administração do tempo - treinamento embali

Administração do Tempo

por

Milton Henrique

Como vocêadministra o seu tempo?

Está sempre atrasado!É o relógio é quem manda!

O dia passa voando!

Está sempre no horário!É você quem manda!O dia tem 24 horas!

O dia tem exatamente

24 horas para todo mundo, a diferença é o que você faz com as

suas 24 horas!

Planejamento

08 às 09 horas – Ler Jornal

09 às 10 horas – Ler E-mail

10 às 12 horas – Retornar Telefonemas

12 às 14 horas – Almoço

14 às 16 horas – Reunião Vendas

16 às 18 horas – Projeto 2013

Você não pode decidir o que é importante hoje se não souber o que deseja para amanhã!

Planejamento é fundamental!

Qual é o seu Horário Nobre?

Estabeleça Prioridades

• Relacionar tudo o que precisa ser feito

• Ordenar, em ordem de prioridade

Importante e Urgente

Muito Importantes

Pouco Importantes

Pouco Urgentes

Muito Urgentes

1⁰

2⁰

3⁰

4⁰

Você precisa MESMO fazer TUDO?

Analise quanto custa o seu tempo!

Você sabe quanto custa sua hora perdida?

Delegue as tarefas que exigirão muito do seu tempo

Uso da Tecnologia na Administração do Tempo

Reserve pequenos intervalos para

relaxamento durante o dia

Reserve energias para a sua família, no fim do expediente

Reserve tempo para os seus Hobbies

Desperdício de Tempo

• Desorganização

Como Economizar Tempo

“Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”

Desperdício de Tempo

• Procrastinação

Como Economizar Tempo

• Estabeleça um prazo para completar a tarefa e cumpra-o

• Pela manhã resolva logo os assuntos mais “chatos”

Desperdício de Tempo

• Não Saber Dizer “NÃO”

Como Economizar Tempo

• “Eu posso aceitar mas aquilo em que estou a trabalhar sofrerá atrasos. O seu pedido é mais importante?”

Desperdício de Tempo

• Visitas

Como Economizar Tempo

• Quando precisar conversar com alguém vá a sala dele ao invés de convidá-lo a vir até a sua sala

• Se receber uma visita inesperada, levante-se e converse em pé

Desperdício de Tempo

• Telefonemas

Como Economizar Tempo

• Foco no assunto a ser tratado

• Dê respostas breves

Desperdício de Tempo

• E-mails

Como Economizar Tempo• Separe os e-mails endereçados

PARA você dos que e-mails nos quais você foi apenas COPIAdo

• Estabeleça um horário no seu dia para ler e responder e-mails

• Antes de redigir uma resposta, pense se um telefonema não é mais rápido e definitivo

Desperdício de Tempo

• Tempos de Espera

Como Economizar Tempo

• Aproveite o tempo para ler uma correspondência ou revisar um projeto

• Carregue sempre um bloco e uma caneta e aproveite o tempo para rascunhar novos projetos

Desperdício de Tempo

• Reuniões

Reuniões Produtivas

Divisão de Funções

• Líder– tem a autoridade sobre o grupo e deve se preocupar

com os resultados do encontro

• Facilitador– É alguém que pensa na logística e na dinâmica da

reunião

• Controlador do Tempo– garante o cumprimento do cronograma

Objetivo geral e pauta bem definidos

• Escopo da reunião enviado anteriormente a todos os participantes

• Foco

• Planejamento de tempo para cada item da pauta de reunião

Lista Enxuta de Participantes

Preparação Prévia dos Participantes

Horários Respeitados

• O encontro deve ter hora para começar e hora para acabar

Elabore um Plano de Ação

Obrigado pela atenção!

FIM