administração patrimonial

ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL

5Administração PatrimonialApresentação

Apresentação

Um conteúdo objetivo, conciso, didático e que atenda às expectativas de quem leva

a vida em constante movimento: este parece ser o sonho de todo leitor que enxerga

o estudo como fonte inesgotável de conhecimento.

Pensando na imensa necessidade de atender o desejo desse exigente leitor é que

foi criado este produto voltado para os anseios de quem busca informação e

conhecimento com o dinamismo dos dias atuais.

Com esses ideais em mente, nasceram os livros eletrônicos da Cengage Learning,

com conteúdos de qualidade, dentro de uma roupagem criativa e arrojada.

Em cada título é possível encontrar a abordagem de temas de forma abrangente,

associada a uma leitura agradável e organizada, visando facilitar o aprendizado e

a memorização de cada disciplina.

A linguagem dialógica aproxima o estudante dos temas explorados, promovendo a

interação com o assunto tratado.

Ao longo do conteúdo, o leitor terá acesso a recursos inovadores, como os tópicos

Atenção, que o alertam sobre a importância do assunto abordado, e o Para saber mais, que apresenta dicas interessantíssimas de leitura complementar e curiosida-

des bem bacanas, para aprofundar a apreensão do assunto, além de recursos ilustra-

tivos, que permitem a associação de cada ponto a ser estudado. Ao clicar nas palavras-

-chaveemnegrito,oleitorserálevadoaoGlossário,parateracessoàdefinição

da palavra. Para voltar ao texto, no ponto em que parou, o leitor deve clicar na

própria palavra-chave do Glossário, em negrito.

Esperamos que você encontre neste livro a materialização de um desejo: o alcance

doconhecimentodemaneiraobjetiva,concisa,didáticaeeficaz.

Boa leitura!

7Administração PatrimonialPrefácio

Prefácio

Todo patrimônio necessita ser bem cuidado.

Isso envolve um critério apurado de administração de tudo o que pode ser

considerado, de fato, patrimônio.

Mas,afinal,oqueépatrimônio?Patrimônioéoconjuntodebensdotadosdevalor

econômico pertencente a uma pessoa física ou jurídica. Percebe-se que o conceito

depatrimônioébemobjetivo.Eoqueéadministração?Ouoatodeadministrar?

Trata-se de um questionamento cuja resposta pode alcançar liames um tanto

quanto subjetivos.

Diante dessa realidade, existe a preocupação em entender o que pode atender

à definição de administração desmembrando, para tanto, outros conceitos e

entendimentosafimdequeumdenominadorcomumpossaseralcançado.

Essa é a proposta do material didático sobre Administração Patrimonial,

desenvolvidoespecialmentecomafinalidadedelevaraoleitoralgumasrespostas.

Nessa busca, o leitor encontrará a abordagem de temas importantes na Unidade

1, tais como a administração de recursos, os conceitos de material de consumo e

material permanente, a importância da compreensão do que é tombamento e seu

reflexonumdeterminadobempatrimonial,cargaeinventáriopatrimonial.

Na Unidade 2, é dado o enfoque a importantes atos como doação, compra,

permuta, locação, compra entre outros, além de assuntos relacionados às formas

de planejamento da administração patrimonial.

Através da Unidade 3, recebemos uma importante aula sobre o controle patrimonial.

Finalmente, na Unidade 4, temos a abordagem dos principais aspectos contábeis

relevantes para a administração patrimonial.

O patrimônio, além de ser bem defendido, deve, também, ser bem administrado

para que não pereça no tempo.

Esperamos que este material forneça subsídios para o entendimento necessário

do assunto.

Bons estudos.

9Unidade 1 – Administração patrimonial

UNIDADE 1ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL

Capítulo 1 Administração, 10

Capítulo 2 Administração de Recursos, 12

Capítulo 3 Recursos Patrimoniais, 14

Capítulo 4 Inventário de bens patrimoniais, 20

Capítulo 5Codificação,22

Glossário, 27

10 Administração Patrimonial

1. Administração

Desde as mais antigas sociedades, o homem precisou se organizar em comunidades.

Somos seres sociais por natureza e, sendo assim, nos articulamos para chegar a

um objetivo comum.

A palavra administração vem do latim administratione, que é a junção do ad,

quesignificadireção,tendênciapara,eminister, que quer dizer subordinação ou

obediência. Esse foi o conceito inicial: realizar uma função sob o comando de

alguém, prestar serviço a uma pessoa.

A administração moderna iniciou-se com a revolução industrial. Nesse período,

houve uma grande transformação na sociedade, na política, na economia

e, principalmente, nas empresas. As empresas cresciam de forma rápida e

desorganizada, na base do improviso e “achismo”. Muitas empresas surgiam a

todoomomentoeverificou-seumagrandeconcorrênciaentreelas.Asempresas

precisavamdeeficiênciaeprodutividadeparanãosucumbiràsempresasaoredor.

Com isso, o sentido da administração mudou completamente.

ATENÇÃO! A administração é uma ciência social voltada para as melhores práticas em uma organização. É conhecer os objetivos das empresas e desenvolver ações

para chegar a estes objetivos utilizando seus pilares como planejamento, organização

das atividades, controle e direção.


A administração é fundamental na sociedade moderna e necessita das habilidades

técnicas, humanas e conceituais para enfrentar as dificuldades do dia a dia.

Dentre suas funções, o administrador precisa saber onde a empresa quer chegar,

fixar objetivos e planejar–se para atingi-los, além de conhecer e entender os

problemas que a organização pode enfrentar durante essa trajetória. Os recursos

necessários,sejamelesfinanceirostecnológicosouhumanos,tambémprecisam

ser devidamente alocados para que a estratégia funcione. E na administração das

organizações deve-se considerar o capital humano, pois é com as pessoas e através

delas que uma empresa vive. Saber liderar, organizar e motivar seus funcionários é

vital para o sucesso. Serão as pessoas que lidarão diretamente com o patrimônio

das empresas.

Quadro 01: Pilares da Administração

As empresas hoje passam por mudanças em todas as áreas de atuação. A

possibilidade de uma empresa crescer em novos mercados, antes ignorados pelas

fragilidades logísticas, aumentou consideravelmente. Por outro lado, a concorrência

ficou mais acirrada com o mundo altamente dinâmico e globalizado. Novas

tecnologias abrem as fronteiras do mundo para o comércio, mais conhecimento

emaioreficiência.Atecnologiaajudouamelhorarprocessos,visualizarfalhase

corrigi-las mais rapidamente. Com isso, as empresas têm agora mais visibilidade

e sendo mais conhecidas, aumentam a lembrança da sua marca ou produto. Por

outro lado, qualquer deslize será rapidamente conhecido por todos.

Uma sociedade baseada na informação, em tecnologia sofisticada, com uma

economia maior e em escala global, em que as pessoas têm múltiplas opções

de produtos/serviços semelhantes, a administração está constantemente em

modificação.Cadavezmaisasempresasprecisamserversáteiseaperfeiçoarsuas

vantagens competitivas utilizando conhecimento, perspectiva e atitude.

Planejamento

Organização

Direção

Controle

PIL

AR

ES

DA

A

DM

INIS

TR

AÇ

ÃO


2. Administração de Recursos

Hoje em dia não temos mais recursos abundantes como antigamente. As organiza-

ções, tanto as privadas com as públicas, precisam administrar com recursos cada

vez mais escassos e extrair o de melhor em cada recurso disponível.

O conceito amplamente utilizado para designar recurso é tudo aquilo que gera ou

tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo. Em cada se-

tor um recurso pode ter uma importância diferente. No caso de uma empresa de

e-commerce como a Amazon.com, o recurso tecnológico da internet é vital para o

seu funcionamento como em uma universidade o capital humano é imprescindível

para as aulas presenciais.

Através do melhor aproveitamento dos recursos disponíveis é que as empresas

podem desenvolver estratégias e obter vantagem competitiva.

Quadro 02: Recursos de uma organização.

As empresas possuem diversos tipos de recursos disponíveis para chegar ao seu

objetivo. Os cinco grandes grupos de recursos são:

1) capital:partefinanceiradaempresa.Recursomaisfácildeserobservado,

pois é através dele que compramos, inclusive, novos recursos. São ativos

que possuem certo grau de liquidez. Através de suas operações internas, as

organizaçõesobtêmseusrecursosfinanceirosparasuacontinuidade;

2) materiais: são os recursos que a empresa utiliza para suas operações. Sua

administração enquadra desde a identificação dos fornecedores, compra

do bem, o recebimento, transporte e acondicionamento até a armazenagem

quando o produto está acabado;

3) patrimoniais: objeto de nosso estudo. São os recursos imobilizados que a

empresa possui para o seu pleno funcionamento, lidando com a conservação,

manutenção, reparo e demais necessidades;

Capital

RECURSOS

Materiais Patrimoniais Humanos Tecnológicos


4) humanos: são as pessoas da organização. É com elas e através delas que

as empresas vivem. Recrutar, treinar, motivar e remunerar fazem parte

da administração dos recursos humanos. Em uma universidade temos os

professores como o recurso primordial para os cursos presenciais. Assim

como em qualquer empresa de serviços o capital humano é vital para a

“produção” dos serviços;

5) tecnológicos: fator de produção essencial nos dias atuais. Ajuda a desenvolver

as operações no dia a dia da organização, aumentar a produção com mais

eficiência,melhoraracomunicaçãointernaeexterna,melhoraroscanaisde

venda etc. Está presente em todos os departamentos de uma organização.

Os recursos podem ainda ser classificados como tangíveis e intangíveis. Os

recursos tangíveis são aqueles que podem ser tocados, possuem essência física,

como terrenos, automóveis, máquinas etc. São conhecidos também como bens

corpóreos e podem ser desmembrados como:

• recursosfinanceiros(seucapital);

• recursos organizacionais (suas estruturas formais de funcionamento);

• recursos físicos (suas instalações físicas e os equipamentos; centros de

distribuição e estoque de produtos);

• recursos tecnológicos (tecnologia disponível, patentes industriais, registro de

marcas).

Já os recursos intangíveis não podem ser tocados. Conhecidos como

bens incorpóreos, são considerados fontes superiores de capacidade de

competências essenciais. Alguns exemplos de recursos intangíveis são:

• recursos humanos (conhecimento, confiança, habilidade, trabalho em

equipe);

• recursos de inovações (ideias, capacitações científicas, capacidade deinovação);

• recursosrelacionadosàreputação(marca,qualidadepercebida,confiançano

produto).

Dificilmente os concorrentes conseguem imitar os recursos intangíveis de uma

organização. Por isso, cada vez mais, as empresas preferem depender destes

recursos a recursos tangíveis.


Reunião de brainstorm que permite que o grupo lance ideias, sugestões e que colaborem entre si. A “tempestade de ideias”, como o brainstorm é conhecido, é um exemplo de recurso intangível.

3. Recursos Patrimoniais

Quadro 03: Recursos patrimoniais

Patrimônio é o conjunto de bens e direitos dotados de valor econômico que pertence

a uma empresa ou pessoa física.

Capital

RECURSOS

Materiais Patrimoniais Humanos Tecnológicos

Instalações

Equipamentos Prédios, terrenos


Os recursos patrimoniais são as instalações, máquinas, equipamentos, edifícios,

veículos utilizados no dia a dia da operação da empresa.

Quando se trata de patrimônio público, as Normas Brasileiras de Contabilidade os

definemcomo:

“(...) o conjunto de bens e direitos, tangíveis ou intangíveis, onerados

ou não, adquiridos, formados ou mantidos com recursos públicos,

integrantes do patrimônio de qualquer entidade pública ou de uso comum,

quesejaportadorourepresenteumfluxodebenefíciosfuturosinerentes

à prestação de serviços públicos”.

Aindanomesmoâmbito,aLein.4.717,de29.6.65,definepatrimôniopúblico,

em seu artigo primeiro, parágrafo primeiro, como o conjunto de bens e direitos de

valor econômico, artístico, estético, histórico ou turístico, pertencentes aos entes

da administração pública direta e indireta.

ATENÇÃO! Nas entidades públicas, os bens patrimoniais são tratados de forma mais complexa do que nas empresas, com regulamentos internos específicos e

amplos, e deveres e obrigações dos servidores que são responsáveis pela área ou pelo

servidor que se utiliza de tais bens.

ClassificaçãodosBens

Os bens podem possuir diversas subdivisões de acordo com as necessidades do

grupodeinteresse.Entreasmaiscomunsencontramosasseguintesclassificações:

• quanto à sua escassez (livres ou econômicos);

• quanto à sua realidade física (materiais ou serviços)

• quanto à sua função (bens de consumo ou de produção);

• quanto à sua duração (duráveis ou não duráveis);

• quanto à sua origem (naturais ou transformados);

• quanto às suas relações recíprocas (bens concorrentes ou complementares).

Os bens patrimoniais também podem ser divididos em dois grandes grupos: os

bens móveis e os bens imóveis.

Os bens móveis, também conhecidos como equipamentos são, por exemplo, as

máquinas utilizadas para as operações, os veículos, as ferramentas especiais, os

servidores e computadores, os móveis, os geradores etc. Já os bens imóveis, como

o nome já diz, são os prédios, os terrenos, as instalações e as jazidas.

Alémdestasclassificações,quesãoasmaisconhecidas,temosoutrasformasde

seclassificarumbem:


a) tangíveis e intangíveis – os tangíveis (o que se pode tocar), também

conhecidos como corpóreos, podem ser as máquinas e equipamentos,

por exemplo. Os intangíveis (que não possuem uma forma identificável)

são conhecidos como incorpóreos, podendo ser citadas como exemplos as

patentes e direitos autorais;

b) fungíveis e infungíveis - os bens podem ser classificados por sua

fungibilidade, ou seja, bens que podem ser fundidos, ou misturados com

outros, mas que não perdem sua característica inicial. Os bens fungíveis

são aqueles que podem ser substituídos por outros sem que haja nenhuma

mudança, pois são da mesma natureza. Exemplo: commodities, soja, trigo

etc. Bens infungíveis são considerados itens únicos, raros que não podem ser

substituídos de nenhuma forma, como exemplo um manuscrito original de

um autor, o quadro original da Monalisa de Leonardo da Vinci;

c) divisíveis e indivisíveis–alémdasclassificações,osbensaindapodemser

conhecidospela suadivisibilidade.Quando obemédivisível significa que

pode ser particionado sem que as partes percam suas características iniciais.

Como exemplo, temos os terrenos, determinados lotes de mercadorias. Já os

classificados como indivisíveis sãoosqueperdemsuacaracterísticaao se

separar, suas partes isoladas não podem ser caracterizadas como o mesmo

bem. Como exemplo, podemos citar um automóvel;

d) bens de capital e bens de consumo-estasclassificaçõessãousualmente

encontradas na administração, contabilidade e economia como bens de

capital, que são os bens que a empresa utiliza para produzir novos produtos

ou serviços e bens de consumo que são destinados ao consumo final.Os

bensdeconsumosãoaindaclassificadoscomobensdeconsumoduráveis,

quando um produto tem a durabilidade superior a um ano ou superior a

umanofiscalcomo,porexemplo,osautomóveis,televisores,entreoutros.

E também podem ser bens de consumo não duráveis, quando seu tempo de

durabilidadenãoultrapassaumperíodofiscalouumano.

Umaúltimaclassificaçãoéquantoàsuadisponibilidade,emqueosbenspodem

estar disponíveis para o uso imediato ou não, sendo chamados de indisponíveis.

A Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda, na Portaria n. 448,

de13desetembrode2002,defineaclassificaçãodosmateriaisdestaforma:os

materiais permanentes e os materiais de consumo. Os materiais permanentes

possuem durabilidade mínima de dois anos no uso corrente sem perder suas

características.Existemcincocondiçõesparaaidentificaçãodequeummaterial

é de consumo e não material permanente, caso se enquadre em um ou mais itens

a seguir:


Quadro 04: Material Permanente x Material de Consumo

O artigo terceiro da Portaria n. 448 descreve estes itens como:

• Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as

suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;

• Fragilidade,cujaestruturaestejasujeitaàmodificação,porserquebradiço

ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua

identidade;

• Perecibilidade,quandosujeitoamodificações(químicasoufísicas)ouquese

deteriora ou perde sua característica normal de uso;

• Incorporabilidade, quando destinado à incorporação a outro bem, não

podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal;

• Transformabilidade,quandoadquiridoparafimdetransformação.

Terminologias

Aadministraçãopatrimonialpossuialgumasterminologiasespecíficasparaseu

funcionamento, utilizadas principalmente nas entidades públicas em todas as

esferas. As terminologias mais comuns são:

• responsável: pessoa designada para gerenciar os bens pertencentes

à administração patrimonial. Será o responsável pelo levantamento,

classificaçãoecontroledositens;

• alienação: modalidade de transferência do direito de propriedade dos bens

pertencentes à organização através da venda, cessão, permuta ou doação;

Durabilidade

Fragilidade

Perecibilidade

Incorporabilidade

MA

TE

RIA

L D

E C

ON

SU

MO

Transformabilidade

MA

TE

RIA

L P

ER

MA

NE

TE

Ou


• bem móvel: os objetos, materiais ou equipamentos que podem ser transferidos

de local sem perda da sua característica/forma. Deve ser controlado

fisicamentepeloresponsávelpatrimonial.

Quando se referem a sua situação patrimonial, os bens podem ainda ser

classificadoscomo:

• novo: quando um bem comprado possui menos de um ano;

• bom: um bem em perfeitas condições de uso normal;

• ocioso: quando um bem não está sendo utilizado apesar de suas perfeitas

condições de uso;

• recuperável: quando um bem está com problema e sua recuperação não

ultrapassa 50% do valor de mercado de um novo;

• antieconômico: quando um bem, apesar de

funcionar corretamente, tem um custo

de manutenção oneroso demais pelo

resultado que produz, devido ao uso

prolongado, obsoletismo ou desgaste

prematuro;

• irrecuperável: quando um bem não

funciona mais corretamente devido à

perda de sua característica ou que-

bra e sua recuperação é inviável eco-

nomicamente, ultrapassando 50% do

valor de mercado.

Incorporação

Segundo o Tribunal de Justiça do Estado do Paraná,

incorporação caracteriza-se como a inclusão de um bem no

acervo patrimonial do Poder Judiciário, bem como a adição do seu

valor à conta do ativo imobilizado. Para lançar um bem no seu ativo, devem ser

utilizados os seguintes dados:

1)notafiscal;

2) nota de empenho;

3) manual e prospecto de fabricante, para material adquirido;

4)certificado,termooudocumentodedoaçãooucessão,paraquadroseobras

de arte;

5) comprovante de doação ou cessão, para os demais bens;


6) termo ou documento comprovante de permuta de bens;

7) guia de produção interna, para os bens gerados por produção interna, com

estimativa de custo de produção ou valor de avaliação.

Material de Consumo

Diferente do material per-

manente, o material de

consumo tem durabili-

dade de, no máximo dois

anos, pois perde sua iden-

tidade física após este pe-

ríodo. Com isso, ele é clas-

sificado como despesa e

não como ativo.

Podemos citar os mate-

riais de escritório como

exemplos de material de

consumo.

Material Permanente

Éo inverso domaterial de consumo.Umbem é classificado comopermanente

quando sua durabilidade ultrapassa os dois anos sem perder suas características

e identidade física. Possui controle patrimonial conforme veremos mais adiante.

Como exemplo, é possível citar ar condicionado, veículos etc.


Movimentação Física

Quando um bem necessita ser transferido para outro setor da empresa, para outra

filialoumesmooutronegócio,éobrigatórioregistraressamovimentação física

do bem para a correta organização do inventário.

Redistribuição

Quando a instituição possui um depósito dos bens e estes são encaminhados para

os setores que necessitam do item.

Tombamento

Éa identificação e o registrodeummaterial permanentenoRegistroGeral de

Patrimônio,protegendo-ocomumregime jurídicoespecíficodeacordocomsua

função social.

Segundo o Decreto-Lei n. 25, de 30 de novembro de 1937, que organiza o patrimônio

histórico e artístico nacional,

“(...) constitui o patrimônio histórico e artístico nacional o conjunto dos

bens móveis e imóveis existentes no país e cuja conservação seja de

interesse público, quer por sua vinculação a fatos memoráveis da história

do Brasil, quer por seu excepcional valor arqueológico ou etnográfico,

bibliográficoouartístico.”

Carga Patrimonial

Termo muito comum nas instituições públicas, carga patrimonial são todos os

bens patrimoniais sob responsabilidade de um servidor também chamado de

responsável.

4. Inventário de bens patrimoniais

O inventário consiste em

realizar o levantamento

físico e também finan-

ceiro de todos os bens,

em determinados locais,

comafinalidadedecom-

parar o que está regis-

trado e o que realmente

existe e como está seu

estado de conservação.


Este procedimento administrativo é realizado normalmente uma vez ao ano,

juntocomofinalnoexercíciofiscal,e temcomo intuitoverificarseobemestá

em perfeitas condições para, assim, avaliar o lucro e, caso existam diferenças,

transferir o resultado apurado.

Para facilitar o registro anual, determinadas empresas realizam um inventário

rotativodiário,iniciandocomosprodutoscomestoquezeronosistema,verificando

se realmente não existe nenhum item do produto. Depois, para os itens com poucas

unidades, até completar o inventário total. Com isso, pequenas variações já são

corrigidas, evitando grandes diferenças anuais.

ATENÇÃO! Quando é realizado um inventário de qualquer tipo, é proibido retirar qualquer item do local de execução.

Existem diversos tipos de inventários, como a seguir:

a) de verificação:comointuitodeverificarumbemouatotalidadedosbens,

é realizado a qualquer tempo de acordo com a necessidade da instituição ou

do departamento;

b) de transferência de responsabilidade: quando um novo funcionário será o

responsável pelos recursos patrimoniais, geralmente é realizado um inventário

de transferência de responsabilidade;

c) de criação: é realizado quando ainda não existe na empresa ou instituição

alguém responsável pelos recursos e, a partir daquele momento, contam-se

os bens e começa um controle do zero;

d) de extinção:quandoumsetor,umafilialouumaunidadeadministrativase

extingue, é necessário realizar o levantamento de todos os itens pertencentes

ao patrimônio da empresa;

e) anual: o inventário mais comum nas empresas e nas instituições públicas, o

inventárioanualérealizadoparafecharoanofiscal.Éverificadoototalde

bens no ano anterior e as variações ocorridas no ano.

OAnual deBensMóveis tem por finalidade verificar a situação real dos bens,

identificando os bens não localizados, e tomar as providências necessárias.

Verificarseexistembensquenãoestãoemuso(ociosos)everificarseoutrosetor

necessitaerealizaratransferência.Verificarsealgumbemestásemaplaquetade

identificaçãoeprovidenciaracolocação,verificarseexistembensquenãoservem

mais e realizar o procedimento de baixa.

Já o Anual de Bens Imóveis deve apresentar o inventário dos bens imóveis e tem

porfinalidadeverificaroestadodestes,apuraranecessidadedemanutençãoou

reparo e avaliar se o valor contabilizado e avaliado do imóvel está de acordo com

suas condições físicas.

O campo da administração patrimonial é dinâmico e merece nossa atenção. Considerando esse fato, o autor deste livro tratadoplanejamento,organização,aspectolegalefinalidadedas entidades públicas e privadas e a importância do seu patrimônio. Você irá aprender muito sobre preservação patrimonial – como supervisionar e controlar os seus bens.

ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL

ISBN 978-85-221-2350-6

administração patrimonial

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