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TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO

CONCEITOS BÁSICOS

A tarefa de planejamento de atividades é, a mais importante na administração de qualquer empresa ou setor. Nos setores de TI, o planejamento reveste-se de importância estratégica, uma vez que esses setores fazem investimentos vultosos, de longo prazo de maturação e de alto impacto dentro da empresa.

CONCEITOS BÁSICOS

Partes de planejamento elaboradas na TI:Planejamento de Desenvolvimento de Sistemas;Planejamento de Implantação de Sistemas;Planejamento de Produção;Planejamento de Manutenção e Suporte; Planejamento do Crescimento da Infra-estrutura.

As práticas e ferramentas de planejamento são bastantes pessoais e devem estar alinhadas com as metas e os resultados esperados para a área de TI.

PLANEJAMENTO DO DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS

É cada vez menor o número de empresas usuárias de Tecnológica de Informação que decidem pelo desenvolvimento interno de seus sistemas.

A globalização dos mercados e a quantidade de sistemas prontos desestimulam essa prática.


O planejamento de desenvolvimento de sistemas está baseada nas etapas da metodologia adotada pela empresa;

Assim, se não há uma metodologia adotada pela empresa;

Qualquer planejamento nesta área será de pouca confiabilidade e difícil de acompanhar e controlar.


Algumas etapas do planejamento:Especificação e Entendimento do problema;Modelo de Dados (DER, Diagrama de Classes);Modelo de Processos (Estudo do fluxo de documentos, especificação dos processos, setores e usuários chaves, desenho de relatórios e documentos de entrada de dados);Projeto de Sistemas (Diagramas Use Case, Mini-especificações, ...);Programação - desenvolvimento dos programas, testes individuais, documentação técnica;


Teste de Integração - avaliação do desempenho e do consumo de recursos;Implantação-Piloto - Instalação de testes-pilotos, treinamento dos usuários e operadores, dimensionamento da plataforma definitiva, redação dos manuais de usuários e treinamento;Implantação Definitiva - termino dos manuais de usuário e fechamento da documentação técnica definitiva;


Cronograma e Alocação de RecursosCada uma das etapas metodológicas deve ser especificada em:termos de objetivos a serem alcançados,

forma de avaliar se esses recursos foram realmente alcançados,

recursos necessários para sua execução.


Estimativas de prazos para a execução de uma etapa do planejamento deve ser feita com base:

3.na história passada da equipe,

4.e da complexidade do sistema a ser desenvolvido.


Devemos desenvolver um cronograma de trabalho e desembolso, definir o custo total do projeto (ex:. Software MS-Project - diagrama de Gantt)

PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS

Quando a empresa opta pela aquisição de um sistema pronto e assume para si a responsabilidade por sua implantação, ela deve ter em mente que todo esse processo é complexo e sujeito a problemas gerados pelos próprios usuários. Ex:Os técnicos que desenvolveram o antigo sistema;Competição entre os técnicos e usuários envolvidos;usuários acostumados com sistema antigo;ambiente (novo sistema, sistema operacional, banco de dados), são fatores de insegurança para a equipe.


Para minimizar os problemas de relacionamentos (ficando apenas com os problemas técnicos), devemos:debater em equipe todas as decisões;

promover a cada etapa importante concluída, evento de confraternização com o auxilio da área de RH;

Criar logomarca para o projeto e identificar os participantes com camisetas, bonés, etc);


Manter toda documentação do projeto ao alcance de toda a equipe, documentar todas as reuniões e comunicar a toda a empresa as decisões e opções adotadas;

Manter uma caixa de sugestões, aberta a toda a empresa e responder a todas as sugestões ou críticas vindas de pessoas que não foram alocadas ao projeto.


Como em todo projeto complexo, a implantação de um sistema novo deve ser planejada com detalhes, e podemos usar as mesmas ferramentas que citamos no desenvolvimento de sistemas (diagrama de Gantt, ..).

Abra uma área na contabilidade para que sejam lançadas todas as despesas com a implantação. Esse procedimento permitirá o lançamento de tais despesas como investimento, aumentando o valor patrimonial da empresa.


Normalmente, a pressão pelo início da operação do novo sistema força a equipe a implanta-lo com o mínimo de adaptação à empresa.

A implantação rápida tem a vantagem de liberar parte do sistema para os usuários enquanto o restante é implantado, aliviando assim um pouco a pressão exercida por eles.


Por outro lado pode provocar frustrações nos próprios usuários decorrentes de funcionalidades incompletas.

Se a equipe de implantação for atender aos usuários sem que a implantação esteja completa, haverá o desvio de recursos que provocará o atraso nas demais fases do projeto.


No caso de implantação rápida,

é muito importante que todos os usuários saibam através de documentar a ata das reuniões

onde esses assuntos sejam tratados, quais funcionalidades estarão disponíveis em cada fase do processo.


Aloque a quantidade de recursos necessários para garantir uma implantação rápida e de qualidade.

Monte uma equipe de implantação que contenha,além dos analistas de sistemas, representantes das áreas usuárias.

Essa equipe deve ser subordinada a um diretor (patrocinador do projeto) com a força política necessária para acomodar as críticas que virão por parte dos usuários do futuro sistema.

PLANEJAMENTO DA OPERAÇÃO DOS SISTEMAS

Consiste em distribuir as cargas de trabalho de forma a melhor aproveitar as características e potencialidades de cada recurso (inclusive equipe técnica).


Nas empresas onde

o processamento é distribuído por máquinas departamentais ou estações de trabalho,

o planejamento da operação é muito simplificado, pois é executado pelos próprios usuários,

restando apenas a administração das tarefas rotineiras de segurança e administração de recursos aos funcionários de TI.


A principal ferramenta para o planejamento de operação de equipamentos e sistemas é o Mapa de Operação.

Trata-se de um diagrama horário similar ao diagrama de Gantt, onde a programação de execução das tarefas e as ativações de e sistemas são registradas na forma de barras cujos comprimentos são proporcionais a sua duração.


Todas as ocorrências não corriqueiras que afetem o desempenho dos sistemas e da infra-estrutura devem ser registradas no livro de ocorrências da TI.

Esse livro deve ter uma página para cada dia.

PLANEJAMENTO DO SUPORTE AOS USUÁRIOS E MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS

Os setores de suporte aos usuários finais (CAU, CI, CSU, etc), são os mais requisitados da área de TI nas empresas.

Em função da evolução tecnológica e da maturidade das empresas, haverá uma significativa redução dos setores de desenvolvimento e manutenção de sistemas.


Todavia, haverá sempre usuários dos recursos disponibilizados pela Tecnologia de Informação que necessitarão de apoio e suporte para seu melhor uso, seja para:

treinamento, consultoria, orientação e até detecção de problemas.


Planejar as atividades de suporte é uma tarefa difícil, pois nem sempre é possível prever quando os usuários terão dúvidas ou quando seus equipamentos/sistemas apresentarão defeitos.

Mesmo dentro dessa relativa imprevisibilidade é possível nos adiantarmos á requisições de atendimento, se analisarmos o histórico de ocorrências registradas na empresa.


Todas as chamadas devem ser registradas e acompanhadas por meio de fichas (ordem de serviço), onde o fato gerador da chamada e a respectiva solução sejam descritos.

A inclusão da datas de ocorrência e da solução, permitirá avaliar a eficiência e produtividade da equipe.

PLANEJAMENTO DA MODERNIZAÇÃO E CRESCIMENTO DO PARQUE DE EQUIPAMENTOS

A rápida obsolescência da TI, faz com que uma família de equipamentos torna-se comercialmente obsoleta cerca de 6 meses após seu lançamento e tecnologicamente obsoleta 24 meses após isso.

Assim o executivo de TI deve atentar para o deslocamento de seus recursos frente ao que está acontecendo no mercado.


Não devemos trocar máquinas e sistemas simplesmente porque existe uma versão/modelo mais recente,

mais devemos proceder a essa troca sempre que ela trouxer reais benefícios para a empresa.


Demanda de Processamento

Exige maior velocidade de execução dos programas (depende diretamente da capacidade das CPUs), e maiores velocidades de comunicação de dados internos/externos.


Planejamento do Crescimento

pode ser prevista mediante a análise do crescimento da demanda de recursos de cada um dos módulos funcionais que formam um sistema.

A estimativa de recursos exige a definição de uma métrica adequada para cada sistema (ex. contabilidade - numero de lançamentos )


Demanda por Espaço

Cresce em função da quantidade de dados a serem armazenados durante e após cada processamento.

Todo sistema exige certa quantidade de espaço de armazenamento temporário de trabalho.

A parte mais crítica de espaço de armazenamento é a representada pelos dados históricos armazenados eternamente no sistema.


Demanda de Comunicação

Está está relacionada com a forma de utilização dos sistemas e com o respectivo fluxo de dados.

Normalmente, essa demanda pode ser alterada por mudanças de procedimentos operacionais e por otimização do fluxo de dados e documentos.


Previsão de Crescimento

O sucesso do planejamento de capacidade depende da estimativa de crescimento da empresa para o período desejado.

Nem sempre é possível prever alterações de comportamento empresarial, principalmente porque a maioria dessas alterações é decorrente de mutações mercadológica.


Crescimento da Microinformática

Para o parque de microcomputador, as taxas de renovação devem ser avaliadas frente às novas demandas de recursos dos sistemas implantados. Em sistemas estáveis, não há necessidade de substituição do equipamento por outro mais novo (e poderoso). Se o Sistema apresenta tempo de resposta muito alto (ou o equipamento não apresenta espaço em disco suficiente), podemos substituir o equipamento por outros com maior capacidade ( é mais barato e eficaz do que o investimentos no sistema).

Pode ser feito expansão (de memória, placas ...)

BIBLIOGRAFIA

FOINA, P. R. Tecnologia de Informação - Planejamento e Gestão. 1a. Edição. Editora Atlas: 2001.

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