SUMÁRIO

I INTRODUÇÃO...................................................................................................... 04

1. OS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES E SEU IMPACTO NA GESTÃO DA EMPRESA............................................................................................................ 051.1 Sistemas de Informação.............................................................................. 052. VANTAGENS COMPETITIVAS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES.... 083. PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS..................................................................................................... 109 – REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.............................................................. 15

SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

INTRODUÇÃO

O sistema de informação gerencial é o grande aliado do gestor no processo de tomada de decisão. A forma como os dados são processados até ser gerada a informação é que leva ao

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estudo do sistema de informações gerenciais, e a informação é imprescindível para que o a decisão seja tomada de forma correta.

O sistema de informações gerenciais é ferramenta essencial na elaboração de modelos de relatórios de acompanhamento da demonstração de resultados que subsidiam o processo de tomada de decisão.

Segundo Laudon & Laudon (1996), o desafio gerencial mais importante dos anos 90 é o uso da Tecnologia da Informação para reestruturar os negócios e as organizações, garantindo uma crescente eficiência e eficácia.

Para que este desafio seja vencido se faz necessário o amplo conhecimento dos fatores que influenciam o gerenciamento dos sistemas de informações como diferencial estratégico e como ferramenta fundamental no processo decisório da administração estratégica.

ETAPA 1 – passos 1 e 2____________________________________________

1. OS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES E SEU IMPACTO NA GESTÃO DA EMPRESA.

Um sistema de informação pode ser tecnicamente definido como o conjunto de

informações de componentes inter relacionados que coletam, processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização.

1.1 Tecnologia da Informação - TI

A tecnologia da informação – TI, é entendida como sendo todo software e todo hardware de que uma empresa necessita para atingir seus objetivos organizacionais, incluindo os softwares dos sistemas operacionais, como por exemplo o Windows, Linux e outros.

A missão da Tecnologia da Informação - TI deve ser de agregar valor ao negócio através de novas tecnologias e processos para reduzir os custos do negócio e diminuir os

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riscos organizacionais. Deve liderar a inovação, tornando fácil o uso da tecnologia para facilitar o crescimento dos negócios e aumentar as vantagens competitivas da organização.

Porém grande parte de empresas ainda não acordaram para sua importância já que ela é uma ferramenta fundamental para auxiliar na administração, mas dependendo do estágio de maturidade da empresa, ela vai entender ter uma visão diferente da TI. Vamos dividir esse entendimento em cinco estágios:

No primeiro estágio de maturidade da empresa a TI é vista apenas como uma despesa a mais e não como um investimento, porém seu uso é admitido para controlar a produtividade.

No segundo estágio de maturidade, a TI passa a ser importante para a redução de custos e controle de processos. Uma característica desse nível de maturidade é a ausência de um projeto global de TI e a análise de investimentos é feita por projeto, isoladamente.

No terceiro estágio de maturidade, a organização tem uma dependência maior de TI, porém seu crescimento dentro da organização é menor que o crescimento dos negócios. Os investimentos são necessários para acompanhar as necessidades do negócio.

No quarto estágio de maturidade, a organização vê a TI como um parceiro que pode ajudar no desenvolvimento de novos negócios e melhorar os processos atuais. Nesse estágio, os processos da empresa estão fortemente dependentes das tecnologias de informação e de sua integração com os processos.

O quinto estágio de maturidade, a organização encara a TI como um diferencial competitivo, tanto nos processos como na tomada de decisão. A TI é encarada como uma transformadora de processos e está alinhada aos objetivos organizacionais e apta a explorar novas oportunidades de negócio.

Assim podemos concluir que o valor da TI para a organização é proporcional ao nível de maturidade em que ela se encontra. Desta forma, os gestores são os principais responsáveis para que essa transformação aconteça, pois são eles os agentes dessa mudança, e os responsáveis pela escolha do sistema de informações gerenciais que darão embasamento aos relatórios e controles de resultados da produtividade e o mais adequado a cada estágio de maturidade da empresa.

O ideal seria que o responsável pelo processo de tomada de decisões fosse capaz de antever os resultados e efeitos das mudanças que estejam ocorrendo no meio de sua atuação, mas ele só poderá tomar a decisão certa se os dados, as informações forem confiáveis.

Segundo O’BRIEN (2004, p. 133):

Os dados são um recurso organizacional essencial que precisa ser administrado como outros importantes ativos das empresas. A maioria das organizações não conseguiria sobreviver ou ter sucesso sem dados de qualidade sobre suas operações internas e seu ambiente externo. As organizações e seus gerentes precisam praticar o gerenciamento de dados, uma atividade que aplica tecnologias de sistemas de informação como gerenciamento de banco de dados e outras ferramentas gerenciais à tarefa do administrar os dados de uma organização para atender às necessidades de informação dos usuários.

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Dessa forma, é fundamental o acompanhamento das mudanças ocorridas no ambiente externo e a simultânea identificação das oportunidades e ameaças que porventura podem resultar à empresa. Felisbino (2003, p.32) menciona que “no mundo globalizado, e cada vez mais competitivo, as empresas precisam se armar de ferramentas de controle para melhor decidir suas ações.”

Chiavenato (2000,p.49) quando sugere que a empresa moderna está sujeita a enfrentar diversas modificações devido ao seu ambiente interno e externo propõe que:

A empresa é visualizada como um sistema aberto em um dinâmico relacionamento com seu ambiente, recebendo vários insumos (entradas), transformando esses insumos de diversas maneiras (processamento ou conversão) e exportando os resultados na forma de produtos ou serviços (saídas).

Por isso os gestores precisam cada dia mais do apoio dos sistemas de informação, desde que estes sejam confiáveis, ágeis e necessários, por isso a escolha do sistema adequado tem grande impacto na gestão da empresa, que bem conduzidos são ferramentas essências na tomada de decisão.

A classificação dos sistemas é baseada na forma e no tipo de retorno esperado pelo gestor para a tomada de decisão. Rezende (1999, 2008) e De Sordi e Meireles (2010) descrevem três tipos de sistemas de informação que trabalham integrados:Sistemas de informação operacionais (SIO);Sistemas de informação gerenciais (SIG);Sistemas de informação estratégicos (SIE).

Os SIO são responsáveis pelas operações rotineiras da organização. Já os SIG tem uma capacidade mais ampla em sistemas de informação uma vez que sua função é proporcionar relatórios sobre o desempenho corrente da organização, sendo possível monitorar e controlar a empresa ou até mesmo prever seu desempenho futuro.

Os SIE são conhecidos como sistemas de informação executivos ou sistemas de suporte à decisão estratégica, pela sigla em inglês EIS(executive information systems). Integram e sintetizam dados de fontes internas e externas, utilizando ferramentas de análise e comparação complexas, simulação e outras facilidades para a tomada de decisão da cúpula estratégica da organização, trabalhando com os dados de nível macro. (REZENDE, 2008).

ETAPA 2 – passos de 1 e 2____________________________________________

2. VANTAGENS COMPETITIVAS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

Segundo Faria, vantagem competitiva ou diferencial competitivo é uma ou um conjunto de características que permitem a uma empresa diferenciar-se, por entregar mais valor aos seus clientes, em comparação aos seus concorrentes e sob o ponto de vista dos

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clientes, ou seja, vantagem competitiva, ou diferencial competitivo, para um dado segmento de mercado, é a razão pela qual os seus clientes escolhem a oferta da sua empresa, e não a dos seus concorrentes.

Nesse com texto, o sistema de informação gerencial - SIG é um dos principais aliados do gestor no processo de tomada de decisão. É a escolha certa do tipo de SIG que vai assegurar de forma confiável a qualidade e agilidade das informações. Essa escolha será o diferencial onde o planejamento coleta e seleciona os dados para transformá-los em informações para a definição de estratégias, planos e metas a se atingir.

Os sistemas de informações não dependem somente da tecnologia para serem elaborados, dependem também de conhecimentos administrativos e operacionais. A informação é o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados em um determinado contexto, por isso tem que haver pessoal treinado que saiba o que fazer com as informações, ela representa a consolidação de poder na empresa, que está sujeita a ameaças internas e externas.

Por exemplo, no modelo das forças competitivas de Porter, muito útil apenas para identificar as forças competitivas e sugerir estratégias genéricas, a posição estratégica da empresa é determinada pela concorrência, pelos novos produtos e serviços oferecidos pelo mercado e tanto outros entraves.

Embora, seja o modelo mais usado para entender a vantagem competitiva não ofereça uma metodologia muito forte que possa ser seguida para conquistar vantagens competitivas, esse modelo fornece uma visão geral da empresa, dos seus concorrentes e de seu entorno. Baseia-se fundamentalmente no ambiente geral de negócios em que a empresa se insere.

Os sistemas de informação- SI permitem que as empresas se tornem mais competitivas ao manter custos baixos, diferenciar produtos e serviços, focar nichos de mercado, fortalecer os laços com clientes e fornecedores e aumentar as barreiras de entrada no mercado com altos níveis de excelência operacional. Os sistemas de informação são mais bem sucedidos quando a tecnologia está alinhada aos objetivos de negócios.

Os sistemas de informação ajudam as empresas a alavancar suas competências essenciais ao promover o compartilhamento entre as unidades de negócios, ou seja, utilizar a sinergia em rede como estratégia para conquistar vantagem competitiva.

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ETAPA 3 – passos 1 e 2___________________________________________

3. PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

PROJETO:

IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS GERENCIAIS COM ÊNFASE NA LOGÍSTICAIMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS GERENCIAIS COM ÊNFASE NA LOGÍSTICA

1. Justificativa:

A exportação é um quesito a mais na forma de expansão de negócios para as empresas, tanto para aumentar as possibilidades de crescimento como para não ficar à mercê apenas do ritmo econômico nacional.

Por figurar na liderança regional no seu segmento de mercado, e com folga na produção, a empresa JOGUI S/A, que atua no mercado interno, no setor de metalurgia, está investindo no mercado externo. O processo de exportação foi iniciado em meados de 2009, e desde então vem colocando seu produto, ou seja, fogões domésticos para países do MERCOSUL, onde seu maior comprador é a Argentina. Hoje, sua principal fragilidade está no setor de logística internacional ocasionado pelo despreparo na área de exportação, por não investir em tecnologia como vantagem competitiva e estratégica para focar nesse nicho de mercado de exportação, fortalecendo os laços com clientes e fornecedores, diminuindo as barreiras de entrada no mercado com altos níveis de excelência operacional.

O plano estratégico específico é um excelente instrumento que reduz os imprevistos e os conflitos em relação aos objetivos aos quais a empresa quer chegar, favorece sua preparação técnica, fornecendo esquemas para avaliação constante das estratégias adotadas.

2. Descrição do problema:

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Para que uma empresa possa operar com eficiência, toda a equipe precisa estar alinhada e devidamente capacitada e treinada para o desempenho de suas funções.

Na empresa em questão não houve um alinhamento organizacional, nem a comunicação plena das estratégias, reconhecimentos claros e consistentes, e integração entre o administrativo e o nível operacional.

Falta ainda à organização Know How para competir no mercado internacional e competência técnica que possibilite o gerenciamento logístico de forma eficiente. A empresa não desenvolveu as mesmas competências para o mercado externo coma as adquiridas no mercado interno.

O setor de transporte apresenta problemas no controle da contração de fretes. A empresa dispõe de frota apenas para atender a demanda doméstica, então recorre a contratos com terceiros para satisfazer a demanda dos pedidos externos, mas não possui cadastro atualizado de transportadores disponíveis para o serviço, o que muitas vezes provoca atrasos nas entregas.

No setor de armazenagem falta espaço para adequar matéria-prima e produção e um sistema de controle do inventário.

3. Objetivos:

3.1 Gerais:

Pretende-se avaliar e adequar, com caráter técnico, a estrutura organizacional e os processos logísticos às exigências internacionais para a entrada da empresa no mercado de exportação.

3.2 Específicos:

Fomentar estratégias para melhorar a qualidade das atividades logísticas.

4 . Metodologia:

Este estudo utilizou como tipologia a pesquisa diagnóstica para compreender o ambiente organizacional, os procedimentos, mecanismos e funções logísticas, principalmente as de exportação utilizadas pela organização.

Como instrumento de coleta de dados foi utilizado: reuniões e entrevistas com diretores, gerentes, supervisores e outros colaboradores, consultas aos documentos internos da organização além da observação assistemática.

5 . Análise dos dados da pesquisa :

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Utilizando o método Porter, que permite analisar o contexto competitivo da empresa, para identificar as forças competitivas e sugerir estratégias, pudemos perceber que as vantagens que contribuem para a aceitação do seu produto no mercado interno são: qualidade, preço, pontualidade na entrega e assistência técnica.

Essas vantagens podem ser aproveitadas também para o mercado externo, faltando para isso modernização no sistema de informações gerencias e conhecimento técnico nas atividades logísticas internacionais para que a meta planejada para a expansão dos negócios seja atendida com êxito.

Foi constatado que a empresa não capacitou seus gestores e nem modernizou o setor logístico para poder competir no mercado internacional. É necessário um suporte mais avançado para melhorar a gestão de negócios internacionais, principalmente na área das atividades logísticas.

As atividades relacionadas com a logística da empresa não têm interação com departamento de compras, uma vez que Compras e Planejamento deveriam se encarregar de planejar: demanda/capacidade/inventário, de onde as informações disponíveis viriam dos planos de Vendas/Produção/Compras.

Notou-se, também a falta de alinhamento organizacional da empresa, implicando na falta de sinergia para gestão dos negócios de exportação.

O produto teve boa aceitação pelo importador, mas só isso não basta para que a empresa seja bem sucedida. O produto pode ser excelente, porém se não chegar ao cliente nos prazos previstos, a concorrência poderá fazê-lo antes. O sistema de transporte e distribuição da produção são fatores essenciais para a manutenção da competitividade da empresa e nesse quesito a empresa necessita de melhoras, pois sua frota atual atende bem apenas a demanda interna.

Porém as eventuais falhas devem ser consideradas desafios contínuos que podem ser sanados à medida que a empresa toma conhecimento das principais ferramentas tecnológicas existentes no mercado e opte por aquela que melhor se adéqüe ao seu estilo de negócio.

6- 6- Sugestões:Sugestões:

De posse das informações necessárias já é possível elencar uma série de sugestões que poderão ser adotadas pela empresa para sanar as ameaças que atrapalham a realização das estratégias adotadas para a expansão dos negócios.

Embora se tenha identificado alguns entraves organizacionais, optou-se, neste projeto, àqueles referentes ao setor logístico, que no momento é o que mais necessita de cuidados.

Principais sugestões:

Implantar sistema de materiais de forma integrada nos setores compras/vendas/produção com elaboração de relatórios estatísticos periódicos.

Implantar programas com planilhas e bancos de dados com catálogos de fornecedores.

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Aproveitamento dos inúmeros benefícios da tecnologia, com a implantação de modernos sistemas e softwares para controle estoque/produção/armazenagem, solucionando problemas com inventário e espaço.

Implantar sistema de gestão de qualidade Implantação, na área de operações de logística, de programas com informações avançadas,

para assessorar as operações logísticas a nível internacional, tais como: documentação, seguros e transportes, alinhando tecnologia com objetivos de negócio.

É necessário se manter alerta para as mudanças que influenciam os consumidores, mesmo que no momento a margem de lucro seja razoável, pois o mercado é flexível e as motivações e necessidades dos consumidores se alteram.

Enfim, para fazer parte deste mundo globalizado e competitivo, de hoje, não é possível imaginar a realidade da empresa sem um bom sistema de informações gerenciais para a logística de exportação.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

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CHIAVENATO, Idalberto. Administração: Teoria, Processo e Prática. 3. ed. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2000.

DE SORDI José Osvaldo, MEIRELES Manuel Administração de Sistemas de informação, uma abordagem interativa. ed. Saraiva, 2010.

FARIA, Carlos Alberto de: Vantagens competitivas: o que e como? Disponível em: http://www.merkatus.com.br/10_boletim/index.htm .

O’BRIEN, James A. Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da internet. 2. ed. – São Paulo: Saraiva, 2004.

REZENDE, Denis Alcides Engenharia de software e sistemas de informação. Rio de Janeiro: Brasport, 1999.

_________. Sistemas de informação organizacionais guia prático para projetos em cursos de administração, contabilidade, informática. 3ed. São Paulo: Atlas, 2008