administração de compras a função compra finalidade de suprir necessidades de materiais ou...

Administração de Compras

A Função Compra

• Finalidade de suprir necessidades de materiais ou serviços,

planejando nas quantidades e períodos corretos

• Verifica o recebimento efetivo do que foi comprado e

providencia o armazenamento, quando necessário

• Garantir que todos os materiais necessários ao processo

produtivo estejam disponíveis e ser repostos de forma a ter

continuidade do processo sem interrupções indesejadas


A Função Compra - objetivos

a) obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos

programas de produção

b) coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo

de investimento que afete a operacionalidade da empresa

c) comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo

a padrões de quantidade e qualidade definidos

d) procurar dentro de uma negociação justa e honrada as

melhores condições para a empresa, e em bom termos de

pagamento


Organização de Compras

Princípios básicos de organização:

• autoridade para compra• registro de compras• registro de preços• registro de estoques e consumo• registro de fornecedores• arquivos e especificações• arquivos de catálogos


Organização de Compras – atividades típicas

a) Pesquisa

• estudo do mercado• estudo dos materiais• análise dos custos• investigação das fontes de fornecimento• inspeção das fábricas dos fornecedores• desenvolvimento de fontes de fornecimento• desenvolvimento de fontes de materiais alternativos



b) Aquisição

• conferência de requisições• análise das cotações• decidir comprar por meio de contratos ou no mercado

aberto• entrevistar vendedores• negociar contratos• efetuar as encomendas de compras• acompanhar o recebimento de materiais



c) Administração

• manutenção de estoques mínimos

• transferências de materiais

• evitar excessos e obsolescência de estoque

• padronizar o que for possível



d) Diversos

• fazer estimativa de custo

• dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou

excedentes

• cuidar das relações comerciais recíprocas


Organização de Compra

• Nas grandes empresas, que envolvem várias fábricas e grandes

volumes de compras, um problema fundamental de compras é

a definição de um sistema centralizado ou descentralizado

• É ainda possível um misto dos dois sistemas, havendo uma

central de compras, mas com determinados itens sendo

comprados pelas fábricas, que devem contar com

departamentos locais de compras


Organização de Compra – sistema descentralizado

Vantagens:

• Menores distâncias geográficas

• Menores prazos na aquisição dos materiais

• Facilidade de diálogo


Organização de Compra – sistema centralizado

Vantagens:

• Negociação de maiores volumes de materiais

• Homogeneidade da qualidade dos materiais comprados

• Facilidade no controle de estoques


Organização de compra – exemplo de organograma


Organização de Compra – a pesquisa

• Elemento básico na operação das compras

• Determinação e busca da qualidade certa, seleção de

fornecedor adequado, estudo comparativo entre comprar ou

fabricar determinado item, estabelecimento de padrões, entre

outros, são atividades da pesquisa

• Acompanhamento dos novos desenvolvimentos e tecnologias,

bem como da estrutura econômica dos fornecedores ativos da

empresa



a) Estudo dos materiais: avaliação das necessidades da empresa para períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto e longo prazo de ofertas e demandas, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações

b) Análise econômica: efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades, tendências dos preços gerais, influência das variações econômicas sobre fornecedores e concorrentes

c) Análise de fornecedores: qualificações de fornecedores ativos e em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, avaliação do seu desempenho, análise da condição financeira



d) Análise do custo e do preço: razões subjacentes às variações dos preços, estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações relativas a métodos alternativos de fabricação e de especificações de materiais

e) Análise das embalagens e transportes: efeito das localizações dos fornecedores sobre os custos, métodos alternativos de despachos, reclassificação dos artigos, introdução das melhorias nas embalagens, melhorias na manipulação dos materiais

f) Análise administrativa: controle dos formulários, simplificação do trabalho, emprego de sistemas informatizados, preparação de relatórios


Compras – relações com outros setores

• Produção: a relação deverá ser considerada do ponto de vista do seu objetivo comum, que é contribuir para o benefício geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma excelente razão para que nem um nem outro predomine em suas funções

• Engenharia: a cooperação entre compras e engenharia concentra-se nos assuntos relativos ao projeto, planejamento e especificações preliminares das exigências de produção

• Contabilidade: cada compra efetuada representa um dispêndio futuro e põe em ação uma série de operações de contabilidade

Administração de compras

Compras – relações com outros setores

• Vendas: deve manter Compras informado quanto às cotas de vendas e suas expectativas, que servem como um índice das prováveis quantidades de materiais necessários. Nas empresas industriais, esse relacionamento é transferido para o PCP

• PCP: a relação é tão estreita e fundamental que ambos se encontram combinados em mais da metade das indústrias; o efeito desejado nessa colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, da aquisição até a entrega e utilização

• Controle de qualidade: Compras deve adquirir materiais e produtos que satisfaçam às especificações; o controle de qualidade faz testes de aceitação dos materiais comprados e deve informar a seção de compras, que por sua vez informará o fornecedor, sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual o critério adotado para sua aceitabilidade


Organização de compra – a pesquisa


Compras – os cargos

• Chefe de compras: analisa as solicitações de compra de matérias-primas, máquinas e equipamentos em geral; analisa as necessidades e detalhes técnicos exigidos pelos requisitantes; coordena pesquisa de fornecedores e coleta de preços; organiza concorrências e estuda seus resultados; solicita testes de qualidade das matérias-primas adquiridas; assessora as várias seções com informações e soluções técnicas; controla prazos de entrega; elabora previsões de compras; examina cadastro geral dos fornecedores; mantém contatos com setores de produção; elabora relatórios e estatísticas de controle geral



• Comprador de materiais diversos: efetua e acompanha pequenas compras de materiais sob supervisão da chefia da seção; pesquisa do cadastro de fornecedores de preços; estuda preços e qualidades; mantém arquivo de catálogos e fornecedores

• Comprador técnico: efetua compras de materiais especiais de produção sob supervisão e orientação da chefia; classifica e analisa solicitações de compra; estuda e analisa necessidades técnicas; pesquisa cadastro de fornecedores; prepara concorrência; analisa informações recebidas e informa à chefia as melhores condições; assessora outras seções com informações técnicas; acompanha e controla a entrega dos materiais



• Comprador de matéria-prima: efetua compras de matérias-primas, sob supervisão da chefia da seção; classifica e analisa solicitações de compra remetidas por outros setores; pesquisa cadastro de fornecedores e cotações dos produtos; organiza pequenas concorrências; providencia as compras e acompanha as entregas das mesmas

• Auxiliar de compras: controla o recebimento de solicitações de compras e efetua conferência dos valores anotados; pesquisa arquivo de publicações técnicas; elabora relações de fornecedores para cada material; emite pedidos de compra; controla arquivo de catálogos e documentos referentes às compras efetuadas



• Acompanhador de compras (follow-up): acompanha,

documenta e fiscaliza as encomendas realizadas em

observância aos respectivos prazos de entrega; informa ao

comprador o resultado do acompanhamento; efetua

cancelamentos, modificações e pequenas compras conforme

determinação da chefia


Qualificação de Compradores

• Há algum tempo, os compradores começavam como

almoxarifes e compravam apenas itens de menor importância,

além de cuidar do recebimento das compras, inclusive das que

não faziam; muitas vezes não conheciam o produto que

recebiam e só sabiam da compra no recebimento, pois quem

pedia era normalmente um gerente de produção

• Hoje, o comprador é um profissional especializado, podendo se

especializar inclusive em determinados áreas industriais ou

tipos de materiais


Qualificação de Compradores

a) Deve ser criterioso nas análises das ofertas dos vendedores

b) Postura com agressividade bem orientada e fundamentada,

para negociar com os vendedores e melhorar os termos de um

possível acordo

c) Deve se identificar com a política e os padrões éticos definidos

pela empresa

d) Deve manter uma comunicação honesta com os fornecedores,

no intuito de manter boas relações com os mesmos

Sistemas de Compras

Visão Geral

• O sistema adotado deve se adequar à estrutura da empresa e

sua política

• A área de compras vem sofrendo constantes mudanças, com o

objetivo de torná-la mais eficiente e melhorar as relações de

parceria com fornecedores

Sistemas de Compras

Visão geral – aspectos básicos

a) Sistema a três cotações: estabelece número mínimo de cotações elevar a competição; a pré-seleção dos concorrentes qualificados evita o dispêndio de tempo com um grande número de fornecedores, dos quais boa parte inviáveis

b) Sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço justo embasa o comprador e permite melhor avaliação das cotações; pode servir como parâmetro de competitividade para os fornecedores; embasa o comprador nas discussões de aumentos de preço e de distribuição da porcentagem

Sistemas de Compras

Visão geral – aspectos básicos

c) Duas ou mais aprovações: no mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão de escolha do fornecedor, como defesa dos interesses da empresa, protegendo o comprador ao possibilitar revisão de uma decisão individual; tende a aumentar a eficiência, já que duas ou mais pessoas estão envolvidas no processo

d) Documentação complementar: a documentação anexada ao pedido possibilita, no ato da segunda assinatura, o exame e revisão de cada fase de negociação e estará sempre disponível; essa documentação, como pedido de compra, contratos, entre outros, é normalmente digitalizada em um sistema informatizado de controle e acompanhamento

Sistemas de Compras

Solicitação de Compras

• Documento que autoriza a execução da compra

• Informa o que comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local

de entrega, prováveis fornecedores e outras eventuais

informações mais específicas

Sistemas de Compras

Solicitação de Compras - modelo

Sistemas de Compras

Cotação de Preços

• Registro dos preços oferecidos pelos potenciais fornecedores de

um determinado item

• Contém o preço, quantidade de referência e data da pesquisa,

sem rasuras

• É utilizada por outros profissionais, além do comprador

• As informações podem ser reunidas em mapas, para facilitar a

análise

Sistemas de Compras

Cotação de Preços – modelo de mapa

Sistemas de Compras

Pedido de Compra

• Contrato entre a empresa e o fornecedor que representa as

condições estabelecidas na negociação prévia, como

especificações de qualidade, prazos, transporte e recebimento,

entre outras

• Eventuais alterações nas condições iniciais devem ser

devidamente discutidas e registradas

Sistemas de Compras

Pedido de Compra

• Condições como indevida utilização de patentes e marcas

registradas devem ser explicitadas no pedido

• Também condições de exclusividade de material, no caso de

peças e ferramentas desenvolvidos pelo comprador e que não

devem ser fornecidos para outras empresas, devem constar no

pedido

Sistemas de Compras

Pedido de Compra - modelo

Sistemas de Compras

Pedido de Compra

• Os prazos de entrega devem ser cuidadosamente monitorados

e é necessário um canal de comunicação rápido e eficiente com

o fornecedor para notificação dos atrasos, questionamentos e

avisos de alerta

• Normalmente, o meio utilizado são os informes enviadas por

correio eletrônico, destinadas simultaneamente aos

profissionais envolvidos

Sistemas de Compras

Pedido de Compra

• O material recebido dos fornecedores é checado, para verificar

se corresponde ao pedido, em termos de especificações

técnicas, quantidade, preço, avarias devido transporte e outras

possíveis divergências

• Utiliza-se para isso um formulário que facilita a checagem e a

comunicação com o fornecedor

Sistemas de Compras

Pedido de Compra – formulário irregularidades

Sistemas de Compras

Acompanhamento de Compras

• O comprador deve manter um registro de todas as fases do

processo de compra, incluindo variações de preço, quantidades

pedidas, condições de pagamento e de não-conformidades

• Importante ferramenta no gerenciamento das compras

Sistemas de Compras

Acompanhamento de Compras – modelo

Qualidade Correta

Controle de Qualidade e Inspeção

• Controlar a qualidade de um produto é, basicamente, comparar

suas características concretas com padrões pré-estabelecidos

• Os consumidores, em sua própria avaliação subjetiva, podem

considerar um determinado produto como sendo de alta

qualidade, mas esse mesmo produto pode estar em desacordo

com padrões técnicos e objetivos de qualidade

Qualidade Correta


• O Controle de Qualidade (CQ) já não é mais um diferencial

competitivo, mas uma exigência do mercado

• Para se ter um ganho competitivo com o CQ, deve-se buscar

uma redução nos custos totais com sua implantação, já que

quando mal implantado o CQ onera os custos de produção

Qualidade Correta


• A empresa deve definir o nível de qualidade que deseja em seus

produtos e todas as especificações técnicas decorrentes desse

nível desejado

• Os responsáveis pelo CQ devem ser profissionais

especializados, normalmente subordinados ao Diretor Industrial

• Podemos dividir os fatores que influenciam a definição do nível

de qualidade em internos e externos

Qualidade Correta


• internos: as condições materiais, instalações, matéria-prima,

pessoal e os custos para atingir ou manter determinado nível de

qualidade. A medida de confiabilidade de um produto aceito

como de boa qualidade em relação às especificações do projeto

e do processo é a qualidade de fabricação

Qualidade Correta


• externos: quais os desejos dos consumidores? Existem

condições governamentais quanto à qualidade do produto

fabricado? Ocorrem exigências para determinado tipo de

mercado consumidor?

Qualidade Correta


• O CQ deve trabalhar para a manutenção da qualidade dos

produtos ou serviços oferecidos pela empresa

• Há conflitos do CQ com os diferentes setores de uma empresa,

pois a produção está interessada em reduzir prazos e custos,

compras em reduzir preços, gerência geral em lucratividade...

Qualidade Correta


• Quanto maior for o nível de qualidade adotado, mais rigoroso é

o processo, exigindo inspeções em lotes de fabricação mais

freqüentes e maior critério na escolha dos fornecedores.

• Portanto, não é viável simplesmente adotar elevados padrões

de qualidade; eles devem ser práticos, justificáveis e ter limites

de tolerância

Qualidade Correta


• Funções do CQ:

estabelecimento de normas e especificações que determinarão os níveis ou padrões de qualidade a serem seguidos

inspeção e registro de dados aplicação de técnicas estatísticas de controle de

qualidade definição de métodos de recuperação de produtos ou

peças defeituosas manutenção de equipamentos e ferramentas de inspeção prevenção das condições que prejudicam a qualidade

Qualidade Correta


• A inspeção verifica na prática se os padrões de qualidade

estabelecidos estão sendo respeitados

• A inspeção preventiva permite identificar tendências dos

valores ou dos padrões estabelecidos, as quais podem servir de

base na escolha futura de especificações, métodos e políticas

de qualidade

Qualidade Correta


a) Inspeção de matéria-prima ou de recebimento: é realizada

quando se recebe material; o inspetor pode inclusive ir à fábrica

do fornecedor para fazer a liberação, o que nem sempre é

econômica ou interessante; de qualquer modo, deve sempre

existir inspeção na recepção, identificando os materiais

recebidos, condições e quantidade

Qualidade Correta


b) Inspeção de processo: o que se deve inspecionar, e com que

profundidade, depende de cada caso em particular. A inspeção

pode ser automática, pelo próprio operador ou por um inspetor

especializado

Qualidade Correta


c) Inspeção final: é a inspeção do produto acabado, podendo ser

feita por um inspetor da fábrica; deve sempre existir, não só por

selecionar os aprovados e rejeitar os defeituosos, mas também

porque pode indicar outros problemas existentes e apontar as

causas, com determinado fornecedor de matéria-prima

Qualidade Correta

Segurança da Qualidade

• Quem define as diretrizes de qualidade dos itens utilizados pela

empresa são os usuários dos mesmos

• Essas diretrizes podem ser simples ou complexas, mas devem

ser estabelecidas com base na praticidade e relevância

• Qualidade correta não significa a melhor qualidade possível,

mas sim a qualidade que satisfaz as exigências necessárias ao

menor custo possível

Qualidade Correta

Segurança da Qualidade

• A definição da qualidade deve atender a certos requisitos:

o comprador deve saber exatamente o que se deseja o pedido de compra deve ser emitido com uma descrição

adequada das especificações o fornecedor deve ser devidamente informado das

exigências de qualidade devem existir meios apropriados de inspeção e de testes,

para verificação do atendimento aos padrões definidos os materiais entregues devem estar de acordo com as

especificações de qualidades estabelecidas pelo comprador

Preço-custo

Custos

• É importante que o comprador conheça e utilize a análise

preço-custo e tenha conhecimento dos sistemas de custos,

especialmente na formação dos preços e impacto dos impostos

• Preço: exigência financeira do fornecedor na venda de um

produto ou serviço

• Custo: esforços financeiros aplicados pelo fornecedor nos

produtos ou serviços vendidos

Preço-Custo

Custos

• Perguntas típicas que o comprador deve se fazer:

Como o fornecedor estabelece seu preço?

Qual é a reação do mercado?

Qual a reação do mercado com produtos dos

concorrentes?

Qual o grau de confiabilidade nas estimativas do

fornecedor?

Qual deve ser a margem em que atua o fornecedor?

Preço-Custo

Custos

• O termo custo é vago e tem aplicação abrangente, havendo

diversos tipos de especificações

• Custo fixo ou variável; custo de produção, de distribuição ou de

venda; custo médio ou de reposição, entre outras classificações

• De acordo com o tipo da empresa e seu processo de fabricação,

podemos ter três sistemas de custos: por ordem de produção,

por processo de fabricação ou custo-padrão

Preço-Custo

Custos

• Custo por ordem de produção: mais utilizado para empresa

de produção sob encomenda, que atende aos pedidos de

clientes, por unidade ou por lotes, em função de uma venda

efetivada

• Custo por processo de fabricação: é usado na produção

contínua, em empresas que produzem para estoque

Preço-Custo

Custos

• Custo-padrão ou standard: é o custo predeterminado,

considerando as condições normais e aceitáveis de operação da

empresa. Podem ter dois significados:

a) como modelo ou meta a ser atingida, em determinada

condição ou período

b) como medida fixa ou guia, usado para comparações. Nesse caso, é um bom meio de controle inatingível pela política de preços, seja inflacionária, seja deflacionária

Preço-Custo

Custos

• Custos fixos: não possuem uma relação direta com o volume

de produção, de modo que variações no volume de produção

não provocam alterações significativas nesses custos. Ex:

aluguel de galpão, seguros, despesas administrativas

• Custos variáveis: possuem uma relação direta com o volume

de produção, de modo que esses custos acompanham o volume

de produção. Ex: matérias-primas, horas-extras de operários,

despesas de vendas

Preço-Custo

Custos – mecanismos de apuração

• Acumulação: inventários, controle de mão-de-obra, despesas históricas e previsões

• Classificação: contabilidade geral e analítica, ou uma contabilidade de custo integrada na contabilidade geral da empresa. Os elementos de custo podem ser classificados por natureza, em relação ao tempo, ou volume de produção, ou por áreas de responsabilidade

• Distribuição: consiste em distribuir os elementos de custo aos setores, departamentos, centros de custo ou linha de produtos

Preço-Custo

Custos – mecanismos de apuração

• Apropriação: é basicamente a distribuição das despesas entre

os produtos fabricados. O método deve ser criteriosamente

selecionado, pois terá reflexos vitais na política de preços, nas

decisões com respeito à diversificação de produtos, na

avaliação dos estoques e na determinação do lucro do período.

A apropriação dos custos nos produtos geralmente é feita com

base em um coeficiente como unidades produzidas, máquinas-

hora, homens-hora, custo primário etc.

Preço-Custo

Redução de Custos

• Produto novo: sempre que negociada a compra, a diferença entre o preço objetivo estimado e o preço pago será considerada como economia ou perda.

• Variações econômicas: reajustes solicitados são analisados de acordo com os fatores econômicos que influem no preço; a negociação final, com base nos valores fornecidos, dará como um resultado que, diferente do solicitado, será computado como diferencial obtido;toma-se como base índices de correção monetária

• Negociação pura: sempre que se conseguir reduzir um preço através de qualquer negociação, será computada a economia obtida

Preço-Custo

Redução de Custos

• Alteração da data de validade: os reajustes solicitados pelos fornecedores podem ser adiados ou parcelados; o material entregue no período anterior ao aumento integral é considerado como economia

• Aumento devido a alteração de produto: qualquer modificação de desenho ou especificação será objeto de uma estimativa de alteração de preço. Qualquer diferençado preço efetivamente pago é computada como economia negociada

• Alteração de programação: produtos adquiridos em grande volume de dois ou mais fornecedores podem ser objeto de negociações favoráveis, com a alteração do peso de cada fornecedor no volume total

Preço-Custo

Redução de Custos

• Condições de pagamento: qualquer aumento do prazo de pagamento sem juros adicionais é computado também como economia negociada; para o cálculo, considera-se a taxa de juros vigente no período em que foi realizado

• Adiantamento de entregas: o conhecimento antecipado de um aumento expressivo nos preços permite que se estude uma antecipação no recebimento de produtos ao preço em vigor, sem o reajuste. Pode-se ainda negociar a antecipação de entregas com a ressalva de que os vencimentos dos pagamentos continuam os mesmos do sistema de entregas anterior

Preço-Custo

Redução de Custos

• Os seguintes fatores podem trazer reduções de custos nas compras de manutenção e equipamentos:

Negociação que reduza o preço que vem sendo pago Nova fonte fornecedora que entregue o mesmo

material por melhor preço Dilatação dos prazos de pagamento sem acréscimos

de juros Variação de materiais de marcas diferentes e de tipos similares Negociação das condições de entrega

Condições de Compra

Prazos

• Os prazos para recebimento da mercadoria são fixados de

acordo com as necessidades da produção, definidos pela

produção

• Embora compras não defina esses prazos, deve trabalhar para

que os mesmos sejam cumpridos pelos fornecedores, pois o não

cumprimento desses prazos normalmente implicam em custos

adicionais


Frete

• Com maior abrangência geográfica dos negócios, o frete

representa uma parcela muito maior do custo dos produtos.

• Tipos de custos:

FOB (free on board): custo exclusivo do produto

CIF (cost, insurance & freight): custo do produto

transportado mais seguros e fretes


Embalagens

• O comprador deve sempre ficar atento ao peso do custo da

embalagem de transporte (não a individual) no custo total do

produto

• Tipos de embalagens: retornáveis e não-retornáveis


Embalagens

• embalagens retornáveis (cestos metálicos, caixas e

engradados de madeira reforçados, contentores de aço ou de

plásticos): quando planejadas adequadamente têm longa vida de

uso, levam a marca do fornecedor e no caso de um não-retorno

ou de avaria o valor da embalagem é debitado do comprador

• Não-retornáveis (caixas de madeira, papelão ondulado ou

plástico ondulado, sacos multifolhados de papel, tambores de

fibra): normalmente estão inclusas no preço do produto e

qualquer modificação desejada é acrescentada ao preço


Condições de pagamento e descontos

• O comprador procura sempre melhorar a condição de

pagamento ou obter descontos no preço sem que outras

condições sejam afetadas

• É fundamental a avaliação das diferenças entre os preços à

vista e os preços com parcelamento; avaliação conjunta com o

departamento financeiro


Condições de pagamento e descontos

• No caso de descontos em função da quantidade comprada, a

análise também é vital, pois é preciso determinar se a redução

no preço compensa os custos operacionais devido a maiores

níveis de estoques

• Nesse caso, o departamento de produção avaliará se os custos

de estoque serão compensados pela redução do preço

Negociação

• Não se trata de uma disputa em que uma parte ganha e a outra

perde; a boa negociação é vantajosa para todas as partes

envolvidas

• As habilidades e técnicas de negociação devem ser

desenvolvidas através de dedicação e treinamento

especializado

Negociação

• Há uma corrente de pensamento que considera impossível uma

pessoa reunir todas as habilidades e qualidades necessárias a

um bom negociador, de modo que defendem a formação de

equipes de negociadores

• As deficiências são compensadas e especialistas em diversos

assuntos são reunidos, aumentando a abrangência das

competências

Negociação

Etapas Básicas

1. Preparação: quando são estabelecidos os objetivos ideais e os possíveis; é feita uma leitura do comportamento, das intenções e das impressões do(s) outro(s) negociador(es); importante ter e transmitir uma expectativa positiva

2. Abertura: serve para reduzir a tensão, consolidar os objetivos, e criar um clima de aceitação; uma conversa descontraída ajuda. Deve-se então esclarecer que se está ali para resolver um problema, preparando o outro para que seja receptivo e prestativo. É preciso ainda destacar os benefícios que serão obtidos no trabalho conjunto

Negociação

Etapas Básicas

3. Exploração: verifica se a necessidade levantada durante a

preparação é verdadeira; isso estabelece uma reciprocidade

psicológica, em que as pessoas tendem a tratar os outros como

são tratadas por eles; essa fase é muito importante, pois, uma

vez obtida a anuência do outro, antes de detalharmos nossos

produtos, serviços ou idéias, teremos alcançado 50% da ação

final. Se não houver concordância, ou o que tivermos para

oferecer não for útil, a negociação não deverá prosseguir,

deixando a porta aberta para nova oportunidade

Negociação

Etapas Básicas

4. Apresentação: deve ser feito a avaliação dos objetivos e expectativas iniciais com as necessidades da outra parte. Quanto mais fornecermos condições para que o outro faça a ligação entre proposição, sentimento e necessidade, mais proveitosa será essa etapa

5. Clarificação: as objeções levantadas devem servir como oportunidades para fornecimento de mais informações; consiste em ouvir atentamente as objeções, aceitando não a objeção em si, mas o sentimento ou a lógica existente por detrás dela, mostrando ao outro que a entendemos

Negociação

Etapas Básicas

6. Ação final: é a procura de um acordo ou decisão; as pessoas

compram um produto ou uma idéia com ajuda e não com

empurrão, mas isso não quer dizer que ela tome a decisão

sozinha; o negociador que faz isso geralmente fracassa

Negociação

Características do Negociador

vê a negociação como um processo contínuo e dinâmico,

mesmo após o acordo final e a assinatura do contrato

tem a mente aberta

é atento às necessidades pessoais e do seu negócio e não descuida das necessidades de seu oponente

é flexível e rápido na definição de metas e interesses mútuos

não contraria o ponto de vista do oponente

oferece alternativas criativas que vão ao encontro das

necessidades de seu oponente

Negociação

Características do Negociador

é cooperativo; cria um clima propício para a solução de

problemas em harmonia

é competitivo;estimula a eficiência na realização dos

benefícios mútuos desejados

compreende que a manipulação de pessoas é incompatível com as metas de harmonia resultante da cooperação e competição

atinge os próprios objetivos e faz contribuições significativas para o alcance das metas da organização

Negociação

Estilos de Negociador

a) Catalisador: criativo e entusiasta dos grandes empreendimentos, às vezes é considerado superficial e irreal; para causar impacto é preciso apelar para aspectos de novidade, singularidade, liderança e disponibilidade

b) Apoiador: prioriza as pessoas e trabalho em equipe, agrada aos outros, faz novos amigos; às vezes é considerado incapaz de cumprir prazos, liderar projetos, visto mais como missionário que como executivo e, para causar-lhe impressão, deve-se mencionar harmonia, garantia de satisfação e realização a quatro mãos

Negociação

Estilos de Negociador

c) Controlador: toma decisões rápidas, organizado, conciso, objetivo, com sentido de urgência e muitas vezes é considerado insensível. Como argumento de negociação, deve-se usar tudo que se relacionar a metas, resultados e ganhos de tempo e dinheiro

d) Analítico: gosta de fazer perguntas, coletar dados, é perfeccionista e detalhista. Fornecer dados disponíveis, alternativas para análise, decisões seguras e pesquisas ajudará bastante na negociação

Fontes de Fornecimento

Classificação de Fornecedores

• Classificação quanto à natureza do que é fornecido

Matéria-prima

Serviços

Mão-de-obra



• Classificação quanto ao tipo de fornecedor

Fornecedores monopolistas

Fornecedores habituais

Fornecedores especiais



• Fornecedores monopolistas

O fornecedor é o único no mercado

Grau de atendimento e relacionamento

dependem do volume de compra

O interesse na negociação parte do comprador



• Fornecedores habituais

Fornecedores tradicionais consultados nas cotações

Linha de produtos padronizada e comercial

Interessados na negociação, em função da

concorrência



• Fornecedores especiais

Para negócios ocasionais

Utilizam equipamentos e/ou processos muito

especializados


• Os compradores devem procurar sempre mais de uma fonte de

fornecimento, a não ser no caso dos monopolistas, para obter:

Maior segurança na reposição

Maior liberdade de negociação e maior potencial de

redução de custos

Maior oportunidade de melhoria da qualidade do que

é fornecido


Cadastro de Fornecedor

• Os compradores devem manter um cadastro de fornecedor e de

materiais

• Fundamental para a seleção dos melhores fornecedores

• O cadastro permite o acompanhamento das entregas e

avaliação da performance


Cadastro de Fornecedor - modelo

administração de compras a função compra finalidade de suprir necessidades de materiais ou...

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