trabalho auditoria de disponibilidades e contas a receber
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Introdução
Neste trabalho estudaremos a auditoria das contas dos grupos do ativo de
disponibilidades (caixa e equivalente de caixa) e contas a receber
(clientes,impostos a recuperar,conta retificadora,etc.). Veremos seus aspectos
contábeis, auditorias, e os testes de auditoria aplicados nesse caso.
Auditoria de disponibilidades
Conceito de Disponibilidade
A denominação dada pela lei 6.404 de 1976 é usada para indicar
dinheiro em caixa e em bancos, bem como valores equivalentes, como
cheques em mãos e em transito, sendo estes recursos livres para aplicação
imediata nas atividades da empresa.
Aspectos de administração financeira
É importante que o auditor possua conhecimentos sobre administração
financeira. Os principais pontos que o auditor deve observar são seguintes:
Se é elaborado orçamento financeiro;
Se existe boa base para elaboração desse orçamento;
Se as previsões do orçamento são precisas;
Se o orçamento é revisado periodicamente para garantir sua eficácia
Se os valores de fundo fixo de caixa são excessivos ou requerem
reposição muito frequente;
Se as sobras de caixa e bancos, são aplicadas;
Se a empresa está usando meios mais baratos de financiamento;
Se diariamente são preparados relatórios de recursos em caixa e
bancos, de forma a permitir que a administração da empresa exerça
efeito controle sobre este.
Aspectos de auditoria
Caixa e banco por serem um ativo de pronta liquidez são mais sujeito a
uma utilização indevida. Nessa área, mesmo que haja bom sistema de controle
interno o auditor faz maior volume de teste do que o normal.
Os testes de auditoria são dirigidos para superavaliação e
principalmente o objetivo é verificar a existência do ativo. A melhor forma de
certificar de os recursos em caixa existe é conta-los fisicamente. Já para contas
correntes bancarias solicita-se ao banco uma carta de confirmação do saldo
bancaria, mas mesmo assim os saldos podem não está batendo, em função da
defasagem de tempo na contabilização. Exemplo um cheque pago a um
fornecedor na da 31/10/20x2, só foi compensado em 4/11/20x2. Para certificar
que o saldo informado pelo banco se relacione com saldo existente na
contabilidade, o auditor externo deve auditar as reconciliações bancária, que
consiste na conciliação do saldo existente na contabilidade e o saldo contido no
extrato bancário.
Principais procedimentos de auditoria
Os erros nos saldos de contas do Balanço Patrimonial ou da DRE, podem ser: -
Para MAIS, Superavaliado; - Ou para MENOS, Subavaliado.
No teste para superavaliação, o auditor parte do valor registrado no razão geral
para o documento suporte da transação.
No teste para subavaliação, o auditor parte do documento para a razão geral.
1. Contagem de caixa
É aplicável para empresas que efetuam as suas vendas a vista, e que,
conseqüentemente, poderiam ter uma quantia significativa de recursos no seu
caixa na data do balanço patrimonial.
A contagem de ser surpresa
Deve ser simultânea em todos os caixas
Conte na presença do responsável pelo caixa e não assuma a
responsabilidade na sua ausência
Prepare um papel d trabalho a caneta dando as seguintes informações:
Nome da empresa
Título do papel de trabalho
Data e hora da contagem.
2. Circulação de saldos bancários
Solicite o preenchimento da carta de confirmação bancaria.
Confira as informações da carta antes de ser expedida, considere:
Nome e endereço do banco na carta
Termologia da carta
Data-base da circularização
Se a carta foi assinada por funcionário credenciado
Se a gente do envelope inclui o nome e endereço correto do
banco
Se o verso do envelope inclui o endereço da firma de auditoria
externa
Se o envelope foi devidamente selado.
3. Cutoff de cheques
Com o objetivo de se certificar de que os chegues estão sendo registrados no
período de sua competência e que as conciliações bancárias não contêm item
errôneo ou se compensado com outro item, efetue os seguintes procedimentos
de auditoria:
Obtenha ou prepare uma relação do último cheque emitido e dos
cheques em brancos para a data do exame.
Verifique se não foi lançado nenhum cheque de número posterior ao
cutoff nos seguintes registros:
o Razão analítico de bancos antes da data do exame
o Extrato bancaria antes da data do exame
Verifique que não foi lançado nenhum cheque número anterior ao do
cutoff:
o Razão analítico do banco ou registro de caixa de com pagamento
após a data do exame;
o Extrato bancário após a data do exame, que não esteja também
pendente na conciliação bancaria.
Teste das conciliações bancaria
A conciliação bancaria são normalmente preparadas mensalmente pelas
empresas, ais quais representam um reconciliação do saldo da conta corrente
bancária pelo extrato, com o saldo pelo razão analítico. As conciliações
demonstram as transações registradas pelo banco e não pela empresa e as
contabilizadas pela empresa e não elo banco. A reconciliação bancaria tem
como base o último dia do mês e consiste em eliminar as transações que
aparecem em ambos os relatórios (extrato e razão).
Obtenha cópia das reconciliações bancária;
Confira as somas das reconciliações bancárias;
Confira o saldo contábil com o razão analítico;
Confira o saldo bancário com o extrato bancário
Cruze os saldos bancários com a confirmação bancária;
Testes os itens pendentes referentes a pagamentos contabilizados pela
empresa e não acusados pelo banco.
Teste os débitos ou créditos acusados pelo banco e não contabilizados
pela empresa;
Testes os itens referentes a recebimentos (depósitos) contabilizados
pela empresa e não acusado pelo banco.
Para outros itens pendentes inspecione a documentação – suporte,
analisando a natureza do item e veja a contabilização no razão analítico
e no extrato bancário em data anterior ou posterior à conciliação
bancaria.
Revisão das conciliações bancárias preparadas durante o exercício
Verifique se a empresa preparou durante o exercício (em base mensal)
conciliação bancária de todas as contas bancárias.
Verificar se as conciliações bancárias têm evidência de conferência à
aprovação e assinatura de quem as preparou.
Leia os itens pendentes nas conciliações bancárias e atente para
situações anormais (item antigo, incomum, valor redondo, valor grande
etc.).
Papeis de Trabalho
Devem ser organizada através do programa de auditoria de caixa e
bancos, folha de guia analisando o saldo do razão juntamente com os
extratos bancários. Montar folha de caixa. Contagem de caixa.
Informações do cutoff. Folha de bancos. Reconciliações bancárias,
arquivando a respectiva carta de confirmação bancária e folha de
transferências bancárias. Para o auditor registrar o seu trabalho, não
tem necessidade de arquivar as reconciliações bancárias realizadas,
pode ser elaborado o papel de trabalho, este servirá como documento
de análise e oficial perante a apresentação do exame final caso
necessite rever para fins de comprovação o levantamento.
Caixa e Bancos
REF. A
Navegação Marítima
31/12/2002 15/01/2003
Balanço Patrimonial
Ativo
Caixa e Bancos A100 R$ 338.911,00
Aplicações financeiras
R$
2.303,00
Contas a receber B100
R$
450,00
TOTAL R$ 341.664,00
T
REF. A-100
Navegação Marítima
31/12/2002 15/01/2003
Disponível
Nome da
conta
Saldo em
31/12/02
Referência
s
Caixa
R$
210.124,82 A-110
Bancos
R$
128.786,18 A-130
TOTAL
R$
338.911,00
T
= Soma Conferida
= Conferimos com o razão geral para a data indicada.
A
Navegação Marítima
31/12/2002 15/01/2003
CONTAGEM DE CAIXA REALIZADA EM 15/01/03
Dinheiro em notas
R$196.096,0
0
Dinheiro em moedas R$ 3.522,82
Adiantamentos a empregados
(viagens) R$ 10.506,00
TOTAL
A-100 R$
210.124,82
ADIANTAMENTOS PARA VIAGENS
Data Empregado
20/12/02 Márcio da Silva R$ 6.723,00
14/12/02 Roberto Carlos Morais R$ 3.783,00
TOTAL R$ 10.506,00
Declaração:
Esse caixa foi contado na minha presença por um representante da
auditoria e a mim devolvido intacto.
_______________________________
Assinatura do responsável pelo
Setor financeiro
= Inspecionamos recibos de adiantamento de viagens e faturas de
serviços prestados.
= Classificados indevidamente no disponível. Deveriam ser
contabilizados no grupamento de créditos.
= Classificado erroneamente no disponível. Deveria ser registrado
em despesa (o empregado prestou contas em 31/12/2002).
Navegação Marítima
31/12/2002
15/01/2003
"CUTOFF" DE CHEQUES
Bancos
Últimos cheques utilizados
Ch. em branco
numeração
Data Número Valor De Até
Bradesco 20/12/02 331 R$ 10.100,00 332 400
Banespa 12/12/02 10101 R$ 21.000,00 10102 10120
Brasil 25/12/02 4108 R$ 17.000,00 4109 4130
Itaú 18/12/02 15 R$ 33.000,00 16 40
= Verificamos que não existia cheque de numeração posterior à do “cutoff” no
extrato e no razão de dezembro de 2002. Verificamos também que não existia
cheque de numeração anterior à do “cutoff” no extrato e no razão de janeiro de
2003, e que não estivesse também pendente na conciliação bancária.
NOTA: As informações de último cheque utilizado e de cheques em branco
foram obtidas por nós por meio dos talonários de cheques.
REF. A-130
Navegação Marítima
31/12/2002
15/01/2003
Resumo de dinheiro em bancos
Somar Deduzir
Banco Data do
Referênci
a
confirmaç
ão
Saldo pelo
extrato
Depósitos
não
Despesas
banc. não
Créditos
banc. não Cheques
Saldo pelo
razão
Extrato
bancári
o bancária Bancário
apresenta
dos
registrada
s registradosPendentes 31/12/02
Brades
co 31/12/02 D-100
R$
12.878,62 0 0 0 0
R$
12.878,62
Banesp
a 01/01/03 D-200
R$
21.893,65 0 0 0 0
R$
21.893,65
Brasil 02/01/03 D-300
R$
43.787,30 0 0 0 0
R$
43.787,30
Itaú 03/01/03 D-400
R$
50.226,61 0 0 0 0
R$
50.226,61
TOTAL 0 0 0 0
R$
128.786,18
T
A100
= Soma conferida com extrato de 31/12/2002
Navegação Marítima
15/01/2003
Bancos – Circularização
Bancos
Nº da
conta Saldo em Carta de Respondidas Não
31/12/02
confirmaçã
o Respondidas
referência
Bradesc
o 31306
R$
12.878,62 C-100
R$
12.878,62
Banespa 69520
R$
21.893,65 C-200
R$
21.893,65
Brasil 52526
R$
43.787,30 C-300
R$
43.787,30
Itaú 74258
R$
50.226,61 C-400
R$
50.226,61
TOTAL
R$
128.786,18
R$
84.998,88
R$
43.787,30
T
T TA130 A100
Juiz de Fora, 15 de janeiro de 2003.
Ao Banco Bradesco.
Para fins de simples conferência, favor confirmar diretamente com os
nossos auditores (Machado Auditores Independentes) o saldo da conta nº
31306 que mantemos com esta agência, em 31 de dezembro de 2002.
Adicionalmente, caso haja alguma ressalva, solicitamos indicar na coluna de
“OBSERVAÇÕES”.
Antecipadamente gratos, subscrevemo-nos,
Atenciosamente
_______________________________
Assinatura do responsável pelo
Setor financeiro
Confirmamos o saldo da conta nº 31306 a empresa Navegação
Marítima Ltda, abaixo discriminado em 31 de dezembro de 2002.
BANCO/CONTA SALDO EM
31/12/2002
OBSERVAÇÕES
Bradesco – nº 31306
________________,_____ de _____________de ______.
___________________________
Assinatura e Carimbo.
CONTAS A RECEBER
As contas a receber representam um compromisso dos clientes de pagar
alguma coisa, mas que apresentem aspectos subjetivos para não entrar em
conflito entre Caixa e Bancos. O auditor tem que utilizar métodos
quantitativos e qualitativos para auditar as contas a receber.
Objetivos:
· Determinar sua existência e representatividade contra os devedores
duvidosos;
· Determinar se é de propriedade da companhia;
· Determinar se foram utilizados os princípios de contabilidade geralmente
aceitos;
· Determinar a existência real e exatidão dos valores;
· Determinar que esteja corretamente classificada nas demonstrações
financeiras; e
· Determinar a rentabilidade da cobrança.
Aspecto Contábil Data de reconhecimento das contas a receber
Pelo regime de competência as contas a receber são contabilizadas no
momento da venda do bem ou da prestação do serviço, mesmo que não
haja fluxo de caixa no momento da transação, sendo uma variável que pode
ter alguma influência no resultado da auditoria.
Registro correto da conta
No balanço patrimonial a conta “contas a receber” é incluída, em geral, no
ativo circulante por ter um grau de liquidez relativamente grande, mas há
suas exceções,quando é esperado que se pague em um período maior que
um exercício contábil são classificado no Realizável em Longo Prazo, sendo
importante ressaltar que de acordo com a Lei 6404/76, “as contas a receber
derivadas de vendas, adiantamentos ou empréstimos a sociedades
coligadas ou controladas, diretores, acionistas ou participantes no lucro da
companhia, que não se constituírem negócios usuais na exploração do
objeto, independente do prazo de vencimento serão classificados no ativo
realizável em longo prazo”. Exigindo que o auditor e a administração da
empresa auditam da tenha conhecimento de legislações específicas para
que não implique em desconformidades contábeis.
Provisão para Créditos de liquidação Duvidosa
Para que a “contas a receber” não fique superavaliada é preciso estimar
Uma quantidade de clientes que provavelmente não vão pagar, isso torna
ainda mais subjetivo a mensuração e avaliação desta conta, mas para que
se chegue a um número mais próximo possível desta estimativa é preciso
seguir passos importantes, tais como classificar todas as contas segundo a
idade numa coluna destinada a este tipo de análise, tirando conclusões
sobre quais clientes tem o potencial de não pagar, e fazer comparação entre
empresas do mesmo ramo de negócios para que ache uma base confiável
para a provisão.
Duplicatas descontadas
É uma forma das empresas captar recursos junto a redes bancárias. Tendo
uma duplicata a receber e querendo de imediato uma verba em numerário
para eventuais investimentos ou procedimentos operacionais, a empresa
“vende” esta duplicata e recebe o seu valor tendo que se responsabilizar por
um encargo embutido, vencendo o prazo de pagamento da duplicata
descontada e a empresa não recebendo do cliente o ônus do pagamento
passa imediatamente para a entidade. O fato de as duplicatas terem sido
descontadas não lhes retira a característica de títulos a receber.
Controle Interno Sobre Contas a Receber
O controle interno é adaptado de formas distintas entre companhias,
dependendo da materialidade, número de pessoas disponíveis, quantidade
de contas a receber, entre outras. Mas procedimentos básicos devem ser
tomados a fim de manter controle das contas a receber, de acordo com
CREPALDI (2004, p. 387), exemplos básicos são:
Segregação de tarefas: as pessoas que registram detalhes de contas a
receber não devem ser incumbidas de tarefas relacionadas com
recebimentos de caixa e bancos, baixa de contas incobráveis, emissão de
memorando de crédito, estoques ou faturamento.
Autorizações: devem existir procedimentos formais para aprovação de
baixas de contas incobráveis, devoluções de vendas de mercadorias,
emissão de memorando de créditos ou qualquer outra transação que
reduzem as contas a receber.
Procedimentos de faturamento: em muitos casos, os desfalques encobertos
seriam revelados se um cliente recebesse um extrato de conta errado. A
prática de
Lapping, por exemplo, retarda o crédito à conta do cliente, causando assim
uma apresentação a maior do saldo da conta. Para evitar que descubram
suas manipulações, o empregado desonesto pode querer suprimir ou
interceptar o faturamento de determinadas contas, mas, para evitar que isso
aconteça, o controle interno sobre o faturamento deve ser feito de modo que
o encarregado dessa tarefa seja alguém alheio ao manuseio de numerário
recebido ou que não tenha acesso aos estoques.
Considerações finais
O propósito deste trabalho foi apresentar os aspectos da auditoria das
disponibilidades e de contas a receber, onde estudamos os testes aplicados
nas duas situações, como: teste das conciliações bancaria e contagem de
caixa, nas disponibilidades. Vimos os papeis de trabalho utilizados para a
execução da auditoria. Com o estudo e base consolidada dos recursos
utilizados para se fazer uma auditoria com margem mínima aceitável de risco,
percebemos o quanto eficaz e importante são os teste de auditoria para a
identificação de fraudes nesses grupos do ativo.