universidade candido mendes pÓs-graduaÇÃo … · compostas por serviços atípicos e diversos na...
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
A IMPORTÂNCIA DO DELINEAMENTO DAS OBRAS, NO
PLANEJAMENTO E CONTROLE INDUSTRIAL NA ÁREA DE
REPARO NAVAL.
Por: Alberto Ponce
Orientadora
Prof. Dr. ANA CLAUDIA MORRISSY
Rio de Janeiro
2010
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
A IMPORTÂNCIA DO DELINEAMENTO DAS OBRAS, NO
PLANEJAMENTO E CONTROLE INDUSTRIAL NA ÁREA DE
REPARO NAVAL.
Apresentação de monografia à
Universidade Candido Mendes como
requisito parcial para obtenção do grau de
especialista em Pós Graduação “Latu
Sensu” em Engenharia de Produção
Por: Alberto Ponce
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AGRADECIMENTOS
...a Deus em primeiro lugar, pela
capacidade e força que me deu para
atingir este objetivo, a minha esposa
Rosamy e minha filha Isabela que
tiveram a sabedoria de me ladear neste
projeto e a Prof.ª Ana Claudia,
orientadora deste conceituado Instituto.
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DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho à memória de
meus pais, Alberto e Eliza, que tanto
investiram em minha formação aca-
dêmica, profissional e pessoal.
5
RESUMO
Há muitos anos vem se abordando o assunto planejamento, com
enfoques semelhantes, que visam, de uma forma ou outra, aprimorar os
métodos e processos desta etapa do processo produtivo de uma empresa.
Muito já foi feito em sistemas e programas desenvolvidos como o MS-
Project e mais recentemente o Primavera que são largamente utilizados e
eficientes em suas aplicações.
Fato e notório é que dispomos atualmente de diversos sistemas
informatizados ou não, de planejar. Mas planejar o que? Lógico que todos
estes métodos, só serão eficientes se os dados que os alimentam tiverem um
grau de confiabilidade em conformidade com o resultado que se espera.
Para isto é que existe uma atividade, que quase sempre é delegada a
um segundo plano, mas que é a pedra fundamental da atividade planejar ou
controlar uma obra – o delineamento. Esta é a atividade que definirá a obra
previamente, estabelecendo tudo aquilo que se necessitará para executar a
mesma.
Portanto neste trabalho enfatizaremos o ato de delinear como a base, a
fundação, o alicerce de todo bom planejamento e controle de uma produção,
seja ela em série ou no caso mais específico que abordaremos, em obras
compostas por serviços atípicos e diversos na área de reparação naval.
Para tal serão analisados os aspectos primordiais do delineamento: a
mão de obra e o material necessário e os serviços a serem terceirizados.
.
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METODOLOGIA
Será usada a metodologia dissertativa, com base nos procedimentos e
normas internas do Departamento de Planejamento e Controle Industrial, do
Arsenal de Marinha do Rio de Janeiro, relativas aos processos de
delineamento, com observações feitas ao longo de vários anos, onde os
métodos usados foram sendo aperfeiçoados e informatizados, a fim de
proporcionar uma maior confiabilidade aos dados de planejamento. Outro
objetivo é subsidiar melhor a apuração dos fatos ocorridos durante as obras,
com informações que realimentem o processo, num ciclo vicioso de
atualização; além de consultas bibliográficas inerentes ao assunto como
Russomano (1996) e Tubino (1997). Cabe salientar que existe uma bibliografia
bastante farta afeta a processos de planejamento; o assunto delineamento,
isto é, a definição de dados para os processos de planejamento, conclui ser
raro.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I – Delineamento 10
CAPÍTULO II - Acompanhamento das obras 22
CAPÍTULO III – Apuração e análise dos dados 35
CAPÍTULO IV – Atualização de parâmetros 44
CONCLUSÃO 50
BIBLIOGRAFIA 52
ÍNDICE 53
FOLHA DE AVALIAÇÃO 55
8
INTRODUÇÃO
Ao analisarmos o conceito dado por RUSSOMANO (1996), verificamos
que o sistema de produção é um processo planejado, pelo qual os elementos
são transformados em produtos úteis, ou seja, utiliza todas as informações
disponíveis e as organiza de modo a fabricar produtos que atendam as
necessidades dos consumidores.
Já para TUBINO (1997, pág, 12), sistemas produtivos abrangem não só
a produção de bens, como também a de serviços. Nos dois casos, as
empresas lidam com vários problemas encontrados durante a previsão de
demandas, elaboração de cronogramas para a produção, planejamento e
acompanhamento dos estoques de materiais, motivação, treinamentos,
apuração dos dados reais de execução e outros. Com isso, segundo o mesmo
autor, “a eficiência de qualquer sistema produtivo depende da forma como
esses problemas são resolvidos”, TUBINO (1997, pág.14), ou seja, do
planejamento, da programação e do controle do sistema de produção.
Portanto conforme a visão dos autores citados podemos dizer que o
conhecimento detalhado do sistema de produção de uma empresa juntamente
com a experiência de quem o administra são itens essenciais para uma boa
produtividade de uma organização.
A grande experiência neste setor de planejamento na área de reparo
naval, ao longo de mais de trinta anos, mostrou-me que atualmente para
exercer suas funções, independentemente do sistema usado por cada
empresa, conforme as suas características, que podem atualmente ser
implementadas e operacionalizadas através do auxílio de sistemas tradicionais
ou mesmo informatizados, toda a base desta área de serviço está
fundamentada em um único banco de informações: o delineamento inicial das
obras a serem realizadas num determinado período de reparo, no caso, mais
especificamente, no período de manutenção de um navio.
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O delineamento é a fase do processo de planejamento, onde são
definidos por tipo de obra ou de solicitação feita pelo cliente, os três itens
básicos que irão compor tanto o orçamento bem como o planejamento de
execução dos serviços, permitir o acompanhamento da evolução da obra e a
correção de processos que porventura estejam sendo usados de forma
equivocada. A saber:
• Mão de obra – quantidade de horas e especialidades
• Material – quantidade e especificação de cada item
• Serviços a serem terceirizados.
Estes são os dados fundamentais para que se tenha a definição de:
• Custo e preço - orçamentos
• Prazos – cronogramas
• Formas de contratação – serviços terceirizados
Assim sendo, abordaremos o assunto de forma lógica e na mesma
seqüência de execução, na prática, das atividades, isto é, serão analisados os
seguintes tópicos:
• Delineamento – CAPÍTULO I – conceitos, determinação da mão de
obra, do material e dos serviços terceirizados.
• Acompanhamento das obras – CAPÍTULO II – apropriação de mão
de obra, material e serviços de terceiros realmente utilizados na
obra.
• Apuração e análise dos dados – CAPÍTULO III – controles da
apropriação da mão de obra, material e serviços terceirizados.
• Atualização dos parâmetros – CAPÍTULO IV – índices e serviços
padrões de delineamento.
10
CAPÍTULO I
DELINEAMENTO
...o meu Deus é o Deus dos impossíveis.
A implantação de um bom sistema de planejamento, em qualquer tipo
de empresa ou entidade, é sistemática e deve obedecer a um critério básico:
planejar, acompanhar e controlar a execução.
Observamos, portanto que a fase inicial, objetivo deste trabalho, é o
planejar, que para ocorrer é preciso que toda a obra, toda a forma de execução
prevista seja delineada, isto é, seja detalhada aos níveis desejados conforme o
vulto ou a importância dada àquela atividade.
1.1 – Conceitos.
Delineamento conforme definido pelo Dicionário do Aurélio
(http://www.dicionariodoaurelio.com, em 19/02/2010) significa: s.f. Ato ou efeito
de delinear. / Primeiro esboço ou projeto de uma obra. / Demarcação,
limitação, ou seja, delinear é o primeiro ato de descrever tudo que é necessário
para se atingir algum objetivo ou meta ou executar uma obra.
Basicamente, qualquer obra, atividade ou objetivo definido por uma
solicitação de um cliente, sempre será o resultado do somatório da utilização
de recursos humanos - mão de obra - mais recursos de materiais e de outros
recursos humanos especiais, os quais, por algum motivo, não dispomos
naquele momento, que associados irão gerar um orçamento e definirão o
prazo de execução da obra.
Em resumo, podemos explicitar conforme diagrama abaixo:
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Cabe observar que os pedidos de serviços emitidos pelo cliente, antes
de serem encaminhados pelo supervisor do delineamento aos delineadores –
profissional técnico responsável e especializado na elaboração dos
delineamentos – deverão ser analisados tecnicamente, verificando a
viabilidade de execução da obra pela empresa prestadora de serviço,
analisando também a conveniência de terceirizar o mesmo, intermediando a
contratação de uma outra empresa especializada.
Caso conclua na impossibilidade de executar ou mesmo contratar, o
supervisor deverá manter contato com seu cliente informando a sua posição e
devolvendo aquele pedido de serviço.
O setor de delineamento, a fim de facilitar e padronizar seus serviços
deve dispor em seus arquivos os seguintes documentos:
• Serviços padrões de delineamento.
• Tabela de índices para delineamento.
O primeiro servirá para que serviços que são repetitivos tenham sempre
a mesma base de orçamento, ou seja, caso solicitado em épocas diferentes ou
por clientes distintos, um mesmo serviço, a quantidade de mão de obra e de
material delineados será a mesma. O orçamento – valor em real, final – poderá
ser diferente devido à variação de preço da mão de obra e dos materiais,
imposta pelo mercado.
Cliente
Emite pedido de serviço
Produção
Define recursos: -Mão de obra -Material -M/O especial Elabora orçamento/ cronograma
Executa obra após aprovação pelo cliente, do orçamento e prazo proposto.
Delineamento
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O segundo item, Tabela de Índices, deverá ser usado em todos os
delineamentos, também com o mesmo objetivo, isto é, delineamentos
elaborados por técnicos diferentes para serviços semelhantes deverão
apresentar valores similares, senão iguais. Estas tabelas devem conter índices
de mão de obra com a produtividade de cada especialidade de atividades da
produção da empresa e de materiais tais como pesos por comprimento, pesos
específicos, quantidades por metro quadrado e outros que venham a
uniformizar a quantidade calculada de material para a execução de uma
determinada obra.
1.2 - Determinação da mão de obra.
O passo inicial da elaboração de um delineamento firma-se na definição
das diversas fases ou atividades que deverão ser executadas para se obter a
conclusão do serviço solicitado e em seguida no cálculo da quantidade de mão
de obra necessária para a execução de cada fase definida.
As informações inerentes ao serviço, devem ser obtidas com uma
vistoria prévia do local ou equipamento, onde a função do delineador é
determinar para cada fase da obra a quantidade de horas e o número de
operários que serão necessários para executar o serviço, isto para cada
especialidade envolvida (soldador, chapeador, mecânico, eletricista, etc.). Isto
feito deverão ser discriminadas claramente e de forma objetiva as atividades
que serão executadas pelo pessoal do setor de produção.
Esta função aparentemente simples é de suma importância que seja
feita de forma clara, pois a comunicação verbal diversas vezes é mal entendida
e no caso de uma empresa prestadora de serviços de reparos navais
normalmente é feito de forma escrita e eletronicamente, o que dificulta
sobremaneira o entendimento da ordem a ser executada, caso esta não esteja
bem definida. Nesta etapa é então formulado o primeiro documento elaborado:
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Ordem de Serviço (OS) – é endereçada ao pessoal do setor de produção da
empresa, responsável pela execução direta do serviço, daí ser tratada como
MÃO DE OBRA DIRETA.
As atividades devem ser mandatórias não deixando dúvidas ou
entendimentos paralelos, tendo-se por padrão de elaboração o uso de verbos
no infinitivo, como: soldar, montar, desligar, retirar....
Assim podemos indicar como exemplo de uma modelagem simples,
direta e que contenha todas as informações para a execução, o proposto
abaixo:
ORDEM DE SERVIÇO
CLIENTE Nº. OS DATA EXECUÇÃO
NT. MARAJO XX – YYYYY – ZZZZ / D 14/04/2010
TITULO REPARO DAS BOMBAS DE INCENDIO
OFICINA ATIVIDADE Nº.
OPERÁRIOS
QUANT. DE
HORAS
123 1- RETIRAR BOMBAS DE BORDO 2 2
456
2-REPARAR BOMBAS, EFETUANDO A
TROCA DOS PARAFUSOS E PORCAS DA
CARCAÇA E DO ROLAMENTO DO EIXO.
2 4
789 3- RECOLOCAR BOMBAS A BORDO 2 2
DELINEADOR ENGENHEIRO
Cabe observar que a determinação da quantidade de horas e do
número de operários que trabalharão naquela obra deve estar pautada nos
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índices de delineamento previamente estudados e em conformidade com a
produtividade da empresa.
Também poderão ser usados os delineamentos padrões caso seja um
serviço já executado anteriormente e com certa freqüência que justifique a sua
padronização.
Observando cada item do modelo proposto temos:
CLIENTE – deve indicar o nome do cliente para o qual será realizado o
serviço, mesmo que seja uma entidade interna.
Nº DA ORDEM DE SERVIÇO – a fim de que possa ser efetuado o controle de
todas as obras realizadas numa empresa, conseqüentemente ter-se um
histórico do planejamento e da apropriação da mão de obra disponível na
produção de bens ou serviços, é necessário que um sistema informatizado de
coleta desses dados seja implantado e daí a conveniência de um formato
numérico ou mesmo alfa-numérico do nº. da ordem de serviço para controle.
Este número deve identificar a maior quantidade de informações
possível de forma que ao se ler, já possamos saber as informações principais
da obra. Por exemplo:
XX – YYYYY – ZZZZ / D, onde poderiam significar:
XX........... Tipo de obra a ser realizada............ interna
Construção
Serviço
Período curto e outros
YYYYY...... Nº. do cliente/nome........................ Navio Tanque China ...... 2500
Submarino Tupi.............. 2600
Rebocador Tigre............. 2700
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ZZZZ........... Número da ordem de serviço, que deve ser um seqüencial ou
seqüência por tipo de serviço (estrutural...... 1000, 1001, 1002, máquinas.....
2000, 2001, 2002, eletricidade..... 3000, 3001, 3002 e assim por diante).
D................. Dígito verificador, determinado com cálculo matemático aplicado,
apenas para verificação da correção do número usado.
DATA DE EXECUÇÃO – conforme cronograma da obra, a data prevista para
execução daquela atividade.
TÍTULO – descrição sucinta da obra.
OFICINA - este campo deve ser indicador do tipo da especialidade profissional
que irá trabalhar naquela atividade. Preferencialmente deve ser alocado um
código numérico para cada oficina ou especialidade existente na empresa, a
fim de facilitar posteriormente o controle da apropriação da mão de obra.
ATIVIDADE – conforme já citado, este item da ordem de serviço é um dos
mais importantes e de difícil elaboração, pois requer que seja transmitido por
escrito uma ordem e que a mesma seja entendida exatamente como
planejado. Portanto ao descrever uma atividade devem ser escritas sempre no
infinitivo e com palavras objetivas e claras sem deixar qualquer dúvida ou
possibilidade de dupla interpretação pelo pessoal da produção.
Nº DE OPERÁRIOS – definição da quantidade de operários que trabalharão
naquela atividade simultaneamente.
Nº DE HORAS – definição da quantidade de horas (prazo) para execução
daquela atividade.
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Desta forma, qualquer profissional que receber a ordem de serviço para
executar uma determinada obra, poderá fazê-lo sem que haja necessidade de
um contato direto com seu elaborador.
1.3 - Determinação do material.
Da mesma forma que para a mão de obra, o delineador é o responsável
pela determinação de cada item de material necessário para se executar o
serviço solicitado.
Estes itens devem ser previstos com um procedimento que viabilize o
cumprimento dos prazos estabelecidos para conclusão da obra e que
acarretem no menor custo possível. De uma forma geral a regra básica pode
ser:
1º) especificar materiais e quantidades de itens que existam no estoque da
empresa – itens que sejam planejados, isto é, tenham estoque mínimo, ponto
de reposição, curvas de demanda e sejam adquiridos de forma rotineira e
sistemática pela empresa dando margem a boas negociações em termos de
preço e prazo de entrega.
2º) em alternativa, especificar materiais para compra que sejam
comercialmente viáveis – o que significa em outras palavras, definir materiais
que sejam de fácil aquisição e com quantidades conforme embalagens
comerciais padronizadas.
3º) Em última hipótese, especificar materiais que sejam de fabricação
especial conforme desenhos ou planos específicos àquela situação, o que de
acordo com a quantidade pretendida, se pequena, provavelmente acarretará
em custos elevados e prazos longos.
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Após a definição dos itens de material que será necessário para a
execução da obra, o delineador, seguindo o critério acima descrito elabora
uma Lista de Material (LM) que é associada à ordem de serviço já delineada e
deve discriminar exatamente qual material será usado em cada atividade que
será realizada na obra.
Um modelo simples e que contenha todas as informações para a
obtenção dos materiais pode ser como o exemplo abaixo:
LISTA DE MATERIAL
CLIENTE Nº. LM DATA EXECUÇÃO
NT. MARAJO XX – YYYYY – ZZZZ / D 14/04/2010
TITULO REPARO DAS BOMBAS DE INCENDIO
OFICINA ATIV CÓDIGO MATERIAL UF QUANT
123 1 --- --- ---
456 2 12345678 ESTOJO DE AÇO CARBONO ROSCA
TOTAL M-16 X 60 mm CLASSE 8.8 U 20
789 3 --- --- ---
DELINEADOR ENGENHEIRO
Este documento ao ser gerado, deve conter as mesmas referencias do
documento anterior, a ordem de serviço, que dá ao setor produtivo da empresa
a determinação de executar alguma obra. Assim teremos:
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ITEM DA LISTA DE MATERIAL CONCEITO
CLIENTE
Nº. DA LISTA DE MATERIAL
DATA DE EXECUÇÃO
TÍTULO
OFICINA
ATIVIDADE
DEVEM SER PREENCHIDOS
SIMULTANEAMENTE COM A ORDEM DE
SERVIÇO E COM AS MESMAS
INFORMAÇÕES
CÓDIGO
DEFINIDO PELO SETOR DE MATERIAL
RESPONSÁVEL PELO ESTOQUE DA
EMPRESA E DISPONIBILIZADO PARA O
SETOR DE DELINEAMENTO
MATERIAL
ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA DO PRODUTO
SUFICIENTE PARA QUE O SETOR
RESPONSÁVEL POSSA PROVIDENCIAR A
LIBERAÇÃO DO MATERIAL PELO ESTOQUE
OU A AQUISIÇÃO NO MERCADO.
QUANTIDADE
DEVE REFLETIR A NECESSIDADE DA
OBRA, RESPEITANDO-SE SEMPRE AS
EMBALAGENS DO PRODUTO ESTOCADO
OU QUE É OFERECIDO PELO MERCADO.
1.4 – Determinação dos serviços terceirizados.
Seguindo a mesma orientação dos itens anteriores, a determinação de
se terceirizar alguma atividade necessária à execução da obra, deve ser feita
pelo setor de planejamento da empresa, mais especificamente pelo delineador
do serviço. Tal decisão estará sempre pautada nas informações pertinentes ao
assunto e cujos motivos principais se delimitam basicamente a:
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• Não existência de funcionários capazes de executar a tarefa.
• Mão de obra insuficiente especializada na função.
• Necessidade de diminuir o prazo com acréscimo de recursos de mão
de obra.
Esta decisão, que deve ser tomada com antecedência suficiente que
permita a tramitação legal dos documentos para contratação de uma empresa,
em tempo hábil, precisa ser submetida à administração superior a fim de que a
viabilidade financeira seja analisada.
Neste aspecto há de se verificar o quão vantajoso será a contratação de
um terceiro em relação aos custos, prazos e preços apresentados ao cliente
final.
Sugere-se, portanto que antes de qualquer decisão efetiva sejam
observados:
a) Custo da contratação versus preço final da obra para o cliente, é
compensador?
b) Atividade a ser contratada pertence ao caminho critico da obra?
c) O atraso da obra sem a contratação causará algum dano material ou
político?
d) Existe a possibilidade de se refazer o cronograma da obra para o
mesmo prazo inicial ou com um atraso pequeno?
Estas e outras perguntas pertinentes ao setor de planejamento devem
ser respondidas e analisadas as respostas até que se esgotem todas as
possibilidades de não se contratar um serviço, ou seja, o uso bem planejado e
controlado dos recursos próprios da empresa deve ser sempre a opção
desejada.
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Tendo sido esgotados todos os recursos para evitar a contratação de
uma terceira empresa para execução da obra e cumprimento dos prazos, o
caminho seguinte é definir objetivamente o serviço a ser contratado.
Desta forma, novamente o delineador da obra deve estabelecer, com
subsídios do setor de produção, uma especificação técnica de contratação
onde deverão constar todos os requisitos básicos para o serviço. Alguns
destes requisitos são de maior relevância e podem ser citados como:
a) Definir o grau de qualificação do pessoal que será usado pela empresa.
b) Estabelecer prazos de execução, conforme cronograma inicial da obra.
c) Estabelecer responsabilidades, por exemplo, de quem será o
fornecimento do material e insumos necessários.
d) Determinar procedimentos de execução do serviço visando um grau de
qualidade compatível com o contratado com o cliente final.
e) Estabelecer as regras de controle de qualidade que serão adotadas
para certificar a conclusão do serviço ou de uma fase do mesmo.
f) Informar regras da empresa no tocante a equipamentos de proteção
individual.
g) Estabelecer horários de trabalho, almoço e possíveis horas extras.
h) Indicar setor da produção responsável pela contratação e fiscalização
da obra que fará o acompanhamento e orientação da execução.
Cabe ressaltar que deve ser atribuída a responsabilidade da contratação
ao setor de produção que será responsável pela fiscalização do serviço. Tal
atribuição deve-se ao fato de ser o mesmo, o setor especializado naquele tipo
de serviço e de ser quem ficará como fiscal da mesma , acompanhando,
controlando, definindo parâmetros da qualidade do serviço executado e quem
dará o “pronto” do serviço, possibilitando a firma contratada emitir sua fatura
conforme pré-estabelecido no contrato firmado.
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Da mesma forma que nos itens anteriores, mão de obra e material
deverá ser emitido um documento que será a – Ordem de Contratação de
Serviço (OCS). Como modelo básico também podemos indicar:
ORDEM DE CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO
CLIENTE Nº. OCS DATA EXECUÇÃO
NT. MARAJO XX – YYYYY – ZZZZ / D 14/10/2010
TITULO REPARO DAS BOMBAS DE INCENDIO
OFICINA ATIVIDADE TERCEIRIZADA PRAZO
(dias)
CUSTO
ESTIMADO
456
1- PROVIDENCIAR A CONTRATAÇÃO DE
FIRMA ESPECIALIZADA PARA REPARAR
OITO (8) BOMBAS, EFETUANDO A TROCA
DOS PARAFUSOS E PORCAS DA CARCAÇA
E DO ROLAMENTO DO EIXO CONFORME
ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA EM ANEXO.
10 R$ 1000,00
DELINEADOR
ENGENHEIRO
Cabe ressaltar que deve ser atribuída a responsabilidade da contratação
ao setor da produção que será responsável pela execução do serviço. Tal
atribuição deve-se ao fato de ser o mesmo, o setor especializado naquele tipo
de serviço e de ser quem ficará como fiscal da mesma , acompanhando,
controlando, definindo parâmetros da qualidade do serviço executado e quem
dará o “pronto” do serviço, possibilitando a firma contratada emitir sua fatura
conforme pré-estabelecido no contrato firmado.
22
CAPÍTULO I I
ACOMPANHAMENTO DAS OBRAS
Esta fase do planejamento é de suma importância para todo o processo
de delineamento. Nela estaremos verificando todo o cumprimento das
determinações feitas através da ordem de serviço, lista de material e ordem de
contração de serviços.
Cabe ao setor de planejamento realizar esta atividade de
acompanhamento, através de corpo técnico que não necessariamente será o
delineador da respectiva obra. Caso haja disponibilidade de mão de obra e o
próprio delineador possa executar esta tarefa, deverá haver um controle com
procedimento específico, sobre seu processo de trabalho, a fim de limitar seu
senso de crítica ao ocorrido – realizado pela produção – e aquilo que ele
planejou. Ou seja, em termos práticos uma terceira pessoa deveria ser o critico
do processo, assim analisando com isenção, tanto os números e dados
planejados, como os realizados.
2.1 Acompanhamento da apropriação de mão de obra.
Todas as atividades planejadas pelo delineamento devem ser de tal
forma, a permitir que seja feito um acompanhamento do que será gasto nas
mesmas pelos setores da produção. Para tal a empresa devera investir na
modelagem de um sistema de captação destes dados, para posterior analise.
No Arsenal de Marinha do Rio de Janeiro temos como experiência bem
sucedida a implantação de um sistema informatizado de apropriação de mão
de obra da produção, que se baseia basicamente em:
- toda mão de obra produtiva deve ser apropriada em ordens de serviço
conforme planejamento feito previamente. Logo se uma determinada oficina
dispõe de vinte (20) operários, por exemplo, no final de um período de cinco
(5) dias – uma semana – onde se trabalhou oito (8) horas por dia, deverá ser
23
apropriado: 20 op x 5 dias x 8hr/dia = 800hr, que foi o tempo disponibilizado
para aquele grupo naquele período.
Naturalmente, o tempo disponível para um determinado grupo, não
necessariamente será preenchido somente com trabalho. Situações poderão
ocorrer que estão fora do controle da oficina e do próprio operário, mas que
deverão também aparecer na apropriação a fim de permitir a análise do real
gasto no serviço. Como exemplo e demonstração destras situações, podemos
citar:
- faltas
- licenças médicas
- saídas particulares
- impedimento ao serviço
- falta de material
- falta de energia e outros
Assim poderemos chegar ao final de um período com a seguinte
conclusão:
- das oitocentas horas disponíveis para aquela oficina, foram apropriadas,
apenas seiscentas horas em atividades industriais (ordens de serviço) e o
restante foi usado em licenças médicas e por falta de energia. Para o
delineamento o que importa é aquilo que realmente foi apropriado na obra, ou
seja, as seiscentas horas, que deverão ser comparadas com a quantidade de
mão de obra planejada – delineada – para aquelas atividades, caso elas
estejam concluídas.
Para que toda esta mecânica funcione, devem ser definidos códigos,
preferencialmente com formatação similar ao número das ordens de serviço,
para que possa ser feita esta apuração dos dados. Como exemplo, podemos
ilustrar, como uma forma de controle, o quadro abaixo:
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CÓDIGOS DAS ATIVIDADES DE OCORRÊNCIAS
OCORRÊNCIA CÓDIGO DE APROPRIAÇÃO
(Nº. DA O/S)
FALTAS 88 XXXXX 0006
LICENÇAS MÉDICAS 55 99999 0004
SAÍDAS PARTICULARES 55 99999 0005
AVARIA EM MÁQUINAS 53 ZZZZZ 9915
FALTA DE MATERIAL 53 ZZZZZ 9911
FALTA DE ENERGIA 53 ZZZZZ 9912
O quadro abaixo apresenta como exemplo, os itens que são previstos
na área de estudo delimitada - Arsenal de Marinha do Rio de Janeiro:
TIPO OCORRÊNCIA Nº. da O/S DESCRIÇÃO
FÉRIAS 88 XXXXX 0008 Férias
FALTAS 88 XXXXX 0006 Faltas
55 99999 0005
Atrasos e saídas
antecipadas ou
ausências por motivo
particular OUTRAS
AUSÊNCIAS
55 99999 0006
Aposentadoria,
demissão,
transferência,
falecimento, etc..
55 99999 0004 Licença Médica
55 99999 0005 Consulta Médica OCORRÊNCIAS
MÉDICAS 55 99999 0012 Restrição Médica
55 99999 0008 Licenças legais
55 99999 0014 Licença Prêmio
AUSÊNCIAS
LICENÇAS
AMPARADAS POR
LEI 55 99999 0019 Repouso devido a
horário especial
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EXECUÇÃO DE
ATIVIDADE MILITAR 55 99999 0015 Atividade Militar
TRÂNSITO A
SERVIÇO 55 99999 0016
Viagens, a serviço ou
representação. AUSÊNCIAS
CESSÃO P/
ÓRGÃOS FEDERAIS 55 99999 0003 A disposição do TRE
91 XXXXX YYYY
Manutenção da
Capacidade
Operacional
94 XXXXX YYYY Apoio a outro órgão
98 XXXXX YYYY Apoio a obras civis
PEDIDO DE
SERVIÇO INTERNO
99 XXXXX YYYY Diversos
97 XXXXX 0200 Manutenção Fixa
97 XXXXX 0600 Manutenção
Acrescida
97 XXXXX 0300
Manutenção
Operacional (Ponte
Rolante)
MANUTENÇÃO
97 88888 0800
Manutenção
Operacional (Casa de
Bombas)
93 XXXXX0200
Controle / Apoio à
Programação (mão
de obra direta)
99 XXXXX 9971 a 9974
Serviços de Apoio ao
Processo (mão de
obra indireta-oficina)
APOIO AO
PROCESSO
99 XXXXX 9979
Serviços de Apoio ao
Processo (mão de
obra indireta - outros)
MÃO DE OBRA
NÃO FATURADA
TREINAMENTO 88 XXXXX 9994 Treinamento
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AGUARDANDO
PROGRAMAÇÃO 88 XXXXX 9999
Aguardando
Programação
53 ZZZZZ 9910 Problemas Técnicos
53 ZZZZZ 9911 Problemas de
Material
53 ZZZZZ 9912 Falta de energia
elétrica
53 ZZZZZ 9913 Falta de
acetileno/oxigênio
53 ZZZZZ 9914 Falta de ar
comprimido
53 ZZZZZ 9915 Avaria em máquina
53 ZZZZZ 9916 Área não liberada
pela segurança
53 ZZZZZ 9917 Ordem de fogo
53 ZZZZZ 9918 Movimentação de
navio
53 ZZZZZ 9919 Falta de apoio
53 ZZZZZ 9920 Chuva
53 ZZZZZ 9921 Falta de transporte
53 ZZZZZ 9922 Aguardando
guindaste
53 ZZZZZ 9923 Problemas com
ferramentas
53 ZZZZZ 9924 Área não liberada
pelo Cliente
IMPREVISTOS
53 ZZZZZ 9925 Falta de equipamento
de proteção
RETRABALHO 58 ZZZZZ 9999 Retrabalho - erro
55 99999 0003 Ida ao Banco
55 99999 0004 Ida ao Departamento
Pessoal
55 99999 0008 Saída antecipada
autorizada
55 99999 0011 Ida a outro órgão int
PERDAS DE MÃO
DE OBRA
AFASTAMENTO
AUTORIZADO
55 99999 0013 Troca de licença de
pagamento
27
92 XXXXX 0100
Paioleiros,
Ferramenteiros e
Operadores de Ponte
rolante.
92 XXXXX 0101 Mobilização /
desmobilização
92 ZZZZZ 0201
Produção p/ Processo em Atividade Industrial (Manutenção de luz provisória, transporte
de material)
PRODUÇÃO P/ PROCESSO
96 77777 YYYY Fabricação de
estoque
Observações:
a) Os códigos acima e algumas atividades foram descaracterizados a fim de manter a
integridade dos sistemas do Arsenal de Marinha do Rio de Janeiro.
a) Os códigos devem ter uma formação lógica a fim de facilitar a identificação da
ocorrência através do mesmo.
b) A diversidade de itens deve ser tanto quanto maior for o grau de necessidade de
identificação dos fatos que ocorrem na empresa.
Conforme podemos observar, a diversificação de itens e situações é
bastante extensa, fruto de um trabalho de análise feito ao longo de vários anos
e compatível com a complexidade da área de trabalho; atualmente com cerca de
3000 pessoas trabalhando entre a produção e serviços indiretos, o AMRJ conta
com um controle de apropriação de mão de obra bastante afinado e com
capacidade de apontar onde estão suas perdas e ganhos no uso de seus
recursos humanos.
A captação dos dados de apropriação deve ter um modelo adaptado às
características da empresa, sempre visando à objetividade das informações e
principalmente a realidade dos fatos ocorridos.
Um modelo resumido de formulário para apropriação de mão de obra,
pode ser sugerido como:
28
PAPELETA DE PROGRAMAÇÃO DE OBRA
Nº. DA O/S DATA OPERARIO HORA
INÍCIO
HORA
TÉRMINO
TOTAL
APROPRIADO
XX-XXX-XXXX/D A 7:30 16:30 8
YY-YYY-YYYY/D 7:30 12:00 4,5
ZZ-ZZZ=ZZZZ/D
DD/MM/AA B
13:00 16:30 3,5
TÉCNICO ENGENHEIRO
Estas papeletas de programação terão como função básica:
a) Autorizar a execução de uma atividade
b) Servir de controle de freqüência do operário, isto é, ele precisa
preencher suas horas trabalhadas ou não, para fazer jus à remuneração
do seu dia de trabalho.
c) Depois de preenchidas e verificadas pelo técnico e engenheiro
responsável por aquela turma ou grupo de operários, deve ser
processada no sistema informatizado, para emissão de relatórios
gerenciais que serão emitidos através do setor de planejamento.
2.2 Acompanhamento da apropriação de material.
Da mesma forma que os recursos humanos, abordado no item anterior,
os materiais usados nas obras realizadas por uma empresa devem ser
controlados e administrados em função daquilo que efetivamente foi planejado.
Assim voltamos ao ponto básico da fundamentação deste trabalho, ou
seja, há necessidade de termos um delineamento prévio, pelo qual foi feito
todo um planejamento, definido prazos e custos, em função também dos
materiais necessários para se executar o serviço.
29
É lógico e evidente que de acordo com o projeto que será realizado, a
complexidade dos materiais poderá ser maior ou menor. Daí a importância de
ao delinearmos a execução da obra, façamos a especificação dos produtos
não de forma individual e aleatória. Os produtos que serão utilizados afetam
diretamente o projeto como um todo, ou seja, afeta prazo, custo e o grau de
dificuldade de execução da obra e conseqüentemente o seu acompanhamento
e administração.
Para o controle da movimentação dos materiais de um projeto, assim
como no controle da mão da obra, existem diversos sistemas informatizados
ou não, que podem ser aplicados, devendo ser compatível com a empresa
prestadora do serviço.
Num processamento lógico, como exemplo, temos o fluxo abaixo:
No ato em que a oficina, setor responsável pela execução, recebe o
material, fisicamente, cada item da lista de material base da requisição do
LISTA DE MATERIAL
(LM)
REQUISIÇÕES DE MATERIAL (RM) POR ITEM
DE LM
EXISTE NO
ESTOQUE?
RM ENVIADA PARA COMPRA
PAIOL LIBERA
MATERIAL P/ OFICINA
COMPRA MATERIAL
OFICINA EXECUTA
OBRA
S
N
30
mesmo, deve gerar um documento de contabilidade a fim de que o mesmo
seja processado no sistema que realizará o controle de toda movimentação
dos materiais utilizados.
Em resumo:
• Lista de material (LM) – conjunto de itens para execução do serviço.
• Requisição de material (RM) – documento relativo a cada item de
uma LM, que servirá para providenciá-lo.
• Documento de contabilidade (DOC) – gerado no ato do recebimento
do material pela oficina, que será processado no sistema.
O modelo deve estar compatível com o sistema implantado na empresa,
sendo um formato de DOC, para exemplificar, o mostrado abaixo:
DOCUMENTO DE CONTABILIDADE DE MATERIAL
CLIENTE Nº. LISTA DE MATERIAL DATA
EXECUÇÃO RM Nº. DOC Nº.
NT. MARAJO XX – YYYYY – ZZZZ / D 14/04/2010 1552 5875
TITULO REPARO DAS BOMBAS DE INCENDIO
QUANT OFICINA
RECEBEDORA ATIV CÓDIGO MATERIAL UF
PLAN REAL
456 2 12345678 ESTOJO DE AÇO CARBONO ROSCA TOTAL
M-16 X 60 mm CLASSE 8.8 U 20 20
DATA
FORNECEDOR PAIOL A85 ou nome da
firma fornecedora 10/04/2010
CUSTO R$ 30,00 28,00
PAIOLEIRO RECEBEDOR
31
Com este documento processado teremos apropriado através do DOC
5875 na ordem de serviço nº. XX – YYYYY – ZZZZ / D, relativo à RM 1552, 20 U
de estojos, cujo código interno é 12345678, ao custo total de R$28,00, enquanto
que havia sido planejado R$ 30,00, no orçamento – delineamento – inicial,
apresentado ao cliente; tendo o material sido fornecido por um paiol da
empresa, isto é, havia saldo no estoque para atendimento da requisição.Caso
não houvesse, o campo de FORNECEDOR, seria preenchido com o nome da
firma que vendeu o material.
Repare que se para cada item das listas de material emitido pelo
planejamento – delineamento - tivermos este procedimento, ao final da obra
poderemos informar com um grau de acerto bem elevado, vários índices e
fatores relativos à obra:
- custo do material gasto – apropriado - na obra.
- custo planejado do material.
- itens fornecidos pelo estoque da empresa.
- itens adquiridos.
- data de cada requisição.
- data de cada aquisição.
2.3 Acompanhamento dos serviços terceirizados.
Esta fase do acompanhamento possui uma complexidade maior, tendo
em vista que os dados são em sua maioria obtidos através de observações
pessoais do fiscal do contrato firmado e tem um grau de subjetividade grande
nas informações fornecidas.
Desta forma há de se definir um processo, em conformidade com o
contrato feito com a empresa terceirizada, a fim de permitir que os eventos
fixados como parâmetros de medição do andamento do serviço contratado,
sejam o mais exato e objetivo possível.
32
Assim, o controle das atividades contratadas, deve ser realizado num
cronograma de eventos físico-financeiros, para cada fase da obra, claro e
objetivo. Neste devemos ter dados fixos ligados a etapas ou atividades
específicas com as datas planejadas e as reais, os percentuais estipulados
para cada uma e ao final o “de acordo” do fiscal do contrato que avalizara a
execução do serviço daquele evento ou total e consequentemente autorizará o
pagamento do mesmo.
Estas informações devem ser processadas periodicamente no sistema
de apropriação de custos da empresa, de forma que a nível gerencial possa
ser dada uma visão do andamento do serviço assim como em relação ao
desembolso que a empresa fez até aquela data.
Mais uma vez está caracterizado e demonstrado a necessidade e a
importância do delineamento inicial da obra ter um grau de precisão o mais
próximo possível da realidade. A estimativa do custo, proveniente do
delineamento, será neste momento avaliada, isto é, o valor estimado
correspondeu ao real gasto com a contratação? As premissas utilizadas
quando do delineamento devem ser parte integrante do contrato firmado com a
empresa que irá executar o serviço a fim de que a analise final pelo fiscal da
obra possa ter a mesma base de comparação.
Nesta discriminação cabe frisar que quanto mais detalhado for o escopo
do contrato, mais difícil será o acompanhamento e consequentemente mais
oneroso. Portanto o custo-benefício deste acompanhamento deve ser levado
em conta na hora da elaboração dos termos contratuais.
Um modelo básico, como exemplo, para acompanhamento dos serviços
contratados pode ser conforme demonstrado abaixo:
33
DOCUMENTO DE CONTABILIDADE DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS
CLIENTE Nº. ORDEM DE CONTRATAÇÃO
DE SERVIÇO DATA EXECUÇÃO
NT. MARAJO XX – YYYYY – ZZZZ / D 14/10/2010
TITULO REPARO DAS BOMBAS DE INCENDIO
OFICINA ATIVIDADE TERCEIRIZADA PRAZO
(dias)
Nº.
RST
CUSTO
ESTIMADO
456
1- REPARAR OITO (8) BOMBAS,
EFETUANDO A TROCA DOS PARAFUSOS
E PORCAS DA CARCAÇA E DO
ROLAMENTO DO EIXO CONFORME
ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA EM ANEXO.
10 8888 R$ 1000,00
DATA ATIVIDADE EVENTO %
PLAN
PREÇO
(R$)
%
REAL
P 14/10/10
R RETIRAR BOMBA DE BORDO 1º 10 100,00
P 16/10/10
R REPARAR BOMBA 2º 20 200,00
P 19/10/10
R REINSTALAR BOMBA A BORDO 3º 20 200,00
P 21/10/10
R TESTE DE FUNCIONAMENTO 4º 20 200,00
P 23/10/10
R APROVAÇÃO DO SERVIÇO 5º 30 300,00
P 23/10/10 FISCAL
VALOR A SER
PAGO (R$)
DATA
FINAL R
Neste módulo de acompanhamento é bom frisar a necessidade da
existência de um procedimento de trabalho para o fiscal de contrato, definido
pela administração da empresa, a fim de uniformizar as avaliações que serão
feitas sobre o andamento das diversas obras contratadas. A isenção e
neutralidade por parte do avaliador são fundamentais para a correção dos
34
processos e o respaldo legal das solicitações de retrabalho, de teste, para as
aprovações e reprovações e mesmo para os pagamentos autorizados.
35
CAPÍTULO III
APURAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS
Com base nos processos de delineamento e acompanhamento das
obras citados nos capítulos anteriores, é necessário que o setor de
planejamento emita relatórios gerenciais ou a nível de consulta, pelas oficinas
e pelo próprio planejamento. O objetivo é ser constatado os fatos verificados e
para que medidas preventivas ou corretivas sejam tomadas, para que o
planejamento inicial continue como a meta estabelecida ou que seja feito um
replanejamento da obra com novos cronogramas e datas de conclusão do
serviço.
Estes relatórios devem ser emitidos periodicamente de acordo com os
processos da empresa de forma a subsidiar as tomadas de decisão,
fechamentos de projetos, acompanhamento das obras,
De uma forma bastante prática e objetiva podemos definir como
modelos principais de relatórios:
MÃO DE OBRA MATERIAL SERVIÇOS TERCEIRIZADOS
POR PROJETO
POR ORDEM DE SERVIÇO
POR ATIVIDADE POR ORDEM DE SERVIÇO
POR OFICINA POR ORDEM
DE SERVIÇO
POR PERÍODO E POR ORDEM DE SERVIÇO
36
Por definição, temos:
• Projeto é composto por varias ordens de serviço
• Ordem de serviço pode ser composta por uma ou varias atividades
• Cada atividade é realizada por uma oficina
• Cada atividade pode estar associada a um ou mais itens de material
• Cada ordem de serviço pode estar associada a uma ou mais
contratações
3.1 Controle da mão de obra
Como modelo básico dos relatórios de analise podemos citar, com base
no nosso campo de atuação, delimitado pelos processos utilizados no Arsenal
de Marinha do Rio de Janeiro.
I __/__/__ RELATORIO DE APROPRIAÇÃO DE MÃO DE OBRA DATA
F __/__/__
PROJETO Nº. DA OS OFIC ATIVID HH
DELIN
HH
APROP
%
DELIN/
APROP
%
FÍSICO
OBRA
456 1 104 80 77 20
228 2 24 0 0 0
170 3 8 0 0 0 ZZZZ/D
233 4 24 0 0 0
TOTAL DA OS 160 80 50 20
456 1 8 8 100 100
228 2 4 4 100 100 3333/D
170 3 8 8 100 100
TOTAL DA OS 20 20 100 100
170 1 32 16 50 50
228 2 24 12 50 50 2222/D
456 3 48 24 50 50
TOTAL DA OS 104 52 50 50
XX-YYYYY
TOTAL DO PROJETO 284 152 54
37
Este relatório a nível gerencial apresenta o andamento da obra em
termos de apropriação pelo setor produtivo, dando uma visão por ordem de
serviço e por projeto, do cumprimento dos prazos estabelecidos pelo
planejamento, definidos pela quantidade de homem-hora.
Os percentuais de mão de obra apropriada em relação ao delineado
devem ser analisados em conjunto com o percentual do andamento físico da
obra. No exemplo acima podemos notar que no caso da O/S ZZZZ/D apesar
de se ter uma apropriação de 50% das horas planejadas só houve uma
realização de 20% da obra. Este indicador é de suma importância para o
gerente da obra, pois traduz que a produtividade está bem abaixo do
planejado, o que poderá acarretar em atraso do cronograma geral do projeto.
Repare que ao final de uma determinada obra (ordem de serviço ou de
um projeto), o setor de delineamento terá uma visão de tudo que ocorreu em
relação ao planejado.
A quantidade de horas apropriadas, para que se tenha um controle
efetivo do andamento e da apropriação, não pode ficar aberta a qualquer valor,
ou seja, deve-se impor um limitador para a apropriação, que dependendo do
tipo de empresa pode variar. Como modelo podemos citar, o que a pratica
indica:
• Quando o percentual APROP / DELIN atingir 50% , gerente deve
verificar andamento físico da obra. Se menor que 50% devemos
contatar setor da produção para saber se existe algum problema
• Quando o percentual APROP / DELIN atingir 75% , gerente deve
ficar alerta e verificar andamento físico da obra. Se menor que 75%
devemos intervir a fim de minimizar conseqüências ou possíveis
atrasos do cronograma
38
• Quando o percentual APROP / DELIN atingir 115% - este valor
deve ser fixado pela alta administração da empresa, pois pode representar
prejuízo financeiro - o sistema não pode mais permitir a apropriação, devendo
o responsável pelo setor produtivo se justificar dos valores apropriados em
conjunto com o setor de planejamento, perante o gerente da obra.
Este relatório, ao final de um projeto, deverá obrigatoriamente ser
analisado pelo setor de delineamento, mais especificamente, se houver na
empresa, pelo grupo de padronização e índices da área de planejamento.
Esta analise servira para que as tabelas de índices usadas sejam reavaliadas
ou a fim de propor ao setor produtivo, responsável pela execução das obras,
alterações de procedimento visando o aumento da produtividade, com a
finalidade básica de reduzir custos.
O modelo de relatório descrito acima é apenas uma das variações
possíveis de apresentação dos dados coletados durante o decorrer da obra.
Naturalmente, na modelagem do sistema de captação e processamento de
informações, cada setor interno e envolvido com a produção da empresa
deverá ser consultado e opinar a respeito das informações que precisa.
Uma das falhas que é muito freqüente na criação de um sistema de
processamento de dados está justamente na falta de comunicação entre os
órgãos envolvidos diretamente no processo e o setor que esta implantando o
sistema. Cabe ao gerente do projeto viabilizar e promover esta integração a fim
de que o trabalho desenvolvido atenda a todas as expectativas dos usuários do
mesmo.
3.2 Controle do material.
Seguindo o mesmo raciocínio adotado para o controle da mão de obra,
precisaremos ter um sistema que viabilize o acompanhamento de todo o
material envolvido numa obra.
39
Este sistema deve vislumbrar no mínimo os fatores que mais influenciam
no cumprimento dos prazos e também no que diz respeito a custos. Daí
concluirmos que no caso de material o controle deve ser físico-financeiro.
Mais uma vez o setor de delineamento tem importância vital no processo
de planejamento, conforme já citado anteriormente, sendo seu trabalho inicial a
base de todo processo produtivo.
Também como modelo básico de controle, podemos exemplificar com o
relatório abaixo:
I) Nível Gerencial – custos.
CONTROLE DE APROPRIAÇÃO DE CUSTOS DE MATERIAL
PROJETO NT. MARAJO - XX-YYYYY DATA __/__/__
ORDEM
DE
SERVIÇO
DESCRIÇÃO ITEM
LM
TOTAL
AUTORIZADO
(R$)
TOTAL
UTILIZADO
(R$)
SALDO
EM O/S
(R$)
ZZZZ/D REPARO DAS BOMBAS
DE INCENDIO 1 30,00 28,00 2,00
1 100,00 120,00 -20,00
2 50,00 50,00 0,00 FABRICAÇÃO DE TRES
BASES DO CONVES 01 3 2000,00 1800,00 200,00
3333/D
TOTAL DA O/S 2150,00 1970,00 180,00
1 1250,00 1500,00 -250,00 REPARO DO MCP1
2 550,00 600,00 -50,00 2222/D
TOTAL DA O/S 1800,00 2100,00 -300,00
TOTAL DO PROJETO 3950,00 4070,00 -120,00
Com este tipo de informação a nível gerencial, há de se ter um controle
dos custos de material por projeto e por ordem de serviço. Isto facilitará a
interferência no momento certo para que no final da obra possa ser obtida a
40
meta inicial ou para que haja uma renegociação com o cliente, caso o contrato
firmado inicialmente permita. Este é um fato comum de ocorrer e deve ser
previsto nos termos contratuais, que motivações alheias ao controle da
empresa, como variações de índices governamentais, alterações cambiais
significativas, problemas setoriais de fornecedores e outros possam ser motivo
de uma readequação dos valores firmados inicialmente.
II) Acompanhamento item a item por ordem de serviço.
DATA: RELATÓRIO DE REQUISIÇÕES DE MATERIAL POR ORDEM DE SERVIÇO
__/__/__
Nº. O/S XX-YYYYY-3333/D PERÍODO __/__/__ A __/__/__
Nº.
DOC Nº.
RM
DATA
RM
CÓDIGO
MAT DESCRIÇÃO
QUANT.
RM UF
(R$)
RM DATA
QUANT.
DOC
(R$)
DOC
5875 1552 1/6/10 12345678
ESTOJO DE
AÇO... 20 U 30,00
15/10
20 28,00
9587 1553 5/6/10 85794868
REBITE
CEGO ABA...
500 U 50,00
12/09
50 50,00
5846 1554 3/5/10 24516738
CHAPA DE
AÇO CARB...
50 KG 200,00
12/09
50 220,00
4124 1555 4/6/10 54879624
PORCA DE
AÇO CARB...
20 U 15,00
12/10
20 12,00
4587 1558 2/5/10 54876142
LATÃO
NAVAL EM
BARRA...
5 KG 150,00
08/10
5 180,00
TOTAL DA ORDEM DE SERVIÇO 445,00 490,00
TOTAL DO PROJETO 445,00 490,00
41
Neste relatório temos uma visão por ordem de serviço e
consequentemente por projeto de cada item delineado. Nele sabemos se toda a
quantidade prevista foi retirada pela oficina e se os valores estimados e que
serviram de subsídio para orçamento, foram diferentes do real praticado.
Este tipo de informação é bastante importante para o setor de
delineamento, pois traduz sua deficiência ou não na estimativa dos custos. Pode
indicar também o uso de algum item não previsto, o que deverá ser fruto de
pesquisa a fim de verificar se não houve alguma alteração do escopo definido
na O/S e que não estava planejado ou algum erro do delineamento.
3.3 Controle dos serviços terceirizados.
De forma similar aos materiais, fruto do acompanhamento dos serviços
terceirizados deve ser emitido periodicamente relatório que permita uma
análise dos fatos ocorridos, tanto no que diz respeito ao aspecto financeiro
como físico.
Como já citamos anteriormente as informações de terceiros são, de uma
forma geral, subjetivas e devem sofrer um acompanhamento e controle
bastante rigoroso, por órgão isento e não partícipe diretamente do processo.
De qualquer forma a responsabilidade será sempre do fiscal de contrato
indicado pelo gerente da obra, que normalmente devera ser alguém do setor
produtivo da empresa e que detenha o conhecimento técnico da atividade
contratada.
Este relatório deve contemplar informações por ordem de serviço
informando no mínimo datas e valores planejados e reais.
42
Como modelo podemos indicar o quadro abaixo que apresenta os dados
de uma ordem de serviço e no final um somatório correspondente a todas que
compõe o projeto:
DATA: RELATÓRIO DE REQUISIÇÕES DE SERVIÇOS DE TERCEIROS (RST)
POR ORDEM DE SERVIÇO __/__/__
Nº. O/S XX-YYYYY-3333/D PERÍODO __/__/__ A __/__/__
Nº.
DOC Nº.
RST
DATA
RST DESCRIÇÃO
DATA
PLANEJ (R$) RST
DATA
DATA
REAL
(R$)
DOC
5684
8888 14/06/
2010
REPARAR OITO (8)
BOMBAS, EFETUANDO A
TROCA DOS PARAFUSOS
E PORCAS DA CARCAÇA
E DO ROLAMENTO DO
EIXO CONFORME
ESPECIFICAÇÃO
TÉCNICA EM ANEXO.
14/10/
2010 1000,00
12/10
10/10/
2010 1000,00
8889 14/07/
2010
FABRICAÇÃO DE TRES(3)
BASES PARA
EQUIPAMENTOS DO
CONVES 01 CONFORME
PLANO 3455-PLO-867
14/11/
2010 250,00
TOTAL DA ORDEM DE SERVIÇO 1250,00 1000,00
TOTAL DO PROJETO 1250,00 1000,00
Neste capítulo podemos observar as diversas etapas de controle dos
três atributos principais da execução de uma obra: mão de obra, material e
serviços terceirizados.
43
Foram apresentados diversos modelos de documentos de captação de
dados, acompanhamento das obras e de relatórios que mostram os valores
planejados e reais de cada ordem de serviço e do projeto.
Naturalmente que estes modelos são apenas sugestões e que para
cada empresa e caso estudado deverá ser feita análise minuciosa das
necessidades de cada setor envolvido estabelecendo o modelo ideal, ou seja:
Modelo ideal = apresenta somente o que é necessário, nada a mais.
Nunca devemos esquecer que cada informação, cada dado constante
de um relatório tem um custo para a empresa, logo deve ser visto com
bastante sensibilidade aquilo que realmente é necessário. Se o custo da
informação for muito alto, há de se pensar duas vezes para adotá-la.
44
CAPÍTULO IV
ATUALIZAÇÃO DE PARÂMETROS
Este capítulo tem por finalidade demonstrar a importância dos dados
obtidos durante a realização de uma obra, qualquer que seja sua dimensão.
Um fator que quase sempre, assim como o ato de delinear, é
desprezado na maioria dos estudos e processos de planejamento, a
atualização dos parâmetros quase nunca é abordada, não merecendo o
cuidado e a atenção, que é tão necessário.
4.1 Índices de delineamento
Todo o planejamento de uma obra ou de um projeto, conforme já
demonstrado é fruto da definição inicial dos parâmetros necessários a sua
execução, quais sejam: mão de obra, material e serviços terceirizados.
Estes por sua vez para serem definidos precisam de índices ou dados
que traduzam a produtividade e a capacidade da empresa onde será feito o
serviço.
Assim após cada obra ou projeto todos os valores estimados pelo setor
de delineamento deverão ser reanalisados em função da real apropriação pelo
setor produtivo, sendo necessário:
• Alterar o índice de delineamento ou
• Alterar o processo produtivo para atender ao índice delineado
Esta decisão deve ser fruto de análise critica, com visão ampla do
processo, isto é, os valores planejados não podem simplesmente ser alterados
45
com base no que foi gasto. Há de se verificar a implicação da modificação no
aspecto financeiro – custos – e de tempo – prazos.
Nas tabelas abaixo exemplificaremos alguns índices de delineamento,
muito comuns em estimativas de custo de forma macro:
a) Para mão de obra:
ÍNDICES DE MÃO DE OBRA P/ DELINEAMENTO
ATIVIDADE ÍNDICE (*)
FABRICAÇÃO ESTRUTURAL
EM AÇO 250 HH/TON
RETIRADA, FABRICAÇÃO E
INSTALAÇÃO DE REDES ATE
4 POL.
4HH/M
PINTURA DE AREAS
EXTERNAS 20M²/H
PINTURA DE AREAS
INTERNAS 10M²/H
FABRICAÇÃO ESTRUTURAL
EM ALUMÍNIO 400 HH/TON
TRATAMENTO MECANICO DE
AREAS EXTERNAS 10M²/H
46
b) Para materiais:
ÍNDICES DE MATERIAL P/ DELINEAMENTO
MATERIAL ÍNDICE (*)
ELETRODO P/ CHAPAS E PERFIS 5% DO PESO
TINTAS 15M²/LITRO
SOLVENTES 10%/ LITRO DE TINTA
(*) índices citados como exemplo, cada empresa deve fixar os valores
conforme sua produtividade real ou pretendida.
Estes valores estabelecidos como índices padrões da empresa devem
estar em concordância também com a média do mercado prestador daquele
tipo de serviço. Portanto devem ser calculados com muita consciência uma vez
que um valor mal definido pode ser a razão da não execução de uma
determinada obra e conseqüentemente de um prejuízo.
O fato de o setor produtivo ter apropriado mais mão de obra ou ter gasto
mais material do que o planejado pelo delineamento, não quer dizer que os
índices estão incorretos ou que a produção errou. Pode ser que o processo
usado pela oficina não tenha correspondido ao que foi previsto ou mesmo
algum fator externo pode ter interferido no processo e causado um consumo
maior ou inadequado.
47
Portanto tão importante quanto estabelecer os índices de delineamento
é acompanhar a produtividade na execução das obras e realimentar os
parâmetros utilizados, num círculo vicioso e sistemático que produza com isso
uma busca incessante pelo ótimo.
Esta fase do processo deve ser desempenhada imediatamente após o
recebimento dos relatórios de apropriação de uma determinada obra que foi
concluída, preferencialmente por equipe especializada e neutra ao processo de
delineamento e produção.
Normalmente este grupo é constituído por profissionais experientes e
com conhecimento de toda a empresa a fim de poder julgar de forma não
tendenciosa e propor a ação a ser tomada em função dos fatos constatados.
Assim os índices de delineamento usados para elaboração do orçamento
inicial e das ordens de serviço e listas de material, na fase posterior, serão
avaliados e corrigidos se necessário.
Caberá também a este grupo propor alterações no processo de
execução da obra, definindo métodos, equipamentos, fluxos ou outro item que
seja conveniente, para que possam ser mantidos os índices de delineamento e
com isto se consiga uma diminuição dos valores apropriados, nas obras
futuras e consequentemente uma redução dos custos.
4.2 Serviços padrões.
Da mesma forma que os índices de delineamento são definidos e pré-
calculados em conformidade com a produtividade do setor produtivo da
empresa, existem serviços que se repetem e cujos delineamentos podem estar
prontos em um banco de dados.
Serviços como o reparo de equipamentos, válvulas e motores, por
exemplo, que são iguais e que sempre são solicitados em cada período de
48
manutenção, fazem parte de um grupo de itens que podem ter seu
delineamento já preparado, ou seja:
• Ordem de serviço – atividades já definidas com respectivas
quantidades de mão de obra e as especialidades que nela
trabalharão
• Listas de material – com especificações, quantidades necessárias,
unidades de fornecimento e embalagens.
• Serviços terceirizados – itens a serem contratados com escopo do
serviço definido.
Neste caso o único trabalho que se terá , quando for solicitado algum
destes itens, será o de atualizar os preços dos insumos que compõe o
orçamento. O objetivo básico destes serviços padronizados é agilizar a
resposta aos pedidos de serviços enviados pelos clientes, de forma a se ter
uma resposta rápida e exata, no que se refere a preços e prazos. Mais
especificamente no caso dos reparos navais, existem rotinas pré definidas, que
de acordo com o tipo de reparo, chegam a cerca de centenas de itens que
sempre são executados.
A grande vantagem de se ter estes itens já padronizados está em:
• Orçamentos com mesma base de dados
• Prazos iguais em períodos diferentes
• Velocidade na resposta as solicitações
• Aprimoramento constante do planejamento
E assim como procedemos com nossos índices, estes serviços
padronizados devem ser reavaliados após a conclusão das obras, em função
daquilo que foi apropriado. Neste caso devem ser verificados não somente os
índices usados na previsão, mas também a seqüência determinada de
execução, as oficinas planejadas, o prazo definido, a especificação e
quantidades dos materiais e os serviços terceirizados.
49
Esta atividade preferencialmente deve ser de responsabilidade do
mesmo grupo que analisa os índices com o propósito de se ter uma
uniformidade de opiniões e de medidas corretivas e preventivas.
50
CONCLUSÃO
Conforme estabelecido desde o inicio deste trabalho, o objetivo básico
do mesmo foi demonstrar que para um bom planejamento é necessário um
bom delineamento.
Ao longo dos diversos tópicos abordados fez-se notar a importância
destes dados, não desmerecendo em momento algum a necessidade de um
processo de planejamento eficiente.
Assim procuramos enaltecer e colocar em seu devido e merecido lugar a
relevante tarefa de determinação dos parâmetros que serão adotados como a
fundação teórica de todo e qualquer planejamento.
De forma bem clara podemos citar:
• Como fazer um cronograma para definir um prazo se não tivermos a
mão de obra delineada, mesmo que de forma macro?
• Como definir prazos se não tivermos o delineamento dos materiais
necessários à execução e então sabermos da dificuldade ou não da
aquisição dos mesmos?
• Como saber se o serviço poderá ser assumido se não tivermos a
definição da mão de obra disponível na empresa e a necessidade de
contratação ?, isto é, o delineamento dos serviços a serem
terceirizados.
Desta forma, após vasta pesquisa, conclui que muito já existe a respeito
de planejamento de obras, mas muito pouco se fala da definição dos “dados”
para este planejamento, de como obtê-los ou mesmo de como estabelecer
índices de produtividade.
51
A função de delineador associada a um técnico de alguma
especialidade deve ser delegada a profissionais com mais experiência e
conhecedores da empresa onde trabalham, com visão ampla e senso critico
aberto a alterações e inovações.
Acredito inclusive que de alguma forma dentro dos centros educacionais
formadores de técnicos especialistas em setores como mecânica, estrutura,
eletrotécnica e outros, deveria haver a título de especialização, um
complemento ou mesmo um período dentro da grade de formação, para a
função de delineador, para quem assim desejasse.
Pontos como:
• Determinação de especialidades – mão de obra para executar um
serviço
• Determinação de tempos
• Especificação do produto
• Determinação de itens básicos de contratação
• Processos de reavaliação de índices
• Determinação de parâmetros básicos para delineamento
• Definição de índices de produtividade, entre outros poderiam fazer
parte deste módulo de treinamento.
Enfim acredito que o objetivo básico do trabalho, que foi valorizar e dar
a devida importância ao delineamento das obras e a função do delineador na
participação dos processos de planejamento e controle da produção, foi
atingido e continuarei a me dedicar ao estudo desta atividade tão digna e
especial, que é o delineamento.
52
BIBLIOGRAFIA
http://www.dicionariodoaurelio.com, AURÉLIO, em 19/02/2010)
Manual de Elaboração de Orçamentos do Arsenal de Marinha do Rio de
Janeiro – MEOFAM
Procedimento Técnico PRT-213-001 / AMRJ do Arsenal de Marinha do Rio de
Janeiro atualizado em 15/09/2009 – Processo de Delineamento de Pedidos de
Serviço.
Procedimento Técnico PRT-213-002 / AMRJ do Arsenal de Marinha do Rio de
Janeiro atualizado em 15/09/2009 – Processo de Orçamento de Pedidos de
Serviço.
RUSSOMANO, V.H. Planejamento e Acompanhamento da Produção, 5ª
edição, São Paulo: Pioneira, 1995.
TUBINO, D, F., Manual do Planejamento e Controle da Produção, São Paulo:
Atlas, 1997.
53
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 02
AGRADECIMENTOS 03
DEDICATÓRIA 04
RESUMO 05
METODOLOGIA 06
SUMÁRIO 07
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I
DELINEAMENTO 10
1.1 CONCEITOS 10
1.2 DETERMINAÇÃO DA MÃO DE OBRA 12
1.3 DETERMINAÇÃO DO MATERIAL 16
1.4 DETERMINAÇÃO DOS SERVIÇOS TERCEIRIZADOS 18
CAPÍTULO II
ACOMPANHAMENTO DAS OBRAS 22
2.1 ACOMPANHAMENTO DA APROPRIAÇÃO DE
MÃO DE OBRA 22
2.2 ACOMPANHAMENTO DA APROPRIAÇÃO DE
MATERIAL 28
2.3 ACOMPANHAMENTO DA APROPRIAÇÃO DOS
SERVIÇOS TERCEIRIZADOS 31
CAPÍTULO III
APURAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS 35
3.1 CONTROLE DA MÃO DE OBRA 36
3.2 CONTROLE DO MATERIAL 38
3.3 CONTROLE DOS SERVIÇOS TERCEIRIZADOS 41
54
CAPITULO IV
ATUALIZAÇÃO DE PARÂMETROS 44
4.1 ÍNDICES DE DELINEAMENTO 44
4.2 SERVIÇOS PADRÕES 47
CONCLUSÃO 50
BIBLIOGRAFIA 52
ÍNDICE 53
55
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da Instituição: UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
Título da Monografia: A IMPORTÂNCIA DO DELINEAMENTO DAS
OBRAS, NO PLANEJAMENTO E CONTROLE INDUSTRIAL NA ÁREA DE
REPARO NAVAL.
Autor: Alberto Ponce
Data da entrega:
Avaliado por: Prof. Dr. ANA CLAUDIA MORRISSY Conceito: