SUMÁRIO

CATALOGAÇÃO ................................................................................................................. 2

INDEXAÇÃO, LINGUAGEM DOCUMENTÁRIA E CLASSIFICAÇÃO ............................ 8

REFERÊNCIA .................................................................................................................... 21

GESTÃO DA INFORMAÇÃO ........................................................................................... 26

LEGISLAÇÃO ................................................................................................................... 27

DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES............................................................................ 28

PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO ........................................................................ 36

TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO ............................................................................... 55

MARKETING E CONTROLE DE QUALIDADE ............................................................... 58

TEORIA DA COMUNICAÇÃO/INFORMAÇÃO .............................................................. 59

BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO ................................................................... 60

NORMALIZAÇÃO (NBR) ................................................................................................. 63

2

CATALOGAÇÃO

Conforme o AACR2, item é definido como um documento ou grupo de documentos sob qualquer

forma física editado, distribuído ou tratado como uma entidade autônoma, constituindo a base de uma

única descrição.

A catalogação descritiva é dividida em 8 grandes áreas:

1) título e indicação de responsabilidade

2) edição

3) detalhes específicos do material (ou tipo de publicação)

4) distribuição ou publicação

5) dimensões

6) série

7) notas

8) número normalizado e modalidade de aquisição

A entrada principal para filmes, fitas de vídeo, incluindo DVD, é pelo título.

O formato CALCO foi desenvolvido baseado no MARC II

O USMARC foi desenvolvido para processar séries, filmes, mapas, manuscritos, registros

sonoros e músicas

O formato MARC II foi criado originalmente para o processamento de dados bibliográficos

O UNIMARC foi desenvolvido em 1977 pela IFLA, utilizando o ISBD, com o intuito de integrar

os diversos formatos MARC

As funções desempenhadas ela descrição bibliográfica de identificar e analisar qualquer tipo de

documento, em catálogos de bibliotecas, bibliografias, SRI automatizadas, entre outras, são:

a) promover informação,

b) assegurar a identificação e a correspondência entre a descrição bibliográfica e o documento,

c) recuperação do documento

Um catálogo precisa ter três qualidades:

1) Economia

2) Atualidade

3) Uniformidade

Titulo uniforme: equivale ao título que reúne diferentes formas variantes do título; o título

conhecido é diferente do título da obra a ser catalogada; duas obras com o mesmo título para

diferenciá-las; para organizar o arquivo.

A implantação de um sistema de controle bibliográfico pressupõe um conjunto estruturado de

iniciativas e diretrizes abrangentes que favoreçam o controle dos registros do conhecimento,

objetivando sua IDENTIFICAÇÃO, LOCALIZAÇÃO E RECUPERAÇÃO.

No registro das dimensões físicas, o número deve ser arredondado para maior.

Tabelas contendo apenas letras e números não são ilustrações.

As ISBD’s dividiu em 8 áreas a descrição dos documentos, na qual é baseada o v. 1 do AACR2.

O v. 2 do AACR2, edição brasileira, contém um apêndice para nomes brasileiros, desenvolvido

pela Comissão Brasileira de Documentação em Processos Técnicos (CBDPT), da FEBAB.

O depósito legal possibilita o controle, a elaboração e a divulgação da Bibliografia Brasileira

Corrente, bem como a defesa e preservação da língua e cultura nacionais, além de assegurar o registro

e a guarda da produção nacional.

Funções da Biblioteca Nacional:

a) Preservação de documentos

b) Depósito legal

c) Direitos autorais

d) Agência nacional do ISBN

e) Produção da Bibliografia Brasileira

f) Acesso a informações

g) Atendimento ao público

3

1961 - Conferência Internacional de Paris sobre princípios da catalogação – Promoção da UNESCO e

IFLA

1967 - Publicado o AACC

1978 - 2.ed. do AACC

1988 - AACC 2.ed. revisão 1988

1998 - AACC 2.ed. revisão 1998

2002 - AACC 2.ed. revisão 2002 - inclui Ementas 1999 e 2001

Principais mudanças Cap. 3 – material cartográfico

Cap. 9 – recursos eletrônicos

Cap. 12 – recursos contínuos

NO BRASIL

1969 - 1ª edição brasileira (bibliotecário Vicentini)

1983 e 1985 - v.1 e v.2 respectivamente (Febab)

2004 - publicada tradução do CCAA 2.ed. revisão de 2002

Descrição dividida em 8 áreas

1- área do título e indicação de responsabilidade

2- área da edição

3- área dos detalhes físicos do material (ou tipo de documento)

4- área da publicação/distribuição

5- área da descrição física

6- área da série

7- área de notas

8- área do nº normalizado e modalidades de aquisição

3 níveis de catalogação

1° Nível

Título principal / Primeira indicação de responsabilidade (se diferente ou inexistente da/na entrada

principal) – Edição – Detalhes específicos do material – Primeiro editor, data. – Extensão do item – Nota

– Nº normalizado.

2º Nível

Título principal [designação geral do material] = Título equivalente : outras informações sobre o título /

Primeira indicação de responsabilidade ; indicações subseqüentes – Edição / Primeira indicação de

responsabilidade relativa à edição – Detalhes específicos do material – Primeiro local de publicação:

primeiro editor, data. – Extensão do item : outros detalhes físicos ; dimensões. Título principal da Série

/ indicação de responsabilidade relativa à série, ISSN da série ; numeração dentro da série. Título da

Subsérie, ISSN da Subsérie ; numeração dentro da subsérie). – Nota – Nº normalizado.

=====================================================

4ª Área

Local

Brasil – usar siglas Estados

Canoas [RS]

Fora – usar países

Brookfield, United States

Língua em q. aparecer

Língua registrada no título

4

Aparecer 1º

Completar

Mpls [i.e. Minneapolis]

Rio [de Janeiro]

[Espanha?] país incerto

[Canadá] país provável

[S.l.] não determinado

Editor

Conservar Printed for / Distributed by

Diferenciar subsidiaries Longmans, Green // Longmans Educational

[s.n.]

Capítulo 9 – Recursos Eletrônicos

Recurso eletrônico cartográfico publicado em série

Cap.9 – Cap.3 – Cap.12

Recursos são tratados dependendo do tipo de acesso =

Direto - local

Remoto - em rede

Fonte de informação = próprio recurso, rótulo, etiqueta, label

1 ou mais unidades físicas = contêiner

mais de uma forma = [multimeios]

[conjunto de peças]

Termos que indicam edição de um recurso eletrônico =

Rev. ed.

Test ed.

Level 3.4

Rev. ed. 10/2/82

3rd uptde

Version 5.20

Título [DGM] – Edição – tipo de extensão do recurso =

Dado eletrônico registros, bytes

Programa eletrônico arquivos

Ou Dados e programas

Descrição física

1 cartucho

2 disquetes

1 DVC

1 DVCAM : color ; 5 ¼ pol.

Registrar tamanho menor tamanho maior

3 disquetes ; 9-14 cm

Não se faz descrição física para recurso eletrônico que estiver disponível somente por acesso remoto.

5

Capítulo 9 – Recursos Contínuos

Recursos bibliográficos sem tempo predeterminado para sua conclusão.

Ex. seriados, atualizações por folhas soltas, sites da web, relatórios anuais, séries monográficas,

diretórios contínuos.

Não incluir indicação de responsabilidade para editor/coordenador. Se necessário, fazer nota.

Fonte => página de rosto, 1º número ou nº mais antigo, capa, título de partida, expediente, páginas

editoriais, colofão, outras págs.

Quando título incluir DATAS => substituir por reticências

Ex. Biochemical journal : reviews 1996

Biochemical journal : reviews ...

Entradas Publicações Legais:

Leis

Entrada Principal – Jurisdição Governada pela Lei – Título Uniforme apropriado

Entrada Secundária – Pessoas ou entidades responsáveis pela compilação e publicação das liesm que não

sejam órgãos legislativos.

Mato Grosso do Sul

[Lei n.328, de 25 de fevereiro de 1982]

Lei de proteção do Pantanal Sul-Mato-Grossense. Lei n.328 de 25 de fevereiro de 1982. – Brasília :

Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis, 1983.

38 p. ; 21 cm.

I. Instituto Brasileiro do Meio Ambiente... II. Título

22 Cabeçalhos para pessoas

Regra geral

- recai sobre o nome mais conhecido, seja nome verdadeiro, pseudônimo, iniciais...

- deve ser o nome mais freqüente na fonte principal de informação

- inclua ou conserve título de nobreza ou honorífico

* Mudança de nome:

- nome mais recente, a menos que o anterior seja mais conhecido

* Sobrenomes

- sem sobrenome, mas com elemento usado como tal:

X, Malcon

Malcon X

- sobrenome abreviado:

G., Michael

Michael G.

- sobrenome como nome: usar vírgula sem inversão, nomes chineses

- único sobrenome: querer acréscimo para distinguir, baseados em palavras que aparecem nas próprias

obras do autor ou fontes de referência

Read, Miss

6

- composto: preferência do autor, destacada nas suas obras. Se não possível, elemento de entrada como

listado em fontes de referência

- composto sem prenome: ordem invertida de sobrenome:

Miranda, Pontes - Lima Sobrinho, Barbosa - Assis, Machado

- composto sem inversão:

Ligados por hífen: Villa-Lobas, Heitor

Que formam expressão: Rio Apa, Wilson Galvão do – Espírito Santo, Victor do

Língua espanhola: Meléndez Valdés, Juan

- que indicam parentesco:

Português: Ferreira Filho, Manoel Gonçalves

Outras línguas: Mudge, Lewis Seymour

- com prefixo:

Que não sejam artigos/preposições: MacDonald, William – O’Connor, Heitor

Com artigos/preposições: varia conforme a língua Du Maroussem, P.

- pelo título de nobreza:

Caxias, Luís Alves de Lima e, Duque de Caxias

* Prenome

- único prenome: requer acréscimo para distinguir:

Leonardo, da Vinci – Dulce, Irmã – Benta, Dona

- único prenome com palavra de parentesco:

Fábio Júnior – Adonias Filho – Abib Neto

- composto: inversão de prenome Helena, Maria

- composto acompanhado de palavra que indicam parestesco:

Paulo Netto, José

- composto ligados por hífen: Assoun, Paul-Laurent

- de pessoas de sangue real, realeza

Pedro II, Imperador do Brasil

ENTRADAS – Cabeçalhos para entidade

-Entidades do poder executivo, ministérios, secretarias de estado, etc:

Brasil. Ministério da Defesa.

Distrito Federal (Brasil). Secretaria de Finanças.

- Entidades do poder legislativo:

Brasil. Congresso. Comissão Mista de Orçamento.

Brasil. Congresso. Câmara dos Deputados. Comissão de Economia.

São Paulo (Estado). Assembléia Legislativa.

7

Assembléia Constituinte:

Brasil. Assembléia Nacional Constituinte (1987-1988). Comissão de Redação.

Tribunais:

Brasil. Supremo Tribunal Federal.

Ceará. Tribunal de Justiça.

Chefes de Estado/Governo:

Brasil. Presidente (1990-1992 : F. Collor)

SISTEMA DE PONTUAÇÃO:

Ponto e vírgula – usado como na escrita comum, exceção: para separar item com várias partes ou obras

de diferentes pessoas, sem título coletivo.

Hífen – usado sem espaço antes e depois: para ligar datas, letras, números

Parênteses e colchetes – as informações DENTRO não tem espaço, fora tem espaço antes e depois. ( )

– inlcuem dados de um fabricante na ausência de um editor, detalhes da descrição física, série

[ ] – usados para interpolações, transcrições fora da fonte principal e quando hipotéticas seguidos por

?, [DGM], e quando fazem parte de um título são substituídos por parênteses.

8

INDEXAÇÃO, LINGUAGEM DOCUMENTÁRIA E CLASSIFICAÇÃO

Os usuários são remetidos dos assuntos gerais para os mais específicos e vice-versa por meio

da expressão “Ver também”, usada ainda para relações associativas.

A ordem de citação consiste:

Número CDU 0/9 Tabela Principal

.01/.09 Auxiliares Especiais com Ponto Zero

-0/-9 Auxiliares Especiais com Hífen

.00 Ponto de vista

"..." Tempo

(1/9) Lugar

(=...) Raça

(0...) Forma

= Língua

de acordo com Cutter, o princípio mais importante da indexação de assuntos estabelece que um

tópico deve ser indexado sob o termo mais especifico.

Existem dois métodos de elaboração de linguagem documentária, o método a priori e a

posteriori. O método a priori consiste em recensear a terminologia existente. O volume da linguagem é

definido em função do grau de especialização da unidade de informação e das características de seus

produtos e serviços, bem como da natureza do assunto. Na prática os dois métodos são combinados.

A 1ª etapa no processo de indexação implica na decisão não somente quanto ao que é tratado

num documento, mas também sobre o porquê ele se reveste em um provável interesse para um

determinado grupo de usuários. Chamamos essa fase de análise conceitual.

Indexação de assuntos é conceitualmente idêntico a catalogação de assuntos. Essa atividade

compreende a formação de classes de objetos com base em seu conteúdo temático.

O sistema de indexação “Preserved Context Index System - PRECIS” foi desenvolvido por

Derek Austin em 1968, é utilizado desde então pela conceituada instituição britânica BRITISH

NATIONAL BIBLIOGRAPHY (BNB) na produção automática de seus índices de assunto.

Linguagem documentária ou linguagem de indexação é definida, segundo Van Slype, como um

sistema de representação do conteúdo dos documentos e das perguntas, tendo como finalidade a

recuperação dos documentos. Para isso é dotada de estrutura própria, controlada, padronizada e

hierarquizada.

Linguagem natural é a linguagem utilizada pelos autores em determinado campo temático.

SEGUNDO SUA FUNÇÃO: Um tesauro é um meio de controle terminológico, usado para

transladar a linguagem natural de um documento a uma linguagem sistemática (linguagem de

informação), e vice-versa.

SEGUNDO SUA ESTRUTURA: Um tesauro é um vocabulário controlado e dinâmico de termos

relacionados semântica e hierarquicamente, que cobre amplamente um domínio específico do

conhecimento.

Nos thesauros os arranjos de assunto são hierárquicos, reunindo termos por categorias.

A atividade de indexação deve responder ás perguntas:

- o quê? (determina os assuntos que o documento trata)

- como? (objetivos do documento – causa, ação)

- de que forma? (a forma como os documentos se apresentam)

- quando? (época em que o assunto descrito ocorreu)

- quem? (as pessoas que o documento trata)

A CDU é uma notação mista, utiliza números, sinais, símbolos, letras e palavras.

Etapas da indexação:

1- análise conceitual

2- tradução

9

Análise conceitual – definir do que trata um documento, qual o seu assunto. Perguntas: 1) De que trata;

2) Por que foi incorporado ao acervo; 3) Quais aspectos que serão de interesse para o usuário.

ATINÊNCIA – ‘trata de’

Tradução – envolve conversão da análise conceitual de um documento num determinado conjunto de

termos de indexação.

- indexação por extração (ou indexação derivada) – Uniterm – os termos aparecem no título ou no

resumo

- indexação por atribuição – atribuição a partir de outra fonte.

Vocabulário controlado – lista os termos autorizados, inclui estrutura semântica. Destina-se:

1) controlar sinônimos

2) diferençar homógrafos

3) reunir ou ligar termos cujos significados apresentem uma relação mais estreita entre si,

hierárquicas e não-hierárquicas (ou associativas).

Exame documental:

a) titulo

b) resumo

c) sumário

d) introdução, as frases e parágrafos de abertura de capítulos e as conclusões

e) ilustrações, gráficos, tabelas

f) palavras ou grupo de palavras que apareçam em destaque.

Exaustividade da indexação – corresponde ao número de termos atribuídos em média.

Indexação exaustiva – implica o emprego de termos em número suficiente para abranger o conteúdo

temático do documento de modo bastante completo.

Indexação seletiva - implica o emprego de uma quantidade muito menor de termos, a fim de abranger

somente o conteúdo temático principal do documento.

A indexação exaustiva – redundará menor precisão nas buscas, quanto mais exaustivo maior o custo;

mais dispendiosos a inclusão na base. Costuma possibilitar buscas com alta revocação, por:

- número de falsas associações

- qto mais termos, mais o documento será recuperado em respostas a tópicos que nele são tratados

como assunto secundário.

Fatores que influem no desempenho de um sistema de recuperação:

1) política de indexação

2) exatidão da indexação (na análise e tradução)

As decisões quanto à política é administrativa; a exatidão encontra-se sobre controle do indexador

individual.

Princípios da Especificidade

Em geral, é melhor utilizar vários termos específicos, ao invés de um termo mais genérico. Se um artigo

descreve o cultivo de limões, limas e tangerinas, será melhor indexado sob os três termos. O termo

mais genérico, frutas cítricas, será usado apenas para artigos que tratem das frutas cítricas em geral.

Outras diretrizes – Fugmann (1979, 1985) – apresentou axiomas de indexação.

10

‘indexação compulsória’ – afirma que o indexador deve utilizar os termos mais apropriados com que

possa contas para descrever o conteúdo temático do documento. (reitera o princípio de especificidade)

- axioma da definibilidade – tem relação com a capacidade de definir clara e inequivocadamente uma

necessidade de informação

- axioma da previsibilidade – diz que o êxito de uma busca num sistema de recuperação depende

grandemente da previsibilidade com que é descrito o conteúdo temático, o que aponta para a

importância da coerência na indexação.

- axioma da fidelidade – diz que o outro fator influi sobre o desempenho é a capacidade de definir com

rigor e exatidão o conteúdo temático (das necessidades de informação e, por extensão, dos

documentos), a qual tem a ver mais com o vocabulário controlado utilizado para indexar do que com a

própria indexação.

Regra geral por Lancaster:

1) inclua todos os tópicos reconhecidamente de interesse para os usuários do serviço de

informação, que sejam tratados substantivamente no documento

2) indexe cada um desses tópicos tão especificamente quanto o permita o vocabulário do sistema e

o justifiquem nas necessidades ou interesses dos usuários.

Índices pós-coordenados (ou pós-combinação ou manipulatório)

Surgiram na década de 40.

1) os termos podem ser combinados entre si de qualquer forma no momento em que se faz a busca

2) preserva-se a multidimensionalidade das relações entre os termos

3) todo temos atribuído a um documento tem peso igual; nenhum deles é mais importante do que o

outro (exceção para indexação ponderada).

Exemplo: artigo sobre migração de mão-de-obra de Moçambique para as minas da África do Sul:

MOÇAMBIQUE

ÁFRICA DO SUL

TRABALHADORES MIGRANTES

MINEIROS

RELAÇÕES ECONÔMICAS

Índices pré-coordenados

1) é difícil representar a multidimensionalidade das relações entre os termos

2) os temos somente podem ser listados numa seqüência, o que implica que o primeiro é mais

importante do que os outros

3) não é fácil (senão completamente impossível) combinar termos no momento em que se faz uma

busca.

Exemplo: método SLIC – Selective Listing in Combination (Listagme Seletiva em Combinação) – criado

por Sharp 1966 – permite justaposições úteis de termos, pelo menos enquanto estes forem mantidos

em ordem alfabética. Desvantagem: gera grande número de entradas.

Sistemas:

- alternação (cycling):

abcde

bcdea

cdeab

11

- rotação ou deslocamento (shunting):

o termo de entrada é ressaltado de alguma forma

abcde

abcde

abcde

Tanto a alternação quanto a rotação proporcionam um certo contexto para um termo, porém, as

relações entre alguns termos ainda permanecem obscuras e ambíguas.

Índice KWIC (keyword in context) – índice rotado, derivado, em sua forma mais comum, dos títulos dos

documentos. Cada palavra-chave que aparece num título torna-se um ponto de entrada , destacada de

alguma forma.

Índice KWOC (keyword out of context) – as palavras-chave que se tornam pontos de acesso são

repetidas fora do contexto, sendo comumente destacadas na margem esquerda da página ou usadas

como se fosse cabeçalhos de assunto,

COERÊNCIA DA INDEXAÇÃO

Coerência na indexação refere-se à extensão com que existe concordância quanto aos termos a serem

usados para indexar um documento.

Coerência entre interindexadores refere-se à concordância entre indexadores, enquanto a coerência

intra-indexador refere-se à extensão com que um indexador é coerente consigo mesmo.

Fatores que influenciam na coerência

1- quantidade de temos atribuídos

2- vocabulário controlado versus indexação com termos livres

3- tamanho e especificidade do vocabulário

4- características do conteúdo temático e sua terminologia

5- fatores dependentes do indexador

6- instrumentos de auxilio com que conta o indexador

7- extensão do item a ser indexado

QUALIDADE DA INDEXAÇÃO

‘BOA indexação’ – a indexação que permite que se recuperem itens de uma base de dados durante

buscas para as quais eles sejam respostas úteis, e que impede que sejam recuperados quando não sejam

respostas úteis.

Falhas de análise conceitual:

1) deixar de reconhecer um tópico que se reveste de interesse potencial para o grupo usuário

atendido

2) interpretar erroneamente de que trata realmente um aspecto do documento, acarretando a

atribuição de um termo (ou termos) que sejam inadequados

Falhas na tradução:

1) deixar de utilizar o termo mais específico disponível para representar um assunto

2) empregar um termo que seja inadequado para o conteúdo temático devido à falta de

conhecimento especializado ou por causa de desatenção

12

Fatores que influem na qualidade

Fatores ligados ao indexador:

- conhecimento do assunto

- conhecimento das necessidades dos usuários

- experiência

- concentração

- capacidade e compreensão de leitura

Fatores ligados ao documento:

- conteúdo temático

- complexidade

- língua e linguagem

- extensão

- apresentação e sumarização

Fatores ligados ao vocabulário:

- especificidade/sintaxe

- ambigüidade ou imprecisão

- qualidade do vocabulário de entradas

- qualidade de estrutura

- disponibilidade de instrumentos auxiliares afins

Fatores ligados ao processo:

- tipo de indexação

- regras e instruções

- produtividade exigida

- exaustividade da indexação

Fatores ambientais:

- calefação/refrigeração

- iluminação

- ruído

É a representação sucinta, porém exata, do conteúdo de um documento.

Finalidade – facilita o processo de seleção, ajudam o leitor a decidir-se sobre a leitura do item

Resumo indicativo ( ou descritivo) – descreve (indica) de que trata o documento. Menciona que tipos de

resultados foram alcançados num estudo. Contém informações sobre a finalidade, alcance ou

metodologia, mas não sobre os resultados, conclusões ou recomendações.

Resumo informativo – procura sintetizar a substância do documento, inclusive os resultados que ele

contém. Contem uma síntese dos resultados. Inclui informações sobre a finalidade, alcance e métodos,

mas também deve conter resultados, conclusões ou recomendações. Um bom resumo informativos

serviria como um substitutivo razoável de leitura do documento.

Resumo crítico – trata-se de uma ‘recensão crítica condensada’. O resumidor exprime opiniões sobre a

qualidade do trabalho do autor e pode até compará-lo com o trabalho de outros.

Redação – brevidade, exatidão e clareza. O resumidor deve evitar a redundância.

Resumo completo – 3 partes:

13

- referencia bibliográfica

- o corpo do resumo

- a assinatura

INTRODUÇÃO AO SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO DECIMAL UNIVERSAL (versão preliminar –

03/00)

HISTÓRICO

O físico André Marie Ampère (1775-1836) foi a primeira pessoa a utilizar uma notação decimal como

um código para expressar conceitos de classificação documentária. Este código foi popularizado pelo

conhecido bibliotecário Melvil Dewey, com sua publicação oficial em 1876. A partir daí, ocorreram

inúmeras evoluções e expansões, comprovando-se hoje, como um dos sistemas de classificação mais

utilizados internacionalmente – a CLASSIFICAÇÃO DECIMAL DE DEWEY, em sua 21ª edição e em CD-

ROM.

Paul Otlet (1869-1944), advogado belga, reconhecido pelo seu trabalho desenvolvido no campo da

bibliografia em Ciências Sociais e seu colega, Henri La Fontaine (1854-1943), que trabalhavam em um

índice bibliográfico que arrolasse todas as informações publicadas, sob a orientação do Institute

International de Bibliographie - IIB (hoje a reconhecida Federação Internacional de Informação e

Documentação – FID). Na busca por orientação para desenvolver as entradas dos assuntos, Otlet tomou

conhecimento da Classificação Decimal de Dewey, 5ª edição, de 1894, da qual conseguiu um exemplar.

Estudando o sistema, ficou impressionado com a riqueza do material e, escrevendo para Melvil Dewey,

obteve autorização para sua tradução para o francês.

Impressionados com a capacidade do sistema, Otlet e La Fontaine perceberam que a taxonomia do

conhecimento humano pode ser expresso internacionalmente através dos números, ou seja, quanto mais

números decimais utilizar, de forma mais específica pode-se organizar a informação.

O trabalho deixou de ser uma simples tradução, foi recebendo várias inovações, adaptações e

complementos, passando de uma simples tradução da Classificação Decimal de Dewey, de um sistema

enumerativo, para um novo sistema de classificação que permitem o uso de sínteses, ou seja, a

composição de números compostos para indicar assuntos inter-relacionados.

A inclusão de tabelas auxiliares, cujos números poderiam ser utilizados em todas as partes do sistema e

que permitiria aos usuários do sistema especificar e direcionar assuntos de forma bem mais especifica,

atendendo as necessidades dos usuários. Com isto, Otlet e La Fontaine conseguiram implantar um grau

maior de detalhamento na organização dos assuntos.

O resultado deste trabalho, em francês, foi publicado pelo Institute International de Bibliographie –

IIB, sediado em Bruxelas - no Palais Mondial, de forma preliminar em 1904 e foi denominada "Manuel

du Repertoire Bibliographique Universel" (Manual do Repertório Bibliográfico Universal) e em 1907,

surgiu a reimpressão desta edição do Repertório, em forma de catálogo sistemático, sendo hoje a

Classificação Decimal Universal - CDU, com aproximadamente 33.000 subdivisões.

EVOLUÇÃO DA CDU

Apesar da 1ª Guerra Mundial, os trabalhos de expansão e atualização da CDU continuaram, tendo como

grande colaborador Fritz Donker Duyvis, responsável pela profunda revisão e expansão das seções de

Ciências e Tecnologia, publicada em 1927, sob o título de Classification Décimale Universelle, contendo

70.000 subdivisões. Esta edição tornou-se o arquivo-mestre do sistema, passando a receber as

alterações e correções até 1993.

Uma 3ª edição, a primeira em alemão, foi publicada em 1934, sob a responsabilidade de Carl Walther e

continha o dobro da 2ª edição: 140.000 subdivisões.

Muitas outras edições foram, ao longo do tempo, editadas em diversas línguas.

Até 31/12/1991, a FID - Federação Internacional de Informação e Documentação foi o centro

administrativo e controlador da CDU. Mas, prevendo uma reestruturação administrativa, financeira e

sua expansão, garantindo o futuro do sistema frente ao novo milênio, a FID, juntamente com outras

instituições de informação e documentação, ou seja, outros cinco editores da CDU (Bélgica, Espanha,

14

Países Baixos, Reino Unido e Japão), estruturam em 1991 o CONSÓRCIO CDU (UDC Consortium) que,

em 01/02/1992 adquirem todos os direitos e responsabilidades civis do sistema e passam administrá-lo.

Como primeira atuação, foi criado um arquivo-mestre de referência – MRF (Master Reference File),

com 60.000 entradas. Este arquivo será alimentado, na medida do possível, com a complementação de

outras edições desenvolvidas. As correções e expansões da CDU são publicadas através do boletim

Extensions and Corrections to the UDC, editados anualmente.

A língua oficial do Consórcio CDU é a inglesa e as correções e expansões são aceitas na língua oficial, na

francesa e alemã.

O atual arquivo-mestre de referência é em inglês e será traduzido, na medida do possível, para o

francês e alemão. Futuramente pretende-se traduzir para todas as línguas de sua várias edições.

Segundo o Bibliographical Survey of UDC editions (FID publicationss 573, The Hague, 1982), são 23

línguas arroladas em várias edições: especiais, abreviadas, médias e desenvolvidas.

EDIÇÕES

A CDU vem sendo divulgada através dos seguintes tipos de edições: desenvolvidas, médias, abreviadas,

condensadas e especiais, conforme a necessidade da classificação nas bibliotecas, centros de

informações e instituições.

No histórico da CDU, identificou-se as seguintes edições, das quais muitas outras foram derivadas.

Edições desenvolvidas

A primeira edição internacional foi a edição desenvolvida, intitulada "Manuel du Repertoire

Bibliographique Universel", em idioma francês, em 1904.

A segunda edição, publicada pelo Instituto Internacional de Bibliografia, em francês, recebeu o nome

de "Classification Decimale Universelle", em 1927.

A terceira edição, em idioma alemão, sob o titulo "Dezimalklassifikation", é a edição desenvolvida mais

completa, em 1934.

Outras edições desenvolvidas foram publicadas nos seguintes idiomas:

inglês – 4a edição; francês – 5a edição; japonês – 6a edição;

espanhol – 7 edição; alemão – 8a edição; português – 9 edição.

Existem as seguintes classes de edição desenvolvida em português: 0, 1, 2, 3/308, 32, 347, 37, 39,

502, 55, 8, 61, 7, atendendo às necessidades e condições de cada época.

Edições médias

Há publicações das edições médias em alemão, francês, russo, japonês, italiano, polonês e português.

A primeira edição média em português foi publicada pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência

e Tecnologia - IBICT, em 1976. A segunda edição, em 1987.

E, em 1997, o IBICT publicou a Edição-padrão Internacional em Língua Portuguesa – Tabelas

Sistemáticas – Parte 1. Em 1999, publicou o Índice – Parte 2 da Edição-padrão Internacional em Língua

Portuguesa.

Edições abreviadas

Existem edições abreviadas em quase todos os idiomas, sendo que a edição em língua portuguesa foi

publicada em Portugal pelo Centro de Documentação Científica do Instituto de Alta Cultura e pelo

então Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documentação - IBBD, hoje o IBICT.

É importante destacar a edição abreviada trilingüe - 1958, em alemão, inglês e francês, acompanhada

dos respectivos índices.

Edições condensadas

Uma edição condensada foi publicada em 1967, em francês, ocupando somente 50 páginas.

Edições especiais

A FID determinou as edições especiais para uso de especialistas de determinadas áreas, servindo de

15

apoio ao desenvolvimento do conhecimento mundial.

CDU NO BRASIL: quadro evolutivo

• 1901 - o engenheiro Vitor da Silva Freire publicou um folheto explicativo, sob o nº 54 da série

de publicações do então IIB, divulgando as vantagens do Sistema de Classificação de Bruxelas;

• 1900 - 1909 - Vários nomes importantes da época passaram a divulgar o sistema, entre eles:

Rodolfo Garcia, Oswaldo Cruz e Manuel Cícero Peregrino da Silva;

• 1909 - adotado na Biblioteca de seu Instituto Oswaldo Cruz;

• 1918 - 1921 - a CDU passou a ser utilizada no Boletim Bibliográfico da Biblioteca Nacional;

• 1937 - edição simplificada para ser usada na Biblioteca do Ministério das Relações Exteriores;

• 1942 - edição mais completa editada pela Biblioteca Pública de Minas Gerais;

• 1954 - primeira edição abreviada da CDU, em língua portuguesa (versão preliminar), publicada

pelo Centro de Documentação Científica do Instituto de Alta Cultura, de Portugual, sob a

responsabilidade de Zeferino Ferreira Paulo;

• 1958 - Criação do Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documentação – IBBD, hoje o Instituto

Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia – IBICT, por sugestão de Edson Nery da Fonseca,

membro da Comissão Brasileira da CDU, criada na época e que ainda hoje funciona junto ao IBICT. Após

a criação do IBBD, várias bibliotecas passaram a utilizar a CDU: Diretoria Geral de Estatística;

Ministério das Relações Exteriores; Câmara dos Deputados; Secretaria dos Negócios do Interior de

Minas Gerais; Biblioteca Pública de Belo Horizonte;

• 1961 - a edição abreviada portuguesa, em versão preliminar, foi amplamente revisada, contando

com o apoio do IBBD, da Comissão Brasileira da CDU e tendo também a participação da Comissão de

Terminologia da Universidade de São Paulo conseguiram a impressão da 1ª edição abreviada da CDU, em

língua portuguesa;

• 1968 - início da tradução para o português da recém-lançada edição alemã, a DK-Handausgabe,

pelo Padre e Prof. Astério Tavares Campos, membro nato da Comissão Brasileira da CDU e grande

incentivador e divulgador da CDU no Brasil. Sem apoio, sem deixar a docência, por ser grande defensor

da CDU o Padre Astério, consegue divulgar as tabelas traduzidas, que são impressas de forma

mimeografada pela Biblioteca Central na UnB – Universidade Federal de Brasília;

• 1971 - contando com apoio da Associação dos Bibliotecários do Distrito Federal, da Biblioteca

da Câmara dos Deputados e do Departamento de Biblioteconomia da UnB, é publicado e distribuído para

análise e críticas as tabelas traduzidas;

• 1976 - o IBICT, sob a direção de José Vencovsky e a Comissão Brasileira da CDU, sob a direção

do Padre Astério, publicam a Primeira Edição Média em Língua Portuguesa da CDU;

• 1987 - é publicada a Segunda Edição Média em Língua Portuguesa da CDU (edição hoje

disponível), baseada na edição inglesa, a British Standards Institution, publicada em 1985;

• 1997 è em dezembro deste ano, o IBICT publica as tabelas sistemáticas – Parte 1 da Edição-

padrão Internacional em Língua Portuguesa, baseado no arquivo-mestre de referência, cedido pelo

Consórcio CDU, com 61.000 entradas, somadas à edição de 1987;

• 1999 è após quase dois anos, o IBICT publica o Índice – Parte 2 da Edição-padrão Internacional

em Língua Portuguesa.

ESTRUTURA E NOTAÇÃO

A Classificação Decimal Universal – CDU, apresenta-se em dois volumes: Parte 1 – Tabela Sistemática e

Parte 2 – Índice Alfabético. A Tabela sistemática, por sua vez, subdivide-se em outras duas tabelas: a

tabela principal e as tabelas auxiliares, as quais exemplificam os elementos enumerativos e analíticos-

sintéticos em todas as classes do sistema da CDU. Faz uso de números arábicos que, após pesquisados,

passam a formar a notação que é o código (valor numérico) que representa os conceitos na classificação

e expressa sua ordenação.

16

Tabela principal

A tabela principal é igualmente identificada como notação primária. A base da CDU é constituída por

nove classes específicas e uma classe geral, seguindo o mesmo esquema da Classificação Decimal de

Dewey - CDD, diferenciando-se na supressão de dois zeros à direita, portanto, apresenta-se somente

com um algarismo arábico e na classe 4 – Lingüística, que foi incorporada na classe 8 – Literatura (em

1963), deixando então, a classe 4 vaga para futuras expansões.

A CDU apresenta as seguintes classes principais:

Cada classe principal, por sua vez, subdivide-se em dez subclasses, abordando conceitos mais

específicos, interligados à classe principal a qual está subordinado.

Apresenta-se a seguir o exemplo da classe 3, comparando as edições:

Cada subclasse é uma divisão lógica da classe principal, identificado sempre pela igualdade no primeiro

dígito com relação à classe principal (3 – seguido do 30; seguido do 31). Por sua vez, estas mesmas

subclasses podem ser subdivididas novamente em 10 subclasses, utilizando agora três algarismos.

Assim, os assuntos são subdivididos, sucessivamente, tornando-se cada vez mais específicos, ou seja,

quanto maior a extensão dos números de classificação, maior é o detalhamento da informação.

Os números de classificação são frações decimais, portanto, seguem casas consectivas, obedecendo

uma estrutura hierárquica, ou seja, as tabelas são divididas hierarquicamente, tanto na parte numérica

como na parte conceitual. Partem do geral (da classe principal) para o específico (as subclasses),

conforme a figura no anexo 1.

Observando a CDU, a pontuação de suas notações diferem com relação à CDD (que coloca apenas um

ponto após o terceiro dígito), a CDU acrescenta um ponto a cada grupo de três dígitos para facilitar a

leitura, não tendo, portanto, valor classificatório.

Tabelas auxiliares

As tabelas auxiliares apresentam-se em duas divisões: os sinais e as subdivisões auxiliares. O uso

destas tabelas permitem, além dos números simples, a construção de números compostos e sínteses.

Os números simples são qualquer número extraído da tabela principal ou auxiliar e citado isoladamente.

Por exemplo: Brasil (81) ou Mineração 622.

Os números compostos são os criados por síntese, ou seja, a composição feita com números extraídos

de mais de uma parte da tabela (principal ou auxiliar), que juntos formam uma notação de assunto. Por

exemplo: Mineração no Brasil 622(81) ou Mineração e Metalúrgica 622 + 669.

5.2.1 Sinais

Os sinais, apresentados nas Tabela Ia – Coordenação e Extensão e Tabela Ib – Relação,

Subagrupamento e Ordenação são em número de cinco:

• Coordenação, representado pelo sinal de + (adição);

• Extensão, representado pela / (barra ablíqua);

• Relação, representado pelo sinal de : (dois pontos);

• Subagrupamento, representado pelos [ ] (colchetes) e

• Ordenação, representado pelos :: (dois pontos duplos).

Os sinais permitem a composição de números, atingindo um grau maior de especificidade e de

recuperação de assuntos. Serão vistos um a um na instrução 2.

5.2.2 Subdivisões Auxiliares

As subdivisões auxiliares subdividem-se em Auxiliares Comuns e Auxiliares Especiais, analisados a

seguir.

a) Auxiliares comuns: possibilitam o inter-relacionamento entre assuntos e indicam características

repetitivas, ou seja, aquelas que são aplicadas em todas as classes principais. São eles: Auxiliar Comum

de Língua, de Forma, de Lugar, de Raça, de Tempo, de Ponto de Vista, de Materiais e de Pessoas e,

serão estudados um a um a partir da instrução 5. Incluem-se, também, o asterisco e as extensões

alfabéticas, que serão estudados um a um a partir da instrução 3.

b) Auxiliares especiais: indicam características que se repetem em determinados lugares da tabela, isto

17

é, aqueles que são aplicáveis a um número limitado da tabela, cuja classe principal a qual está

subordinada autorize sua utilização. São eles: Auxiliares Especiais de Ponto Zero, Hífen, Apóstrofo e

serão estudados um a um na instrução 4.

Em resumo, a CDU utiliza, na composição da sua notação, números decimais, sinais, símbolos, letras ou

palavras, portanto, é uma notação mista.

O leiaute da CDU pode ser observado no anexo 2, onde pode-se observar sua estrutura de

apresentação e as notas remissivas. Aparecem, também, outros símbolos identificados a seguir:

• Remissiva "ver" aparece por extenso nas tabelas;

• Seta " - > " indica "ver também";

• Subdividir como = indica a divisão paralela, onde os números que antecedem o símbolo podem ser

subdivididos de maneira análoga à do número que o segue, o que permitirá uma série exatamente

análoga, com os mesmos conceitos e mesmos algarismos.

INSTRUÇÃO Nº 2 (06 e 09 de março de 2001) - ÍNDICE

O índice da Classificação Decimal Universal - CDU, Edição-Padrão Internacional em Língua Portuguesa,

Parte 2, foi publicado pelo IBICT – Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia.

Foi criado para facilitar o acesso às classes do sistema – de 0 a 9, não tendo a pretensão de se

sobrepor ao sistema e sim ter por objetivo: servir de instrumento a quem pesquisa neste sistema.

Este índice apresenta-se em ordem alfabética de palavra por palavra, incluindo todas as divisões

principais, as auxiliares comuns e as especiais. Os números e símbolos que eventualmente constituem

entradas são transformados nas palavras que os representam e os nomes próprios só quando

constituírem-se em conceitos básicos do sistema CDU.

Neste índice não foram adotadas remissivas e nem referências cruzadas.

Apresenta-se em três colunas, aparecendo sempre as palavras por extenso, fazendo uso de explicações

entre parênteses ( ), seguida de um ou mais números de classificação.

A linguagem usada no índice da CDU é a linguagem natural, extraído por meio magnético, processado

utilizando-se os recursos de automação/informatização. Todos os termos significativos foram

extraídos do arquivo-mestre e transformados em índice.

Exercícios:

• Manusear as tabelas e os índices.

• Utilizar um exemplo do cotidiano e classificar o respectivo assunto.

• Extratificar assuntos e correlacionar com a tabela.

• Identificar a notação do assunto.

Reforço:

lista de termos – assuntos para aprender o manuseio da ferramenta (técnica)

Exemplo: COZINHA qual o segmento na área do conhecimento que o assunto – termo esta sendo

tratado. (Arquitetura, móveis, utensílios, receitas, tecnologia de alimentos)

BEBIDA (psicologia, medicina, cultura de povos, literatura, indústria, turismo)

TRANSPORTE ( classificar Vôo XXX – transporte aéreo)

FISIOTERAPIA

MINEROLOGIA

INSTRUÇÃO Nº 3 (09 a 23 de março de 2001) - SINAIS GRÁFICOS

Para a classificação dos assuntos compostos ou sínteses, contidos nos documentos, a CDU faz uso de

sinais, apresentados nas Tabela Ia – Coordenação e Extensão e Tabela Ib – Relação, Subagrupamento e

Ordenação e são em número de cinco (p. 1 da tabela sistemática da CDU), identificados por:

• Coordenação, representado pelo sinal de + (adição);

• Extensão, representado pela / (barra oblíqua);

• Relação, representado pelo sinal de : (dois pontos);

• Subagrupamento, representado pelos [ ] (colchetes) e

• Ordenação, representado pelos :: (dois pontos duplos).

18

Os sinais permitem a composição de números, atingindo um grau maior de especificidade e de

recuperação de assuntos.

O sinal de coordenação + (adição) é usado para ligar dois ou mais números separados, ou seja, não

consecutivos. Formando assim, um assunto composto para o qual não existia um número simples na

Tabela CDU. O uso deste sinal permite a reversão dos assuntos, ou seja, a inversão dos primeiros

assuntos, gerando assim duas entradas para o mesmo documento.

Exemplo: As Universidades e as Indústrias

Brasil e França

O sinal de extensão / (barra oblíqua) é usado para ligar números de classificação que são consecutivos

nas tabelas, ou seja, liga o primeiro ao último número de uma série de números da Tabela CDU,

formando um assunto com conceitos amplos, compreendidos entre uma seqüência de números.

Exemplo: Os equipamentos domésticos

Exemplo: Macro-sociologia Meso-sociologia Micro-sociologia

316.012 316.013 316.014

Se o número que se segue à barra contém mais de três dígitos e começar com o mesmo grupo de

números iniciais anteriores à barra, ele então poderá ser abreviado, conforme o exemplo acima.

Resumindo, eliminam-se os números idênticos, anteriores ao último ponto, no que estiver após a barra.

Desta maneira, gera-se números de classificação em série, subentendendo-se que a informação

classificada desta forma será arquivada sob a indicação do primeiro número da série. Nos casos em que

as informações são relevantes aos usuários, opta-se pela classificação em separado, podendo assim

recuperar nominativamente cada assunto.

Exemplo: Zoologia sistemática

O sinal de coordenação (+) e extensão (/) representam tipos de agregação ou seja, representam a soma

de significados de diversos números da CDU, tanto os principais como os auxiliares, dando uma maior

amplitude a abrangência do documento classificado.

Exemplo: Brasil, Argentina, Paraguai

Estações do ano (primavera/verão/outono/inverno)

O sinal de relação : (dois pontos) indica a relação entre dois ou mais assuntos. Ao contrário da

coordenação e extensão, a relação limita o assunto, ou seja, um assunto relacionado ao outro assunto.

Igualmente à coordenação (+), o uso deste sinal permite a reversão dos assuntos, ou seja, a inversão

dos primeiros assuntos, gerando assim duas entradas para o mesmo documento.

Exemplo: Acasalamento da Baleia-azul

Arbitragem de disputas entre o Brasil e a Canadá

O sinal de subagrupamento [ ] (colchetes), é utilizado para identificar o assunto principal dentro de uma

combinação complexa de números da CDU, onde dois ou mais números são ligados pelo sinal de

coordenação (+), extensão (/) ou relação (:). Os colchetes ([ ]) são utilizados usando o sinal de relação

(:), identificando a entrada principal, conforme os exemplos:

Estatísticas de salários e a infração.

Música de igrejas protestantes

O sinal de ordenação :: (dois pontos duplos) é usado na formação de um número composto e serve para

fixar a ordem destes números, ou seja, fixar a assunto considerado como o principal.

Exemplo: A CDU e seu uso nas Bibliotecas Especializadas

Fotografia de guerra

19

INSTRUÇÃO 04 - ASTERISCO E OS AUXILIARES ALFABÉTICOS

Utilizados na especificação de assuntos por notações que não pertencem à CDU

A partir da edição de 1987 da CDU, foi introduzido outro recurso gráfico: o asterisco *, cuja

função é de especificar que o assunto que o segue não pertence a CDU, ou seja, assuntos que não

constam nas tabelas da CDU. Pode ser uma palavra, um símbolo ou um número, e seu uso ocorre em

seguida a um número CDU e identifica claramente a separação dos números ou símbolos ou palavras não

pertencentes a CDU.

Exemplo: NB66 – Referências Bibliográficas è006.065*NB66

O outro recurso utilizado pela CDU são os auxiliares alfabéticos (nomes próprios, abreviaturas,

letras, palavras e numerais), utilizados para detalhar, ainda mais especificamente, as suas notações.

São acrescidos logo após a notação da CDU, observando a forma que o assunto for mais conhecido.

Exemplo: Quadro de Pablo Picassoè 75 Picasso

75 P. Picasso

75 Picasso, P.

Os auxiliares alfabéticos são largamente utilizados na tabela auxiliar de lugar (subdivisão geográfica),

onde acrescenta-se auxiliares alfabéticos junto com a notação de lugar, dentro dos parênteses,

identificando, assim, o local, a capital, o município, não contemplados com as notações da CDU.

Exemplo: Exposição de calçados em França/SPè 061.43 : 685.3 (815.6Franca)

A CDU orienta o classificador, indicando, em algumas classes e sub-classes, o uso de subdivisões

alfabéticas.

Exemplo: Classificação Decimal de Deweyè025.45CDD

Partido dos Trabalhadores è329PT

Nessa Segunda edição de 1987 as subdivisões alfabéticas e o asterisco são considerados como

uma das tabelas auxiliares dependentes. Significa que tem que ser sempre aplicados a um número da

CDU, isto é, não pode ser utilizado isoladamente.

RESOLVER

1)Inflação na gasolina em torno de 10%

2)Vôo RG560 da VARIG

3)Feira anual de Hannover

4)Crianças com QI 100% (superdotadas)

5)Partido político do PT

INSTRUÇÃO 5 - ORDEM DE CITAÇÃO E ORDEM DE ARQUIVAMENTO

Para a montagem da notação de classificação, a CDU sugere a seqüência em que os elementos

(números) de classificação deverão ser citados – a ordem de citação. Igualmente, no momento da

guarda dos materiais e de sua organização nas estantes – a ordem de arquivamento.

A ordem de citação é a ordem em que os elementos são combinados para formar um número

composto. Esta ordem é o inverso da ordem de arquivamento, ou seja, a seqüência procede do

específico para o genérico.

A ordem de citação é opcional, embora apresente-se citada, de forma relevante, nesta nova edição.

Assim temos:

Número principal classe 0 à 9

Auxiliares especiais .0 (ponto zero)

- hífen

’ apóstrofo

auxiliares alfabético

*

Auxiliares comuns.00 ponto de vista

(1/9)lugar

(=...) Raça

"..."Tempo

(0...)Forma

=...Língua

20

Por exemplo:

Conferência sobre uma pesquisa da Constituição Brasileira de l969, em português.

Dificilmente são usados, na classificação de documentos, todos os conceitos presentes no

exemplo acima. Caso haja necessidade de utilização de todos, pode-se fazê-lo.

A ordem de arquivamento é utilizada para arquivar as fichas nos catálogos e os documentos nas

estantes. Esta seqüência parte do geral para o particular. A ordem de arquivamento, obrigatória, é a

seguinte:

Utilização de auxiliares comuns – tabelas independentes: =... língua; (0...) forma; (1/9)lugar; (=...)

raça e “...” tempo.

+sinal de adição

/sinal de barra

notação simples

:sinal de relação

::dois pontos duplos

=...língua

(0...) forma

(1/9) lugar

(=...) raça

"..."tempo

* asterisco

A/Zsubdivisão alfabéticas

.00ponto de vista

-0hífen zero

-1/-9 hífen de 1 a 9

.0ponto zero (analítica)

,apóstrofo

Subdivisões decimais de assunto

Conferir o exemplo com a nova edição da CDU:

331+331.2

331.1/.2

331

331:333

331::65.012.21

331=690

331(046)

331(81)

331=924)

331"19"

331*40h/s

331 FIAT

331.003.1

331-055.2

331.021

331.812

21

REFERÊNCIA

Nice de Figueiredo desenvolve os conceitos de Processo de Referência divulgando as idéias de

G. Jahoda.

O Serviço de Referência é originado em 1876, na primeira conferencia da ALA, a partir de

proposta de Samuel S. Green.

De acordo com Macedo, podemos representar o processo de referência da seguinte forma:

que analisado a luz das teorias de recepção e comunicação, envolve:

- análise da mensagem

- negociação da questão de referência

- desenvolvimento da estratégia de busca

- busca

- seleção da resposta

- renegociação

A DSI, dos sistemas em linha, realiza uma busca seqüencial no texto, palavra por palavra, sem

utilizar qualquer índice.

Existem 3 técnicas de SI que podem ser aplicadas ao serviço de referência:

1) elaboração de tesauros

2) estudos das necessidades de usuários

3) bibliometria

Um índice de citações em literatura publicado em determinada disciplina, além de evidenciar o

surgimento de novas áreas de investigação, indica padrões de crescimento e obsolescência.

Francis Bacon organizou, em 1620, o plano para a obra intitulada “Instauratio Magna”, que

sistematizou, a partir de então, a estrutura das enciclopédias.

No resultado de uma consulta de referência:

Revocação: relação entre o número de documentos relevantes recuperados e o número de documentos

relevantes existentes no sistema;

Precisão: relação entre o número de documentos relevantes recuperados e o número de documentos

recuperados;

Especificidade: nível de detalhamento permitido ao sistema de indexação para expressar o conteúdo do

documento em função de seus objetivos;

Exaustividade: decisão administrativa de atribuir grande quantidade de termos a um documento na

indexação.

Grogan estabelece oito etapas no processo de referência:

O problema;

A necessidade de informação;

A questão inicial;

A questão negociada;

A estratégia de busca;

O processo de busca;

A resposta;

A solução.

Usuário

(E) Bibliotecário (R)

Q = questão de referência

22

FIGUEIREDO, Nice de. Paradigmas modernos da Ciência da informação.

A coleção não é mais uma propriedade individual de cada biblioteca, mas sim uma propriedade coletiva,

aumentando a necessidade de programas cooperativos. A idéia não é mais adquirir tudo o que o usuário

pode querer, mas obter acesso a esse material, independentemente de seu formato e do lugar em que

se encontre. Acesso é a palavra chave.

Mudança de paradigma: do acesso à informação através do modelo centrado na informação, para o

modelo centrado no usuário.

Uma necessidade de informação não pode ser separada da situação que a criou e do indivíduo que a

percebeu. Alguns pesquisadores, tentando entender o comportamento do usuário, aplicaram teorias da

psicologia organizacional e do aprendizado cognitivo para identificar o estilo cognitivo na busca da

informação.

As abordagens atuais enfatizam os usuários e as suas habilidades de processar ativamente a

informação em detrimento do sistema de informação.

Duas abordagens principais são utilizadas para apoiar a teoria do sistema centrado no usuário: cognitiva

e holística. A pesquisa cognitiva na Ciência da Informação é derivada de metodologias e arcabouços

explanatórios desenvolvidos pela ciência cognitiva. Os processo estudados por essa ciência são os

seguintes: aprendizado, memória, entendimento, solução de problemas, tomada de decisão. Procura

identificar como os usuários processam a informação e o que constitui um modelo apropriado para

representar esse processo.

A abordagem holística considera não somente os aspectos cognitivos da busca da informação, mas

também os aspectos afetivos e psicomotores. Dentro dessa abordagem, existem dois tipos de estudo: o

primeiro, o estudo do domínio afetivo, concentra-se nos aspectos afetivos das buscas, ou nos

interesses, nas atitudes, nos valores e nas emoções que ocorrem durante a busca. O segundo focaliza as

habilidades do usuário no ‘fazer sentindo’ (sense making) do meio existente, baseado na premissa de

que os usuários não podem ser considerados típicos, pois recebem a informação através de uma

perspectiva subjetiva.

A teoria do sense making procura apreender como os usuários ‘fazem sentido’ através da perspectiva

subjetiva, e os métodos desenvolvidos para isso levam ao estudo de como as pessoas constroem e

formam as idéias ou retratos subjetivos da realidade. Oferece uma visão de como a informação é

processada ou traduzida; a interação entre a informação e o usuário depende de uma situação

particular, que é subjetiva e intersubjetiva.

Os usuários são considerados como construtores ativos da sua própria informação. A teoria do sense

making é utilizada para estudar as necessidades, as imagens e a satisfação dos usuários de sistemas de

informação, ou o que os usuários querem dos sistemas, o que obtêm e o que pensam sobre isso.

É chamado modelo construtivista de informação, centrado no usuário. Mas a imagem que emerge desses

estudos psicológicos é a de uma criatura muito complicada e contraditória. Por exemplo, é incapaz de

expressar o que precisa mas está sempre formulando questões.

Um modelo de processamento da informação é uma tentativa de detalhar as tarefas humanas em ações

físicas e cognitivas discretas e determinar probabilidades de vezes de ocorrência e a condução dessas

ações.

O objetivo da pesquisa em inteligência artificial é descobrir como programar o computador para

executar as funções que constituem a inteligência humana.

Sistemas especialistas podem ser definidos como programas de computador que incorporam o

conhecimento humano, oferecendo sugestões e conselhos a pedido: escolha de base de dados, seleção

de termos de busca, formulação de busca, etc. ex: ISP – information search process

23

Fases

Processo de

Referencia*

Processo de

busca de

informação**

Sentimentos comuns Pensamentos

comuns

Ações

Comuns

Tarefa

Adequada

Seleção da

mensagem

Iniciação Incerteza Geral/Vago Buscar

informação

definida

Reconhecer

a

necessidade

de

informação

Negociação Seleção Otimismo - - Identificar

o tópico

geral

Estratégia

de busca

Exploração Confusão/Frustração/Dúvida - Buscar

informação

relevante

Investigar

a

informação

do tópico

geral

Busca Formulação Clareza +Estreito

+Claro

- Formular o

foco da

busca

Seleção da

resposta

Coleta Senso de Direção/Confiança Aumento do

interesse

Buscar

informação

relevante

Coletar

informação

do foco

Renegociação Apresentação

Satisfação ou

Desapontamento

Alívio/Focalizado + Claro - Completar a

busca

* Modelo de Jahoda, 1972

** Modelo de Kuhltau, 1991

Usuário – é a pessoa que no último ano fez uso do serviço

USO – todos os tipos, empréstimos, consultas, COMUT, etc.

Não-usuário – uma pessoa que não utilizou o serviço durante o período de um ano

Necessidades informacionais:

Prático – para a resolução de problemas imediatos na vida e nas atividades diárias

Profissional – para avançar na educação continuada

Intelectual – para avançar a compreensão das artes, humanidades, ciência, para enriquecimento

Elementos de um estudo de usuário:

1) esclarecer os objetivos de estudo

2) decidir a estratégia para o estudo

3) planejar a análise e apresentação dos dados

4) estimar custos

5) obter a colaboração dos respondentes

Abordagem qualitativa – procura entender um acontecimento ou comportamento da perspectiva do ator;

tenta registrar dados detalhados que apresentam uma descrição correta da percepção da realidade de

um grupo.

Abordagem quantitativa – busca uma explicação objetiva baseada em descrição e manipulação

estatística

Amostragem randômica simples – cada unidade da população é numerada: a amostragem é feita

tomando-se unidades de acordo com uma tabela de números randômicos, que se encontra em manuais de

pesquisa. É o método utilizado por computadores.

24

Amostragem randômica sistemática - a proporção da população a ser estudada já foi trabalhada,

digamos, um em cada dez casos deve ser incluído, a primeira unidade escolhida entre 1 e 10, deve ser

selecionada randomicamente e, depois disso, cada décima unidade é escolhida.

Amostragem estratificada - a amostra é tirada de subgrupos da população, isto é, escolhendo-se

usuários de cada subgrupo determinado.

Métodos utilizados:

Diários – instrumento através do qual os participantes são solicitados a registrar cada vez que

executam certa atividade.

Observação – envolve olhar atentamente, ou de maneira deliberada e registrar o fenômeno quando

ocorre. Pode ser utilizada na fase exploratória para sentir o problema.

Vantagens:

- fornece um meio de registrar o comportamento quando ocorre

- obtém informação que não poderia ser obtido por questionários

- não depende da boa vontade dos participantes

- não necessita de muitos recursos

Desvantagens:

- é difícil determinar as diretrizes específicas para a pesquisa, depende da habilidade do pesquisador

- falta de uniformidade

- pode tomar muito tempo

- pode-se deixar de lado fatores importantes

- relação causa-efeito pode ser mal interpretada

- possibilidade do pesquisar perturbar ou mudar a situação observada

- pode ocorrer acontecimentos em rápida sucessão, impossibilitando o registro correto

- não pode ser aplicado em grupos grandes

- pesquisador pode desenvolver suas próprias interpretações

- não serve para avaliar propósitos do uso

Questionários – é escrito na forma de perguntas, ou numa lista de questões, previamente estabelecidas.

Vantagens:

- pode ser aplicado em levantamento amplo da população geograficamente dispersa

- poupa tempo e custo

- dá maior liberdade ao responder

Desvantagens:

- média de respostas pode ser baixa

- não se tem a possibilidade de saber o estado de espírito do respondedor

- não se tem como saber se a pessoa entendeu a questão

- não é possível saber se a resposta está completa

- a pessoa pode não saber a resposta

Tipos:

Fechadas – questões fixas básicas produzindo uniformidade, pois as respostas que sugerem

alternativas, são assinaladas, sublinhadas ou circuladas. Ou por ranking (escala), indica o grau conforme

escala

Abertas – as questões ao propostas sem a provisão de categorias, permitindo a pessoa responder como

entender melhor.

Pontos a considerar:

Não faça questionários muitos longos

O assunto deve ser importante para justificar o tempo, trabalho e o custo

As questões têm que estar relacionadas com os dados que se deseja obter

Faça questões objetivas e sensatas

Codifique-o para tabulações

No fim deve existir um convite a comentários e sugestões

Não apele para raiva, simpatia ou humor das pessoas

O questionário deve ser testado antes da aplicação

25

Entrevistas - é um instrumento flexível que pode refletir o grau de estruturação requerida pela

pesquisa, após o questionário é o mais utilizado. Envolve questionamento verbal, quer face a face,

telefone ou correio.

Tipos:

- estruturada – as categorias de questões e respostas são determinadas previamente, podendo ser

melhor correlacionadas

- abertas padronizadas – as questões são decididas previamente, mas as respostas são abertas (tipo

incidente crítico)

- com roteiro ou guia – o entrevistador questiona o respondedor na sua própria maneira, sobre uma

agenda de tópicos anteriormente combinados

- não-estruturada – a única pela montada é o objetivo real ou tópico da pesquisa, indicada para estudo

explanatório.

Explique os objetivos da entrevista

Esclareça sobre a sua forma de registro

Não comece perguntando bruscamente

Encoraje o interlocutor

Durante a entrevista, não emita sua opinião

Não formulem perguntas que induzem respostas

Estudo de caso – método que consiste numa investigação intensa para descrever um certa situação ou

segmento de situação: um indivíduo, um grupo, uma instituição, uma comunidade. É adequado quando se

quer obter uma massa volumosa de informação sobre um assunto, ou se deseja obter idéias e pistas

para um estudo ou pesquisa posterior. Identificam-se os fatores causais que provocam sintomas ou

atitudes na situação ou segmento estudado. Descreve uma situação real.

Fases:

1 – estabelecimento dos objetivos do estudo,

2 – planejamento da abordagem do problema, das fontes para as coletas dos dados, o tipo e a forma

3- coletas de dados, através do instrumento adequado

4 – organização das informações coletadas em tabelas, gráficos, mapas

5 – relatório dos resultados obtidos, com a conclusão

Desvantagens : é limitado, pois as descobertas não são generalizáveis, só se aplicado ao objeto do

estudo, os preconceitos pessoais do investigador podem influenciar na pesquisa e resultados; é difícil

identificar os fatores causais da situação encontrada

Levantamento – descreve as coisas como elas são, e assim, é dirigido à reconstrução de processos que

ocorrem antes do estudo, dando uma idéia da situação existente, sendo, portanto, o estudo do

presente. Pode abranger todo universo ou amostra. Opiniões, atitudes e crenças são muitas vezes o

objetivo dos levantamentos.

Tipos:

- descritivo – fornece descrições quantitativas de aspectos de um universo

- analítico – é análogo ao método experimental de pesquisa científica; há necessidade de hipótese e de

questões de pesquisa.

GROGAN, Denis. A prática do serviço de referência. Brasília: Briquet de Lemos, 1995.

- Processo de referência

1) O problema

2) A necessidade de informação

3) A questão inicial

4) A questão negociada

5) A estratégia de busca

6) O processo de busca

7) A resposta

8) A solução

26

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

A Gestão do Conhecimento, no âmbito do desenvolvimento estratégico e organizacional para o

sucesso competitivo, implica necessariamente o desenvolvimento e a manutenção de habilidades e

competências individuais e coletivas.

A Gestão Estratégica do Conhecimento implica a tarefa de identificar, desenvolver, disseminar

e atualizar o conhecimento estrategicamente relevante para a empresa.

Um dos fatores determinantes para o sucesso das organizações é o gerenciamento das

informações internas e externas.

Segundo a lei de Ranganathan: “Poupe o tempo do leitor”, o tempo do usuário tem um custo que

deve ser considerado na análise de custo-eficácia de um serviço de informação.

27

LEGISLAÇÃO

Readaptação é a investidura do servidor em cargo de atribuições e responsabilidades compatíveis

com a limitação que tenha sofrido em sua capacidade física ou mental verificada em inspeção médica.

O candidato aprovado em concurso público que não tome posse no prazo estabelecido em lei estará

sujeito a exoneração de ofício.

A proibição de receber vencimentos por acumular cargos públicos se estende a cargos, empregos e

funções em autarquias, fundações públicas, empresas públicas, sociedades de economia mista da União,

do Distrito Federal, dos Estados e dos Municípios.

Uma modalidade de remoção ocorre quando for de oficio, no interesse da Administração

I - de ofício, no interesse da Administração;

II - a pedido, a critério da Administração;

III - a pedido, para outra localidade, independentemente do interesse da Administração:

a) para acompanhar cônjuge ou companheiro, também servidor público civil ou militar, de qualquer dos

Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, que foi deslocado no interesse da

Administração;

b) por motivo de saúde do servidor, cônjuge, companheiro ou dependente que viva às suas expensas e

conste do seu assentamento funcional, condicionada à comprovação por junta médica oficial;

c) em virtude de processo seletivo promovido, na hipótese em que o número de interessados for

superior ao número de vagas, de acordo com normas preestabelecidas pelo órgão ou entidade em que aqueles

estejam lotados.

* Art. 127. São penalidades disciplinares:

I - advertência;

II - suspensão;

III - demissão;

IV - cassação de aposentadoria ou disponibilidade;

V - destituição de cargo em comissão;

VI - destituição de função comissionada.

* Art. 132. A demissão será aplicada nos seguintes casos:

I - crime contra a administração pública;

II - abandono de cargo;

III - inassiduidade habitual;

IV - improbidade administrativa;

V - incontinência pública e conduta escandalosa, na repartição;

VI - insubordinação grave em serviço;

VII - ofensa física, em serviço, a servidor ou a particular, salvo em legítima defesa própria ou de

outrem;

VIII - aplicação irregular de dinheiros públicos;

IX - revelação de segredo do qual se apropriou em razão do cargo;

X - lesão aos cofres públicos e dilapidação do patrimônio nacional;

XI - corrupção;

XII - acumulação ilegal de cargos, empregos ou funções públicas;

XIII - transgressão dos incisos IX a XVI do art. 117.

* Art. 148. O processo disciplinar é o instrumento destinado a apurar responsabilidade de servidor por

infração praticada no exercício de suas atribuições, ou que tenha relação com as atribuições do cargo em

que se encontre investido.

* Art. 149. O processo disciplinar será conduzido por comissão composta de três servidores estáveis

designados pela autoridade competente, observado o disposto no § 3o do art. 143, que indicará, dentre eles,

o seu presidente, que deverá ser ocupante de cargo efetivo superior ou de mesmo nível, ou ter nível de

escolaridade igual ou superior ao do indiciado.

28

DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES

Os critérios de seleção podem ser divididos em critérios centrados na adequação ao usuário e

aqueles que enfocam o conteúdo dos documentos.

O principal objetivo de uma política de seleção é a possibilitar uniformidade e coerência às decisões

de seleção.

O tratamento técnico das coleções, para a organização e administração de um serviço de

informação, envolve a análise descritiva e temática, a organização e manutenção de catálogos e o

preparo de diferentes materiais para circulação.

O conceito de crescimento zero do acervo de uma biblioteca é adquirir sempre a mesma quantidade

de exemplares que forem sendo descartados.

O estabelecimento da política de formação e desenvolvimento de coleções é indispensável no

planejamento do espaço físico. Em relação ao acervo, embora haja tendência de crescimento contínuo,

há bibliotecas que definem como política o crescimento zero.

* Critérios gerais de seleção:

- o assunto

- a clientela/comunidade

- o documento em si

- preço

* Em relação ao conteúdo (assunto) dos documentos, na seleção, deve-se considerar:

- autoridade

- precisão

- imparcialidade

- atualidade

- cobertura/tratamento

* Em relação à adequação ao usuário (clientela), na seleção, deve-se considerar:

- conveniência

- idioma

- relevância/interesse

- estilo

* Em relação a alguns aspectos adicionais, na seleção, deve-se considerar:

- características físicas

- aspectos especiais

- contribuição potencial

- custo

* Critérios para avaliação de um periódico:

- opinião do especialista

- existência de comitê editorial ► autoridade

- indexação em bases de dados especiais

- publicação em línguas não comuns, verificar se dispõe de resumo em língua inglesa ou similar

* Critérios para seleção de documentos eletrônicos:

- conteúdo

- acesso

- suporte

- custo

* Lista de desiderata é uma lista de materiais que a biblioteca deseja adquirir (demanda reprimida,

lista de sugestões)

* Na seleção, além das sugestões dos usuários, deve-se utilizar instrumentos auxiliares de seleção tais

como bibliografias, obras de referencia, etc.

29

FIGUEIREDO, Nice Menezes de. Desenvolvimento & avaliação de coleções.

Níveis da coleção

- nível de completeza – uma coleção na qual a biblioteca se empenha, tanto quanto possível, em incluir

todos os trabalhos significativos de conhecimento registrado (publicações, manuscritos e outros

formatos) em todas as línguas aplicáveis, para um campo necessariamente definido e limitado.

- nível de pesquisa – uma coleção que inclui as melhores fontes de materiais requeridos para

dissertações e pesquisas independentes, incluindo materiais contendo relatórios de pesquisa, novas

descobertas, resultados de experimentos científicos e qualquer outra informação útil a pesquisadores.

Pode também incluir obras de referência importantes e uma ampla seção de monografias

especializadas, como também uma extensa coleção de periódicos e os melhores serviços de

indexação e resumos na área.

- nível de estudo – uma coleção adequada para apoiar trabalho de curso de graduação e pós-

graduação, ou estudo individual; isto é, adequada para manter o conhecimento de um assunto

requerido para propósitos limitados ou generalizados, ou menos do que a coleção de pesquisa. Inclui

uma ampla gama de monografias básicas, coleções completas de trabalhos dos autores mais

importantes, seleções de trabalhos de autores secundários, uma seleção dos periódicos

representativos, os instrumentos de referência e o aparato bibliográfico fundamental pertencente

ao assunto.

- nível básico – uma coleção altamente seletiva que serve para introduzir e definir o assunto e

indicar as variedades de informações disponíveis em outro lugar. Inclui os melhores dicionários e

enciclopédias, seleção de edições de trabalhos importantes, levantamentos históricos, importantes

bibliografias e uns poucos periódicos mais importantes na área.

- nível mínimo – uma área de assunto que é fora do escopo para as coleções da biblioteca e para a

qual poucas seleções são feitas além dos instrumentos de referência básico.

ELEMENTOS DE UMA DECLARAÇÃO DE POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÃO

- Análise dos objetivos gerais da instituição, incluindo:

Clientela a ser servida

Fronteiras gerais de assuntos da coleção

Tipos de programas ou necessidades de usuários a serem apoiados (pesquisa instrucional, recreacional,

informação geral, referência,)

Prioridades gerais e limitações orientadas da seleção incluindo:

- grau de suporte continuado, para coleções fortes

- formas de materiais colecionados ou excluídos

- línguas e áreas geográficas colecionadas ou excluídas

- períodos cronológicos colecionados e excluídos

- outras exclusões

- duplicações de materiais

Acordos cooperativos de coleções em nível local, regional e nacional, que complementam ou de qualquer

maneira afetam a política de seleção.

Análise detalhada da política de desenvolvimento da coleção para áreas de assuntos – o arranjo

básico para essa análise é por classificação – nível mínimo recomendável de refinamento – 500

subdivisões. Para cada categoria de assunto deve indicar:

- nível conforme as definições da coleção para indicar:

30

Pontos fortes existentes na coleção

Atividade corrente real do nível da coleção

Nível desejável da coleção para atender às necessidades do programa

- línguas (ou códigos correspondentes) podem ser adotados aqui

- períodos cronológicos colecionados

- áreas geográficas colecionadas

- formas de material colecionado (ou excluídos)

- unidade da biblioteca ou selecionador responsável pela seleção básica naquela área

Análise detalhada da política de desenvolvimento da coleção para formar coleções – em algumas

bibliotecas, políticas diversas de desenvolvimento de coleções são necessárias para certas formas de

materiais, quando a política que governa esse segmento de coleção difere da política geral da biblioteca.

Exemplos de políticas especiais: jornais, manuscritos, mapas, etc

POLÍTICA DE SELEÇÃO – è um conjunto de diretrizes e normas que visa estabelecer ações, delinear

estratégias gerais, determinar instrumentos e delimitar critérios para facilitar a tomada de decisão na

composição e desenvolvimento de coleções em consonância com os objetivos da instituição e os usuários

do sistema.

PRINCÍPIOS DE SELEÇÃO PARA BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS:

Assunto – conteúdo de acordo com as áreas de interesse da instituição a que a biblioteca pertence, é o

fator mais importante

Audiência para o qual o material é escrito – grande dificuldade para neófitos ou pesquisadores

Língua do texto – os resumos de periódicos estrangeiros facilitam a consulta de usuários fluentes em

outras línguas

Duplicação de trabalhos – já existentes na coleção em material similar

Status do autor ou editor – alta qualidade do trabalho assegura a incorporação à coleção

Data de publicação – obsolescência varia nas diferentes áreas de conhecimento. Relação idade,

demanda, custo de manter itens de valor apenas histórico

Formato – impressos ou não e características físicas, qualidade

Controle bibliográfico – no caso de periódicos a cobertura por serviços de indexação é considerado

importante

Níveis da coleção – exaustiva, de pesquisa, de trabalho, ocasional (para atualização e criatividade)

CRITÉRIOS PARA DESCARTE: (segundo Mount)

Espaço Físico – demanda de espaço, disputado por outros setores, principalmente, nas instituições

privadas. O desbastamento é a solução para se manter dentro do especo alocado

Mudanças de campo de interesse – em alguns casos as áreas de interesse mudam rapidamente. Tópicos

que foram importantes podem perder todo o significado e sendo irrelevante não justificam o espaço

que ocupam.

31

Material obsoleto – necessidade de informação corrente dispensa material após determinado período,

material antigo pode ser descartado sem receio de que possa a vir a ter demanda

Condições físicas – material deteriorado pelo uso deverá ser descartado e/ou substituído

:: descarte de monografias:

- assunto – conforme os interesses e objetivos institucionais, Quando mudam os interesses as obras

cujos assuntos não mais interessam devem ser descartadas

- idade – a obsolescência varia conforme a área: em algumas, a idade tem pouca influência quanto ao

valor da obra. Materiais ultrapassados devem ser descartados

- cobertura – descartar os títulos menos valiosos e conservar só os melhores sobre determinado tópico.

Reduzir o número de duplicatas. Em dados acumulados, estatísticas, só interessa o trabalho mais

recente

- recursos alternativos – compartilhamento de recursos com outras bibliotecas, principalmente em

áreas correlatas

- condições físicas – material em más condições para uso deve ser descartado, Material de baixa

qualidade, pouco durável, requer cópia em outro formato para preservação

- nível de profundidade no tratamento do assunto – os livros “como fazer” desatualizam quando muda o

equipamento, porém princípios básicos são permanentes

- autoridade do autor – quando o assunto perde a atualidade, mas é um clássico deve ser encaminhado

para onde possa ser útil

- língua – monografias em língua pouco usada são maiores candidatas ao descarte

:: descarte de periódicos

- editor – periódicos publicados por associações e sociedades de grande influência e importância devem

ser preservados com prioridade em relação aos de editores de menor prestígio

- coberturas de indexação – CD-ROM economizam espaço e preservam melhor as informações

apresentadas em formatos de baixa qualidade como jornais

- idade – conservar coleções completas a partir de determinada data e descartar os mais antigos após

examinar cuidadosamente para determinar qual o período que convém reter na coleção – o que varia

conforme o periódico e a área.

- língua de publicação – periódicos em línguas estranhas podem ter resumos e artigos em línguas

acessíveis. É preferível manter os periodicos publicados em línguas mais acessíveis

OPÇÕES DE DESCARTE:

- Eliminação – prática usada para material efêmero e de pouco valor

- Venda – aplicável em pouquíssimos casos

- Permuta – troca de duplicatas e outros materiais disponíveis

- Doação – quando regulamentos permitem doar para outras instituições

32

- Incineração – queima de documentos especiais para evitar problemas por questões de reserva, sigilo

ou segurança

- Máquina de picotar – inutiliza o texto e possibilita o reaproveitamento da matéria-prima.

TERMINOLOGIA por Figueiredo:

- Desenvolvimento de coleções – função de planejamento global da coleção

- Seleção – função do desenvolvimento da coleção; processo de tomada decisão para títulos individuais

- Aquisição – processo de implementação das decisões da seleção

- Avaliação da coleção – função de desenvolvimento da coleção, relacionada com planejamento, seleção,

revisão e desbastamento

- Revisão da coleção – termo mais amplo, genérico, relacionado com avaliação e os que seguem. É o

processo pelo qual decisões são tomadas e ações executadas

- Desbastamento – processo de extrair títulos ou partes da coleção, quer para remanejamento, quer

para descarte

- Remanejamento – processo de retirar títulos ou partes da coleção para outros menos acessíveis

- Descarte/Seleção negativa - processo de retirada de títulos ou partes da coleção para fins de doação

ou eliminação. Para esta última decisão deve ser tomado em consideração o aspecto físico da obra.

- Conservação / Preservação – conservação é a retirada temporária do titulo para recomposição física e

para retomar à coleção. Preservação se refere mais à recomposição de títulos raros para

armazenamento especial.

AQUISIÇÃO

É o processo de agregar itens a uma coleção por meio de compra, doação e permuta. Aquisição é a

operação que resulta da seleção, ou seja, que implementa as decisões da seleção ao incorporar à coleção

os itens selecionados.

AQUISIÇÃO PLANIFICADA – a instituição faz um programa onde planeja formar ou ampliar sua

coleção conforme princípios definidos dentro da filosofia e das diretrizes institucionais. O programa

estabelece prioridades e procedimentos para adquirir o material informacional.

AQUISIÇÃO COOPERATIVA – as instituições, mediante acordos e convênios, estabelecem programas

envolvendo bibliotecas de uma mesma região, com os mesmos interesses e com especializações de

assuntos, com a finalidade de assegurar acesso a informações relevantes ao maior numero possível de

usuários.

AVALIAÇÃO DE COLEÇÃO

Técnicas

- Compilação de estatísticas:

Tamanho bruto – contagem direta do total dos volumes na biblioteca ou dos livros de

referencia, periódicos, pode ser dividida em classes de assunto e podem ser relatadas por unidade

Volumes entrados por ano – contagem direta por classes ou por unidades. Este dado é

considerado mais significativo que a média de crescimento, e é usado em avaliação ao lado do tamanho

bruto.

Fórmulas – são baseadas em um núcleo aceitável, mais volumes por estudantes, para o corpo

docente, por áreas de bacharelados e de pós-graduação, baseada no total de volumes, ...

Comparações – dizem respeito a estudos na mesma biblioteca em tempos diferentes ou entre

bibliotecas comparáveis (em cidades ou instituições similares) ao mesmo tempo.

33

Equilíbrio de assuntos – fazem analise proporcional por classes, duplicatas, por autores, por

datas e por relações com cursos oferecidos. Revelam os assuntos fortes e possíveis más correlações

com as necessidades locais.

Pedidos não atendidos – são mantidos para livros, periódicos e para informação específica

solicitada.

Empréstimos entre bibliotecas

Tamanho da excelência – é o tamanho para satisfazer uma percentagem X de pedidos da

clientela da biblioteca

Circulação – pode ser calculada pelo total, por usuários,

Gastos – podem ser encontrados, anualmente, para livros e periodicos e para salários avaliados

em relação ao numero de matriculas, ou por unidade,

- Verificação de listas, catálogos e bibliografias

Catálogo-padrão e lista gerais básicas

Catálogos de bibliotecas importantes

Bibliografias especializadas e listas básicas de assuntos

Listas correntes

Obras de referência

Periódicos

Listas autorizadas

Listas para casos específicos (ad hoc lists)

Citações

- Obtenção da opinião dos usuários

Corpo docente e pesquisadores

Estudantes

O público em geral

Bibliotecários

Observação direta

- Aplicações de padrões

- Verificação da adequação dos recursos totais (internos e externos)

- Teste da capacidade de fornecer um documento

- Teste do uso relativo de várias bibliotecas

Conceitos e idéias que possuem implicações para o desenvolvimento e avaliação de todos os tipos de

bibliotecas:

- a ênfase e os objetivos da biblioteca como fundamentos para a política de seleção ou aquisição, e como

suporte dentro do qual a coleção da biblioteca deve ser avaliada

- a ênfase na qualidade e nas necessidades dos usuários mais do que na quantidade e em listas de

padrões apenas, como fatores decisivos no desenvolvimento da coleção e da sua avaliação

- a aceitação de que nenhuma biblioteca pode ser completamente auto-suficiente e que a crescente

cooperação bibliotecária pode vir a ser a única solução possível para prover coleções adequadas de

biblioteca para atingir às necessidades dos usuários, onde quer que eles estejam

- a necessidade básica de existir profissionais bibliotecários competentes em pontos estratégico como

seleção e serviços públicos, afim de assegurar o desenvolvimento e o uso adequado da coleção da

biblioteca

Segundo Evans, passos para avaliação:

- desenvolva o seu próprio conjunto de critérios de qualidade e valor

- extraia uma amostragem randômica da coleção e examine o uso de itens (amostragem do catálogo

topográfico)

- colete dados sobre títulos desejados e não disponíveis (pedidos de empréstimos-entre-bibliotecas)

- mantenha um registro de títulos deixados sobre as mesas e nas áreas das estantes uso interno

- mantenha um registro detalhado das atividades de empréstimos entre bibliotecas

34

- descubra quanto material obsoleto existe na coleção (exemplo, trabalhos científicos com mais de 15

anos e não considerados clássicos)

- verifique listas selecionadas que possam ter relevância para sua biblioteca, verifique o uso dos livros

listados,

- relacione suas descobertas com objetivos e metas da sua biblioteca

PROCEDIMENTOS PARA REVISÃO, DESBASTAMENTO, REMANEJAMENTO, DESCARTE E

ARMAZENAMENTO

Razões para desbastamento:

- economia do espaço

- melhoria da acessibilidade e

- economia de verba

Diretrizes da ALA – para remanejamento, descarte ou preservação:

Critério de uso: inclui dados de circulação, tempo na estante entre retiradas, uso interno, empréstimo-

entre-bibliotecas, consultas dos usuários. Livros novos ou adquiridos nos dois últimos anos não devem

ser considerados. Para bibliotecas que tem registro de circulações passadas, pode-se remanejar livros

com base em fatores como: língua, data de publicação, data de aquisições ou área de assunto

Critério de valor e qualidade – o mesmo que foi usado para seleção, refletindo as metas e objetivos da

biblioteca. Fatores como: assunto, importância histórica, idade, custo, condições físicas, citação em

outras publicações, disponibilidade de outro material na área, freqüência de uso, devem ser

considerados.

Método de leitura nas estantes e papeleta do livro – é um método para auxiliar as bibliotecas

especializadas e de pesquisa que podem precisar reter material sem registro de circulação ativa na

coleção. Através da leitura das estantes identificam-se os livros para descarte e remanejamento. Em

cada título identificado coloca-se uma papeleta notificando o usuário da medida; esta papeleta

permanece no livro por 2 anos.

Critério de duplicação indesejável – importante observar durante a leitura das estantes as duplicatas

não mais necessárias (livros textos) que ocupam espaço significativo nas estantes.

Critério de remanejamento para periódicos – periódicos que circularam: observar uso passado, data de

publicação. Periódicos que não circulam: fazer estudo de citação.

Critérios de material em deterioração – identificação do material para tratamento de conservação /

preservação ou para reposição simples por cópia ou microformas, ou que pode ser descartado.

VERGUEIRO,Waldomiro. Seleção de Materiais de Informação: princípios e técnicas. 2. ed. Brasília:

Briquet de Lemos, 1997.

Considerações gerais:

- Assunto – verificar se os materiais passíveis de incorporação estão ou não incluídos nos parâmetros

gerais de assunto ou áreas de cobertura da coleção.

- Usuário - as considerações estão ligadas à definição do benefício; adequação ao usuário do material a

ser incorporado.

- Documento – verificar se a coleção dispõe de material suficiente sobre o assunto em causam ou tipo

35

de documento em particular, e, em caso afirmativo, se necessita mais.

- Preço – dirá respeito ao custo do material

Critérios que abordam o conteúdo do documento:

- Autoridade: busca definir a qualidade do material a partir da reputação de seu autor, editora ou

patrocinador

- Precisão: visa evidenciar o quanto a informação veiculada pelo documento é exata, rigorosa, correta.

Necessidade de opinião de especialista.

- Imparcialidade: procura verificar se todos os lados do assunto são apresentados de maneira justa,

sem favoritismo, deixando clara, ou não a existência de preconceitos.

- Atualidade

- Cobertura/Tratamento: refere-se à forma como o assunto é tratado, se o texto entra em detalhes

suficientes sobre o assunto ou se a abordagem é apenas superficial; se todos os aspectos importantes

foram cobertos ou alguns foram tratados ligeiramente ou deixados de fora.

Critérios que abordam a adequação ao usuário:

- Conveniência: intimamente ligado ao critério de cobertura/tratamento. Procura verificar se o

trabalho é apresentado em um nível, de vocabulário e visual, que seja compreensível pelo usuário. Em

geral, nesse critério são levantados aspectos relativos à idade dos usuários, desenvolvimento

intelectual,..

- Idioma: trata-se de definir se a língua do documento é acessível aos usuários da coleção.

- Relevância/Interesse: busca definir se o documento é relevante para a experiência do usuário, sendo-

lhe de alguma utilidade.

- Estilo

Critérios relativos a aspectos adicionais do documento:

- Características físicas: encadernação, qualidade do papel, tamanho das letras

- Aspectos especiais: inclusão e qualidade de bibliografias, apêndices, notas, índices

- Contribuição potencial: analisar o documento a ser incorporado em relação aos existentes,

verificando-se quanto contrabalança, se enriquece o acervo

- Custo

Política de Seleção:

- Identificação dos responsáveis pela seleção de materiais

- Os critérios utilizados

- Os instrumentos auxiliares

- As políticas específicas

36

PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO

Segundo Bryson (1988), “Planejamento estratégico é um esforço disciplinado por originar decisões

fundamentais que dêem forma e guiem uma organização”.

De acordo com o mesmo autor, o planejamento estratégico pode auxiliar as organizações sem fins

lucrativos a:

• pensarem estrategicamente e a desenvolverem estratégias;

• vislumbrarem direcionamentos;

• estabelecerem prioridades;

• dimensionarem as conseqüências futuras de ações presentes;

• desenvolverem uma base coerente e defensável para a tomada de decisão;

• controlarem suas atividades;

• tomarem decisões em diferentes níveis e funções;

• otimizarem a performance;

• responderem a situações mutantes;

• desenvolverem expertise. Para Bryson (1988), o planejamento estratégico em organizações que não visam ao lucro consiste em

oito etapas, a saber:

1. Concordância e início do planejamento estratégico: diz respeito à realização de acordos internos e

externos para a sua realização, em razão do esforço necessário. Direta ou indiretamente, todos os

envolvidos no processo devem concordar com ele (tanto os decisores internos quanto os externos).

Nessa etapa, questões relativas ao processo, tais como o tempo dedicado, a época de realização e o

apoio necessário, devem ser negociadas e definidas.

2. Especificação do responsável pelo processo: diz respeito à definição da pessoa ou cargo cuja

incumbência será a de conduzir o processo e fazer valer o seu produto (um plano).

3. Especificação da missão e dos seus valores: diz respeito à definição do motivo da existência da

organização, ou seja, a justificativa social que dá sustentação às suas condutas. Assim, a organização

deve ser considerada como um meio para um fim, e não com um fim em si própria. O autor sugere que,

antes mesmo da formulação da missão, a organização deve conhecer os seus stakeholders, a fim de que

ela possa se adequar a eles, pois “[...] a chave para o sucesso de uma organização pública ou sem fins

lucrativos é a satisfação dos seus stakeholders”.

4. Avaliação do ambiente externo: diz respeito à identificação de oportunidades e ameaças à

organização, por meio do reconhecimento e do monitoramento de fatores incontroláveis, como a

política, a economia, a sociedade e a tecnologia, além dos stakeholders. Em razão da importância da

implicação dessa etapa, o autor sugere que ela seja realizada formalmente.

5. Avaliação do ambiente interno: diz respeito ao conhecimento das forças e fraquezas da organização

por meio da avaliação dos seus recursos, das suas estratégias e dos seus resultados alcançados. De

acordo com o autor, em geral, as organizações sem fins lucrativos possuem bons conhecimentos acerca

dos recursos, poucos acerca das estratégias, e pouquíssimos acerca dos seus resultados, sobretudo, em

relação às informações qualitativas dos seus clientes. Tais carências, provenientes da não utilização

contínua do processo, criam dificuldades à organização à medida que os seus stakeholders não

percebam de maneira clara os resultados dos esforços empreendidos.

6. Identificação das questões estratégicas relevantes para a organização: diz respeito à busca das

principais variáveis e fatores que a influenciam, inclusive entre os averiguados nas etapas anteriores. O

foco do planejamento estratégico é o adequado ajuste da organização ao seu ambiente. De acordo com

o autor, aquelas que não respondem a questões estratégicas fazem proliferar pontos fracos e perdem

oportunidades.

7. Formulação de estratégias para gerir as questões: diz respeito à definição de cursos de ação,

políticas e programas condizentes com a sua missão. O autor ressalta que as estratégias devem ser

tecnicamente viáveis, aceitáveis politicamente pelos stakeholders, e condizentes com a filosofia e os

valores principais da organização; devem também ser éticas, morais e legais, além de responderem a

uma questão estratégica.

37

8. Estabelecimento de uma visão para o futuro: diz respeito à visão de sucesso da organização à medida

que as estratégias surtam os resultados desejados. De acordo com o autor, poucas organizações

possuem uma visão. Em geral, elas incluem a missão, as estratégias genéricas, os critérios de

performance, as normas decisórias e o padrão ético.

Empowerment caracteriza-se quando há um incentivo para que os possam tomar decisões,

principalmente aqueles que atendem diretamente o usuário. Empresas que dão mais poder e autonomia

aos seus trabalhadores são as que estão melhor posicionadas para competir a longo prazo.

Benchmarking - Segundo International Benchmarking Clearinghouse (IBC), o benchmarking é um

processo sistemático e contínuo de medida e comparação das práticas de uma organização com as das

líderes mundiais, no sentido de obter informações que a possam ajudar a melhorar o seu nível de

desempenho. Ou seja, é uma técnica de observação e adaptação das melhores práticas das melhores

empresas, que, no entanto, não deve ser confundida com a espionagem industrial. A Rank Xerox é

considerada a empresa pioneira na aplicação do benchmarking.

Brainstorming - É uma técnica para reuniões de grupo que visa ajudar os participantes a vencer as suas

limitações em termos de inovação e criatividade. Criada por Osborn em 1963, uma sessão de

brainstorming pode durar desde alguns minutos até várias horas, consoante as pessoas e a dificuldade

do tema. Em regra, as reuniões não costumam ultrapassar os 30 minutos. O brainstorming tem quatro

regras de ouro: nunca critique uma sugestão; encoraje as idéias bizarras; prefira a quantidade à

qualidade; e não respeite a propriedade intelectual. Além de zelar para que todos os participantes

(geralmente entre 6 e 12 pessoas) cumpram as regras, o líder da sessão deve manter um ambiente

relaxante e propício à geração de novas ideias.

Cultura Organizacional - As empresas, tal como os países, têm uma cultura única. É, por isso, crucial

que as empresas divulguem de forma explícita quais são os valores que valorizam. Quando o fazem por

escrito, o documento chama-se declaração de missão. Para James Collins e Jeremy Porras, autores do

livro Built to Last, a razão por que algumas empresas têm sucesso a longo prazo, enquanto outras

acabam por desaparecer está na cultura organizacional. Nesta era de incerteza tudo deve ser posto em

causa, à exceção dos valores. Esses têm de ser imutáveis.

Downsizing - Nos anos 80, as grandes empresas cresceram de forma desordenada através da

diversificação para novos negócios. Criaram estruturas gigantescas para competir numa era em que a

velocidade e a flexibilidade são os dois requisitos-chave. Por isso, nos anos 90 foram forçadas a

reestruturar-se, um processo designado downsizing (um termo importado da informática). Aplicado à

gestão significa a redução radical do tamanho da empresa, geralmente através do delayering (redução

dos níveis hierárquicos) ou da venda de negócios não estratégicos. As empresas ganham flexibilidade e

perdem burocracia e ficam mais próximas do mercado e dos clientes.

Equipes Autogeridas - As self management teams (equipes autogeridas) são compostas por um pequeno

número de pessoas que tem a responsabilidade por um processo operacional e os seus resultados. Elas

têm os meios para resolver problemas relativos à execução do trabalho e gerem a divisão e o

planejamento das tarefas do grupo. Foi um conceito na moda nos anos 70, mas cujo entusiasmo

decresceu na última década, visto que os resultados da aplicação nem sempre foram os desejados. Hoje

tem novamente mais adeptos, devido à crescente qualificação dos recursos humanos.

Gestão por Objetivos - Criada por Peter Drucker nos anos 50, a gestão por objetivos (management by

objectives - MBO) descreve um sistema de gestão em que os trabalhadores e os gestores de topo

definem em conjunto qual é o objetivo final do seu trabalho, como o realizar, de que forma será

avaliado e qual o tempo necessário à concretização. É uma técnica popular em todo o mundo. Há, no

entanto, três críticas clássicas à sua aplicação: os gestores tendem a definir metas pouco ambiciosas ou

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irrealistas; os objetivos raramente resultam de um processo participativo e descentralizado; e não

promove o trabalho de equipe.

Just-in-time - É uma técnica de gestão e controle de mercadorias que procura minimizar o nível de

stocks nos armazéns das empresas industriais. Criada em 1960 pela nipônica Toyota, foi considerada

como uma das ferramentas de gestão que mais contribuíram para o milagre industrial japonês. A idéia

base é bastante simples: cada etapa do ciclo de produção só deve solicitar novas encomendas à etapa

anterior na medida que precisar delas. Implica igualmente uma redução do número de fornecedores.

Richard Schonberger foi o primeiro autor a divulgar a metodologia just-in-time nos Estados Unidos.

Lean Prodution - Engloba o conjunto de técnicas desenvolvidas nos anos 70 por fabricantes japoneses,

como a Toyota e a Matsushita, para reduzir os custos de produção e aumentar a competitividade. Foi

popularizado através do estudo sobre a indústria automóvel do MIT, designado "The Machine that

Change the World", que investigou as causas associadas à superioridade dos nipônicos nos domínios da

produtividade, flexibilidade, rapidez e qualidade. O conceito de lean prodution é baseado em quatro

princípios: trabalho de equipe; comunicação; uso eficiente de recursos e eliminação de desperdícios; e

melhoria contínua (a que os japoneses chamam kaizen).

Learning Organization - Criado por Chris Argyris, professor em Harvard, designa por learning

organizations (organização em constante aprendizagem) as empresas que aprendem à medida que os

seus trabalhadores vão ganhando novos conhecimentos. O conceito é baseado na idéia de Argyris,

chamada double-loop learning (quando os erros são corrigidos através da alteração das normas

empresariais que o causaram). Em 1990, Peter Senge, professor do MIT, popularizou o conceito através

do best-seller The Fifht Discipline - The Art and Pratice of a Learning Organization.

Outplacement - Os grupos empresariais têm passado por reestruturações associadas a despedimentos

maciços. Neste contexto há um novo negócio a florescer, o outplacement. É uma técnica de gestão de

recursos humanos que visa apoiar os trabalhadores dispensados rumo à sua reinserção profissional. As

consultoras em outplacement fornecem aconselhamento financeiro e formação em recrutamento e

seleção. Há quem prefira criar centros de outplacement internos, que prestam auxílio aos

trabalhadores dispensados e aos que são recolocados em novas funções.

Outsourcing - Trata-se de contratar uma entidade exterior à empresa para executar serviços não

estratégicos (que não produzem valor acrescentado para os clientes), em vez de os produzir

internamente. A grande vantagem reside na redução de custos que tal opção implica. Talvez ainda seja

mais importante o fato de o outsourcing libertar mais tempo os executivos para se dedicarem mais às

core competence (competências estratégicas) da empresa. O conceito nasceu na área das tecnologias

de informação. Tem maior potencial de aplicação em indústrias dinâmicas, em que as pressões para

cortes nos custos são mais intensas, nomeadamente nos grupos empresariais que pretendem seguir uma

estratégia de integração vertical das suas atividades.

Qualidade Total - Segundo o European Foundation for Quality Management (EFQM) os esforços para a

qualidade total (TQM - Total Quality Management) são caracterizados pelos seguintes fatores:

excelência nos processos; cultura de melhoria contínua; criação de um melhor relacionamento com os

clientes e fornecedores; envolvimento de todos os trabalhadores; e clara orientação para o mercado.

Os melhores exemplos da aplicação da gestão da qualidade total são as empresas japonesas, que

ironicamente foram ensinadas nos anos 40 e 50 pelos mestres americanos Deming e Juran.

Reengenharia - Michael Hammer, ex-professor do MIT, é considerado o pai desta teoria inovadora e

radical. Referiu-se pela primeira vez ao tema no artigo publicado em 1990 pela Harvard Business

Review. Mas a consagração só chegaria três anos depois com o livro Reengineering the Corporation,

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escrito em parceria com James Champy. Para os autores, a reengenharia significa um redesenho radical

dos processos de negócio com o objetivo de obter melhorias drásticas em três áreas: nos custos; nos

serviços; e no tempo.

Sinergia - Refere-se à convicção de que dois mais dois podem ser cinco. Esta é uma não evidência que

serviu para justificar as injustificáveis operações de fusão e aquisição que caracterizaram o mundo dos

negócios nos anos 80. O conceito de sinergia, introduzido por Igor Ansoff no livro Corporate Startegy,

procura provar que duas empresas juntas valem mais do que a soma das duas separadas. Se não existir

sinergia (ou se for negativa) não valerá a pena concretizar-se uma fusão ou aquisição. O conceito pode

ser aplicado em outras áreas, como alianças estratégicas, joint-ventures, acordos de cooperação,

relações das empresas com fornecedores ou clientes e equipes de trabalho pluridisciplinares.

Vantagem Competitiva - Michael Porter demonstrou que as empresas bem sucedidas obedecem a

padrões definidos de comportamento que podem ser resumidas em três estratégias genéricas (as

fontes de vantagem competitiva sobre os concorrentes):

(1) Liderança baseada no fator custo - Possuir custos mais baixos do que os rivais;

(2) Diferenciação - Criar um produto ou serviço que é visto na indústria como único;

(3) Focalização - Combinar as duas estratégias direcionando-as para um alvo específico.

Eficiência é: fazer certo; o meio para se atingir um resultado; é a atividade, ou, aquilo que se faz.

Eficácia é: a coisa certa; o resultado; o objetivo: aquilo para que se faz, isto é, a sua Missão! Eficácia

organizacional é o alcance das metas e objetivos determinados e a correta determinação desses

objetivos.

Avaliações de desempenho e estatísticas visam, prioritariamente, subsidiar e apoiar o processo de

decisão.

São características dos serviços: intangibilidade e simultaneidade de produção e consumo.

Destacam-se duas categorias de planejamento em serviços de informação: planejamento de

recursos, que envolve os seres humanos, materiais e financeiros necessários para o alcance de

determinados objetivos e : planejamento de operações, referente aos processos de produção e

distribuição dos produtos e serviços , gerados e prestados com aqueles recursos.

a organização é uma atividade básica da administração, sendo seus quatro componentes básicos:

tarefas, pessoas, órgãos e relações.

Um projeto tem as seguintes etapas: determinação de objetivos, preparação de anteprojetos,

diagnóstico, estudo e programações e avaliações e redação.

Gestão por resultados compreende determinar a direção estratégica da organização, implementar

e administrar o processo de mudança alinhado com a direção estratégica e melhorar continuamente o

desempenho das atividades em andamento.

O planejamento estratégico está voltado para as relações entre a empresa e o ambiente, estando

sujeito a incertezas provocadas por esse ambiente.

ALMEIDA, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação.

Henri Fayol foi o primeiro teórico da administração a situar o planejamento como um dos processos da

função administrativa: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.

O planejamento não é um acontecimento, mas um processo contínuo, permanente e dinâmico, que fixa

objetivos, define linhas de ação, detalha as etapas para atingi-los e prevê os recursos necessários à

consecução desses objetivos. Com a incorporação dessa prática, reduz-se o grau de incerteza na

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organização, limitam-se ações arbitrárias e minimizam-se riscos, ao mesmo tempo que se dá

rentabilidade máxima aos recursos, tira-se proveito das oportunidades, melhorando a qualidade de

serviços e produtos, e garante-se a realização dos objetivos visados.

O planejamento opera economicamente, pois:

- minimiza custos, pela sua ênfase em operações eficientes e compatíveis com as condições existentes

- substitui atividades fragmentárias e não coordenadas por um esforço de grupo

- substitui o fluxo desigual de trabalho por um fluxo uniforme

- substitui julgamentos bruscos e irrefletidos por decisões premeditadas

- traz segurança e favorece a produtividade

- faz o tempo trabalhar a seu favor

- facilita o controle

Instrumentos do planejamento

Plano – linha de ação preestabelecida que orienta a ação na direção da missão, ou seja, o que a

instituição deve fazer (o papel ou a função a ela atribuída) e dos objetivos institucionais ou da solução

de determinados problemas e fornece parâmetros de controle e acompanhamento das ações; é um

evento intermediário entre o processo de planejamento e o processo de implementação do

planejamento. É um instrumento de trabalho, um meio para alcançar os fins e objetivos determinados,

uma forma de assegurar a execução. Possibilita o controle da mudança. Sua eficácia é medida pelo grau

segundo o qual contribui para a realização dos objetivos e para alcançar os resultados desejados.

Pode-se falar em plano anual de serviço, que define prioridades, objetivos, metas e recursos previstos

para o período de tempo especificado. Pode-se referir a planos globais, que fornecem os fundamentos

para as atividades da unidade de informação. Pode-se falar em planos específicos, tais como aqueles

voltados a determinada área de atuação, e até em planos especiais, tais como os destinados a enfrentar

catástrofes, como incêndios.

Objetivos (em inglês, goals) - são o ponto final do planejamento e constituem o plano básico da

organização. Consistem numa situação futura esperada, ou no que se pretende atingir com o esforço do

planejamento, como forma de concretização da missão.

Os objetivos são estabelecidos de forma ampla pela alta administração e, com base nesses objetivos

gerais, os níveis inferiores da organização estabelecem seus objetivos específicos,

O primeiro objetivo do profissional de informação na sua função de planejador consiste em interpretar

corretamente a missão institucional e estabelecer objetivos para o serviço de informação que

colaborem para o cumprimento daquela missão e ofereçam soluções adequadas aos problemas

identificados.

Metas - são planos expressos em termos de resultados a alcançar; são a quantificação dos objetivos.

Devem ser expressas com clareza e devem ser mensuráveis, mutáveis e ter tempo definido. Os

objetivos parecem ser sempre viáveis; é a definição das metas que permitirá uma avaliação mais

realista das possibilidades de atingi-los.

Políticas ou diretrizes - são planos gerais de ação, guias genéricos que estabelecem linhas mestras,

orientam a tornada de decisão e dão estabilidade à organização. Para Koontz et al., as políticas

colaboram para se decidirem questões previamente, evitando repetição de análises, e ajudam a dar uma

estrutura unificada a outros tipos de planos e a delegar autoridade sem perder o controle. Em

bibliotecas e serviços de informação, encontramos políticas gerais e políticas específicas, relacionadas

a suas diversas áreas de atuação: políticas de formação e desenvolvimento de coleções, políticas de

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conservação de acervo, políticas de seleção de pessoal, políticas de treinamento e desenvolvimento de

recursos humanos, políticas de atendimento, políticas de publicações, etc

Procedimentos - são instrumentos que estabelecem métodos rotineiros de execução de atividades e

detalham a maneira exata pela qual uma atividade deve ser realizada e a seqüência em que essas rotinas

são realizadas. Como exemplos, os manuais de serviço e os fluxogramas.

Regras - relacionam-se aos procedimentos, pois orientam a ação, mas não especificam a seqüência

cronológica.

Normas - são comandos diretos e objetivos de curso de ação a seguir, como, por exemplo, a proibição

de entrar na sala de consulta da biblioteca com bolsas

Regulamento - mais comum nas unidades de informação é o que regula o uso do acervo e dos serviços.

Regimento – rege a organização, sendo o instrumento organizacional que complementa e explica o

organograma, apresentando as seguintes partes: constituição, competências e atribuições.

Programas - são complexos de metas, políticas, procedimentos, regras, passos e recursos; pode ser

composto por programas derivados ou subprogramas que garantam sua consecução.

Projetos - podem ser parte de um programa geral, ou unidades independentes que contemplarão

determinado aspecto na unidade de informação.

Tipos de planejamento

Do ponto de vista das instâncias organizacionais, podemos identificar o planejamento institucional, o

intermediário e o operacional.

Planejamento estratégico - planejamento da alta administração, consiste no processo de decisão sobre

os objetivos da empresa, os recursos utilizados para atingi-los e as políticas que regerão a aquisição,

distribuição e utilização desses recursos. Abrange a empresa como um todo, afeta-a a longo prazo. Está

voltado para as relações entre a empresa e o ambiente e sujeito a incertezas provocadas por esse

ambiente.

As grandes estratégias são escolhidas a partir de uma análise do contexto ou do ambiente em que esta

organização está inserida. Em outras palavras, as estratégias são escolhidas à luz de fatores favoráveis

e de análises de risco relativas às possibilidades de sucesso na implementação de cada estratégia.

Planejamento intermediário - é o desdobramento do planejamento estratégico em planejamentos

táticos que permitem que as decisões estratégicas se traduzam em planos concretos a serem

posteriormente detalhados em planos operacionais. Relaciona-se, em geral, a atividades presentes e de

futuro.

Planejamento operacional - decide 'o que fazer' e 'como fazer'. Está ligado aos procedimentos,

detalhando tarefas e operações, caracterizando-se por ser de curto prazo e de abrangência local.

Do ponto de vista das atividades ou abrangência, o planejamento pode ser incluído em uma das seguintes

categorias:

de espaço físico: expressa-se, na prática, como o programa de necessidades físicas para a

unidade de informação;

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organizacional : refere-se ao esboço da estrutura que permita que sejam alcançados os

objetivos previstos;

de produtos: refere-se aos produtos e serviços que se pretende oferecer ao público;

de recursos: refere-se aos recursos humanos, materiais e financeiros necessários;

de operações: abrange os processos de produção e distribuição de produtos e serviços;

das formas de acompanhamento e avaliação, bem como da continuidade dos planos;

global: a combinação de todos os planos existentes na organização e o processo pelo qual todos

os planos internos se integram ao seu planejamento estratégico.

Do ponto de vista do tempo, temos o planejamento:

a longo prazo: tem a ver com o curso da ação futura da empresa; em função de seu horizonte

temporal mais amplo, é mais qualitativo que quantitativo e, por essa razão, é, geralmente, estratégico;

a médio prazo: estabelece a ligação entre os grandes objetivos e diretrizes e os procedimentos

do planejamento a curto prazo;

a curto prazo: tem a ver com atividades mais imediatas, incluindo previsões orçamentárias e

metas a serem alcançadas em curto espaço de tempo; por essa razão, pode ser mais preciso e mais

detalhado do que o de longo prazo.

Etapas do planejamento

O planejamento é um processo cíclico, não linear; Segundo Ferreira, as fases do planejamento se

interpenetram, embora se sucedam, não podem ser tratadas de maneira estritamente linear, há uma

dinâmica.

Inicia-se o processo de planejamento pela definição do objeto a ser estudado, seguida da obtenção de

informações que darão subsídios ao processo de avaliação desse objeto e seu ambiente. A partir da

análise dos dados e informações obtidas, será possível proceder-se à elaboração do plano, que

pressupõe: definição de metas e prioridades, previsão dos acontecimentos futuros e tomada de

decisões sobre fins, meios e recursos. Seguem-se as providências relativas à implementação do plano,

bem como às formas de acompanhamento e controle. À medida que se procede a esse acompanhamento,

mudanças ou adaptações estarão sendo feitas nos planos originais, de forma a adequar seu curso às

situações encontradas no momento da implementação. Férreira, justificando a importância da atividade

de acompanhamento, alerta-nos para o fato de haver erros que só podem ser descobertos depois de

cometidos, gerando a necessidade de interferência e mudança na implementação da ação. Ressalta,

ainda, que, durante o processo de implementação do plano, muitas vezes há necessidade de se

introduzirem ações não cogitadas no plano inicial.

A avaliação - etapa final de um plano e, ao mesmo tempo, chave para a elaboração de outro, uma vez que

o planejamento é um processo permanente - permite, com base em parâmetros predefinidos, aferir o

sucesso do plano e traçar novos objetivos e metas.

A avaliação de serviços de informação

A escassez de recursos – uma das principais razões para a avaliação contínua dos serviços e a

identificação de fatores que possam contribuir para a maior produtividade e a melhoria da qualidade.

Qualidade - o conjunto das características (ou especificações), dentro de uma organização, que

definem sua capacidade de atender a necessidades implícitas ou explícitas. As especificações podem

ser funcionais (ou de desempenho) -que traduzem as necessidades e expectativas do cliente em termos

de desempenho que o produto deverá alcançar -ou técnicas, que descrevem as características do

objetivo em termos de seus atributos técnicos.

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Interferem na qualidade: normas técnicas, política de qualidade da organização e competência da

equipe.

Conceituação – parte do processo do planejamento e da tomada de decisões.

Consiste:

- em identificar e coletar dados, estabelecendo critérios de mensuração do desempenho e

determinando tanto a qualidade do serviço ou atividade, quanto o grau de satisfação de metas e

objetivos.

- avaliar as necessidades de informação dos usuários

- desenvolver estudos relativos ao não-público.

A avaliação é necessária à revisão de objetivos e metas, ao estabelecimento de prioridades e à alocação

de recursos, além de fornecer feedback para o planejamento organizacional.

Avaliação e mudança – Avaliação é um processo catalisador de mudança. Mudança é entendida como

qualquer alteração planejada no status quo, que afete a estrutura, os serviços, os programas ou a

alocação de recursos da organização.

Eficácia - relaciona-se aos resultados: um sistema de informação é eficaz quando fornece aos usuários

a informação de que necessitam, com a rapidez e a precisão desejadas.

Eficiência – está ligada ao processo: um sistema de informação é eficiente quando seus procedimentos

são corretos

A confusão entre eficiência e eficácia resulta em:

• fazer bem (eficiência) coisas que não precisariam ser feitas (ineficácia);

• batalhar por mais recursos como uni fim em si mesmos; daí a necessidade de saber se esses recursos

são acessíveis e se vão atender às necessidades do usuário;

• incapacidade de descrever a qualidade dos serviços;

• incapacidade de identificar prioridades para atividades e serviços;

• acreditar que coleções maiores implicam automaticamente melhor serviço aos usuários.

Mensuração – é o processo de atribuir números para descrever ou representar um objeto ou fenômeno

de modo padronizado.

Vantagens da avaliação - Segundo Rossi & Freenian, a avaliação permite:

• verificar a adequação da unidade de informação às metas da organização e às necessidades dos

usuários;

• verificar o grau de cumprimento dos objetivos com vista à sua eficácia;

• verificar a adequação de alocação de recursos, ou seja, se os recursos alocados são, de fato,

necessários para atingir determinados objetivos ou se deveriam ter sido utilizados em outro programa

que causasse maior impacto;

• monitorar: acompanhar determinado programa ou serviço do ponto de vista da eficácia e da eficiência;

• verificar o impacto de determinado serviço ou atividade implementada (avaliação voltada para os

benefícios);

• testar programas inovadores (avaliação voltada para os novos serviços ou atividades);

• aprimorar determinados serviços e atividades para manter níveis de desempenho e garantir que o

pessoal faça tudo para alcançar esses níveis de desempenho;

• decidir sobre a continuidade ou descontinuidade de programas, uma vez que a avaliação traz dados que

dão suporte a decisões

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Níveis de avaliação

Pressupõe a análise de várias instâncias, que são interdependentes:

• a comunidade, - mudanças na sociedade (leis, valores, problemas políticos, etc.) podem interferir, nas

unidades de informação;

• a organização, cujas missões, políticas, objetivos, bem como estrutura organizacional e recursos são

fatores determinantes da 'cara' de sua unidade de informação;

• os programas, que são uma combinação de atividades e serviços tendo em vista determinados

objetivos;

• as atividades, rotinas ou procedimentos para dar apoio a determinado serviço;

• os recursos informacionais (acervo, bases de dados, acesso à Internet);

• os serviços e produtos;

• os custos, que devem ser analisados em relação a dois fatores: eficácia e benefícios;

• as pessoas que trabalham na unidade de informação, cuja avaliação de desempenho permite

determinar a qualidade e a quantidade de serviço executado, oferecer orientação e estratégias para

melhorar a criatividade, a produtividade e a eficácia;

• os usuários, cujos perfis, expectativas e opiniões são elementos fundamentais no processo de

planejamento e que fornecerão o feedback indispensável ao processo de avaliação, pois nenhum

problema estará solucionado e nenhum objetivo será atingido se o usuário não o reconhecer.

Processo de avaliação

O processo de avaliação envolve planejamento, pesquisa e mudança. Deve fundamentar-se em projeto de

pesquisa e métodos rigorosos, envolver funcionários e usuários, e enfatizar áreas, atividades,

programas e serviços passíveis de mudança.

Fatores influem:

• fatores ambientais;

• cultura organizacional;

• barreiras por parte do pessoal;

• disponibilidade de recursos;

• grau de necessidade de informação dos usuários.

Dentre as diversas barreiras à avaliação, a maior parte delas relaciona-se a questões pessoais e

políticas. O principal obstáculo à avaliação pode ser o próprio bibliotecário, quer ao julgar que está tudo

bem na biblioteca, quer ao achar que conhece todos seus problemas e que só não os resolve 'por falta

de recursos'.

Avaliação envolve compromisso e um processo de negociação. Por isso, avaliadores externos mostram-se

relutantes em desenvolver estudos em ambientes repressivos ou restritivos. O ideal é um ambiente

aberto, com um pessoal realmente interessado no planejamento e no aprimoramento de seu

desempenho. Um processo regular e contínuo de avaliação de serviços de informação é um componente

indispensável para dispormos de serviços eficazes. Isso exige trabalho conjunto de avaliadores e de

todo o pessoal das unidades de informação e seu preparo no sentido de incorporar essa prática a seu

dia-a-dia.

No processo de avaliação, os avaliadores devem tentar uma relação simbiótica, não hostil. Devem evitar

o confronto, trabalhando junto aos administradores e mantendo-os a par de todo o processo, ou seja,

informando-os sobre o desenvolvimento do estudo, os problemas encontrados e a natureza geral dos

dados coletados. Um dos primeiros passos nesse sentido é a tentativa de identificar os líderes, para

discutir com eles expectativas e futuros usos dos dados. Devem também examinar os relatórios e toda

a informação disponível para o melhor conhecimento da unidade de informação.

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O sucesso da avaliação depende, em primeiro lugar, de informações confiáveis. Verifica-se, com muita

freqüência, em nosso meio, que, pelo fato de não fazerem avaliação de serviços continuamente, os

bibliotecários acabam mantendo dados desatualizados e muitas vezes os tratam como atuais e

pertinentes.

O sucesso da avaliação depende, em segundo lugar, da habilidade do pessoal que coordena o processo

em lidar com os colegas ou os elementos envolvidos (o que também é garantia de obtenção de

informações confiáveis) e de sua perspicácia e competência, tanto ao identificar as questões

relevantes, quanto ao analisar o problema, a fim de fornecer informação útil ao planejamento

organizacional e à tomada de decisão.

Relatórios como instrumento de planejamento e avaliação de serviços de bibliotecas

Definição - O relatório da biblioteca é o conjunto de informações sobre acervo, serviços prestados,

usuários e recursos humanos, físicos, materiais e financeiros ordenados de modo a mostrar a situação

da biblioteca em determinado período de tempo. Não é apenas uma contabilização de dados, mas o

resultado de um processo que transforma dados em informação, isto é, que os analisa, atribuindo-lhes

significação no contexto da biblioteca.

Finalidades - O relatório serve, em primeiro lugar, como um momento de reflexão: uma pausa para

análise da situação existente e diagnóstico das necessidades e problemas.

Serve, também, como instrumento de marketing da biblioteca: funciona como forma de divulgação, e de

prestação de contas, dos serviços que estão sendo realizados aos dirigentes e à comunidade

potencialmente atendida, inclusive aos políticos (principalmente em bibliotecas públicas),

administradores, técnicos e autoridades em geral.

O relatório serve, em última análise, para aprimorar os serviços da biblioteca, maximizar o uso da

informação e dos documentos, e ampliar o âmbito de atendimento da biblioteca na comunidade à qual se

destina, Além disso, um relatório bem elaborado vende uma imagem positiva da biblioteca e faz com que

o bibliotecário seja reconhecido como um profissional diferenciado na instituição.

Periodicidade - Os relatórios são elaborados a partir de dados registrados diariamente, que são

reunidos e analisados nos períodos fixados. A periodicidade mínima de um relatório é anual, mas é

conveniente que, mensalmente, trimestralmente e semestralmente os dados sejam reunidos e alguns

pontos de especial relevância sejam destacados para análise posterior.

Critérios para a coleta de dados - Juntar dados para fazer o relatório implica trabalho anterior de

coleta desses dados. Para tanto, é preciso que se definam com clareza quais os dados que se desejam

coletar, para que e como coletá-los. A biblioteca apresenta uma infinidade de serviços e produtos

quantificáveis e, por essa razão, é necessário estabelecer um limite para que os funcionários não

percam mais tempo contando serviço do que efetivamente produzindo.

O critério para se definir o que deve ou não ser contado é a utilização ou o, aproveitamento que se

pretende fazer desses dados. Nesse sentido, é natural que seja dada prioridade aos 'dados de saída',

ou seja, dados ligados às atividades-fim da biblioteca, como circulação, serviços aos usuários, etc. Os

'dados de entrada', tais como os de aquisição e processamento técnico, por exemplo, devem ser

registrados sem excesso de minúcias, de acordo com as necessidades da biblioteca.

Para que a coleta de dados seja conseqüente, é preciso que as variáveis estejam muito bem definidas,

que seja fixado, por exemplo, o que exatamente se entende por 'freqüência à biblioteca', 'obras

processadas', 'obras tombadas', etc. Como apontamos acima, a padronização dos conceitos e das

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formas de coleta dos dados ganha ainda mais importância quando se trata de uma biblioteca que faz

parte de um sistema.

Para que a coleta de dados seja racional e eficaz, é preciso também que se planejem formulários

adequados. A falta de formulários torna morosa e desordenada esta tarefa e, por outro lado,

formulários mal-desenhados acabam gerando ruídos de comunicação ou complicando processos que

devem ser simplificados. Os formulários devem ser muito bem estudados e testados antes de sua

aplicação em larga escala. Devem ser claros por si mesmos, dispensando informações complementares

sobre suas finalidades e formas de preenchimento. O tamanho dos formulários e de seus campos, o tipo

e a cor do papel a ser utilizado, bem como as informações relativas ao período abrangido, setor a que se

refere, etc., também devem ser explicitados, de preferência, no próprio formulário, Simplicidade,

objetividade e clareza são características indispensáveis aos formulários de coleta de dados, bem

corno a quaisquer impressos ou formulários da biblioteca.

Apresentação do relatório - O uso de tabelas em um relatório é muito freqüente, mas é preciso

lembrar que índices percentuais e comparações de dados não podem ser deixados de lado. Um dado que,

sozinho, não tem significação, adquire nova dimensão se comparado a outro ou se inserido em uma série

de dados: as relações que se conseguem estabelecer entre os vários dados de uma biblioteca

possibilitam maior compreensão dos problemas e ajudam na formulação de propostas de soluções para

esses problemas.

O uso de gráficos para representar visualmente uma tabela ou para ilustrar e reforçar uma análise é de

fundamental importância no relatório, embora não seja muito corriqueiro. Um gráfico simples e claro

poderá expressar de forma muito mais contundente uma situação que necessitaria de muitas palavras

para ser interpretada. A imagem visual é imediata e globalizante, daí sua força como mensagem. No

entanto, por mais bem feitos que sejam, nem sempre tabelas e gráficos falam por si sós. Por essa

razão, com freqüência, complementam-se essas representações gráficas com textos que interpretam os

dados apresentados ou destacam os itens de maior relevância.

Nem todas as informações que devem constar de um relatório são quantificáveis. Nesse caso, é preciso

que cada biblioteca encontre uma forma concisa e sistemática de relatá-las.

Estrutura do relatório - O relatório deve conter as seguintes partes: sumário, introdução, dados e

análise dos dados, conclusão e recomendações. O sumário contém a relação dos itens registrados no

trabalho, na ordem em que nele aparecem, A introdução situa os objetivos da biblioteca, seu ambiente,

serviços, usuários, e sintetiza as metas de planejamento para o período, possibilitando a análise dos

dados em função dos objetivos pretendidos. Os dados abrangem quadros, tabelas, gráficos e as análises

de cada item levantado, como detalharemos mais adiante. A conclusão deve chamar a atenção do leitor

para os peritos principais levantados ao longo do relatório e ser acompanhada de recomendações que

serão aproveitadas nos planos de trabalho seguintes.

Os dados:

Acervo

Pessoal

Serviços de processos técnicos

Seleção e aquisição de documentos

Processamento técnico do material

Serviços aos usuários

Período de funcionamento

Usuários inscritos

Freqüência

Consultas e empréstimos

Pesquisas

Comutação

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Divulgação

Programas de treinamentos de usuários

Eventos/atividades especiais

Recursos financeiros

Recursos físicos e materiais

Diagnóstico organizacional

Definição - diagnóstico organizacional: processo sistematizado, com tempo e espaço definidos,

de avaliação de serviços em organizações. Consiste numa intervenção na rotina da organização,

usando conceitos e métodos das ciências sociais para avaliar o estado da organização num

determinado momento e encontrar formas de melhorar sua eficácia.

Seus objetivos específicos são: identificar pontos fortes e fracos na estrutura e no

funcionamento da organização; compreender a natureza e as causas dos problemas ou desafios

apresentados; descobrir formas de solucionar esses problemas; e melhorar a eficácia

organizacional.

Pelo diagnóstico, compara-se o estado encontrado com o estado desejado, avalia-se a eficácia

com base em algum padrão estabelecido (a satisfação do usuário, por exemplo) e procuram-se

caminhos para diminuir a distância entre a situação existente e a situação desejada.

O diagnóstico é parte do desenvolvimento organizacional. A luz dos dados nele levantados são

recomendadas mudanças na organização, que podem referir-se a: objetivos e estratégias (por

exemplo, desenvolver um novo produto); habilidades, conhecimento e atitudes do pessoal (por

exemplo, necessidade de certas habilidades para o trabalho em grupo); processos interpessoais

e intergrupais(ex. padrões de liderança), estruturas organizacionais (ex. divisão em

departamentos), e tecnologias.

Etapas Atividades

Preparação Definição dos objetivos, metas e prioridades da unidade de informação

Identificação dos aspectos a serem avaliados

Definição do pessoal que deverá participar do trabalho e seu treinamento

Esclarecimento a todo o pessoal da unidade de informação em relação aos objetivos

e formas de desenvolvimento do diagnóstico

Revisão da literatura

Elaboração do

projeto do

diagnóstico

Definição dos objetivos do diagnóstico

Formulação do problema ou de questões de pesquisa

Identificação das hipóteses de trabalho

Definição da metodologia a ser utilizada para a coleta de dados (Instrumentos de

coleta de dados, métodos e procedimentos)

Definição da amostragem e da forma de aplicação de questionários e/ou

entrevistas para as pesquisas de campo

Definição de medidas de desempenho

Elaboração de cronograma do processo

Implementação

do diagnóstico

1) Coleta de dados

Consulta a relatórios, manuais de serviços e outros documentos produzidos na

instituição e na unidade de informação

Consulta a literatura publicada sobre o serviço

Entrevistas com funcionários do serviço de informação (com base em objetivos

claramente delineados e roteiro previamente preparado)

Questionários a usuários potenciais e reais da unidade de informação (com base em

objetivos claramente delineados e questões previamente preparadas e testadas)

Tabulação dos dados

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2) Análise e interpretação dos dados

Hierarquização dos problemas encontrados

Recomendações de propostas de soluções viáveis para os problemas encontrados

Redação final do diagnóstico

Redação de um documento resumido (documento gerencial)

Apresentação e discussão do diagnóstico com o pessoal da unidade de informação

Apresentação e discussão do diagnóstico com o pessoal da instituição

Metodología para a elaboração de projetos

O projeto é a unidade elementar do processo de planejamento, constituindo um conjunto de ações e

recursos para a consecução de objetivos concretos, perfeitamente especificados e destinados a gerar

benefícios, O projeto responde a determinadas questões, Essas respostas constituirão as partes que

comporão o documento, conforme sugere o quadro abaixo:

Questões Partes do documento

O que deve ser feito? Objeto e objetivos

Por que e para que deve ser feito? Justificativas

Como deverá ser feito? Etapas

Quem deverá fazer? Recursos humanos

Com que meios? Recursos materiais, físicos, etc.

Quando deverá ser feito? Cronograma

Quanto deverá custar? Custo total do projeto

Roteiro para apresentação do projeto

Identificação do projeto

Dentre os elementos normalmente utilizados para identificar um projeto, destacam-se os seguintes:

título do projeto, área de atuação, programa (caso seja parte de um programa mais amplo),

subprograma, órgão coordenador, equipe ou pessoa encarregada da coordenação, órgão executor,

período de abrangência (datas previstas para início da implantação e término do projeto), custo total,

data de elaboração do projeto.

Introdução

Neste item descreve-se, em linhas gerais, o projeto que se pretende desenvolver. Isso exige que se

situe o problema rio ambiente informacional da área e na instituição (natureza, objetivos, estrutura,

etc.). A unidade de informação também deve ser bem caracterizada, o que implica esclarecer a que

órgão está subordinada, suas finalidades, quem é seu usuário real e potencial, etc. Caso o projeto trate

de um setor dentro da unidade de informação, devem-se levar essas explicações até o setor de

interesse. Essa parte do projeto é fundamentalmente descritiva e utiliza como subsídios dados

extraídos do diagnóstico, do regimento da instituição e da biblioteca, do organograma, além de

informações coletadas por observações e entrevistas.

Objetivos

O que se quer atingir com o projeto. Um alerta: não se trata de reproduzir aqui os objetivos da unidade

de informação! Este item pode ser subdividido em objetivos gerais e específicos. Os objetivos gerais

identificam resultados finais esperados; indicam, de forma abrangente, o que se pretende conseguir

com a execução do projeto. Devem ser considerados cinco princípios:

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coerência: os objetivos do projeto devem ser coerentes com os objetivos e a política da

organização;

aceitabilidade: os objetivos devem ser aceitáveis para as pessoas envolvidas no projeto,

ressaltando-se aqui, novamente, a importância da participação dos responsáveis pela execução e

dos que sofrerão os resultados da ação;

exeqüibilidade: não devemos rios atribuir missões impossíveis; os objetivos devem ser viáveis,

exeqüíveis;

motivação: as pessoas envolvidas no processo devem estar motivadas para implementá-lo e a

organização, como um todo, para acolhê-lo;

simplicidade: ainda que se trate de uni projeto de alta complexidade, seus objetivos devem ser

expostos de forma simples e clara, que garanta a sua compreensão pelos elementos envolvidos no

projeto, por seus patrocinadores e beneficiários.

Os objetivos específicos referem-se a resultados parciais a serem alcançados.

Justificativas

Devem ser apresentadas as vantagens decorrentes da implantação do projeto de forma a obtermos uma

resposta definitiva à questão: para que o projeto? As justificativas devem basear-se na relevância do

projeto para a solução dos problemas apontados no diagnóstico e procurar enfatizar o impacto do

projeto, a vantagem estratégica que poderá trazer, os benefícios sociais que deverá trazer, etc

Além disso, devem ser fundamentadas em critérios de viabilidade do projeto, destacando os seguintes

aspectos: oportunidade, possibilidades concretas de se cumprirem prazos, coerência com políticas

gerais da instituição, compatibilidade com o contexto social, econômico, técnico e político vigente e

possibilidade de aceitação por parte dos envolvidos (usuários e funcionários envolvidos nas ações),

Etapas

Cronograma

Recursos

Recursos institucionais

Recursos organizacionais

Recursos humanos

Recursos materiais

Material de consumo

Material permanente

Previsão de custos

Acompanhamento, avaliação e controle

SILVA, Sergio Luis da. Gestão do conhecimento: uma revisão crítica orientada pela abordagem da

criação do conhecimento. Ci. Inf. v.33 n.2 Brasília maio/ago. 2004.

A implantação coordenada da Gestão do Conhecimento (GC) cria uma vantagem competitiva sustentável

e de difícil imitação, pois está enraizada nas pessoas que trabalham na empresa, e não em recursos

físicos, que são facilmente imitáveis pelos concorrentes (Quinn et alii, 1997) e menos flexíveis para

reagir às incertezas do ambiente (Thomke & Reinertsen, 1998).

Nonaka & Takeuchi (1997), como dois tipos de conhecimentos intrinsecamente relacionados:

- o formato tácito, conhecimento subjetivo; habilidades inerentes a uma pessoa; sistema de idéias,

percepção e experiência; difícil de ser formalizado, transferido ou explicado a outra pessoa;

- o formato explícito, conhecimento relativamente fácil de codificar, transferir e reutilizar;

formalizado em textos, gráficos, tabelas, figuras, desenhos, esquemas, diagramas, etc., facilmente

organizados em bases de dados e em publicações em geral, tanto em papel quanto em formato

eletrônico.

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Ações em que a conversão entre o formato tácito-explícito do conhecimento normalmente ocorre.

Socialização

Conversão de parte do conhecimento tácito de uma pessoa no conhecimento tácito de outra pessoa.

Esse tipo de conversão também é abordado pelas teorias ligadas à cultura organizacional e ao trabalho

em grupo. Normalmente, esse conhecimento compartilhado acontece quando:

- ocorre diálogo freqüente e comunicação "face a face";

- brainstorming, insights e intuições são valorizados, disseminados e analisados (discutidos) sob várias

perspectivas (por grupos heterogêneos);

- valoriza-se o trabalho do tipo "mestre-aprendiz": observação, imitação e prática acompanhada por um

tutor;

- há compartilhamento de experiências e modelos mentais via trabalho em equipe.

Uma frase síntese dessa conversão pode ser, então, "troca de conhecimentos face a face entre

pessoas".

Externalização

Conversão de parte do conhecimento tácito do indivíduo em algum tipo de conhecimento explícito. Esse

tipo de conversão é pouco abordado por outras teorias da administração. Normalmente, esse

conhecimento conceitual acontece por meio de:

- representação simbólica do conhecimento tácito através de modelos, conceitos, hipóteses etc.,

construídos por meio de metáforas/analogias ou dedução/indução, fazendo uso de toda a riqueza da

linguagem figurada para tentar externalizar a maior fração possível do conhecimento tácito;

- descrição de parte do conhecimento tácito, por meio de planilhas, textos, imagens, figuras, regras

(por exemplo, nos sistemas especialistas), scripts, design history etc.;

- relatos orais e filmes (gravação de relatos orais e imagens de ocorrências/ações).

Uma frase síntese dessa conversão pode ser, então, "o registro do conhecimento da pessoa feito por

ela mesma".

Combinação: Conversão de algum tipo de conhecimento explícito gerado por um indivíduo para agregá-lo

ao conhecimento explícito da organização. Esse tipo de conversão também é abordado pelas teorias

ligadas ao processamento da informação. Normalmente, esse conhecimento sistêmico acontece por meio

do agrupamento (classificação, sumarização) e processamento de diferentes conhecimentos explícitos.

Uma frase síntese desta conversão pode ser, então: o agrupamento dos registros de conhecimentos.

Internalização

Conversão de partes do conhecimento explícito da organização em conhecimento tácito do indivíduo.

Esse tipo de conversão também é abordado pelas teorias ligadas à aprendizagem organizacional.

Normalmente, esse conhecimento operacional acontece por meio de:

- leitura/visualização e estudo individual de documentos de diferentes formatos/tipos (textos, imagens

etc.);

- prática individual (learning by doing);

- reinterpretar/reexperimentar, individualmente, vivências e práticas (practices e lessons learned).

Uma frase síntese desta conversão pode ser, então: "o aprendizado pessoal a partir da consulta dos

registros de conhecimentos".

Facilitadores do trabalho com o formato tácito do conhecimento

São as redes de trabalho que ligam pessoas experientes e preparadas para atuar em grupo, interagindo

basicamente por meio de ampla troca de conhecimentos tácitos.

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Outro importante facilitador de conversões entre conhecimentos tácitos é a capacidade criativa (e de

inovação) existente na empresa ligada à presença de talentos individuais e de motivação fornecida pelo

ambiente organizacional,

Por fim, um significativo facilitador é a capacidade de aprendizagem individual e organizacional. Garvin

(1993) destaca que uma organização de aprendizagem é aquela em que as pessoas envolvidas estão

capacitadas ou têm habilidades para criar (externalizar), adquirir (internalizar) e disseminar

(socializar) conhecimentos, assim como modificar comportamentos a partir da reflexão sobre estes

conhecimentos.

Facilitadores do trabalho com o formato explícito do conhecimento

Um dos facilitadores para o trabalho com o formato explícito do conhecimento é a capacidade de

construção de lessons learned (a parte da memória organizacional que contém apenas o conhecimento

explícito), significando registrar objetivamente uma determinada vivência, os erros levantados e as

soluções adotadas.

Se as recomendações anteriores estão mais preocupadas com a otimização da externalização (redação)

e internalização (facilidade de leitura do que foi redigido), um outro facilitador importante para o

trabalho com o formato explícito é a preocupação com as formas de melhor agrupar ou organizar estes

conhecimentos (combinação).

Os recursos de Tecnologia da Informação (TI) podem otimizar ainda mais a externalização,

internalização e combinação do conhecimento explícito, quando partem de uma situação em que as

recomendações e preocupações anteriormente expostas já são levadas em consideração.

As tecnologias da informação pioneiras no trabalho com o conhecimento

Pode-se considerar que a utilização da TI para a gestão do conhecimento tem seus primórdios nos anos

70, quando essa passa de um foco voltado ao processamento de dados para um foco voltado à

informação, exemplificado pela criação dos sistemas de suporte à decisão gerencial (DSS decision

support system) e nos sistemas de informação gerencial (MIS management information system).

Nos anos 80, a evolução se direciona para os sistemas da informação baseados no conhecimento (KBS

knowledge-based information systems), em que talvez sua face mais visível e conhecida sejam os

sistemas especialistas (expert systems) (Dutta, 1997).

Esses sistemas desdobraram-se em inúmeras linhas de atuação, indo desde a utilização de sistemas

baseados em inteligência artificial e modelos matemáticos e estatísticos para criar o conhecimento a

partir do cruzamento de dados e informações presentes em bases de dados (Davenport & Klahr, 1998)

(p.ex.: data mining, data warehousing), até a representação do conhecimento em sistemas especialistas

e redes neurais que procuram automatizar a tomada de decisões (Speel & Aben, 1998; Milton et alii,

1999). Também os sistemas KBS podem melhorar a dinamicidade (facilidade de registro e sua

manutenção por meio do uso de regras e modelos) da representação do conhecimento explícito das

vivências registradas (lessons learned ou best/bad practices) (Liebowitz et alii, 1998; Vriens &

Hendriks, 1999).

A colaboração desses sistemas restringe-se ao apoio (recurso facilitador) para que uma pessoa registre

(conhecimento explícito) o máximo possível de seu conhecimento tácito (externalização) e agrupe e

processe esse registro de forma efetiva junto com outros registros de conhecimentos explícitos da

organização (combinação) (Heijst et alii, 1997; Cross & Baird, 2000).

52

A internalização e a socialização também são conversões importantes para a formação da memória

organizacional. A primeira pode ser em parte ajudada pela TI (tanto recursos KBS, como

Intranets/Internet que são mostradas na próxima subseção), mas é mais influenciada pelas redes e

comunidades de prática. A segunda praticamente independe da TI, ocorre apenas se houver um

trabalho face a face, seja em equipes formais, ou em redes e comunidades informais.

A evolução no trabalho com o conhecimento através dos recursos da internet

Dos anos 90 até os dias atuais, a evolução e a disseminação da internet (e intranets) têm concentrado

as principais aplicações da TI para a gestão do conhecimento (Dieng, 2000). Esta evolução incorpora e

integra alguns tipos de KBS, trazendo-lhes novas funcionalidades, como, por exemplo, os recursos

multimídia e hipertexto, facilitando sua interatividade tanto para uso individual quanto em grupo

(Marshall, 1997; Birchall & Smith, 1998; Carayannis, 1998). Exemplos dessa integração são as

ferramentas de apoio de trabalho em grupo suportadas por mecanismos de gerenciamento de

documentos eletrônicos, ferramentas de navegação inteligente na internet, etc (Ruggles III, 1997).

Os recursos da intranet/internet facilitam o acesso aos diferentes conhecimentos explícitos

acumulados na corporação, podendo mesmo personalizar seu uso de acordo com as preferências e

necessidades de cada pessoa (Maurer, 1998). Permitem ainda que se façam comentários ou que se criem

grupos de discussão virtuais (groupware forum) sobre esses conhecimentos e outros assuntos,

facilitando a externalização de experiências e opiniões, envolvendo grupos restritos, grupos amplos

dentro da empresa ou mesmo parceiros e colaboradores externos à empresa (como clientes,

fornecedores, consultores e especialistas de universidades e outros. (Klooster et alii, 1997; Maurer,

1998; Bolisani & Scarso, 2000). Esses recursos também ganham cada vez mais espaço como ferramenta

de treinamento virtual das pessoas na empresa, devido ao baixo custo envolvido e à rapidez em

conectar várias pessoas em pontos remotos ou diferentes fábricas da corporação.

A utilização de TI focalizada na internet/intranets para a GC representa também a adoção de uma

tecnologia base de padrões abertos e universais, o que facilita a integração com outros sistemas

internos ou externos à empresa, resultando em uma tendência recente que é a formação de portais com

o objetivo de centralizar o acesso à intranet da empresa e a sites relacionados ou de interesse da

empresa na internet (Agosta, 1999; Koulopoulos & Reynolds, 1999).

A internet/intranet possui uma filosofia diferente da maioria dos sistemas de informação tradicionais.

Segundo Scott (1998), apresenta características favoráveis à criação do conhecimento, que são

autonomia, redundância, caos criativo e variedade, em consonância com a abordagem da mudança

constante dos conhecimentos entre o formato tácito e explícito (escola da criação do conhecimento).

As listas de discussão facilitam o diálogo e a interação, os gráficos aumentam o uso de metáforas,

analogias e protótipos para clarear o que estava originalmente confuso e obscuro. Hyperlinks relacionam

conceitos e organizam os repositórios de conhecimentos para melhor acesso e trabalho cognitivo. A

integração do conhecimento organizacional é facilitada pela capacidade de trabalhar com plataformas

diferentes e padrões abertos (Scott, 1998).

Perspectivas recentes e síntese do uso da tecnologia da informação para a gestão do conhecimento

Paralelamente à evolução recente da internet e dos portais corporativos, uma TI que também pode

influenciar na GC são os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), empregados pelas grandes

empresas desde os anos 90.

Buscando integrar vários setores da empresa, os sistemas ERP procuram padronizar e normalizar os

diferentes setores e funções, facilitando o compartilhamento de dados, informação e até

53

conhecimentos (Davenport & Prusak, 1998). Esses sistemas estruturam-se em torno de uma grande

base de dados central que envolve toda a corporação (Davenport, 1998). Passa a ser uma ferramenta

com impacto na GC à medida que tem como foco intermediar a ação de pessoas, aproximando quem

domina determinados conhecimentos de quem os está necessitando. Com a nova utilização destes

sistemas ERP por meio de intranet / internet (SAP, 2000) e integrados aos recentes sistemas CRM

(Customer Relationship Management) que tratam de informações sobre clientes, ainda mais

possibilidades de intermediação de conhecimentos podem ocorrer.

As intranets corporativas, bem como outros sistemas além do ERP, podem permitir o gerenciamento dos

conteúdos de conhecimentos da empresa. Porém, uma importante parte da solução, para que estes

sistemas funcionem, passa por se estabelecer muito bem quais são os processos-chave e os principais

papéis e fluxos de trabalho (workflow) dentro desses processos (Elliott, 1999).

Sintetizando essa evolução histórica pela interpretação do trabalho de vários autores (Wiig, 1993;

Rogers, 1998; Carayannis, 1999), pode-se entender que a TI tem ampliado seu papel na GC,

essencialmente no trabalho com o conhecimento explícito (pois o conhecimento tácito, devido a seu

próprio conceito, implica restrições a seu manuseio pela TI), equilibrando-se em duas linhas de atuação:

– as tecnologias centradas no indivíduo (human-centric technologies), mais úteis para auxiliar na

Internalização do conhecimento explícito e com menos sucesso nas tentativas de transmissão de

conhecimentos tácitos (socialização). Sistemas interativos hipertexto e multimídia para a aprendizagem

e ferramentas de groupware podem ser mencionados como exemplos destas tecnologias. O foco

principal está em facilitar o compartilhamento de interesses e experiências pessoais, devido a um

acesso mais dinâmico ao conhecimento explícito;

– as tecnologias centradas na máquina (machine-centric technologies), mais úteis nas tentativas de

externalização do conhecimento tácito e no agrupamento dos conhecimentos explícitos (combinação).

Envolve sistemas que buscam dinamizar o registro (explícito) de parte do conhecimento (tácito) das

pessoas, facilitando, portanto, a externalização e, depois, agrupando este registro junto a inúmeros

outros conhecimentos explícitos (realizando então a combinação). Bases de dados, sistemas

especialistas, ferramentas de suporte à decisão, agentes de busca na internet etc., são exemplos de

tecnologias que podem ser empregadas com esses propósitos.

Há crescente interdependência entre as tecnologias dessas duas linhas de atuação que caminham em

direção a seu emprego de forma integrada nos problemas de GC de uma empresa.

---

MARKETING Definições

Cobra 1986 – menciona o conceito da OHIO STATE UNIVERSITY. Um processo na sociedade, pelo qual

a estrutura da demanda para bens e serviços é abrangente e satisfeita mediante a concepção,

promoção, troca e distribuição física de bens e serviços.

Em 1969 – KOTLER & LEVY afirmaram que o conceito de marketing deveria também abranger as

instituições não-lucrativas.

1986 – KOTLER concluiu que marketing é uma atividade humana dirigida a satisfazer necessidades e

desejos através do processo de trocas.

1978 – KOTLER trata marketing como a análise, planejamento, implementação e controle de programas,

cuidadosamente formulados, que visam a proporcionar trocas voluntárias de valores ou utilidades com

mercados-alvo, com o propósito de realizar os objetivos organizacionais.

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MARKETING-MIX – é a combinação específica de variáveis controláveis de marketing que a

organização utiliza para atingir sua meta no mercado alvo. Chamado composto de marketing ou composto

mercadológico.

McCARTHY – 1978 4PS :

PRODUTO

PREÇO

PROMOÇÃO

PRAÇA OU PONTO DE DISTRIBUIÇÃO

Divide a evolução do conceito em 3 períodos:

- era da produção – antes de 30

- era das vendas – de 1930 a 1950

- era do marketing - após 1950

MARKETING SOCIAL – KOTLER E ROBERTO (1992) – é uma estratégia de mudança de

comportamento, que combina os melhores elementos das abordagens tradicionais da mudança social num

esquema integrado de planejamento e ação e aproveita os avanços na tecnologia das comunicações e na

capacidade de marketing.

MARKETING DIRETO – BIRD – qualquer atividade promocional que crie e explore um relacionamento

direto você e o seu cliente ou comprador como indivíduos.

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TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO

São critérios para avaliar um site a pequena quantidade de cliques para alcançar a informação

desejada.

O HUB é um dispositivo com várias portas USB que permite a conexão de diferentes periféricos ou

dispositivos e computadores.

Criado em 1995, o programa Prossiga tem por objetivo promover a criação e o uso de serviços de

informação na Internet voltados para as áreas prioritárias do Governo Federal, assim como

estimular o uso de veículos eletrônicos de comunicação pelas comunidades dessas áreas.

Um dos problemas encontrados em sites ou páginas da internet de editoras utilizados como

auxiliares ao processo de seleção é a parcialidade das informações sobre os itens publicados.

Information broker (especialistas de informação) especializa-se em selecionar informação

personalizada para clientes/usuários com perfil de demanda específico para pesquisa e/ou

especialidades em assuntos de ponta; centra-se na busca, reunião e interpretação da informação

com valor agregado para as atividades de uma organização ou de um indivíduo, visando melhor

posicionamento no mercado ou lucro.

Em consonância com iniciativas empreendidas em países desenvolvidos, o OASIS.Br agrega esforços para

promoção do Livre Acesso à Informação Científica no Brasil, constituindo um importante canal de

comunicação científica da ciência brasileira.

LivRe! é o portal desenvolvido pela CNEN - Comissão Nacional de Energia Nuclear, através do CIN -

Centro de Informações Nucleares, para facilitar a identificação e o acesso a periódicos

eletrônicos de acesso livre na Internet.

A websemântica é uma solução (alternativa) para estruturação semântica dos dados na internet, que

viabiliza o processamento automático da informação. Para viabilizar essas operações alguns

instrumentos/ferramentas utilizados em conjunto são DTD (document type definition, para

descrição de dicionários terminológico) e SGML (standard generalized markup language,

metalinguagem para descrever outras linguagens).

Fonte: ROWLEY, Jennifer. A biblioteca eletrônica. Segunda edição de Informática para

bibliotecas. Trad. Antônio Agenor Briquet de Lemos. Brasília: Briquet de Lemos, 2002. p. 242.

Sistema informatizado oferece:

1) Comportar um maior volume de trabalho

2) Conseguir maior eficiência

3) Introduzir novos serviços

4) Tirar vantagem da cooperação e da centralização

A escolha do Software

* Aspectos gerais:

1) experiência de outras pessoas

2) custo

3) produtor

4) fornecedor

*Características técnicas:

1) linguagem

2) sistema operacional

3) hardware

4) facilidade de uso

5) formato em que é fornecido

56

*Suporte

1) documentação

2) orientação durante a instalação

treinamento

4) manutenção

5) clubes de usuários

Observe o quadro comparativo entre CD-ROM e os serviços de busca on-line:

Casos em que é melhor o CD-ROM Casos em que é melhor a busca on-line

Multimídia, como livros, jogos e obras de

referência

Grandes bases de dados bibliográficos usadas e

atualizadas com freqüência

Títulos independentes , como livros isolados Cadastros, especialmente os que são atualizados com

freqüência

Coleções de livros em disco Texto integral ASCII, principalmente grandes bases de

dados

Quando conteúdo, interface e técnicas de

busca estão interligados

Coleções de imagens e textos fixos, como artigos de

revistas, se só forem usados poucos itens do acervo

Quando o aprendizado (e não mera resposta

a questões factuais) faz parte da

experiência

Grandes bases de dados

Quando atende a uma população

relativamente homogenea, como numa

biblioteca escolar

Muitos usuários simultâneos

Quando as editoras não publicam em outro

formato, devido a razões de segurança e

direito autoral

Quando se pedem buscas complexas em arquivos cruzados

Quando uma população heterogênea requer grande

variedade de fontes, assuntos ou temas, como em

bibliotecas públicas e universitárias

A autora Jennifer Rowley aponta 9 critérios para seleção de bases de dados em CD-ROM (p. 247)

, aplique nas fontes utilizadas :

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1 conteúdo da base

de dados

cobertura e, no caso de bases de texto integral, se incluem ilustrações e outras

informações

2 atualidade cobertura cronológica da BD.

3 arquivos

retrospectivos

estes arquivos podem ocupar diversos CDs . A questão está se todos são

disponíveis ou não? E de que forma estão subdivididos em disco?

4 programa de

recuperação e

indexação

precisa ser amigável ao usuário, eficiente, eficaz, oferecer amplos recursos de

recuperação da informação e servir tanto para o consulente novato quanto ao

experiente. A indexação deve ser pertinente e coerente, os termos de indexação

representar adequadamente o conteúdo do documento e serem acessíveis ao

usuário.

5 interface do

usuário

precisa ser potente e de fácil utilização. Servir para todas as categorias de

usuários e propiciar um sistema adequado de ajuda

6 pós-

processamento

possibilidades de transferir a informação recuperada para papel ou em disco.

Convém dispor de recursos para importar e imprimir os dados e, se possível ,

também integrá-los com informações procedentes de outras fontes.

7 tempo de acesso

aos dados

parecem lentas, pois as leitoras operam mais vagarosamente do que as unidades

de disco rígido, e além disso, podem ocorrer demoras na rede no caso de

transmissão de dados gráficos.

8 custos a) custos de instalação decorrentes na aquisição do equipamento; b) custos de

assinatura necessários à aquisição e atualização dos discos. [...] As estratégias

de preços dos CD-ROMs são elaboradas de modo a refletir o grau de utilização da

base de dados.

9 padronização precisa ser observado compatibilidades técnicas e possibilidade de serem

colocados numa estação de trabalho ou em rede. Sempre necessário observar se

todos os componentes de equipamentos e programas funcionam satisfatoriamente.

Fonte : Adaptado de ROWLEY, Jennifer. A biblioteca eletrônica. Segunda edição de Informática para

bibliotecas. Trad. Antônio Agenor Briquet de Lemos. Brasília: Briquet de Lemos, 2002. p. 247-8.

58

MARKETING E CONTROLE DE QUALIDADE

A promoção e o marketing em unidades de informação têm, respectivamente, entre outros

objetivos, tornar os produtos e serviços atraentes e medir a satisfação do usuário.

Medidas de desempenho de uma unidade de informação que possibilita informações sobre qualidade:

acessibilidade, tempo de resposta, relevância, cobertura do acervo, relevância do acervo.

Uma forma de marketing é a apresentação de relatório a dirigentes e à comunidade potencialmente

atendida, como forma de divulgação e de prestação de contas dos resultados alcançados.

Um programa total de comunicação de MKT de uma unidade de informação consiste na combinação

específica de:

*propaganda *publicidade

*merchandising *relações públicas

*promoção de vendas *atmosfera

*contato pessoal *incentivos

Em MKT os fatores que influenciam o comprador ou o usuário, como motivação, percepção,

aprendizagem, crenças e atitudes, são características psicológicas.

As bibliotecas universitárias possuem todo um potencial para efetivar a publicidade em seu meio,

visto que dispõem, em sua grande maioria, de cursos em áreas afins.

O entusiasmo, a atualização e a informação do pessoal são pontos vitais na formação da imagem de

uma biblioteca.

Fatores como iluminação, ventilação, arranjo físico, sinalização, devem ser considerados,

permanentemente, pela administração das bibliotecas.

O marketing de bibliotecas é a melhor forma de promover os serviços e produtos que uma

biblioteca pode oferecer. E também uma ferramenta que valoriza seus produtos e serviços a

medida que supram os desejos e necessidades de seu usuário com a maior qualidade possível.

O marketing atualmente pode ser dividido em três vertentes: função, administração e conceito ou

mentalidade. No que tange ao primeiro, significa o conjunto de técnicas desenvolvidas com o

objetivo de facilitar a realização de trocas. Já o segundo implica no processo onde estão incluídos

o planejamento, a organização, direção e controle. O terceiro é a dimensão filosófica atribuída ao

marketing, ou seja, as organizações conduzem as suas atividades de marketing, atribuindo

importâncias diferenciadas, dependendo da sua filosofia de ação, das suas necessidades de atrair o

cliente e num contexto mais lato, as comunidades.

Na atividade pragmática do marketing, dois tipos podem ser abordados, como sendo essenciais para

caracterizar a temática no mundo moderno: O MARKETING DE POSICIONAMENTO E O

MARKETING DE RELACIONAMENTO.

MARKETING DE POSICIONAMENTO refere-se a importância das imponências das organizações

no que toca a dinamicidade do mercado, vez que, com as constantes transformações, é preciso

concomitantemente, as mudanças nas estratégias de marketing, a fim de que os bens e serviços

estejam amiúde adequados a realidade e transformações do cliente (diga-se da sociedade que

consome os bens e serviços).

MARKETING DE RELACIONAMENTO é a prática mais moderna concernente ao marketing nas

estratégias mercadológicas, que visam satisfazer as necessidades dos clientes.

Algumas das importâncias do Marketing em Biblioteca são: atender às necessidades da comunidade;

promover a noção de que a biblioteca é um serviço justificável, ou seja, que sua importância supera

a onerosidade financeira e que o bibliotecário está apto para amenizar essa onerosidade, seja

financeira, de recursos materiais, humanos, administrativos, etc.; explicitar a questão de que os

Bibliotecários não são onerosos financeiramente para a sua instituição; a necessidade de engendrar

campanhas e conquistar apoio financeiro e moral, a fim de promover o Bibliotecário e a Biblioteca.

Diagrama de Causa e Efeito de Ishikaswa: é uma das 7 ferramentas da qualidade utilizada para

explorar e representar opiniões a respeito de fontes de variações em qualidade de processo, mas

que pode perfeitamente ser utilizada para a análise de problemas organizacionais genéricos,

estabelece a relação entre o efeito e suas causas.

59

TEORIA DA COMUNICAÇÃO/INFORMAÇÃO

* O que Morin chama de "conhecimento pertinente" Trata da necessidade de promover o

conhecimento capaz de apreender problemas globais e fundamentais para neles inserir os

conhecimentos parciais e locais. O conhecimento deve estar voltado para apreender os objetos em seu

contexto, sua complexidade, seu conjunto. Para Morin, é preciso "ensinar os métodos que permitam

estabelecer as relações mútuas e as influências recíprocas entre as partes e o todo em um mundo

complexo".

* Nordhaug (1998, p. 10), tratando de esquemas de classificação de competências individuais,

conclui que a tipologia geral mais utilizada é a que diferencia as competências em técnicas,

interpessoais e conceituais. As competências técnicas são relacionadas a métodos, processos, técnicas

desenhadas para conduzir uma atividade específica e habilidades de utilizar ferramentas e operar

equipamentos relacionados a uma atividade. As competências interpessoais são os comportamentos

humanos e os processos interpessoais, a empatia e a sensibilidade social, a habilidade de comunicação e

a capacidade de cooperação. As competências conceituais são a capacidade analítica, a criatividade, a

eficiência em resolver problemas e a habilidade de reconhecer oportunidades ou problemas potenciais.

Considerando a tipologia de Nordhaug (1998), de identificação de competências informacionais:

I - competências técnicas: relacionadas a métodos, processos e técnicas desenhadas para conduzir uma

atividade específica e habilidade de utilizar ferramentas e operar equipamentos afins (implementação

do ciclo informacional).

II - competências interpessoais: são os comportamentos humanos e a habilidade de estabelecer

processos de interação entre as pessoas (sentido de justiça, eqüidade e equanimidade; compreensão

dos interesses e problemas sociais).

III - competências conceituais: capacidade analítica e habilidade de reconhecer e utilizar

oportunidades e de reconhecer e solucionar problemas potenciais (planejamento estratégico; tomada de

decisão).

* A maior vantagem da profissão, e a que mais tem sido exigida, é a sua expertise em gerenciar

informação. Informação é informação. Muito embora pareça simplista a proposição, ela significa que não

importa em que suporte se assente a informação; as questões relativas ao gerenciamento da

informação, à sua transferência eficaz são as mesmas em termos práticos. O que farão os

bibliotecários das bibliotecas virtuais? Rodrigues (1996) aponta uma resposta possível : "o que sempre

fizeram! Promover o acesso à informação, organizando-a, preservando-a e criando instrumentos que

facilitem a sua localização e difusão". Isto, contudo, não dispensa o profissional de se atualizar e de

modernizar seus processos de trabalho, pois, também é verdade que "o farão em condições

substancialmente diferentes, que exigirão novos métodos e técnicas, novas competências e novas

funções." Outra vantagem que o bibliotecário leva é a capacidade de poder olhar criticamente para o

modo como a tecnologia Internet está sendo implantada; por exemplo muitos search engines são

simplistas: bons para buscas de termos únicos, mas não para combinações booelanas, refinamento da

busca, ou proximidade, o que décadas de full-text searching no Dialog, por exemplo, mostrou serem

ferramentas necessárias. Com sua história de organizar a informação, de desenvolver e identificar as

melhores maneiras de recuperá-la e transferi-la, os bibliotecários têm o dever de informar o que

constitui uma boa estrutura informacional (Smith, 1994).

60

BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO

Ao contrário da biblioteconomia e da arquivistica, a documentação recorre a técnicas não-

convencionais de organização e análise, não apenas de livros, mas de qualquer tipo de documento.

Etimologicamente, na literatura, Biblioteconomia é o conjunto de regras de acordo com as quais

os livros são organizados em espaços apropriados: estantes, salas, edifícios, etc.

Um relatório de uma biblioteca, para ser considerado um bom instrumento de avaliação, deve:

a) ter uma introdução que contenha dados que situem de forma sintética, os objetivos da

biblioteca, seu ambiente, serviços e usuários, e as metas de planejamento para determinado

período;

b) ser um documento oficial que inventarie, sumarize, analise e interprete todas as atividades

desenvolvidas, num período pré-determinado de tempo;

c) funcionar como um instrumento de comunicação, uma forma de prestação de contas, que pode

comprovar a eficácia da biblioteca dentro do contexto da instituição;

d) ser uma peça básica como documento de análise e avaliação do desempenho de serviços e

funcionários, sendo imprescindível para as atividades de planejamento;

e) ser elaborado a partir do cômputo geral dos dados acumulados nas estatísticas mensais, que são

preenchidas e apresentadas por todos os serviços à chefia da Biblioteca.

A construção da cidadania presume, entre outros, o direito à informação e a leitura, alicerçadas

na idéia de que toda biblioteca deve ser organizada para uso dos materiais armazenados.

Redundância é, assim, uma medida do quanto de uma mensagem pode ser destruída, apagada ou

embaralhada sem perda de comunicação efetiva. Por exemplo, a ausência da letra “a” em

felicidade não acarreta a perda de seu significado, de seu reconhecimento.

Entropia equivale à “perda de energia”; desordem

Shannon5 foi o primeiro a associar os conceitos entropia e informação. Em seu modelo de

comunicação, a quantidade de informação transmitida em uma mensagem é uma função da

previsibilidade da mensagem; e Wiener6, à mesma época, associa entropia ao processo de

comunicação/informação, ao afirmar que, nos processos onde há perda de informação, há uma

situação análoga aos processos que ganham entropia. O passo seguinte foi dado por Brillouin,

que

igualou informação a neguentropia, isto é, a informação necessária para mudar um sistema de

um

estado para outro, mais ordenado7. Tais abordagens ao conceito de entropia parecem ter

criado,

em vários contextos, a idéia de que há entropia negativa, implicando ser possível reverter a

entropia. No bojo dessa falácia, embutiram-se as noções de “sistema aberto e sistema

fechado.” O

que SRIs e teorias de sistemas não viram, não consideraram, é que a “entropia informacional”

não

é equivalente à entropia no sentido da termodinâmica – e, dessa forma, cresceram e hoje,

perplexos, não sabem localizar as raízes de suas falhas.

Entropia negativa – segundo vários autores, para tentar opor-se ao processo entrópico

(condição necessária à sobrevivência), sistemas devem adquirir entropia negativa ou

neguentropia.

A entropia é uma lei universal da natureza que estabelece que todas as formas de

organização tendem à desordem ou à morte. O sistema aberto, por importar mais energia do

ambiente do que necessita, pode, através desse mecanismo, adquirir entropia negativa. Há,

então, nos sistemas abertos, uma tendência geral para tornar máxima a relação energia

importada/energia exportada, visando à sobrevivência, mesmo em tempo de crise e, inclusive,

para sobrevida maior que a prevista. É digno de nota assinalar que Katz e Kahn vêem o

processo de entropia em todos os sistemas biológicos e nos sistemas fechados, ressaltando,

61

no entanto, que os sistemas sociais não estão sujeitos aos rigores das mesmas constantes

físicas que os sistemas biológicos, podendo opor-se quase indefinidamente ao processo

entrópico. No entanto, afirmam eles: “... o número de organizações que deixam de existir todos

os anos é enorme.

Bibliologia é a ciência da história e composição dos livros. É o conjunto de conhecimentos e

técnicas que abrangem a história do livro, a bibliotecnia a biblioteconomia e a bibliofilia, e se

relacionam com a origem, evolução, produção, publicação, descrição, enumeração, conservação e

restauração dos livros, e a organização deles em coleções gerais ou especiais para uso público ou

privado. O profissional dessa área é o bibliólogo.

BIBLIOTECNIA Conjunto de conhecimentos relacionados com o lado mais material do livro e da

sua produção.

Nomes:

Tefko Saracevic - introduziu o estudo da Bibliometria

Fritz Machlup - Em 1962 reconheceu uma Economia do Conhecimento procurando medir sua

produção por meio de um estudo envolvendo evidências empíricas lastreadas nos modelos teóricos de

economia, de que existia uma nova categoria econômica de riqueza, que se sobressaía dos segmentos

tradicionais da economia até então conhecidos. É atribuído a ele haver empregado pela primeira vez a

marca Sociedade da Informação em 1962, no seu livro A produção e distribuição do conhecimento nos

Estados Unidos.

Gernot Wersig e Ulrich Neveling - já apresentavam propostas de um fundamento social para a

ciência da informação “antevendo a relevância da informação para todos os grupos sociais na

sociedade contemporânea”

SHANNON, Claude – desenvolveu a teoria matemática da comunicação, hoje conhecida como

Teoria da Informação.

Rafael Capurro - filosofia da informação

CUNHA, Murilo Bastos da. Para saber mais: fontes de informação em ciência e tecnologia.

De acordo com Grogan:

Documentos primários: contém principalmente, novas informações de novas interpretações de idéias

e/ou fatos acontecidos, alguns podem ter o aspecto de registro de observações (como por exemplo, os

relatórios de expedições científicas) ou podem ser descritivos (como a literatura comercial).

- congressos e conferências

- legislação

- nomes e marcas comerciais

- normas técnicas

- patentes

- projetos e pesquisa em andamento

- relatórios técnicos

- teses e dissertações

- traduções

Documentos secundários – contém informações sobre documentos primários e são arranjados segundo

um plano definitivo, são na verdade, os organizadores dos documentos rimários e guiam o leitor para

eles:

- base de dados e banco de dados

- bibliografia e índices

- biografias

- catálogos de bibliotecas

- centros de pesquisa e laboratórios

62

- dicionários bilíngües e multilingües

- feiras e exposições

- filmes e vídeos

- fontes históricas

- livros

- manuais

- Internet

- museus, herbários, arquivos e coleções científicas

- prêmios e honrarias

- redação técnica e metodologia científica

- siglas e abreviaturas

- tabelas, unidades, medidas e estatísticas

Documentos terciários: têm com função ajudar o leitor na pesquisa de documentos primários e

secundários, sendo que na maioria, não trazem nenhum conhecimento ou assunto como um todo, isto é,

são sinalizadores de localização ou indicadores sobre os documentos primários e secundários, além de

informação factual:

- bibliografias de bibliografias

- bibliotecas e centros de informação

- diretórios

63

NORMALIZAÇÃO (NBR)

NB 102:1961 - Transliteração de Caracteres Cirílicos - Fixa as condições exigíveis para

transliteração de caracteres cirílicos.

NBR 5892:1989 (NB 113) - Norma para Datar - Fixa as condições exigíveis para indicação da data

de um documento ou acontecimento.

NBR 6021:2003 (NB 62) - Publicação periódica científica impressa - Apresentação - Esta Norma

especifica os requisitos para apresentação dos elementos que constituem a estrutura de organização

física de uma publicação periódica científica impressa. Destina-se a orientar o processo de produção

editorial e gráfica da publicação, no sentido de facilitar a sua utilização pelo usuário e pelos diversos

segmentos relacionados com o tratamento e a difusão da informação. Esta Norma cancela e substitui a

NBR 6026:1994

NBR 6022:2003 (NB 61) – Artigo em publicação periódica científica impressa - Apresentação -

Esta Norma estabelece um sistema para a apresentação dos elementos que constituem o artigo em

publicação periódica científica impressa.

NBR 6023:2002 (NB 66) - Referências - Elaboração - Esta Norma especifica os elementos a

serem incluídos em referências, Fixa a ordem dos elementos e estabelece convenções para transcrição

e a apresentação da informação originada dos documentos e/ou outras fontes de informação. Destina-

se a orientar a preparação e compilação de referências de material utilizado para a produção de

documentos e para inclusão em bibliografias, resumos, resenhas, recensões e outros.

NBR 6024:2003 (NB 69) - Numeração progressiva das seções de um documento escrito -

Apresentação - Esta Norma estabelece um sistema de numeração progressiva das seções de

documentos escritos, de modo a expor numa seqüência lógica o inter-relacionamento da matéria e a

permitir sua localização.

NBR 6025:2002 (NB 73) - Revisão de originais e provas - Estabelece os sinais e símbolos a serem

usados na revisão de originais e de provas. Estabelece também as convenções para os procedimentos de

correção e marcação de emendas em originais e provas.

Esta Norma cancela e substitui a NBR 6031:1980

NBR 6027:2003 (NB 85) – Sumário - Apresentação - Esta Norma estabelece os requisitos para

apresentação de sumário de documentos que exijam visão de conjunto e facilidade de localização das

seções e outras partes.

NBR 6028:03 (NB 88) - Resumo - Apresentação - Esta norma estabelece os requisitos para

redação e apresentação de resumos.

NBR 6029:2002 (NB 217) – Livros e folhetos - Apresentação - Estabelece os princípios gerais para

apresentação dos elementos que constituem o livro ou folheto. Destina-se a editores, autores e

usuários. Esta Norma cancela e substitui a NBR 10524:1988.

NBR 6032:1989 (NB 60) - Abreviação de Títulos de Periódicos e Publicações Seriadas –

Procedimento - Fixa as condições exigíveis para uniformizar as abreviaturas de títulos de periódicos e

publicações seriadas, com fim de simplificar as referências constantes de bibliografias, citações e

legendas bibliográficas.

NBR 6033:1989 (NB 106) - Ordem Alfabética - Fixa os critérios de aplicação da ordem alfabética

em listas, índices, catálogos, bibliografias e trabalhos de natureza semelhante.

NBR 6034:2004 (NB 124) - Índice - Apresentação - Fixa as condições exigíveis de apresentação e

os critérios básicos para a compilação de índice de publicações.

NBR 8332:1983 (NB 821) - Amostragem de Livros para Ensaio - Fixa as condições exigíveis para

retirada de amostras representativas de livros para ensaios.

NBR 9577:1986 (NB 419) - Emprego de Numeração de Semanas - Prescreve o método de

numeração das semanas de um ano do calendário Gregoriano, estabelece o dia no qual a semana tem

início e define a primeira semana do ano.

NBR 9578:1986 (TB 238) - Arquivos - Define os termos empregados em arquivos em geral.

64

NBR 10518:1992 (NB 612) - Preparação de Guias de Bibliotecas, Centros de Informação e

Documentação - Fixa as condições exigíveis para a organização e informação básica de guias de

bibliotecas, centros de informação e documentação.

NBR 10519:1988 (NB 925) - Critérios de Avaliação de Documentos de Arquivo - Fixa as

condições exigíveis para a racionalização dos arquivos brasileiros, públicos e privados, estabelecendo

preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção de documentos, com vistas

à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação.

NBR 10520:2002 (NB 896) – Citações em documentos - Apresentação - Esta Norma especifica as

características exigíveis para apresentação de citações em documentos.

NBR 10521:1988 (NB 726) - Numeração Internacional para Livro - ISBN - Reimpressa em 1988 -

Fixa as condições exigíveis para atribuição de um número a cada livro e tem por finalidade identificar,

em termos internacionais, um título ou determinada edição de um título, particularizando inclusive a

editora. Assim, a Numeração Internacional para Livro (ISBN – International Standard Book Number)

referencia um livro e edição específicos, justificando-se, portanto, sua impressão no livro.

NBR 10525:1988 (NB 782) - Numeração Internacional para Publicações Seriadas - ISSN

Reimpressa em 1988 - Fixa as condições exigíveis para definir e promover o uso de um código (ISSN)

para identificação única de cada publicação seriada.

NBR 10526:1988 (NB 919) - Editoração de Traduções - Fixa as condições exigíveis para

identificação e apresentação de traduções em publicações impressas.

NBR 10719:1989 (NB 887) - Apresentação de Relatórios Técnico-Científicos - Fixa as condições

exigíveis para a elaboração e a apresentação de relatórios técnico-científicos. Trata exclusivamente de

aspectos técnicos de apresentação, não incluindo questões de direitos autorais.

NBR 12225:2004 (NB 765) – Lombada - Apresentação - Esta Norma tem por finalidade oferecer

regras para a apresentação de lombadas para editores, encadernadores, livreiros, bibliotecas e seus

clientes.

Esta Norma aplica-se, no que couber, a lombadas de outros suportes (gravação de vídeo, gravação de

som, etc.

NBR 12676:1992 (NB 1419) - Método para Análise de Documentos - Determinação de Seus

Assuntos e Seleção de Termos de Indexação - Fixa as condições exigíveis para a prática

normalizada do exame de documentos, da determinação de seus assuntos e da seleção de termos de

indexação. Destina-se aos estágios preliminares da indexação, não tratando de práticas de qualquer

sistema de indexação, pré ou pós-coordenado. É dirigida aos sistemas de indexação nos quais os

assuntos dos documentos são expressos de forma resumida, e os conceitos são registrados através dos

termos de uma linguagem de indexação. Aplica-se especialmente a serviços de indexação independentes

e a serviços de indexação em rede.

NBR 14724:2002 – Trabalhos acadêmicos – Apresentação – Esta Norma especifica os princípios

gerais para a elaboração de trabalhos acadêmicos (teses, dissertações e outros), visando sua

apresentação à instituição (banca, comissão examinadora de professores, especialistas designados e/ou

outros).

TB 49:1967 - Terminologia de Documentos Técnico-Científicos - Define os termos de documentos

de administração, científicos, didáticos, publicitários, provisórios, de referenciação, de reuniões e

genéricos.