Unifai – BiblioteconomiaMaria Cecília Rizzi Lima

Agosto – 2013Módulos – 03 e 04

Biblioteca Documentos impressos Audiovisual Cartográfico

Arquivos Documentos textuais Audiovisual Cartográfico

Biblioteca Os documentos são

produzidos e conservados com objetivos culturais

Arquivo Os documentos são

produzidos e conservados com objetivos funcionais

Biblioteca Os documentos são

colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra, doação ou permuta.

Os documentos existem em numerosos exemplares.

A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si.

Arquivo Os documentos não são

objeto de coleção; proveem das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo.

Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias.

Há uma significação orgânica entre os documentos.

Biblioteca Aplica-se a unidades

isoladas. O julgamento não tem

caráter irrevogável. O julgamento envolve

questões de conveniência, e não de preservação ou perda total.

Arquivo Preserva-se a

documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas.

Os julgamentos são finais e irrevogáveis.

A documentação não raro existe em via única.

Biblioteca Utiliza métodos

predeterminados. Exige conhecimento do

sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar.

Arquivo Estabelece classificação

específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades.

Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos orgãos.

Biblioteca Aplica-se a unidades

discriminadas As séries (anuários,

periódicos, etc.) são unidades isoladas para catalogação.

Arquivo Aplica-se a conjuntos de

documentos. As séries (orgãos e suas

subdivisões, atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades para fins de descrição.

Pode-se concluir que a Biblioteconomia trata de documentos individuais e a Arquivística, de conjunto de documentos.

A organização de arquivos, pressupõe o desenvolvimento dos trabalhos em várias fases:

Levantamento de dados ou diagnóstico; Análise dos dados coletados ou Relatório do

Diagnóstico; Planejamento ou Estudos para composição do

Plano de Arquivo; Implantação Acompanhamento e verificação.

Deve ter início pelo estudo e entendimento da própria organização, com a verificação e análise do estatuto, regimento, normas, organograma e demais documentos constitutivos;

Analisa-se: Gênero dos documentos (escritos, textuais,

cartográficos, iconográficos, informáticos, etc.); Espécies documentais (cartas, faturas,relatórios,

projetos, etc.); Modelos e formulários em uso;

Volume e estado de conservação do acervo; Arranjo e classificação dos documentos (método de

arquivamento usado); Registros e protocolos (saída e entrada de

documentos em fichas, livros, automático, etc.); Reprodução de documentos e processo de

conservação; Procedimentos, normas, códigos de classificação, etc.; Estatísticas de uso.

Essas informações devem ser acrescidas de dados referentes:

Recursos humanos lotados no arquivo (número de pessoas, salários, escolaridade, etc.);

Equipamentos de armazenamento e de informática (quantidade, modelos, conservação, etc.);

Localização física (área ocupada, iluminação, instalações, acesso, etc.);

Comunicação (telefones, fax, etc.).

Diagnóstico, tem por objetivo analisar a real situação do arquivo e seus serviços e formular ou propor alterações e/ou complementação de medidas mais adequadas para o bom funcionamento do arquivo.

Trata-se da formulação de um Plano Arquivistico que contemple tanto as exigências explicitadas nos dispositivos legais obrigatórios às instituições, como o atendimento às necessidades administrativas e funcionais, considerando o arquivo em todas as suas idades (corrente, intermediário e inativo).

Para a elaboração do Plano, devem ser considerados:

Posição do arquivo na estrutura da Instituição: recomenda-se que esteja subordinado a um departamento ou orgão elevado dentro da hierarquia institucional. Caso a instituição tenha no seu organograma um Setor de Documentação, esse é o orgão mais adequado, haja visto, que é uma tendência na moderna administração, reunir os orgãos que tenham como matéria-prima, a informação.

Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo: é importante esclarecer de imediato que a descentralização se aplica apenas à fase Corrente dos arquivos. As fases, intermediária e inativo/permanente, devem ser centralizadas. Esses podem estar armazenados separadamente em salas ou depósitos diferentes dentro da instituição.

Escolha de métodos de arquivamento: Dificilmente se emprega um único método de arquivamento, pois os documentos possuem funções dentro da instituição e para sua recuperação, ela é considerada, bem como, os seus atributos (assunto, tipologia, data, local, números e registros diversos). A análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação dos pedidos de documentos (como e de que forma), é possível definir o método principal e seus auxiliares.

Recursos Humanos: O arquivamento de documentos parece ser um trabalho simples, cuja simplicidade desaparece, diante do volume e da diversidade de assuntos e espécies. Para que o arquivo corresponda ao seu valor, como fonte e base de informações, memória viva da instituição, é imprescindível que conte com pessoal especializado ou devidamente treinado nas técnicas de arquivo, para o desempenho das atividades.

Araújo, Ignez B.C. “Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois dez anos de prática podem significar dez anos de arquivamento errado e inútil”.

O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais para a administração e para o conhecimento, passou a ser uma preocupação para o governo. Em 1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do Curso Superior de Arquivos e o currículo do Curso de Arquivística como habilitação profissional no ensino de 2º Grau.

Em 1974, foi instituído o Curso Superior de Arquivologia.

Em 1978, foi sancionada a Lei nº 6.546, regulamentada pelo Decreto nº 82.590, que dispõe sobre a as profissões de arquivista e técnico de arquivo.

Instalações e Equipamentos: A escolha dos equipamentos, assim como o local, em condições adequadas (limpeza, iluminação, temperatura) e área, para armazenar o acervo, merecem atenção.

Equipamento é o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis para o arquivamento.

Materiais de consumo: São fichas, guias, pastas, tiras de inserção, etc.

Material permanente: é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes. É preciso considerar: a economia de espaço; arrumação racional; capacidade de expansão; segurança; estética, resistência.