possibilita a integração e a participação de todos os seus

componentes e a alta sobre a ociosidade de cada componente;

A temática: observar as temáticas dos eventos para encontrar identificações com as

características do núcleo, valorizando os temas culturais, econômicos, artísticos e

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Etec de Ribeirão Pires

114 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

sociais de interesse local. A preocupação com a temática é importante para avaliar se

o evento é compatível com o núcleo receptor e suas ofertas turísticas.

Os organizadores terão condições de avaliar as possibilidades de sucesso ou de

fracasso de um evento após a análise dos seguintes indicadores:

Capacidade e atendimento hoteleiro: a data selecionada, quanto mais

distante estiver da alta estação ou temporada do turismo tradicional, facilitará

sobremaneira a negociação com os hotéis, possibilitando maior oferta de

quartos, concentração em menor número de unidades, tarifas mais acessíveis

e, finalmente, prazos de pagamento mais elástico, ensejando condições

altamente relevantes:

Atividades turísticas previstas: a agencia de viagens credenciadas,

quando fora da estação turística, terá condições de colocar toda a

equipe técnica a serviço do evento para desenvolver a reserva e o

controle dos hotéis, enviar passagens aéreas, efetuar operações de

cambio, viabilizar ofertas de pacotes turísticos e guias necessários ao

bom atendimento do evento;

Transporte em geral: a utilização do transporte aéreo possibilitará o

deslocamento dos convencionais do próprio país, bem como os do

exterior, mediante, a aplicação de tarifas reduzidas, conveniência de

horário de voo, melhores esquemas de financiamento e maior

oportunidade para que a companhia de aviação colabore na

divulgação e promoção do evento. É conveniente lembrar que na alta

estação turística o envolvimento do transporte aéreo com o turismo

tradicional é mais intenso. Por outro lado a concentração do transporte

rodoviário, por meio das frotas de ônibus disponíveis, facilitará a

movimentação dos participantes para os centros de convenções, assim

como para as atividades turísticas ou sociais. Quanto maior for à oferta

de ônibus, mais competitivas serão as suas condições de mercado.

Atividade do organizador do evento: a data indevidamente

selecionada poderá prejudicar o trabalho do organizador poderá

prejudicar o trabalho do organizador do evento, comprometendo seu

tempo disponível e a oferta de serviços especializados. Por essa

razão, nos primeiros contatos deverão ser apreciadas as

possibilidades de datas, de comum acordo. Por vezes, quando a

entidade promotora se antecipa e contrata intempestivamente o

período de realização com mo centro de convenções, bloqueando

quartos em hotéis, prejudica qualquer negociação posterior;

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115 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

Período de férias escolares: as férias escolares facilitam os

deslocamentos familiares ou permitem as viagens dos pais com maior

tranquilidade. Apesar de ser um fator aparentemente positivo, a

realização do evento nesse período leva a superposição de atividades,

com os inconvenientes já citados;

Aspectos da natureza: constituem-se no levantamento das épocas de

chuvas abundantes, de calor e frio intensos, das possibilidades de

tremores de terra em regiões onde esse fenômeno é frequente e, por

fim, da ocorrência de crises políticas ou econômico – sociais de

relevada importância. Acautelar-se significa evitar grandes dissabores

futuros;

Disponibilidade de tempo útil: avaliação da sua possibilidade, a partir

das gestões iniciais, até a data prevista para a realização do evento.

Haverá tempo hábil para desenvolver e concretizar todo o trabalho

previsto?

Acontecimentos cívicos ou religiosos: a coincidência ou soma com

os acontecimentos cívicos ou religiosos previsto em calendário poderá

desviar a atenção do público e das autoridades locais, e o evento deixa

de ser um grande fato de interesse geral;

Aspectos econômicos financeiros: dentro do próprio calendário,

deve-se considerar o inicio, o meio e o final do mês, tendo em vista as

datas de recebimentos de salários, honorários e aplicações financeiras

efetuadas pelos participantes. Épocas em que os possíveis

participantes tenham maiores despesas adicionais, como a entrada do

período escolar, pagamentos de impostos e comemorações

específicas, também devem ser avaliadas;

Conveniência dos centros de convenções: o levantamento

detalhado de suas disponibilidades de espaço e oferta de condições

adequadas, quer sejam econômicas ou técnicas, deve ser efetuado;

Interesse da entidade promotora e dos seus componentes: verificar

se a data escolhida é a que melhor se adapta aos interessados. Após

análise dos fatores próprios da entidade e de seus associados,

favoráveis ou desfavoráveis, impõe-se a decisão final pela data

escolhida ou a sugestão de outra;

Empenho do governo: deverá ser avaliada a possibilidade de maior

dedicação, apoio logístico e recursos vários destinados ao evento, seja

local, municipal, estadual ou federal. Haverá, na ocasião,

disponibilidade de e verbas adequadas? Estarão empenhadas parcial

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116 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo

ou totalmente? Poderão ser destinadas ao evento e na data

específica?

Providencias básicas para a programação do calendário de eventos:

Levantamento e analise das necessidades do mercado;

Opção pela utilização do calendário de eventos;

Elaboração de um esboço do calendário;

Captação de eventos externos para o preenchimento do calendário;

Criação de eventos internos para a complementação do calendário;

Divulgação do calendário preparado;

Apoio e cooperação financeira ao núcleo na execução do calendário;

Apoio político e técnico do órgão representativo do turismo local à implantação

do calendário de eventos;

Todos os eventos programados são cadastrados no organismo oficial de turismo.

Esse organismo encarrega-se de fazer a seleção dos eventos que apresentem as condições

indispensáveis para fazer parte do calendário.

Do cadastro devem constar dados essenciais que garantam a realização dos eventos,

como: previsão de ocupação dos espaços, disponibilidade de reservas, como: previsão de

ocupação dos espaços, disponibilidade de reservas em hotéis e demais serviços necessários.

A partir da decisão de adotar o calendário, devem ser estabelecidos os critérios que

definirão suas características:

Área de abrangência: cadastramento dos eventos conforme o âmbito de sua

influencia – municipal, estadual, regional, nacional ou internacional;

Ordenação do conteúdo: por data, por localidade ou por especialidade;

Apresentação do conteúdo: com fotos, espaços promocionais e publicitários, idiomas

a utilizar;

Custeio da produção do calendário: divisão dos custos entre os componentes da

atividade turística, venda de espaços publicitários;

Esquema de distribuição e a tiragem (número de exemplares);

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26. Bibliografia

ZITTA, Carmen. Organização de Eventos, da ideia a realidade. 2ª Edição. Brasília. Editora

Senac, 2008.

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização de Eventos, Planejamento e

operacionalização. 4ª Edição. São Paulo. Editora Atlas, 2010.

BRITTO, Janaína, FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do

turismo. São Paulo: Editora Aleph,2002

ALLEN, Johnny, O’ TOOLE, William, MCSONNELL, Ian, HARRIS, Robert. Organização e

Gestão de Eventos. Rio de Janeiro. Editora Elsevier,2008

GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos: teoria e prática. São Paulo. Editora

Thomson Learning,2006.

MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 5ª edição. Barueri,

2010.