UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

PROJETO A VEZ DO MESTRE

Escrituração Contábil

Por: Rafael Campello de Gouvea

Orientador

Prof. Mary Sue Pereira

Rio de Janeiro

2007

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UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

PROJETO A VEZ DO MESTRE

Escrituração Contábil

Apresentação de monografia à Universidade

Cândido Mendes como condição prévia para a

conclusão do Curso de pós-graduação “Lato Sensu”

em Auditoria e Controladoria.

Por: Rafael Campello de Gouvea

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AGRADECIMENTOS

Primeiramente à DEUS, por se fazer

sempre presente em todos os

momentos da minha vida, que me deu

sabedoria e a permanente luz que

ilumina meus caminhos, me dando

força e me preparando para enfrentar

um futuro vitorioso e feliz.

E aos meus Pais e meus amigos.

SUMÁRIO

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Introdução 5

Capitulo I - Contas e Planos de Contas 7

1.1-Contas 7

1.2-Plano de Contas 9

1.2.1-Exemplo de Plano Geral de Contas. 11

1.2.2-As Contas Mais Utilizadas 13

Capitulo II - Contas Patrimoniais e de Resultado 16

2.1-Contas Patrimoniais 16

2.2-Contas de Resultado 17

2.2.1-Receita 17

2.2.2-Despesa 20

Capitulo III - Livros de Escrituração Contábil 23

3.1-Livro Diário 23

3.2-Livro Razão 24

3.3-Livro Caixa 27

3.4-Livro Contas Corrente 29

Capitulo IV - Método das Partidas Dobradas 31

4.1-Sua origem 31

4.2-Conceito 32

Bibliografia 35

Anexo 36

Folha de Avaliação 37

Introdução

5

5

Quando a Contabilidade é bem planejada, grande parte do processo de

escrituração se torna rotineira e pode ser realizada por simples escriturários ou

por computadores, sob a supervisão do contador ou um subcontador. Todavia,

em qualquer empresa surgem a todo momento problemas que só podem ser

resolvidos por profissional habilitado. Ás vezes, trata-se de problemas de

interpretação e classificação de novos fatos e operações que não estavam

previstos na planificação inicial. Outras vezes, verifica-se a necessidade de

aperfeiçoar o plano de contas, ou o processo de escrituração, ou ainda o

sistema de apuração de custos, quando, por exemplo, se deseja melhorar a

qualidade das informações ou a rapidez com que as mesmas devem ser

obtidas.

Escrituração é a técnica que consiste em registrar nos livros próprios

(Diário, Razão, Caixa, etc. todos os fatos administrativos que ocorrem na

empresa).

O controle contábil das empresas começa com a escrituração dos

eventos no livro Diário, completando-se, depois, nos demais livros de

escrituração.

Os livros usados pelas empresas, para registrar a contabilização dos

atos e fatos administrativos são:

• Livro Diário

• Livro Razão

• Livro Caixa

• Livro Contas-Correntes

O método utilizado para a escrituração dos fatos administrativos é o

método das partidas dobradas, e o meio pelo qual se processa a escrituração é

o Lançamento.

Os fatos administrativos são registrados através do lançamento,

inicialmente no Livro Diário, mediante documentos que comprovem a

legitimidade da operação (Notas Fiscais, Recibos, Contratos, etc.).

O lançamento de acordo com o método das partidas dobradas, é feito

em ordem cronológica (data), e os elementos que o compõem obedecem a

uma determinada disposição.

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6

Os elementos essenciais são:

• Local e data da ocorrência do fato;

• Conta a ser debitada;

• Conta a ser creditada;

• Histórico e valor.

Capitulo I

1 - CONTAS E PLANO DE CONTAS

7

7

1.1- Contas

O balanço é preparado após a ocorrência de cada operação da

empresa. Esse procedimento tem como objetivo demonstrar a contínua

igualdade da Equação do Patrimônio (A=P+PL) e explicar os efeitos de alguns

eventos sobre os elementos de patrimônio.

Na prática há dificuldade de se preparar um balanço após cada

operação. Em qualquer empresa, tais operações se sucedem a cada instante é

muito oneroso, atualmente, um processo de registro que permitia a

apresentação instantânea de seus resultados. Por outro lado, as pessoas

interessadas nos balanços, como administradores, acionistas, entidades

governamentais etc. contentam-se apenas com os balanços periódicos que são

confeccionados com dados fornecidos pelos registros das operações.

Em geral, as operações ocasionam aumentos a diminuições no Ativo, no

Passivo e no Patrimônio Liquido. Esses aumentos e diminuições são

registrados em contas. Damos, abaixo, um dos modelos de contas.

No passado, as contas eram registradas nas páginas de um livro

chamado Razão. Depois, passaram a ser registradas em folhas ou fichas

soltas. Hoje, estão na memória do computador. No entanto, em seu conjunto,

mantidas em um livro, ou arquivo ou memória, continuam com a mesma

denominação, Razão. O importante é que cada conta se mantenha a memória,

a história da movimentação do componente do ativo, do passivo ou do

patrimônio liquido a que se refere.

Utilizam-se de contas separadas para representar cada tipo de elemento

do Ativo, do Passivo e do Patrimônio Líquido. Cada uma dessas contas será

distinguidas das demais por sua denominação. Por exemplo, o dinheiro em

mãos será representado pela conta Caixa. Podemos, também, e é o que ocorre

na prática, representar diversos elementos de características semelhantes em

8

8

uma mesma conta, a qual receberá o nome que melhor represente os

elementos agrupados.

Como nos exemplos a seguir:

• O conjunto formado por cadeiras, mesas, máquinas de escrever, etc.

poderia ser registrado em uma única conta, que teria por nome Móveis e

Utensílio;

• O conjunto de pequenas despesas, sem necessidade de discriminação,

receberia o nome de Despesas Diversas ou Despesas Gerais;

• Diversos valores a receber, sem necessidade de representação isolada,

poderiam ser registrados na conta Valores a Receber ou Contas a

Receber etc.;

• Diversos valores a pagar, sem necessidade de representação isolada,

poderiam ser registrados na conta Valores a Pagar ou Contas a Pagar

etc.

A prática aconselha a numeração ou codificação das contas, de forma

racional e bem planificada. Exemplo de codificação:

Para simplificar as ilustrações, explicações e resoluções de problemas,

utilizaremos uma representação gráfica de conta bastante simples, que será

denominada Conta em T ou Razonete em T ou, simplesmente, Razonete. A

forma gráfica é a seguinte:

9

9

Débito e Crédito

O lado esquerdo de uma conta é chamado o lado do débito; o lado

direito é chamado o lado do crédito. Um lançamento no lado esquerdo de uma

conta é denominado lançamento a débito ou débito; um lançamento no lado

direito de uma conta é chamado lançamento a crédito, ou simplesmente,

crédito. Utilizam-se também os verbos creditar e debitar. Quando se faz o

lançamento à esquerda da conta, dizemos que estamos debitando essa conta.

1.2- Plano de Contas

O plano de contas é absolutamente necessária para a boa execução dos

registros contábeis. Ela consiste na elaboração prévia de completo elenco de

todas as contas necessárias aos registros contábeis da empresa, com sua

respectiva classificação e codificação.

O plano de contas não só propicia a uniformidade dos registros, como

poupa tempo ao executor da escrituração, pois diante de cada fato a ser

escriturado ele encontrará no plano guia para o correto registro, evitando assim

a utilização de diferentes contas para o registro de fatos de idêntica natureza.

O plano não pode ser rígido e deve permitir modificações durante o

período de sua execução, pois em matéria de registro contábil podem surgir

imprevistos que nos obriguem a criar novas contas e cancelar outras,

atendendo-se ainda ao fato de que os planos variam para cada tipo de

organização e de acordo com as circunstâncias. Uma mesma conta poderá ser

classificada de maneiras diferentes, de acordo com a natureza da empresa,

10

1

pois o elemento patrimonial por ela representado poderá constituir valor

imobilizado em uma e valor realizável em outra empresa.

Assim, oferecemos um modelo de plano de contas, apenas a título de

informação, portanto para cada caso concreto devemos estabelecer um plano

que difira dos outros em seus pormenores.

Classificação das contas de que se compõe o plano de contas

A boa organização do plano facilita grandemente a utilização das contas,

portanto na classificação geral cada conta é identificada por um código que

distingue das demais. A numeração, que pode obedecer a critério decimal,

indicará também os grupos de contas e suas subdivisões. Assim, se as contas

do ativo receberam o prefixo1 e as do passivo o prefixo 2, toda vez que

encontramos uma conta cujo número se inicie por 1 sabemos que se trata de

conta do ativo; quando iniciado pelo número 2, trata-se de conta do passivo, e

assim por diante.

Vamos dar exemplo de um plano geral em que figure um número

razoável de contas para uma empresa tamanho médio. O contador poderá

adapta-los aos casos concreto que tiver em vista eliminando as desnecessárias

e criando as que são indispensáveis para a entidade cujos fatos objetiva

registrar.

O plano apresentado se destina a empresas mercantis, cujo, único

objetivo é a revenda de mercadorias. Poderá, entretanto, ser adaptado para

empresas industriais, com a inclusão de contas patrimoniais representativas de

bens indispensáveis a essa atividade, tais como Máquinas, Ferramentas etc.,

assim como a criação de contas de resultado que caracterizam o custo

industrial.

1.2.1-EXEMPLO DE PLANO GERAL DE CONTAS

11

1

1 – Ativo

11- Disponível

111- Caixa

111.1 Caixa Geral

111.2 Caixa Filial A

112- Bancos

112.1 Banco do Brasil

112.2 Banco Itaú

12- Realizável a Curto Prazo ( até 180 dias)

121- Créditos

121.1 Contas a Receber de Clientes

121.2 Adiantamento a Empregados

122- Estoques

122.1 Mercadorias em Estoque

123- Bens não destinados a Uso

123.1 Imóveis

124- Conta de Movimento com Filiais

13 – Imobilizado

131- Imobilizações Efetivas

141.1 Prédios e Terrenos

141.2 Veículos

132- Imobilizações Financeiras

142.1 Investimentos Permanentes

2- Passivo

21- Exigível a Curto Prazo (até 180 dias)

211- Credores

211.1- Impostos a Pagar

211.2- Títulos a Pagar

211.3- Aluguéis a Pagar

22- Patrimônio Líquido

221- Capital

222- Reservas e Lucros

12

1

223- Prejuízos Acumulados

Função das diversas contas que integram o plano

A seguir comentaremos a função de algumas das contas que integram um

plano:

1-Ativo

11- Disponível

Este grupo compreende as contas representativas de valores

numerários, disponíveis em caixa ou em contas de movimento nos bancos,

para livre, franca e imediata utilização.

12- Realizável a curto prazo

Este grupo, que registra os valores do ativo circulante, que podem ser

convertidos em dinheiro em prazos inferiores a 180 dias:

Créditos, compreende as contas representativas de valores a receber,

decorrentes da atividade operacional da empresa, tais como créditos a receber

de clientes, de empresas subsidiárias, de empregados, de acionistas ou de

terceiros que mantêm relações de negócio com a empresa, dentro de suas

atividades operacionais.

Estoques, compreende todas as contas representativas de mercadorias (em

depósito, em trânsito, em consignação ou processo de importação) que

constituem objeto de compra e venda pela empresa.

Bens não destinados a uso, compreende todos os bens do ativo que acham

à venda, por não estarem em uso e não se adequarem no objeto social da

empresa.

Conta de Movimento com Filiais, quando a empresa mantém filiais, esta

conta destina-se a registrar seus débitos, por remessas de numerário, de

mercadoria ou de outros valores circulantes. Os créditos de filiais serão

registrados na conta Conta de Movimentos com Filiais do Passivo, figurando no

balanço o saldo, decorrente da confrontação de ambos.

13- Imobilizado

13

1

Neste grupo são registrados os investimentos em caráter permanente,

ou quase permanente:

Imobilizações efetivas, são aquelas que representam os imóveis, as

instalações, os imóveis e demais equipamentos necessários ao funcionamento

da empresa comercial, bem como as correções monetárias e as depreciações

respectivas.

Imobilizações financeiras, são os investimentos em caráter permanente

– tais como os em empresas coligadas e subsidiárias – , as cauções

permanentes e outros que não podem ser convertidos em numerário sem

prejuízo para o objetivo social da empresa.

2 – Passivo

21 – Exigível a curto prazo

Este grupo encerra todas as contas representativas de obrigações que

devem ser liquidas dentro de 180 dias, como, credores privilegiados, credores

quirografários, instituições financeiras, conta de movimento com filiais.

22- Patrimônio Liquido

Compreende o capital, as reservas e lucros acumulados.

Capital excedente, esta conta é utilizada quando a empresa coloca no

mercado ações com ágil (acima do valor nominal). A diferença entre valor

nominal e o de venda (ágil) é creditada nesta conta, para futuro aumento de

capital.

1.2.2- AS CONTAS MAIS UTILIZADAS

Clientes, o Saldo da conta Clientes representa o valor das duplicatas a

receber, em poder da empresa ou em poder de terceiros, relativas às vendas

de mercadorias a prazo.

Já está implícito o fato de que a soma dos saldos das subcontas

coincida com a da conta geral.

Com base no inventário geral das duplicatas a receber, em carteira ou

em poder de terceiros, analisando individualmente e no total, constata-se a

14

1

exatidão da conta de 1º grau e suas subcontas. Eventuais divergências, após

utilizados todos os meios de conferência disponíveis, poderão ser ajustadas

com a conta Variações e Ajustes.

Relações fornecidas por terceiros portadores dos títulos são muito úteis

neste trabalho.

Coincidindo o saldo da conta com o total do inventário, reta examinar se

algum título é de solvabilidade impossível, para bem se retratar a situação da

conta.

As duplicatas dos clientes consideradas insoláveis devem ser eliminadas

do ativo em contrapartida com a conta Provisão para Devedores Duvidosos,

especialmente constituída para tais casos.

Além dos ajustamentos já apontados, a conta sugere para as duplicatas,

vencidas, suscetíveis de juro de mora, um ajuste do tipo Receitas a Receber.

Fornecedores, o seu saldo representa o valor das faturas a pagar

relativas às compras a prazo de mercadorias.

É o ponto pacífico a coincidência do total dos saldos das subcontas

abertas aos diferentes fornecedores com o da conta geral.

Da mesma forma, o inventário das faturas a pagar, no geral e no

individual, deve corresponder aos assentamentos contábeis.

Eventuais divergências serão acertadas em contrapartida com a conta

Variações e Ajustes, desde que não localizada a causa da discrepância.

A existência de faturas não pagas no vencimento implicará num ajuste

do tipo de Despesa a Pagar para os juros do mora, quando cabíveis.

Venda de Mercadoria, esta conta são creditadas as mercadorias

vendidas – a débito de Caixa, se a vista, e de Contas a Receber ou Clientes, se

a prazo. Deve ser lançado o valor bruto da venda.

Esta conta é a principal fonte de receita, decorrente a atividade

operacional da empresa comercial.

Para identificar o lucro na venda, é preciso saber a diferença entre a

conta Vendas de Mercadorias e Custo na Venda.

15

1

Para vendas que não forem da atividade operacional da empresa,

podem ser desdobradas segundo os produtos vendidos: Venda de Automóveis,

Venda de Móveis, Venda de Refrigerador...

Compra de Mercadoria, todas as compras de mercadorias para revenda

são debitadas na conta Compras, que mensalmente é creditada pela

incorporação do total das compras do mês à contas Mercadorias em Estoque.

Esta é, por sua vez, mensalmente creditada pelas mercadorias saídas do

estoque, a preço de custo, a débito da conta Custo nas Vendas, que poderá

sofrer também desdobramentos, de acordo com os produtos vendidos: custo

das vendas de rádios, custo das vendas de utensílios domésticos.

Capitulo II

2 - CONTAS PATRIMÔNIAS E DE RESULTADO

2.1- Contas Patrimoniais Contas de Ativo

As contas que compõem o Ativo figuram no lado esquerdo do balanço.

Em coerência, as contas de Ativo (Bens e Direitos) sempre devem apresentar

saldos devedores.

Convém notar que uma empresa possui ou não bens e direitos; não

existem bens negativos e tampouco direitos; portanto, as contas de Ativo

16

1

possuem saldo devedor ou nulo. Para que uma conta de Ativo (Bens e Direitos)

tenha saldo devedor, é necessário que os aumentos e as diminuições nela

ocorridos sejam assim registrados:

Contas de Passivo

Como as contas do Passivo aparecem sempre no lado direito do

Balanço, deve acontecer com elas o inverso do que acontece com as do Ativo,

isto é, os aumentos e diminuições do Passivo (obrigações) devem ser

registrados da seguinte maneira:

Contas de Patrimônio Líquido

Como o Patrimônio Líquido Positivo ocupa o lado direito do Balanço, o

funcionamento das suas contas será igual ao funcionamento das do Passivo,

ou seja:

Quando o Patrimônio Líquido em seu valor total for negativo, estará no

lado esquerdo do Balanço, junto com o Ativo, ou subtraído do Passivo (lado

direito do Balanço), com o seu saldo devedor. Aumenta-lo com sentido de

17

1

melhora-lo significa diminuir esse saldo devedor, o que só pode ser feito

mediante um lançamento a crédito.

Logo, segue-se que qualquer aumento em Patrimônio Líquido, seja este

positivo ou negativo em determinado momento, será regido por crédito, e

qualquer diminuição, por débito.

2.2- Contas de Resultado

2.2.1- Receita

Representa o lado positivo de um sistema de reditos.

A receita é o reembolso de capitais investidos em bens ou serviços, ou a

remuneração de capitais investidos em bens de redito.

Para as empresas de fins mercantis, industriais, bancários, etc., a receita

se apresenta se apresenta de várias formas, tais como:

a) Vendas;

b) Juros Recebidos;

c) Descontos Obtidos;

d) Aluguéis Recebidos;

e) Rendas eventuais;

f) Dividendo ou lucros de outras sociedades;

g) Ágios sobre títulos ou moedas estrangeiras e outras.

As receitas representam as entradas, ou recuperação de investimentos e

formam o lado positivo da apuração dos resultados operacionais, ou extra

operacionais.

Para se apurar um resultado econômico, deve-se somar as receitas

deduzindo-se deste o montante das despesas ou capitais investidos na

operação.

Após esse cotejo entre receitas e despesas, obtém –se o chamado lucro

líquido ou lucro líquido das operações.

Sobre este particular deve ser consultada a presente obra, na parte

referente a “Apuração de Resultados”.

Exemplo contábil das receitas:

18

1

Caixa

A diversos

Como segue:

A vendas 100

A juros recebidos 20

A aluguéis recebidos 60

A dividendos 40

A diferenças de Câmbio 80

300

Na contabilidade pública, receita é o lado positivo do orçamento do

Estado, onde figuram os impostos, contribuições e taxas e rendas próprias das

atividades industriais do poder público.

Entre a despesa e a receita, é fixado o equilíbrio orçamentário, que pode

ser observado sob três aspectos:

a) Equilíbrio;

b) Déficit;

c) Superávit.

Desdobramentos de receitas

Receita Adicional: é aquela que não havia sido prevista no inicio de um

período administrativo, e decorre de uma renda eventual ou lucro operacional,

aumentando em conseqüência da majoração de preço de venda, sem aumento

de custos na produção.

Receita básica: é aquela que decorre das atividades específicas de uma

empresa, considerando-se o objeto principal da mesma. Ex. Empresas

comerciais, são as vendas de mercadorias, de profissionais liberais, são os

honorários.

Receita Bruta: é aquela que decorre das vendas normais de uma

empresa, sem as deduções, devoluções, abatimentos, etc.

19

1

Receita Comercial: é a denominação que se dá às vendas gerais de

uma empresa de fins mercantis.

Receita Complementar: é aquela proveniente de atividades estranhas

aos fins da empresa. Exemplo: numa empresa comercial, os lucros recebidos

pelo empréstimo feito a uma pessoa.

Receita Complexa: é aquela que engloba todas as receitas de uma

empresa, sejam elas de atividades técnicas, operacionais, extra operacionais,

etc.

Receita Contábil: é aquela suscetível de apuração, por meio dos registros

contábeis. Para se obter o montante da receita por meio da contabilidade,

deve-se procurar o total das contas de resultados positivos dos balanços.

Receita de Exercício: é aquela que se verifica dentro de um ciclo

operacional de um ano.

Receita Diferida: é a conta que registra o recebimento antecipado de

uma renda cujo redito será efetivado em exercícios posteriores.

Receita Especial: é aquela que se destaca das demais receitas de uma

empresa, contabilizada em separado, para se observar os resultados

operacionais e das atividades estranhas aos fins próprios do patrimônio.

Receita Extra Contábil: é aquela que deixa de ser lançada na

contabilidade.

Receita Fixa: é aquela que se apresenta sempre em ritmo igual e

invariável.

Receita Normal: é aquela que se obtém dentro dos limites prefixados em

estudos científicos ou estimativas. É aquela que foi prevista por antecipação.

Receita Total: é onde se agrupam todas as recitas de uma mesma

empresa, sejam elas técnicas, eventuais complementares, extra operacionais.

Receitas Diversas: são aquelas que se agrupam em uma só conta, por

não representarem valores de grande monta e não comportarem abertura de

conta específica.

2.2.2- Despesas

20

2

Representa uma inversão de capital, no sentido de cooperar na

produção ou distribuição de riquezas.

Essas aplicações não encontram como contra partida um valor que se

possa traduzir em moeda direta, mas sim, em valor material ou imaterial,

incorporado como custo de uma riqueza produzida.

As despesas de uma empresa são divididas de acordo com suas

utilizações, dentro de um campo operacional, que são:

a) Industriais;

b) Administrações;

c) Financeiras;

d) Promoção de Vendas;

e) Tributárias;

f) Comerciais, etc.

As despesas podem ser ainda:

a) Diretas;

b) Indiretas;

c) Fixas;

d) Variáveis;

e) Amortizáveis ou diferidas.

Representam as despesas, a parte negativa dos reditos patrimoniais,

ressarcidas pelas receitas, em cujo conteúdo incorporam o custo direto, o

indireto e o lucro operacional.

Todo o custo representa o conjunto de despesas ou gastos, quer sejam

materiais ou imateriais.

Desdobramentos de despesas

Despesas amortizáveis: são aquelas feitas para aplicação gradativa, por

meio de cotas anuais.

Despesas Brutas: são aquelas passíveis de se obter ressarcimento, por

meio de um desconto dado por antecipação de pagamento, ou por antecipação

do pagamento, ou por descarga da parte delas, em alguma empresa coligada.

Despesas Comerciais: são aquelas que ocorrem nos estabelecimentos,

que ocorrem nos estabelecimentos, que têm como finalidade, vender ou

21

2

promover alguma mercadoria ou produto concluído, ( exemplo, publicidade,

comissões, brindes).

Despesas Constantes: são aquelas de caráter fixo que não aumentam

na razão direta do aumento de produção.

Despesas Convergentes: são aquelas feitas com destino certo, para

atendimento dos fins a que se destina uma empresa.

Despesas de Administração: gastos realizados, com a finalidade de

manter a máquina administrativa funcionando com regularidade, na tarefa de

gerir, controlar ou administrar uma riqueza patrimonial (honorários da diretoria,

dos advogados, economista).

Despesas de Aquisição: são realizadas, com a finalidade de se comprar

mercadorias, matéria-prima secundária e outras destinadas a suprir as

necessidades da atividade da empresa.(IPI, frete, embalagens).

Despesas de produção: são os gastos ou despesas aplicados na

produção, para se conseguir um bem de uso ou troca.

Despesas de Vendas: são aquelas efetuadas com a finalidade de

promover a venda de mercadorias ou produção própria.

Despesas Diferidas: são gastos pagos no exercício, para serem

apropriados no exercício seguinte (seguros a vencer, saldo de vendas e

consignações).

Despesas Diretas: são representativas do denominado custo variável de

um ciclo de produção.

Despesas Diversas: conta que representa diversos gastos, cujo

montante não justifica a abertura de uma conta específica.

Despesas especiais: são representadas por todos os gastos ou

despesas que integram o custo primário, na transformação de riquezas.

Despesas financeiras: são aquelas realizadas com a finalidade de se

obter o chamado capital alheio de financiamento, ou descontos concedidos por

realizações antecipadas de funcionamento.

Despesas Padrão: são aquelas previstas com antecipação de uma fato e

consideradas ideais para uma produção planejada.

22

2

Despesas Totais: representam o custo total de um ciclo de produção, no

qual foram incorporadas todas as despesas e gastos diretos e indiretos, quer

industriais e comerciais, como administrativas, financeiras, tributárias, etc.

Capitulo III

3 - LIVROS DE ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL

3.1- O livro Diário

O Diário, como dissemos, é obrigatório e registra todas as operações.

Os lançamentos nesse livro obedecem a ordem cronológica e a disposição

técnica demonstrada por meio do lançamento nº1.

Reveste-se de formalidades extrínsecas e intrínsecas. As extrínsecas

consistem em lavrar os termos de abertura e de encerramento, no pagamento

de verba, no registro na Junta Comercial ou no Departamento Nacional de

Indústria e Comércio e na rubrica de suas páginas por pessoa competente

(membro da Junta). Deve ser encadernado e ter todas as folhas enumeradas a

máquina.

As formalidades intrínsecas constituem em escriturar o Diário sem

rasuras, emendas, raspaduras ou borrões, linhas em branco ou escritos à

margem, observando sempre a ordem cronológica dos fatos e seguindo-se um

método de Contabilidade uniforme. (Atualmente o único usado é o método das

partidas dobradas).

Essas formalidades são prescritas pelo Código Comercial nos artigos 13

e 14

O Regulamento do Imposto sobre a Renda estabelece, ainda, que o

Diário deve ser escriturado em moeda e idioma nacionais. Outrora somente era

permitida a escrituração em livros encadernados, não se admitindo em caso de

algum livro de folhas soltas. Hoje, porém, já são admitidas fichas devidamente

23

2

rubricadas, ou folhas soltas para serem copiadas no Diário-Copiador, que é

encadernado.

O Diário pode ser desdobrado em vários livros, cada um para o registro

de fatos de determinada natureza. Assim poderemos ter Diário Caixa, Diário

Contas-Correntes, Diário Fornecedores, Diário-Bancos, que registrarão os fatos

relacionados com cada uma dessas contas. No Diário-Geral far-se-á o registro

do resumo dos lançamentos nos vários livros diários.

Embora a forma clássica de escrituração consista em escriturar o Diário

em primeiro lugar, nada impede que se registrem primeiro os fatos nos livros

auxiliares, quando isso houver necessidade. Nesse caso, os dados seriam

extraídos diretamente do Borrador ou da ficha de lançamento para os livros

auxiliares, registros esses que posteriormente seriam conferidos com o Diário.

Essa prática é aconselhável quando a empresa tem grande movimento, pois

havendo necessidade de se conhecerem diariamente os saldos de bancos,

fornecedores, compradores, representantes e correntistas, e como o registro no

Diário para posterior transcrição para os demais livros não permite essa

pontualidade, fazemos em primeiro lugar o registro nesses livros.

Podemos ainda elaborar as fichas de lançamento em verias vias, cada

uma para o registro em um livro. Assim, os diversos livros seriam escriturados

por diversas pessoas, ao mesmo tempo, como se pratica nas grandes

organizações, onde há um funcionário encarregado da escrituração de cada

livro.

3.2- O livro Razão

O Razão é livro sistemático e, apesar de facultativo, é principal e de

grande utilidade na Contabilidade.

È sistemático por que destina uma página para cada conta,

selecionando operações relativas a cada elemento específico do patrimônio.

No Razão não se destina nenhuma página ao título Diversos, pois ele

não é conta, mas apenas a indicação de que há mais de uma conta debitada

ou creditada.

24

2

Como o Diário é escriturado na ordem cronológica, não permite

conhecer o volume de operações registradas em cada conta, pois os mesmos

lançamentos podem ocorrer várias vezes em datas diferentes.

No Razão os lançamentos também são feitos na ordem cronológica,

mas débitos e créditos de cada conta são registrados na mesma folha,

havendo uma folha para cada conta.

São os seguintes os modelos de folhas do Razão:

Modelo n° 1

Modelo n° 2

No modelo nº1 notamos que a folha se acha dividida em duas partes:

uma para o débito e outra para o crédito.

Em cada um dos lados notamos as seguintes colunas: uma coluna para

a data, com subdivisões parra dia e mês; uma coluna para o histórico, com

uma subdivisão à esquerda para a preposição a ou d, (quando a conta for

debitada colocaremos a preposição a, e quando creditada, a preposição de);

uma coluna para o número da folha do Diário, na qual se acha o lançamento, e

finalmente uma coluna para as importâncias.

No histórico coloca-se ao lado do débito a conta credora a ao lado do

crédito a conta devedora.

25

2

No modelo n° 2 distingui-se do n° 1 pelo fato de que naquele não há

duas partes. As datas e o histórico do débito e do crédito, conforme seja o

saldo devedor ou credor.

O Razão pode também ser feito em fichas, utilizando-se uma destas

para cada conta – esse processo traz a vantagem de poderem dois ou mais

funcionários escriturar esse livro ao mesmo tempo. Os sistemas mecânicos

modernos permitem que se escriturem as fichas do Razão juntamente com o

Diário, pelo processo de decalque; assim, o Diário e os livros auxiliares são

escriturados ao mesmo tempo por uma só pessoa.

Para se verificar a exatidão do Razão é necessário que se levante um

balancete de verificação. Este tem por finalidade comprovar a exatidão dos

lançamentos do Razão e informar sobre a situação dos negócios. Os saldos

apresentados pelo balancete mostram-nos o total da despesa da receita, dos

bens, dos direitos e das obrigações.

Como cada lançamento no livro Diário apresenta uma conta devedora e

uma credora, a primeira recebendo, no Razão, a importância em seu débito, a

segunda no seu crédito, é natural que em qualquer movimento as somas dos

débitos e dos créditos sejam iguais. Assim os saldos devedores das contas do

Razão também devem apresentar soma igual à dos saldos credores, o que

comprova o princípio fundamental do método das partidas dobradas: a cada

débito corresponde, invariavelmente, um crédito de igual valor.

Os balancetes de verificação são levantados, geralmente no fim de cada

mês, segundo o seguinte modelo:

26

2

O balancete de verificação do livro Razão nada mais é, pois, que a

relação de todas as contas que apresentam nesse livro, com seus débitos,

créditos e saldos.

O Razão do modelo n.º 2 oferece a vantagem de apresentas calculado

diariamente o saldo, o que traz grande facilidade por ocasião da extração do

balancete.

Deve-se notar que da conta Contas Correntes não extraímos o crédito,

que é menor, do débito, que é maior, para achar a diferença. Explica-se isso

pelo fato de que nessa conta o saldo nada significa, pois o seu débito é o que

temos a receber e o seu crédito o que temos a pagar. As nossas obrigações

devem ser cumpridas independentemente do recebimento de nossos créditos.

Os valores a considerar são totais do débito e os totais do crédito e não sua

diferença; o que aparece no balancete é exatamente o que se deve e o que se

tem a receber.

3.3- O livro Caixa O Caixa é o livro onde são registradas todas as operações com

numerário. É portanto, um livro de ordem sistemática, embora sejam as

operações financeiras registradas na ordem cronológica. É livro auxiliar e

também facultativo, embora de grande utilidade nas empresas, sendo mesmo

indispensável nas grandes organizações, onde existem pessoas responsáveis

pelo numerário.

27

2

O livro divide-se em duas partes: uma para o débito e outra para o

crédito. No débito são lançadas as entradas e no crédito as saídas de dinheiro.

Nas empresas de grande movimento os saldos são extraídos diariamente.

Inicia-se o movimento com a importância do saldo anterior a débito, e no fim do

dia o saldo devedor é transportado para o dia seguinte. Esse saldo, extraído

diariamente, deve corresponder ao dinheiro existente em caixa. Daí a

importância do Caixa, pois o responsável pelo dinheiro deve apresentar

comprovantes das operações, de sorte que a qualquer momento possa ser

conferida a exatidão do saldo.

O saldo do Caixa deve também corresponder ao saldo da conta Caixa

no Razão.

Há diversos modelos de livros Caixa, que variam de acordo com as

necessidades da empresa. Algumas organizações adotam boletins de caixa,

nos mesmos modelos dos livros, porém em duas vias, uma fixa e outra

descartável. Apresentam a vantagem de se poder encaminhar a primeira via à

administração, ficando a cópia em poder do caixa. O livro, nesse particular,

apresenta dificuldades. Outra vantagem é a de que o boletim pode ser remetido

à seção de Contabilidade, para os registros do movimento de numerário,

evitando-se assim a elaboração de fichas para esses lançamentos.

A seguir apresentamos modelo de livro Caixa ( modelo n.º 1)

28

2

no qual o saldo é extraído mensalmente. Porém, nas empresas de grande

movimento o saldo é extraído diariamente.

Nesse exemplo foram colocados os títulos das contas debitadas e

creditadas, o que não é obrigatório. O mais comum é colocar-se apenas o

histórico, pois nas empresas de grande movimento financeiro é impossível ao

encarregado colocar os títulos, que podem ser muitos e nem sempre o caixa os

conhece de memória, exigindo consulta ao plano de contas, em cada

lançamento.

É também comum não se lançar diretamente no livro as operações, mas

sim em fichas, posteriormente transcritas no Diário-Caixa, que é um livro

revestido de todas as formalidades exigidas para o Diário e em que só serão

registradas as operações com numerário.

Como já dissemos, há mais de um modelo de Caixa. Damos a seguir

outro exemplo ( modelo n.º 2), muito usado para boletins de caixa, no qual

faremos os lançamentos sem títulos das contas.

29

2

A primeira das três colunas para as importâncias serve para as parcelas,

tanto de débito como do crédito. Assim se faz por economia de espaço. Não há

inconveniente nisso, porquanto o total é colocado no débito ou no crédito e

apenas estas colunas são somadas para extrair o saldo.

3.4- O livro Contas Correntes

O Contas Correntes é livro sistemático, pois registra operações de uma

mesma natureza, embora na ordem cronológica. É também livro auxiliar e

facultativo, de grande importância por registrar direitos e obrigações de

terceiros.

Hoje essa conta é menos usada do que o foi outrora, e raramente se

encontram compensações de débitos e créditos de terceiros na mesma conta,

pois as operações se realizam por meio de títulos de crédito, utilizando-se as

contas “duplicatas a pagar” e “duplicatas a receber”.

30

3

Além disso, adotamos contas específicas para cada grupo de pessoas

que mantêm relações com a empresa, como Fornecedores, Compradores,

Representantes, Bancos etc., para cujas operações são usados livros próprios,

com as mesmas características do Contas Correntes.

No livro Contas Correntes abre-se uma página para débitos e créditos de

cada correntista, conforme modelo a seguir:

Capitulo IV

4- MÉTODO DAS PARTIDAS DOBRADAS

4.1-Sua origem

É o método exposto pelo Frei Luca Paciolo, nascido em meados do

século XV, na Itália.

Esse método que se tornou conhecido no ano de 1949 na cidade de

Veneza, teve o poder de ditar normas e princípios de escrituração até hoje

usados em quase todas as contabilidades do mundo.

31

3

Como pode ser contestado nesta obra, na parte referente a “História das

Partidas Dobradas”, Luca Paciolo foi o primeiro expositor desse método, cuja

paternidade é atribuída a outros, dois séculos antes (Século XIII).

No livro de Luca Paciolo “ tratactus de computis et Scripturis”, constam

alguns capítulos de interesse administrativo, como:

a) Normas de negócio;

b) Modo de escriturar negócios;

c) Livros necessários para escrituração;

d) Regras para escrituração;

e) Erros da escrituração e forma de corrigi-los;

f) Funções das contas;

g) Balanço, etc.

A partida dobrada, em sua exatidão de registro, inspirou estudiosos no

sentido de transforma-la em ciência ( La partida doppia ridotta a scienza, livro

de Nocolò D´Anastacio em 1083).

Os primeiros livros usados parar escrituração foram:

a) Memoriale ( Borrador)

b) Gionarle (Diário)

c) Quaderno (Razão)

Atualmente, com o desenvolvimento da ciência e da técnica contábil, são

utilizados vários livros, entre os quais se destacam:

a) Borrador ou fichas;

b) Diário;

c) Caixa;

d) C/ Correntes

e) Razão

f) Inventário

4.2- Conceito

É a partida onde um débito é sempre correspondido a um crédito; partida

digráfica. Método de escrituração que se baseia no princípio da contraposição

de valores.

32

3

A partida dobrada, método de registro que se encontra mais difundido, é

adotada pela maioria das escritas das diversas empresas e entidades em todo

o mundo.

O sistema corresponde não apenas o Princípio de que todo débito

corresponde a um crédito, mas também reúne certas exigências como, por

exemplo:

1- a conta devedora é sempre inscrita em primeiro lugar;

2- a conta credora é sempre inscrita em segundo lugar;

3- a conta devedora sempre ocupa as colunas da esquerda;

4- a conta credora sempre ocupa as colunas da direita;

5- a conta credora deve estar antecedida da expressão A (embora

isto nem sempre seja seguido);

6- o livro Razão é o que agrupa as contas sempre com lançamentos

de débito e crédito;

7- as somas dos valores do débito no Razão devem ser iguais às

somas dos valores do crédito, no mesmo livro;

8- o Razão é o livro principal do qual se levanta o balancete, peça

que é o ponto de partida para o levantamento do balanço;

9- o livro Diário é o que reúne os fatos em ordem cronológica e

todos os fatos nele inscritos devem ser passados, também, para o

Razão etc.

O balanço, equilibrando débitos e créditos, é o ápice do processo,

evidenciando o patrimônio.

Se considerarmos a questão pelo seu rigor técnico e científico, a partida

dobrada aparecerá como único método verdadeiro e útil, posto que evidencia

as causas e os efeitos dos fenômenos patrimoniais. Esta é a razão de ter

obtido a fama, o uso e a duração de quase seis séculos. É o procedimento

contábil por excelência para o registro dos fatos.

Segundo o princípio do método das partidas dobradas, observa-se o

processo indicado para a escrituração no capítulo XXXVI da famosa obra de

Luca Paciolo já citada acima:

a) Todas as partidas devem ser feitas em dobro, a débito e a crédito;

33

3

b) Cada partida deve conter

1) Data;

2) Conta devedora e credora;

3) Histórico;

4) Importância.

Exemplo: Caixa (Devedora)

a mercadorias (credora)

n/ venda (histórico) 500,00 (importância)

Exemplo de um lançamento preconizado por Luca Paciolo em sua obra:

1943- dia 8 de novembro – em Veneza

Per Caixa de contato A Capital

Dinheiro Liras X

Segundo o Prof. Fábio Besta (La ragioneria, v. III, p.5 ss., 2ª ed., Milão,

1929), existem Três Condições Essenciais para aplicação da partida dobrada:

1ª condição: que exista um livro Razão, pelo menos;

2ª condição: que os fatos estejam convenientes medidos em Valor

Monetário;

3ª condição: que as contas possuam colunas de débito e crédito; nas

contas ELEMENTARES as variações ativas se registram no DÉBITO e as

passivas no CRÉDITO; nas contas de resultado as variações ativas são

registradas no crédito e as variações passivas no débito.

Explica ele que uma das condições fundamentais é a conservação do

Débito no lado esquerdo e do Crédito no lado direito. Apresentou, também, no

mesmo livro, à p.30, teoremas para as partidas dobradas, como, por exemplo,

o seguinte:

Se a medida de um dado fundo se deduz constantemente daquele que

está atribuído aos seus elementos reais ativos e passivos, digo que a variação

a levantar naquela medida, depois que por um fato ou por um conjunto de fatos

da gestão, ou uma razão qualquer, se não verificadas mutações ativas ou

passivas na medida de um ou mais elementos sues, é constantemente igual à

soma algébrica destas últimas variações.

34

3

A partida dobrada, de acordo com Fabio Besta, não deveria confundir-se

com escrituração dobrada; a escrituração dobrada era considerada pelo mestre

como o método ou todos os métodos onde os débitos são iguais aos créditos, e

a partida dobrada, como o método que seguia vários requisitos por ele

expostos.

Julgamos que a partida dobrada, partindo-se do conceito de partida

como registro, escrituração, não tem qualquer caráter distintivo do termo

escrituração dobrada ou dupla; julgamos, isto sim, que a partida dobrada tem

sofrido derivações, porém ela se apresenta com característica central e

detentora de toda a teoria da igualdade entre débito e crédito. Assim julgamos,

porque acreditamos que todas as derivações tentadas não justificam a

alteração de consideração da Partida Dobrada como método central, detentor

da teoria e da prática.

BIBLIOGRÁFIA

Dicionário de Contabilidade – 8ª edição

Autor: Sá, Antonio Lopes de

Editora: Atlas

Ano 1994

Contabilidade Básica – 6ª edição

Autor: Marion, José Carlos

Editora: Atlas

Contabilidade Introdutória - 9ª edição

Autores: Iudícubus, Sérgio de

35

3

Martins, Eliseu

Kamitz, Stephen Charles

Ramos, Alkindar de Toledo

Casilho, Edison

Benatti, Luiz

Editora: Atlas

ANEXO

Anexo 1 >> Atividades Culturais

36

3

FOLHA DE AVALIAÇÃO

Nome da Instituição: Universidade Cândido Mendes

Título da Monografia: Escrituração Contábil

Autor: Rafael Campello de Gouvea

Data da entrega: 30 de Maio de 2007

Avaliado por: Conceito: