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ANALISTA ADMINISTRATIVO DE TRIBUNAIS Administração Geral e Pública

Elisabete Moreira

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SUMÁRIO

� Processo organizacional: planejamento, organização, direção, comunicação, controle e avaliação. � Planejamento estratégico, tático e operacional. � Gestão estratégica: negócio, missão, visão de futuro, valores. Diagnóstico organizacional: análise dos ambientes interno e externo; Planejamento Estratégico e estratégias. � Balanced Scorecard, estratégias. � Indicadores de gestão; Gestão Pública eficiente, eficaz e efetiva. � Estrutura organizacional; princípios gerais da administração. Características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. � Gestão de projetos. � Gestão por processos; simplificação de rotina de trabalho. � PDCA, monitoramento e avaliação. � Ferramentas de análise para gestão. � Governança e governabilidade: administração gerencial; Gestão de resultados na produção de serviços públicos. Empreendedorismo governamental e novas lideranças no setor público. Convergências e diferenças entre a gestão pública e a gestão privada. Estruturação da máquina administrativa no Brasil desde 1930; dimensões estruturais e culturais. Administração Pública: do modelo racional-legal ao paradigma pós-burocrático. � Gestão estratégica do Poder Judiciário Brasileiro; Sistema de gestão pública: Resolução 70 do Conselho Nacional de Justiça, Resolução 49 do Conselho Nacional de Justiça. � Gestão Estratégica: excelência nos serviços públicos. O paradigma do cliente na gestão pública. Bibliografia � Idalberto Chiavenato; Administração, teoria,

processos e prática. � Alketa Peci e Felipe Sobral; Administração

no contexto brasileiro. � Augustinho Paludo; Administração Pública.

1. Processo Organizacional

As funções administrativas do planejamento, organização, direção e controle quando realizadas de forma cíclica, contínua e integrada formam o Processo organizacional.

1.1. Planejamento

���� Tem precedência sobre todas as demais funções; � Processo sistemático, permanente, integrado e participativo; � Processo de definição do que deve ser feito e como deve ser feito – objetivos e planos; � Processo de tomada de decisões, que promove implicações futuras de decisões presentes. � O processo de planejamento promove integração, motivação e aprendizagem. É muito mais importante que o resultado final que é o plano.

Princípios do Planejamento

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Princípios Gerais Princípios

Específicos

• Contribuição aos objetivos

• Planejamento participativo

• Precedência sobre as demais funções

• Planejamento coordenado

• Promove maiores influência e abrangência

• Planejamento integrado

• Promove maiores eficiência, eficácia e efetividade

• Planejamento permanente

Filosofias do Planejamento

� Satisfação/Defensiva: fazer suficientemente bem, voltado para sobrevivência (pouco tempo, baixo custo e baixa capacidade técnica);

� Otimização/Analítica: fazer tão bem

quanto possível, com objetivos quantificáveis;

� Adaptação/Prospectiva: voltado para

mudança, inovativo e para equilíbrio interno e externo, homeostase.

Níveis Hierárquicos de Planejamento

� Estratégico: envolve toda a organização; � Tático: envolve uma unidade, uma parte da organização; � Operacional: envolve uma atividade ou tarefa.

Critério de Permanência � Temporários: extingue-se quando do alcance dos objetivos, normalmente com decisões não programadas. Ex. projetos, cronogramas, orçamentos. � Permanentes: contém decisões programadas e rotineiras, como políticas, procedimentos, objetivos (missão, negócio).

1.2. Organização

Distribui tarefas e recursos, determina a autoridade, a responsabilidade, a comunicação, a integração e a coordenação. ─ Nível global: desenho organizacional; ─ Nível departamental: desenho departamental; ─ Nível operacional: desenho de cargos ou tarefas.

1.3. Execução

1.4. Direção

� Processo interpessoal relacionado com a administração das relações entre os membros e a organização. � Envolve a orientação, motivação, comunicação, liderança, desenvolvimento

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das boas condições de trabalho e a resolução de conflitos.

1.5. Controle

Ciclo responsável por assegurar a consecução dos objetivos planejados. Processo que busca garantir o alcance eficiente e eficaz da missão e dos objetivos. É a última das funções, monitorando e tomando ações corretivas.

Elementos Controle Processo que envolve a definição de parâmetros de desempenho, mensuração do desempenho real, comparação e implementação de medidas corretivas.

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Controle – momentos

Controle pode ser realizado em vários momentos:

� Preventivo: foco nos insumos e no futuro; � Simultâneo: foco nos processos; � Posterior: foco nos resultados.

Níveis de Controle

� Institucional/estratégico: acompanha a realização da missão, fatores externos e internos – governança corporativa; balanço contábil e relatórios financeiros; balanço social; controle social. � Intermediário: focaliza a área funcional, voltado para quantidade, qualidade, tempo e custo – volume de vendas, participação no mercado, orçamento-programa; contabilidade de custos. � Operacional: focaliza as atividades e o consumo dos recursos - estoque; Just-in-time; quadros de produtividade; controle de qualidade.

1.6. Comunicação

� Processo de transmissão de uma informação, através de um canal, de um Emissor para um Receptor, que emite um retorno da mensagem para confirmar o recebimento e a compreensão.

� Emissor: codifica através da fala e da escrita; � Receptor: decodifica, ouvindo e lendo, percebendo e interpretando; � Canal: meio pelo qual se transmite uma informação; � Ruído: dificuldades de compreender a informação.

Origens dos ruídos: pessoal, físico, semântico

Barreiras à Comunicação � Filtragem: é a manipulação da informação

pelo emissor; � Percepção seletiva: o receptor percebe

com base nas necessidades, motivações, experiências e características pessoais;

� Sobrecarga de informação: ocorre quando o volume de informação ultrapassa a capacidade de processamento;

� Distorção: quando a mensagem sofre alteração, deturpação ou modificação;

� Omissão: quando certos aspectos são omitidos, cancelados ou cortados.

Função da comunicação na organização

� Controla o comportamento das

pessoas; � Promove a motivação; � Promove a expressão emocional, da

satisfação ou insatisfação;

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� Possibilita a tomada de decisão através da informação.

� Inclui a comunicação institucional, mercadológica, interna e administrativa

Formas de Comunicação Organizacional

� Redes Formais: percorrem os caminhos

oficiais (cadeia, roda ou círculo); � Rede de Rumores: redes informais que

emergem como reação ou situação importante para as pessoas, quando há ambiguidade e sob condições de ansiedade – não são controladas, não pode ser eliminada, mas os executivos podem reduzir as consequências negativas. São mais confiáveis e fidedignas (para os funcionários);

� Comunicação Eletrônica: aprimoradas em razão da TI – e-mail; mensagens, intranet, videoconferência.

Canais de Comunicação: visuais, auditivos, audiovisuais. Podem ser: • Formal: os caminhos e meios oficiais que segue a rede de autoridade para o envio de informações dentro e fora da organização; • Informal: constituem as redes de comunicação não-oficial que complementam os canais formais.

A comunicação eficaz depende da riqueza do canal – que significa o uso de diferentes sinais, capacidade de feedback e possibilidade de individualização.

� Informação assídua e rotineira – canal

fraco � Informação inédita e não rotineira –

canal rico

Comunicação – fluxos

Características da Boa Comunicação � Objetividade e assertividade; � Conhecimento do interlocutor (público-alvo)

para gerar empatia (colocar-se no lugar no receptor);

� Compreensão do interlocutor (saber ouvir); � Redundância ou repetição: usar canais

múltiplos; � Linguagem adequada: clara e simples; � Preferência pela voz ativa; � Correção e Concisão; � Fidelidade ao pensamento original; � Dar e buscar feedback ou retroação.

Gestão de Redes Comunicação horizontal, sem subordinação.