administraÇÃo pÚblica

INSTITUIO RESPONSVELRepblica de MoambiqueMINISTRIO DA FUNO PBLICADireco Nacional de Gesto Estratgica dos Recursos Humanos do EstadoAntnio Bernado Tchamo

Coordenao e edio geral Ulrike Christiansen e Jean-Paul Vermeulen Conceito Ana Alcia Lyman, Valria Salles e Zenete FrancaDesenho e produo grfica Jean-Paul Vermeulen e Ana Alcia LymanCapa Maria Carolina Sampaio Ilustraes Adrito Wetela

AUTORES PRINCIPAIS DO MDULO [em ordem alfabtica] Domingos Sande Eduardo Matias ZumbulaneSidney PitaUlrike Christiansen

ISBN 978-989-96198-5-2Moambique, 2014

Para contactos, comentrios e esclarecimentos [email protected] [email protected]

GESTO DE CAPACITAES

PLANIFICAO ORAMENTAO EXECUO MONITORIA AVALIAO

APOIO E REVISO TCNICAArmando Leio MacazaFlorinda Zacarias Muhate Uaeca Helder MonteiroJean-Paul VermeulenJos Victorino ChalecaMamade AbdalaManuel AndradeMrio Sarmente Mausse Nhanez AntnioTomas TangayHlio Cezrio Filipe Andifoi

APOIO INSTITUCIONALCooperao Alem IFAPA (Instituto de Formao em Administrao Pblica e Autrquica) Beira

Prfacio

O Governo de Moambique, no mbito da implementao do seu Programa Quinque-nal aposta na descentralizao de poderes e desconcentrao de competncia para os nveis locais. Como resultado deste processo, tem sido transferido gradualmente para os Distritos, recursos e responsabilidades, que no passado estavam sob a gide do Governo Central. Este processo de mudana traz novos desafios e exige novos conhecimentos e capacidades para os tcnicos gestores a todos os nveis, particularmente os de nvel pro-vincial e distrital.

Os Mdulos de Capacitao em POEMA (Planificao, Oramentao, Execuo, Moni-toria e Avaliao) so uma resposta necessidade de dotar os tcnicos de habilidades e competncias necessrias para gerir os processos-chave no ciclo de gesto pblica moambicana.

O Ministrio da Funo Pblica desenvolveu o Mdulo Gesto de Capacitaes, usando o mesmo conceito pedaggico e grfico dos Mdulos POEMA desenvolvidos pelo MINED e pelo Ministrio das Obras Pblicas e Habitao. O Mdulo Gesto de Capacitaes vai auxiliar o desempenho dos gestores e coordenadores de capacitaes, chefes de Recur-sos Humanos e os responsveis pelos institutos de formaes na componente de gesto de capacitaes, com enfoque nos Planos de Desenvolvimento de Recursos Humanos.

O Mdulo o corolrio de uma intensa actividade iniciada em 2012 e que compreendeu vrias etapas: o diagnstico da situao actual, o levantamento das necessidades, a ela-borao e testagem dos materiais desenvolvidos, a formao de formadores e a edio e produo.

Este Mdulo aglutina e exprime experincias de diferentes instituies em matria de Gesto de Capacitaes e neste trabalho, houve uma intensa colaborao entre actores primrios como o Ministrio da Funo Pblica/Direco Nacional de Gesto Estratgica de Recursos Humanos, IFAPA Beira e as Reparties de Formaes nos Governos Pro-vinciais de Sofala e Manica.

Fazemos votos que este Mdulo constitua uma mais-valia na boa gesto das capacita-es, contribuindo para a formatao de quadros que sejam verdadeiros servidores do Estado, vocacionados para a prestao de servios de qualidade ao cidado.

Maputo, Julho de 2014

Vitria Dias Diogo

A Ministra da Funo Pblica

2 | INTRODUO - GESTO DE CAPACITAES MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 3

POEMA: o que ?POEMA uma abreviao composta pelas letras iniciais dos principais processos-chaves do ciclo de gesto no sector pblico em Moambique: nomeadamente Planificao, Ora-mentao, Execuo, Monitoria e Avaliao. O ciclo POEMA anual pode ser assim ilustrado:

5. O ciclo POEMA completa-se com a implementao do plano elaborado e com a monitoria das actividades e da execuo financeira. Durante a implementao, faz--se o acompanhamento colectivo e participativo da execuo das actividades plane-adas e do uso dos recursos correspondentes, processo a que chamamos de monito-ria. A avaliao do ciclo anterior d-se no momento em que o ciclo POEMA reinicia.

Na sequncia do processo de descentralizao e desconcentrao em curso em Moam-bique, os rgos Locais do Estado e as Autarquias esto recebendo novas competncias e consequentemente passando para gerir cada vez mais recursos. Neste contexto, uma das prioridades do Governo a capacitao dos gestores dos nveis sub-nacionais, espe-cificamente dos distritos.

Em Novembro de 2008, o Ministrio da Educao (MINED), com o apoio de seus par-ceiros, iniciou um processo de mapeamento das competncias necessrias aos gestores distritais, facto que culminou com o desenvolvimento de mdulos de capacitao em POEMA para tcnicos distritais do sector.

Em 2011, o Ministrio das Obras Pblicas e Habitao iniciou um processo similar com o desenvolvimento de mdulos de formao para a gesto de obras. Dirigidos princi-palmente para os tcnicos dos Servios Distritais de Planeamento e Infra-estrutura, os mdulos usam o mesmo conceito pedaggico e metodolgico, bem como o formato grfico dos mdulos POEMA do Ministrio da Educao.

Cada um dos mdulos desenvolvidos oferece aos facilitadores o plano de ensino-apren-dizagem detalhado e todos os materiais de apoio para a implementao da capacitao - instrues para a facilitao, apresentaes em PowerPoint, snteses das apresentaes, exerccios e respostas com orientaes completas para os participantes, fichas para ava-liao e formulrio CAP - compromisso de aco do participante, para a monitoria da aprendizagem. Cada mdulo composto por exerccios com situaes semelhantes realidade do trabalho dos participantes nas suas organizaes para encorajar a sua parti-cipao e estimular a gerao de ideias e possveis aces que podero contribuir para a soluo de problemas e desafios reais.

Os mdulos de capacitao em POEMA podem ser utilizados por todos os envolvidos para se melhorar a capacidade de gesto, tanto em capacitaes formais quanto em vi-sitas de superviso. Alm disso, as instituies de formao tais como as Universidades, o Instituto Superior de Administrao Pblica (ISAP) e os Institutos de Formao na Ad-ministrao Pblica e Autrquica (IFAPA) so especialmente encorajados a utilizar este material.

A gesto de capacitaes no cclo de gesto POEMAA gesto de capacitaes um processo central e ao mesmo tempo abrangente do ciclo POEMA. Ela fundamental para o desenvolvimento dos Recursos Humanos em todos os sectores a nvel nacional, e distrital, alm de ser um indicador de outros aspectos da boa gesto, tais como a capacidade de planificar, oramentar e executar polticas pblicas.

1. A avaliao do perodo anterior e o diagnstico da situao so um momento de reflexo conjunta sobre os progressos alcanados, com incidncia sobre os pontos fortes e fracos verificados durante a implementao dos planos da instituio. Esta reflexo baseada na anlise dos relatrios de superviso do ano anterior e do ano corrente, na anlise dos dados estatsticos e tambm de outras fontes de informa-o, tomando em conta as disparidades existentes no distrito em vrios sectores. Por exemplo, de que maneira, as estradas construdas permitiram aumentar a comercia-lizao agrcola no distrito?

2. Este passo centra-se na definio dos objectivos e das metas para o perodo seguin-te objecto da planificao. As metas devem reflectir a situao desejada no futuro, definindo o que prioritrio numa situao de recursos humanos e financeiros limi-tados, tomando sempre em conta os objectivos estratgicos do sector.

3. Nesse passo, faz-se a identificao colectiva e participativa das actividades e dos recursos necessrios para alcanar a situao descrita nos objectivos e metas. Inclui a especificao das actividades a serem realizadas e o levantamento dos recursos humanos, materiais e financeiros necessrios para se poder alcanar os objectivos e metas estabelecidos.

4. Segue-se a elaborao de um plano de actividades e respectiva proposta do or-amento completos. Incluem um cronograma que se materializam no PES - Plano Econmico e Social do sector e numa proposta de Programa de Actividades, com o seu oramento correspondente.


ndice

Como utilizar este material de capacitao? 8

Objectivos do Mdulo 9

Orientaes para o facilitador 10

Sesso 1: Enquadramento das capacitaes na Administrao Pblica 13

Sesso 2: Plano de capacitaes 31

Sesso 3: Preparao de uma capacitao 47

Sesso 4: Seleco do facilitador 63

Sesso 5: Monitoria, avaliao da capacitao 85

Sesso 6: Monitoria do impacto das capacitaes realizadas 99

Material de apoio: Respostas aos exerccios 117

Equipa de realizao 135

Documentos e Arquivos

Recursos Humanos

Monitoria e Avaliao

Srie Capacitao Descentalizada em POEMA

Planificao e Oramentao

Habilidades Informticas

Gesto de Patrimnio

Gesto de Empreitada

Superviso de Obra

Planificao do Projecto de Obra

Gesto de Capacitaes


Abreviaes

CAP Compromisso de Aco do ParticipanteCV Curriculum vitaeERDAP - Estratgia da Reforma e Desenvolvimento da Administrao Pblica FOFA Forcas, Oportunidades, Fraquezas e AmeaasIFAPA Instituto de Formao em Administrao Pblica e AutrquicaISAP Instituto Superior de Administrao PblicaMINED Ministrio de EducaoPDRH Plano de Desenvolvimento de Recursos HumanosPES Plano Econmico e SocialPOEMA Planificao, Oramentao, Execuo, Monitoria e AvaliaoRH Recursos HumanosSIGEDAP Sistema de Gesto de Desempenho da Administrao Pblica SISTAFE Sistema de Administrao Financeira do EstadoSNAE - Sistema Nacional de Arquivo do Estado

A situao sria mesmo. Vamos analisar

todo o processo de planificao e gesto de capacitaes para garantir a qualidade e

melhorar o desempenho dos

nossos funcionrios.

Bom dia Chefe. Recebemos do IFAPA um documento com a proposta de ac!oes de

capacitao para prximo ano.

Muito bem! E alm disto, recebemos dos nossos superiores, a nota a pedir o nosso plano de

capacitaes e dados de capacitaes realizadas.

Eh... bem... a situao no das melhores. Porque no inclumos no nosso PESOD as

aces de capacitao dos nossos tcnicos.

... a situao particularmente crtica: nem planificamos, nem oramentamos e muito menos sabemos as reas que os

nossos tcnicos tm dificuldades.

Bem, no conseguimos fazer um diagnstico junto aos sectores e nem temos os relatrios

rotineiros, a fim de perceber quais so as reas que necessitaro de capacitaes!

Mas, como possvel?

Estou a ver que tambm temos problemas porque nunca se

realizou a avaliao do impacto das capacitaes passadas.

Como pode ser?

Gesto de Capacitaes


Objectivos do Mdulo Reforar conhecimentos e habilidades para analisar e aplicar os conceitos, metodologias e instrumentos de gesto da qualidade de capacitaes.

Ao final deste mdulo, os participantes sero capazes de definir critrios de qualidade na gesto das capacitaes e aplicar os instrumentos de planificao, monitoria e avaliao na gesto de capacitaes.

Resumo das competncias que se espera sejam adquiridas pelos participantes (18h30)

Sesso 1 Enquadramento das capa-citaes na Administrao Pblica

Argumentar sobre a importncia da qualidade na gesto de capacitaes

Pgina 13 Tempo: 3h

Sesso 2 Plano de capacitaes

Identificar, seleccionar e utilizar os instrumentos de recolha das necessidades de capacitao e elaborar o plano de capacitaes

Pgina 31 Tempo: 3h

Sesso 3 Preparao de uma capacitao

Preparar e organizar uma capacitao dentro do plano de formao de RH e elaborar os termos de referncia de uma capacitao

Pgina 47 Tempo: 3h

Sesso 4 Seleco do facilitador

Elaborar os critrios de seleco do facilitador para uma capacitao e aprender a seleccionar um facilita-dor na base de critrios predefinidos.

Pgina 63 Tempo: 3h

Sesso 5 Monitoria e avaliao da capacitao

Distinguir os conceitos de monitoria, avaliao e superviso da capacitao e elaborar um relatrio de superviso de uma capacitao

Pgina 85 Tempo: 3h

Sesso 6 Monitoria do impacto das capacitaes realizadas

Argumentar sobre a importncia da monitoria do impacto e preparar uma visita de superviso

Pgina 99 Tempo: 3h

Como utilizar este material de capacitao

O material de capacitao em POEMA composto pelos seguintes elementos:

1. Livros como este em vossas mos, cada um a representar um mdulo de ca-pacitao. Eles contm a) orientaes para os facilitadores dos eventos par-ticipativos, incluindo os exerccios e suas respostas; b) snteses dos assuntos relacionados com o tema principal, para serem utilizadas como material de referncia e consulta; c) um disco compacto - CD, com os materiais em for-mato electrnico.

A cor desta pgina a cor deste mdulo. A cor azul, no entanto, a mesma em todos os mdulos, e indica as pginas que so voltadas especificamente para os facilitadores.

2. Uma verso auto-instrucional de todos os mdulos, incluindo o mdulo de Habilidades Informticas, gravada em um disco compacto - CD. Esta verso aborda todos os contedos dos mdulos, e contm muitos exerccios prti-cos de resposta automtica.

Os facilitadores tm sua disposio, uma variada gama de opes para o pro-cesso de ensino-aprendizagem. Nas sesses presenciais, o facilitador usar o m-todo participativo, encorajando simultaneamente os participantes a praticarem os contedos auto-instrucionais nos seus locais de trabalho.

Os tcnicos das Obras Pblicas devem utilizar o material como apoio didcti-co durante as visitas de superviso, e podem usa-lo individualmente ou com os colegas dos SDPI, das DPOPH ou outras instituies do sector, para a sua auto-instruo.

Os tpicos dos mdulos POEMA - Educao lanados so: PlanificaoeOramentao GestodoPatrimnio RecursosHumanos MonitoriaeAvaliao Habilidades Informticas

Os tpicos dos mdulos POEMA - Obras Pblicas lanados so: GestodeEmpreitada Planificao do Projecto de Obra SupervisodeObra

Os tpicos dos mdulos POEMA - Funo Pblica lanados so: GestodeCapacitaes


Durante o evento

O facilitador responsvel por criar um ambiente alegre e dinmico, que estimule a participao de todos.

Para uma facilitao de sucesso: Comece sempre a sesso do dia apresentando:

Os objectivos O horrio e a sequncia das actividades

Faa uma recapitulao do que j tiver sido feito at aquele momento.

Use o tempo disponvel de forma sbia; comece e termine na hora combinada.

Mantenha as apresentaes breves e interactivas; encoraje os participantes a fazerem perguntas durante e no fim das apresentaes.

Siga as instrues propostas nos exerccios e use tcnicas diferentes durante os debates para manter a participao activa dos participantes.

D ateno permanente ao grupo, particularmente durante a apresentao dos resultados dos trabalhos de grupo, para aumentar a motivao dos participantes.

D o tempo suficiente para os participantes executarem os exerccios e para as discusses interactivas.

Mostre alegria e prazer em ajudar os participantes a aprender. Seja paciente e tolerante.

Permanea atento, saiba ouvir bem e dar valor s contribuies dos participantes.

Elogie os participantes pelo seu esforo e pela sua participao.

Seja um facilitador da aprendizagem e no um professor: um profissional com-petente, seguro, cheio de motivao e entusiasmo pela matria!

Utilize o ciclo de aprendizagem vivencialA abordagem de capacitao em POEMA da Educao baseada na aprendizagem participativa e focalizada no participante. Esta abordagem envolve uma experncia activa, seguida pelo processo de rever, reflectir, e aplicar o aprendido atravs da experincia e da prtica.

O ciclo de aprendizagem vivencial promove o desenvolvimento de habilidades porque os participantes usam lies do seu prprio ambiente de trabalho quando consideram questes como o que eu posso ou o que eu devo fazer diferentemente no meu trabalho, como resultado deste evento de capacitao. O facilitador vai en-contrar em cada mdulo orientaes claras de como implementar esta abordagem.

Orientaes detalhadas para o facilitador podem ser encontradas no Manual do Facilitador disponvel no CD sob o ttulo: Manual-do-Facilitador.pdf

Orientaes para o facilitador

Antes do evento

O facilitador responsvel pela preparao do evento de capacitao

Dicas para uma boa facilitao:

Conhecer o perfil e o nmero de participantes e verificar as condies do local da capacitao.

Preparar-se devidamente, lendo com cuidado os contedos, as orientaes para a facilitao, os exerccios e as respectivas respostas.

Verificar se as apresentaes em PowerPoint so adequadas ao perfil dos par-ticipantes e adapt-las caso seja necessrio.

Preparar um projector para as apresentaes em PowerPoint, e caso no haja ener-gia elctrica no local de capacitao, preparar cartazes com os mesmos contedos.

Ateno: os slides reproduzidos nas brochuras so apenas para orientao! As cpias para os participantes e as apresentaes em PowerPoint existem em formato electrnico no CD para o facilitador. Os contedos dos assuntos para os participantes esto nas snteses das apresentaes.

Ajustar o material necessrio para a capacitao, tomando em conta as carac-tersticas locais e dos participantes.

Confirmar com os promotores da capacitao para verificar se os participantes esto devidamente informados sobre a capacitao, se receberam o programa, ou outras informaes necessrias. Verificar como ser a abertura oficial do evento.

Preparar os materiais indicados em cada sesso, para distribuio aos par-ticipantes. Cada participante receber o material completo da capacitao, que normalmente constitudo por uma pasta contendo. Uma alternativa produzir fotocpias dos materiais, comprar pasta para arquiv-las, e um CD contendo a verso electrnica dos materiais.

Preparar uma lista de participantes para controlo das presenas. Preparar os certificados a serem preenchidos e entregues no fim da capacitao.

Preparar a sala de trabalho: projector, computador, cartazes, cadeiras, etc.

Foram preparados materiais para o facilitador que se encontram no CD que acom-panha esta brochura, para todas as sesses de todos os mdulos. No texto dos m-dulos, os arquivos electrnicos esto indicados em letras vermelhas. Por exemplo: QC-Sessao3-sintese.doc. O facilitador dever conhecer todos esses documentos, e preparar as cpias necessrias, indicadas nas orientaes para cada sesso.

MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 1312 | INTRODUO - GESTO DE CAPACITAES

Sesso 1Enquadramento das capacitaes na Administrao Pblica

ndice da sesso

Resumo didctico da sesso 14

1.1Objectivos:Apresentaodosobjectivosdomdulo 15

1.2Interaco:Apresentaodosparticipantes 17

1.3Abertura:Introduoecontextualizao 19

1.4Sntesedaapresentao:Planificaoegestopblica 22

1.5Passosdoexerccioparaofacilitador:Introduzindoosaspectosdequalidadenagestodecapacitaes

27

1.6Materialdeapoioaoparticipante:Introduzindoosaspectosdequalidadenagestodecapacitaes

28

1.7Enceramento:Reflexoeconcluso 29

Perfil do facilitador do Mdulo POEMA Gesto de Capacitaes

O facilitador deste mdulo deve conhecer o sistema da Administrao Pblica em Moambique, e ter experincias nas reas de planificao, oramentao, execuo, supervisoe avaliao das capacitaes. Alm destes conhecimentos e experincias, o facilitador deve ter uma sensibilidade especial para lider com os principais conceitos, instrumentos e prticas da Gesto Pblica, particularmente aqueles relacionados com a elaborao dos planos. A situao ideal de uma capacitao cujo facilitador tenha o domnio dos contedos de todas as sesses, por as ter estudado, podendo tambm ser convidados especialistas para apoi-lo em aspetos especficio do mdulo.

14 | SESSO 1 - GESTO DE CAPACITAES MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 15

Resumo didctico da sesso Resultados esperados da sesso: argumentar sobre a importncia da qua-lidade na gesto de capacitaes.

Tempo total necessrio: 3 horas

Material necessrio:

Cpias do texto sntese de apoio Planificao e gesto pblica QC-Sessao1-sintese.doc

Cpias do exerccio Introduzindo os aspectos de qualidade na gesto de capacitaes. QC-Sessao1-exercicio.doc

Cpias da resposta do exerccio. QC-Sessao1-resposta.doc

Sequncia da aprendizagem

Passos Objectivos Mtodos

15 min Boas-vindas e abertura

Iniciar o evento Convidar uma pessoa responsvel e familiarizada com o contedo do Mdulo para abrir o evento

10 min Apresentao dos objectivos da capacitao

Participantes comprometem-se com os objectivos definidos

Apresentao de slides QC-Sessao1-ppt1.ppt

40 min Apresentao dos participantes e levantamento das expectativas

Promover a inter-aco do grupo

Apresentao dos partici-pantes em dois passos:

Introduo ao banco de dados, organizando as pes-soas numa ordem lgica.

Apresentao dos partici-pantes usando a tabela no papel gigante.

5 min Estabelecimento de regras de con-vivncia

Criar um ambiente de conforto para todos

Apresentao das regras de convivncia

20 min Apresentao dos contedos

Explicar o enquadra-mento do mdulo no ciclo POEMA

Apresentao de slides QC-Sessao1-ppt2.ppt Distribuio da sntese QC-Sessao1-sintese.doc

45 min Exerccio: Intro-duzindo os aspec-tos de qualidade na gesto de capacitaes

Explorar as experin-cias dos partici-pantes no mbito da qualidade de capaci-taes.

Trabalho em grupos para elaborar os aspectos de qualidades nas capacita-es QC-Sessao1-exercicio.doc

35 min Apresentao dos resultados do exerccio

Debater e buscar consenso sobre os aspectos de quali-dade na gesto de capacitaes

Apresentao dos trabal-hos de grupos e debate em plenria QC-Sessao1-resposta.doc

10 min Reflexo e encer-ramento

Verificar a aprendiza-gem e avaliao da sesso

Coleco de ideias de voluntrios entre os partici-pantes

1.1 Objectivos

Apresentao dos objectivos do mdulo

Depois da abertura oficial da capacitao, o facilitador vai apresentar os objecti-vos da capacitao em Gesto de Capacitaes.

O facilitador apresenta os slides 1 6 indicados abaixo com a apresentao dos objectivos. QC-Sessao1-ppt1.ppt

Em seguida, o facilitador seguir com a apresen-tao dos participantes, usando os slides 7 e 8. Veja como fazer a apresentao dos participantes na pgina 17.


1.2 Interaco

Apresentao dos participantes

O facilitador explica aos participantes que a apresentao ser realizada em dois passos: um passo dinmico em plenria e uma apresentao individual.

O facilitador assegura antes da apresentao que o local tenha espao suficiente para movimentar a plenria e prepara os cartazes para segunda fase.

Para a apresentao em plenria, o facilitador convida os participantes a levan-tarem-se e organiza-os da seguinte maneira:

a) Primeiro em crculo, por ordem alfabtica a partir da letra inicial do nome pelo qual a pessoa prefere ser chamada;

b) A seguir o facilitador oriententa os participantes a organizarem-se em gru-pos por provncia (ou distrito) de nascimento, e partilharem aspectos mais marcantes da sua infncia;

c) De seguida, de novo em crculo por ordem crescente do tempo de servio na funo;

d) E finalmente em grupos diversos, segundo o nmero de filhos.

No final das apresentaes, o facilitador pergunta aos participantes o que que aprenderam com este exerccio. Depois o facilitador faz o resumo das lies aprendidas: Ningumestticonavida,avidaumadinmicaqueobrigaaspes-soasamovimentarem-seeconsequentementemudaremdeposies.

Ele agradece aos participantes e convida-os a regressarem aos seus lugares para iniciarem os trabalhos.

Em seguida o facilitador convida cada participante a se apresentar individu-almente respondendo as oito perguntas indicadas abaixo para coloca-las nos cartazes:

Nome Idade Estadocivil Tempodeservionafunopblica Nmerodefilhos Provnciaoudistritoondenasceu


1.3 Abertura

Introduo e contextualizao

O facilitador inicia a introduo e contextualizao da sesso com os resultados esperados. Em seguida faz uma pergunta aberta para a plenria: Porquequequeremosterestacapacitao/porquequeestamosaqui?

Depois de ouvir a plenria, o facilitador apresenta os slides abaixo, com o conte-do da apresentao. QC-Sessao1-ppt2.ppt

No fim da apresentao, o facilitador distribui cpias do texto da sntese dos contedos. QC-Sessao1-sintese.doc

Expectativaprincipal Umreceio

No final das apresentaes, o facilitador agradece mais uma vez aos participan-tes e convida-os a iniciarem os trabalhos.

Antes de iniciar a abertura o facilitador convida os participantes a estabelecer algumas regras de convivncia, como por exemplo:

Falarumdecadavez Telefonenosilncio Pontualidade Participaoactiva O facilitador pede aos participantes para chegarem sempre pontualmente na sala de sesses e convida-lhes a colocar todos os celulares no silncio. Durante as sesses no se deve atender o celular nem mandar mensagens.


1.4 Sntese da Apresentao

Planificao e gesto pblica

1. Introduo

Vamos comear com uma pequena histria:

Um gatinho perdido no meio do mato cruza-se com um elefante e pergunta:

- Oh elefante ! Pode me mostrar o caminho ?

- Para onde queres ir ? pergunta o elefante.

- No sei - responde o gatinho

(Livre adaptao de AlicenoPasdasMaravilhas)

Qual a moral desta histria?

Para quem no sabe onde vai, qualquer caminho serve.

Ns sabemos onde queremos ir, por isso queremos ser capacitados. No para ter mais um diploma mas sim para consolidar conhecimentos e melhorar o nosso desempenho no local de trabalho.

Um dos maiores desafios na Funo Pblica o melhoramento da capacidade de prestao de servios ao cidado. neste contexto que o desenvolvimento dos Recursos Humanos em todos os sectores deve ser priorizado atravs de um

2. O ciclo de planificao

O ciclo de planificao comea sempre com a procura de respostas s perguntas seguintes:

Onde estamos agora ? => Diagnstico e caracterizao

Para onde pretendemos ir ? => Objectivos e metas

Como l chegar ? => Actividades identificadas e plano elaborado

Como saber se estamos no bom caminho ou se j l chegamos ? => Monitoria, avaliao e superviso

2.1. Diagnstico

O primeiro passo a avaliao do perodo anterior e o diagnstico da situao actual. Estas aces incluem uma reflexo colectiva e participativa sobre os pro-gressos feitos na implementao dos planos da instituio e sobre os pontos fortes e fracos em geral (FOFA). Esta reflexo baseada na anlise dos relatrios de superviso do ano anterior e do ano corrente e na anlise dos dados esta-tsticos e de outras fontes de informao. Tomam-se em conta as informaes relativas s disparidades existentes no distrito e tambm as relativas a outros sectores. Dequemaneira,porexemplo,ascapacitaesrealizadaspermitiramau-mentaraqualidadedosserviosnodistrito?

2.2. Objectivos e metas

Depois desta caracterizao dos recursos humanos dos sectores e dos pontos fortes e fracos vamos chegar ao segundo passo que se centra na definio dos

Formao ou capacitao?

Usam-se sempre diferentes palavras: formao, capaci-tao, treinamento e mais. Cada um de ns tem um entendimento especial destas palavras. Para simplificar, no mbito dos mdulos POEMA, a palavra Capacitao sig-nifica todos os treinamentos que visam aumentar habilida-des e capacidades.

conjunto de aces que visam a promoo e aquisio de conhecimentos, habilidades e capacidades humanas.

Estas aces so preponderantes no desen-volvimento de competncias dos recursos humanos para que os funcionrios se tornem mais produtivos, criativos e inovadores. Da a importncia de uma planificao sistemtica do desenvolvimento profissional dos funcio-nrios e agentes.


objectivos e das metas para o perodo seguinte objecto da planificao. As metas devem reflectir a situao futura desejada e possvel, e incluir a seleco do que prioritrio para ser alcanado, numa situao de recursos limitados, luz dos objectivos estratgicos do sector. Deve-se tomar em conta que os recur-sos disponveis so sempre limitados, tanto os financeiros quanto os humanos, e estes devem ser bem distribudos.

2.3. Actividades e recursos

A seguir faz-se a identificao colectiva e participativa das actividades e dos recursos necessrios para alcanar a situao descrita nos objectivos e metas. Este processo inclui o detalhe das actividades a serem realizadas bem como a sua priorizao e o levantamento dos recursos humanos, materiais e financeiros necessrios para execut-las.

2.4. Plano e oramento

O quarto passo a elaborao de um plano e proposta do oramento comple-tos. O processo inclui um cronograma de actividades que se materializam no PES.

2.5. Implementao

O ciclo completa-se com a implementao do plano elaborado e a monito-ria das actividades e da execuo financeira. Durante a implementao, faz--se o acompanhamento colectivo e participativo da execuo das actividades planeadas e do uso dos recursos correspondentes, processo a que chamamos de monitoria. A avaliao deste ciclo realiza-se em preparao do novo ciclo de planificao.

3. Gesto pblica e ciclo de planificao

Estes 5 processos chave - a Planificao, a Oramentao, a Execuo, a Monito-ria e a Avaliao - devem estar interligados a saber:

O plano deve ser elaborado aps um conhecimento profundo da situa-o conseguida atravs de uma avaliao.

O plano elaborado deve estar de acordo com os recursos financeiros, humanos e materiais disponveis, da a necessidade da ligao entre a planificao e oramentao.

O plano oramentado no constitui um documento para guardar em gavetas.

Ele deve ser executado, e a sua execuo deve ser acompanhada (moni-torada) permanentemente para garantir que no aconteam desvios ou, caso aconteam, eles sejam detectados e corrigidos atempadamente.

O decurso destes processos chave deve garantir o alcance dos objectivos da organizao. Para tal, eles devem ser acompanhados por alguns processos de conduo como a gesto e liderana e a coordenao e parceria. Todos estes processos, chave e de conduo, so apoiados por outros processos tambm importantes (processos de apoio) como o sistema de contabilidade, sistema de gesto de documentos e arquivos, sistema de gesto dos recursos humanos, etc.

A planificao um processo cclico e dinmico. No final de cada ciclo dese-jvel que no se volte a mesma situao inicial, mas sim a uma nova situao, melhor que a anterior. Sempre que se constatar qualquer desvio durante a im-plementao do plano, reajustes devero ser introduzidos de forma a garantir que os objectivos sejam atingidos. 4. Conceito e aspectos de qualidade

O conceito de qualidade neste mdulo implica a actuao sobre todos os passos no ciclo de planificao. Falando da qualidade na gesto de capacitaes refe-re-se s competncias necessrias e atingidas pelas capacitaes para produzir um impacto positivo e satisfazer as expectativas dos principais intervenientes. Neste sentido, o plano de desenvolvimento de recursos humanos pressupe um alinhamento com as seguintes orientaes estratgias dos sectores:

Qual o real impacto da nossa instituio/sector na melhoria das condies de vida da sociedade?

Com que nvel de eficcia so satisfeitas as necessidades e expectativas dos intervenientes da instituio/sector?

Os processos so suficientes e adequados Estratgia da instituio/sec-tor? O nvel de recursos existentes acompanha os processos da institu-io/sector?

Que competncias precisam para executar com eficcia e eficincia os nossos processos internos?

As competncias que devem ser desenvolvidas envolvem um conjunto de di-menses tais como:

Conhecimento = saber (aprender contnuamente, transmitir e partilhar conhecimento)


Habilidade = saber fazer (viso global e sistmica, trabalho em equipe, liderana e comunicao)

Julgamento = saber analisar (ter esprito crtico, definir prioridades)

Atitude = saber fazer acontecer (Inovao, foco em resultados, agente de mudana, auto-realizao)

Vamos reencontrar estas competncias quando abordarmos os objectivos e re-sultados esperados das capacitaes.

Neste modelo podemos ver a estrutura do mdulo:

O plano ser elaborado na sesso 2

A aco ser preparada na sesso 3 e 4

A monitoria ser apresentada na sesso 5, e

A avaliao final contedo da sesso 6.

1.5 Passos do exerccio para o facilitador

Introduzindo os aspectos de qualidade na gesto de capacitaes

Fase 1: 5 minutos

1. O facilitador divide os participantes em 3 a 4 grupos A, B, C ou D contando 1 a 3 ou a 4.

2. O facilitador distribui as cpias do material de apoio da sesso. QC-Sessao1-exercicio.doc

3. O facilitador explica o exerccio passo a passo.

Fase 2: 40 minutos

4. Os grupos devem reflectir e discutir sobre as perguntas apresentadas no material de apoio com base na sntese.

5. Cada grupo deve consolidar as suas concluses em uma s folha a fim de compar-las com as concluses dos outros grupos.

Fase 3: 35 minutos

6. O facilitador convida cada um dos grupos para apresentar o seu trabalho e as concluses a que chegou.

7. O facilitador apoia as discusses e completa se for necessrio com a lista dos critrios de qualidade.

8. Para encerrar, o facilitador distribui as cpias da resposta do exerccio. QC-Sessao1-resposta.doc


1.6 Material de apoio ao participante

Introduzindo os aspectos de qualidade na gesto de capacitaes

Tarefas do grupo:

1. Escolher um redactor, um relator e um moderador do grupo.

2. Iniciar uma chuva de ideias no grupo sobre aspectos que acha importantes para comprovar a qualidade de uma capacitao.

3. Discutir no grupo e escolha dentre vrios aspectos os 5 mais importantes.

4. Discutir e argumente sobre o que um bom facilitador deve fazer para que a capacitao tenha essas qualidades.

5. Escrever as respostas num papel gigante para serem apresentadas em plenria.

Tempo disponvel: 40 minutos.

1.7 Encerramento

Reflexo e concluso

No final, o facilitador pede a dois ou trs voluntrios para sintetizarem as lies mais importantes que eles aprenderam nesta primeira sesso.

Alm disso, o facilitador convida outros participantes para comentarem so-bre o impacto deste exerccio no aumento do seu conhecimento e das suas habilidades.

Para encerrar a sesso, o facilitador pode usar a seguinte explicao:

Como vimos, existe um ciclo de planificaopara gerir capacitaes de qualidade. Precisa-mos saber como executar cada passo desde aplanificao,oramentao,execuo,monito-riaatavaliaodas capacitaes.Aprofun-damosatravsdoexerccioosaspectosdequa-lidade para produzir um impacto positivo dascapacitaes. A prxima sesso vai abordar aelaboraodoplanodecapacitaesemostrarcomo este se faz!

30 | SESSO 2 - GESTO DE CAPACITAES MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 31MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 31

Sesso 2Plano de capacitaes

ndice da sesso


2.1.Abertura:Papeldecapacitaes 33

2.2.Sntesedaapresentao:Planodecapacitao 36

2.3.Passosdoexerccioparaofacilitador:Elaborandooplanodecapacitaes

40

2.4.Materialdeapoioaoparticipante:Elaborandooplanodecapacitaes

41

2.5.Encerramento:Reflexoeconcluso 46

Resumo didctico da sesso

Resultados esperados da sesso: identificar, seleccionar e utilizar os ins-trumentos de recolha das necessidades de capacitao e elaborar o plano de capacitaes.


Material necessrio:

Cpias do texto sntese de apoio Papel e funo da fiscalizao. QC-Sessao2-sintese.doc

Cpias das orientaes para o trabalho do grupo. QC-Sessao2-exercicio.pdf





5 min Abertura e apresentao dos objectivos da sesso

Participantes comprome-tem-se com o contedo a ser apresentado

Apresentao de slides QC-Sessao2-ppt.ppt


Descrever os instrumen-tos para diagnstico e elaborao do plano de capacitaes

Apresentao de slides Distribuio da sntese QC-Sessao2-sintese.doc

65 min Exerccio: elaborando o plano de capacitaes

Participantes so capazes de interligar os diferentes instrumentos orienta-dores para elaborar um plano de capacitaes

Trabalho em grupos para elaborar o plano de capacitaes QC-Sessao2-exercicio.doc


Verificar o nvel da com-preenso e da prtica da elaborao dos planos de capacitaes

Apresentao dos resultados do exerccio e debate em plenria QC-Sessao2-resposta.doc

10 min Reflexo e encerramento

Discutir sobre a experin-cia e avaliar a sesso

Coleco de ideias dos participantes

2.1 Abertura

Plano de capacitaes

O facilitador abre a sesso explicando que esta ir tratar dos principais instru-mentos de recolha de dados para a elaborao de um plano de capacitaes.

Nasesso1,vimosqueexisteumciclodeplanificaoparagerircapacitaesdequalidade.Nestasessovamosreverosprincipaisinstrumentosderecolhadedadospara elaborar o plano de capacitao e consolidaremos como utilizar estes instru-mentos.Vamossesso!

Em seguida, o facilitador apresenta os slides abaixo, com o contedo da apre-sentao. QC-Sessao2-ppt.ppt


Aps esta apresentao o facilitador pede plenria um exemplo de necessida-de de capacitaes na base deste diagnstico.

O facilitador conclui a apresentao com a distribuio de cpias do texto da sntese dos contedos. QC-Sessao2-sintese.doc


2.2 Sntese da apresentao

Plano de capacitaes

1. Introduo

A fase da elaborao do plano de capacitao uma fase importante e deve se basear num bom diagnstico da situao actual na instituio e nos sectores de RH. importante saber onde estamos, e onde queremos chegar para se definir como chegar onde queremos. A elaborao do plano um processo bem es-truturado para se conseguir obter um plano que responde s necessidades da instituio e dos sectores. Assim, a planificao dever comear com um perodo de reflexo sobre onde que estamos no momento actual. 2. Os Instrumentos orientadores para elaborar um planoTemos vrios instrumentos que podem orientar o diagnstico da situao actual.

2.1 Dados estatsticos

Primeiro deve ser apresentado o perfil actual dos RH da instituio atravs de dados estatsticos relativos a situao scio-demogrfica e profissional dos fun-cionrios. Cada sector deve prestar ateno para que os seguintes indicadores que caracterizam o perfil dos RH sejam actuais:

Nmero total de funcionrios

Sexo

Faixa etria

Tempo de servio

Categoria profissional

Nvel de formao

Aconselha-se a fazer uma anlise de dados que permite comparar alguns indica-dores do perfil dos RH actuais com os desejados.

2.2 Questionrio com base nas atribuies dos funcionrios/entrevista com os funcionrios

Para identificar as necessidades de formao e desenvolvimento de RH pode--se recorrer ao levantamento das necessidades de capacitao atravs de um

questionrio/entrevista sobre as atribuies dos visados para chegar s seguin-tes concluses:

Quemnecessitadecapacitao?grupoalvo

Ondehmaiorurgncia?-prioridade

Quetipodecapacitaonecessria?-tema

Alm disso necessrio um diagnstico comportamental do funcionrio que ir apurar a atitude dele em relao ao seu trabalho. importante consultar a des-crio de tarefas de cada posto criado na organizao de modo que este cumpra a sua misso e concretize a sua viso.

2.3. Relatrios rotineiros/de visita de assistncia s instituies

Estes documentos indicam-nos o nvel de desempenho da instituio e aspectos a melhorar que podem ser usados como assuntos de capacitao.

2.4. Avaliao anual dos funcionrios

Esta avaliao permite-nos identificar as necessidades de formao e desenvol-vimento profissional adequadas melhoria do desempenho dos funcionrios. Dever haver um cruzamento entre o desempenho dos funcionrios e as condi-es de trabalho.

2.5. Directivas do Ministrio (leis, decretos, etc.)

Estes documentos so a base legal do funcionamento da gesto pblica. O seu desconhecimento implica uma necessidade de formao. 3. Identificao dos pontos fortes e fracos

Concludo o diagnstico da situao actual ser necessrio apresentar os resul-tados da anlise dos pontos fortes e fracos.

Pontos fortes so os diferentes aspectos referentes a qualidade dos recursos hu-manos no mbito do funcionamento da instituio e do sector que permitem um adequado desempenho dos seus processos de trabalho para assegurar o al-cance dos seus objectivos.

Para a definio clara destes aspectos muito importante o conhecimento da misso da organizao, o desenvolvimento dos recursos humanos, e o papel destes na implementao da misso.


A aplicao da abordagem FOFA pode-nos ajudar e facilitar a anlise:

As Foras referem-se aspectos internos positivos da organizao, sobre os quais ela tem influncia:

Quais so as nossas foras: o que a organizao tem de bom ou faz bem?

Como usar as foras para atingir os resultados desejados?

Quais so os conhecimentos e habilidades que os funcionrios j apli-cam correctamente naquilo que so as suas tarefas?

As Oportunidades so aspectos positivos do ambiente externo organizao sobre os quais ela no tem influncia directa:

Que oportunidades existem: o que existe de bom e que a organizao pode aproveitar?

Como aproveitar as oportunidades para maximizar as nossas foras?

Quais so as condies que existem na instituio para afectao dos funcionrios que lhe possibilitam a implementao dos conhecimentos e habilidades adquiridas durante a formao/capacitao?

As Fraquezas so aspectos negativos internos da organizao, sobre os quais esta tm influncia directa.

Quais so as nossas fraquezas: o que a organizao tem de mau ou no faz bem?

Como eliminar e reduzir as fraquezas de forma a no afectar o alcance dos resultados?

Quais so os conhecimentos e habilidades que os funcionrios mostram dificuldade na aplicao ou que no tm necessidade de aplicar nas suas tarefas?

Ameaas so aspectos negativos externos que a organizao no tem influncia sobre elas pois fazem parte do seu ambiente externo.

Quais so as ameaas: o que existe de mau e que pode prejudicar a organizao?

Como contornar as ameaas?

Quais so os aspectos existentes na instituio que dificultam a imple-mentao dos conhecimentos e habilidades dos funcionrios?

FOFAFORAS OPORTUNIDADES FRAQUEZAS AMEAAS

O que a organizao tem

de bom ou faz bem. Depende da

organizao

O que existe de bom e que a organizao

pode aproveitar. No depende da

organizao.

O que a organizao tem

de mau ou no faz bem. Depende da

organizao.

O que existe de mau e que

pode prejudicar a organizao.

No depende da organizao.

4. Objectivos gerais

Neste ponto devero ser apresentados os objectivos gerais do plano a elaborar. So os resultados esperados que as instituies ou os sectores pretendem al-canar num perodo de tempo predeterminado relativamente aos seus recursos humanos e que devero estar alinhados com os objectivos estratgicos da insti-tuio. A se d uma viso da situao desejada a mdio e/ou longo prazo.

Neste momento de definio dos objectivos bastante importante revisitar a viso da organizao, pois os objectivos especficos (neste caso ligados ao de-senvolvimento da capacidade dos recursos humanos) devem conduzir a concre-tizao da viso.

5. Actividades

Chegamos agora pergunta: o que se deve fazer para chegar onde queremos estar?

Este passo visa identificar a(s) actividade(s) ou aco(es) de desenvolvimento de RH. As aces, como conjunto de actividades especficas e sistematizadas que visam responder aos objectivos gerais, devem indicar especificamente a activi-dade de desenvolvimento, a rea de interveno e o pblico-alvo. Estas activida-des a planificar devem resultar de um diagnstico apurado de necessidades de desenvolvimento de competncias de RH.



Elaborando o plano de capacitaes

Fase 1: 10 minutos

1. O facilitador divide os participantes em 3 ou 4 grupos, podendo ser os mesmos da sesso anterior. Cada grupo eleger um relator para apresentar os resultados do trabalho.

2. O facilitador distribui as cpias do material de apoio aos participantes: QC-Sessao2-exercicio.doc


4. A partir de um exemplo de capacitao p.e. capacitao em matria de elaborao do quadro do pessoal o facilitador explica passo a passo como preencher a matriz estratgica do Governo e a matriz operacional.

5. O facilitador pergunta a plenria se o exerccio est claro e se necessrio responder as perguntas colocadas.

Fase 2: 55 minutos

6. Cada membro do grupo deve ler mais uma vez com ateno o material de apoio partilhado.

7. Os grupos devem seguir a orientao dada pelo facilitador, continuar a discutir o diagnstico do estudo de caso e completar o preenchimento das duas matrizes com o plano de capacitaes, nomeadamente a matriz estratgica e a matriz operacional

Fase 3: 60 minutos

8. O facilitador convida o relator de cada grupo para apresentar os resultados do seu grupo na plenria. Aps a apresentao, o relator explicar tambm as maiores dificuldades que tiveram para completar o trabalho, e escla-recer pontos que o outro grupo tenha levantado.

9. Depois da apresentao dos relatrios, o facilitador convidar um ou dois outros participantes a partilharem os seus sentimentos em relao ao impacto que poder ter o novo conhecimento na sua vida profissional e pessoal.

10. 10. Para encerrar, o facilitador distribui as cpias da resposta do exerccio. QC-Sessao2-resposta.doc


Elaborando o plano de capacitaes

Tarefas:

1. Leia individualmente e com ateno o material de apoio partilhado.

2. Discuta o diagnstico do estudo de caso.

3. Dos resultados obtidos no diagnstico (relatrios rotineiros, entrevistas etc.) escolha uma linha para elaborar o plano de capacitaes preenchendo as duas matrizes: estratgica e operacional.

Tempo disponvel: 55 minutos


Estudo de caso

Diagnstico do Distrito de Mhavambizi

Introduo

Aqui esto os dados estatsticos do ponto de situao dos Recursos Hu-manos no Distrito de Mhavambizi depois de um levantamento efectuado no ms de Fevereiro de 2012 com objectivo de aferir as necessidades de capacitao.

Nmero total de funcionrios: 398 Sexo: 225 homens, 173 mulheres Faixa etria:

de 18 a 35 anos: 219 151 homens, 68 mulheres de 36 a 45 anos: 122 79 homens, 43 mulheres de 46 a 55 anos: 48 34 homens, 14 mulheres de 56 a 65 anos: 9 9 homens

Tempo servio mdio: 15 anos

Categoria profissional: Docentes N1 (37), N2 (50), N3 (70), N4 (100): 257 Tcnicos superiores N1 (2), N2 (9): 11 Tcnicos profissionais: 90 (N3) Enfermeiros: N1 (1), N2 (2), N3 (18), N4 (19): 40

Nvel de formao Nvel bsico (N4): 118 67 homens, 51 mulheres Nvel mdio (N3): 193 106 homens, 87 mulheres Nvel superior (N1 e N2): 87 51 homens, 36 mulheres

Na base dos relatrios rotineiros e da avaliao do desempenho constata-ram-se vrias reas problemticas designadamente:

a) Existncia de funcionrios que concluram o grau de licenciatura em administrao pblica exigindo mudana de carreira;

b) Dificuldades na gesto das novas admisses dos funcionrios tendo em conta as necessidades de mudana de carreira dos funcionrios em bolsa de estudo;

c) Existncia de funcionrios no activo com uma classificao equivalen-te a no satisfatrio;

d) Existncia de sectores que avaliam o desempenho dos funcionrios usando a metodologia anterior a do SIGEDAP;

e) Existncia de planos anuais de actividades que revelam uma depar-tamentalizao - sem harmonizao e com aces muito genricas e difceis de serem monitoradas;

f) Existncia de uma grande quantidade de bens no inventariados;

g) Existncia de funcionrios que esto a mais de 5 anos sem beneficiar de uma progresso ou promoo;

h) Dificuldades na localizao de documentos quando solicitados pelas equipas de superviso;

i) Transformao dos servios distritais em unidades oramentais autnomas.


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MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 4746 | SESSO 2 - GESTO DE CAPACITAES

2.5 Encerramento

Reflexo e concluso

No final, o facilitador pede a alguns dos participantes para dizerem quais foram as lies mais importantes que eles aprenderam nesta sesso.

Alm disso, o facilitador convida outros participantes para comentarem so-bre o impacto deste exerccio no aumento do seu conhecimento e das suas habilidades.


Comovimos,afasedeelaboraodoplanofundamental!Conhecemosaestruturaeospassosparaelaboraroplanodecapacitaesesabemoscomofazerodiagnsticodenecessidades.Naprximasessovamosaprofundaroprocessodeoperacionalizaodoplanodecapacitaesatra-vsdostermosderefernciadeumacapacitao.Vamos a ela!

Documentos de Referncia Guio do Plano de Desenvolvimento de Recursos Humanos

Estratgia da Reforma e Desenvolvimento da Administrao Pblica ERDAP (2012 2025)


Resultados esperados da sesso: preparar e organizar uma capacitao dentro do plano de formao de RH e elaborar os termos de referncia de uma capacitao.


Material necessrio: Cpias do texto sntese de apoio Preparao de uma capacitao.

QC-Sessao3-sintese.doc

Cpias do exerccio Preparando os termos de referncia de uma capaci-tao. QC-Sessao3-exercicio.doc


Sesso 3Preparao de uma capacitao

ndice da sesso


3.1.Abertura:Preparaodeumacapacitao 49

3.2.Sntesedaapresentao:Preparaodeumacapacitao 51

3.3.Passosdosexercciosparaofacilitador:Preparandoostermosderefernciadeumacapacitao

60

3.4.Materialdeapoioaoparticipante:Preparandoostermosderefern-cia de uma capacitao

61






Participantes comprome-tem-se com o contedo a ser apresentado



Identificar a estrutura e os contedos dos termos de referncia de uma capacitao


70 min Exerccio: Preparando os termos de referncia de uma capacitao

Participantes preparam os termos de referncia para uma capacitao escolhida

Trabalho em grupo para elaborar os termos de referncia QC-Sessao3-exercicio.doc


Verificar o nvel da com-preenso da estrutura e dos contedos de um termo de referncia de uma capacitao

Apresentao dos traba-lhos de grupo e debate em plenria QC-Sessao3-resposta.doc


Verificar o nvel da aprendizagem e avaliar a sesso

Coleco de ideias de voluntrios entre os participantes

Em seguida, o facilitador apresenta os slides abaixo, com o contedo da apresentao. SO-Sessao3-ppt.ppt Aps a apresentao, o facilitador distribui cpias do texto da sntese dos contedos. QC-Sessao3-sintese.doc

3.1 Abertura

Preparao de uma capacitao

O facilitador comea a sesso explicando que se tratar de uma apresentao dos principais aspectos a tomar em conta para preparar uma capacitao.

Nasesso2,vimosaimportnciadafasedaelaborao de um plano de capacitao na basedeumaboarecolhadedados.Nestasesso,vamosconhecerostermosderefe-rnciadeumacapacitaodequalidade.



Preparao de uma capacitao

1. Introduo

A facilitao de uma capacitao comea muito antes do evento em si. Os inte-ressados ou promotores (aqueles que solicitam a capacitao) tm que coor-denar e esclarecer junto dos organizadores (aqueles que realizam a capacitao e normalmente indicam o facilitador) vrios aspectos. bom criar, logo no incio, uma equipa responsvel para que possa preparar e controlar as principais ac-es necessrias antes do evento.

Depois da elaborao do plano de capacitao (abordada na sesso 2) a fase seguinte a preparao do evento de capacitao. Esta fase envolve algumas etapas conforme mencionamos a seguir:

a) preparao do cronograma de aces e definio da equipa responsvel com tarefas definidas;

b) elaborao dos termos de referncia da capacitao;

c) verificao de aspectos e aces importantes para preparao do evento.

2. Preparao do cronograma de aces e definio da equipa responsvel

A preparao do cronograma de aces envolve a definio do incio da prepa-rao dos procedimentos administrativos bem como a sua calendarizao in-cluindo aspectos tais como:

data de realizao da capacitao;

data da entrega dos convites e confirmao de recepo;

data de entrega de materiais para a distribuio;

quando que os pagamentos devero ser feitos?

data de assinatura do contracto (c/organizadores ou c/facilitador).

A criao de uma equipa responsvel pela preparao de uma capacitao deve ser um dos primeiros passos. Deve se definir bem os papis do facilitador, dos promotores (aqueles que solicitam a capacitao) e os dos organizadores (aque-les que realizam a capacitao).


3. Elaborao de termos de referncia

Os Termos de referncia so o documento que a organizao elabora antes de contratar um fornecedor de bens ou servios, seja contratao externa ou inter-na. Em ambas situaes, os Termos de referncia disciplinam as relaes entre as partes envolvidas, principalmente no que se refere a assuntos tcnicos especia-lizados tais como a definio clara do produto a ser executado, as normas tcni-cas a serem obedecidas, as etapas da execuo do trabalho, o prazo, a forma de prestao de contas, os requisitos que devem ser preenchidos pelos interessa-dos no trabalho.

Para preparar a realizao de uma capacitao os interessados/promotores tm que definir os termos de referncia do evento contendo os seguintes elementos bsicos:

a contextualizao da capacitao: qual a situao actual encontrada?

os objectivos gerais do desenvolvimento de Recursos Humanos;

Um objectivo define o que queremos alcanar em termos concretos durante um perodo de tempo de modo a contribuir para o alcance da viso defini-da. uma descrio do estado positivo futuro que os beneficirios devero alcanar no fim de um determinado perodo.

Veja o exemplo do objectivo geral deste mdulo:

Reforar conhecimentos e habilidades para analisar e aplicar os conceitos, metodologias e instrumentos de gesto da qualidade de capacitaes.

Os objectivos gerais conduzem a formulao da pergunta como? Normal-mente s existe um objectivo geral.

os objectivos especficos (aplicaes dos resultados) respondem a questo como? levantada no objectivo geral Em geral tem 2 a 3 objectivos especfi-cos. Eles devem ser mensurveis.

Veja o exemplo dos dois objectivos especficos deste mdulo:

No final deste mdulo, os participantes sero capazes de:

definir critrios de qualidade na gesto das capacitaes e

aplicar os instrumentos de planificao, monitoria e avaliao na gesto de capacitaes.

os resultados esperados da capacitao (produtos da actividade) respon-dem as seguintes questes: quais sero as competncias que os partici-

pantes devem desenvolver no final da actividade? Como que o servio e a gesto do desenvolvimento dos RH podero melhorar? O que vai sair mesmo da capacitao?

Veja o exemplo de resultados esperados de uma das sesses deste mdulo:

No final da sesso 2, os participantes sero capazes de:

Identificar, seleccionar e utilizar os instrumentos de recolha das necessidades de capacitaes e

Elaborar o plano de capacitao. Geralmente os resultados so formulados no infinitivo. So estes resultados que sero medidos na monitoria do impacto (vamos aprofundar na sesso 6).

o perfil dos participantes: a quem se direcciona a aco de capacitao? Quantas pessoas vo participar?

os temas e contedos: quais sero os assuntos principais da capacitao?

o tempo disponvel: qual ser a durao da capacitao? Quantos dias e quantas horas de aprendizagem? Isto ser importante para a certificao;

o perfil do facilitador: qual o perfil necessrio para a realizao da facili-tao do melhor modo possvel formao acadmica ou tcnica, ex-perincia, caractersticas comportamentais, rea de actuao, abordagem metodolgica, etc. Estas informaes so teis para orientar a organizao a buscar o facilitador que precisa, bem como dialogar com possveis inter-essados que podero indicar as suas potencialidades e limitaes diante do que se espera deles (vamos aprofundar este ponto na sesso 4);

a metodologia usada: como motivar os participantes e lev-los para um processo intensivo de aprendizagem? Podem incluir prtica simulada, exer-ccios e outros;

o material didctico: qual o material necessrio, quais so os documen-tos que devero ser distribudos ou que os participantes devero trazer?

a disponibilidade de fundos/logstica: quem vai pagar o qu? Quais so os custos? Qual o custo total?

as condies de realizao: qualidade do local do evento, disponibilidade de equipamentos de apoio tais como data-show, flip-chart etc., condies tcnicas para reproduo do material a ser distribudo aos participantes;

as visitas de superviso: quantas visitas e em que perodo? prefervel


fazer num perodo de 3 meses aps a capacitao de modo a dar tempo para implementao de mudanas (este ponto ser aprofundado na sesso 6);

os servios de apoio: quem vai ajudar na comunicao e coordenao interna e externa?

importante que todos estes aspectos estejam esclarecidos antes do evento en-tre os promotores e os organizadores.

Aps a elaborao dos termos de referncia importante assegurar-se dos se-guintes aspectos:

a contratao realmente necessria?

est claro para todos os intervenientes da equipa responsvel e potenciais interessados qual o produto que se pretende?

os termos de referncia j foram revistos por uma pessoa que no seja o redactor do documento para verificar se no h dvidas de interpretao?

h pelo menos trs fornecedores comprovadamente capazes de atender os termos de referncia?

h oramento disponvel?

Se as respostas s questes levantadas acima for SIM ento poder-se- prosse-guir com o processo de contratao.

Aps a contratao, os interessados e o facilitador podero realizar um encontro para refinar as expectativas da aco de capacitao. Refinadas as expectativas, o facilitador pode comear a sua preparao, desenvolvendo um plano de traba-lho e um programa para a capacitao. Cabe ao facilitador informar aos interes-sados sobre todos os passos seguintes.

4. Outros aspectos e aces importantes para a preparao do evento

4.1 O programa do evento de capacitao e a diviso do tempo

Os organizadores pedem ao facilitador para elaborar um programa de trabalho, a ser distribudo entre os participantes. O nmero de sesses dirias vai depen-der da disponibilidade de tempo dos participantes e certamente do assunto a ser tratado. Para dias inteiros de trabalho, podem-se prever 3 sesses. Para uma capacitao no local de trabalho, por exemplo, pode-se pensar numa sequncia de vrios dias, com uma sesso por dia. O facilitador dever adaptar o material ao programa e formato escolhidos.

O facilitador dever prever algum espao, entre as sesses, para o intervalo. O in-tervalo importante para o conforto dos participantes mas tambm para criar um ambiente interactivo, e de troca informal de conhecimentos e experincias entre si. Os intervalos so utilizados pelo facilitador para organizar os materiais da sesso que se encerra e preparar-se para a apresentao da sesso que se segue.

EXEMPLO:

Um programa de trabalho pode ter a seguinte estrutura:

08:00 08:30 Abertura Boas-vindas aos participantes

08:30 10:00 Sesso 1. Introduo ao Evento

Objectivos e apresentao do programa

Definio da logstica do evento: identificar os assistentes e os relatores do dia

Exerccio de interaco do grupo

10:00 10:15 Intervalo

10:15 12:30 Sesso 2. Os principais actos administrativos dos recursos humanos com implicaes oramentais: conceitos (apresentao e exerccio)

12:30 13:30 Almoo

13:30 15:30 Sesso 3. Como determinar o nmero de beneficirios de cada acto administrativo dos recursos humano (apresentao e exerccio)

15:30 - 15:45 Intervalo

15:45 16:45 Sesso 3. (Continuao)

16:45 17:00 Reflexo e encerramento do dia

4.2 Os convites

O facilitador deve apoiar a organizao que promove o evento a escrever uma carta-convite que motive e d toda informao necessria aos participantes. Es-tes devero tomar conhecimento da sua realizao com um perodo razovel de antecedncia.

O facilitador coordena com os promotores para verificar se os participantes rece-beram informaes prvias (o programa ou outra informao necessria).


4.3 Abertura do evento

O facilitador coordena com a instituio organizadora para que esta convide di-rigentes para a abertura do evento e desejar as boas-vindas aos participantes.

4.4 Material para distribuio

A situao ideal que cada participante receba o material completo dos mdu-los durante a capacitao. Se isto no for possvel, o facilitador dever fotocopiar os materiais das snteses, dos exerccios e as respostas para distribuio duran-te a capacitao. Se possvel, dever fazer cpias do CD contendo os materiais completos (ou gravando-os numa chave USB dos participantes).

De qualquer forma, o facilitador e os organizadores devero preparar uma pasta para cada participante, que ser utilizada para arquivar todos os materiais de aprendizagem que o facilitador fornecer. A entrega do material completo junto do certificado de capacitao promove a auto-confiana e a motivao entre os participantes e contribui como efeito multiplicador da aprendizagem.

4.5 Lista de participantes

Os organizadores devero preparar fichas de lista dos participantes para a assi-natura diria destes visando o controlo da sua presena, dado til para a docu-mentao do evento. A lista deve conter, entre outros dados, os seguintes:

nome;

sexo;

instituio/provenincia;

funo;

contacto.

4.6 Certificados de Frequncia no Mdulo

muito importante preparar, com antecedncia, os certificados que sero dis-tribudos no fim da capacitao. Os organizadores informam o facilitador que ele deve mencionar que ser distribudo, no final da capacitao, um certificado para os participantes, como forma de captar a sua ateno e interesse.

4.7 Materiais necessrios para o evento de capacitao

A lista de materiais depender dos recursos disponveis e das condies existen-tes no local.

Uma lista bsica de incluir:

retroprojector para fazer as apresentaes em PowerPoint;

trips para pendurar os blocos de papel gigante, ou bostik para afixar os papis nas paredes;

materiais alternativos de visualizao, tais como quadro-preto e giz, ou esteiras e alfinetes para afixar cartazes;

bloco de papel gigante (um bloco por semana);

resmas de papel para cpias (cerca de 1 resma por semana);

cabos de extenso de corrrente no tamanho adequado para o equipa-mento e a sala;

marcadores de feltro (cores principais: azul e preto e castanho; alguns vermelhos), cerca de 1 para cada participante por semana;

agrafador e caixas de agrafos;

furador;

tesoura;

lpis e canetas (1 jogo por participante);

blocos de anotaes (1 por participante);

afiador (2);

clip de papel (1 caixa);

cola (1).

4.8 Actividades de abertura e encerramento do dia

O facilitador dever preparar-se para as actividades que iro decorrer diariamen-te, e que so:

no incio, a sntese das actividades do dia anterior preparada por um ou dois participantes (5 minutos, na abertura de cada um dos dias);

no fim, a reflexo dos participantes sobre as actividades do dia, e sobre as lies profissionais e de vida que foram aprendidas;

avaliao sucinta das actividades do dia.

Os organizadores exigem informao sobre todos estes passos e preparaes.


4.9 A preparao fsica do evento

Um dia antes, os organizadores devero visitar juntamente com o facilitador o local do evento e deixar tudo preparado para comear os trabalhos. Devero tambm verificar a limpeza da sala e das casas de banho, organizar os materiais nos lugares certos, orientar a distribuio das cadeiras / mesas: ou em forma de U, ou no formato de grupos de trabalho, e preparar o projector e os cartazes. O facilitador dever sempre preparar cartazes com os contedos das apresen-taes em PowerPoint para us-los caso no haja energia elctrica no local da capacitao.

5. Preparao do ps-evento

muito importante documentar e arquivar todos os processos da capacitao para optimizar a planificao. Planificar o futuro exige a considerao do pas-sado e do presente e enquadrar a situao presente nas aces do passado. Por isso, preciso manter os documentos bem arquivados. Os documentos orga-nizados em arquivos so a base da administrao pblica e a memria institu-cional (veja mdulo POEMADocumentosearquivos). A documentao e arquivo resumido num mapa para cada capacitao deve conter a lista dos participantes preenchida durante a capacitao com os elementos seguintes: Nome sexo instituio/provenincia funo contacto de cada participante. O mapa d informaes sobre a situao dos formados/capacitados para se ter uma viso geral e saber quais necessitam de mais apoio, e quais podero ser aproveitados para prestar apoio aos colegas.

Aps a seleco dos formados/capacitados a visitar, poder-se- recorrer aos ar-quivos para recolher mais informao sobre os mesmos. Os mapas/fichas de su-perviso preenchidos devem ser arquivados na mesma pasta numa sequncia lgica de forma a permitir a sua consulta por quem est preparando uma super-viso. Este mapa permitir uma boa orientao para a planificao das capacita-es futuras e visitas de superviso que devem acontecer durante o ano n, e que devem entrar no Plano de actividades, dependendo dos recursos disponveis. Para uma boa gesto de Recursos Humanos aconselhvel preencher semestral e anualmente uma ficha de levantamento das capacitaes realizadas para se saber quais os funcionrios participaram em cada capacitao. A, ter-se- uma referncia para iniciar a planificao do ano seguinte (base de dados e ficha de levantamento).

Tem

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Cont

acto

60 | SESSO 3 - QUALIDADE NA GESTO DE CAPACITAO MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 61


Preparando os termos de referncia de uma capacitao

Fase 1: 5 minutos

1. O facilitador divide os participantes em 3 ou 4 grupos. Cada grupo eleger um relator para apresentar os resultados do trabalho.



Fase 2: 65 minutos

4. Os grupos devem elaborar os termos de referncia para a capacitao Elabo-rao do Quadro de Pessoal, que consta no plano de capacitaes da sesso anterior.

5. Os grupos devem consolidar as suas respostas numa s folha de exerccios a fim de serem comparadas com as respostas dos outros grupos.

Fase 3: 65 minutos

6. O facilitador convida os relatores dos grupos para apresentarem sucessiva-mente os resultados do seu grupo.

7. O facilitador pede a outros participantes para fazerem perguntas de esclareci-mento, antes de convidar o relator do grupo seguinte.

8. O facilitador dinamiza a discusso em plenria sobre as diferenas de respos-tas entre os grupos e incentivando a colocarem as suas razes.

9. Depois da apresentao dos resultados e dos debates realizados, o facilitador convida outros participantes a partilharem as lies aprendidas.

10. Para encerrar, o facilitador distribui as cpias da resposta do exerccio. QC-Sessao3-resposta.doc


Preparando os termos de referncias de uma capacitao

Tarefas do grupo:

Elaborar os termos de referncia para a capacitao Elaborao do Quadro de Pessoal, que consta no plano de capacitaes da sesso anterior usando a estrutura seguinte:

a. Objectivos gerais

b. Objectivos especficos

c. Resultados esperados da capacitao

d. Perfil dos participantes

e. Temas e contedos

f. Durao da capacitao

g. Metodologia usada

h. Material didctico

i. Disponibilidade de fundos/logstica

j. Condies de realizao

k. Visitas de superviso

l. Servio de apoio

m. Calendarizao:

i. data de realizao da capacitao,

ii. data da entrega dos convites e confirmao de recepo

iii. data de entrega de material para distribuio

iv. data dos pagamentos

v. data de assinatura do contracto (c/organizadores ou c/facilitador)

Tempo disponvel: 65 minutos

MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 6362 | SESSO 3 - GESTO DE CAPACITAES

3.5 Encerramento

Reflexo e concluso

No final, o facilitador pede a dois ou trs voluntrios para dizerem quais foram as lies mais importantes que eles aprenderam nesta sesso. Alm disso, o fa-cilitador convida outros participantes para comentarem sobre o impacto deste exerccio no aumento do seu conhecimento e das suas habilidades.


Nestasesso,vimosquehvriosintervenientesnoprocessopreparativodeumacapacitao,cada um com seu papel e sua responsabilidade. Alistamosasacesnecessriasdepreparaoe aprofundamos a elaborao dos termos de refernciaparaumacapacitaodeterminadaatravsdeumexerccio.Precisamosagoradeinteragirsobrecomoseleccionarofacilitadorparaesta capacitao. Vamos a sesso 4!

Documentos de referncia

Resoluo 12/2012 de 5 de Novembro (Metodologia para Elaborao dos Quadros de Pessoal)

Diploma de criao do rgo ou instituio da Administrao Publica

Estatuto orgnico

Regulamento Interno e Quadro de pessoal

Mdulo POEMA Documentosearquivos

Sesso 4Seleco do facilitador

ndice da sesso


4.1.Abertura:Selecodofacilitador 65

4.2.Sntesedaapresentao:Selecodofacilitador 68

4.3.Passosdoexerccioparaofacilitador:Seleccionandoumfacilita-dor para uma capacitao

73

4.4.Materialdeapoioaoparticipante:Seleccionandoumfacilitadorpara uma capacitao

74



Resultados esperados da sesso: elaborar os critrios de seleco do faci-litador para uma capacitao e aprender a seleccionar um facilitador na base de critrios predefinidos.


Material necessrio: Cpias do texto sntese de apoio Seleco do facilitador

QC-Sessao4-sintese.doc

Cpias do exerccio Seleccionando um facilitador para uma capacita-o. QC-Sessao4-exercicio.doc






Participantes compro-metem-se com o conte-do a ser apresentado



Conhecer as qualidades de um bom facilitador


70 min Exerccio: Seleccionando um facilitador para uma capacitao

Participantes capazes de usar critrios de seleco para iden-tificar um facilitador adequado

Trabalho em grupos para escolher um facilitador adequado para uma capacitao QC-Sessao4-exerci-cio.doc


Verificar a compreenso sobre a utilizao de cri-trios de seleco para identificar um facilita-dor adequado

Apresentao dos re-sultados do exerccio e debate em plenria QC-Sessao4-respos-ta.doc


Verificar a aprendiza-gem e avaliar a sesso

Coleco de ideias de voluntrios entre os participantes

4.1 Abertura

Seleco do facilitador

O facilitador abre a sesso explicando que se trata de uma apresentao dos critrios para seleccionar o facilitador de uma capacitao. SO-Sessao4-sinte-se.doc

Nasessoanterior,abordamosospassosaseguirparaelaboraodostermosderefernciadeumacapacitao.Nestases-so,vamosanalisaroscritriosnombitodaselecodofacilitadorparavermosquais so as qualidades necessrias para umbomfacilitador.Vamossesso!

O facilitador comea a sesso com os dois primeiros slides da apresentao. QC--Sessao4-ppt.ppt

O facilitador prossegue a sesso com uma chuva de ideias sobre as qualida-des essenciais e desejadas para um bom facilitador. Ele desenvolve o exerccio escrevendo e organizando as respostas da plenria no papel gigante. Aps a chuva de ideias, ele resume as principais concluses e em seguida continua a apresentao.

Aps a apresentao, o facilitador distribui cpias do texto da sntese dos conte-dos. QC-Sessao4-sintese.doc



Seleco do facilitador

1. Introduo

Existe uma diferena fundamental entre o professor clssico, aquele que ensi-na aos que no sabem, e o facilitador, que capaz de mobilizar os conheci-mentos e as experincias do grupo, introduzindo novos conhecimentos e habili-dades, relacionando o novo saber com o potencial que o grupo j traz ao evento participativo.

2. Os critrios de qualidade de um bom facilitador

A capacitao de tcnicos que j esto em exerccio pode ser extremamente en-riquecida se o facilitador conseguir mobilizar as capacidades existentes entre os participantes. Afinal, a capacitao deve servir para os despertar para uma mu-dana de atitude e no apenas agregar conhecimentos tericos. O que o facilita-dor quer, no fim do evento, um participante motivado a aplicar o que aprendeu e a compartilhar as novas experincias com seus colegas no local de trabalho.

Bons profissionais da facilitao so aqueles que:

podem interpretar e encontrar conexes e consensos no aparentes en-tre as experincias dos membros do grupo e o contedo da capacitao;

tm maturidade e sensibilidade poltica, conhecimento da histria e do contexto em que se situa o evento em que so facilitadores;

possuem habilidades de comunicao interpessoal e intercultural;

respeitam diferenas e protocolos mas no os pem acima dos inter-esses do grupo;

tm habilidades e facilidade de trabalhar em grupo, assim como de apoiar o desenvolvimento do mesmo;

tm prazer em compartilhar o poder, as informaes e o seu conhecimento;

tm sede de aprender novos assuntos, capacidade de concentrao por longos perodos, e capacidade de leitura e interpretao rpidas;

tm criatividade ao lidar com situaes e condies em permanente mudana.

O facilitador profissional ter vantagens e ser facilmente aceite pelo grupo se:

mostrar profundo interesse no objectivo da capacitao;

proporcionar uma viso cuidadosa e bem preparada sobre o assunto que est na pauta;

conduzir os trabalhos de forma democrtica e flexvel (o facilitador no chefe, nem tem a ltima palavra mas age como um moderador!);

estabelecer ligaes entre os interesses, necessidades e expectativas dos participantes;

variar os recursos de comunicao (cartazes, flipchart, slides, quadro preto, painis de feltro etc.);

no dominar o grupo, no aparecer demais, no impor seu ponto de vista;

ouvir sempre o que o grupo tem a dizer e saber escutar atentamente;

assumir posio neutra no caso de diferena de opinio nos grupos;

ser comunicativo, seguro, positivo e aberto para novos caminhos;

ter postura positiva e animada, variando o tom e volume da voz e ges-tualidade, o estilo da apresentao, e mesmo o local de trabalho, convi-dando os participantes a fazerem o trabalho de grupo fora da sala, etc.

No mbito deste mdulo POEMA usa-se a palavra facilitador para todos os tcnicos que levam o grupo dos participantes viagem de uma aprendizagem mtua para aumentar conhecimentos e capacidades

acreditam nos mtodos participativos como a melhor forma de ganhar qualidade nas discusses e gerao de ideias;

no se satisfazem com explicaes superfi-ciais, e tm prazer em explorar um assunto e notar que os participantes esto satisfei-tos com os resultados da discusso;

preparam-se com antecedncia e tm a capacidade de prever diferentes situaes e cenrios que podero surgir durante a capacitao;

tm um compromisso com a aprendizagem e acreditam nos objectivos do trabalho que fazem;

tm capacidade de pensar rpido, analtica e sistematicamente;


3. O perfil ideal do facilitador

Para seleccionar o facilitador ideal de uma capacitao devem-se considerar as qualidades pessoais relacionadas com facilidade de relacionamento humano, motivao, raciocnio, didctica, exposio fcil e conhecimentos dos temas a serem facilitados.

O facilitador ideal dever ter experincia no sector pblico em Moam-bique e conhecer as regras da gesto pblica, devendo ter acompan-hado o processo de desconcentrao administrativa que tem tido lugar nos ltimos anos;

Dever conhecer os princpios da gestopblicamoderna, os princpios da descentralizao e os principais elementos da planificao e pro-gramao financeira do Estado. Dever conhecer os objectivos e a estra-tgia do sector da Funo Pblica, suas principais polticas e prioridades;

Dever estar razoavelmente informado sobre os desenvolvimentos mais recentes dos processos de mudananagestodosectorpblico, tais como a evoluo do Cenrio Fiscal de Mdio Prazo, o e-Sistafe, o oramento-programa. Ter uma viso integral do sistema e no somente sectorial;

Dever conhecer a estruturadosrgoslocaisdoEstado e como estes respondem aos desafios do sector da Funo Pblica;

O facilitador dever estar conscientesobreascondiesdosdistritos. De-ver conhecer e simpatizar-se com os desafios que os tcnicos enfren-tam no seu trabalho dirio;

Dever interessar-se por colher as experincias dos participantes, perguntando-lhes como que realizam os procedimentos, quais as suas dificuldades e os seus maiores desafios, para poder ajud-los, e no en-sinar contedos que possam apenas ser aplicados numa situao ideal;

O facilitador dever ter uma boa rede de contactos e sempre convidar especialistas, quando no se sentir vontade com uma matria tratada;

O facilitador dever preparar-se muito bem, porque grande parte do sucesso do evento depender da boa preparao. Dever preparar todos os materiais com antecedncia, adaptando-os no que for necessrio;

O facilitador dever ser sempre a primeira pessoa a chegar no local da capacitao e o ltimo a sair, deixando tudo preparado para comear o trabalho a bom termo no dia seguinte. O facilitador nunca dever deixar sozinhos os participantes durante os trabalhos de grupo;

O cuidado com o confortopossveldosparticipantes marca do bom fa-cilitador. Ele observar se h gua disponvel, se pode ter uma tempera-tura mais agradvel, se est escuro demais... Manter o local de trabalho em bom estado, limpo e bem organizado. O facilitador solicitar volun-trios (dois por dia) que sero seus assistentes para a boa conduo dos trabalhos!

4. Processo de avaliao e seleco

A seleco realiza-se em 2 passos:

Concurso documental

Aps a divulgao dos resultados da avaliao documental os candida-tos apurados sero submetidos a uma entrevista pessoal. A ser avali-ado se o comportamento, as atitudes e a postura do facilitador so ad-equadas para capacitao. O processo de avaliao deve tomar em conta a necessidade de cruzamento de informao documental e a entrevista.

A carta de referncias serve para confirmar as informaes de experincias an-teriores do candidato junto s pessoas ou instituies por onde tenha passado.

5. Termo de compromisso para o facilitador

Depois da seleco e indicao do facilitador para a capacitao a organizao apresentar ao facilitador o termo de compromisso alinhado com os termos de referncia da capacitao para ser assinado.


MODELO DE TERMOS DE COMPROMISSO DO FACILITADOR

O presente documento testemunha o termo de compromis-

so assinado entre a Instituio_____________________ e o Sr(a).

_________________________ para levar a cabo a capacitao de _____

participantes, em matria de______________________ durante o per-

odo de ______/______/______ a ______/______/______. Durante este

acordo, o Sr(a).__________________ se compromete a observar escru-

pulosamente o que foi estabelecido nos termos de referncias da pre-

sente actividade, fim da qual dever apresentar um relatrio detalhado

conforme o modelo disponibilizado pela organizao interessada.

Sem mais, o presente acordo produz efeitos a partir da data do incio da

actividade, sendo que, os aspectos logsticos da mesma esto a cargo da

instituio. Sem mais desejamos sucesso da actividade.

_____________________, aos ______/______/______

_____________________ _____________________

Organizao Facilitador(a)


Seleccionando um facilitador para uma capacitao

Fase 1: 5 minutos

1. O facilitador divide os participantes em 3 ou 4 grupos e pede a cada um para que escolha um relator.



Fase 2: 65 minutos

4. Os grupos devem fazer uma reflexo sobre o contedo da sesso.

5. Cada grupo deve escolher os critrios de seleco mais relevantes para a seleco do facilitador.

6. Cada grupo deve analisar os 4 CVs apresentados, preencher e atribuir uma pontuao na matriz de seleco usando os critrios definidos.

7. Os grupos devem consolidar a sua seleco usando uma matriz nica em uma s folha de exerccio a fim de serem apresentadas pelo relator do grupo.

Fase 3: 60 minutos

8. O facilitador convida cada relator dos grupos para apresentar e justificar os resultados do seu grupo.

9. O facilitador convidar outros participantes a fazerem perguntas de esclareci-mento, antes de convidar o relator do grupo seguinte.

10. O facilitador apoia a discusso na plenria sobre as diferenas de respostas entre os grupos e as suas razes.

11. Depois da apresentao dos resultados e dos debates realizados, o facilitador ainda convidar outros participantes a partilharem as lies aprendidas.

12. Antes de encerrar, o facilitador apresenta uma opo de seleco do facilita-dor usando a cpia da resposta do exerccio: QC-Sessao4-resposta.doc

13. Para encerrar, o facilitador distribui as

administraÇÃo pÚblica

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