uma proposta de modelo de gestão do conhecimento (gc) para a administração pública brasileira...
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Uma Proposta de Modelo de Gestão do Conhecimento (GC) para a Administração Pública
Brasileira
Fábio Ferreira BatistaInstituto de Pesquisa Econômica Aplicada – IPEA
Florianópolis, SC - 17/11/2011
• Esclarecer o termo administração pública• Entender o porquê de um modelo de GC para a
administração pública brasileira (APB)• Entender a definição de GC na APB• Entender o Modelo de GC para a APB• Entender os fatores críticos de sucesso para
implementação da GC na APB• Apresentar brevemente os outros produtos:– Manual de Implementação da GC na APB– Instrumento de Avaliação da GC na APB
Objetivos da Apresentação
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• Por que um Modelo de GC para a APB?• Antecedentes e Propósito do Modelo• Definição de GC na APB• Modelo de GC para a APB– Principais componentes do Modelo
• Missão, Visão e Objetivos Estratégicos• Viabilizadores• Processos de GC• Ciclo de GC• Resultados
• Outros produtos
Esboço da Apresentação
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• Por que um Modelo de GC para a APB?• Antecedentes e Propósito do Modelo• Definição de GC na APB• Modelo de GC para a APB– Principais componentes do Modelo
• Missão, Visão e Objetivos Estratégicos• Viabilizadores• Processos de GC• Ciclo de GC• Resultados
• Outros produtos
Esboço da Apresentação
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“Administração pública é o conjunto de entidades que compõem o Estado, voltadas para a prestação de
serviços públicos e o atendimento das necessidades do cidadão e da coletividade. É constituída da
administração direta e da administração indireta, esta formada por autarquias, fundações, empresas públicas, sociedades de economia mista e organizações sociais. É
subdividida em poderes (executivo, legislativo e judiciário) e em esferas (federal, estadual e municipal)
(GESPUBLICA, 2007)
O que é Administração Pública (AP)?
Administração Pública
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Setor Público # Setor Privado:
Características Organizações Públicas Organizações Privada
Fator condutor Supremacia do interesse público. São obrigadas a dar continuidade à
prestação do serviço público
Autonomia da vontade privada
Orientação Estão sujeitas ao controle social (requisito essencial para a
administração pública contemporânea em regimes democráticos). Isso implica
em: i) garantia de transparência de ações e atos; e ii) institucionalização de
canais de participação social.
Fortemente orientadas para a preservação e proteção
dosinteresses corporativos (dirigentes e acionistas).
Tratamento dos clientes
Não podem fazer acepção de pessoas, devem tratar a todos igualmente
(princípio constitucional da impessoalidade) e com qualidade. O tratamento diferenciado restringe-se
apenas aos casos previstos em lei.
Utilizam estratégias de segmentação de “mercado”, estabelecendo diferenciais de tratamento para clientes
preferenciais.
Setor Público # Setor Privado:
Características Organizações Públicas Organizações Privada
Objetivo Buscam gerar valor para a sociedade e formas de garantir o desenvolvimento
sustentável, sem perder de vista a obrigação de utilizar os recursos de
forma eficiente.Buscam gerar valor para a sociedade e formas de garantir o desenvolvimento
sustentável, sem perder de vista a obrigação de utilizar os recursos de
forma eficiente.
Buscam o lucro financeiro e formas de garantir a
sustentabilidade do negócio.
Recursos São financiadas com recursos públicos, oriundo de contribuições compulsórias
de cidadãos e empresas, os quais devem ser direcionados para a
prestação de serviços públicos e a produção do bem comum.
Financiadas com recursos particulares que têm legítimos interesses
capitalistas.
Setor Público # Setor Privado:
Características Organizações Públicas Organizações Privada
Destinatários Cidadãos, sujeitos de direitos, e a sociedade, demandante da produção
do bem comum e do desenvolvimento sustentável.
Os “clientes” atuais e os potenciais.
Partes interessadas
Conceito é mais amplo. Inclui os interesses de grupos mais diretamente
afetados, mas também o valor final agregado para a sociedade.
Conceito mais restrito. Inclui principalmente acionistas, e
clientes.
Lei Só podem fazer o que a lei permite. A legalidade fixa os parâmetros de controle da administração e do
administrador, para evitar desvios de conduta.
Pode fazer tudo que não estiver proibido por lei.
• Dimensões “Cidadão-Usuário” e “Sociedade” da GC
• Resultados de GC• Inovação e Políticas Públicas• Relação entre GC e Iniciativas em Excelência
em Gestão
Argumento - Premissas
• Modelos construídos para o setor privado não são adequados para o setor público porque não consideram as diferenças entre os dois setores nem as premissas apresentadas
• É necessário construir um modelo genérico, holístico e específico de GC adequado à administração pública brasileira
Argumento - Conclusão
• Por que um Modelo de GC para a APB?• Antecedentes e Propósito do Modelo• Definição de GC na APB• Modelo de GC para a APB– Principais componentes do Modelo
• Missão, Visão e Objetivos Estratégicos• Viabilizadores• Processos de GC• Ciclo de GC• Resultados
• Outros produtos
Esboço da Apresentação
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• Início da elaboração – Setembro de 2011• APP – Atividade de Pesquisa Programada IPEA – EGC/UFSC
– Objetivos– O EGC e o instrumento APP– Workshops– Procedimentos metodológicos
• Modelo elaborado para ser aplicado em entidades da administração pública direta e indireta
• Aspectos considerados– Linguagem e conteúdo adaptados à realidade da administração pública
brasileira (APB)– De fácil compreensão e aplicação na APB– Com foco em resultados relevantes para a APB
Modelo IPEA de GC - Antecedentes
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• Enfatizar a importância da GC para a excelência em gestão pública
• Oferecer uma introdução à GC de fácil compreensão• Destacar fatores críticos de sucesso na
implementação da GC• Assessorar as entidades da administração pública
brasileira na utilização da GC para alcançar resultados concretos
Modelo IPEA de GC - Propósito
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• Antecedentes e Propósito do Modelo• Definição de GC na APB• Modelo de GC para a APB– Principais componentes do Modelo
• Missão, Visão e Objetivos Estratégicos• Aceleradores• Processos de GC• Ciclo de GC• Resultados
• Outros produtos
Esboço da Apresentação
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A Gestão do Conhecimento é um método integrado de criar, compartilhar e aplicar conhecimento para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e contribuir para a legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade na administração pública e para o desenvolvimento brasileiro.
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Definição de GC na APB
A Gestão do Conhecimento é um método integrado de criar, compartilhar e aplicar conhecimento para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e contribuir para a legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade na administração pública e para o desenvolvimento brasileiro.
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Definição de GC na APB
• Antecedentes e Propósito do Modelo• Definição de GC na APB• Modelo de GC para a APB– Principais componentes do Modelo
• Missão, Visão e Objetivos Estratégico• Aceleradores• Processos de GC• Ciclo de GC• Resultados
• Outros produtos
Esboço da Apresentação
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RESULTADOS
Identificar
Criar
Armazenar
Compartilhar
Aplicar
Liderança
Tecnologia
Pessoas
Processos
Modelo GC para a Administração Pública
Missão, Visão e Objetivos Estratégicos
CICLO KDCA
Viabilizadores Processos de GC Partes Interessadas
Cid
adã
o – u
suá
rio e
S
ocie
dad
e
• O ponto de partida do Modelo de GC é a visão, a missão e os objetivos estratégicos da organização
• GC é um meio para alcançar os objetivos da organização
• Há quatro componentes no modelo– Viabilizadores– Processos de GC – Ciclo de GC (KDCA)– Resultados
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Modelo de GC para a AP
Missão, Visão e Objetivos Estratégicos
Viabilizadores
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• Os viabilizadores ajudam a viabilizar a implementação da GC com êxito na organização
• São identificados quatro viabilizadores:• Liderança• Tecnologia• Pessoas• Processos
Viabilizadores
Liderança
Tecnologia
Pessoas
Processos
• Dirige a implementação da GC na organização• Assegura o alinhamento das estratégias e projetos
de GC com a missão e a visão da organização• Apoia e aloca recursos para a implementação dos
projetos de GC
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Viabilizadores - Liderança
• Acelera o processo de GC por meio de práticas efetivas de GC cujo foco central é a base tecnológica e funcional
• Práticas como Comunidades Virtuais e outros espaços para trabalho colaborativo viabilizam a participação à distância e em qualquer momento
• Disponibiliza plataforma para a retenção do conhecimento organizacional
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Viabilizadores - Tecnologia
• Pessoas são ao mesmo tempo usuários e produtores de conhecimento
• Elas criam e são donas do capital intelectual• Confiança é um pré-requisito para o
compartilhamento do conhecimento
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Viabilizadores - Pessoas
• Passos sociais e tecnológicos que aumentam a contribuição do conhecimento na organização
• Processos sistemáticos e efetivos podem contribuir para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e assegurar a legalidade, a impessoalidade, a moralidade e a publicidade na administração pública
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Viabilizadores - Processos
Processos de GC
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• Está relacionado aos processos de desenvolvimento e conversão do conhecimento
• Cinco Processos de GC:• Identificar• Criar• Armazenar• Compartilhar• Aplicar
CICLO KDCA
Identificar
Criar
Armazenar
Compartilhar
Aplicar
Processos de GC
• Passo inicial e crucial do processo de GC• Conhecimento crítico necessário para desenvolver
as competências essenciais da organização é identificado
• As lacunas de conhecimento na organização são identificadas neste passo
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Processos de GC - Identificar
• Elimina as lacunas de conhecimento por meio da conversão do conhecimento e geração do novo conhecimento
• Há muitas maneiras de criar conhecimento novo:– Nível individual– Nível da equipe– Nível organizacional
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Processos de GC - Criar
• Coleta e preservação do conhecimento organizacional
• Várias formas de armazenamento• Conhecimento organizado para permitir
recuperação fácil
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Processos de GC - Armazenar
• Troca regular e sustentável de conhecimento• Promove aprendizagem contínua para alcançar os
objetivos organizacionais• Confiança e benefício mútuo promove a cultura de
compartilhamento• Tecnologia pode ser utilizado para aumentar o
compartilhamento
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Processos de GC - Compartilhar
• A utilização e reutilização do conhecimento na organização
• Traduz conhecimento em ação• Conhecimento só agrega valor quando é usado para
melhorar o atendimento à população e a prestação de serviços públicos
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Processos de GC - Aplicar
Ciclo de GC – O Ciclo KDCA
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• Os processos de GC são executados no Ciclo de GC chamado no Modelo de GC para a Administração Pública de Ciclo KDCA
• Deve ser utilizado na gestão de processos e no gerenciamento de projetos, programas e políticas pública para:• Aumentar a eficiência• Melhorar a qualidade e a efetividade social• Contribuir para a legalidade, impessoalidade, publicidade,
moralidade e eficiência na administração pública• Contribuir para o desenvolvimento brasileiro
1. Identificar o conhecimento relevante para aumentar a eficiência e/ou melhorar a qualidade ou a efetividade social
2. Definir a meta de eficiência/qualidade/efetividade a ser alcançada com o uso do conhecimento.
3. Definir o método para identificar e captar (ou criar) o conhecimento
4. Elaborar plano para: i) captar e/ou
criar o conhecimento necessário para atingir a meta; ii)
compartilhar tal conhecimento para que as pessoas da força de trabalho que irão aplicá-lo possam ter
acesso a ele; iii) aplicação do conhecimento
1. Educar e capacitar2. Executar o plano de GC3. Coletar dados e informações e aprender
com o processo de girar o ciclo KDCA1. Verificar se a meta de eficiência / qualidade/ efetividade social foi alcançada
2. Verificar se o plano de GC foi executado conforme previsto
1. Caso a meta não tenha sido atingida, a organização corrige eventuais erros no Processo de GC (identificação, criação, compartilhamento e aplicação do conhecimento
2. Caso a meta tenha sido alcançada, a organização armazena o novo conhecimento, por meio da padronização
Etapas e Atividades do Ciclo KDCA (*)
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Elaborar o Plano de GC
(*) Adaptado de BATISTA, Fábio F . Proposta de Modelo de GC com Foco na Qualidade (2008)
ExecutarVerificar
Corrigir ou armazenar
Ciclo Operacional de GC na AP
Conhecimento nas pessoas e redes
ConhecimentoCaptado
UsandoConhecimento
Indivíduos & equipes
gerenciando:
ProcessosProjetosPolíticas públicasProgramas
e utilizando o Ciclo KDCA
Objetivos
Aprendendodurante
Aprendendoantes
Aprendendodepois
Resultados
Maior EficiênciaMelhor Qualidade e
Efetividade Social
Legalidade Publicidade
Impessoalidade / Moralidade
Desenvolvimento
Adaptado do Framework da empresa British Petroleum (BP)
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Resultados Imediatos
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Aprendizagem e Inovação O Processo de GC e o Ciclo KDCA
viabilizam a aprendizagem e a inovação em todos os níveis da organização
Novos processos, produtos, serviços, tecnologias e práticas de gestão pública
Incremento da capacidade dinâmica Individual (servidor/funcionário
público) da equipe organizacional social
RESULTADOS
Resultados Finais
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EficiênciaQualidadeEfetividade SocialLegalidadeImpessoalidadePublicidadeMoralidadeDesenvolvimento
RESULTADOS
Partes Interessadas
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Cidadão – usuário Destinatário dos serviços e das
ações de Estado de uma organização pública. Pode ser uma pessoa física ou jurídica.
Gestão do conhecimento sobre os cidadãos -usuários para atender suas necessidades e expectativas e cumprir a missão organizacional
Partes Interessadas
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Partes Interessadas
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Sociedade Gestão do conhecimento sobre a
sociedade para promover a responsabilidade pública, inclusão social, interação e gestão do impacto da atuação da organização na sociedade
Partes Interessadas
Cid
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rio e
S
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e
RESULTADOS
Identificar
Criar
Armazenar
Compartilhar
Aplicar
Liderança
Tecnologia
Pessoas
Processos
Modelo GC para a Administração Pública
Missão, Visão e Objetivos Estratégicos
CICLO KDCA
Viabilizadores Processos de GC Partes Interessadas
Cid
adã
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S
ocie
dad
e
• Antecedentes e Propósito do Modelo• Definição de GC na APB• Modelo de GC para a APB– Principais componentes do Modelo
• Missão, Visão e Objetivos Estratégicos• Aceleradores• Processos de GC• Ciclo de GC• Resultados
• Outros produtos
Esboço da Apresentação
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MIGC
1ª ETAPADiagnosticar
2ª ETAPAPlanejar
3ª ETAPADesenvolver
4ª ETAPAImplementar
Método de Implementação da GC - MIGC
MIGC
Diagnosticar
Planejar
Desenvolver
Implementar
Diagnóstico
Elaborar Justificativa
Definir Estratégia de GC
Identificar Projetos de GC
Estrutura/Práticas/Sensibilização
Elaborar Plano de GC
Implementar Projetos Pilotos
Avaliação de Resultado
Implementar Plano de GC
Plano de Comunicação
Enfrentar Resistência
Avaliação Contínua
Critério 1.0: LiderançaCritério 2.0: ProcessosCritério 3.0: PessoasCritério 4.0: Cidadão-usuárioCritério 5.0: TecnologiaCritério 6.0: Processos de GCCritério 7.0: Aprendizagem e InovaçãoCritério 8.0: Resultados da GC
Sete Critérios de Avaliação da GC
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(1) A organização compartilha o Conhecimento, a Visão e a Estratégia de GC fortemente alinhados com a visão, missão e objetivos estratégicos da organização.
(2) Arranjos organizacionais foram implantados para formalizar as iniciativas de GC (exemplos: Uma unidade central de coordenação da gestão da informação/conhecimento; Gestor Chefe de Gestão da Informação/Conhecimento; Equipes de Melhoria da Qualidade; Comunidades de Prática; e Redes de Conhecimento).
(3) Recursos financeiros são alocados nas iniciativas de GC.
(4) A organização tem uma política de proteção do conhecimento (exemplos: direitos autorais, patentes e segurança do conhecimento).
Critério 1.0: Liderança em GC
(6) A alta administração e as chefias intermediárias servem de modelo ao colocar em prática os valores de compartilhamento do conhecimento e de trabalho colaborativo. Eles passam mais tempo disseminando informação para suas equipes e facilitando o fluxo horizontal de informação entre suas equipes e equipes de outros departamentos/divisões/unidades.
(7) A alta administração e as chefias intermediárias promove, reconhecem e recompensam a melhoria do desempenho, o aprendizado individual e organizacional, o compartilhamento de conhecimento e a criação do conhecimento e inovação.
(8) A organização tem uma política de proteção do conhecimento (exemplos: direitos autorais, patentes e segurança do conhecimento).
Critério 1.0: Liderança em GC
Resumo
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• O Modelo contempla uma introdução de fácil compreensão da GC na Administração Pública (AP)
• Destaca fatores críticos para o sucesso da implementação da GC na AP
• Aprendizagem individual é o fundamento do desenvolvimento da capacidade, mas a aprendizagem da equipe e da organização por meio da colaboração e compartilhamento do conhecimento tem um impacto maior no alcance dos objetivos organizacionais
Obrigado!
Fábio Ferreira Batista
Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA)Diretoria de Desenvolvimento Institucional (DIDES)
SBS Quadra 01 Bloco J, Ed. BNDES, Sala 614Brasília, DF
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