1ª

Unidade 4 – Documentos AdministrativosO ato de dirigir é importante por ser indispensável em vários momentos da

vida e, exige esforços constantes, desde os primeiros exercícios de redacção.

4.1. ConceitosDocumento: toda informação registada em suporte material que são utilizados

para consulta estudo, prova e pesquisa, pois comprova factos, fenómeno, formas de vida e pensamentos do homem em determinada época e lugar.

Documento administrativo: é o conjunto de documentos cuja estrutura formal é fixa e rígida por regras validas universalmente.

4.2. Principais tipos de documentos administrativo

RequerimentosRequerimentos são instrumentos utilizados para os mais diferentes tipos de

solicitações as autoridades ou órgãos públicos. É um documento administrativo no qual um cidadão se dirige a autoridade solicitando a satisfação de um seu interesse. O requerimento é base de deferimento de indeferimentos em conformidade com a lei e requisitos exigidos em cada caso.

Estrutura de Requerimento

Cabeçalho:VocativoEntidade a quem se dirige o requerimento (identificação do cargo da entidade

[Presidente, Ministro, Chefe, Director…] e da instituição a que é dirigido).LocalCorpo:Identificação do requerente:Pedido e fundamentação do que é requerido.Fecho:Fórmula de enceramento. ¨Pede/Aguarda deferimento¨.Local e data;Assinatura.

Modelo de um Requerimento

Exmo. Senhor

Director da Escola Secundária Josina Machel

Maputo

2ª

Maria Albertina Tavares Lino, Solteira, de 55 anos, natural de Maputo, província de Maputo, professora do Quadro de Nomeação Definitiva, do 1º Grupo, vem requerer, de acordo som o disposto no artigo 104º do Decreto-lei 139/80 de 28 de Abril, que a contagem de tempo de serviço para efeitos de apresentação seja acrescida de 30 dias, conforme estipulado, e respeitante ao ano lectivo de 1999-2000, pelo que,

Pede deferimento,

Maputo, 1 de Outubro de 2000

Assinatura

Aviso

É um tipo de correspondência cujas características são amplas e variáveis. É um texto de chamada de atenção que serve para dar a conhecer por antecipação de um fato que vai ocorrer. Alguns avisos tem carácter informativo e outros um carácter compulsivo.

O aviso pode ter uma comunicação directa ou indirecta; unidimensional ou multidireccional, redigida em papel próprio, afixada em locais públicos ou publicada através da imprensa.

Existem alguns avisos simples que tomam a forma de cartazes. Estes tipos de avisos não tem destinatário fixo. É dirigido ao público em geral e não individualmente (nestes casos usa-se o infinitivo impessoal).

Exemplo: Não fumar;Ceder lugar as mulheres grávidas e idosos;Se conduz não beba, se beber não conduz;Não pisar a Relva.São avisados a todos os estudantes a pagar a mensalidade até o dia 20 de

Agosto do corrente mês.

Estrutura do aviso:

Cabeçalho – timbre da instituição. O timbre é facultativo caso não se coloque a entidade deve identificar-se na introdução.

Corpo – descrição dos fatos pelo aviso, marcação de prazos, informações suplementares e outras obrigações e outras obrigações do destinatário.

Fecho – local, data, cargo e assinatura.

Modelo de Aviso

3ª

AVISO

As Directorias das Escolas do Beco da Cultura levam ao conhecimento de todos que, a partir do próximo mês de Abril, darão inicio a pintura externa dos muros das escolas, e desejam informar aqueles estudantes que realizarão pinturas, desenhos e artes nestes, com a intenção de decorar e personalizar o património escolar que é todos nos, devem comparecer a Directoria no dia 1 de Abril para acertarmos as actividades e materiais.

Atenciosamente,Maputo, 22 de Março de 2002

Nome completo

Circular

É toda a comunicação reproduzida em cópias ou exemplares de igual teor (assunto) e expedidas (marcadas) a diferentes órgãos ou entidades para transmitir orientações, avisos, ordens ou instruções comuns.

Em geral a circular é dirigida dos subordinantes. Ela, contem sempre o número de referência.

Estrutura do circular

Cabeçalho – timbre da instituição, natureza do texto e numeração específica (referencia).

Corpo – assunto apresentado resumidamente e o seu desenvolvimento.Fecho – loca, data, cargo e assinatura.

Modelo de circular

Circular nº. 01/DAF/09

De o7 de Dezembro

Assunto: Preenchimento de vaga

Serve a presente para levar o conhecimento de todos os colaboradores da FOCO, da existência de uma vaga de assistente administrativa. Para o preenchimento da referida vaga poderão se candidatar todos interessados que reúnam os requisitos estabelecidos na descrição de funções constantes do Manual de Carreiras em Vigor.

4ª

Os interessados para o preenchimento da referida vaga, são convidados a endereçar as suas candidaturas a Direcção de Recursos Humanos ate ao dia 15 de Dezembro próximo.

O Director dos recursos Humanos(Manuel Saito Pinto)

Convocatória

Convocatória é uma forma de comunicação escrita em que se convida ou chama-se alguém para uma reunião. Na sua elaboração é necessário especificar o local, a data e finalidade. De forma, a que o texto seja compreensível convêm o uso de um vocabulário simples.

É um documento que: em conformidade com os estatutos de uma organização, ou; de acordo com a legislação aplicável, anuncia aos membros:

A Data e hora de uma assembleia ou reunião;O local;Agenda ou ordem de trabalhos.De referir que a convocatória não tem uma estrutura fixa. Desde que

estejam contidos os elementos acima mencionados.Modele de Convocatória

Convocatória

A (nome de entidade que convoca) Ltd., convoca os seus colaboradores, para uma reunião a ter lugar no dia …… do corrente não, pelas ……. hora nas suas instalações localizadas na Av./rua……….. Com a seguinte agenda:

1. Contratos de trabalho

2. Avaliação do sector

3. Diversos

Agradece-se antecipadamente a presença de todos

O director

Assinatura

ActaÉ um resumo escrito dos fatos e decisões de uma assembleia. Sessão ou

reunião para um determinado fim.

5ª

Documento escrito no qual se faz o relato do que aconteceu durante a realização duma assembleia, congresso, sessão, audição judicial ou reunião de qualquer natureza e dos acordos ou decisões tomadas.

Depois de aprovada e assinada é um registo oficial.

Características das ActaDocumento sumário;Objectivo;Breve;Claro e funcional.Estrutura da Acta:

Número (sequencial)Data e hora;Tipo de assembleia ou reunião: Se ordinária ou extraordinária.Nome ou números dos presentes ou ausentes em grandes assembleias é

habitual livro registo das presenças.

Como redigir uma acta?

Aos ________ (1) dias do mês de __________ (1) de ___________ (1), pelas ________(1) horas e________ minutos realizou-se na________ (2) uma reunião presidida por ________(3) e com a presença de ________(4) e com a seguinte ordem de trabalhos ________(5).

Desenvolvimento detalhado de todos os assuntos tratados, registo das várias opiniões e das conclusões.

E, nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata que, depois delida e aprovada, vai ser assinada pelo presidente e por me, ___________(6) na qualidade de secretario(a), que a redigi.

O (A) Presidente O (A) Secretario(a)

………………………. ……………………….

(1) – Todos os números vem por exemplo.(2) – Local, nome da empresa, escola, etc.(3) – Nome completo do Presidente.(4) – Nome de todos os participantes.(5) – Enumeração dos pontos da ordem de trabalho.(6) – Nome do Secretario(a).

6ª

Modelo de uma Acta

---------- Acta número Vinte e três ou vigésima terceira acta ----------

---- Aos Vinte e dois dias do mês de Outubro do ano dois mil e dois, reuniu-se pelas dezassete horas e trinta minutos, o conselho local de Fátima, na sua sede no centro paroquial, em Fátima, onde estiveram presentes os seguintes elementos: Presidente, Secretaria, Tesoureiro, Vogais de Formação, Liturgia, Caridade, Missão, Tempos livres, Mariano, Impressa e Assessor. (pode optar-se por mencionar os nomes dos elementos) ------------------------------------------ Iniciou-se a reunião com a seguinte ordem de trabalhos: --------------------- Oração. -----------------------------------------------------------------------

-------- Leitura e aprovação da acta da reunião anterior. ------------------------------------- (restante ordem do dia) ------------------------------------------------------ A próxima reunião será no dia trinta de Novembro, na sede pelas dezoito horas. ------------------------------------------------------------------------------------------

------ Nada mais havendo a tratar (ou Esgotada a ordem do dia), deu-se por encerrada a reunião da qual se lavrou a presente acta que depois de lida e aprovada, será assinada pelo presidente e por mim que a secretariei. ------------------------------------------------------

------ O presidente: ------------------------------------------------------

----- A Secretaria: --------------------------------------------------------

Relatório

Um Relatório é um conjunto de informações utilizado para reportar resultados parciais ou totais de uma determinada actividade, experimento, projecto, acção, pesquisa, ou outro evento, esteja finalizado ou ainda em andamento.

Estrutura do RelatórioNão é exigida exposição exaustiva, tem habitualmente 3-4 páginas, com a

estrutura:Descrição sumaria do assunto do Relatório;Mensagem principal do Relatório;Resumo dos fatos observados;Previsões/propostas ou recomendações (se existem);Anexos (se existirem);

Carta comercial

7ª

A ¨ Carta Comercial ¨ é um meio de comunicação muito utilizado na indústria e comercio, e tem por objectivo iniciar, manter e encerrar transacções.

Um meio de comunicação de uma empresa com o mundo em que esta inserida: outras empresas, público. Presentemente, o tom usual é de uma natural e cortês conversa:

Uma escrita intencionada mas agradável – desencadear no receptor impressões positivas de interesse pelo que se expõe.

Não confundir naturalidade com vulgaridade ou familiaridade.

Estrutura da Carta Comercial

Cabeçalho:

Identificação do remetente e do ramo da actividade, morada; telefone, fax, e-mail.

Endereço do destinatário: nome de empresa (nome, titulo e cargo do destinatário, se conhecido) e endereço;

Localidade e data.

Referências: ex: N/ Refª.133/01 – Carta Nº133 do ano 2001;

Estes elementos estão habitualmente inseridos no papel timbro da empresa.

Corpo

Assunto: Breve identificação do assunto – Ex.: Empréstimo.

Fórmula de saudação (escreve-se sempre a esquerda), Ex: Exmo. (s).- Senhor (es) // Exma. (s) Senhora (s);

Desenvolvimento do assunto apresentado: ideia-chave, Justificação e conclusão do Assunto.

Fecho:

Fórmula de enceramento: Exs: Com os nossos cumprimentos/ Agradecemos a atenção prestada, // sem outro assunto;

Assinatura: (habitualmente preenchida de uma formula, Ex: Atentamente, //l Ao vosso dispor, // Ao seu dispor).

8ª

Modelo de uma Carta comercial

Livraria Académica

Rua Sacadura Cabral

Telefone:823093456, Fax: 4586954

Matola

Foco – Moçambique

Av. Eduardo Mondlane nº2377

Telefone:21317180, Fax:21312019

Maputo

Maputo, 12 de Abril de 2002

Ref.:/054/02-MP/RH

Assunto: Fornecimento de material didáctico para o curso de secretariado executivo

Exmo. Sr. Director Geral da Foco

A livraria académica é uma instituição privada inserida no mercado nacional a mais de 10 anos, cuja função é produção de material didáctico.

A mesma serve-se da presente carta para apresentar e propor o fornecimento de matéria especificamente para o curso de executivo.

Possuímos uma vasta gama de material de formação para varias áreas. Aguardamos atentamente a apreciação das nossas propostas financeiras e a respectiva resposta.

Sem outro assunto de momento, recebam os n/ melhores comprimentos.

Atentamente,(Assinatura)Jorge Safrão

Currículo vitae

9ª

‘‘Um bom C.V é aquele que desperta no empregador a vontade de comunicar pessoalmente com o candidato’’

O Currículo Vital (do latim trajectória de vida), também abreviado CV ou apenas Currículo (por sua vez utiliza-se o termo curricula, como forma no plural do termo) é um documento de tipo histórico, que relata a trajectória educacional e/ou académica e as experiencia profissionais de uma pessoa, como forma de demonstrar suas habilidades e competências. de modo geral o currículo vitae tem como objectivo fornecer o perfil de uma pessoa para um empregador, podendo também ser usado como instrumento de apoio em situações académicas.

O currículo vitae é uma síntese de qualificações e aptidões, na qual o candidato a alguma vaga de emprego descreve as experiencias profissionais, formação académica, e dados pessoais.

CaracterísticasClaro;Sem erros de ortografia;Frases curtas;Sem repetições;Parágrafos bem definidos.

Candidato com experiência Valorizar experiencia;Ser concreto, evitar adjectivação vaga (grande, importante);Dizer o essencial.Candidatos sem experienciaValorizar estágios;Actividades extracurriculares.

O que deve evitar?Conotações politicas, religiosas, ¨Cubitas¨ e afins;Inventar coisas.

Modelo de Curriculum Vitae

CURRICULUM VITAEIDETIFICAÇÃO

Apelido…………………………. Nhatumbo

Nome……………………………. Carlos José

Filiação…………………………. Carlos Nhantumbo e Manuela.pinto

Naturalidade……………………. Cidade de Tete.

10ª

Nacionalidade………………….. Moçambicana

Data de nascimento…………… 09/02/1984

Estado Civil…………………….. Solteiro

B.I. nº……………………………10015V.

Residência ……………………… Rua Geral C. Almeida, Casa nº 40 Bairro Fomento, Cidade da Matola

FORMAÇÃO ACADÉMICA

12ª Classe – Escola Secundaria da Matola – 2002

10ª Classe – Escola Secundária da Matola – 2000

7ª Classe – Escola Primaria do 2º- Grau Da Liberdade

CURSOS FREQUENTADOS

Informática, na Foco.Ltd. Nos seguintes Pacotes:

Microsoft Word;

Microsoft Excel e PowerPoint.

EXPERIENCIA PROFISSIONAL

Protocolo no Mozambique jazz Festival (2008);Promotor de vendas;Gerente de Bar.CONHECIMENTOS ADICIONAIS

Conhecimento no Microsoft Office Publisher 2003;

Domínio de Microsoft Office Visio 2003;

Conhecimento de Fax.

LINGUAS CONHECIDAS

Português;

Francês;

Changana.

11ª

CONTACTOS

824897030 – Pessoal/próprio

843635272 – A Atenção de Sr. Paulo José

REFENCIAS

Director Geral Maria Benigna (823737373)

Director de secretariado. João de Sousa (82489030)

Unidade 5 – Gestão de Correspondência e Arquivo

5.1. Conceito de Correspondências

Acto ou efeito de corresponder (se). Troca de cartas entre duas pessoas. Conjunto de cartas ou telegramas recebidos ou expelidos.

Considera-se correspondência, todo e qualquer meio de comunicação escrita, produzida e destinadas as pessoas jurídicas ou físicas.

5.2. Classificação das correspondências

Correspondências classificam-se em duas grandes categorias:

RecebidasSão todos documentos ou expedientes que entram na nossa empresa. Vem das

outras empresas para a nossa.

Enviadas (expedidas)São todos documentos ou expedientes que saem da empresa. Isto é os que são

enviados da nossa para a outra empresa.

5.3. Como gerir correspondências?

Depois da recepção e comprimento do protocolo, deve-se fazer triagem de documentos importantes e urgentes. O mesmo deve ser feito ao enviar, separar os documentos urgentes e importantes para garantir que se cumpram os objectivos.

Ao fazer envio de documentos tais como Contratos, deve-se usar o serviço de aviso de recebimento, para quando o destinatário receber assinar o A.R. acusando o recebimento.

Ao receber uma correspondência deve verificar se essa correspondência é realmente para esse endereço, caso detecte alguma anomalia deve recusar o documento.

12ª

Quando ela recebe a correspondência deve fazer a triagem, fazer chegar ao chefe apenas o mais importante em forma de expediente. Deve ter um controle muito grande.

Procure arquivar toda correspondência expedida em duas cópias: uma ordenada sequencialmente pela data da correspondência e outra na pasta de projecto a que se refere ou em alguma outra pasta. Dependendo de sua situação de trabalho, você pode optar por abrir pastas para seus superiores, para cada um de seus funcionários, para cada um departamento da empresa, etc., para ali guardar (inter alia) a segunda cópia da Correspondência interna relativa a eles expedida por você.

5.4. Cuidados a ter no envio e recepção de CorrespondênciaConfirmar nome e endereço Responder (se for necessário)Assinar protocolo Arquivar a correspondência na pasta

de documentos recebidosRegistar no livro de entrada de

CorrespondênciasLer e reler para ter certeza do que

estamos a enviarFazer a triagem (Separar conforme

o destino e urgência)Ver o código postal

Uso de estafeta Protocolar o documentoControlar o livro de protocolo

internoAviso de recepção

Arquivar a correspondência na pasta de documentos recebidos

Arquivar a cópia de documento com a assinatura do receptor

Ler e reler para ter certeza do que estamos a enviar

Responder (se for necessário)

Ver o código postal Protocolar o documentoAviso de recepção

5.5. Arquivo A palavra Arquivo é de origem grega. Derivada de Ancheinan, que significa

publico, casa de câmara de documentos. Actualmente, o termo arquivo pode ser entendido e utilizado com os seguintes sentidos e orientações:

Sistema de ficheiros (português Europeu) ou sistema de arquivos (português Brasileiro) (também conhecida por gestão de ficheiros) é a forma de organização de dados em algum meio de armazenamento de dados em massa frequentemente feito em discos magnéticos.

Sabendo interpretar o sistema de arquivos de um determinado disco, o sistema operacional pode descodificar os dados armazenados e lê-los ou grava-los.

Actualmente, o termo arquivo pode ser entendido e utilizado com os seguintes sentidos e orientações:

13ª

(i) Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos e conservados para efeitos administrativos;

(ii) Como local destinados a conservação e guarda de documentos devidamente classificados e orientados;

Para o Secretariado, Arquivo pode ser entendido como local onde são guardado, conservados e ordenados documentos devidamente Classificado, de modo a facilitar a sua Localização e Consulta.

5.6. Funções e importância de ArquivosRecolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa:

Avaliar e seleccionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;

Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa;

Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação;

Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda; e executar as funções especificas conforme a organização e administração da instituição.

5.7. Atributos/Componentes de ArquivosUm Arquivo possui certos atributos que variam de um sistema operacional

para o outro, mas que normalmente são os seguintes:

Nome: o nome simbólico do arquivo é a única informação conservada em forma legível pelas pessoas;

Identificador: este rótulo único, usualmente um número, identifica o arquivo dentro do sistema de arquivo; é o Nome não legível pelas pessoas;

Posição: esta informação é um ponteiro para um dispositivo e para aposição do arquivo naquele dispositivo;

Protecção: a informação de controlo de acesso determina quem pode ler o arquivo, grava-lo, executa-lo e assim por diante.

Hora, data e identificação do usuário: estas informações podem ser conservadas em relação a data da criação, última modificação do arquivo. Estes dados podem ser úteis para protecção, segurança e monitoramento de uso do arquivo.

14ª

5.8. Classificação de ArquivosEntende-se por classificação: o processo pelo qual se torna possível dispor de

uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de molde a facilitar a sua posterior identificação, localização e consulta.

Por outras palavras, é um método que permite ordenar os vários elementos de um conjunto de acordo com as suas semelhanças e diferenças, agrupando o que é semelhante e separando o que é diferente.

Na classificação de documentos em arquivos pode-se distinguir dois aspectos distintos:

A classificação como acto mental: que pressupõe uma divisão intelectual e sistemática de um conjunto de documentos em grupos e subgrupos.

A disposição material e física desses arquivos; colocando-se os documentos numa ordem previamente estabelecida e de acordo com o sistema de classificação concebido para o efeito.

Quanto ao uso (Teoria das três ideias)

A Teoria das três ideias é baseada no ciclo vital dos documentos, segundo o qual, os mesmos passam por três fases: Corrente, Intermediária e Permanente.

Arquivo Corrente/Activo (Primeira Ideia): é o ‘‘Conjunto de documentos estritamente vinculados aos objectivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no comprimento de actividade fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados’’. Essa idade corresponde a produção do documento, sua transmissão, a finalização do seu objectivo e a sua guarda.

Arquivo Intermediário/Semi-activo (Segunda idade): ‘‘Conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final’’. É uma fase de retenção temporária que se dá razoes de preocupação.

Arquivo Permanente/Morto (Terceira Idade): ‘‘Conjunto de documentos custodiados em carácter definitivo, em Função do seu Valor’’. Constitui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas instituições administrativas públicas ou privadas.

Quanto a naturezaArquivo Especial: são aqueles que requerem tratamento especial de

Armazenamento, independente de sua forma. Certas variáveis precisam ser

15ª

controladas, pois caso contrario, podem deteriorar os documentos, (Temperatura, Luminosidade, Humidade, etc.).

Arquivo Especializado: São aqueles tratam de um assunto especifico, independente da forma física, Comercial e industrial.

Quanto a Abrangência:

Tem a ver com a forma/posição como os mesmos são arrumados, podendo se classificar em:

Cronológica: é feita com base no tempo usando: data, mês e ano:Alfabética: é feita na base de letras. É usado o alfabeto como método de

classificação (A,B,C,D…).

Há duas formas aplicáveis na classificação alfabética.

Ordem Ascendente: A á Z (a mais comum);Ordem Descendente: Z á A.Geográfica: é feita com base na localização em termos de zona (Maputo,

Matola).Numérica: é usado números como métodos de Classificação (1,2,3…).Alfa-numérica: é usado a combinação do alfabeto Como elemento de

classificação.

Cromática: é feita usando-se as cores como métodos de classificação (Azul, Branco, Preto…).

Temática: é feita com base com o tema ou assunto para Classificar (Historia, Secretariado, Geografia).

5.9. Características de um bom arquivista

Espírito metódico e ordenado;Boa capacidade de atenção;Bom poder de análise e de síntese;Civismo;Calma e Bom senso.