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UFCD 8 Controlo e armazenagem de mercadorias Carga horária 50 horas

Armazém

�� Instalações de armazenagem�� Equipamento de armazenagem�� Organização do espaço, do artigo e dos documentos�� Aspectos logísticos de um pequeno armazém

Curso de Técnico Comercial – Programa Reactivar – 2010-2011 UFCD: Política de Gestão de Stocks Formador: Carlos Martins Escola Profissional da Horta | PROEMPREGO – FUNDO SOCIAL EUROPEU

Gestão do armazém: organização do espaço, artigos, documentos

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A gestão do armazém está directamente relacionada com o processo de transferência de produtos para os clientes finais, e têm em conta aspectos como a mão-de-obra, o espaço, as condições do armazém e fundamentalmente um local onde se maximiza o espaço de armazenagem.

Podemos considerar ainda a gestão do armazém, como um dos pilares da logística, não só devido ao seu verdadeiro valor material, mas ainda pelo facto de existir um grande fosso entre a falta de organização e carência de melhorias no processo com as reais necessidades das empresas.

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Por outras palavras, é durante este processo que se verificam pequenos ciclos de vida dos materiais/produtos e em prol da crescente necessidade de reabastecimentos rápidos, a armazenagem necessita de uma constante racionalização.

A gestão eficaz traduz-se na diminuição da armazenagem e consequentemente na diminuição de stocks,

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Assim, deve-se:

- reduzir o número de dias de stock para os produtos reduzindo drasticamente o tempo origem-destino.- alcançar uma maior rotação dos produtos,- facilitar o seu manuseamento- apostar na criação de condições de acesso- apostar na automatização- reduzir o número de paragens.

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Um armazém moderno, eficiente e racional apoia a sua gestão nas seguintes técnicas:

- Ligar fornecedores e clientes através de sistemas de comunicação avançados e informatizados de modo a partilhar informação. Deste modo será possível garantir um rápido aprovisionamento e consequentemente uma entrega rápida;

- Minimizar stocks, promovendo circuitos com o mínimo de percursos em vazio, ou seja, uma movimentação non-stop;

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- Aperfeiçoar o sistema de transportes, tendendo este para o just-in-time na cadeia de abastecimento;

- Aproveitar ao máximos os recursos existentes, calendarizando e planeado as operações a curto prazo, para uma gestão mais eficaz a médio prazo;

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- Reduzir ao máximo o inventário que não se encontra em movimento, de forma a evitar a sua armazenagem e respectivos custos; - Eliminar os tempos de setup e encomenda, já que estes se tornam responsáveis pelo aumento não desejado dos volumes encomendados.

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- Assegurar a comodidade dos trabalhadores:> ter condições de manutenção/substituição dos equipamentos e dos próprios inventários,> ter condições para assegurar a temperatura adequada aos diversos produtos > Possuir equipamentos específicos de forma a realizar operações como a rotulagem, empacotamento e despacho.

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- Possibilidade de realizar operações de personalização do produto/embalagem, caso o cliente o pretenda, e assim ganhar vantagem competitiva no mercado.

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Utilização de Sistemas Informáticosque permitam gerir com eficácia operações de armazenagem: - recepção, - inspecção- stocks- embalagem- carregamento- handling

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Definir tarefas específicas para o funcionários do armazém:- Organizar e controlar a entrada e saída de mercadorias-Efectuar os respectivos registos de entradas e saídas; - Efectuar inventários de existências, - Verificar mercadorias transaccionadas e fazer os pedidos necessários à renovação de "stocks"; - Receber, conferir, registar a entrada e saída, - Armazenar e proceder à entrega de produtos, matérias-primas, mercadorias, equipamentos e outros artigos; - Gerir equipas.

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Empregado de Serviços de Expedição e Recepção de Mercadorias

Deve controlar a entrada e saída de mercadorias. Controla as datas, os horários, as tarifas e os meios de transporte da mercadoria a expandir. Assegurar toda a documentação relacionada com o transporte da mercadoria, assegurando a entrega das mesmas aos seus destinatários.

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Ecónomo

Tem como tarefa a aquisição dos materiais e posteriormente a armazenagem, conservação e distribuição dos mesmos.

Recebe informações acerca do material e determina a quantidade necessária para o funcionamento da unidade principal.

Ele deve possuir a capacidade de contactar os fornecedores e fazer as encomendas necessárias consoante as suas previsões.

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Ecónomo

Deve verificar a qualidade e quantidade das matérias-primas, bom como gerir toda a arrumação e zelar pela conservação das mesmas.

É responsável pela actualização dos ficheiros de entradas e saídas e têm de justificar eventuais discrepâncias entre o inventário e as existências registadas.

Por fim é responsável pela resolução de problemas técnicos em todo o armazém como canalizações, instalações eléctricas entre outros

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Fiel de armazém

- Tem como funções receber, entregar e zelar pelo bom estado das matérias-primas ou materiais acabados. - É responsável pela verificação de mercadorias recebidas ou expedidas bem como a respectiva documentação, registando eventuais acidentes. - Confere e entrega produtos pedidos pelos vários sectores. Verifica os níveis de existências e têm autonomia para fazer encomendas de modo a repor o stock. - Orienta se necessário as diversas movimentações (carga, descarga, arrumação, entre outras).

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Encarregado do armazém

- Tem o dever de controlar todo armazém bem como coordenar as tarefas do Fiel do armazém e dos restantes operadores com vista ao seu adequado desempenho. - É responsável pelas encomendas ou pedidos efectuados, pela actualização dos registos das existências e deve assegurar os níveis de stocks. - Deve ainda tomar decisões referentes à arrumação e conservação de materiais, maquinaria e produtos acabados. - Ainda possui conhecimentos para controlar as actividades de diversos armazéns o que implica um cargo de maiores responsabilidades.

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Documentos:

Guia de remessa:A Guia de remessa é um documento juridicamente vinculativo que indica que ocorreu o envio de mercadoria ou a prestação de serviços.

Sem este documento, as mercadorias só podem ser entregues se já tiver sido criada uma factura.

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Factura

Uma factura é um documento comercial que representa a venda aos clientes.

Em geral, a factura só é emitida para pagamentos ainda não efetuados (vendas a prazo). Nela são discriminados todos os itens comprados na operação, e por isso, a factura também é usada como controle.

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Factura

As facturas ou documentos equivalentes devem ser datados, numerados sequencialmente e conter os seguintes elementos: a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto;

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Factura

b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efectivamente transaccionadas devem ser objecto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;

c) O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;

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Factura

d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;

e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;

f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da factura.

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