ufcd 0653 omarquivo manual

UFCD 0653

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Técnicos Administrativos

UFCD 0653

Arquivo – Organização e Manutenção

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Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

INTRODUÇÃO

Objectivos No final desta unidade temática, os formandos deverão estar habilitados a: Objectivo (s)

Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as técnicas de tratamento de informação documental. .

Conteúdos programáticos

Arquivo – conceitos fundamentais

Conceito, funções e características do arquivo

Tipologia da documentação interna e externa (processos registos, coleções e dossiers temáticos)

As unidades arquivísticas: constituição. Ordenação e tipos.

Transferência/Incorporação de documentos

Arquivo como sistema de informação

Operações com arquivo (recolha, separação, recepção, registo, análise, tratamento,

registo/descrição, despacho/difusão, expedição e arquivo)

Técnicas e métodos de arquivo

Sistemas de classificação dos documentos / codificação

Formas de recuperação e controlo dos registos

Actualização do arquivo

Prazos de conservação de documentos (utilidade histórica e historicidades)

Equipamentos de arquivo

Plano de arquivo

Novas tecnologias em arquivo

Sistemas magnéticos, ópticos e micrográficos Utilidade da micro-informática na gestão da documentação


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ÍNDICE

Origem do arquivo ............................................................................................................................................. 4

O documento na empresa ................................................................................................................................. 5

Arquivo conceitos fundamentais ....................................................................................................................... 6

O que é o arquivo? ............................................................................................................................................ 6

Microfilmagem .................................................................................................................................................. 7

Legislação aplicável ......................................................................................................................................... 11

Organização e manutenção ............................................................................................................................. 12

Tipos de classificação de arquivo .................................................................................................................... 15

Ordenação alfabética ...................................................................................................................................... 16

Regras da ordenação alfabética ...................................................................................................................... 17

Ordenação numérica ....................................................................................................................................... 20

Classificação geográfica ................................................................................................................................... 21

Classificação cronológica ................................................................................................................................. 22

Classificação ideológica ................................................................................................................................... 23

Ordenação decimal .......................................................................................................................................... 23

Sistemas magnéticos, opticos e micográficos ................................................................................................. 23

Sistemas de ordenação .................................................................................................................................... 25

Características dos arquivos ............................................................................................................................ 26

Equipamentos de arquivo................................................................................................................................ 31

Prazo de conservação de documentos ............................................................................................................ 33

Plano de arquivo .............................................................................................................................................. 35

Arquivologia e Arquivistas ............................................................................................................................... 38

Anexos ............................................................................................................................................................. 40

Regras para a utilização do sistema alfabético ............................................................................................... 40

Atividades ............................................................................................................ Erro! Marcador não definido.

Circuito da Correspondência ........................................................................................................................... 44

Bibliografia e Netgrafia .................................................................................................................................... 45


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Origem do Arquivo

Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion” que seria composto

de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em latim

“archivum”.

Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de coisas antigas.

Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga civilização grega.

Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon, templo da

mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros

documentos oficias.

Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates escrevera em

sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e eurípedes, etc. Esses

documentos foram conservados através dos tempos de tal forma que ainda hoje se

encontram preservados, já não em arquivos, mas em instituições específicas

(museus).

Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da mesma forma:

• Monarquia: carteiras ou cartórios -

locais onde se guardavam as cartas,

títulos, escritas, bulas pontifícias e

outros documentos de vital

importância para o reino,

posteriormente denominados pelo

nome de Tombos.


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O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre do

Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido

monarca.

O documento na empresa

O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa,

podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou

ocorrência.

A empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua

actividade.

Os documentos constituem a memória da empresa.

Habitualmente o documento é escrito, este pode também ter outro suporte material além

Do papel, registo em DVD, CD, pendrive, microfilme, etc.


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Arquivo conceitos fundamentais

As empresas lidam, diariamente, com uma grande quantidade de documentos que chegam e

partem da empresa. Por imposições legais, muita desta documentação deve ser arquivada

É, igualmente, fundamental que a empresa possua uma gestão racional e eficaz desta informação,

no sentido de evitar:

Perda de tempo na pesquisa da informação

Que informação útil não caia no esquecimento ou que nunca seja utilizada

Extravios de documentação

A desorganização dos serviços, o que vai influenciar o funcionamento de toda a

empresa e, consequentemente a produtividade

O que é o arquivo? Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, forma, o seu suporte material,

elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado em função da sua

actividade e conservado para efeitos administrativos.

Um local destinado á conservação e guarda de documentos devidamente classificados

e ordenados

OU AINDA

Uma unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber,

classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a

memória organizada da instituição que serve

Sabemos também que a informação, antes de ser arquivada, sofre um tratamento – classificação e

ordenação

Assim sendo, por arquivo entende-se:

“O local onde é, guardada toda a informação de interesse, depois de ter sido

devidamente tratada, ou seja, classificada e ordenada”


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Microfilmagem

A microfilmagem é um sistema de gestão e preservação de informação, mediante a

captação das imagens de documentos por processo fotográfico. O microfilme reduz

drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e

prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações

arquivadas, e a baixo custo.

Portugal possui legislação específica, que autoriza as actividades de microfilmagem no

país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos

originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem.

O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário. Enquanto, que o original tem por

finalidade garantir a integridade e preservação das informações, podendo ser mantido em

arquivos de segurança.

A microfilmagem é um processo frequentemente usado em organismos oficiais, grandes

empresas comerciais ou industriais, bancos, seguros, (….).

Fases a seguir na microfilmagem:

1. Selecção e ordenação dos documentos;

2. Utilização de máquinas próprias;

3. Revelação do filme;

4. Utilizar uma leitura de micro fichas.

RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃO

É evidente que localizar um documento em microfilme, é incomparavelmente mais rápido,

do que em arquivos convencionais ou quilométricos corredores com caixas de

documentos. É possível seleccionar um documento entre milhões em apenas alguns

segundos (em alguns casos fracções de segundos), sem ser necessário sair da cadeira.


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REDUÇÃO DE ESPAÇO

A típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de 98% ou mesmo superior.

Toda a documentação de um normal arquivo de aço com 4 gavetas, poderá estar contida

em tão somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma única mão.

FÁCIL MANUSEIO DA INFORMAÇÃO

Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas ou grandes

quantidades de documentos, é a imensa variedade de formatos, tamanhos e formas

desses papéis. O microfilme é um agente uniformizador. Esta é uma das suas mais

expressivas vantagens. Não importa o tamanho ou padrão original, em microfilme ele

estará dentro de um único formato. Dessa forma, o manuseamento da informação será

muito mais prático.

BAIXO CUSTO

Os custos totais de implementação do microfilme, variam de aplicação para aplicação e

até mesmo de empresa para empresa. Falando genericamente, o custo em alguns casos

é muito inferior ao simples custo de armazenamento do papel convencional. Um indicador

seguro de que um processo de arquivo micrográfico é económico, é o facto de os bancos

serem os principais utilizadores.

SEGURANÇA

Não existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura, contra sinistros

naturais ou provocados, de que o microfilme. São inúmeros os exemplos de empresas e

organismos que salvaram os seus documentos de desastres, graças ao microfilme

INTEGRIDADE DO ARQUIVO

Com a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correcto de qualquer documento

e a função de rearquivar um microfilme, é simplesmente rebobinar uma bobina. Não

existem caixas, caixotes, pacotes e funcionários exaustos. No microfilme, os documentos

estão sempre na ordem correcta.


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BAIXOS CUSTOS DE MANUTENÇÃO

Considerando o grande aproveitamento de espaço proporcionado pelo microfilme,

resultando de uma grande concentração de informações, o baixo custo de manutenção é

uma consequência quase imediata.

FÁCIL E RÁPIDA REPRODUÇÃO

Todo um arquivo de microfilme pode ser fácil, rápida e economicamente duplicado.

FÁCIL DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Inúmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme pelo baixo custo e

facilidade na disseminação da informação.

AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMÓRIA

Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memória não tem limites.

Informações que hoje não são localizadas, estarão à sua disposição em microfilme, em

tempos curtíssimos.

FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAÇÃO "RARA" OU "ÚNICA"

Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hoje em Portugal graças ao

microfilme.

MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHO

Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condições de trabalhos a quem

tem que manusear documentação em todas as áreas. Consequentemente a empresa

ganhará em produtividade e eficácia.

DURABILIDADE

O microfilme, é um produto dos mais duráveis, a durabilidade do microfilme é

praticamente ilimitada.

MINIMIZAÇÃO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE

Os custos com fretes e portes pelo correio são minimizados com a implementação de

programas de microfilmagem.


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PRESERVAÇÃO DA NATUREZA

A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que necessitaria

consumir. Os centros de microfilmagem, podem pagar o material de consumo com a

venda de papel para reciclagem.

INTERLIGAÇÃO COM OUTRO SISTEMA

O microfilme é um dos mais versáteis sistemas de tratamento de informação. Ele

possibilita plena compatibilidade com outros sistemas existentes, tais como Sistemas

informáticos/digitalização.

INFORMAÇÃO PARA TODOS

Livros e publicações de alto custo, antes disponíveis apenas para uma faixa de alto poder

arquivístico, estão hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas escolas e

universidades implantaram programas específicos de microfilmagem.

Alto custo dos materiais e equipamentos, na maioria importados.

É difícil comparar duas imagens de um mesmo microfilme.

O documento perde o seu valor intrínseco, por exemplo, não permite que se veja a

pressão exercida ao escrever.

Nem sempre é possível termos uma imagem bem legível de documentos que se

encontram em mau estado, pois a microfilmagem não ressuscita a imagem do

documento original.


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Legislação aplicável

A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro, estabelece as condições a que deve obedecer a

microfilmagem de documentos, que tenham importância fiscal.

O Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas

possibilita a substituição, para efeitos fiscais, dos documentos de suporte

dos livros e registos contabilísticos que não sejam documentos autênticos

ou autenticados, por microfilmes que constituam sua reprodução fiel.

1º - Os documentos de suporte dos livros e registos contabilísticos que não

sejam documentos autênticos ou autenticados pode, decorridos três

exercícios após aquele a que se reportam e obtida autorização prévia do

Director-Geral das Contribuições e Impostos, ser substituídos, para efeitos

fiscais, por microfilmes que constituam sua reprodução fiel e obedeçam às

condições estabelecidas nos números seguintes.

2º - 1. A microfilmagem será executada com o rigor técnico necessário à

obtenção da imagem perfeita dos documentos originais sobre microformas

devidamente classificadas e registadas, de forma a garantir a sua consulta e

reprodução em papel durante o período de sete anos, contando a partir do

prazo estabelecido no número anterior. 4. Todas as operações de

microfilmagem e a classificação dos suportes e das imagens obtidas serão

registadas em livro próprio, a conservar pelo prazo de sete anos, contando

nos termos do nº 1.


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Organização e manutenção

Principais funções:

Recolher e Ordenar a documentação: mediante a recolha, registo e

classificação dos documentos;

Fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços;

Controlar os actos administrativos;

Conservação da documentação: não só mediante a utilização de equipamento

adequado (armários, ficheiros, etc.), como também, proporcionando condições

ambientais ideais de modo a não se danificarem os suportes (sob a acção da

humidade, calor e frio, entre outros).

Tipos de Arquivo

Tendo em conta as entidades que lhes dão origem, os arquivos podem ser:

Públicos: estatais, municipais;

Institucionais: escolas, igrejas, clubes, associações;

Comerciais: empresas;

Pessoais: cartas, originais de trabalhos, entre outros.


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Localização do Arquivo

O local de instalação do arquivo deve ter em conta:

Localização: deve ser acessível e com capacidade para se expandir;

Iluminação: ampla, repartida e sem incidência directa do sol;

Ventilado: ventilação natural, constante e regulável;

Higienização: limpo, bem cuidado, com desinfestação periódica;

Disposição: fácil consulta e conservação, espaço livre para deslocação.

Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações, entre outros.

Para organizar um arquivo é necessário:

Identificar a actividade da instituição ou empresa e da área onde trabalha;

Relacionar e organizar os diferentes documentos;

Identificar os documentos que são criados no decorrer da actividade da

empresa.

Ter em conta o custo de manutenção do arquivo;

Dimensão da empresa;

Recursos humanos e financeiros;

Frequência de consulta;

Local de arquivo;

Quantidade de documentos a arquivar.


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Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiês e armários correspondentes, é

necessário cumprir algumas etapas.

Etapas a cumprir

1) Inspecção: consiste na verificação de cada documento no que diz respeito ao seu

destino, pois este pode ser para:

Arquivar;

Solicitar informação;

Verificar a existência de antecedentes (ser anexado a outro).

2) Leitura: todos os documentos devem ser lidos cuidadosamente, para que se

analise o seu conteúdo e se perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou

se é necessário criar uma).

3) Selecção: seleccionar o material que vai ser arquivado daquele que já não tem

qualquer utilidade para a empresa ou instituição (cópias, comunicados sem

importância).

4) Marcar a hora e a data de entrada de um documento, para que não haja dúvidas

acerca da chegada desse documento.

5) Classificar: determinar como será arquivado o documento, de acordo com o

método e classificação adoptados pela organização.

6) Ordenação: é a organização dos documentos dentro das pastas e destas dentro

dos arquivos. A escolha da forma de ordenação depende da natureza dos

documentos.


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Tipos de classificação de arquivo

Classificação alfabética

Classificação numérica

Classificação alfanumérica

Classificação cronológica

Classificação geográfica

Classificação ideológica

Classificação decimal universal (CDU)

A classificação de documentos consiste em agrupá-los de acordo com as suas

características, estabelecendo uma ordem lógica que permita uma fácil localização

Existem diversos sistemas de classificação de documentos. A opção por um ou outro

sistema deve ser efectuada de acordo com os seguintes critérios:

Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes sistemas

Definição dos objectivos a atingir com o arquivo

Conhecimento do tipo de documentos a arquivar

Entende-se por classificação, o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma

ordenada, um determinado conjunto de elementos, de modo a facilitar a sua posterior

identificação, localização e consulta.


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Ordenação alfabética

Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o fato de que há

dois critérios para a ordenação alfabética (letra por letra ou palavra por palavra), e que

ambos estão corretos.

Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto. É um

método fácil, lógico e prático.

Podemos utilizar a ordenação com base no apelido ou numa palavra - chave (escolas

secundárias, particulares, preparatórias e universitárias).

Características A ordenação é determinada pela sucessão das letras do alfabeto

Vantagens

Sistema aberto, uma vez que é sempre possível intercalar novas fichas/documentos – novos nomes sem existir necessidade de proceder a alterações.

Sistema familiar, dado que a ordenação pelo alfabeto é conhecida por todos

Sistema complementar, pois permite a combinação com outros sistemas

Desvantagens

Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos, o que, na mesma empresa pode ocasionar transtornos

Sistema de difícil aplicação quando o número de documentos é muito elevado

Sistema em que é difícil detectar extravio de documentos


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Regras da ordenação alfabética

Regra 1 - Quando ao nome próprio se sucedem vários apelidos, deve-se classificar pelo

último apelido.

Nomes:

João Silva Almeida Costa

Maria Luísa Ferreira Sousa Dias

Regra 2 - Quando um nome é procedido de um título académico, de nobreza ou de

graduação, apenas se tem em conta o nome.

Nomes

Engenheiro Manuel Lopes

General Afonso Paiva

Regra 3 - As abreviações não são consideradas para efeitos de ordenação alfabética.

Nome

Luís Manuel Santos Jr.

Regra 4 - Quando um nome é precedido das abreviaturas S.,St.º, Stos, St.as, estas devem

ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética.

Nome

S. Gabriel

Regra 5 – As conjunções e as preposições, como «e», «de» e outras ligando os nomes,

não devem ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética.

Nome

José Lopes dos Santos

Classificar

Costa, João Silva Almeida

Dias, Maria Luísa Ferreira Sousa

Classificar

Manuel Lopes (engenheiro)

Afonso Paiva (General)

Classificar

Luís Manuel Santos

Classificar

São Gabriel

Classificar

José Lopes Santos


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Regra 6 – os nomes ligados por apóstrofos ou por «hífen» são considerados como se

fossem um único nome, para efeitos de classificação.

Regra 7 – os nomes que começam por uma inicial precedem, para efeitos de ordenação,

os nomes que comecem pela mesma inicial mas que não estejam abreviados.

Nomes

António Mendes

A. Mendes

Regra 8 – quando as firmas usam títulos dá-se preferência aos títulos, na classificação.

Nome

Metalúrgica Almeida

Regra 9 — As abreviaturas e os algarismos devem ser considerados por extenso.

Nome

6.° Bairro Fiscal

Regra 10 — Os artigos que precedem o nome das firmas não são considerados para

efeitos de classificação.

Nome

O Salão Primavera

Regra 11 — Os documentos provenientes de um Serviço ou Departamento de uma

Organização devem ser ordenados pelo nome da Organização ou da firma e não pelo

nome do Serviço/Departamento.

Classificar

Mendes, A.

Mendes, António

Classificar

Metalúrgica Almeida

Classificar

Sexto Bairro Fiscal

Classificar

Salão Primavera (O)


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Regra 12 — Os nomes geográficos compostos mantêm-se para efeitos de classificação.

Nome

Ponte de Lima

Vila Nogueira de Azeitão

Regra 13 — No caso de uma organização estar localizada em várias cidades ou ruas,

segue-se a ordem alfabética das localidades.

Nomes

Caixa Geral de Depósitos, Lisboa

Caixa Geral de Depósitos, Funchal

Caixa Geral de Depósitos, Porto

Regra 14 — Quando há coincidência entre o nome da firma e o nome do proprietário, a

classificação é feita pelo apelido.

Nome

Manuel Lima

Classificar

Ponte de Lima

Vila Nogueira de Azeitão

Classificar

Caixa Geral de Depósitos, Funchal

Caixa Geral de Depósitos, Lisboa

Caixa geral de Depósitos, Porto

Classificar

Lima, Manuel


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Ordenação numérica

Utiliza a numeração dos documentos conforme a ordem de entrada. Muito utilizado para a

ordenação de revistas, impressos, aos quais se atribui um número de entrada.

Ordenação Numérica

Características

A ordenação dos documentos é determinada pela atribuição de

um número, quer em relação aos documentos provenientes do

exterior, quer em relação à documentação expedida.

Tendo como base a numeração atribuída, procede-se à

ordenação dos originais recebidos e das cópias dos documentos

expedidos.

As notas de encomenda, recibos, faturas, guias de remessa são

alguns exemplos de documentos em que a ordenação é

efectuada por este processo.

Vantagens

Os números atribuídos são de leitura mais fácil que as letras

O extravio da documentação é detectado com alguma facilidade

A aplicação é fácil, não dando origem a critérios distintos

Desvantagens

Sistema fechado, já que não há a possibilidade de intercalar no

meio de uma ordenação novos documentos.

Dificuldade em encontrar um documento se só for conhecido o

número de ordem que lhe foi atribuído.


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Classificação geográfica

A documentação é arquivada tendo em conta a origem ou destino geográfico (países,

regiões, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, freguesias, ruas).

Ex: Arquivo de vendas para a Angola.

Ordenação Geográfica

Características

Este sistema é útil em empresas com filiais ou com um

grande número de clientes espalhados por diferentes locais

geográficos.

Neste sistema de classificação, inicialmente, é realizada uma

selecção geográfica dos documentos, por exemplo, por

países, distritos, concelhos, localidades.

Depois procede-se à ordenação alfabética dos documentos

de acordo com a selecção geográfica efectuada.

Vantagens

É um sistema aberto, possibilitando a introdução de novos

documentos, sem ser necessário efectuar alterações

A documentação a ordenar é desdobrada por grupos, com

características bem definidas

Desvantagens

Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos, o

que, na mesma empresa, pode ocasionar transtornos

Sistema de difícil aplicação quando o número de documentos

é muito elevado.

Quando existe um desdobramento a diversas escalas, é fácil

conduzir um documento a um enquadramento geográfico

indevido

Sistema em que é difícil detectar extravio de documentos


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Classificação cronológica

Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal (anos, meses, dias,

semanas, horas). Com base na data de emissão e de recepção

Exemplo: arquivo de correspondência, letras a receber, cheques.

Ordenação Cronológica

Características

Neste sistema os documentos são ordenados, por exemplo,

tendo como base a data de emissão, recepção, aquisição ou

vencimento.

Este sistema é utilizado na ordenação de documentos

relativos a pagamentos a efectuar – faturas, letras,

contribuições.

O arquivo cronológico de documentos a pagar é realizado de

modo que o pagamento mais imediato seja o primeiro a ser

visto.

Vantagens

Localização rápida do documento quando é conhecida a data

do mesmo.

Simplicidade de execução.

Desvantagens

Mistura de documentos sem se atender aos assuntos.

A localização de um determinado documento só é simples

caso se conheça a data.


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Classificação ideológica

Na classificação ideológica, os documentos são classificados por assuntos. Os

funcionários responsáveis por este tipo de arquivo têm de conhecer profundamente a

empresa e a sua organização, bem como possuir uma grande capacidade de análise.

Este sistema é frequentemente utilizado nas bibliotecas.

Esta classificação é também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseia-

se, fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo

os documentos referentes a um mesmo assunto ou objecto de conhecimento, ordenados

segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma

alfabética.

Ordenação decimal

Exemplo de ordenação decimal:

26 Outros devedores e credores

26.1 – Fornecedores de imobilizado

26.1.1 – Fornecedores de imobilizado, c/c

26.1.2 – Fornecedores de imobilizado - títulos a pagar

26.2 - Pessoal

27 – Acréscimos e diferendos

Sistemas magnéticos, opticos e

micográficos


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Sistema de ficheiros ou sistema de arquivos ou gestão de ficheiros é a forma de

organização de dados em algum meio de armazenamento de dados em massa.

Como é actualmente feita a gestão de ficheiros?

Sistemas magnéticos: O arquivo é feito em discos magnéticos.

Sabendo interpretar o sistema de arquivos de um determinado disco, o sistema

operacional pode descodificar os dados armazenados e lê-los ou gravá-los.

A Utilidade da micro-informática na gestão da documentação

A micro–informática também conhecida como o microcomputador, ou PC

(Personal Computer).

Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais sofisticados

trabalhos, e que se aperfeiçoam cada vez mais.

Qual a utilidade da micro-informática na na gestão da

documentação?

• Redução do espaço;

• Facilidade no acesso aos documentos;

• Maior segurança.

Sistemas ópticos: os documentos são filmados ou fotografados


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Sistemas de ordenação

Sis

tem

as

de O

rde

naçã

o

Pri

nc

ipais

Alfabéticos Segue a sequência alfabética. Ordenação por apelidos,

palavra a palavra ou letra por letra

Numéricos Segue a sequência da ordem natural dos números

Ideológicos Segue a ordenação de acordo com o conteúdo / assunto.

Deri

va

do

s

Alfanuméricos Segue a ordenação de grupos primários de ordem

alfabética e secundários de ordem numérica

Cronológicos Segue a ordenação em função da data de emissão ou de

recepção

Geográficos Segue a ordenação de acordo com a região onde são

emitidos (regiões, distritos, concelhos…)

Decimais

Segue a ordenação que tem por base a divisão das

matérias em classes, que por sua vez se subdividem em

subclasses.


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Caraterísticas dos arquivos

Quanto à organização podem ser:

Centralizados – Encontram-se num único sector. Abrange toda uma empresa.

Caracteriza-se pela existência de um sector especializado que classifica todos

os documentos; recebe; distribui e expede pelo correio.

Descentralizados – Cada sector tem arquivo próprio. Caracteriza-se pela

existência em cada sector ou serviço de uma classificação de arquivo próprio

sem obediência ao plano geral. Neste caso os documentos encontram-se

sempre nas mãos do utilizador.

Vantagens do arquivo centralizado

Eficiência

É necessário manter um arquivista o que melhora a eficiência e a

rapidez do trabalho em todas as suas etapas

Responsabilidade

O cuidado e a protecção do documento melhora muito, pois a

responsabilidade encontra-se nas mãos de um especialista

Economia

É grande a economia de equipamento, pessoal, tempo gosto no

arquivo, na localização.

Concentração

Os documentos são concentrados por assunto, oferendo ao

consultante uma visão global.


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Desvantagens do arquivo centralizado

Consulta dificultada – necessidade de locomoção até ao centro dos

arquivos

Perda de tempo – muito tempo perdido na locomoção até ao arquivo

centrar e na espera para poder iniciar a consulta.

Quanto à posição podem ser:

Arquivo Vertical - é aquele que, como o próprio nome indica, coloca os documentos

(pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns após os outros, como

acontece nas bibliotecas.

Vantagens:

Baixo custo

Fácil de ser operado

Fácil de ser conservado e actualizado

Permite a consulta de um documento sem consultar os demais

Desvantagens:

Necessidade de retirar o documento ou ficha para proceder a anotações

adicionais.


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Arquivo horizontal - O sistema horizontal é constituído, geralmente, por armários ou

estantes com divisões, onde se colocam os documentos uns sobre os outros. Este

arquivo não é prático. É necessário deslocar todos os documentos para retirar aquele que

se deseja.

Vantagens:

Iluminação directa sobre as fichas e documentos;

Permite anotações no próprio local;

Não implica grandes despesas com mobiliário;

Desvantagens:

Acessibilidade difícil;

É necessário criar muitas intercalações, o que ocupa muito espaço;

Necessidade de se deslocarem documentos que estiverem sobre o documento

procurado.

Arquivo Rotativo - O sistema rotativo é aquele em que os processos, dossiers, fichas

e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que

permite o acesso aos documentos que tenham necessidade de consultar.

Vantagens

Facilidade de leitura;

Acessibilidade;

Necessidade de pouco espaço.

Grande versatilidade

Grande capacidade

Rapidez nas consultas

Desvantagens


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Custo elevado

Exige pessoal especializado

Despesas adicionais com pastas suspensas

Arquivo Suspenso - documentação colocada em pastas

ou bolsas de papel kraft (uma qualidade de papel), dobrado

em forma de fole, suspensas pela parte superior em

classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As

pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou

encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de

processos)

Quanto à consulta podem ser:

A distinção entre arquivos ativos, semiativos e inativos está no facto de dentro de uma

determinada organização alguns arquivos (os ativos) serem consultados com muita

frequência. Enquanto, que nos arquivos semi-ativos e inativos, a sua frequência de

consulta é muito baixa

Ativos - Documentos recentes, assuntos em curso. Esta fase, corresponde à

primeira idade do ciclo de vida dos documentos, este é utilizado frequentemente

pela entidade, para fins administrativos, fiscais e legais.

Semi-ativos - Documentos de consulta periódica. Na fase semi-activa, a segunda

idade deste ciclo, os documentos são consultados e utilizados com menos

frequência, pela entidade.

Inativos - Documentos conservados por imposição legal, jurídica e histórica. Na,

fase inactiva terceira e última fase do ciclo de vida, os documentos deixaram de ser

utilizados. Devem, por isso, ser eliminados, a menos que possuam valor

secundário que justifique a sua conservação permanente.


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Deve permanecer no arquivo ativo ou corrente toda documentação enquanto necessária

para a sua consulta diária. Devendo ser transferida para o arquivo intermédio (ou semi-

ativo) e para o arquivo definitivo (ou inativo) logo que deixem de ser consultados com

frequência.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Fundamentais

Documentos vitais para

todas as actividades da

empresa. Deverão estar

sempre disponíveis

Escritura da empresa

Contratos com

fornecedores

Ficheiros de clientes

Outros

Importantes

Documentos necessários

para as actividades do dia a

dia

Base de dados de

fornecedores ou clientes

Outros

Úteis

Documentos com

informações necessárias

durante um curto período de

tempo

E-mail

Faturas

Outro

Inúteis

Documentos que podem ser

destruídos assim que

tenham cumprido o seu

objectivo

Convocatórias

Memorandos

Outros


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Equipamentos de arquivo

O equipamento a adquirir deve ter em conta as necessidades específicas do arquivo,

tamanho dos documentos a arquivar, permitir fácil acesso e ainda considerar outras

condições a fim de:

Economizar espaço;

Rendibilizar os serviços;

Assegurar a invulnerabilidade dos documentos arquivados, evitando o seu extravio

ou perda;

Ter um aspecto decorativo;

A escolha do equipamento deve ter em conta as recomendações acima mencionadas e

ainda, as características físicas do arquivo:

Estrutura;

Tipo de fechadura;

Acabamentos;

Pintura.

A escolha dos diversos tipos de acessórios para o arquivo depende do método a utilizar e

do tipo de arquivo a adoptar.

Pastas: guarda os documentos que serão arquivados. Podem ser suspensas sobre

suportes especiais das gavetas.

Guias: acessórios usados em arquivos de tipo vertical e facilitam a localização

rápida dos documentos. São cartões do mesmo

tamanho das pastas ou fichas arquivadas. Devem

utilizar-se guias com protecção de metal ou

plástico para evitar o seu desgaste. Promove a

rapidez na consulta.


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Móvel de arquivo deslizante

Depósito de microfilmes

Armário de arquivo


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Prazo de conservação de documentos

O prazo de arquivo e conservação de livros, registo e documentos de suporte, está

previsto no Decreto-Lei nº 102/2008 de 20-06-2008, no seu artigo 52.

(1) - Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem

durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos

documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por

meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos

tratamentos.

(3) - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em

território nacional são obrigados a manter os livros, registos e demais documentos

referidos no n.º 1 em estabelecimento ou instalação situado em território nacional,

salvo se o arquivamento for efectuado por meios electrónicos.

(4) - É permitido o arquivo em suporte electrónico das faturas ou documentos

equivalentes emitidos por via electrónica desde que se encontre garantido o

acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do

seu conteúdo.

(5) - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em

território nacional que pretendam proceder ao arquivamento em suporte electrónico

dos documentos referidos no número anterior fora do território da Comunidade

devem solicitar autorização prévia à Direcção-Geral dos Impostos, a qual pode fixar

condições específicas para a sua efectivação.

(6) - Os sujeitos passivos que não disponham de sede, estabelecimento estável ou

domicílio em território nacional que pretendam manter o arquivo dos livros, registos

e demais documentos, incluindo os referidos no n.º 4, fora do território da

Comunidade, devem solicitar autorização prévia à Direcção-Geral dos Impostos, a

qual pode fixar condições específicas para a sua efectivação.


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(7) - É ainda permitido o arquivo em suporte electrónico das faturas ou documentos

equivalentes, dos talões de venda ou de quaisquer outros documentos com

relevância fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por

portaria do Ministro das Finanças.

No que diz respeito aos restantes documentos, produzidos no decorrer da

actividade da empresa, o seu prazo de conservação é definido pela empresa e

tendo em conta a importância dos documentos.


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Plano de arquivo

É um plano onde se identificam as formas de organização de um arquivo, para a sua

organização ou realização de um arquivo, se põem as 5 clássicas perguntas:

1. O quê? Porquê?

2. Quem?

3. Onde?

4. Quando?

5. Como?

O que é que vamos classificar e guardar?

Porquê? Qual a necessidade?

Quem é que vai classificar e arquivar?

Para que uma classificação tenha o máximo de eficácia, deve ter

apenas um responsável. È a ele que devem ser pedidos os

“dossiês” e é ele que arquivará os documentos nas respectivas

pastas.

Onde se vão arquivar os documentos?

Depende do que se vai classificar e de quem classifica. Pode

haver um arquivo geral centralizado e pode haver necessidade de

descentralizações, depende das necessidades de cada empresa

Quando é necessário classificar?

Um arquivo deve estar sempre em dia. Há documentos que

devem ser arquivados á medida que chagam, para estes reserva-

se um período do dia. Para grandes empresas por vezes é o dia

inteiro.


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Após a resposta a estas perguntas, para continuarmos com a elaboração do plano de

arquivo, temos de pensar, como o vamos organizar, qual tipo de arquivo que vamos

adoptar, qual a actividade da empresa, como identificamos e relacionamos os

documentos existentes na empresa (os que vêm de fora e os que são criados no decorrer

da actividade da empresa), as principais etapas são:

1. Escolha de uma classificação

2. Escolha do modo de arquivo

3. Preparação dos documentos

E temos de ter em conta;

A forma do arquivo:

Arquivo horizontal;

Arquivo vertical;

Arquivo rotativo

A frequência de consulta dos documentos:

Arquivos ativos;

Arquivos semi-ativos;

Arquivos inativos

A actualidade dos documentos:

Arquivos correntes (contém informações relacionadas com as

actividades do dia-a-dia);

Arquivos intermédios (contém informações do arquivo corrente com

alguma antiguidade, mas que ainda são utilizados);

Arquivos históricos (possuem informações relativas a factos

passados, são consultados de vez em quando).


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Toda e qualquer empresa deve estudar um plano próprio de arquivo, começando por

apreciar os seguintes elementos:

Tipos de material a arquivar

Quantidade de material a arquivar

Pessoal de que dispõe

Aparelhagem disponível

Onde se efectua o arquivo

Desenvolvimentos futuros previstos

O grau de economia de soluções possíveis

Características de um plano de arquivo:

Facilitar quanto possível os trabalhos que se seguem á classificação

Permite realizar o trabalho de arquivo com a máxima simplicidade e rapidez

exigindo o menor grau possível de treino do pessoal

Determinar os critérios das categorias particulares ou classes e a ordem de

classificação dentro de cada categoria, evitando, tanto quanto possível,

dúvidas e interpretações subjectivas

Indicar quais são as categorias ou classes em que deve ser dividido o

material

Ter em conta as exigências futuras e um grau adequado de flexibilidade


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Arquivologia e Arquivistas

Arquivologia

Conjunto metódico e organizado de práticas destinadas a classificar, ordenar e conservar

todos os documentos relevantes para a actividade de uma organização.

As finalidades básicas do arquivo são: a escolha adequada de suportes materiais de

comunicação (livros, filmes, discos, jornais, etc.) e de documentos contendo registos de

dados ou informações, a sua conservação e segurança e a sua disponibilização para

consulta.

As principais funções de um arquivista são:

Registar os documentos

Classificar e ordenar segundo critérios estabelecidos

Manter em local seguro e acessível

Conservar e evitar a sua deterioração

Actualizar o arquivo

Perfil do arquivista

Espírito metódico e ordenado

Boa capacidade de atenção

Bom poder de análise e síntese

Boa educação e civismo

Calma e bom senso


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Atributos morais:

Ética

Descrição

Delicadeza

Diplomacia


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Anexos

Regras para a utilização do sistema

alfabético

Regras Exemplo

Nome Considera-se

Os artigos definidos e indefinidos, assim como as

partículas “da”, ”de”, ”das”, ”dos” não devem ser

tomados em consideração para efeitos de ordenação.

Carolina da Silva Carolina Silva

Os apelidos ligados por hífen devem ser considerados

como se fossem uma só palavra Maria de São-Vicente Maria Sãovicente

Os títulos que antecedem os nomes – académicos,

graduação, nobreza ou outros, devem ser desprezados. Dr. João Morais

Eng. Raimundo Vaz

João Morais (Dr.)

Raimundo Vaz

(Eng.)

As abreviaturas (S., Stª., Stº., …) são consideradas, para

efeito de ordenação, por extenso.

Stª Catarina

S. João

Santa Catarina

São João

Denominações

de empresas

Não ordenar pela palavra que

identifica o ramo de actividade, mas

sim pela que identifica a empresa

Papelaria Caravela Caravela, Papelaria

O & não é considerado Silva & Irmãos Silva, Irmãos

Quando existirem números em

algarismos, ao nível da ordenação,

devem ser considerados como se

estivessem por extenso

Agência 3RH Três RH, Agência

O nome da empresa, designada por

denominação social ou firma, quando

contem o nome de um ou mais sócios,

em termos de ordenação não pode ser

alterado

Saraiva & Silva

Laboratórios CliPorto, Lda.

Saraiva e Silva

Laboratórios

CliPorto, Lda.

No caso das empresas com filiais, uma

vez que o nome coincide, recorre-se à BCP, Lisboa BCP, Aveiro


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ordenação alfabética (por exemplo, da

localidade) para a ordenação

BCP, Aveiro

BCP, Porto

BCP, Coimbra

BCP, Coimbra

BCP, Lisboa

BCP, Porto

Adaptado de: Santos,J.e Lemos,M.(1989),p.340


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Actividades

1 - Elabore uma ordenação alfabética por palavra a palavra.

Domingues Borges Cavadas

M. Oliveira Hugo

Jorge Silva Félix

Juventina Neves Rocha

Maria do Carmo Meireles

Maria Alice A. Sousa

Dr. José Afonso

Carla Osório Castro

Ezequiel Conceição Fonseca

Confecções Hugotex

Carlos Alvim Castro

Maria José Rodrigues Aguiar

Jorge Bush

Maria Alice de Sousa

Luísa Maria Fonseca

António José Gil de Almeida

Dr. Augusto Leite Faria

Paulo Martins Lima

José Vieira Airoso

Evaristo Gomes Côrte-real

António Sousa Cavadinhas

Joaquim Nunes Rocha

Maria Adelaide Meireles

Metalúrgica Santa Comba, SA

Alexandra Maria de Castro

Sónia Milhazes Cadaval

Sónia Nunes Cambeiro

Inês de Castro Silva

José Américo Santos

José Nunes Alves

Fábrica J. Manuel Gonçalves

RESOLUÇÃO:

Alexandra Maria de Castro

António José Gil de Almeida

António Sousa Cavadinhas

Augusto Leite Faria, Dr.

Carla Osório Castro

Carlos Alvim Castro

Domingos Borges Cavadas

Evaristo Gomes Côrte-real

Ezequiel Conceição Fonseca

Hugotex, Confecções

Inês de Castro Silva

J. Manuel Gonçalves, Fábrica

Joaquim Nunes Rocha

Jorge Bush

Jorge Silva Félix

José Afonso, Dr.

José Américo Santos

José Nunes Alves

José Vieira Airoso

Juventina Neves Rocha

Luísa Maria Fonseca

M. Oliveira Hugo

Maria Adelaide Meireles

Maria Alice A. Sousa

Maria Alice de Sousa

Maria do Carmo Meireles

Maria José Rodrigues Aguiar

Paulo Martins Lima

Santa Comba, SA, Metalúrgica

Sónia Milhazes Cavada

Sónia Nunes Cambeiro


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2 - Coloque por ordenação geográfica as farmácias do distrito do Porto

Farmácia Sousa – Gaia

Farmácia Moderna – Custóias

Farmácia da Lapa – Porto

Farmácia Campos – Porto

Farmácia Álvaro Agante – Maia

Farmácia Cardoso – Gaia

Farmácia Sousa Oliveira – Custóias

Farmácia Carneiro Barbosa – Porto

Farmácia do Padrão – Porto

Farmácia Antunes – Porto

Farmácia Central de Gondomar – Gondomar

Farmácia do Mosteiro - Maia

RESOLUÇÃO

Custóias – Farmácia Moderna

Custóias – Farmácia Sousa Oliveira

Gaia – Farmácia Cardoso

Gaia – Farmácia Sousa

Gondomar – Farmácia Central de

Gondomar

Maia – Farmácia Álvaro Agante

Maia – Farmácia do Mosteiro

Porto – Farmácia Antunes

Porto – Farmácia Campos

Porto – Farmácia Carneiro Barbosa

Porto – Farmácia Garantia

Porto – Farmácia da Lapa

Porto – Farmácia do Padrão

3 - Ordene geograficamente

Angola

Espanha

Cabo Verde

França

Guiné

Inglaterra

Marrocos

Itália

Moçambique

Portugal

RESOLUÇÃO

Áfirca

Angola

Cabo Verde

Guiné

Marrocos

Moçambique

Europa

Espanha

França

Inglaterra

Itália

Portugal


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Circuito da Correspondência

Correspondência

Separação

Abertura

Registo

Registo de Entrada

Patente

Distribuição

Arquivo Resposta

Assinatura

Registo de saída

Expedição e Arquivo

Particular ou Pessoal

Confidencial

Registo em Livro próprio


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Bibliografia e Netgrafia www.forma-te.com

http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquiv%C3%ADstica

http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo

http://www.slideshare.net/profissionalizando/tecnicas-de-arquivamento

http://omundodosecretariado.blogspot.com/

www.wikepedia.com

http://www.asp-secretarias.pt

http://www.dgarq.gov.pt/

Haweel, Claude, Organização dos Serviços Administrativos Publicações Paris

Curso Tecnológico de Serviços Comerciais – Trabalhos de Aplicação; Ferraz,

Maria de Lurdes, Porto Editora

http://www.forma-te.com/

http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquiv%C3%ADstica

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http://omundodosecretariado.blogspot.com/

http://www.wikepedia.com/

http://www.asp-secretarias.pt/

http://www.dgarq.gov.pt/

ufcd 0653 omarquivo manual

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